Следственными органами Главного следственного;pdf

Статус
Номер
Университет
Шифр документа
конфиденциальности экземпляра
машиностроения
Отдел
Несекретно
управления качеством ОМИ УМ 001 - 2014
образования
Страница
1
Система менеджмента качества
Организационно-методическая инструкция
ОМИ УМ 001 - 2014
Разработка положений о подразделениях и должностных инструкций
Взамен
ОМИ 001-2012
Введена в действие приказом ректора от «_____»____________20___ г. №________
Утверждение
Должность
Утверждаю
Ректор
Подпись, дата
И. О. Фамилия
А. В. Николаенко
Сведения об отмене или изменении статуса документа
Разработчики
Разработчик
Согласовано
Должность
Подпись, дата
Начальник Управления кадров
и делопроизводства
Проректор по учебной работе –
представитель руководства по
СМК
И. О. Фамилия
Я. А. Волкова
Н. Ю. Анисимов
Проректор по научной работе
Е. П. Ворошилин
Проректор по социальным и
экономическим вопросам
Д. В. Барыкин
Проректор по развитию
В. С. Тимонин
Проректор по
административнохозяйственной работе
Проректор по инвестиционной
деятельности
Начальник отдела управления
качеством образования
Начальник 2 отдела 338 ВП МО
РФ
Нормоконтролер Начальник Учебнометодического управления
Москва 2014
А. И. Федулов
В. В. Баев
Ю. Н. Килимник
С. В. Сергеев
А. Н. Толстов
Статус
Номер
Университет
Шифр документа
конфиденциальности экземпляра
машиностроения
Отдел
Несекретно
управления качеством ОМИ УМ 001 - 2014
образования
Страница
2
Содержание
№
Наименование раздела
Страница
1
Назначение
4
2
Область применения
4
3
Термины, условные обозначения и символы
4
4
Общие положения
4
5
Общая схема последовательности действий при разработке
положения о подразделении
Организация и проведение работ, матрица ответственности
при разработке положения о подразделении
7
7
Содержание положения о подразделении
12
8
Оформление положения о подразделении
14
6
9
10
Общая схема последовательности действий при разработке
должностных инструкций
Организация и проведение работ, матрица ответственности
при разработке должностных инструкций
8
16
17
11
Содержание должностной инструкции
22
12
Оформление должностной инструкции
23
13
Документация
24
13.1
Стандарты
24
13.2
Рабочие процедуры
24
14
Изменения
25
15
Рассылка
25
Приложение А
Термины, условные обозначения и символы
26
Приложение Б
Форма титульного листа положения о подразделении
28
Приложение В
Форма Приложения А положения о подразделении.
Основные процессы (подразделения)
29
Приложение Г
Образец проекта приказа о введении в действие ПП
30
Статус
Номер
Университет
Шифр документа
конфиденциальности экземпляра
машиностроения
Отдел
Несекретно
управления качеством ОМИ УМ 001 - 2014
образования
Страница
3
Приложение Д
Форма титульного листа ДИ
31
Приложение Е
Форма таблицы «Обязанности» ДИ
32
Приложение Ж
Образец проекта приказа о введении в действие ДИ
33
Лист регистрации изменений
-
Статус
Номер
Университет
Шифр документа
конфиденциальности экземпляра
машиностроения
Отдел
Несекретно
управления качеством ОМИ УМ 001 - 2014
образования
Страница
4
1 Назначение
1.1
Настоящая
организационно-методическая
инструкция
(далее
–
ОМИ)
устанавливает порядок разработки, оформления и требования к содержанию положений о
подразделениях и должностных инструкций для работников федерального государственного
бюджетного образовательного учреждения высшего профессионального образования
«Московский государственный машиностроительный университет (МАМИ)» (далее –
университет).
1.2 Настоящая ОМИ разработана с учетом требований Трудового Кодекса Российской
Федерации, ГОСТ ISO 9001-2011, ГОСТ РВ 0015-002-2012, а также с учетом особенностей
деятельности университета.
2 Область применения
Настоящая ОМИ должна применяться руководителями всех уровней университета
при разработке, согласовании, утверждении и
введении в действие положений о
подразделении (далее - ПП) и должностных инструкций для сотрудников (далее - ДИ).
3 Термины, условные обозначения и символы
Термины, условные обозначения и символы приведены в приложении А.
4 Общие положения
4.1 Основным назначением ПП и ДИ является определение и доведение до сведения
работников университета целей, задач, функций, полномочий, ответственности, и
иных
аспектов деятельности по преобразованию входов в выполняемый процесс в выходы, как
самого работника, так и подразделения, в котором он работает.
4.2 ПП и ДИ являются внутренними нормативными университета, определяющими
распределение обязанностей, функций, полномочий и ответственности среди структурных
подразделений и сотрудников университета соответственно.
4.3 При разработке, внедрении и использовании ПП и ДИ должны решаться основные
задачи:

определение задач деятельности подразделений и (или) отдельных работников
университета, а также стратегий их реализации;

определение ключевых видов деятельности, процессов СМК;
Статус
Номер
Университет
Шифр документа
конфиденциальности экземпляра
машиностроения
Отдел
Несекретно
управления качеством ОМИ УМ 001 - 2014
образования

определение
квалификационных
требований
к
работникам,
их
Страница
5
полномочий,
используемых ресурсов и ответственности;

обеспечение
осведомленности
работников
университета
о
необходимости
и
значимости выполняемых ими действий, а также об их вкладе в реализацию целей и
задач подразделений и университета в целом.
4.4 ДИ и ПП в университете обеспечивают реализацию процессного подхода при
функционировании системы менеджмента качества (далее – СМК).
4.5 Положение о подразделении - это организационно-правовой документ, который
определяет статус подразделения, отражает его место в системе управления, показывает его
внутреннюю организацию, основные функции и задачи, обязанности, права, ответственность
за выполняемые процессы. На основе положения составляется штатное расписание
подразделения,
организуется
повседневная
деятельность,
определяется
степень
ответственности за выполнение возложенных на него задач и функций.
4.6 Должностная инструкция — это организационно-правовой документ, в котором
определяются основные функции, обязанности, права и ответственность сотрудника
организации при осуществлении им деятельности в определенной должности.
4.7 ПП вводятся в действие приказами ректора университета, ДИ вводятся в действие
распоряжениями руководителя направления, к которому относится подразделение, в котором
работает
сотрудник,
ДИ
для
руководителей
направлений
вводятся
в
действие
распоряжениями ректора.
4.8 Методическое руководство разработкой ПП осуществляет начальник отдела
управления качеством образования (далее – ОУКО).
4.9 Методическое руководство разработкой ДИ осуществляет начальник Управления
кадров и делопроизводства (далее - УКиД).
4.10
Учет,
хранение,
корректировка,
замена,
обеспечение
предотвращения
непреднамеренного использования устаревших ПП проводится ОУКО в соответствии с
актуальными версиями РП 002 «Управление документацией» и
РП 003 «Управление
записями».
Для предотвращения непреднамеренного использования, на титульном листе
устаревших ПП ставится отметка «заменен на…», если документ переиздан, или
«аннулирован», если документ изъят без замены.
4.11
Корректировка,
замена,
учет,
хранение,
обеспечение
предотвращения
Статус
Номер
Университет
Шифр документа
конфиденциальности экземпляра
машиностроения
Отдел
Несекретно
управления качеством ОМИ УМ 001 - 2014
образования
Страница
6
непреднамеренного использования устаревших ДИ проводится УКиД в соответствии с
актуальными версиями РП 002 «Управление документацией» и
РП 003 «Управление
записями».
Для предотвращения непреднамеренного использования, на титульном листе
устаревших ДИ ставится отметка «заменен на…», если документ переиздан, или
«аннулирован», если документ изъят без замены.
4.12 В случае необходимости любой руководитель университета может получить в
ОУКО копию ПП подчиненного ему подразделения. Любой сотрудник университета может
получить
любое
ПП
с
письменного
разрешения
руководителя
запрашиваемого
подразделения.
4.13 Каждый сотрудник университета должен быть ознакомлен со своей ДИ.
Статус
Номер
Университет
Шифр документа
конфиденциальности экземпляра
машиностроения
Отдел
Несекретно
управления качеством ОМИ УМ 001 - 2014
образования
Страница
7
5 Общая схема последовательности действий при разработке положения о
подразделении
6.1
Планирование выпуска ПП
6.2
Обеспечение материалами
6.3
Разработка проекта ПП
6.4
Согласование проекта ПП (I этап)
6.4
Коррекция (доработка) необходима?
ДА
6.5
6.5
Проверка проекта ПП
Коррекция (доработка) необходима?
ДА
НЕТ
6.6
6.6
Согласование проекта ПП (II этап)
Коррекция (доработка) необходима?
ДА
НЕТ
6.7
6.7
Утверждение ПП
Коррекция (доработка) необходима?
Коррекция и/или корректирующие действия
НЕТ
ДА
НЕТ
6.8
Регистрация и рассылка ПП
6.9
Ознакомление работников с ПП
Рисунок 1 - Общая схема последовательности действий при разработке ПП
Статус
Номер
Университет
Шифр документа
конфиденциальности экземпляра
машиностроения
Отдел
Несекретно
управления качеством ОМИ УМ 001 - 2014
образования
Страница
8
6 Организация и проведение работ, матрица ответственности при разработке ПП
Руководитель разработки
Разработчик
Работники подразделения
Общий отдел
Нормоконтролер
ВП МО РФ
У
УКиД
У
Представитель руководства по
СМК
О
ОУКО
6.1 Планирование выпуска ПП
6.1.1 При создании подразделения
или
изменении
функций
подразделения ректор с участием
проректоров планирует разработку
нового ПП.
6.1.2 Результаты планирования
отражаются
в
приказе
об
организации подразделения или в
отдельном приказе ректора. В
приказе назначается разработчик ПП
и при необходимости руководитель
разработки. Приказ рассылается
Общим отделом: ректору, высшему
руководству,
руководителю
разработки (при его наличии),
разработчику, ОУКО, УКиД.
В случае, если планируемые
работы связаны с ГОЗ, то ВП МО РФ
получает информацию о данном
планировании.
6.1.3
Разработчиком
ПП
назначается
руководитель
структурного
подразделения,
в
рамках которого создается новое
подразделение, или руководитель
действующего
подразделения
в
случае
перевыпуска
ПП.
Руководителем
разработки
назначается (при необходимости)
сотрудник, находящийся рангом
выше разработчика. С письменного
поручения ректора руководителем
разработки и разработчиком может
Представитель высшего
руководства
Описание деятельности
Ректор
Таблица 1 - Организация и проведение работ, матрица ответственности при разработке ПП
И
И
У
И
-
У
-
И
ОУКО
УКиД
Руководитель разработки
Разработчик
Работники подразделения
Общий отдел
Нормоконтролер
ВП МО РФ
9
Представитель высшего
руководства
назначаться другое уполномоченное
лицо.
6.2 Обеспечение материалами
ОУКО
совместно
с
УКиД
обеспечивают
разработчика
необходимыми нормативными и
методическими материалами (при
необходимости), в том числе и
данной
ОМИ
для
написания
положения.
6.3 Разработка проекта ПП
Разработчик
на
основании
полученных
указаний
от
руководителя
разработки,
руководителя направления (высшего
руководства),
нормативных
и
методических
материалов
разрабатывает
проект
ПП,
содержание и оформление которого
подробно описано в п.п. 7-8 данной
ОМИ.
6.4 Согласование проекта ПП
(I этап)
6.4.1 Разработанный проект ПП
направляется в ОУКО для проверки
перед согласованием в электронном
виде.
6.4.2 Если во время проверки
возникла
необходимость
в
корректировке ПП сотрудник ОУКО
делает пометки в тексте проекта
выделяя
их
красным
цветом,
формулирует
требования
к
корректировке и возвращает проект
ПП на доработку.
Если во время проверки замечаний
не возникло, то с разрешения ОУКО
разработчик распечатывает проект
Страница
Ректор
Описание деятельности
Представитель руководства по
СМК
Статус
Номер
Университет
Шифр документа
конфиденциальности экземпляра
машиностроения
Отдел
Несекретно
управления качеством ОМИ УМ 001 - 2014
образования
К
Р
У
О
У
У
У
-
-
-
-
И
Р
И
К
У
У
О
-
-
-
-
-
И
И
К
-
У
О
-
-
-
-
Представитель руководства по
СМК
ОУКО
УКиД
Руководитель разработки
Разработчик
Работники подразделения
Общий отдел
Нормоконтролер
ВП МО РФ
ПП, ставит свою подпись и передает
в ОУКО на согласование.
6.4.3 При наличии замечаний со
стороны
ОУКО
разработчик
корректирует
проект
ПП
и
направляет его на повторную
проверку в ОУКО.
6.4.4 После устранения замечаний
разработанный
проект
подписывается
разработчиком,
уполномоченным
сотрудником
ОУКО и начальником ОУКО.
6.5 Проверка проекта ПП
6.5.1 Согласованный проект ПП
представляется разработчиком на
проверку
начальнику УКиД и
нормоконтролеру.
Начальник УКиД проверяет проект
на
соответствие
требованиям
трудового законодательства.
Нормоконтролер проверяет проект
на соответствие требованиям данной
ОМИ.
6.5.2 При наличии замечаний со
стороны начальника УКиД или
нормоконтролера,
проект
ПП
дорабатывается и представляется на
повторную проверку.
6.6 Согласование проекта ПП (II
этап)
6.6.1 Проверенный проект ПП
представляется разработчиком на
согласование
руководителю
разработки и
представителю
руководства по СМК.
В случае, если планируемые
работы
связаны
с
ГОЗ,
то
разработчик представляет положение
10
Представитель высшего
руководства
Описание деятельности
Страница
Ректор
Статус
Номер
Университет
Шифр документа
конфиденциальности экземпляра
машиностроения
Отдел
Несекретно
управления качеством ОМИ УМ 001 - 2014
образования
-
И
И
И
У
И
О
-
-
У
-
-
И
У
У
И
У
О
-
-
И
У
ОУКО
УКиД
Руководитель разработки
Разработчик
Работники подразделения
Общий отдел
Нормоконтролер
ВП МО РФ
11
Представитель высшего
руководства
о подразделении на согласование ВП
МО РФ
6.6.2 При наличии замечаний со
стороны
согласующих
лиц,
представленных
в
п.6.6.1,
разработчик корректирует проект ПП
и направляет его на повторные
согласование и проверку.
6.7 Утверждение ПП
6.7.1
Проверенный
и
согласованный
проект
ПП
направляется
разработчиком
в
ОУКО, где формируется проект
приказа о введении в действие
данного ПП, который визируется
начальником ОУКО, представителем
руководства
по
СМК
и
руководителем направления.
6.7.2 ОУКО представляет ПП и
проект приказа о введении его в
действие ректору университета для
утверждения и введения в действие.
6.7.3 При наличии замечаний со
стороны
ректора
разработчик
дорабатывает
ПП,
при
необходимости повторно проводит
его согласование и проверку и
предает исправленный вариант в
ОУКО для повторного представления
ректору.
6.7.4 После утверждения ректором
ПП и подписания приказа о его
введении в действие, приказ и ПП
направляются в общий отдел для
регистрации и рассылки.
6.8 Регистрация и рассылка ПП
6.8.1 Рассылка осуществляется в
соответствии с разделом «Рассылка»
Страница
Ректор
Описание деятельности
Представитель руководства по
СМК
Статус
Номер
Университет
Шифр документа
конфиденциальности экземпляра
машиностроения
Отдел
Несекретно
управления качеством ОМИ УМ 001 - 2014
образования
Р
И
У
О
-
И
У
-
И
-
-
-
И
И
О
-
У
У
-
У
-
-
Руководитель разработки
Разработчик
Работники подразделения
Общий отдел
Нормоконтролер
ВП МО РФ
-
12
УКиД
-
Представитель руководства по
СМК
-
Страница
ОУКО
в самом ПП.
6.8.2 ПП регистрируется в ОУКО в
соответствии с актуальной версией
РП 002.
6.9 Ознакомление работников с
ПП
Руководитель
подразделения
обеспечивает ознакомление с ПП под
роспись
всеми
сотрудниками
подразделения.
Представитель высшего
руководства
Описание деятельности
Ректор
Статус
Номер
Университет
Шифр документа
конфиденциальности экземпляра
машиностроения
Отдел
Несекретно
управления качеством ОМИ УМ 001 - 2014
образования
К
-
Р
О
У
-
-
-
7 Содержание положения о подразделении
7.1 ПП должно состоять из «Содержания» и следующих разделов и приложений:
1 Общие положения
2 Основные цели
3 Основные задачи
4 Основные функции
5 Основные процессы
6 Организационная структура
7 Обязанности, права и ответственность руководителя подразделения
8 Взаимодействие
9 Документация
10 Стимулирование работ
11 Ответственность
12 Контроль
13 Изменения
14 Рассылка
Приложение А. Основные процессы
Лист регистрации изменений
Статус
Номер
Университет
Шифр документа
конфиденциальности экземпляра
машиностроения
Отдел
Несекретно
управления качеством ОМИ УМ 001 - 2014
образования
Страница
13
7.2 В разделе «Общие положения» приводятся сведения о подчиненности
подразделения, перечень нормативных и руководящих документов, на основании которых
оно осуществляет свою деятельность, указывается, кем назначается и освобождается от
занимаемой должности руководитель подразделения, перечисляются требования к его опыту
и квалификации.
7.3 В разделе «Основные цели» должны быть кратко сформулированы основные цели
деятельности подразделения (или основная цель деятельности).
7.4 В разделе «Основные задачи» формулируются основные действия, мероприятия,
которые необходимо реализовать для достижения цели.
7.5 В разделе «Основные функции» формулируются основные работы, действия,
мероприятия,
обязанности и т.п., подлежащие исполнению, для решения поставленных
задач.
7.6 В разделе «Основные процессы» дается ссылка «Описание основных процессов
представлено в Приложении А». В Приложении А, форма которого представлена в
Приложении В данной ОМИ, в виде таблицы дается перечень основных процессов, в
которых принимает участие подразделение с указанием по каждому процессу действий,
мероприятий, работ, направленных на преобразование «входа» в «выход» и исполнителей по
каждому процессу. Формат таблицы должен предусматривать повторение заголовков
таблицы на каждом листе.
7.7 В разделе «Организационная структура» должно быть указано кто формирует
структуру подразделения, кем комплектуется подразделение и указано, каким документом
устанавливается структура.
7.8 В разделе «Обязанности, права и ответственность руководителя подразделения»
перечисляются его обязанности и права (полномочия) по отношению к работникам
подразделения, другим подразделениям университета, а также определяется ответственность
за выполнение возложенных на него функций, в том числе выполнение требований
внутренних документов стандартизации, внедренных в университете. В этом разделе
указывается, кто замещает начальника подразделения в период его отсутствия.
7.9 В разделе «Взаимодействие» должны быть четко определены взаимосвязь и
взаимодействие подразделения с другими подразделениями университета и его участие во
взаимодействии университета с внешними организациями, в том числе, установлены
номенклатура и порядок получения и выдачи соответствующей информации, документации.
7.10
В
разделе
«Документация»
указывается
перечень,
сроки
хранения
и
Статус
Номер
Университет
Шифр документа
конфиденциальности экземпляра
машиностроения
Отдел
Несекретно
управления качеством ОМИ УМ 001 - 2014
образования
Страница
14
ответственные за ведение документации, в соответствии с номенклатурой дел подразделения
или дается ссылка на номенклатуру дел подразделения, а также указываются требования по
регистрация входящей и исходящей документации.
7.11 В разделе «Стимулирование работ» должно быть указаны документы, в
соответствии с которыми происходит материальное и моральное стимулирование
работников подразделения.
7.12 В разделе «Ответственность» указывается должность сотрудника, несущего
ответственность за выполнение требований ПП.
7.13 В разделе «Контроль» указывается должность сотрудника, обеспечивающего
контроль исполнения требований ПП.
7.14 В разделе «Изменения» указывается, что внесение изменений и дополнений в
ПП, осуществляется в соответствии с актуальной версией РП 002.
7.15 В разделе «Рассылка» указывается, что оригинал и электронная версия ПП
направляются в ОУКО,
а первый экземпляр направляется
в подразделение. При
необходимости список рассылки может быть расширен.
8 Оформление положения о подразделении
8.1 Форма титульного листа ПП представлена в приложении Б данной ОМИ.
Если ПП переиздается, то в разделе «Взамен» пишут: «Взамен ПП.(№) утв.от
дд.мм.гггг (указывается дата утверждения отмененного ПП)».
8.2 Колонтитул листов должен быть выполнен в виде таблицы, представленной ниже.
Университет
машиностроения
Шифр документа
Наименование
подразделения
ПП УМ «№»
Статус
Номер
конфиденциальности экземпляра
Несекретно
Страница
14
В первой колонке указывается полное наименование подразделения без сокращений.
Во второй колонке указывается шифр ПП, который формируется следующим
образом:
ПП УМ «№», где вместо «№» вписывается индекс подразделения согласно
номенклатуре университета (номер присваивает общий отдел).
Статус
Номер
Университет
Шифр документа
конфиденциальности экземпляра
машиностроения
Отдел
Несекретно
управления качеством ОМИ УМ 001 - 2014
образования
Страница
15
В третьей колонке указывается статус конфиденциальности (секретно, несекретно).
В четвертой колонке при регистрации в ОУКО проставляется номер экземпляра. На
оригинале номер не ставится.
В пятой колонке указывается номер страницы.
Текст колонтитула выполняется: шрифт Times New Roman, кегль 12; ширина таблицы
– произвольная, но не выходящая за пределы, ограниченные полями по п.8.4.
8.3 На втором листе приводится содержание ПП, оформление содержания
выполняется аналогично содержанию данной ОМИ.
8.4 Текст ПП рекомендуется оформлять следующим образом:
шрифт Times New Roman, кегль 12;
междустрочный интервал полуторный (1,5);
поля страницы - верхнее 2 см, нижнее 2 см, левое 2,5 см, правое 1,5 см.
При оформлении исключения могут составлять таблицы и рисунки.
8.5 Лист регистрации изменений оформляется идентично листу регистрации
изменений данной ОМИ и представляется без номера страницы (допускается наличие номера
страницы в колонтитуле, но без указания номера страницы в содержании).
8.6 Проект приказа о введении в действие ПП должен быть выполнен в соответствии с
Приложением Д данной ОМИ.
Статус
Номер
Университет
Шифр документа
конфиденциальности экземпляра
машиностроения
Отдел
Несекретно
управления качеством ОМИ УМ 001 - 2014
образования
Страница
10.1
Планирование выпуска ДИ
10.2
Обеспечение разработки ДИ
10.3
Разработка проекта ДИ
10.4
Согласование проекта ДИ (I этап)
10.5
Коррекция (доработка) необходима?
ДА
НЕТ
10.6
10.7
Проверка проекта ДИ
Коррекция (доработка) необходима?
ДА
НЕТ
10.8
10.9
Согласование проекта ДИ (II этап)
Коррекция (доработка) необходима?
ДА
НЕТ
10.10
10.11
Коррекция и/или корректирующие действия
9 Общая схема последовательности действий при разработке ДИ
Утверждение ДИ
Коррекция (доработка) необходима?
ДА
НЕТ
10.12
Регистрация и рассылка ДИ
10.13
Ознакомление работника с ДИ
Рисунок 2 - Общая схема последовательности действий при разработке ДИ
16
Статус
Номер
Университет
Шифр документа
конфиденциальности экземпляра
машиностроения
Отдел
Несекретно
управления качеством ОМИ УМ 001 - 2014
образования
Страница
17
10 Организация и проведение работ, матрица ответственности при разработке
ДИ
Руководитель подразделения
Работники подразделения
Общий отдел
Нормоконтролер
ВП МО РФ
У
Начальник УКиД
О
ОУКО
Р
Представитель руководства по
СМК
10.1 Планирование выпуска ДИ
10.1.1 ДИ разрабатываются для всех
работников
университета
после
заключения
с
ними
трудового
соглашения.
Для
работающих
сотрудников
актуализация
ДИ
проводится в следующих случаях:
- при изменении должностных
обязанностей работника;
- при переводе на другую должность;
- при изменении фамилии (или
инициалов) работника.
Если в документе объем заменяемой
информации составляет более 50%,
выпускается новый вариант ДИ. Если
объем заменяемой информации менее
50% - оформляются изменения в
действующую ДИ.
В случае возложении на работника
наряду с его основными должностными
обязанностями дополнительной работы
по другой штатной или внештатной
должности,
к
ДИ
выпускается
дополнение,
аналогичное
по
назначению, структуре и оформлению
основной ДИ. К шифру должностной
инструкции добавляется буква Д.
Реквизит дополнительной должностной
инструкции выглядит в виде «ДДИ».
Все
последующие
действия
по
разработке ДДИ проходят аналогично
Высшее руководство
Описание деятельности
Ректор
Таблица 2 - Организация и проведение работ, матрица ответственности при разработке ДИ
И
И
У
И
У
-
-
ОУКО
Начальник УКиД
Руководитель подразделения
Работники подразделения
Общий отдел
Нормоконтролер
ВП МО РФ
18
Высшее руководство
общей
схеме
последовательности
действий при разработке ДИ (см.
Рисунок 2).
Для
работников
университета,
работающих на двух или более
должностях в университете на условиях
совместительства,
разрабатывается
отдельная ДИ на каждую должность.
10.1.2
ДИ
для
работника
разрабатывает
руководитель
подразделения, в которое принимается
на
работу
сотрудник.
Для
руководителей
подразделений
ДИ
разрабатывают
руководители
вышестоящих
подразделений:
для
начальника отдела ДИ разрабатывает
начальник Управления, для начальника
Управления
–
руководитель
направления,
для
заведующего
кафедрой – декан факультета, для
декана – директор института, для
директора института – руководитель
направления,
для
руководителя
направления - ректор университета или
по его письменному указанию любой
работник
университета.
Ректор
университета пишет ДИ на себя сам или
письменно поручает написать проект
ДИ любому работнику университета.
10.2 Обеспечение разработки ДИ
УКиД обеспечивает разработчика
ДИ необходимыми нормативными и
методическими материалами, в том
числе типовой ДИ и данной ОМИ.
10.3 Разработка проекта ДИ
Разработчик на основании ПП,
нормативных
и
методических
материалов разрабатывает проект ДИ,
Страница
Ректор
Описание деятельности
Представитель руководства по
СМК
Статус
Номер
Университет
Шифр документа
конфиденциальности экземпляра
машиностроения
Отдел
Несекретно
управления качеством ОМИ УМ 001 - 2014
образования
-
У
-
У
О
У
И
-
-
-
-
У
-
У
У
О
У
-
-
-
ОУКО
Начальник УКиД
Руководитель подразделения
Работники подразделения
Общий отдел
Нормоконтролер
ВП МО РФ
19
Высшее руководство
согласовывая его с работником.
Проект
ДИ
разрабатывается
согласно требованиям к содержанию и
оформлению, изложенными в данной
ОМИ.
10.4 Согласование проекта ДИ
(I этап)
10.4.1 Разработанный проект ДИ
направляется в электронном виде в
УКиД для проверки.
10.4.2 Если во время проверки
возникла
необходимость
в
корректировке
ДИ,
ответственный
работник УКиД делает пометки в тексте
проекта выделяя их красным цветом,
формулирует
требования
к
корректировке и возвращает проект ДИ
на доработку.
10.4.3 При наличии замечаний со
стороны
УКиД
разработчик
корректирует проект ДИ и направляет
его на повторную проверку в УКиД.
10.4.4 После устранения всех
замечаний ответственный работник
УКиД направляет электронную версию
ДИ на проверку в ОУКО.
10.5 Проверка проекта ДИ
10.5.1 Ответственный работник
ОУКО проверяет проект ДИ на
соответствие требованиям ГОСТ ISO
9001-2011 и ГОСТ РВ 0015-002-2012.
10.5.2 При наличии замечаний у
ОУКО проект ДИ возвращается
ответственному работнику УКиД для
внесения дополнений и изменений.
10.5.3 Исправленный проект ДИ при
необходимости
дорабатывается
разработчиком и представляется на
Страница
Ректор
Описание деятельности
Представитель руководства по
СМК
Статус
Номер
Университет
Шифр документа
конфиденциальности экземпляра
машиностроения
Отдел
Несекретно
управления качеством ОМИ УМ 001 - 2014
образования
-
-
-
У
О
У
-
-
-
-
-
-
-
О
У
И
-
-
-
-
ОУКО
Начальник УКиД
Руководитель подразделения
Работники подразделения
Общий отдел
Нормоконтролер
ВП МО РФ
20
Высшее руководство
повторное согласование и проверку.
10.5.4 При отсутствии у ОУКО
замечаний, проект возвращается в
УКиД
с
соответствующим
уведомлением.
10.5.5 Ответственный работник
УКиД
пересылает
окончательную
версию
ДИ
разработчику
для
распечатки.
10.6 Согласование проекта ДИ
(II этап)
10.6.1 Разработчик распечатывает
окончательный вариант ДИ и знакомит
работника с согласованной редакцией.
Проект ДИ с подписями разработчика и
работника в соответствующих графах
передается в УКиД.
10.6.2 Начальник УКиД проверяет
проект ДИ и, в случае отсутствия
замечаний, подписывает его и передает
на
визирование
в
ОУКО
и
нормоконтролёру.
10.6.3 При наличии замечаний
проект ДИ возвращается в УКиД для
доработки.
10.7 Утверждение ДИ
10.7.1 УКиД оформляет проект
распоряжения проректора (или ректора,
если ДИ для проректора) о введении в
действие ДИ и вместе с согласованным
и
проверенным
проектом
ДИ
направляет
проректору
по
направлению, в состав которого входит
подразделение, в рамках которого
разрабатывается ДИ, на утверждение.
10.7.2 При наличии замечаний со
стороны проректора, ДИ возвращается
разработчику для доработки. После
Страница
Ректор
Описание деятельности
Представитель руководства по
СМК
Статус
Номер
Университет
Шифр документа
конфиденциальности экземпляра
машиностроения
Отдел
Несекретно
управления качеством ОМИ УМ 001 - 2014
образования
-
И
И
И
О
И
И
-
У
-
-
Р
И
И
О
И
-
У
-
-
ОУКО
Начальник УКиД
Руководитель подразделения
Работники подразделения
Общий отдел
Нормоконтролер
ВП МО РФ
21
Высшее руководство
доработки
процесс
согласования
повторяется.
10.7.3 При отсутствии замечаний
проректор
утверждает
ДИ
и
подписывает распоряжение о введении
его в действие.
10.7.4 После утверждения ДИ
направляется в УКиД, а распоряжение в общий отдел.
Копии распоряжения о введении в
действие ДИ направляются в УКиД и в
подразделение.
Список рассылки может быть
расширен.
10.8 Регистрация и рассылка ДИ
10.8.1 Оригинал ДИ размещается в
УКиД в личном деле работника и
регистрируется в электронной базе ДИ.
10.8.2 Ответственный работник УКиД
изготавливает необходимое количество
копий ДИ, которые выдает под роспись
ответственному
работнику
подразделения (1-ый экземпляр должен
находиться у работника, 2-ой экземпляр
– у руководителя подразделения).
10.8.3
ДИ
регистрируется
в
подразделении в соответствии с
актуальной версией РП 002.
10.9 Ознакомление работника с ДИ
10.9.1 Предварительное ознакомление с
типовой ДИ является обязательным
условием оформления работника на
должность. Это условие должно
соблюдаться и при перемещении или
замене должностных лиц внутри
подразделения.
10.9.2
Факт
ознакомления
с
персональной
ДИ
подтверждается
Страница
Ректор
Описание деятельности
Представитель руководства по
СМК
Статус
Номер
Университет
Шифр документа
конфиденциальности экземпляра
машиностроения
Отдел
Несекретно
управления качеством ОМИ УМ 001 - 2014
образования
-
-
-
К
О
К
У
-
-
И
-
-
-
-
К
О
У
-
-
-
наличием подписи
титульном листе.
работника
Страница
ВП МО РФ
Нормоконтролер
22
Общий отдел
Работники подразделения
Руководитель подразделения
Начальник УКиД
ОУКО
Представитель руководства по
СМК
Описание деятельности
Высшее руководство
Ректор
Статус
Номер
Университет
Шифр документа
конфиденциальности экземпляра
машиностроения
Отдел
Несекретно
управления качеством ОМИ УМ 001 - 2014
образования
на
11 Содержание должностной инструкции
11.1 ДИ должна состоять из «Содержания» и следующих разделов:
1 Общие положения
2 Обязанности
3 Права и ответственность
4 Взаимодействие с другими должностными лицами
5 Стимулирование работ
6 Изменения
7 Рассылка
Лист регистрации изменений
11.2 В разделе «Общие положения» следует указывать:
- формулировку должности согласно штатному расписанию с указанием
фамилии и инициалов работника,
- полное название подразделения, в котором работает работник и подчиненность
подразделения согласно структуре университета,
- категорию персонала, к которой относится работник,
- квалификационные требования к работнику,
- статус и административную подчиненность исполнителя работ,
- порядок назначения и освобождения работника от занимаемой должности,
- основные требования, предъявляемые к работнику в отношении специальных
знаний, а также законодательных и иных нормативных правовых актов, положений,
инструкций и других документов, методов и средств, которые работник должен применять
при выполнении должностных обязанностей,
- перечень основных правовых, нормативных и других документов, которыми
Статус
Номер
Университет
Шифр документа
конфиденциальности экземпляра
машиностроения
Отдел
Несекретно
управления качеством ОМИ УМ 001 - 2014
образования
должен
руководствоваться
исполнитель
работ,
включая
Страница
23
документы
по
стандартизации, внедренные в университете.
11.3 В разделе
«Обязанности» должен быть представлен перечень обязанностей
(процессов, функций, работ) работника, которые он выполняет в рамках реализации работ
подразделения, при этом должны делаться ссылки на соответствующую документированную
процедуру (если она есть) или иные нормативные документы. Обязанности формируются на
основании задач, которые прописаны в ПП. Каждая задача указанная в ПП, должна
присутствовать в ДИ хотя бы одного работника подразделения. Информация в разделе
«Обязанности» представляется в виде таблицы, представленной в Приложение Е данной
ОМИ. Описание каждой обязанности, функции, работы производится в виде процесса
преобразования «входов» в «выходы». В столбце «Входы» указываются документы, ресурсы,
информация и т.п., которые необходимы работнику для выполнения данного процесса. В
столбце
«Выходы»
указываются
документы,
документированные
факты
и
иные
свидетельства, являющиеся результатами выполнения данного процесса. В столбце
«Содержание и методы работы» приводится перечень конкретных работ, мероприятий,
действий, с помощью которых выполняется данный процесс.
11.4 В разделе «Права и ответственность» определяются полномочия и степень
организационной свободы, обеспечивающие полное и эффективное выполнение работ,
ответственность за неисполнение или недобросовестное исполнение обязанностей, а также за
неиспользование документов по стандартизации, внедренных в университете.
11.5 В разделе «Взаимодействие с другими должностными лицами» должны быть
четко определены взаимосвязь и взаимодействие исполнителя работ с другими работниками
данного подразделения, других подразделений университета и внешних организаций.
11.6 В разделе «Изменения» указывается, что внесение изменений и дополнений в
ДИ, осуществляется в соответствии с актуальной версией РП 002.
11.7 В разделе «Рассылка» указывается, что оригинал ДИ передается в УКиД в личное
дело сотрудника; первый экземпляр – работнику с указанием должности и фамилии с
инициалами, второй – руководителю подразделения.
12 Оформление ДИ
12.1 Форма титульного листа ДИ представлена в Приложении Д данной ОМИ.
Номер ДИ (шифр документа) формируется следующим образом:
ДИ УМ табельный номер (например, ДИ УМ 374442).
Статус
Номер
Университет
Шифр документа
конфиденциальности экземпляра
машиностроения
Отдел
Несекретно
управления качеством ОМИ УМ 001 - 2014
образования
Страница
24
12.2 Колонтитул листов должен быть выполнен в виде таблицы, представленной
ниже.
Университет
машиностроения
Шифр документа
Наименование
подразделения
ДИ УМ таб. номер
Статус
Номер
конфиденциальности экземпляра
Несекретно
Страница
1
В первой колонке указывается полное наименование подразделения без сокращения и
аббревиатур.
Во второй колонке указывается шифр ДИ.
В третьей колонке указывается статус конфиденциальности (секретно, несекретно).
В четвертой колонке при регистрации в ОУКО проставляется номер экземпляра, на
оригинале номер не ставится.
В пятой колонке проставляется номер страницы.
Текст колонтитула выполняется: шрифт Times New Roman, кегль 12; ширина таблицы
– произвольная.
12.3 На втором листе размещается содержание, оформление содержания выполняется
аналогично содержанию данной ОМИ.
12.4 Раздел «Обязанности» необходимо начинать с нового листа. Формат таблицы
должен предусматривать размещение заголовка таблицы на каждой странице.
12.5 Текст ДИ рекомендуется оформлять следующим образом:
шрифт Times New Roman, кегль 12;
междустрочный интервал полуторный (1,5);
поля страницы - верхнее 2 см, нижнее 2 см, левое 2,5 см, правое 1,5 см.
12.6 Проект распоряжения о введении в действие ДИ должен быть выполнен в
соответствии с Приложением Ж данной ОМИ.
12.7 Лист регистрации изменений оформляется идентично листу регистрации данной
ОМИ и представляется без номера страницы (допускается наличие номера страницы в
колонтитуле без указания номера страницы в содержании).
13 Документация
13.1 Стандарты
ГОСТ ISO 9000-2011 Системы менеджмента качества. Основные положения и
Статус
Номер
Университет
Шифр документа
конфиденциальности экземпляра
машиностроения
Отдел
Несекретно
управления качеством ОМИ УМ 001 - 2014
образования
Страница
25
словарь.
ГОСТ ISO 9001-2011. Системы менеджмента качества. Требования
Хранятся в НТБ.
ГОСТ РВ 0015-002-2012. СРПП ВТ. Система менеджмента качества. Общие
требования
Хранится в УНИР
13.2 Рабочие процедуры
РП УМ 001 - 2012
Система
менеджмента
качества.
Порядок
разработки,
оформления, утверждения и изменения рабочих процедур, организационно-методических
инструкций и рабочих инструкций СМК
РП УМ 002 – 2012 Система менеджмента качества. Управление документацией
РП хранятся в ОУКО.
14 Изменения
Изменения в ОМИ вносятся в соответствии с актуальной версией РП УМ 002.
Ответственный за внесение изменений - начальник ОУКО.
Пересмотр настоящей ОМИ производится в соответствии с актуальной версией РП
УМ 001 «Порядок разработки, оформления, утверждения и изменения рабочих процедур,
организационно-методических инструкций и рабочих инструкций системы менеджмента
качества» один раз в два года.
Ответственный за пересмотр - начальник ОУКО.
15 Рассылка
Оригинал и электронная версия хранятся в
отделе управления качеством
образования;
Доступность настоящей ОМИ для подразделений университета обеспечивается
рассылкой
при
введение
её
в
действие
всем
заинтересованным
подразделениям
университета, а также, начальнику УКиД, ректору, проректорам, руководителям институтов.
В случае необходимости, подразделения университета имеют право и возможность
заказать в ОУКО дополнительные экземпляры ОМИ.
Статус
Номер
Университет
Шифр документа
конфиденциальности экземпляра
машиностроения
Отдел
Несекретно
управления качеством ОМИ УМ 001 - 2014
образования
Страница
26
Приложение А
Термины, условные обозначения и символы
А.1 Термины
В настоящей организационно методической инструкции используются термины и
определения, включенные в ГОСТ ISO 9001-2011, ГОСТ РВ 0015-002-2012 и
другие
стандарты СРПП ВТ. Термины, отсутствующие в вышеперечисленных стандартах или
определения
которых
применяются
в
другой
редакции,
а
также
термины,
конкретизированные в настоящей процедуре, приведены ниже:
высшее руководство – ректор, и все проректоры согласно утвержденной структуре
университета;
направление – часть университета, подчиняющаяся одному из проректоров;
подразделение
–
структурная
единица
университета,
учрежденная
распорядительным документом ректора для реализации конкретных процессов, выполнения
конкретных функций (подразделениями университета являются институты, факультеты,
деканаты, кафедры, лаборатории, научно-образовательные центры, управления, отделы,
службы, научно-техническая библиотека, представительства, филиалы, общежития, и др.);
А.2 Условные обозначения
ДИ - должностная инструкция
МО – Министерство обороны
НТБ – научно-техническая библиотека
ОУКО – отдел управления качеством образования
ПП – положение о подразделении
РИ - рабочая инструкция
РП - рабочая процедура
РФ - Российская Федерация
СМК - система менеджмента качества
УКиД – Управление кадров и делопроизводства
УНИР – Управление научно-исследовательских работ
Статус
Номер
Университет
Шифр документа
конфиденциальности экземпляра
машиностроения
Отдел
Несекретно
управления качеством ОМИ УМ 001 - 2014
образования
А.3 Символы
И - получает информацию о работе
О - отвечает за выполнение работ
Р - руководит работой, принимает решение
У - участвует в выполнении работ
К – контролирует выполнение работы
Страница
27
Статус
Номер
Университет
Шифр документа
конфиденциальности экземпляра
машиностроения
Отдел
Несекретно
управления качеством ОМИ УМ 001 - 2014
образования
Страница
28
Приложение Б
Форма титульного листа положения о подразделении
Система менеджмента качества
Положение о (название подразделения)
ПП УМ (индекс подразделения)
ПП УМ (номер подразделения) Положение о (название подразделения)
Взамен
Введено в действие приказом ректора от «____» ___________20__ г. №__________
Утверждение
Должность
Подпись, дата
И. О. Фамилия
Утверждаю
Ректор
Подпись, дата
А. В. Николаенко
Сведения об отмене или изменении статуса документа
Должность
Подпись, дата
И. О. Фамилия
Руководитель
разработки *
Название должности
Подпись, дата
И. О. Фамилия
Разработчик
Название должности
Подпись, дата
И. О. Фамилия
Согласовано
Название должности
сотрудника ОУКО
Название должности руководителя
направления, (если он не является
руководителем разработки)
Начальник отдела управления
качеством образования
Проректор по учебной работе –
представитель руководства по СМК
Начальник Управления кадров и
делопроизводства
Начальник Учебно-методического
управления
Москва 20__
Подпись, дата
И. О. Фамилия
Подпись, дата
И. О. Фамилия
Подпись, дата
И. О. Фамилия
Подпись, дата
И. О. Фамилия
Подпись, дата
И. О. Фамилия
Подпись, дата
И. О. Фамилия
Проверено
Нормоконтролер
* Строка «Руководитель разработки» предусматривается, если он указан в приказе.
Статус
Номер
Университет
Шифр документа
конфиденциальности экземпляра
машиностроения
Отдел
Несекретно
управления качеством ОМИ УМ 001 - 2014
образования
Страница
29
Приложение В
Форма Приложения А положения о подразделении
Основные процессы __________________________
( название подразделения)
Наименование
процессов, функций
«Входы»
(исходные
данные)
Сведения о реализации
Исполнители
работ
Содержание и
методы работ,
этапы работ
«Выходы»
(результаты
процесса)
Статус
Номер
Университет
Шифр документа
конфиденциальности экземпляра
машиностроения
Отдел
Несекретно
управления качеством ОМИ УМ 001 - 2014
образования
Страница
30
Приложение Г
Форма приказа о введении в действие ПП
МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ФЕДЕРАЛЬНОЕ ГОСУДАРСТВЕННОЕ БЮДЖЕТНОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО
ОБРАЗОВАНИЯ
«МОСКОВСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ МАШИНОСТРОИТЕЛЬНЫЙ УНИВЕРСИТЕТ
(МАМИ)»
/ УНИВЕРСИТЕТ МАШИНОСТРОЕНИЯ /
ПРИКАЗ
№ _____________________
__________________________________
В целях дальнейшего развития внутривузовской системы менеджмента качества и в
соответствии с ОМИ 001-2012 ПРИКАЗЫВАЮ:
1 Ввести в действие следующие положения о структурных подразделениях:
№№
п/п
1
Шифр документа
ПП УМ №№
Ректор
Наименование положения о структурном подразделении
Положение об отделе управления качеством образования
А.В. Николаенко
Статус
Номер
Университет
Шифр документа
конфиденциальности экземпляра
машиностроения
Отдел
Несекретно
управления качеством ОМИ УМ 001 - 2014
образования
Страница
31
Приложение Д
Форма титульного листа должностной инструкции
Система менеджмента качества
Должностная инструкция
(должность) (название подразделения)
(И. О. Фамилия)
ДИ УМ (табельный номер)
Введена в действие распоряжением (должность руководителя направления)
от «____» ___________20__ г. №__________
Утверждение
Утверждаю
Должность
Название должности
руководителя направления
Подпись, дата
И. О. Фамилия
Подпись, дата
И. О. Фамилия
Сведения об отмене или изменении статуса ДИ УМ. (таб. номер)
Должность
Разработал
Название должности
Проверил
Начальник Управления
кадров и делопроизводства
Начальник ОУКО
Согласовал
(если только он не разработчик)
Нормоконтролер
С должностной
инструкцией ознакомлен
Начальник Учебнометодического управления
должность
Москва 20__
Подпись, дата
И. О. Фамилия
Подпись, дата
И. О. Фамилия
Подпись, дата
И. О. Фамилия
Подпись, дата
И. О. Фамилия
Подпись, дата
И. О. Фамилия
Подпись, дата
И. О. Фамилия
Статус
Номер
Университет
Шифр документа
конфиденциальности экземпляра
машиностроения
Отдел
Несекретно
управления качеством ОМИ УМ 001 - 2014
образования
Страница
32
Приложение Е
Форма таблицы «Обязанности» ДИ
Обязанности
Наименование
обязанностей
(процессов, функций,
работ)
Формулировка
должна
начинаться
с
существительного
в
именительном падеже:
выполнение,
осуществление,
разработка, организация,
контроль и т.п.
«Входы»
(исходные
данные)
План работ,
приказы,
распоряжен
ия,
положения,
и т.д.
Содержание и методы работ
Формулировка должна
указывать, что делает
сотрудник конкретно и
начинаться с глагола:
выполняет, осуществляет,
разрабатывает, организует,
контролирует и т.п.,
«Выходы»
(результаты
процессов,
функций, работ)
Выполненные
процессы, функции,
работы
и/или
документальное
подтверждение
выполнения
Статус
Номер
Университет
Шифр документа
конфиденциальности экземпляра
машиностроения
Отдел
Несекретно
управления качеством ОМИ УМ 001 - 2014
образования
Страница
33
Приложение Ж
Форма приказа о введении в действие ДИ
МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ФЕДЕРАЛЬНОЕ ГОСУДАРСТВЕННОЕ БЮДЖЕТНОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО
ОБРАЗОВАНИЯ
«МОСКОВСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ МАШИНОСТРОИТЕЛЬНЫЙ УНИВЕРСИТЕТ
(МАМИ)»
/ УНИВЕРСИТЕТ МАШИНОСТРОЕНИЯ /
РАСПОРЯЖЕНИЕ
№ _____________________
__________________________________
Ввести в действие должностные инструкции для следующих сотрудников (название
подразделения):
№
Шифр документа
Должность
И. О. Фамилия
1
ДИ УМ (табельный номер)
Название должности
И. О. Фамилия
2
ДИ УМ (табельный номер)
Название должности
И. О. Фамилия
…
ДИ УМ (табельный номер)
Название должности
И. О. Фамилия
Ректор или руководитель направления
И. О. Фамилия
Статус
Номер
Университет
Шифр документа
конфиденциальности экземпляра
машиностроения
Отдел
Несекретно
управления качеством ОМИ УМ 001 - 2014
образования
Номера листов (страниц)
№ изменен- заменен- аннули- новых
п/п
ных
ных
рованных
Всего
страниц
в докум.
Изменение
вносится на
основании
документа
(название
от ___№___)
Подпись,
ФИО
лица,
внесшего
изменения
Страница
34
Дата
внесения
изменения