Have you ever been convicted of a crime?;pdf

Внедрение электронного архива в ОАО «МТС»
Презентация подготовлена для конференции «ОЦО: интеграция лучших практик»
г. София сентябрь 2014
Докладчик: Ирина Штольц, ОАО МТС, Единый Центр Обслуживания
1
МТС сегодня
Компания МТС является ведущим
телекоммуникационным оператором мобильной
связи в России и странах СНГ.
Компания также предоставляет услуги
фиксированной связи и кабельного телевидения
во всех федеральных округах России
Общее количество абонентов :
• мобильной связи: св. 100 млн.
(в том числе в России св. 73 млн.)
• платного домашнего телевидения МТС ~2,6
млн. домохозяйств
• широкополосного доступа в интернет ~ 2,4
млн. домохозяйств
Корпоративный центр
Группы МТС
МТС (Россия)
Макро регионы
Регионы
Бизнес единица МТС
Украина
МТС
Белоруссия
Бизнес -единица МТС
Зарубежные компании
МТС Армения
МТС
Туркменистан
В 2013 году консолидированные показатели по
Группе МТС составили:
Выручка
398,4 млрд. рублей
OIBDA
175,0 млрд. рублей
маржа OIBDA 43,9%
С июня 2000 года акции МТС котируются на
Нью-йоркской фондовой бирже под кодом MBT
2
География услуг ЕЦО МТС
ЕДИНЫЙ ЦЕНТР ОБСЛУЖИВАНИЯ (ЕЦО) – структурное подразделение ОАО «МТС».
Располагается в г. Нижний Новгород



В настоящий момент ЕЦО осуществляет:
Ведение бухгалтерского, налогового и управленческого учета по ОАО «МТС» (85
регионов России), а также 5 дочерних компаний
Подготовку отчетности по стандартам US GAAP по 12 дочерним компаниям, не
интегрированным в OEBS
Транзакционные операции по вводу первичных документов и сверку с контрагентами по
договорам 1 макро-региона и 1 дочерней компании
3
Функциональный охват
В ЕЦО переведены следующие учетные и вспомогательные функции:
Функциональный
охват
 Учёт доходов
 Учёт налогов
 Учёт банковских операций
 Закрытие периода
 Казначейские операции
 Формирование корпоративной
 Учет расчетов с поставщиками и






подрядчиками
Сверка с поставщиками и
подрядчиками связанными
сторонами и аффилированными
лицами
Учёт расчетов с подотчетными
лицами
Учёт расчетов с персоналом
Подготовка
персонифицированной
отчетности по НДФЛ и отчетности
для внебюджетных фондов
Учёт ОС и прочих внеоборотных
активов
Учёт МПЗ









отчётности до уровня МР
Подготовка региональной
статистической отчётности
Проведение инвентаризации
Консультации участникам учетных
процессов
Согласование договоров
Транзакционные операций (по 1
МР)
Сверка с поставщиками и
подрядчиками (по 1 МР)
Контроль финансовой дисциплины
Проектная деятельность
Организация сбора,
сканирования и архивирования
первичных документов (через
ГУиК)
Развитие системы документооборота
До создания ЕЦО
 До создания ЕЦО первичные
документы поступали в макрорегиональные бухгалтерские центры:
• в виде сканов из регионов и
• на бумажном носителе из макрорегиона.
 Создание карточки документа в
регионах ручной ввод, не
стандартизированный процесс
МР БЦ
Бумажный оригинал
ФП в МР
 Доступ в СЭД ограничен.
Информация о принятии документов
была доступна только через
бухгалтеров
Печать из СЭД
 Отсутствовал электронный архив:
поиск документов представлял
трудоемкий процесс
ФП в
Регионах
ГУиК
Сканирование в СЭД
Требования к разработке нового электронного
документооборота при создании ОЦО
 Создание единого хранилища первичных
документов
 Интеграция электронного архива в учетную
систему - возможность получения документов через
прямые ссылки
 Автоматизация процесса сканирования:
автоматическое распознавание типа документов и
определение ключевых идентификаторов документа,
автоматическое прикрепление скана к документу
учетной системы
 Исключение двойного сканирования для
документов, относящихся к разным направлениям
учета
 Возможность доступа для сотрудников
функциональных подразделений для
самостоятельного получения информации о
прохождении документов и копий документов.
6
Текущий статус внедрения электронного архива
350
Количество документов, тыс. шт.
300
250
200
150
100
50
СЭД
ЭА (FileNet)
С февраля 2014г.
передача первичных
документов в ЕЦО
осуществляется через
электронный архив из всех
макро-регионов ОАО МТС и
дочерних компаний,
которым оказываются
услуги по ведению
бухгалтерского и налогового
учета
Ежемесячно в ЕЦО
обрабатывается около
200 тысяч документов
0
7
Объемы документооборота
Распределение документооборота
по типу документов и системам
Дебиторы ЭА
2,0%
МПЗ-ЭА;
12,7%
Кредиторы
- ЭА
80,0%
ОС - СЭД
4,9%
Физ.лица СЭД
0,4%
В настоящий момент ~95%
документооборота проходит через
электронный архив
Исключение составляют:
•
документы по движению ОС
(проводится доработка шаблонов)
•
документы по расчетам с
контрагентами–физическими лицами
(защита персональных данных –
согласование) .
Для передачи этих документов
используется «СЭД».
8
Схема документооборота: отражение и
проверка первичных документов
Получение или
создание
первичных
документов
сотрудниками
ФП
•Создание
транзакции в
учетной
системе
Передача
документов в
ГУИК в регионах
•Первичная
визуальная
проверка
правильности
оформления
Передача
электронной
копии
документа в
ЕЦО
•Сканирование
•Верификация
документов
Обратная связь исполнителю
в ФП
•Информирование о
необходимости исправлений в
первичный документ или
изменение в учетную систему
Проверка
документа в
ЕЦО
бухгалтером
при
необходимости
прикрепление
ссылок ЭА к
документам
OEBS
Создание учета
бухгалтером
ЕЦО при
корректности
документов и
транзакций
Архивация
в ГУИК регионов
Блокировка или
отмена документа
в учетной системе
при обнаружении
ошибок
9
Пользователи электронного архива
Налоговая инспекция
и другие инстанции
Приглашенные
аудиторы
Бухгалтера ЕЦО
и ГУиК
Специалисты
функциональных
блоков
Внутренний
контроль и аудит

250 рабочих мест сотрудников ГуИК

700 рабочих мест бухгалтеров ЕЦО

Доступ других пользователей – через учетную систему в соответствии с полномочиями
10
Функциональная схема электронного архива
1. Сканирование бумажных
документов, отправка на
сервер обработки
Oracle e-Business
Suite
3. Сохранение
сканированного образа и
распознанных данных в
структурированном
архиве
4. Передача в Учетную
систему (УС) ссылки на
сканированный образ
Подразделе
ние 1
Подразделе
ние 2
Подразделе
ние N
2. Распознавание, проверка и
отправка сканированного образа и
распознанных данных в электронный
архив
FileNet
5. Доступ к сканированным
образам бумажных
документов как из
электронного архива, так и
из учетной системы
11
Распознавание атрибутов документов
Первичные
документы
Система
сканирования
Типы
документов
Извлекаемые
данные
Акт выполненных
работ (внешний)
Тип документа
Счета-фактуры
Номер
Дата
Накладная
внешняя
Номер
Дата
Накладная
внутренняя
ID номер
Преобразованные
данные
XML документ
Сканированный
образ
В настоящее время настроено 55 рабочих шаблонов
 Распознанные и проверенные данные, а также электронные копии документов сохраняются в базу
данных, информационную систему или в файл
 Экспорт в электронный архив FileNet происходит в автоматическом режиме
 На основании атрибутов в карточке документ электронного архива связывается с документом в
12
OEBS
Сценарий привязки документов
Типы пакетов документов определяют сценарий привязки сканированных
образов к документам OEBS
Внутренние
документы
из OEBS
Унифицированные
или частично
стандартизированные
формы
Неунифицированные
формы
Формы, имеющие IDномер , распечатанные из
OEBS: авансовый отчет,
приходный ордер М-4,
документы на реализацию
и т.д.
Основная доля
документов, например:
КС-2, КС-3, Счет-фактура,
ОС-1, ТОРГ-12 и т.д.
Произвольные формы:
платежный лист, счет на
оплату, счет-проформа,
акт выполненных работ и
т.п.
Распознавание и
последующий экспорт
происходит автоматически
Распознавание вида
документов происходит
автоматически, но часть
информации вводится
вручную (например, номер
квитанции), после чего скан
документа экспортируется в
ЭА
На станцию верификации
подобный документ приходит
как «Неизвестный», вручную
осуществляется наложение
шаблона документа,
заполнение необходимых
реквизитов и последующий
экспорт в ЭА
13
Структура электронного архива

Единое хранилище документов для всех
подразделений компании


Структурированное хранилище


Поддержка версионности документов
Разграничение прав доступа сотрудников к
документам в соответствии с регламентом компании
Поддержка функций подчиненности документов
(Родительский документ - > Дочерние документы)
14
Этапы обработки документов в ГУиК
Группы учета и контроля (ГУиК) – региональное структурное подразделение бухгалтерской
службы осуществляет прием, передачу в ЕЦО и архивирование документов.
Бухгалтера
ГУиК
Бухгалтера
ГУиК
ИТ
Поддержка
FileNet
15
Обработка документов на станции сканирования
Станция сканирования ABBYY — это программное решение
для поточного сканирования большого объема документов
Станция сканирования позволяет:
• осуществлять управление сканером
• контролировать качество сканируемых изображений
• подготовить изображения к дальнейшей обработке
Станция сканирования работает:
• в локальной сети
• удаленно, через Интернет




Документы размещаются в сканер и запускается процесс
сканирования.
Отсканированные изображения поступают на
распознавание, в процессе которого программа
автоматически идентифицирует документы, находит
значимые поля, извлекает данные и запускает правила
проверки.
При необходимости, по окончании распознавания
запускается процесс визуальной проверки данных и ошибок
правил.
Распознанные и проверенные данные, а также электронные
копии документов сохраняются в базу данных,
информационную систему или в файл.
Скорость сканирования - 20 стр./мин
HP Scanjet Professional 3000 L2723A
16
Обработка документов на станции верификации
Станция верификации – процесс проверки данных – самый трудоемкий
этап работы бухгалтера ГУиК
На станции верификации проводятся операции:
 Верификация сборки документов – проверка правильности сборки
страниц в документы;
 Групповая верификация – визуальная проверка группы одинаково
распознанных символов;
 Контекстная верификация – проверка неуверенно распознанных
символов в контексте полей с известной областью значений;
 Верификация правил – проверка ошибок правил;
 Проверка целостности пакета – запуск скриптов проверки целостности
пакета и исправление ошибок.
17
Обработка документов на станции верификации

Уверенность в автоматическом распознавании полей показывается в
интерфейсе программы Станция верификации в виде процентов

~75-80% автоматическое распознавание документов
18
Обработка документов на станции верификации
Распознавание документов в ABBYY
Обработка документов на станции верификации
документов в ABBYY
Первичное распознавание
производится автоматически:
программа определяет реквизиты
документа по расположению
статических элементов,
производит наложение
Распознавание
определений и распознает данные
из указанных в определении
документа областей - полей
19
Обработка документов на станции верификации

На этапе верификации система
последовательно показывает
значения полей, содержащих
неуверенно распознанные
символы, или полей, подлежащих
обязательной верификации

Исправление осуществляется
вводом корректных значений с
клавиатуры
20
Карточка документа в электронном архиве
По результатам обработки на станциях сканирования и верификации в электронном
архиве сохраняется Карточка документа, содержащая информацию о датах сканирования
документа, типе документа и содержащая связанный образ сканированных документов
Доступ к карточкам документов
в электронном архиве
ограничен полномочиями.
Для сотрудников ЕЦО доступно
поле «Комментарий» для ввода
информации о причинах
блокировки документов
Поле «Статус» определяет этап
и результат проверки
документов
21
Интеграция электронного архива
в учетную систему (OEBS)
Электронный архив обеспечивает:

Автоматическое или ручное
прикрепление ссылки на
сканированный образ к документу в
учетной системе. Способ прикрепления
определяется сценарием обработки
типа документов

Интерфейс для просмотра списка
прикрепленных/неприкрепленных
документов

Построение отчетности о поступивших
из электронного архива документах

Просмотр истории прикреплений
сканированных образов
Импорт документов из электронного архива в
учетную систему осуществляется запуском
программы из OEBS

Прикрепление сканированного
образа документа в электронном
архиве через инструментарий в учетной
системе
Запуск программы осуществляется по графику каждые
50 минут.
Существует возможность задать временные
параметры по дате сканирования для импорта
документов.
22
Использование скана документа ЭА в
учетной системе в разных модулях(OeBS)
Системная обработка «Копирование линков» – это
процесс передачи ссылки на скан документа в ЭА в
учетной системе (OEBS) из одного модуля в другой для
одновременной обработки бухгалтерами ЕЦО по
направлениям учета
При передаче документов в ЭА бухгалтер ГУиК
отправляет комплект документов только один раз.
Объект базового прикрепления и маршрут копирования
определяется настройками для каждого типа
документов
ТИП ДОКУМЕНТА
Акт о приемке материалов М-7
Авансовый отчет
МТС_М-6-утил
МТС_М-4(разукомплектование)
Акт взаимозачета от контрагента
Приходный ордер М-4_1
Требование-накладная М-11
Требование-накладная М-11_Перенос между СП
ТОРГ-12 (реализация, № ЗП)
Приходный ордер М-4_50
Пример: приобретение ТМЦ
Накладная М-10_ТОРГ-12

Акт о приемке-передаче матер в монтаж М-8_38
модуль Запасы:
- ТОРГ-12 (закупки), Приходный ордер М-4

модуль Кредиторы:
- Счет на оплату, Счет-фактура, ТОРГ-12 (закупки),
Приходный ордер М-4
Требование-накладная на передачу МБП МТС М-10
ТОРГ-12 (закупки)
МТС_М-6 Акт на списание МПЗ
Акт на списание МПЗ_М6_ТОРГ-12
Акт о приемке-передаче матер в монтаж М-8_07
ТОРГ-12 (реализация)
23
Контроль обработки документов
Отчет «Реестр счетов-фактур
(Excel)» - позволяет
сотрудникам ФП, создавшим
СФ в OEBS, и бухгалтерам
ГУиК ежедневно отслеживать
статус обработки документов
в модуле Кредиторы.
При наличии некорректного
оформления первичных
документов или счетов-фактур
в OEBS в поле «Основание
блокировки» бухгалтера ЕЦО
проставляют соответствующий
комментарий
 Информация о блокировках и комментарии о необходимых действиях доступны бухгалтерам
ГУиК и сотрудникам ФП через отчет «Реестр счетов-фактур»
 Это сигнал сотрудникам функциональных подразделений для незамедлительных действий по
исправлению пакета документов, ошибок в созданных документах OEBS или корректировки
привязки документа
 Бухгалтера ГУиК также используют отчет для контроля за предоставлением исправленных
документов
Контроль обработки
 В других модулях аналогичные функции исполняет «Отчет о прикрепленных документах»
документов
24
Контроль обработки документов
•
«Реестр неприкрепленных
документов» позволяет определить
перечень рабочих документов для
документов, обрабатываемых по
сценарию «Сканирование, ручное
прикрепление бухгалтером ЕЦО»
•
Бухгалтера ГУиК по этому отчету
могут выявить некорректно
верифицированные документы и
своевременно исправить ошибку
Например, на документе
сотрудником ФП указан
несуществующий номер квитанции
или произошла опечатка при вводе
номера на станции верификации
25
Поиск документов в электронном архиве
Электронный архив позволяет осуществлять поиск документов по заданным параметрам.
Поиск проводится по информации в полях Карточки документа
Вариант простого поиска:
Использование электронного архива существенно сокращает время подготовку копий
документов
26
Поиск документов в электронном архиве
Вариант расширенного поиска:
Результат поиска отражается в виде реестра карточек документов.
27
Карточка документа в OEBS
Доступ пользователей учетной системы к сканированным образам документов
осуществляется через карточку документа, связанную с документом в OEBS
Информация о документах в OEBS
28
Поиск документов в архиве из OEBS
В электронном архиве сканированный образ документа можно просмотреть открыв ссылку (1) в
форме Карточка документа.
Открытый в веб-интерфейсе документ можно просмотреть или извлечь, отправив на печать или
сохранив на выбранный доступный файловый ресурс (2)
1
2
29
Преимущества внедрения электронного архива
Замена СЭД на новое ПО FileNet позволила:
 получить единый электронный архив документов для всех
подразделений компании
 изменить подход к проверке документов
 интегрировать данные электронного архива в учетную систему OeBS,
что оптимизирует время на поиск документа для проверки бухгалтером
и для предоставления проверяющим
 обеспечить оперативное информирование сотрудников
функциональных блоков о прохождении документов в их зоне
ответственности
 обеспечить разграниченный полномочиями доступ сотрудников
функциональных блоков к первичным документам, что позволяет
получать детальную информацию по операциям в учетной системе без
обращения в бухгалтерскую службу
 поддерживать версионность документов
 использовать возможность экспорта/импорта объектов – разные
сценарии попадания документов в ЭА: через сканирование или импорт
из учетной системы
• Любой сотрудник компании любого подразделения и любого филиала
пользуется единым интерфейсом для работы с документами
30
Перспективы развития электронного архива

Перевод электронного архива на базу OEBS –
снижение стоимости обслуживания

Расширение перечня отчетов из учетной системы
со ссылками на сканированные образы
документов в ЭА:

Расширение перечня обрабатываемых документов
ЕЦО: передача первичных документов по
движению ОС (в настоящий момент в стадии
доработки и тестирования)

Расширение перечня обрабатываемых документов
в рамках проектов других функциональных
подразделений (HR…)
31
Единый Центр обслуживания ОАО «МТС»
603140, г. Нижний Новгород пл. Комсомольская, 2а
тел. +7 (831) 410-96-00
Любое несанкционированное использование, копирование или распространение материалов, содержащихся в данной
презентации запрещено.
32