Внедрение электронного архива в ОАО «МТС» Презентация подготовлена для конференции «ОЦО: интеграция лучших практик» г. София сентябрь 2014 Докладчик: Ирина Штольц, ОАО МТС, Единый Центр Обслуживания 1 МТС сегодня Компания МТС является ведущим телекоммуникационным оператором мобильной связи в России и странах СНГ. Компания также предоставляет услуги фиксированной связи и кабельного телевидения во всех федеральных округах России Общее количество абонентов : • мобильной связи: св. 100 млн. (в том числе в России св. 73 млн.) • платного домашнего телевидения МТС ~2,6 млн. домохозяйств • широкополосного доступа в интернет ~ 2,4 млн. домохозяйств Корпоративный центр Группы МТС МТС (Россия) Макро регионы Регионы Бизнес единица МТС Украина МТС Белоруссия Бизнес -единица МТС Зарубежные компании МТС Армения МТС Туркменистан В 2013 году консолидированные показатели по Группе МТС составили: Выручка 398,4 млрд. рублей OIBDA 175,0 млрд. рублей маржа OIBDA 43,9% С июня 2000 года акции МТС котируются на Нью-йоркской фондовой бирже под кодом MBT 2 География услуг ЕЦО МТС ЕДИНЫЙ ЦЕНТР ОБСЛУЖИВАНИЯ (ЕЦО) – структурное подразделение ОАО «МТС». Располагается в г. Нижний Новгород В настоящий момент ЕЦО осуществляет: Ведение бухгалтерского, налогового и управленческого учета по ОАО «МТС» (85 регионов России), а также 5 дочерних компаний Подготовку отчетности по стандартам US GAAP по 12 дочерним компаниям, не интегрированным в OEBS Транзакционные операции по вводу первичных документов и сверку с контрагентами по договорам 1 макро-региона и 1 дочерней компании 3 Функциональный охват В ЕЦО переведены следующие учетные и вспомогательные функции: Функциональный охват Учёт доходов Учёт налогов Учёт банковских операций Закрытие периода Казначейские операции Формирование корпоративной Учет расчетов с поставщиками и подрядчиками Сверка с поставщиками и подрядчиками связанными сторонами и аффилированными лицами Учёт расчетов с подотчетными лицами Учёт расчетов с персоналом Подготовка персонифицированной отчетности по НДФЛ и отчетности для внебюджетных фондов Учёт ОС и прочих внеоборотных активов Учёт МПЗ отчётности до уровня МР Подготовка региональной статистической отчётности Проведение инвентаризации Консультации участникам учетных процессов Согласование договоров Транзакционные операций (по 1 МР) Сверка с поставщиками и подрядчиками (по 1 МР) Контроль финансовой дисциплины Проектная деятельность Организация сбора, сканирования и архивирования первичных документов (через ГУиК) Развитие системы документооборота До создания ЕЦО До создания ЕЦО первичные документы поступали в макрорегиональные бухгалтерские центры: • в виде сканов из регионов и • на бумажном носителе из макрорегиона. Создание карточки документа в регионах ручной ввод, не стандартизированный процесс МР БЦ Бумажный оригинал ФП в МР Доступ в СЭД ограничен. Информация о принятии документов была доступна только через бухгалтеров Печать из СЭД Отсутствовал электронный архив: поиск документов представлял трудоемкий процесс ФП в Регионах ГУиК Сканирование в СЭД Требования к разработке нового электронного документооборота при создании ОЦО Создание единого хранилища первичных документов Интеграция электронного архива в учетную систему - возможность получения документов через прямые ссылки Автоматизация процесса сканирования: автоматическое распознавание типа документов и определение ключевых идентификаторов документа, автоматическое прикрепление скана к документу учетной системы Исключение двойного сканирования для документов, относящихся к разным направлениям учета Возможность доступа для сотрудников функциональных подразделений для самостоятельного получения информации о прохождении документов и копий документов. 6 Текущий статус внедрения электронного архива 350 Количество документов, тыс. шт. 300 250 200 150 100 50 СЭД ЭА (FileNet) С февраля 2014г. передача первичных документов в ЕЦО осуществляется через электронный архив из всех макро-регионов ОАО МТС и дочерних компаний, которым оказываются услуги по ведению бухгалтерского и налогового учета Ежемесячно в ЕЦО обрабатывается около 200 тысяч документов 0 7 Объемы документооборота Распределение документооборота по типу документов и системам Дебиторы ЭА 2,0% МПЗ-ЭА; 12,7% Кредиторы - ЭА 80,0% ОС - СЭД 4,9% Физ.лица СЭД 0,4% В настоящий момент ~95% документооборота проходит через электронный архив Исключение составляют: • документы по движению ОС (проводится доработка шаблонов) • документы по расчетам с контрагентами–физическими лицами (защита персональных данных – согласование) . Для передачи этих документов используется «СЭД». 8 Схема документооборота: отражение и проверка первичных документов Получение или создание первичных документов сотрудниками ФП •Создание транзакции в учетной системе Передача документов в ГУИК в регионах •Первичная визуальная проверка правильности оформления Передача электронной копии документа в ЕЦО •Сканирование •Верификация документов Обратная связь исполнителю в ФП •Информирование о необходимости исправлений в первичный документ или изменение в учетную систему Проверка документа в ЕЦО бухгалтером при необходимости прикрепление ссылок ЭА к документам OEBS Создание учета бухгалтером ЕЦО при корректности документов и транзакций Архивация в ГУИК регионов Блокировка или отмена документа в учетной системе при обнаружении ошибок 9 Пользователи электронного архива Налоговая инспекция и другие инстанции Приглашенные аудиторы Бухгалтера ЕЦО и ГУиК Специалисты функциональных блоков Внутренний контроль и аудит 250 рабочих мест сотрудников ГуИК 700 рабочих мест бухгалтеров ЕЦО Доступ других пользователей – через учетную систему в соответствии с полномочиями 10 Функциональная схема электронного архива 1. Сканирование бумажных документов, отправка на сервер обработки Oracle e-Business Suite 3. Сохранение сканированного образа и распознанных данных в структурированном архиве 4. Передача в Учетную систему (УС) ссылки на сканированный образ Подразделе ние 1 Подразделе ние 2 Подразделе ние N 2. Распознавание, проверка и отправка сканированного образа и распознанных данных в электронный архив FileNet 5. Доступ к сканированным образам бумажных документов как из электронного архива, так и из учетной системы 11 Распознавание атрибутов документов Первичные документы Система сканирования Типы документов Извлекаемые данные Акт выполненных работ (внешний) Тип документа Счета-фактуры Номер Дата Накладная внешняя Номер Дата Накладная внутренняя ID номер Преобразованные данные XML документ Сканированный образ В настоящее время настроено 55 рабочих шаблонов Распознанные и проверенные данные, а также электронные копии документов сохраняются в базу данных, информационную систему или в файл Экспорт в электронный архив FileNet происходит в автоматическом режиме На основании атрибутов в карточке документ электронного архива связывается с документом в 12 OEBS Сценарий привязки документов Типы пакетов документов определяют сценарий привязки сканированных образов к документам OEBS Внутренние документы из OEBS Унифицированные или частично стандартизированные формы Неунифицированные формы Формы, имеющие IDномер , распечатанные из OEBS: авансовый отчет, приходный ордер М-4, документы на реализацию и т.д. Основная доля документов, например: КС-2, КС-3, Счет-фактура, ОС-1, ТОРГ-12 и т.д. Произвольные формы: платежный лист, счет на оплату, счет-проформа, акт выполненных работ и т.п. Распознавание и последующий экспорт происходит автоматически Распознавание вида документов происходит автоматически, но часть информации вводится вручную (например, номер квитанции), после чего скан документа экспортируется в ЭА На станцию верификации подобный документ приходит как «Неизвестный», вручную осуществляется наложение шаблона документа, заполнение необходимых реквизитов и последующий экспорт в ЭА 13 Структура электронного архива Единое хранилище документов для всех подразделений компании Структурированное хранилище Поддержка версионности документов Разграничение прав доступа сотрудников к документам в соответствии с регламентом компании Поддержка функций подчиненности документов (Родительский документ - > Дочерние документы) 14 Этапы обработки документов в ГУиК Группы учета и контроля (ГУиК) – региональное структурное подразделение бухгалтерской службы осуществляет прием, передачу в ЕЦО и архивирование документов. Бухгалтера ГУиК Бухгалтера ГУиК ИТ Поддержка FileNet 15 Обработка документов на станции сканирования Станция сканирования ABBYY — это программное решение для поточного сканирования большого объема документов Станция сканирования позволяет: • осуществлять управление сканером • контролировать качество сканируемых изображений • подготовить изображения к дальнейшей обработке Станция сканирования работает: • в локальной сети • удаленно, через Интернет Документы размещаются в сканер и запускается процесс сканирования. Отсканированные изображения поступают на распознавание, в процессе которого программа автоматически идентифицирует документы, находит значимые поля, извлекает данные и запускает правила проверки. При необходимости, по окончании распознавания запускается процесс визуальной проверки данных и ошибок правил. Распознанные и проверенные данные, а также электронные копии документов сохраняются в базу данных, информационную систему или в файл. Скорость сканирования - 20 стр./мин HP Scanjet Professional 3000 L2723A 16 Обработка документов на станции верификации Станция верификации – процесс проверки данных – самый трудоемкий этап работы бухгалтера ГУиК На станции верификации проводятся операции: Верификация сборки документов – проверка правильности сборки страниц в документы; Групповая верификация – визуальная проверка группы одинаково распознанных символов; Контекстная верификация – проверка неуверенно распознанных символов в контексте полей с известной областью значений; Верификация правил – проверка ошибок правил; Проверка целостности пакета – запуск скриптов проверки целостности пакета и исправление ошибок. 17 Обработка документов на станции верификации Уверенность в автоматическом распознавании полей показывается в интерфейсе программы Станция верификации в виде процентов ~75-80% автоматическое распознавание документов 18 Обработка документов на станции верификации Распознавание документов в ABBYY Обработка документов на станции верификации документов в ABBYY Первичное распознавание производится автоматически: программа определяет реквизиты документа по расположению статических элементов, производит наложение Распознавание определений и распознает данные из указанных в определении документа областей - полей 19 Обработка документов на станции верификации На этапе верификации система последовательно показывает значения полей, содержащих неуверенно распознанные символы, или полей, подлежащих обязательной верификации Исправление осуществляется вводом корректных значений с клавиатуры 20 Карточка документа в электронном архиве По результатам обработки на станциях сканирования и верификации в электронном архиве сохраняется Карточка документа, содержащая информацию о датах сканирования документа, типе документа и содержащая связанный образ сканированных документов Доступ к карточкам документов в электронном архиве ограничен полномочиями. Для сотрудников ЕЦО доступно поле «Комментарий» для ввода информации о причинах блокировки документов Поле «Статус» определяет этап и результат проверки документов 21 Интеграция электронного архива в учетную систему (OEBS) Электронный архив обеспечивает: Автоматическое или ручное прикрепление ссылки на сканированный образ к документу в учетной системе. Способ прикрепления определяется сценарием обработки типа документов Интерфейс для просмотра списка прикрепленных/неприкрепленных документов Построение отчетности о поступивших из электронного архива документах Просмотр истории прикреплений сканированных образов Импорт документов из электронного архива в учетную систему осуществляется запуском программы из OEBS Прикрепление сканированного образа документа в электронном архиве через инструментарий в учетной системе Запуск программы осуществляется по графику каждые 50 минут. Существует возможность задать временные параметры по дате сканирования для импорта документов. 22 Использование скана документа ЭА в учетной системе в разных модулях(OeBS) Системная обработка «Копирование линков» – это процесс передачи ссылки на скан документа в ЭА в учетной системе (OEBS) из одного модуля в другой для одновременной обработки бухгалтерами ЕЦО по направлениям учета При передаче документов в ЭА бухгалтер ГУиК отправляет комплект документов только один раз. Объект базового прикрепления и маршрут копирования определяется настройками для каждого типа документов ТИП ДОКУМЕНТА Акт о приемке материалов М-7 Авансовый отчет МТС_М-6-утил МТС_М-4(разукомплектование) Акт взаимозачета от контрагента Приходный ордер М-4_1 Требование-накладная М-11 Требование-накладная М-11_Перенос между СП ТОРГ-12 (реализация, № ЗП) Приходный ордер М-4_50 Пример: приобретение ТМЦ Накладная М-10_ТОРГ-12 Акт о приемке-передаче матер в монтаж М-8_38 модуль Запасы: - ТОРГ-12 (закупки), Приходный ордер М-4 модуль Кредиторы: - Счет на оплату, Счет-фактура, ТОРГ-12 (закупки), Приходный ордер М-4 Требование-накладная на передачу МБП МТС М-10 ТОРГ-12 (закупки) МТС_М-6 Акт на списание МПЗ Акт на списание МПЗ_М6_ТОРГ-12 Акт о приемке-передаче матер в монтаж М-8_07 ТОРГ-12 (реализация) 23 Контроль обработки документов Отчет «Реестр счетов-фактур (Excel)» - позволяет сотрудникам ФП, создавшим СФ в OEBS, и бухгалтерам ГУиК ежедневно отслеживать статус обработки документов в модуле Кредиторы. При наличии некорректного оформления первичных документов или счетов-фактур в OEBS в поле «Основание блокировки» бухгалтера ЕЦО проставляют соответствующий комментарий Информация о блокировках и комментарии о необходимых действиях доступны бухгалтерам ГУиК и сотрудникам ФП через отчет «Реестр счетов-фактур» Это сигнал сотрудникам функциональных подразделений для незамедлительных действий по исправлению пакета документов, ошибок в созданных документах OEBS или корректировки привязки документа Бухгалтера ГУиК также используют отчет для контроля за предоставлением исправленных документов Контроль обработки В других модулях аналогичные функции исполняет «Отчет о прикрепленных документах» документов 24 Контроль обработки документов • «Реестр неприкрепленных документов» позволяет определить перечень рабочих документов для документов, обрабатываемых по сценарию «Сканирование, ручное прикрепление бухгалтером ЕЦО» • Бухгалтера ГУиК по этому отчету могут выявить некорректно верифицированные документы и своевременно исправить ошибку Например, на документе сотрудником ФП указан несуществующий номер квитанции или произошла опечатка при вводе номера на станции верификации 25 Поиск документов в электронном архиве Электронный архив позволяет осуществлять поиск документов по заданным параметрам. Поиск проводится по информации в полях Карточки документа Вариант простого поиска: Использование электронного архива существенно сокращает время подготовку копий документов 26 Поиск документов в электронном архиве Вариант расширенного поиска: Результат поиска отражается в виде реестра карточек документов. 27 Карточка документа в OEBS Доступ пользователей учетной системы к сканированным образам документов осуществляется через карточку документа, связанную с документом в OEBS Информация о документах в OEBS 28 Поиск документов в архиве из OEBS В электронном архиве сканированный образ документа можно просмотреть открыв ссылку (1) в форме Карточка документа. Открытый в веб-интерфейсе документ можно просмотреть или извлечь, отправив на печать или сохранив на выбранный доступный файловый ресурс (2) 1 2 29 Преимущества внедрения электронного архива Замена СЭД на новое ПО FileNet позволила: получить единый электронный архив документов для всех подразделений компании изменить подход к проверке документов интегрировать данные электронного архива в учетную систему OeBS, что оптимизирует время на поиск документа для проверки бухгалтером и для предоставления проверяющим обеспечить оперативное информирование сотрудников функциональных блоков о прохождении документов в их зоне ответственности обеспечить разграниченный полномочиями доступ сотрудников функциональных блоков к первичным документам, что позволяет получать детальную информацию по операциям в учетной системе без обращения в бухгалтерскую службу поддерживать версионность документов использовать возможность экспорта/импорта объектов – разные сценарии попадания документов в ЭА: через сканирование или импорт из учетной системы • Любой сотрудник компании любого подразделения и любого филиала пользуется единым интерфейсом для работы с документами 30 Перспективы развития электронного архива Перевод электронного архива на базу OEBS – снижение стоимости обслуживания Расширение перечня отчетов из учетной системы со ссылками на сканированные образы документов в ЭА: Расширение перечня обрабатываемых документов ЕЦО: передача первичных документов по движению ОС (в настоящий момент в стадии доработки и тестирования) Расширение перечня обрабатываемых документов в рамках проектов других функциональных подразделений (HR…) 31 Единый Центр обслуживания ОАО «МТС» 603140, г. Нижний Новгород пл. Комсомольская, 2а тел. +7 (831) 410-96-00 Любое несанкционированное использование, копирование или распространение материалов, содержащихся в данной презентации запрещено. 32
© Copyright 2022 DropDoc
