Должностная инструкция координатора продаж

Утверждаю
Генеральный директор
ООО «СетьПроект Урал»
В. М. Шабад
Должностная инструкция
координатора продаж
Оргструктура компании «СетьПроект»
128236v11
© 2011 СетьПроект®
1/8
1. Аннотация
Координатор продаж — начальная должностная позиция в Службе продаж Коммерческого
департамента компании «СетьПроект».
Основная задача найма координатора продаж — разгрузить менеджеров Службы продаж от
выполнения рутинных задач и, благодаря этому, повысить эффективность и оперативность
их деятельности.
Предполагается, что по мере накопления координатором знаний и опыта работы, менеджеры
Службы продаж будут делегировать координатору всё больший объем функций с дальнейшим переводом координатора продаж в менеджеры Службы продаж и наймом нового координатора.
© 2011 СетьПроект®
2/8
Оглавление
1. Аннотация
2
2. Ключевые функции
4
3. Необходимые знания
5
4. Необходимые умения
5
5. Необходимый опыт
6
6. Необходимое образование
6
7. Показатели качества работы
6
8. Персонал, с которым взаимодействует работник
8
9. Другие условия работы
8
© 2011 СетьПроект®
3/8
2. Ключевые функции
Координатор продаж выполняет следующие функции.
1

Ведет мониторинг тендеров1 по заданной тематике и помещает тендерную документацию в информационные библиотеки2.

Ведет мониторинг изменений и разъяснений тендерной документации, а также мониторинг жалоб в ФАС и решений по ним, касающихся выбранных тендеров.

Готовит пакеты формальных документов для тендеров (анкеты, сертификаты и т. п.),
при необходимости сканирует и (или) распечатывает их согласно требованиям тендерной документации.

Оформляет коммерческие предложения для тендеров согласно требованиям тендерной
документации, корпоративным шаблонам «СетьПроекта» и утвержденным бюджетам
проектов, при необходимости выкладывает их на электронные торговые площадки.

Выставляет от имени «СетьПроекта» котировки на электронных торговых площадках согласно требованиям тендерной документации и утвержденным бюджетам проектов (если
тендеры проводятся в электронной форме).

Обеспечивает надлежащую упаковку формальных документов и коммерческих предложений для тендеров и их своевременную доставку заказчику3 (если тендеры проводятся
не в электронной форме).

Контролирует наличие необходимых формальных документов для тендеров и аккредитации на электронных торговых площадках (выписки из ЕГРЮЛ и т. п.); при необходимости обеспечивает актуализацию этих документов.

Готовит для Службы закупок формальные запросы дистрибуторам на поставку товаров,
требуемых условиями тендеров.

Готовит на основе корпоративных шаблонов первичные версии бюджетов проектов согласно условиям тендерной документации и ответам дистрибуторов4.

Ведет внутреннюю отчётность по подготовке документов для тендеров и по итогам тендеров.

Выполняет поручения Коммерческого директора и менеджеров Службы продаж в рамках участия компании в тендерах.
Конкурсов, аукционов, запросов котировок, запросов цен и т. п.
2
Координатор продаж выполняет лишь пе рв и ч ны й отбор тендеров; решение о дальнейшем участии компании в том
или ином тендере принимает Коммерческий директор.
3
В том числе, самостоятельно заполняет накладные для курьерской службы.
4
Дальнейшую доработку этих бюджетов обеспечивает менеджер Службы продаж.
© 2011 СетьПроект®
4/8
3. Необходимые знания
Координатор продаж должен знать:
1.
стратегию компании «СетьПроект»; в том числе, портфель целевых продуктов;
2.
основы законодательства в области продаж и закупок;
3.
принятые в компании правила оформления документов на основе корпоративных шаблонов;
4.
принятые в компании правила ведения информационных библиотек;
5.
принятые в компании правила подготовки отчётности по продажам;
6.
принятые в компании правила подготовки бюджетов проектов;
7.
принятые на основных электронных торговых площадках правила участия в торгах;
8.
принятые у курьерских служб (СПСР, DHL и др.) правила оформления накладных и
упаковки отправляемых документов;
9.
пакет Microsoft Office в объеме, достаточном для подготовки и комментирования текстовых документов и электронных таблиц, переписки по электронной почте, приема
приглашений на собрания;
10. систему электронного документооборота DIRECTUM в объеме, достаточном для ведения информационных библиотек, для выдачи, исполнения и приёмки поручений;
11. русский язык в объеме, достаточном для точного, чёткого и грамотного описания планируемых и выполненных работ, обнаруженных проблем и способов их решения;
12. английский язык в объеме, достаточном для беглого чтения и правильного понимания
рекламных материалов и прайс-листов на целевые продукты.
4. Необходимые умения
Координатор продаж должен уметь:
1.
использовать системы мониторинга тендеров BiCo Tender и InitPro для мониторинга
тендеров по заданной тематике;
2.
использовать общероссийский сайт информации о закупках http://zakupki.gov.ru/ для
получения информации о тендерах и жалобах в ФАС по заданной тематике;
3.
использовать систему электронного документооборота DIRECTUM для ведения информационных библиотек, а также выдачи, исполнения и приёмки поручений;
4.
готовить формальные документы по корпоративным шаблонам Microsoft Word и Microsoft Excel;
5.
подавать заявки и котировки на основных электронных торговых площадках;
6.
готовить запросы дистрибуторам на поставку товаров, требуемых условиями тендеров;
© 2011 СетьПроект®
5/8
7.
готовить на основе корпоративных шаблонов первичные версии бюджетов проектов согласно условиям тендерной документации и ответам дистрибуторов;
8.
вести внутреннюю отчётность по подготовке документов для тендеров и по итогам тендеров;
9.
быстро и правильно выполнять поручения Коммерческого директора и менеджеров
Службы продаж в рамках участия компании в тендерах.
Кроме того, координатор продаж должен уметь:
10. правильно использовать принятые в компании шаблоны и инструменты работы, а также
информационные библиотеки;
11. планировать собственную работу; оценивать продолжительность работ, не поддающихся точному планированию, и требуемые для таких работ ресурсы;
12. делать разумные предположения при недостатке информации;
13. определять возможность самостоятельно решить задачу; в случае выхода ситуации за
пределы знаний и навыков либо сферы деятельности незамедлительно докладывать руководству о сложившемся положении с оценкой дополнительных ресурсов, требуемых
для решения поставленной задачи;
14. доходчиво и доброжелательно общаться даже с самым непонятливым, грубым или
навязчивым собеседником.
5. Необходимый опыт
Опыт работы не требуется.
6. Необходимое образование
Требования к образованию не предъявляются.
Высшее техническое или экономическое образование приветствуется.
7. Показатели качества работы
Работа координатора продаж оценивается по совокупности ряда показателей, описанных
ниже. По результатам оценки координатору продаж выплачиваются премии в соответствии с
действующим Положением о премировании в компании «СетьПроект».
© 2011 СетьПроект®
6/8
При назначении премии за качество работы принимаются во внимание следующие показатели.

Полнота и своевременность выявления тендеров по заданной тематике.

Правильность атрибутирования и оперативность помещения тендерной документации в
информационные библиотеки.

Полнота и своевременность выявления изменений и разъяснений тендерной документации, а также жалоб в ФАС и решений по ним, касающихся выбранных тендеров.

Правильность, аккуратность и своевременность подготовки пакетов формальных документов и коммерческих предложений для тендеров, их выкладывания на электронных
торговых площадках.

Правильность и оперативность выставления от имени «СетьПроекта» котировок на
электронных торговых площадках.

Правильность и оперативность упаковки и доставки формальных документов и коммерческих предложений для тендеров, которые проводятся не в электронной форме.

Актуальность необходимых формальных документов для тендеров и аккредитации на
электронных торговых площадках.

Правильность, аккуратность и своевременность подготовки формальных запросов дистрибуторам на поставку товаров, требуемых условиями тендеров.

Качество подготовки первичных версий бюджетов проектов и их соответствие условиям
тендерной документации и ответам дистрибуторов.

Правильность и своевременность ведения отчётности по подготовке документов для
тендеров и по итогам тендеров.

Чёткость и своевременность приёмки и выполнения поручений руководителя департамента и менеджеров Службы продаж.

Соблюдение действующего законодательства и локальных нормативных актов компании.

Правильность и своевременность привлечения другого персонала, если поставленная
задача не может быть решена собственными силами.

Своевременность, точность и полнота извещения руководителя и другого персонала о
выходе ситуации за пределы знаний, навыков или сферы деятельности; точность оценки
потребности в дополнительных ресурсах.

Точность описания проблем, решённых собственными силами или с привлечением другого персонала, и способов их решения.

Вежливость и доброжелательность в общении с другими людьми.
Премии за качество работы назначаются и выплачиваются ежемесячно.
© 2011 СетьПроект®
7/8
8. Персонал, с которым взаимодействует
работник
По служебным вопросам координатор продаж взаимодействует со всем персоналом компании «СетьПроект» и со специалистами и руководителями различных уровней компанийконтрагентов.
Координатор продаж выполняет поручения Коммерческого директора и менеджеров Службы
продаж.
Порядок взаимодействия координатора продаж с другим персоналом определяется Коммерческим директором.
9. Другие условия работы
Обеспечиваются постоянное профессиональное обучение и подготовка к переходу на должность менеджера Службы продаж. Приветствуются участие в профессиональных сообществах, выступления на профессиональных конференциях и публикации в профессиональной
прессе.
Обеспечивается гибкий режим рабочего времени. Возможность удаленной работы координатора продаж определяется его руководителем с учётом загрузки текущими задачами и участием в совещаниях.
Изредка возможны командировки продолжительностью до нескольких дней.
Внешний вид и манера общения должны соответствовать общепринятым нормам для персонала, вовлеченного в общение с заказчиками; может потребоваться ношение костюма.
Координатор продаж обязан соблюдать установленные в компании режимные требования:
по защите конфиденциальной информации, по криптозащите информации и по доступу на
территорию компании.
© 2011 СетьПроект®
8/8