руководящий документ - пгути

Государственное образовательное учреждение
высшего профессионального образования
ПОВОЛЖСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ
ТЕЛЕКОММУНИКАЦИЙ И ИНФОРМАТИКИ
РУКОВОДЯЩИЙ
ДОКУМЕНТ
РД ПГУТИ
1.41.4 - 2009
Система управления качеством образования
ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО В ПГУТИ
Инструкция
Самара
2009
РД ПГУТИ 1.41.4 - 2009
ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО В ПГУТИ
Инструкция
Предисловие
1 РАЗРАБОТАН
Отдел документационного обеспечения (ОДО)
Исполнители:
Марсакова Т.В. – начальник ОДО
Каминир В.О. – начальник АКУ
2 ВНЕСЕН
Отделом документационного обеспечения
3 УТВЕРЖДЕН И ВВЕДЕН В ДЕЙСТВИЕ
приказом ректора № 64-3 от 05.06.2009 г. в качестве руководящего
документа РД ПГУТИ 1.41.4 - 2009 «Делопроизводство в ПГУТИ.
Инструкция»
4 ВВЕДЕН ВЗАМЕН РД ПГАТИ 1.41.4–2006 «Делопроизводство в ПГАТИ.
Инструкция»
2
РД ПГУТИ 1.41.4 - 2009
ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО В ПГУТИ
Инструкция
Содержание
1 Область применения и ответственность ............................................
5
2 Нормативные ссылки ...........................................................................
6
3 Обозначения и сокращения .................................................................
6
4 Определения .........................................................................................
6
5 Документы академии ...........................................................................
7
6 Правила подготовки и оформления документов ..............................
7
7 Подготовка и оформление распорядительных и других видов
документов...........................................................................................
18
8 Контроль за исполнением документов ................................................. 25
9 Порядок прохождения и исполнения поступающей корреспонденции...................................................................................................
26
10 Порядок подготовки и прохождения исходящих и внутренних
документов ..............................................................................................28
11 Регистрация и индексация документов................................................. 28
12 Построение справочного аппарата ........................................................29
13 Работа исполнителей с документами ....................................................29
14 Печатание и тиражирование документов ............................................. 30
15 Учет и хранение печатей и штампов.....................................................30
16 Составление номенклатуры дел ............................................................31
17 Формирование дел .................................................................................. 31
18 Экспертиза ценности документов .........................................................32
19 Оформление дел ......................................................................................33
20 Составление описей дела........................................................................ 34
21 Оперативное хранение документов и дел............................................. 35
22 Передача дел в архив .............................................................................. 35
23 Управление документом ...................................................................... 36
Приложение А Перечень реквизитов документов ..........................
37
Приложение Б Буквенно-цифровое обозначение структурных подразделений ..............................................................
38
Приложение В Образец приказа ........................................................... 40
3
РД ПГУТИ 1.41.4 - 2009
ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО В ПГУТИ
Инструкция
Приложение Г Образец распоряжения ................................................. 42
Приложение Д Образец расположения реквизитов документа на бланке формата А4 ..........................................................44
Приложение Е Образец общего бланка письма................................... 45
Приложение Ж Образец углового бланка письма ...............................46
Приложение И Телетайпограмма ..........................................................47
Приложение К Телефонограмма ...........................................................48
Приложение Л Перечень нерегистрируемой корреспонденции...............................................................................................49
Приложение М Образец оформления обложки дела...........................50
Приложение Н Образец акта о выделении к уничтожению
документов, не подлежащих хранению ........................................ 51
Приложение П Образец описи дел временного (свыше 10
лет) хранения ...................................................................................53
Приложение Р Образец описи дел по личному составу .....................54
Приложение С Образец описи дел постоянного хранения................. 55
Приложение Т Образец номенклатуры дел.......................................... 56
4
РД ПГУТИ 1.41.4 - 2009
ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО В ПГУТИ
Инструкция
1 Область применения и ответственность
1.1 Настоящая Инструкция устанавливает единую систему делопроизводства в университете, порядок подготовки, оформления, прохождения, контроля за исполнением, учетом, хранением, печатанием, копированием и тиражированием служебных документов.
1.2 Руководство и контроль за ведением делопроизводства в университете осуществляет отдел документационного обеспечения (ОДО).
Отдел документационного обеспечения разрабатывает предложения
ректору университета по вопросам организации ведения делопроизводства,
проверяет состояние делопроизводства в структурных подразделениях университета, организует обучение работников, ответственных за ведение делопроизводства.
1.3 Ответственность за организацию делопроизводства, своевременное
и качественное исполнение документов, их сохранность возлагается на руководителей структурных подразделений университета (управлений, отделов, деканатов, кафедр).
Руководители структурных подразделений должны принимать меры к
сокращению переписки, обеспечивать правильное и рациональное использование средств оргтехники, расходование служебных бланков и бумаги.
1.4 Непосредственное ведение делопроизводства в структурных подразделениях возлагается на сотрудников, назначенных ответственными за эту работу, которые обеспечивают учет и прохождение документов в соответствии с
настоящей Инструкцией.
Начальник ОДО ведет список лиц, назначенных ответственными за ведение делопроизводства в структурных подразделениях.
При уходе работника в отпуск, болезни, убытии в командировку, обязанности по ведению делопроизводства и документооборота передаются другому работнику.
При увольнении или перемещении ответственного за ведение делопроизводства производится передача дел и документов, о чем составляется приемосдаточный акт, который утверждается руководителем структурного подразделения. Копия акта передается в отдел документационного обеспечения.
1.5 Работники структурных подразделений несут ответственность за
выполнение требований Инструкции, сохранность находящихся у них служебных документов. Об утрате документов немедленно докладывают руководителю подразделения и сообщают в ОДО.
Передача документов, их копий работникам сторонних организаций допускается с разрешения руководства вуза.
1.6 Запрещается переписка между структурными подразделениями вуза.
Ведение переписки с вышестоящими организациями осуществляется
ректором, проректором (по поручению ректора).
5
РД ПГУТИ 1.41.4 - 2009
ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО В ПГУТИ
Инструкция
Ведение переписки от имени вуза с другими организациями осуществляется ректором, проректорами, а также другими должностными лицами по их
поручению.
1.6 Положения Инструкции также распространяются на организацию
работы с документами, создаваемыми средствами вычислительной техники.
1.7 Порядок работы с секретными документами, документами с грифом
«ДСП», письмами, заявлениями и жалобами граждан определяется специальными нормативными документами университета.
2 Нормативные ссылки
Положение разработано в соответствии с:
- «Примерной инструкцией по делопроизводству в высшем учебном заведении». Утвержденной приказом Минобразования России № 2286 от 24 июля
2000 г.;
- ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требование к оформлению документов»;
- ГОСТ Р 1.5-2002. «Государственная система стандартизации Российской Федерации. Стандарты. Общие требования к построению, изложению,
оформлению, содержанию и обозначению».
3 Обозначения и сокращения
ГОУВПО ПГУТИ – Государственное образовательное учреждение высшего профессионального образования «Поволжский государственный университет телекоммуникаций и информатики»
ОДО – отдел документационного обеспечения
ГОСТ – государственный стандарт
4 Определения
Дело – совокупность документов (документ), относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку.
Делопроизводство – отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.
Документ – зафиксированная на материальном носителе информация с
реквизитами, позволяющими его идентифицировать.
Номенклатура дел – систематизированный перечень наименований дел,
заводимых в организации с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.
6
РД ПГУТИ 1.41.4 - 2009
ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО В ПГУТИ
Инструкция
Организация документов в делопроизводстве – формирование комплексов документов, создаваемых в управленческой деятельности, по определенным правилам, обеспечивающим движение, поиск и хранение документов.
Система организационно-распорядительной документации – система документации, фиксирующей решения административных и организационных
вопросов, вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования
деятельности органов власти, учреждений, предприятий, организаций, их подразделений и должностных лиц.
Унифицированная система документации (УСД) – система документации,
созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности.
Унифицированная форма документа (УФД) – совокупность реквизитов,
установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации.
5 Документы университета
5.1 В университете издаются следующие документы: приказы, распоряжения, инструкции, положения, регламенты и другие документы в соответствии со стандартами ПГАТИ.
5.2 В целях эффективного использования вычислительной техники (ВТ) в
вузе устанавливаются единые правила оформления документов.
Для сокращения количества документов в университете разработаны их
унифицированные формы, представляющие совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в этой сфере деятельности задачами.
6. Правила подготовки и оформления документов
6.1 Документирование управленческой деятельности.
Документирование управленческой деятельности заключается в фиксации на бумаге или других носителях по установленным правилам управленческих действий, т.е. создании управленческих документов.
Документирование осуществляется на естественном языке (рукописные,
машинописные документы, в том числе телеграммы, телефонограммы и т.д.), а
также на искусственных языках с использованием машинных носителей. При
подготовке и оформлении документов необходимо соблюдать правила, обеспечивающие юридическую силу документов, оперативное и качественное их исполнение и поиск, возможность обработки документов с помощью средств вычислительной техники.
Документ имеет юридическую силу при наличии реквизитов, обязательных для данного вида документа (наименование организации – автора документа, название вида (унифицированной формы документа), дата, индекс, заголовок к тексту, текст, визы, подпись). (Приложение А).
7
РД ПГУТИ 1.41.4 - 2009
ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО В ПГУТИ
Инструкция
6.2 Бланки документов.
Документы оформляются на бланках университета, которые должны
иметь установленный комплекс обязательных реквизитов и стабильный порядок их расположения (расположение реквизитов на бланках организационнораспорядительных документов должно соответствовать ГОСТ Р 6.30-2003
«Унифицированный системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».
В университете применяются бланки:
- общий бланк;
- бланк письма;
- бланк конкретного вида документа.
Устанавливается два стандартных формата бланков документов – А4 (210
х 297 мм) и А5 (148 х 210 мм).
Употребление бланков произвольной формы не разрешается.
Формы бланков писем и порядок расположения реквизитов приведены в
приложениях № № Д, Е, Ж.
6.3 Оформление реквизитов документов.
6.3.1 Наименование организации – автора документа. Наименование
университета указывается в точном соответствии с уставом университета. Сокращенное наименование помещается вслед за полным наименованием, например:
Государственное образовательное учреждение высшего
профессионального образования
«Поволжский государственный университет телекоммуникаций и информатики»
ГОУВПО ПГУТИ
6.3.2 Наименование вида документа. Название документа должно соответствовать его содержанию.
6.3.3 Дата документа. Датой документа является:
- дата его принятия - для документа, принимаемого коллегиальным органом;
- дата его утверждения - для документа, требующего его утверждения;
- дата его подписания - для всех остальных документов.
Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или
утверждающим документ. Для документов, составленных одновременно несколькими организациями, датой документа является дата подписания его последней организацией.
Дата подписания, утверждения, согласования документа, а также даты,
содержащиеся в тексте, должны оформляться цифровым способом. Элементы
8
РД ПГУТИ 1.41.4 - 2009
ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО В ПГУТИ
Инструкция
даты приводятся арабскими цифрами, разделенными точками в одну строку в
следующей последовательности: число, месяц, год. Например: 08.09.2006.
В текстах отдельных документов, в т.ч. содержащих сведения финансового характера, применяется словесно-цифровой способ оформления дат: 10 февраля 2006 г.
6.3.4 Подпись документа. Документы направляемые университетом в
вышестоящие органы управления, подписываются ректором или проректорами
по его поручению. Документы, направляемые в адрес других организаций, учреждений и предприятий, могут подписываться руководителями структурных
подразделений.
В состав подписи входят:
наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, или сокращенное – на документе,
оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы,
фамилия), например:
Ректор Поволжского государственного
университета телекоммуникаций и
информатики
Личная подпись
В.А. Андреев
или на бланке:
Ректор
Личная подпись
В.А. Андреев
При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности по подчиненности, например:
Ректор ПГУТИ
Личная подпись
В.А. Андреев
Главный бухгалтер
Личная подпись
Е.Б. Букина
При подписании документа несколькими лицами равных должностей, их
подписи располагают на одном уровне. Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, то документ подписывается его заместителем, или лицом, исполняющим его обязанности, например:
Проректор по НИ
Личная подпись
Проректор по УВР
В.А. Бурдин
Личная подпись
А.И. Тяжев
9
РД ПГУТИ 1.41.4 - 2009
ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО В ПГУТИ
Инструкция
При подписании совместного документа первый лист оформляют не на
бланке.
В документах, составленных комиссией, указываются не должности лиц,
подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии
с распределением, например:
Председатель комиссии
Личная подпись И.И. Петров
Члены комиссии
Личная подпись А.Н. Сокова
Личная подпись А.С. Красавин
Личная подпись О.И. Рысков
Не допускается подписание документов с предлогом «за» или проставление косой черты перед наименованием должности.
6.3.5 Согласование документа. При необходимости оценки целесообразности документа, его обоснованности и соответствия действующему законодательству и правовым актам проводится согласование документа. Согласование может проводиться как внутри вуза (подразделениями и должностными
лицами), так и вне его (с неподчиненными организациями).
Внутреннее согласование оформляется путем визирования проекта документа должностным лицом. Виза включает в себя личную подпись, ее расшифровку, дату визирования, должность визирующего.
Замечания и дополнения к проекту документа излагают на отдельном
листе, подписывают и прилагают к документу.
Для документа, подлинник которого остается в университете, виза проставляется в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника
документа.
Возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования.
Допускается, по усмотрению ректора, полистное визирование документа
и приложений к нему.
Внешнее согласование оформляется соответствующим грифом.
Гриф согласования располагается ниже подписи на лицевой стороне документа и включает в себя слово СОГЛАСОВАНО (без кавычек), наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи и даты согласования, например:
10
РД ПГУТИ 1.41.4 - 2009
ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО В ПГУТИ
Инструкция
СОГЛАСОВАНО
Заместитель Министра образования
и науки Российской Федерации
личная подпись инициалы, фамилия
Дата
Если согласование осуществляется письмом или протоколом, гриф согласования оформляется следующим образом:
СОГЛАСОВАНО
Протокол заседания Ученого совета ПГУТИ
от 10.12.2008 № 6
СОГЛАСОВАНО
Письмо Минобрнауки России
от 12.05.2006 № 06-15/1945-Р
Грифы согласования могут располагаться на отдельном листе согласования, если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций. На документе делается отметка «Лист согласования прилагается».
Внешнее согласование в зависимости от содержания документа осуществляется в следующей очередности:
- с подведомственными университета и сторонними организациями, когда
они выступают обязательной стороной в правоотношениях, возникающих
вследствие издания документа, или когда содержание документа затрагивает их
интересы;
- с общественными организациями в случае необходимости или в случаях, предусмотренных нормативными документами университета;
- с органами, осуществляющими государственный надведомственный
контроль (надзор) в определенной области (экологический, пожарный и т.п.);
- с вышестоящими организациями – в случаях когда законодательством
предусматривается возможность совершения управленческих действий только
с разрешения этих организаций.
6.3.6 Утверждение документа. Введение документа в действие осуществляется его утверждением. Документы утверждаются ректором (проректорами),
вышестоящими или межведомственными органами, общественными организациями, в компетенцию которых входит решение вопросов, изложенных в утверждаемых документах.
Положения о структурных подразделениях оформляются в соответствии с
требованиями СТО ПГУТИ 1.02.4-2008, подлежат утверждению ректором университета и приобретают юридическую силу с момента их утверждения.
11
РД ПГУТИ 1.41.4 - 2009
ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО В ПГУТИ
Инструкция
Утверждение документа производится проставлением грифа утверждения
в правой верхней части документа, состоит из слова УТВЕРЖДАЮ (без
кавычек), полного наименования должности лица, утверждающего документ,
личной подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения, например:
УТВЕРЖДАЮ
Ректор Поволжского
государственного университета
телекоммуникаций и информатики
подпись
В.А. Андреев
12.04.2009
При утверждении документа несколькими должностными лицами их
подписи располагают на одном уровне.
При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА,
УТВЕРЖДЕНЫ ИЛИ УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера. Например:
УТВЕРЖДЕНО
Приказом ректора Поволжского
государственного университета
телекоммуникаций и информатики
от 01.04.2009 № 82-3
или
УТВЕРЖДЕН
Решением Ученого совета ПГУТИ
от 05.04.2009 № 14
Вносить какие-либо изменения и добавления в подписанные (утвержденные) документы без разрешения лица, подписавшего (утвердившего) документ,
не допускается.
Ответственность за качество подготовки документов и достоверность содержащихся в них данных возлагается на лиц, подготовивших, завизировавших
и подписавших документы.
6.3.7 Адресование документа. В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. При
адресовании документа должностному лицу инициалы указывают перед фамилией. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают
в именительном падеже. Например:
12
РД ПГУТИ 1.41.4 - 2009
ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО В ПГУТИ
Инструкция
Московский технический университет
связи и информатизации
Отдел аспирантуры
Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном
падеже, например:
Министерство образования
и науки Российской Федерации
Управление делами
Главному специалисту
В.Г. Семкиной
или
Ректору Московского технического
университета связи и информатизации
А.С. Аджемову
Если документ отправляют в несколько однородных организаций или в
несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно, например:
Директорам филиалов Поволжского
государственного университета
телекоммуникаций и информатики
Документ не должен содержать более четырех адресатов, каждый экземпляр такового документа должен быть подписан. Слово «Копия» перед вторым,
третьим, четвертым адресатами не указывают.
При направлении документа более чем в четыре адреса составляется список на рассылку, а на каждом документе проставляется только один адрес.
В состав реквизита «Адресат» может входить почтовый адрес. Элементы
почтового адреса указывают в последовательности, установленной правилами
оказания услуг почтовой связи.
При адресовании письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес, например:
Редакция журнала
«Вестник образования»
Чистопрудный бульвар, 6,
г. Москва, 101856
13
РД ПГУТИ 1.41.4 - 2009
ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО В ПГУТИ
Инструкция
При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и
инициалы получателя, затем почтовый адрес, например:
А.А. Калинину
ул. Садовая, д. 5, кв. 12,
г. Липки, Киреевского р-на,
Тульской обл., 301264
Адрес не проставляется на документах, направляемых в правительственные учреждения и постоянным корреспондентам, в этих случаях могут применяться конверты с заранее напечатанными адресами.
6.3.8 Резолюция. В состав резолюции должны входить следующие элементы: фамилия, инициалы исполнителя, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись и дата, например
Ивановой А.И.
Прошу подготовить предложения
по данному вопросу к 10.05.2006
Личная подпись
Дата
При наличии в резолюции нескольких исполнителей указывается ответственный исполнитель (как правило, это лицо, названное в резолюции первым).
На документах, не требующих дополнительных указаний по исполнению
и имеющих типовые сроки исполнения, в резолюции указывается исполнитель,
подпись автора резолюции, дата.
Резолюция оформляется на свободном месте в заголовочной части документа или на отдельном листе.
6.3.9 Текст документа. Заголовок к тексту включает в себя краткое содержание документа. Заголовок должен быть согласован с наименованием вида
документа. Заголовок должен отвечать на вопросы: о чем (о ком)?, например:
приказ о создании аттестационной комиссии; чего (кого)?, например: должностная инструкция заведующего лабораторией.
К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок
допускается не указывать.
Отметка о контроле за исполнением документа обозначается буквой «К»
и проставляется на верхнем поле документа справа.
Текст документа составляется на русском языке.
Тексты документов оформляются в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде их соединения.
14
РД ПГУТИ 1.41.4 - 2009
ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО В ПГУТИ
Инструкция
При составлении текста в виде анкеты, наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного
числа настоящего или прошедшего времени («имеете», «владеете» или «были»,
«находились» и т.д.). Характеристики, выраженные словесно, должны быть согласованы с наименованиями признаков.
Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем
существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны
быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной
странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф.
Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) – решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы – распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления – просьбу без пояснения).
В тексте документа, подготовленного на основании документов других
организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации – автора документа, дату документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту.
Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., то его можно
разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.
В документах, действующих на принципах единоначалия (приказ, распоряжение и т.д.), а также документах, адресованных руководству организации,
текст излагают от первого лица единственного числа («приказываю», «предлагаю», «прошу»).
В документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица
единственного числа («постановляет», «решил»).
В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа («приказываем», «решили»).
Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа («слушали», «выступили», «постановили», «решили»).
В документах, устанавливающих права и обязанности университета,
структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих
описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа («отдел осуществляет функции», «в состав объединения входят», «комиссия установила»).
В письмах используют следующие изложения:
15
РД ПГУТИ 1.41.4 - 2009
ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО В ПГУТИ
Инструкция
- от первого лица множественного числа («просим направить», «направляем на рассмотрение»);
- от первого лица единственного числа («считаю необходимым», «прошу
выделить»);
- от третьего лица единственного числа («ректорат не возражает», «Ученый совет считает возможным»).
6.3.10 Оформление приложений к документу. Отметку о наличии приложения, названного в тексте письма оформляют следующим образом:
Приложение: на 5 л. в 2 экз.
Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его
наименование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких
приложений их нумеруют, например:
Приложение:
1. Положение об отделе документационного обеспечения на 5 л. в 1 экз.
2. Правила подготовки и оформления документов на 7 л. в 2 экз.
Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывают.
Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:
Приложение: письмо Росархива от 05.06.2006 № 02-6/172 и приложение к
нему, всего на 3 л.
Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то
отметку о его наличии оформляют следующим образом:
Приложение: на 3 л. В 5 экз. только в первый адрес.
В приложении к распорядительному документу (постановления, приказы,
распоряжения, правила, инструкции, положения, решения) на первом его листе
в правом верхнем углу пишется «Приложение №» с указанием наименования
распорядительного документа, его даты и регистрационного номера, например:
Приложение № 2
к приказу ректора ПГУТИ
от 05.04.2009 № 123-3
16
РД ПГУТИ 1.41.4 - 2009
ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО В ПГУТИ
Инструкция
Допускается выражение «ПРИЛОЖЕНИЕ №» печатать прописными буквами, а также центрировать это выражение, наименование документа, его дату
и регистрационный номер относительно самой длинной строки, например:
ПРИЛОЖЕНИЕ № 2
к приказу ректора ПГУТИ
от 05.04.2009 № 123-3
6.3.11 Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица
на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с
финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих
заверение подлинной подписи.
6.3.12 При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже
реквизита «Подпись» проставляется заверительная надпись: «Верно», должность лица, заверившего копию; личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия); дата заверения, например:
Верно
Заведующая канцелярией
Дата
Личная подпись
Т.И. Иванова
Копии с документов выдаются с разрешения лиц, подписавших документ и только с тех документов, которые были изданы в университете и которые касаются служебной деятельности данного структурного подразделения.
При выдаче копии документ воспроизводится полностью (бланк университета, номер, дата, содержание и т.д.).
В правом верхнем углу копии пишется слово «Копия».
При выдаче копии с копии пишется слово «Копия с копии».
На обороте документа делается отметка, когда и кому выдана копия.
6.3.13 Отметка об исполнителе включает в себя инициалы и фамилию
исполнителя документа и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом
нижнем углу, например:
А.А. Иванов
924 45 67
6.3.14 Отметка об исполнении документа и направлении его в дело
включает в себя следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа, краткие сведения об исполнении; слова «В дело»; номер дела, в котором будет храниться документ.
17
РД ПГУТИ 1.41.4 - 2009
ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО В ПГУТИ
Инструкция
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем структурного
подразделения, в котором исполнен документ, например:
Отправлен ответ по почте 25.11.2006 исх. № 235/01.
6.3.15 Отметка о поступлении документа в университет содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости –
часы и минуты), например:
ГОУВПО ПГУТИ
Вх. №__123/57___
от 05.04.2009 .
6.3.16 Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату.
7 Подготовка и оформление распорядительных и других видов
документов
К распорядительным документам относятся: приказы, распоряжения.
7.1 Приказ.
Приказ – правовой акт, издаваемый ректором университета для решения
основных оперативных задач, стоящих перед университетом. Приказ может
быть издан ректором или лицом, исполняющим обязанности ректора университета в случае его отсутствия.
Приказы издаются по вопросам основной деятельности и по личному составу.
В приказах по основной деятельности решаются вопросы учебной, хозяйственной, финансовой деятельности, планирования, отчетности, учебновоспитательного процесса, физического развития и т.п. Приказы должны
оформляться на бланке университета и иметь установленный комплекс обязательных реквизитов и стабильный порядок их расположения в соответствии с
ГОСТ Р 6.30-2003. Употребление бланков произвольной формы не допускается.
Передача приказов, их копий работникам сторонних организаций допускается
только с разрешения ректора университета. Проекты приказов разрабатываются
руководителями или отдельными должностными лицами структурных подразделений университета по поручению руководства или по собственной инициативе.
Издание приказа включает в себя: изучение существа вопроса и сбор необходимых сведений; подготовку проекта приказа; согласование проекта приказа должностными лицами; подписание ректором; регистрацию. Согласование
проекта приказа осуществляется путем визирования ответственными должностными лицами. Визируют проект: исполнитель, руководитель структурного
18
РД ПГУТИ 1.41.4 - 2009
ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО В ПГУТИ
Инструкция
подразделения, вносящего проект, руководителями всех заинтересованных подразделений, юрисконсульт, начальник ОДО и начальник ОК. Проекты приказов, исполнение которых требует финансового обеспечения, визирует главный
бухгалтер. Визы проставляются на оборотной стороне последнего листа подлинника приказа.
Приказ должен иметь заголовок, который начинается с предлога «О
(Об)», он должен быть сформулирован кратко, выражая основной содержание
документа. Например: Об утверждении …, О регистрации…, О создании…
Оформляется приказ на бланке (приложение № В) и должен иметь следующие реквизиты: название документа, дату, номер приказа, заголовок, текст,
подпись, визы, согласование. Текст приказа состоит из констатирующей и распорядительной частей. В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи предписываемых действий, факты или события, послужившие причиной
издания приказа (распоряжения).
Констатирующая часть может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении. Текст приказов в таких случаях начинается
со слова ПРИКАЗЫВАЮ (пишется без разрядки с новой строки с абзаца). При
наличии двух частей приказа распорядительная часть отделяется от констатирующей словом ПРИКАЗЫВАЮ. После слова ПРИКАЗЫВАЮ ставится двоеточие. Текст распорядительной части делится на пункты, в которых указываются исполнители, конкретные действия и сроки исполнения предписываемых
действий. Если приказ дополняет, отменяет или изменяет ранее изданные приказы или их отдельные пункты, это оговаривается в тексте. В последнем пункте
распорядительной части приказа указывается должностное лицо, на которое
возлагается контроль за исполнением приказа в целом. Например, «Контроль за
исполнением приказа оставляю за собой» или «возлагается на проректора по
УВР».
Если приказ вводит в действие какие-либо документы (инструкции, графики, правила, положения), то они оформляются в виде приложения к приказу.
В правом верхнем иглу таких документов, пишут слово «Приложение» с указанием наименования приказа, его даты, номера (если приложений несколько,
они нумеруются).
Страницы приказа и приложения нумеруются как единый документ. При
регистрации приказы нумеруются порядковыми номерами в пределах календарного года. Например: приказы по общим вопросам - № 01-3 от 10.01.2009,
по личному составу (сотрудники) - № 01-1 от 09.01.2009, по личному составу
(студенты) № 125-2 от 23.03.2009.
Копии приказа доводятся до исполнителей под роспись.
7.2 Распоряжение. Распоряжение – распорядительный документ, издаваемый ректором, проректорами университета по вопросам информационнометодического характера, а также по вопросам оперативного управления деятельностью университета (совещания, конференции и т.д.). Распоряжение не
19
РД ПГУТИ 1.41.4 - 2009
ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО В ПГУТИ
Инструкция
должно содержать предписаний, носящих нормативный характер. Подготовка и
оформление распоряжений производится по тем же правилам, что и приказа.
(Приложение № Г).
7.3 Протокол. Протокол – документ, в котором фиксируется ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях
и заседаниях коллегиальных органов.
Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной. В вводной
части заполняются следующие реквизиты: «Председатель», «Секретарь», «Присутствовали», «Повестка дня». На бланке протокола эти реквизиты могут иметь
типографское исполнение.
Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме: СЛУШАЛИ,
ВЫСТУПИЛИ, ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ). Основное содержание докладов
и выступлений помещается в тексте протокола или прилагается к нему; постановление (решение) печатается полностью.
Документ, утверждаемый коллегиальным органом, прилагается к протоколу.
Содержание особого мнения записывается в протоколе после соответствующего решения.
Протокол подписывается председательствующим на заседании и секретарем.
Протоколы нумеруются порядковыми номерами в пределах календарного
года. Протоколы совместных совещаний (собраний) должны иметь составные
номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших участие в работе совещания.
Датой протокола является дата протоколируемого события. Если оно
продолжалось несколько дней, то через тире указывают даты начала и окончания заседания.
7.4 Акт. Акт – документ, составляемый для подтверждения установленных фактов, событий, действий.
В зависимости от содержания и назначения существуют следующие акты:
сдачи-приемки (работ, материальных ценностей, документов); обследования
(состояния техники безопасности, противопожарной безопасности; условий
труда; результатов деятельности); испытаний (образцов, систем, технологий);
приема-сдачи (материальных ценностей, документов); приема-передачи (дел,
денежных средств и иных ценностей); ревизии, инвентаризации; расследования
аварий, несчастных случаев; ликвидации организации и т.д.
Акты проверок, обследований, ревизий и некоторые другие не только
фиксируют установленные факты и события, но и содержат выводы, рекомендации и предложения.
Акты составляются коллегиально, специально создаваемыми комиссиями, состав которых утверждается распорядительным документом ректора уни20
РД ПГУТИ 1.41.4 - 2009
ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО В ПГУТИ
Инструкция
верситета. Акты могут составляться и постоянно действующими комиссиями
на регулярной основе.
Текст акта состоит из двух частей: вводной и основной (констатирующей). Во вводной части указываются: основание его составления (распорядительный документ, нормативный документ, договор с указание его даты и номера), председатель и члены комиссии. В основной части излагаются сущность,
характер, методы и сроки проделанной работы, установленные факты, а также
выводы, предложения, заключения. Содержание акта может быть разделено на
пункты, содержать материал, представленный в виде таблицы.
При необходимости допускается включать в акт заключительную часть,
которая должна содержать решения, выводы или заключения комиссии, составившей его.
В конце текста акта указывается количество составленных экземпляров и
их место нахождение. Количество экземпляров акта определяется количеством
заинтересованных в нем сторон или нормативными документами. После отметки о количестве экземпляров акта следует отметка о наличии приложений к акту (если они имеются).
При составлении актов ревизий и обследований их содержание согласовывается с должностными лицами, деятельность которых отражается в акте.
Акт считается принятым и вступает в действие после его подписания всеми
членами комиссии или всеми лицами, участвовавшими в его составлении. Лицо, несогласное с содержанием акта, обязано подписать его с оговоркой о своем
несогласии. Особое мнение члена комиссии следует оформлять на отдельном
листе и прилагать к акту.
В необходимых случаях, акты утверждаются ректором университета или
вышестоящей организацией, по распоряжению которых проводились действия,
завершившиеся составлением акта.
7.5 Докладная записка. Докладная записка – документ, адресованный
руководителю организации, содержащий обстоятельное изложение какого-либо
вопроса с выводами и предложениями составителя. Докладная записка представляется ректору, проректорам университета, а также руководителям структурных подразделений.
Докладная записка составляется на стандартном листе бумаги формата
А4. Обязательными реквизитами являются: наименование структурного подразделения, наименование вида документа, дата и номер, адресат, заголовок к
тексту, текст, подпись.
Текст докладной записки состоит из двух или трех смысловых частей: в
первой части излагаются причины, факты или события, послужившие поводом
для ее написания, во второй части – анализ сложившейся ситуации, возможные
варианты ее решения, в третьей выводы и предложения о конкретных действиях, которые по мнению составителя, необходимо предпринять. Вторая часть в
21
РД ПГУТИ 1.41.4 - 2009
ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО В ПГУТИ
Инструкция
докладной записке может отсутствовать, в этом случае ее текст содержит описание сложившейся ситуации, выводы и предложения составителя.
Докладная записка подписывается составителем, если она представляется
руководителю подразделения, и руководителем подразделения, если она представляется руководству университета.
7.6 Служебная записка. Служебная записка – документ, по назначению
близкий докладной записке, но составляемый работником или руководителем
подразделения на имя ректора или проректора университета. Служебная записка оформляется на стандартном листе бумаги. Обязательными реквизитами
служебной записки являются: наименование структурного подразделения, наименование вида документа, дата, заголовок к тексту, адресат, текст, подпись.
Текст служебной записки состоит из двух частей – обоснования (изложение
причины составления) и предложения, просьбы, заявки и т.п. Служебная записка подписывается составителем или руководителем подразделения.
7.7 Объяснительная записка. Объяснительная записка – документ, объясняющий причины какого-либо действия, факта, происшествия, составляемый
работником и представляемый вышестоящему должностному лицу.
Объяснительная записка оформляется на стандартном листе бумаги и адресуется конкретному должностному лицу. Реквизитами объяснительной записки являются: наименование структурного подразделения, наименование вида документа, дата, заголовок к тексту, адресат, текст, подпись.
Текст объяснительной записки состоит из двух частей: первая часть содержит факты, послужившие поводом к ее написанию, вторая – причины, объясняющие сложившуюся ситуацию. Объяснительная записка подписывается
составителем.
7.8 Справка. Справка – документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов или событий. Справки отражают основную деятельность организации или подтверждают сведения биографического или служебного характера.
Справки, отражающие основную деятельность организации, могут быть
внешними и внутренними. Внешние справки составляются для представления в
другие организации, справки внутренние составляются для представления руководству.
Внешние справки оформляются на общем бланке университета, внутренние – на стандартном листе бумаги формата А4 аналогично докладной записке
с теми же реквизитами.
Текст справки состоит из двух частей. В первой излагаются факты, послужившие основанием или поводом для ее составления, во второй приводятся
конкретные сведения, отражающие существо вопроса.
Внешние справки подписываются ректором или проректором университета. Если справка содержит сведения финансового характера, она подписывается ректором и главным бухгалтером и заверяется гербовой печатью. Внут22
РД ПГУТИ 1.41.4 - 2009
ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО В ПГУТИ
Инструкция
ренние справки подписываются руководителем структурного подразделения
или специалистом – составителем и заверяется печатью отдела, где была составлена справка или печатью ОДО.
Справки, составляемые для подтверждения сведений биографического
или служебного характера, составляются на бланках формата А5, подписываются двумя лицами – ректором и главным бухгалтером или руководителем
подразделения – составителя справки, и заверяется гербовой печатью.
7.9 Заключение и отзыв. Заключение – документ, содержащий мнение,
выводы организации, комиссии или специалиста по какому-либо документу
или вопросу. Заключения составляются на проекты положений, постановлений,
инструкций, на научные работы (отчеты, статьи, диссертации, дипломные проекты), проекты стандартов, по результатам анализа представленных данных и
др. Заключение может быть оформлено на общем бланке (если оно подписывается ректором или проректором) или на стандартном листе бумаги (если заключение подписывается специалистом или группой специалистов). Если заключение составлено не на бланке, подпись составителя заверяется печатью ОДО.
Обязательными реквизитами заключения являются: наименование вида документа, дата документа, регистрационный номер, заголовок к тексту, текст, подпись. Текст заключения состоит из двух частей: в первой части даются краткое
изложение существа вопроса, анализ основных положений или предложений и
общая оценка. Во второй части излагаются конкретные замечания по существу
рассматриваемого вопроса или документа, выводы и предложения. Эта часть
текста заключения может состоять из отдельных пунктов, нумеруемых арабскими цифрами. Если заключение составляется на проект документа, то при отсутствии замечаний и предложений в заключении указывается: «С проектом…
согласны» или «По проекту… замечаний нет».
Близким к заключению документом по назначению и по оформлению является отзыв - документ, содержащий мнение организации или специалиста по
поводу какой-либо работы, поступившей на рассмотрение. Порядок составления и оформления отзыва соответствует порядку подготовки и оформления заключения.
7.10 Перечень и список. Перечень – документ, содержащий систематизированное перечисление предметов, лиц, объектов или работ, составленный в
целях распространения на них определенных норм или требований. Перечень
может быть самостоятельным документом или являться приложением к распорядительному документу. Оформляются перечни на стандартных листах бумаги формата А4. Если перечень является самостоятельным документом, он
оформляется с титульным листом, на котором указываются наименование документа, заголовок к тексту, место издания, год, гриф утверждения.
Список – документ, содержащий перечисление лиц, предметов, объектов
в определенном порядке, составленный в целях информирования или регистрации. Списки составляются и оформляются по тем же правилам, что и перечни,
23
РД ПГУТИ 1.41.4 - 2009
ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО В ПГУТИ
Инструкция
но не нуждаются в утверждении. Текст списка излагается в виде перечисления
объектов, нумеруемых арабскими цифрами, или в табличной форме. Список
подписывается должностным лицом, составившим его, при необходимости –
ректором или проректором университета. Списки, являющиеся приложениями
к распорядительным документам, визируются составителем.
7.11 Служебное письмо. Все служебные письма разделяются на констатирующие свершившийся факт и предваряющие возможность его свершения.
Это письма-подтверждения, письма-напоминания, письма-предупреждения,
письма-извещения. Они не требуют ответа, но их наличие имеет юридическое
значение.
Есть письма, которые сопровождают материальные ценности или другие
документы, их называют сопроводительными.
Обеспечивая предварительный обмен информацией, письмо помогает
сторонам выяснить возможности для заключения разного вида договоров и актов. Поэтому в современном делопроизводстве письмо выступает как деловой
документ, язык которого представляет известные трудности при стандартизации.
Все письма делятся по функциональному признаку на две группы: письма, требующие письма-ответа; письма, не требующие письма-ответа.
Для составления служебных писем используются бланки университета
форматов А4, А5.
7.12 Телеграммы, телефонограммы и факсимильная связь.
Телеграммы (телетайпограммы) составляются согласно приложения №И
и передаются для отправки в отдел документационного обеспечения. Текст телеграммы излагается кратко, ясно, по возможности без предлогов, союзов и местоимений, знаки препинания обозначаются: ЗПТ, ТЧК, ДВТЧ, КВЧ, ТИРЕ и
употребляются только в тех случаях, когда их отсутствие может изменить
смысл сообщения. Цифровые данные в телеграммах рекомендуется писать словами. Текст печатается на одной стороне листа через два интервала прописными буквами, без переносов, абзацев и исправлений. В телеграмме указывается
полный почтовый адрес и фамилия получателя, перед адресом указываются категории телеграммы: «Правительственная», «Срочная». В телеграмме под чертой указывается обратный адрес, сокращенное наименование университета,
должность лица, подписавшего телеграмму, его инициалы, фамилия и дата.
Правительственные телеграммы подписываются только ректором. Телеграмма
должна быть завизирована главным бухгалтером или его заместителем. Передача местных телеграмм запрещается, срочная информация в местные адреса
должна передаваться телефонограммами.
Телефонограмма используется для оперативной передачи информационных сообщений служебного характера путем устной передачи текста по каналам телефонной связи. Обязательными реквизитами телефонограммы являются: исходящий регистрационный номер; наименование должности, фамилия,
24
РД ПГУТИ 1.41.4 - 2009
ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО В ПГУТИ
Инструкция
инициалы лица, отправившего телефонограмму; фамилия, инициалы лица, принявшего телефонограмму; дата и время.
Телефонограмма составляется в одном экземпляре и подписывается ректором, проректорами или руководителем структурного подразделения. Если телефонограмма передается нескольким адресатам, к ней прилагается список организаций, которым ее направляют с указанием номеров телефонов, по которым она должна быть передана. (Приложение № К)
Передача корреспонденции по факсимильной связи в другие организации осуществляется по указанию или с разрешения руководства университета.
Оригиналы документов, переданных по факсимильной связи, подшиваются в
дело, хранящееся у сотрудника, ответственного за факсимильную связь, с указанием времени и даты передачи, а копии возвращаются в соответствующие
структурные подразделения с пометкой «FAX (дата и время)».
7.13 Автоматизация документирования.
Для подготовки документов могут применяться автоматизированные технологии. При этом создаются базы данных (корреспондентов, форм документов, трафаретных текстов и текстовых заготовок), машинные редакторские программы и др.
Порядок разработки, эксплуатации и пользования такими системами определяется стандартами в области автоматизированных технологий.
7.14 Порядок снятия и выдачи копий с документов. Копии с документов снимаются с разрешения руководителей структурных подразделений и
только с тех документов, которые были изданы в вузе и которые касаются служебной деятельности данного структурного подразделения.
При выдаче копии документ воспроизводится полностью (бланк вуза, номер, дата, содержание и т.п.).
В правом левом углу копии пишется слово «Копия».
При выдаче копии с копии следует писать «Копия с копии».
При заверении копии документа внизу после полного воспроизведения
текста пишется «Верно», ставится должность, подпись лица, заверяющего копию, его инициалы и фамилия, дата заверения.
При пересылке копии в другие учреждения или выдаче на руки отдельным лицам на ней следует проставлять гербовую печать.
На обороте основного документа делается отметка, когда и кому выдана
копия.
8 Контроль за исполнением документов
8.1 Организация контроля. Все поступающие на имя ректора вуза и в
адрес вуза документы, требующие исполнения и подготовки ответа, подлежат
контролю.
25
РД ПГУТИ 1.41.4 - 2009
ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО В ПГУТИ
Инструкция
8.1.1 Контроль за исполнением документов устанавливается в целях
обеспечения их своевременного и качественного исполнения, повышения уровня организаторской работы и исполнительской дисциплины.
8.1.2 Контролю подлежат приказы, решения советов, а также документы,
поступающие на имя ректора вуза.
8.1.3 Руководители структурных подразделений обязаны рассматривать
состояние исполнения документов с поручениями руководства вуза, а также
документы, поступившие в адрес структурного подразделения и требующие
исполнения и подготовки ответа.
8.1.4 Документ считается исполненным, когда решены окончательно все
поставленные в нем вопросы и соблюдены следующие сроки:
- если в документе поставлен срок исполнения – в указанный срок;
- документ без указания срока исполнения – в месячный срок;
- если в документе имеется пометка «Срочно» - в трехдневный срок;
- поручения без указания конкретной даты исполнения – в месячный
срок.
Срок исчисляется в календарных днях с даты подписания документа.
8.1.5 Если документ исполнен в оперативном порядке, то кроме записи
«В дело №…», подписи и даты, исполнитель должен сделать краткую запись об
исполнении.
8.2 Порядок снятия документов с контроля.
8.2.1 Документы снимаются с контроля, если решены поставленные в них
вопросы или авторам дан ответ по существу. Промежуточный ответ, равно как
и запрос по исполняемому документу или частичное исполнение поручения, не
является основанием для признания документа исполненным.
8.2.2 Снять документ с контроля могут только должностные лица или
ОДО, которые поставили его на контроль.
8.2.3 Основанием для снятия с контроля документов с поручениями руководства вуза является документ – ответ, подписанный ректором или проректором, либо справка об исполнении документа за подписью начальника структурного подразделения.
9. Порядок прохождения и исполнения поступающей
корреспонденции
9.1 Вся корреспонденция, поступающая в университет, принимается и регистрируется сотрудниками ОДО.
При приеме корреспонденции проверяется целостность конвертов, другой
упаковки и правильность адресования. Ошибочно доставленная корреспонденция пересылается отправителю.
9.2 Документы сортируются в регистрируемые и нерегистрируемые согласно Перечню (Приложение № Л).
26
РД ПГУТИ 1.41.4 - 2009
ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО В ПГУТИ
Инструкция
9.3 При вскрытии конверта (упаковки) проверяются правильность адресования и наличие вложенных документов.
При обнаружении повреждения, отсутствия документа или приложения к
нему, а также несоответствия номера, указанного на конверте, номеру вложенного документа, составляется акт в двух экземплярах, один их которых прилагается к полученному документу, а другой направляется отправителю.
Конверты от поступившей корреспонденции сохраняются и прилагаются
к документам в случаях, если адрес отправителя указан только на конверте, если дата документа и дата его отправки согласно почтовому штемпелю имеют
большие расхождения во времени, если конверт необходим в качестве оправдательного документа к расходам по оплате корреспонденции.
9.4 На всех входящих документах в правом нижнем свободном от текста
поле первой страницы документа сотрудником ОДО ставится штамп с указанием порядкового регистрационного номера и даты поступления документа.
Штамп проставляется также на всех приложениях к документу. На корреспонденции, не подлежащей вскрытию, штамп ставится на конверте.
9.5 Передача документов из одного структурного подразделения в другое
производится только через ОДО.
9.6 Документы, не требующие доклада руководству университета, передаются сотрудником ОДО для исполнения в структурные подразделения. Все
поступившие документы должны докладываться руководству в день их поступления.
9.7 Получив документы на исполнение, сотрудник университета должен
немедленно ознакомиться с их содержанием, выделить документы, требующие
срочного исполнения. Если документ направляется нескольким исполнителям,
то лицо, указанное в резолюции первым, является ответственным исполнителем, который обязан ознакомить с документом всех других в оперативном порядке (в день получения документа) и организовать в указанный срок его исполнение. В отдельных случаях такие документы могут тиражироваться и передаваться в соответствующие структурные подразделения.
9.8 Каждый сотрудник университета обязан обеспечивать оперативность,
качество исполнения и сохранность документов.
9.9 Передача документов от одного исполнителя к другому, если они являются работниками одного структурного подразделения, может производиться
только через лицо, ответственное за делопроизводство в данном структурном
подразделении.
9.10 После решения поставленных в документе вопросов, исполнитель
внизу первой страницы документа должен сделать отметку об исполнении документа и направлении его в дело, или о возвращении лицу, поручившему исполнение данного документа.
27
РД ПГУТИ 1.41.4 - 2009
ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО В ПГУТИ
Инструкция
10 Порядок подготовки и прохождения исходящих и
внутренних документов
10.1 Подготовка исходящих документов включает в себя работу по составлению проекта документа, согласованию, подписанию (утверждению), тиражированию и отправке.
10.2 До передачи исходящего документа на подпись исполнитель должен
проверить его содержание, правильность оформления, наличие необходимых
виз и приложений. Документ представляется на подпись вместе с материалами,
на основании которых он готовился.
10.3 Исходящие документы, подписанные ректором и проректорами регистрируются в ОДО и направляются через органы почтовой связи.
10.4 Внутренние документы оформляются и исполняются (используются)
в пределах университета (докладные записки, справки, и др.). Согласование
документа должно быть выполнено в течение 3-х дней. Срок согласования может быть увеличен по договоренности с лицом, утверждающим документ.
11 Регистрация и индексация документов
11.1 Регистрация документов. В университете осуществляется единая
централизованная регистрация документов сотрудниками ОДО. Регистрации
подлежат: входящая корреспонденция, адресованная на имя ректора; документы, адресованные в университет без указания конкретного адресата; входящая
правительственная корреспонденция; исходящая от имени руководства университета документация; приказы, распоряжения, протоколы, документов к заседанию Ученого совета.
Сотрудники, ответственные за ведение делопроизводства, проверяют
правильность оформления исходящих документов (наличие подписи, даты, номера, адресата, ссылки на входящий документ, согласования, отметки об исполнении и направлении в дело, фамилии исполнителя, номера телефона и
др.), заверяют их копии и вносят необходимые записи в регистрационные карточки.
Исходящие телеграммы, факсы регистрируются в журналах.
Входящие документы регистрируются в день поступления, а исходящие и
внутренние документы в день подписания.
Исходящим номером отправляемого документа-ответа является входящий номер документа-запроса.
11.1.1 Протоколы совещаний у проректоров регистрируются и хранятся в
секретариатах проректоров университета.
11.2 Индексация документов. Каждому структурному подразделению
университета для формирования регистрационных номеров документов, присваиваются цифровые индексы (Приложение № Б).
28
РД ПГУТИ 1.41.4 - 2009
ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО В ПГУТИ
Инструкция
12. Построение справочного аппарата
12.1 В отделе документационного обеспечения и других структурных
подразделениях университета справочным аппаратом являются картотеки и
журналы регистрации. Справочные картотеки и журналы в ОДО заводятся на
документы, поступившие на имя ректора и (или) в адрес университета.
Справочным аппаратом для исходящих документов является картотека
регистрации этих документов.
12.2 Справочные картотеки ведутся по каждому виду документов и строятся по корреспондентскому признаку.
13. Работа исполнителей с документами
13.1 Руководители структурных подразделений университета обеспечивают оперативное рассмотрение документов, передачу их исполнителю в день
поступления, контроль за качественным исполнением документов.
13.2 При рассмотрении корреспонденции руководитель подразделения
выделяет документы, требующие срочного исполнения. Так, документы, присланные для согласования, рассматриваются в день поступления. Исполнитель
получает документы в день их регистрации или на следующий день в соответствии с резолюцией руководителя.
Срочные документы передаются немедленно.
13.3 Исполнение документа предусматривает сбор и обработку необходимой информации, подготовку проекта документа, его оформление, согласование, представление или подписание (утверждение) ректором университета
или руководителями структурных подразделений, подготовку к пересылке адресату. Исполнитель определяет необходимое количество экземпляров документа, и передает документ на тиражирование. На документ, рассылаемый более чем в четыре адреса, исполнитель готовит список на рассылку.
13.4 При оперативном решении вопросов без составления дополнительных документов исполнитель делает отметки на документе о дате поступления
(если образовался интервал времени между поступлением документа в университет и его доставкой исполнителю), о датах промежуточного исполнения (запрос сведений, телефонные переговоры и т.д.), о дате и результате окончательного исполнения.
13.5 При наличии ответственного исполнителя, все остальные исполнители своевременно и качественно проводят анализ информации и представляют
ответственному исполнителю в установленные им сроки необходимые документы (проекты документов, справок, сведений и т.д.).
Ответственный исполнитель несет персональную ответственность за недостоверность информации, использованной при подготовке документа.
13.6 Исполнитель несет ответственность: за несоблюдение требований
исполнительской дисциплины; за неправильное использование действующих
29
РД ПГУТИ 1.41.4 - 2009
ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО В ПГУТИ
Инструкция
нормативных документов в подготовке, оформлении и исполнении документов;
за соблюдение установленного срока исполнения.
13.7 Исполнитель имеет право пользоваться автоматизированным банком
данных университета, справочно-информационными фондами и библиотекой
для получения необходимой информации.
14 Печатание и тиражирование документов
14.1 Печатание документов, направляемых в вышестоящие организации,
осуществляется в структурных подразделениях, готовящих эти документы, в
том числе с использованием ПЭВМ.
14.2 Тиражирование документов, как правило, производится в структурных подразделениях на множительных аппаратах для оперативного копирования.
Тиражированию подлежат только документы, относящиеся к служебной
деятельности вуза. Тиражирование документов с грифом «Для служебного
пользования» производится только с разрешения первого отдела.
Контроль за тиражированием документов в структурных подразделениях
возлагается на руководителей.
14.3 Для тиражирования в типографии университета принимаются служебные документы, изготовленные машинописным способом и средствами
ПЭВМ. На тиражирование документов заполняется заказ, который подписывает
руководитель подразделения и согласовывает проректор или начальник АКУ.
Растиражированные документы выдаются заказчику под расписку.
14.4 Растиражированные в типографии университета экземпляры документов на последней странице должны иметь выходные данные (номер заказа,
тираж, дата). Оригиналы растиражированных документов возвращаются заказчику при получении тиража. В типографии университета ведется журнал учета
тиражирования документов.
15 Учет и хранение печатей и штампов
15.1 Обязательному учету подлежат все виды печатей и штампов, трудовые книжки, бланки дипломов и академических справок.
15.2 Учет всех печатей и штампов, имеющихся в вузе, ведется в ОДО и
регистрируются в специальном журнале.
15.3 Выдача печатей, штампов производится под расписку в соответствующем журнале учета. Журнал учета печатей включается в номенклатуру дел,
его листы нумеруются, прошиваются и скрепляются печатью.
15.4 Печати и штампы должны храниться в сейфах или металлических
шкафах.
15.5 Ответственность за хранение и использование печатей, штампов и
бланков в структурных подразделениях несут секретари или лица, ответственные за ведение делопроизводства.
30
РД ПГУТИ 1.41.4 - 2009
ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО В ПГУТИ
Инструкция
Печать следует проставлять таким образом, чтобы оттиск захватил часть
слов, наименования должностного лица, подписывающего документ, и начало
личной подписи.
15.6 Печати и штампы уничтожаются специально назначенной комиссией
по акту.
16. Составление номенклатуры дел
16.1 Номенклатура дел университета – оформленный в установленном
порядке систематизированный перечень заголовков (наименований) заводимых
дел с указанием сроков хранения.
Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, индексации дел и определения сроков их хранения. Номенклатура дел является схемой построения справочной
картотеки исполненных документов и основой составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения.
16.2 Номенклатура дел составляется отделом документационного обеспечения на основе номенклатур дел структурных подразделений при методической помощи архива вуза, она действует в течение 5 лет.
Номенклатура дел университета согласовывается с ПДТК университета,
с экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) государственного архива Самарской области и утверждается ректором.
16.3 Составление номенклатуры дел университета осуществляется в соответствии с уставом университета, положениями о структурным подразделениях, штатным расписанием, планами и отчетами о работе, примерной номенклатурой дел высшего учебного заведения.
16.4 В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые работы подразделений вуза, различного рода картотеки и т.д.
16.5 Названиями разделов номенклатуры дел являются названия структурных подразделений; разделы располагаются в соответствии с установленной
структурой. (Приложение № Т).
17 Формирование дел
17.1 Под формированием дел понимается группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизацией документов внутри дел. Дела формируются децентрализовано, т.е. в структурных
подразделениях лицами, ответственными за делопроизводство. Методическое
руководство и контроль за правильным формированием дел осуществляются
отделом документационного обеспечения и архивом университета.
17.2 При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие
правила: помещать в дело только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел по разрешению одного вопроса; группировать в дело документы учебного года, за исключением переходящих дел;
31
РД ПГУТИ 1.41.4 - 2009
ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО В ПГУТИ
Инструкция
раздельно формировать в дела документы постоянного и временного сроков
хранения. В дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату,
лишние экземпляры, черновики. Объем документов в деле не должен превышать 250 листов.
17.3 Номер дела, в которое должен быть подшит документ, определяет
исполнитель в соответствии с номенклатурой дел. На документе проставляются: отметка «В дело №…», дата, подпись исполнителя или руководителя структурного подразделения.
17.4 Документы внутри дела располагаются в хронологической, вопросно
– логической последовательности или их сочетании. Распорядительные документы группируются в дела по видам в хронологическом порядке с относящимися к ним приложениями.
Уставы, положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами. Если же они утверждены в качестве самостоятельного документа, то их группируют в самостоятельные дела.
Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов
по личному составу. Приказы по личному составу (по сотрудникам, по студентам, о командировках, отпусках, взысканиях) формируются в отдельное дело
или дела.
Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов.
Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от проектов.
Документы в личных делах располагаются по мере поступления.
Лицевые счета рабочих и служащих группируются в самостоятельные дела и располагаются в них в порядке алфавита по фамилиям, именам и отчествам.
Предложения, заявления и жалобы граждан по учебно - производственным вопросам и все документы по их рассмотрению и исполнению группируются отдельно от предложений, заявлений и жалоб граждан по личным вопросам.
Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности; документ – ответ помещается за документом – запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в
дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.
18 Экспертиза ценности документов
18.1 Экспертиза ценности документов проводится в целях отбора их на
государственное хранение и установление сроков хранения.
32
РД ПГУТИ 1.41.4 - 2009
ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО В ПГУТИ
Инструкция
18.2 Экспертиза ценности документов в университете проводится при составлении номенклатуры дел, при оформлении дел и проверке правильности
отнесения документов к делам, при подготовке дел к последующему хранению.
18.3 Организация и проведение экспертизы ценности документов в университете осуществляется постоянно действующей экспертной комиссией (ЭК),
назначаемой приказом ректора.
Функции и права ЭК университета, а также организация ее работы определяется положением, которое утверждается ректором.
18.4 Отбор документов для постоянного хранения проводится в соответствии с номенклатурой дел университета и «Типовым перечнем документов с
указанием сроков их хранения».
Одновременно с отбором документов постоянного и временного (свыше
10 лет) хранения для передачи в архив в структурных подразделениях проводится отбор дел и документов временного (до 10 лет) хранения с истекшими
сроками хранения. При этом учитываются только отметки в номенклатуре дел
«До минования надобности» и т.п.
По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел
постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению. (Приложения № Н, П, Р, С).
19 Оформление дел
19.1 Дела университета подлежат оформлению при их заведении и по завершении года. Оформление дел включает комплекс работ по технической обработке и проводится сотрудниками соответствующих структурных подразделений при методической помощи и под контролем ОДО университета.
19.2 В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное
оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения. Полное оформление дела предусматривает: подшивку или переплет дела; нумерацию листов в деле; составление заверительной
надписи дела; составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела; внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение названия организации, индекса им заголовка дела, даты дела и др.).
Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению: допускается использование скоросшивателей; не проводится
пересистематизация документов в деле; листы дела не нумеруются, заверительные надписи не требуются.
В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения
документов, включенных в дело, все листы нумеруются арабскими цифрами в
правом верхнем углу, не задевая текста документа, простым графическим карандашом или нумератором.
19.3 Обложка дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения
оформляются по установленной форме (Приложение № М). По окончании года
33
РД ПГУТИ 1.41.4 - 2009
ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО В ПГУТИ
Инструкция
в надписи на обложках дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения могут вноситься уточнения, в необходимых случаях в заголовок дела вносятся дополнительные сведения (проставляются номера приказов, виды и формы отчетности и т.п.).
20 Составление описей дела
20.1 На завершенные дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, прошедшие экспертизу ценности и оформленные в
соответствии с настоящими требованиями, ежегодно составляются описи. На
дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются. Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения, дела временного (свыше 10 лет)
хранения и дела по личному составу.
20.2 В каждом структурном подразделении описи на дела постоянного
хранения составляются ежегодно при методическом руководстве ОДО университета. По этим описям документы сдаются в ОДО. Описи, подготовленные
структурными подразделениями, служат основой для подготовки сводной описи университета, которую готовит ОДО и по которой дела сдаются на государственное хранение в областной государственный архив (Приложение № 15).
20.3 При составлении описи дел соблюдаются следующие требования: заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел; каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов или
частей, то каждый том или часть вносится в опись под самостоятельным номером); порядок нумерации дел в описи – валовый за несколько лет; порядок присвоения номеров описям структурных подразделений устанавливается по согласованию с ОДО; графы описи заполняются в точном соответствии с теми
сведениями, которые внесены на обложку дела; при внесении в опись подряд
дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а
все остальные однородные дела обозначаются словами «то же», при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью); для дел, содержащих документы за
несколько лет, в конце описи каждого следующего года, за который имеются
документы в данном деле, делаются ссылки на номера дел, содержащих материалы за данный год (после интервала за последней описательной статьей каждого последующего года); графа описи «Примечание» используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на необходимый акт, о наличии
копий и т.п.
20.4 Описи дел составляются по установленной форме в трех экземплярах.
34
РД ПГУТИ 1.41.4 - 2009
ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО В ПГУТИ
Инструкция
21 Оперативное хранение документов и дел
21.1 С момента заведения и до передачи в архив дела хранятся по месту
их формирования.
Руководители структурных подразделений и сотрудники, отвечающие за
делопроизводство, несут ответственность за сохранность документов и дел. Дела находятся в рабочих комнатах или в отведенных для них помещениях, располагаются в шкафах, обеспечивающих их полную сохранность. В целях повышения оперативности поиска документов дела располагаются в соответствии
с номенклатурой дел. Выписка из номенклатуры дел может помещаться на
внутренней стороне шкафа. На корешках обложек дел указываются индексы по
номенклатуре.
21.2 Выдача дел подразделениям или сторонним организациям производится с разрешения руководства. На выданное дело заводится карта – заместитель дела. Сторонним организациям дела выдаются по актам.
Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения руководителя с обязательным
составлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи
подлинника.
22 Передача дел в архив
22.1 Для обеспечения сохранности документов в университета создан архив, входящий в состав ОДО
22.2 В архив передаются дела постоянного, временного (свыше 10 лет)
хранения и дела по личному составу.
22.3 В своей деятельности архив руководствуется нормативными и методическими документами Федеральной архивной службы России, положением
об архиве и настоящей инструкцией.
22.4 Дела постоянного срока хранения передаются в архив по описям.
Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в архив не подлежат, они хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.
22.5 Прием дел в архив производится сотрудником ОДО в присутствии
работника структурного подразделения. На экземплярах описи указываются
цифрами и прописью количество фактически принятых дел, номера отсутствующих дел, дата приема – передачи дел, подписи архивариуса и сотрудника,
передавшего дела.
Дела в архив доставляются сотрудниками структурных подразделений
увязанными в связки.
Вместе с делами в архив передаются регистрационные картотеки на документы. Заголовок каждой карточки включается в опись.
35
РД ПГУТИ 1.41.4 - 2009
ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО В ПГУТИ
Инструкция
23 Управление документом
Копии настоящего документа направляются во все структурные подразделения университета.
Изменения содержания настоящего документа производится его разработчиком в соответствии со стандартом СТО ПГУТИ 1.01.4-2008.
Настоящий документ доводится до исполнителей сотрудниками ОУКО,
согласно перечню рассылки.
36
РД ПГУТИ 1.41.4 - 2009
ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО В ПГУТИ
Инструкция
Приложение А
Перечень реквизитов документов
02 – герб субъекта Российской Федерации
03 - эмблема организации;
04 - код организации;
05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН);
06 - идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);
07 - код формы документа;
08 - наименование организации;
09 - справочные данные об организации;
10 - наименование вида документа;
11 - дата документа;
12 - регистрационный номер документа;
13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа;
14 - место составления или издания документа;
15 - адресат;
16 - гриф утверждения документа;
17 - резолюция;
18 - заголовок к тексту;
19 - отметка о контроле;
20 - текст документа;
21 - отметка о наличии приложения;
22 - подпись документа;
23 – гриф согласования документа;
24 – визы согласования документа;
25 - оттиск печати;
26 - отметка о заверении копии;
27 - отметка об исполнителе;
28 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
29 - отметка о поступлении документа в организацию;
30 - идентификатор электронной копии документа.
37
РД ПГУТИ 1.41.4 - 2009
ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО В ПГУТИ
Инструкция
Приложение Б
Буквенно-цифровое обозначение структурных
подразделений ГОУВПО ПГУТИ
Подразделения
Буквенный
код
Индекс
Ректорат и секретариат
Управление организации учебного процесса
Научно-исследовательский отдел
Административно- хозяйственное управление
Отдел документационного обеспечения
Отдел кадров
Финансово-экономическое управление
Административно-кадровое управление
Научно-техническая библиотека
Отдел вычислительной техники и информационных ресурсов
Первый отдел
Отдел информационных систем
Отдел качеством образования
Центр довузовской подготовки
Отдел информационно-программного обеспечения
Студенческий молодежный центр
Центр содействия занятости студентов и трудоустройства выпускников
Самарский региональный телекоммуникационный трейнинг-центр
Отдел аспирантуры
Отдел по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и охраны труда
Издательство учебной и научной литературы
Отдел учебных лабораторий
Отдел закупок
Р
УОУП
НИО
АХУ
ОДО
ОК
ФЭУ
АКУ
НТБ
ОВТ и ИР
ПО
ОИС
ОКО
ЦДП
ОИПО
СМЦ
ЦСЗСТВ
СРТТЦ
ОА
ГО,ЧС и ОТ
01
02
03
04
05
06
07
08
09
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
ИУНЛ
ОУЛ
ОЗ
21
24
25
ФТР
ФБТО
ФИСТ
ФЗО
ФПК
31
32
33
34
35
ТОРС
РПУ
ОК иТРТС
ТВ и РВ
АЭС
ЭиОП
41
42
43
44
45
46
Факультет телекоммуникаций и радиотехники
Факультет базового телекоммуникационного образования
Факультет информационных систем и технологий
Факультет заочного обучения
Факультет повышения квалификации
Кафедра теоретических основ радиотехники и связи
Кафедра радиоприемных устройств
Кафедра основ конструирования и технологии радиотехнических систем
Кафедра телевидения и радиовещания
Кафедра автоматической электросвязи
Кафедра экономики и организации производства
38
РД ПГУТИ 1.41.4 - 2009
ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО В ПГУТИ
Инструкция
Кафедра связей с общественностью
Кафедра систем связи
Кафедра иностранных языков
Кафедра информатики и вычислительной техники
Кафедра информационных систем технологий.
Кафедра экономических и информационных систем
Кафедра электронной коммерции
Кафедра физики
Кафедра высшей математики
Кафедра линий связи и измерений в технике связи
Кафедра электродинамики и антенн
Кафедра физвоспитания
Кафедра философии
Кафедра инфокоммуникационных технологий
Кафедра передачи дискретных сообщений
Кафедра инженерии знаний
Кафедра программного обеспечения и управления в технических
системах
СО
СС
ИНО
ИВТ
ИСТ
ЭИС
ЭК
Физ
47
48
49
50
51
52
53
54
ВМ
ЛС и ИТС
ЭиА
ФИЗО
Фил
ИКТ
ПДС
ИЗ
ПОУТС
55
56
57
58
59
60
61
62
63
ПС
ПСт
КС
СФ
ОФ
КФ
КП
71
72
73
74
75
76
77
Профком сотрудников
Профком студентов
Колледж связи
Ставропольский филиал ПГУТИ
Оренбургский филиал ПГУТИ
Казанский филиал ПГУТИ
Комбинат питания
Корреспондент
Индекс
Федеральное агентство связи
81
Федеральное агентство РФ по образованию
82
Прочие министерства
83
Органы местного управления
84
Правовые органы
85
Учебные заведения
86
Прочие организации
87
Письма граждан
88
39
РД ПГУТИ 1.41.4 - 2009
ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО В ПГУТИ
Инструкция
Приложение В
ОБРАЗЕЦ ПРИКАЗА
ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО СВЯЗИ
Государственное образовательное учреждение высшего
профессионального образования
«Поволжский государственный университет телекоммуникаций и информатики»
ПРИКАЗ
2009 г.
г. Самара
№
.
В связи с кражей персональных компьютеров из помещений кафедры
«Информатики и вычислительной техники», на основании проведенного служебного расследования,
ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Направить письмо в ЧОП «Охрана» с предложением возместить ущерб
причиненный ПГАТИ в размере 195000 рублей.
2. Объявить вахтеру Тихойванову Н.А. выговор за нарушение трудовой
дисциплины - ненадлежащее исполнение должностной инструкции, повлекшее
причинение ущерба ПГУТИ.
3. Проректору по АХР Ахметшину З.А. в двухмесячный срок обеспечить
внешнее освещение корпуса № 2 ПГУТИ в ночное время и оборудовать его системой внешнего видеонаблюдения и заложить кирпичной кладкой нижние части оконных рам.
4. Учитывая большую концентрацию вычислительной техники в дисплейных классах кафедры ИВТ, обеспечить эти классы охранной сигнализацией по индивидуальным лучам.
Ректор
40
В.А. АНДРЕЕВ
РД ПГУТИ 1.41.4 - 2009
ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО В ПГУТИ
Инструкция
Проект вносит:
Административно-хозяйственное управление
Исполнитель: Полстьянова Е.Н.
тел. 7-55
Согласовано:
Первый проректор-проректор по УР
В.П. Кубанов
Проректор по АХР
З.А. Ахметшин
Гл. бухгалтер
Е.Б. Букина
Начальник ОК
Л.В. Гошкова
Начальник ОДО
Т.В. Марсакова
Юрисконсульт
П.П. Федосейкин
41
РД ПГУТИ 1.41.4 - 2009
ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО В ПГУТИ
Инструкция
Приложение Г
Образец распоряжения
ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО СВЯЗИ
Государственное образовательное учреждение высшего
профессионального образования
«Поволжский государственный университет телекоммуникаций и информатики»
РАСПОРЯЖЕНИЕ
_____________ 2009 г.
г. Самара
№________
В целях совершенствования порядка и правил направления работников
академии в служебные командировки в пределах Российской Федерации
ПРЕДЛАГАЮ:
1. На основании Постановления Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1 применять с 1 января 2006 года унифицированные формы распоряжения о направлении работника (работников) в служебную командировку, служебного задания
и командировочного удостоверения в соответствии с приложениями к настоящему распоряжению.
2. Ответственность за своевременное и правильное оформление и учет
документов о направлении в служебные командировки возложить на отдел документационного обеспечения и руководителей соответствующих структурных
подразделений.
3. Начальнику ОДО Марсаковой Т.В. совместно с гл. бухгалтером Николаевой В.В. и начальником ОК Гошковой Л.В. до 1.03.2009 года подготовить
проект инструкции о командировках в ПГУТИ.
4. Довести настоящее распоряжение до руководителей основных структурных подразделений.
Ректор
42
В.А. АНДРЕЕВ
РД ПГУТИ 1.41.4 - 2009
ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО В ПГУТИ
Инструкция
Проект вносит:
Отдел ДО
Исполнитель: Марсакова Т.В.
тел. 7-07
Согласовано:
Начальник АКУ
В.О. Каминир
Гл. бухгалтер
Е.Б. Букина
Начальник ОК
Л.В. Гошкова
Юрисконсульт
П.П. Федосейкин
43
РД ПГУТИ 1.41.4 - 2009
ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО В ПГУТИ
Инструкция
Приложение Д
Образец расположения реквизитов документа на бланке формата А4
20 мм
(19)
(3)
(08)
(09)
(10)
(04)
(05)
(06)
(07)
(11)
(13)
(18)
Отметка о контроле
Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)
Наименование организации
Справочные данные об организации
Наименование вида документа
Код организации
Основной гос. регистрационный номер (ОГРН) юридического лица
ИНН/КПП
Код формы документы
Дата
(12) Регистрационный
документа
номер документа
Ссылка на регистрационный
номер и дату
(14) Место
составления
или
издания
документа
Гриф утверждения
Адресат
(17)
Резолюция
Заголовок к тексту
(20)
Текст
(21)
Отметка о наличии приложения
(22)
Подпись
(25)
Оттиск печати
(23)
Гриф согласования документа
(26)
Отметка о завершении копии
(27)
Отметка об исполнителе
(28)
Отметка об исполнении документа и
направлении его в дело
(30)
Идентификатор электронной копии документа
Не менее
20 мм
10 мм
(29)
Отметка о поступлении документа
20 мм
44
(16)
(15)
РД ПГУТИ 1.41.4 - 2009
ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО В ПГУТИ
Инструкция
Приложение Е
Образец общего бланка письма
ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО СВЯЗИ
Государственное образовательное учреждение
высшего профессионального образования
«Поволжский государственный университет
телекоммуникаций и информатики»
ул. Л. Толстого, 23, г. Самара, 443010. Телефон 846-333-58-56, www.psati.ru, E-mail: [email protected]
____________
_
№ ________
На № ________от ___________г.
Исп. Марсакова Т.В.
Тел. 339-11-07
45
РД ПГУТИ 1.41.4 - 2009
ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО В ПГУТИ
Инструкция
Приложение Ж
Образец углового бланка письма
ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО СВЯЗИ
Государственное образовательное учреждение
высшего профессионального образования
«Поволжский государственный
университет телекоммуникаций
и информатики»
ул. Льва Толстого, д. 23, г. Самара, 443010
тел. 339-11-07
______________200 г. №_________
46
РД ПГУТИ 1.41.4 - 2009
ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО В ПГУТИ
Инструкция
Приложение И
Телетайпограмма
(Телеграмма)
Служебный заголовок
Указание на категорию телеграммы
Отметка о виде телеграммы
Телеграфный адрес получателя, полный или условный
Текст (содержание телеграммы)
Регистрационный делопроизводственный номер, дата регистрации
Подпись
Адрес и наименование отправителя (помещается под чертой)
47
РД ПГУТИ 1.41.4 - 2009
ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО В ПГУТИ
Инструкция
Приложение К
Телефонограмма
Должность, инициалы, фамилия, номер телефона сотрудника передавшего телефонограмму
Должность, инициалы, фамилия, номер телефона сотрудника, принявшего телефонограмму
Дата, номер телефонограммы
Время передачи
Текст телефонограммы
Должность, инициалы, фамилия лица, от имени которого передается телефонограмма
48
РД ПГУТИ 1.41.4 - 2009
ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО В ПГУТИ
Инструкция
Приложение Л
Перечень
нерегистрируемой корреспонденции
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Периодические издания (газеты, журналы, брошюры, книги).
Рекламные извещения, плакаты, проспекты.
Копии счетов на оплату.
Первичная документация бухгалтерского учета (авизо).
Поздравительные письма, телеграммы и открытки.
Пригласительные билеты.
49
РД ПГУТИ 1.41.4 - 2009
ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО В ПГУТИ
Инструкция
Приложение М
Образец оформления обложки дела
ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО СВЯЗИ
Государственное образовательное учреждение
высшего профессионального образования
«Поволжский государственный университет телекоммуникаций и информатики»
Факультет телекоммуникаций и радиотехники
ДЕЛО 10-17
Учебно-производственные карточки студентов,
окончивших академию в 2009 году. Гр. _____
На 50 листах
Хранить 75 лет
50
РД ПГУТИ 1.41.4 - 2009
ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО В ПГУТИ
Инструкция
Приложение Н
Образец акта о выделении к уничтожению документов,
не подлежащих хранению
Государственное образовательное
учреждение высшего профессионального
образования
«Поволжский государственный университет
телекоммуникаций и информатики»
УТВЕРЖДАЮ
Ректор ПГУТИ
_______________________ В.А. Андреев
____________________ 200 г.
АКТ
___________________ №____________
__________________________________
(место составления)
о выделении к уничтожению
документов, не подлежащих хранению
На основании____________________________________________________________________
(название и выходные данные перечня документов
с указанием сроков хранения)
отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и утратившие
практическое значение документы фонда №__________________
(название фонда)
№ Заголовок
Дата дела Номера Индекс дела Кол-во Сроки хране- Припп дела
или или край- описей
(тома, части) дел
ния дела (тома, мечагрупповой ние даты (номенк- по номенкла- (точасти) и номе- ние
заголовок
дел
латур) за ту или № дела мов,ча ра статей по
дел
год(ы)
по описи
стей)
перечню
1
2
3
4
5
6
7
8
Итого __________________дел за ______________________годы
(цифрами и прописью)
Описи дел постоянного хранения за _____________годы утверждения, а по личному составу
согласованы с ЭПК ________________________________________
(наименование архивного учреждения)
(протокол от _____________ №_____________________)
Наименование должности лица,
проводившего экспертизу ценности
документов
Подпись
Расшифровка подписи
Дата
СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭК от ___________ №_________
51
РД ПГУТИ 1.41.4 - 2009
ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО В ПГУТИ
Инструкция
Документы в количестве ___________________________дел, весом __________________кг
(цифрами и прописью)
сданы в ______________________________________________________________________
(наименование организации)
на переработку по приемо-сдаточной накладной от ______________
№ ______________.
Наименование должности работника
организации, сдавшего документы
подписи
Подпись
Расшифровка
Изменения в учетные документы внесены.
Наименование должности работника
ведомственного архива (службы делопроизводства), внесшего изменения
в учетные документы
Дата
52
Подпись
Расшифровка подписи
РД ПГУТИ 1.41.4 - 2009
ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО В ПГУТИ
Инструкция
Приложение П
Образец описи дел временного (свыше 10 лет) хранения
Фонд № ____________
ОПИСЬ №
дел временного (свыше 10 лет)
хранения
за___________ год
№
пп
Индекс
дела
1
2
УТВЕРЖДАЮ
Ректор ПГУТИ
_______________________ В.А. Андреев
____________________ 200 г.
Название раздела (структурное подразделение организации)
Заголовок дела
Дата дела
Срок
Кол-во листов
(тома, части)
(тома, части) хранения дела в деле (тома,
(тома, части)
части)
3
4
5
6
Примечание
7
В данный раздел описи внесено _________________________________________________дел,
(цифрами, прописью)
с № ____________ по № ___________________, в том числе:
литерные номера:
пропущенные номера:
Наименование должности
составителя
Дата
Подпись
Расшифровка подписи
Заведующий архивом (лицо,
ответственное за архив)
Дата
Подпись
Расшифровка подписи
СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭК ПГУТИ
от ____________№___________
53
РД ПГУТИ 1.41.4 - 2009
ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО В ПГУТИ
Инструкция
Приложение Р
Образец описи дел по личному составу
Фонд №____________
ОПИСЬ №__________
дел по личному составу
за ____________год
УТВЕРЖДАЮ
Ректор ПГУТИ
_______________________ В.А. Андреев
____________________ 200 г.
________________________________________________________________________________
Наименование раздела
№ Индекс
Заголовок дела
Дата дела Срок хранеКол-во
Примечапп
дела
(тома, части)
(тома,
ния дела
листов в
ние
части)
(тома, части) деле (томе части)
1
2
3
4
5
6
7
В данный раздел внесено ______________________________________________________дел,
(цифрами и прописью)
с №_________ по №_________________________, в том числе:
литерные номера:
пропущенные номера:
Наименование должности
составителя
Подпись
Расшифровка подписи
Дата
Начальник отдела кадров
(инспектор по кадрам)
Подпись
Расшифровка подписи
Дата
СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭК ПГУТИ
от ____________№________
54
СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭПК архивного
учреждения
от __________ №___________
РД ПГУТИ 1.41.4 - 2009
ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО В ПГУТИ
Инструкция
Приложение С
Образец описи дел постоянного хранения
Государственное образовательное учреждение
высшего профессионального образования
«Поволжский государственный университет телекоммуникаций и информатики»
ОТДЕЛ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ
УТВЕРЖДАЮ
Начальник ОДО
______________________Т.В. Марсакова
_________________200 г.
Документальные материалы постоянного хранения с 20___ по 20____г.г.
ОПИСЬ
п/н
1.
Индекс
дела, тома,
части
Р-01
Заголовок дела, тома, части
Дата
Приказы Федерального агентства
связи, касающиеся деятельности
университета
2006
В данную опись внесено 7 (семь) дел с 1 по 7
в том числе:
литерные номера –
пропущенные номера –
Инспектор
Передала: 7 (семь) дел
Приняла: 7 (семь) дел
Архивариус
Дата
Кол-во
листов в
деле
89
Сроки
хранения
Постоянно
Л.П. Бычихина
Л.П. Бычихина
Т.А. Зайцева
55
РД ПГУТИ 1.41.4 - 2009
ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО В ПГУТИ
Инструкция
Приложение Т
Образец номенклатуры дел
ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО СВЯЗИ
УТВЕРЖДАЮ
Ректор ПГУТИ
Государственное образовательное учреждение
высшего профессионального образования
______________В.А. Андреев
«Поволжский государственный
университет телекоммуникаций
и информатики»
____________________2009 г.
ул. Льва Толстого, 23, г. Самара, 443010
тел. 333-58-56
______________200 г. №_________
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ
на 2009 год
Индекс
дела
Заголовок дела
(тома, части)
Кол-во
томов
Срок хранения
и номера статей по перечню
Примечание
1
2
3
4
5
Р-01
Приказы Федерального агентства связи,
касающиеся деятельности академии
1
Постоянно ст.
37а
Р-06
Приказы ректора по основной деятельности, подлинники
1
Постоянно ст.
19а
Р-15
Переписка с вузами по учебной работе
1
3 г.
ст. 549б
Руководство
Начальник ОДО
Т.В. Марсакова
ОДОБРЕНО:
СОГЛАСОВАНО:
Протокол ЭК ПГУТИ
______________200 г.
№________________
Протокол ЭПК управления по делам
архивов Администрации Самарской
области
_______________200 г. №___________
56
РД ПГУТИ 1.41.4 - 2009
ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО В ПГУТИ
Инструкция
Сведения о разработке и согласовании
РД ПГУТИ 1.41.4-2009
«Делопроизводство в ПГУТИ»
Разработан
Отдел документационного обеспечения
Исполнители:
Должность
Ф.И.О.
подпись
дата
Начальник ОДО
Т.В. Марсакова ______________ ____________
Начальник АКУ
В.О. Каминир
______________ ____________
Согласовано
Должность
Ф.И.О.
подпись
дата
Первый проректорпроректор по УР
В.П. Кубанов
Начальник ОКО
И.Б. Кордонская
_______________ ____________
Юрисконсульт
П.П. Федосейкин
_______________ ____________
______________ ____________
57
РД ПГУТИ 1.41.4 - 2009
ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО В ПГУТИ
Инструкция
№
п/п
Служба (отдел) –
получатель стандарта
Количество
экземпляров,
шт.
1
Ректорат
1
2
Проректор по ЗО и К
1
3
Советник при ректорате
1
4
Отдел качества образования
(ОКО)
5
5
Научно-техническая библиотека (НТБ)
2
6
Колледж связи
1
7
Казанский филиал
1
8
Оренбургский филиал
1
9
Ставропольский филиал
1
10
Административно- кадровое
управление (АКУ)
1
11
Отдел кадров (ОК)
1
12
Управление организации
учебного процесса (УОУП)
1
13
Центр занятости
1
14
Научно-исследовательский
отдел (НИО)
1
15
Факультет заочного отделения (ФЗО)
1
16
Факультет телекоммуникаций и радиотехники (ФТР)
1
17
Факультет базового телекоммуникационного образования
(ФБТО)
1
18
Факультет информационных
систем и технологий (ФИСТ)
1
58
Дата
получения
Получил
ФИО
Подпись
Передал
ФИО
Подпись
РД ПГУТИ 1.41.4 - 2009
ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО В ПГУТИ
Инструкция
Служба (отдел) –
получатель стандарта
Количество
экземпляров,
шт.
19
Самарский региональный телекоммуникационный трейнинг - центр (СРТТЦ)
1
20
Центр довузовской подготовки (ЦДП)
1
21
Кафедра радиоприемных
устройств (РПУ)
1
22
Кафедра систем связи (СС)
1
23
Кафедра физического воспитания (ФИЗО)
1
24
Кафедра телевидения и радиовещания (ТВ и РВ)
1
25
Кафедра основ конструирования и технологий радиотехнических систем (ОК и ТРТС)
1
26
Кафедра передачи дискретных сообщений (ПДС)
1
27
Кафедра автоматической
электросвязи (АЭС)
1
28
Кафедра экономики и организации производства (Э и ОП)
1
29
Кафедра электронной коммерции (ЭК)
1
30
Кафедра линий связи и измерений в технике связи (ЛС и
ИТС)
1
31
Кафедра высшей математики
(ВМ)
1
32
Кафедра физики
1
33
Кафедра теоретических основ
радиосвязи (ТОРС)
1
34
Кафедра электродинамики и
антенн (Э и А)
1
№
п/п
Дата
получения
Получил
ФИО
Подпись
Передал
ФИО
Подпись
59
РД ПГУТИ 1.41.4 - 2009
ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО В ПГУТИ
Инструкция
№
п/п
Служба (отдел) –
получатель стандарта
Количество
экземпляров,
шт.
35
Кафедра философии
1
36
Кафедра экономических информационных систем (ЭИС)
1
37
Кафедра информационных
систем и технологий (ИСТ)
1
38
Кафедра иностранных языков
(ИНО)
1
39
Кафедра связей с общественностью (СО)
1
40
Кафедра программного обеспечения и управления в технических системах (ПОУТС)
1
41
Кафедра информатики и вычислительной техники (ИВТ)
1
42
1
43
1
44
1
45
1
46
1
47
1
48
1
49
1
50
1
51
1
60
Дата
получения
Получил
ФИО
Подпись
Передал
ФИО
Подпись
РД ПГУТИ 1.41.4 - 2009
ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО В ПГУТИ
Инструкция
№
п/п
Служба (отдел) –
получатель стандарта
Количество
экземпляров,
шт.
52
1
53
1
54
1
55
1
56
1
57
1
58
1
59
1
60
1
61
1
62
1
63
1
64
1
65
1
66
1
67
1
68
1
69
1
70
1
71
1
Дата
получения
Получил
ФИО
Подпись
Передал
ФИО
Подпись
61
РД ПГУТИ 1.41.4 - 2009
ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО В ПГУТИ
Инструкция
Лист учета изменений положения
РД ПГУТИ 1.41.4-2009.
«Делопроизводство в ПГУТИ. Инструкция»
Номер
изменения
62
Номера листов (страниц)
измененных
замененных
новых
аннулированных
Подпись
Дата внесения изменений