06_Работа с отказами - Библиотека ВГАУ

Страница 2 из 7
И ВГАУ 5.3.06– 2011
Порядок работы с отказами в выдаче документов
из фонда Научной библиотеки
1. Область применения
Настоящий документ разработан с целью повышения качества предоставляемых
библиотечно-информационных услуг федеральным государственным бюджетным
образовательным учреждением высшего профессионального образования «Воронежский
государственный аграрный университет имени императора Петра I» (далее – Университет) и
определяет порядок работы по предупреждению, учету и ликвидации отказов пользователям в
выдаче документов Фонда.
Положения настоящего документа обязательны для всех структурных подразделений
Научной библиотеки (далее – Библиотека).
2. Нормативные ссылки
- Приказ Минобразования России от 24.08.2000 № 2488 «Об учёте библиотечного фонда
библиотек образовательных учреждений»;
- ГОСТ 7.76 – 96 СИБИД. Комплектование фонда документов. Библиографирование.
Каталогизация. Термины и определения;
- РК ВГАУ 0.2.01 – 2010 РУКОВОДСТВО ПО КАЧЕСТВУ;
- И ВГАУ 0.3.01 – 2007 ИНСТРУКЦИЯ. Порядок разработки, регистрации, введения в
действие и требования к оформлению нормативных документов;
- ПСП ВГАУ 7.3.089.070100-2009 ПОЛОЖЕНИЕ о Научной библиотеке;
- П ВГАУ 5.3.01-2010 Положение о формировании фонда Научной библиотеки;
- И ВГАУ 5.3.02 – 2011 ИНСТРУКЦИЯ. Порядок исключения документов из фонда
Научной библиотеки;
- И ВГАУ 5.3.04 – 2011 ИНСТРУКЦИЯ. Порядок проверки фонда Научной библиотеки;
- Пл ВГАУ 5.3.001.070100 – 2011. Тематико-типологический план комплектования
фонда Научной библиотеки.
3. Термины, определения и сокращения
В настоящей Инструкции применены следующие термины, определения и сокращения:
Библиотечный
фонд
(БФ)
–
упорядоченная
совокупность
документов,
соответствующая задачам и профилю учебно-воспитательной и научной деятельности
Университета, для использования и хранения.
Библиотечный каталог- совокупность расположенных по определенным правилам
библиографических записей на документы, раскрывающая состав и содержание фонда
библиотеки.
Документ - материальный объект с зафиксированной на нем информацией в виде
текста, звукозаписи или изображения, предназначенный для передачи во времени и
пространстве в целях хранения и общественного использования. Документ обязательно
содержит реквизиты, позволяющие однозначно идентифицировать содержащуюся в нем
информацию.
Индивидуальный учет фонда – регистрация в учетных формах (инвентарные книги,
картотека безынвентарного учета, электронный каталог) каждого экземпляра документа,
поступающего в фонда или списываемого из него.
Исключение документов - движение фонда в связи со списанием документов или
передачей документов из одного книгохранилища библиотеки в другое.
2
Страница 3 из 7
И ВГАУ 5.3.06– 2011
Порядок работы с отказами в выдаче документов
из фонда Научной библиотеки
Классификационный индекс – поисковый
классификационного информационно-поискового языка.
образ,
построенный
средствами
Книгохранилище - специальное помещение для хранения книг, журналов, газет,
изобразительных материалов и других произведений печати, размещаемых в соответствии с
определённой библиотечно-библиографической классификацией.
Проверка фонда – периодический переучет документов с целью подтверждения их
наличия, а также установления их соответствия учетным документам.
Списание документов, рекомплектование – отбор, изъятие из фонда и снятие с учета
непрофильных, устаревших, излишне дублетных, ветхих документов, а также снятие с учета
утраченных документов.
Учет библиотечного фонда – комплекс операций, обеспечивающих регистрацию
документов и обобщение сведений о величине, составе и движении фонда по установленным
правилам; бывает суммарный и индивидуальный.
Фонд – упорядоченная совокупность документов, соответствующая задачам и профилю
библиотеки, информационного центра и предназначенная для использования и хранения.
Электронный каталог (ЭК) – машиночитаемый библиотечный каталог.
4. Общие положения
4.1. Отказами являются неудовлетворенные запросы читателей в выдаче профильных
для Фонда документов, которые не могут быть предоставлены по следующим причинам:
-отсутствие в Библиотеке: «нет в библиотеке»;
-отсутствие на месте по неустановленным причинам: «нет на месте»;
-занято другим читателем: «занято»;
-другое: «в переплете», «дефектно», «списано».
4.2 Количество отказов является одним из основных показателей, характеризующих
качество комплектования, каталогизации и хранения документов Фонда.
4.3. Ответственность за исполнение работы по предупреждению и ликвидации отказов в
выдаче документов Фонда несут заведующие отделами обслуживания, заведующий отделом
формирования и научной обработки фонда (далее – ОФОФ).
4.4. Контроль соблюдения порядка работы с отказами в выдаче документов Фонда
осуществляют библиотечная Комиссия по сохранности фонда.
4.5. Ответственность за соблюдение порядка работы с отказами в выдаче документов
Фонда несет директор Библиотеки.
5. Предупреждение отказов
Заведующий отделом обслуживания с целью предупреждения отказов читателям в
выдаче документов организует следующие действия:
5.1 Проверку сохранности документов частей Фонда согласно плану работы отдела и в
соответствии с нормативными документами (п. 2).
5.2. Проверку правильности расстановки документов в соответствии с нормативными
документами (п. 2).
5.3. Проверку исполнения порядка выдачи документов Фонда в части работы с
3
Страница 4 из 7
И ВГАУ 5.3.06– 2011
Порядок работы с отказами в выдаче документов
из фонда Научной библиотеки
полочными (книжными) заместителями:
- проверку наличия полочных заместителей в Фонде на документы, отсутствующие на
момент проведения проверки Фонда;
- просмотр читательских формуляров с целью обнаружения документов, выданных без
оформления полочных заместителей.
5.4. Контроль срока пользования выданными документами:
- при традиционной книговыдаче - просмотр читательских формуляров, отбор
должников, составление списка должников;
- при выдаче документов посредством АРМ «Книговыдача» АБИС РУСЛАН –
формирование списка должников в автоматическом режиме.
5.5. Принятие мер к возврату документов должниками в Фонд, при нарушении сроков
пользования документами, в соответствии с инструкцией по ликвидации читательской
задолженности (п. 2).
5.6. Принятие мер к докомплектованию документов, пользующихся повышенным
спросом, направляя в ОФОФ на основании информации, содержащейся в картотеке отказов,
Списка документов, пользующихся повышенным спросом (дефектных, ранее списанных,
находящихся в Фонде в ограниченном количестве) с целью их приобретения (приложение 1).
5.7. Принятие мер к исключению из Фонда утраченных документов, направляя в ОФОФ
на основании информации, содержащейся в картотеке отказов, списка документов,
отсутствующих на месте хранения по неустановленным причинам.
6 Учет отказов
Заведующий отделом обслуживания организует следующие действия:
6.1. Оформление дубликата требований для Картотеки отказов, если невыполненные
требования остались у пользователей.
6.2. Проставление на лицевой стороне бланка требования записи «Отказ» с указанием
одной из причин отказа:
- нет в библиотеке;
- нет на месте;
- занято;
- в переплете;
- дефектно;
- списано.
6.3. Расстановку требований в Картотеку отказов по разделам, соответствующим
причинам отказов, внутри разделов – по алфавиту.
7. Ликвидация отказов
7.1. Заведующий отделом обслуживания с целью ликвидации отказов организует
следующие действия:
7.1.1. при отказе по причине «нет в библиотеке»:
7.1.1.1. проверку по каталогам правильности заполнения читателями требований,
внесение в требования уточнений при обнаружении ошибок;
4
Страница 5 из 7
И ВГАУ 5.3.06– 2011
Порядок работы с отказами в выдаче документов
из фонда Научной библиотеки
7.1.1.2. выяснение причины отсутствия документов на местах их хранения в случае
правильно заполненных требований и отсутствия отметки на требовании о выдачи документа
другому читателю:
- нахождение документов в местах, отведенных для аккумулирования документов для
расстановки на места хранения, сдачи в переплет, исключения из фонда;
- нарушение расстановки документов (заставка документов или их полочных
заместителей);
- нарушение оформления выдачи документов (отсутствие полочных заместителей);
- нарушение библиографической обработки документов (несоответствие шифра
хранения на документах их библиографическим записям в каталогах);
- нарушение учетных данных документов (проверку наличия сведений о документах, не
найденных на местах хранения, в генеральном каталоге и учетных формах Библиотеки);
7.1.1.3. принятие мер к исправлению выявленных нарушений:
- оформление списания документов, не найденных на местах хранения, но учтенных в
учетных формах Библиотеки, в установленном порядке (п .2);
- восстановление пользующихся повышенным спросом и не найденных на местах
хранения документов путем оформления заказа по межбиблиотечному абонементу с целью
изготовления копий документов для Фонда;
- передачу требований на документы, отраженные в каталогах, но не найденные в
учетных формах Библиотеки, а также имеющие нарушения библиографической обработки в
ОФОФ, с целью редактирования каталогов, по служебной записке.
7.1.2. при отказе по причине «занято»:
7.1.2.1. выяснение и обозначение на лицевой стороне требований:
- номера штрих-кода электронного пропуска (без нулей) пользователя, занявшего
документы;
- срока возврата документов;
- наименования и местонахождения выставок, на которых экспонируются документы;
7.1.2.2. сообщение пользователю, занявшему документ, что документ востребован
другим пользователем;
7.1.2.3. размещение по желанию пользователя, запрашивающего документ, «встречных
требований» в читательских формулярах пользователей, занявших документы.
7.1.3. оформление требований пользователей для Картотеки отказов; запись о принятых
мерах по поиску документов на оборотной стороне требований;
7.1.4. информирование пользователей о найденных документах
7.1.5. проведение ежегодного анализа работы с отказами, результаты которого
фиксируются в протоколах заседания коллектива отдела обслуживания;
7.1.6. подготовку в конце календарного года анализа работы с отказами: обсуждение
анализа на заседании Совета дирекции Библиотеки.
7.2. Заведующий ОФОФ с целью ликвидации отказов организует следующие действия:
7.2.1. при отказе по причине «нет в библиотеке»:
- получение из отделов обслуживания Списков документов, рекомендуемых для
приобретения (приложение 1);
- регистрацию полученных списков в Журнале регистрации входящих документов;
- приобретение в установленном порядке документов, перечисленных в полученных
списках;
5
И ВГАУ 5.3.06– 2011
Порядок работы с отказами в выдаче документов
из фонда Научной библиотеки
Страница 6 из 7
- простановку отметки в соответствующей графе полученных списков в случае
приобретения документов;
- хранение списков рекомендованных для приобретения документов с отметками о
приобретении, в соответствии с номенклатурой дел ОФОФ;
7.2.2. при отказе по причине «нет на месте»:
- получение от отделов обслуживания по служебной записке требований на документы
Фонда, отраженные в генеральном каталоге, но отсутствующие в учетных формах Библиотеки;
- внесение необходимых изменений в справочно-библиографический аппарат
Библиотеки в соответствии с информацией, содержащейся в учетных формах Библиотеки;
7.2.3. подготовку в конце календарного года анализа работы с отказами; обсуждение
анализа на заседании Совета дирекции Библиотеки.
8. Результаты анализа
8.1. Заведующие отделами составляют аналитические записки, в которых обобщаются
результаты работы с отказами в выдаче документов Фонда и приводятся данные проведенного
исследования. В аналитической записке в свободной форме кратко излагается:
- суть исследования, причины и обстоятельства его проведения;
- цели, задачи, использованные методы при исследовании;
- выводы о полученных результатах, общий итог исследований;
- перечень мероприятий, направленных на решение проблем, выявленных при
исследовании.
8.2. К аналитической записке прилагаются таблицы со статистическими данными.
8.3. Результаты проведенного анализа и предпринятые меры по устранению выявленных
недостатков рассматриваются на заседании Совета дирекции Научной библиотеки в конце
календарного года.
8.4. Первый экземпляр аналитической записки остается в отделе, в котором проводился
анализ работы с отказами, и хранится в соответствии с номенклатурой дел отдела.
Второй экземпляр аналитической записки передается в администрацию Библиотеки и
хранится в качестве приложения к протоколу заседания Совета дирекции в соответствии с
номенклатурой дел Библиотеки.
ОТВЕТСТВЕННЫЙ ИСПОЛНИТЕЛЬ
О.Ф. ЗАЙЦЕВА
6
И ВГАУ 5.3.06– 2011
Порядок работы с отказами в выдаче документов
из фонда Научной библиотеки
Страница 7 из 7
Приложение 1
(рекомендуемое)
Форма Списка документов, рекомендуемых для приобретения
ФГБОУ ВПО Воронежский ГАУ
Научная библиотека
Отдел________________________________________________
Список документов, рекомендуемых для приобретения
Дата передачи списка в отдел комплектования______________
№
п/п
1
Наименование документа
2
Количество экз.,
рекомендуемых для
приобретения
3
Сведения о
приобретении
документа
4
7