ООО АлГИС. Электронный архив

ООО «АлГИС»
Корпоративные Географические Информационные Системы
Москва, ул. Днепропетровская д.3, корп. 5. Тел./факс. (495) 785-88-64
Электронный архив. Концепция решения
Общая информация
Большинство компаний, существующих продолжительное время, накапливают в своих архивах
множество документов: чертежей, планов этажей, технических паспортов, распоряжений, приказов
в бумажном виде. Поиск таких документов нередко связан со значительными затратами времени и
сил.
Нередко многие документы считаются утерянными, поскольку существующая практика часто не
предполагает достаточной строгости в организации хранения информации, а многократная смена
персонала в течение многих лет существования организации
накладывает на архив отпечатки индивидуальностей многих
архивариусов.
Зачастую текущее состояние архивов предполагает наличие
неполных и неактуальных картотек, отсутствие преемственности
адресной базы, непосредственную сортировку и группировку
единиц хранения непосредственно в месте хранения, а не в
картотеке.
Архив
Попытки использовать компьютерную технику силами «продвинутых» архивариусов или
пользователей, как правило, сталкиваются с недостатком временнЫх ресурсов инициаторов и, к
сожалению, обречены на провал. Все это приводит к тому, что архив превращается в старый
сундук, в котором сложно что-либо найти.
Компания ООО «АлГИС» существует на рынке с 1996. Создание и внедрение Электронных архивов
является одним их направлений деятельности Компании.
По завершении работ Заказчик
получает действующую Систему,
включающую:
1. сервер с развернутой БД,
хранящей описание
единиц хранения архива;
Пользователи
Сервер
2. файловый сервер с
набором сканированных
документов – копий
существующих в архиве
бумажных документов на
момент завершения работ;
Switch
3. специализированное
программное обеспечение
для работы с электронным архивом;
4. обученный персонал для технического сопровождения системы, поиска документов и
поддержки их описаний в актуальном виде;
5. документацию к Системе.
В процессе внедрения предусмотрено индивидуальное обучение пользователей по
соответствующей программе.
Организационные вопросы
Типовые работы по созданию Электронного архива состоят из нескольких этапов.
1. Обследование объекта автоматизации.
2. Формирование требований к системе.
3. Предварительный технологический этап сканирования включает адаптацию
технологического ПО, собственно технологии, отладку взаимодействия Исполнителя с
подразделениями Заказчика. Продолжительность этапа не более 3-х месяцев.
4. Разворачивание Системы на мощностях Заказчика, адаптация существующего ПО
пользователей или программирование новой полнофункциональной системы, демонстрация
возможностей приложения.
5. Основной этап сканирования включает собственно наполнение Электронного архива
сканированными документами и их описанием, параллельно ведется внедрение системы:
установка БД на сервер, обучение администраторов и пользователей.
Сканирование документов и их первичное описание в БД осуществляется силами Исполнителя. Как
правило, сканирование производится на технике и на территории Заказчика; подвоз папок с
архивными материалами и возвращение их в архив осуществляется также сотрудниками Заказчика.
Трафик подносимых из архива папок и возвращаемых в архив оценивается примерно в 400-500
единиц в неделю (в один конец).
Предполагается, что задействованная в первичном наполнении Электронного архива техника по
завершении работ может быть использована и далее для пополнения Электронного архива вновь
поступающими документами. Пополнение может осуществляться Заказчиком собственными силами
или силами Исполнителя на условиях периодического сопровождения, выполняемого по отдельным
договорам.
Техническая информация
Конечный продукт
Конечный продукт включает сервер с операционной системой Windows, БД с описанием
сканированных документов под управлением MS SQL, файловое хранилище самих документов.
Рабочие места пользователей Электронного архива выполнены на основе веб-технологий, для
работы пользователю достаточно иметь на своем рабочем месте Internet Browser. Подобная
реализация позволяет легко масштабировать систему и снижает затраты на ее обслуживание.
Внешний вид некоторых окон приложения поиска и просмотра архивных данных приведен на
рисунках ниже.
Рисунок 1. Окно формы поиска чертежей с примером найденных в БД записей по результатам поиска.
Рисунок 2. Окно формы поиска папок.
2
Рисунок 3. Окно формы для задания дополнительных параметров поиска.
Квалификация специалистов Исполнителя позволяет рассмотреть вопрос создания системы на
продуктах идеологии Open Source.
Комплекс для сканирования
Комплекс для создания Электронного архива состоит из техники, программного обеспечения,
мебели, включая специализированную.
Для работы потребуется помещение площадью не менее 30 кв.м.
Оборудование
1. Системный блок 3 шт. (Процессор: CPU Intel 2.хх ГГц; Оперативная память: Объем - 2 Гб;
Жесткий диск: Объем - 320 Гб; Графическая система: 256 Мб; DVD-ROM), клавиатура,
мышь, сеть.
2. Монитор 17" 3 шт.
3. Сканер Chameleon G600 Base.
4. Оборудование для организации локальной сети. Концентратор, патч-корд. Сетевые
фильтры.
5. Источник
бесперебойного
питания для сканера 1
шт. 700W.
6. Источник
бесперебойного
питания для
системного блока 3
шт. 400W.
Сервер
UPS 700
UPS 400
Сканер
Switch
Программное обеспечение
1. Программа для
сканирования RasterID
3.5 (обычно входит в
поставку сканера).
2. Операционная система
Microsoft XP 2 шт.
3. Операционная система
Microsoft Server 200Х.
UPS 400
Рабочее место
сканировщика 1
UPS 400
Рабочее место
сканировщика 2
4. Microsoft Office 200Х Prof 2 шт.
Мебель
1. Столы большие сканировочные размером 1,5х2,5 м, для работы стоя, 3 шт.
2. Столы офисные, 2-3 шт.
3. Стулья, 3-4 шт.
3