Изменился порядок истребования и представления

ИЗМЕНИЛСЯ ПОРЯДОК
ИСТРЕБОВАНИЯ И
ПРЕДСТАВЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ
В НАЛОГОВЫЕ ОРГАНЫ
Наталья Храмцовская
к.и.н., ведущий эксперт по управлению документацией компании
«ЭОС», член Гильдии Управляющих Документацией
и ARMA International
В июле 2010 года Президентом России был подписан целый ряд законов, существенно изменивших правовое поле использования электронных документов в нашей стране. Среди них был и Федеральный закон № 229-ФЗ. Значительная часть нововведений предусматривает возможность электронного взаимодействия налоговых
органов и налогоплательщиков. В том числе был изменен порядок
истребования документов и их предоставления в налоговые органы.
Большинство положений Закона вступило в силу еще 2 сентября
2010 года. Сейчас уже появились подзаконные акты, детализирующие
требования Закона.
Итак, всему виной Федеральный закон от 27.07.2010 № 229-ФЗ
с очень длинным названием «О внесении изменений в часть первую
и часть вторую Налогового кодекса РФ и некоторые другие законодательные акты РФ, а также о признании утратившими силу отдельных законодательных актов (положений законодательных актов) РФ в связи с урегулированием задолженности по уплате налогов, сборов, пеней и штрафов и некоторых иных вопросов налогового администрирования». Далее
по тексту будем называть его коротко – Закон.
Порядок истребования документов
Закон внес изменения в ст. 93 «Истребование документов при
проведении налоговой проверки» и ст. 93-1 «Истребование документов (информации) о налогоплательщике, плательщике сборов и налоговом агенте или информации о конкретных сделках» Налогового
кодекса РФ (далее – НК РФ).
Если раньше при проведении налоговой проверки требование
о представлении документов должно было быть оформлено в виде бу-
12
№ 6` 2011 г.
Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии»
Фрагмент документа
Налоговый кодекс РФ, статья 93 «Истребование документов при проведении налоговой проверки»
1. Должностное лицо налогового органа, проводящее налоговую
проверку, вправе истребовать у проверяемого лица необходимые для
проверки документы. Требование о представлении документов может
быть передано руководителю (законному или уполномоченному представителю) организации или физическому лицу (его законному или
уполномоченному представителю) лично под расписку или передано
в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи. Если
указанными способами требование о представлении документов передать невозможно, оно направляется по почте заказным письмом и считается полученным по истечении шести дней с даты направления
заказного письма.
2. Истребуемые документы могут быть представлены в налоговый
орган лично или через представителя, направлены по почте заказным
письмом или переданы в электронном виде по телекоммуникационным
каналам связи.
Представление документов на бумажном носителе производится
в виде заверенных проверяемым лицом копий. Не допускается требование нотариального удостоверения копий документов, представляемых
в налоговый орган (должностному лицу), если иное не предусмотрено
законодательством Российской Федерации.
В случае, если истребуемые у налогоплательщика документы составлены в электронном виде по установленным форматам, налогоплательщик вправе направить их в налоговый орган в электронном виде
по телекоммуникационным каналам связи…
В случае необходимости налоговый орган вправе ознакомиться
с подлинниками документов.
Современное
делопроизводство
мажного документа и передано лично под расписку, то теперь оно может быть также передано в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи. Кроме того, как и прежде, подобное требование
может быть направлено по почте.
Сами истребованные документы также могут быть представлены лично, направлены по почте либо направлены в налоговый орган
в электронном виде (внесенные изменения выделены курсивом):
Стоит отметить несколько моментов.
Во-первых, взаимодействие с налогоплательщиком предусматривает использование смешанного электронного документооборота,
ведь никто не планирует все сразу переводить в электронные форматы.
Во-вторых, направление истребованных документов в электронном виде пока является правом, а не обязанностью налогоплательщика, которым он может воспользоваться тогда, когда у него самого соответствующие документы изначально составлены в электронном
виде.
Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии»
13
№ 6` 2011 г.
В-третьих, в Законе упомянуто о том, что электронные документы должны быть составлены «по установленным форматам». Формулировка недостаточно четкая, и не совсем понятно, что в данном
случае имеется в виду.
Налоговая служба уже начала выпускать подзаконные нормативные акты, устанавливающие порядок и правила использования
электронных документов.
Сроки представления документов
и размер штрафа за просрочку
Согласно НК РФ срок представления документов установлен
в 10 дней по ст. 93 и 5 дней по ст. 93.1.
Фрагмент документа
Налоговый кодекс Российской Федерации
Статья 93 «Истребование документов при проведении налоговой проверки»
3. Документы, которые были истребованы в ходе налоговой проверки, представляются в течение 10 дней со дня получения соответствующего требования.
В случае, если проверяемое лицо не имеет возможности представить истребуемые документы в течение 10 дней, оно в течение дня, следующего за днем получения требования о представлении документов,
письменно уведомляет проверяющих должностных лиц налогового органа о невозможности представления в указанные сроки документов
с указанием причин, по которым истребуемые документы не могут быть
представлены в установленные сроки, и о сроках, в течение которых
проверяемое лицо может представить истребуемые документы.
Статья 93.1 Истребование документов (информации) о налогоплательщике, плательщике сборов и налоговом агенте или информации о конкретных сделках
4. В течение пяти дней со дня поручения налоговый орган по
месту учета лица, у которого истребуются документы (информация), направляет этому лицу требование о представлении документов
(информации).
14
№ 6` 2011 г.
Самым неприятным для организаций, с моей точки зрения, является предусмотренная в НК РФ возможность направления требования заказным письмом, которое будет считаться полученным через
6 дней после отправки (см. п. 1 ст. 83 НК РФ на предыдущей странице журнала). Такой срок заимствован из контрольных сроков пересылки письменной корреспонденции, установленных еще в 2006 году
Правительством РФ:
Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии»
Фрагмент документа
Нормативы частоты сбора из почтовых ящиков, обмена, перевозки и
доставки письменной корреспонденции, а также контрольные сроки пересылки письменной корреспонденции (утв. постановлением
Правительства Российской Федерации от 24.03.2006 № 160)
Современное
делопроизводство
6. Контрольные сроки пересылки письменной корреспонденции
(без учета дня приема) составляют:
а) между городами федерального значения, административными
центрами субъектов Российской Федерации согласно приложению;
б) на внутригородской территории городов федерального значения, на территории административных центров субъектов Российской
Федерации – 2 дня;
в) между административным центром субъекта Российской Федерации и административными центрами муниципальных районов
на территории субъекта Российской Федерации – 2 дня;
г) между административным центром муниципального района и поселениями, расположенными на территории муниципального района – 3 дня.
Контрольные сроки пересылки письменной корреспонденции между поселениями, входящими в различные муниципальные районы субъекта Российской Федерации, рассчитываются путем суммирования
соответствующих контрольных сроков.
Однако, учитывая известную всем скорость и надежность нашей почты, есть большие опасения, что через 6 дней многие организации, которым направлены такие требования, их еще не получат.
За примерами далеко ходить не нужно.
Пример из судебной практики
Из постановления Федерального арбитражного суда Северо-Западного
округа от 05.04.2011 по делу № А56-48043/2010:
«… как следует из приложенных к жалобе распечатки с сайта «Почта России. Отслеживание почтовых отправлений» и почтового уведомления о вручении заказного письма, документы, направленные Авиакомпанией во исполнение определения апелляционного суда от 02.12.2010, были получены Тринадцатым арбитражным апелляционным судом только 01.02.2011, со значительной
задержкой по сравнению с нормативно установленными сроками».
В этом конкретном случае документы шли в суд почти два месяца!
Почему мы уделяем такое внимание нормативному сроку представления затребованных налоговиками документов? Просто таким
образом у налоговой службы появляется возможность увеличить количество собираемых штрафов за непредставление истребованных
документов в установленные сроки.
Обратите внимание: поскольку сроки представления документов в статьях 93 и 93-1 не установлены в календарных днях, то в силу
п. 6 ст. 6.1 «Порядок исчисления сроков, установленных законодательством о налогах и сборах» НК РФ они должны исчисляться
в рабочих днях. При этом рабочим днем считается день, который
Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии»
15
№ 6` 2011 г.
не признается в соответствии с трудовым законодательством РФ выходным и (или) нерабочим праздничным днем.
Кстати, о штрафах. Тем же Законом существенно изменен размер штрафа за каждый непредставленный документ, который увеличен
в 4 раза и теперь составляет 200 рублей.
Фрагмент документа
Налоговый кодекс Российской Федерации
Статья 126 «Непредставление налоговому органу сведений, необходимых для осуществления налогового контроля»
1. Непредставление в установленный срок налогоплательщиком
(плательщиком сбора, налоговым агентом) в налоговые органы документов и (или) иных сведений, предусмотренных настоящим Кодексом
и иными актами законодательства о налогах и сборах, влечет взыскание
штрафа в размере 200 рублей за каждый непредставленный документ.
Порядок истребования документов
в электронном виде
Приказом Федеральной налоговой службы от 17.02.2011 № ММВ7-2/[email protected] утвержден «Порядок направления требования о представлении документов (информации) и порядок представления документов
(информации) по требованию налогового органа в электронном виде
по телекоммуникационным каналам связи» (далее – Порядок).
В процессе электронного взаимодействия при направлении требований о представлении документов и представлении истребуемых документов предусмотрено создание целого ряда электронных
технологических документов (п. 4):
– подтверждение даты отправки;
– квитанция о приеме;
– уведомление об отказе в приеме;
– извещение о получении электронного документа.
В случае электронного взаимодействия обмен документами
на бумажных носителях не производится (п. 5).
Проверка поступления требований о представлении документов
должна осуществляться не реже одного раза в сутки (п. 7).
Все документы подписываются ЭЦП и шифруются (п. 8, 10),
а сертификаты ключей подписи участникам информационного об-
16
№ 6` 2011 г.
Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии»
мена выдаются организациями, входящими в сеть доверенных удостоверяющих центров Федеральной налоговой службы (п. 9). В нормативных документах налоговой службы пока везде упоминается
ЭЦП, так что следует ждать их массовой переделки для приведения
в соответствие с Законом «Об электронной подписи».
Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии»
Современное
делопроизводство
В Порядке определены основные этапы подготовки и направления документов в электронном виде, а также четко оговорено, как это
будет фиксироваться:
– даты направления и представления документов;
– факт принятия поступивших документов;
– факт отказа от приема документов.
Требование о представлении документов формируется в налоговом органе на бумажном носителе, подписывается и регистрируется (п. 15). После этого требование формируется в электронном виде,
подписывается ЭЦП уполномоченного должностного лица налогового органа и направляется в адрес налогоплательщика, при этом налоговым органом фиксируется дата его отправки налогоплательщику.
Датой направления налогоплательщику требования о представлении документов или датой представления налоговому органу истребуемого документа в электронном виде считается дата, зафиксированная
в подтверждении даты отправки, которое выдает специализированный
оператор связи (п. 11). Датой получения налогоплательщиком требования и датой получения истребуемого документа в электронном виде
считается дата, указанная в квитанции о приеме (п. 13).
Требование о представлении документов считается принятым налогоплательщиком, если налоговому органу поступила квитанция
о приеме, подписанная ЭЦП налогоплательщика (п. 12). Истребуемый документ считается принятым налоговым органом, если налогоплательщику поступила квитанция о приеме, подписанная ЭЦП
должностного лица налогового органа.
В течение следующего рабочего дня после дня отправки требования или истребуемого документа участник информационного обмена
должен получить:
– подтверждение даты отправки;
– квитанцию о приеме или уведомление об отказе в приеме, подписанные ЭЦП.
Важную роль в обмене играет специализированный оператор
связи, который:
– фиксирует дату направления документов и формирует подтверждение даты отправки;
– подписывает подтверждение ЭЦП и высылает его одновременно в адрес участников информационного обмена.
С 1 июля 2012
года утратит силу Закон «Об электронной цифровой подписи» 2002 года.
Что придет на
смену ЭЦП,
мы рассказали в первой
части статьи
«Новый Закон об электронной
подписи»
на стр. 75–81
журнала
№ 5’ 2011
17
№ 6` 2011 г.
Если налоговый орган не получил от налогоплательщика квитанцию о приеме, он направляет требование о представлении документов на бумажном носителе (п. 19). Неполучение же налогоплательщиком квитанции о получении документа означает, что ему придется
направить эти документы на бумажном носителе (п. 24).
Согласно Порядку истребуемый электронный документ составляется «по установленным форматам» и должен содержать реквизиты
требования (п. 2). Однако форматы, в которых требуется представлять
истребованные документы, в данном нормативном акте установлены
не были.
В каких форматах будут направляться документы?
Приказом Федеральной налоговой службы от 28.12.2010 № ММВ7-6/[email protected] утвержден формат документов, используемых налоговыми
органами при реализации своих полномочий в отношениях, регулируемых законодательством о налогах и сборах (вступил в силу 3 мая
2011 г.). В приказе установлен формат для 17 видов документов, которые налоговая служба будет направлять налогоплательщикам в электронном виде. В их числе названо и требование о представлении документов (информации) (п. 1.9). В приложение к приказу дано описание
файла обмена.
Что касается представления истребованных документов в электронном виде, то я полагаю, что ФНС выпустит на этот счет отдельные нормативные акты, в которых установит и порядок представления, и формат таких электронных документов (примерно так же,
как это было сделано, например, в отношении уведомлений об открытии (закрытии) счета (вклада) в банке, расположенном за пределами территории Российской Федерации; см. приказ ФНС России
от 12.11.2010 № ММВ-7-6/[email protected]).
В интервью журналу «Семинар для бухгалтера» советник государственной гражданской службы РФ 3-го класса Сергей Тараканов подчеркнул, что «нельзя будет отправить в инспекцию в ответ на требование ни отсканированный бумажный документ, ни сформированный в текстовом редакторе. Соответственно, о факсимиле тоже речи
не идет. Файлы будут формироваться программным обеспечением»1. Так
что интрига пока остается.
1
18
№ 6` 2011 г.
Когда и как именно заработает электронный обмен документами с ИФНС // Семинар для
бухгалтера. – 2011. – № 5, http://www.buhseminar.ru/article/14192.
Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии»
Наши рекомендации
Современное
делопроизводство
Все мы должны осознать, что существенно меняется технология
электронного взаимодействия с налоговой службой. До сих пор электронный канал связи использовался, как правило, для передачи налоговой и бухгалтерской отчетности. Начинал это взаимодействие налогоплательщик, и происходило оно редко. Теперь инициатором взаимодействия может стать налоговая инспекция, и в любой момент в адрес
организации может поступить документ, на который нужно будет
оперативно дать ответ.
Не случайно в п. 7 Порядка указано, что необходимо осуществлять
проверку электронного почтового ящика не реже одного раза в сутки.
В настоящее время такие почтовые ящики находятся, как правило,
под контролем финансовых служб организации, поэтому придется
принимать непростое решение:
– либо возлагать на эти службы дополнительные обязанности по приему и регистрации в системе документооборота всей поступающей
из налогового органа электронной корреспонденции,
– либо передавать всю эту работу (по приему и отправке корреспонденции в налоговую) в делопроизводческие
подразделения,
– или же искать какое-то иное решение.
Каждая конкретная организация должна решить этот вопрос самостоятельно с учетом особенностей своей деятельности и имеющихся ресурсов. Поскольку вся переписка с налоговой службой ведется
с использованием ЭЦП, то в случае передачи этой функции службе
ДОУ сотрудников данной службы придется обеспечить средствами
создания и проверки соответствующих электронных подписей.
Технология работы с этими документами внутри организации будет во многом зависеть от организации внутреннего документооборота. При наличии системы электронного документооборота будет логично сразу регистрировать в ней поступающие из налогового органа электронные документы и работать с ними только в электронном
виде. Если же в организации СЭД не используется, то электронные документы из налоговой можно распечатать, зарегистрировать в существующих системах учета и включить в бумажный документооборот
организации.
Стоит также подумать и о внутренней регламентации такой деятельности, не забыв отразить во внутренних нормативных актах вашей организации порядок хранения этих электронных документов. Тем более что требование к обеспечению сохранности всех документов, созданных в процессе электронного обмена, установлено
нормативным документом:
Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии»
19
№ 6` 2011 г.
Фрагмент документа
«Порядок направления требования о представлении документов (информации) и порядок представления документов (информации) по требованию налогового органа в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи» (утв. приказом ФНС России от 17.02.2011
№ ММВ-7-2/[email protected])
6. Участники информационного обмена обеспечивают хранение
всех отправленных и принятых Требований о представлении документов,
Истребуемых документов и технологических электронных документов
с ЭЦП и сертификатов ключей подписи.
Еще важно при получении сообщения от налогового органа подтвердить его получение либо уведомить об отказе в приеме документа (кстати, налоговый орган может сделать то же самое, по тем же
основаниям) (п. 14). Основаниями для отказа в приеме могут быть:
– ошибочное направление налогоплательщику (налоговому
органу);
– несоответствие документа утвержденному формату;
– отсутствие /несоответствие ЭЦП уполномоченного должностного лица налогового органа (налогоплательщика).
Ну а до тех пор, пока налоговые органы не определятся с форматами, в которых они будут принимать от налогоплательщиков истребованные документы в электронном виде, представлять документы
придется по старинке – на бумажных носителях.
Чего ждать в будущем?
Как показывает многолетний опыт, налоговая служба, если ей
понравится взаимодействовать с налогоплательщиком в электронном виде, очень быстро может превратить добровольное использование электронного документооборота в обязательное. Тем более что
сейчас это будет укладываться в проводимую руководством страны
политику внедрения информационно-коммуникационных технологий (ИКТ) в государственное управление и оказание государственных услуг в электронной форме. Соответственно, организациям стоит иметь в виду этот фактор при планировании своей деятельности
на ближайшую перспективу.
20
№ 6` 2011 г.
Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии»