close

Вход

Забыли?

вход по аккаунту

код для вставкиСкачать
Bonton uporabe e-pošte
July 2005, Avtor: mag. Radoš Skrt, [email protected]
Tako kot v normalnem okolju pri vsakodnevnem komuniciranju z ljudmi, je potrebno tudi na
internetu upoštevati poleg pravnih zakonov, ki predpisujejo, kaj je dovoljeno in kaj ne, tudi
določena pravila obnašanja in nenapisane norme, če želimo da bo komunikacija z ostalimi
uporabniki potekala normalno in na spodobnem nivoju. Nespoštovanje in neupoštevanje teh
pravil ima lahko poleg očrnitve uporabnika za skrajno posledico tudi ukinitev uporabe
internetnih storitev.
Tudi če se vam zdi, da znate pravilno uporabljati
e-pošto, nikakor ne bo odveč, če boste prebrali
članek v celoti, saj vas lahko spomni na nekatere
pomembne stvari iz internetnega bontona, na
katere ste mogoče s preveč rutinirano uporabo epošte preprosto že pozabili. Ne glede na to ali
pošiljate e-poročilo prijatelju ali poslovnemu
partnerju, je dobro upoštevati nekaj nenapisanih
pravil, ki se nanašajo na uporabo e-pošte.
V katera polja vpisati naslovnike
Vsako e-sporočilo je sestavljeno iz glave in iz telesa sporočila. Glava je običajno sestavljena
iz podatkov o pošiljatelju, naslovniku sporočila in naslova sporočila. Glavi sporočila sledi
njegova vsebina oziroma telo sporočila (Body), ki ga sestavlja tekst sporočila, ki ga
posredujemo prejemniku in podpis (če ga seveda vključimo v sporočilo). Naslov prejemnika
običajno vpišemo v vrstico Za (ang. To). Če želimo posameznim osebam poslati sporočilo le
v vednost, vpišemo njihove naslove v polje Kp (ang. CC). Pri tem se je potrebno zavedati, da
bodo naslovi iz tega polja vidni vsem ostalim prejemnikom sporočila. Če je potrebno
sporočilo poslati na več naslovov in če ne želite, da bi ostali prejemniki videli komu vse ste
poslali sporočilo, uporabite polje Skp (ang. Bcc), ki bo zagotovilo, da bodo naslovi vseh
ostalih prejemnikov ostali skriti, kar pomeni, da bodo naslovniki dobili skrito kopijo
sporočila. V praksi to pomeni, da bo skriti naslovnik videl vse naslove, ki se nahajajo v poljih
Za ali Kp, naslovniki iz ostalih polij pa ne bodo videli naslovov, ki so skriti v polju Skp.
Napačna uporaba polij Za, Kp in Skp ima lahko precej neprijetne posledice še posebej v
smislu pošiljanja poslovne pošte. Pogostokrat se namreč dogaja, da zaposleni v podjetju
zaradi nepravilne uporabe e-pošte razkrijejo marsikatero poslovno skrivnost (pošiljanje pošte
na napačne naslove, razkrivanje identitete vseh prejemnikov oziroma poslovnih strank in
podobno). Preden odpošljete pošto zatorej preverite v katerih poljih imate vpisane naslove
prejemnikov.
Naslov in vsebina sporočila
Ker poleg e-naslova pošiljatelja prejemnik sporočila najprej zagleda naslov sporočila, bi
morali z naslovom v naslovnem polju vedno opisati tisto kar opredeljuje celotno sporočilo.
Prejemnik bi moral ob pogledu na prejeto e-pošto takoj vedeti, kaj približno lahko pričakuje,
ko bo odprl sporočilo. Zaradi tega je pomembno, da izpolnimo naslovno polje (Subject oz.
Zadeva), kjer z besedo ali dvema opredelimo namen sporočila.
Vsako napisano sporočilo bi moralo imeti rep in glavo. To pomeni, da mora sporočilo
vsebovati uvodni pozdrav, besedilo sporočila, pozdrav in podpis pošiljatelja, ki si ga lahko
naredite s podpisno datoteko (sig file). Ker večina uporabnikov pošilja privatno pošto tudi
med službenim časom, obstaja možnost, da si ustvarite različne podpisne datoteke. V
Outlooku pridete do omenjene možnosti po naslednji poti: v meniju izberite orodja (Tools) >
možnosti (Options) > oblika pošte (Mail format) > podpis (Signature). Priporočljivo je obsega
podpis naslednje podatke: ime in priimek, položaj, naslov, telefonsko številko, faks in naslov
vaše spletne strani. Nekatera podjetja dodajo čisto na konec tudi kakšna komercialna ali
uporabna sporočila. Podpis, ki ga boste ustvarili bo poštni klient avtomatično dodal v
sporočilo, kar vam bo prihranilo kar nekaj časa, ki bi ga drugače izgubili, ko bi morali za
vsako sporočilo napisati vaše kontaktne podatke.
Pa se vrnimo nazaj na samo besedilo. Pišite razumljivo in jasno. Bodite vljudni, spoštljivi in
tolerantni do ljudi, ki imajo drugačne vrednote. Uporabljajte osebni pristop. Kar pomeni, da je
boljše, če namesto »Spoštovani« napišete »Spoštovani g. Janez Novak«, saj bo vaše sporočilo
precej bolj prijaznejšo in osebno noto. Odstavki naj bodo kratki, sporočila pa jedrnata in ne
predolga, še posebej če gre za poslovno korespondenco. Nihče namreč ne mara prebirati
dolgih tekstov prek ekrana. Če bi radi nekomu posredovali daljšo novico, ki je objavljena na
internetu, mu namesto, da bi kopirali novico v sporočilo, pošljite povezavo do spletne strani,
kjer bo lahko novico v celoti prebral. Podobno velja za vse ostale dokumente in datoteke, ki
so objavljene na spletnih straneh.
Glede na izkušnje, ki jih imam z vsakodnevno uporabo interneta, velja še posebej poudariti,
da pri pisanju ne uporabljati VELIKIH tiskanih črk, saj to pomeni da kričite.Velike črke bi se
naj v omejenem obsegu uporabljale res v skrajni potrebi, npr. za poudarjanje resnično
pomembnega dela besedila, ki opozarja prejemnika sporočila na nezaželene posledice (npr.
….«če ne boste poravnali položnice vam bomo IZKLOPILI DOSTOP DO INTERNETA«).
Vsekakor pa je tudi v tem primeru bolje, da uporabljate namesto velikih črk odebeljen tekst.
Vsako sporočilo pred pošiljanjem še enkrat preberite, preverite naslove prejemnikov in
odpravite morebitne slovnične napake, saj bi vas lahko zaradi površno napisanega sporočila
obravnavali poslovni partnerji kot nezanesljivo in površno osebo. Seveda vam bodo prijatelji
takšno površnost rade volje spregledali.
Če že morate izražati čustva, uporabljajte znake za emocije oz. smeške (zares obširne
informacije o emotikonih kot tudi slovar boste našli na naslovu http://www.emoticon.com), ki
pa jih nikakor ne uporabljati v poslovnih sporočilih. Pri izražanju čustev (pri tem ne mislimo
samo na smeške) je potrebno vsekakor biti previden, saj lahko mimogrede koga preveč
užalimo ali pa prizadenemo. Tudi šala, ki jo posredujemo nekomu, je lahko interpretirana na
napačen način, kar pomeni, da jo lahko prejemnik razume kot nespoštovanje ali šaljenje na
njegov račun.
Tabela: Pomen emotikonov
:-)
:(
;)
:-))
:-I
sreča ali smeh
žalost ali razočaranje
šaljivost, nagajivost
Veliko veselje
Ravnodušen nasmeh
:-/
Dvom
Previdni bodite tudi pri uporabi kratic ali akronimov, saj obstaja možnost, da jih prejemnik ne
bo razumel. Akronimi so v bistvu prve črke posameznih dolgih besed s katerimi lahko
prihranimo odvečne besede. V zasebnem komuniciranju se uporabljajo predvsem prve črke
posameznih angleških besed, ki lahko nadomestijo pomenske stavke. Podobno kot velja za
smeške velja tudi za akronime – njihova uporaba v poslovnem komuniciranju ni zaželjena. Če
bi radi vedeli kaj pomeni posamezna kratica, obiščite stran http://www.acronymfinder.com/
ali pa http://www.acronymsearch.com.
AFAIK As Far As I know (Kolikor vem…)
AKA Also Known As (Znan tudi kot..)
As Soon As Possible (Čimprej ko bo
ASAP
mogoče.)
BRB Be Right Back (Takoj se vrnem.)
BTW By The Way (Mimogrede)
See You ( Vidimo se.)
CU
Face To Face (Iz oči v oči)
F2F
Just A Minute (Samo malo!)
JAM
LOL Laughing Out Loud (Glasno se smejati.)
NBD No Big Deal (Nič posebnega.)
No Problem (Ni problema.)
NP
THX Thanx (Hvala.)
Če pošiljate sporočilo večim naslovnikom hkrati, ki se povrh vsega nahajajo še na različnih
koncih sveta, upoštevajte morebitne razlike v jeziku, kulturi, izobrazbi, strokovni
specializaciji in splošni razgledanosti.
Ker pri komunikaciji prek e-pošte ni neposrednega vidnega in slušnega stika s sogovorniki, se
zdijo e-sporočila velikokrat hladna in neosebna. Ravno zaradi tega pa se velikokrat zgodi, da
prejemniku napišemo tisto, česar si mu ne bi upali povedati v obraz. Da si zaradi vaše
nepremišljenosti ne bi po nepotrebnem nakopali jeze ali zamere prejemnika, vam
priporočamo, da pred oddajo sporočila še enkrat natančno preberete tisto kar ste zapisali in o
po potrebi omilite slog pisanja. Ko boste enkrat oddali sporočilo, ga ne boste morali več
preklicati ali zaustaviti na poti do prejemnika.
Sporočilo zaključite z vljudnostnim pozdravom in podpisom, ki smo ga omenjali nekaj
odstavkov višje.
Oblikovanje sporočil
Kljub temu, da je pisno komuniciranje prek e-pošte zelo podobno običajni poslovni »papirni«
komunikaciji, pa moramo biti zaradi posebnosti e-komuniciranja pozorni na samo obliko esporočil. Izogibajte se uporabi ozadij, neberljivih pisav, animacij, slik, različnih slogov, ipd.
Ne samo, da se lahko »bogato okrašenemu« sporočilu zmanjša berljivost, sporočilo lahko ima
zaradi različnega delovanja poštnih klientov popolnoma drugačen videz kot ste ga ustvarili.
Verjetno ne želite, da bi prejemniki dobili vtis vaše neprofesionalnosti in popolnega
pomanjkanja smisla za estetiko. Uporaba različnih barv in velikosti pisav ni prepovedana, je
pa vsekakor priporočljiva prava mera različnih naborov, da ne bo sporočilo na koncu
izgledalo kot novoletna jelka.
<slika> Uporaba različnih slogov ni priporočljiva
Odgovarjanje na sporočilo
Zaželjeno je, da na vsako sporočilo odgovorite v najkrajšem možnem času oziroma v roku 24
ur. Če vam bi pisanje odgovora vzelo preveč časa, pošljite pošiljatelju sporočilo, da ste
njegovo sporočilo prejeli in da mu boste odgovorili takoj, ko boste utegnili. Če v poslovnem
komuniciranju ne boste pravočasno odgovorili, bodo stranke to pojmovale kot neodzivnost
podjetja.
Ko odgovarjate na sporočila, vedno uporabite funkcijo Odgovori (Reply) oziroma Odgovori
vsem (Reply to All) in pustite originalno sporočilo nedotaknjeno pod svojim odgovorom.
Zaradi obilice sporočil, ki jih vsakodnevno pošljemo in prejmemo se namreč lahko zgodi, da
prejemnik ne bo natančno vedel, na katero sporočilo se nanaša odgovor. Če bo pod vašim
sporočilom še sporočilo, ki ga je poslal, bo v trenutku vedel za kaj gre.
Pri odgovarjanju na točno določeni del sporočila lahko odgovor napišete pod del besedila na
katerega se odgovor nanaša, in sicer tako, da bo prejemnik natančno vedel na katere dele
teksta ste mu odgovorili. Če odgovarjate na sporočilo bodite še posebej pozorni na reply-to
naslov, saj lahko kaže na poštni seznam, kar pomeni da bo vaše sporočilo dobilo več ljudi kot
bi si morebiti želeli, čeprav bo na prvi pogled videti, da ga bo dobila samo ena oseba. Pri
odgovarjanju na sporočilo bodite pozorni tudi morebitne naslove v Kp polju. Če preidete iz
množične komunikacije na dvosmerno komunikacijo z zbranim naslovnikom, potem iz
sporočila odstranite vse naslove, ki se nahajajo v Kp polju. Ko odgovarjate na vprašanja
strank ali prijateljev preverite ali ste odgovorili na vsa postavljena vprašanja. Poskrbite, da
tudi vas ne bodo uvrstili v skupino tistih ljudi, ki odgovorijo le na nekatera od postavljenih
vprašanj, na ostala pa preprosto pozabijo.
Posredovanje pošte in dodajanje priponk
Sporočilom, ki ste jih prejeli in ki jih posredujete naprej, ni vljudno menjati vsebine. Če je
bilo sporočilo, ki vam je bilo namenjeno, osebne narave, premislite ali bi se oseba, ki vam je
pošto poslala, strinjala, da jo pošiljate tudi na druge naslove. Spoštujte avtorske pravice nad
materialom (fotografije, glasba, programi, video posnetki, avtorska besedila, ipd.), ki ga
razpošiljate. Razširjanje brez dovoljenja avtorja je namreč prepovedano oziroma kaznivo po
avtorskem pravu. Še posebej pomembno opozorilo pa velja vsem tistim, ki pošiljajo prek epošte velike datoteke kljub temu, da jih prejemniki niso zahtevali.
Predno dodate oziroma pripnete sporočilu kakršnokoli datoteko, preverite njeno velikost. Če
boste namreč nekomu, ki ima modemsko povezavo poslali nekaj MB veliko datoteko, vas ne
bo prav lepo gledal. Če že res morate poslati večjo datoteko, jo poskusite stisniti z enim izmed
orodij za kompresiranje (npr. WinZip, www.winzip.com), še bolje pa je, da jo naložite na
strežnik, prejemniku pa pošljite povezavo do datoteke. Vsekakor pa je pred pošiljanjem velike
priponke priporočljivo od prejemnika sporočila dobiti njegovo privolitev. Povezave
uporabljajte tudi za vse tiste datoteke, ki se že nahajajo na spletnih straneh. Pri pošiljanju
večjih datotek se morate zavedati tudi tega, da lahko napolnite poštne predale prejemnikov, ki
jim boste tako po nepotrebnem preprečili nadaljnje prejemanje verjetno veliko bolj
pomembnih sporočil, kot so vaša.
<slika> Pošiljanje večjih datotek je nezaželjeno
Video posnetki, ppt prezentacije, slike, verižna pisma
Nikar ne pošiljajte nezaželjene pošte (ang. spam) s katero označujemo vsa sporočila s
komercialno naravo, ki jih prejemniki ne želijo prejeti in ki so bila poslana brez njihovega
predhodnega privoljenja, saj si boste poleg tržne inšpekcije nakopali na glavo še gnev
prejemnikov. S tovrstnimi sporočili ne velja izgubljati časa, kar pomeni da se na njih ne
odgovarja, da se jih ne razpošilja naprej in da se jih takoj izbriše. V primeru, da prejemate
veliko nenaročene pošte z istih naslovov obvestite o tem podjetje, ki skrbi za vašo e-pošto, če
pa gre za naslovnike iz Slovenije, lahko ukrepate tudi na tržnem inšpektoratu RS. Glede na to,
da je že od nekdaj boljša preventiva kot kurativa, pa je najboljše če svoj elektronski naslov
varujete tako, da ga ne posredujete osebam, ki jih ne poznate oziroma spletnim stranem, ki
jim ne zaupate
Nikomur ne pošiljate niti verižnih pisem (ang. chain letters), ki so velika nadloga za vsakogar,
ki mu je mar za svoj čas. Če pošiljate opozorila pred virusi, najprej preverite, ali ne gre za
potegavščino. To lahko storite na Symantecovi strani
(http://www.symantec.com/avcenter/hoax.html), kjer boste našli seznam in podrobnejši opis
vseh lažnih opozoril.
Bodite konzervativni pri tem, kar pošiljate in liberalni pri tem kar prejemate.
Eden izmed najpogostejših načinov maltretiranja uporabnikov je pošiljanje »duhovnih«
sporočil, ki se najpogosteje nahajajo v .ppt obliki, ki so roko na srce všeč le redkim izjemam.
V naslednjo kategorijo sodijo video posnetki, ki so lahko sila zanimivi, toda kaj ko nam v
primeru, da uporabljamo šibkejšo povezavo dobesedno ohromijo delovanje e-pošte. Velike
datoteke poleg obremenitve omrežja in zmanjšanja hitrosti podatkov povzročajo tudi veliko
izgubo časa zaposlenih in njihove produktivnosti, česar se lastniki podjetij vse premalo
zavedajo. Pri pošiljanju najrazličnejših datotek se morate zavedati, da nimajo vsi enakega
smisla za humor in enakih pogledov kot vi. Kaj hitro se lahko zgodi, da boste nekoga z
neokusno šalo ali pornografskim posnetkom užalili. Obstaja tudi veliko uporabnikov, ki
tovrstnih sporočil sploh ne želijo prejemati. Zaradi tega raje dvakrat premislite preden boste
prek e-pošte razpošiljali neumne vice, verižna pisma in podobno nesnago.
Pravilnik o uporabi e-pošte
Da bi v podjetju preprečili preveliko zmanjšanje produktivnosti zaposlenih, ki se vse preveč
ukvarjajo s pošiljanjem privatne pošte in razpošiljanjem zabavnih datotek med delovnim
časom, je koristno da se znotraj podjetja sestavi pravilnik o uporabi e-pošte, ki lahko obvaruje
podjetje tudi pred marsikatero težavo, ki bi lahko nastala kot posledica nepravilne uporabe epošte. Za podjetje, ki se bo takšnega dela lotilo, je priporočljivo, da v pravilniku opredeli
kako, kdaj in na kakšen način morajo zaposleni odgovoriti na sporočila strank in partnerjev,
kakšne nevarnosti pretijo zaradi uporabe e-pošte in kako se jim izogniti, katere vsebine se ne
smejo razpošiljati, na kakšen način se bodo obravnavale zaupne vsebine, v kolikšni meri je
dovoljena uporaba e-pošte v osebne namene in podobno. Neodvisno od pravilnika pa bi
moralo vsak podjetje seznaniti vse zaposlene, ki uporabljajo e-pošto, z bontonom uporabe epošte, saj bo lahko le tako doseglo ustrezen nivo komunikacije s poslovnimi partnerji in s
strankami, kar bo nenazadnje vplivalo tudi na ugled podjetja v javnosti.
Poskrbite za varno komuniciranje
Pogoj za uspešno komuniciranje je tudi zagotavljanje varnosti in zasebnosti na internetu.
Poskrbite, da bo vaša komunikacija z zunanjim svetom varna in zakonsko neoporečna. Z
uporabo ustreznih tehnologij in programov poskrbite za zaščito računalnika pri povezavi na
internet kot tudi pred napadi virusov in vdori hekerjev. Poskrbite, da boste imeli nameščene
najnovejše popravke operacijskega sistema, posodobljene različice protivirusnih programov in
programov, ki jih uporabljate za komunikacijo. Uporaba protivirusnih programov naj bo na
prioritetni listi, saj se vam tako ne bo potrebno opravičevati, če boste nehote razpošiljali
viruse svojim prijateljem, znancem in poslovnim partnerjem. Če ne uporabljate postopkov
enkripcije, se morate zavedati, da obstaja verjetnost, da bo nepooblaščena oseba prebrala vaše
sporočilo. Zaradi tega je priporočljivo, da vaše sporočilo ne vsebuje ničesar kar si ne bi upali
napisati na dopisnico. To je potrebno upoštevati tudi zaradi tega, ker vam lahko vso službeno
pošto prestreže in pregleda oddelek za informatiko oziroma vaš delodajalec. Zaradi tega je
priporočljivo, da si ob službenem e-naslovu odpremo pri enem izmed spletnih ponudnikov
brezplačne e-pošte še dodaten e-naslov, ki ga bomo uporabljali za zasebno korespondenco
Pravila, ki smo jih v članku omenili so razumljiva in enostavna za uporabo. Če jih boste
upoštevali, bo vaša komunikacija prek interneta potekala normalno, ostali uporabniki pa vas
bodo obravnavali kot zrelega člana internetne skupnosti.
Moj mikro, julij/avgust 2005
Vroča čokolada
Netiquette bonton kibernetičnega
sveta
Ste med navdušenci, ki poslano verižno pismo nemudoma posredujejo številnim
prijateljem in znancem, z njim pa še vse vidne e-naslove ostalih prejemnikov?
Ali zelo radi poudarite zapisano v vaši e-pošti z velikimi tiskanimi črkami?
Morda ste navdušeni nad možnostmi, ki jih nudi splet in svojo e-pošto pisano
okrasite
"Fotografija:
Žal, nič od naštetega ne bo pravilno, ker
je v nasprotju s pravili komunikacije po
spletu, t. i. Netiquette, omrežnim
bontonom. To je zbirka pravil, ki
zagotavlja dobro delovanje tehničnega in
socialnega okolja na spletu. Pri
komunikaciji v vsakdanjem življenju
moramo upoštevati določene formalne in
neformalne norme. Enako velja za
komunikacijo po spletu. Skupnost
uporabnikov spleta je pravzaprav nova
kultura, kjer se številni množici
uporabnikov dnevno pridružujejo novi.
Mnogi niso vajeni novega okolja in pravil,
ki veljajo v tem okolju, čeprav Sally
Hambridge že pred 13 leti (1995) napisala omrežni bonton in ga namenila javni rabi.
Spletni bonton lahko razdelimo v dve skupini pravil: v pravila, ki veljajo v komunikaciji
ene osebe do druge (najpogosteje je to e-pošta), in v pravila obnašanja, ki veljajo
znotraj določene spletne skupnosti (forumi, klepetalnice ...). Posamezniki splet dojemajo
zelo različno: nekateri se razveselijo možnosti izražanja mnenja z drugimi, nekateri se
prestrašijo in poniknejo, drugi ga izkoristijo za žaljenje ostalih uporabnikov ... Osnovno
pravilo je, ne naredimo drugemu tega, česar ne bi želeli, da drugi naredi nam.
Največ uporabnikov spleta uporablja ta medij za komuniciranje po e-pošti. E-pošta naj bi
imela status zasebne pošte. Vendar kaj je na spletu sploh lahko zasebno? Velja, da
spoštujemo zasebnost drugih in ne prebiramo e-pošte, ki je naslovljena na druge ljudi.
Zavedati se moramo, da je smiselno zapisati v e-pismo le tisto, kar bi napisali tudi na
razglednico, oziroma tisto, kar bi si upali nekomu povedati tudi osebno v obraz. Ekran
daje občutek skritosti in anonimnosti, zato si mnogi upajo in dovolijo napisati tisto, česar
drugemu ne bi nikoli povedali osebno.
Ko sporočilo pošljemo, nad njim nimamo več ne moči in ne nadzora. Skrbno premislimo o
vsebini napisanega, preden kliknemo na "pošlji", saj smo sami odgovorni za vsebino
zapisanega.
"Moj e-naslov ni javno dobro �
Vas jezi, ko prejmete verižno pismo in z njim svoj e-naslov med mnogimi ostalimi enaslovi, ki jih je pošiljatelj veselo razposlal s sporočilom vred? Posredovanje e-naslovov
brez dovoljenja lastnika ni dovoljeno. Naslov prejemnika običajno vpišemo v vrstico Za
(ang. To). Če je prejemnikov več in želimo, da vsi vedo, komu v vednost smo poslali
sporočilo, uporabimo polje Kp (ang. CC). Če pismo pošiljamo več prejemnikom hkrati in
želimo preprečiti, da bi ostali prejemniki videli, komu vse smo posredovali sporočilo,
uporabimo polje Skp (angl. Bcc). V tem primeru e-naslovov ostalih brez njihovega
dovoljenja ne bomo "sejali" po spletu. Pri sprejemanju sporočila preverimo, ali nam je
sporočilo poslano neposredno ali le v vednost (Cc:).
E-sporočilo je sestavljeno iz dveh delov: glave in telesa sporočila. Glavo sporočila
sestavljajo podatki o pošiljatelju, naslovniku in naslov sporočila. Polje Zadeva vedno
izpolnimo s čim krajšo oznako zapisanega, saj s poimenovanjem svojega sporočila
dajemo prejemniku prvo informacijo o vsebini in namenu zapisanega. Drugi del sporočila
je telo sporočila, kjer upoštevamo pravila, ki tudi sicer veljajo za pisno korespondenco.
Sporočilo se prične z uvodnim pozdravom s podobnimi nagovori kot sicer, kar je odvisno
od vrste komunikacije: Spoštovana gospa/gospod, Pozdravljeni, Dragi ipd. Osrednji del
sporočila naj bo jasno strukturiran, zapisan v odstavkih in naj ne obsega več kot 100
vrstic besedila. Daljša besedila je smiselno poslati le, če smo zaprosili za predhodno
dovoljenje prejemnika, ali pa pošljemo povezavo do spletne strani, kjer se da zapisano
prebrati. V eni vrstici besedila zapišimo do 66 znakov, izjemoma do 72. V tem primeru bo
besedilo čitljivo v vsakem programu, sicer se bo avtomatično prelamljalo v nečitljive
oblike.
Slovnica in način izražanja pridobivata veljavo. Slovnična in slogovna ustreznost
zapisanega sta ogledalo pošiljatelja, zato preden sporočilo pošljemo, preverimo, ali je
zapisano v skladu s slovničnimi pravili.
Podpis ob koncu zapisanega nadomešča našo poslovno vizitko. Oblikujemo ga lahko sami
in ga avtomatično dodajamo k slehernemu besedilu. Velja pravilo: naj ne sega čez štiri
vrstice.
"Velikih črk - nikar! �
Uporaba velikih črk na spletu pomeni kričanje. Uporabljajo se zares, zares izjemoma,
kadar želimo npr. poudariti neprijetne posledice za prejemnika. Pomembnejše dele
besedila napišemo poudarjeno. Pisana ozadja, uporaba različnih pisav in velikosti,
neberljive pisave, razni okraski in animacije so pri pisanju nezaželeni in lahko kažejo na
pomanjkanje čuta za estetiko, v poslovnem dopisovanju pa na neprofesionalen odnos.
Pri spletnem komuniciranju so nam na razpolago le zapisane besede brez pripadajoče
govorice telesa. Zato naj bo slog pisanja na spletu suhoparen in neoseben. Čustvene
izlive, šale in sarkazem lahko prejemnik razume popolnoma drugače, kot smo želeli.
Kadar odgovarjamo na e-pismo, v katerem razčiščujemo določene nejasnosti, pismo za
nekaj časa odložimo. Nato ga ponovno preberimo in se šele nato odločimo, ali ga bomo
poslali. Za izražanje čustev na spletu uporabimo emotikone J, znake za izražanje čustev.
V poslovnih sporočilih jih ne uporabljajmo.
Na sporočilo odgovorimo v 24 urah. Če bo naš odgovor obsežnejši, pa ga ne utegnemo v
tem času zapisati, pošljemo le sporočilo, da smo e-pošto prejeli in da bomo odgovorili,
takoj ko bomo utegnili. Ko smo vlogi čakajočega na odgovor na poslano e-pismo,
predvidimo možno odsotnost ali druge zaplete pri prejemniku. Če v dnevu ali dveh ne
dobimo odgovora, pošljimo sporočilo ponovno.
Pri odgovarjanju na prejeta sporočila uporabimo funkcijo Odgovori in pustimo
pošiljateljevo sporočilo v originalni obliki. S tem imata pošiljatelj in prejemnik pregled
nad celotno komunikacijo. Delov sporočila nekoga drugega ne smemo brez avtorjevega
dovoljenja posredovati drugim osebam. Če dobimo avtorjevo dovoljenje, je treba pustiti
njegov del sporočila z originalno vsebino. Pri posredovanju fotografij, avtorskih besedil,
glasbe ipd. moramo upoštevati zakonodajo o avtorskih pravicah.
Pošiljanje verižnih pisem ni zaželeno. Prekinimo verigo, saj tratimo svoj čas in čas
prejemnikov. Večina ljudi takšnih pisem ne želi prejemati. Sicer pa je pošiljanje vsebin s
službenega računalnika zagotovo dostopno informatikom in delodajalcu. V mnogih
podjetjih imajo izdelan pravilnik o uporabi e-pošte, kjer je natančno določeno, v kakšne
namene in kako se smeta uporabljati službena pošta in splet.
Zaključimo z mislijo Radoša Skrta, predsednika društva za razvoj e-poslovanja: "Bodite
konzervativni pri tem, kar pošiljate, in liberalni pri tem, kar prejemate."
Petek, december 23, 2005
15 pravil uporabe elektronske pošte
Opažam, da se veliko ljudi na moj blog prikaže preko iskanja "bonton elektronske pošte",
kar me preseneča, glede na to, da se s to tematiko nisem posebej ukvarjal in da obstaja
relativno dober seznam nasvetov na spletni strani Soncek.com. Zanimivo pa je, da sem
pred časom resno razmišljal o sestavi osnovnih pravil, ki jih upošteva premalo ljudi in mi
s tem grenijo življenje. Tako sem se v skladu z veliko potrebo slovenskih spletnih
uporabnikov po bontonu elektronske pošte odločil, da naredim seznam stvari, na katere
je lepo biti pozoren pri pisanju elektronske pošte. Pozor, nekatere stvari se bodo verjetno
podvajale iz zgoraj omenjene strani, z nekaterimi predlogi od tam pa se preprosto ne
strinjam.
Pa začnimo:
1. Smiselno zastavljena zadeva elektronskega sporočila
Dejstvo je, da nekateri dobivamo veliko elektronske pošte. Osebno dobim tudi nad 50
sporočil in všeč mi je, če lahko hitro ugotovim za kaj gre pri sporočilu. Recimo, zadeva z
imenom "Finance", "fotografije", "poglej prosim" ali "link" so slabi nasovi elektronske
pošte. Za veliko stvari sicer lahko ugotoviš za kaj gre, še posebej če si dogovorjen za
njih, vendar težava nastane čez kak teden ali mesec, ko na podlagi zadeve ne veš več za
kaj gre. Vpisana zadeva naj bo opisna do te mere, da je mogoče hitro ugotoviti za kaj
gre.
Če si z nekom pogosto dopisujete glede enake ali podobne stvari se lahko dogovorite ali
odločite za enotno obliko zadeve. Na ta način bo sogovornik vedno lahko vedel natančno
kaj lahko pričakuje.
2. Nadaljevanje zadeve čez več sporočil
Včasih se sporočila sprehaja med dvema ali tremi prejemniki. V tem primeru je najbolj
smiselno, da se polje zadeve vmes ne spreminja. Tako lahko hitro veš, da so vsa
sporočila med seboj povezana in da potrebuješ le najnovejše sporočilo, ki vsebuje
celotno korespondenco. Ostala sporočila lahko tudi izbrišeš. Zadeve vmes ni priporočljivo
spreminjati, saj to le po nepotrebnem vnaša zmedo v dopisovanje.
3. Nespametna izbira polij "Za", "Kp" in "Skp"
To se mi zdi ena največjih rak ran pri dopisovanju. Pa tako preprosta je ta stvar. V polje
"Za" vpišeš tiste prejemnike, ki jim je sporočilo namenjeno in od njih pričakuješ odziv na
sporočilo. Polje "Kp" je namenjeno tistim, ki jih želiš preprosto obvestiti, da se nekaj
dogaja, a od njih ne pričakuješ ničesar. Polje "Skp" uporabljamo le takrat, ko ne želimo,
da bi se prejemniki med seboj videli. "Skp" se tako uporablja le v redkih primerih.
Primeri slabe uporabe: sporočilo ima dva prejemnika. Prvi je Miha v polju "Za", drugi pa
"Slothrop" v polju "Kp". Sporočilo je nekaj na vižo: "V pripeto datoteko bi dodal še
podatke o našem podjetju. Slothrop, lahko narediš to?". Če je mail namenjen meni, zakaj
sem potem v polju "Kp"? Drugi primer je, ko se ljudje iz polja "Kp" udeležujejo diskusije,
čeprav se vse skupaj več ali manj dogaja mimo njih. Preprosto se jim zdi, da morajo
nekaj povedati. No, ni potrebe. Če si v polju "Kp" se lahko vsi ostali vse zmenijo brez
tebe.
Opozoril pa bi še na previdno uporabo polja "Skp". Naslovi, vpisani v polju "Skp", niso
vidni ostalim prejemnikov, vendar tega ni priporočljivo izkoriščati. Tako se včasih zgodi,
da nekdo sodelavcu pošlje ostro elektronsko pošto in da v polje "Skp" svojega šefa, da bi
potunkal sodelavca. No, to pa je huda kršitev bontona in zelo pritlehen način zlorabe
elektronske pošte.
4. Napačna uporaba gumba za določanje visoke pomembnosti sporočil
Vse preveč ljudi preveč zlahka uporablja gumb, s katerim sporočilo opremijo s klicajem,
kar naj bi pomenilo visoko pomembnost sporočila. No, če dobim na dan deset takih
sporočil, potem nekako ni več smiselno, kajne? Ker vsa ta sporočila preprosto ne morejo
biti tako pomembna. Smiseln rezultat bi bil en mail na teden. Poznam ljudi, ki s klicajem
opremijo vsako svoje sporočilo. Brrr.
5. Uporaba klicajev in ostalih ločil
Obstaja modrost, ki pravi: "Pet klicajev je nezamenljiv znak norosti." Klicaji so v pisani
komunikaciji dvorezni meč, ker vse prehitro pomenijo, da kričiš ali da si jezen, saj človek
na drugi strani ne more vedeti, da si klicaj mislil povsem dobronamerno. Osnovno
pravilo, je, da je človeku dovoljeno pet klicajev v življenju, tako da jih gre izkoristiti
pametno. Podobno velja za večje število vprašajev ali mešanico obojih. Recimo: "Kdaj
dobim to datoteko ??!!??!" Preprosto ne počnite tega.
6. Uporaba velikih črk
Velike črke pomenijo kričanje. In v običajnih pogovorih ne kričimo. Ne uporabljajte
velikih črk.
7. Posredovanje elektronske pošte
Skušnjava preprostega posredovanja elektronske pošte je velika, toda to še ne pomeni,
da se ji je potrebno vdati. Posredovanje je čisto v redu, če se dogaja v mejah normalo.
Toda priporočljivo je vsaj na kratko opisati za kaj gre v celotnem sporočilu. Nič hujšega
ni, kot da dobiš dva metra dolgo sporočilu na vrhu katerega piše "Glej spodaj". Ne, ne
bom. Poslal si mi sporočilo in vsaj toliko se potrudi, da mi na kratko napišeš, kaj želiš od
mene. Malo ustrežljivosti ni še nikomur škodilo.
8. Podpisovanje
Priporočljivo je, da se v prvem sporočilu novi osebi podpišeš s celotnim podpisom, ki
vključuje ime, naziv, telefon, elektronsko pošto in podjetje v katerem si zaposlen. Toda
nikakor ni potrebno, da te informacije vsebuje vsako sporočilo. Kasneje lahko uporabljaš
samo ime in priimek ali pa celo samo ime. Podobno velja za ljudi, ki imajo v podpisih
kakšne pametne izreke ali izjave. Prvič ali drugič je mogoče zabavno. Toda v vsakem
sporočilu? Podobno se počutiš, ko stotič vidiš reklamo za Pril, ko si želiš z golimi rokami iz
jamic izkopati oči. Grrr.
9. Pošiljanje šal, animacij, čestitk in šal
Elektronska pošta je pomenila nesluten porast šal, animacij in filmčkov. Ne mine dan, da
ne bi prejel vsaj ene ali dveh in kolikor se pogovarjam z ljudmi okoli sebe imam še srečo.
Človek, ki na dan dobi 50 sporočil v povprečju dobi 2 sporočili na uro. Če jih dobi 50 na
službeni naslov in dela osem ur, dobi na uro šest sporočil. Se vam zdi, da potrebuje še
deset šal z interneta? Po možnosti v ločenih sporočilih? Naj vam razkrijem skrivnost: to
je precej zoprno početje. Razmislite, ali bi prihranili vse šale za petek in jih poslali v
enem mailu.
Še huje je, ker se ta sporočila pošiljajo na sezname prejemnikov. Če počnete to, vse
naslove takoj premaknite v polje "Skp", kjer se uporabniki med seboj ne vidijo. V
nasprotnem primeru naslove vseh prejemnikov izpostavite neželeni pošti, virusom in
številnim drugim neprijetnostim. Še enkrat ponavljajte skupaj z menoj "Sezname
prejemnikov bom vpisal v polje "Skp"."
10. Slovnične napake
Seveda se vsem napakam ni mogoče izogniti, vendar je vedno priporočljivo sporočilo za
seboj prebrati in preveriti ali so ostale kakšne prav hude napake. Vejice, pike, velike
začetnice, vse šteje. Mimogrede, angleži imajo izredno dober primer glede pravopisa:
"Punctuation is the difference between "helping your uncle jack off a horse" and "Helping
your uncle Jack, off a horse."
11. Ozadja za elektronsko pošto
Uporaba HTML v elektronski potši je omogočila vključevanje razno raznih neumnosti v
elektronsko pošto, vključno s sličicami in ozadji za elektronsko pošto. Osnovno pravilo je,
čim manj stvari je v mailu, tem bolje. Razna ozadja naredijo mil manj berljiv, večji ter
počasnejši za pregledovanje.
12. Bodite jasni pri pisanju
Ne uporabljajte kratic, nerazumljivih besed, okrajšav in podobnih stvari, ki naredijo
sporočilo manj rzumljivo. Vedno imejte v mislih, da na drugi strani sporočila sedi osebi,
ki ni vi in torej ne ve vsega. Nejasno sporočilo je velika ovira za komunikacijo, saj potem
človek na drugi strani sedi in razmišlja, kaj točno ste želeli povedati. Poleg tega je
pripročljivo, da ne pišete predolgih sporočil. V nasprotnem primeru človeka raje pokličite
in mu pojasnite, kaj želite.
13. Preverite ali ste pripeli datoteke
Nič ni bolj bednega kot to, da pilite in pišete sporočilo, nato pa pozabite pripeti datoteko.
Vedno, vedno preverite ali ste pripeli datoteko.
14. Ne preverjajte ali je prejemnik prejel sporočilo
Ko nekomu pošljete sporočilo, mu dajte čas, da prebere sporočilo in vam odgovori. Ljudje
ne sedijo neprestano pred računalnikom in berejo sporočila. Dajte človeku vsaj dve uri,
če ne celega dneva časa, da vam odgovori na sporočilo. Nič ni bolj živce parajočega kot
dejstvo, da te nekdo pokliče dve minuti po tem, ko ti je poslal sporočilo in te sprašuje kaj
misliš. Nič ne mislim, ker še nisem prebral sporočila.
15. Ne pošiljajte verižnih pisem
Za vse, ki pošiljajo verižna pisma: Microsoft ne bo podaril nagrade za posredovanje
elektronske pošte, na Poljskem ni uboge ožgane punčke in pošiljanje pisem ne bo
nikomur kupilo invalidskega vozička. Prihranite ljudem neskončno dolgo brskanje po
nabiralniku in jim ne pošiljajte verižnih sporočil. Od tega nima nihče nič.
Tega sem se domislil tako iz glave. Če ima še kdo kakšen primer neprimerne ali
preprosto neumne uporabe elektronske pošte, mi lahko pošlje sporočilo na tritecomment
AT yahoo.com ali pa se oglasi v komentarjih.
Bonton poslovnih elektronskih
sporočil
Mrketing
Tudi komunikacija z elektronsko pošto se mora podrejati splošnim zakonitostim bontona, ki pa je na Internetu
rahlo drugačen kot v tradicionalnem svetu.
Vsak poslovni dokument, ki ga posredujete svojih poslovnim partnerjem ter strankam kaže vašo strokovnost, vpliva pa tudi
na mnenje, ki ga imajo drugi o vas. Formula je preprosta: zapustite negativen vtis ter se pripravite na negativne rezultate, ki jih
bo zakrivila vaša neuspešna komunikacija.
Pravila pisanja ali bonton uporabljamo pri navadni pošti, prav tako pa jih je potrebno upoštevati tudi pri
elektronski pošti. Pričakovati bi bilo, da je to znano že vsem prebivalcem spleta, še posebej poslovnežem, vendar temu žal ni
tako. Še vedno prejemamo poslovna sporočila, ki izgledajo, kakor da jih je napisal osnovnošolec.
Spletno poslovanje postavlja v ospredje komunikacijo, zato jo izpilite do konca!
Kot prvo, moramo upoštevati, da z obliko pisma predstavljamo samega sebe, še pomembneje pa naše podjetje. Vsakdo
piše z lastnim stilom, kljub temu pa mora upoštevati splošna pravila bontona poslovnih elektronskih sporočil.
Ko pišete poslovno pismo, vedno osebo naslovite z Gospod (G.) ali Gospa (Ga.), ravno tako, kot to uporabljate pri pisanju
navadnega pisma. Če ste z osebo že bili v stiku lahko uporabljate njeno lastno ime (G. ime), če pa pišete še nepoznani osebi,
uporabljajte njen priimek (Ga. priimek). Vedno v svojih sporočilih kažite dolžno spoštovanje do prejemnika.
Besedilo naj bo kratko in jedrnato, naj ne bo predolgo. Danes naslovniki elektronske pošte dobivajo veliko število pisem,
katere zaradi »dolgovezenja« naslovnik po hitrem postopku izbriše. Nihče nima časa prebirati deset-stranskih sporočil.
Če želite sporočiti kaj pomembnega, to storite v glavnem besedilu, in ne na koncu pod vsem znanim p.s.
Število znakov v eni vrstici, ki naj bi imela pod 80 znakov prostora, naj bo okoli 60. V kolikor imamo s pomočjo
programa možnost nastaviti avtomatsko prestavljanje v novo vrsto, to nastavimo, v nasprotnem primeru je bolje, če
uporabljamo »enter.«
Če imate v vašem računalniku datoteko z najnovejšim naborom znakov, to še ne pomeni, da jih ima tudi naslovnik. Pri pisanju
je bolje uporabljati navadno obliko pisave, saj bomo na tak način prepričani, da jo bo naslovnik uspel prebrati. S pošto
hočemo z ljudmi komunicirati na vsem dostopen način, z obliko, ki naj bi bila nekaj posebnega, pa je že vprašljivo, če bomo
uspešno komunicirali (vtis na prejemnika se da narediti tudi na kakšen drug, vsem razumljiv način). Ravno tako ne morete
vedeti, če lahko prejemniki vaše pošte sporočilo sprejmejo s šumniki. Če jim njihova programska oprema za elektronsko pošto
ne dovoljuje šumnikov, vi pa jih v svojem sporočilu uporabite, bodo prejeli le zmazek, ki se ga ne da prebrati - preveliko
tveganje! Pišite brez šumnikov.
Če želite uporabljati okrajšave besed, uporabljajte samo tiste, ki so vsem dobro znane. Če krajšate besede, lahko po
nepotrebnem zmedete prejemnika, sporočila ne bo razumel, namen pošiljanja pa je tako padel v vodo. Prav tako uporabljajte
ločila v skladu z slovenskim pravopisjem. V poslovnih sporočilih je vsekakor bolje, da ne uporabljate okrajšav. Pismo, preden ga
pošljete, tudi trikrat preverite za slovnične napake - nič ne pusti slabšega vtisa kot pismo polno slovničnih napak.
Ob zaključku pisma je pri običajni pošti normalna uporaba podpisa in žiga. Pri elektronski pošti pa trenutno še ni uzakonjen
elektronski podpis, je pa kljub temu vljudno, če na koncu pisma napišemo svoje ime in priimek, ime organizacije z
naslovom (tudi elektronskim) in telefonsko številko. Tudi v zaključku sporočila pokažite do prejemnika dolžno spoštovanje s
primernim pozdravom (S spoštovanjem).
Če odgovarjamo na pismo, obstaja pravilo, ki ga je dobro uporabljati: po zaključku pisma pustimo 3 do 4 linije prazne, in
pripišemo pismo na katero odgovarjamo (večina odjemalcev za elektronsko pošto, kot npr. Outlook Express to lahko
naredi samodejno). Tako se bomo izognili zmedi, ki nastane, ko prejemnik poskuša ugotoviti, na kaj neki naj bi se nanašalo
pismo, ki ga bere. Ta problem postane izrazitejši, ko se pogovarjamo s skupino ljudi, katerim različno nam dostavljeno pošto,
samo pošljemo naprej.
Na koncu še opozorilo za vsa podjetja, ki želijo na spletu poslovati s pošiljanjem nezaželjene komercialne pošte (SPAM).
SPAM so sporočila poslana brez dovoljenja, želje ali interesa naslovnika in so v večini primerov nezaželjena. Veljajo za smeti
elektronskega marketinga. Ko boste nekajkrat poslali taka sporočila si bodo prejemniki zapomnili, da je vsako naslednje
sporočilo z vašega naslova potrebno takoj odstraniti. Tako ste si podrli vse nadaljnje sodelovanje, dobili boste svoj negativni
pečat.
4.1 Vodnik po mrežnem bontonu
V preteklosti so ljudje, ki so uporabljali internet, odraščali z njim in bili privrženi tehniki ter
razumeli lastnosti prenosa in protokola. Danes vsebuje skupnost uporabnikov interneta tudi
ljudi, ki niso nevajeni tega okolja. Da bi take uporabnike hitro vključili v internetno kulturo,
je Sally Hambridge že leta 1995 zapisala mrežni bonton in ga dala v neomejeno rabo.
Nekaj pravil za komunikacijo po elektronski pošti:













Če nimamo svojega internetnega dostopa preko ponudnika interneta, preverimo pri
delodajalcu lastništvo elektronske pošte. Zakoni o lastništvu so različni od mesta do
mesta.
Razen če ne uporabljamo posebne opreme in programov, se moramo zavedati, da epošta ni varna. Nikoli ne napišimo ničesar, česar ne bi napisali tudi na razglednico.
Spoštujmo avtorske pravice gradiva, ki ga kopiramo. Skoraj vsaka država ima zakone
o tem.
Pri posredovanju ali odgovarjanju na prejeto sporočilo ne spreminjajmo njegovega
besedila. Če je bilo sporočilo osebno in ga hočemo poslati skupini, prej vprašajmo za
dovoljenje. Sporočilo lahko skrajšamo in citiramo ustrezne dele, vendar s primernim
pripisom.
Nikoli ne pošiljajmo verižnih pisem, saj so na internetu prepovedana.
Bodimo previdni, kaj pošljemo in nepristranski do tega, kar sprejmemo.
Na splošno je dobro, da najprej preverimo vse zadeve pisem (Subject), preden
odgovorimo nanje. Preverimo tudi, če nam je pismo namenjeno neposredno in ne le v
vednost (Cc:).
Olajšajmo stvari prejemniku. Da bi ljudje vedeli, kdo smo, na koncu sporočila
zapišimo še vrstico ali dve z našimi podatki, ki jih lahko pripravimo tudi vnaprej
(Signature file). Tak "podpis" nadomešča našo vizitko.
Bodimo previdni pri naslavljanju pošte. Nekateri naslovi skupin so podobni naslovu
ene osebe. Vedeti moramo, komu pošiljamo sporočilo.
Vedno tudi poglejmo, kdo je dobil pismo v vednost. Ko postane tako pismo le
dvosmerno in se drugih ne tiče več, teh ljudi ne vključimo več zraven.
Zapomnimo si, da se ljudje, s katerimi komuniciramo, nahajajo po celem svetu. Če
pošljemo sporočilo, na katerega želimo takojšen odgovor, se lahko zgodi, da
prejemnik takrat doma spi.
Preverimo vse naslove, preden začnemo z dolgim ali osebnim razgovorom. Več kot
100 vrstic smatramo za dolgo besedilo, zato lahko v zadevo pisma vpišemo besedo
"dolgo".
Pozanimajmo se na koga se obrnemo za pomoč pri problemih s programi ali sistemi in
na koga, če sprejmemo karkoli vprašljivega ali nezakonitega.















Zapomnimo si, da ima prejemnik drugačno kulturo, jezik in smisel za humor. Vedeti
moramo, da oblike datuma, mere in določene besedne zveze mogoče ne bodo
prepotovale pravilno. Še posebno bodimo previdni pri uporabi sarkazma.
Uporabljajmo velike in male črke. VELIKE ČRKE IZGLEDAJO, KOT DA
KRIČIMO.
Uporabljajmo simbole in podčrte za poudarke, vendar ne pretiravajmo.
Za namig tona glasu lahko zmerno uporabljamo smeške (angl. Smileys). :-) je primer
smeška (poglejte od strani). Ne smemo pa misliti, da bo tak znak izničil žaljivo
opombo ali da bo prejemnik celo vesel.
Počakajmo čez noč, kadar pošiljamo čustvene odgovore na sporočila.
Ne uporabljajmo raznih znakov, za katere nismo prepričani, da jih bo prejemnik lahko
razbral.
Bodimo ravno prav kratki in jedrnati. Ko odgovarjamo na sporočilo, vključimo ravno
prav prvotnega sporočila za razumevanje in nič več. Zelo slaba navada je, če
odgovarjamo s celotnim prejšnjim sporočilom; izpustimo vso nepotrebno gradivo.
Pismo mora imeti vneseno zadevo (angl. Subject), ki odraža njegovo vsebino.
Če dodamo podpis (angl. Signature) naj ne bo daljši od štirih vrstic. Ne pozabimo, da
večina plačuje za povezavo na internet. Daljše je naše sporočilo, več bodo morali
plačati.
Danes je pošta (in novice) predmet ponarejanja in prevar, ki jih je različno težko
odkriti. Pri presoji o veljavnosti sporočila uporabimo zdravo pamet.
Če menimo, da je sporočilo utemeljeno pomembno, takoj na kratko odgovorimo nanj.
Tako bo pošiljatelj vedel, da smo ga prejeli, četudi bomo na dolgo odgovorili kasneje.
Pravila, ki smo se jih navadili v posameznem elektronskem okolju, ne bi smeli na
splošno uporabljati v svoji elektronski komunikaciji z ljudmi po celem internetu.
Bodimo previdni pri uporabi žargona in krajevnih kratic.
Običajno plačata strošek pošiljanja elektronske pošte enakovredno pošiljatelj in
prejemnik. Kar je drugače kot pri navadni pošti, telefonu, televiziji ali radiu.
Prejemnik ima lahko tudi stroške v drugačni obliki (mrežna povezava, prostor na
disku). To je temeljni ekonomski razlog za to, da je prostovoljno elektronsko
oglaševanje nedobrodošlo (in prepovedano v mnogih državah).
Vedeti moramo, kako obsežno sporočilo pošiljamo. Če dodajamo pripete datoteke ali
dokumente, lahko postane naše sporočilo tako obsežno, da ne bo dostavljeno oziroma
bo porabilo pretirana sredstva (datoteka naj ne bi bila večja od 50 KB). Pošiljanje
datotek naj bo le druga možnost, ali pa datoteko razdelimo na več manjših delov in jih
pošljemo kot ločena sporočila.
Ljudem ne pošiljajmo večjih količin informacij, ki jih niso zahtevali. (Hambridge,
2002)
4.2 Deset internetnih zapovedi
1. Ne stori drugemu tistega, kar ne želiš, da drugi stori tebi! Gre za osnovno pravilo in
razumevanje te zapovedi povzroči neverjetne posledice, med drugim tudi to, da ostalih
devet sploh ne rabimo.
2. Ne trudi se za razmnoževanje virusov! Nenaročene pripete datoteke, ki jih ponavadi
spremlja pismo v angleškem jeziku, morajo takoj romati v koš, še posebej če gre za
izvajalne programe (ki so lahko skriti tudi v raznih dokumentih). Uporabljajmo tudi
posodobljen protivirusni program.
3. Ne verjemi vsemu, kar prebereš! Nekdo vam pošlje pismo, v katerem od nas zahteva,
naj pobrišemo te in te sistemske datoteke, nakar mi to storimo in sami sebi smo uničili
disk. Idealna rešitev. Škodljivcu ni bilo treba programirati, lepo nas je prosil, da
postanimo sam svoj virus; za povrh taka pisma preidejo skozi vsak protivirusni
program in še sami smo si krivi. Pod isto zapoved sodijo tudi pisma, po katerem nam
bo Microsoft plačal dvesto dolarjev, če smo pismo prebrali ali pa oni, da proizvajalec
telefonov poklanja nov telefon in podobno.
4. Prekini verigo! Smo že pri podaljšku prejšnje zapovedi. Ne, ne bo nas zadela strašna
nesreča, če kakega bebavega verižnega pisma, ki so ga morali poštarji prenašati
desetletja, zdaj pa ga prenaša omrežje, ne bomo poslali čisto vsem znancem.
5. Spoštuj tujo prepustnost! Na spletu pogledamo film, za katerega menimo, da ga
morajo videti še vsi naši prijatelji. Naslovniki so z internetom ponavadi povezani
preko telefona in zanj plačujejo impulze. Zato jim raje pošljimo povezavo, ne vsebine.
6. Priloga pismu naj bo izjema, ne pravilo! Utelesitev prejšnjega pravila. A s poudarkom
na ljudeh, ki morajo čisto običajnem pismu pripeti še kako sliko, češ, naj nam popestri
dan ali za boljšo voljo ali kakšen podoben plemenit razlog. Nazadnje bomo za
navaden da ali ne zaradi nalaganja slike čakali deset minut.
7. Ne želi si svojega bližnjega datoteke! Tole bolj velja za one, ki sestavljajo lastne
spletne strani. Četudi smo na spletu videli nekaj hudo zanimivega, tisto še ni naše in če
zadevščino vključimo na lastno stran, si lahko nakopljemo težave z avtorskimi
pravicami. Razne slike igralcev in podobno robo tuji avtorji budno pazijo in njihov
odvetnik se bo z nami z veseljem pričel dopisovati.
8. Obrzdaj pohlep! Na internetu je precej zastonj stvari in čudno, kako pohlep zagrabi
nekatere uporabnike, da si jih prično kupčkati kot hrčki. Recimo razne preizkusne
programe, ki jih pobirajo cele noči in pečejo na CD-je, da o glasbenih datotekah ne
govorimo (premislimo, če se to splača).
9. Piši danes, pošlji jutri! Elektronska pošta se zdi neoseben in hiter medij; vsaj splošno
mnenje je tako. A nam ni treba hiteti. Pomembna pisma, v poslovnem in v osebnem
smislu, lahko počakajo, da jih prespimo, preberemo še enkrat in potem šele kliknemo
gumb za pošiljanje.
10. E-pošta lahko počaka (vsaj malo, no)! Tek do računalnika vsakih pet minut je očitna
zasvojenost, preverjanje pošte na potovanju enkrat dnevno pa je zgornja meja.
(Mazzini, 2002)
4.3 Poslovni mrežni bonton
Osnovno pravilo vsakega bontona je, da moramo ne glede na okoliščine spoštovati in biti
pozorni do drugih ljudi. Ustavimo se in pomislimo, kako bo verjetno druga oseba sprejela
naše sporočilo. S tem bomo naredili velik korak k temu, da preprečimo nesporazume in
zamero. Preprosto se vprašajmo: "Kako bi se počutil jaz v primeru, da bi prejel tako
sporočilo?".
Komuniciranje po elektronski pošti torej ni nič drugačno od tistega na poslovnem dopisu
našega podjetja. Poslovno komuniciranje je kot posel. Ker imamo elektronsko pošto za bolj
neposredno in privlačno, še ni potrebno, da postane osebna. Zato je tudi pri elektronskem
poslovnem komuniciranju priporočena uporaba določene stopnje formalnosti.
In še nekaj pravil poslovnega mrežnega bontona:





vedno izpolnimo vrstico z zadevo (Subject);
internet pišemo z malo, World Wide Web z veliko, WWW z veliko, angl. e-mail z
vezajem (na začetku stavka pišemo e-Mail), on-line z vezajem;
če naš dopisovalec uporablja samo naše ime, potem uporabimo tudi mi njegovega;
za uradne stike uporabimo gospod, gospa, Mr, Ms (odvisno tudi od starosti in
družbenega položaja);
ne uporabljajmo smeškov (smileys). ( Pearce, 2002)
1/--страниц
Пожаловаться на содержимое документа