close

Вход

Забыли?

вход по аккаунту

...базы МФТИ включает следующие основные документы

код для вставкиСкачать
Приложение
к приказу ректора МФТИ
от «__» __________20__г. № ___
«УТВЕРЖДАЮ»
Ректор МФТИ
_________ Н.Н. Кудрявцев
«___»________20__г.
ИНСТРУКЦИЯ
по делопроизводству
федерального государственного автономного образовательного учреждения
высшего профессионального образования «Московский физико-технический
институт (государственный университет)»
2
СОДЕРЖАНИЕ
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ........................................................................................................................3
2. ДОКУМЕНТАЦИЯ МФТИ ……............................................................................................................3
3. ПРИЕМ, РЕГИСТРАЦИЯ И РАСПРЕДЕЛЕНИЕ ПОСТУПАЮЩЕЙ КОРРЕСПОНДЕНЦИИ..11
4. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ В ПОДРАЗДЕЛЕНИЯХ……...............................13
5. ПОДГОТОВКА И ОФОРМЛЕНИЕ РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ, ИХ УЧЕТ И
РАССЫЛКА…..........................................................................................................................................14
6. КОНТРОЛЬ
ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ..............................................................................18
7. ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ.......................................................................19
8. ОРГАНИЗАЦИЯ ПРИЕМА И ПЕРЕДАЧИ ДОКУМЕНТОВ С ИСПОЛЬЗОВАНИЕМ СРЕДСТВ
ФАКСИМИЛЬНОЙ СВЯЗИ. ЭЛЕКТРОННАЯ ПОЧТА.......................................................................25
9. ИЗГОТОВЛЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ НА
БУМАЖНЫХ И ЭЛЕКТРОННЫХ НОСИТЕЛЯХ.
КОПИРОВАЛЬНО-МНОЖИТЕЛЬНЫЕ РАБОТЫ...............................................................................26
10. СОСТАВЛЕНИЕ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ. ФОРМИРОВАНИЕ ДЕЛ. ПОРЯДОК ПЕРЕДАЧИ
ДЕЛ В АРХИВ………................................................................................................................................27
3
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Инструкция по делопроизводству (далее именуется – Инструкция) определяет порядок
работы с
документами в
федеральном государственном
автономном
образовательном
учреждении высшего профессионального образования «Московский физико-технический
институт (государственный университет)» (далее – МФТИ).
1.2. Настоящая Инструкция разработана в соответствии с федеральными законами,
постановлениями и распоряжениями Правительства Российской Федерации, уставом МФТИ и
иными правовыми актами.
1.3. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства, за соблюдение
установленного настоящей Инструкцией порядка работы с документами в структурных
подразделениях МФТИ (далее именуются – подразделения) возлагается на их руководителей.
1.4.
Методическое
руководство
организацией
делопроизводства
и
контроль
за
соблюдением требований настоящей Инструкции в МФТИ осуществляется отделом управления
делами МФТИ.
1.5. Перед уходом в отпуск или выездом в командировку работники подразделений
обязаны передать находящиеся у них на исполнении (на контроле) документы другому
работнику по указанию руководителя подразделения.
1.6. В случае непредвиденного отсутствия работника по уважительной причине,
руководитель подразделения определяет нового исполнителя.
1.7. Требования к работе с документами, предусмотренные настоящей Инструкцией,
обязательны для всех работников МФТИ.
1.8. Работники МФТИ несут персональную ответственность за соблюдение требований
настоящей Инструкции, сохранность находящихся у них документов и неразглашение
содержащейся в них информации.
2. ДОКУМЕНТАЦИЯ МФТИ
2.1. Состав документационной базы МФТИ
Состав документационной базы МФТИ включает следующие основные документы:
- организационные;
- нормативно-правовые, распорядительные;
- информационно-справочные.
4
Перечень локальных нормативных актов, содержащих обязательные для исполнения в
МФТИ нормы, правила и требования к оформлению тех или иных видов документов, их
содержанию и структуре текста, приведен в Приложении № 1 к настоящей Инструкции.
2.1.1. Организационные документы
Организационные документы – документы, определяющие организацию работы МФТИ,
ее подразделений, должностных лиц. К организационным документам относятся: штатное
расписание МФТИ, положения о подразделениях, должностные инструкции работников МФТИ.
2.1.1.1. Штатное расписание
Штатное расписание – организационный документ, определяющий должностной и
численный состав МФТИ.
Штатное расписание утверждается ректором МФТИ.
2.1.1.2. Положение о подразделении
Положение о подразделении – нормативный правовой акт, который определяет порядок
образования,
задачи,
функции,
полномочия,
ответственность
и
организацию
работы
подразделения.
Положение о подразделении МФТИ разрабатывается его руководителем и утверждается
ректором МФТИ. Положение включает следующие основные разделы: общие положения, задачи
и функции, полномочия, ответственность, организация работы.
2.1.1.3. Должностная инструкция
Должностная инструкция регламентирует функции, права, обязанности и ответственность
работника.
Должностная инструкция работника МФТИ включает следующие основные разделы:
общие положения, должностные обязанности, права, ответственность.
Текст носит характер указаний, содержит четкие формулировки с распорядительными
словами: “должен”, “имеет право”, “не допускается”, “запрещается” и т.д. Текст излагается от
третьего лица или в безличной форме. Проект должностной инструкции согласовывается с
правовым отделом МФТИ.
Датой введения инструкции в действие является дата ее утверждения (если в тексте не
указана другая дата). Должностная инструкция доводится до работника под роспись.
В МФТИ действуют типовые должностные инструкции сотрудников и рекомендуемые
должностные инструкции профессорско-преподавательского состава МФТИ.
2.1.2. Распорядительные документы
К распорядительным документам относятся:
- распоряжение;
- приказ;
5
- инструкция.
2.1.2.1. Распоряжение
Распоряжение – локальный нормативный акт, издаваемый ректором МФТИ и лицами,
имеющими на то доверенность, в целях разрешения оперативных вопросов в процессе
деятельности МФТИ, имеющий обязательную силу для должностных лиц и организаций,
которым распоряжение адресовано.
Распоряжения делятся на две группы: распоряжения общего назначения и распоряжения
по личному составу.
В распоряжениях по личному составу фамилии, имена и отчества пишутся полностью.
Распоряжения формируются, направляются на согласование, утверждение, регистрацию,
исполнение в систему электронного документооборота (СЭД) в соответствии с инструкциями
пользователя.
В состав участников согласования обязательно включаются:
-
руководители структурных подразделений, являющиеся исполнителями по
соответствующим поручениям документа и курирующие их проректоры;
-
начальник правого отдела;
-
начальник отдела управления делами.
2.1.2.2. Приказ
Приказ – локальный нормативный акт, принимаемый правомочным должностным лицом,
для решения основных оперативных задач.
Содержащиеся в приказах предложения должны быть конкретными и реальными,
соответствовать действующему законодательству.
Текст приказа состоит, как правило, из констатирующей и распорядительной частей.
Распорядительная
часть
начинается
словом
“ПРИКАЗЫВАЮ”.
В
пунктах
распорядительной части приказа указываются исполнители, конкретные действия и сроки
исполнения предписываемых действий.
В случае, если предписываемое действие предполагает конкретного исполнителя,
соответствующий пункт документа должен начинаться с указания должности и фамилии
исполнителя в дательном падеже.
В качестве исполнителей могут быть указаны подразделения. В этом случае в скобках
указываются инициалы и фамилия руководителя подразделения.
Приказы формируются, направляются на согласование, утверждение, регистрацию,
исполнение в СЭД в соответствии с инструкциями пользователя.
В состав участников согласования всех приказов обязательно включаются:
-
начальник правого отдела;
6
-
начальник отдела управления делами;
-
руководители структурных подразделений, являющиеся исполнителями по
соответствующим поручениям документа и курирующие их проректоры.
В состав участников согласования кадровых приказов включаются:
-
начальник отдела кадров;
-
начальник правого отдела.
Состав участников согласования приказов по организационной структуре определяется в
соответствии с регламентирующими документами.
2.1.2.3. Инструкция
Инструкция – документ, издаваемый руководителем подразделения в целях установления
правил, регулирующих организационные и другие вопросы деятельности МФТИ и его
подразделений.
2.1.3. Информационно-справочные документы
Информационно-справочные
документы
–
документы,
констатирующие
факты,
являющиеся основанием для принятия решений и издания распорядительных документов.
К информационно-справочным документам относятся:
- протокол;
- акт;
- письмо;
- докладная записка;
- объяснительная записка;
- служебная записка;
- доверенность;
- телеграмма;
- телефонограмма;
- стенограмма;
- план;
- справка и др.
2.1.3.1. Протокол
Протокол
–
официальный
документ,
фиксирующий
какие-либо
фактические
обстоятельства.
Текст протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной. Во вводной
части указываются фамилии и инициалы председателя, секретаря и присутствующих на
заседании или совещании (при необходимости указываются должности присутствующих),
повестка дня. Фамилии и инициалы присутствующих перечисляются во вводной части протокола
7
лишь при небольшом составе участников совещания или заседания, к протоколам больших
заседаний или совещаний прилагается список присутствующих.
Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня.
Текст
каждого
раздела
состоит
из
трех
частей:
“СЛУШАЛИ”,
“ВЫСТУПИЛИ”,
“ПОСТАНОВИЛИ” (“РЕШИЛИ”).
Краткая форма протокола применяется в случае, когда к протоколу прилагаются тексты
докладов и выступлений.
При наличии особого мнения по принятому решению оно записывается в протоколе или
прилагается к нему.
Протокол подписывается председательствующим на заседании и секретарем.
Датой протокола является дата проведения заседания коллегиального органа или
совещания.
Протоколы нумеруются порядковыми номерами в пределах календарного года.
Протокольное решение оформляется как выписка из протокола. В ней указываются: номер
протокола и дата заседания, номер вопроса по повестке дня, докладчик, обсуждаемый вопрос и
принятое решение, подпись, печать. Выписка из протокола рассылается всем заинтересованным
сторонам.
2.1.3.2. Акт
Акт – документ, составляемый несколькими лицами и подтверждающий установленные
ими факты или события.
Текст акта состоит из двух частей: вводной и констатирующей.
Вводная часть акта содержит наименование распорядительного документа, на основании
которого актируются факт, событие или действие (в именительном падеже), его номер и дата.
Если акт составлен комиссией, то первым указывается председатель комиссии далее
члены комиссии.
В констатирующей части акта излагаются цели и задачи актирования, существо и характер
проведенной комиссией работы, установленные факты и события, а также выводы и замечания.
Констатирующая часть заканчивается сведениями о количестве экземпляров акта и месте их
нахождения.
Количество экземпляров акта определяется числом заинтересованных в нем сторон или
документами, регламентирующими составление акта.
Акт подписывается всеми членами комиссии с указанием даты подписи. При
расшифровке подписей инициалы ставятся перед фамилиями.
2.1.3.3. Письмо
8
Письмо – документ, содержащий сообщение от составителя конкретному лицу или
организации.
По
содержанию
и
назначению
письма
могут
быть
инструктивными
(директивными), гарантийными, информационными, запросами, извещениями, приглашениями,
ответами и др.
В деловой переписке принята форма изложения текста от первого лица множественного
числа (просим, сообщаем, направляем, напоминаем, высылаем и т.д.), так как должностное лицо,
подписавшее письмо, выступает от имени МФТИ.
Форма изложения текста письма от первого лица единственного числа (прошу, предлагаю,
направляю и т.д.) возможна, если письмо носит конфиденциальный характер или содержит
персональное обращение к адресату.
В письмах, направляемых на официальном бланке МФТИ, указывается в левом нижнем
углу контактная информация исполнителя: ФИО, электронный адрес, контактный телефон.
2.1.3.4. Докладная записка
Докладная записка – документ, содержащий обстоятельное изложение какого-либо
вопроса с выводами и предложениями составителя.
Докладная записка составляется при необходимости уведомления о каких-либо фактах
или событиях и может содержать предложения составителя по излагаемому вопросу.
Докладная записка должна иметь заголовок к тексту, раскрывающий его содержание.
Текст докладной записки может состоять из двух частей. В первой части, как правило,
излагаются факты или события, послужившие поводом к написанию докладной записки, во
второй – выводы и предложения о конкретных действиях, которые, по мнению составителя,
необходимо предпринять руководителю или вышестоящему органу в связи с изложенными
фактами.
В
зависимости
от
содержания
и
назначения
докладные
записки
делятся
на
информационные и отчетные.
2.1.3.5.Объяснительная записка
Объяснительная записка – документ, поясняющий какое-либо действие, факт или событие.
Записки, составляемые работниками с объяснением причин поведения, поступков,
ситуаций, могут быть оформлены рукописным способом на стандартном листе бумаги.
2.1.3.6. Служебная записка
Служебная записка (разновидность письма) – форма внутренней переписки.
Служебные записки могут иметь информационный, инициативный или отчетный
характер. В тексте излагают деловые вопросы, касающиеся подразделения или работника МФТИ.
Служебная записка может содержать просьбу, предложения.
9
Текст служебной записки состоит из двух частей. В первой части излагают факты,
послужившие поводом к ее написанию, во второй – делают выводы и дают предложения по
излагаемому вопросу.
Служебные записки, адресованные ректору МФТИ, регистрируются в отдельном журнале
(Приложение № 2) в порядке, определенном разделом 3 настоящей Инструкции.
Служебные записки формируются, регистрируются, направляются на согласование,
рассмотрение и исполнение в СЭД в соответствии с инструкциями пользователя.
2.1.3.7. Доверенность
Доверенность – письменное полномочие, выдаваемое одним лицом другому лицу для
представительства перед третьими лицами.
В тексте доверенности указываются следующие сведения: полное наименование МФТИ;
фамилия, имя, отчество, должность и паспортные данные доверенного лица; содержание
полномочий; дата выдачи доверенности; срок действия доверенности. Обязательна подпись
ректора МФТИ.
2.1.3.8. Телеграмма
Телеграмма – обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в
связи с особым способом передачи текста (передается по телеграфу).
В ответных телеграммах перед текстом обязательно указываются номер и дата документа,
на который дается ответ.
Телеграммы, направляемые одному адресату, печатаются в двух экземплярах, один из
которых (после подписи) передается на телеграф, второй экземпляр телеграммы (с визами)
остается в деле.
Визирование телеграмм аналогично визированию писем.
2.1.3.9. Телефонограмма
Телефонограмма – обобщенное название различных по содержанию документов,
выделяемых в связи с особым способом передачи текста (передается по телефону и записывается
получателем).
Телефонограммы рекомендуется использовать для оперативного решения служебных
вопросов в тех случаях, когда сообщения, передаваемые по телефону, требуют документального
оформления.
Телефонограммы направляются за подписью ректора, проректоров, руководителей
структурных подразделений МФТИ.
Датой телефонограммы является дата ее передачи. Рядом с датой должны быть указаны
фамилии и номера служебных телефонов должностных лиц, передавших и принявших
телефонограмму.
10
2.1.3.10. План
План – документ, устанавливающий перечень намечаемых к выполнению работ или
мероприятий, их последовательность, объем, а также определяющий конкретных исполнителей.
Составляющими пунктами планов являются:
- наименование (содержание) работы или мероприятия;
- исполнитель;
- срок исполнения;
- примечание или отметка об исполнении.
Планы работ или мероприятий должны быть согласованы с должностными лицами,
ответственными за их выполнение, с указанием даты согласования.
2.1.3.11. Отчет
Отчет – документ, содержащий сведения о подготовке, проведении и итогах выполнения
планов, заседаний, командировок и других мероприятий.
Отчет должен иметь подписи или визы составителей с указанием даты визирования.
2.1.3.12. Справка
Справка – документ информационно-справочного, аналитического, служебного, отчетного
характера или подтверждающий биографические и другие сведения.
2.1.3.13. Совместные документы
МФТИ могут быть приняты документы совместно с организациями и учреждениями
(соглашения, договоры, распоряжения, инструкции, положения, письма и др.).
Договорная документация
Договорная документация регулирует хозяйственные и иные взаимоотношения субъектов
экономической деятельности.
К договорной документации относятся:
- типовая форма договора;
- договор, заключенный МФТИ;
- дополнительное соглашение к договору, заключенному МФТИ;
- другие документы, сопровождающие договор (техническое задание, спецификация,
накладная, счет-фактура, акт выполненных работ и т.п.)
При оформлении совместных документов указываются полные наименования учреждений
и организаций, участвующих в подписании документа. Подписи руководителей организаций
оформляются на одном уровне.
11
Договоры формируются, направляются на согласование, утверждение, регистрацию,
исполнение в СЭД в соответствии с инструкциями пользователя, хранящимися в системе 1СДокументооборот и Регламентом санкционирования расходов МФТИ.
В состав участников согласования всех договоров обязательно включаются:
-
начальник правового отдела;
-
проректор по направлению;
-
проректор по экономике;
-
начальник финансово-экономического управления;
-
для договоров на приобретение товаров, услуг (работ) – начальник ОЗиМТО;
-
руководители структурных подразделений и курирующие их проректоры,
являющиеся исполнителями по соответствующим поручениям совместного документа.
3. ПРИЕМ, РЕГИСТРАЦИЯ И РАСПРЕДЕЛЕНИЕ
ПОСТУПАЮЩЕЙ КОРРЕСПОНДЕНЦИИ
3.1. Документооборот
Документооборот – движение документов в МФТИ с момента их создания или получения
до завершения исполнения или отправления.
МФТИ ведет как электронный, так и бумажный документооборот.
Электронный документ в системе электронного документооборота это любая текстовая,
графическая и другая неструктурированная информация, созданная с помощью средств
компьютерной обработки информации и сохранённая на машинном носителе. Электронный
документ в системе электронного документооборота состоит из карточки – формы, содержащей
набор реквизитов, описывающих документ (наименование документа, автор, дата создания,
корреспондент и т.д.) и приложенного файла (содержимого электронного документа).
В СЭД ведется работа с входящими документами, служебными записками, приказами,
распоряжениями,
договорной
документацией.
Электронные
документы
создаются,
обрабатываются и хранятся по общим правилам делопроизводства, установленным настоящей
Инструкцией, в программе «1С: Документооборот 8». Документы, создаваемые в МФТИ и
поступающие в МФТИ на бумажном носителе, включаются в систему электронного
документооборота путем сканирования.
3.1.1. Основными видами документации являются: входящие, исходящие, внутренние
документы.
3.1.2. За единицу подсчета принимается сам документ, без учета копий, создаваемых при
печатании и размножении.
12
Единицей учета документа в системе электронного документооборота (СЭД) является
электронный документ, зарегистрированный в «1С: Документообороте 8». Документ, имеющий
приложения, регистрируется как один документ.
Подсчет объема документооборота проводится по группам документов: распорядительные
документы, переписка, обращения и др.
Систематизация в дела электронных документов, имеющих аналог на бумажном носителе,
осуществляется
в
соответствии
с
номенклатурой
дел
МФТИ
путем
проставления
соответствующих отметок в учетной карточке.
Систематизация в дела электронных документов, не имеющих аналога на бумажном
носителе, не производится.
Электронные документы хранятся в «1С: Документооборот 8» постоянно. Необходимость
удаления электронных документов из «1С: Документооборот 8» определяется экспертнопроверочной комиссией в ходе проведения ежегодной экспертизы ценности электронных
документов.
3.2.
Прием, первоначальная
поступающей корреспонденции
обработка,
регистрация
и
распределение
3.2.1. Прием, первоначальная обработка, регистрация и распределение поступающей в
МФТИ корреспонденции, а также писем электронной почты производится отделом управления
делами МФТИ.
В процессе первоначальной обработки поступающей корреспонденции проверяются
комплектность и целостность документов и приложений к ним, а также наличие необходимых
реквизитов.
Вскрываются все конверты (бандероли), за исключением конвертов (бандеролей),
имеющих пометку “Вручить лично”.
3.2.2. Все поступившие в МФТИ документы, (кроме документов и корреспонденции, не
подлежащих регистрации (Приложение № 3)) регистрируются в СЭД. При регистрации входящей
корреспонденции на первом листе основного документа проставляется штамп с отметкой даты и
входящего регистрационного номера, полученного в СЭД. Документы, поступившие с письмами
электронной почты, распечатываются и регистрируются как входящая корреспонденция.
Регистрация в СЭД осуществляется в соответствии с инструкцией пользователя,
находящейся в системе 1С-Документооборот.
3.2.3. Документы регистрируются, вносятся в СЭД и направляются для рассмотрения
ректору МФТИ через СЭД в день их поступления в электронном виде. Оригиналы документов
после регистрации и внесения в СЭД передаются в архив.
13
3.2.4. Резолюция ректора по исполнению документа содержит: конкретные поручения
исполнителям (исполнителю), которым направляется документ, предписываемые действия,
порядок и сроки его исполнения, подпись и дату.
После рассмотрения ректором резолюция через СЭД направляется в отдел управления
делами МФТИ.
Работник отдела управления делами направляет документ на исполнение в подразделения
института через СЭД в соответствии с резолюцией ректора МФТИ.
3.2.5. Если исполнение документа поручено нескольким лицам, то в соответствии с
резолюцией ректора один исполнитель назначается ответственным (соответствующая отметка
проставляется в карточке процесса «Исполнение»). Документы передаются на исполнение всем
назначенным исполнителям одновременно, через СЭД.
3.2.6. Исходящие документы, подлежащие почтовой пересылке, обрабатываются и
отправляются в течение двух рабочих дней после их поступления в отдел управления делами.
Обработка отправляемой корреспонденции включает ее сортировку, адресование и
оформление почтового отправления.
4. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ
В ПОДРАЗДЕЛЕНИЯХ
4.1. Организация работы с документами в подразделениях возлагается на работников,
назначаемых руководителями подразделений.
В обязанности работников, ответственных за ведение делопроизводства в подразделении,
входят:
- прием и распределение документов, поступающих в подразделение;
- направление документов на рассмотрение руководителю подразделения и, в
соответствии с его поручением, исполнителю;
- оформление исходящих документов и передача их на отправку;
- контроль за прохождением документов в подразделении, проверка наличия документов,
находящихся на исполнении у работников подразделения;
- разработка номенклатуры дел подразделений;
- формирование, оформление, учет, хранение и обеспечение использования дел в процессе
делопроизводства и законченных делопроизводством, подготовка и своевременная передача дел
на архивное хранение;
- подготовка заявок на получение средств оргтехники, канцелярских принадлежностей,
организация их учета и выдачи.
14
4.2. Руководители подразделений организуют оперативное и качественное рассмотрение
документов в установленные сроки.
4.3 Руководитель подразделения организует работу подразделения с документами через
СЭД: руководителем или ответственным исполнителем осуществляется исполнение входящих
документов, создание служебных записок, отдельных типов приказов, распоряжений, договорной
документации в соответствии с инструкциями СЭД.
4.5. При наличии в поручении нескольких исполнителей, если не указано конкретное
лицо, ответственным исполнителем является лицо, указанное в поручении первым.
Остальные исполнители отвечают за своевременный, качественный анализ информации и
представление ответственному исполнителю в установленные им сроки необходимых
материалов (проектов документов, справок, сведений и т.д.).
4.6. Исполнитель несет персональную ответственность за достоверность информации,
исполнение документов в установленные сроки, а также за оформление документов в
соответствии с требованиями настоящей Инструкции.
4.7. Перед уходом в отпуск или выездом в командировку работники подразделений
обязаны передать находящиеся у них на исполнении (на контроле) документы другому
работнику по указанию руководителя подразделения.
4.8. В случае непредвиденного отсутствия работника по уважительной причине,
руководитель подразделения определяет нового исполнителя.
5. ПОДГОТОВКА И ОФОРМЛЕНИЕ РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫХ
ДОКУМЕНТОВ, ИХ УЧЕТ И РАССЫЛКА
5.1. Общие правила подготовки распорядительных документов
5.1.1. Распорядительные документы оформляются на бланках установленного образца.
Текст печатается компьютерным способом на одной стороне листа в текстовом формате
Microsoft Word: шрифт – Time New Roman (Arial), кегль – 12-14; междустрочный интервал – 1,5;
левое поле листа не менее 30 мм; правое – 10 мм; верхнее и нижнее – 25 мм; отступ красной
строки текста – 12,5 мм.
5.1.2. Датой принятия распорядительного документа является дата его подписания.
5.1.3. Внесение каких-либо исправлений сотрудниками МФТИ в подписанные приказы и
распоряжения запрещается.
5.1.4. Изменения в приказы и распоряжения вносятся путем издания нового приказа и
распоряжения в установленном настоящей Инструкцией порядке.
5.2. Требования к составлению и оформлению распорядительных документов
При подготовке проектов распорядительных документов следует соблюдать следующие
требования:
15
5.2.1. Заголовок к тексту дается в краткой форме, точно отражает содержание документа,
формулируется в виде ответа на вопрос «о чем?» («о ком?») и располагается в левой части листа
перед текстом документа в квадратных скобках.
5.2.2.Текстовая часть распорядительных документов подразделяется на констатирующую
(преамбулу) и распорядительную части.
В преамбуле констатирующей части указываются причины, основания, цели составления
документа. При необходимости устанавливается взаимосвязь с ранее изданными актами
Российской Федерации, другими документами по данному вопросу. В тексте документов,
подготовленных на основании и в развитие ранее изданных актов РФ и распорядительных
документов, указываются их реквизиты: название вида документа, автор, дата, регистрационный
номер.
Текст документа излагается простым и доступным для понимания языком, не
допускающим возможности двоякого толкования. Сокращения, применяемые в тексте, должны
быть официально принятыми.
Констатирующая часть приказа ректора МФТИ завершается словом “ПРИКАЗЫВАЮ»,
после которого ставится двоеточие.
Если содержание документа не нуждается в пояснении или обосновании, текст может
содержать только распорядительную часть.
Распорядительная часть может делиться на пункты, подпункты (абзацы), которые
нумеруются арабскими цифрами.
В распорядительной части документа в повелительной форме указывается, кому, в какой
срок и какие действия предписывается выполнить.
В том случае, если предписываемое действие предполагает конкретного исполнителя,
соответствующий пункт документа должен начинаться с указания должности и фамилии
исполнителя (инициалы в тексте ставятся после фамилии) в дательном падеже. Если в качестве
исполнителя указывается подразделение МФТИ, после названия подразделения в скобках
указываются фамилия и инициалы руководителя подразделения в именительном падеже.
5.2.3. Проекты распоряжений в распорядительной части могут содержать пункты,
предусматривающие:
- поручения должностным лицам по осуществлению контроля за исполнением данного
документа;
- сроки исполнения поручений;
- указания о признании утратившими силу ранее принятых по этому вопросу документов,
если вновь принимаемый распорядительный документ исключает их действие;
16
- указания о снятии с контроля ранее принятого распорядительного документа в случае
его выполнения либо если новый документ издается взамен ранее принятого;
- условия вступления распорядительного документа в силу.
Если подготавливаемый документ влечет за собой изменения или дополнения других
документов, эти изменения или дополнения включаются в проект подготавливаемого документа
или представляются одновременно в виде отдельного проекта документа.
5.2.4. Если в тексте дается ссылка на приложение (“согласно приложению”,
“приложение”), то на первой странице приложения в правом верхнем углу делается надпись с
указанием названия распорядительного документа, его даты и номера по форме:
Приложение
к распоряжению (приказу) Ректора МФТИ
от «__» __________20__г. № ______
При наличии нескольких приложений они нумеруются арабскими цифрами, перед
которыми ставится знак “№” (Приложение № 1, Приложение № 2 и т.д.).
Если в тексте документа записано: “утвердить Положение, состав комиссии или иной
документ (прилагается)”, то в прилагаемом для утверждения документе перед заголовком, в
правом верхнем углу помещается гриф:
УТВЕРЖДЕН (-а, -о)
распоряжением (приказом) Ректора МФТИ
от «__» __________20__г. № ______
Последний лист каждого приложения визируется исполнителем по следующей форме:
личная подпись, расшифровка подписи, дата визирования.
5.2.5. Если в документе неоднократно употребляется, то или иное понятие (объект, круг
объектов), то при первом упоминании приводится его полное и в скобках сокращенное
наименование (по форме: “далее именуется -” или “далее -”), после чего употребляется только
сокращенное наименование. Например: “Согласно Инструкции по делопроизводству (далее
именуется – Инструкция) …».
5.2.6.
Исполнитель
(подразделение),
которому
поручена
подготовка
проекта
распорядительного документа, проводит редакторскую обработку текста и согласование проекта
с руководителем подразделения, представляющим данный проект на рассмотрение.
Согласование проектов документов исполнитель проводит с:
-
руководителями
подразделений,
регулируемый данным актом;
в
компетенции
которых
находится
вопрос,
17
- проректорами МФТИ, в соответствии с распределением обязанностей, установленных
ректором МФТИ.
5.2.7. Согласование проектов приказов, распоряжений и договоров в МФТИ происходит в
СЭД, в соответствии с инструкцией пользователя.
Лист согласования печатается на обратной стороне последнего листа проекта приказа или
распоряжения (на котором ставится утверждающая подпись).
При этом указываются должности, инициалы, фамилии лиц, согласующих проект, дата
согласования.
Если в процессе согласования проекта в него вносятся существенные изменения, он
подлежит доработке и повторному согласованию с должностными лицами, компетенцию
которых затрагивают вносимые изменения.
При согласовании приказов и распоряжений обязательно визирование оригинала
документа у проректора, курирующего структурное подразделение инициатора документа.
Допускается параллельное согласование документа, при котором задачи по согласованию
направляются всем участникам согласования одновременно.
Участник согласования должен ознакомиться с документом и выполнить согласование,
либо подготовку замечаний по документу в СЭД в течение 3 рабочих дней для документа
объемом не более 10 машинописных листов и не более 5 рабочих дней при большем объеме.
5.3. Порядок подписания, регистрации, рассылки и хранения распорядительных
документов
5.3.1. Согласованные приказы и распоряжения ректора МФТИ, сдаются в отдел
управления делами МФТИ после их подписания для оформления, тиражирования и рассылки.
Подписанные приказы (распоряжения) регистрируются в журналах установленной формы
в течение года.
Регистрация приказов и распоряжений Ректора МФТИ ведется в порядке возрастания
номеров.
5.3.2.Список должностных лиц, которым необходимо разослать приказ (распоряжение),
составляется автором проекта документа.
Подписанные документы тиражируются в соответствии с реестром рассылки, каждый
экземпляр документа заверяется печатью и рассылается в течение 2-х рабочих дней.
Дополнительная рассылка и выдача копий документов осуществляются по согласованию с
исполнителем.
Замена разосланных экземпляров распорядительных документов (при обнаружении
редакционных и технических ошибок) может быть произведена только по согласованию с
18
автором документа.
5.3.3. Подлинники распорядительных документов после их тиражирования и рассылки
хранятся в отделе управления делами МФТИ в течение пяти календарных лет, а затем сдаются в
установленном порядке в архивный отдел МФТИ.
Приказы, подготовленные и согласованные в СЭД, доводятся до соответствующих
должностных лиц при помощи СЭД, в соответствии с инструкцией пользователя.
6. КОНТРОЛЬ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ
6.1. Задачи контроля исполнения
6.1.1. Целью контроля является обеспечение своевременного и качественного исполнения
поручений, зафиксированных в документах. Контролю подлежат все зарегистрированные в
отделе управления делами документы, имеющие конкретные поручения и сроки исполнения.
Контроль исполнения включает постановку документа на контроль, проверку хода
исполнения, учет и обобщение результатов контроля исполнения, снятие исполненных
документов с контроля.
6.1.2. Непосредственный контроль за исполнением документов в МФТИ осуществляют
должностные лица, на которых возложен контроль в приказах, распоряжениях ректора и
проректоров МФТИ.
6.2. Организация контроля исполнения
6.2.1. Контроль исполнения документов организуется отделом управления делами МФТИ,
который обеспечивает оперативное информирование руководства МФТИ о сроках исполнения
всех видов документа.
6.3. Сроки исполнения документов
6.3.1. Сроки исполнения документа исчисляются в календарных днях с даты подписания
(утверждения) документа.
Срок исполнения документа, если он не определен в тексте или в резолюции
должностного лица, устанавливается в один месяц.
Срок исполнения служебных записок, адресованных ректору МФТИ, составляет 10 дней.
6.3.2. Если по объективным причинам возникает необходимость изменения срока
исполнения документа, руководитель или должностное лицо, на которого возложено его
исполнение, не позднее чем за три дня до истечения срока исполнения представляет на имя
давшего поручение руководителя мотивированную просьбу о продлении срока исполнения. В
противном случае документ считается не исполненным в срок.
Изменение срока исполнения приказов и распоряжений ректора осуществляется по
служебной записке на имя ректора МФТИ.
19
Решение о снятии документа с контроля или о продлении срока его исполнения
принимается руководителем, давшим поручение.
6.4. Снятие документов с контроля
6.4.1.
Документ
считается
исполненным
и
снимается
с
контроля
после
документированного подтверждения исполнения или признания руководством невозможности
его исполнения по объективным причинам.
7. ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ
7.1. Общие требования к бланкам документов и оформлению документов
7.1.1. Документы изготавливаются на бланках, которые должны иметь установленный
комплекс обязательных реквизитов, и порядок их расположения и соответствовать ГОСТ Р 6.302003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационнораспорядительной документации. Требования к оформлению документов»
7.1.2. Для бланков должна применяться бумага форматов А4 (210х297 мм) и А5 (148х210
мм).
7.1.3. Бланки формата А3 могут применяться для оформления документов, текстовая
содержательная часть которых оформлена в виде таблицы или специального трафарета.
7.1.4. Бумага, применяемая для изготовления бланков, должна быть белого цвета или, в
исключительных случаях, слабо окрашена в кремовые или желтые тона. Бланки для документов
постоянного хранения следует изготавливать на бумаге высших сортов.
7.1.5. На бланках документов левое поле должно быть не менее 30 мм, правое – не менее
10 мм, верхнее – не менее 20 мм, нижнее – не менее 10 мм.
7.1.6. Бланки документов изготавливаются типографским способом. Допускается
использовать копии бланков, полученные с помощью средств оперативной полиграфии
(ксерокопии), а также воспроизводить все необходимые реквизиты бланка непосредственно при
создании конкретного документа на персональном компьютере.
9.1.7. ГОСТ 6.30-2003 устанавливает следующие виды бланков документов:
- общий бланк;
- бланк письма.
Общий бланк используется для изготовления любых видов документов, кроме письма, и
включает реквизиты: наименование организации, место составления или издания документа.
Кроме этих реквизитов на общем бланке допускаются ограничительные отметки для
реквизитов: дата документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту и отметка о
контроле.
20
Бланк письма включает реквизиты: наименование организации, справочные данные об
организации.
Кроме этих реквизитов в бланке письма могут быть даны ограничительные отметки для
следующих реквизитов: регистрационный номер документа, ссылка на регистрационный номер и
дату документа, адресат, заголовок к тексту, текст документа, адресат, отметка о контроле.
7.2. Требования к оформлению обязательных реквизитов документов МФТИ
7.2.1. При подготовке и оформлении документов в МФТИ
используются следующие
реквизиты: наименование вида документа, дата документа, регистрационный номер документа,
ссылка на регистрационный номер и дату документа, место составления или издания документа,
адресат, гриф утверждения документа, резолюция, заголовок к тексту, отметка о контроле, текст
документа, отметка о наличии приложения, подпись, гриф согласования документа, визы
согласования документа, печать, отметка о заверении копии, отметка об исполнителе, отметка о
поступлении документа в МФТИ, отметка об исполнении документа и направлении его в дело.
7.2.2. Справочные данные включают: почтовый адрес; номера телефонов и другие
сведения (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.).
7.2.3. Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола –
дата заседания, для акта – дата события.
Дату проставляют работники отдела управления делами МФТИ, ответственные за
регистрацию.
Дата документа оформляется арабскими цифрами в следующей последовательности: день
месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр,
разделенными точкой; год – четырьмя арабскими цифрами. Например, дату 25 августа 20__г.
следует оформлять 25.08.20__г.
При подготовке нормативных и финансовых документов допускается словесно-цифровой
способ оформления даты (без кавычек), например: 18 августа 20__ г.
При ссылке в тексте на правовой акт или иной документ дата оформляется следующим
образом: письмо от 06.10.20__г. №...
Если порядковый номер месяца или числа состоит из одной цифры, то перед ними
проставляется ноль, например: 02.08.20__г. Место проставления даты на документе зависит от
бланка и вида документа.
7.2.4. Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который
можно дополнять индексом дела по номенклатуре дел отдела управления делами МФТИ,
информацией о корреспонденте, исполнителях и др.
21
7.2.5. Ссылка на регистрационный номер и дату документа используется только в тех
видах документов, которые являются ответами на запрос (письмо, справка, докладная записка,
акт, заключение, обзор и т.д.). Сведения в реквизиты переносятся с поступившего документа, на
который дается ответ.
7.2.6. В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения,
должностные или частные лица. При адресовании документа должностному или частному лицу
инициалы указываются перед фамилией. Наименование организации и ее подразделения
указывают в именительном падеже.
Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже.
Если документ отправляют в несколько организаций или в несколько структурных
подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно.
В состав реквизита “Адресат” при необходимости может входить почтовый адрес.
Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной правилами
оказания услуг почтовой связи.
Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово “Копия” перед вторым,
третьим, четвертым адресатами не указывают. При большем количестве адресатов составляют
список рассылки документа.
Если письмо адресуется организации, указывают ее наименование, затем почтовый адрес,
например:
ВНИИ документоведения и архивного дела
101000, Москва, Центр
Б.Черкасский пер., д.5/2
При адресовании документа физическому лицу указывают почтовый адрес, затем
фамилию и инициалы получателя, например:
142400 Московская обл.,
г. Долгопрудный, ул. Первомайская,
д.21, кв.72
Фадееву И.П.
7.2.7. Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или
специально издаваемым документом. При утверждении документа должностным лицом гриф
утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования
должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты
утверждения, например:
УТВЕРЖДАЮ
Ректор МФТИ
Личная подпись
Н.Н. Кудрявцев
22
12.09.20__г.
При
утверждении
документа
несколькими
должностными
лицами
их
подписи
располагают на одном уровне.
Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа.
7.2.8. Резолюция пишется на документе соответствующим должностным лицом и
включает фамилии исполнителей, содержание поручения, срок исполнения, подпись и дату.
7.2.9. Заголовок к тексту включает краткое смысловое содержание документа. Заголовок
согласуется с наименованием вида документа.
Заголовок может отвечать на вопросы:
о чем? (о ком?), например:
Приказ о создании приемной комиссии;
чего? (кого?), например:
Должностная инструкция секретаря.
7.2.10. В соответствии с видом документа выбираются композиционная структура, стиль
изложения и языковые средства.
7.2.11. Текст, как правило, состоит из двух частей. В первой (констатирующей) части
указываются причины, основания, цели составления документа. Во второй части излагаются
решения, распоряжения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации.
Если содержание документа не нуждается в пояснении или обосновании, то текст может
содержать только заключительную часть.
7.2.12. Отметку о наличии приложения, названного в тексте, оформляют следующим
образом:
Приложение: на 5 л. в 2 экз.
7.2.13. В состав реквизита “Подпись” входят: наименование должности лица,
подписавшего документ его личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия).
При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают
одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:
Ректор
Личная подпись
(инициалы, фамилия)
Главный бухгалтер
Личная подпись
(инициалы, фамилия)
При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи
располагают на одном уровне, например:
23
Проректор по ………
Личная подпись
И.О.Ф.
Проректор по ……
Личная подпись
И.О.Ф.
В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих
документ, а их положение в составе комиссии в соответствии с распределением обязанностей.
Например,
Председатель комиссии
Личная подпись
И.О.Ф.
Члены комиссии
Личная подпись
И.О.Ф.
Личная подпись
И.О.Ф.
Личная подпись
И.О.Ф.
Документ может быть подписан исполняющим обязанности должностного лица с
указанием его фактической должности и фамилии. При этом не допускается ставить предлог
“За”, надпись от руки “Зам” или косую черту перед наименованием должности.
7.2.14. Гриф согласования документа располагается в левой части документа и состоит из
слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласовывается документ (включая
наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии),
даты согласования. Например,
СОГЛАСОВАНО
Проректор по ……
Личная подпись
И.О.Ф.
23.04.20__г.
7.2.15. Согласование документа оформляется визой, включающей подпись и должность
визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания.
Например,
Начальник правового отдела
Личная подпись
(инициалы, фамилия)
25.01.20__г.
При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим образом:
Замечания прилагаются
Начальник правового отдела
Личная подпись
25.01.20__г.
(инициалы, фамилия)
24
Замечания излагаются на отдельном листе, подписываются, датируются и прилагаются к
документу.
7.2.16. Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах.
Документы заверяют гербовой печатью.
7.2.17. При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита
“Подпись” проставляют: заверительную надпись “Верно”; должность лица, заверившего копию;
личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения. Например,
Подпись
Верно
М.П.
Должность
Личная подпись
(инициалы, фамилия)
07.06.20__г.
Допускается копию документа заверять простой (негербовой) печатью отдела управления
делами МФТИ.
Если копия документа имеет несколько листов, то ее прошивают нитками и на последнем
листе (оборотной стороне) делают наклейку с заверительной подписью: “Прошито и
пронумеровано ____ листов”, должность лица, заверившего копию, личная подпись,
расшифровка подписи (инициалы, фамилия), дата, печать.
7.2.18. Отметка об исполнителе включает фамилию (или фамилию, имя, отчество)
исполнителя документа и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой
или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу. Например,
Петров Иван Васильевич
924 45 67
7.2.19. Отметка о поступлении документа проставляется в виде штампа и содержит
порядковый номер с датой поступления документа.
7.2.20. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает следующие
данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при
отсутствии такого документа краткие сведения об исполнении; слова “В дело”; номер дела, в
котором будет храниться документ.
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело должна быть подписана и
датирована исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором
исполнен документ.
25
8. ОРГАНИЗАЦИЯ ПРИЕМА И ПЕРЕДАЧИ ДОКУМЕНТОВ
С ИСПОЛЬЗОВАНИЕМ СРЕДСТВ ФАКСИМИЛЬНОЙ СВЯЗИ.
ЭЛЕКТРОННАЯ ПОЧТА
8.1. Факсимильная связь
8.1.1. Факсимильная связь обеспечивает передачу информации с бумажного носителя
(тексты, таблицы, графики, рисунки, чертежи, фотографии и т.д.) и прием этой информации в
виде копии факсимиле.
8.1.2. Официальный номер телефакса МФТИ установлен в отделе управления делами.
При приеме и передаче служебной информации по этому номеру специалисты отдела
управления делами руководствуются следующим порядком:
- запрещается передавать секретные сведения и тексты документов с грифом “Для
служебного пользования”;
- факсограммы на иностранных языках отправляются при наличии перевода, заверенного
лицом, подписавшим факсограмму;
- ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя,
подготовившего материал к передаче, и руководителя соответствующего подразделения;
- поступившие факсограммы регистрируются в журнале установленной формы
(Приложение № 3), вручаются по назначению под расписку в журнале в день их приема, срочные
– немедленно.
8.2. Электронная почта
8.2.1. Электронная почта (далее именуется – ЭП) используется для обмена информацией с
помощью средств электронно-вычислительной техники, для обработки и хранения полученной и
отправленной информации.
8.2.2. Электронными сообщениями (письмами) называются документы и данные,
передаваемые по каналам ЭП.
8.2.3. Каждому абоненту в системе ЭП выделяется индивидуальная область памяти на
сервере ЭП – “почтовый ящик”, в который помещаются электронные сообщения для этого
абонента по мере их поступления. Абоненту электронной почты присваивается адрес
электронной почты, который является уникальным.
8.2.4. При получении электронных сообщений абонент средствами электронновычислительной техники производит доступ к своему почтовому ящику и переносит его
содержимое в виде электронных сообщений на свой компьютер.
8.2.5. Функционирование и развитие системы ЭП обеспечивает отдел эксплуатации
аппаратных систем и программных средств.
26
8.2.6. Статус документов, полученных по каналам ЭП, приравнивается к статусу
документов, полученных по каналам факсимильной связи.
9. ИЗГОТОВЛЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ НА БУМАЖНЫХ И
ЭЛЕКТРОННЫХ НОСИТЕЛЯХ, КОПИРОВАЛЬНОМНОЖИТЕЛЬНЫЕ РАБОТЫ
9.1. Изготовление документов на бумажных и электронных носителях
9.1.1. Изготовление документов и материалов на бумажных и электронных носителях в
МФТИ производится исполнителем документа.
Оформление служебных документов осуществляется в структурных подразделениях
МФТИ.
9.1.2. При подготовке материалов для изготовления на бумажных и электронных
носителях особое внимание следует обращать на четкое и разборчивое написание фамилий,
специальных терминов, иностранных слов и географических названий. Применяются только
общепринятые сокращения слов.
9.1.3. Оформление документов производится на бланках установленной формы или на
бумаге стандартных размеров, на их лицевой стороне красками насыщенного цвета. При
изготовлении документов на бумажных и электронных носителях соблюдаются установленный
порядок расположения текста, правила орфографии и пунктуации.
Текст документов на бланках формата А4 печатается через 1,5 межстрочных интервала, на
бланках формата А5 - через 1 межстрочный интервал.
Тексты документов, подготавливаемых к типографскому изданию, печатаются через 2
межстрочных интервала.
9.1.4. Машинописный текст должен быть правильно расположен, напечатан аккуратно, без
ошибок, пропусков, помарок.
9.1.5. Реквизиты документа (кроме текста), состоящие из нескольких строк, печатаются
через один межстрочный интервал. При этом составные части реквизитов “Адресат”, “Гриф
утверждения документа”, “Отметка о наличии приложения”, “Гриф согласования” отделяются
друг от друга 1,5 – 2 межстрочными интервалами.
9.1.6. Реквизиты документа отделяются друг от друга 2 – 4 межстрочными интервалами.
9.1.7.
Наименование
“УТВЕРЖДАЮ”,
вида
“УТВЕРЖДЕНО”,
документа,
а
также
“ПРИКАЗЫВАЮ”,
слова:
“СОГЛАСОВАНО”,
“ПРЕДЛАГАЮ”,
печатаются
заглавными буквами.
Слова: “Примечание”, “Приложение”, “Основание” печатаются строчными буквами,
кроме начальных.
27
9.1.8. Расшифровка подписи (инициалы и фамилия) в реквизите “Подпись” печатается с
пробелом на уровне последней строки наименования должности.
9.1.9. Максимальная длина строки многострочных реквизитов – 28 печатных знаков. Если
заголовок к тексту превышает 150 печатных знаков, его допускается продлевать до границы
правого поля документа или переносить на следующую строку. Точка в конце заголовка не
ставится.
9.1.10. При наличии нескольких грифов утверждения и согласования они располагаются
на одном уровне вертикальными рядами, начиная от 0-го и 5-го положений табулятора.
9.1.11. Если в тексте документа имеются примечания или выделенная в самостоятельный
абзац ссылка на документ, послуживший основанием к его изданию, слова: “Примечание” и
“Основание” печатаются от 0-го положения табулятора, а относящийся к ним текст – через один
межстрочный интервал.
9.1.12. При изготовлении документов на двух и более страницах вторая и последующие
страницы нумеруются.
Номера страниц проставляются посередине верхнего поля листа арабскими цифрами на
расстоянии не менее 10 мм от верхнего края листа.
9.2. Копировально-множительные работы
9.2.1. Копировально-множительные работы (снятие копий документов, тиражирование,
макетирование и др.) осуществляются специалистом отдела оперативной полиграфии "Физтехполиграф" МФТИ.
Копирование документов в небольших тиражах может производиться в подразделениях,
где установлены копировальные аппараты.
Снятие копий и тиражирование производится только со служебных документов.
Ограниченно допускается снятие копий с документов, изданных типографским способом
(отдельные страницы или разделы).
Не допускается необоснованное размножение документов, неэкономное расходование
бумаги и расходных материалов.
10. СОСТАВЛЕНИЕ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ. ФОРМИРОВАНИЕ
ДЕЛ. ПОРЯДОК ПЕРЕДАЧИ ДЕЛ В АРХИВ
10.1. Составление номенклатуры дел
10.1.1. Номенклатура дел – систематизированный перечень наименований дел, заведенных
в МФТИ, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.
28
Номенклатура дел составляется в целях обоснованного распределения документов и
формирования дел, обеспечения поиска документов, учета дел и определения сроков их
хранения. Номенклатура дел используется при построении информационно-поисковой системы и
является основой для составления описей дел постоянного и временного (до 10 лет) сроков
хранения.
Номенклатура дел МФТИ составляется отделом управления делами на основе
номенклатур дел подразделений (Приложение № 5).
10.1.2. В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые
участки работы МФТИ. Названиями разделов номенклатуры дел МФТИ являются названия
подразделений, расположенные в номенклатуре в соответствии с утвержденной структурой.
После утверждения номенклатуры дел МФТИ подразделения получают выписки из
соответствующих разделов для использования в работе.
10.1.3. Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов
номенклатуры дел устанавливается для всех подразделений единый и определяется степенью
важности документов, составляющих дела, их взаимосвязью. В начале располагаются заголовки
дел, содержащие законодательные и нормативные правовые акты федеральных органов власти,
затем распорядительные документы МФТИ, планово-отчетная и аналитическая документация,
переписка, регистрационно-контрольные формы, номенклатура дел.
Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок (“разные
материалы” или “общая переписка” и т.п.), а также вводных слов и сложных оборотов.
В номенклатуре дел каждого раздела и подраздела имеются резервные номера для
включения в течение календарного года дел, не предусмотренных номенклатурой.
Номенклатура дел уточняется в конце каждого года и вводится в действие с 1 января
следующего года.
10.2. Формирование дел
10.2.1. Формирование дел – группирование исполненных документов в дело в
соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.
Дела в МФТИ формируются в подразделениях.
Формированием дел занимаются работники, ответственные за делопроизводство в
подразделениях.
Методическую помощь по формированию дел осуществляет отдел управления делами
МФТИ.
10.2.2. При формировании дел необходимо соблюдать следующие основные требования:
- помещать в дело только исполненные, правильно оформленные документы в
соответствии с заголовками дел по номенклатуре;
29
- помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса;
- помещать приложения вместе с основными документами;
- группировать в одно дело документы одного календарного года, за исключением
переходящих дел;
- раздельно группировать в дела документы постоянного и временного сроков хранения.
В дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры,
черновики. Дело не должно превышать 250 листов.
10.2.3. Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с
относящимися к ним приложениями.
Положения, инструкции, правила, утвержденные распорядительными документами,
группируются вместе с указанными документами. При их утверждении в качестве
самостоятельных документов они группируются в самостоятельные дела.
Распоряжения по основной деятельности группируются отдельно от распоряжений по
личному составу.
Переписка группируется, как правило, за период календарного года, при этом документответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному
вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с
указанием индекса дела предыдущего года.
10.3. Оформление дел
10.3.1. Оформление дела – подготовка дела к хранению в архиве МФТИ.
Дела оформляются при их заведении и по завершении года. Оформление дел включает
комплекс работ по их технической обработке и проводится работниками подразделений при
методической помощи архива МФТИ.
10.3.2. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление
дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (до 10 лет включительно)
сроков хранения и по личному составу.
Полное оформление дела предусматривает:
- подшивку или переплет дела;
- нумерацию листов в деле;
- составление листа – заверителя дела (Приложение № 6);
- составление, в необходимых случаях, внутренней описи документов дела (Приложение № 7);
- по результатам экспертизы ценности документов составляются акты о выделении дел к
уничтожению (Приложение №8).
30
10.3.3. Дела временного (до 10 лет включительно) срока хранения подлежат частичному
оформлению: дела допускается хранить в скоросшивателях, не допускать изменение
систематизации документов, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.
В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов,
включенных в дело, все его листы (кроме заверительного и внутренней описи) нумеруются
арабскими цифрами в правом верхнем углу, не задевая текста документа, простым графическим
карандашом.
По окончании года проверяется соответствие заголовков дел на обложке содержанию
подшитых документов, в необходимых случаях в заголовок дела вносятся дополнительные
сведения (проставляются номера распорядительных документов и протоколов, виды и формы
отчетности и т.п.).
Надписи на обложках дел постоянного и долговременного хранения следует производить
четко, черными светостойкими чернилами или тушью.
10.4. Хранение и использование документов в подразделениях
10.4.1. С момента заведения и до передачи в архив документы хранятся по месту их
формирования в дела.
Руководители
подразделений и работники, ответственные за делопроизводство,
обеспечивают сохранность документов и дел.
Дела находятся в рабочих кабинетах.
В целях повышения оперативности поиска документов дела располагаются в соответствии
с номенклатурой дел, копия (выписка) которой помещается на дверце шкафа с внутренней
стороны. Хранить документы в рабочих столах запрещается. На корешках обложек дел
указываются индексы дел по номенклатуре.
10.4.2. Выдача дел из подразделения другим подразделениям производится с разрешения
руководителя подразделения.
Изъятие документов из дел постоянного срока хранения допускается в исключительных
случаях и производится с разрешения ректора МФТИ с предоставлением заверенной копии
документа и акта об изъятии подлинника.
10.4.3. Подлинники распорядительных документов и материалы к ним поступают в архив
из отдела управления делами МФТИ.
10.5. Составление описей дел
10.5.1. На завершенные дела постоянного, временного (до 10 лет) сроков хранения и по
личному составу ежегодно составляются описи (Приложения № 9). На дела временного (до 10
лет) сроков хранения описи могут не составляться. Описи дел
подразделений МФТИ
31
составляются работниками, ответственными за делопроизводство в подразделениях, под
непосредственным методическим руководством отдела управления делами МФТИ.
Описи составляются не менее чем в двух экземплярах отдельно на дела постоянного срока
хранения, на дела временного (до 10 лет) срока хранения и на дела по личному составу.
Описи, подготовленные
подразделениями МФТИ, служат основой для подготовки
сводной описи, которую готовит
работник структурного подразделения, отвечающий за
делопроизводство и по которой передаются дела в архив МФТИ.
10.5.2. При составлении описи дел соблюдаются следующие требования:
- заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на
основе номенклатуры дел;
- каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером;
- графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены
на обложку дела;
- при внесении в опись дел с одинаковыми заголовками полностью пишется только
заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами “то же”, при
этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи
заголовок воспроизводится полностью);
- графа описи “примечание” используется для отметок о приеме дел, особенностях их
физического состояния, о передаче дел другим подразделениям со ссылкой на необходимый акт,
о наличии копии и т.п.
10.5.3. Перед внесением заголовков дел в описи проверяются качество формирования и
оформления дел, соответствие количества дел, вносимых в опись, количеству заведенных дел по
номенклатуре.
32
Приложение № 1
к инструкции по делопроизводству
Нормативные акты МФТИ,
регулирующие процесс делопроизводства
1. Приказ от 24.01.2013.№ 44-1 "Об утверждении положения о базовых кафедрах и
положение о факультетских кафедрах".
2. Приказ от 14.10.2013 № 930-1а "Об утверждении положения об институтской кафедре".
3. Приказ от 14.11.2013.№ 1057-1 "О введении в действие типовой должностной инструкции
сотрудника МФТИ".
4. Приказ от 27.02.2012 № 114-1 "Об утверждении рекомендуемых должностных инструкций
ППС МФТИ".
5. Приказ от 23.03.2012 № 177-1 "О месте хранения положений и должностных инструкций".
6. Распоряжение от 26.12.2013 № 97 "Об указании исполнителя в исходящих письмах".
7. Приказ от 27.06.2012 № 580-1 "О введении листа согласования приказов и распоряжений".
33
Приложение № 2
к инструкции по делопроизводству
Форма журнала учета служебных записок, адресованных Ректору МФТИ
ЖУРНАЛ
учета служебных записок, адресованных Ректору МФТИ
Наименование
№
п/п
Дата и время
Наименование
Отметка об
исполнении
структурного
Количество
поступления
структурного
подразделения,
листов
материала
подразделения -
направляющего
служебную записку
исполнителя
34
Приложение № 3
к инструкции по делопроизводству
ПЕРЕЧЕНЬ
корреспонденции, не подлежащей регистрации
1. Обзоры печати, книги, газеты, журналы, каталоги, проспекты и др. издания.
2. Документы на иностранных языках без перевода.
3. Ведомственные статистические отчеты, бюллетени, сборники и обзоры.
4. Рекламные материалы, прейскуранты, ведомственная техническая литература,
информационные сводки, тематические и специальные сборники, прогнозы погоды и т.п.
5. Пригласительные билеты, поздравительные письма, телеграммы и открытки.
6. Документы бухгалтерского учета (счета, квитанции, накладные, сметы и др.).
7. Документы без подписей.
35
Приложение № 4
к инструкции по делопроизводству
Форма номенклатуры дел
ФГАОУ ВПО «Московский физикотехнический институт
(государственный университет)»
УТВЕРЖДАЮ
Руководитель структурного
подразделения
_______________№_____________
____________________________
(личная подпись)
(расшифровка подписи)
___________
(дата)
На ______________ год
Индекс
Заголовок дела (тома,
Количество дел
Срок хранения
дела
части)
(томов, частей)
и номера статей
Примечание
по перечню
1
2
Проректор по …
По срокам хранения
3
(подпись)
Всего
4
5
Расшифровка подписи
В том числе
Переходящих
с отметкой ЭПК
постоянного
временного
(до 10 лет включительно)
Итого
Проректор по…
_________________
(дата)
(подпись)
Расшифровка подписи
(инициалы, фамилия)
36
Приложение № 5
к инструкции по делопроизводству
Форма листа-заверителя дела
ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА № ______
В деле подшито и пронумеровано ___________________________________ листа(ов)
(цифрами и прописью)
в том числе литерные листы _________________________________________________
пропущенные номера _______________________________________________________
Особенности физического состояния и
формирования
1
_____________________________
Наименование должности лица,
составившего заверительную
надпись
___________________
(дата)
__________
подпись
Номера листов
2
_____________________
расшифровка подписи
(инициалы, фамилия)
37
Приложение № 6
к инструкции по делопроизводству
Форма внутренней описи
ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ
документов дела № _______
№
п/п
1
Индекс
документа
2
Дата
документа
3
Заголовок документа
4
Номера
листов дела
5
Примечание
6
Итого __________________________________________________________ документов
(цифрами и прописью)
Количество листов внутренней описи _________________________________________
(цифрами и прописью)
______________________________
Наименование должности лица,
составившего внутреннюю опись
документов дела
__________________
(дата)
____________
подпись
______________________
расшифровка подписи
(инициалы, фамилия)
38
Приложение № 7
к инструкции по делопроизводству
УТВЕРЖДАЮ
Наименование должности
руководителя
_______ Расшифровка подписи
(подпись)
_________
(дата)
Форма акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих дальнейшему
хранению
А К Т
№ _____
О выделении к уничтожению документов,
не подлежащих дальнейшему хранению
Мы, ___________________________________________________________________
(перечислить фамилии, имена, отчества и должности лиц,
_____________________________________________________________________________
составивших данный акт)
На основании “Перечня типовых документов с указанием сроков хранения” отобраны к
уничтожению как не имеющие ценности и утратившие практическое значение документы
согласно номенклатуре дел МФТИ
_____________________________________________________________________________
(наименование структурного подразделения)
№
п/п
1
Год
2
Заголовок и
номер дела
3
Количество
дел
4
Номер статьи по
номенклатуре
5
Срок
хранения
6
Итого: за _________ год в акт № ______________ внесено _______________
___________________________________ дел
(прописью)
_____________________________
_____________________________
_____________________________
(подписи лиц, составивших акт)
Документы сданы на переработку
_____________________________
(подпись лица, уничтожившего
документ)
39
Приложение № 8
к инструкции по делопроизводству
МФТИ
УТВЕРЖДАЮ
Наименование должности
___________________________
руководителя структурного
Название структурного
подразделения
подразделения
_______ Расшифровка подписи
(подпись)
____________
(дата)
Форма описи для постоянного хранения
ОПИСЬ № 1
дел постоянного хранения
за ____________ год
№
п/п
Индекс дела
(тома, части)
Заголовок дела
(тома, части)
Дата дела
(тома, части)
1
2
3
4
Кол-во листов в
деле
(томе, части)
5
Примечание
6
В данную опись внесено _____________________ дел с №______ по №________, в том числе
(цифрами и прописью)
литерные номера:
пропущенные номера:
Наименование должности
составителя описи
__________
(дата)
(подпись)
Расшифровка подписи
СОГЛАСОВАНО
Проректор по …
___________Расшифровка подписи
(подпись)
___________
(дата)
Передал _______________________________________ дел
(цифрами и прописью)
и ___________________________ регистрационно-контрольных форм к документам
(цифрами и прописью)
Наименование должности работника
структурного подразделения
(подпись)
Расшифровка подписи
__________
(дата)
Принял _________________________ дел и ____________________________
(цифрами и прописью)
(цифрами и прописью)
регистрационно-контрольных форм к документам
Наименование должности
работника, ответственного
за архив
____________
(дата)
(подпись)
Расшифровка подписи
40
Приложение № 9
к инструкции по делопроизводству
МФТИ
УТВЕРЖДАЮ
Наименование должности
___________________________
руководителя структурного
Название структурного
подразделения
подразделения
_______ Расшифровка подписи
(подпись)
____________
(дата)
Форма описи дел по личному составу
ОПИСЬ № 1
дел по личному составу
(временного хранения)
за ____________ год
№ Индекс дела Заголовок дела
п/п
(тома,
(тома, части)
части)
1
2
Дата дела
(тома,
части)
3
4
Кол-во
листов в
деле (томе,
части)
5
Срок
Примеча
хранения
ние
дела (тома,
части)
6
7
В данную опись внесено _____________________ дел с №_______ по №________, в том числе
(цифрами и прописью)
литерные номера:
пропущенные номера:
Наименование должности
составителя описи
__________
(дата)
(подпись)
Расшифровка подписи
СОГЛАСОВАНО
Проректор по …
___________Расшифровка подписи
(подпись)
___________
(дата)
Передал _______________________________________ дел
(цифрами и прописью)
и ___________________________ регистрационно-контрольных форм к документам
(цифрами и прописью)
Наименование должности работника
структурного подразделения
(подпись)
Расшифровка подписи
__________
(дата)
Принял _________________________ дел и ____________________________
(цифрами и прописью)
(цифрами и прописью)
регистрационно-контрольных форм к документам
Наименование должности работника,
ответственного за архив
____________
(дата)
(подпись)
Расшифровка подписи
41
ЛИСТ СОГЛАСОВАНИЯ
к приказу «Об утверждении новой редакции Инструкции по делопроизводству в
Московском физико-техническом институте»
от «___» __________ 2014 г. № ____________
Приказ вносит:
Первый проректор
(должность)
Горшков О.А.
(подпись)
(ФИО)
Согласовано:
Проректор по учебной работе
(должность)
Зубцов Д.А.
(подпись)
Проректор по экономике
(должность)
Евсеев Е.Г.
(подпись)
Начальник АУ
(должность)
(ФИО)
Нуждин Д.О.
(подпись)
Начальник ФЭУ
(должность)
(ФИО)
Прушинский М.Ю.
(подпись)
Начальник СИТ
(должность)
(ФИО)
(ФИО)
Батурина И.В.
(подпись)
Начальник правового отдела
(ФИО)
Марецкая Н.Е.
(должность)
(подпись)
(ФИО)
(должность)
(подпись)
(ФИО)
(должность)
(подпись)
(ФИО)
1/--страниц
Пожаловаться на содержимое документа