close

Вход

Забыли?

вход по аккаунту

код для вставкиСкачать
Навчальний елемент
Назва:
Організація роботи з
документами
Професія:
Код:
Секретар - друкарка
4115--1UA003
Цілі:
після вивчення цього навчального елементу,
Ви зможете:
 здійснювати методичне керівництво і контроль за
організацією діловодства на підприємстві;
 здійснювати обробку вхідних документів;
 здійснювати обробку документів, що відправляються із
фірми;
 здійснювати реєстрацію документів і контроль за їх
виконанням.
1. У кожній фірмі документи перебувають у постійному
обігу. Ось чому слід прагнути до створення оптимальних
умов для всіх видів робіт з документами на всіх етапах
опрацювання документів – від моменту створення чи
отримання документа до його знищення або
відправлення на архівне зберігання.
2. Існує чітка система здійснення всіх послідовних операцій
з документами:
• приймання і реєстрація;
• розгляд керівником;
• порядок проходження документів в організації;
• їх виконання;
• контроль виконання;
• формування справ;
• підготовка і передача справ до архіву.
3. При проектуванні і раціоналізації документообігу керуйтеся
положеннями, що вироблені практикою діловодства і
удосконалення організації управлінської праці.
4. Обіг документів повинен бути прямоточним, тобто, виключати
зворотні, зигзагоподібні та інші маршрути.
5. Має діяти принцип одноразового перебування документа в
одному структурному підрозділі або в одного виконавця.
6. Обробляти документи слід на основі паралельного виконання
різних операцій над ними, що значно прискорює
оперативність роботи.
7. Основу правильної організації обігу
документів
становить
чітке
розмежування функцій і обов’язків
між
працівниками
підприємства.
Точне знання обов’язків підвищує
відповідальність
кожного
співробітника, в той же час виключає
дублювання операцій при роботі з
документами. Відповідний розподіл
праці у таких випадках закріплюється
в
посадових
інструкціях
і
функціональних обов’язках.
8. Для встановлення єдиного порядку
складання документів і організації
роботи з ними на підприємстві
розробляється
інструкція
з
діловодства. До неї вводяться зразки
правильно оформлених документів і
правила роботи з ними.
9. Пам’ятайте, що помітний вклад у вдосконалення роботи з
документами може внести секретар керівника. Значна
частина діловодства виконується безпосередньо на його
робочому
місці.
Подібна
централізація
дозволяє
здійснювати всі операції з документами кваліфіковано,
широко застосовувати для однотипних робіт засоби
оргтехніки. Це не виключає самостійного ведення справ зі
своєю документацією такими спеціалістами підприємства,
як бухгалтер, юридичний консультант, постачальник,
працівник відділу реклами і т.д.
10. Одна з функцій секретаря – методичне керівництво і
контроль за організацією діловодства у структурних
підрозділах підприємства і його філіалах.
Обробка вхідних документів
11. Ви повинні знати, що прийом і обробка вхідних документів
здійснюється секретарем. Документи, що одержані
підприємством, проходять такі етапи:
• первинна обробка;
• попередній розгляд, розмітка;
• реєстрація;
• розгляд документів керівником;
• направлення на виконання;
• контроль виконання;
• виконання документів;
• підшивання документів до справи.
12. Первинна обробка вхідних документів полягає в перевірці
правильності доставки листів. Розкриваються всі конверти,
за винятком особистої кореспонденції (з поміткою
“особисто”). Потім необхідно перевірити правильність
адресування вкладеного в конверт, кількість аркушів
документа, наявність додатків. При відсутності зазначених
додатків або окремих аркушів про це інформується
відправник листа, робиться відповідна відмітка на самому
документі і журналі вхідних документів у графі
“Примітка”.
13. Конверти, як правило, знищують, за винятком тих випадків,
коли лише з конверта можна визначити адресу відправника,
дату відправлення і дату надходження, або коли на конверті
є відмітка “конфіденційно”, “терміново”.
14. Попередній розгляд вхідних
документів здійснюйте з метою
розподілу документів на ті, що
повинні реєструватися, і ті, що
реєстрації не потребують.
15.
На
документах,
що
реєструються,
проставляйте
автоматичним
нумератором
реквізит
“відмітка
про
надходження”,
дату
надходження, вхідний номер
документа.
“Відмітка
про
надходження” не проставляється
на додатках документів, а також
проспектах, каталогах та інших
матеріалах, що не реєструються.
16. Майте на увазі, що секретар
здійснює “фільтрування” вхідних
документів,
що
передаються
керівникові. Йому направляються
на розгляд найважливіші термінові
документи, які надійшли.
17. Ті документи, що не вимагають
прийняття
рішення
на
рівні
керівника,
можуть
передаватися
заступникові керівника підприємства,
до структурного підрозділу або
відразу виконавцям.
18. При сучасній організації праці і
підвищенні загальної кваліфікації
працівників кількість документів, які
передаються
безпосередньо
структурним
підрозділам
і
виконавцям, повинна збільшуватися.
19. При попередньому розгляді також з’ясовуйте, чи не
потребують документи, що передаються керівникові,
додаткових
матеріалів
(попереднього
листування,
контрактів, нормативних документів і т. ін.).
20. Без попереднього розгляду і розмітки передаються за
призначенням документи, що мають в адресі вказівки на
структурний підрозділ або прізвище працівника фірми.
21. Після реєстрації документи передавайте на розгляд і
прийняття рішення керівнику фірми. Прийняття
управлінського рішення щодо конкретного документа –
одна з основних функцій керівника, центральна,
вирішальна ланка технології управління. Керівник фірми,
розглядаючи вхідний документ, повинен визначити
виконавця, дати чіткі і конкретні вказівки стосовно
виконання документа і визначити реальні строки.
22. Ці вказівки оформляються у вигляді
резолюції. Відомості, взяті з резолюції
(виконавець,
строк
виконання),
достроково
заносьте
до
реєстраційного журналу. Якщо в
резолюції вказано кілька виконавців,
то документ передається першому в
списку,
який
вважається
відповідальним виконавцем.
23. При розгляді документів керівник повинен враховувати
рекомендації, дотримання яких дозволяє прискорити
проходження документів, уникнути затримок в обробці
документів, створити умови для їх своєчасного і якісного
виконання. Майте на увазі, що керівник зобов’язаний
розглянути документи в день їх надходження і того ж дня (у
крайньому випадку наступного дня) повернути пошту
секретареві.
24. З резолюцією керівника документ
передавайте
відповідальному
виконавцю під розписку в журналі
вхідної реєстрації з проставленням
дати отримання. Обіг документів між
виконавцями може здійснюватися без
розписок, за винятком документів з
грифом “КТ” або “Конфіденційно”.
25.
Для забезпечення оперативного
виконання
документа
кількома
виконавцями одночасно розмножте
вхідний документ у відповідній
кількості і передайте копії виконавцям.
документ перебуває в роботі у
виконавців до остаточного вирішення
питання.
26. Коли робота з документом завершена (складено
документ-відповідь), поставте на документі відмітку
про його виконання і направлення до справи. Після
цього документ разом із копією відповіді підшийте
до справи.
27. У фірмі для деяких документів може бути
прийнятий порядок, що передбачає розгляд їх
керівником після завершення виконання документів
одночасно з підготовленими для підпису проектами
внутрішніх чи вихідних документів. Це дозволяє
керівникові економити час. Та подібна процедура
повинна чітко передбачати розмежування: які
службові документи обробляти саме так, а які не
можна.
Обробка документів, що відправляються
29. Документи, що відправляються із фірми називаються
вихідними, їх обробка складається з таких операцій:
• складання проекту документу;
• погодження проекту документу;
• перевірка правильності оформлення проекту документу
секретарем;
• підписання документу керівником (у необхідних випадках –
затвердження);
• реєстрація документу;
• відправлення документу адресатові;
• підшивка другого примірника (копії) документу до справи.
30. Пам’ятайте, що проект вихідного документа складається
виконавцем, правильність його оформлення перевіряється
секретарем фірми.
31. Вихідні документи оформляються в двох примірниках, за
винятком факсів і телефонограм, що складаються в
одному примірнику.
32. Підготовлений проект вихідного документа подається на
підпис керівнику фірми. Разом з ним можуть бути
представлені й інші документи, використані для
підготовки вихідного документа (ініціативні листи,
рекламації, контракти, акти, нормативні документи).
33. У ряді випадків проект вихідного документа повинен
бути погоджений з іншими спеціалістами фірми. Таке
погодження оформляється візою керівника.
34. Керівник підприємства може внести зміни і доповнення
в документ, що поданий на підпис або повернути його
виконавцю на доопрацювання.
35. Після підпису керівником двох примірників вихідний
документ передається секретареві для реєстрації.
Документи, що відправляються, реєструйте в “Журналі
реєстрації вихідних документів”.
36. Для реєстрації необхідні такі дані:
• індекс документа, що включає і № справи;
• дата документа;
• адресат (кореспондент);
• короткий зміст чи заголовок;
• відмітка про виконання (запис про вирішення
питання, № документів-відповідей);
• виконавець;
• примітка.
37. Після реєстрації і присвоєння вихідному документу
номера це фіксується рукописним або машинописним
способом на обох примірниках.
38. Потім вихідні документи того ж дня конвертуються і
відправляються.
При
цьому
звіряється
адреса
отримувача на листі і на конверті. Другий примірник
відісланого листа підшивають у справу з листування.
(Див. схему роботи з вихідними документами).
Схема роботи з вихідними документами
Реєстрація документів і контроль за їх виконанням
39. Реєстрація документа – це запис необхідних
відомостей
про
документи
наступним
проставленням на них індексу (номера) і дати
реєстрації. Вона необхідна для обліку, контролю
виконання і пошуку документів.
40. Майте на увазі, що існує кілька форм реєстрації
документів:
• централізована;
• децентралізована;
• змішана.
41. При централізованій системі створюється єдиний
довідковий центр роботи з документами.
42. Децентралізована система передбачає реєстрацію в
місцях створення чи виконання документів.
43.
З урахуванням особливостей підприємства може
застосовуватись і змішана система, коли одна частина
документів реєструється централізовано, інша – у
структурних підрозділах.
44. У невеликих комерційних підприємствах найчастіше
практикується централізована система реєстрації. Однак
вона завжди повинна бути одноактна. Зареєстрований
документ не може реєструватися повторно в процесі його
обігу в середині підприємства.
45. Документи при реєстрації розподіляються на кілька
груп, кожна з яких реєструється окремо. Наприклад:
• вхідні документи;
• вихідні документи;
• внутрішні документи;
• комерційні контракти;
• документи з грифом “КТ” (“Конфіденційно”).
46.
Порядковий
реєстраційний
номер
документа
присвоюється, починаючи з № 1 з 1 січня кожного року
по 31 грудня.
47. Реєстраційні номери вхідних і вихідних документів
складаються із
порядкового
номера документа,
умовного позначення структурного підрозділу чи
посадової особи, номера справи, до якої буде підшито
документ
або
його
копію.
Наприклад,
номер
документа 81/02 - 04 засвідчує, що 81 – порядковий
номер документа в журналі реєстрації, 02 – 04 –
номер справи по номенклатурі.
48. Можуть бути і інші системи реєстрації. Вибирають ті
з них, що забезпечують високу ефективність в умовах
конкретного підприємства.
49.
Ви повинні знати, що у практичній діяльності
використовується дві реєстраційні форми: журнали і картки.
Вони мають такі графи:
• індекс (номер) документа;
• дата документа;
• автор документа (внутрішня організація) – для всіх
документів;
• адресат (кореспондент) – для вихідних документів;
• резолюція;
• виконавець;
• строк виконання;
• відмітка про виконання;
• номер справи.
50. Фірми на власний розсуд можуть вибирати оптимальний
склад реєстраційних граф.
51. Реєстрація документу – це одночасно і початковий етап
контролю за його виконанням. Реєстраційні і контрольні
функції при цьому нерозривно зв’язані і здійснюються за
допомогою згаданих журналів і карток.
52. Часто користуються спеціальною контрольною
картотекою, у яку вкладаються картки на документи,
строки виконання яких передбачені протягом наступного
місяця. У контрольній картотеці картки розташовуються
по даті виконання документів, що дає можливість
здійснювати контроль кожного дня.
53. Основна мета контролю – забезпечення виконання тих
документів, що за дорученням керівника взяті на
контроль.
Для проходження тестування з даного навчального
елементу натисніть на кнопку
,у
вікно тестуючої програми введіть необхідні дані і
виберіть Тест № 27
1/--страниц
Пожаловаться на содержимое документа