close

Вход

Забыли?

вход по аккаунту

код для вставкиСкачать
Навчальний елемент
Назва: Документ - основний носій
інформації
Професія:
Код:
Секретар - друкарка
4115--1UA003
Цілі:
після вивчення цього навчального елементу,
Ви зможете:
• розрізняти
класифікації.
службові
документи
згідно
їх
1. Управління суспільством, галуззю народного господарства або
підприємством, організацією являє собою, з точки зору
технології, процес отримання, обробки і передачі інформації.
Майже вся управлінська інформація зафіксовується.
Матеріальним носієм зафіксованої інформації виступає
документ.
2. Документування управлінської діяльності заключається в записі
за встановленими формами необхідної для управління
інформації, тобто в створенні документів.
3.
Підставою для складання документів є необхідність
засвідчення наявності і змісту управлінських дій, передання
інформації, зберігання і використання.
4.
5.
Комплекс документів,
визначається:
які
створюються
в
установі,
•
колом питань, які вирішуються в установі в процесі
діяльності;
•
об’ємом і характером компетенції установи;
•
порядком
вирішення
колегіальність);
•
об’ємом і характером
підприємствами.
питань
(єдиноначальність,
взаємозв’язків
з
іншими
Документ – це матеріальний об’єкт з інформацією,
закріпленою створеним людиною способом для її передання в
просторі і часі.
6. Документи широко використовуються в нашому житті і
діяльності. Вони служать основою для прийняття рішень
(наказ, протокол), виступають способом доказу (диплом,
паспорт), так як мають юридичну силу, служать засобом
передачі інформації між організаціями (лист, телеграма),
виступають предметом і результатом праці.
7. Документ має бути достовірним, переконливим, належним
чином відредагованим і оформленим, повинен містити
конкретні й змістовні пропозиції та вказівки. Більшість
документів має задовольняти такі вимоги, як придатність до
тривалого зберігання, максимальна точність. Щоб документ
мав усі перераховані властивості, його слід правильно скласти
як за формою, так і за змістом.
8. Для того, щоб виробити певні принципи складання,
оформлення документів, форми і методи роботи, документи
класифікують за рядом ознак.
9. Ви повинні знати, що класифікація документів – це поділ
документів на класи за найбільш загальними ознаками
подібності чи відмінності.
10. Значення класифікації:
• забезпечує швидкий пошук необхідних документів;
• підвищує оперативність роботи з документами,
прискорює виконання і контроль за виконанням;
• забезпечує проведення уніфікації документів.
11. Запам’ятайте, що уніфікація – це розробка єдиних форм
документів, єдиних правил їх складання, оформлення,
складання трафаретних текстів.
12.
Уніфікація документів дає змогу застосовувати
обчислювальну і малу оргтехніку при роботі з ними.
13. Первинний ступінь класифікації – це формування
документів в справу. Справа – це сукупність документів
одного виду, вміщених в тверду обкладинку і відповідно
оформлених
Схема класифікації документів
14. За спеціалізацією системи документування:
• адміністративна;
• статистична;
• розрахункова-фінансова;
• комерційна, і т. д.
15. За видами:
• організаційно-розпорядчі (статут, інструкція, закон,
постанова, наказ, протокол, рішення…);
• довідково–інформаційні (лист, довідка, телеграма,
телефонограма, акт, доповідні записки);
• з особового складу (накази з особового складу, особові
справи, заяви трудові книжки, характеристика…);
• пропозиції, заяви і листи громадян.
15. За видами:
• організаційно-розпорядчі (статут, інструкція, закон,
постанова, наказ, протокол, рішення…);
• довідково–інформаційні (лист, довідка, телеграма,
телефонограма, акт, доповідні записки);
• з особового складу (накази з особового складу, особові
справи, заяви трудові книжки, характеристика…);
• пропозиції, заяви і листи громадян.
16. За формою:
• індивідуальні (розробляються установами по питанню їх
діяльності);
• типові (складаються вищестоячими органами для
підвідомчих; носять обов’язковий характер);
• трафаретні (виготовляються трафаретним способом,
постійні реквізити наносяться, не постійні – залишається
місце).
17. За змістом:
• прості (включають одне питання);
• складні (включають декілька питань).
18. За терміном зберігання:
• постійні;
• тимчасові (до 10 років);
• тимчасові (більше 10 років).
19. За секретністю:
• для службового користування;
• секретні (таємні);
• цілком секретні.
20. За способом фіксації інформації:
• рукописні;
• машинописні;
• графічні (схеми, карти);
• звукові (диктофон);
• фото-, кіно- документи.
21. За місцем складання:
• внутрішні (складаються в установі і не виходять за її
межі);
• зовнішні (вхідна, вихідна кореспонденція).
22. За надходженням:
• офіційні (складаються організацією або посадовою
особою);
• особові (складаються громадянами з особистих питань).
23. За стадією створення:
• оригінали (перший примірник документа);
• копії (відпуск, витяг, дублікат) – відтворення оригіналу,
завірене.
Для проходження тестування з даного навчального
елементу натисніть на кнопку
,у
вікно тестуючої програми введіть необхідні дані і
виберіть Тест № 52
1/--страниц
Пожаловаться на содержимое документа