close

Вход

Забыли?

вход по аккаунту

код для вставкиСкачать
Отчёт
начальника
архивного
отдела
администрации
Александровского муниципального района о работе за 2011 год на
еженедельной планерке 16.04.2012 .
В соответствии с Федеральным законом № 125-ФЗ «Об архивном деле в
Российской Федерации», Законом Ставропольского края № 35-кз «Об
архивном деле в Ставропольском крае» и Положением «Об архивном отделе»
к основным задачам архивного отдела администрации Александровского
муниципального района относятся обеспечение хранения, комплектования,
учёта и использование документов:
- архивного фонда Российской Федерации и иных архивных документов,
отнесенных к муниципальной собственности Александровского района;
- архивного фонда Ставропольского края в связи с наделением органов
местного самоуправления Александровского муниципального района
отдельными государственными полномочиями Ставропольского края в
данной области;
- архивного фонда Российской Федерации и иных архивных документов,
находящихся в частной собственности, при ликвидации негосударственных
организаций, индивидуальных предпринимателей без образования
юридического лица, зарегистрированных на территории района;
- архивного фонда Российской Федерации, принимаемых от граждан по
договору - дарения, по завещанию, по договору купли-продажи, по решению
суда;
- архивных фондов муниципальных образований поселений, отнесенных
к составу Архивного фонда Российской Федерации, расположенных на
территории района.
Работа
архивного
отдела
администрации
Александровского
муниципального района в 2011 году проводилась согласно утвержденному
годовому плану, согласованному с комитетом Ставропольского края по
делам архивов. Необходимо отметить следующие приоритетные направления
в работе отдела за отчетный период:
- повышение качества и степени доступности населению и организациям
услуг в области архивного дела, в том числе предоставление услуг в
электронной форме;
- сохранение документального наследия жителей Александровского
района в интересах граждан, общества и государства;
- улучшение качества комплектования архивного отдела;
8
и эффективное использование
- оптимизация системы управления
ресурсов;
-обеспечение проведения работ по переводу на электронные носители
наиболее востребованных пользователями архивных документов;
- пополнение имеющихся автоматизированных баз данных о составе и
содержании архивных документов.
1. В сфере обеспечения сохранности и государственного учета.
Архивный отдел администрации Александровского муниципального
района СК в здании по ул. Карла Маркса, 33, которое введено в
эксплуатацию ориентировочно (точная дата неизвестна) в 1913 году. Здание
двухэтажное, на первом этаже расположен архивный отдел. Помещение
архива состоит из 5 комнат (4 хранилища, рабочий кабинет) и коридора.
Общая площадь архивного отдела составляет 149,7 кв.м. Штатная
численность архивного отдела состоит из трех человек: 1 начальник
архивного отдела и 2 архивариуса.
В архивном отделе администрации Александровского муниципального
района по состоянию на 01.01.2012 года находится на хранении - 16730
единиц хранения, в том числе 16705 - документов на бумажной основе и 25
фотодокументов. Из них управленческой документации – 8973 единиц
хранения, в том числе
документов государственной собственности
Ставропольского края - 7525 единиц хранения; документов по личному
составу – 7721, документов личного происхождения – 11.
Хранящиеся в архивном отделе документы
размещены на
металлических стеллажах, все документы постоянного хранения
закартонированы, для документов по личному составу приобретена
крафтбумага для защиты от механических повреждений. Архивохранилища
оснащены пофондовыми и постеллажными указателями.
Закартонированы документы в количестве 1498 ед.хр.:
1. Александровская районная государственная администрация – 555
ед.хр.
2. Калиновская сельская администрация – 61 ед.хр.
3. МО Александровского сельсовета-334 ед.хр.
4. документы по личному составу совхоза «Искра» – 277 ед.хр.
5. документы по личному составу совхоза «СХП Искра» – 98 ед.хр
6. документы по личному составу колхоза «Родина»– 69 ед.хр
7. документы по личному составу колхоза «Путь к коммунизму» – 55
ед.хр
В течение 2011 года работниками архивного отдела проводился
комплекс мероприятий по созданию нормативных условий, соблюдению
нормативных режимов (температурно-влажностного, светового, санитарногигиенического, охранного) в целях надлежащей организации хранения
документов, исключающей утрату документов и обеспечивающих
поддержание их в нормальном физическом состоянии. Показания контрольно
8
– измерительных приборов фиксируются в специальных журналах, регулярно
проводятся санитарные дни. Для защиты документов от солнечного света на
окнах имеются жалюзи.
В рамках подготовки документов, находящихся в собственности СК,
временно хранящихся в архивном отделе администрации Александровского
муниципального района, к передаче на государственное хранение в ГАУ
«ГАСК», проведена работа по переплету документов Александровской
районной государственной администрации за 1991-1992 годы в количестве –
30 дел.
В 2011 году проводилась работа по розыску документов, выданных во
временное пользование фондообразователям.
На 01.01.2011 года в розыске находилось - 99 ед.хр., в том числе
фондов, это документы:
-Отдел образования Александровской районной государственной
администрации – 7 ед. хр.;
- Управление сельского хозяйства Александровской районной
государственной администрации – 34 ед. хр.;
- Колхоз им. Войтика – 1 ед. хр.;
-Отдел культуры Александровской районной государственной
администрации – 2 ед. хр.;
- Сельскохозяйственное предприятие «Садовое» - 42 ед. хр.;
- ООО «Садовое» - 10 ед.хр.;
- Сельскохозяйственное предприятие «Северное» - 3 ед. хр..
В результате проведенной работы в 2011 году возращено – 43 ед.хр.
по фондам:
- Отдел культуры Александровской районной государственной
администрации – 2 ед. хр.;
- Сельскохозяйственное предприятие «Садовое» - 34 ед. хр.;
- ООО «Садовое» - 7 ед.хр..
Подготовлены документы в краевую комиссию по рассмотрению
итогов проверки наличия и розыску необнаруженных дело о снятии с
учета на 38 ед.хр. по фондам, а именно:
- № 41/р-2192 Управления сельского хозяйства Александровской
районной государственной администрации – 34 ед.хр.;
- № 53/р-3867 Колхоз им. Войтика – 1 ед.хр.;
- № 231 Сельскохозяйственное предприятие «Северное» - 3 ед.хр..
Документы в количестве – 18 ед.хр. продолжают находиться в
розыске на предприятиях, по фондам:
- № 36/Р-1723 Отдел образования Александровской районной
государственной администрации – 7 ед.хр.;
- № 227 Сельскохозяйственное предприятие «Садовое» -8 ед.хр.;
- № 228 ООО «Садовое» - 3 ед.хр.
Проведена работу по постановке на учет архивных документов личного
происхождения и по личному составу, обнаруженных неучтенными в
архивном отделе администрации:
8
Личного происхождения (1 ед.хр.):
- Фонд № 218 - Н.М. Передельский «Боевой путь 271-й Горловской
Краснознаменной ордена Богдана Хмельницкого Стрелковой дивизии»
(рукопись) – 1 дело;
По личному составу (36 ед.хр.):
- Фонд № 28/Р-1702 Исполнительного комитета Александровского
районного Совета народных депутатов – 1 дело;
- Фонд № 217 Александровской районной государственной
администрации – 7 дел.
- Фонд № 106/Р-1756 Финансовый отдел исполнительного комитета
Александровского районного Совета народных депутатов – 28 дел.
Архивным отделом
проводилась ежегодная паспортизация
ведомственных архивов и работа по согласованию номенклатур дел
учреждений, предприятий, организаций, источников комплектования отдела.
2.
В сфере комплектования архивного отдела.
В 2011 году на архивное хранение поступило 379 ед.хр., из них:.
1.Управленческой документации - 258 ед.хр.:
- № 37/Р-3953 Государственного учреждения здравоохранения
Александровского территориального медицинского
объединения за
2000 год – 9 дел,
-№ 243 Управление труда и социальной защиты населения
Александровского района Ставропольского края за 2007, 2008-2009 годы – 27
дел.
- № 240 муниципального образования села Грушевского за 2004 год –8
дел;
- № 233 муниципального образования Александровского сельсовета
за 2001-2005 годы - 214 дел.
2. По личному составу- 121 ед.хр..
В 2011 году с помощью специалистов архивного отдела обработаны
документы и составлены описи дел на 472 ед.хр. при плане 240 ед.хр.,
которые прошли утверждение экспертно-проверочной комиссии краевого
комитета СК по делам архивов следующих организаций:
Управления труда и социальной защиты населения– 27 дел; Отделения
Федерального казначейства – 41 дело; МО Александровского сельсовета –
303 дела; Государственного учреждения «Центр занятости населения
Александровского района» – 101 дело.
3. Создание информационно - поисковых систем, учетных БД
и автоматизированного НСА.
8
В отчетном периоде была продолжена работа по каталогизации фонда
Администрации Александровского района: просмотрено 3 дела, составлено
135 карточек.
Продолжена работа по ведению учетной базы данных «Архивный
фонд». Всего введено в базу данных за 2011 год: 88 фондов, 102 описи, 2095
дел, при плане - 2000 дел. По состоянию на 01.01.2012 года всего в базу
данных «Архивный фонд внесено 142 фонда, 159 описей и 4155 дел, что
составляет соответственно 100%, 100% и 25% от общего количества
хранящихся в архиве фондов, описей и дел.
Проводилась работа по переводу документов на электронные носители,
для чего в 2011 году был приобретен сканер, переведено – 50 ед.хр., при
плане – 50 ед.хр..
Продолжена работа по внедрению Программного комплекса «Краевой
каталог сведений о местонахождении документов по личному составу», за
отчетный год введены 15 организаций, 85 записи. При плане 100 записей.
4. Предоставление информационных услуг и использование
документов.
Одним из приоритетных направлений деятельности архивной службы
по прежнему остается работа
по предоставлению архивной информации
гражданам. Особое внимание уделяется дальнейшему повышению качества и
степени
удовлетворенности
населения,
усилению
ответственности,
недопущению формальных подходов в работе по рассмотрению обращений
граждан.
Во исполнение ФЗ «О порядке рассмотрения граждан РФ» и улучшения
качества предоставления архивной информации архивным отделом налажено
конструктивное сотрудничество с ГУ-Управлением ПФ РФ по
Александровскому району.
В ходе совместной деятельности потребовались дополнительные
действия по согласованию требований Пенсионного фонда и архивных
Правил при исполнении запросов граждан социально – правового характера.
8
На основании соглашения от 12 сентября 2011 года проведена работа по
подключению к системе межведомственного электронного взаимодействия
архивного отдела администрации Александровского муниципального района
с Государственным Учреждением-Отделением Пенсионного фонда РФ по
СК.
В 2011 году организованы выезды специалистов архивного отдела в
поселения Александровского района для проведения приёма граждан на
местах.
За 2011 год от граждан и из пенсионного фонда в архивный отдел
поступило 1260 запросов, в том числе в электронном виде 23 запроса. Срок
их исполнения зависел от сложности поиска и составлял от одного дня до 17
дней.
При исполнении запросов
было использовано
- 4633 дел
управленческой документации и
по личному составу. Содержание
запрашиваемой информации охватывает широкий спектр сведений: от
подтверждения трудового стажа, обучения, факта награждения, размера
заработной платы до установления продолжительности отпусков и периода
нетрудоспособности. Предоставляемые архивным отделом справки помогают
решать жизненно важные для граждан и организаций проблемы: пенсионное
обеспечение, подготовка к государственной регистрации недвижимости,
подтверждение прав собственности на земельные участки и др. Необходимо
отметить, что все запросы были исполнены в установленные
законодательством сроки.
В 2011 году специалистами ГУ-Управления ПФ РФ по
Александровскому району проведены 15 встречных проверок по выданным
отделом справок – нарушений не выявлено.
Подготовлена и опубликована статья в газету «Александровская жизнь»,
посвящённая 70-летию начала Великой Отечественной войны – «Никто не
забыт, ничто не забыто».
В последнее десятилетие интерес граждан к архивным документам
заметно повысился. За отчетный 2011 год в архивном отделе работало – 6
человек – исследователей, для работы им выдано 53 дела. Тематика
исследователей
разнообразна
(акты
ввода
зданий
и
сооружений,
распорядительные документы органов государственной власти и местного
самоуправления и т.д.).
8
5. Административные регламенты
В соответствии с Федеральным законом от 27.07.2010 года № 210-ФЗ
«Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг»
и постановлением администрации Александровского муниципального района
СК от 30.04.2010 № 222 2О порядке разработки и утверждения
административных
регламентов
исполнения
муниципальных
функций
(муниципальных услуг) в Александровском муниципальном районе СК»
были
разработаны
и
утверждены
постановлениями
администрации
Александровского муниципального района, следующие регламенты:
- административный регламент предоставления муниципальной услуги
«Выдача копий архивных документов, подтверждающих право на владение
землей»
- административный регламент предоставления государственной услуги
«Выдача копий архивных документов, подтверждающих право на владение
землей»
- административный регламент предоставления муниципальной услуги
«Организация информационного обеспечения граждан, организаций и
общественных объединений на основе документов архивного фонда
Российской Федерации и других архивных документов»
6. Укрепление материально- технической базы архива.
Финансирование отдела осуществляется из двух источников:
- за счет средств бюджета района согласно ФЗ «Об общих принципах
организации местного самоуправления в РФ»;
8
- за счет субвенций в части переданных госполномочий в соответствии с
Законом СК «О наделении органов местного самоуправления отдельными
государственными полномочиями»
На 2011 год были определены финансовые средства в виде краевых
субвенций в сумме 853тыс.740 руб. и средств бюджета муниципального
района - 405 тыс. 51 руб.
За счет краевых денежных средств были приняты дополнительные меры
по укреплению материально- технической базы архива.
Приобретено:
- компьютерное оборудование;
- мебель (стулья, шкафы, столы)
- крафт бумага для защиты связок от механических повреждений
- для поддержания температурно-влажностного режима в хранилищах
установлены сплит-системы.
-в помещениях архивного отдела завершены электромонтажные работы
по
замене
розеточной
сети
и
электропроводки,
проведены
электротехнические испытания электрооборудования архивного отдела.
- За счет ООО «Технострой» сделан косметический ремонт
архивохранилища.
Наряду с вышеизложенным в работе архивного отдела имеются
проблемы.
Комитет Ставропольского края по делам архивов рекомендует
обеспечить создание нормативных условий хранения архивных документов
и выделение муниципальным архивам дополнительных помещений, у
которых загруженность более 90%.
В настоящее время степень загруженности составляет более 90% и
необходимо срочное проведение работ по ремонту.
Но несмотря на имеющиеся проблемы специалисты архивного отдела
продолжают пополнять и сохранять архивный фонд Александровского
района, сознавая всю ответственность за порученное дело – сбережение для
будущих поколений документального наследия Александровского района.
1/--страниц
Пожаловаться на содержимое документа