close

Вход

Забыли?

вход по аккаунту

код для вставкиСкачать
МІНІСТЕРСТВО ОСВІТИ І НАУКИ УКРАЇНИ
ДЕРЖАВНИЙ ВИЩИЙ НАВЧАЛЬНИЙ ЗАКЛАД
ДОНЕЦЬКИЙ НАЦІОНАЛЬНИЙ ТЕХНІЧНИЙ УНІВЕРСИТЕТ
ФАКУЛЬТЕТ ІНЖЕНЕРНОЇ МЕХАНІКИ ТА МАШИНОБУДУВАННЯ
КАФЕДРА «УПРАВЛІННЯ ЯКІСТЮ»
КОНСПЕКТ ЛЕКЦІЙ
з вибіркової навчальної дисципліни циклу фундаментальної та
загальноекономічної підготовки
ОСНОВИ ДОКУМЕНТООБІГУ,
ІНФОРМАЦІЙНА ТА ІННОВАЦІЙНА
ДІЯЛЬНІСТЬ
для студентів денної форми навчання
Напрям підготовки:
6.051002 Метрологія, стандартизація
сертифікація
Спеціалізація: Метрологія, стандартизація та сертифікація (МСС)
Донецьк, 2013
та
МІНІСТЕРСТВО ОСВІТИ І НАУКИ УКРАЇНИ
ДЕРЖАВНИЙ ВИЩИЙ НАВЧАЛЬНИЙ ЗАКЛАД
ДОНЕЦЬКИЙ НАЦІОНАЛЬНИЙ ТЕХНІЧНИЙ УНІВЕРСИТЕТ
ФАКУЛЬТЕТ ІНЖЕНЕРНОЇ МЕХАНІКИ ТА МАШИНОБУДУВАННЯ
КАФЕДРА «УПРАВЛІННЯ ЯКІСТЮ»
КОНСПЕКТ ЛЕКЦІЙ
з вибіркової навчальної дисципліни циклу фундаментальної та
загальноекономічної підготовки
ОСНОВИ ДОКУМЕНТООБІГУ,
ІНФОРМАЦІЙНА ТА ІННОВАЦІЙНА
ДІЯЛЬНІСТЬ
для студентів денної форми навчання
Напрям підготовки:
6.051002 Метрологія, стандартизація
сертифікація
Спеціалізація: Метрологія, стандартизація та сертифікація (МСС)
РОЗГЛЯНУТО:
на засіданні кафедри
«Управління якістю»
Протокол №_1_ від «_05_»
«_вересня_» 2013 р.
ЗАТВЕРДЖЕНО:
на засіданні навчальновидавничої ради ДонНТУ
Протокол №___ від _____
______ 2013 р.
Донецьк, 2013
та
УДК- ___________________ (______)
Конспект лекцій з вибіркової навчальної дисципліни циклу
фундаментальної
та
загальноекономічної
підготовки
«Основи
документообігу, інформаційна та інноваційна діяльність» для студентів всіх
форм навчання напряму підготовки: 6.051002 Метрологія, стандартизація та
сертифікація спеціалізації Метрологія, стандартизація та сертифікація (МСС)
/ Укл. А.М. Зайцева, Ю.І. Норенко – Донецьк: ДонНТУ, 2013. – 27 с.
Конспект лекцій містить теоретичний матеріал згідно вимогам
освітньо-професійної програми підготовки бакалаврів напряму підготовки:
6.051002 Метрологія, стандартизація та сертифікація.
Укладач:
А.М. Зайцева, к.е.н., доцент
Ю.І. Норенко, к.е.н.,асистент
Відповідальний за випуск
О.І. Момот, д.е.н., професор
ЗМІСТ
Загальні положення з дисципліни «Основи документообігу»……….....……..5
Вступ........................................................................................................................6
Тема 1. Вступ. Предмет, задачі й зміст навчальної
дисципліни «Документообіг»…………………………………………………....7
Тема 2. Нормативно-методичне забезпечення діловиробництва:
структура і склад…………………………………………………………….…….9
Тема 3. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації.….....10
Тема 4. Документообіг на підприємстві згідно вимог ІСО 9001:2008….……12
Тема 5. Основні вимоги до оформлення управлінських документів….……..14
Тема 6. Документування організаційно-розпорядчої діяльності…….……….15
Тема 7. Документування діяльності колегіальних органів………….………..18
Тема 8. Документування інформаційно-довідкових матеріалів….…………..19
Тема 9. Вимоги до оформлення документів по особовому складу.………….22
Тема 10. Зберігання документів…………………………………….…………..25
Список рекомендованої літератури....................................................................26
Загальні положення з дисципліни «Основи документообігу»
Методичні рекомендації щодо організації самостійної роботи студентів
вибіркової навчальної дисципліни «Основи документообігу» складені
відповідно освітньо-професійної програми підготовки бакалаврів напряму
6.051002 Метрологія, стандартизація та сертифікація спеціалізації
«Метрологія, стандартизація та сертифікація».
Предметом вивчення навчальної дисципліни є правильність оформлення
документів, що відображають весь спектр управлінської діяльності
підприємства (фірми, організації); належна організація документообігу в
установі згідно вимогам.
Міждисциплінарні зв’язки: опануванню дисципліни передує вивчення
дисциплін
«Українська
мова
(за
професійним
спрямуванням)»,
«Обчислювальна техніка та програмування», «Метрологія». Воно йде
паралельно з дисциплінами «Стандартизація продукції та послуг»,
«Сертифікація продукції та послуг» та ін. Набуті знання і вміння
використовуються при опануванні програми підготовки бакалавра за
напрямом – метрологія, стандартизація та сертифікація.
Метою викладання навчальної дисципліни є засвоєння знань щодо
забезпечення нормативно-технічного документообігу в організації.
Основними завданнями вивчення дисципліни “Основи документообігу”
є допомогти студентам глибоко засвоїти організацію документації, дати
необхідний обсяг знань в питаннях експертизи цінності документів та
прищепити необхідні навички роботи із справами, закінченими документами,
їх оформленні і порядку здачі на архівне зберігання. Згідно з вимогами
освітньо-професійної програми студенти повинні:
знати :
- ключові моменти організації документообігу на підприємстві;
- основні вимоги до оформлення основних документів, правила їх
затвердження, погодження, засвідчення та зберігання;
- методи підготовки йта захисту офіційних документів з використанням
сучасних інформаційних технолгій;
- закономірностф створення та функціонування інформаційних
процесів в соціально-економічній сфері;
- методи і засоби організації електронного документообігу.
вміти :
- діяти в рамках організованого документообігу на підприємстві;
- оформляти, затверджувати та погоджувати документи згідно вимог
стандартизації та уніфікації;
- використовувати сучасні інформаційні технолгії для пошуку, обробки
і зберігання інформації, проводити її статистичний аналіз;
- забезпечувати організацію роботи з офіційними документами
використовуючи системи електронного документообігу;
- здійснювати захист інформації, що надається в електронному вигляді.
Тема 1. Вступ. Предмет, задачі й зміст навчальної дисципліни
«Документообіг».
Предметом
вивчення
дисципліни
є
уявлення
про
управління
документами на підприємстві, організації документообігу, автоматизації
процедур роботи з документами на основі технологій електронного
документообігу, організації захищенного документообігу, сформувати і
розвинути професійні вмінні та навички використання та впровадження
інформаційних технологій і програмнитм комплексів документообігу і
діловиробництва в практичну діяльність відповідно вимогам Державного
освітнього
стандарту
вищої
освіти
за
спеціальністю
Метрологія,
стандартизація та сертифікація.
Розглядаються основні принципи діловиробництва, що забезпечують
організацію роботи з документами на основі стандартизації і уніфікації.
Особлива
увага
приділяється
вивченню
мережевих
інформаційних
технологій, основ інтеграції інформаційних систем і застосуванню пакетів
прикладних програм і технологій електронного документообігу на робочому
місці кінцевого користувача.
Задачі
дисципліни:
допомогти
студентам
глибоко
засвоїти
організацію документації, дати необхідний обсяг знань в питаннях
експертизи цінності документів та прищепити необхідні навички роботи із
справами, закінченими документами, їх
оформленні і порядку здачі на
архівне зберігання.
У результаті вивчення навчальної дисципліни студент повинен знати :
- ключові моменти організації документообігу на підприємстві;
- основні вимоги до оформлення основних документів, правила їх
затвердження, погодження, засвідчення та зберігання;
- методи підготовки йта захисту офіційних документів з використанням
сучасних інформаційних технолгій;
- закономірностф
створення
та
функціонування
інформаційних
процесів в соціально-економічній сфері;
- методи і засоби організації електронного документообігу.
вміти :
- діяти в рамках організованого документообігу на підприємстві;
- оформляти, затверджувати та погоджувати документи згідно вимог
стандартизації та уніфікації;
- використовувати сучасні інформаційні технолгії для пошуку, обробки
і зберігання інформації, проводити її статистичний аналіз;
- забезпечувати
організацію роботи з офіційними
документами
використовуючи системи електронного документообігу;
- здійснювати захист інформації, що надається в електронному вигляді.
Термін «документ» походить від латинського слова“documentum” –
доказ, свідоцтво. Цим словом позначають будь-які письмові джерела, що
відповідним чином оформлені і тому мають юридичну силу. Згідно словника
російської мови С.І. Ожегова даються різні тлумачення понятія«документ»:
1) діловий папір, підтверджуючий який-небудь факт або право на щонебудь (витратні документи, проїзні документи);
2) те, що офіційно засвідчує особу пред'явника (паспорт, довідка,
посвідчення);
3) письмове свідоцтво про що-небудь (договір свідчить про укладення
договору у сфері послуг або виробництва і так далі).
Термін «діловиробництво» виник в другій половині XVIII століття.
Спочатку він означав рішення судового або адміністративного питання і
розумівся
як
діяльність,
пов'язана
з
ухваленням
рішень,
тобто
з
виробництвом справ. Сучасну термінологію діловодства регламентує ГОСТ
Р51141-98 «Діловодство і архівна справа. Терміни і визначення», в якому
«діловодство» визначається таким чином: галузь діяльності, що забезпечує
документування і організацію роботи з офіційними документами. Поряд з
терміном «діловодство» останніми роками уживається синонімічний йому
термін «документаційне забезпечення управління» (ДЗУ).
Формуляр документа – це сукупність реквізитів документа і схема їх
розташування на стандартному аркуші паперу. Наявність формуляру,
встановленого державним стандартом, забезпечує єдність документування і
документації як в рамках однієї установи, так і в цілому по країні. Формуляр,
характерний
для
певного
вигляду
документів,
називають
типовим
формуляром. Як носій виступає матеріальний об'єкт, використовуваний для
закріплення і зберігання на нім мовний, звуковий або образотворчій
інформації. Носій – це завжди результат технічних досягнень епохи.
Поряд з папером в наші дні широко використовуються і нові носії:
магнітні стрічки, диски. Дотримання певних правил запису інформації додає
документам юридичну силу. Юридична сила – це властивість офі-циального
документа,
передавана
йому
чинним
законодавством
України,
правомочністю організації того, що видав його, певним комплексом
реквізитів і встановленим порядком його оформлення.
Організація
роботи
з
документами
передбачає
проектування
документообігу установи, тобто рухи документів з моменту їх створення або
здобуття до визначення їх на архівне зберігання або знищення, а також
раціональне і оперативне використання їх в поточній діяльності установи. У
суспільстві документи є основними носіями разліч-ній(управлінською,
науковою, технічною, статистичною) соціально значимій інформації.
Документи – носії первинної інформації. У них інформація фіксується
вперше, тоді як книги, газети, журнали і ін. містять перероблену, вторинну
інформацію. Можливість збереження інформації в часі дозволяє разлі-чать
документи як носії оперативної і ретроспективної інформації.
Будь-який
офіційний
документ
багатофункціональний,
оскільки
одночасно виконує декілька функцій. Виділяються загальні і спеціальні
функції. До загальних функцій документа відносяться: інформаційна,
соціальна, комунікативна, культурна. Поява будь-якого документа завжди
обгрунтована необхідністю «матеріалізації» інформації для її збереження і
передачі в часі і просторі. Документ завжди породжений соціальною
потребою, є соціально значимим об'єктом, і забезпечує зв'язок між окремими
елементами суспільної структури, наприклад, між підприємствами. За
допомогою документів відбувається закріплення і передача культурних
традицій.
До спеціальних функцій документа відносяться: управлінська,
правова і функція історичного джерела.
Адміністрування будь-якого
підприємства здійснюється за допомогою документів. Вони забезпечують
закріплення і зміни правових норм і правовідносин в суспільстві за
допомогою законодавчих і нормативних актів. Після передачі документів на
архівне зберігання, вони набувають функції історичного джерела.
Тема 2. Нормативно-методичне забезпечення діловиробництва:
структура і склад.
Навчальні цілі: надати інформацію з структури і складу нормативнометодичного забезпечення діловиробництва.
План лекції
1.
Сучасні вимоги до оформлення управлінської документації.
2.
Реквізити.
Сучасні вимоги до оформлення управлінської документації закріплені в
державному
стандарті
«Уніфіковані
організаційно-распорядної
системи
документації.
документації.
Вимоги
до
Система
оформлення
документів», встановлює склад реквізитів для управлінських документів і
визначає їх місцерозташування на стандартному аркуші паперу. Всього
стандартом установлено 30 реквізитів. Їх кількість, склад визначаються
виглядом документа і його призначенням. І так як деякі реквізити
взаємовиключають один одного, то в конкретному документі їх буде значно
менше. Стандартом встановлений наступний склад реквізитів:
01 – Державний герб держави;
02 – визначення області;
03 – емблема організації або товарний знак (знак обслуговування);
04 – код організації;
05 – основний державний реєстраційний номер юридичної особи;
06 – ідентифікаційний номер платника податку / код причини
постановки на облік (ІНН/КПП);
07 – код форми документа;
08 – найменування організації;
09 – довідкові дані про організацію;
10 – найменування вигляду документа;
11 – дата документа;
12 – реєстраційний номер документа;
13 – заслання на реєстраційний номер і дату документа;
14 – місце складання або видання документа;
15 – адресат;
16 – гриф затвердження документа;
17 – резолюція;
18 – заголовок до тексту;
19 – відмітка про контроль;
20 – текст документа;
21 – відмітка про наявність додатка;
22 – підпис;
23 – гриф узгодження документа;
24 – візи узгодження документа;
25 – відтиск друку;
26 – відмітка про завірення копії;
27 – відмітка про виконавця;
28 – відмітка про виконання документа і напряму його в справу;
29 – відмітка про вступ документа в організації;
30 – ідентифікатор електронної копії документа.
Тема
3.
Уніфікована
система
організаційно-розпорядчої
документації.
Навчальні цілі: охарактеризувати основні складові уніфікованої
системи організаційно-розпорядчої документації.
План лекції
1.
Класифікація документів.
2.
Основні бланки документів.
Для того, щоб
документами,
виробити
необхідно
певні
провести
їх
принципи
роботи з різними
класифікацію.
Класифікація
документів – це ділення документів на клас по найбільш загальних ознаках
схожості і відмінності. Предметом вивчення і класифікації в діловодстві є
адміністративна система документування. Ця система універсальна, оскільки
забезпечує фіксацію розпорядливих управленче-ських рішень, регулювання
діяльності будь-якого підприємства, установи, організації незалежно від
форми власності і правової організації.
Адміністративна система документування
по
видах документів
ділиться на три групи документів:
1. Організаційно-розпорядн документація (ОРД) – положення, статути,
інструкції, накази, рішення, протоколи, штатний розклад, регламент і т.і.
2. Довідково-інформаційна документація СИД) – листи, телеграми,
телефонограми, доповідні, пояснення, пояснювальні записки, довідки, акти й
т.і.
3. Документи по особовому складу (ДОС) – накази, особисті справи,
заяви, трудові книжки, характеристики, анкети, резюме, договори тощо.
Мета класифікації документів: 1) підвищення оперативності роботи
апарату управління; 2) підвищення відповідальності виконавців шляхом
розмежування функцій структурних підрозділів і обов'язку конкретних іспол-
нітелей; 3) чіткий розподіл інформації; 4) економія праці за рахунок
використання інформаційно-довідкового апарату.
Значення класифікації документів: 1) забезпечення їх швидкого
пошуку в поточному діловодстві; 2) підвищення оперативності роботи з
документами.
Першим рівнем класифікації є групування виконаних документів в
справи. Основна ознака класифікації – зміст документа.
Розділення (розрізнення) документів
на групи зумовлює роботу з
ними. Документи класифікуються:
–
по видах – організаційно-розпорядливі, довідково-інформаційні,
по особовому складу;
–
– формою – індивідуальні, типові, трафаретні;
–
за змістом – прості, складні;
–
за походженням – офіційні, особисті;
–
по місцю походження – зовнішні, внутрішні;
–
по термінах зберігання – постійно, понад 10 років, до10 років;
–
по гласності – секретні, таємні, цілком таємні (конфіденційно),
несекретні;
–
по засобах фіксації – рукописні, машинописні, графічні, звукові,
фотокінодокументи;
–
по стадіях – оригінали, чернетки, копії, виписки;
–
по срочності – термінові, нетермінові.
Як правило, документи оформляються на бланках, які виготовляються
або друкарським способом, або моделюються на комп'ютері з дотриманням
певних правил і традицій, що склалися.
Бланк – це стандартний аркуш паперу, на якому відображує постійна
інформація і відведено місце для змінної. Вживання бланків скорочує час, що
витрачається на складання документа, підвищує культуру документаційного
забезпечення управління. Для
організації, її структурного підрозділу,
посадової особи встановлені наступні види бланків документів: загальний
бланк, бланк листа і бланк конкретного вигляду документа. Загальний бланк
використовують для створення будь-яких видів документів, окрім листів, і
містить реквізити: 01 (02, 03), 08,11, 14. Розробка спеціального бланка для
листів пов'язана з тим, що в нім необхідно
вказувати
найменування
організації, адресу, довідкові дані, ОГРН, ІНН/КПП підприємства. Залежно
від засновницьких документів організації він може включати реквізити: 01
(02 або 03), код по ОКПО, найменування міністерства або відомства.
Бланк конкретного вигляду документа, окрім листа, залежно від
засновницьких документів організації може включати реквізити: 01, (02 або
03), 08,10,14 і (при необхідності) обмежувальні відмітки для кордонів зон
розташування реквізитів 11,12,13, 18, 19. Бланки можуть мати як подовжнє,
так і кутове розташування реквізитів. При подовжньому розташуванні
реквізити адресанта – автора документа – розташовують по центру уздовж
верхньої частини аркуша, а інформацію про адресата – в правому кутку
нижче за реквізити автора документа.
При кутовому варіанті на бланку
створюються дві зони: ліву відводять для реквізитів адресанта, а праву – для
реквізитів адресата. Варіант бланка на кутове розташування реквізитів
зважає найбільш зручним і економічним по використанню площі аркуша і
рекомендується для всіх видів зовнішнього і внутрішнього листування
(листів, службових, доповідних, пояснень записок, довідок і так далі). Кутове
розташування реквізитів переважно також для тих видів документів, які
вимагають твердження, резолюції; розташовують їх в правому верхньому
кутку. Відповідно до практики, що склалася, і зарубіжного досвіду в цілях
економії площі аркуша довідкові дані організації можна розташовувати на
нижньому полі бланка. Якщо бланк підприємства або фірми складений на
декількох мовах, рекомендується використовувати подовжні бланки, при
цьому бланкові написи українською мовою мають в своєму розпорядженні
нижче або праворуч від найменування на державній мові Україні. Більшість
службових документів оформляються на папері формату А4 (210х297) і А5
(248х210). Допускається використання бланків формату А3 і А6.
Тема 4. Документообіг на підприємстві згідно вимог ІСО 9001:2008.
Навчальні цілі: охарактеризувати основні напрями документообігу на
підприємстві.
План лекції
1.
Організація документообігу і його основні етапи.
2.
Прийом і обробка вхідних документів.
3.
Робота з витікаючими документами.
Документообіг – це рух документів з моменту їх здобуття або
створення до завершення виконання, відправки адресатові або здачі на
зберігання. Відповідно масштабам руху документів можна виділити
документообіг
конкретної
посадової
особи,
структурного
підрозділу,
організації, галузі і навіть цілої держави. Нормативні акти і методичні
посібники, Державна система документаційного забезпечення управління
(ДСДЗУ) розглядають в якості об'екта документообіг організації в цілому.
Документообіг організації складається з потоків документів, циркулюючих
між пунктами обробки і створення інформації (керівники
організації,
структурні підрозділи, фахівці) і пунктами технічної обробки документів:
експедиція, машбюро, щорозмножувальна
служба,
Організації документопотоки, що формуються
секретар
і
ін.
в різних підрозділах,
зливаються в єдиний потік кореспонденції.
Згідно ДСДЗУ маршрути руху документів усередині організацій
повинні обов'язково оформлятися у вигляді схем. Вони розробляються
службою діловодства, затверджуються керівником організацій і включають
всі пункти обробки документної інформації, у тому числі і комп'ютерні.
Якщо терміни проходження і обробки документів піддаються нормуванню,
то вони також відбиваються в схемах. Рекомендується розробляти окремі
схеми для кожної категорії документів: що входять, витікаючих, внутрішніх,
наказів по особовому складу і по основній діяльності, фінансові документи і
так далі Затверджені керівництвом, ці схеми набувають нормативної сили.
До чинників, що характеризують режим руху документів, відносяться
об'єм документопотока у фізичних величинах, пропускна спроможність
різних каналів зв'язку, засобів створення і тиражування документів,
допустиме(нормативна)
завантаження
співробітників,
оброблювальних
інформацію, і її кінцевих споживачів.
Організація
раціонального
документообігу
установи
або
підприємства перш за все переслідує мету: виключення зворотності руху
документів. Перебування документа в одному структурному підрозділі або у
одного виконавця, в тій або іншій інстанції повинно бути строго обумовлено
необхідністю його обробки. Для скорочення часу руху документів і
підвищення оперативності їх виконання різні операції, по можливості,
повинні виконуватися одночасно. Необхідно
підписів.
виключити
дублювання
Документ повинен потрапляти лише до того керівника, в
компетенцію кото-рого входить його рішення.
Кореспонденція, що поступає в організацію з кур'єрами, поштою,
факсом або іншим дорогою вважається тій, що входить і приймається
централізований службою ДОУУ (канцелярією) або спеціально виділеною
для цього особою. Під час вступу документа в організацію на нім
проставляється вхідний номер, що фіксує факт його вступу. Він вноситься
до реєстраційного журналу (комп'ютер). Під час вступу термінових
повідомлень і кореспонденції (телеграма, телефонограма і т. д.) вказують час
вступу документа (годинник і хвилини). Первинна обробка кореспонденції,
що поступила, полягає в перевірці правильності доставки повідомлень. Для
цих цілей служать адресні дані в реквізиті «Адресат», їх звіряють з адресою
на конверті або упаковці і визначають, чи не сталася помилка вкладення.
Помилково відправлену кореспонденцію повертають в поштове відділення.
При розтині кореспонденції конверти і упаковки бандеролей знищують, за
винятком тих випадків, коли дата поштового штемпеля необхідна як
свідоцтво дати відправки або здобуття документа (документи, що
представляються на конкурс, арбітражні, позовні).
Всі документи, що поступили, проходят стадію попередньої обробки,
коли секретар або спеціально виділена для цих цілей посадова особа
розподіляє
кореспонденцію,
що
поступила,
по
окремих
керівниках,
направляючи до них лише ті, які безпосередньо відноситься до їх
компетенції. Обробка документів повинна проводитися протягом доби з
моменту вступу в організацію. Під час вступу до організації термінової
кореспонденції допускається передавати її керівникові, минувши етапи
попередньої обробки. Процес реєстрації проводиться в таких випадках після
ухвалення рішення.
Витікаючі документи створюються в організації і призначені для
відправки іншим організаціям або приватним особам. Основні етапи обробки
витікаючих (що відправляються) документів досить прості:
–
складання проекту документа;
–
узгодження проекту;
–
перевірка правильності оформлення документа, друк;
–
підписання (узгодження,
твердження,
простановка
відтиску
друку);
–
реєстрація;
–
тиражування;
–
відправка першого екземпляра документа адресатові;
–
підшивання другого екземпляра в справу.
Важливий момент в діловодному процесі – поточне зберігання і
використання в довідково-інформаційних цілях внутрішньої документації,
що поступила і витікаючої. Для швидкого пошуку документів в організації
створюються інформаційно-пошукові системи (ІПС), за допомогою
яких
здійснюється контроль за місцезнаходженням документів в організації.
Основою для створення таких систем служить номенклатура справ, система
документообігу і традиції, що склалися традиції ведення діловодства, що
склалися, в конкретній організації. Номенклатура включає перелік всіх
справ, заведених в організації для реалізації цілей управління виробництвом і
кадрами.
Терміни
зберігання
документів,
вказані
в
номенклатурі,
визначаються нормативними документами. Після закінчення термінів
поточного зберігання документи передаються в архів або підлягають
знищенню.
Тема 5. Основні вимоги до оформлення управлінських документів.
Навчальні цілі: визначити основні вимоги щодо оформлення
управлінських документів.
План лекції
1.
Рух документів на підприємстві.
2.
Документопотоки.
Документообіг підприємства або установи, як відомо, не має бути
стихійним або довільним. Для його правильної організації потрібний
ретельний аналіз як документальної, так і управлінської діяльності
підприємства, оскільки раціоналізація веде до скорочення інстанцій, через які
проходить документ при узгодженні і підписанні, до прямоточності рухи
документів,
виключенню
повторних інстанцій і зворотності. Зрештою
відбувається значне заощадження робочого часу і матеріальних ресурсів.
Рух документів на підприємстві зумовлений його управлінським
процесом.
Аналіз
документообігу
передбачає
ретельне
вивчення
організаційної сторони управління: положення про організацію, регламенту,
штатного розкладу, посадових інструкцій працівників і керівників. Це
дозволить визначити типа діловодства, проаналізувати розподіл обов'язків
між
керівниками,
чітко обкреслити їх права і компетенцію, вивчити
взаємозв'язок різних рівнів управління і виробництва.
Структурна організація підприємства визначає типа його діловодства:
централізоване або змішане. Як правило, невелика фірма
використовує
централізовану форму ДОУУ, коли за створення, зберігання, реєстрацію,
контроль
документів
відповідає
конкретна
посадова
особа
або
відділ(канцелярія).
Підприємства із складною структу-рій управління удаються до
змішаного типа діловодства, коли частина документів створюється,
реєструється і зберігається в підрозділах, а інша частина підлягає
централізованій обробці. Структурна частина дослідження для наочності і
зручності сприйняття зазвичай оформляється у вигляді схем, малюнків,
діаграм. Наступний
етап
дослідження
–
вивчення якісного
складу
документопотока. При цьому враховуються всі види документів, существующие в організації. Як об'єкт дослідження можна розглядати як окремі
види документів, так і групи документів. Але основоположним об'єктом
дослідження
і
вдосконалення
в
процесі
управління
документацією
вважається документопоток, параметрами якого, що управляють, є: вміст або
функціональна приналежність; структура потоку; напрям потоку і його об'єм.
Документопоток підприємства характеризується складом документів, що
входять в нього, і вмістом інформації, закріпленої в них. В значній мірі
структура
документопотоков
відповідає
функціонально-цільовому
призначенню складових його документів.
Документопотоки можна вивчати з різних позицій: вхідні, витікаючі,
реєстровані і нереєстровані документи, здійснюється контроль виконання чи
ні і так далі Вхідні документи найчастіше класифікується по кореспондентах
–
авторах отриманих документів: від
вищестоящих, підвідомчих і
непідвідомчих організацій або приватних осіб. Такий аналіз дозволяє
визначити дороги раціоналізації документообігу вхідних документів і істотно
скоротити проміжні етапи їх обробки. Ці відомості використовуються для
створення бази даних про постійних кореспондентів.
Можна
розглядати
документопоток
по
ознаках
ідентичності
технологічного процесу обробки, коли в самостійну групу об'єднуються різні
за змістом документи, проходящие однакові етапи обробки: узгодження,
візування, підписання, твердження, реєстрації і контролю. Для них
складаються конкретні маршрути руху. На підставі аналізу робиться вивід
про раціональність руху документів, міру завантаженості посадових облич і
структурних підрозділів,
розробляються
альтернативні
варіанти
руху
документів. Все це дозволяє прискорити процес обробки документів. Мета
аналізу документообігу полягає в тому, щоб виключити зворотність і
затримку, а значить, підвищити швидкість і якість виконання конкретного
завдання.
Тема 6. Документування організаційно-розпорядчої діяльності.
Навчальні цілі: надати основи складання і оформлення організаційнорозпорядчих документів.
План лекції
1. Організаційні документи.
2. Розпорядчі документи.
Жодне підприємство, організація, установа або фірма, якщо вони діють
на законних підставах, не зможуть обійтися без організаційних документів.
На початку діяльності створюються
структури підприємств, статути,
положення, регламенти, штатні розклади, ін-струкциі і так далі Подібні
документи призначені для вирішення орга-нізационних питань.
Статут – це зведення правило, регулюючих діяльність організації,
установ, суспільств громадян, їх взаємини один з одним, права і обов'язки у
сфері державної або господарської діяльності. Формуляр-зразок СТАТУТУ
складається з реквізитів: (08, 10, 11,12, 14, 16, 18, 20, 22, 23, 25).
Інструкції визначають науково-технічні, технологічні, фінансові,
виробничі і інші сторони діяльності організації, її підрозділів і посадових
осіб. По термінах своєї дії вони можуть бути розраховані на певний термін
або бути такими, що постійно діють. Інструкції вводяться в дію наказом
(розпорядженням) керівника. Всі інструкції підрозділяються на дві основні
групи:
1) інструкції, що регламентують порядок виконання якого-небудь
процесу (виробничого, наприклад), в здійсненні якого беруть участь
виконавці (посадові особи, підрозділи);
2) посадові інструкції, що визначають функції, права, обов'язок і
відповідальність посадових осіб.
Посадова інструкція – це організаційно-правовий документ, що
визначає основні функції, обов'язки, права і відповідальність співробітника
організації при здійсненні ним діяльності на певному посаді. Вона
складається по кожній штатній посаді організації, носить знеособлений
характер і оголошується співробітникові під розписку при укладенні
трудового контракту. Посадові інструкції дозволяють реалізувати ряд цілей:
– раціональний розподіл праці;
– оптимальне використання кадрів; –
підвищення ефективності діяльності організації; – створення організаційноправової основи службової діяльності співробітників;
– підвищення
відповідальності співробітника за результати своєї праці; – забезпечення
об'єктивності при атестації працівника;
– дотримання об'єктивності при
заохоченні і стягненні; – вирішення трудових суперечок.
При
розробці
кваліфікаційні
посадових
вимоги
в«Кваліфікационном
до
довіднику
інструкцій
посад
слід
службовців,
посад
спиратися
які
на
містяться
керівників, фахівців і інших
службовців». Структурно посадова інструкція складається з декількох
розділів, кожен з яких є логічно закінченою частиною документа. Розділ
«Загальні положення» встановлює категорію діяльності, кваліфікаційні
вимоги, підпорядкування, порядок звільнення з посади і призначення на неї.
У цій частині посилаються на організаційно-правові документи, на підставі
яких співробітник здійснює службову діяльність, в нім визначається порядок
заміщення і виконання посадових обов'язків в разі його тимчасової
відсутності. У разділі «Посодові обов'язки» визначаються види робіт, що
виконуються співробітником, з врахуванням завдань і функцій конкретного
структурного підрозділу, з детальним
викладом основних напрямів його
службовій діяльності.
У частині «Повинен знати» приводяться основні вимоги, що
пред'являються до працівника відносно спеціальних знань, а також знань:
– законодавчих актів, положень, інструкцій, інших керівних і
нормативних документів;
– методів і засобів, які працівник повинен уміти застосовувати при
виконанні посадових обов'язків.
«Вимоги до кваліфікації» визначають:
– рівень професійної підготовки працівника, необхідний для виконання
посадових обов'язків;
– вимоги за стажем роботи.
Розділ «Права» встановлює права працівника, які сприяють успішному
виконанню роботи. Внесення до посадової інструкції пунктів про права на
заробітну плату, відпустку, медичне обслуговування і так далі не
допускається, бо ці права обмовляються законодавчими актами і іншими
документами.
Розділ
«Відповідальність»
конкретно
вказує
міру
відповідальності працівника за недотримання своїх посадових обов'язків.
Наприклад: «Головний інженер несе відповідальність за: …Посадові
інструкції розробляють керівники структурних підрозділів, відділи кадрів або
фахівці з роботи з персоналом. Текст інструкції обов'язково погоджують з
юристами, відділом праці і заробітної плати. Затверджуються посадові
інструкції керівниками організації або за допомогою розпорядливого акту
(наказу, розпорядження).
Зміни в інструкцію можна внести лише за допомогою наказу або
іншого розпорядливого акту. При внесенні змін працівника повідомляють
про це під розпис. Текст інструкції має характер вказівок. Рекомендуються
чіткі формулювання з розпорядливими словами: «повинен», «зобов'язаний»,
«має право», «не допускається», «забороняється» і так далі Оформлення
інструкції краще виконати кутовим розташуванням реквізитів, оскільки «зона
адресата» – правий верхній кут – буде відведена для реквізиту «Гриф
затвердження».
Розпорядливі документи грають важливу роль в управлінні установами,
підприємствами, організаціями. За допомогою распоряді-тільніх документів
здійснюється адміністрування будь-яким перед-прийняттям. Їх видання
необхідне по організаційних питаннях, питанням виробництва, матеріально-
технічного постачання і збуту, фінансів і кредиту, праці і заробітної плати і
так далі Розпорядливі документи носять адміністративний характер. Вони
звернені до нижчестоячих або підлеглих організацій, групам або окремим
посадовим особам. До розпорядливих документів відносяться: постанови,
вказання, накази, рішення, розпорядження, протоколи. Ці документи отлічаются один від одного складом реквізитів і деякими особливостями тексту.
Основним розпорядливим документом на підприємстві виявляє-ся наказ.
Вони підрозділяються на два віда – накази по основній діючи-тільності і
накази по особовому складу (кадрові накази).
Наказ – це правовий акт, що видається керівником предпрі-ятія, що
діє на підставі єдиноначальності. Наказ призначений для дозволу основних і
оперативних завдань підприємства. Вони видаються лише з потреби. Зміни,
доповнення, відміну наказів виробляють на підставі нових наказів. Наказ
існує в двох стадіях: спочатку складається проект наказу, потім видається
сам наказ. Підготовка наказу включає такі етапи: вивчення суті питання;
знайомство із законодавчими актами; опрацювання інформаційно-довідкових
документів підприємства (довідок, звітів, листів); підготовка тексту проекту
документа;
узгодження проекту наказу;
друк і перевірка правильності
оформлення наказу; візування, узгодження, підписання наказу; реєстрація
наказу; доведення до зведення виконавців. Підготовку наказу, як правило,
доручають структурному підразу-діленню, групі осіб або окремій посадовій
особі.
Тема 7. Документування діяльності колегіальних органів.
Навчальні цілі: надати основи складання і оформлення документів
діяльності колегіальних органів.
План лекції
1.
Протокол.
2.
Інші документи колегіальних органів.
Протокол – це документ, що фіксує хід обговорення питань і
ухвалення рішень на зборах, нарадах, конференція і так далі Він необхідний
для віддання юридичної сили рішенням, прийнятим на колегіальному заході.
Текст протоколу складається з двох частин: ввідною і основною. Ввідна
частина протоколу містить
постійну
і
змінну інформацію.
Постійна
інформація представляється стійкою термінологією – «Голова», «Президія»
(якщо він обирається), «Секретар», «Присутні», «Запрошені». Ці слова
пишуться з великої букви від початку лівого поля. До змінної інформації
відносяться Ф.І.О. голови, секретаря,
членів
президії,
присутніх
і
запрошених. Прізвища колегіального органу розташовують в алфавітному
порядку, через кому, в строчку, через один інтервал. Якщо число членів
більше 15 чоловік, що зібралися, то вказують їх загальну кількість і поруч в
дужках – реєстраційний аркуш додається. Наприклад: Присутні: 156 чіл.
(Реєстраційний аркуш додається). При цьому в реєстраційному аркуші
робиться заслання на вигляд документа № і дату. Наприклад: Реєстраційний
аркуш до протоколу загальних зборів акціонерів №12 від 15.09.2013. Якщо
запрошені особи представляють сторонню організацію, то до їх прізвищ
додають найменування посади і організації. Порядок їх оформлення такий
же, як і членів колегіального органу. Ввідна частина протоколу закінчується
порядком денним. Вираження «ПОРЯДОК денний» пишеться від початку
лівого поля або по центру при подовжньому способі оформлення протоколу.
З червоного рядка починають запис пунктів порядки денні, які нумеруються
арабськими цифрами. Питання розташовують по мірі важливості і
складності. Не рекомендується формулювання «Разноє»: кожне питання має
бути конкретизований. Основна частина протоколу будується за схемою:
СЛУХАЛИ – ВИСТУПИЛИ – ПОСТАНОВИЛИ (ВИРІШИЛИ), причому для
кожного питання окремо. Слова«слушалі, виступили, постановили або
вирішили» пишуть прописними буквами, від початку лівого поля без
розділових знаків (відкрита пунктуація).
Перед словом«СЛУШАЛІ»
ставлять порядковий номер питання порядку денного.
Наприклад: 1. СЛУХАЛИ ВИСТУПИЛИ ПОСТАНОВИЛИ Така схема
протоколювання означає, що слухали, виступали і приймали рішення з
першого питання. З червоного рядка пишуть ініціали і прізвище доповідача в
іме-нітельном відмінку. Далі ставлять тире і з великої букви викладають
крат-коє
вміст
доповіді
або
повідомлення.
Якщо
текст
доповіді
представлений доповідачем, то замість короткого повідомлення робиться
позначка «Доповідь додається». Найменування посади і місце роботи не
вказують, якщо доповідач заявлений і пойменований на порядку денному.
Наприклад:
1.
СЛУШАЛІ
В.А.
Пастухов–
доповідь
додається.
Найменування посади і місце роботи не пишуть, оскільки вони указа-ни в
першому пункті порядку денного. Виступи, питання і відповіді, дебати
фіксують в розділі «ВИСТУПИЛИ». З червоного рядка пишуть ініціали і
прізвище промовців (у називному відмінку) з вказівкою посаді, після тире з
великої букви викладається короткий вміст виступу. Оповідання можна вести
або від першої особи(«Я пропоную.»), або від третьої особи («Фролов сказав,
що.»), а також безвідносно до особи що говорить («Облік, реєстрація і
зберігання документів в канцелярії поставлені добре.») або в безособовій
формі («Степановим
було
представле-але.»).
Якщо промовцем
представлений текст виступу, то після тире робиться позначка «Текст
виступу додається».
При протоколюванні питань слова «питання» і
«відповідь» не пишуться. Записують ініціали і прізвище промовця(при
необхідності вказують місце роботи і посада), потім ставлять тире, далі
пишуть питання і далі так само оформляється відповідь. Наприклад: А.А.
Смирнов, начальник цеху №4, – В які терміни передбачається за-вершити
реорганізацію цеху? П.В. Воронін, заст. директора по виробництву, – Не
пізніше за 20 грудень цього року. Завершуючою частиною протоколу є
постанова (рішення).
Постановляючу частину будують за схемою: дія –
виконання – терміну. Виконавцем може бути організація в цілому,
структурний підрозділ або конкретна посадова особа. Якщо постанова
містить пункти, то вони нумеруються арабськими цифрами. Кожен пункт
починають з червоного рядка. Протокол може фіксувати вирішення про
твердження якого-небудь документа. В цьому випадку протокол повинен
мати заслання на дату і номер документа, а сам документ повинен додаватися
до протоколу.
Тема 8. Документування інформаційно-довідкових матеріалів.
Навчальні цілі: надати основи складання і оформлення інформаційнодовідкових матеріалів.
План лекції
1.
Акт.
2.
Службова записка.
3.
Лист.
4.
Довідка.
Більшість документів, що створюються в установах, підприємствах або
організаціях
є
інформаційно-довідковими.
Дока-менти
цієї
групи
найчисленніші. Вони містять інформацію про фактичне положення справ і
часто служать підставою для ухвалення рішень і видання розпорядливих
документів. До інформаційно-довідкових документів відносяться: довідки,
доповідні, службові і пояснювальні записки, акти, листи, теле-грами, скарги,
звіти і ін. Вони носять допоміжний характер по відношенню до
організаційно-розпорядливої документації і не є
обов'язковими
для
виконання. Інформація, що міститься в них, може спонукати до дії, а може
бути лише взята до відома. Акт складається групою осіб для підтвердження
встановлених фактів або подій. Існує безліч видів: акти інвентаризації,
приймання робіт, прийому-передачі матеріальних цінностей, подів, знищення
документів, акти аварій і так далі Акти не складаються довільно, по
особистому волевиявленню. Це прерогатива тимчасових або постійних
комісій або посадових осіб, уповноважених виконувати таку роботу. При
цьому в акті посилаються на документи(наказ, розпорядження і так далі),
підтверджуючі їх повноваження. Деякі види актів підлягають твердженню
(акти списання, контрольно-ревізійні і так далі). Вони затверджуються
розпорядливим документом або керівником, по вказівці якого складений
дока-мент або до компетенції якого відноситься вміст акту. При необходімості акт може мати реквізит «Гриф узгодження». Текст акту складається
з ввідної і констатуючої частин.
У другій частині дають опис виконаної роботи, фіксують події, факти,
викладають виводи, пропозиції. Акти ревізій, обстежень, приймання виробів
містять висновки і рекомендації його укладачів. При цьому текст може
ділитися на пункти і підпункти, а також може бути складений у вигляді
таблиці. За наявності додатків робиться відмітка в тексті. Акт підписують всі
особи, що брали участь в його складанні, посади при цьому не вказують. З
актами ревізій і обстежень знайомлять всіх осіб діяльності яких вони
стосуються. При цьому проставляють відмітку: «З актом ознайомлені:
(підпис, дата)». Акти оформляються на загальному бланку або чистому
аркуші паперу. Текст акту друкують через 1,5 інтервалу. Формуляр-зразок
АКТУ складається з реквізитів: 08, 10, 11, 12, 14, 16, 18, 20, 21, 22, 23, 25, 28.
Службова записка, як і доповідна записка, відноситься до форм
внутрішнього листування. Направляють її із структурних підрозділів або від
посадових осіб будь-якому адресатові усередині організації. Службові
записки можуть мати інформаційний, ініціативний або звітний характер.
Службову записку підписує керівник підрозділу, рідше – її укладач. Текст
службової записки складається з двох частин. У першій – подають факти, що
послужили причиною для її написання. У другій – викладають прохання,
роблять виводи і дають пропозиції з питання, що викладається. Від того, як
будуть викладені факти і причини в преамбулі, залежить сприйняття прохань
і пропозицій в завершальній частині.
Службові записки, як і доповіді,
рекомендується реєструвати в журналах реєстрації внутрішньої документації.
Формуляр-зразок службової записки складається з тих же реквізитів, що
характерні для доповідної записки. Змінюється лише найменування
документа.
Оформляючи
будь-який
внутрішній
документ,
потрібно
обов'язково вказувати всі необхідні для його ідентифікації реквізити,
оскільки документ може попасти в іншу організацію і він має бути пізнаний.
Пояснювальна записка – документ, що пояснює причину на-рушенія
трудової дисципліни або невиконання якого-небудь поруче-нія і так далі
Пояснювальні записки особистого характеру працівники пишуть від руки.
Пояснювальна записка посадової особи, що пояснює неви-полненіє
доручення, оформляється як офіційний документ (за зразком доповідної
записки). Ще один різновид – записка пояснення, що містить роз'яснення
окремих положень основного документа (плану, програми, звіту, проекту
тощо).
Записки пояснень, як додаток, до основного документа оформляються
на загальних бланках. Підписує таку записку керівник.
Лист служить засобом спілкування з установами, приватними особам,
дозволяють повідомляти різні відомості, повідомляти про події і так далі.
Існують листи, що містять прохання, пропозицію, претензію, запит. Вони
вимагають відповіді. Листи, що містять сповіщення, інформацію, рекламу,
відмову, нагадування, відповіді не вимагають. Листи оформляються на
спеціальних бланках для листів формату А4. Якщо лист не перевищує десяти
рядків, то його оформляють на бланку А5. Для оформлення листів
допускається вживання
бланків
як
з подовжнім, так і з кутовим
розташуванням реквізитів. Листи можуть бути адресовані в організацію, її
структурний підрозділ, конкретній посадовій особі, керівникові органі-зациі.
При адресації листа приватній особі на початку розташовують прізвище, ім'я,
по батькові, потім адреса. Щоб уникнути непорозумінь прізвище, ім'я, по
батькові пишуть повністю. Для зручності сприйняття елементи реквізіта
«Адресат» краще відокремлювати один від одного 1,5 – 2,0 інтервалами.
Коли лист адресований одночасно декільком одержувачам, то адресу
основної організації пишуть першим. Якщо лист вирушає більш ніж в 4
адреси, то складається список розсилки з вказівкою на кожному екземплярі
лише одного адресата. У листі, як правило, освітлює освітлює одне питання.
Декілька питань викладають в одному листі лише тоді, коли вони
взаємозв'язані по цілях і завданнях.
Текст листа має бути простим,
лаконічним,
послідовним,
переконливим
і
коректним,
позбавленим
емоційності і описовій барвистості. Факти, події викладає повно, об'єктивно
і ясно. Неточності, допущені при оформленні листа, можуть позбавити його
юридичної сили і негативно позначитися на іміджі його автора.
Довідка підтверджує факти або події в певний відрізок часу. Довідки
розрізняють двох видів:
1. Довідки, факти, що описують і підтверджуючі, або події виробничої
діяльності. Їх
складають
по
вказівці
організації, що вище-стоїть, або
керівника організації для інформації про виконання планів, завдань,
доручень. Текст такої довідки складається з двох частин: у першій частині
викладають факти, що послужили приводом для її написання, у другій –
наводяться конкретні дані. Виводи і пропозиції в довідці не приводяться. Це
відрізняє її від доповідної записки. Якщо в довідці фіксуються події певного
відрізання часу, то це повинно бути відбито в заголовку: «Про комплектованії замовлення на2003 рік».
організації, оформляються
Довідки,
що виходять
за межі
на загальних бланках формату А4. Вони
підписуються керівником перед-прийняття і завіряються друком. Внутрішні
довідки оформляються з тими ж реквізитами, але на чистому аркуші паперу.
Датою довідки є дата її підписання.
2. Довідки, що засвідчують юридичні факти: підтверджуючі місце
роботи, навчання, посади, місця мешкання, стаж роботи і так далі Вони
видаються по запитах зацікавлених осіб і установ. Як правило, при складанні
таких довідок застосовуються уніфіковані трафаретні бланки. Такі довідки
підписуються керівником організації і завіряються друком. Формуляр-зразок
ДОВІДКИ складається з реквізитів: 08, 10, 11, 12, 14, 18, 20, 22, 25.
Тема 9. Вимоги до оформлення документів по особовому складу.
Навчальні цілі: надати основи складання і оформлення документів по
особовому складу.
План лекції
1. Наказ по особовому складу
2. Резюме
3. Заява
4. Трудова книжка
Самостійну (локальну) систему документів складають документи по
особовому складу, що відображають правову, трудову і службову діяльність
працівників організацій, установ.
Документи по особовому складу
виникають в результаті відшкодувальних трудових стосунків між установою
(працедавцем) і співробітником, вони відображають права працівника на
грошову винагороду за працю, підтвердження трудового стажу, переміщення
по роботі, просування по службі і так далі. До таких документів відносяться:
накази по особовому складу, заяви, трудові книжки, особисті картки,
анкети, резюме
і тому подібне
Як правило,
кадровими
документами
займаються конкретні посадові особи або відділи. У роботі з особовим
складом створюється великий об'єм однотипних документів, що сприяє їх
уніфікації. Створення уніфікованих форм кадрових документів і їх
електронних версій, використання спеціальних комп'ютерних програм значно
полегшує роботу з ними.
До первинної облікової документації увійшли
форми кадровій документації по обліку праці і його оплати, які обов'язкові
для установ, організацій і підприємств всіх форм власності. Кадрові служби
підприємств в даний час повинні спиратися на ці форми:
– Наказ (розпорядження) про прийом на работу– форма № Т-1 № Т1а;
– Особиста картка – форма № Т-2, особиста картка державного
службовця Т-2 ГС;
– Штатний розклад Т-3;
– Облікова картка науково-педагогічного працівника – форма № Т-4;
– Наказ (розпорядження) про переведення на інший роботові – форма
№ Т-5, Т-5а;
– Наказ (розпорядження) про надання відпустки – форма № Т-6, Т-6а;
– Графік відпусток – форма Т-7
– Наказ (розпорядження) про припинення трудового договору
(контракту) – форма Т-8, Т-8а;
– Наказ (розпорядження) про напрям працівника у відрядження форма
№Т-9, Т-9а;
– Відрядне посвідчення – форма №Т-10;
– Службове завдання для напряму у відрядження і звіт про його
виконання – форма № Т-10, Т-10а;
– Наказ (розпорядження) про заохочення працівника – форма №Т-11,
№Т-11а.
Всі форми, помічені літерою «а», призначені для оформлення
розпорядливих актів одночасно на декілька працівників. Документи по
особовому складу мають тривалий термін зберігання і вимагають особливих
умов збереження – спеціальних приміщень і сейфів, що не згорають. Вони
повинні реєструватися і зберігатися окремо від документів, що містять
відомості виробничого характеру.
Накази по особовому складу відображають відомості про кадри:
прийом (звільнення) на роботу, переміщення по роботі, встановлення
посадових окладів, надання відпустки, неповного робочого дня, відрядження,
зміна прізвищ, заохочення, стягнення і так далі Накази по особовому складу
є підставою для внесення відповідних записів в інші документи (трудові
книжки, особисті картки, фінансові документи). Номер (індекс) наказу
пишеться або з позначкою «К», що означає наказ по кадрах, або з позначкою
«ЛС» – по особовому складу. Реєстрацію таких наказів, їх комплектування в
справи виробляють окремо, оскільки у них різні терміни зберігання. Кожен
пункт кадрового наказу обгрунтовується наявністю іншого документа (заяви
співробітника, доповідної записки, розпорядження і тому подібне) і
оформляється таким чином: Підстава: заява В.Н. Сидорової. У наказі про
прийом на роботу слід вказувати: на яку посаду приймається працівник; у
який підрозділ, з яким окладом, з якого числа; вигляд роботи (постійна, з
випробувальним терміном, із стажуванням, тимчасова на термін, за
сумісництвом). При необхідності вказують особливі умови роботи – з
прийняттям матеріальної відповідальності, із скороченим або неповним
робітником вдень і так далі Накази про прийом на роботу оформляються на
бланку форми № Т-1, Т-1а.
При переведенні на інший роботові
співробітника в наказі вказують:
вигляд і причину переведення,
встановлюваний оклад на новому робочому місці, тривалість,
в разі
тимчасового переведення. При перекладі на посаду, що вище-стоїть, в
підставі посилаються на представлення керівника структурного підрозділу і
заяву працівника. Для цих наказів використовуються уніфіковані форми №Т5, Т-5а.
Зміна системи правових стосунків веде до оновлення вмісту і форм
традиційних кадрових документів (анкета, характеристика, трудовий договір,
особиста картка і ін.). З'являються докумен-ті,
що не застосовувалися
раніше, такі як резюме, що набувають все велику популярність в умовах
пошуку працевлаштування. Проте не рекомендується підміняти їм заяву.
Особливістю резюме є виклад відомостей про свою освіту і трудову
діяльність в зворотному порядку, починаючи з сьогодення. У резюме можуть
бути вказані будь-які додаткові відомості про свої професійні навики і
додаткові спеціальності. У резюме вказують: ФІО (повністю), дату
народження, адресу, контактний телефон, родинне поло-женіє, мета, освіта,
професійний досвід, додаткові све-денія, підпис. Основною помилкою в
складанні резюме є внесення до розділу «Додаткові відомості» повідомлення
типа «люблю тварин», «захоплююся рибалкою» і тому подібне. Цей розділ
відображає інші області професійних знань і навиків: знання іноземних мов,
навики роботи на ПК і так далі
Резюме оформляється на стандартному
аркуші паперу. Кожен розділ оформляється з окремого рядка. Спосіб прапора
оформлення відомостей надає документу впорядкованому вигляду. Резюме
фіксує лише конкретну інформацію, оскільки працедавець має право
перевірити її істинність.
Заява – документ, адресований організації або должност-ному особі, з
проханням про прийом, звільнення, переведення, надання відпустки, розгляді
скарги і так далі Заява оформляється або від руки в довільній формі, або на
трафаретному бланку. Заява включає наступні реквізити: адресат (кому
адресовано); адресант (від кого написано); адресні дані адресанта (де
проживає, тіл., паспортні дані на вимогу); вигляд документа; текст; підпис;
дата.
Трудова книжка належить до основних документів, підтверджуючих
загальний, безперервний і спеціальний стаж роботи. Трудові книжки на
працівників ведуться у всіх організаціях незалежно від форми власності.
Законом забороняється мати декілька трудових книжок. Стаття 66 Трудового
кодексу свідчить, що трудова книжка встановленого зразка є основним
документом про трудову діяльність і трудовий стаж працівника. Форма,
порядок ведення і зберігання трудових книжок, а також порядок
виготовлення бланків трудових книжок і забезпечення ними працедавців
встановлюються Урядом Україні. Працедавець, за винятком фізичних для
працедавців осіб, зобов'язаний вести трудові книжки на кожного працівника,
що пропрацював в організації понад п'ять днів, у випадку, якщо робота в цій
організації є для працівника основної. Трудова книжка заповнюється у
присутності працівника. До трудової книжки вносяться відомості про
працівника, виконувану ним роботу, переклади на іншу постійну роботу і про
звільнення працівника, а також підстави припинення трудового договору і
зведення про нагородження за успіхи в роботі. Відомості про стягнення до
трудової книжки не вносяться, за винятком випадків, коли дисциплінарним
стягненням є звільнення.
За бажанням працівника по основному місцю
роботи в трудову книжку можуть бути внесені відомості про роботу за
сумісництвом.
Такі
записи
виробляють
на
підставі
документа,
підтверджуючого роботу за сумісництвом. Записи в трудову книжку про
причини припинення трудового договору повинні вироблятися в точній
відповідності з формулюваннями Трудового кодексу із засланням на
конкретну статтю, пункт справжнього Кодексу або іншого закону.
При
прийомі на роботу трудову книжку обов'язково представляють у відділ
кадрів або особі, ведучому документацію по особовому складу. Факт вступу
трудової книжки або її видачі обов'язково реєструється в журналі. Записи в
трудовій книжці починаються з внесення найменування підприємства, яке
оформляє трудові стосунки з її власником. Якщо підприємство змінила своя
назва, то про це робиться обов'язковий запис під черговим номером. Всі
записи виробляються в точ-ном відповідності з наказами(розпорядженнями)
без закреслень і помарок, всі виправлення обмовляються і завіряються
підписом должно-стного особи і друком. Трудова книжка повертається або
видається тимчасово, під розписку.
Тема 10. Зберігання документів.
Навчальні цілі: розкрити особливості зберігання документів в
сучасних умовах.
План лекції
1.
Необхідність зберігання документів.
2.
Особливість зберігання документів.
Система зберігання кадрових документів досить відособлена. Правила
їх зберігання визначаються законами, положеннями і інструк-циямі. Так,
особові рахунки робітників і службовців по заробітній платі, особисті картки,
трудові книжки і ін. документи групуються в са-мостоятельниє поділа або
картотеки і розташовуються в алфавітному поряд-ке по прізвищах. Окремо
групуються накази по особовому складу і кадрові накази (призначення на
чергування, робота в святкові дні. Це викликано тим, що у них різні терміни
зберігання. Накази по особовому складу, що містять відомості про
призначення, переведення, разме-рах грошових винагород, стажі і тому
подібне, підлягають тривалим зберіганням (75 років), а кадрові накази
зберігаються лише в продовж 5 років. Реєстрацію цих видів наказів доцільно
проводити окремо. Формування особистих справ має ряд особливостей.
Особисту справу (досьє) представляє собою сукупність документів, данні про
працівника. Особисті справи можуть заводитися або на всіх працівників
підприємства, або лише на керівників і провідних фахівців. В цьому випадку
на останніх співробітників підприємства оформляють лише особисті картки
форми
Т-2,
які
заповнюються
відповідальною
посадовою
особою
(інспектором відділу кадрів) на підставі офіційних документів працівника в
його присутності. До складу особистої справи групуються всі документи, що
відносяться до кадрових питань, окрім копії наказів про заохочення і
стягнення, довідки з місця проживання про стан здоров'я, про зміну прізвища
і так далі Відомості з них переносяться в особисту картку і інші кадрові
документи. При необхідності вказані документи можуть форміро-ваться в
справи тимчасового зберігання.
У особистих справах групуються документи в наступній послідовності:
– внутрішній опис документів, наявних в особистій справі;
– заява про прийом на роботу, напрям або виставу;
– анкета або особистий листок по обліку кадрів;
– доповнення до анкети (особистому листку по обліку кадрів);
– резюме або автобіографія;
– копії документів про освіту;
– виписки з наказів про призначення, переміщення, звільнення;
– трудовий договір або контракт;
– довідки і інші документи, що відносяться до даного працівника;
– аркуш-засвідчувач справи.
1/--страниц
Пожаловаться на содержимое документа