close

Вход

Забыли?

вход по аккаунту

...и методических документов по комплектованию архивного фонда

код для вставкиСкачать
Управление государственной архивной службы
новосибирской области
сборник
НОРМАТИВНЫХ И МЕТОДИЧЕСКИХ
ДОКУМЕНТОВ
ПО КОМПЛЕКТОВАНИЮ
АРХИВНОГО ФОНДА
РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
Часть 1
Новосибирск
2011
1
ББК
Н
РЕДАКЦИОННАЯ КОЛЛЕГИЯ:
В.Д. Попов (гл. редактор),
Е.В. Ивановская (зам. гл. редактора),
О.К. Кавцевич (зам. гл. редактора),
А.В. Белуш, И.П. Кандрашина,
Ю.Г. Мартынова, Н.Г. Новосёлова
ISBN 978-5-904795-23-8
Сборник нормативных и методических
документов по
комплектованию Архивного фонда Российской Федерации. Часть 1;
в 2 ч. – Новосибирск, 2011. – 202 с.
Сборник нормативных и методических документов по комплектованию
Архивного фонда Российской Федерации подготовлен специалистами
управления государственной архивной службы Новосибирской области и
Государственного архива Новосибирской области. В сборник включены
разработки специалистов Управления архивного дела Алтайского края.
Рекомендуется для использования в работе руководителями и
специалистами архивных органов и учреждений, организаций –
источников комплектования государственных и муниципальных архивов.
© Управление государственной архивной службы
Новосибирской области, 2011
2
Содержание
ИНФОРМАЦИОННЫЕ ПИСЬМА
Информационное письмо Федерального архивного агентства России
от 25.12.2009 № 4/2454-А «О методических рекомендациях по разработке
инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной
власти п. 4 Постановления Правительства Российской Федерации
от 15.06.2009 № 477».............................................................................................5
Информационное письмо управления государственной архивной службы
Новосибирской области от 21.05.2008 № 313 «О подготовке проекта
списка организаций – источников комплектования».............................................6
Методическое письмо управления государственной архивной службы
Новосибирской области от 28.04.2009 № 272/34 «О документах
нотариальных контор»...........................................................................................12
Информационное письмо управления государственной архивной службы
Новосибирской области от 23.07.2009 № 532/34 «О приёме на хранение
документов упраздняемых районных судов»....................................................14
Информационное письмо управления государственной
архивной службы Новосибирской области от 20.10.2009 № 795/34
«О ликвидации государственных бюджетных учреждений»............................16
МЕТОДИЧЕСКИЕ РЕКОМЕНДАЦИИ
Рекомендации Федерального архивного агентства по применению
Примерного списка учреждений, организаций, предприятий – источников
комплектования районных и городских архивов, 1995....................................18
Рекомендации Федерального архивного агентства по организации и
ведению списков учреждений, организаций и предприятий – источников
комплектования государственных и муниципальных архивов, 1999.......... 29
Примерный перечень научно-технической документации, подлежащей
приему в муниципальные архивы Новосибирской области от организаций
– источников комплектования, 2008.......................,.....................................43
Методические рекомендации по проведению проверок в организациях –
источниках комплектования государственного бюджетного учреждения
Новосибирской области «Государственный архив Новосибирской
области», 2010.................................................................................................53
Методические рекомендации о порядке работы архивных учреждений
городов, районов края по отбору, приему, учету, описанию и хранению
аудиовизуальной документации, 2003........................................................89
3
Порядок хранения, передачи в архивы и уничтожения документов,
связанных с подготовкой и проведением выборов депутатов
Новосибирского областного Совета депутатов пятого созыва, 2010.....100
Решение экспертно-проверочной комиссии управления государственной
архивной службы Новосибирской области от 30.07.2004 № 7
«Об изменении порядка комплектования архивных учреждений
документами органов государственной статистики»...............................109
Решение экспертно-проверочной комиссии управления государственной
архивной службы Новосибирской области от 24.09.2004 № 9
«Об изменении порядка комплектования архивных учреждений
документами комитетов по земельным ресурсам и землеустройству
по районам области, гг. Бердск, Искитим, Обь, Новосибирск»..............111
Решение экспертно-проверочной комиссии управления государственной
архивной службы Новосибирской области от 19.12.2005 № 12
«Об организации работы отдела архивной службы в связи
с прекращением полномочий территориальных органов
государственной власти Новосибирской области»..................................113
Рекомендации по подготовке федеральными органами исполнительной
власти перечней документов, создание, хранение и использование
которых должно осуществляться в форме электронных документов
при организации внутренней деятельности................................................117
Методические рекомендации по описанию документов личного
происхождения», 2011..........................................................................124
ТИПОВЫЕ ПОЛОЖЕНИЯ
Типовое положение о постоянно действующей центральной экспертной
комиссии организации (источника комплектования)……........................163
Типовое положение о постоянно действующей экспертной комиссии
организации (источника комплектования).………………………......…...169
Типовое положение о постоянно действующей экспертной комиссии
центральной районной (городской) больницы............................................174
Типовое положение об архиве организации (источника комплектования)..178
Типовое положение об архиве центральной районной (городской)
больницы (источника комплектования) ...…………………………......…..184
Примерное положение о смотре сохранности документов и безопасности
архивов организаций – источников комплектования архивного органа
муниципального района (городского округа) ................................................190
Положение о конкурсе молодых архивистов «Народная летопись».........196
4
ИНФОРМАЦИОННЫЕ ПИСЬМА
ИНФОРМАЦИОННОЕ ПИСЬМО
от 25.12.2009 № 4/2454-А
«О методических рекомендациях по разработке инструкций
по делопроизводству в федеральных органах исполнительной
власти п. 4 Постановления Правительства
Российской Федерации от 15.06.2009 № 477»
5.10.2009
№ 2/1870-А
Во исполнение пункта 4 Постановления Правительства Российской
Федерации от 15 июня 2009 г. № 477 «Об утверждении Правил
делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти»
Росархиву поручено утвердить Методические рекомендации по
разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах
исполнительной власти.
Росархивом подготовлен приказ «Об утверждении Методических
рекомендаций по делопроизводству в федеральных органах
исполнительной власти», в отношении которого осуществляются
процедуры утверждения и государственной регистрации.
В целях использования федеральными органами исполнительной
власти Методических рекомендаций при разработке собственных
инструкций по делопроизводству сообщаю, что текст указанных
Методических рекомендаций размещен на официальном сайте Росархива
в информационно-телекоммуникационной сети Интернет по адресу:
http://www.archives.ru
В соответствии с пунктом 3 раздела 1 вышеупомянутых Правил
делопроизводства
проекты
подготовленных
инструкций
по
делопроизводству федеральных органов исполнительной власти просим
представлять в Росархив для согласования.
Руководитель
Федерального архивного агентства
А.Н.Артизов
5
ИНФОРМАЦИОННОЕ ПИСЬМО
управления государственной архивной службы
Новосибирской области «О подготовке проекта списка
организаций – источников комплектования»
УПРАВЛЕНИЕ
ГОСУДАРСТВЕННОЙ
АРХИВНОЙ СЛУЖБЫ
НОВОСИБИРСКОЙ ОБЛАСТИ
Свердлова ул., 16,
г. Новосибирск, 630007
Тел./Факс: 2-23-89-52, тел.: 2-22-60-30
тел. бухгалтерии: 2-23-34-14
E-mail: [email protected]
21.05.2008
№ 313
на № __________ от ___________
Руководителям архивных
органов администраций
районов и городских округов
Новосибирской области
Директору муниципального
учреждения г. Новосибирска
«Новосибирский городской
архив»
В.Д. Коледе
О подготовке проекта списка организаций –
источников комплектования
В связи с формированием сводного списка источников комплектования
архивных органов и учреждений Новосибирской области на 2009–2013
годы просим Вас подготовить проект списка организаций – источников
комплектования архивного органа администрации района, городского
округа (муниципального архива).
Правовой основой для работы по составлению списка организаций
– источников комплектования муниципального архива являются
Федеральный закон Российской Федерации от 22.10.2004 № 125-ФЗ
«Об архивном деле в Российской Федерации», Правила организации
хранения, комплектования, учета и использования документов
Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов
в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках,
организациях Российской академии наук.
Методическим обоснованием для определения состава организаций,
включаемых в список источников комплектования, служат Рекомендации
по организации и ведению списков учреждений, организаций и
предприятий – источников комплектования государственных и
муниципальных архивов, одобрены решением ЦЭПК при Росархиве
(протокол от 04.06.1999 № 2).
При подготовке списка следует учесть, что в соответствии с
Федеральным законом Российской Федерации от 22.10.2004 № 125-ФЗ
«Об архивном деле в Российской Федерации» и Правилами организации
хранения …, М., 2007 в список организаций – источников комплектования
муниципального архива в обязательном порядке включаются:
6
1. органы местного самоуправления;
2. муниципальные организации;
3. граждане, в процессе деятельности которых образуются документы
Архивного фонда Российской Федерации, на основании договора;
4. негосударственные организации на основании договора.
Отнесение к источникам комплектования архива производится для
организаций:
на основании функционально-целевого назначения организации (для
группы организаций, выполняющих аналогичные функции, используется
форма выборочного приема);
для граждан с учетом:
- вклада в развитие науки, культуры и других областей деятельности;
- роли в качестве участника, очевидца выдающихся событий в жизни
общества;
- места работы, занимаемой должности, типичности его архивных
документов для эпохи (документы «рядовых» граждан), родственных,
дружеских, творческих связей, состава и содержания собранных архивных
документов.
Кроме того, в соответствии с решением экспертно-проверочной
комиссии управления государственной архивной службы Новосибирской
области (протокол от 26.10.2007 № 11), предлагаем сохранить в списке
источников комплектования территориальные органы федеральных
органов исполнительной власти и федеральные организации до внесения
поправок к Федеральному закону «Об архивном деле в Российской
Федерации» в части уточнения полномочий Российской Федерации
и субъектов Российской Федерации, муниципальных образований,
связанных с комплектованием, хранением, учетом и использованием
архивных документов федеральных структур. С организациями
областного подчинения также следует сохранить сложившуюся систему
взаимодействия и включить их в список источников комплектования.
При этом следует воздержаться от включения новых источников
комплектования федерального и областного подчинения, с которыми
муниципальный архив ранее не сотрудничал.
Предлагаем расширить список источников комплектования за счет
включения муниципальных организаций, предварительно изучив состав
документов в соответствии с Рекомендациями… М., 1999. Считаем
необходимым включение во вновь формируемый список держателей
личных фондов.
При формировании списка организаций – источников комплектования
необходимо обратить особое внимание на указание полного наименования
организации на момент включения в список с названием населенного
пункта. Проект списка организаций – источников комплектования
муниципального архива на 2009–2013 годы, оформленный в соответствии
7
с Рекомендациями…, М., 1999 и прилагаемой классификационной схемой,
следует представить на рассмотрение экспертно-проверочной комиссией
управления государственной архивной службы Новосибирской области
до 22 июля 2008 года.
Приложение:
1. Классификационная схема построения списка организаций –
источников комплектования архивного органа администрации района
(городского округа) Новосибирской области на 2 л. в 1 экз.
2. Форма списка организаций – источников комплектования архивного
органа администрации района (городского округа) Новосибирской
области на 2009–2013 годы на 1 л. в 1 экз.
И.о. начальника управления
Е.В.Ивановская
Приложение № 1
к письму управления ГАС НСО
от 21.05.2008 № 313
КЛАССИФИКАЦИОННАЯ СХЕМА
построения списка организаций – источников комплектования
архивного органа муниципального района (городского округа)
Новосибирской области
1. Местное самоуправление
1.1.Представительный (законодательный) орган местного самоуправления муниципального района (городского округа) – Совет депутатов района (городского округа)
1.2. Исполнительный орган местного самоуправления муниципального района (городского округа) – Администрация района (городского
округа)
1.3. Представительный (законодательный) орган местного самоуправления сельского (городского) поселения – Совет депутатов сельского
(городского) поселения
1.4. Исполнительный орган местного самоуправления сельского (городского) поселения – Администрация сельского (городского) поселения
3. Суд, прокуратура
3.2. Районный суд
3.5. Прокуратура района
8
5. Финансирование, налогообложение
5.1. – 1 Управление финансов и налоговой политики администрации
района (городского округа)
5.1. – 2 Отделение по … району Управления Федерального казначейства по Новосибирской области
5.2. Межрайонная инспекция Федеральной налоговой службы России
№ ___ по Новосибирской области
6. Экономика
6.2. Управление (отдел) экономического развития… администрации
района (городского округа)
7. Промышленность
См. Рекомендации по организации и ведению списков учреждений,
организаций и предприятий – источников комплектования государственных и муниципальных архивов, 1999, стр. 16, пункт 7
8. Сельское, лесное хозяйство, землеустройство и землепользование
8.1. – 1 Управление сельского хозяйства … администрации района
8.1. – 2 Негосударственные организации сельскохозяйственного профиля
8.3. Отдел земельных и имущественных отношений… администрации
района (городского округа)
8.5. Государственное унитарное предприятие Новосибирской области
«… лесхоз»
9. Охрана окружающей среды
9.2. Отдел (комитет) охраны окружающей среды… администрации
района (городского округа)
10. Строительство, архитектура, градостроительство
10.1. Управление (отдел) архитектуры, строительства… администрации района (городского округа)
11. Транспорт, дорожное хозяйство
См. Рекомендации по организации и ведению списков учреждений,
организаций и предприятий – источников комплектования государственных и муниципальных архивов, 1999, стр. 17, пункт 11
12. Телевидение, печать
12.2. Областное государственное учреждение «Редакция газеты «…»
… района
13. Торговля, потребительская кооперация
13.3. Районное потребительское общество
14. Общее среднее и специальное образование
14.1. – 1 Управление (отдел) образования администрации района
(городского округа)
14.1. – 2 Образовательные учреждения
15. Культура и искусство
9
15.1. – 1 Отдел культуры администрации района (городского округа)
15.1. – 2 Учреждения культуры
16. Наука и научное обслуживание
16.2. Архивный орган администрации района (городского округа)
17. Здравоохранение, физкультура и спорт
17.1. – 1 Муниципальное учреждение здравоохранения
«…централь­ная районная больница»
17.1. – 2 Учреждения физкультуры и спорта
18. Молодежная политика
18.3. – 1 Отдел (комитет) по делам молодежи администрации района (городского округа)
18.3. – 2 Молодежные, досуговые учреждения
19. Труд, социальная защита и страхование
19.1. – 1 Отдел социальной … населения администрации района
(городского округа)
19.1. – 2 Отдел труда … администрации района (городского округа)
19.2. Государственное учреждение – управление Пенсионного
фонда Российской Федерации в … районе по Новосибирской области
19.4. Государственное бюджетное учреждение Новосибирской области «Центр занятости населения … района»
20. Избирательная комиссия
20.1. – 1 Территориальная избирательная
комиссия района (городского округа)
20.1. – 2 Муниципальные избирательные комиссии района
(городского округа) и сельских (городских) поселений
21. Общественные и политические организации
21.1. Райком профсоюза
21.2. Совет ветеранов, инвалидов
21.3. Партии, движения
10
Приложение № 2
к письму управления ГАС НСО
от 21.05.2008 № 313
ПРОЕКТ
УТВЕРЖДАЮ
Глава____ района (городского округа)
Новосибирской области
__________________________ И.О.Ф.
«_____» __________________20__ г.
СПИСОК
организаций – источников комплектования
архивного органа (наименование)
администрации __________ района (городского округа)
Новосибирской области
на 2009–2013 годы
№ Ин­­де­кс
п/п ор­га­ни­
за­­ций *
1
2
Наименование
организации
3
Форма
собствен­
ности
архив­ных
до­­ку­­мен­­тов:
го­­су­дар­
ст­вен­ная,
не­­государственная,
муници-­
паль­­на­я
4
Фор­ма
При­­ем
НТД,
прие­ма
доку­ментов: КФФВД
пол­ная – 1,
вы­­бо­роч­­ная
по­видо­вая –
2.1.,
групповая
– 2.2.
5
6
При­ме­
ча­ния **
(изме­
не­­ния
ре­ше­ний
ЭПК,
№ и да­та
про­то­
ко­ла)
7
Всего организаций в списке –
В т.ч. по видам собственности:
государств. – _______, негосударств. – _______, муницип. – _______.
В т.ч. по формам приема:
1. – ______, 2.1. – ______, 2.2. – ______.
* – состоит из порядкового номера раздела (укрупненная отрасль) и
(через дефис) порядкового номера организации внутри раздела.
** – для негосударственных организаций указывается наличие или
отсутствие заключенного с ней соглашения (договора).
Руководитель архивного органа
Дата
И.О. Фамилия
11
МЕТОДИЧЕСКОЕ ПИСЬМО
управления государственной архивной службы
Новосибирской области «О документах нотариальных контор»
УПРАВЛЕНИЕ
ГОСУДАРСТВЕННОЙ
АРХИВНОЙ СЛУЖБЫ
НОВОСИБИРСКОЙ ОБЛАСТИ
Свердлова ул., 16,
г. Новосибирск, 630007
Тел./Факс: 2-23-89-52, тел.: 2-22-60-30
тел. бухгалтерии: 2-23-34-14
Главам районов и городских
округов Новосибирской области
E-mail: [email protected]
28.04.2009
№ 272/34
на № __________ от ___________
О документах нотариальных контор
В связи с обращением в управление государственной архивной
службы Новосибирской области начальников отделов архивной службы
администраций районов с просьбой о разъяснении порядка приема
на хранение документов нотариальных контор информируем Вас,
что документы государственных нотариальных контор не входили
и не входят в состав Архивного фонда Российской Федерации и
Архивного фонда Новосибирской области и не подлежат приему на
государственное и муниципальное хранение. В соответствии с п. 4
статьи 22 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном
деле в Российской Федерации» архивным документам нотариальных
действий определен 75-летний срок временного хранения в учреждениях
юстиции, нотариальных конторах, у частных нотариусов. По истечении
указанного срока хранения часть документов может быть отобрана в
состав Архивного фонда после прохождения экспертизы ценности.
В мае 1995 года при упразднении государственных нотариальных
контор место хранения их архивных документов было определено в
совместном письме Министерства юстиции Российской Федерации
и Государственной архивной службы России, а именно документы
государственных нотариальных контор были переданы во владение и
пользование частным нотариусам в соответствии с распорядительными
документами управления юстиции Новосибирской области.
Кроме этого, в соответствии со ст. 52 Основ законодательства
Российской Федерации о нотариате от 11.02.1993 № 4462-1 в случае
утраты документов, экземпляры которых хранятся в делах нотариальной
12
конторы, по письменным заявлениям граждан выдаются дубликаты
утраченных документов. Выдача дубликатов документов производится с
соблюдением требований статей 5 и 50 вышеназванных Основ.
Государственные и муниципальные архивы не уполномочены
на выдачу дубликатов документов. В соответствии с Правилами
организации хранения, комплектования, учета и использования
документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных
документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и
библиотеках, организациях Российской академии наук, утвержденными
приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской
Федерации от 18.01.2007 № 19, зарегистрированным Минюстом России
06.03.2007, регистрационный № 9059 государственные и муниципальные
архивы имеют право на основании хранящихся у них документов
выдавать только архивные справки, архивные выписки и копии архивных
документов.
В соответствии с вышеизложенным информируем Вас, что документы
нотариальных действий не могут быть приняты на хранение в отделы
архивной службы (муниципальные архивы) и должны храниться у
нотариусов, которым они были переданы.
Начальник управления
В.Д. Попов
13
ИНФОРМАЦИОННОЕ ПИСЬМО
управления государственной архивной службы
Новосибирской области «О приеме на хранение документов
упраздняемых районных судов»
УПРАВЛЕНИЕ
ГОСУДАРСТВЕННОЙ
АРХИВНОЙ СЛУЖБЫ
НОВОСИБИРСКОЙ ОБЛАСТИ
Свердлова ул., 16,
г. Новосибирск, 630007
Тел./Факс: 2-23-89-52, тел.: 2-22-60-30
тел. бухгалтерии: 2-23-34-14
E-mail: [email protected]
23.07.2009
№ 532/34
на № __________ от ___________
О приеме на хранение документов
упраздняемых районных судов
Начальникам архивных органов
администраций Баганского,
Здвинского, Каргатского,
Кочковского, Кыштовского,
Маслянинского, Северного,
Убинского, Усть-Таркского,
Чистоозерного районов
В связи с обращением (прилагается) в управление государственной
архивной службы Новосибирской области начальника управления
Судебного департамента в Новосибирской области сообщаем Вам, что во
исполнение Федерального закона от 09.02.2009 №5-ФЗ «Об упразднении
некоторых районных судов Новосибирской области» в марте 2010 года
будут упразднены 10 малосоставных районных судов Новосибирской
области: Баганский, Здвинский, Каргатский, Кочковский, Кыштовский,
Маслянинский, Северный, Убинский, Усть-Таркский, Чистоозерный.
Обращаем Ваше внимание, что судебные дела (гражданские и уголовные) подлежат уничтожению по истечению сроков хранения в соответствии с Перечнем документов федеральных судов общей юрисдикции
с указанием сроков хранения, 2007. При этом из судебных дел изымаются
подлинники приговоров и других судебных актов, судебных решений и
их копии с последующими определениями (постановлениями) вышестоящих судов и включаются в описи дел постоянного хранения (отдельная
опись для приговоров и отдельная – для решений).
Напоминаем, что приему на постоянное хранение подлежат уголовные
и гражданские дела районных судов в соответствии с выпиской из протокола заседания ЭПМК Комитета государственной архивной службы администрации Новосибирской области от 10.11.1995 № 12 (прилагается).
Просим Вас оказать содействие в организации упорядочения документов, подлежащих передаче на муниципальное хранение, и принять
документы упраздняемых судов на хранение в архивы.
Приложение в 1 экз.
И.о. начальника управления
Е.И. Ивановская
14
Приложение № 1
КОМИТЕТ ГОСУДАРСТВЕННОЙ АРХИВНОЙ
СЛУЖБЫ НОВОСИБИРСКОЙ ОБЛАСТИ
ВЫПИСКА ИЗ ПРОТОКОЛА
заседания экспертно-проверочной методической комиссии (ЭПМК)
комитета государственной архивной службы Новосибирской области
г. Новосибирск
10 ноября 1995 года
№ 12
ПОВЕСТКА ДНЯ:
1. Отбор на постоянное хранение уголовных и гражданских дел районных и городских судов.
________________________________________________________
РЕШИЛИ:
1.1. Отбор дел для постоянного хранения производить после истечения срока их хранения в суде.
1.2. Считать целесообразным отбор для постоянного хранения в районных и городских архивах от каждого районного, городского суда, по
1-2 дела в год следующих категорий гражданских дел:
- по земельной реформе и землепользованию,
- о защите чести и достоинства граждан, в т.ч. и по искам к средствам
массовой информации,
- о признании правовых актов незаконными,
- о неправильных действиях должностных лиц и коллегиальных
органов управления,
уголовных дел:
- о нарушении правил охраны труда при производстве работ,
- о преступлениях против представителей власти и общественности,
- о взяточничестве,
- о хищениях в особо крупных размерах,
- о преступлениях, связанных с наркотиками.
Председатель ЭПМК
Секретарь ЭПМК
В.А. Шлыкова
Т.А. Ширалиева
15
ИНФОРМАЦИОННОЕ ПИСЬМО
управления государственной архивной службы
Новосибирской области
«О ликвидации государственных бюджетных учреждений»
УПРАВЛЕНИЕ
ГОСУДАРСТВЕННОЙ
АРХИВНОЙ СЛУЖБЫ
НОВОСИБИРСКОЙ ОБЛАСТИ
Свердлова ул., 16,
г. Новосибирск, 630007
Тел./Факс: 2-23-89-52, тел.: 2-22-60-30
тел. бухгалтерии: 2-23-34-14
Главам районов и городских
округов Новосибирской области
E-mail: [email protected]
20.10.2009
№ 795/34
на № __________ от ___________
О ликвидации государственных
бюджетных учреждений
Информируем Вас, что в целях оптимизации деятельности учреждений
системы социальной защиты населения, на основании заключения
от 20.08.2009 №5 межведомственной комиссии по контролю за
эффективностью управления государственным имуществом, находящимся
в оперативном управлении государственных учреждений Новосибирской
области, проводится работа по подготовке государственных учреждений
социального обслуживания населения Новосибирской области к
ликвидации и передаче государственного имущества Новосибирской
области в собственность муниципальных районов и городских токругов.
На базе
переданного имущества будут созданы муниципальные
учреждения социального обслуживания населения с аналогичными
целями и предметом деятельности, как у ликвидируемых учреждений.
Сообщаем, что на совместном совещании, прошедшем 16 октября
текущего года, управлением государственной архивной службы
Новосибирской области было предложено департаменту социального
развития и обеспечения прав граждан на социальную защиту
Новосибирской области включать в составы ликвидационных комиссий
представителей архивных органов администраций районов и городских
округов.
Учитывая ряд обстоятельств, в том числе территориальный принцип,
передачу государственного имущества Новосибирской области в
собственность районов и городских округов, фактическое сохранение
16
за вновь создаваемыми создаваемыми муниципальными учреждениями
функций ликвидируемых государственных бюджетных учреждений, а
также принимая во внимание, что большинство учреждений никогда
не являлись источниками комплектования муниципальных архивов и
государственного архива Новосибирской области и их документы не
включались в состав архивного фонда Новосибирской области, считаем
необходимым организовать работу по включению в Уставы вновь
создаваемых муниципальных учреждений следующего положения:
«Муниципальное учреждение _________ (его наименование)
принимает на хранение управленческие документы, документы, сроки
временного хранения которых не истекли, документы по личному
составу далее должны быть указаны все организации – предшественники
с момента основания, чьи документы хранились в ликвидируемом
учреждении, то есть, например, территориального Центра социальной
помощи населению..., государственного бюджетного учреждения
Новосибирской области «Комплексный центр социального обслуживания
населения»... и имеет право выдавать справки и копии документов по
поступающим запросам».
Внесение этого пункта необходимо для обеспечения законных прав
и интересов работающих в настоящее время и бывших работников при
назначении и перерасчете пенсий, льгот и т.д. Это позволит выдавать
гражданам документы, подтверждающие стаж, заработную плату и другие,
а органами ПФР принимать к рассмотрению выданные справки и копии
документов. Во вновь создаваемых учреждениях остается управленческая
документация, которая необходима им для работы.
Просим поручить руководителм архивных органов оказать содействие
представителям ликвидационных комиссий государственных бюджетных
учреждений по организации, подготовки документов для передачи во вновь
создаваемые муниципальные учреждения, в том числе по проведению
экспертизы ценности образовавшихся в процессе деятельности
учреждений документов с истекшими сроками хранения, как не
имеющими научно-исторической ценности и утратившими практическое
значение. Кроме того, им необходимо организовать контроль за передачей
документов ликвидируемых во вновь создаваемые учреждения, при этом
документы, сроки временного хранения которых не истекли, передаются
по актам приема-передачи, документы по личному составу – по описям,
согласованным с муниципальными архивами. По завершению работ
по передаче документов необходимо оформить справку об отсутствии
претензий и передать ее ликвидационной комиссии.
Уточняем, что ликвидационные процедуры должны быть завершены
до конца текущего года.
Начальник управления
В.Д. Попов
17
МЕТОДИЧЕСКИЕ РЕКОМЕНДАЦИИ
РЕКОМЕНДАЦИИ
по применению Примерного списка учреждений, организаций,
предприятий – источников комплектования районных
и городских архивов
1. Примерный список учреждений, организаций, предприятий –
источников комплектования районных и городских архивов подготовлен
для применения в работе органов управления архивным делом субъектов Российской Федерации, архивных отделов районных и городских
архивов по составлению, доработке и рассмотрению на заседании ЭПК
конкретных списков источников комплектования районных и городских
архивов.
Примерный список вводится в действие взамен «Примерного списка
видов учреждений, организаций и предприятий – источников комплектования районных и городских государственных архивов РСФСР с переменным составом документов» (письмо Главархива РСФСР от 29.01.88
№ 2/76 С).
2. Примерный список построен по «Классификационной схеме
построения списков учреждений, организаций и предприятий, документы которых подлежат приему в государственные архивы РСФСР».
Разделами списка являются названия укрупненных отраслей хозяйства,
культурной и общественной жизни. Не выделены в качестве подразделов
названия федеральных ведомств , так как во многих разделах списка имеются негосударственные организации, не подчиняющиеся ведомствам.
Список содержит рекомендации о приеме документов от каждой категории организаций – по полной форме (форма 1), т.е. всего комплекса
документов постоянного срока хранения, по повидовой выборочной
форме (форма 2.1), т.е. отдельных категорий документов от каждой
организации данного вида, и по групповой выборочной форме (форма
2.2), т.е. полного комплекса документов постоянного срока хранения от
отдельных, специально отобранных организаций данного вида, а также
о приеме специальной – научно-технической, кино-, фото-, фоно-, видеодокументации.
4. К повидовой выборочной форме приема документов (форма 2.1)
отнесены в примерном списке:
организации, документы которых дополняют фонды районных, городских отраслевых органов управления, например, районные, городские
18
фонды муниципального имущества, биржи труда, консультативно-диагнос­
тические пункты при территориальных медицинских объединениях;
организации, планово-отчетная документация которых достаточно
полно представлена в фондах соответствующих районных, городских,
отраслевых органов управления, а подлежит приему в основном
специальная научно-исследовательская или техническая документация по профилю организации – сортоиспытательные, ветеринарные
станции и участки, станции защиты растений, государственные семенные
инспекции и др;
организации, круг документов, принимаемых от которых, достаточно
четко обозначен в совместных решениях ЦЭПК при Росархиве (Глав­
архиве РСФСР) и ЦЭК федеральных министерств и ведомств – лесничества, бюро технической инвентаризации, мемориальные кладбища.
5. К групповой выборочной форме приема документов (форма 2.2)
отнесены в Примерном списке организации массового характера. Количество их в районе, городе может быть различным. В случае, если их
количество достаточно велико, выбираются из группы однородных наиболее значительные по масштабу деятельности. При выборе организаций негосударственной формы собственности во внимание принимается уставной фонд и оборотный капитал, широта коммерческих связей,
а также полнота документальной деятельности, учитывая, что как в
хозяйственных, так и в общественных организациях многие функции не
документируются или документируются недостаточно полно.
6. В настоящем Примерном списке значительно расширен состав
так называемых «низовых» организаций, первичных экономических и
социальных структур, роль которых существенно возросла вследствие
коренных социально-экономических преобразований в жизни страны. С
другой стороны, значительно сократилось место и доля планово-отчетной
документации в составе Архивного фонда Российской Федерации и увеличилась ценность внутренней (нормативно-распорядительной, протокольной), а также договорной и другой документации, фиксирующей
деловые связи «по горизонтали» вместо прежних «по вертикали».
Ввиду возросшей роли судебных органов и с учетом значения их документации в социальной истории современного общества в Примерном
списке рекомендуется прием полного комплекса документов постоянного
срока хранения от районных и городских судов и прокуратур и выборочный прием от них же судебно-следственных дел и надзорных производств по каждой статье кодексов. Заменена выборочная форма приема
на полную для районных отделов главного архитектора, райпотреб­
союзов, лесхозов, леспромхозов, лесоохотохозяйств, районных и городских комитетов профсоюзов. Включены в список источников комплектования районные отделы соцзащиты, производственно-технические узлы
связи, редакции радиовещания, телецентры, райгорвоенкоматы.
19
Включены в Примерный список муниципальные культурные центры
– библиотеки и музеи. «Основами законодательства Российской Федерации об Архивном деле Российской Федерации и архивах» им предоставлено право постоянного хранения собственной документации Архивного
фонда Российской Федерации и собираемой документации негосударственной части Архивного фонда Российской Федерации. Однако это
не распространяется на создаваемую библиотеками и музеями документацию – управленческую и научную (НД).
7. В Примерном списке названия ряда организаций – органов отраслевого управления обозначены термином «органы» ввиду отсутствия
унификации в названиях этих организаций (комитет, управление, отдел,
бюро и т.п.).
8. Список учреждений, организаций, придприятий – источников комплектования районного (городского) архива составляется заведующим
архивным отделом администрации района (города), рай(гор)архивом
на основании информации о сети местных государственных и муниципальных учреждений, организаций, предприятий, взятой в Управлении
делами администрации района (города), районном (городском) отделе
статистики, финансовом отделе, полученной из других источников.
9. При подготовке конкретного списка на основе Примерного рекомендуем учитывать:
статус райгорархива. Если это архив с постоянным составом документов, то целесообразно для ряда организаций изменение формы
приема документов с выборочной на полную;
экономический профиль района, города, степень развития отдельных
отраслей хозяйства. Доминирующая отрасль должна быть представлена
в архиве наиболее полно, несколькими фондами крупнейших предприятий;
полноту отражения информации о деятельности выбираемой организации в фондах других организаций, в том случае, если эти организации
передают свои документы в тот же архив.
10. Работу по составлению списка организаций – источников комплектования архива целесообразно вести в отраслевом разрезе. На основанииполученной информации определяется состав организаций по каждой
отрасли. Исходя из критериев значимости организации и ценности ее
документации, выбираются организации, относящиеся к полной форме
приема документов (форма 1), организации, относящиеся к повидовой
выборочной форме приема документов (форма 2.1), организации, относящиеся к групповой выборочной форме приема документов (форма 2.2).
При этом учитывается наличие и ценность научно-технической и кинофотофоновидеодокументации, о чем делаются отметки в списке.
20
11. В конкретном списке источников комплектования рай(гор)архива
допускается вводить в качестве подразделов названия федеральных
министерств и ведомств. Негосударственные организации, включенные
в список, рекомендуется снабжать отметкой в отдельной графе конкретного списка «негосударственная организация» или выделять подразделом в конце каждого раздела.
12. Негосударственные организации могут включаться в список
источников комплектования районного (городского) архива только после
заключения договора архива с этими организациями о передаче документов на постоянное хранение (см. «Примерный договор о передаче
документов негосударственной части Архивного фонда Российской
Федерации на хранение в государственный архив» и письмо Росархива
от 18.05.95 №3/523-Е). Организации, с которыми предполагается заключение договора, рекомендуется включать в список возможных источников
комплек­тования.
13. Примем документов, образховавшихся до 1991 г. в госструктурах
ликвидированных органов советской власти, производится в соответствии с прежними списками источников комплектования госархивов (до
1991 г.). Так, например, не рекомендовалось принимать на госхранение
документы районных и городских отделений бывшего Госбанка СССР,
но документы расчетно-кассовых центров Центробанка России и отделений современных коммерческих банков рекомендуется принимать в
архив.
14. Процедура оформления, согласования и утверждения списка
источников комплектования районного (городского) архива установлена
в разделе 5.1. «Правил работы государственных районных и городских
архивов», 1989.
15. Все спорные вопросы, связанные с составлением списка организаций – источников комплектования районного (городского) архива,
определением формы приема документов или состава принимаемых
документов, решает ЭПК органа управления архивным делом субъекта
Российской Федерации.
Управление комплектования,
ведомственных архивов
и делопроизводства Росархива
21
Одобрен ЦЭПК при Росархиве
(протокол №2 от 04.05.95)
ПРИМЕРНЫЙ СПИСОК
учреждений, организаций и предприятий –
источников коомплектования районных и городских архивов
№ п/п
1
1.1
1.2
1.3
1.4
1.5
1.6
1.7
1.8
1.9
1.10
1.11
1.12
1.13
2.1
22
Наименование учреждения,
Форма
Примечания
организации, предприятия
приема
2
3
4
01. Государственная власть. Государственное управление.
Местное самоуправление
Районные, городские, посел1
ковые, сельские администрации
Городские думы, управы, мэрии
1
Городские, районные, сельские
1
органы местного самоуправления
Городские, поселковые
1
муниципальные комитеты
Городские депутатские собрания
1
Городские, районные
1
собрания представителей
Районные собрания глав сельских
1
поселковых администраций
Земские собрания
1
Комитеты и комиссии при
1
районных, городских, поселковых, сельских администрациях
Окружные избирательные
1
комиссии
Участковые избират. комиссии
1
Районные, городские комитеты
1
по управлению имуществом
Районные, городские фонды
2.1
муниципального имущества
02. Суд. Прокуратура. Юстиция
Районные, городские суды
1
Судебные дела
принимаются выборочно по каждой
статье кодекса
Продолжение таблицы
1
2.2
2.3
3.1
4.1
4.2
5.1
5.2
5.3
5.4
5.5
5.6
5.7
5.8
5.9
5.10
5.11
5.12
2
Районные, городские прокуратуры
Природоохранные,
транспортные прокуратуры
3
1
1
4
Следственные дела
и надзорные
производства
принимаются выборочно по каждой
статье кодекса
03. Охрана правопорядка. Оборона
Районные, городские военкоматы
1
04. Планирование. Статистика
Районные, городские
1
органы планирования и
управления экономикой
Районные, городские
1
органы статистики
05. Промышленность
Городские промышленно1
торговые палаты
Казенные заводы
1 + НТД По согласованию
с госархивом
Муниципальные предприятия
2.2
Госпромхозы
1
Акционерные общества,
2.2
их отделения, фирмы,
товарищества с ограниченной
Могут быть
ответственностью (ТОО)
помещены
в разделы
2.2
Кооперативы, совместные
6, 7, 8, 9, 10, 11, 13
предприятия, малые предприи другие
ятия, арендные предприятия
в зависимости
Ассоциации арендных
1
от профиля
предприятий
Союзы кооперативов
1
Предприятия народных
1 + НТД
художественных промыслов
2.2
Пищевые, кисломолочные,
ликеро-водочные,
кондитерские предприятия
Предприятия стройматериалов
2.2
ТЭЦ, ГРЭС, ГЭС
2.2 + НТД По согласованию
с госархивом
23
Продолжение таблицы
1
5.13
5.14
6.1
6.2
6.3
6.4
6.5
6.6
6.7
6.8.
6.9
6.10
6.11
6.12
6.13
6.14
6.15
6.16
24
2
3
Швейные, трикотажные, обув­ные,
мебельные производственные
объединения, комбинаты,
предприятия
Дома моделей
2.2
1 + НТД
+ ФД
06. Сельское, лесное, водное хозяйство
Районные, городские комитеты
1 + НТД
по земельным ресурсам
и землеустройству
Районные органы управления
1
сельским хозяйством
Районные, городские комитеты
1 + НТД
по охране природы
и природным ресурсам
Районные, городские
1
экологические фонды
Станции и проектно-изыскатель­
1 + НТД
ские центры агрохимслужб
Питомники промысловых
1
животных, зверохозяйства
Селекционно-племенные
1
рыбоводческие хозяйства
Опытно-производственные
1
хозяйства
Государственные
1
сельхозпредприятия, совхозы
Конные племзаводы
1
и племенные хозяйства
Лесхозы, леспромхозы,
1 + НТД
лесокомбинаты, мехлесхозы
Ассоциации крестьянских
1
и фермерских хозяйств
Коллективные сельскохозяй1
ственные предприятия, колхозы
Птицефабрики
1
Союзы рыболовецких колхозов
1
Агрофирмы, агропромкомбинаты
1
4
1
2
3
6.17
6.18
Лесоохотохозяйства
Лесничества
6.19
Сортоиспытательные
2.1 +
станции и участки
НТД
Станции защиты растений
2.1 + НТД
Ветеринарные станции
2.1 + НТД
Государственные
2.1 + НТД
семенные инспекции
Селекционно-гибридные центры 2.1 + НТД
Инспекции рыбоохраны
2.1
07. Строительство. Архитектура
Районные, городские органы
1 + НТД
управления архитектурой
и градостроительством
Строительные организации,
2.2
предприятия
08. Транспорт
Управление автодорог
1
Судоходные инспекции
1
Таможни
1
09. Связь. Радиовещание. Телевидение
Районные, городские производст­
1
венно-технические узлы связи
Городские комитеты по теле1+
кинофотофоно­
видению и радиовещанию
видеодокументация
Редакции радиовещания
1+
фонодокументы
Телецентры
1+
кинофотофоно­
видеодокументация
10. Торговля. Общественное питание
Райпотребсоюзы,
1
райпотребобщества
11. Снабжение. Заготовки. Сбыт
Госслужбы по закупкам и
1
постав­кам сельхозпродукции
6.20
6.21
6.22
6.23
6.24
7.1
7.2
8.1
8.2
8.3
9.1
9.2
9.3
9.4
10.1
11.1
1 + НТД
2.1
Продолжение таблицы
4
Документы могут
приниматься в
фондах лесоохото­
хозяйств
25
Продолжение таблицы
1
12.1
12.2
12.3
12.4
12.5
2
3
4
12. Финансирование. Кредитование. Страхование
Районные, городские
1
финансовые отделы
Районные, городские государ1
ственные налоговые инспекции
Районные, городские отделы
1
налоговой полиции
Расчетно-кассовые центры
1
Районные, городские отделения
1
управлений Федерального
казначейства
12.6 Районные, городские комитеты,
1
отделы по защите прав потре­
бителей, внешнеэкономической
деятельности и контроля
за качеством услуг, товаров
и ценообразованием
12.7 Коммерческие банки,
2.2
их отделения
12.8 Районные, городские филиалы
2.2
страховых компаний
13. Жилищно-коммунальное хозяйство. Бытовое обслуживание
13.1 Районные, городские органы
1
жилищно-коммунального
хозяйства
13.2 Районные, городские органы
1
приватизации жилья
13.3 Многоотраслевые предприятия
2.2
коммунального хазяйства
13.4 Районные, городские бюро
2.1 + НТД
технической инвентаризации
13.5 Мемориальные кладбища
2.1
14. Народное образование. Подготовка кадров
14.1 Районные, городские органы
1
народного образования
14.2 Пединституты и их филиалы
1 + НТД
+ ФД
14.3 Художественно-промышленные
училища и техникумы, школы
художественных ремесел
26
1
14.4
14.5
14.6
2
3
Продолжение таблицы
4
Школы, в т.ч. спортивные,
2.2 + ФД
музыкальные, художественные
и прочие специализированные
школы, школы-интернаты
Техникумы, училища,
2.2 + ФД
гимназии, колледжи
Детские дома
2.2 + ФД
15. Культура. Печать. Искусство
15.1
Районные, городские органы
1 + ФД
государственной поддержки
культуры и искусства
15.2 Редакции газет, журналов
1 + ФД
15.3 Театры
1 + ФД
15.4 Дома культуры, Центры досуга
2.2 + ФД
15.5 Дома творчества
1 + ФД
15.6 Полиграфические предприятия
2.2
15.7 Районные, городские библиотеки 2.2 + 2.1
15.8 Музеи
1 + НД
16. Здравоохранение. Физкультура и спорт. Социальное обеспечение
16.1
16.2
16.3
16.4
16.5
16.6
16.7
16.8
Районные, городские
территориальные
медицинские объединения
Центральные
районные больницы
Городские управления
здравоохранения
Районные, городские
центры санэпиднадзора
Районные, городские комитеты
по делам физкультуры и спорта
Районные городские
комитеты по делам молодежи
Районные, городские органы
социальной защиты населения
Районные, городские комитеты по вопросам семьи,
материнства и детства
1
1
1
1
1
1
1
1
27
Продолжение таблицы
1
16.9
16.10
16.11
16.12
16.13
16.14
16.15
16.16
16.17
16.18
17.1
17.2
17.3
17.4
28
2
3
Районные, городские органы
1
труда и занятости населения
Районные, городские
1
миграционные службы
Межрайонные отделы
1
по охране труда
Биржи труда
2.1
2.1
Консультационно-диагностические центры при районных,
городских территориальных
медицинских объединениях
Дома для престарелых
2.2
Госпитали инвалидов войны
1
Пенсионные фонды
2.1
Дома ребенка
2.2
Санатории
2.2
17. Общественные организации
Районные, городские
советы профсоюзов
Районные, городские комитеты профсоюзов сельхозработников, медицинскизх
работников, работников просвещения, госслужащих и пр.
Отделения обществ,
общественно-политических
организаций, движений,
партий, советов, фондов
Казачьи круги, союзы казаков
1
1
2.2 + ФД
1
4
Одобрены решением
Центральной экспертно-проверочной комиссии
при Росархиве от 4 июня 1999 года
(протокол № 2)
РЕКОМЕНДАЦИИ
по организации и ведению списков учреждений, организаций
и предприятий – источников комплектования
Государственных и муниципальных архивов
Введение
Одна из важных задач формирования Архивного фонда Российской
Федерации – определение состава учреждений, организаций и предприятий, создающих документы, имеющие политическое, историческое,
научное или социально-культурное значение (далее – Организации), и
отнесение их к числу источников комплектования государственных и
муниципальных архивов.
Составление и ведение списков таких организаций служит организационной и методической основой всего процесса отбора документов в
состав Архивного фонда Российской Федерации.
Настоящие «Рекомендации по организации и ведению списков учреждений, организаций и предприятий – источников комплектования государственных и муниципальных архивов» ставят своей целью изложить
основные вопросы правового обеспечения, организации и методики этой
работы в современных условиях.
Методические рекомендации рассчитаны для использования в работе
архивных учреждений системы Федеральной архивной службы России:
федеральных архивов, органов управления архивным делом субъектов
Российской Федерации, государственных и муниципальных архивов.
Необходимость переработки ранее действовавших методических
документов по составлению и ведению списков источников комплектования государственных архивов диктуется глубокими политическими,
экономическими и социальными изменениями, произошедшими в
стране, появлением и развитием негосударственных организаций и предприятий, являющихся собственниками документов Архивного фонда,
принятием в Российской Федерации и ее субъектах законодательных
актов по архивному делу, создавших новую правовую основу взаимо­
отношений государственных и муниципальных архивов с организациями
и предприятиями всех форм собственности.
С введением в действие настоящих Рекомендаций утрачивают силу
«Рекомендации по составлению и ведению списков учреждений, органи29
заций и предприятий – источников комплектования госархивов РСФСР»
1989 г. и «Методические рекомендации по составлению списков учреждений, организаций и предприятий отрасли – источников комплектования
госархивов для ЦЭК отраслевых органов управления и ЭПК архивных
учреждений» 1987 г.
1. Правовые и нормативно-методические основы работы
по составлению списков источников комплектования
государственных и муниципальных архивов (далее – архивов)
1.1. Правовой основой для работы по составлению списков источников
комплектования государственных и муниципальных архивов являются
«Основы законодательства Российской Федерации об Архивном фонде
Российской Федерации и архивах» (1993 г.) и Положение об Архивном
фонде Российской Федерации (Указ Президента Российской Федерации
от 17 марта 1994 года № 552), распорядительные и нормативные документы Федеральной архивной службы России, правовые и нормативные
акты, принятые субъектами Российской Федерации, а также органов
управления архивным делом субъектов Российской Федерации, органов
местного самоуправления.
1.2. Нормативно-методическим обоснованием для определения
состава организаций, включаемых в списки источников комплектования,
являются ведомственные перечни документов со сроками хранения, примерные номенклатуры дел для отраслевых систем или отдельных категорий организаций и предприятий, «Примерный список учреждений,
организаций и предприятий – источников комплектования районных и
городских архивов», одобренный ЦЭПК при Росархиве (протокол ЦЭПК
№ 2 от 04.05.95), и рекомендации по его применению (письмо Росархива
от 13.06.95 № 3/636-Е), а также отраслевые примерные списки организаций, передающих и не передающих документы в государственные и
муниципальные архивы, одобренные решениями ЦЭПК при Росархиве.
1.3. Методической базой для работы с негосударственными организациями и предприятиями служат Методические рекомендации ВНИИДАД
«Отнесение организаций и предприятий нового типа к числу источников
комплектования госархивов» (1993 г.) и «Отбор на государственное
хранение управленческих документов, образующихся в деятельности
негосударственных организаций (новых экономических хозяйственных
структур)» (1997 г.).
1.4. Категории учреждений, организаций и предприятий, документы
которых подлежат включению в состав Архивного фонда Российской
Федерации, и виды таких документов определяются Федеральной
архивной службой России, органами управления архивным делом
субъектов Российской Федерации на основе принципов и критериев,
выработанных отечественным архивоведением.
30
1.5. В списки источников комплектования архивов подлежат
включению:
- государственные и муниципальные организации, в деятельности
которых образуются документы, относящиеся к государственной части
Архивного фонда Российской Федерации;
- бывшие государственные организации – источники комплектования,
временно хранящие архивные документы, образовавшиеся в их деятельности до изменения формы собственности и относящиеся к государственной части Архивного фонда Российской Федерации;
- негосударственные организации, общественные и политические движения и партии, физические лица, документы которых в установленном
порядке отнесены к негосударственной части Архивного фонда Российской Федерации, и заключившие с федеральным, государственным
или муниципальным архивом договор о передаче своих документов на
постоянное хранение.
Все организации, изменившие форму собственности, но временно
хранящие документы, относящиеся к государственной части Архивного
фонда, включаются в состав списка без договора (соглашения).
2. Организация и методика работы по определению
состава источников комплектования архивов
Определение состава источников комплектования архивов включает:
выявление или уточнение состава организаций, расположенных в
зоне комплектования архива;
изучение функций, выполняемых организацией;
изучение состава документов, образующихся в деятельности организации;
решение вопроса об отнесении организации к составу источников
комплектования.
Работа по определению состава источников комплектования учитывается при перспективном и текущем планировании работы архивных
учреждений.
2.1. Выявление организаций
2.1.1. В целях определения наиболее полного состава источников
комплектования выявляются, по возможности, все организации, действующие в пределах зоны комплектования архива.
Выявление осуществляется на основе информации, имеющейся в
регистрационных палатах и отделах, в органах по управлению государственным имуществом, органах статистики, финансовых, налоговых
служб и др. Источниками сведений по общественно-политическим,
культурным организациям являются отделы юстиции, отделы по связям
с общественными организациями при администрациях, комитеты по
национальной политике и др.
31
2.1.2. При выявлении государственных организаций, относящихся к
одной отраслевой системе, необходимо проанализировать в отраслевом
органе управления всю сеть таких организаций на территории субъекта
Российской Федерации, их соподчиненность.
2.1.3. Особое внимание в этой работе целесообразно обратить на
изменения (переход в другую форму собственности, реорганизация, ликвидация), произошедшие с организациями, ранее состоящими в списке
источников комплектования госархивов и хранящими документы государственной части Архивного фонда Российской Федерации.
2.1.4. Работу по выявлению состава организаций осуществляют
в госархивах сотрудники отдела комплектования и ведомственных
архивов в соответствии с распределением обязанностей. В муниципальных архивах эту работу проводит заведующий архивом или, по его
поручению, работник этого архива.
2.2. Изучение функций, выполняемых организацией
2.2.1. После выявления организаций с ними устанавливаются деловые
контакты. При этом анализируются структура, функции организации
путем изучения основных нормативных документов, регламентирующих
ее деятельность (устав, положение), а также сеть подведомственных
учреждений, масштаб деятельности и др. с целью определения роли и
значения данной организации в экономике, культуре, социальной сфере
конкретного региона.
2.2.2. У государственных организаций на основании их уставных
документов изучается, прежде всего, их место и роль в системе органов
управления, а также в конкретной отраслевой системе. Как правило,
организации, осуществляющие функции управления на любом уровне,
подлежат отнесению к составу источников комплектования архива.
2.2.3. У негосударственных организаций основные функции также изучаются по уставным документам. При этом особое внимание обращается
на особенности управления данной организацией, характер взаимосвязей с
другими государственными и негосударственными структурами, профиль
деятельности (производство, посреднические услуги и т.д.), степень влияния организации на экономику, культуру и другие сферы деятельности в
регионе.
2.3. Изучение состава документов организаций
2.3.1. Анализ состава документов (организационно-распорядительных, планово-отчетных, аналитических и др.), образующихся
в деятельности организаций, проводится с учетом перечней примерных, типовых, конкретных номенклатур дел, инструкции по делопроизводству и др. Эта работа осуществляется в тесном контакте со
специалистами – работниками экспертных служб соответствующих
организаций.
32
Изучение состава документов, образующихся в деятельности негосударственных организаций, осуществляется с согласия собственника на
основании Соглашения (договора).
2.3.2. Определяющими критериями при отнесении как государственных, так и негосударственных структур к составу источников
комплектования архива являются функционально-целевое назначение организации, полнота документирования, информационная
насыщенность, научно-историческая ценность документации данной
организации.
При изучении степени повторяемости документной информации
государственной организации в других фондах следует прежде всего
установить степень дублирования планово-отчетной и информационноаналитической документации организации в фондах вышестоящего
отраслевого органа, а также соответствующего органа исполнительной
власти путем сравнительного анализа номенклатур дел и состава документов этих организаций.
2.3.3. Документация негосударственных организаций может дублироваться в фондах статистических, финансовых, налоговых и других
органах. Более сложные, чем дублетность, виды повторяемости информации (отраженность, поглощенность и т.д.) не могут являться основанием для невключения организации в состав источников комплектования
архива.
Примечание. При оценке уровня информативности документального фонда следует иметь в виду характерные для 1990-х годов тенденции появления новых видов нормативно-правовой, коммерческой,
внутренней управленческой документации, сроки хранения которых не
установлены ведомственными и типовыми перечнями, а также количественного уменьшения массы планово-отчетной и информационно-аналитической документации и как следствие – относительного понижения
роли и значения этой документации в общем составе документов как
исторических и информационных источников.
2.4. Отнесение организации к составу источников комплектования
2.4.1. Результаты изучения вопроса об отнесении отдельных организаций или их групп к составу источников комплектования оформляются
справкой (экспертным заключением) с изложением в ней результатов
изучения. Указывается, какие стороны экономической, социальной,
культурной, общественно-политической жизни региона (района, города)
отражаются в деятельности данной организации; место, занимаемое
организацией в структуре отрасли или общественной жизни; масштаб
ее деятельности и др. По результатам изучения документального фонда
организации сообщается, в каких документах, образующихся в деятель33
ности организации, и как полно отражаются ее основные функции, какая
часть этих документов дублируется в фондах вышестоящих органов и
других организациях.
На основании проведенного анализа делается вывод о целесообразности включения конкретной организации или вида организаций в
состав источников комплектования архива по полной или выборочной
форме приема документов.
2.4.2. В практике комплектования госархивов установились различные формы приема документов от организаций:
полная (форма 1), когда от организации принимается весь комплекс
документов постоянного хранения;
повидовая выборочная (форма 2.1), когда принимаются отдельные
категории документов от каждой организации данного вида;
групповая выборочная (форма 2.2), когда принимается полный комплекс документов постоянного хранения от отдельных, специально отобранных организаций данного вида.
Форма повидового выборочного приема применяется, как правило, в
тех случаях, когда планово-отчетная и информационно-аналитическая
документация данной организации поступает в тот же государственный,
районный, городской архив с постоянным составом документов в составе
фондов вышестоящих или других организаций. Кроме того, повидовой
выборочный прием применяется к тем организациям, в деятельности
которых отлагаются отдельные ценные виды документов (например,
бюро технической инвентаризации – инвентарные дела памятников культуры и охранных зон).
Форма группового выборочного приема документов применяется к
организациям, в деятельности которых образуются сходные по составу
комплексы документов, содержащие однородную информацию. В этом
случае из группы однородных отбираются организации, имеющие наиболее интересную историю, масштабы деятельности, месторасположение или другие особенности, выделяющие их из ряда подобных.
2.4.3. К составу источников комплектования рекомендуется относить организации, выполняющие основные производственные
функции отрасли (промышленность – заводы, фабрики, определяющие
экономику данного региона, образование – вузы, техникумы, базовые
средние школы). Обычно не подлежат отнесению к составу источников
комплектования обслуживающие организации, однако этот принцип
не всегда применим к организациям негосударственной формы собственности, так как их основная сеть развертывается, прежде всего,
в сфере торговли и услуг и оказывает значительное влияние на экономическую и финансовую жизнь региона, и поэтому наиболее крупные
из них могут быть включены в состав источников комплектования на
договорной основе.
34
2.4.4. В состав источников комплектования включаются, как правило,
только юридически самостоятельные организации. В остальных случаях (советы директоров, собрания представителей и т.п.) документы
этих структур следует принимать в составе фондов тех организаций, при
которых они действуют (администрации, акционерные общества и т.д.).
Отдельно в этом плане должны рассматриваться структурные подразделения органов местного самоуправления, которые, как правило, не
имеют права юридического лица, однако, учитывая важность функций,
выполняемых ими на территории района, города, они являются самостоятельными источниками комплектования.
2.4.5. При отборе для включения в состав источников комплектования вновь образованных негосударственных хозяйственных и коммерческих организаций следует руководствоваться критериями масштаба их деятельности (объемом производства товаров или услуг,
размером уставного фонда и оборотного капитала, влиянием ее
(организации) на экономику региона в целом или отдельной отрасли,
новизной продукции, пионерной ролью данной организации в системе
негосударственных структур). Немаловажное значение имеет и стабильность ее существования.
2.4.6. Вопрос об отнесении организации или групп организаций к
составу источников комплектования архива выносится на рассмотрение
ЭПК соответствующего органа управления архивным делом субъекта
Российской Федерации.
Отнесение организаций к составу источников комплектования
федеральных архивов рассматривается ЭПК (ЭПМК) соответствующего федерального архива.
Для рассмотрения вопроса на ЭПК экспертом представляются экспертное заключение о возможности включения организации в список
источников комплектования, историческая справка и номенклатура дел
организации при ее наличии.
2.4.7. Решение ЭПК об отнесении организации или групп организаций к составу источников комплектования архива является основанием
для включения ее в список источников комплектования архива с полной
или выборочной формой приема.
2.4.8. Справка (экспертное заключение) о включении организации в
состав источников комплектования архива составляется в 3 экземплярах,
первый помещается в наблюдательное дело организации, 2-й отлагается
в делопроизводстве ЭПК органа управления архивным делом субъекта
Российской Федерации или ЭПК (ЭПМК) федерального архива; 3-й
вместе с выпиской из решения ЭПК (ЭПМК) о включении организации
в список источников комплектования направляется руководителю организации.
35
3. Составление, оформление и ведение списков
источников комплектования
3.1. Составление списков источников комплектования архива
3.1.1. В каждом архиве ведется список источников комплектования,
который составляется по определенной форме (Приложение № 1) в
соответ­ствии с Примерной классификационной схемой построения
списка учреждений, организаций и предприятий – источников комплектования государственных и муниципальных архивов (Приложение № 2).
3.1.2. Негосударственные организации целесообразно включать в
проект списка источников комплектования в раздел, соответствующий
профилю деятельности данной организации, так как в повседневной
работе по оптимизации состава Архивного фонда необходимо иметь
целостное представление о составе (в том числе и отраслевом) всех организаций, являющихся источниками комплектования архива. Для получения дифференцированной информации о государственных и негосударственных структурах, включенных в список, служит графа 4 «форма
собственности».
3.1.3. В государственном архиве субъекта Российской Федерации помимо общего списка источников комплектования ведутся
самостоятель­ные списки организаций – источников комплектования
научно-техничес­кой документацией, а также списки организаций –
источников комплектования аудиовизуальными документами.
3.1.4. В архиве ведутся отдельные списки граждан – держателей
личных фондов, представляющих интерес для комплектования архива,
с которыми заключено соглашение о передаче их документов на постоянное хранение в государственный или муниципальный архив.
3.1.5. В архиве рекомендуется вести списки возможных (потенциальных) источников комплектования. В эти списки могут включаться
государственные и негосударственные организации, а также физические лица, документы которых в установленном порядке могут быть
отнесены к составу негосударственной части Архивного фонда Российской Федерации, но соглашение об этом еще не достигнуто.
3.1.6. После завершения работы над составлением списков источников комплектования госархива, всех муниципальных архивов
субъекта Российской Федерации на их основе возможно составление
Сводного списка источников комплектования государственного и муниципальных архивов субъекта Российской Федерации в отраслевом разрезе. Такой список целесообразно составлять в электронном варианте по
форме, аналогичной форме списка источников комплектования архива
с добавлением графы, уточняющей, источником комплектования какого
архива организация является.
36
3.2. Оформление списков источников комплектования архивов
3.2.1. Проект списка источников комплектования архива и аналитическая справка с его обоснованием представляются на рассмотрение
ЭПК органа управления архивным делом субъекта Российской Федерации (государственными и муниципальными архивами), федеральными архивами – на ЦЭПК при Росархиве после рассмотрения и одобрения ЭПК федерального архива) не позднее чем за 15 дней до дня
заседания.
3.2.2. При возникновении разногласий в ходе заседания ЭПК по вопросу
о составе организаций – источников комплектования, видов принимаемых
на хранение документов, форм приема вопрос может быть поставлен
на голосование и решен большинством голосов. Может быть вынесено
решение о дополнительном изучении данного вопроса и повторном его
рассмотрении на заседании ЭПК. В случае невозможности ЭПК решить
спорный вопрос окончательное решение принимает руководство органа
управления архивным делом субъекта Российской Федерации.
3.2.3. Решение ЭПК об одобрении проекта списка фиксируется в протоколе заседания ЭПК, который представляется на утверждение руководства соответствующего органа управления архивным делом.
В конце списков в нижнем левом углу проставляется гриф «Одобрено
ЭПК органа управления архивным делом» с указанием номера и даты
протоколов, утвержденных руководством органа управления архивным
делом субъекта Российской Федерации.
3.2.4. Выписка из протокола ЭПК (для федеральных архивов – ЦЭПК
при Росархиве) об одобрении списка источников комплектования направляется руководству архива.
3.2.5. Решение ЭПК органа управления архивным делом об одобрении
списка источников комплектования является основанием для его утверждения руководством государственного архива или органа местного самоуправления (для муниципальных архивов).
3.2.6. После решения ЭПК органа управления архивным делом субъекта Российской Федерации об одобрении списка источников комплектования архива (для федеральных архивов - решения ЦЭПК при Росархиве):
- список источников комплектования каждого муниципального архива
выносится на утверждение глав местных администраций;
- список каждого государственного архива утверждается руководством (директором) соответствующего государственного архива.
3.2.7. Списки источников комплектования всех государственных архивов
субъекта Российской Федерации под единым титульным листком (аналогично Приложению 1) могут быть вынесены на утверждение руководителя
архивного органа субъекта Федерации (гриф – в правом верхнем углу).
37
3.3. Внесение изменений в списки источников комплектования
государственного и муниципальных архивов
3.3.1. В связи с динамичными изменениями в экономической, социальной, общественной жизни страны и ее отдельных регионов работа
по уточнению списков источников комплектования государственных и
муниципальных архивов должна вестись постоянно и фиксироваться в
текущих планах работы архивного учреждения.
3.3.2. Работники архивных учреждений, в том числе и через соответствующие государственные органы (см. п. 2.1.1), должны регулярно
отслеживать происходящие изменения (ликвидацию или преобразование
учреждений и организаций, образование новых структур, переход государственных организаций и учреждений в негосударственные формы
собственности) и решать оперативно вопросы о внесении соответствующих изменений и уточнений в списки источников комплектования
архивных учреждений.
3.3.3. Все изменения могут быть внесены в списки источников комплектования только после рассмотрения вопроса ЭПК архивного органа
и принятия им соответствующего решения, после чего та или иная организация исключается или вносится в список источников комплектования
государственного или муниципального архива, или меняется форма
приема документов, а в графе «примечание» делается ссылка на дату и
номер протокола ЭПК.
3.3.4. В случае большого количества правок и дополнений листовой
экземпляр списка перепечатывается.
3.3.5. Общий пересмотр и, соответственно, переутверждение списка
источников комплектования государственного, муниципального архива
целесообразно только при внесении в список принципиальных изменений как в количественном, так и качественном составе внесенных в
него учреждений, организаций и предприятий.
38
Приложение № 1
УТВЕРЖДАЮ
Директор государственного архива
субъекта Российской Федерации
(Глава администрации
муниципального образования)
СПИСОК
организаций – источников комплектования государственного
(муниципального) архива
____________________________________________________________
(наименование архива субъекта Российской Федерации,
муниципального архива)
№ Индекс Наимеп/п органи- нование
зации органи<*>
зации
1
2
3
Всего
организаций в
списке
Итого по состоянию:
на 01.01.00
Форма собственности
(государственная,
негосударственная)
Форма
приема
документов:
полная – 1,
выборочная,
повидовая –
2.1,
групповая
– 2.2
Прием
НТД,
КФФВД
4
В т. ч. по
видам собственности:
государств.,
_______
негосударств.
5
В т. ч. по
формам
приема:
1, 2.1, 2.2
6
Примечания
<**>
(изменения
решений
ЭПК, № и
дата протокола)
протокола
7
Подпись секретаря
ЭПК
<*> Состоит из порядкового номера раздела (укрупненная отрасль) и
(через дефис) порядкового номера организации внутри раздела.
<**> Для негосударственных организаций указывается наличие или
отсутствие заключенного с ней соглашения.
ОДОБРЕНО
ЭПК архивного органа субъекта
Российской Федерации
Протокол №______от________
39
Приложение № 2
Классификационная схема
построения списков учреждений, организаций
и предприятий – источников комплектования государственных
и муниципальных архивов
1. Федеральное Собрание Российской Федерации
2. Правительство Российской Федерации
3. Юстиция, суд, прокуратура
3.1. Министерство юстиции Российской Федерации
3.2. Верховный Суд Российской Федерации
3.3. Конституционный Суд Российской Федерации
3.4. Высший Арбитражный Суд Российской Федерации
3.5. Генеральная прокуратура Российской Федерации
4. Охрана правопорядка. Оборона. Ликвидация последствий
чрезвычайных ситуаций, таможенная служба
4.1. Министерство внутренних дел Российской Федерации
4.2. Министерство обороны Российской Федерации
4.3. Министерство Российской Федерации по делам гражданской
обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий
стихийных бедствий
4.4. Государственный таможенный комитет Российской Федерации
4.5. Федеральная служба налоговой полиции Российской Федерации
5. Финансирование, кредитование, налогообложение
5.1. Министерство финансов Российской Федерации
5.2. Министерство по налогам и сборам Российской Федерации
5.3. Федеральная служба России по делам о несостоятельности и
финансовому оздоровлению
5.4. Федеральная служба России по валютному и экспертному
контролю
5.5. Центральный банк Российской Федерации
5.6. Сберегательный банк Российской Федерации
6. Экономика, статистика, стандартизация
6.1. Министерство государственного имущества Российской Федерации
6.2. Министерство экономики Российской Федерации
6.3. Министерство Российской Федерации по антимонопольной политике и поддержке предпринимательства
6.4. Государственный комитет Российской Федерации по стандартизации и метрологии
6.5. Российское статистическое агентство
40
7. Промышленность, топливо, энергетика
7.1. Министерство топлива и энергетики Российской Федерации
7.2. Министерство Российской Федерации по атомной энергии
7.3. Федеральный горный и промышленный надзор России
7.4. Российское авиационно-космическое агентство
7.5. Российское агентство по боеприпасам
7.6. Российское агентство по обычным вооружениям
7.7. Российское агентство по системам управления
7.8. Российское агентство по судостроению
8. Сельское, лесное, водное хозяйство, землеустройство и земле­
пользование
8.1. Министерство сельского хозяйства и продовольствия Российской
Федерации
8.2. Государственный комитет Российской Федерации по рыболовству
8.3. Государственный комитет Российской Федерации по земельной
политике
8.4. Федеральная служба геодезии и картографии России
8.5. Федеральная служба лесного хозяйства России
9. Охрана окружающей среды, природопользование
9.1. Министерство природных ресурсов Российской Федерации
9.2. Государственный комитет Российской Федерации по охране
окружающей среды
9.3. Федеральная служба России по гидрометеорологии и мониторингу окружающей среды
9.4. Федеральный надзор по ядерной и радиационной безопасности
10. Строительство, архитектура, градостроительство
10.1. Государственный комитет Российской Федерации по
строитель­ной, архитектурной и жилищной политике
11. Транспорт, дорожное хозяйство
11.1. Министерство путей сообщения Российской Федерации
11.2. Министерство транспорта Российской Федерации
11.3. Федеральная служба воздушного транспорта
11.4. Федеральная служба железнодорожных войск Российской
Федерации
11.5. Российское дорожное агентство
12. Связь, радиовещание, телевидение, печать
12.1. Государственный комитет Российской Федерации по телекоммуникациям
12.2. Государственный комитет Российской Федерации по печати
12.3. Федеральная служба по телерадиовещанию
12.4. Федеральное агентство правительственной связи и информации
41
13. Торговля, потребительская кооперация, материально-техническое
снабжение, сбыт
13.1. Министерство торговли Российской Федерации
13.2. Российское агентство по государственным резервам
13.3. Центральный союз потребительских обществ
14. Высшее, общее среднее и специальное образование
14.1. Министерство образования Российской Федерации
15. Культура и искусство
15.1. Министерство культуры Российской Федерации
15.2. Государственный комитет по кинематографии
16. Наука и научное обслуживание
16.1. Министерство науки и технологий Российской Федерации
16.2. Федеральная архивная служба России
17. Здравоохранение, физкультура и спорт
17.1. Министерство здравоохранения Российской Федерации
17.2. Министерство Российской Федерации по делам спорта
18. Национальная и молодежная политика
18.1. Министерство по делам федерации и национальностей Российской
Федерации
18.2. Государственный комитет Российской Федерации по делам
Севера
18.3. Государственный комитет Российской Федерации по молодежной политике
18.4. Федеральная миграционная служба
19. Труд, социальная защита и страхование
19.1. Министерство труда и социального развития Российской
Федерации
19.2. Пенсионный фонд Российской Федерации
19.3. Фонд социального страхования Российской Федерации
19.4. Фонд занятости Российской Федерации
19.5. Федеральный фонд обязательного медицинского страхования
20. Центральная избирательная комиссия Российской Федерации
21. Общественные и политические организации
42
ПРИМЕРНЫЙ ПЕРЕЧЕНЬ
научно-технической документации, подлежащей приему
в муниципальные архивы Новосибирской области
от организаций – источников комплектования
1. Общие положения
1.1. Примерный перечень научно-технической документации, подлежащей приему в муниципальные архивы Новосибирской области от
организаций – источников комплектования (далее – Перечень) составлен
с целью оказания методической помощи в разработке индивидуальных
номенклатур дел, составлении описей дел учреждений, организаций,
предприятий, образующих в своей деятельности научно-техническую
документацию и являющихся источниками комплектования архивных
органов муниципальных районов и городских округов (муниципальных
архивов) Новосибирской области.
1.2. Перечень подготовлен на основе Перечня типовых архивных
документов, образующихся в научно-технической и производственной
деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного
приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31.07.2007 № 1182, с использованием сборника примерных инструкций по делопроизводству и номенклатур дел для министерств лесного хозяйства автономных республик, управлений лесного
хозяйства, лесхозов, леспромхозов, лесокомбинатов и других предприятий и организаций Министерства лесного хозяйства РСФСР М., 1975 и
с учетом информации о видах научно-технической документации, образующейся в деятельности организаций – источников комплектования
муниципальных архивов Новосибирской области.
2. Структура Перечня
Перечень представляет собой системный список наименований документов постоянного срока хранения, заводимых в делопроизводстве и
соответствующих направлениям деятельности организаций – источников комплектования муниципальных архивов: лесхозов, отделов архитектуры, имущественных и земельных отношений и т.д.
Перечень состоит из 4 разделов:
– раздел 1 «Лесное хозяйство» содержит типовые архивные документы об организации и развитии лесного хозяйства;
– раздел 2 «Землеустройство и землепользование» содержит типовые
архивные документы о состоянии и использовании земельных ресурсов;
– раздел 3 «Строительство, архитектура, градостроительство»
содержит типовые архивные документы о градостроительном пла43
нировании развития территорий и поселений, проектировании объектов
недвижимости, проектно-реставрационной деятельности и разработке
проектов;
– раздел 4 «Охрана окружающей среды, природопользование» содержит
типовые архивные документы об организации экологического контроля
за состоянием окружающей среды, об учете и мониторинге природных
ресурсов.
3. Порядок применения Перечня
3.1. Перечень может быть использован в практической работе муниципальных архивов, экспертных комиссий учреждений, организаций,
предприятий при разработке индивидуальных номенклатур дел, проведении экспертизы ценности документов, составлении описей дел, подлежащих передаче в муниципальные архивы.
3.2. Перечень определяет состав и включает максимальный комплекс
научно-технических документов, образующихся в деятельности организаций – источников комплектования муниципальных архивов Новосибирской области и подлежащих передаче на постоянное хранение по
истечении сроков временного хранения, установленных статьей 22 Федерального закона Российской Федерации от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об
архивном деле в Российской Федерации».
3.3. В индивидуальную номенклатуру дел должны включаться документы, образующиеся в делопроизводстве конкретной организации. При
составлении номенклатуры дел возможно уточнение заголовков, предложенных в Перечне, допускается объединение в одно дело двух или
нескольких взаимо­связанных по содержанию заголовков дел из Перечня.
3.4. В графе 4 (примечание) указаны названия и годы издания нормативных документов, использованных при подготовке настоящего
Перечня. Перечень типовых архивных документов, образующихся в
научно-технической и производственной деятельности организаций, с
указанием сроков хранения (М., 2007), являющийся основным при подготовке настоящего Перечня, в графе 4 не указан.
3.5. В примечании к заголовкам дел №№ 6-16 указаны ссылки на сборник
примерных инструкций по делопроизводству и номенклатур дел для министерств лесного хозяйства автономных республик, управлений лесного
хозяйства, лесхозов, леспромхозов, лесокомбинатов и других предприятий
и организаций Министерства лесного хозяйства РСФСР (М., 1975).
3.6. В примечании к заголовкам дел №№ 63, 67, 69, 85 указаны
названия документов, применявшиеся до 1988, 1991, 1998 годов.
3.7. В графе 3 проставлены номера статей по названным выше
Перечню типовых архивных документов (М., 2007) и сборнику примерных инструкций по делопроизводству (М., 1975), являющиеся
основанием для определения срока хранения (постоянно) и отнесения
44
научно-технической документации к делам постоянного хранения. При
составлении индивидуальной номенклатуры дел номера статей сохраняются.
4. Порядок и сроки отбора научно-технической документации
Порядок и сроки отбора научно-технических документов, образующихся в организациях – источниках комплектования муниципальных
архивов, их обработки, описания и передачи на постоянное хранение
устанавливаются Федеральным законом Российской Федерации от
22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»,
областным законом Новосибирской области от 26.09.2005 № 315-ОЗ «Об
архивном деле в Новосибирской области», нормативно-методическими
документами управления государственной архивной службы Новосибирской области, а также планом-графиком комплектования отдела
архивной службы. Приоритет в решении вопросов о целесообразности
приема на хранение в муниципальный архив отдельных категорий документов принадлежит экспертно-проверочной комиссии управления государственной архивной службы Новосибирской области.
№
п/п
1
Наименование вида
и разновидности документов
2
Лесное хозяйство
№№
статей
Примечание
3
4
1
2
3
Проект территориального лесоустройства
Схемы лесоустройства территории
Чертежи лесных участков
904
905
906
4
Описание лесных участков
907
5
6
7
8
Перспективные и годовые планы
по лесовосстановлению,
выращиванию посадочного
материала, заготовке лесных семян
План по рубкам ухода за лесом
и санитарным рубкам
Годовой отчет по рубкам ухода
за лесом и санитарным рубкам
Годовой отчет по отпуску леса,
мерам ухода за лесом, подсочке
и побочным пользованиям
139
Сборник
примерных
инструкций по
делопроизводству и номенклатуре дел…
М., 1975
248
То же
249
То же
251
То же
45
Продолжение таблицы
1
3
4
Годовой отчет по использованию
лесозаготовителями
лесосечного фонда по данным
освидетельствования мест рубок
257
Сборник
примерных
инструкций по
делопроизводству и номенклатуре дел…
М., 1975
10
Документы по переводу лесов из одного
лесотаксового пояса в другой (протоколы, заключения, схемы, переписка)
255
То же
11
Книга учета лесного фонда ф. № 1
(распределение общей площади
лесного фонда по категориям земель)
114
То же
9
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
46
2
Книга учета лесного фонда ф. № 2
(распределение покрытой лесом
115
площади и запасов насаждений по преобладающим породам и группам возраста)
Книга учета расхода леса
238
по лесничествам
Книга учета лесных семян
175
Землеустройство и лесопользование
Перечни земель,
находящихся в собственности
790
муниципальных образований
Перечни ранее учтенных
земельных участков,
791
находящихся в частной собственности
Перечни неучтенных земель
792
Утвержденные правила, инструкции,
методические рекомендации
835
по землеустроительным работам
Доклады о состоянии и использовании
земельных ресурсов муниципальных
812
образований
Дело по оценке качества земель
846
муниципального образования
Кадастровые дела на земельные участки
798
Межевые дела
799
Землеустроительные дела (с актами и заклю­че­ниями землеустротельной экспертизы)
800
То же
То же
То же
1
24
25
26
27
28
29
30
31
32
33
34
35
36
37
38
39
40
41
42
2
Дело «Материалы отводов земель для
государственных и муниципальных нужд»
Инвентаризационные и кадастровые
карты (планы) земельных участков
Карты и планы
объектов землеустройства
Карты состояния и использования земель
Схемы использования и охраны земель
муниципальных образований
Схемы землеустройства
муниципальных образований
Схемы природно-хозяйственного
районирования земель
Схемы формирования
специальных земельных фондов
муниципальных образований
Схемы зонирования территорий
для размещения садоводческих,
огороднических и дачных некоммерческих
объединений граждан
Схемы размещения особо
охраняемых природных территорий
Сведения о кадастровой
стоимости земель
Проекты (карты) кадастрового деления
муниципальных образований
Проект планировки территории
Проекты перераспределения земель
сельскохозяйственного назначения
Проекты восстановления и
консервации земель
Проекты по установлению
водоохранных и прибрежных полос
Проекты внутрихозяйственного
землеустройства сельскохозяйственных
организаций, фермерских хозяйств
Рабочие проекты по рекультивации
земель, защите почв от эрозии, освоению новых земель, орошению
или осушению земель и др.
Проекты планировки и
застройки поселений
Продолжение таблицы
3
4
867
803
859
821
815
843
844
845
850
851
883
885
816
855
822
858
861
862
868
47
Продолжение таблицы
1
43
44
45
46
47
48
49
50
51
52
53
54
55
56
48
2
3
4
Сводный технический отчет об инженерногеологических изысканиях по объекту зем826
леустройства и стадиям проектирования
Отчеты о выполненных
наблюдениях за состоянием земель
875
на полигонах и тестовых участках
Отчеты об использовании земельных
ресурсов и проведении работ
878
по кадастровой оценке земель,
изученности состояния земель
Акты приема-сдачи работ
834
по межеванию земель
Строительство, архитектура, градостроительство
Генеральные планы городов
(поселений), городских округов
с пояснительными записками:
421
а) концепция генерального плана;
б) развернутый генеральный план
Документы по обоснованию
проектов генеральных планов городов
422
(поселений), городских округов
(аналитические записки, расчеты, карты)
Технико-экономические
Разрабатываобоснования генеральных планов
40
лись до 1993 г.
развития городов, поселений
Технико-экономические обоснования
реставрации (реконструкции,
512
приспособления объектов)
Технические планы, топографические
профили, планы съемок земельных
392
участков, отведенных для строительства
Технические условия на проведение
нестандартных проектно-изыскательских
394
работ
Историко-архитектурные опорные
520
планы городов (поселений)
Программные градостроительные прогнозы
Программные задания на проектирование
охранных архитектурных зон
Градостроительные концепции
развития территорий, концепции
градостроительной застройки
408
520
408
1
57
58
59
60
61
62
63
64
2
Градостроительные планы
земельных участков
Паспорта земельных участков
(площадки, трассы) строительства
и приложения к ним (архитектурнопланировочные задания, схемы
коммуникаций, генпланы участка и пр.)
Паспорта на исторические города (районы)
Карты-схемы инвестиционной
привлекательности территорий
и пояснительные записки к ним
Территориальные комплексные схемы
градостроительного планирования
развития территорий муниципальных
районов и городских округов
Документы по обоснованию
территориальных комплексных схем
градостроительного планирования
развития территорий, муниципальных
районов и городских округов
(аналитические записки, расчеты, карты)
Генеральные схемы инженерных сетей
(внутригородского водоснабжения, канализации, отопления, электроснабжения,
газо­снабжения, теплоснабжения и пр.)
Совмещенные схемы-планы внутригородских подземных и наземных
коммуникаций и инженерных сетей
Продолжение таблицы
3
4
393
436
409
418
До 1998 г.
назывались
схемами
рай­он­­ной
планировки
419
429
430
65
Схемы развития промышленных узлов
(зон) и пояснительные записки к ним
494
66
Проекты районных планировок
с пояснительными записками
420
67
Проекты планировки частей (округов,
районов и пр.) городов (поселений)
с пояснительными записками
424
До 1998 г. назывались схемами
генеральных
планов промышленных
узлов
До 1998 г. назывались проектами детальной
планировки
49
Продолжение таблицы
1
68
69
70
71
72
73
74
75
76
77
78
79
80
81
82
50
2
Проекты застройки кварталов, микрорайонов, объединенных групп зданий
(сооружений) и других элементов планировочной структуры города (поселения)
Проекты планировок
пригородных зон городов
Проекты планировок промышленных
зон городов (районов)
Охранные свидетельства (ордера)
на памятники архитектуры,
истории и культуры
Проекты зон охраны памятников
архитектуры, истории, культуры
и природного ландшафта
исторического города (поселения)
Проекты планировки
исторических городов и районов
Проекты застройки
исторической части города (района)
Проекты черты городских
и сельских поселений, черты иных
муниципальных поселений
Проекты межевания территорий
и территориальных зон
Инвестиционные проекты (техникоэкономические обоснования) на строительство предприятий, зданий и сооружений
Индивидуальные проекты
на строительство предприятий, зданий
и сооружений (осуществленные)
Художественные рисунки, эскизы,
зарисовки, фотографии, голограммы,
входящие в состав проектов памятников
архитектуры, истории и культуры
Исторические справки, записки,
обзоры о реставрируемых объектах
Охранные свидетельства (ордера) на памятники архитектуры, истории и культуры
Технические отчеты о выполненных инженер­ных изысканиях (инженерно-геодезических,
инженерно-гидрометеорологических,
инженерно-геологических и др.) на объекты,
осуществлен. строительтвом с приложениями
3
425
432
433
435
438
439
440
442
443
461
462
469
513
543
404
4
1
83
84
85
86
87
88
89
90
91
92
93
94
95
96
97
2
Продолжение таблицы
3
4
Акты выбора земельного участка
До 1991 г.
(площадки, трассы) для строительства с
назывались
приложениями (решения о пред­варитель­390
актами об
ном согласовании места размещения
отводе земельобъекта, картограммы, схемы)
ного участка
Охрана окружающей среды, природопользование
Государственный кадастр месторождений
686
и проявлений полезных ископаемых
Территориальные государственные
программы по использованию, восста893
новлению и охране водных объектов
Задание-программа выполнения инженерных изысканий для подготовки проектной
710
документации, строительства, реконструкции объектов капитального строительства
Геологическая карта/план района
Карты геологических разрезов
и структурные карты и планы
Балансы запасов полезных ископаемых
Перечень объектов работ
по геологическому изучению недр
Утвержденные паспорта месторождений
полезных ископаемых и их характеристики
Годовые отчеты по приросту
полезных ископаемых
Технические отчеты, пояснительные
записки о съемках наземных,
подземных и подводных сооружений
и коммуникаций (с приложением
картографической документации)
Справки об открытых новых
месторождениях полезных ископаемых
Технико-экономические доклады
по обоснованию освоения
месторождений полезных ископаемых
Отчеты о геологическом изучении
недр (по всем стадиям работ)
Отчеты, обзоры, докладные записки
о результатах геологического
изучения недр и состоянии минеральносырьевых ресурсов территории
692
728
715
761
779
695
690
696
708
712
729
51
Продолжение таблицы
98
99
100
101
52
Годовые отчеты по запасам
полезных ископаемых
Доклады и отчеты о приросте
балансовых запасов полезных ископаемых
Документы (отчеты, справки,
экспертные заключения)
о мониторинге земных недр
Протоколы технических совещаний
по рассмотрению и утверждению отчетов
о результатах
геологоразведочных работ
777
785
757
730
МЕТОДИЧЕСКИЕ РЕКОМЕНДАЦИИ
по проведению проверок в организациях – источниках
комплектования государственного бюджетного
учреждения Новосибирской области
«Государственного архива Новосибирской области»
1. Общие положения
Законодательную и нормативную основу взаимоотношений государственного бюджетного учреждения Новосибирской области «Государственный архив Новосибирской области» (далее – ГБУ ГАНО) и организаций – источников комплектования Архивного фонда Новосибирской
области составляют:
- Федеральный Закон Российской Федерации от 22.10.2004 № 125-ФЗ
«Об архивном деле в Российской Федерации»;
- Закон Новосибирской области от 26.09.2005 № 315-ОЗ «Об архивном
деле в Новосибирской области»;
- «Основные правила работы архивов организаций» М., 2003,
одобренные решением коллегии Росархива от 06.02.2002;
- «Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного Фонда Российской Федерации и других
архивных документов в государственных и муниципальных архивах,
музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук», утвержденные приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций
Российской Федерации от 18.01.2007 № 19 и зарегистрированные в
Министерстве юстиции России 06.03.2007 (регистрационный № 9059).
Согласно пунктам 4.8, 4.9. «Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного Фонда Российской
Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской
академии наук»: «Архив принимает участие в проверках соблюдения
правил организации хранения, комплектования, учета и использования
архивных документов в источниках комплектования архива, организуемых специально уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в области архивного дела, органами государственной
власти субъектов Российской Федерации, в т.ч. уполномоченными органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации, в сфере
архивного дела».
ГБУ ГАНО в пределах представленных ему полномочий в целях формирования и обеспечения сохранности документов Архивного фонда
Российской Федерации осуществляет взаимодействие и организационнометодическое руководство с делопроизводственными, архивными и экспертными службами организаций – источников комплектования.
53
Взаимодействие и организационно-методическое руководство ГБУ
ГАНО с организациями – источниками комплектования архива регулируются Уставом ГБУ ГАНО и Положением об отделе комплектования,
ведомственных архивов и делопроизводства государственного бюджетного учреждения Новосибирской области «Государственный архив
Новосибирской области» (ОКВАиД ГБУ ГАНО). Взаимоотношения ГБУ
ГАНО с организациями негосударственной формы собственности строятся на основании договоров.
Организационно-методическое руководство осуществляется по следующим направлениям:
- исполнение законодательства Российской Федерации и законодательства Новосибирской области об Архивном деле Российской Федерации;
- применение «Правил организации хранения, комплектования, учета
и использования документов Архивного Фонда Российской Федерации
и других архивных документов в государственных и муниципальных
архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии
наук» (М., 2007), рекомендаций и методических указаний экспертнопроверочной комиссии управления государственной архивной службы
Новосибирской области (далее – ЭПК управления ГАС Новосибирской
области), ГБУ ГАНО в части формирования Архивного фонда Ново­
сибирской области;
- методическая помощь в организации делопроизводства, упорядочении документов постоянного хранения и по личному составу, а также
обеспечении их сохранности в архиве организации;
- взаимодействие с экспертными комиссиями, центральными экспертными комиссиями (далее – ЭК, ЦЭК) организаций – источников комплектования ГБУ ГАНО;
- ведение государственного учета документов Архивного фонда
Российской Федерации, проведение паспортизации архивов организаций;
- повышение кваррлификации работников архивов и делопроизводственных служб организаций – источников комплектования ГБУ ГАНО.
Организационно-методическое руководство осуществляется ГБУ ГАНО
в ходе проведения комплексных, тематических и контрольных проверок.
Периодичность проведения проверок устанавливается из практической необходимости и в целях оказания организациям – источникам комплектования своевременной консультативной и методической помощи по
вопросам делопроизводства, упорядочения документов и обеспечения их
сохранности.
Как правило, комплексные проверки проводятся не реже одного раза
в 5 лет, тематические по мере необходимости, в целях изучения одного
вопроса, разрешения одной проблемы в работе с документами или по
54
истечении установленного предписанием срока ликвидации ранее выявленных нарушений в работе с документами.
При проведении проверки в организации представитель ГБУ ГАНО
не вправе:
- проверять выполнение требований, не относящихся к компетенции
ГБУ ГАНО;
- проводить проверки в организациях в случаях отсутствия должностных лиц, лиц ответственных за работу служб документационного
обеспечения управления (далее – ДОУ) и архивов;
- распространять информацию, составляющую тайну или конфиденциальность, полученную в ходе проведения проверки;
- превышать установленные сроки проверки, оформления и представления результатов проверки (справка по результатам проверки должна
быть оформлена в срок не более 3-х дней).
Данные методические рекомендации определяют виды проверок, их
назначение и методику проведения.
2. Организационный период проведения проверки
Организационный период проверки включает:
- изучение законодательных, нормативных документов, определяющих методику проверки и дающих право на ее проведение;
- составление плана и определение контрольных вопросов проверки;
- изучение по учетным формам (карточка учета работы с учреждением, паспорт архива, описи дел и другие сведения, имеющиеся в ГБУ
ГАНО об организации – источнике комплектования);
- изучение результатов последней проверки, выполнения рекомендаций, предписанных организации по итогам ее проведения;
- уточнение названия организации, ее подчиненности, юридического
адреса;
- уточнение сведений о руководителе организации (должность,
фамилия, имя, отчество);
- ознакомление с правовыми актами об образовании, структурных
изменениях организации, изменении формы собственности;
- уточнение структуры организации, подведомственных структур
(филиалы, отделы) на момент проверки;
- изучение нормативно-методических документов по делопроизводству и работе архива, согласованных ЭПК управления ГАС Новосибирской области (инструкция по делопроизводству, положение об ЭК (ЦЭК)
и архиве, номенклатура дел);
- рассмотрение распорядительного документа о назначении лиц, ответственных за делопроизводство и обеспечение сохранности документов;
- определение даты проверки;
55
- информирование организации о проверке (за неделю до ее проведения) посредством письма ГБУ ГАНО.
В письме ГБУ ГАНО информирует руководителя организации о
предстоящей проверке, предлагает дату ее проведения, вид и перечень
вопросов для изучения.
Письмо оформляется на бланке ГБУ ГАНО за подписью директора.
В письме указывается должность, Ф.И.О. лица, уполномоченного
на проведение проверки, содержится просьба об оказании содействия
в проведении проверки и обеспечении доступа к необходимым материалам (Приложение № 1).
Проверка начинается со встречи представителя ГБУ ГАНО с руководителем организации, которому он представляет свое служебное удостоверение, информирует о целях и задачах предстоящей проверки.
Проверки проводятся в соответствии с годовым планом ГБУ ГАНО
или по заданию вышестоящих органов.
План проведения конкретной проверки (перечень вопросов) утверждается директором ГБУ ГАНО. План проверки, предложенный ГБУ
ГАНО, согласовывается с проверяемой организацией.
3. Виды проверок и их назначение
Виды проверок, их количество и состав проверяемых организаций
утверждаются директором ГБУ ГАНО и являются приложением к годовому плану работы архива.
Проверки, в зависимости от их назначения подразделяются на комплексные, тематические и контрольные.
3.1. Комплексная проверка
Комплексная проверка – всестороннее обследование всех этапов
работы с документами в организации: создание документов в дело­
производстве, формирование дел, проведение экспертизы ценности
документов на стадии их отбора к хранению, описание дел, создание
научно-справочного аппарата к фонду, использование документов, организация ведомственного хранения документов до передачи их на государственное хранение.
Контрольные вопросы проверки:
- соблюдение архивного законодательства об Архивном деле в Российской Федерации, «Основных Правил работы архивов организаций» (М., 2003), «Правил организации хранения, комплектования,
учета и использования документов Архивного фонда Российской Феде56
рации других архивных документов в государственных и муниципальных
архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской Академии наук»
(М., 2007);
- внедрение государственных стандартов в части оформления документов в делопроизводстве;
- наличие нормативных документов, согласованных с ЭПК управления ГАС Новосибирской области, регламентирующих организацию
дело­производства и работу архива (инструкция по делопроизводству,
положение об ЭК, положение об архиве, номенклатура дел);
- формирование документов в дела в соответствии с установленными
правилами и номенклатурой дел, утвержденной руководителем организации, контроль за внедрением номенклатуры дел в структурных подразделениях организации;
- оперативное хранение документов, ответственность за сохранность
дел в структурных подразделениях организации;
- работа ЭК организации (наличие плана, утвержденного руководителем организации, документирование деятельности ЭК, контроль
выполнения принятых решений);
- качество отбора дел к архивному хранению, выполнение плана-графика, утверждение (согласование) описей дел постоянного хранения и
по личному составу ЭПК управления ГАС Новосибирской области;
- соблюдение правил комплектования архива организации и обеспечение сохранности документов до передачи их в ГБУ ГАНО (наличие
отдельного помещения для хранения документов, соответствие оборудования помещения установленным нормам, учет и использование документов, проверка наличия дел, периодичность и соответствие установленным нормам заполнение учетных форм);
- организационно-правовое положение архива организации (существует как самостоятельное структурное подразделение или входит в
состав другого отдела организации);
- состав, объемы, хронологические рамки документов, хранящихся в
архиве организации, включая документы личного происхождения, машиночитаемую документацию, кинодокументы, фотодокументы, видео- и
аудиодокументы;
- использование документов организации (учет запросов социальноправового характера, контроль исполнения запросов граждан, количество справок с отрицательным ответом, из-за отсутствия документов);
- повышение квалификации работников служб делопроизводства и
архивов (участие в курсах, семинарах с указанием периодичности);
- наличие музея боевой и трудовой славы (дата создания, состав документов).
Образец справки комплексной проверки представлен в Приложении № 2.
57
Разновидностью комплексной проверки является ежегодная проверка
состояния объединенного ведомственного архива (ОВА). Особенность
этой проверки заключается в том, что наряду с условиями организации
архива источника комплектования ГБУ ГАНО изучается состав, качество
отбора к хранению, НСА, учет, хранение и использование документов
организаций, комплектующих ОВА.
Контрольные вопросы проверки ОВА:
- наименование ОВА, месторасположение, занимаемая площадь,
загруженность;
- статус ОВА (юридическое лицо, структурное подразделение организации, за счет каких средств содержится);
- дата и номер приказа о назначении заведующего архивом или лица
ответственного за архив;
- дата согласования положения об архиве ЭПК управления ГАС
(№, дата протокола ЭПК);
- дата утверждения должностной инструкции заведующего архивом;
- наличие плана работы, утвержденного руководителем организации;
- видовой состав документов, объемы дел, хранящихся в архиве;
- состояние учетных форм архива (описи, карточки фондов, паспорт
архива и другое) и периодичность их составления;
- список организаций – источников комплектования ОВА на момент
проверки;
- крайние даты и количество дел, хранящихся в архиве, из них описано, утверждено, согласовано ЭПК управления ГАС (отдельно по
источникам комплектования ОВА, отдельно по источнику комплектования ГБУ ГАНО);
- качество дел, подготовленных к хранению;
- наличие и качество научно-справочного аппарата к фондам;
- учет документов ОВА, включая машиночитаемые документы, документы личного происхождения;
- наличие помещения для хранения документов, его соответствие
правилам хранения документов (температурно-влажностный, санитарно-гигиенический режимы, пожарно-охранная сигнализация и другое
(«Основные правила работы архивов организаций» М., 2003);
- проверка наличия дел, факты утраты документов с указанием причины утраты дел, пути розыска дел;
- учет выдачи дел во временное пользование сотрудникам организации, сторонним организациям;
- физическое состояние дел, хранящихся в архиве;
- количество тематических запросов, справок социально-правового
характера, учет и порядок их выдачи;
58
- наличие читального зала, комнаты для пользователей;
- роль ЭК (ЦЭК) организации в деятельности ОВА;
- повышение квалификации работников ОВА.
Схема построения справки комплексной проверки ОВА представлена
в Приложении № 3.
3.2 Тематическая проверка организации, ее виды
и контрольные вопросы проведения
Тематическая проверка организации – изучение одного из направлений работы с документами:
- подготовка документов в делопроизводстве;
- формирование документов в дела и оформление дел в соответствии с
утвержденной руководителем организации номенклатурой дел;
- экспертиза ценности, отбор документов на государственное хранение, выполнение плана-графика представления описей на дела постоянного хранения и по личному составу на рассмотрение ЭПК управления
ГАС Новосибирской области;
- обеспечение сохранности документов организации;
- организация работы ЭК (ЦЭК);
- проверка наличия и физического состояния дел;
- контроль исполнения документов;
- состояние документов (архива) приватизируемой организации и другие.
3.2.1. Организация работы ЭК (ЦЭК) и ее роль в упорядочении
и обеспечении сохранности документов организации
Контрольные вопросы проверки:
- наличие приказа о создании ЭК (ЦЭК), состав ЭК (ЦЭК), должность
и фамилия, имя, отчество председателя ЭК (ЦЭК);
- наличие плана работы ЭК (ЦЭК), утвержденного руководителем
организации;
- наличие положения об ЭК (ЦЭК), согласованного ЭПК управления
ГАС Новосибирской области;
- документирование деятельности ЭК (ЦЭК) (правильность оформления протоколов, контроль выполнения принятых решений);
- роль ЭК (ЦЭК) в проведении экспертизы ценности документов,
включая дела с отметкой «ЭПК»;
- рассмотрение на ЭК (ЦЭК) описей дел постоянного хранения и по
личному составу, нормативных документов по организации архивного
дела (номенклатура дел, инструкция по делопроизводству, положение об
архиве, положение об ЭК (ЦЭК));
- рассмотрение на ЭК (ЦЭК) результатов проверки наличия дел, актов
на списание документов и дел, не имеющих исторической ценности и
утративших практическую надобность;
59
- работа ЭК (ЦЭК) по обеспечению сохранности документов организации (оборудование помещения для хранения дел постоянного хранения и по личному составу, рассмотрение вопросов оперативного хранения дел в структурных подразделениях, учет дел и обеспечение их
сохранности);
- участие ЭК (ЦЭК) в создании и отборе к хранению нетрадиционной
документации, включая фотодокументы, аудио- и видеозаписи, личные
фонды и коллекции документов;
- роль ЭК (ЦЭК) в повышении квалификации работников служб ДОУ
и архивов организаций.
3.2.2. Упорядочение документов постоянного хранения
и по личному составу организации
Контрольные вопросы проверки:
- крайние даты, объемы дел, подлежащих описанию и утверждению
(согласованию) ЭПК управления ГАС Новосибирской области на момент
проверки;
- своевременность выполнения плана-графика утверждения (согласования) описей ЭПК управления ГАС Новосибирской области;
- отбор к хранению документов в соответствии с номенклатурой дел
и не предусмотренных ею, но отложившихся в делопроизводстве организации;
- качество экспертизы ценности документов, включая дела с отметкой
«ЭПК», сформированных в дела (полнота состава дел, подлинник, копия,
физическое состояние);
- полнота состава дел, систематизация документов в деле;
- соответствие заголовков содержанию документов в деле, информативность заголовка;
- качество проведения научно-технической обработки дел (подшивка,
нумерация, оформление внутренней описи дела, оформление листа-заверителя дела, оформление обложки дела);
- схема систематизации и описания дел;
- особенности формирования документов в дела и описания дел;
- наличие в организации документов сторонних организаций, подведомственных структур (хронологические рамки, качество описания дел);
- наличие и качество научно-справочного аппарата к документам, отобранным к хранению (предисловие, список сокращений, титульный лист,
лист переименований);
- рассмотрение описей дел постоянного хранения и по личному
составу на ЭПК управления ГАС Новосибирской области (наличие протоколов ЭК (ЦЭК) организации);
- наличие автоматизированного научно-справочного аппарата (НСА).
60
3.2.3. Формирование документов в соответствии
с номенклатурой дел
Контрольные вопросы проверки:
- наличие и дата согласования номенклатуры с ЭПК управления ГАС
Новосибирской области;
- методическая основа подготовки номенклатуры дел (указать наименование и исходные данные перечня, включая ведомственный перечень,
примерной или типовой номенклатуры дел), которые применялись при
разработке номенклатуры дел;
- наличие выписок номенклатур дел в структурных подразделениях
организации;
- соответствие номенклатуры дел структуре организации;
- наличие дел в текущем делопроизводстве, не включенных в номенклатуру дел;
- отсутствие в наличии дел, зафиксированных в номенклатуре дел, но
реально в делопроизводстве не отложившихся;
- соответствие содержания документов дела заголовку дела, правильность отнесения документов к данному делу;
- систематизация заголовков дел в номенклатуре;
- оформление обложек дел в делопроизводстве;
- качественный состав сформированного дела (подлинность документов, юридическая правомерность, оформление в соответствии с государственными стандартами и инструкцией по делопроизводству организации);
- наличие машиночитаемых (электронных документов);
- наличие отметок об исполнении документа и направлении его в дело;
- уточнение групп и количества дел постоянного хранения, подлежащих передаче на государственное хранение.
3.2.4. Обеспечение сохранности документов организации
Контрольные вопросы проверки:
в текущем делопроизводстве организации:
- изучение места и условий хранения (отдельная комната, шкафы,
сейфы, полки, столы) документов подразделений;
- оперативное хранение дел, ответственность за сохранность дел подразделений;
- порядок использования дел сотрудниками подразделений, работниками организации (учет выдачи дел);
в архиве организации:
- наличие помещения для хранения документов, его соответствие
установленным требованиям хранения (оборудование помещения, температурно-влажностный, санитарный и световой режимы, а также наличие
61
контрольно-измерительных приборов и соблюдение правил их установки,
охранно-пожарные средства, загруженность архивохранилища и др.),
наличие рабочей комнаты или читального зала;
- видовой состав, объем и хронологические рамки дел постоянного
хранения и по личному составу, хранящихся в архиве организации;
- доступ в архив и учет использования дел;
- обеспечение сохранности документов в процессе их использования
работниками организации;
- наличие штатной единицы архива или лица ответственного за сохранность документов, назначенных приказами руководителя организации;
- статус архива (нормативный документ, регламентирующий деятельность архива, дата его согласования ЭПК управления ГАС Новосибирской области);
- порядок приема-передачи дел при смене ответственного за архив;
- исполнение запросов граждан о подтверждении стажа, размера заработной платы (регистрация и учет запросов, соблюдение сроков исполнения, количество запросов, наличие отрицательных ответов, из них
из-за отсутствия документов);
- повышение квалификации работников архива (с указанием даты
проведения курсов).
3.2.5. Проверка наличия и состояния дел
Проверка наличия и состояния дел проводится для установления фактического наличия дел, числящихся по описям, выявления дел, требующих консервационно-профилактической обработки и реставрации.
Проверка наличия и состояния дел проводится не реже чем один раз в
5 лет и в обязательном порядке:
- при подготовке дел к передаче на государственное хранение;
- при смене заведующего архивом или лица, ответственного за сохранность документов;
- после перемещения дел в другое помещение;
- при реорганизации и ликвидации организации;
- после чрезвычайных происшествий, вызвавших перемещение дел,
или доступ к архивным делам сторонних лиц;
- других нестандартных ситуациях представляющих угрозу сохранности документов.
Проверка наличия дел проводится в присутствии работника организации, специально назначенного приказом руководителя организации
путем сверки описательных статей описи с описанием дел на обложках
дел (шифр, название фондообразователя, заголовок дела, дата дела, количество листов). Физическое состояние дел определяется путем их визуального просмотра.
62
Итоги проверки наличия и состояния дел оформляются актом,
который утверждается руководителем организации и согласовывается
ЭК организации (Приложение № 4).
При выявлении утраты дел организации дается срок (время) для их
дальнейшего розыска.
При невозможности дальнейшего розыска необнаруженных дел
оформляются документы о снятии дел с учета:
- акт о необнаружении документов, пути розыска которых исчерпаны
(Приложение № 5), справка куратора и письмо организации об исключении дел из состава Архивного фонда Российской Федерации.
При неисправимых повреждениях документов готовится пакет документов, который является основанием для исключения дел из состава
Архивного фонда Российской Федерации:
- акт о неисправимых повреждениях документов (Приложение № 6);
- справка о состоянии неисправимо поврежденных дел (утилизация,
возможная сохранность) и дальнейшем обеспечении сохранности документов организации (Приложение № 7);
- письмо руководителя организации с просьбой о снятии дел с государственного учета, о мерах приняты к лицам, виновным в утрате документов
и о мероприятиях по дальнейшему обеспечению сохранности документов.
3.2.6. Проверка состояния архива приватизируемой организации
Проверка проводится по письменному запросу Департамента имущества и земельных отношений Новосибирской области, с согласия приватизируемой организации и решения администрации ГБУ ГАНО.
Основанием проверки является Положение «О порядке учета
архивных документов при приватизации государственного, муниципального имущества», утвержденного приказом Росархива от 06.11.1996 №
54, распоряжением Госкомимущества от 22.10.1996 № 1131-р.
Контрольные вопросы проверки:
- наименование приватизируемой организации, юридический адрес;
- наименование организации правопреемника, юридический адрес;
- состав, объемы документов на момент приватизации (виды документации, крайние даты, количество единиц хранения);
- место и условия хранения, физическое состояние документов;
- наличие научно-справочного аппарата к документам;
- наличие документов, не относящихся к фонду организации (состав
и объемы документов).
Ознакомившись с составом, условиями хранения и физического
состояния документов по результатам проверки составляется заключение о возможности передачи дел для дальнейшего хранения и использования организации правопреемнику или государственному архиву.
63
В целях устранения нарушений в части учета, упорядочения и хранения документов приватизируемой организации, уполномоченное лицо,
назначенное для проведения проверки, дает рекомендации по их устранению.
По результатам проверки составляется заключение ГБУ ГАНО о документах приватизируемой организации. Заключение подписывает:
- заместитель директора по основной деятельности ГБУ ГАНО;
- представитель приватизируемой организации;
- представитель организации-правопреемника.
Заключение оформляется на общем бланке ГБУ «Государственный
архив Новосибирской области» (Приложение № 5).
4. Оформление результатов проверки
Завершающий этап любой проверки состоит в ознакомлении руководителя, должностных лиц и ответственных за документационное обеспечение управления и архив организации с предварительными результатами проверки (положительными и отрицательными моментами работы
с документами в организации) и возможными путями устранения выявленных недостатков, определяются сроки выполнения рекомендаций.
После возможной ликвидации отдельных нарушений составляется окончательный вариант справки, акта проверки наличия дел, заключения о
документах приватизируемой организации.
Справка оформляется в 2-х экземплярах, каждый из которых подписывается руководителем организации, лицом, проверяющим организацию
(ведущий архивист отдела комплектования, ведомственных архивов и
делопроизводства ГБУ ГАНО), директором или заместителем директора
по основной деятельности ГБУ ГАНО.
Содержание справки должно быть юридически правомерным и содержать четкие ответы на поставленные вопросы. Замечания, выявленные в
ходе проверки, должны иметь сроки их устранения.
Сроки устранения замечаний определяются совместно организацией
и ГБУ ГАНО и устанавливаются в зависимости от серьезности выявленных нарушений и возможности их ликвидации, а также должны быть
объективными, реальными.
Итоги проверки рассматриваются на заседании ЭК (ЦЭК) или аппаратном совещании при руководстве организации.
По устранению выявленных нарушений архивного законодательства, разрабатывается план мероприятий по их ликвидации, который
утверждается руководством организации и для сведения направляется
в ГБУ ГАНО.
64
ГБУ ГАНО ставит на контроль исполнение вопросов, связанных
с нарушением архивного законодательства и правил организации работы
с документами, установленных в ходе проверки.
5. Организация контроля за выполнением рекомендаций
ГБУ ГАНО в сфере нарушений архивного законодательства
Российской Федерации
По истечении сроков ликвидации замечаний, предписанных по итогам
проверки, проводится контрольная проверка, которая так же оформляется справкой.
Контрольная проверка проводится в целях выполнения рекомендаций проверок (комплексных, тематических), в результате которых
выявлены нарушения требований архивного законодательства Российской Федерации.
В зависимости от количества обследуемых направлений контрольные
проверки могут быть тематическими или комплексными.
Контрольные вопросы проверки:
- изучение плана мероприятий организации по выполнению предписаний (рекомендаций) ГБУ ГАНО, установленных в ходе предыдущей
проверки (указать дату проверки);
- соблюдение сроков выполнения предписаний (рекомендаций)
предыдущей проверки;
- выявление нарушений архивного законодательства Российской
Федерации на момент проверки;
- оформление новых рекомендаций и установление сроков их выполнения;
- установление формы отчетности (письмо, отчет) о выполнении рекомендаций, с представлением (письмо, отчет) указанных для сведения в
ГБУ ГАНО.
По усмотрению директора ГБУ ГАНО вместо проведения контроль­ной
проверки могут быть запрошены от организации сведения о ходе выполнения предложений по устранению недостатков, выявленных в ходе проверки.
Контроль за выполнением рекомендаций осуществляет проверяющий
(ведущий архивист ОКВАиД ГБУ ГАНО).
65
Приложение № 1
Образец письма о проведении проверки
ГОСУДАРСТВЕННОЕ
БЮДЖЕТНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ
НОВОСИБИРСКОЙ ОБЛАСТИ
«ГОСУДАРСТВЕННЫЙ АРХИВ
НОВОСИБИРСКОЙ ОБЛАСТИ»
Министру образования
Новосибирской области
Н.В. Ярославцевой
ул. Свердлова, 16 г. Новосибирск, 630007
Тел./Факс: 23-53-01
E-mail: [email protected]
На №____________от ________________
______________ №_______________
О проведении комплексной проверки
организации делопроизводства и
обеспечения сохранности документов
Уважаемая Наталья Васильевна!
В соответствии Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об
архивном деле в Российской Федерации», законом Новосибирской области
от 26.09.2005 № 315-ОЗ «Об архивном деле в Новосибирской области»
и планом работы ГБУ Новосибирской области «Государственный архив
Новосибирской области», ведущим архивистом отдела комплектования,
ведомственных архивов и делопроизводства Климовой Галиной
Сергеевной в период с 06.06.2010 по 09.06.2010 будет проведена проверка
состояния делопроизводства и обеспечения сохранности документов
вашей организации. Схема-вопросник проверки прилагается.
Просим оказать содействие в проведении проверки и обеспечить
доступ к документам текущего делопроизводства и архиву.
Директор
Е.П. Протопопова
223 92 61
66
О.К. Кавцевич
Приложение № 2
Образец справки комплексной проверки
состояния делопроизводства и архива организации
Государственное бюджетное учреждение
Новосибирской области «Государственный архив
Новосибирской области»
СПРАВКА
22.03.2010
Комплексной проверки
состояния делопроизводства и обеспечения сохранности
документов в Сибирской оперативной таможне
Вопросы для изучения
1
1. Вид деятельности
Результаты проверки
2
Сибирская оперативная таможня
(далее – таможня) – специализи­рован­­ный таможенный орган, входящий
в единую систему таможенных
органов Российской Федерации и обеспечивающий реализацию задач
и функций Федеральной таможенной
службы (ФТС) в регионе деятельности
таможни, которые определены в
пределах компетенции, определенной
Положением. Таможня осуществляет
следующие полномочия:
- организация, методическое обеспе­
чение и контроль деятельности
правоохранительных подразделений
таможен, находящихся в регионе ее
деятельности по вопросам,
отнесен­ным к ее компетенции;
- осуществление оперативно-розыскной деятельности, ведение дел
оперативного учета по преступ­
лениям, отнесенным к компетенции
таможенных органов;
- осуществление оперативно-аналитической работы и информационного
обеспечения оперативно-розыскной
деятельности;
67
Продолжение таблицы
1
2. Дата последней
проверки, выполнение
предписаний и рекомендаций
2. Форма собственности
3. Наличие нормативных
документов, регламентирующих
организацию делопроизводства
и работу архива
(дата и номер протокола
согласования с ЭПК управления
ГАС Новосибирской области):
3.1. инструкции, регламенты
по делопроизводству;
68
2
- производство дознания и следственных действий, возбуждение
и рассмотрение дел по административным правонарушениям;
- осуществление криминалистической и экспертной деятельности;
- осуществление контроля и надзора
за деятельностью правоохранительных
под­­разделений таможенных
органов региона;
- ведение оперативно-аналитического
учета преступлений и другое.
Предыдущая проверка состояния
делопроизводства таможни была
проведена 10.08.2004, все
рекомендации проверки выполнены.
Государственная федеральная
Типовая инструкция по дело­производ­ству и работе архива
в таможенных органах, согласована
с Росархивом 04.10.2004,
утвержденная приказом ФТС
от 18.10.2004 № 1160;
Инструкция о порядке учета,
обращения и хранения документов,
дел и изданий, содержащих
служебную информацию
ограниченного распространения,
в таможенных органах, утверждена
приказом ФТС
от 17.07.2007 № 870 ДСП;
Перечень служебной информации
ограниченного распространения
в ФТС, утвержден приказом
ФТС от 18.07.2006 № 664 дсп;
Административный регламент ФТС
по исполнению государственной
функции организации приема
граждан, обеспечения своевременного и полного рассмотрения обращений граждан..., утвержден
приказом ФТС от 10.09.2009 № 1660;
1
3.2. номенклатура дел;
3.3. положение об архиве;
3.4. положение об ЭК
4. Работа экспертной комиссии
(ЭК)
(дата и номер приказа о создании
ЭК, должность председателя,
наличие плана работы ЭК,
утвержденного руководителем
организации, документировие
деятельности ЭК)
5. Наличие штатной
единицы архива или
ответственного лица
за сохранность
документов (даты и номера
распорядительных
документов о назначении)
Продолжение таблицы
2
согласована с ЭПК управления ГАС
Новосибирской области 26.01.2007
(протокол № 1);
согласовано с ЭПК управления ГАС
Новосибирской области 27.03.2009
(протокол № 3);
согласовано с ЭПК управления ГАС
Новосибирской области 29.05.2009
(протокол № 5).
ЭК создана приказом начальника
таможни от 04.02.2008 № 25, изменения в состав ЭК внесены приказом
начальника таможни от 05.03.2009
№ 51. Председателем ЭК является
заместитель начальника таможни
Копылов К.А. ЭК таможни работает
по плану на 2010 г., утвержденному
и.о. началь­ника таможни 24.12.2009.
В 2009 году проведено 3 заседания ЭК
таможни, представлено 3 протокола
заседаний (последний от 29.12.2009 №3)
Штатной единицы архива нет.
Приказом начальника таможни
от 28.12.2009 № 302 назначены ответ­
ственные за правильное ведение дело­производства в структурных подразде­
лениях таможни. Согласно должност­ной инструкции от 10.11.2009 № 1312,
обязанности по приему, учету и хранению архивных документов после завершения их в делопроизводстве, упорядо­
чению дел и подготовке годовых раз­делов описей дел постоянного хранения и по лич­ному составу и ответственность за сохранность документов
возложены на старшего государствен­ного таможенного инспектора ОДО
Шойко Т.Ю. Ответственность за
сохранность доку­ментов спецархива, в соответствии с должностной
инструкцией от 27.10.2009 № 1265,
возложена на уполномоченного
отдела организации административных расследований Коляко В.О.
69
Продолжение таблицы
1
6. Наличие отдельного помещения
для хранения документов постоянного и длительного сроков
хранения, его характеристика
70
2
Для хранения архивных документов
в таможне выделены 2 помещения:
архив управленческой документации
площадью 3 кв.м (находится
в ведении отдела документационного обеспечения) и спецархив
таможенной документации площадью 12 кв.м (находится в ведении
отдела организации административных расследований).
Загруженность помещений составляет соответственно 60 и 40%.
Архив управленческой документации
используется для хранения
упорядоченных документов
таможни по описи № 1 дел
постоянного хранения
и по описи № 2 дел по личному
составу за 1997-2006 годы.
Спецархив используется для хранения дел об административных
правонарушениях и дел об отказе
в возбуждении дел об административных правонарушениях за 2004 –
2010 годы. В архивных помещениях
отсутствует отопление; рубильники
из помещений вынесены, вентиляция
естественная; для освещения используются светильники с люминесцентными лампами типа ЛТБ; двери деревянные без огнезащитной обшивки
(опечатываются); окна отсутствуют;
имеется пожарная и охранная сигнализация; оборудована система автоматического пожаротушения порошкового типа ММП «Тунгус ССО щит»
мод. ЩПП (Н-2И-Т); дела хранятся
в архивных папках на металлических стеллажах; приборов для контроля за температурно-влажностным
режимом нет, но в соответствии с
планом работы архива, утвержденным
29.12.2009, запланировано их приобретение в 2010 году.
Продолжение таблицы
1
7. Количество дел,
хранящихся в организации:
7.1. постоянного хранения
(количество, годы);
7.2. по личному составу
(количество, годы);
7.3. сверх установленного срока
постоянного хранения
(количество, годы)
8. Количество дел, внесенных
в описи и утвержденных (согласованных) с ЭПК управления
ГАС Новосибирской области
8.1. постоянного хранения
(количество, годы);
8.2. по личному составу
(количество, годы)
9. Проверка наличия и состояния
документов постоянного срока
хранения и по личному составу
2
234 дела постоянного
хранения за 1997–2009 гг.
223 дела по л/составу за 1997–2009 гг.
58 л/дел уволенных за 2003–2008 гг.
(6 л/дел уволенных за 1997–2004 гг.
переданы на хранение в архив ФТС)
Нет
180 дел по описи № 1
дел пост. хр. за 1997–2006 гг.
136 дел по описи № 2
дел по л/с за 1997–2006 гг.
64 дела по описи № 3 л/дел
уволенных за 1997–2008 гг.
В ходе проверки наличия дел постоянного срока хранения и по личному
составу фактов утраты не выявлено.
Физическое состояние документов
удовлетворительное. Из 64 дел по
описи № 3 личных дел уволенных за
1997–2008 годы, согласованных
с ЭПК управления ГАС
Новосибирской области, в отделе
кадров таможни хранится только
58 дел за 2003–2008 гг.,
6 л/дел уволенных за 1997–2004 гг.
переданы на хранение в архив
ФТС, передача дел оформлена
актами приема-передачи
10. Контроль за внедрением
номенклатуры дел в структурных подразделениях:
10.1. наличие номенклатуры дел
в структурных подразделениях;
В структурных подразделениях
есть выписки из сводной
номенклатуры дел.
71
Продолжение таблицы
1
10.2. соответствие
заголовков на обложках дел
согласованной номенклатуре
и составу документов дела
2
Дела по номенклатуре заведены
во всех отделах, указаны индексы и
сроки хранения дел на обложках.
Заголовки соответствуют
содержанию документов внутри дел.
Контроль за внедрением утвержденной номенклатуры дел осуществ­
ляется отделом документационного
обеспечения таможни и руководителями структурных подразделений.
11. Качество оформления:
11.1.организационнораспорядительных
документов
11.2. документов
по личному составу
72
Качество оформления приказов,
писем и других организационнораспорядительных документов
соответствует требованиям
ГОСТ Р 6.30-2003.
Оформление кадровых приказов
осуществляется в соответствии
с Типовой инструкцией по делопроизводству и работе архива в таможенных органах, согласованнной с Рос­
архивом 04.10.2004, утвержденной
приказом ФТС от 18.10.2004 № 1160;
унифицированные формы, утвержденные постановлением Госкомстата
России от 05.01.2004 № 1,
не применяются.
Нарушений в оформлении нет.
Приказы сформированы в дела по
видам. Приказы об отпусках без сохра­
нения заработной платы сформированы
в одно дело с очередными отпусками,
имеющими 5-летний срок хранения.
Личные дела заведены на всех сотрудников, оформлены в соответствии
с приказом ГТК от 25.07.1997 № 18с,
хранятся в сейфе отдела кадров.
Копии документов в личных делах
заверены подписями и печатями, имеются внутренние описи документов.
По истечении 1 года после увольнения
сотрудника его личное дело подвергается упорядочению и передается
на хранение в архив ФТС России.
Продолжение таблицы
1
2
Личные карточки ф. Т-2 заведены
на всех сотрудников, хранятся
в сейфе отдела кадров, формируются отдельно от личных дел,
нарушений в оформлении нет.
Регистрация поступающих
12. Контроль исполнения
документов, соблюдение сроков
документов и контроль за их исполисполнения документов,
нением осуществляются
наличие неисполненных
в электронной базе
в срок документов
регистрации АС «УКИД-2».
Контроль за исполнением документов, поступающих в таможню,
возложен на главного государственного таможенного инспектора отдела документационного
обеспечения Романюк Т.В.
Сроки исполнения
документов соблюдаются,
неисполненных документов нет.
13. Работа с социально-правовыми Регистрация поступающих запросов,
жалоб, заявлений граждан и конзапросами, жалобами
троль за их исполнением осуи заявлениями:
ществляются в электронной базе
регистрации АС «УКИД-2».
13.1. Порядок регистрации,
контроль исполнения
13.2. Количество
социально-правовых запросов
13.2. Количество жалоб
Контроль за своевременным исполнением запросов возложен
на главного государственного
таможенного инспектора
Романюк Т.В.
За 2009 год поступило
16 социально-правовых запросов
За 2009 год поступило 2 жалобы
от граждан на действия (бездействия)
должностных лиц таможни.
Сроки исполнения запросов, жалоб
соблюдаются, неисполненных нет.
14. Наличие контроля за ведением Подведомственных
делопроизводства и сохранностью организаций нет.
документов в подведомственных
организациях
73
Продолжение таблицы
1
15. Повышение квалификации
сотрудников
делопроизводственного
аппарата (участие в курсах,
семинарах, указать, где и когда)
16. Наличие музея боевой
и трудовой славы
(дата создания, состав документов,
наличие фотодокументов)
2
Сотрудники отдела документационного обеспечения регулярно
участвуют в семинарах по вопросам
ведения делопроизводства,
проводимых ГБУ ГАНО, НП «ЦАТ».
На 2010 год запланировано повышение квалификации старшего
государственного таможенного
инспектора ОДО Шойко Т.Ю.
Музея таможенной службы нет,
но в коридоре административного
здания, занимаемого таможней,
представлена выставка музейного
типа, на которой представлены
документы (в том числе и фото­
документы), отражающие
историю развития
таможенной службы
Сибирской оперативной таможни.
В соответствии с Федеральным законом Российской Федерации от
22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»,
законом Новосибирской области от 26.09.2005 № 315-ОЗ «Об архивном
деле в Новосибирской области», в целях совершенствования организации делопроизводства, обеспечения сохранности и более широкого
использования документов руководству рекомендуется:
1. В соответствии с требованиями п. 4 Основных правил работы
архивов организаций М. 2002, во всех помещениях архива установить
двери с огнезащитной обшивкой; установить приборы для контроля за
температурно-влажностным режимом в срок до 31.12.2010;
2. Копии актов приема-передачи личных дел уволенных из таможни в
архив ФТС представить в ГБУ ГАНО для подготовки пакета документов
в целях снятия дел с государственного учета в срок до 30.06.2010;
3. При формировании дел в делопроизводстве обеспечить раздельное
формирование приказов об отпусках без сохранения заработной платы
75-летнего срока хранения, и приказов об очередных отпусках 5-летнего
срока хранения (в соответствии со ст. 6б Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций с указанием сроков хранения М., 2000); приказом начальника таможни внести
соответствующие изменения в сводную номенклатуру дел, копию приказа представить в ГБУ ГАНО в срок до 30.04.2010;
74
4. Упорядочить документы постоянного хранения и по личному
составу таможни за 2007 год, описи представить на рассмотрение ЭПК
управления ГАС Новосибирской области в срок до 30.06.2010.
Директор ГБУ ГАНО
Дата
Начальник ОКВАиД ГБУ ГАНО
Дата
Ведущий архивист ГБУ ГАНО
Дата
О.К. Кавцевич
Е.П. Протопопова
И.Е. Колупаева
Со справкой ознакомлены:
Начальник таможни
Дата
В.Ю. Лебедев
Начальник отдела документационного
обеспечения
Дата
Н.А. Бакина
Старший государственный таможенный
инспектор
Дата
Т.Ю. Шойко
75
Приложение № 4
____________________
(название организации)
АКТ
УТВЕРЖДАЮ
_______ № _________
Руководитель _________________
(дата)
(название организации)
проверки наличия и
состояния архивных
документов Подпись
Дата
Расшифровка подписи
Фонд № ____________
Название фонда _________________________________________
№№ описей ____________________________________________
76
Проверка проводилась с _______________________ по _________
Проверкой установлено:
1. Числится по описям _________________________________ ед. хр.
(количество)
2. Выявлены технические ошибки:
2.1. Имеют литерные номера:
а) не учтенные в итоговой записи _________________________ ед. хр.
(количество)
б) не перечисленные, но учтенные
в итоговой записи ______________________________________ ед. хр.
(количество)
2.2. Пропущено номеров:
а) не учтенных в итоговой записи_________________________ ед. хр.
(количество)
б) не перечисленных, но учтенных
в итоговой записи ______________________________________ед. хр.
(количество)
2.3. Другие, в результате чего объем
увеличился на _________________________________________ед. хр.
(количество)
уменьшился на ________________________________________ ед. хр.
(количество)
3. Числится по описям в результате
устранения технических ошибок _________________________ ед. хр.
(количество)
4. Не оказалось в наличии _______________________________ед. хр.
(количество)
5. Имеется в наличии по данному фонду
(включенных в описи) __________________________________ед. хр.
(количество)
из них требующих:
а) дезинфекции ________________________________________ед. хр.
(количество)
б) дезинсекции ________________________________________ ед. хр.
(количество)
в) реставрации ________________________________________ ед. хр.
(количество)
г) переплета или подшивки______________________________ ед. хр.
(количество)
д) восстановления затухающих текстов ____________________ ед. хр.
(количество)
е) неисправимо поврежденных ___________________________ед. хр.
(количество)
ж) ______________________________________________________
з)_______________________________________________________
и)______________________________________________________
к) ______________________________________________________
6. Имеется не включенных в описи ________________________ед. хр.
(количество)
7. Итого по данному фонду (включенных и не включенных в описи),
имеющихся в наличии _____________________________________ ед. хр.
(количество)
8. Характеристика условий их хранения.
Отрицательные явления в состоянии и условиях хранения.
________________________________________________________
________________________________________________________
Проверку производили:
Наименование
должностей
работников
Подписи
Расшифровки подписей
СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭК (ЦЭК)
от ___________ №
77
Приложение № 5
____________________________
(название организации)
АКТ
___________ № ________
(дата)
УТВЕРЖДАЮ
Руководитель ________________
(название организации)
О не обнаружении архивных
Подпись Расшифровка подписи
документов, пути розыска
которых, исчерпаны
Дата
Фонд № ____________
В результате ________________________________ установлено
отсутствие в фонде перечисленных ниже архивных документов.
Предпринятые организацией меры по розыску положительных результатов не дали, в связи с чем считаем возможным снять с учета:
№
п/п
Номер
описи
Номер
ед. хр.
1
2
3
ПредпоКоличество
Заголовок Крайние листов (время лагаемые
ед. хр.
даты
звучания,
причины
метраж)
отсутствия
4
5
6
7
Итого _____________________________________________ ед. хр.
(цифрами и прописью)
Содержание утраченных архивных документов может быть частично
восполнено следующими ед. хр.:
________________________________________________________
Заведующий архивом
Подпись
Расшифровка подписи
Дата
(№ и дата приказа руководителя организации о снятии с учета необнару­
женных архивных документов, пути розыска которых исчерпаны)
Изменения в учетные документы внесены
78
Наименование должности
работника
Подпись Дата
Расшифровка подписи
Приложение № 6
____________________________
(название организации)
АКТ
___________ № ________
(дата) О неисправимых
повреждениях архивных документов УТВЕРЖДАЮ
Руководитель ________________
(название организации)
Подпись
Расшифровка подписи
Дата
Фонд № ____________
Название фонда__________________________________________
В фонде обнаружены единицы хранения, принанные неисправимо
поврежденными
№
пп
Номер
описи
Номер
ед. хр.
1
2
3
Заголовок
Количество
Сущность
повреж- Крайние листов (время
и причины
денной
даты
звучания,
повреждения
ед. хр.
метраж)
4
5
6
7
Итого обнаружено неисправимо поврежденных ____________ ед. хр.
(цифрами и прописью)
Заведующий архивом_________________________________________
(подпись, расшифровка подписи)
Перечисленные архивные документы подлежат списанию ввиду
_____________________________________________________________
Эксперты: _______________________________________________
(наименование должностей экспертов, подписи,
расшифровка подписей, дата)
(№ и дата приказа руководителя архива о снятии неисправимо поврежденных архивных документов с учета)
Изменения в учетные документы внесены.
Должность
Дата
Подпись
Расшифровка подписи
79
Приложение № 7
Государственное бюджетное учреждение Новосибирской
области «Государственный архив Новосибирской области»
СПРАВКА
31.03.2010
О выполнении рекомендаций ГБУ ГАНО от 25.02.2010
о состоянии дел постоянного и временного сроков хранения
ГБУ Новосибирской области «Центр занятости населения
города Новосибирска», подвергнутых затоплению
В целях осуществления контроля за ликвидацией последствий затопления архива государственного бюджетного учреждения Новосибирской
области «Центр занятости населения города Новосибирска», своевременным принятием учреждением мер по спасению максимально возможного количества пострадавших документов постоянного и длительного
сроков хранения и по предотвращению повторных фактов гибели и
повреждения документов в будущем, а также с целью оказания практической помощи в проведении оценки состояния поврежденных документов
и методической помощи в составлении актов о неисправимом повреждении дел, ведущим архивистом ГБУ ГАНО Колупаевой И.Е. в присутствии консультанта управления государственной архивной службы Новосибирской области Кандрашиной И.П. совместно с начальником отдела
управления персоналом и организационно-контрольной работы учреждения Макаренко С.В. и инспектором отдела управления персоналом и
организационно-контрольной работы учреждения Зининой О.В. проведена проверка в государственном бюджетном учреждении Новосибирской области «Центр занятости населения города Новосибирска», расположенном по адресу: г. Новосибирск, ул. Нижегородская, 15.
Проверкой установлено:
1. Со времени проверки, проведенной ведущим архивистом ГБУ
ГАНО совместно с должностными лицами учреждения 25.02.2010, в
ГБУ Новосибирской области «Центр занятости населения города Новосибирска» приняты следующие меры:
- все документы постоянного хранения, по личному составу и временных сроков хранения учреждения подняты из затопленного помещения архива, расположенного в подвале здания;
- на пострадавшие документы временного срока хранения отдела
финансирования, бухгалтерского учета и отчетности, отдела управления
персоналом и организационно-контрольной работы и отдела содействия
занятости населения, не имеющие научно-исторической ценности и
утратившие практическое значение за 1991–2008 годы, в количестве 724
80
дел, срок хранения которых, в соответствии с Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций с
указанием сроков хранения М., 2000, истек, составлен акт о выделении
к уничтожению документов временного срока хранения, не подлежащих
хранению от 09.03.2010 № 1, названные документы, в связи с наличием
неисправимых повреждений, невозможностью и нецелесообразностью
высушивания, утилизированы;
- на неисправимо поврежденные документы временного срока хранения отдела финансирования, бухгалтерского учета и отчетности,
отдела управления персоналом и организационно-контрольной работы,
отдела содействия занятости населения и отдела организации профессионального обучения за 2001–2009 годы в количестве 471 дела, срок
хранения которых в соответствии с Перечнем типовых управленческих
документов, образующихся в деятельности организаций с указанием
сроков хранения М., 2000, еще не истек, составлен акт о неисправимых
повреждениях документов временного срока хранения от 09.03.2010
№ 1, названные документы, в связи с наличием неисправимых повреждений, невозможностью и нецелесообразностью высушивания, утилизированы;
- неповрежденные, либо частично поврежденные и пригодные для
практического использования документы временного срока хранения
отдела финансирования, бухгалтерского учета и отчетности, отдела
управления персоналом и организационно-контрольной работы, отдела
содействия занятости населения и отдела организации профессионального обучения за 2001–2009 годы, срок хранения которых в соответствии
с Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций с указанием сроков хранения М., 2000, еще не
истек, просушены и размещены в отделах учреждения;
- все документы постоянного срока хранения за 1991–2008 годы и
по личному составу за 1972–2009 годы были подняты из помещения
архива, высушены; должностными лицами учреждения проведена предварительная оценка степени повреждения документов и составлены
проекты актов о неисправимых повреждениях документов постоянного
хранения.
По предварительной оценке инспектора отдела управления персоналом и организационно-контрольной работы учреждения Зининой О.В.,
при содействии начальника отдела управления персоналом и организационно-контрольной работы Макаренко С.В. и руководителей структурных
подразделений учреждения, документы по личному составу учреждения
за 1972–2009 годы (упорядоченные и подготовленные к согласованию
дела по описям №№ 2 и 3 за 1972–2007 годы в количестве 646 единиц
хранения и неупорядоченные дела за 2008, 2009 годы), сохранились в
полном объеме.
81
Ввиду длительного воздействия воды и пара, после высыхания листы
дел имеют волнистую фактуру; среди них есть дела с частично расплывшимся текстом, отпечатками печатей и текста, написанного чернилами,
на противоположной стороне листа, но все они читаемы и пригодны для
практического использования.
Просушенные документы постоянного хранения за 1991–2007 годы
в количестве 273 дел должностные лица учреждения разделили на 3
группы по степени повреждения:
- 1 группа: в количестве 53 дел, отнесенных к неисправимо поврежденным (приказы по основной деятельности, журналы регистрации приказов по основной деятельности и др.);
- 2 группа: в количестве приблизительно 30 дел, частично поврежденных, возможность включения которых в опись № 1 дел постоянного
хранения вызывает сомнения (приказы по основной деятельности, положения об отделах учреждения, сметы, штатное расписание, статистические отчеты и др.);
- 3 группа: в количестве приблизительно 190 дел, сохранившихся полностью, но требующих замены обложек.
Документы двух первых групп разложены на столе в отдельном помещении и подготовлены для просмотра специалистами архивных органов
(ГБУ ГАНО и УГАС НСО), документы 3 группы ввиду отсутствия места
для их хранения в неподвальных помещениях, возвращены в архив после
его просушивания и уборки.
Необходимо отметить, что инспектором отдела управления персоналом и организационно-контрольной работы учреждения Зининой О.В.,
являющейся лицом, ответственным за архив учреждения, были предприняты возможные попытки восстановления испорченных листов: найдены
копии и вторые экземпляры части документов, в ряде случаев набран
текст утраченных частей документов. Кроме проекта акта о неисправимых повреждениях архивных документов постоянного срока хранения
за 1995–2006 годы составлены проекты описей № 1 дел постоянного хранения за 1989–2007 годы и № 2 дел по личному составу за 1972–2007 годы.
2. С целью оказания практической помощи в оценке состояния
поврежденных документов сотрудникам государственного бюджетного
учреждения Новосибирской области «Центр занятости населения города
Новосибирска» консультант управления ГАС Новосибирской области Кандрашина И.П. и ведущий архивист отдела комплектования, ведомственных
архивов и делопроизводства ГБУ ГАНО Колупаева И.Е. совместно с должностными лицами учреждения изучили состав документов, включенных в
проект акта о неисправимых повреждениях архивных документов постоянного срока хранения за 1995–2006 годы, и подробно рассмотрели степень повреждения конкретных дел, условно отнесенных к 1 и 2 группе дел
(см. п. 1 справки).
82
При просмотре частично поврежденных документов постоянного
хранения в количестве около 30 дел, условно отнесенных сотрудниками учреждения ко 2 группе, сделаны следующие выводы:
- все просмотренные дела этой группы подлежат включению в опись
№ 1 дел постоянного хранения за 1989–2007 годы;
- в делах с приказами по основной деятельности, содержащих
небольшое количество сильно поврежденных листов, требуется рассмотреть все возможности восстановления (поиск сохранившихся копий
в электронном виде либо на бумажном носителе, повторный набор); в
случае невозможности восстановления поврежденные листы подлежат
изъятию из дел, а дела – повторной нумерации листов с учетом изменений;
- поскольку в деле, содержащем положения об отделах, разработанные в учреждении, часть положений о районных отделах занятости
населения, являющихся типовыми, сильно пострадала, а часть находится в полной сохранности, целесообразно поместить в дело постоянного хранения одно положение о районном отделе занятости населения и
приложить к нему последние листы всех положений о районных отделах
занятости населения с визами ознакомления; такие дела после переформирования также подлежат перенумерации;
- сильно поврежденные листы штатных расписаний на 1997, 1998,
2003 годы, текст на которых в настоящее время еще возможно прочесть,
содержащиеся в небольшом количестве среди хорошо сохранившихся
листов, ввиду большой степени важности этих документов, необходимо
перепечатать и заменить;
- в годовом бухгалтерском отчете Новосибирского городского отдела
занятости населения по основной деятельности за 2000 год, содержащем
небольшое количество сильно поврежденных листов, требуется рассмотреть все возможности восстановления (поиск сохранившихся копий
в электронном виде либо на бумажном носителе, повторный набор); в
случае невозможности восстановления поврежденные листы подлежат
изъятию из дел, а дела – повторной нумерации листов с учетом изменений;
При выборочном полистном просмотре документов постоянного хранения в количестве 53 дел, условно отнесенных сотрудниками учреждения к 1 группе неисправимо поврежденных документов, подлежащих
списанию, сделаны следующие выводы:
- журналы регистрации приказов по основной деятельности с сильно
поврежденным текстом, непригодные для практического использования
в качестве научно-справочного аппарата к приказам по основной деятельности, подлежат включению в акт о неисправимых повреждениях
архивных документов постоянного срока хранения;
- ввиду того, что в сильно поврежденных томах с приказами учреждения наряду с приказами по основной деятельности содержится
83
большое количество приказов об оказании материальной поддержки
безработным и других приказов по личному составу безработных
граждан (их копии содержатся в личных делах безработных граждан)
75-летнего срока хранения; приказы по административно-хозяйственной
деятельности 5-летнего срока хранения, необходимо провести экспертизу ценности приказов внутри томов, изъять поврежденные приказы,
не относящиеся к основной деятельности; оставшиеся приказы по
основной деятельности подвергнуть полистному просмотру с целью
установления степени повреждения, сформировать дела из сохранившихся приказов по основной деятельности, пронумеровать повторно,
заменить обложку;
В результате совместной работы сотрудникам учреждения на практических примерах были показаны принципы отбора поврежденных документов, призванные помочь сохранить максимальное количество документов, представляющих социально-историческую ценность.
3. Меры по предотвращению повторных случаев гибели и повреждения документов постоянного хранения и по личному составу учреждением до настоящего времени не приняты: уцелевшие документы
постоянного хранения за 1991–2007 годы и по личному составу за
1972–2009 годы помещены обратно в архив, расположенный в подвальном помещении. В такой ситуации всегда существует угроза
повторного затопления.
В соответствии с Федеральным Законом Российской Федерации «Об
архивном деле в Российской Федерации» от 22.10.2004 № 125-ФЗ, в целях
совершенствования организации делопроизводства, работы архива, обеспечения сохранности и использования документов, руководству государственного бюджетного учреждения Новосибирской области «Центр
занятости населения города Новосибирска», рекомендуется:
1. Провести работу по частичному восстановлению, переформированию и повторной нумерации поврежденных дел, условно отнесенных
к группе 2 (см. п. 1 справки);
2. Провести экспертизу ценности и полистный просмотр документов,
условно отнесенных к группе 1 (см. п. 1 справки), произвести их переформирование и повторную нумерацию;
3. С учетом проведенной работы внести необходимые изменения в
акт о неисправимых повреждениях архивных документов постоянного
срока хранения, акт согласовать на заседании ЭК, утвердить у директора
учреждения, копию акта представить в ГБУ ГАНО в срок до 14.05.2010;
4. Завершить упорядочение дел постоянного хранения за 1991–2007
годы и по личному составу учреждения за 1972–2007 годы, заменить
обложки всех дел, описи дел представить на рассмотрение ЭПК управления ГАС НСО в срок до 12.05.2010;
84
5. Документы постоянного хранения и по личному составу учреждения, хранящиеся в архиве, поднять из подвала и организовать их размещение в другом месте с соблюдением требований обеспечения условий
сохранности документов в срок до 10.05.2010;
6. Выделить отдельное помещение для хранения архивных документов постоянного срока хранения и по личному составу в соответствии с требованиями п. 4.2. Основных правил работы архивов организаций М., 2002, в срок до 31.07.2010.
Директор ГБУ ГАНО
Дата
Начальник отдела комплектования,
ведомственных архивов и делопроизводства
ГБУ ГАНО
Дата
Ведущий архивист отдела комплектования,
ведомственных архивов и делопроизводства
ГБУ ГАНО
Дата
О.К. Кавцевич
Е.П. Протопопова
И.Е. Колупаева
С результатами проверки ознакомлены:
Консультант отдела по работе с
государственными и муниципальными
архивами управления ГАС НСО
Дата
Начальник отдела управления персоналом
и организационно-контрольной работы
ГБУ ЦЗН г. Новосибирска
Дата
Инспектор отдела управления персоналом
и организационно-контрольной работы
ГБУ ЦЗН г. Новосибирска
Дата
И.П. Кандрашина
С.В. Макаренко
О.В. Зинина
85
Приложение № 8
Образец справки о выполнении рекомендаций ГБУ ГАНО
по учету, оценке состояния дел, проведению профилактических
работ, установлению количества неисправимо поврежденных дел
и дальнейшем обеспечении сохранности документов организации
ГОСУДАРСТВЕННОЕ
БЮДЖЕТНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ
НОВОСИБИРСКОЙ ОБЛАСТИ
«ГОСУДАРСТВЕННЫЙ АРХИВ
НОВОСИБИРСКОЙ ОБЛАСТИ»
ул. Свердлова, 16 г. Новосибирск, 630007
Тел./Факс: 23-53-01
E-mail: [email protected]
На №____________от ________________
______________ №_______________
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
________________________________________________
(наименование приватизируемой организации, адрес)
____________________________________________________________
(наименование организации правопреемника, адрес)
1. Состав и объемы документов на момент приватизации
Виды
документации
Крайние
даты
Кол-во
единиц
хранения
1
2
3
Управленческая
По личному составу
Научноисследовательская
Конструкторская
86
Место
и условия
хранения
Наличие справочного аппарата (описи,
картотеки,
указатели)
4
5
Продолжение таблицы
1
2
3
4
5
Технологическая
Проектная
На машинных
носителях
Кино
Фото
Фоно
Другие виды
(перечислить)
2. Краткая характеристика условий хранения и физического состояния документов
3. Заключение ГБУ Новосибирской области «Государственный архив
Новосибирской области»:
ознакомившись с составом, условиями хранения и физического состояния документов
______________________________________________________________
(наименование приватизируемой организации)
считает возможным передать их для дальнейшего хранения и использования в
______________________________________________________________
(наименование организации правопреемника,
государственного или муниципального архива)
оформив эту передачу
_____________________________________соответствующим актом
по установленной форме
____________________________________________________ (Подпись)
Должность, фамилия, и. о. представителя государственного
или муниципального архива Состав и объемы
документов, указанные в п. 1,
подтверждаем__________________________________________ (Подпись)
Должность, фамилия, и.о. представителя приватизируемой организации
________________________________________________(Подпись)
Должность, фамилия, и.о. представителя организации правопреемника
87
Справочная литература
1. Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном
деле в Российской Федерации» (с изм. от 04.12.2006, 01.12.2007, 13.05. 2008)
(Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, № 43, ст. 4169);
2. Закон Новосибирской области от 26.09.2005 № 315-ОЗ «Об архивном
деле в Новосибирской области»;
3. Федеральный закон от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения
обращений граждан Российской Федерации» (Собрание законодательства
Российской Федерации, 2006, № 19, ст. 2060;
4. Постановления Правительства Российской Федерации от 15.06.2009
№ 477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах
исполнительной власти»;
5. Федеральный закон от 25.12.2000 г. № 2-ФКЗ «О Государственном
гербе Российской Федерации» (с изм. от 9.07.2002, 30.06.2003) (Собрание
законодательства Российской Федерации, 2000, № 52 (часть I), ст. 5021);
6. Постановление Правительства Российской Федерации от 27.12.1995
№ 1268 «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба
Российской Федерации» (с изм. от 8.06.2001, 14.12.2006) (Собрание законодательства Российской Федерации от 8.01.1996 № 2, ст. 123);
7. Правила организации, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской Академии наук, утвержденные приказом
Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации
от 18.01.2007 № 19, зарегистрированные в Минюсте Российской Федерации
06 марта 2007, регистрационный № 9059;
8. Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденные
приказом Росархива от 23.12.2009 № 76;
9. Государственный стандарт Российской Федерации ГОСТ Р 6.30-2003
Унифицированные системы документации. «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению
документов»;
10. Основные правила работы архивов организаций М., 2003.,
одобрен­ные решением коллегии Росархива от 6.02.2002;
11. Положение «О порядке учета архивных документов при приватизации государственного, муниципального имущества», утвержденного приказом Росархива от 6 ноября 1996 № 54, распоряжением Госкомимущества
от 22.10.1996 № 1131-р;
12. Рабочая инструкция «Порядок и схема учета архивных документов
в государственном бюджетном учреждении Новосибирской области «Государственный архив Новосибирской области», утвержденная приказом
директора ГБУ ГАНО от 09.02.2010 № 7-од.
88
МЕТОДИЧЕСКИЕ РЕКОМЕНДАЦИИ
о порядке работы архивных учреждений городов,
районов края по отбору, приему, учету, описанию и хранению
аудиовизуальной документации
1. Классификация аудиовизуальных документов
1.1. Аудиовизуальный документ – документ, содержащий изобразительную и звуковую информацию. Аудиовизуальные документы относятся к числу новейших исторических источников и объединяют в себе
несколько самостоятельных видов документов:
- кинодокумент – изобразительный или аудиовизуальный документ,
созданный кинематографическим способом;
- фотодокумент – изобразительный документ, созданный фотографическим способом;
- фонодокумент – документ, содержащий звуковую информацию,
зафиксированную любой системой звукозаписи;
- видеофонограмма – документ, содержащий аудиовизуальную информацию, зафиксированную посредством любой системы видеозвуко­
записи.
В данных методических рекомендациях будет рассмотрен порядок
работы с фонодокументами и видеофонограммами, так как в настоящее
время кинодокументы в телерадиокомпаниях не производятся, а о работе
с фотодокументами руководителям архивных учреждений края было
направлено ранее методическое письмо от 28.11.1995 № 614.
1.2. Различают оригиналы и копии аудиовизуальных документов. Оригиналы аудиовизуальных документов образуются в результате авторской
съемки или первичной записи информации, произведенной непосредственно на месте события. Копии аудиовизуальных документов изготавливаются путем одно- или многократного копирования оригинала, либо
в целях обеспечения его сохранности, либо для организации широкого
распространения записанной информации.
1.3. Оригиналы и копии аудиовизуальных документов вместе составляют комплект. Содержание копии должно полностью соответствовать
содержанию оригинала.
2. Комплектование архивных учреждений и экспертиза ценности
аудио­визуальных документов
2.1. Источниками комплектования архивных учреждений аудиовизуальными документами могут являться редакции средств массовой
информации, информационных агентств, информационных центров и
других информационных учреждений и организаций, телерадиокомпании, научно-исследовательские, проектно-конструкторские и иные
научные учреждения и организации, образовательные учреждения, в том
89
числе высшие учебные заведения, прочие организации и учреждения,
изготавливающие различные виды аудиовизуальных документов, а также
физические лица-владельцы личных фондов и коллекций. Основанием
для возможного включения организации в список источников комплектования может служить наличие созданных в данной организации своих
оригинальных аудиовизуальных документов, представляющих ценность
для постоянного государственного хранения.
2.2. Передача на государственное хранение аудиовизуальных документов, произведенных за счет средств государственного и муниципального бюджетов, осуществляется безвозмездно.
2.3. Передача на государственное хранение аудиовизуальных документов от источников комплектования негосударственной формы собственности и физических лиц может осуществляться по договору,
регламентирующему отношения сторон в процессе передачи аудиовизуальных документов.
2.4. Аудиовизуальные документы должны передаваться на государственное хранение в комплекте: оригинал и рабочая копия (технический
дубль); особо ценные – со страховыми копиями.
В связи с ограниченными техническими и финансовыми возможностями организаций – источников комплектования аудиовизуальные документы могут поступать в том комплекте, который имеется в наличии, то
есть либо оригинал, либо рабочая копия.
К передаваемым на госхранение аудиовизуальным документам прилагается текстовая сопроводительная документация и соответствующий
научно-справочный аппарат.
2.5. Комплект аудиовизуальных документов передаваемых на государственное хранение должен быть следующим:
- фонодокументы магнитной записи: оригинал, копия;
- видеофонограммы: оригинал, копия.
2.6. В состав текстовой сопроводительной документации включаются:
- на фонодокументы радио- и телевизионных организаций: текст (для
студийных записей песен и важнейших событий общественной жизни);
монтажный лист (при необходимости); микрофонные материалы (для
радиопередач);
- на видеофонограммы телевизионных организаций: монтажный лист
или сценарий (для законченных произведений), аннотация (для видеосюжетов), расшифровка концертных номеров (для записей концертных
программ), акт о техническом состоянии.
2.7. В состав текстовой сопроводительной документации кроме обязательных элементов могут включаться: реклама (буклеты, афиши),
рецензии и другие материалы, имеющие непосредственное отношение к
принимаемым на хранение аудиовизуальным документам.
90
2.8. Прием аудиовизуальных документов проводится при наличии
актов технического состояния (приложения 1, 2), отражающих количество технических характеристик документов и уровень их качества на
момент передачи на госхранение.
2.9. Аудиовизуальные документы, текстовая сопроводительная документация к ним передаются на государственное хранение по описям.
2.10. Прием аудиовизуальных документов в архивное учреждение
оформляется актом приема-передачи аудиовизуальных документов на
постоянное хранение, в котором фиксируется общий объем принимаемых документов (приложение 3).
3. Принципы и критерии экспертизы ценности аудиовизуальных
документов
3.1. На постоянное хранение в первую очередь следует отбирать
те аудиовизуальные документы, которые отражают наиболее важные
события, мероприятия, и факты общественно-политической, научной,
культурной, спортивной жизни края, рассказывают о выдающихся личностях в различных сферах деятельности, представителях различных
социальных групп населения.
Важно учитывать масштабность (как в рамках края, так и для страны
в целом) зафиксированных в аудиовизуальных документах событий,
явлений, процессов из жизни общества, достижений науки и техники,
этапов развития различных отраслей. Необходимо обращать внимание,
насколько отраженные события характерны для времени их создания, а
также принимать во внимание актуальность и художественные достоинства документов. В конечном итоге на государственном хранении должен
отложиться комплекс документов, в целом содержащий характеристику
различных сторон жизни края.
3.2. Ценность аудиовизуальных документов определяется с помощью
общих (применяемых для оценки любых документов) и специфических
(применяемых для оценки только аудиовизуальных документов) критериев.
3.2.1. Общие критерии:
- значение события, зафиксированного в документе, для изучения
истории края;
- значение организации (лица) создавшей документ в общественной и
культурной жизни;
- полнота, достоверность и новизна сведений, содержащихся в аудиовизуальных документах;
- время и место образования документа;
- техническое состояние (сохранность) документа.
3.2.2. Специфические критерии используются для выявления художественных достоинств аудиовизуальных документов как произведений
91
искусства и могут быть применены в процессе экспертизы ценности
записей музыкальных и художественных произведений:
- композиционно-сюжетная целостность, выразительность и оригинальность произведений;
- содержание аудиовизуального документа, его особенность как
произ­ведения искусства;
- значение личности исполнителя;
- внешние особенности, т.е. своеобразие носителя, цветовое решение,
способ записи и воспроизведения информации, техническое состояние.
Аудиовизуальные документы подвергаются экспертизе в комплексе
с письменными и другими документами, имеющими непосредственное
отношение к их изготовлению.
3.3. При экспертизе ценности и отборе аудиовизуальных документов
на госхранение могут быть выявлены документы с повторяющейся
информацией (дублетные, вариантные, поглощенные).
Дублетные – документы, размноженные в нескольких экземплярах;
вариантные – два или более документа, содержащие варианты изобразительной и/или звуковой информации, то есть такие различия, которые
не изменяют ее сущности; поглощенные – фрагменты документов, в различном объеме входящие в их состав.
Основной причиной отсева документов при отборе на госхранение
может быть полная дублетность, то есть тиражирование одной и той же
записи с одного и того же оригинала. Из дублетных документов отбираются на госхранение документы, имеющие более высокое качество
и располагающие необходимым комплектом. Поглощенные документы
следует анализировать во взаимосвязи со всем остальным материалом
конкретного фоно- или видеодокумента, так как из-за монтажа они несут
различную смысловую нагрузку и не имеют самостоятельного значения.
Из нескольких вариантов на государственное хранение принимаются
документы, отличающиеся более полным содержанием.
Выявленные аудиовизуальные документы при необходимости просматриваются и прослушиваются.
3.4. Аудиовизуальные документы, имеющие дефекты, подлежат временному хранению, исключение составляют особо ценные документы,
принимаемые на постоянное хранение независимо от их технического
состояния.
4. Учет аудиовизуальных документов
4.1. Систематизация аудиовизуальных документов в архивном учреждении осуществляется сначала по видам (кинодокументы, фотодокументы, фонодокументы, видеофонограммы), внутри видов по единицам
учета и единицам хранения.
4.2. Единица хранения фонодокументов – физически обособленный
фонодокумент (рулон пленки, магнитной ленты, кассета, диск с записью
звуковой информации).
92
Единица хранения видеофонограмм – физически обособленный
видео­документ (рулон магнитной ленты, кассета, диск с записью аудиовизуальной информации).
4.3. Единица учета фонодокументов (видеофонограмм) – часть единицы хранения, одна или несколько единиц хранения с записью определенного события, произведения литературы и искусства (нескольких
произведений литературы и искусства, объединенных по авторскому,
тематическому или другим признакам) и др. Единица учета может
состоять из нескольких единиц хранения, если запись одного определенного события (одна единица учета) по своему объему занимает несколько
кассет (каждая кассета – отдельная единица хранения).
4.4. Единица хранения также может включать в себя несколько
единиц учета, если на одну кассету или рулон пленки записано несколько
фильмов, сюжетов, событий.
4.5. Внутри единицы учета единицы хранения нумеруются по порядку.
Если одна единица учета состоит из нескольких единиц хранения, то ее
номер состоит из двух чисел: номера единицы учета и номера единицы
хранения внутри единицы учета через косую черту (1/1, 1/2, 1/3).
4.6. Если единица хранения состоит из нескольких единиц учета, то
каждой единице учета через косую черту присваивается порядковый
номер внутри единицы хранения (5/4, 6/4, 7/4). Например:
№
ед.уч.
п/п
Законодательные, нормативно-правовые акты,
методические разработки
№
Заголовок документа
ед.хр.
п/п
1
2/1
1
2
2/2
2/3
3/1
3
4
5
4/2
5
5/3
5
6/1
6/2
6
7
Празднование 80-летия архивной службы Алтайского края
IV Гуляевские чтения, посвященные 80-летию
архивной службы Алтайского края, часть 1
То же, часть 2
То же, часть 3
Открытие мемориальной комнаты жертв политических репрессий на Алтае в управлении архивного дела администрации Алтайского края
Открытие музея управления Министерства по налогам
и сборам Российской Федерации по Алтайскому краю
Презентация книги «Купечество Алтая»
в Алтайском краевом краеведческом музее
Праздничный концерт к Дню города Барнаула, часть 1
То же, часть 2
93
4.7. Для учета аудиовизуальных документов предназначаются:
- книга учета поступления и выбытия – для учета каждого поступления, общего объема, описей и изменений в объеме аудиовизуальных
документов определенного вида (приложение 4);
- опись – для поединичного и суммарного учета документов, закрепления порядка их систематизации, раскрытия состава и содержания
(приложения 5, 6).
4.8. Книги учета поступления и выбытия ведутся раздельно на фонодокументы и видеофонограммы.
Каждое поступление получает общий порядковый номер независимо
от количества аудиовизуальных документов, включенных в поступление.
Если поступление состоит из нескольких видов, то данные по каждому
виду записываются с новой строки.
4.9. На каждый вид аудиовизуальных документов заводится дело
(аналогичное делу фонда). В дело включаются документы, отражающие
состав, содержание, техническое состояние и использование документов.
5. Описание аудиовизуальных документов
5.1. Описи составляются на каждый вид аудиовизуальных документов
отдельно: опись фонодокументов, опись видеофонограмм.
5.2. Единицам учета присваиваются номера в валовом порядке внутри
каждой описи. Полному комплекту (оригинал и копия) присваивается
один номер единицы учета. Законченная опись должна включать не
более 9999 единиц учета. Если единица учета состоит из нескольких
единиц хранения, то каждой из них присваивается свой порядковый
номер внутри данной единицы учета.
5.3. При составлении описей соблюдаются следующие общие требо­
вания:
5.3.1. В графы «Номер единицы учета» и «Номер единицы хранения»
– вносится каждая единица учета (единица хранение) под самостоятельным порядковым номером.
5.3.2. В графу «Заголовок документа» – вносится авторское название
документа, краткие сведения о его содержании и происхождении.
Заголовок составляется на единицу хранения или единицу учета (если
на одной кассете записано несколько разных по тематике сюжетов).
Для документов с записью произведений литературы и искусства в
данной графе указываются название и жанр произведения. При отсутствии официального или авторского названия заголовок документу
дается в процессе его описания.
Заголовок составляется в следующем порядке:
- официальное название события, отраженного в документе;
- место события (город, село, район);
- дата события (если она не совпадает с датой создания документа);
- название, жанр документа.
94
При отсутствии названия вслед за жанром указывается основное
содержание теле- или радиопередачи, выступления, беседы и т.д.
Например: «Телепередача, посвященная творчеству писателя, актера,
режиссера В.М. Шукшина, с. Сростки Бийского района, 26.07.2000 г.»;
«Сказание о земле сибирской», вечер, посвященный 100-летию кинорежиссера И.А.Пырьева, г. Камень-на-Оби, 07.03.2001 г.».
В целях унификации описания однородных документов применяются
типовые заголовки.
Например: «Радиорепортаж о проведении праздника, посвященного
Дню города, г. Барнаул, площадь Сахарова, 26.08.2000 г.».
Заголовок аудиовизуального документа, содержащего запись произведения литературы и искусства, включает название художественного
произведения и его жанр; первую строку текста, которая заключается
в кавычки, если документ не имеет авторского названия и является не
опубликованным ранее в печати произведением; инициалы и фамилии
авторов музыки, обработки, переложения, текста, перевода произведения.
При описании не полностью сохранившихся аудиовизуальных документов после заголовка указывается степень его полноты: отрывок (или
фрагмент), без начала, без конца и т.д.
5.3.3. В графе «Место и дата записи» указывается название населенного пункта и дата записи.
5.3.4. В графе «Автор» указываются фамилии, имена, отчества, должности и звания авторов документов, а также авторов произведений литературы и искусства (для документов, содержащих подобные записи).
5.3.5. В графе «Количество единиц хранения» сведения о количестве
единиц хранения проставляются арабскими цифрами против описания
каждой единицы хранения.
5.3.6. В графе «Состав текстовой сопроводительной документации»
указываются названия конкретных документов.
5.3.7. В графе «Примечания» проставляются отметки об объединении, разъединении, выбытии единиц хранения, снятии документов с
учета. Подобные данные вносятся в опись только на основании полностью оформленных согласно установленным требованиям документов.
При выбытии единиц хранения против номера каждой из них в графе
«Примечания» ставится отметка «Выбыл» и указывается наименование
и дата документа, на основании которого документ снят с учета. Номера
выбывших единиц хранения остаются свободными и другим единицам
хранения не присваиваются.
5.3.8. При внесении в опись одного за другим одинаковых заголовков
полностью вносится только первый заголовок, на месте повторяющихся
данных в последующих заголовках проставляются слова «то же». В
начале каждого нового листа описи все данные о документе обозначаются полностью.
95
5.3.9. В итоговой записи цифрами и прописью указывается количество
единиц учета и единиц хранения, внесенных в опись, первый и последний
номера единиц учета по описи, литерные и пропущенные номера.
5.3.10. К описи может составляться справочный аппарат; предисловие, указатели, оглавление, список сокращенных слов.
5.4. Особенности описания фонодокументов.
5.4.1. Аннотация фонодокумента - это краткое изложение сведений
о выступающих или исполнителях, а также о содержании выступлений,
если оно не отражено в заголовке. Аннотация фонодокумента включает:
- инициалы, фамилии и звания исполнителей художественного произведения;
- тембр голоса исполнителя вокального произведения (бас, баритон,
сопрано и др.);
- название музыкального инструмента, если произведение исполняется одним солистом или несколькими музыкантами;
- название музыкального коллектива, инициалы, фамилию и звание
художественного руководителя и дирижера, а также инициалы, фамилию
и звание солиста, если произведение исполняется хором, ансамблем или
оркестром;
- название театра, в постановке которого произведение записано,
перечень действующих лиц, инициалов, фамилий и званий исполнителей
при описании опер, оперетт, спектаклей и т.д.;
- названия частей при описании многочастных произведений;
- первую и последнюю строки, между которыми ставится многоточие, в круглых скобках и кавычках при описании отрывков литературных произведений.
Например: «Музыка Г. Свиридова. «Метель», музыкально-литературная композиция по повести А. Пушкина. Алтайский государственный
оркестр русских народных инструментов «Сибирь». Дирижер Е. Борисов».
Аннотация пишется после заголовка с красной строки.
5.4.2. В графе «Исполнитель произведения, докладчик» описи фонодокументов указываются названия музыкальных инструментов – для произведений, исполняемых солистами или несколькими музыкантами, название
коллектива исполнителей, в том числе театра, в постановке которого произведение записано; тембр голоса исполнителя вокального произведения;
фамилии, инициалы и звания солистов, художественных руководителей
и дирижеров; перечень действующих лиц и исполнителей - для записи
постановок, спектаклей и др. Для записей интервью, бесед, воспоминаний,
докладов указывается соответствующие фамилия, имя, отчество.
5.4.3. В графе «Скорость записи» описи фонодокументов магнитной
записи указывается скорость движения магнитной ленты во время записи
(воспроизведения): для аудиокассет – 4,75 см/сек, если нет пометки на
ленте или упаковке.
96
5.4.4. Учет фонодокументов магнитной записи дополнительно
проводится по времени звучания. При описании единицы хранения
указывается продолжительность звучания каждого выступления (в
секундах и минутах). Эти учетные данные вносятся в графу «Метраж,
время звучания».
5.4.5. В графу «Тип носителя и кассеты, сторона кассеты « заносится
тип магнитной ленты (указывается на кассете), тип кассеты и обозначается сторона, на которой записан фонодокумент. Сторона кассеты указывается в соответствии с заводской маркировкой («А», «В» либо «1», «2»),
если таковая отсутствует, то кассета маркируется при описании.
5.5. Особенности описания видеофонограмм.
5.5.1. В графе «Хронометраж» описи видеофонограмм указывается
общая продолжительность записи единицы учета в минутах и секундах.
5.5.2. В графе «Цветность» описи видеофонограмм указывается «цв»
(цветная) или «ч\б» (черно-белая) и дополнительно система записи (PAL,
SECAM, NTSC).
5.5.3. В графе «Формат пленки» описи видеофонограмм указывается
формат, соответствующий типу записи единицы хранения (VHS, SVHS,
BETACAM, HI-8).
5.6. Описи на различные виды аудиовизуальных документов представляются на ЭПМК управления архивного дела администрации края для
утверждения в 4-х экземплярах: 1-й экз. – страховой, 2-й экз. – рабочий,
3-й экз. – читального зала, 4-й экз. остается после утверждения ЭПМК в
управлении архивного дела администрации края.
5.7. Учетные номера аудиовизуальных документов обозначаются
на упаковке каждой единицы хранения, указываются на ракордах, этикетках, ярлыках, кассетах и коробках (по борту). Учетный номер состоит
из сокращенного обозначение разновидности документов (ФНД – фонодокументы, ВФГ - видеофонограммы) и номера единицы хранения.
6. Оформление и упаковка
6.1. Упаковка фоно- и видеодокументов должна исключать возможность проникания влаги, пыли, попадания на документы световых
лучей, защищать от механических повреждений. Упаковка должна препятствовать свободному перемещению документов внутри упаковки.
Упаковочные материалы должны быть химически инертны и не должны
вызывать абразивных повреждений эмульсионного слоя документов или
прилипания к нему.
Каждый документ должен быть упакован в первичную, а затем – во
вторичную упаковку. Первичная упаковка имеет прямой контакт с документом и защищает его от пыли и влаги, а вторичная упаковка – предохраняет документ и первичную упаковку от механических повреждений,
света и других воздействий окружающей среды.
97
6.2. Фоно- и видеодокументы, принимаемые на хранение, должны
быть упакованы в пакет из полиэтиленовой пленки и в заводскую упаковку или помещены в полиэтиленовый футляр (контейнер) с вырезами
для этикеток. Шифр указывается на этикетках кассет и на заводской упаковке по борту.
6.3. Катушки и кассеты с фоно- и видеодокументами не должны иметь
видимых дефектов (вмятин, деформаций и др.).
6.4. При обнаружении дефектов на упаковке, кассетах и фоно- и
видео­документах составляется акт наличия дефектов.
6.5. Каждая кассета (коробка) с документов должна быть снабжена
этикеткой, составленной согласно действующим правилам описания
аудиовизуальных документов (приложение 7, 8).
6.6. Маркировка с необходимыми идентификационными данными
документа наносится на упаковку краской отличительного цвета, к упаковке может прикрепляться ярлык с шифром. Для фонодокументов и
видеофонограмм магнитной записи должен быть указан индекс «Боится
электромагнитных полей».
6.7. Помещения хранилищ аудиовизуальных документов должны оборудоваться стеллажами или специальными шкафами, при этом стеллажи
и шкафы должны обеспечивать хранение фоно-, видеодокументов в вертикальном положении.
7. Условия хранения и обеспечение сохранности
7.1. Температурновлажностный режим
7.1.1. Фоно- и видеодокументы рекомендуется хранить при температуре от 8 до 18°С и относительной влажности воздуха от 45 до 65%.
7.1.2. При хранении документов следует избегать резких колебаний
температуры (+ 5°С) и относительной влажности воздуха (+ 10%) в
течение одних суток. При нарушении температурно-влажностного
режима хранения при транспортировании и обработке документы перед
закладкой на хранение необходимо подвергнуть акклиматизации.
7.1.3. Контроль и регистрация температурно-влажностного режима
хранения должны осуществляться не реже одного раза в сутки с помощью
измерительных приборов, обеспечивающих точность измерения температуры + 0,5°С и относительной влажности + 2%; на хранилище площадью 25 м должно быть не менее одного комплекта измерительных
приборов.
7.1.4. В период технологической обработки допускается временное
хранение документов (до 2 мес.) в помещениях с нерегулируемым температурно-влажностным режимом при температуре (20 + 5)°С и относительной влажности воздуха (50 + 10)%.
7.1.5. Не допускается хранение фоно- и видеодокументов на магнитной ленте в переменных и постоянных магнитных полях напряжен98
ностью более 400 А/м, что может привести к частичной или полной
утрате записи.
7.1.6. Для хранения фоно- и видеодокументов на магнитной ленте
используются стеллажи из негорючего, коррозионностойкого и неферромагнитного материала. Допускается использование стеллажей со стальными каркасами при условии размагничивания и замыкания контуров
стеллажа (соединение металлических частей стеллажа электропроводом
и их заземление).
7.2. Световой режим
7.2.1. Освещенность помещений хранилищ может быть естественной
и искусственной.
7.2.2. Освещение помещений хранилищ осуществляют источниками искусственного света, закрытыми плафонами с гладкой наружной
поверхностью.
7.2.3. Не допускается проникание в хранилище, читальные залы и
другие помещения архива прямых солнечных лучей. Естественное освещение помещений солнечным светом допускается при условии применения на окнах светорассеивателей.
7.3. В целях обеспечения сохранности аудиовизуальных документов,
своевременного выявления возникающих на них дефектов, фонодокументов и видеодокументов на магнитной ленте должны подвергаться
периодическому контролю технического состояния в процессе хранения,
а именно: 1 раз в 5 лет.
Данные проверок фиксируют в актах технического состояния (см.
приложения 1, 2). При отсутствии у архивного учреждения необходимой
аппаратуры, периодический контроль технического состояния аудиовизуальных документов может проводиться с помощью организации, имеющей соответствующую аппаратуру, на договорной основе.
Е.А. Кочалина,
главный специалист отдела
научно-методической работы
управления архивного дела
администрации Алтайского края
99
ПОРЯДОК
хранения, передачи в архивы и уничтожения документов,
связанных с подготовкой и проведением выборов депутатов
Новосибирского областного Совета депутатов V созыва
1. Общие положения
1.1. Настоящий Порядок разработан в соответствии с Федеральным
законом «Об основных гарантиях избирательных прав и права на участие
в референдуме граждан Российской Федерации», Законом Новосибирской области «О выборах депутатов Новосибирского областного Совета
депутатов» и определяет порядок хранения и передачи в архивные
органы и учреждения Новосибирской области (далее – архивы) документов, связанных с подготовкой и проведением выборов депутатов
Новосибирского областного Совета депутатов.
1.2. Документация участковых избирательных комиссий передается в
территориальные избирательные комиссии не позднее срока окончания
их полномочий.
1.3. Документация окружных избирательных комиссий передается
в территориальные избирательные комиссии по местонахождению
окружных избирательных комиссий не позднее срока окончания их
полномочий.
1.4. Документация избирательных комиссий хранится в охраняемых помещениях, доступ посторонних лиц в указанные помещения
исключен. Ответственность за сохранность избирательной документации решением соответствующей избирательной комиссии возлагается
на председателя (заместителя председателя) или секретаря этой избирательной комиссии до передачи документации в соответствующую избирательную комиссию либо в архив или до ее уничтожения по истечении
сроков хранения.
1.5. По истечении сроков хранения, установленных настоящим
Порядком, документы постоянного хранения передаются в соответствующий архив, а документы временного хранения уничтожаются в
соответ­ствии с пунктом 3 настоящего Порядка.
1.6. При невозможности обеспечить надлежащие условия сохранности архивных документов территориальные избирательные комиссии
вправе рассмотреть вопрос о досрочной передаче избирательных документов на хранение в архивы.
Архивы обеспечивают доступ к избирательной документации в
соответ­ствии с действующим законодательством.
1.7. В случае рассмотрения в суде жалоб (заявлений) на решение избирательной комиссии об итогах голосования, о результатах выборов или
возбуждения уголовного дела, связанного с нарушением избирательных
100
прав граждан Российской Федерации, сроки хранения документов продлеваются до вступления в законную силу решения суда либо до прекращения уголовного дела в соответствии с законом.
2. Порядок и сроки хранения документов в избирательных
комиссиях при подготовке и проведении выборов депутатов
Новосибирского областного Совета депутатов V созыва
2.1. В территориальной избирательной комиссии подлежат хранению
не менее одного года со дня официального опубликования решения о
назначении выборов депутатов Новосибирского областного Совета депутатов следующего созыва с последующей передачей в архив:
• протоколы заседаний, решения комиссии и документы к ним
(решение избирательной комиссии Новосибирской области о возложении полномочий окружных избирательных комиссий на территориальные избирательные комиссии и другие);
• список политических партий (избирательных объединений), иных
общественных объединений, имеющих право в соответствии с федеральными законами принимать участие в выборах в качестве избирательных
объединений;
• список зарегистрированных кандидатов в депутаты;
• документы, представленные избирательным объединением для
выдвижения кандидата: заверенные в установленном порядке копии
устава и свидетельств, подтверждающих внесение записи о политической партии (региональном отделении политической партии), избирательном объединении в Единый государственный реестр юридических
лиц, эмблема, полное и краткое наименование избирательного объединения;
• документы о самовыдвижении кандидата: заявление кандидата о
согласии баллотироваться, копия паспорта, копии документов, подтверждающие указанные в заявлении сведения об образовании, основном
месте работы или службы, занимаемой должности (роде занятий), о
том, что кандидат является депутатом, сведения, подтверждающие принадлежность кандидата к политической партии, иному общественному
объединению и его статус в нем, сведения о размере и об источниках
доходов кандидата, об имуществе, принадлежащем кандидату на праве
собственности, о вкладах в банках, ценных бумагах, уведомление кандидата о не создании избирательного фонда, заявление кандидата о снятии
своей кандидатуры;
• документы о выдвижении кандидата избирательным объединением:
решение (протокол) избирательного объединения о выдвижении кандидата, заявление кандидата о согласии баллотироваться, копия паспорта,
копии документов, подтверждающих указанные в заявлении сведения
101
об образовании, основном месте работы или службы, занимаемой должности (роде занятий), о том, что кандидат является депутатом, сведения,
подтверждающие принадлежность кандидата к политической партии,
иному общественному объединению и его статус в нем, сведения о размере и об источниках доходов кандидатов, об имуществе, принадлежащем
кандидату на праве собственности, о вкладах в банках, ценных бумагах,
уведомление кандидата о не создании избирательного фонда, заявление
избирательного объединения об отзыве зарегистрированного кандидата;
• документы для регистрации кандидата: итоговый протокол проверки подписных листов, который прилагается к решению комиссии о
регистрации или об отказе в регистрации кандидата, сведения об изменениях в данных о кандидате, ранее представленных при выдвижении;
• документы о назначении доверенных лиц кандидата: заявление кандидата о назначении доверенных лиц, списки доверенных лиц с указанием
сведений о них, приказы (распоряжения) об освобождении от служебных
обязанностей на период осуществления полномочий доверенного лица в
отношении лиц, находящихся на государственной или муниципальной
службе, заявления граждан о согласии быть доверенными лицами, уведомления об отзыве доверенных лиц;
• документы о назначении уполномоченных представителей избирательного объединения: решение (протокол) избирательного объединения о назначении уполномоченных представителей, список уполномоченных представителей с указанием сведений о них, заявления граждан
о согласии быть уполномоченным представителем, копия решения (протокола) избирательного объединения о прекращении полномочий уполномоченного представителя;
• документы о назначении уполномоченных представителей кандидата
по финансовым вопросам: заявление кандидата о назначении уполномоченных представителей по финансовым вопросам, список уполномоченных представителей с указанием сведений о них, заявления граждан
о согласии быть уполномоченным представителем, копия нотариально
удостоверенной доверенности, копия паспорта уполномоченного представителя, заявление кандидата о прекращении полномочий уполномоченного представителя;
• информация о результатах проверок государственными органами
сведений о размере и об источниках доходов кандидата, об имуществе,
принадлежащем кандидату на праве собственности, о вкладах в банках,
ценных бумагах, сведений, указанных в заявлении кандидата о согласии
баллотироваться и иных сведений;
• вторые экземпляры протоколов окружной (территориальной) избирательной комиссии об итогах голосования и приобщенные к ним вторые
экземпляры сводных таблиц, включающих в себя полные данные прото102
колов участковых избирательных комиссий об итогах голосования, заверенные копии: особых мнений членов избирательной комиссии с правом
решающего голоса, жалоб (заявлений) на нарушения законов о выборах,
поступивших в комиссию в период, который начинается в день голосования и оканчивается в день составления протокола, и решений комиссии
по указанным жалобам (заявлениям); список членов комиссии с правом
совещательного голоса, в том числе членов вышестоящих избирательных комиссий, зарегистрированных кандидатов или их доверенных
лиц, наблюдателей, представителей средств массовой информации, присутствовавших при установлении результатов выборов и составлении
протоколов;
• итоговые финансовые отчеты о поступлении и расходовании
денежных средств на счетах кандидатов (избирательных фондов кандидатов), избирательных объединений;
• сметы расходов окружной (территориальной) и участковых избирательных комиссий на подготовку и проведение выборов и материалы к ним;
• копии сводного финансового отчета окружной избирательной
комиссии о поступлении денежных средств на подготовку и проведение
выборов и расходовании этих средств;
• экземпляры печатных агитационных материалов (листовки, плакаты)
о кандидате, экземпляры аудиовизуальных материалов, фотографии и
иные агитационные материалы со сведениями о месте нахождения (об
адресе места жительства) организации (лица), изготовившей (изготовившего) и заказавшей (заказавшего) эти материалы;
• документы участковых избирательных комиссий, переданные
согласно пункту 2.4. настоящего Порядка.
2.2. В территориальной избирательной комиссии подлежат хранению
не менее одного года со дня официального опубликования решения о
назначении выборов депутатов Новосибирского областного Совета депутатов следующего созыва с последующим уничтожением по акту в установленном порядке:
• списки избирательных участков с номерами избирательных участков,
границы избирательных участков, сведения о количестве избирателей по
каждому избирательному участку;
• документы о формировании участковых избирательных комиссий:
протокол или выписка из протокола собрания избирателей, протокол,
выписка из протокола заседания (собрания, конференции) или копия
решения руководящего органа политической партии, общественного
объединения о выдвижении кандидатур в составы участковых избирательных комиссий, о выдвижении кандидатур в составы комиссий,
сведения о выдвигаемых кандидатурах, письменное согласие
выдвигае­мых граждан на назначение в состав комиссий,
103
• календарный план подготовки и проведения выборов по избирательному округу, району, городу;
• жалобы и заявления граждан на решения и действия (бездействия)
окружной (территориальной), участковых избирательных комиссий
и выписки из решений окружной (территориальной) избирательной
комиссии по их рассмотрению (ответы на жалобы);
• переписка окружной (территориальной) избирательной комиссии с
избирательной комиссией Новосибирской области, территориальными
и участковыми избирательными комиссиями, администрациями муниципальных образований по вопросам подготовки и проведения выборов
(список мест, выделенных органами местного самоуправления для размещения предвыборных печатных агитационных материалов);
• вторые экземпляры подтверждения получения комиссией документов при выдвижении и для регистрации кандидатов;
• журнал учета выдачи удостоверений зарегистрированным кандидатам,
уполномоченным представителям кандидата по финансовым вопросам,
уполномоченным представителям избирательных объединений;
• копии отчетов территориальных, участковых избирательных
комиссий о поступлении и расходовании денежных средств на подготовку и проведение выборов;
• сведения о поступлении и расходовании денежных средств на избирательных счетах кандидатов (избирательных фондов кандидатов), избирательных объединений и приложенные к ним первичные финансовые
документы, подтверждающие поступление и расходование денежных
средств;
• акты о передаче территориальной избирательной комиссией избирательных бюллетеней в участковые избирательные комиссии;
• акт об уничтожении выбракованных избирательных бюллетеней;
• акт о погашении неиспользованных избирательных бюллетеней,
хранившихся в комиссии;
• документы участковых избирательных комиссий, переданные
согласно пункту 2.5. настоящего Порядка.
2.3. В территориальной избирательной комиссии подлежат хранению
не менее одного года со дня официального опубликования результатов
выборов депутатов Новосибирского областного Совета депутатов с
последующим уничтожением по акту в установленном порядке:
• заявления о согласии физических лиц на использование в агитационных материалах их изображения, их положительных высказываний о
кандидате, избирательном объединении;
• подписные листы с подписями избирателей в поддержку инициативы
выдвижения кандидатов в депутаты, протоколы об итогах сбора подписей
избирателей, список лиц, осуществлявших сбор подписей избирателей;
104
• реестры выдачи окружной (территориальной) избирательной комиссией заверенных копий протоколов об итогах голосования по выборам
депутатов Новосибирского областного Совета депутатов;
• документы участковых избирательных комиссий, переданные
согласно пункту 2.6. настоящего Порядка.
2.4. В участковой избирательной комиссии хранятся до истечения
срока ее полномочий, а затем передаются в территориальную избирательную комиссию следующие документы постоянного хранения:
• вторые экземпляры протоколов участковых избирательных комиссий
об итогах голосования и приобщенные к ним заверенные копии: особых
мнений членов участковой избирательной комиссии с правом решающего
голоса, жалоб (заявлений) на нарушения законов о выборах, поступивших
в комиссию в период, который начинается в день голосования и оканчивается в день составления протокола, решений участковой избирательной
комиссии по указанным жалобам (заявлениям), об итогах голосования,
списка членов участковой избирательной комиссии с правом совещательного голоса, в том числе членов вышестоящих избирательных комиссий,
зарегистрированных кандидатов или их доверенных лиц, наблюдателей,
представителей средств массовой информации, присутствовавших при
установлении итогов голосования и составлении протоколов;
• протоколы участковых избирательных комиссий об итогах голосования с отметкой «Повторный», «Повторный подсчет голосов» (если такие
имеются), решения участковых избирательных комиссий об итогах голосования, список присутствовавших при подведении итогов голосования.
2.5. В участковой избирательной комиссии хранятся до истечения
срока ее полномочий, а затем передаются в территориальную избирательную комиссию следующие документы временного хранения (не
менее одного года со дня официального опубликования решения о назначении выборов депутатов Новосибирского областного Совета депутатов
следующего созыва:
• протоколы заседаний участковой избирательной комиссии, решения
участковой избирательной комиссии и документы к ним;
• переписка участковой избирательной комиссии с окружной (территориальной) избирательной комиссией, администрацией муниципального образования по вопросам подготовки и проведения выборов;
• жалобы и заявления на нарушения избирательного законодательства, поступившие в участковую избирательную комиссию и принятые
по ним решения;
• журнал регистрации жалоб и заявлений избирателей, устных обращений и личного приема граждан;
• акт о получении избирательных бюллетеней из территориальной
избирательной комиссии;
105
• акт о погашении испорченных избирательных бюллетеней;
• акт о признании избирательных бюллетеней недействительными;
• акт о признании избирательных бюллетеней бюллетенями неустановленной формы;
• акт о дополнительном подсчете избирательных бюллетеней.
2.6. В участковой избирательной комиссии хранятся до истечения
срока ее полномочий, а затем передаются в территориальную избирательную комиссию следующие документы временного хранения (не
менее одного года со дня официального опубликования результатов
выборов депутатов Новосибирского областного Совета депутатов):
• списки избирателей по избирательному участку, документы участковой избирательной комиссии о внесении изменений в список избирателей (личные письменные заявления граждан, официальные документы
уполномоченных органов и другие);
• акт о получении участковой избирательной комиссией первого экземпляра списка избирателей от территориальной избирательной комиссии;
• документы о выдаче избирателям открепительных удостоверений:
реестр выдачи открепительных удостоверений избирателям в территориальной избирательной комиссии, акт о передаче открепительных удостоверений для голосования из территориальной избирательной комиссии в
участковую избирательную комиссию, заявления избирателей о выдаче
им открепительных удостоверений в участковой избирательной комиссии,
доверенности на получение открепительных удостоверений, акт о погашении неиспользованных открепительных удостоверений;
• ведомость выдачи председателем участковой избирательной
комиссии членам комиссии с правом решающего голоса избирательных
бюллетеней для проведения голосования в помещении для голосования;
• документы о предоставлении возможности избирателям проголосовать вне помещения для голосования: реестр заявлений избирателей о предоставлении возможности проголосовать вне помещения для голосования,
заявления избирателей о предоставлении возможности проголосовать вне
помещения для голосования, выписки из реестра о голосовании вне помещения для голосования, ведомость выдачи избирательных бюллетеней
членам участковой избирательной комиссии с правом решающего голоса
для проведения голосования вне помещения для голосования, акты,
составленные по окончании голосования вне помещения для голосования;
• опечатанные избирательные бюллетени;
• опечатанные погашенные открепительные удостоверения;
• реестр выдачи участковой избирательной комиссией заверенных
копий протоколов об итогах голосования по выборам депутатов Новосибирского областного Совета депутатов;
• номенклатура дел участковой избирательной комиссии.
106
3. Порядок уничтожения документов, связанных
с подготовкой и проведением выборов депутатов
Новосибирского областного Совета депутатов V созыва
Уничтожение документов производится по истечении сроков их хранения, установленных настоящим Порядком, только после проведения
отбора документов, подлежащих передаче на постоянное хранение в архив,
и утверждения описи этих документов экспертно-проверочной комиссией
управления государственной архивной службы Новосибирской области.
Документы уничтожаются по акту, подписанному лицами, которые
провели их экспертизу, и утвержденному председателем соответствующей избирательной комиссии (форма акта прилагается).
Уничтожение документов производится путем их сжигания или измельчения на фрагменты размером не более 2,5 кв.см. в присутствии членов
соответствующей избирательной комиссии. Должна быть исключена возможность ознакомления посторонних лиц с уничтожаемыми документами
и неполное уничтожение документов, позволяющее восстановить их.
Документы, содержащие конфиденциальную информацию, подлежат
уничтожению только путем сжигания в присутствии члена соответствующей избирательной комиссии.
Приложение
к Порядку хранения, передачи в архивы
и уничтожения документов, связанных
с подготовкой и проведением выборов
депутатов Новосибирского
областного Совета депутатов V созыва
УТВЕРЖДАЮ
Председатель избирательной комиссии
____________________________
(подпись, фамилия, инициалы)
____________________________
(дата)
АКТ № ___________
_________________________________________________________
(место составления – наименование избирательной комиссии, адрес)
На основании решения избирательной комиссии Новосибирской
области от 29 июня 2010 года № 25/274 «О порядке хранения и передачи в архивы документов, связанных с подготовкой и проведением
выборов депутатов Новосибирского областного Совета депутатов V
созыва» отобраны к уничтожению в связи с утратой практической
107
ценности и истечением установленных сроков хранения следующие
документы:
Наименование
документов
Крайние
даты
Количество
дел или
экземпляров
Срок
хранения
Примечание
1
2
3
4
5
Итого: _____________________________________________________
______________________
___________
(должность лица,
проводившего экспертизу)
(подпись)
___________________
(инициалы, фамилия)
Дата ___________________
Документы в количестве _______________________________дел,
(цифрами и прописью)
экземпляров, томов весом __________ кг уничтожены _____________
(сожжены, измельчены)
в _______________________________________________________
(наименование организации)
по накладной от _____________________ № __________________
Подписи членов комиссии, ____________
сдавших документы
(подпись)
____________
(подпись)
____________
(подпись)
______________________
(инициалы, фамилия)
______________________
(инициалы, фамилия)
______________________
(инициалы, фамилия)
Присутствовали ________________ при сжигании документов,
(дата)
содержащих конфиденциальную информацию члены комиссии:
____________
____________________
108
(подпись)
_____________
(подпись)
(инициалы, фамилия)
_____________________
(инициалы, фамилия)
РЕШЕНИЕ
экспертно-проверочной комиссии управления государственной
архивной службы Новосибирской области от 30.07.2004 № 7
«Об изменении порядка комплектования архивных учреждений
документами органов государственной статистики»
УПРАВЛЕНИЕ ГОСУДАРСТВЕННОЙ АРХИВНОЙ
СЛУЖБЫ НОВОСИБИРСКОЙ ОБЛАСТИ
ВЫПИСКА ИЗ ПРОТОКОЛА
заседания экспертно-проверочной комиссии (ЭПК) управления
государственной архивной службы Новосибирской области
г. Новосибирск
30 июля 2004 года
№7
ПОВЕСТКА ДНЯ:
1. Об изменении порядка комплектования документами органов
государственной статистики.
Сообщение Шлыковой В.А. – заместителя начальника управления
государственной архивной службы Новосибирской области.
__________________________________________________________
1.СЛУШАЛИ:
Шлыкова В.А. проинформировала членов ЭПК управления ГАС о том,
что приказом Новосибирского областного комитета государственной
статистики от 26.12.2001 №128 «О структуре облкомстата» отделы по
сбору и обработке статистической информации 27 районов области и
города Оби, специалисты 10 районов города Новосибирска, введены
в состав отдела по сбору и обработке статистической информации
Новосибирского облкомстата. Куйбышевский районный и Искитимский
городской отделы государственной статистики введены в структуру
облкомстата на правах структурных подразделений. Бердский городской
и Краснозёрский районный отделы государственной статистики являются
юридическим лицом, имеют отдельный баланс.
В связи с изменениями в структуре Новосибирского облкомстата
Валерия Александровна внесла предложение об изменении порядка
комплектования документами органов государственной статистики.
РЕШИЛИ:
1. Исключить отделы государственной статистики из списка
организаций – источников комплектования отделов архивной службы
территориальных администраций районов Новосибирской области и
администраций муниципальных образований городов Бердска и Оби.
109
2. Документы отделов государственной статистики районов и
городов принять на хранение в отделы архивной службы по 2001 год
включительно. Фонды отделов государственной статистики закрыть.
3. Принимать документы государственного статистического учёта по
районам и городам области, отложившиеся с 2002 года, на государственное
хранение в ОГУ «Государственный архив Новосибирской области» в
составе фонда Новосибирского областного комитета государственной
статистики (Ф. Р-11).
4. Документы Куйбышевского районного и Искитимского городского
отделов государственной статистики, не имеющих статуса юридического
лица, вносить в опись дел постоянного хранения управленческой
документации фонда Новосибирского облкомстата специальными
разделами, как документы структурных подразделений облкомстата.
5. Документы Краснозёрского районного и Бердского городского
отделов государственной статистики, имеющих статус юридического лица,
принимать на государственное хранение как организаций – источников
выборочного приёма по форме 2.1. в составе фонда Новосибирского
областного комитета государственной статистики. Вносить документы,
отложившиеся с 2002 года в деятельности Краснозёрского районного
и Бердского городского отделов государственной статистики, в опись
управленческой документации фонда Новосибирского облкомстата
специальными разделами, на правах структурных подразделений
облкомстата.
6. Документы государственного статистического учёта по районам
города Новосибирска и области, городу Оби, отложившиеся с 2002 года,
вносить в опись управленческой документации фонда Новосибирского
облкомстата в составе структурного подразделения «отдел по сбору и
обработке статистической информации».
7. Принимать на хранение в отделы архивной службы муниципальных
районов и городов статистические отчёты с 2002 г. в фондах организаций
– источников комплектования в составе управленческой документации
по описи управленческой документации.
8. Предложить экспертной комиссии Новосибирского областного
комитета государственной статистики организовать разработку
номенклатуры дел с учётом настоящего решения и представить её на
рассмотрение ЭПК до 01 декабря текущего года.
9. Секретарю ЭПК (Е.В. Макарова) внести изменения в Сводный список
источников комплектования и довести настоящее решение до сведения
руководителей Новосибирского областного комитета государственной
статистики, ОГУ ГАНО и начальников отделов архивной службы.
Председатель ЭПК
Секретарь ЭПК
110
В.А. Шлыкова
Е.В. Макарова
РЕШЕНИЕ
экспертно-проверочной комиссии управления государственной
архивной службы Новосибирской области от 24.09.2004 № 9
«Об изменении порядка комплектования архивных учреждений
документами комитетов по земельным ресурсам
и землеустройству по районам области,
городам Бердску, Искитиму, Оби, Новосибирску»
УПРАВЛЕНИЕ ГОСУДАРСТВЕННОЙ АРХИВНОЙ
СЛУЖБЫ НОВОСИБИРСКОЙ ОБЛАСТИ
ВЫПИСКА ИЗ ПРОТОКОЛА
заседания экспертно-проверочной комиссии (ЭПК) управления
государственной архивной службы Новосибирской области
г. Новосибирск
29 сентября 2004 года
№9
ПОВЕСТКА ДНЯ:
3. Об изменениях в Списке организаций-источников комплектования:
3.1 об изменении порядка комплектования архивных учреждений
документами комитетов по земельным ресурсам и землеустройству по
районам области, городам Бердску, Искитиму, Оби, г. Новосибирску
Сообщение Шлыковой В.А. – заместителя начальника управления
государственной архивной службы Новосибирской области.
___________________________________________________________
3.1 СЛУШАЛИ: Шлыкову В.А.
В соответствии с приказом Росземкадастра от 25.05.2001 № П/95
Комитет по земельным ресурсам и землеустройству по Новосибирской
области приказами от 04.07.2001 №104-к и от 07.10.2002 №136-к
реорганизовал комитеты по земельным ресурсам и землеустройству
30 райо­нов области и городов Бердска, Искитима, Оби и города
Новосибирска в форме присоединения к Комитету по земельным
ресурсам и земле­устройству по Новосибирской области.
Комитеты по земельным ресурсам и землеустройству в районах
Новосибирской области и городах Бердске, Искитиме и Оби с 2001 г.,
г. Новосибирска с 2002 г. являются структурными подразделениями
Комитета по земельным ресурсам и землеустройству по Новосибирской
области согласно Положению о комитетах.
В связи с изменениями в структуре Комитета по земельным ресурсам
и землеустройству по Новосибирской области.
111
РЕШИЛИ:
1. Исключить комитеты по земельным ресурсам и землеустройству
по районам Новосибирской области и городам Бердску, Искитиму, Оби и
Новосибирску из списков источников комплектования отделов архивной
службы территориальных администраций районов области и администраций муниципальных образований городов Бердска и Оби, архивного
отдела – городского архива мэрии г. Новосибирска.
2. Документы комитетов по земельным ресурсам и землеустройству
по районам Новосибирской области и городам Бердску, Искитиму, Оби
принять на хранение в отделы архивной службы по 2001 год включительно.
Фонды комитетов по земельным ресурсам и землеустройству закрыть.
3. Документы комитета по земельным ресурсам и землеустройству
города Новосибирска принять на хранение в архивный отдел – городской
архив мэрии г. Новосибирска по 2002 год включительно. Фонд комитета
по земельным ресурсам и землеустройству г. Новосибирска закрыть.
4. Поручить ЭПМК областного государственного учреждения (ОГУ
ГАНО) до 01.01.2005 подготовить предложения о формах приёма и
порядке фондирования документов комитетов по земельным ресурсам и
землеустройству по городам и районам области в качестве структурных
подразделений Комитета по земельным ресурсам и землеустройству по
Новосибирской области.
5. Предложить экспертной комиссии Комитета по земельным ресурсам
и землеустройству по Новосибирской области организовать разработку
номенклатуры дел с учётом настоящего решения и представить её на
рассмотрение ЭПК до 01.01.2005 года.
6. Секретарю ЭПК (Е.В. Макарова) внести изменения в Сводный список
источников комплектования и довести настоящее решение до сведения
ЭПМК областного государственного учреждения «Государственный
архив Новосибирской области» (ОГУ ГАНО) и начальников отделов
архивной службы.
Председатель ЭПК
Секретарь ЭПК
112
В.А. Шлыкова
Е.В. Макарова
РЕШЕНИЕ
экспертно-проверочной комиссии управления государственной
архивной службы Новосибирской области от 19.12.2005 № 12
«Об организации работы отдела архивной службы в связи
с прекращением полномочий территориальных органов
государственной власти Новосибирской области»
УПРАВЛЕНИЕ ГОСУДАРСТВЕННОЙ АРХИВНОЙ
СЛУЖБЫ НОВОСИБИРСКОЙ ОБЛАСТИ
ВЫПИСКА ИЗ ПРОТОКОЛА
заседания экспертно-проверочной комиссии (ЭПК) управления
государственной архивной службы Новосибирской области
г. Новосибирск
19 декабря 2005 года
№ 12
ПОВЕСТКА ДНЯ:
1. Об исключении из списков источников комплектования отделов
архивной службы администраций районов территориальных органов
государственной власти в связи с прекращением их полномочий, и
закрытии их архивных фондов.
Сообщение Шлыковой В. А. – зам. начальника управления ГАС,
председателя ЭПК.
________________________________________________________
1. СЛУШАЛИ:
Шлыкову В. А. – ознакомила членов ЭПК с решением коллегии
управления государственной архивной службы Новосибирской
области от 29.11.2005 № 7/1 «Об итогах работы по упорядочению и
приему на постоянное хранение документов территориальных органов
государственной власти районов области в связи с прекращением
полномочий». (Решение коллегии прилагается).
РЕШИЛИ:
1. Исключить территориальные органы государственной власти
районов Новосибирской области из списков источников комплектования
отделов архивной службы администраций районов в связи с
прекращением их полномочий; фонды территориальных Советов
депутатов, территориальных администраций, отделов и управлений,
действовавших в их составе закрыть.
113
2. Рекомендовать начальникам отделов архивной службы
администраций муниципальных районов:
2.1 документально оформить факты приема-передачи на временное
хранение организационно-распорядительных документов прекративших
полномочия
структурных
подразделений
территориальных
администраций вновь созданным структурным подразделениям
администраций муниципальных районов;
2.2 организовать работу по закреплению в положениях вновь
созданных структурных подразделений администраций муниципальных
районов обязанностей по обеспечению сохранности оставшихся в
их ведении документов по личному составу в связи с прекращением
полномочий органов государственной власти, и выдаче по ним
справок социально-правового характера.
Председатель ЭПК
Секретарь ЭПК
В.А. Шлыкова
И.П. Кандрашина
УПРАВЛЕНИЕ ГОСУДАРСТВЕННОЙ АРХИВНОЙ
СЛУЖБЫ НОВОСИБИРСКОЙ ОБЛАСТИ
ВЫПИСКА ИЗ ПРОТОКОЛА
заседания экспертно-проверочной комиссии (ЭПК) управления
государственной архивной службы Новосибирской области
г. Новосибирск
12 января 2006 года
№1
ПОВЕСТКА ДНЯ:
1. О формировании списков источников комплектования
администраций муниципальных районов и городских округов
Сообщение Деминой Т. В. – консультанта, зам. председателя ЭПК
управления ГАС.
__________________________________________________________
1. СЛУШАЛИ:
Демину Т. В. – ознакомила членов ЭПК с предложениями,
поступившими из отделов архивной службы администраций
муниципальных районов об отнесении структурных подразделений
администраций муниципальных районов к числу самостоятельных
источников комплектования муниципальных архивов.
114
На основании постановления Губернатора Новосибирской области
от 28.10.2004 № 647 «О мероприятиях по прекращению полномочий
территориальных органов государственной власти» в связи с прекращением
деятельности органов государственной власти районов Новосибирской
области ликвидированы территориальные администрации районов
и действующие в их составе структурные подразделения, проведено
досрочное упорядочение документов постоянного срока хранения и по
личному составу, образовавшихся в деятельности территориальных
органов государственной власти области по 2004 год включительно.
Документы постоянного срока хранения и по личному составу приняты
на хранение в отделы архивной службы администраций районов.
Решением ЭПК управления ГАС (протокол от 09.12.2005 № 12)
территориальные органы государственной власти районов Новосибирской
области исключены из списков источников комплектования отделов
архивной службы администраций районов в связи с прекращением
их полномочий; фонды территориальных Советов депутатов,
территориальных администраций, отделов и управлений, действовавших
в их составе закрыты.
В связи с формированием системы органов местного самоуправления
Новосибирской области, образованы администрации муниципальных
районов и городских округов и действующие в их составе структурные
подразделения.
Структура администраций районов утверждена
решениями сессий районных Советов депутатов.
РЕШИЛИ:
С учётом утверждённой структуры администраций муниципальных
районов, номенклатур дел, предложений, представленных отделами
архивной службы
1. Включить в список источников комплектования в качестве
самостоятельных фондообразователей:
1.1 Советы депутатов муниципальных районов и городских округов
Новосибирской области
1.2 Администрации муниципальных районов и городских округов
Новосибирской области
1.3 Структурные подразделения администраций муниципальных
районов и городских округов с годовым объемом документов постоянного
хранения более 4-х дел, в том числе:
Управление (отдел) архитектуры, строительства, коммунального,
дорожного хозяйства и транспорта;
Управление сельского хозяйства;
Управление образования;
Управление экономического развития, промышленности и торговли;
Комитет (отдел) культуры.
115
2. Принимать в составе фондов администраций документы
постоянного срока хранения структурных подразделений с годовым
объемом документообразования менее 4-х дел.
3. Включить в список источников комплектования в качестве
самостоятельных фондообразователей организации и органы, созданные
для реализации отдельных государственных полномочий:
Управление финансов и налоговой политики;
Управление социальной защиты населения.
Председатель ЭПК
Секретарь ЭПК
116
В.А. Шлыкова
И.П. Кандрашина
РЕКОМЕНДАЦИИ
по подготовке федеральными органами исполнительной власти
перечней документов, создание, хранение и использование
которых должно осуществляться в форме электронных
документов при организации внутренней деятельности
Об утверждении
Рекомендаций по подготовке федеральными органами
исполнительной власти перечней документов, создание,
хранение и использование которых должно осуществляться
в форме электронных документов
при организации внутренней деятельности
ФЕДЕРАЛЬНОЕ АРХИВНОЕ АГЕНТСТВО
29 апреля 2011 г.
ПРИКАЗ
№ 32
Об утверждении Рекомендаций по подготовке федеральными
органами исполнительной власти перечней документов, создание,
хранение и использование которых должно осуществляться в форме
электронных документов при организации внутренней деятельности
В соответствии с пунктом 5 «Плана мероприятий по переходу
федеральных органов исполнительной власти на безбумажный
документооборот при организации внутренней деятельности»,
утвержденного распоряжением Правительства Российской Федерации
от 12 февраля 2011 г. № 176-р (Собрание законодательства Российской
Федерации, 2011, № 8, ст. 1151) п р и к а з ы в а ю:
1. Утвердить прилагаемые Рекомендации по подготовке федеральными
органами исполнительной власти перечней документов, создание,
хранение и использование которых должно осуществляться в форме
электронных документов при организации внутренней деятельности.
2. Направить настоящий приказ на государственную регистрацию в
Министерство юстиции Российской Федерации.
3. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на
заместителя Руководителя Росархива О.В. Наумова.
Руководитель Росархива
А.Н. Артизов
117
РЕКОМЕНДАЦИИ
по подготовке федеральными органами исполнительной власти
перечней документов, создание, хранение и использование
которых должно осуществляться в форме электронных
документов при организации внутренней деятельности
УТВЕРЖДЕНЫ
приказом Росархива
от 29 апреля 2011 г. № 32
1. Общие положения
1.1. Настоящие Рекомендации подготовлены во исполнение пункта 5
«Плана мероприятий по переходу федеральных органов исполнительной
власти на безбумажный документооборот при организации внутренней
деятельности», утвержденного распоряжением Правительства Российской Федерации от 12 февраля 2011 г. № 176-р (Собрание законодательства Российской Федерации, 2011, № 8, ст. 1151).
1.2. Рекомендации определяют единые подходы в работепо подготовке федеральными органами исполнительной власти перечней документов, создание, хранение и использование которых должно осуществляться в форме электронных документов при организации внутренней
деятельности, с учетом современного этапа перехода на безбумажный
документооборот.
1.3. При разработке Рекомендаций учтены положения следующих
законодательных и иных нормативных правовых актов в сфере информации, документации, архивного дела:
Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном
деле в Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, № 43, ст. 4169; 2006, № 50, ст. 5280; 2007, № 49,
ст. 6079; 2008, № 20, ст. 2253; 2010, № 19, ст. 2291, № 31, ст. 4196);
Федеральный закон от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации,
информационных технологиях и защите информации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, № 31 (1 ч.), ст. 3448; 2010,
№ 31, ст. 4196; 2011, № 15, ст. 2038);
Постановление Правительства Российской Федерации от 15 июня
2009 г. № 477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных
органах исполнительной власти» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2009, № 25, ст. 3060);
Распоряжение Правительства Российской Федерации от 20 октября
2010 г. № 1815-р «О государственной программе Российской Федерации
«Информационное общество (2011–2020 годы)» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2010, № 46, ст. 6026);
118
Приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18 января 2007 г. № 19 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов
Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в
государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук» (зарегистрирован в Министерстве
юстиции Российской Федерации 06.03.2007, регистрационный № 9059);
Приказ Министерства культуры Российской Федерации от 25 августа
2010 г. № 558 «Об утверждении перечня типовых управленческих
архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с
указанием сроков хранения» (зарегистрирован Министерством юстиции
Российской Федерации 8 сентября 2010, регистрационный № 18380);
Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденные
приказом Росархива от 23 декабря 2009 г. № 76 (признаны не нуждающимся в государственной регистрации, письмо Министерства юстиции
Российской Федерации от 26.04.2010 № 01/6756-ДК).
2. Определение состава документов,
включаемых в перечни документов, создание, хранение,
использование которых в федеральных органах исполнительной
власти осуществляется в форме электронных документов
2.1. Работа по подготовке перечней документов, создание, хранение,
использование которых в федеральных органах исполнительной власти
осуществляется в форме электронных документов (далее – Перечни ЭД),
осуществляется в рамках ведомственных планов по переходу федеральных органов исполнительной власти на безбумажный документооборот при организации внутренней деятельности.
Разработка Перечней ЭД в федеральных органах исполнительной
власти осуществляется службами делопроизводства и архивами федеральных органов исполнительной власти при участии специалистов
структурных подразделений.
2.2. При подготовке Перечней ЭД используются: «Перечень типовых
управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления
и организаций, с указанием сроков хранения», утвержденный приказом
Министерства культуры Российской Федерации от 25 августа 2010 г.
№ 558 (далее – Перечень типовых документов), и перечни документов,
образующиеся в процессе деятельности федеральных органов исполнительной власти и подведомственных им организаций, с указанием сроков
хранения, а также номенклатуры дел федеральных органов исполнительной власти.
119
2.3. Сроки хранения документов, установленные перечнями и указанные
в номенклатурах дел, едины для документов на бумажных и электронных
носителях (п. 1.4. Общих положений Перечня типовых документов).
2.4. В Перечни ЭД рекомендуется включать:
2.4.1. документы, которым установлен, в основном, временный срок
хранения: проекты нормативных, распорядительных, организационных
и иных документов; плановые, отчетные документы, подлежащие обобщению; информационные документы; справочные документы; документы по оперативным вопросам; внутреннюю переписку; документы
по регистрации, учету и контролю и др. (приложение);
2.4.2. документы, ведение которых в электронной форме предусмотрено федеральными законами, нормативными правовыми актами Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации,
нормативными правовыми актами федеральных органов исполнительной
власти, вне зависимости от сроков хранения.
2.5. В Перечни ЭД не рекомендуется включать:
2.5.1. документы постоянного срока хранения, за исключением указанных в пункте 2.4.2 настоящих Рекомендаций;
2.5.2. документы, срок хранения которых не установлен.
2.6. Электронные образы документов на бумажных носителях в
Перечни ЭД не включаются.
2.7. При подготовке разделов Перечней ЭД федеральные органы
исполнительной власти могут использовать следующие статьи Перечня
типовых документов: 7, 18, 19, 20, 24, 26, 29, 30, 31, 42, 58, 59, 65, 66, 67,
72, 73, 82, 84, 87, 88, 89, 91, 93, 109, 175, 176, 177, 178, 194, 196, 202, 203,
204, 205, 206, 212, 213, 214, 216, 217, 218, 220, 222, 225, 238, 249, 256, 257,
258, 259, 260, 263, 264, 266, 269, 283, 284, 285, 286, 288, 289, 290, 291, 292,
293, 295, 296, 298, 303, 304, 315, 319, 323, 331, 332, 359, 367, 414, 461, 463,
464, 470, 475, 476, 477, 479, 483, 487, 497, 498, 511, 512, 514, 521, 522, 523,
524, 525, 527, 529, 535, 538, 540, 547, 555, 556, 557, 561, 564, 578, 580, 585,
586, 595, 596, 600, 608, 649, 650, 651, 652, 673, 674, 675, 685, 686, 687, 693,
694, 695, 702, 705, 707, 742, 779, 781, 783, 785, 811, 818, 819, 824, 825, 845,
846, 852, 853, 903, 913, 917, 918, 919, 957, 960, 963.
В Перечень ЭД могут быть включены и другие документы, образующиеся в деятельности федерального органа исполнительной власти,
отражающие специфику его деятельности, с учетом положений пунктов
2.4 и 2.5 настоящих Рекомендаций.
3. Оформление перечней документов, создание, хранение,
использование которых в федеральных органах исполнительной
власти осуществляется в форме электронных документов
3.1. Оформление Перечней ЭД федеральных органов исполнительной
власти соответствует оформлению Перечня типовых документов.
120
3.2. Перечень ЭД имеет четыре графы: графа 1 – номер по порядку;
графа 2 – вид документа; графа 3 – сроки хранения документов; графа 4 –
примечания (указываются соответствующие перечни документов, при их
отсутствии – нормативные акты, где приведены сроки хранения данных
документов).
3.3. Перечень ЭД состоит из разделов и подразделов, аналогичных
структуре Перечня типовых документов.
3.4. Перечень ЭД федерального органа исполнительной власти
утверждается руководителем федерального органа исполнительной
власти по согласованию с Росархивом.
После утверждения Перечней ЭД в номенклатурах дел федеральных
органов исполнительной власти в графе «примечания» к соответствующим делам, документам, создание, хранение, использование которых
осуществляется в электронной форме, делается отметка «ЭД».
3.5. Перечни ЭД ведутся на бумажном носителе и в электронной форме.
________________________________________
Приложение
к Рекомендациям по подготовке
федеральными органами исполнительной власти
перечней документов, создание, хранение и использование
которых должно осуществляться в форме электронных
документов при организации внутренней деятельности
Рекомендуемый перечень
видов управленческих документов, создание, хранение,
использование которых в федеральных органах исполнительной
власти осуществляется в форме электронных
документов при организации внутренней деятельности
1. Проекты документов
1.1. Проекты распорядительных, нормативных, организационных и
иных документов.
1.2. Документы к ним (к проектам).
1.3. Документы по их разработке (по разработке проектов).
121
2. Плановые, отчетные документы, информация которых подвергается обобщению
2.1. Планы:
2.1.1. текущего планирования;
2.1.2. оперативные планы работы федерального органа исполнительной власти;
2.1.3. планы работы структурных подразделений;
2.1.4. индивидуальные планы работников;
2.1.5. планы проведения различных мероприятий;
2.1.6. графики учета рабочего времени;
2.1.7. графики проведения различных мероприятий;
2.1.8. графики проведения аттестации, повышения квалификации.
2.2. Отчеты:
2.2.1. о выполнении планов работы федерального органа исполнительной власти (квартальные, месячные);
2.2.2. о выполнении планов работы структурных подразделений
(квартальные, месячные);
2.2.3. о выполнении индивидуальных планов работников;
2.2.4. о документообороте организации.
2.3. Документы к планам, графикам, схемам, отчетам.
2.4. Документы по разработке планов, графиков, схем, отчетов.
3. Информационные документы
3.1. Доклады, обзоры информационного характера.
3.2. Информационные, тематические, библиографические подборки
информации.
3.3. Сообщения, статьи о деятельности федерального органа исполнительной власти.
4. Справочные документы
4.1. Списки адресов, телефонов.
4.2. Списки рассылки документов.
4.3. Списки (перечни) оборудования.
5. Документы (протоколы, справки, сведения, сводки, расчеты,
отчеты, докладные и служебные записки и др.) по оперативным
вопросам
5.1. Поручения руководителя федерального органа исполнительной
власти структурным подразделениям.
5.2. Документы рабочих групп, комиссий оперативного характера.
5.3. Документы структурных подразделений, представляемые руководству федерального органа исполнительной власти.
5.4. Документы по информационной деятельности.
122
5.5. Документы по трудовым отношениям и кадровому обеспечению.
5.6. Документы по документационному обеспечению управления.
5.7. Документы по административно-хозяйственной деятельности.
5.8. Документы по бытовым вопросам.
5.9. Документы по организации досуга.
6. Внутренняя переписка
6.1. Внутренняя переписка:
6.1.1. о реализации принятых решений;
6.1.2. о применении нормативных документов;
6.1.3. по организационным вопросам деятельности, в том числе по
проведению различных мероприятий;
6.1.4. по оперативным правовым вопросам;
6.1.5. по вопросам обеспечения оборудованием;
6.1.6. по вопросам делопроизводства и архивного дела;
6.1.7. по хозяйственным и административным вопросам;
6.1.8. по обеспечению транспортом, связью;
6.1.9. по кадровому обеспечению;
6.1.10. по экономическим, научным, культурным и иным связям.
В ряде случаев переписка входит в состав группы документов,
объединенных в одну статью «документы».
7. Документы по регистрации, учету и контролю
7.1. Книги.
7.2. Журналы.
7.3. Карточки.
7.4. Реестры.
7.5. Базы данных.
123
МЕТОДИЧЕСКИЕ РЕКОМЕНДАЦИИ
по описанию документов
личного происхождения
1. Общие положения
Методические рекомендации по описанию документов личного
происхождения (далее – Методические рекомендации) разработаны в
соответ­ствии со следующими нормативнными и методическими документами:
• Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других
архивных документов в государственных и муниципальных архивах,
музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, утверждены приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18 января 2007 г. № 19;
• Методические рекомендации по работе с документами личного происхождения (литература и искусство) (М.: ГАУ при Совете Министров СССР,
Центральный Государственный архив литературы и искусства, 1990);
• методические рекомендации «Составление архивных описей»
(М.: ВНИИДАД, 2003);
• методическое пособие «Создание современных архивных справочников на основе дифференцированного подхода» (М.: ВНИИДАД, 2003);
• положения и рекомендации учебника «Теория и практика архивного
дела в СССР» под ред. Ф.И. Долгих, К.И. Рудельсон (2-е изд. – М., 1980).
В данных Методических рекомендациях рассматриваются вопросы
экспертизы ценности, фондирования, научного описания документов
личного происхождения. Необходимость создания подобного методического пособия связана с тем, что методика описания документов личного
происхождения по многим параметрам отличается от методики описания
и переработки описей документов общего делопроизводства. Кроме применения общих правил описания этой категории документов, данное
пособие учитывает многолетний опыт работы специалистов Государственного архива Новосибирской области (ГАНО). Цель разработанных
Методических рекомендаций – установить, на основе общеотраслевых
Правил и Рекомендаций, единые требования к описанию документов
личного происхождения с учётом специфики состава и содержания документов и материалов личного происхождения ГАНО.
2. Экспертиза ценности документов личного происхождения
Документы личного происхождения – это документы, образовавшиеся в процессе деятельности отдельных лиц и являющиеся их личной
собственностью. Они имеют ряд особенностей, которые влияют на орга124
низацию работы с ними при передаче на государственное хранение.
Виды, формы документов личного происхождения и способ фиксации в
них информации не регламентируется обязательными нормами. В связи
с этим имеет место многообразие, произвольность, подвижность и взаимопроникновение видов и форм документов, а также отсутствие (или
недостаточность) атрибуции1 документов: может отсутствовать подпись,
датировка, аннотации на фотографиях и т.д.
Информационное наполнение определённых видов документов
(писем, воспоминаний, дневников и т.д.) произвольно. По содержанию
документы многоаспектны. Само содержание документа также имеет
глубоко личностный характер, обусловленный национальной, социальной, культурной принадлежностью создателя документов, а также его
индивидуальностью.
Если экспертиза ценности документов официального происхождения
обеспечена нормативными документами (перечни, номенклатуры дел),
то для документов личного происхождения подобная нормативная база
отсутствует. Научно-методическим обоснованием экспертизы ценности
документов личного происхождения является система критериев
(т.е. определяющих признаков) их ценности.
Экспертиза документов личного происхождения проводится поэтапно.
Критерии ценности документов и фондов применяются уже во время
отбора документов на государственное хранение, но на этом этапе действие критериев отбора ограничено в связи с тем, что не осуществлена
ещё атрибуция документов.2 Атрибуция проводится во время научного
описания документов и составляет одну из сторон этого процесса.
На этапе научного описания применяются следующие критерии ценности документов личного происхождения:
– значение творческой и общественной деятельности автора документа;
– время и место создания документа;
– значимость содержания документа, его информационная, идейная,
художественная и научная ценность;
– внешние признаки документа;
– взаимосвязи с другими документами.
Под атрибуцией понимается изучение документа с целью установления
авторства, места и времени (даты) создания документа, способа воспроизведения
текста; автографичности (подлинности или копийности); идентификация автографов, выявление сведений по литературе, научно-справочному аппарату (НСА)
архива, по документам архивных фондов и по другим источникам.
2
Так как данные методические рекомендации посвящены рассмотрению описания документов личного происхождения после их поступления в ГАНО, то проведение экспертизы ценности на этапе комплектования здесь не рассматривается.
1
125
Практическое применение этих критериев обеспечивается Примерным перечнем документов, не подлежащих хранению в фондах
личного происхождения (Приложение № 1). Он составлен на основе
Перечня, который приведён в Методических рекомендациях по работе с
документами личного происхождения (литература и искусство), разработанных Центральным государственным архивом литературы и искусства.
В перечень внесены изменения и дополнения в соответствии с составом
и содержанием документов и фондов личного происхождения ГАНО.
При приёме документов на государственное хранение фондообразователь или владелец документов предупреждается о том, что после проведения научного описания документов часть их может быть выделена
как не представляющая культурно-исторической ценности и не подлежащая государственному хранению, а значит, будет возвращена ему или
по согласованию с ним передана на уничтожение. На документы, не подлежащие хранению, составляется Акт возврата архивных документов
собственнику (Приложение № 2).
По желанию фондообразователя или владельца документов ему
предоставляется экземпляр сдаточной описи как временный документ,
а после завершения научного описания переданных им документов ему
предоставляется архивная опись фонда.
3. Фондирование документов личного происхождения
Под фондированием документов понимается определение и уточнение фондовой принадлежности архивных документов и хронологических границ фондов. Работа по фондированию производится в архиве
при описании поступивших на хранение неупорядоченных документов
личного происхождения. В процессе формирования архивных фондов,
создания архивных коллекций происходит присвоение им названий.
Уточнение фондовой принадлежности отдельных документов может
проводиться при научном описании фондов, усовершенствовании и переработке описей, в процессе целевой экспертизы ценности документов.
Архивным фондом называется совокупность архивных документов,
исторически или логически связанных между собой. Архивный фонд
выступает в виде классификационной и учётной единицы, распространяемой на все комплексы документов, независимо от способа и техники
их создания.
Документы личного происхождения, поступившие на государственное
хранение, образуют фонды личного происхождения, архивные коллекции.
Фонды личного происхождения делятся на личные, семейные и родовые.
Личным фондом деятеля литературы и искусства, науки, техники и
производства, общественного или государственного деятеля называется архивный фонд личного происхождения, состоящий из документов,
образовавшихся в процессе жизни и деятельности отдельного лица, а
126
также связанных с его творчеством (деятельностью) и увековечением его
памяти, включённых в состав Архивного фонда Российской Федерации.
Семейным фондом называется архивный фонд личного происхождения, состоящий из документов, образовавшихся в процессе жизни и
деятельности представителей одной семьи (не более трёх поколений),
включённых в состав Архивного фонда Российской Федерации.
Родовым фондом называется архивный фонд личного происхождения, состоящий из документов, образовавшихся в процессе жизни
и деятельности представителей одной семьи (более трёх поколений),
включённых в состав Архивного фонда Российской Федерации.
Документы отдельных представителей семьи или рода, являющихся
известными деятелями, при значительном объёме могут быть выделены
в отдельные личные фонды. Вместе с тем, в тех случаях, когда наблюдается тесное творческое содружество или иная совместная деятельность
членов семьи, даже при значительных объёмах их личных фондов и значимости фондообразователей, их документы объединяются в один фонд
(например, фонд Р-241 «Династия хирургов Мыш», в который вошли
личные фонды Мыш Владимира Михайловича (1873 – 1947 гг.), Мыш
Дмитрия Владимировича (1902 – 1961 гг.), Мыш Георгия Дмитриевича
(1930 – 2000 гг.).
Отдельные документы родственников, документы, касающиеся рода,
не составляющие целого комплекса и имеющие второстепенное значение
по сравнению с документами основного фондообразователя, включаются в состав его личного фонда. В тех случаях, когда деятельность
нескольких фондообразователей тесно связана, их материалы также объединяются в один архивный фонд.
Небольшие комплексы документов, образовавшихся в процессе
жизни и деятельности различных фондообразователей, состоящие из
нескольких документов или документов одного вида, могут объединяться в один фонд по характеру деятельности фондообразователей.
При организации фонда личного происхождения учитывается значение жизни и деятельности фондообразователя, наличие в фонде творческих документов (или по основной деятельности в других сферах) и
биографических документов, а также возможность дальнейшего пополнения фонда. При реальной возможности дальнейшего поступления
документов от фондообразователя, в отдельных случаях, возможно создание фондов первоначально из небольшого количества документов
(особенно это относится к фондам выдающихся деятелей).
Архивной коллекцией называется совокупность отдельных документов, включённых в состав Архивного фонда Российской Федерации,
образовавшихся в процессе деятельности различных лиц и объединённых составителем коллекции по одному или нескольким признакам.
Для архивных коллек­ций в отличие от архивных фондов и объединённых
127
архивных фондов характерно преобладание не исторических, а логических связей (например, фонд Р-2164 «Документы военнослужащих, проходивших срочную службу в Демократической Республике Афганистан в
1980-е гг.»).
Коллекции документов могут быть сформированы конкретным лицом
и поступать на государственное хранение в составе личного фонда,
как результат его собирательской деятельности (например, коллекции
справочников депутата Новосибирского областного и Новосибирского
городского Совета депутатов трудящихся; сборников статистических
материалов статистического управления Новосибирской области «Сельские населенные места Новосибирской области (по данным Всесоюзной
переписи населения 1959 г.)», находящиеся в личном фонде Н.В. Безрядина (Ф. Р-1401), либо отдельным комплексом документов без личного
архива собирателя коллекции. Во втором случае коллекция становится
самостоятельной классификационной и учётной единицей.
Коллекции, поступающие на государственное хранение в составе
личного архива фондообразователя или в виде отдельного комплекса
документов, не подлежат расформированию по другим фондам, даже
в том случае, если объектом коллекционной деятельности являются не
отдельные документы, а личные архивы других лиц.
В рамках данных Методических рекомендаций рассматриваются коллекции, созданные из документов личного происхождения и, соответственно, являющиеся видом архивного фонда личного происхождения.
Например, «Коллекция фольклорных материалов, собранных под руководством профессора Новосибирского государственного педагогического института М.Н. Мельникова» (Ф. Р-2163), является коллекцией
документов личного происхождения, поскольку содержит фольклорные
материалы, записанные от разных лиц (исполнителей).
При этом коллекции, собранные частными лицами и состоящие из
документов организаций, не являются фондами личного происхождения,
а будут классифицироваться фондами управленческой, научно-технической и др. документации, в зависимости от видового состава документов
коллекции. Например, «Коллекция документов, собранных политологом
Д.Т.Пучкиным, о проведении выборов в местные и федеральные органы
власти, о деятельности общественно-политических организаций и их взаимодействии с органами власти Новосибирской области» (Ф. П-11979)
является фондов управленческой документации.
В случае если документы самого фондообразователя малочисленны
по сравнению с собранной им коллекцией, то весь комплекс документов
считается коллекцией и получает соответствующее название.
При поступлении в архив отдельных разрозненных документов
личного происхождения, из которых нельзя сформировать самостоя128
тельный архивный фонд, они могут объединяться в коллекции самим
архивом. Состав архивной коллекции может пополняться вновь поступившими документами и изменяться в связи с передачей отдельных
документов во вновь образуемые фонды. Передача документов производится в следующих случаях:
1) при создании новых фондов личного происхождения;
2) при атрибуции отдельных, ранее не атрибутированных документов,
хранящихся в архивных коллекциях.
Из архивного фонда личного происхождения документы организаций
выделяются и присоединяются к соответствующему архивному фонду
только при условии, что этот архивный фонд находится на хранении в
данном архиве и архивные документы организации не связаны с деятельностью гражданина.
Перефондирование архивных документов допускается в исключительных случаях, при обнаружении ошибок фондирования, затрудняющих поиск архивных документов.
Из фондов личного происхождения до постановки их на государственный учёт выделяются предметы музейно-экспозиционного характера (монеты, различные макеты и др.) и передаются с сопроводительным
письмом в соответствующие музеи, или возвращаются владельцу личного архива. Копии сопроводительных писем помещаются в дело фонда.
Книги, брошюры, журналы и другие печатные издания передаются в
библиотеку (если соответствуют профилю библиотеки) по списку (Приложение № 3). Список не является учётным документом, а выполняет
информационную функцию. Он прилагается к каждому экземпляру
описи.
Определение фондовой принадлежности документов
В состав личного фонда входят творческие документы или документы
иных видов основной деятельности фондообразователя; переписка;
личные документы фондообразователя, отложившиеся в результате его
служебной, творческой, производственной, общественной деятельности;
документы, собранные фондообразователем для своих работ и по интересующим его темам; документы имущественно-бытового характера;
документы родственников; изобразительные материалы; коллекции.
Определение хронологических границ фондов личного происхождения. Крайние даты документов фонда
Хронологическими границами фонда личного происхождения являются даты жизни фондообразователя, семейного или родового фонда наиболее ранняя дата рождения и наиболее поздняя дата смерти членов
семьи или рода.
Крайними датами документов фонда являются даты наиболее раннего и наиболее позднего из документов, входящих в его состав. На рас129
ширение крайних дат влияет наличие в фонде документов, связанных
с посмертными изданиями, инсценировками, экранизациями произведений фондообразователя, документами по увековечению его памяти,
проведением юбилейных мероприятий, с воспоминаниями о нём. Если
в фонде имеются документы за более ранний период, значительно расширяющие хронологические рамки фонда, то их даты оговариваются
дополнительно.
При определении хронологических границ фондов личного происхождения необходимо учитывать, что датировка документов, относящихся к деятельности учреждений и находящихся в составе фонда, не
влияет на крайние даты фонда.
Наименование фондов личного происхождения состоит из фамилии,
имени, отчества с указанием крайних дат жизни, рода деятельности, профессии или должности, звания фондообразователя.
Например:
Рижский Михаил Иосифович (30 октября 1911 – 19 августа 2000) –
кандидат исторических наук, профессор Новосибирского государственного университета.
Животиков Павел Кузьмич (11 июня 1904 – 6 июня 1970) – исследователь хантыйского языка, 1-й ректор Тобольского педагогического института.
Фёдоров Вячеслав Максимович (5 февраля 1886 – 26 декабря 1974) –
член Петербургского комитета РСДРП, секретарь Главного штаба Шиткинского партизанского фронта в 1919 году, член Общества политкаторжан и ссыльнопоселенцев.
Амшинский Николай Николаевич (р. 15 декабря 1914) – доктор геолого-минералогических наук, профессор, председатель геологической
секции научного Совета по проблемам окружающей среды при Президиуме Сибирского отделения Академии Наук СССР, Почётный разведчик недр, Заслуженный геолог РСФСР.
Если фондообразователь имеет псевдоним, который более известен,
чем его фамилия, фонд именуется по псевдониму, а фамилия указывается
в скобках, например: Ветлугин (Иост) Иван Матвеевич.
В наименовании коллекции, сформированной в архиве, отражается признак объединения документов (тематический, номинальный и
др.), а в случае необходимости – её составитель, т.е. архив. Например,
«Документы военнослужащих, проходивших срочную военную службу в
Демократической Республике Афганистан в 1980-е годы» (Ф. Р – 2164).
Полностью наименование фонда указывается в основных учётных
документах (списке фондов, карточке и листе фонда, ПК «Архивный
фонд») и на титульном листе описи. На обложках единиц хранения и
130
на коробках наименование даётся в сокращенном виде. Сокращённое
название фонда личного происхождения состоит из фамилии, имени,
отчества (инициалов) фондообразователя, если в названии фонда указывается несколько лиц, приводятся их фамилии и инициалы.
4. Научное описание фондов личного происхождения
4.1. Состав комплекса работ по научному описанию документов
Научное описание документов должно обеспечить научную разработку
фондов личного происхождения, их учёт, сохранность и использование в
политических, экономических, научных и социально-культурных целях.
В процессе описания проводится необходимая научно-исследовательская работа по установлению авторства, времени создания документов, их
подлинности и опубликованности, при этом используется научно-справочный аппарат (далее – НСА) архива, печатные издания, Интернет и т.д.
Научное описание включает в себя следующие основные виды работ:
– ознакомление с историей жизни и деятельности фондообразователя
и материалами фонда;
– составление схемы систематизации документов фонда;
– систематизация документов по классификационным группам;
– формирование единиц хранения;
– систематизация документов, листов внутри единицы хранения;
– нумерация листов в единице хранения и оформление листа-заверителя;
– систематизация единиц хранения внутри фонда и их шифровка;
– описание единиц хранения и оформление обложки3;
– составление описи и научно-справочного аппарата к ней предисловия, указателей, титульного листа, оглавления, списка печатных
изданий и др.).
В процессе научного описания проводятся также и другие виды работ:
– экспертиза научной и практической ценности документов;
– выявление особо ценных документов;
– выявление документов, требующих реставрации.
Для изучения истории жизни и деятельности фондообразователя,
истории фонда, состава и содержания документов необходимо:
– изучить историческую обстановку, в которой протекала деятельность фондообразователя с использованием энциклопедий, словарей,
справочников, статей и др. печатных изданий, информационных ресурсов
сети Интернет;
3
Временное, предварительное оформление обложки проводится в отделе
научно-справочного аппарата и автоматизированных архивных технологий (НСА
и ААТ) ГАНО в ходе описания, окончательное – в отделе обеспечения сохранности документов постоянного срока хранения ГАНО при проведении комплекса
работ по технической обработке дел фонда.
131
– ознакомиться с имеющимся в архиве НСА к данному фонду (сдаточной описью, путеводителем и т.п.);
– просмотреть документы фонда для того, чтобы ознакомиться с их
характером, содержанием и степенью упорядоченности.
В результате этого изучения уточняются даты жизни и род деятельности фондообразователя, устанавливается круг лиц, связанных с фондообразователем родственными и деловыми связями, круг учреждений
и организаций, в которых работал или с которыми был связан фондообразователь, крайние даты документов фонда, степень востребованности
документов фонда, полнота материалов и их состояние.
На основе этого предварительного изучения составляется схема
систематизации документов фонда.
На большие по объёму и сложные по составу и содержанию фонды
может составляться рабочая инструкция по проведению всего комплекса
работ. Примерный перечень разделов данной инструкции следующий:
1. Сведения о жизни и деятельности фондообразователя и по истории
фонда.
2. Сведения о состоянии фонда, указания на необходимые виды работ
и порядок их проведения (в т.ч. с определением состава необходимого
НСА к фонду, типовых заголовков и т.д.).
3. Ориентировочный расчёт бюджета рабочего времени.
Также в рабочую инструкцию должна входить схема систематизации
документов. При необходимости могут составляться генеалогические
таблицы, хронология жизни и деятельности фондообразователя, краткая
историческая справка, которая может быть использована в дальнейшем
при составлении предисловия к описи, и другой вспомогательный НСА
к фонду.
По итогам описания составляются: акт описания архивных документов, акты передачи документов в другие фонды, список печатных
изданий, переданных в библиотеку, акт о выделении к уничтожению
архивных документов, не подлежащих хранению, акт возврата архивных
документов собственнику, акт о выявлении особо ценных документов,
список единиц хранения, документы в которых нуждаются в реставрации.
4.2. Систематизация документов личного происхождения в пределах архивного фонда
4.2.1. Схемы систематизации. В силу того, что в личных фондах
содержатся разнообразные по составу и содержанию документы, особенность классификации документов личных фондов состоит в том, что к
ним не может быть применена единая схема построения фонда, а также
общие признаки группировки, которые распространялись бы на весь
состав документов фонда (как это обычно бывает при классификации
документов учреждений). Материалы учреждений уже в процессе соз132
дания регламентируются и организуются деятельностью учрежденияфондообразователя и системой делопроизводства. Документы же личных
фондов, как правило, не имеют «следов» какой-либо организации и отличаются большим разнообразием. В связи с этим на первой ступени классификации (т.е. при создании наиболее крупных групп) они могут объединяться по нескольким классификационным признакам одновременно.
В качестве основы первичной группировки документов личных фондов
чаще всего применяются тематический, номинальный и авторский признаки. В архивах4 сложилась следующая типовая схема классификации
документов личных фондов:
– личные документы и другие материалы к биографии фондообразователя (биографические материалы);
– материалы служебной и общественной деятельности;
– творческие материалы;
– материалы, собранные фондообразователем для его работ;
– переписка;
– имущественно-хозяйственные материалы;
– материалы о фондообразователе;
– изобразительные материалы;
– материалы родственников;
– коллекции, собранные фондообразователем.
Схема систематизации определяется составом фондообразователей
(отдельное лицо, семья, род), характером их деятельности, составом и
объёмом документов фонда.
Названия и последовательность разделов схемы могут устанавливаться в зависимости от характера основной деятельности фондообразователя и конкретного состава, объёма и содержания документов фонда.
Типовая схема систематизации документов творческих деятелей
следующая:
1. Рукописи фондообразователя.
2. Записные книжки фондообразователя.
3. Письма фондообразователя:
3.1. Отдельным лицам (объединённые в единицы хранения по адресатам);
3.2. Отдельным лицам (объединённые в единицы хранения по тематическому признаку – поздравительные письма, письма читателям (зрителям, слушателям и т.п., начинающим писателям (ученикам, аспирантам
и т.п.), родственникам).
4. Письма к фондообразователю:
4.1. Отдельных лиц (объединённые в единицы хранения по адресатам);
4
Имеются в виду архивы России, а не только отдельного региона или области.
133
4.2. Отдельных лиц (объединённые в единицы хранения по тематическому признаку – поздравительные письма; письма читателей
(зрителей, слушателей и т.п.), начинающих писателей, художников
(учеников, аспирантов и т.п.); записки присутствующих на вечерах,
встречах, концертах, и т.п., присланные во время выступлений; альбомы
с письмами разных лиц к фондообразователю; письма родственников.
5. Дарственные надписи разных лиц фондобразователю.
6. Материалы к биографии фондообразователя:
6.1. Личные документы;
6.2. Материалы литературной (или иной творческой) деятельности;
6.3. Материалы служебной деятельности;
6.4. Материалы общественной деятельности;
6.5. Материалы о праздновании юбилеев, награждении, присвоении
почётных званий.
7. Материалы имущественно-хозяйственного и бытового характера.
8. Материалы, собранные фондообразователем для своих работ и по
интересующим его темам.
9. Материалы о фондообразователе:
9.1. Статьи о творчестве, рецензии на его произведения;
9.2. Воспоминания и письма разных лиц к разным лицам с упоминанием о фондообразователе;
9.3. Материалы об увековечении памяти фондообразователя;
9.4. Материалы о посмертных публикациях его произведений.
10. Изобразительные материалы.
11. Материалы членов семьи фондообразователя.
12. Материалы разных лиц, отложившиеся в фонде.
13. Коллекции.
На основе типовой схемы систематизации разрабатывается и применяется при описании конкретного фонда индивидуальная схема, которая
будет характерна только для описи данного фонда. Для примера схемы
систематизации документов фонда писателя, поэта приводится схема
систематизации фонда Е.К. Стюарт (Ф. Р-2072):
1. Рукописи Е.К. Стюарт:
1.1. Поэтические произведения;
1.1.1. стихотворения;
1.1.2. стихотворные циклы;
1.1.3. сборники стихов;
1.1.4. переводы;
1.2. Прозаические и драматические произведения;
1.3. Статьи, очерки, тексты публичных выступлений, творческие
работы на радио, предисловия к публикациям произведений;
1.4. Отзывы, рецензии, рекомендации, написанные Е.К. Стюарт.
134
2. Публикации произведений Е.К.Стюарт:
2.1. Книги Е.К.Стюарт;
2.2. Стихотворные сборники, альманахи с опубликованными в них
произведениями Е.К.Стюарт;
2.3. Журналы с опубликованными в них произведениями Е.К. Стюарт;
2.4. Стихотворения, переводы, заметки Е.К. Стюарт, опубликованные
в газетах.
3. Переписка:
3.1. Письма Е.К. Стюарт;
3.2. Письма к Е.К.Стюарт;
3.3. Письма сторонних лиц.
4. Материалы к биографии Е.К. Стюарт, личные документы.
5. Материалы, собранные Е.К. Стюарт для своих работ и по интересующим её темам.
6. Книги, брошюры и др. материалы с дарственными надписями и
посвящениями Е.К. Стюарт.
7. Изобразительные материалы (фотографии, иллюстрации).
8. Статьи, отзывы, рецензии, заметки в периодической печати, сценарии теле- и радиопередач о творчестве Е.К.Стюарт.
Спецификой фондов художников, архитекторов является наличие в
них рисунков, чертежей, описание и систематизация которых имеют свои
особенности. В этих фондах создаётся раздел «Творческие материалы»,
к которому относятся рисунки, этюды, эскизы, наброски, архитектурные
проекты фондообразователя, копии его произведений. В схеме систематизации этих фондов раздел «Творческие материалы» всегда выносится
на первое место. Все рукописи (исследования, статьи, рецензии, воспоминания, дневники и др.) включаются в раздел «Рукописи фондообразователя», который следует за разделом «Творческие материалы».
Спецификой фондов композиторов является наличие нотных рукописей. В фондах композиторов они помещаются в опись первым разделом. Например, при описании фонда композитора К.Г. Чеснокова
(Ф. Р- 48) применена следующая схема систематизации:
1. Нотные рукописи:
1.1. Инструментальные произведения:
1.1.1. Симфонические произведения;
1.1.2. Камерно-инструментальные ансамбли;
1.1.3. Произведения для фортепиано;
1.1.4. Эстрадная музыка.
1.2. Вокальные произведения:
1.2.1. Вокализы;
1.2.2. Вокальные циклы;
1.2.3. Хоровые циклы;
1.2.4. Романсы;
135
1.2.5. Баллады:
1.2.5.1. сольные;
1.2.5.2. хоровые.
2. Рукописи К.Г. Чеснокова:
2.1. Статьи, исследования, рецензии;
2.2. Интервью, воспоминания.
3. Опубликованные статьи К.Г. Чеснокова.
4. Письма:
4.1. Письма К.Г. Чеснокова;
4.2. Письма к К.Г. Чеснокову.
5. Материалы к биографии К.Г. Чеснокова.
6. Списки, каталоги произведений К.Г. Чеснокова.
7. Материалы, собранные К.Г. Чесноковым.
8. Изобразительные, текстовые и фономатериалы.
В фондах актеров, режиссёров на первом месте помещаются материалы, связанные с работой над ролями, спектаклями.
В фондах деятелей науки наиболее ценной частью являются научные
материалы, поэтому на первое место помещают рукописи их научных
работ или иные материалы об их научной деятельности. При этом в
отдельных случаях документы и материалы научной деятельности могут
не подразделяться на рукописные и опубликованные работы (это зависит
от полноты состава документов и материалов фонда). Например, в фонде
академика И.И. Синягина (Ф.Р-2090) опись систематизирована по следующей схеме (приводится только начало):
1. Монографии И.И. Синягина.
2. Очерки.
3. Доклады.
4. Тексты статей, выступлений И.И. Синягина (в каждом деле есть указания на опубликованность и неопубликованность работ И.И. Синягина).
5. Оттиски публикаций.
В фонде доктора экономических наук, 1-го ректора Новосибирского
института народного хозяйства В.А. Первушина (Ф. Р-148) применена
следующая схема систематизации:
1. Рукописи статей, докладов.
2. Опубликованные статьи и доклады.
3. Тексты лекций и методических разработок.
4. Тексты отзывов и рецензий В.А. Первушина.
5. Сборники научных трудов, вышедших под редакцией В.А. Первушина.
6. Доклады на общественно-политические темы, тексты выступлений
В.А. Первушина по телевидению.
7. Отзывы на работы В.А. Первушина.
8. Фотографии.
136
В фондах государственных и общественных деятелей, а также деятелей народного хозяйства основную ценность представляют материалы
их служебной и общественной деятельности, поэтому при систематизации они выносятся на первое место. В фондах общественных деятелей
на первое место могут помещаться материалы профессиональной служебной деятельности (если она занимает более значительное место
в биографии фондообразователя), затем общественной деятельности,
далее «Материалы к биографии», «Материалы о фондообразователе»
и т.д. Соответственно, опись может начинаться и с материалов общественной деятельности.
Так в фонде старого большевика, участника партизанского движения в 1919 г., члена Общества политкаторжан и ссыльнопоселенцев
В.М. Фёдорова принята следующая схема систематизации:
1. Документы, материалы о революционной деятельности, пребывании в ссылке.
2. Документы о служебной деятельности.
3. Материалы к биографии В.М. Фёдорова.
4. Изобразительные материалы.
5. Переписка В.М. Фёдорова и Г.В. Фёдоровой, дочери (по поиску
материалов о партизанском движении, с пионерами-следопытами и т.д.).
В данном случае из самого названия фонда видно, что главное место
в биографии фондообразователя занимала именно революционная деятельность, участие в партизанском движении и популяризация истории
революционного и партизанского движения, т.е. значимость документов
фонда определяется тем, что В.М. Фёдоров был профессиональным
революционером с дореволюционным стажем. Эта специфика положена
в основу систематизации материалов его фонда.
4.2.2. К разделу «Рукописи фондообразователя» относятся рукописи в виде черновых и беловых автографов; планы; наброски; варианты, авторизованные и неавторизованные машинописные и иные копии;
гранки; вёрстка произведений фондообразователя и книги, подготовленные к переизданию (с авторской правкой, вставками, дополнениями);
открытые письма в редакции; дневники, автобиографические записи;
тексты и стенограммы выступлений, речей; выписки из разных книг,
копии из произведений других авторов, сделанные его рукой; заметки
фондообразователя на листах книг, программах, листах из альбомов и
т.п., записи другими лицами бесед или интервью с фондообразователем,
автобиографии (при этом краткие, служебные автобиографии относятся
к разделу «Материалы к биографии»).
Единицы хранения в разделе «Рукописи» систематизируются в хронологической последовательности. При наличии большого количества
рукописей различных жанров они систематизируются в подразделы по
жанрам, а внутри каждого подраздела – по хронологии. Расположение
137
подразделов зависит от того, какой жанр является наиболее характерным
для данного фондообразователя. Рукописи, датированные только годом
или десятилетием, в пределах этого периода располагаются по алфавиту
названий произведений.
В отдельных случаях рукописи могут систематизироваться по тематическому признаку, тогда в группу объединяются только те единицы хранения, в которых содержатся материалы работы фондообразователя над
одним произведением, темой. Внутри этой группы единицы хранения
также систематизируются по хронологии.
Единицы хранения в разделе «Записные книжки» систематизируются
по хронологии. Раздел создаётся лишь при наличии значительного количества записных книжек и в том случае, когда в них содержатся записи
различного характера. Записные книжки, в которых содержатся лишь
творческие записи, относятся к разделу «Рукописи». Если записных
книжек немного, они помещаются в конец раздела «Рукописи», после
дневниковых записей.
4.2.3. К разделу «Переписка» относятся черновики писем фондообразователя разным лицам, копии его писем, неотправленные письма
к разным лицам и письма родным (даже если в описи есть раздел с их
материалами), машинописные копии писем фондообразователя, подготовленные к изданию; письма разных лиц к фондообразователю.
Письма фондообразователя в учреждения помещаются в раздел
«Материалы к биографии фондообразователя».
В подразделе «Письма фондообразователя» единицы хранения систематизируются по алфавиту фамилий адресатов.
В подразделе «Письма фондообразователю» единицы хранения систематизируются по алфавиту фамилий корреспондентов. После них помещаются письма неустановленных лиц.
Возможен также вариант заголовка «Письма за несколькими подписями», при этом фамилии этих лиц помещаются в именной указатель.
В этом же подразделе выделяются «Письма сторонних лиц», т.е.
письма людей, близких к фондообразователю. Например, в фонде поэта
Е.К.Стюарт: «Письмо Семаевой Н.С. (редактор) к Мосияшу С.П. (писатель, автор писем к Е.К. Стюарт)».
После переписки, систематизированной по алфавиту, помещаются
единицы хранения с письмами за несколькими подписями и с письмами
разным корреспондентам (или разным адресатам), сформированные по
тематическому признаку. В этом случае они располагаются в хронологической последовательности.
В самом конце помещаются единицы хранения с визитными карточками разных лиц без текста.
4.2.4. К разделу «Дарственные надписи разных лиц фондообразователю» относятся дарственные надписи, сделанные на титульных листах
138
подаренных фондообразователю книг, нот и т.п. их авторами. Единицы
хранения в этом разделе систематизируются по алфавиту фамилий лиц,
составивших дарственные надписи. При небольшом количестве единиц
хранения дарственные надписи не составляют отдельного раздела, а
помещаются в конце раздела писем. Фотографии с дарственными надписями относятся к разделу «Изобразительные материалы».
4.2.5. К разделу «Материалы к биографии фондообразователя»
относятся следующие документы.
Личные документы: свидетельства о рождении, браке, смерти, выписки
из метрических книг, паспорта, документы об образовании и награждении, формулярные и послужные списки, грамоты на чины, орденские
книжки, дипломы о присвоении учёных степеней и почётных званий,
именные членские билеты различных обществ, свидетельства об отношении к воинской повинности, анкеты, справки о работе, ученические
тетради и студенческие конспекты (для выдающихся лиц), завещания и др.
Материалы литературной, служебной и общественной деятельности – копии уставов, приказов, протоколов учреждений и организаций,
в которых фондообразователь работал, списки их членов и сотрудников,
повестки, из-вещения, условия и авторские договоры с редакциями и
издательствами, письма фондообразователя в учреждения, письма издательств, учреждений, обществ, документы о назначениях и перемещениях по службе, о командировках, черновики отчётов, донесений, служебные пропуска, обращения (прошения, ходатайства) разных лиц к
фондообразователю, материалы о его участии в разработке различных
законопроектов, афиши и программы лекций и вечеров с его участием,
отзывы о служебной деятельности фондообразователя; материалы о его
деятельности в политических партиях, союзах, добровольных, учёных,
благотворительных обществах. В фондах редакторов и преподавателей –
рукописи разных лиц, присланные на отзыв.
Разного типа служебные удостоверения, мандаты, членские билеты
обществ и организаций и т.п. могут относиться либо к материалам служебной и общественной деятельности – в тех случаях, когда сохранились
др. материалы этой деятельности; либо к группе личных документов –
когда такие материалы не сохранились. Так, депутатский мандат будет
относиться к группе материалов общественной деятельности в том случае,
если сохранились повестки заседаний, письма избирателей. Например: в
фонде Н.В. Безрядина (Ф. Р-1401) в раздел «Материалы общественной
деятельности» включено дело с заголовком «Документы (извещения,
удостоверения, предвыборные бюллетени, письма и др.) о депутатской
деятельности». В деле содержатся документы биографического характера (предвыборные бюллетени с кратким изложением биографии фондобразователя, удостоверения), письма избирателей и др. документы,
которые характеризуют деятельность фондо­образователя как депутата.
139
Данный видовой состав документов стал основой отнесения дела к разделу, характеризующему общественную деятельность Н.В.Безрядина.
В разделе «Материалы к биографии фондообразователя» единицы
хранения систематизируются внутри подразделов в хронологической
последовательности. При наличии большого количества материалов о
работе фондообразователя в одном учреждении материалы выделяются
в отдельную группу. При этом единицы хранения систематизируются по
учреждениям, далее – в хронологической последовательности работы в
этих учреждениях фондообразователя. При небольшом объёме все биографические документы могут объединяться в одну единицу хранения,
например: «Материалы к биографии И.А. Иванова: автобиография, автобиблиография, удостоверения, членские билеты и др.».
Не рекомендуется дробить материалы на мелкие группы. При
небольшом количестве документов в разделе все единицы хранения
систематизируются в хронологической последовательности.
В фондах редакторов, преподавателей и других лиц рукописи, присланные на рецензирование или редактирование, независимо от наличия
правки фондообразователя, могут выделяться в подраздел редакторской,
преподавательской или другой служебной деятельности.
4.2.6. К разделу «Материалы имущественно-хозяйственного и
бытового характера» относятся документы о покупке и продаже фондо­
образователем имущества; описи имущества, купчие; хозяйственные
договоры, векселя, долговые обязательства, счета и разного рода квитанции; решения судебных инстанций по спорным имущественным
делам фондо­образователя; записи расходов; планы имений; заключения
врачей о состоянии здоровья фондообразователя и т.п. При незначительном количестве эти документы могут присоединяться к разделу:
«Материалы к биографии фондообразователя». Единицы хранения,
сформированные из имущественно-хозяйственных и бытовых материалов, систематизируются по хронологии.
В семейных и родовых фондах при наличии большого количества
материалов по имениям, заводам и т.п. по каждому хозяйственному объекту может быть составлена самостоятельная группа материалов. Группы
располагаются одна за другой в хронологической последовательности,
материалы внутри групп систематизируются также по хронологии.
4.2.7. К разделу «Материалы, собранные фондообразователем
для своих работ и по интересующим его темам» относятся художественные и научные труды, доклады, лекции, статьи различных авторов
в подлинниках или копиях, с пометками фондообразователя или тематически связанные с его трудами, подборки различных материалов
по интересующим фондообразователя вопросам (газетные вырезки и
т.п.), альбомы с записями, стихотворениями, автографами, рисунками
140
разных лиц. Например, в фонде геолога Н.Н. Амшинского в этом разделе описи помещены единицы хранения со следующими заголовками:
«В.А. Дворкин-Самарский. Формации гранитоидов Саяно-Байкальской горной области. Улан-Удэ, 1965», «Статьи О. Бобракова «Норильские страсти», В.Бочкарёва «Спор вокруг Катуни», А. Демина «Грозит
отравлением» и др. статьи из газет «Звезда Алтая», «Комсомольская
правда», «Российская газета», «Экономическая газета» по природо­
охранным вопросам».
В фонде В.М. Фёдорова в разделе «Материалы, собранные В.М. Фёдоровым, Г.В. Фёдоровой (дочерью)» материалы помещены в подразделах:
1. По истории Шиткинского партизанского фронта (заголовки дел:
«Протоколы заседаний Главного Шиткинского фронта. (фотокопии) –
приложение к книге П. Криволуцкого «Шиткинские партизаны», «Фотографии Е.Г. Кочергина – 1-го главкома Шиткинского партизанского
фронта; мест, где проходили боевые действия фронта»);
2. По истории Новосибирского отделения общества политкаторжан
и ссыльно-поселенцев (заголовок дела: «Политическая каторга и
ссылка. Биографический справочник общества политкаторжан и
ссыльно-поселенцев. М, 1929. (нет страниц 385 – 416). Есть пометки
В.М. Фёдорова»).
В разделе «Материалы, собранные фондообразователем» единицы
хранения систематизируются по темам, а при невозможности установить связь с определённой работой или темой – в следующем порядке:
рукописи – по алфавиту фамилий авторов, письма – по алфавиту корреспондентов, другие документы – по хронологии. При незначительном
количестве – систематизация проводится по хронологии.
4.2.8. К разделу «Материалы о фондообразователе» относятся воспоминания о фондообразователе, рецензии на его труды, книги отзывов о
выставках фондообразователя, посвященные ему стихотворения, протоколы обсуждений его произведений, некрологи, документы по увековечению памяти, переписка издательств о посмертных публикациях произведений, стенограммы вечеров памяти, письма к родным с выражением
соболезнования по случаю кончины фондообразователя, библиография о
фондообразователе и т.п.
Единицы хранения в указанном выше разделе систематизируются
при незначительном объёме – по хронологии, при значительном – по
следующим группам:
1. Воспоминания;
2. Статьи (по алфавиту фамилий авторов);
3. Письма (по корреспондентам), др. документы – по хронологии.
4.2.9. К разделу «Изобразительные материалы» относятся: фотографии и рисованные портреты (в т.ч. шаржи, карикатуры) как фондоо141
бразователя, так и членов его семьи и знакомых; фотографии разных лиц
с дарственными надписями; иллюстрации к произведениям писателя;
фотографии актёров в ролях и сценах из спектаклей, фотографии кадров
из фильмов (если это не фонды актёров и режиссёров), фотографии помещений и местностей, рисунки, гравюры и т.п. разных лиц и репродукции с
них, открытки и вырезки с различными изображениями, собранные фондообразователем.
Материалы в этом разделе систематизируются по хронологии, по
тематике, по алфавиту фамилий изображённых лиц или художников.
4.2.10. Раздел «Материалы членов семьи фондообразователя»
систематизируется по группам документов в соответствии со степенью
родства, а внутри них единицы хранения располагаются согласно схеме
систематизации всего фонда (рукописи, письма, материалы к биографии
и т.п.). В названиях групп документов этого раздела после Ф.И.О. должно
стоять обозначение родственных связей. Например, в данном разделе
фонда личного происхождения Д. А. Шамшурина, содержатся дела со
следующими заголовками:
1. «Воспоминания П. Н. Шамшуриной (жены).
Воспоминания Т. Д. Шамшуриной (дочери) о матери.
Фотографии (портреты) П.Н. Шамшуриной (2 подлин., 1 копия)»;
2. «Личные документы П. Н. Шамшуриной, жены (удостоверения,
учётные карточки, личные книжки, членские билеты и др.)
В деле есть внутренняя опись»;
3. «Документы (справки, удостоверения, заявления, переписка и др.)
о трудовом стаже П.Н. Шамшуриной и о назначении пенсии за умершего
мужа – Д.А. Шамшурина. Есть документы (удостоверение, справка
(листы № 41,42) Владимира Дмитриевича Шамшурина (сына)».
В разделе «Материалы разных лиц, отложившиеся в фонде» помещаются рукописи, письма и др. документы разных лиц, которые по своему
составу не могут быть отнесены к разделу материалов, собранных фондообразователем. Материалы в этом разделе могу систематизироваться
по авторскому, тематическому, хронологическому и другим признакам.
4.2.11. К разделу «Коллекции» относятся коллекции, собранные
фондо­образователем. В зависимости от состава документов единицы
хранения в разделе могут систематизироваться по авторскому, номинальному, тематическому и другим признакам.
Каждый из перечисленных выше разделов фонда личного происхождения может создаваться при достаточном количестве единиц хранения,
относящихся к данному разделу. В небольших фондах разделы вообще
не создаются, а единицы хранения систематизируются согласно схеме
систематизации данного фонда.
Систематизация единиц хранения внутри фонда закрепляется их
валовой нумерацией. Номер единицы хранения вместе с номером фонда
142
и номером описи составляет её архивный шифр. Шифр проставляется на
обложке единицы хранения.
Классификация документов внутри семейных и родовых фондов
имеет свою специфику. Типовая схема систематизации материалов
внутри этих фондов может быть следующей: документы по истории
рода (семьи); личные фонды членов семьи или рода (в хронологической
последо­вательности лиц); общие материалы для всего фонда – семейная
переписка, изобразительные материалы, коллекции. Материалы каждого
члена семьи или рода могут группироваться по-разному, в зависимости
от характера деятельности лица.
Классификация материалов коллекций определяется её составом. В ней
могут находиться как отдельные документы, так и различные документы,
собранные по каким-либо темам, вопросам, периодам деятельности.
Материалы коллекций, состоящих из документов одного вида (например,
воспоминаний или писем) обычно группируются по авторскому признаку,
а созданные группы располагаются по алфавиту фамилий авторов.
Коллекции, подобранные по разным темам, организуются в зависимости от состава документов по тематическому, хронологическому, географическому, авторскому или другим признакам, а иногда – на основе
сочетания ряда признаков.
4.3. Формирование единиц хранения имеет целью обеспечение
сохранности документов и удобства пользования ими.
При формировании единиц хранения необходимо учитывать известность фондообразователя и ценность документов фонда. Единицы хранения в фондах выдающихся деятелей науки, литературы и искусства,
общественных деятелей формируются из меньшего числа документов.
Единицей описания и учёта документальных материалов в фондах
личного происхождения является физически обособленная единица хранения, которая может состоять из одного документа или группы документов, объединённых по какому-нибудь признаку: авторскому, корреспондентскому, географическому и т.д. Каждый из признаков может быть
положен в основу формирования единиц хранения как самостоятельно,
так и в сочетании с другими – одним или несколькими признаками.
Объём единицы хранения не должен превышать 100 листов, для особо
ценных документов 40–60 листов, для рисунков и чертежей 10–15 листов.
При формировании единиц хранения не рекомендуется объединять документы и материалы дореволюционного и советского периодов, исключение делается для переписки. При формировании единиц хранения необходимо обратить внимание на то, чтобы приложения не были отделены от
основных документов.
Если часть единиц хранения в фонде сформирована самим фондо­
образователем, то необходимо учитывать его систему при формировании
143
новых единиц хранения, если это не нарушает основных принципов
научного описания. Обложки единиц хранения, надписанные фондо­
образователем, с его пометами, а также имеющие художественную или
историческую ценность, сохраняются и помещаются в создаваемую единицу хранения вместе с рукописью.
Рукописи формируются в единицы хранения по авторскому признаку.
Рукописи одного автора объединяются в единицы хранения по жанрам,
независимо от способа воспроизведения. К рукописи одного произведения присоединяются все черновики и варианты. При значительном
количестве рукописей малого жанра они объединяются по тематическому или хронологическому признаку.
Самостоятельные единицы хранения могут формироваться из каждой
главы, части произведения. При формировании единиц хранения из
одноименных, но разных по жанрам произведений, они формируются в
отдельные единицы хранения (например, повесть и литературный сценарий с одним названием и т.п.).
Сборники произведений, подготовленные автором для печати, расформированию не подлежат.
Газетные вырезки с произведениями фондообразователя объединяются в единицы хранения по признакам жанра, с учётом хронологии.
Черновые записи и выписки могут объединяться в одну единицу хранения (по произведениям или по темам). Например: «Выписки из книг,
газет и черновые записи для подготовки редакционной статьи для
газеты «Советская Сибирь», «Выписки из фондов Государственного
архива Свердловской области, черновые записи к статье о деятельности
Б.В.Дидковского на Урале в 1913–1915 гг.».
Каждая картотека, составленная фондообразователем, составляет
самостоятельную единицу хранения (при большом объёме делится на
тома для каждой части, раздела, подраздела и т.п.). Картотеки хранятся
в картотечных ящиках (ящик составляет единицу хранения) или в конвертах, вложенных в стандартные обложки.
Письма формируются в единицы хранения по корреспондентскому
признаку. Письма к каждому адресату и письма каждого корреспондента составляют самостоятельные единицы хранения (при большом
количестве делятся на тома). Приложения, оговоренные в тексте писем,
от писем не отделяются. Сопроводительные письма к рукописям, договорам и т.п. составляют с ними одну единицу хранения.
Письма фондообразователя неустановленным лицам и письма к фондообразователю неустановленных лиц без обращений объединяются в
одну единицу хранения, с личными обращениями составляют отдельную
единицу хранения. В отдельные единицы хранения могут выделяться
письма с частично разобранной подписью; подписанные инициалами;
именами, прозвищами и т.д. Визитные карточки лиц, письма которых
144
имеются в фонде, присоединяются к письмам этих лиц, при отсутствии –
объединяются в одну единицу хранения по алфавиту фамилий этих лиц.
Биографические документы формируются в единицы хранения преимущественно по тематическому и номинальному признакам, но могут
применяться и географический, хронологический, корреспондентский
признаки.
Материалы юбилеев формируются в единицы хранения по тематическому признаку (т.е. все материалы одного юбилея – в одной единице
хранения). При значительном объёме материалов одного юбилея могут
создаваться несколько единиц хранения по номинальному признаку.
4.4. Систематизация документов в пределах единицы хранения
В пределах сформированной единицы хранения документы располагаются с учётом взаимной связи и хронологической последовательности.
В единице хранения, состоящей из рукописи, листы систематизируются в порядке авторской нумерации. В случае её отсутствия систематизация проводится по содержанию. В единице хранения, сформированной
из нескольких произведений, документы располагаются в хронологической последовательности. Произведения одного года, а также не датированные, располагаются по алфавиту названий. Произведения, не имеющие названий, – в хронологической последовательности их создания.
В единицах хранения, где содержатся письма, объединённые по тематическому признаку, документы систематизируются по хронологии или
по алфавиту фамилий корреспондентов.
Фотографии и портреты фондообразователя, видовые открытки,
вырезки с иллюстрациями систематизируются по хронологии, фотографии разных лиц – по алфавиту фамилий. Если фотографий одного
лица несколько, то они систематизируются по хронологии.
4.5. Особенности нумерации листов в делах, сформированных из
документов личного происхождения
В целях закрепления порядка расположения документов в деле и обеспечения их сохранности и учёта все листы единиц хранения (за исключением чистых листов, внутренних обложек и листов с заверительными
надписями) должны быть пронумерованы валовой нумерацией.
Лист, сложенный в несколько раз, нумеруется в развёрнутом виде, как
один лист.
Лист, разорванный на две или несколько частей, нумеруется как один
лист. Для сохранности каждая часть разорванного листа нумеруется под
одним номером, о чём делается соответствующая запись в листе-заверителе.
Лист, склеенный из нескольких частей при реставрации, нумеруется
как один лист, с соответствующей пометкой в листе-заверителе.
145
Авторская нумерация листов в рукописях сохраняется и оговаривается в листе-заверителе.
При отсутствии в такой рукописи небольшого количества листов
авторская нумерация листов сохраняется и в листе-заверителе отмечается: «По авторской нумерации отсутствуют листы 3, 6, 10» и указывается фактическое количество листов. При большом количестве отсутствующих листов рукопись нумеруется заново, а авторская нумерация
листов аккуратно зачёркивается. Если авторская нумерация сделана
постранично, то лист рукописи не перенумеровывается, а в листе-заверителе и на обложке указывается, что это страницы, например: «16 с.».
Если в рукописи с авторской нумерацией имеется небольшое количество вставок, автором не пронумерованных, на них проставляются
литерные номера. Листы с литерными номерами указываются в листезаверителе и входят в общее количество листов единицы хранения. При
большом количестве литерных листов вся рукопись нумеруется вновь, а
авторская нумерация аккуратно зачёркивается.
Если авторская нумерация не охватывает титульного листа, а вся
рукопись пронумерована правильно, то титульный лист нумеруется римской цифрой и входит в общее количество листов. Предисловие и само
произведение с разной нумерацией листов перенумеровывается валовой
нумерацией.
Если в деле имеется несколько небольших произведений, тетрадей,
записных книжек, имеющих собственную нумерацию, то они нумеруются валовой нумерацией. Если в записных книжках имеется типографский печатный текст, карманные календари, справочники и т.п., то в них
нумеруются листы, заполненные автором.
При нумерации альбомов или отдельных листов с наклеенными документами (письмами, вырезками из газет, фотографиями, программами и
т.д.) нумеруются валовой нумерацией и листы с имеющимися надписями,
и все наклейки – сначала нумеруется лист альбома, потом все наклейки.
Фотографии и рисунки, наклеенные в альбом, нумеруются не на обороте, а на листе альбома над правым верхним углом документа.
В единицах хранения, содержащих торжественные адреса и дипломы
государственных премий, папки не нумеруются. Папки с дарственными
надписями входят в валовую нумерацию.
Документы (фотографии, письма, вырезки и т.д.), вложенные в конверты, нумеруются валовой нумерацией в следующем порядке: сам
конверт, текст письма, документальные вложения. Причем при постраничной нумерации нумеруется и оборотная сторона конверта, если на
ней имеются пометы.
Внутренняя опись единицы хранения имеет самостоятельную нумерацию листов и не влияет на количество листов документов дела. Листаж
внутренней описи отмечается в листе-заверителе.
146
4.6. Составление заголовков единиц хранения
Заголовок должен точно отражать содержание дела, передавать его
в обобщенном виде. Часть содержания единицы хранения, которая не
может быть воспроизведена в заголовке, должна быть отражена в указателях к описи.
Заголовок должен отражать признаки, на основании которых сформирована единица хранения. Например: «Статьи читинского периода:
«Гунны в Забайкалье», «О применении рабского труда в сельском хозяйстве Италии в I веке н.э.» и др.» (Фонд М.И. Рижского (Ф. Р-2124)).
Заголовки единиц хранения, содержащих рукописи деятелей литературы, науки, искусства и др., состоят из фамилии и инициалов автора,
(иногда полного указания имени и отчества), названий произведений,
указания на жанр, способ воспроизведения. Содержание рукописей в
заголовке не отражается. При этом заголовок единицы хранения в описи
не включает фамилию, имя и отчество автора (т.е. фондообразователя),
т.к. оно есть в названии раздела (подраздела) описи. Например, в описи
фонда Г.С.Постнова (Ф. Р-2032), в разделе «Рукописи Г.С. Постнова»,
заголовок будет выглядеть следующим образом: «Светочи, озаряющие
даль». Рецензия на книгу М. Сергеева «Подвиг любви бескорыстной».
Рукопись».
Заголовок также может начинаться с указания вида документа, затем
указываются фамилия, имя, отчество автора и название произведения:
«Сказка Ю.М. Магалифа «Жила была девочка и звали её Катенька…»
(название условное по первой строке). Без окончания. Рукописный автограф» (Ф. Р-775).
Если в рукописи нет названия произведения, то в заголовке ему даётся
название, под которым оно было опубликовано. Название заключается в
квадратные скобки и в кавычки. Если произведение не опубликовано, то в
качестве заголовка берётся первая строчка текста, заключаемая в кавычки.
Условное название неопубликованного произведения (научного, публицистического, критического и т.д.) устанавливается по содержанию.
В заголовке единицы хранения, содержащей лекции, выступления,
доклады, планы и тезисы к ним, указывается название документа, место
выступления (если оно известно). При отсутствии названия – оно даётся
по содержанию документа. Например: «Воспоминания М.Н. Букиной о
студенческих годах, проведенных в Уральском государственном университете (из выступления на Свердловской студии телевидения 10 апреля
1980 г.)» (находится в фонде Г.С. Постнова Р-2032; М.Н. Букина – мать
Г.С. Постнова).
Если единица хранения содержит стихотворение, название которого
отсутствует, то в заголовке указывается его первая строка.
В заголовке единицы хранения, содержащей дарственные надписи,
указывается автор надписи, кому она адресована и на каком документе
147
сделана. Например: «Дарственная надпись Арсения Александровича
Тарковского Елизавете Константиновне Стюарт на титульном листе
сборника его стихотворений «Избранное» (фонд Е. К. Стюарт Р-2072).
При составлении заголовков к единицам хранения, содержащим
выписки, заметки и прочие рабочие черновые документы, указывается
виды документов, их содержание (тема). В отдельных случаях могут
указываться названия книг, из которых сделаны выписки. Например:
«Выписки из сборника «Гражданская война в Сибири и Северной
области», из хрестоматии «Сибирская новь», из журнала «Красный
архив» о биографии А.Я. Нейбута, о расстреле А.В. Колчака и В.Н. Пепеляева» (фонд Я.М.Кузнецова (Ф. Р-1202).
При занесении в опись заголовков таких однородных дел, как письма,
этими родовыми понятиями могут быть названы разделы описи, а в описательных статьях будут приводиться только фамилия, имя и отчество корреспондентов. Например, в разделе «Письма к А.Н. Скалозубовой» заголовки
дел в описи будут выглядеть следующим образом: 1. «И.С.Шелухина», 2.
«Т.С. Мальцева» и т.д. При переносе на обложки единиц хранения заголовки дополняются сведениями, содержащимися в названии раздела (подраздела), и будут выглядеть так: «Письма к А.Н. Скалозубовой И.С. Шелухина», «Письма к А.Н. Скалозубовой Т.С. Мальцева».
В заголовках единиц хранения, содержащих официальные документы
с подписями известных лиц, последние оговариваются.
Если заголовок единицы хранения передаёт содержание документов
с разными фамилиями данного лица, то в нём указывается последняя
фамилия, а в круглых скобках – предыдущая фамилия: Короленко (урожд.
Ивановская) Евдокия Семёновна.
При формировании заголовка единицы хранения – фотографии следует
отличать заголовок в описи и описание каждой отдельной фотографии.
В заголовке единицы хранения сначала указывается вид – фотография, а
затем – фамилии, имена и отчества изображенных лиц. Если изображён
фондообразователь, то указываются его фамилия и инициалы. Если фондообразователь снят в группе лиц, то при описании указывается: «в группе» и
перечисляются в алфавитном порядке фамилии и инициалы изображённых
лиц. Если фондообразователь изображён в группе родственников, то после
указания их фамилий и инициалов обозначаются родственные связи с
фондообразователем каждого изображённого лица (дочь, отец и т.п.).
Например: «Фотография З.Н. Гиппиус в группе с Н.Р. Гиппиусом (отцом),
А.С. Гиппиус (матерью), Анной, Татьяной и Натальей (сёстрами). 1878 г.».
В заголовке единицы хранения с особо ценными фотографиями могут
указываться место съёмки и события, изображённые на снимках, проставляться размеры фотографий (в сантиметрах).
Если в деле несколько фотографий с разными датами, с разным
148
составом изображенных лиц, то в описи приводится краткий обобщенный заголовок, а содержание каждого фотодокумента раскрывается
во внутренней описи (Приложение № 4).
В заголовках единиц хранения, содержащих фотографии с дарственными надписями, даётся описание изображений, затем – дарственных
надписей.
При составлении заголовка фамилии, даты и другие данные, установленные путём специального исследования и не являющиеся бесспорными, заключаются в квадратные скобки. Сведения, установленные
путём исследования и являющиеся бесспорными, в квадратные скобки
не заключаются.
Если полные даты дела или отдельные их элементы определяются
приблизительно, на основании анализа содержания документов, то
пределы колебаний оговариваются, а даты или отдельные их элементы
заключаются в квадратные скобки. Например: [Не ранее 1919 г.], [Не
ранее апреля – не позднее мая] 1956 г., [Не ранее 25] апреля 1961 г.,
15 [января] 1954 г. Полные даты или отдельные их элементы, не абсолютно достоверные, сопровождаются вопросительным знаком: [22 сентября 2003 г.?]. При невозможности определения дат на обложке делается соответствующая оговорка «без даты»5.
Число и год обозначаются арабскими цифрами. Название месяца
пишется словами. Стиль, по которому документы дела были датированы,
не меняется.
4.7. Описание степени полноты, подлинности, внешних и др. особенностей документов. Выявление крайних дат. Аннотирование
документов. Оформление обложек
При описании не полностью сохранившихся документов указывается
степень их полноты: «отрывок», «без начала», «отсутствуют… листы» и т.п.
При описании подлинность документов не указывается, оговаривается только копийность, а также их черновой характер.
Если в заголовке даются сведения об опубликованности, то в том
случае, когда даётся упоминание о первой публикации, пишется:
«опубл.», во всех остальных случаях – «напеч.».
Для указания способа написания или воспроизведения рукописи
рекомендуются следующие термины: черновой автограф, автограф,
машинопись с авторской правкой, авторизованная машинопись или
рукопись (в том случае, когда автограф – только подпись или дата),
авторская машинопись, машинопись с правкой редактора, машинописная и рукописная копии, копии рукой такого-то, рукописный список
5
См. также подраздел «Выявление крайних дат»
149
(только для тех случаев, когда произведения имели рукописное распространение и имеют в тексте разночтения с печатным изданием),
фотокопии с автографа, фотокопия, ксерокопия, факсимиле, гранки,
вёрстка, оттиск, брошюра, книга, вырезка из книги, брошюры, газеты.
Выявление крайних дат
Крайними датами являются: для единицы хранения из одного документа – дата написания; из многих документов – дата написания первого
и последнего документов. При наличии только двух-трёх документов
данные даются через запятую (например: 1935, 1938, 1953). При наличии
четырёх и более дат они приводятся через тире, независимо от того, что
есть не все годы из указанного промежутка (например, если есть документы за 1935, 1938, 1953, 1968, то пишется: 1935–1968).
Дневники, записные и трудовые книжки, формулярные списки, приходо-расходные книги датируются временем первой и последней записей
в них; удостоверения, свидетельства, грамоты, выписки из метрических
книг – датой их выдачи. Крайними датами единиц хранения, содержащих
фотографии с дарственными надписями, являются даты изображений,
даты дарственных надписей оговариваются в заголовках, например:
«Фотография В.П. Астафьева с дарственной надписью Н.Н. Яновскому
от 29 ноября 1983 г.».
Крайними датами единиц хранения, содержащих вырезки из журналов и газет, являются даты газет и журналов.
Даты приложений, не совпадающие с датами основных документов,
находящихся в единице хранения, указываются в заголовках, а в крайних
датах не отмечаются. Например: дело содержит документы за 1964–1967
гг., значит, в крайних датах дела проставляется «1964–1967», а наличие в
деле документов-приложений за более ранний год оговаривается в заголовке данного дела с новой строки фразой «Имеются документы-приложения за 1960 год».
Если дело состоит из копийных документов, изготовленных
значитель-но позднее их подлинников, или полученных фондообразователем для рабо-ты, то крайними датами будут являться даты изготовления копий; даты под-линников приводятся в заголовке. Например, в
деле с копиями фотографий видов г. Новосибирска, изготовленными в
1999 г., в крайние даты будет вынесен 1999 г., а в заголовке будет указано:
«Фотографии видов г. Новосибирска 1947–1948 гг.»
Аннотирование документов
Если заголовок единицы хранения не может полностью отразить
ее содержание, а также если в единице хранения имеются отдельные
документы особой важности, рекомендуется применять аннотирование
этих документов. В аннотациях отражаются сведения о важных событиях, выдающихся деятелях и т.п., например: «Письма А.М. Коллонтай
к П.Е. Безруких. В письме от 20 марта 1930 г. содержатся воспоминания
150
о II съезде Советов, упоминается Ф.Э. Дзержинский» или «Статьи
Н.Д. Вертоградской по истории г. Новониколаевска, опубликованные в
газетах «Советская Сибирь», «Вечерний Новосибирск» (машинопись,
вырезки из газет с опубликованными статьями). Есть листовка «Приказ
№ 1 Новониколаевского революционного комитета» от 17 декабря 1919 г.
(подлинник) – см. лист 17 дела».
Оформление обложек
На обложках единиц хранения, состоящих из писем, рисунков, фотографий, указывается количество документов и листов. Для единиц хранения со всеми остальными видами документов – количество листов.
Сведения о количестве документов по разновидностям (а в
отдельных случаях и о количестве листов) выносятся на обложку дела
во время описания дел сотрудниками отдела, ведущего научное описание документов фонда. Сведения о количестве листов выносятся на
обложку в том случае, если листы в единице хранения пронумерованы
во время проведения научного описания, с целью закрепления определенной последовательности (логической, смысловой, хронологической)
и исключения путаницы при подшивке дел, которая нарушит внутренние
связи документов. Во всех остальных случаях нумерация листов проводится при технической обработке.
4.8. Составление описи фонда (основные требования)
На каждый фонд составляется опись по утверждённой форме. Опись
состоит из описательных статей, итоговой записи и НСА (титульный
лист, оглавление, предисловие, указатели, список печатных изданий,
список сокращённых слов и др.).
Между описательными статьями рекомендуется делать интервал в
одну строку, а между разделами – в три – четыре строки сверху и снизу.
Названия разделов и подразделов печатают заглавными буквами через все
графы описи. Новый раздел не должен начинаться в конце листа описи,
если на нём нельзя расположить хотя бы одну описательную статью.
Наличие внутренней описи в единице хранения указывается в конце
её описательной статьи6. Крайние даты единиц хранения вносятся в
соответствующую графу описательной статьи с обложки дела, рядом с
последней строкой заголовка7.
6
В саму опись запись о наличии внутренней описи не вносится, запись об
этом выносится на обложку единицы хранения сотрудником отдела НСА и ААТ
ГАНО, ведущим научное описание документов фонда (карандашом), для сведения
сотрудников, которые будут оформлять обложки после составления описи фонда.
7
см.: Составление архивных описей. Методические рекомендации. – М., 2003.
С.73; Теория и практика архивного дела в СССР. – М.: Высшая школа, 1980.С.163.
«Количество листов дела указывается в соответствующей графе описи, рядом с
последней строкой характеристики, с указанием крайних дат».
151
При обозначении количества листов в единице хранения количество
листов внутренней описи вносится в графу «Количество листов» после
знака +. Например, запись: «13+2» означает, что в единице хранения
13 листов и 2 листа внутренней описи (Приложение № 5).
Графа «Примечания» предназначена для внесения отметок об
особенностях физического состояния дел, о передаче дел или документов
в другие фонды, со ссылками на соответствующий акт. В этой же графе
приводятся сведения о наличии особо ценных документов, о создании
копий страхового фонда, наличии в деле копий, переводов документов на
иностранных языках и расшифровок трудных текстов.
К описи документальных материалов фонда составляется предисловие, один экземпляр которого включается в дело фонда, служа исторической справкой. В состав предисловия входят: историко-биографические сведения о фондообразователе, сведения по истории фонда и его
поступления в архив, о последующих пополнениях материала; характеристика фонда, содержащая сведения об объёме и крайних датах документов, основных группах включённого материала и их составе, о наиболее ценных документах; сведения об особенностях построения описи,
научно-технической обработке, систематизации, формирования и описания единиц хранения; рекомендуется также давать сведения о публикации документов фонда и других видах их использования. При наличии
в фонде нескольких описей, предисловие прилагается к первой из них,
а к остальным могут быть даны только краткие сведения, содержащие
характеристику состава и расположения материалов в данной описи.
На титульном листе описи помещают следующие данные: название
архива, полное название и номер фонда, номер (возможно и название)
описи, крайние даты материалов, внесённых в опись.
К описи составляется также оглавление, в основу которого ложится
окончательная схема систематизации фонда. В нём указываются
названия разделов, подразделов, групп материалов фонда и номера
единиц хранения, номера листов описи. Разделы, подразделы нумеруются арабскими цифрами, последние через точку.
Например:
Оглавление
Наименование раздела
1. Рукописи
№№
листов
1– 3
№№ дел, вошедших
в раздел
1 – 16
1.1. Художественных произведений
1–2
1 – 11
1.2. Критических статей
3
12-16
152
Оглавление удобно при переносе заголовков из описи на обложки дел.
Если в фонд, на который уже составлена опись, поступили дополнительные материалы, то в зависимости от характера и объёма этих материалов они могут включаться в фонд путём:
а) внесения в опись под литерными номерами;
б) внесения их в конец имеющейся описи;
в) составления на них самостоятельной описи;
г) составления новой описи на весь фонд (в случае если вновь поступившие документы значительно превышают по объёму имевшиеся ранее).
В целях облегчения пользования объёмными и сложными по составу
описями рекомендуется составлять указатели: имён и названий, учреждений и периодических изданий, предметный, географический или
общий (комбинированный). Выбор вида указателя зависит от состава
и содержания документов. Ссылки в указателях делаются на номера
единиц хранения.
Также при использовании в описи сокращённых слов, аббревиатур
требуется составление списка сокращений, сформированного в алфавитном порядке.
_______________________________
Список литературы, методических пособий
1. Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других
архивных документов в государственных и муниципальных архивах,
музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук
(утверждены приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18 января 2007 г. № 19).
2. Методические рекомендации по работе с документами личного
происхождения (литература и искусство). – М.: ГАУ при Совете Министров СССР, Центральный Государственный архив литературы и искусства, 1990.
3. Создание современных архивных справочников на основе дифференцированного подхода. Методическое пособие. – М.: ВНИИДАД, 2003.
4. Составление архивных описей. Методические рекомендации. – М.:
ВНИИДАД, 2003.
5. Теория и практика архивного дела в СССР (под ред. Ф.И. Долгих,
К.И. Рудельсон, 2-е изд.) – М.: Высшая школа, 1980.
153
Приложение № 1
к методическим рекомендациям
по описанию документов
личного происхождения
Примерный перечень документов, не подлежащих хранению
в фондах личного происхождения
№
п/п
Название групп документов
Примечания
1
2
3
1.
1.1.
1.2.
1.3.
1.4.
1.5.
1.6.
1.7.
1.8.
1.9.
154
Рукописи
Машинописные и фотографические
копии без пометок и правки
или с правкой, идентичной правке
на оставленном на хранение экземпляре
Варианты романов, повестей, рассказов
и др. неопубликованных произведений
с правкой и без правки автора
Варианты и черновики отдельных глав
романов, повестей, рассказов, очерков
и др. неопубликованных произведений
Варианты неопубликованных
статей и исследований
Разрозненные листы рукописей
с правкой и без правки автора
Записи отдельных слов и фраз,
по которым нельзя установить,
к какому произведению они относятся,
отрывочные библиографические записи
Разрозненные подсобные черновые
(библиографические или др.) картотеки
фондообразователей, не имеющие
научного и справочного значения
Стихотворения классиков, переписанные
переводчиками для перевода с русского
языка на иностранный и наоборот
Записи лекций, прослушанных
фондообразователем
При наличии первоначального и последнего
вариантов
При наличии
полной рукописи
При наличии
окончательного текста
статей, исследований
В случае если лектор не
является выдающимся
деятелем науки, культуры
1
1.10.
1.11.
1.12.
1.13.
1.14.
1.15.
1.16.
1.17.
1.18.
1.19.
2.
2.1.
2.2.
2.3.
2
Продолжение таблицы
3
Конспекты общественно-политической
литературы
Выписки и конспекты выступлений на
семинарских занятиях, программы
семинарских занятий
Записи известных афоризмов, пословиц,
а также цитат из опубликованных
произведений
Упражнения по элементарной теории
музыки, гармонии, контрапункту
и инструментовке
Ученические тетради по чистописанию,
грамматике, иностранным языкам,
закону божьему, естественным наукам;
записи в школьных альбомах
Записные книжки и отдельные листки с
записями хозяйственных расходов; записи
телефонов и адресов без указания лиц,
к которым они относятся, или лиц, выполнявших работы хозяйственно-бытового
характера (сапожников, портных и т.д.)
Записи молитв канонического содержания
Копии архивных документов и выписки
В случае если они не
из них, сделанные по другим фондам, хра- являются тематиченящихся в том же государственном архиве скими подборками
Выписки и вырезки из книг
В случаеесли они не
и периодической печати
являются тематичебез помет фондообразователя
скими подборками
Разрозненные экземпляры
Если не являются
журналов и газет
редкими изданиями
Переписка фондообразователя
Конверты от несохранившихся писем
без почтового штемпеля, обратных
адресов и фамилий корреспондентов
Письма зрителей и читателей с праздничными поздравлениями, просьбами
прислать фотографии, автографы, книги
Письма и телеграммы малоизвестных
корреспондентов (подписанные
и не подписанные) с поздравлениями
155
Продолжение таблицы
1
2.4.
2.5.
3.
3.1.
3.2.
3.3.
3.4.
3.5.
3.6.
3.7.
156
2
по случаю праздников и семейных торжеств, с выражениями соболезнования;
поздравительные письма и телеграммы
учреждений фондообразователю в
связи с календарными праздниками
Письма родственников, не содержащие сведений о фондообразователе
и сведений историко-литературного,
научно-исторического характера
Сопроводительные письма
редакций к письмам читателей
Материалы к биографии
фондообразователя
Заявления и письма фондообразователя
в учреждения по бытовым вопросам
Постановления, приказы и др. руководящие документы, присланные учреждениями и организациями для сведения
Профсоюзные билеты
3
В случае если они сами
не являются деятелями
науки, литературы
и искусства
Письма остаются
в фонде, если они
подписаны известным
лицом, или если письмо
читателя не датировано
При наличии других
биографических
документов, подтверждающих даты жизни
фондообразователя
Справки, удостоверения и бюллетени
о состоянии здоровья, клинические
анализы и исследования, медицинские
рецепты, электрокардиограммы, назначения на приём к врачу, рентгеновские
снимки, санаторно-курортные книжки,
пропуска в поликлинику, ежедневные
записи о ходе болезни и уходе за больным
Доверенности на получение
корреспонденции, грузов, переводов
Транспортные билеты, расписания
движения
Квитанции и расписки об
При наличии в фонде
уплате членских взносов
др. сведений о его
членстве в обществе
1
3.8.
3.9.
3.10.
3.11.
3.12.
3.13.
4.
4.1.
4.2.
4.3.
4.4.
4.5.
4.6.
2
Продолжение таблицы
3
Квитанции на подписку
газет, журналов, книг
Читательские билеты, требования в
библиотеку о возврате книг и журналов, извещения библиотеки о возврате
книг и журналов, извещения книжных
магази-нов, абонементы на лекции
Театральные билеты, контрамарки,
билеты в кино, цирк, на стадионы
Незаполненные бланки анкет, заявлений, договоров, соглашений
Дублетные экземпляры программ и афиш
Папки от памятных адресов, не представляющие художественной ценности и не имеющие надписей
Материалы об имущественнохозяйственном положении
Прейскуранты и рекламные объявления
магазинов, торговых фирм, гостиниц
и лечебных учреждений, счета,
квитанции, накладные торговых фирм,
магазинов, ателье, складов и других
учреждений бытового обслуживания
на покупку и доставку мебели,
продуктов, строительных материалов
Счета и квитанции об уплате страховых
платежей, за квартиру, водопровод,
теле-фон и др. коммунальные услуги;
об уплате за движимое имущество
Бланки приходно-расходных ордеров,
чековых книжек, квитанций,
телеграфные и почтовые бланки,
квитанции на заказную корреспонденцию, извещения о посылках,
почтовых и телеграфных переводах
Страховые полисы,
сберегательные книжки
Облигации, списки и описи облигаций
Записи хозяйственных
и бытовых расходов
157
Продолжение таблицы
1
5
5.1.
5.2.
5.3.
6.
6.1.
6.2.
6.3.
6.4.
6.5.
6.6.
2
Материалы, собранные
фондообразова­телем для своих
работ и по интересующим его
темам и отложившиеся в фонде
Рукописи малоизвестных
и самодеятельных авторов, студенческие
работы, присланные на отзыв,
без помет фондообразователя
Оттиски статей, очерков, авторефератов
малоизвестных авторов с дарственными
надписями фондообразователю
Тексты ролей, перепечатки произведений
классиков в фондах актёров и чтецов
Материалы о фондообразователе
Счета, связанные
с похоронами фондообразователя
Фотографии лиц, не представляющих
интереса для изучения истории,
литературы и искусства, быта эпохи;
фотографии животных
Многотиражные открытки с изображением актёров, писателей, поэтов, композиторов, учёных, общественных деятелей
Многотиражные репродукции и фоторепродукции с известных произведений
живописи, скульптуры, архитектуры;
цветные литографии, почтовые открытки
Рекламные открытки, путеводители,
табель-календари, многотиражные плакаты
Детские рисунки фондообразователя
(не художника)
6.7.
Рисунки неизвестных лиц, не представляющие художественной ценности
6.8.
6.9.
Рисунки вышивок, выкройки
Рисунки фондообразователя (не художника)
158
3
Оставляют рукописи
авторов, получивших
в дальнейшем
известность
Если не имеют помет
фондообразователя
Оставляют на хранение тематические
подборки художественных репродукций
Если они не представляют собой портреты или шаржи на
известных лиц, не
являются зарисовками
мемориальных мест
1
7.
7.1.
2
Материалы родственников
фондообразователя
Рисунки, письма, биографические материалы
Продолжение таблицы
3
В случае если родственники не являются
деятелями культуры,
а сами документы
не содержат сведений о
фондообразователе,
а также о политической, исторической и культурной
жизни страны
159
Приложение № 2
к методическим рекомендациям
по описанию документов
личного происхождения
Государственное бюджетное
учреждение Новосибирской области
«Государственный архив
Новосибирской области» (ГБУ ГАНО)
АКТ
___________ № ___________
(дата) возврата архивных документов
собственнику
УТВЕРЖДАЮ
Директор ГБУ ГАНО
_______________ О.К. Кавцевич
«____»________________20 __ г.
На основании решения ЭПК (протокол от ______________ № ______)
по итогам описания архивных документов фонда №__________________
(название фонда)
______________________________________________________________
____________________________________________________________
были выделены для возврата собственнику указанные ниже архивные
документы:____________________________________________________
(излагается краткая характеристика документов и причин их возврата
______________________________________________________________
собственнику)
Всего:____________ ед. хр. ___________________ документов (листов)
____________________________
(наименование должности работника)
____________________________
(наименование должности работника)
________
(подпись)
________
(подпись)
_________________
(расшифровка подписи)
_________________
(расшифровка подписи)
Документы получены_______________________ _________________
(подпись собственника)
«
» __________ 20___ г.
Изменения в учетные документы внесены
____________________________
________
(наименование должности работника)
«
160
(расшифровка подписи)
» __________ 20___ г.
(подпись)
_________________
(расшифровка подписи)
Приложение № 3
к методическим рекомендациям
по описанию документов
личного происхождения
Список
книг, журналов, газет, переданных из фонда
№ ______________ в библиотеку __________________________
название фонда
название государственного архива
№
п/п
1
Автор и
Из­да­
Место
Год
Дар­­­ст­ Коли­
на­­з­ва­­ тель­­ство из­да­­ни­я из­да­­ни­я вен­­ная че­ство
ни­е
на­д­­пись
экз.
2
3
4
5
____________________________
(наименование должности работника)
«
6
7
При­ме­­
ча­­ния
8
__________ ___________________
(подпись)
(расшифровка подписи)
» __________ 20___ г.
Приложение № 4
к методическим рекомендациям
по описанию документов
личного происхождения
Форма внутренней описи
аннотаций и надписей на обороте фотографий
для единицы хранения, состоящей из фотографий
№
п/п
Аннотация, надпись на
обороте фотографии
1
2
Копийность/
подлинность
3
___________________________
(наименование должности работника)
«
Место
съёмки
Дата
съёмки
Кол-во
листов
4
5
6
__________ ___________________
(подпись)
(расшифровка подписи)
» __________ 20___ г.
161
Приложение № 5
к методическим рекомендациям
по описанию документов
личного происхождения
№
п/п
1
1
2
3
4
162
Заголовок дела
2
1. Материалы к биографиим
Д.А. Шамшурина
1.1. Личные документы
Д.А. Шамшурина
Личные документы (справки,
удостоверение, мандаты и др.)
Краткая автобиография Д. А.
Шамшурина, личный листок по
учёту кадров (рукописные копии
с документов 1927, 1941 гг.).
Копии писем дирекции памятника
Героям Сталинградской битвы,
комитета комсомола треста
«Волгоградстрой»
за 1982, 1983, 1987 гг.
Выписки Т.Д. Шамшуриной
из дел фонда Сибистпарта
(ГАНО. Ф. П-5), других архивных
и библиотечных фондов,
из биографического справочника
«Политическая каторга и ссылка»
(год издания 1934)
с биографичес­кими сведениями
об отце за [1927, 1933, 1959]
1.2. Материалы о револю­
цион­ной деятельности
Д.А. Шамшурина
Представления прокурора Томского окружного суда прокурору
Омской судебной палаты о приговоре в отношении членов Обской
группы РСДРП К.А. Гедройца,
Д.В. Кафанова, Н.И. Кундашкина,
И.А. Чумакова, В.И. Шамшина,
Д.А. Шамшурина. Машинопись.
Крайние
даты
3
1919–
1936
Кол-во
листов
4
Примечание
5
67+2
54
32
1909
14
1 фотокопия
ТИПОВЫЕ ПОЛОЖЕНИЯ
УТВЕРЖДАЮ
___________________________
(Должность руководителя организации)
________ _________________
(Подпись) (Расшифровка подписи)
«____»_______________ 20__ г.
или
УТВЕРЖДЕНО
___________________________
(Наименование распорядительного
документа организации)
от _______________ № _______
ТИПОВОЕ ПОЛОЖЕНИЕ
о постоянно действующей центральной экспертной комиссии
организации (источника комплектования)
1. Общие положения
1.1.Постоянно действующая центральная экспертная комиссия
(ЦЭК) создается в организации, имеющей сеть подведомственных организаций, для организации и проведения методической и практической
работы по экспертизе ценности документов, отбору и подготовке к передаче на постоянное хранение документов Архивного фонда Российской
Федерации, включая управленческую, аудиовизуальную, фото-видео,
машиночитаемую, специальную – относящуюся к основной отраслевой
(специфической) деятельности, научно-техническую и другую документацию, образующуюся в процессе деятельности организации, а также
для осуществления контроля за деятельностью экспертных комиссий
(ЭК) подведомственных организаций, ведением делопроизводства и
сохранностью документов в подведомственных организациях.
1.2. ЦЭК является совещательным органом при руководителе
организации.
Решения комиссии вступают в силу после их утверждения руководителем организации. В необходимых случаях (см. п. 3.9. настоящего Поло163
жения) решения ЦЭК утверждаются после их предварительного согласования с управлением государственной архивной службы Новосибирской
области (далее – управление ГАС Новосибирской области).
1.3. В своей работе ЦЭК организации руководствуется Федеральным
законом Российской Федерации от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном
деле в Российской Федерации», законом Новосибирской области от
26.09.2005 № 315-ОЗ «Об Архивном деле в Новосибирской области»,
«Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других
архивных документов в государственных и муниципальных архивах,
музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук» (М.,
2007), нормативными актами вышестоящих организаций по вопросам
организации архивного дела, типовыми и ведомственными перечнями
документов со сроками хранения, распорядительными документами
организации, Положением о ЦЭК организации.
1.4. ЦЭК возглавляется одним из заместителей руководителя организации.
1.5. Персональный состав ЦЭК назначается распорядительным
документом руководителя организации из числа наиболее квалифицированных сотрудников ведущих структурных подразделений. По согласованию сторон в состав ЦЭК может быть включен представитель муниципального архива.
1.6. На основе настоящего Типового положения о постоянно действующей центральной экспертной комиссии организации (источника комплектования) организация разрабатывает индивидуальное положение
о своей ЦЭК, которое после согласования с муниципальным архивом
утверждается и вводится в действие распорядительным документом
руководителя организации.
1.7. В качестве экспертов к работе комиссии могут привлекаться специалисты подведомственных организаций и представители любых сторонних организаций.
2. Основные задачи центральной экспертной комиссии
Основными задачами ЦЭК являются:
2.1.Координация работы и методическое руководство ЭК подведомственных организаций.
2.2.Разработка и усовершенствование нормативных документов по
делопроизводству и организации работы архива (положений о ЦЭК и
архиве, номенклатур дел организации; примерных положений об ЭК и
архиве, примерных номенклатур дел подведомственных организаций).
2.3.Осуществление контроля за правильным ведением делопроизводства и обеспечением сохранности документов в организации и подведомственных организациях.
164
2.4.Организация и проведение экспертизы ценности документов на
стадии делопроизводства.
2.5.Организация и проведение отбора и подготовки документов, в
том числе аудиовизуальной, фото-, видео-, машиночитаемой, научнотехнической и другой специальной документации к передаче на постоянное хранение.
2.6.Отбор, аннотирование, описание фотодокументов, отражающих
историю организации и ее подведомственной сети, с последующей передачей на постоянное хранение.
2.7.Организация работы по выявлению в организации и подведомственной сети владельцев и держателей личных фондов и коллекций,
документы которых могут быть отнесены к составу Архивного фонда
Российской Федерации.
3. Основные функции центральной экспертной комиссии
В соответствии с возложенными на нее задачами ЦЭК выполняет следующие функции:
3.1.Осуществляет методическое руководство деятельностью ЭК
подведомственных организаций и координирует их деятельность.
3.2.Организует разработку и усовершенствование нормативных
документов по делопроизводству и организации работы архива (положений о ЦЭК и архиве, номенклатур дел организации; примерных положений об ЭК и архиве, примерных номенклатур дел подведомственных
организаций).
3.3.Проводит проверки ведения делопроизводства и обеспечения
сохранности документов в организации и подведомственных организациях.
3.4.Организует и проводит экспертизу ценности документов организации на стадии делопроизводства, осуществляет контроль за качеством
проведения экспертизы ценности документов на стадии делопроизводства в подведомственных организациях.
3.5.Организует и проводит совместно с делопроизводственной и
архивной службами работу по ежегодному отбору документов организации и подведомственных организаций, в том числе аудиовизуальной,
фото-видео, машиночитаемой, научно-технической и другой специальной документации для дальнейшего хранения в архивах организаций
и уничтожения.
3.6.Дает экспертную оценку проектам нормативно-методических
документов по делопроизводству организации и подведомственных
организаций.
3.7.Организует и проводит работу по выявлению владельцев
личных фондов и отбору коллекций в организации и подведомственных
организациях.
165
3.8.Организует и проводит работу по инициативному документированию (записи воспоминаний старейших работников, кинофотосъемки)
с целью создания устной истории организации и подведомственных
организаций.
3.9.Рассматривает, принимает решения об одобрении и представляет:
3.9.1. На утверждение экспертно-проверочной комиссии (ЭПК)
управления ГАС Новосибирской области, а затем на утверждение руководителю организации:
- описи дел постоянного хранения управленческой, а также специальной документации, относящейся к основной отраслевой (специфической) деятельности организации, в том числе фото-видео, научно-технической документации, и научно-справочный аппарат к ним на бумажном
и электронном носителях;
- описи дел личного происхождения или описи коллекций личных
фондов;
- акты о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками
хранения, имеющих в номенклатуре дел отметку «ЭПК».
3.9.2. На согласование ЭПК управления ГАС Новосибирской области,
а затем на утверждение руководителю организации:
- примерные номенклатуры дел подведомственных организаций;
- примерные положения об ЭК подведомственных организаций;
- примерные положения об архивах подведомственных организаций;
- описи дел по личному составу организации;
- акты об утрате или неисправимом повреждении документов, включенных в состав Архивного фонда Российской Федерации.
3.9.3. На рассмотрение ЭПК управления ГАС Новосибирской области:
- предложения об изменении сроков хранения отдельных категорий
документов, установленных перечнем, и об определении сроков хранения документов, не предусмотренных перечнем.
3.9.4. На согласование муниципальному архиву, а затем на утверждение руководителю организации:
- сводную номенклатуру дел организации;
- инструкцию по делопроизводству организации;
- положение о ЦЭК организации;
- положение об архиве организации.
3.9.5. На утверждение руководителю организации:
- акты о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками
хранения (кроме перечисленных в п. 3.9.1);
- акты об утрате или неисправимом повреждении документов по личному составу.
3.10. Рассматривает и согласовывает документы подведомственных
организаций, не являющихся источниками комплектования муниципального архива:
166
- номенклатуры дел;
- инструкции по делопроизводству;
- положения об ЭК;
- положения об архиве;
- описи дел постоянного хранения управленческой, а также специальной документации, относящейся к основной отраслевой (специфической) деятельности организации, в том числе фото-видео, научнотехнической документации, отобранной для постоянного хранения, и
научно-справочный аппарат к ним;
- описи дел по личному составу и научно-справочный аппарат к ним.
3.11. Совместно с делопроизводственными службами проводит консультации для сотрудников организации и подведомственных организаций по вопросам работы с документами, участвует в проведении мероприятий по повышению их деловой квалификации.
4. Права центральной экспертной комиссии
ЦЭК имеет право:
4.1.В пределах своей компетенции давать рекомендации структурным подразделениям и отдельным сотрудникам организации, подведомственным организациям по вопросам оформления документов,
разработок номенклатур дел и формирования дел в делопроизводстве,
экспертизы ценности документов и упорядочения дел, розыска недостающих дел постоянного срока хранения и дел по личному составу.
4.2. Запрашивать от руководителей структурных подразделений,
включая руководителей подведомственных организаций:
- письменные объяснения о причинах утраты, порчи или незаконного уничтожения документов постоянного и долговременного сроков
хранения, в том числе документов по личному составу;
- предложения и заключения, необходимые для определения сроков
хранения документов.
4.3. Заслушивать на своих заседаниях сообщения руководителей
структурных подразделений организации и подведомственных структур
о ходе подготовки документов к архивному хранению, об условиях хранения и обеспечения сохранности документов Архивного фонда Российской Федерации, о причинах утраты документов.
4.4.Приглашать на заседания комиссии в качестве экспертов
специалистов структурных подразделений организации, подведомственных организаций, представителей муниципального архива, сторонних организаций.
4.5.Не принимать к рассмотрению и возвращать для доработки некачественно и небрежно подготовленные документы.
167
4.6.Информировать руководство о состоянии делопроизводства и
архива организации и подведомственных организаций.
4.7.В установленном порядке представлять организацию в муниципальном архиве и управлении ГАС Новосибирской области.
5. Организация работы
центральной экспертной комиссии
5.1. ЦЭК организации работает в тесном контакте с ЭПК управления
ГАС Новосибирской области, с муниципальным архивом, получает от
них соответствующие организационно-методические указания.
5.2. ЦЭК работает по годовому плану, утвержденному руководством
организации. Копия плана работы ЦЭК для сведения направляется в
муниципальный архив.
5.3.Вопросы, относящиеся к компетенции ЦЭК, рассматриваются на
ее заседаниях, которые проводятся по мере необходимости, но не реже
2-х раз в год. Все заседания комиссии протоколируются. Поступившие
на рассмотрение ЦЭК документы рассматриваются на ее заседании не
позднее, чем через 10 дней.
5.4. Заседание ЦЭК и принятые на нем решения считаются правомочными, если в его работе приняли участие не менее половины членов
ЦЭК. Решения принимаются простым большинством голосов присутствующих на заседании членов ЦЭК. При разделении голосов поровну,
решение принимает председатель ЦЭК и руководитель организации (в
необходимых случаях по согласованию с управлением ГАС Новосибирской области и муниципальным архивом). Право решающего голоса
имеют только члены ЦЭК. Приглашенные специалисты и эксперты
имеют право совещательного голоса и в голосовании не участвуют.
5.5.Ведение делопроизводства ЦЭК, хранение и использование
ее документов, ответственность за их сохранность, а также контроль
за исполнением принятых ЦЭК решений возлагается на секретаря
комиссии.
5.6.Копии решений ЦЭК, принятые относительно согласования нормативных документов по делопроизводству, организации архива, рассмотрения описей на дела постоянного хранения и по личному составу; рассмотрения других вопросов по отбору и передаче архивных документов
на государственное хранение, представляются на ЭПК управления ГАС
Новосибирской области вместе с пакетом документов, предлагаемых для
рассмотрения.
168
УТВЕРЖДАЮ
___________________________
(Должность руководителя организации)
________ _________________
(Подпись) (Расшифровка подписи)
«____»_______________ 20__ г.
или
УТВЕРЖДЕНО
___________________________
(Наименование распорядительного
документа организации)
от _______________ № _______
ТИПОВОЕ ПОЛОЖЕНИЕ
о постоянно действующей экспертной комиссии организации
(источника комплектования)
1. Общие положения
1.1. Постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК) создается
для организации и проведения методической и практической работы
по экспертизе ценности документов, отбору и подготовке к передаче
на постоянное хранение документов Архивного фонда Российской
Федерации, включая управленческую, аудиовизуальную, фото-, видео-,
машиночитаемую, специальную – относящуюся к основной отраслевой
(специфической) деятельности, научно-техническую и другую
документацию, образующуюся в процессе деятельности организации.
Постоянно действующая ЭК является совещательным органом при
руководителе организации.
1.2.Решения комиссии вступают в силу после их утверждения руководителем организации. В необходимых случаях (см. п. 3.5. настоящего
Положения) решения комиссии утверждаются после их предварительного
согласования с управлением государственной архивной службы Новосибирской области (далее – управление ГАС Новосибирской области).
1.3.В своей работе ЭК организации руководствуется Федеральным
законом Российской Федерации от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном
деле в Российской Федерации», законом Новосибирской области от
26.09.2005 № 315-ОЗ «Об Архивном деле в Новосибирской области»,
«Правилами организации хранения, комплектования, учета и использо169
вания документов Архивного фонда Российской Федерации и других
архивных документов в государственных и муниципальных архивах,
музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук»
(М., 2007), нормативными актами вышестоящих организаций по
вопросам организации архивного дела, типовыми и ведомственными
перечнями документов со сроками хранения, распорядительными документами организации, настоящим Положением об ЭК организации.
1.4. ЭК возглавляется одним из заместителей руководителя организации.
1.5.Персональный состав ЭК назначается распорядительным документом руководителя организации из числа наиболее квалифицированных
сотрудников ведущих структурных подразделений. По согласованию
сторон в состав ЭК может быть включен представитель муниципального
архива.
1.6.На основе настоящего Типового положения о постоянно действующей экспертной комиссии организации (источника комплектования)
организация разрабатывает индивидуальное положение о своей ЭК,
которое после согласования с муниципальным архивом утверждается и
вводится в действие распорядительным документом руководителя организации.
1.7.В качестве экспертов к работе комиссии могут привлекаться
представители любых сторонних организаций.
2. Основные задачи экспертной комиссии
Основными задачами ЭК являются:
2.1.Организация и проведение экспертизы ценности документов на
стадии делопроизводства при составлении номенклатуры дел и формировании дел.
2.2.Организация и проведение экспертизы ценности документов на
стадии подготовки их к архивному хранению.
2.3.Организация, проведение отбора и подготовка документов, в том
числе аудиовизуальной, фото-видео, машиночитаемой, научно-технической
и другой специальной документации к передаче на постоянное хранение.
3. Основные функции экспертной комиссии
В соответствии с возложенными на нее задачами ЭК выполняет следующие функции:
3.1.Осуществляет методическое руководство работой по экспертизе
ценности документов организации, по разработке и усовершенствованию нормативных документов по делопроизводству и организации
работы архива (положений об ЭК и архиве, номенклатур дел, инструкций
по делопроизводству).
170
3.2.Организует и проводит совместно с делопроизводственной и
архивной службами работу по ежегодному отбору документов организации, в том числе аудиовизуальной, фото-, видео-, машиночитаемой,
научно-технической и другой специальной документации для дальнейшего хранения и уничтожения, по подготовке дел к архивному хранению.
3.3.Проводит работу по выявлению владельцев личных фондов и
отбору коллекций в организации.
3.4.Проводит работу по инициативному документированию (записи
воспоминаний старейших работников, кинофотосъемки) с целью создания устной истории организации.
3.5.Рассматривает, принимает решения об одобрении и представляет:
3.5.1. На утверждение экспертно-проверочной комиссии (ЭПК)
управления ГАС Новосибирской области, а затем на утверждение руководителю организации:
- описи дел постоянного хранения управленческой, а также специальной документации, относящейся к основной отраслевой (специфической) деятельности организации, в том числе фото-видео, научно-технической документации, и научно-справочный аппарат к ним на бумажном
и электронном носителях;
- описи дел личного происхождения или описи коллекций личных
фондов;
- акты о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками
хранения, имеющих в номенклатуре дел отметку «ЭПК».
3.5.2. На согласование ЭПК управления ГАС Новосибирской области,
а затем на утверждение руководителю организации:
- описи дел по личному составу организации;
- акты об утрате или неисправимом повреждении документов, включенных в состав Архивного фонда Российской Федерации.
3.5.3. На рассмотрение ЭПК управления ГАС Новосибирской области:
- предложения об изменении сроков хранения отдельных категорий
документов, установленных перечнем, и об определении сроков хранения документов, не предусмотренных перечнем.
3.5.4. На согласование муниципальному архиву, а затем на утверждение руководителю организации:
- сводную номенклатуру дел организации;
- инструкцию по делопроизводству;
- положение об экспертной комиссии организации;
- положение об архиве организации.
3.5.5. На утверждение руководителю организации:
- акты о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками
хранения (кроме перечисленных в п. 3.5.1);
- акты об утрате или неисправимом повреждении документов по личному составу.
171
3.6. Совместно с делопроизводственной службой проводит консультации для сотрудников организации по вопросам работы с документами,
участвует в проведении мероприятий по повышению их деловой квалификации.
4. Права экспертной комиссии
ЭК имеет право:
4.1.В пределах своей компетенции давать рекомендации структурным подразделениям и отдельным сотрудникам организации по
вопросам оформления документов, разработки номенклатур дел и формирования дел в делопроизводстве, экспертизы ценности документов
и упорядочения дел, розыска недостающих дел постоянного срока хранения и дел по личному составу.
4.2. Запрашивать от руководителей структурных подразделений:
- письменные объяснения о причинах утраты, порчи или незаконного
уничтожения документов постоянного и долговременного сроков хранения, в том числе документов по личному составу;
- предложения и заключения, необходимые для определения сроков
хранения документов.
4.3. Заслушивать на своих заседаниях сообщения руководителей
структурных подразделений о ходе подготовки документов к архивному
хранению, об условиях хранения и обеспечения сохранности документов Архивного фонда Российской Федерации, о причинах утраты
документов.
4.4.Приглашать на заседания комиссии в качестве экспертов специалистов структурных подразделений организации, представителей муниципального архива, сторонних организаций.
4.5.Не принимать к рассмотрению и возвращать для доработки некачественно и небрежно подготовленные документы.
4.6.Информировать руководство о состоянии делопроизводства и
архива организации.
4.7.В установленном порядке представлять организацию в муниципальном архиве и управлении ГАС Новосибирской области.
5. Организация работы экспертной комиссии
5.1. ЭК организации работает в тесном контакте с ЭПК управления
ГАС Новосибирской области, с муниципальным архивом, с Центральной
экспертной комиссией (ЦЭК) отраслевого органа управления, получает
от них соответствующие организационно-методические указания.
5.2. ЭК работает по годовому плану, утвержденному руководством
организации. Копия плана работы ЭК для сведения направляется в муниципальный архив.
172
5.3.Вопросы, относящиеся к компетенции ЭК, рассматриваются на
ее заседаниях, которые проводятся по мере необходимости, но не реже
2-х раз в год. Все заседания протоколируются. Поступившие на рас­
смотрение ЭК документы рассматриваются на ее заседании не позднее,
чем через 10 дней.
5.4. Заседание ЭК и принятые на нем решения считаются правомочными, если в его работе приняли участие не менее половины членов ЭК.
Решения принимаются простым большинством голосов присутствующих
на заседании членов ЭК. При разделении голосов поровну, решение принимает председатель ЭК и руководитель организации (в необходимых
случаях по согласованию с управлением ГАС Новосибирской области
и муниципальным архивом). Право решающего голоса имеют только
члены ЭК. Приглашенные эксперты имеют право совещательного голоса
и в голосовании не участвуют.
5.5.Ведение делопроизводства ЭК, хранение и использование ее
документов, ответственность за их сохранность, а также контроль за
исполнением принятых ЭК решений возлагается на секретаря комиссии.
5.6.Копии решений ЭК, принятые относительно согласования нормативных документов по делопроизводству, организации архива, рассмотрения описей на дела постоянного хранения и по личному составу; рассмотрения других вопросов по отбору и передаче архивных документов
на государственное хранение, представляются на ЭПК управления ГАС
Новосибирской области вместе с пакетом документов, предлагаемых для
рассмотрения.
173
УТВЕРЖДАЮ
___________________________
(Должность руководителя организации)
________ _________________
(Подпись) (Расшифровка подписи)
«____»_______________ 20__ г.
или
УТВЕРЖДЕНО
___________________________
(Наименование распорядительного
документа организации)
от _______________ № _______
ТИПОВОЕ ПОЛОЖЕНИЕ
об архиве организации (источника комплектования)
1. Общие положения
1.1. Документы организации, имеющие историческое, культурное,
научное, социальное, экономическое и политическое значение, входят в
состав Архивного фонда Российской Федерации, являются собственностью государства и подлежат постоянному хранению в государственном
архиве Новосибирской области.
До передачи на государственное хранение эти документы временно,
в пределах сроков, установленных Федеральным законом Российской
Федерации от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской
Федерации», хранятся в организации.
1.2. Организация обеспечивает отбор, упорядочение, учет, сохранность и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, образующихся в ее деятельности. В соответствии с «Правилами
организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных
документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и
библиотеках, организациях Российской академии наук» (М., 2007),
организация обеспечивает своевременную передачу документов на
государственное хранение. Все работы, связанные с подготовкой, транспортировкой и передачей архивных документов, производятся силами
и за счет организации. За утрату и порчу документов Архивного фонда
Российской Федерации должностные лица организации несут ответственность в соответствии с действующим законодательством.
1.3. В организации для хранения документов Архивного фонда Российской Федерации постоянного хранения и документов по личному
174
составу, их отбора, учета, использования и подготовки к передаче на
государственное хранение создается архив. Организация обеспечивает
архив необходимым помещением, оборудованием и кадрами.
1.4. Архив организации входит в состав службы документационного
обеспечения или является самостоятельным структурным подразделением организации с непосредственным подчинением его руководителю
организации. Возглавляет архив заведующий архивом или лицо, ответственное за сохранность документов в организации, назначенное распорядительным документом руководителя организации.
1.5. В своей работе архив организации руководствуется Федеральным
законом Российской Федерации от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном
деле в Российской Федерации», законом Новосибирской области от
26.09.2005 № 315-ОЗ «Об архивном деле в Новосибирской области»,
«Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других
архивных документов в государственных и муниципальных архивах,
музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук»
(М., 2007), нормативными актами вышестоящих организаций по
вопросам организации архивного дела, типовыми и ведомственными
перечнями документов со сроками хранения, распорядительными документами организации, настоящим Положением об архиве.
1.6. Положение об архиве организации разрабатывается на основании
Типового положения об архиве организации (источника комплектования).
1.7. Положение об архиве организации после согласования с экспертно-проверочной комиссией управления государственной архивной
службы Новосибирской области (далее – ЭПК управления ГАС Новосибирской области) утверждается руководителем организации.
1.8. Архив организации работает по плану, утвержденному руководителем организации, и отчитывается перед ним в своей работе.
1.9. Контроль за деятельностью архива организации осуществляют
заместитель руководителя, центральная экспертная комиссия (экспертная комиссия) организации.
1.10. Организационно-методическое руководство деятельностью архива
организации осуществляет государственный архив Новосибирской области.
2. Состав документов архива
В архиве организации находятся на хранении:
2.1. Документы постоянного хранения, образовавшиеся в деятельности
организации, включенные в состав Архивного фонда Российской Федерации,
до истечения законодательно установленного срока хранения на месте.
2.2. Законченные делопроизводством документы организации
постоян­ного хранения, образовавшиеся в деятельности структурных
175
подразделений, в том числе специальная документация, относящаяся
к основной отраслевой (специфической) деятельности организации;
документы временного (свыше 10 лет) срока хранения, необходимые в
практической деятельности; документы по личному составу.
2.3. Документы постоянного хранения и по личному составу организаций-предшественников.
2.4. Документы постоянного хранения и по личному составу ликвидированных организаций, непосредственно подчинявшихся организации.
2.5. Личные фонды и коллекции документов сотрудников организации.
2.6. Служебные и ведомственные издания.
2.7. Учетные документы и научно-справочный аппарат к документам.
3. Задачи и функции архива
3.1. Основными задачами архива являются:
3.1.1. Комплектование документами, состав которых предусмотрен
разделом 2 настоящего положения.
3.1.2. Учет, обеспечение сохранности, создание научно-справочного
аппарата, использование документов, хранящихся в архиве.
3.1.3. Подготовка и своевременная передача документов Архивного
фонда Российской Федерации на государственное хранение с соблюдением требований, установленных Федеральным законом Российской
Федерации от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской
Федерации», «Правилами организации хранения, комплектования, учета
и использования документов Архивного фонда Российской Федерации
и других архивных документов в государственных и муниципальных
архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук»
(М., 2007).
3.1.4. Осуществление контроля за формированием и оформлением
дел в делопроизводстве организации.
3.2. В соответствии с возложенными на него задачами архив осуществляет следующие функции:
3.2.1. Принимает не позднее, чем через 2 года после завершения в делопроизводстве, учитывает и хранит документы структурных подразделений
организации, упорядоченные в соответствии с требованиями, установленными «Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других
архивных документов в государственных и муниципальных архивах,
музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук» (М., 2007).
3.2.2. Разрабатывает и согласовывает с государственным архивом
Новосибирской области графики представления описей на рассмотрение
ЭПК управления ГАС Новосибирской области и передачи документов
Архивного фонда Российской Федерации на государственное хранение.
176
3.2.3. Составляет и представляет не позднее, чем через 2 года после
завершения в делопроизводстве, годовые разделы описей дел постоян­
ного хранения и по личному составу на рассмотрение центральной
экспертной (экспертной) комиссии организации и ЭПК управления ГАС
Новосибирской области.
3.2.4. Осуществляет учет и обеспечивает полную сохранность принятых на хранение дел.
3.2.5. Создает, пополняет и совершенствует научно-справочный
аппарат к хранящимся в архиве делам и документам, обеспечивает его
преемственность с научно-справочным аппаратом государственного
архива Новосибирской области.
3.2.6. Информирует руководство и работников организации о составе
и содержании документов архива.
3.2.7. Выдает в установленном порядке дела, документы или копии
документов в целях служебного и научного использования.
3.2.8. Исполняет запросы организаций и заявления граждан об установлении трудового стажа и по другим вопросам социально-равового характера,
в установленном порядке выдает копии документов и архивные справки.
3.2.9. Ведет учет использования документов, хранящихся в архиве.
3.2.10. Проводит экспертизу ценности документов, хранящихся
в архиве, участвует в работе центральной экспертной (экспертной)
комиссии организации.
3.2.11. Оказывает методическую помощь службе делопроизводства
в составлении номенклатуры дел организации, контролирует правильность формирования и оформления дел в делопроизводстве, а также подготовку дел к передаче в архив организации.
3.2.12. Участвует в проведении мероприятий по повышению квалификации специалистов, ответственных за ведение делопроизводства и
архив.
3.2.13. Ежегодно представляет в государственный архив Новосибирской
области сведения о составе и объеме документов по установленной форме.
3.2.14. Подготавливает в установленном порядке и передает на хранение в государственный архив Новосибирской области документы
Архивного фонда Российской Федерации.
4. Права архива
Для выполнения возложенных задач и функций архив имеет право:
4.1. Контролировать выполнение установленных правил работы с
документами в структурных подразделениях организации.
4.2. Запрашивать от структурных подразделений организации сведения, необходимые для работы архива, с учетом обеспечения выполнения всех возложенных на архив задач и функций.
177
УТВЕРЖДАЮ
___________________________
(Должность руководителя организации)
________ _________________
(Подпись) (Расшифровка подписи)
«____»_______________ 20__ г.
или
УТВЕРЖДЕНО
___________________________
(Наименование распорядительного
документа организации)
от _______________ № _______
ТИПОВОЕ ПОЛОЖЕНИЕ
о постоянно действующей экспертной комиссии
центральной районной (городской) больницы
(источника комплектования)
1. Общие положения
1.1.Постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК) создается для
организации и проведения методической и практической работы по экспертизе ценности документов, отбору и подготовке к передаче на постоянное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации,
включая управленческую, специальную медицинскую документацию,
фото-видео, машиночитаемую и другую документацию, образующуюся в
процессе деятельности центральной (городской) больницы (далее – ЦРБ).
Постоянно действующая ЭК является совещательным органом при
главном враче ЦРБ.
1.2.Решения комиссии вступают в силу после их утверждения
главным врачом ЦРБ. В необходимых случаях (см. пп. 3.7.1., 3.7.2.,
3.7.3. настоящего Положения) решения комиссии утверждаются после
их предварительного согласования (утверждения) управлением государственной архивной службы Новосибирской области (далее – управление
ГАС Новосибирской области).
1.3.В своей работе ЭК организации руководствуется Федеральным
законом Российской Федерации от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном
деле в Российской Федерации», законом Новосибирской области от
178
26.09.2005 № 315-ОЗ «Об Архивном деле в Новосибирской области»,
«Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и
других архивных документов в государственных и муниципальных
архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии
наук» (М., 2007), нормативными актами вышестоящих организаций по
вопросам организации архивного дела, Перечнем документов со сроками
хранения Министерства здравоохранения СССР, органов, учреждений,
организаций, предприятий системы здравоохранения, утвержденным
приказом Минздрава СССР от 30 мая 1974 года, Примерным перечнем
документов и дел постоянного срока хранения, подлежащих приему на
госхранение от центральной районной больницы (приложение к совместному письму Министра здравоохранения РСФСР и Председателя Комитета по делам архивов при Совете Министров РСФСР от 17.04.1991),
Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, 2000 г., приказом
Министерства здравоохранения СССР от 04.10.1980 № 1030 «Об утверждении форм первичной медицинской документации учреждений здравоохранения», распорядительными документами ЦРБ, настоящим Положением об ЭК ЦРБ.
1.4. ЭК возглавляется одним из заместителей главного врача ЦРБ.
1.5.Персональный состав ЭК назначается приказом главного врача
ЦРБ из числа наиболее квалифицированных сотрудников ведущих структурных подразделений. По согласованию сторон в состав ЭК может быть
включен представитель муниципального архива.
1.6.На основе настоящего Типового положения о постоянно действующей экспертной комиссии Центральной районной (городской) больницы
(источника комплектования) ЦРБ разрабатывает индивидуальное положение о своей ЭК, которое после согласования с муниципальным архивом
утверждается и вводится в действие приказом главного врача ЦРБ.
1.7.В качестве экспертов к работе комиссии могут привлекаться
представители любых сторонних организаций.
2. Основные задачи экспертной комиссии
Основными задачами ЭК являются:
2.1.Организация и проведение экспертизы ценности документов на
стадии делопроизводства при составлении номенклатуры дел и формировании дел.
2.2.Организация и проведение экспертизы ценности документов на
стадии подготовки их к архивному хранению.
2.3.Организация, проведение отбора и подготовка документов, в том
числе управленческой, специальной медицинской документации, фото179
видео, машиночитаемой и другой документации, образующейся в процессе деятельности ЦРБ, к передаче на постоянное хранение.
3. Основные функции экспертной комиссии
В соответствии с возложенными на нее задачами ЭК выполняет следующие функции:
3.1.Осуществляет организационно-методическое руководство:
- по разработке и усовершенствованию нормативных документов по
делопроизводству и организации работы архива, в том числе медицинского архива (положений об ЭК и архивах, номенклатуры дел, инструкции
по делопроизводству);
- по экспертизе ценности документов в структурных подразделениях ЦРБ;
- по отбору документов ЦРБ, переданных в архив, в том числе медицинский, для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации и (или) выделения к уничтожению.
3.2.Организует и проводит совместно с делопроизводственной и
архивной службами работу по ежегодному отбору документов ЦРБ, в
том числе управленческой, специальной медицинской документации,
фото-видео, машиночитаемой и другой документации для дальнейшего
хранения или уничтожения и по подготовке (упорядочению) дел к архивному хранению.
3.3.Проводит работу по определению критериев оценки для
отбора на постоянное хранение историй болезней (карт стационарных
больных).
3.4.Проводит работу по экспертизе ценности карт и историй
болезней, учитывая критерии оценки и мнение лечащих врачей и специалистов, для включения в опись дел постоянного хранения.
3.5.Проводит работу по выявлению владельцев личных фондов и
отбору коллекций в ЦРБ.
3.6.Проводит работу по инициативному документированию (записи
воспоминаний старейших работников, кинофотосъемки) с целью создания устной истории ЦРБ.
3.7.Рассматривает, принимает решения о согласовании и представляет:
3.7.1. На утверждение экспертно-проверочной комиссии (ЭПК)
управления ГАС Новосибирской области, а затем на утверждение главного врача ЦРБ:
- примерные перечни специальной медицинской документации
постоянного хранения, включая истории болезней (карты стационарных
больных);
- описи дел постоянного хранения управленческой документации
и научно-справочный аппарат к ним на бумажном и электронном
носителях;
180
- описи дел специальной медицинской документации постоянного хранения и научно-справочный аппарат к ним на бумажном и электронном
носителях;
- описи дел фото-, видео и научно-справочный аппарат к ним на
бумажном и электронном носителях;
- описи дел личного происхождения или описи коллекций личных
фондов;
- акты о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками
хранения, имеющих в номенклатуре дел отметку «ЭПК».
3.7.2. На согласование ЭПК управления ГАС Новосибирской области,
а затем на утверждение главному врачу ЦРБ:
- описи дел по личному составу ЦРБ;
- акты об утрате или неисправимом повреждении документов, включенных в состав Архивного фонда Российской Федерации.
3.7.3. На рассмотрение ЭПК управления ГАС Новосибирской области:
- предложения об изменении сроков хранения отдельных категорий
документов, установленных перечнями, и об определении сроков хранения документов, не предусмотренных перечнями.
3.7.4. На согласование муниципальному архиву, а затем на утверждение главному врачу ЦРБ:
- сводную номенклатуру дел ЦРБ;
- инструкцию по делопроизводству в ЦРБ;
- положение об экспертной комиссии ЦРБ;
- положения об архиве, медицинском архиве ЦРБ;
- описи дел (документов) долговременного (свыше 10 лет) срока
хранения.
3.7.5. На утверждение главному врачу ЦРБ:
- акты о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения, в том числе специфической медицинской документации,
кроме документов, имеющих отметку «ЭПК» в номенклатуре дел;
- акты об утрате или неисправимом повреждении документов по личному составу;
- акты об утрате или неисправимом повреждении специальной медицинской документации, не вошедшей в состав Архивного фонда Российской Федерации.
3.7. Совместно с делопроизводственной службой проводит консультации для сотрудников ЦРБ по вопросам работы с документами, в том
числе специальной медицинской документации.
3.8. Проводит мероприятия (практические семинары) по организации
отбора:
- документов, в том числе специфической медицинской документации
для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации;
181
- документальных материалов, в том числе специфической медицинской документации, утратившей свое научное, историческое и
практичес­кое значение, для уничтожения.
4. Права экспертной комиссии
ЭК имеет право:
4.1.В пределах своей компетенции давать рекомендации структурным подразделениям и отдельным сотрудникам ЦРБ по вопросам
оформления документов, разработки номенклатуры дел и формирования
дел в делопроизводстве, экспертизы ценности документов и упорядочения дел, розыска недостающих дел постоянного срока хранения и дел
по личному составу.
4.2. Запрашивать от руководителей структурных подразделений:
- письменные объяснения о причинах утраты, порчи или незаконного уничтожения документов постоянного и долговременного сроков
хранения, в том числе специальной медицинской документации и документов по личному составу;
- предложения и заключения, необходимые для определения сроков
хранения документов.
4.3. Заслушивать на своих заседаниях сообщения руководителей
структурных подразделений, в том числе лиц, ответственных за архив,
о ходе подготовки документов к архивному хранению, об условиях хранения и обеспечения сохранности документов Архивного фонда Российской Федерации, о причинах утраты документов.
4.4.Приглашать на заседания комиссии в качестве экспертов специалистов структурных подразделений ЦРБ, представителей муниципального архива, сторонних организаций.
4.5.Не принимать к рассмотрению и возвращать для доработки некачественно и небрежно подготовленные документы.
4.6.Информировать руководство о состоянии делопроизводства в
ЦРБ и работы архива ЦРБ, в том числе медицинского.
4.7.В установленном порядке представлять ЦРБ в муниципальном
архиве и управлении ГАС Новосибирской области.
5. Организация работы экспертной комиссии
5.1. ЭК ЦРБ работает в тесном контакте с ЭПК управления ГАС
Новосибирской области, с муниципальным архивом, с Центральной экспертной комиссией (ЦЭК) департамента здравоохранения Новосибирской области, получает от них соответствующие организационно-методические указания.
5.2. ЭК работает по годовому плану, утвержденному главным врачом
ЦРБ. Копия плана работы для сведения направляется в муниципальный
архив.
182
5.3.Вопросы, относящиеся к компетенции ЭК, рассматриваются на
ее заседаниях, которые проводятся в соответствии с планом (не реже 2-х
раз в год). Все заседания протоколируются. Поступившие на рассмотрение ЭК документы рассматриваются на ее заседании не позднее,
чем через 10 дней.
5.4. Заседание ЭК и принятые на нем решения считаются правомочными, если в его работе приняли участие не менее половины членов
ЭК. Решения принимаются простым большинством голосов присутствующих на заседании членов ЭК. При разделении голосов поровну,
решение принимает председатель ЭК (в необходимых случаях по согласованию с управлением ГАС Новосибирской области и муниципальным
архивом). Право решающего голоса имеют только члены ЭК. Приглашенные эксперты имеют право совещательного голоса и в голосовании
не участвуют.
5.5.Ведение делопроизводства ЭК, хранение и использование ее
документов, ответственность за их сохранность, а также контроль за
исполнением принятых ЭК решений возлагается на секретаря комиссии.
Секретарь ЭК направляет:
- в управление ГАС Новосибирской области копии решений (выписки
из протоколов заседаний) ЭК, принятые по вопросам установления и
(или) изменения сроков хранения отдельных категорий документов,
согласования примерных перечней специальной медицинской документации, описей дел постоянного хранения, специальной медицинской
документации и по личному составу, актов о выделении к уничтожению
документов с истекшими сроками хранения, имеющих в номенклатуре
дел отметку «ЭПК», актов об утрате или неисправимом повреждении
документов, включенных в состав Архивного фонда Российской Федерации, вместе с пакетом документов, предлагаемых для рассмотрения на
заседании ЭПК управления ГАС;
- в муниципальный архив копии решений (выписки из протоколов
заседаний) ЭК, принятые по вопросам согласования положений об ЭК
и архивах, номенклатуры дел, инструкции по делопроизводству вместе с
пакетом документов, предлагаемых для рассмотрения.
СОГЛАСОВАНО
Протокол заседания ЦЭК
департамента здравоохранения
от 26.04.2010 № 3
183
УТВЕРЖДАЮ
___________________________
(Должность руководителя организации)
________ _________________
(Подпись) (Расшифровка подписи)
«____»_______________ 20__ г.
или
УТВЕРЖДЕНО
___________________________
(Наименование распорядительного
документа организации)
от _______________ № _______
ТИПОВОЕ ПОЛОЖЕНИЕ
об архиве центральной районной (городской) больницы
(источника комплектования)
1. Общие положения
1.1. Документы центральной (городской) больницы (далее – ЦРБ),
имеющие историческое, научное, социальное значение, входят в состав
Архивного фонда Российской Федерации, являются собственностью
государства и подлежат постоянному хранению в муниципальном архиве.
До передачи на постоянное хранение эти документы временно, в пределах сроков, установленных Федеральным законом Российской Федерации от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», хранятся в ЦРБ.
1.2. ЦРБ обеспечивает отбор, упорядочение, учет, сохранность и
использование документов Архивного фонда Российской Федерации,
включая управленческую, специальную медицинскую документацию,
фото-видео, машиночитаемую и другую документацию, образующуюся
в процессе ее деятельности. В соответствии с Федеральным законом Российской Федерации от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» и «Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской
Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской
академии наук» (М., 2007), ЦРБ обеспечивает своевременную передачу
184
документов на постоянное хранение. Все работы, связанные с подготовкой, транспортировкой и передачей архивных документов, производятся силами и за счет ЦРБ.
За утрату и порчу документов Архивного фонда Российской Федерации должностные лица ЦРБ несут ответственность в соответствии с
действующим законодательством.
1.3. В ЦРБ для временного хранения документов постоянного хранения и документов по личному составу, их отбора, учета, подготовки
к передаче на постоянное хранение, а также использования в практической и научной работе создается архив, в том числе медицинский.
ЦРБ обеспечивает архив необходимым помещением и оборудованием, в
соответствии с Основными правилами работы ведомственных архивов,
утвержденными приказом Главархива СССР от 05.09.1985 и приказом
Министерства здравоохранения СССР от 30.09.1949, 01.10.1949 № 718
«О введении в действие Положения о медицинском архиве лечебного
учреждения, Инструкции о ведении медицинских архивов в лечебных
учреждениях Союза ССР».
1.4. Архив ЦРБ входит в состав службы документационного обеспечения или является самостоятельным структурным подразделением
ЦРБ с непосредственным подчинением его главному врачу или его
заместителю по медицинской части. Возглавляет архив заведующий
архивом или лицо, ответственное за сохранность документов в ЦРБ,
назначенное приказом главного врача. Заведующий архивом, в том
числе медицинским, несет ответственность за сохранность хранящихся
в архиве документов.
1.5. В своей работе архив ЦРБ руководствуется Федеральным законом
Российской Федерации от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», законом Новосибирской области от 26.09.2005 №
315-ОЗ «Об Архивном деле в Новосибирской области», «Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов
Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в
государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук» (М., 2007), нормативными актами
вышестоящих организаций по вопросам организации архивного дела,
Перечнем документов со сроками хранения Министерства здравоохранения СССР, органов, учреждений, организаций, предприятий системы
здравоохранения, утвержденным приказом Минздрава СССР от 30 мая
1974 года, Примерным перечнем документов и дел постоянного срока
хранения, подлежащих приему на госхранение от центральной районной
больницы (приложение к совместному письму Министра здравоохранения
РСФСР и Председателя Комитета по делам архивов при Совете Министров РСФСР от 17.04.1991), Перечнем типовых управленческих доку185
ментов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков
хранения, 2000 г., приказом Министерства здравоохранения СССР
от 30.09.1949, 01.10.1949 № 718 «О введении в действие Положения о
медицинском архиве лечебного учреждения, Инструкции о ведении медицинских архивов в лечебных учреждениях Союза ССР» распорядительными документами ЦРБ, настоящим Положением об архиве ЦРБ.
1.6. Положение об архиве ЦРБ, в том числе медицинском, разрабатывается на основании Типового положения об архиве центральной (городской) больницы (источника комплектования).
1.7. Положение об архиве ЦРБ после согласования с муниципальным
архивом утверждается главным врачом ЦРБ.
1.8. Архив ЦРБ работает по плану, утвержденному главным врачом
или его заместителем по медицинской части, и отчитывается перед ним в
своей работе.
1.9. Контроль за деятельностью архива ЦРБ осуществляют главный
врач или его заместитель по медицинской части, экспертная комиссия
ЦРБ.
1.10. Организационно-методическое руководство деятельностью
архива ЦРБ осуществляет экспертная комиссия ЦРБ, центральная экспертная комиссия департамента здравоохранения Новосибирской
области и муниципальный архив.
2. Состав документов архива
В архиве ЦРБ находятся на хранении:
2.1. Документы постоянного хранения, образовавшиеся в деятельности ЦРБ, включенные в состав Архивного фонда Российской Федерации, до истечения законодательно установленного срока хранения на
месте.
2.2. Законченные делопроизводством документы ЦРБ постоянного
хранения, образовавшиеся в деятельности структурных подразделений,
в том числе специальная медицинская документация, машиночитаемые
документы, документы долговременного (свыше 10 лет) срока хранения,
необходимые в практической деятельности, документы по личному
составу.
2.3. Документы постоянного хранения и по личному составу организаций-предшественников.
2.4. Документы постоянного хранения и по личному составу ликвидированных лечебных учреждений, непосредственно подчинявшихся ЦРБ.
2.5. Личные фонды и коллекции документов сотрудников ЦРБ.
2.6. Служебные и ведомственные издания.
2.7. Учетные документы и научно-справочный аппарат к документам
архива.
186
3. Задачи и функции архива
3.1. Основными задачами архива являются:
3.1.1. Комплектование документами, состав которых предусмотрен
разделом 2 настоящего положения.
3.1.2. Учет, обеспечение сохранности, создание научно-справочного
аппарата, использование документов, хранящихся в архиве.
3.1.3. Подготовка и своевременная передача документов Архивного
фонда Российской Федерации на постоянное хранение с соблюдением требований, установленных Федеральным законом Российской Федерации от
22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», «Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования
документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных
документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и
библиотеках, организациях Российской академии наук» (М., 2007) и с
учетом решения Центральной экспертно-проверочной комиссии Главархива РСФСР и Центральной экспертной комиссии Минздрава РСФСР от
26.11.1986 г. «Об улучшении отбора на госхранение карт стационарных
больных (историй болезней)» для специальной медицинской документации.
3.1.4. Осуществление контроля за формированием и оформлением
дел в делопроизводстве ЦРБ.
3.2. В соответствии с возложенными на него задачами архив, в том
числе медицинский, осуществляет следующие функции:
3.2.1. Принимает не позднее, чем через 2 года после завершения дел
в делопроизводстве из всех структурных подразделений ЦРБ по утвержденному главным врачом или его заместителем по медицинской части
плану документы ЦРБ, упорядоченные в соответствии с требованиями,
установленными «Правилами организации хранения, комплектования,
учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук» (М., 2007).
3.2.2. Принимает карты и истории болезни, в том числе отнесенные
лечащим врачом к разряду ценных, которые хранятся и учитываются
отдельно ото всех других документов.
3.2.3. Осуществляет учет и обеспечивает полную сохранность принятых на хранение дел (документов) ЦРБ.
3.2.4. Проводит совместную работу с экспертной комиссией ЦРБ по экспертизе ценности документов, хранящихся в архиве, в том числе по отбору
переданных в архив карт и историй болезней, учитывая критерии оценки
и мнение лечащих врачей и специалистов, для последующего включения в
описи дел постоянного хранения и (или) выделения к уничтожению.
187
3.2.5. Разрабатывает и согласовывает с муниципальным архивом
график представления описей на рассмотрение экспертно-проверочной
комиссии управления государственной архивной службы Новосибирской области (далее – ЭПК управления ГАС Новосибирской области) и
передачи документов Архивного фонда Российской Федерации на постоянное хранение в муниципальный архив.
3.2.6. Составляет и представляет не позднее, чем через 2 года после
завершения в делопроизводстве, годовые разделы описей дел постоянного хранения, в том числе специальной медицинской документации, и
по личному составу на рассмотрение экспертной комиссии ЦРБ и ЭПК
управления ГАС Новосибирской области.
3.2.7. Составляет и представляет не позднее, чем через 3 года после
завершения в делопроизводстве, годовые разделы описей дел (документов) долговременного (свыше 10 лет) срока хранения на рассмотрение в муниципальный архив.
3.2.8. Создает, пополняет и совершенствует научно-справочный аппарат
к хранящимся в архиве делам и документам, обеспечивает его преемственность с научно-справочным аппаратом муниципального архива.
3.2.9. Информирует руководство и работников ЦРБ о составе и содержании документов архива.
3.2.10. Выдает в установленном порядке дела, документы или копии
документов в целях служебного и научного использования.
3.2.11. Исполняет запросы организаций и заявления граждан об
установлении трудового стажа и по другим вопросам социально-правового характера, в установленном порядке выдает копии документов и
архивные справки.
3.2.12. Ведет учет использования документов, хранящихся в архиве.
3.2.13. Оказывает методическую помощь службе делопроизводства в
подготовке дел к передаче в архив ЦРБ.
3.2.14. Участвует в мероприятиях (практических семинарах), проводимых экспертной комиссией ЦРБ, по организации отбора:
- документов, в том числе специфической медицинской документации
для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации;
- документальных материалов, в том числе специфической медицинской документации, утратившей свое научное, историческое и практическое значение, для уничтожения.
3.2.15. Ежегодно представляет в муниципальный архив сведения о
составе и объеме документов (паспорт архива организации) по установленной форме.
3.2.16. Подготавливает в установленном порядке и передает на хранение в муниципальный архив документы Архивного фонда Российской
Федерации.
188
4. Права архива
Для выполнения возложенных задач и функций архив имеет право:
4.1. В пределах своей компетенции давать рекомендации структурным
подразделениям и отдельным сотрудникам ЦРБ по вопросам оформления
и формирования дел (документов) в делопроизводстве, экспертизы ценности документов и упорядочения дел, розыска недостающих дел постоянного срока хранения и дел по личному составу.
4.2. Контролировать выполнение установленных правил работы с
документами в структурных подразделениях ЦРБ, в том числе за формированием и оформлением дел в делопроизводстве ЦРБ.
4.3. Запрашивать от структурных подразделений ЦРБ сведения, необходимые для работы архива, с учетом обеспечения выполнения всех возложенных на архив задач и функций, в том числе о ходе подготовки документов к архивному хранению.
4.4. Не принимать к рассмотрению и возвращать для доработки некачественно и небрежно подготовленные к архивному хранению дела
(документы).
4.5. Информировать руководство о состоянии работы архива ЦРБ, в
том числе медицинского.
4.6. Представлять в установленном порядке ЦРБ в муниципальном
архиве.
4.7. Принимать участие в мероприятиях (практических семинарах),
проводимых ЦРБ, по вопросам делопроизводства и архива, в том числе
организуемых экспертной комиссией ЦРБ.
СОГЛАСОВАНО
Протокол заседания
ЦЭК департамента здравоохранения
от 26.04.2010 № 3
189
ПРИМЕРНОЕ ПОЛОЖЕНИЕ
о смотре сохранности документов
и безопасности архивов организаций –
источников комплектования архивного органа
муниципального района (городского округа)
1. Общие положения
Смотр сохранности документов и безопасности архивов организаций –
источников комплектования архивного органа муниципального района
(городского округа) (далее – смотр) проводится с целью:
1) соответствия условий хранения архивных документов требованиям
«Правил организации хранения, комплектования, учета и использования
документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных
документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и
библиотеках, организациях Российской академии наук», в части обеспечения сохранности архивных документов;
2) предотвращения утраты документов Архивного фонда муниципального района (городского округа) на стадии временного хранения;
3) активизации работы экспертных комиссий организаций – участников смотра:
- по своевременному и качественному упорядочению документов,
подлежащих передаче на муниципальное хранение, и документов по личному составу;
- по выявлению и отбору фотодокументов, документов личного происхождения для включения в состав Архивного фонда района (городского округа).
Участники смотра руководствуются Федеральным законом от
22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»,
Законом Новосибирской области от 26.09.2005 № 315-ОЗ «Об архивном
деле в Новосибирской области»,
«Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других
архивных документов в государственных и муниципальных архивах,
музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук»,
«Основными правилами работы архивов организаций».
2. Организация проведения смотра
Смотр сохранности документов и безопасности архивов организаций –
источников комплектования архивного органа района (городского округа)
объявляет глава района (городского округа). Распорядительным документом глава района (городского округа) утверждает положение о смотре,
состав комиссии по проведению и подведению итогов смотра, график
190
проверок организаций – участников смотра. Комиссия __________создается для проведения проверок сохранности документов и безопасности
архивов в организациях – участниках смотра (в соответствии с графиком
проверок) и подведения итогов смотра.
В состав комиссии входят заместитель главы администрации района
(городского округа), курирующий архивную службу района, представители других контролирующих органов (по согласованию), руководитель
архивного органа района (городского округа) и др.
В смотре принимают участие организации – источники комплектования архивного органа района (городского округа):
Совет депутатов и администрация района (городского округа),
Советы депутатов и администрации сельских поселений
(сельсоветов), структурные подразделения администрации,
являющиеся самостоятельными источниками комплектования,
организации (учреждения) муниципальной формы собственности.
Проведение смотра возможно по группам организаций.
Смотр проводится в три этапа.
На первом этапе смотра руководитель архивного органа района
(городского округа) проводит организационную работу по разъяснению
условий смотра.
Второй этап включает:
– проведение комиссией проверок участников смотра и организацию
заседаний центральной экспертной комиссии администрации района
(городского округа) и экспертных комиссий (ЭК) организаций по своевременному и качественному упорядочению документов, подлежащих
передаче на муниципальное хранение, а также документов по личному
составу; по выявлению и отбору фотодокументов; документов личного
происхождения для включения в состав Архивного фонда района (городского округа);
– оформление результатов проверок комиссии по проведению и подведению итогов смотра и результатов деятельности экспертных комиссий
организаций.
Результатом проверки комиссии является справка проверки организации,
результатом деятельности ЭК – отчет-справка об участии в смотре сохранности документов и безопасности архива организации – источника комплектования архивного органа района (городского округа) (приложение №1).
Третий этап смотра включает рассмотрение комиссией результатов
смотра и подведение итогов, представление сведений о результатах
смотра главе района (городского округа), награждение и поощрение
победителей, организаций – участников смотра, руководителей организаций, председателей ЭК, ответственных за делопроизводство и архив.
Смотр проводится с 01 февраля – 01 октября 2009 года.
191
Итоговая справка (информация) о проведении и результатах смотра
сохранности документов и безопасности архивов организаций – источников комплектования архивного органа района (городского округа)
представляется руководителем архивного органа района (городского
округа) в управление государственной архивной службы Новосибирской
области до 01.11.2009 г.
3. Основные показатели смотра
Организации – участники смотра организуют комплекс меро­приятий
по созданию нормативных условий, способствующих обеспечению
сохранности и безопасности архивных документов. В период проведения
смотра комиссией проверяются и отражаются в справке показатели, являющиеся обязательными для организации:
- наличие отдельного помещения для хранения архивных документов;
- соблюдение правил пожарной безопасности и охраны помещений
архива;
- соблюдение температурно-влажностного режима хранения документов;
- применение специальных средств хранения архивных документов
(стеллажи, шкафы, сейфы, коробки, папки и др.);
- наличие автоматизированного рабочего места у ответственных за
делопроизводство и архив;
- фактическое наличие архивных дел, включенных в описи, которое
подтверждается актом проверки наличия дел постоянного хранения и по
личному составу, составленным членами комиссии;
- качество отбора документов для включения в состав Архивного
фонда (отсутствие в делах постоянного срока хранения, включенных
в опись, дублирующих экземпляров документов, черновиков, копий
документов и документов с временными сроками хранения, распорядительных документов без регистрации и подписи руководителя);
- полнота состава документов, включенных в опись дел постоянного
хранения, согласно номенклатуре дел организации;
- качество оформления дел постоянного хранения и по личному
составу, включенных в описи (подшивка, оформление обложек дел,
наличие шифров на делах, нумерация листов в деле и наличие листазаверителя).
3.1. Показатели оценки работы ЭК
Показателями оценки работы ЭК являются:
- наличие в организации распорядительного документа об участии в
смотре;
- упорядочение документов постоянного хранения и по личному
составу по 2006 год включительно;
192
- передача дел постоянного хранения в архивный орган района (городского округа) по 2003 год включительно;
- организация приема-передачи дел при смене руководства, ответственного за сохранность документов, в том числе при реорганизации;
- выявление и отбор фотодокументов, документов личного происхождения для включения в состав Архивного фонда района (городского округа);
- наличие освобожденных штатных работников архива или лиц,
ответственных за делопроизводство и архив, назначенных распорядительными документами руководителя.
4. Подведение итогов смотра
Комиссия по проведению и подведению итогов смотра сохранности
документов и безопасности архива в течение 2-х недель после проведения проверки составляет справку о результатах проверки организации
и направляет ее для ознакомления и принятия решения руководителю
организации.
Справка рассматривается руководителем с участием экспертной
комиссии организации, составляется __________план мероприятий по
устранению недостатков, выявленных в ходе проверки.
Информация о реализации плана мероприятий и отчет-справка экспертной комиссии организации, утвержденная руководителем организации, направляются в комиссию до 01 сентября 2009 года.
Итоги смотра обсуждаются и подводятся на заседании комиссии по
проведению и подведению итогов смотра не позднее 15 октября 2009
года.
Сведения о результатах проведения смотра и предложения по поощрению участников смотра, устранению недостатков и активизации
работы представляются комиссией главе района (городского округа) для
принятия решения и подготовки распорядительного документа.
Информация об итогах смотра направляется для публикации в
районную (городскую) газету и другие средства массовой информации района (города).
193
Приложение №1
к Примерному положению
о смотре сохранности
УТВЕРЖДАЮ
Руководитель организации
_______________________
«__» ______________20__г.
ОТЧЕТ-СПРАВКА
об участии в смотре сохранности документов и безопасности
архива организации-источника комплектования архивного
органа района (городского округа)
№
п/п
Показетели работы
1
1
2
Сведения об упорядочении документов, хранящихся в организации
(по 2006 год включительно):
- управленческой;
- научно-технической документации;
- документов по личному составу
с указанием объема и крайних дат
описания дел, включенных в описи
Обеспечение сохранности
документов:
- наличие экспертной комиссии
организации, председателя ЭК,
положения об ЭК, ответственного(ых)
за сохранность документов
в делопроизводстве и архив организации (штатной единицы архива),
назначенного(ых)
распорядительными документами
(фамилия, имя, отчество)
Сведения о передаче дел,
документов постоянного хранения
в архивный орган района
(городского округа)
по 2003 год включительно
2
3
194
Итоги
работы
3
Примечания
4
Даты, №№ протоколов
экспертно-проверочной
комиссии (ЭПК)
управление
государствен­ной
архивной службы
(управление ГАС НСО)
Даты, №№
распорядительных
документов
Даты, №№ утвержден­ных актов приемапередачи дел. Количество, крайние деты
дел, хранящихся сверх
установленного срока
Продолжение таблицы
1
4
2
Организация приема-передачи дел
при смене руководства, ответственного за сохранность документов,
в том числе при реорганизации
5 Мероприятия по выявлению и
отбору фотодокументов, документов личного происхождения
для включения в состав Архивного
фонда района (городского округа)
6 Особенности, характеризующие
деятельность ЭК организации)
7* Мероприятия Плана по устранению
недостатков, выявленных
в ходе проверки
3
4
Даты,
№№ утвержден­ных
актов приемапередачи дел
Подготовленные
предложения
(списки, описи)
Отчет о выполнении
Плана мероприятий
с приложением
утвержденного Плана.
* может быть
оформлен
отдельным
документом
195
ПОЛОЖЕНИЕ
об областном конкурсе молодых архивистов
«Народная летопись»
1. Цели и задачи конкурса
Целью конкурса является привлечение молодёжи к сохранению
ценных документальных источников по региональной истории.
Основные задачи:
• формирование у молодёжи чувства гордости своими предками,
историей своей малой родины, являющейся частью общей истории
великой страны;
• ориентация молодёжи на приобретение навыков исследовательской
работы, имеющей общественно-историческое значение;
• получение информации о документах, находящихся в семейных
архивах;
• сбор документов, отражающих историю региона, и передача их на
вечное хранение в архивы;
• пропаганда архивной отрасли.
2. Учредители, организаторы и партнёры конкурса.
2.1. Учредителями конкурса выступают Управление государственной
архивной службы Новосибирской области и государственное бюджетное
учреждение Новосибирской области «Государственный архив Новосибирской области».
2.2. Организатором конкурса является государственное бюджетное
учреждение Новосибирской области «Государственный архив Новосибирской области».
2.3. Партнёры конкурса — кафедра истории, обществоведения и экономики государственного бюджетного образовательного учреждения
дополнительного профессионального образования Новосибирской
области «Новосибирский институт повышения квалификации и переподготовки работников образования», Новосибирская городская общественная организация «Союз краеведов», газеты «Ведомости Новосибирского областного Совета депутатов» и «Советская Сибирь».
3. Участники конкурса.
В конкурсе принимают участие ученики старших классов общеобразовательных учреждений, студенты средних специальных и начальных
курсов высших учебных заведений Новосибирской области.
4. Организация конкурса.
4.1. Конкурс проводится в четыре этапа:
* 1-й этап (март 2010 г.) — регистрация участников конкурса
до 1 апреля 2010 года, формирование групп в соответствии с выбранной
196
номинацией, проведение организационно-методического собрания
групп;
* 2-й этап (апрель–сентябрь 2010 г.) – проведение исследования, формирование конкурсной работы, передача работ экспертной комиссии в
срок до 20 сентября 2010 г.;
* 3-й этап (сентябрь–октябрь 2010 г.) – работа экспертной комиссии;
проведение заседания жюри конкурса в составе представителей от учредителей и партнёров конкурса; объявление итогов – 22 октября 2010 г.;
* 4-й этап (октябрь–декабрь 2010 г.) – проведение работ по передаче
на государственное хранение конкурсных работ (в том числе подлинников документов) в состав архивных коллекций, популяризация лучших
конкурсных работ через сайт архивной службы Новосибирской области,
«Новосибирский архивный вестник», газеты «Ведомости Новосибирского областного Совета депутатов» и «Советская Сибирь».
4.2. Для осуществления регистрации участники направляют «Анкету
участника конкурса» (см. Приложение № 1) организаторам проекта в
срок до 01.04.2010 г. по адресу: 630007, Новосибирск, ул. Свердлова, 16
(с пометкой «Конкурс»). Дополнительные контакты: факс (383) 223-53-01,
e-mail: [email protected], [email protected]
4.3. Организатором конкурса в целях качественного осуществления
работ с документами определяются консультанты, которые будут осуществлять методическое сопровождение проекта.
4.4. Положение, справочная информация о ходе конкурса размещаются на официальном сайте архивной службы Новосибирской области:
www. sibarсhives.ru
5. Требования к конкурсным работам.
5.1. В конкурсе принимают участие исследовательские работы, соответствующие следующим номинациям:
* «Памятное событие» (сбор и описание документов, содержащих
информацию из разных источников о каком-либо общественно значимом
историческом событии; в рамках номинации возможна запись воспоминаний);
* «День за днём» (сбор и описание документов по истории общественной жизни населённого пункта, административно-территориальной
единицы в разные периоды времени; в рамках номинации возможна
запись воспоминаний);
* «Фотогалерея» (сбор и описание фотоматериалов, объединённых
одной темой);
* «След в истории» (сбор и описание документов о деятельности
конкретного человека или группы лиц (единомышленников), оказавших
значительное влияние на общественную, культурную, духовную жизнь
земляков).
197
5.2. Структура конкурсной работы:
1) титульный лист;
2) оглавление;
3) введение, обосновывающее выбор данной темы/номинации;
4) основная часть (предисловие к сдаточной описи), состоящая из
исторического и археографического разделов;
5) заключение (вывод о ценности выявленных и описанных документов в раскрытии темы, перспективах передачи на государственное
хранение);
6) список литературы;
7) сдаточная опись;
8) приложение из копий документов, подлинников записанных воспоминаний, пронумерованных в соответствии с описью;
9) список сокращений.
После регистрации участникам конкурса в ходе организационнометодического собрания будут предоставлены контактные телефоны
официальных консультантов и пакет методических материалов.
5.3. Работы принимаются в печатном виде (допускается рукописный
вариант). Текст набирается шрифтом Times New Roman, размер 14, через
интервал, со следующими полями: левое — 30 мм, правое — 15 мм.
Объём работы неограничен, номер листа проставляется вверху страницы
по центру.
5.4. Запись воспоминаний допускается на любом носителе (для электронной версии использовать форматы MP3 для аудиозаписей и avi для
видеофайлов).
5.5. В состав конкурсной работы включаются копии документов, подлинники которых по завершению конкурса их владелец согласен передать на вечное хранение в архивы области.
6. Критерии оценки конкурсных работ.
При подведении итогов конкурса будут учитываться:
— соответствие работы выбранной теме/номинации,
— полнота содержания и соответствие предъявленным требованиям
к основной части работы,
— наличие копий документов,
— разнообразие представленных материалов,
— соблюдение сроков предоставления конкурсной работы.
7. Подведение итогов конкурса.
7.1. Анализ и оценку работ конкурса осуществляет экспертная
группа; решение о победителях проекта принимается на заседании
жюри конкурса в составе представителей от учредителей и партнёров
конкурса.
198
7.2. Объявление результатов конкурса состоится 22 октября 2010 года
в здании государственного бюджетного учреждения Новосибирской
области «Государственный архив Новосибирской области» (Новосибирск, Свердлова, 16).
7.3. Победители конкурса награждаются дипломами и ценными
подарками учредителей и партнёров конкурса. Из лучших конкурсных
работ в архивах области будут сформированы коллекции документов,
подлежащих постоянному хранению.
7.4. Итоги конкурса и фрагменты лучших работ будут опубликованы
на сайте архивной службы Новосибирской области (www. sibarсhives.ru),
в газетах «Ведомости Новосибирского областного Совета депутатов»,
«Советская Сибирь» и районных газетах.
8. Передача конкурсных работ в архивы.
8.1. В соответствии с результатами конкурса из лучших работ формируются архивные коллекции, подлежащие постоянному государственному хранению.
8.2. В зависимости от уровня работ, значимости изложенной в них
информации и ценности прилагаемых документов они поступят на хранение в государственное бюджетное учреждение Новосибирской области
«Государственный архив Новосибирской области» или в муниципальные
архивы.
8.3. Оформление передачи документов, находящихся в составе конкурсных работ, от владельца подлинников на государственное хранение
будет осуществлено на основе действующих законов Российской Федерации в сфере архивного дела.
199
Приложение № 1
к Положению об областном конкурсе
молодых архивистов «Народная летопись»
АНКЕТА УЧАСТНИКА КОНКУРСА «НАРОДНАЯ ЛЕТОПИСЬ»
2
Фамилия Имя Отчество
(участника или участников
группы)
Район Населённый пункт
3
Место учёбы Класс/ курс
4
Координаты для связи
(домашний адрес,
контактные телефоны,
в т. ч. сотовые, e-mail)
Научный руководитель
(Ф.И.О., должность, ученая
степень, конт.телефоны)
1
5
Персональная информация, собранная в ходе конкурса, архивным
учреждением не обрабатывается и не распространяется в соответствии
с Федеральным законом от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных
данных»
Приложение № 2
к Положению об областном конкурсе
молодых архивистов «Народная летопись»
Состав экспертной группы конкурса
1. Мартынова Юлия Геннадьевна, заместитель директора по комплектованию архива и использованию документов государственного бюджетного учреждения Новосибирской области «Государственный архив
Новосибирской области» (ГБУ ГАНО), председатель экспертной группы.
2. Выдрина Ольга Викторовна, и.о. начальника отдела научно-справочного аппарата и автоматизированных архивных технологий ГБУ
ГАНО, секретарь экспертной группы.
3. Даценко Альбина Григорьевна, заместитель директора по обеспечению сохранности и государственному учету документов ГБУ ГАНО.
200
4. Дёмина Тамара Викторовна, начальник отдела по работе с государственными и муниципальными архивами управления государственной
архивной службы Новосибирской области.
5. Кузнецова Фаина Силантьевна, кандидат исторических наук,
доцент кафедры истории, обществознания и экономики НИПКиПРО.
6. Мамонтова Елена Андреевна, ведущий археограф отдела научносправочного аппарата и автоматизированных архивных технологий
ГБУ ГАНО.
7. Пащенко Лидия Сергеевна, ведущий археограф отдела использования и публикации документов ГБУ ГАНО.
8. Петрова Тамара Ивановна, председатель Новосибирской городской
общественной организации «Союз краеведов».
9. Протопопова Елена Петровна, начальник отдела комплектования,
ведомственных архивов и делопроизводства ГБУ ГАНО.
10. Самарин Игорь Валерьевич, ведущий архивист отдела использования и публикации документов ГБУ ГАНО.
11. Тезина Наталья Николаевна, заместитель начальника отдела
информационной и методической работы управления государственной
архивной службы Новосибирской области.
12. Щеглов Илья Владимирович, ведущий архивист отдела комплектования, ведомственных архивов и делопроизводства ГБУ ГАНО.
Приложение № 3
к Положению об областном конкурсе
молодых архивистов «Народная летопись»
Состав жюри конкурса
Попов Владимир Дмитриевич, начальник управления государственной архивной службы Новосибирской области, председатель жюри
Кавцевич Ольга Константиновна, директор государственного бюджетного учреждения Новосибирской области «Государственный архив
Новосибирской области» (ГБУ ГАНО), заместитель председателя жюри
Гутыра Татьяна Николаевна, начальник отдела использования и
публикации документов ГБУ ГАНО, секретарь жюри
Четыре представителя от партнёров конкурса (по согласованию).
201
Управление государственной архивной службы
Новосибирской области
сборник
НОРМАТИВНЫХ И МЕТОДИЧЕСКИХ
ДОКУМЕНТОВ ПО КОМПЛЕКТОВАНИЮ
АРХИВНОГО ФОНДА
РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ЧАСТЬ 1
Компьютерная верстка: Н.Г. Новосёлова
Обложка: Н.Г. Новосёлова
Подготовка электронной версии: Н.Г. Новосёлова
Подписано в печать 20.06.2011 с оригинал-макета
Бумага офсетная № 1, формат 60 х 84 1/8, печать трафаретная – Riso.
Усл. печ. л. 12,0 , тираж 100 экз., заказ №.
Отпечатано в типографии ИД «Прометей».
202
1/--страниц
Пожаловаться на содержимое документа