close

Вход

Забыли?

вход по аккаунту

;docx

код для вставкиСкачать
Технологический процесс перевода бумажных документов в
электронную форму в ГКУ ВО «ГАВО»
Содержание
1. Технические характеристики оборудования
2
2. Схема локальной вычислительной сети Комплекса
4
3. Схема программно-аппаратной части Комплекса
5
4. Алгоритм работы с «Подсистема АЗ+»
6
5. Алгоритм работы с «Подсистема А1»
11
6. Требования, предъявляемые к оцифрованным документам
12
7. Требования, предъявляемые к оцифрованным документам,
передаваемым сторонними организациями
13
8. Оцифровка и ПО «Архивный фонд 4.1»
14
9. Приложения
15
1
1. Технические характеристики оборудования
1.1 Рабочая станция-сервер
Системный блок:
Центральный процессор Intel двухядерный с частотой 3,0 GHz, оперативная
память Kingston, объем 4Gb, жесткий диск WesternDigital объемом 600 Gb;
привод
Samsung
DVD
+/RW,
установленная
лицензионная
русифицированная ОС Windows 7.
Монитор ViewSonic LCD "19.
Клавиатура, оптическая мышь.
1.2 Рабочая станция-клиент
Моноблок:
Acer Aspire 23751
Процессор Intel Core i3 CPU 3,20 ГГц 64-разрядный, RAM 4 Гб, HDD 900 Гб,
ОС Win7 Home Premium, Монитор ViewSonic LCD "19.
Клавиатура, оптическая мышь.
2. Сканер Zeutschel OmniScan 1200
Планетарный,
бесконтактный,
цветной, с синхронной
подсветкой.
Сканируемый формат - А1, максимальное оптическое разрешение без
интерполяции -300 dpi. Осветитель - синхронно перемещаемый с зоной
сканирования, светодиодный (LED), с переключаемыми
режимами
освещения поверхности, с минимальным излучением в УФ- и ИКдиапазонах. Режимы сканирования - монохромный, полутоновый, цветной.
Глубина цвета - 32 бит. Гамма-коррекция цветопередачи. Скорость
сканирования в полноцветном режиме в формате А1 и разрешением в 300 dpi
- 13 сек. Скорость передачи данных на рабочую станцию - не менее 100
Мбит/сек. В комплектацию сканера входят: комплект мишеней для
калибровки сканера, стол сканирования с плавающей книжной колыбелью
для книг не менее 15 см толщиной и весом до 30 кг, с фоновой подсветкой
прозрачных
объектов,
с приставкой
для
установки
клавиатуры,
пространством для установки LCD-монитора; легкосъемное прижимное
стекло формата 1хА1; базовое программное обеспечение управления
сканирования
(функционал:
автоматическая
обрезка
по
формату,
выравнивание текста, корректировка кривой изгиба переплета, балансировка
по белому, сохранение полученных изображений в форматах JPG, TIFF).
Программное обеспечение совместимо с операционной средой Windows 7.
Электропитание сканера рассчитано на питание от стандартной городской
электросети.
3. Сканер Metiz EDS Alpha
Бесконтактный, цветной. Сканируемый формат - АЗ+, максимальное
оптическое разрешение - 300 dpi. Режимы сканирования - монохромный,
полутоновый, цветной. Глубина цвета: 32 бит в цвете, 14 бит в оттенках
серого. Скорость передачи данных на рабочую станцию - 100 Мбит/сек.
Установлена книжная колыбель. Формат сохранения выходного файла: TIFF
(без сжатия), JPEG и другие. Электропитание сканера рассчитано на питание
от стандартной городской электросети. В комплектацию сканера входит
базовое программное обеспечение управления сканирования (функционал:
автоматическая обрезка по формату, выравнивание текста; корректировка
кривой изгиба переплета, балансировка по белому, сохранение полученных
изображений в форматах JPG, TIFF). Программное обеспечение совместимо с
операционными средами Windows ХР и Windows.
4. Коммуникатор (8 портов)
10/100 Switch HUB HU8DP
8 портовый Fast Ethernet коммутатор 10/100 Мбит/с с автоопределением.
2. Схема локальной вычислительной сети Комплекса
Рис. 1 Схема локальной вычислительной сети Комплекса
Коммутатор обеспечивает:
1) взаимодействие АРМ «Сервер» и АРМ «Клиент»;
2) взаимодействие локальной вычислительной сети Комплекса с Внешней
локальной вычислительной сетью здания.
4
3. Схема программно-аппаратной части Комплекса
Рис. 1 Схема программно-аппаратной части Комплекса
4. Алгоритм работы с «Подсистема АЗ+»
Схема работы с оборудованием «Подсистема АЗ+» и ПО «Metiz EDS Alpha»
1. Включить АРМ «Клиент»
2. Включить сканер Metiz EDS Alpha
3. Запустить базовое ПО Metiz EDS Alpha
Задаем наименование работы по схеме: номер фонда_номер
описи_номер единицы хранения (например 338_1_1). Quality (качество)
устанавливаем в значении 100, формат JPEG. Далее нажимаем зеленую
кнопку с изображением глаза.
Система может хранить несколько работ. Добавление сканируемых
изображений в уже имеющуюся рабочую папку осуществляется после
выбора необходимой работы в менеджере работ.
После создания работы фотоаппарат автоматически настроится
(резкость, цветность). Программа готова к сканированию. Задаем значение
разрешения.
7
В поле Output Resolution задаем значение 300 ppi.
Включаем кнопки «ножницы»,
значение «наложения».
8
«книжный»,
«наложение».
Задаем
w.
Корректируем вручную рамку сканирования.
с
Чтобы отсканировать документ, нажимаем
изображением глаза или нажимаем педаль.
зеленую
кнопку
с
Получившееся изображение демонстрируется в правом верхнем углу
9
После сканирования всего бумажного документа завершаем работу
(кнопка с изображением кисти руки с поднятым большим пальцем).
Проверяем строку с прописанным путем для сохранения файлов. Нажимаем
зеленую кнопку с изображением кисти руки с поднятым большим пальцем.
JOB "JOB OOI"
finalization
Acquired Images
1
Processed Images
Image Processing succesfufly completed on all acquired images.
Attention: Vou may need to specify/change the destination folder lit
с
SI Automatically delete JOB when fina&cation have completed
JOB Destination Path
В Add о subtoldcr with the J o b Name
Закрываем программу.
10
5. Алгоритм работы с «Подсистема А1»
Схема работы с оборудованием «Подсистема А1»
1. Включить АРМ «Сервер».
2. После полной загрузки операционной системы подключить ключ
электронной защиты USB в разъем.
3. Включить сканер. В течение в среднем 2-х минут сканер полностью
физически включится и будет найден ОС.
4. Открыть приложение OmniScan. Ярлык находится на рабочем столе.
5. Поднять прижимное стекло (педаль f, соответствующая кнопка на
лицевой управляющей панели сканера).
6. Положить бумажный документ на стол, визуально выровнять.
7. Опустить прижимное стекло (педаль j4, , соответствующая кнопка на
сканере).
8. Добавляем новую задачу. Кнопка новый. Вписываем наименование
задачи по формату Фонд - Дело - опись (например 338 1 1).
9. Появляется меню настройки клипа. Задаем формат JPEG, качество
100%, разрешение 300 dpi, убираем галочку с «adaptive». ОК.
10.Устанавливаем настройки. Меню Сканирование - настройки - еще.
Убираем галочку на Progressive cut для того, чтобы ПО не производило
автоматическую обрезку сканируемых документов.
11.Сканирование (большая зеленая кнопка в ПО, педаль сканирования). В
результате на экране отображается отсканированное изображение
бумажного
документа.
В
случае
неудачного
отображения
отсканированного изображения (неправильный поворот, перемятые
листы и т.п.) необходимо поднять стекло, выровнять и/или разгладить
листы, опустить стекло и нажать на маленькую темно зеленую кнопку
пересканирования.
12.Выравнивание базовой (изначальной) рамки (Clip) сканирования.
13.По необходимости добавление второй рамки сканирования (например,
для правой части документа). Для этого вызывается контекстное меню
- новый. Вручную назначаются геометрические размеры рамки (при
необходимости назначаются конкретные геометрические значения в
свойствах рамки).
14.Выравниваем рамки при необходимости.
15.После сканирования всего бумажного документа нажимаем кнопку
«Завершить», затем ОК.
11
6. Требования, предъявляемые к оцифрованным документам
Сканирование должно проводиться в цветном режиме с глубиной цвета 24
бит для «Подсистема А1» и 16 бит для «Подсистема АЗ+».
Оптическое разрешение при сканировании составляет 300 dpi для обеих
подсистем.
Тип документов «единица хранения» сохраняется в формате JPEG.
Качество JPEG при сканировании устанавливается равным 100%.
Название документов производится по шаблону:
Номер фонда_номер описи_номер_дела_номер листа.
Пример: 338 1 1 1, 338 1 1 1 об
12
7. Требования, предъявляемые к оцифрованным документам,
передаваемым сторонними организациями
6. Документы в электронном формате предоставляются на следующих типах
носителей: CD-R+, CD-R-, CD-RW-, CD-RW+, DVD-R-, DVD-R+, DVDRW-, DVD-RW+, флэш-накопитель, съемный винчестер. Носители
возвращаются сразу после копирования с них информации на сервер ГКУ
ВО «ГАВО».
7. Сканирование должно проводиться в цветном режиме с глубиной цвета 16
бит.
8. Оптическое разрешение при сканировании составляет 300 dpi.
9. Тип документов «единица хранения» предоставляются в формате JPEG.
10.Тип документов «опись» предоставляются в формате doc.
11.Название документов производится по шаблону:
Номер фонданомер описи_номер_дела_номер листа.
Пример: 338 1 1 1, 338 1 1 _1об
[
Примечание
В случае невозможности соблюдать п.п. 2, 3, 4 в связи со спецификой
характеристик применяемых в организациях сканеров и соответствующего
базового программного обеспечения сканирования возможны отклонения от
характеристик по эти пунктам.
Пример: сканирование с глубиной цвета 8 бит, 24 бит; применение
оптического разрешения 200 dpi; сохранение в форматы tiff, pdf.
13
8. Оцифровка и ПО «Архивный фонд 4.1»
Применяемое в настоящее время в ГКУ ВО «ГАВО» программное
обеспечение «Архивный фонд 4.1» предусматривает наполнение базы
данных на следующих уровнях:
1) уровень фондов;
2) уровень описей;
3) уровень единиц хранения;
4) уровень документа.
В
версии
предусмотрена
возможность
прикрепления
оцифрованных документов с возможностью аннотирования
страницы, написанием заголовка, описанием крайних дат.
файлов
каждой
Соответственно, после ввода в систему всех единиц хранения возможно
прикрепление электронных версий листов единиц хранения в базу данных и
проведение их аннотирования.
Размер такой базы данных увеличится до сотен терабайт, что
подразумевает однозначное применение RAID-массивов жестких дисков и
современного серверного оборудования.
14
Приложения
Отчет по переводу документов в электронный вид за 2012 год
№
п/п
Номер
фонда
Номер
описи
Номер
единицы
хранения
Кол-во
листов в
единице
хранения
Дата
Примечания
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
•
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
15
Сводный отчет по переводу документов в электронный вид за 2012 год
по операторам
№
п/п
Кол-во листов в
единице
хранения
Номер ф о н д а н о м е р
о п и с и н о м е р единицы
хранения
№
п/п
1
6
2
7
3
8
4
9
5
10
Итого по дате: «
Итого за период с «
»
Номер ф о н д а н о м е р
описи номер единицы
хранения
Кол-во листов в
единице
хранения
2012 г.
»
2012 г. по «
16
»
2012 г.
1/--страниц
Пожаловаться на содержимое документа