close

Вход

Забыли?

вход по аккаунту

Горбllа H, А;pdf

код для вставкиСкачать
Электронный обмен первичными
документами за счет интеграции
SAP ERP с системами основных
операторов ЭДО
Феданов Александр, САН ИнБев
Гринин Евгений, Докфлоу Бест Практис
Содержание презентации
Обзор проекта по интеграции SAP ERP с системами основных
операторов ЭДО в компании САН ИнБев
Реализация процесса формирования, подписания и
отправки контрагентам электронных счетов-фактур
Реализация процесса согласования и обработки электронных
актов и счетов-фактур, полученных от контрагентов
О компании САН ИнБев
ОАО «САН ИнБев» является российским
подразделением крупнейшего в мире
пивоваренного концерна «Анхойзер-Буш ИнБев».
Компания работает на пивоваренном рынке
России 13 лет и занимает одну из ведущих
позиций.
«САН ИнБев» владеет сетью современных
пивоваренных заводов в 7 российских городах:
Клин, Волжский, Омск, Пермь, Саранск, Иваново и
Ангарск.
Портфель брендов включает: Сибирская корона,
Клинское, Тинькофф, Бад, Стэлла Артуа,
Хугарден, Лёф, Старопрамен, Лёвенброй и т.д.
Цели проекта по интеграции SAP ERP с системами операторов ЭДО
Автоматизация исходящего документооборота:
 автоматическое формирование ЭСФ в процессе
отгрузки
 регистрация ЭСФ в журнале учета счетов-фактур
 автоматическое формирование актов МХ-1, МХ-3, ТТН
Автоматизация входящего документооборота:
 формирование пакетов входящих документов
 согласование и подписание входящих актов
 автоматическая проводка ЭСФ в SAP ERP (БУ и УУ)
Интеграция SAP ERP с системами трех операторов ЭДО
Объем проекта
КОНТРАГЕНТЫ:
ВИДЫ ДОКУМЕНТОВ:
Пилот
• 2 Кey Accounts
• 3 Distributors
Входящие счета-фактуры и акты в формате ФНС
Исходящие счета-фактуры в формате ФНС
Различные неформализованные документы
Тиражирование
• > 500 контрагентов
ОПЕРАТОРЫ ЭДО:
ОБЪЕМ ДОКУМЕНТООБОРОТА:
Сфера Курьер
Диадок
Такском-Файлер
Формализованные ЭСФ, Акты – 200 000
Не формализованные документы < 1 000 000
Календарный план проекта
3,5 месяца
Подготовка
проекта
с 12.2012
Концептуальное
проектирование
15.07 - 31.08
Реализация
01.09 - 30.09
Тест
01.10 14.10
ТИРАЖИРОВАНИЕ (2014-2015):
Новые контрагенты
Новые виды документов
2 месяца
ОПЭ
15.10 31.10
Промышленная эксплуатация /
поддержка
01.11 - 31.12
Почему было выбрано решение DFS B2B Solution?
Готовое к использованию
решение, проверенное
несколькими внедрениями
Возможность
централизованного подписания
всех документов
Возможность интеграции
одновременно с несколькими
операторам ЭДО
Возможность согласования
входящих документов перед
подписанием
Возможность локального
хранения всех файлов обмена
Отправка документов из
стандартных приложений
SAP ERP
Возможность поиска и выгрузки
документов для предоставления
в ФНС независимо от оператора
Привязка электронных
документов к SAP-документам
Выбранная для проекта архитектура решения DFS B2B Solution
Рабочие
станции
Операторы
ЭДО
Сервер обмена
DFS B2B Solution
Очередь
ВХОДЯЩИХ
документов
DFS B2B Connector
•
•



SAP GUI
Очередь
ИСХОДЯЩИХ
документов
SAP GUI
Крипто-Про
SAP GUI
Централизованная загрузка и отправка всех документов
Централизованное подписание всех документов
На рабочих станциях пользователей не требуется установка дополнительного ПО
Первые результаты проекта и ближайшие планы
РЕЗУЛЬТАТЫ ВНЕДРЕНИЯ
 Система готова к тиражированию
 Автоматическая отправка и получение
ЭСФ и других документов через 3-х
операторов ЭДО
 Получение, согласование подписание
актов
 Автоматическая проводка полученных
ЭСФ в SAP (БУ и УУ), интеграция с VIM
РЕЗУЛЬТАТЫ ТИРАЖИРОВАНИЯ
(первые 3 месяца)
 Подключены новые контрагенты
 Реализована отправка актов
МХ-1 и МХ-3
БЛИЖАЙШИЕ ПЛАНЫ
 Автоматическая отправка
накладных ТТН
 Получение, согласование и
подписание входящих актов
взаимозачета
 Подключение новых
контрагентов
Дальнейшие перспективы проекта
Снижение % ручных
вмешательств в работу системы,
стабилизация процесса обмена
юридически-значимым
документами
Полный отказ от
дублирования документов
на бумаге
Дальнейшее тиражирование.
Максимизация безбумажного
документооборота (в рамках
законодательных требований)
Особенности реализации электронного документооборота
1. Необходимо рассматривать процесс E2E - от начала до конца. Проводка входящих ЭСФ –
это завершающий шаг процесса приемки. На этапе анализа проекта необходимо
рассматривать процесс целиком (включая внутреннее согласование).
2. «Бумага все стерпит». Чистота мастер-данных, оперативная работа с ними, корректность
транзакционных данных - важные факторы стабильной работы системы. В случае, если
данные некорректны, отправить ЭСФ невозможно.
3. Отсутствие роуминга между операторами ЭДО, что приводит к необходимости
устанавливать соединение с нескольким операторами, а это повышает сложность проекта.
4. Контрагенты не готовы. Требуется своевременная готовность двух сторон к запуску
электронного обмена. С учетом сложного документооборота, разницы приоритетов и
прочих условий, своевременность и слаженность работы не всегда легко достижима.
5. Конечные пользователи на местах не знают всех нюансов работы с ЭДО. Люди привыкли
к бумаге, не понимают, с чем связаны те или иные ошибки. Просят прислать бумажный
документ 
Содержание презентации
Обзор проекта по интеграции SAP ERP с системами основных
операторов ЭДО в компании САН ИнБев
Реализация процесса формирования, подписания и
отправки контрагентам электронных счетов-фактур
Реализация процесса согласования и обработки электронных
актов и счетов-фактур, полученных от контрагентов
Автоматическое формирование и отправка ЭСФ
Кладовщик выполняет
отгрузку
Если контрагент подключен
к ЭДО, автоматически
формируется,
подписывается и
отправляется ЭСФ
Кладовщик получает
уведомление о об отправке
ЭСФ
Если контрагент не
подключен к ЭДО,
выполняется стандартный
процесс печати счетафактуры
Связь ЭСФ с SAP-документом
Для SAP-документа «Счетфактура» автоматически
создается ссылка на ЭСФ
Пользователь может
проверить статус доставки
ЭСФ непосредственно в
транзакции просмотра SAPдокумента «Счет-фактура»
Регистрация исходящих ЭСФ в журнале учета счетов-фактур
Все отправленные ЭСФ попадают
в очередь исходящих документов
и регистрируются в журнале учета
счетов-фактур
Содержание презентации
Обзор проекта по интеграции SAP ERP с системами основных
операторов ЭДО в компании САН ИнБев
Реализация процесса формирования, подписания и
отправки контрагентам электронных счетов-фактур
Реализация процесса согласования и обработки электронных
актов и счетов-фактур, полученных от контрагентов
Процесс обработки входящих документов
Процесс обработки входящих док-тов (акты, счета-фактуры)
Входящая очередь DFS
(автоматическая обработка)
Карточка пакета (КП) DFS
SAP, VIM
(автоматическая обработка)
2
1
Автоматическое
создание КП, связывание акта и КП.
Акт
4
входящих документов
Запускается процесс согласования акта
В результате согласования акт либо подписывается электронной
3
Отклонение акта
с ЭЦП. Перенос
акта в архив.
Согласование
Акта.
Акт не
согласован
Акт согласован
6
5
Подписание акта с
ЭЦП.
Акт
подписан
Подписание акта.
Для каждого входящего акта автоматически создается карточка пакета
Акт
не подписан
подписью, либо отклоняется
7
Поиск во
вход.очереди СФ и
файлов, связанных
с актом.
СФ в очереди не нашли
8
Уведомление
иниц. о неполном
пакете документов
через 5 дней.
9
СФ в очереди
нашли
12
Запрос на
уточнение /
корректировку СФ.
10
Принятие СФ /
Подписание
файлов.
13
Счет-фактура
11
Связывание СФ и
файлов с КП.
14
Проблемы при создании
док-та поступления
счета в VIM.
Поиск для СФ
карточки пакета с
подписанным
актом.
Создание
документа в VIM.
СФ
проведена
К карточке автоматически привязываются все документы по сделке
Инициатор закупки уведомляется, если в течение 5 дней после
подписания акта не поступает ЭСФ
При поступлении ЭСФ автоматически создается документ VIM (документ
SAP Invoice Management)
Согласование входящего акта
Инициатор закупки получает задачу согласования акта в рабочем
месте SAP и уведомление по электронной почте
Согласование входящего акта инициатором закупки
Согласующий просматривает
полученный акт
Проверяет факт оказания услуг
Заполняет в карточке номер
заказа, если он не был указан в
акте и заполнен автоматически
Маршрут согласования входящего акта
На маршруте видна вся
информация по
процессу согласования:
кто и когда согласовал
акт, кто и когда отклонил
и по какой причине
После успешного
согласования акт
поступает на
подписание
Подписание входящего акта
Если принимается решение
о подписании акта, акт
автоматически
подписывается
электронной подписью
Иначе акт и остальные
электронные документы по
данной сделке отклоняются
Просмотр связанных документов в карточке пакета
К карточке
привязываются все
входящие документы
по данной сделке
При поступлении ЭСФ
для подписанного
акта автоматически
создается документ
VIM
Созданный документ
VIM привязывается
к карточке и может
быть просмотрен из
карточки пакета
Просмотр ЭСФ в документе VIM
Из транзакции для
работы с документом
VIM может быть
просмотрен ЭСФ
Просмотр цепочки документов, автоматически созданных
на основе входящих документов
В очереди входящих
документов для каждого
электронного документа
может быть просмотрена
цепочка автоматически
созданных документов в
SAP ERP
Поиск электронных документов
Поиск электронных документов по
различным критериям
Массовая выгрузка найденных
документов
СПАСИБО ЗА ВНИМАНИЕ! ВАШИ ВОПРОСЫ?
Феданов Александр
ИТ бизнес партнер
ОАО «САН ИнБев»
T/F +7 495 960 23 60, #4175
M + 7 916 229 93 73
E [email protected]
Гринин Евгений
Руководитель направления юридически-значимого документооборота
ООО «Докфлоу Бест Практис»
T/F +7 499 762 07 71
M +7 926 621 50 29
E [email protected]
www.sapdocflow.ru
1/--страниц
Пожаловаться на содержимое документа