close

Вход

Забыли?

вход по аккаунту

Ставцева Виктория Владимировна. Совершенствование документационного обеспечения управления с применением соременных информационных технологий

код для вставки
1
2
3
4
АННОТАЦИЯ
Выпускная квалификационная работа изложена на 93 листах, включает 15
рисунков, 2 таблицы, 21 источник, 18 литературных источников.
Ключевые
обеспечение
слова:
документирование,
управления,
документ,
информационные
документационное
технологии,
администрация,
документооборот.
Тема
выпускной
квалификационной
работы
–
«Совершенствование
документационного обеспечения управления с применением современных
информационных технологий».
Объектом исследования выпускной квалификационной работы является
документационное обеспечение управления. Предмет исследования – организация
и технология документационного обеспечения управления. База исследования Отдел общего образования Администрации Знаменского района Орловской
области.
Целью выпускной квалификационной работы является совершенствование
документационного обеспечения управления базы исследования на основе
использования современных информационных технологий.
При написании работы использован широкий круг источников: издания,
содержащие общегосударственную и региональную нормативную базу по
вопросам управления документацией, архивного дела, делопроизводства и
стандартизации; нормативные документы Администрации.
При исследовании и проектировании документационного обеспечения
управления применялись следующие методы и приемы: метод наблюдения; метод
сравнения; общелогические методы анализа и системного подхода в сочетании с
приемами аналогии и моделирования; графический метод.
5
СОДЕРЖАНИЕ
Введение ....................................................................................................................... 6
1. Использование современных информационных технологий в управленческой
деятельности ................................................................................................................ 8
1.1. Цели использования современных информационных технологий в
обеспечении управленческой деятельности ............................................................. 8
1.2.
Комплексный
подход
к внедрению автоматизированных
систем
документационного обеспечения управления ....................................................... 19
1.3. Организация деятельности базы исследования ....................................... 22
2. Анализ и совершенствование системы документационного обеспечения
управления ................................................................................................................. 44
2.1. Системы документации .............................................................................. 44
2.2. Организация документооборота ................................................................ 51
2.3. Технологии работы с документами ........................................................... 57
2.4. Рекомендации по совершенствованию документационного обеспечения
управления ................................................................................................................. 66
Заключение ................................................................................................................ 88
Список литературы ................................................................................................... 90
Приложения ............................................................................................................. 906
6
ВВЕДЕНИЕ
Одной из основных современных тенденций социально-экономического
развития является информатизация всех областей человеческой деятельности.
Основным инструментом реализации этого всеобъемлющего процесса являются
информационные системы. Деятельность практически любой организации связана
с созданием, обработкой, движением, поиском и хранением документов.
Документы
поступают
в
организацию
от
партнеров,
клиентов,
других
организаций; создаются в деятельности самой организации; передаются из
подразделения в подразделение; поступают руководству для принятия решения,
написания в виде резолюций указаний по исполнению и для подписания;
отправляются адресатам.
Принцип работы электронной картотеки (базы данных) состоит в
однократности ввода повторяющейся информации и возможности использования
одной информации в различных формах и даже различных баз данных.
Заполняемая на экране регистрационная форма для входящих, исходящих и
внутренних документов имеет небольшие отличия, но вносимые в общую базу
данных сведения позволяют осуществлять обобщенный поиск по всем
документам организации.
Если в организации используется система комплексной автоматизации
делопроизводства, то данные об исполнителях и о структурных подразделениях
берутся из баз данных кадровой службы, список организаций - из адресной книги.
В случае автоматизации только функций регистрации и контроля исполнения, а
также
в
случае
использования
системы
на
одной
локальной
машине
соответствующие списки создаются перед началом работы системы и в
последствии регулярно пополняются и корректируются.
Затратив один раз время на создание таких списков, достигают
значительной экономии времени в процессе дальнейшей работы.
Документооборот за последние годы значительно возрос. Это связано, в
частности, с упрощением изготовления, тиражирования и передачи документов.
7
Поэтому от повышения оперативности и чёткости в работе с документами во
многом зависит оперативность работы организации в целом. Современные
информационные технологии заставляют фирмы переходить от простого
использования персональных компьютеров и аппаратных средств к внедрению
систем автоматизированного делопроизводства.
Внедрение
электронного
документооборота
является
сложным
и
трудоемким процессом и тесно связано с рационализацией делопроизводства,
которая должна проводиться по всем основным этапам работы с документами:

прием-передача документов;

регистрация и контроль исполнения документов;

информационно-справочная работа и обеспечение сохранности;

систематизация и хранение документов.
Автоматизация документооборота позволит решить следующие задачи:

интеграция с программами создания документов;

регистрация
всей
поступающей,
создаваемой
и
отправляемой
документации;

контроль движения документов и выполнения отдельных этапов
работы с документами;

ускорение движения документов между исполнителями;

обеспечение сохранности документов и конфиденциальности в работе
с документами;

улучшение информационно-справочной работы.
Учитывая вышесказанное, тема выпускной квалификационной работы
представляется весьма актуальной в теоретическом и практическом отношениях.
Объектом исследования выпускной квалификационной работы является
документационное обеспечение управления. Предмет исследования – организация
и технология документационного обеспечения управления. База исследования Отдел общего образования Администрации Знаменского района Орловской
области.
8
Целью выпускной квалификационной работы является совершенствование
документационного обеспечения управления базы исследования на основе
использования современных информационных технологий.
Исходя из этого, выстраивается ряд задач данной работы, а именно:

рассмотрение
места
и
значения
службы
документационного
обеспечения в Отделе общего образования Администрации Знаменского района
Орловской области;

изучение организации службы документационного обеспечения, ее
структуры и объемов работы;

изучение и анализ нормативных документов, регламентирующих
организацию делопроизводства;

изучение систем документации и организации документооборота;

изучение процесса формирования и оформления дел и передачи их в
архив;

разработка
предложений
по
совершенствованию
работы
с
документами с учетом рекомендаций нормативно–методических документов и
специальной литературы;

внесение предложений по автоматизации делопроизводства.
При написании работы был использован широкий круг источников.
Проводя обзор этих изданий, следует подразделить их на две большие категории:
1.
Издания,
содержащие
общегосударственную
и
региональную
нормативную базу по вопросам управления документацией, архивного дела,
делопроизводства и стандартизации: Гражданский кодекс Российской Федерации,
Трудовой кодекс Российской Федерации, Федеральный закон «Об информации,
информационных
технологиях
и
о
защите
информации»,
Федеральный
конституционный закон «О государственном гербе Российской Федерации»,
Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации», «Правила
делопроизводства
в
федеральных
органах
исполнительной
власти»,
«Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в
9
федеральных органах исполнительной власти», Закон Орловской области «Об
обращениях граждан», ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Унифицированные системы
организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению
документов»,
«Государственная
система
документационного
обеспечения
управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам
документационного обеспечения», Перечень типовых управленческих архивных
документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов,
органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения,
Примерное
положение
о
постоянно
действующей
экспертной
комиссии
организации, Основные правила работы архивов организаций, Инструкция по
делопроизводству в Аппарате Губернатора и администрации Орловской области,
статьи из периодических изданий (журналы «Делопроизводство», «Справочник
секретаря и офис-менеджера», «Делопроизводство и документооборот на
предприятии», «Справочник кадровика» и др.).
2. Нормативные документы Администрации Знаменского района: Устав
района, Регламент работы Администрации, Положение об отделе общего
образования Администрации Знаменского района Орловской области, инструкция
по делопроизводству, должностные инструкции работников отдела, текущая
документация.
При написании работы были использованы следующие методы и приемы:

метод наблюдения – целенаправленное восприятие явлений и
действительности, связанное с описанием деятельности службы делопроизводства
и проведением в дальнейшем ее анализа;

метод сравнения, сущность которого заключается в поиске общих и
отличительных
моментов
системы
делопроизводства
в
сравнении
с
нормативными и типовыми положениями, инструкциями;

общелогические
заключающиеся
в
методы
реальном
анализа
разделении
на
и
системного
составные
части
подхода,
системы
делопроизводства, а также применялись приемы аналогии, моделирования,
графический метод (оперограммы).
10
1. ИСПОЛЬЗОВАНИЕ СОВРЕМЕННЫХ ИНФОРМАЦИОННЫХ ТЕХНОЛОГИЙ
В УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ
1.1. Цели использования современных информационных технологий в
обеспечении управленческой деятельности
Одной из основных современных тенденций социально-экономического
развития является информатизация всех областей человеческой деятельности.
Основным инструментом реализации этого всеобъемлющего процесса являются
информационные системы. «Понятие «информационная система» (ИС) включает
в себя:
- информационные массивы, представляющие собой упорядоченную
совокупность данных и (или) документов у необходимых для решения задач
определенной области деятельности;
- информационные технологии, которые можно определить, как систему
методов и способов сбора, хранения, анализа, обработки и передачи информации;
- различные средства, обеспечивающие реализацию информационных
технологий и тем самым функционирование всей ИС. К таким средствам относят
программные, технические, лингвистические, правовые, организационные и др».
[58]
«Независимо от сферы деятельности человека выполнение любой работы и
решение любой проблемы всегда связано с использованием уже существующей и
созданием новой информации. Важную роль при этом играют информационные
процессы.
Каждый
информационный
процесс
имеет
конкретную
цель
воздействия на информацию и может быть реализован определенным методом
(или набором методов) с применением технических средств. В автоматических
системах информационный процесс может быть реализован без участия человека.
Однако
в
автоматизированных
системах
обязательным
информационного процесса является человек» [49].
соисполнителем
11
Информационная технология представляет собой систему методов и
средств реализации информационных процессов, а также способов использования
этих средств.
Информационная технология должна быть ориентирована на снижение
трудоемкости процессов использования информационного ресурса, а также
повышение их надежности и оперативности. «В организационных системах
применяют автоматизированные информационные технологии, т.е. человекомашинные
технологии.
Из
всех
видов
человеко-машинных
технологий
информационные технологии сферы управления предъявляет самые высокие
требования к «человеческому фактору», оказывая принципиальное влияние на
квалификацию работника, содержание его труда, физическую и умственную
нагрузку, профессиональные перспективы и уровень социальных отношений»
[47].
Информационные
литературе
можно
технологии
встретить
многочисленны
типологические
и
многообразны.
признаки,
В
позволяющие
упорядочить это множество. Среди них: по обслуживаемым предметным областям (бухгалтерский учет, банковская, налоговая, страховая деятельность и др.),
по степени охвата задач управления (экспертная поддержка, поддержка принятия
решений, электронная обработка данных и др.), по ориентации на вид
обрабатываемой информации (текстовая, графическая, мультимедийная и др.) и
т.д.
Наиболее
распространенной
является
типология
информационных
технологий в соответствии с различием информационных процессов. «При этом
различают следующие типы технологий:
- сбора информации;
- передачи информации;
- накопления информации:
- обработки информации;
- хранения информации;
- представления информации;
- использования информации» [51].
12
Описание каждого типа информационной технологии базируется на более
широкой и детальной системе анализа их характеристик.
«Конкретная
информационная
технология
для
своей
реализации
предполагает наличие:
- комплекса соответствующих технических средств, реализующих сам
информационный процесс;
-
системы
средств
управления
техническим
комплексом
(для
вычислительной техники это программные средства);
-
организационно-методического
обеспечения,
увязывающего
реализацию всех действий технических средств и персонала в единый
технологический процесс в соответствии с назначением конкретного информационного
процесса
в
рамках
обеспечения
определенной
функции
управленческой деятельности» [56].
Управленческая деятельность основана на реализации всех перечисленных
видов информационных технологий в соответствии с последовательностью и
содержанием
отдельных
этапов
современные
информационные
процесса
принятия
технологии
решений.
обеспечения
Поэтому
управленческой
деятельности основаны на комплексном использовании различных видов информационных процессов на базе единого технического комплекса, основой которого
являются средства компьютерной техники.
«Управление организациями основано на следующих процессах:
- получение информации и ее обработка;
- анализ, подготовка и принятие решений;
- выполнение решений;
- учет и контроль выполнения принятых решений» [59].
Деятельность служб делопроизводства направлена на организационное и
документационно-информационное обеспечение указанных процессов.
«Делопроизводственные
соответствующими
нормативными
функции
государственными
документами,
что
формализованы
и
создает
отраслевыми
основу
их
и
закреплены
стандартами
и
автоматизации
с
13
использованием информационных компьютерных технологий. Реализация этой
задачи позволяет повысить эффективность делопроизводственной деятельности и,
как следствие, управления организацией» [46].
«Автоматизация делопроизводства преследует достижение следующих
целей:
а) в области работы с документами:
-
обеспечение повышения оперативности
и
качества
работы
с
документами;
- упорядочение документооборота;
- создание условий для перехода от традиционного бумажного
документооборота к электронной безбумажной технологии;
- создание для исполнителей необходимых условий для повышения доли
интеллектуального производительного труда по содержательной и смысловой
работе с документами и снижения трудозатрат на рутинные операции;
- исключение дублирования работы по вводу информации о документе
на различных участках работы с ним;
б) в области контроля за исполнительской дисциплиной:
- обеспечение контроля-исполнения;
-
обеспечение
автоматизированного
контроля
за
прохождением
документов в подразделениях организации с момента их получения или создания
до завершения исполнения, отправки или оформления в дело, своевременное
информирование сотрудников и руководства о поступивших и создаваемых
документах, исключение потерь документов;
-
обеспечения
своевременным
автоматизированного
исполнением
документов,
упреждающего
поручений
контроля
высших
за
органов
государственной власти и управления, поручений и указаний руководства
организации, оперативное получение информации о состоянии исполнения и
месте нахождения любого документа;
- сокращение сроков прохождения и исполнения документов;
в) в области организации доступа к информации:
14
обеспечение
-
централизованного
хранения
текстов
документов,
подготовленных в электронной форме, и их графических образов, а также всех
сопутствующих документов (регистрационных карточек документов, приложений
к ним, сопроводительных документов) с возможностью организации логического
связывания документов, относящихся к одному вопросу;
-
обеспечение
оперативного
поиска
(подборки)
документов
по
тематическому набору реквизитов» [52].
Совершенствование системы документационного обеспечения управления
на базе современных информационных технологий создает основу для единой информационной системы, охватывающей все подразделения организации.
При этом «достигаются следующие цели:
- единый порядок индивидуальной и совместной работы с документами в
подразделениях организации;
- создание сети, обеспечивающей движение потоков электронных
документов между подразделениями организации;
- использование общей для всех организаций системы индексации
документов, общих справочников-классификаторов (таких, как номенклатура
дел), единой формы регистрационно-контрольной карточки (РКК) документов и т.
п.» [56]
«Существует два подхода к совершенствованию документационного
обеспечения
управленческой
деятельности
на
основе
современных
информационных технологий:
- совершенствование выполнения отдельных видов работ путем
применения универсальных информационных технологий. Такой подход проще в
реализации. Он может быть реализован как на конкретном компьютере, так и в
рамках локальной сети. Он ориентируется на существующую структуру предприятия, связан с минимальной степенью риска, дает возможность сразу оценить
эффект от внедрения новых информационных технологий. Он оправдан в малых и
средних по размеру организациях, фирмах, при отсутствии возможности и
необходимости комплексного подхода к решению проблемы, а также в фирмах,
15
где специфика основной деятельности и ее делопроизводство не дают
возможность эффективно использовать типовые решения. Нестабильность
ситуации в обществе заставляет малые и средние организации «жить
сегодняшним днем» и выбирать именно эту стратегию использования современных информационных технологий в своей системе управления;
- комплексное внедрение информационных технологий во все сферы
документационного обеспечения управления. Этот подход позволяет создать
единое информационное пространство в организации. Для его реализации
используют специализированные комплексные информационные технологии. Он
является наиболее эффективным способом решения проблемы в целом, однако
требует
наличия
больших
ресурсов
(финансовых,
людских
и
прочих),
модернизации организационной структуры организации, продолжительного
временного периода реализации. Такая стратегия характерна для крупных
организаций» [52].
Каждая организация, учреждение, фирма проходит свой собственный путь с
целью совершенствования документационного обеспечения управления на базе
внедрения новых информационных технологий. Для мелких и средних
предприятий целесообразен первый подход. Он является в настоящее время
наиболее распространенным. В крупных организациях с устойчивыми бизнеспроцессами эффективнее комплексное внедрение информационных технологий.
Можно сформулировать определенные требования к современной системе,
ориентированной на автоматизацию документационного обеспечения управления
в организации. Прежде всего, такая «система должна:
- выполнять все задачи документационного обеспечения в полном
объеме: подготовку документов, их регистрацию, контроль за исполнением, поиск
документов, их хранение и справочную работу по массиву документов;
-
быть
построенной
на
единых
методологических
принципах,
программно-технических и технологических решениях, в рамках действующих
организационно-правовых условий в виде отечественного законодательства,
государственных стандартов, инструкций и требований;
16
обеспечить
-
полноценное
использование
(интегрирование)
накопленного информационного ресурса и реализовывать принцип однократного
ввода информации и ее многократного использования как подокументно, так и
фактически;
помогать
-
администраторам
выбирать
маршруты
движения
документации внутри организации, обеспечивая необходимую степень защиты
информации от несанкционированного доступа;
- быть способной к расширению по определенным компонентам
(количество технических устройств и технологий, количество документов (объем
информации), количество пользователей) и уметь адаптироваться в разумных
пределах к меняющимся требованиям пользователей» [59].
В настоящее время различными фирмами разработано и внедрено большое
число систем автоматизации документационного обеспечения управления. Эти
системы
характеризуются
специфическими
подходами
и
компьютерно-
коммуникационными средствами реализации. Они различаются:
- по типу информации, на обработку которой ориентирована система
(фактографическая или документационная);
- комплексности охвата различных фаз жизненного цикла документа;
- набору реализуемых делопроизводственных задач и предлагаемых
технологий их решения;
- степени открытости, т. е. возможности наращивания функций и
совместимости с иными информационными технологиями;
- множеству иных характеристик автоматизированных систем данного
функционального назначения.
«Отсутствие унифицированной терминологии порождает разнообразие
названий систем (система автоматизации документооборота, компьютерная
система
автоматизации
управления
делопроизводства
делопроизводством,
и
документооборота,
распределенная
система
система
управления
документами, электронный архив и т. п.). Каждый производитель вводит свою
17
систему обозначений и терминов, по-своему расставляет приоритеты. Не
разработана пока и общепринятая система их классификации» [51].
Рассмотрим
наиболее
важные
типологические
признаки
систем
автоматизации делопроизводства.
В силу существенных отличий отечественной системы делопроизводства от
западной важным типологическим признаком для систем автоматизации является
их ориентация на отечественное и па западное делопроизводство.
«Выбор системы комплексной автоматизации делопроизводства - задача
чрезвычайно сложная и решается совместно со службой делопроизводства.
Учитывая, что на рынке программного обеспечения в настоящее время
представлено множество продуктов, относящихся к классу систем комплексной
автоматизации как зарубежных, так и отечественных производителей, задача
выбора становится еще сложнее» [58].
«Специалисты считают, что при принятии решения о внедрении системы
комплексной автоматизации делопроизводства необходимо определить список
требований к системе, после чего сделать выбор. В классическом понимании
требование - это способность программного продукта удовлетворять потребности
пользователя» [58]. Таким образом, необходимо проанализировать предметную
область и провести переговоры с продавцами/разработчиками систем на предмет
удовлетворения поставленных требований. Требования предлагается разбить на
группы:
- бизнес-требования;
- требования к программному обеспечению.
«Первая
группа
делопроизводстве
содержит
организации,
описание
которые
процессов,
предполагается
участвующих
в
автоматизировать.
Вторая группа содержит ограничения и пожелания к программному обеспечению
системы и сопутствующим вопросам. Роль делопроизводственных служб при
формировании первой группы требований особо значима» [56].
«Несмотря
на
разнообразие
комплексных
систем
автоматизации
документационного обеспечения управления, их основу формируют следующие
18
типовые информационные технологии (они наряду с вышеизложенными также
могут выступать в качестве типологических признаков):
- технологии обработки изображений документов (Imaging System),которые предназначены для ввода, обработки, хранения и поиска графических образов бумажных документов, сформированных на основе сканирования;
- технологии оптического распознавания символов (Optical Character
Recognition - OCR), которые предназначены для получения из графического образа бумажного документа электронной копии в формате текстового файла.
Данная технология часто интегрируется с технологией обработки изображений
документов. На основе технологии ОСR можно автоматизировать, например,
процесс получения электронной копии с документа, пришедшего по факсу;
- системы управления документами (СУД). Они предназначены для
автоматизации хранения, поиска и управления документами, представленными в
электронном
виде
разными
форматами.
Это
многофункциональные
документальные информационные системы, ориентированные на обработку
слабоструктурированной (текстовой) информации. Системы типа СУД позволяют
помимо типовых функций развитых документальных информационных систем
(например, индексирование, разнообразные способы доступа к документу и его
составным частям - разделам, многоуровневая защита данных) реализовать
функции управления документом на уровне его структурных компонентов
(установление связи между компонентами, объединение частей документа),
контроля версий документа, обмена документами по сети, публикации
документов на Web - сайте и др. Данный класс систем считается универсальным,
т. е. автоматизирующим весь комплекс задач, возлагаемых на службы
делопроизводства, от разработки и создания проекта документа, до списании в
дело, включая документооборот и хранение документов;
- системы автоматизации деловых процедур (WorkFlow System).
Предназначены для обеспечения коллективной обработки документов в процессе
реализации различных бизнес-процессов» [49].
19
Базовые технологии систем данного типа позволяют описать любой бизнеспроцесс (поэтому неотъемлемой частью таких систем является графический
редактор маршрутов работ), а также спроектировать и организовать наиболее
рациональную
маршрутизацию
документов
и
соответствии
с
заданной
последовательностью действий (шагов) по выполнению, как конкретной работы,
так и систем взаимосвязанных работ. В результате прописывается маршрут
документа по всем рабочим местам, определяются права доступа к документу и
круг функциональных обязанностей исполнителей в каждой точке маршрута.
Возможна жесткая, свободная и сметанная маршрутизация, с параллельным и
последовательным выполнением работ. Системы применяются, прежде всего, для
автоматизации документооборота и рутинных многошаговых офисных операций;
- технологии организации электронного взаимодействия исполнителей на
основе постоянного обмена документами. Системы, реализующие эти технологии,
относят к типу groupware -
программные системы для рабочих групп. К
основным задачам, которые они решают, относят задачи хранения, просмотра и
совместного использования документов. Кроме этого они могут осуществлять
маршрутизацию
документов,
календарное
планирование.
Эффективность
функционирования такой системы обеспечивается такими ее важнейшими
компонентами, как развитая система зашиты документов, в том числе система
управления доступом к документам; система синхронизации изменений в
различных БД;
- система обмена информацией.
«Такое разделение технологий сложилось на рынке примерно 10 лет назад.
Сейчас оно достаточно условно по причине того, что последние версии наиболее
популярных систем стараются объединять все эти и еще многие другие
технологии» [63].
20
1.2. Комплексный подход к внедрению автоматизированных систем
документационного обеспечения управления
«Качество
и
эффективность
внедрения
автоматизированной
информационной системы во многом зависит от организационно-методического и
технологического обеспечения работ на всех этапах реализации проекта. Четкая
организация и планирование работ, распределение ролей и ответственности всех
участников проекта, формализация процедур принятия проектных решений,
регламентация состава и содержания проектной документации являются залогом
достижения конечных целей проекта» [56].
«Сегодня многие руководители уже поняли необходимость внедрения
современных автоматизированных технологий в сфере управления и практически
еженедельно появляется информация, что та или иная система автоматизации
делопроизводства внедрена ещё в одной компании, фирме, организации,
холдинге, корпорации. Но не всё так безоблачно. Параллельно поступает всё
больше информации, что пользователи недовольны результатами внедрения,
программа не решила всех проблем, пользоваться ей неудобно, функциональность
ограничена и т.п. Как показывает практика, зачастую это результат недостаточно
тщательного подхода к выбору системы автоматизации, упущения в составлении
технического задания на систему» [57].
Одна из основных проблем на начальном этапе - необходимость
координированных усилий двух служб - службы делопроизводства и IT-службы.
«При этом необходимо преодолеть следующие проблемы:
1. Координация работы IT и делопроизводственной службы (службы
управления информационно-документационными ресурсами)
2. Недостаточная квалификация персонала.
3. Цель внедрения автоматизированной системы ДОУ – повышение
эффективности
ДОУ,
а
как
следствие
управленческого аппарата в целом.
-
повышение
качества
работы
21
4. Оптимизация бумажного делопроизводства, постановка рациональной
системы
ДОУ
-
как
обязательное
условие
перехода
к
электронному
документообороту» [61].
При
переносе
в
автоматизированную
систему
неоптимизированной
технологии работы с документами несовершенство технологии, ранее незаметное,
становится очевидным. Последующая оптимизация уже требует и перенастройки
программного обеспечения. «Поэтому прежде, чем закупать и внедрять
автоматизированную систему работы с документами, необходимо:
1. Проанализировать
все
стадии
документирования
и
работы
с
документами. Установить какая информация нужна, в каких документах она
будет поступать или создаваться.
2. Разработать альбом унифицированных форм документов.
3. Проработать
необходимый
набор
сведений,
вносимых
в
регистрационную форму (входящие, исходящие, внутренние документы, для
разных видов документов, на стадии регистрации, в ходе работы с документами).
Определить, для каких целей вносится каждый показатель.
4. Установить схемы согласования документов.
5. Проработать порядок контроля исполнения документов. Текущий
контроль. Материальное и моральное стимулирование по результатам итогового
контроля.
6. Продумать и зафиксировать порядок работы с документами. Если на
начальном этапе внедрение автоматизированной системы ДОУ затрагивает только
саму службу ДОУ, установка комплексной системы автоматизации охватывает
весь управленческий персонал, требует внедрения новых навыков и принципов
работы с документами, обязательного обучения пользователей.
7. Проработать вопросы интеграции системы ДОУ с другими, имеющимися
и планируемыми к внедрению программами. Интеграция с базами данных
кадровой службы, интеграция с CRM системами.
8. Подготовить необходимые справочники, определить порядок их ведения.
22
9. Решить проблемы разграничения доступа, учёта работы сотрудников с
документами, обеспечения защищённого удалённого доступа к документам.
10. Продумать взаимосвязь системы ДОУ и электронного архива» [62].
Когда весь этот комплекс работ будет выполнен, тогда и можно
устанавливать выбранную программу для автоматизации документационного
обеспечения управления.
1.3. Организация деятельности базы исследования
Отдел
Орловской
общего
образования
области
администрации
является
Знаменского
структурным
района
подразделением
Администрации Знаменского района Орловской области. Отдел обладает
правами
юридического
лица,
в
соответствии
с
Уставом
Знаменского
муниципального района Орловской области в целях управления муниципальной
системой
образования
Знаменского
муниципального
района
Орловской области.
Учредителем
Отдела
является
Администрация
Знаменского
района
Орловской области.
Отдел в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской
Федерации, Законом Российской Федерации «Об общих принципах организации
местного самоуправления в Российской Федерации», Законом Российской
Федерации «Об образовании», Бюджетным Кодексом Российской Федерации,
Семейным Кодексом Российской Федерации, другими Федеральными законами,
Указами Президента Российской Федерации, нормативно- правовыми актами
федеральных
органов
исполнительной
власти,
Законом
Орловской
области «Об образовании в Орловской области», решениями Орловского
областного Совета народных депутатов, постановлениями и распоряжениями
Правительства Орловской области, приказами руководителя Департамента
образования, культуры и спорта Орловской области, приказами Управления
образования и молодежной политики Орловской области, другими нормативноправовыми актами органов исполнительной власти Орловской области, Уставом
23
Знаменского муниципального района Орловской области, правовыми актами
органов
местного
самоуправления
Знаменского
муниципального
района
Орловской области, Положением об Отделе.
Как
юридическое
лицо
Отдел
имеет
печать
с
изображением
Государственного герба Российской Федерации для выполнения государственных
полномочий,
переданных
Отделу,
а
также
штамп,
бланки
со
своим
наименованием.
Структуру, предельную численность работников, фонд оплаты труда
Отдела утверждает Глава Знаменского района.
Отдел исполняет функции учредителя муниципальных образовательных
учреждений, в пределах делегированных ему полномочий в соответствии с
правовыми
актами
органов
местного
самоуправления
Знаменского
муниципального района.
Отдел
обладает
всеми
полномочиями
учредителя
в
отношении
действующих муниципальных образовательных учреждений и подведомственных
ему учреждений:

муниципальных дошкольных образовательных учреждений;

муниципальных общеобразовательных учреждений;

муниципальных
образовательных
учреждений
дополнительного
образования детей.
Отдел
другими
осуществляет
структурными
свою
деятельность
подразделениями
во
взаимодействии
Администрации
с
Знаменского
района, а также общественными организациями.
Место нахождения Отдела: 303100, Орловская область, Знаменский
район, с. Знаменское, ул. Ленина, 33-а.
Основными задачами Отдела являются:

создание необходимых условий для реализации конституционных
прав граждан на образование, осуществление федеральной, региональной и
муниципальной
компетенции;
политики
в
области
образования
в
пределах
своей
24

обеспечение
эффективного
функционирования
и
развития
муниципальной системы образования на подведомственной территории, на
основе муниципальных программ, утвержденных районным Советом народных
депутатов.

организационное,
правовое,
информационное
обеспечение
районной системы образования;

контроль
выполнения
государственных
образовательных
стандартов, нормативов и реализации образовательных программ, исполнения
законодательства
Российской
Федерации
и
Орловской
области
об образовании в образовательных учреждениях;

осуществление координирующей работы в сфере образовательной
деятельности
с
другими
государственными,
профессиональными
структурами в целях обеспечения формирования полной и сбалансированной
системы
образования
и
реализации
образовательных
запросов
жителей
района;

координация
и
регулирование
инновационных
процессов,
исследовательской деятельности, разработок и освоение нового содержания,
технологий образовательного процесса в системе образования;

организация работы с детьми и подростками, имеющими затруднения
в обучении, через создание групп социальной адаптации, индивидуального
обучения на дому;

совместное с медицинскими учреждениями планирование и контроль
за выполнением мероприятий, обеспечивающих охрану жизни и здоровья детей,
подростков в образовательных учреждениях;

разработка
и
обоснование
бюджета
системы
образования
Знаменского муниципального района, планов проведения капитального ремонтов
материально-технического
обеспечения
подведомственных образовательных
учреждений;

представление интересов по вопросам образования на уровне
25
Знаменского муниципального района и Орловской области.
Отдел как муниципальный орган управления образованием в соответствие с
возложенными на него задачами осуществляет на территории Знаменского
муниципального района следующие основные функции:

создает условия для реализации целевых федеральных, региональных
и муниципальных программ развития образования;

разрабатывает и реализует муниципальные программы в области
образования, стимулирует поисковые и экспериментальные работы, научнометодические исследования в этой области;

изучает
и
анализирует
потребности
и
запросы
населения
подведомственной территории в области образования;

устанавливает порядок приема в муниципальные образовательные
учреждения на ступени дошкольного, начального общего, основного общего,
среднего (полного) общего образования, обеспечивающий прием всех граждан,
которые проживают на территории Знаменского муниципального района и имеют
право на получение образования соответствующего уровня;

контролирует
деятельность
подведомственных
образовательных
учреждений дополнительного образования;

обеспечивает
гражданам,
проживающим
на
территории, возможность выбора общеобразовательного
подведомственной
учреждения (при
наличии мест);

организует и координирует методическую, диагностическую и
консультативную помощь семьям, воспитывающим детей дошкольного
и
школьного возраста на дому;

согласовывает
муниципальных
годовые
образовательных
календарные
учреждений,
учебные
расположенных
планы
на
подведомственной территории;

представляет
Главе
Знаменского
района
среднестатистические
показатели о соответствии федеральным и местным требованиям условий
26
осуществления образовательного процесса в образовательных учреждениях,
расположенных на территории Знаменского муниципального района;

организует летний отдых несовершеннолетних;

организует учет детей, подлежащих обязательному обучению в
образовательных
начального
учреждениях,
общего,
основного
реализующих
общего
и
образовательные
среднего
программы
(полного)
общего
образования;

оказывает
образования
организационно-методическую
Знаменского
муниципального
помощь
района
в
учреждениям
инновационной
деятельности, реализации инновационных образовательных программ, новых
педагогических технологий;

создает
информационный
банк
данных
о
кадровом
составе
муниципальных образовательных учреждений, формирует на основе их заявок
заказ на подготовку и переподготовку специалистов, заключает договора
с
образовательными учреждениями профессионального образования на целевую
подготовку специалистов;

проводит аттестацию руководящих работников и заместителей
руководителей образовательных учреждений в соответствии с Положением и
нормативными требованиями;

организует
обеспечение
муниципальных
образовательных
учреждений классными журналами, бланками строгой отчетности, в том
числе
бланками
документов
государственного
образца
об
уровне
образования;

в сфере опеки и попечительства в отношении несовершеннолетних
организует систематическое выявление и учет детей-сирот и детей, оставшихся
без попечения родителей, нуждающихся в устройстве в государственные
учреждения или в семьи граждан;

готовит документы для установления опеки или попечительства
над несовершеннолетними, лишившимися родительского попечения;
27

осуществляет
контроль
за
условиями
жизни
и
воспитания
усыновленных детей-сирот и детей, оставшихся без попечения родителей;

готовит проект постановления о досрочной регистрации брака лиц, не
достигших совершеннолетия;

участвует
в
заседаниях
муниципальной
комиссии
по
делам
несовершеннолетних и защите их прав;

готовит документы для возбуждения в суде дел о лишении
родительских прав, ограничении родительских прав, о признании брака
недействительным в случаях, предусмотренных статьей 27 Семейного Кодекса
Российской Федерации, готовит заключения по данным вопросам;

представляет интересы несовершеннолетних в случаях установления
противоречий между интересами родителей и детей или внесение представления
Главе Знаменского района о назначении представителя для защиты законных прав
и интересов детей;

оказывает помощь детям-сиротам, детям, оставшимся без попечения
родителей, а также лицам из их числа в возрасте до 23 лет в получении льгот,
предусмотренных Российским законодательством;

защищает права и интересы недееспособных или не полностью
дееспособных,
совершеннолетних
граждан,
проживающих
на
территории
Знаменского муниципального района;
Отдел в качестве учредителя муниципальных образовательных учреждений
в соответствии с возложенными на него задачами осуществляет на территории
Знаменского муниципального района следующие функции:

осуществляет мероприятия по созданию, реорганизации и ликвидации
муниципальных
образовании»
учреждений образования в соответствии с Законом РФ «Об
и
нормативно-правовыми
актами
органов
местного
самоуправления Знаменского муниципального района;

заключает,
изменяет
и
расторгает
трудовые
руководителями муниципальных учреждений образования;
договоры
с
28

обеспечивает заключение договоров с каждым муниципальным
образовательным учреждением, определяющего отношения между учредителем и
этим учреждением;

участвует в формировании районного бюджета в части расходов на
образование
(составление
проекта
бюджета
на
содержание
учреждений
образования) и предоставляет в установленном порядке в Администрацию
Знаменского района показатели развития сети, обеспечивает реализацию
государственных образовательных стандартов, переводов работников на новую
систему оплаты труда;

осуществляет
общеобразовательных
расчет
учреждений
должностных
и
окладов
учреждений
в
руководителей
соответствии
с
Положением об оплате труда;

принимает решение об установлении коэффициента кратности и
размера должностного оклада руководителей общеобразовательных учреждений
на заседании комиссии, созданной при Отделе;

устанавливает стимулирующие надбавки к должностным окладам
руководителей муниципальных образовательных учреждений и организаций
системы образования согласно действующему законодательству;

рассматривает и утверждает сметы расходов образовательных
учреждений непосредственного подчинения Отделу на основе существующих
нормативов;

организует
контроль
за
бухгалтерскими
и
статическими
отчетами, использованием денежных средств в учреждениях образования;

совместно с отделом по управлению муниципальным имуществом
осуществляет контроль за сохранностью и эффективным использованием
закрепленного
на
праве
оперативного
управления
за
муниципальными
образовательными учреждениями имущества;

согласовывает порядок открытия в образовательных учреждениях
классов компенсирующего обучения;
29

открывает при необходимости в муниципальных образовательных
учреждениях
специальные
коррекционные
классы
для
обучающихся
с
отклонениями в развитии, открывает классы профильного и предпрофильного
обучения;

предоставляет в установленном порядке кандидатуры на присвоение
почетных званий работникам образования, их награждение вышестоящими
органами
осуществляет
награждение
наиболее
отличившихся
работников
системы образования;

рассматривает в установленном законодательством порядке письма,
заявления, жалобы, принимает граждан по личным вопросам, принимает меры по
удовлетворению обоснованных просьб и законных требований;

работникам
определяет порядок и условия предоставления педагогическим
муниципальных
образовательных
учреждений
длительного
неоплачиваемого отпуска сроком до 1 года не реже, чем через каждые 10 лет
непрерывной преподавательской работы;

осуществляет
иные
права
и
обязанности
в
соответствии
с
действующим законодательством Российской Федерации, нормативно-правовыми
актами и настоящим Положением;

разрабатывает и реализует совместно с профсоюзными органами,
общественными организациями комплекс мер по охране труда, направленный на
обеспечение здоровых и безопасных условий учебы, труда обучающихся
воспитанников и работников сферы образования, а также по их социальной
защите.
Отдел имеет право:

разрабатывать и в установленном порядке вносить на рассмотрение
Главы Знаменского района предложения по всем аспектам деятельности развития
и управления системой образования Знаменского муниципального района;

вносить в установленном порядке предложения об отмене действия
нормативных актов, издаваемых органами местного самоуправления, если они
30
противоречат законодательству Российской Федерации в области образования;

с
издавать в пределах своей компетенции, в том числе совместно
другими
нормативные
муниципальными
правовые
и
органами,
иные
акты,
приказы,
инструкции,
обязательные
для
другие
исполнения
подведомственными учреждениями и организациями, давать разъяснения по
ним;

запрашивать
и
получать
в
установленном
порядке
от
учреждений и организаций (независимо от их организационно-правовой
формы и ведомственной принадлежности) сведения, материалы и документы,
необходимые для осуществления возложенных на Отдел задачи и функции;

осуществлять
контроль
за
соблюдением
государственных
образовательных стандартов и нормативов, учебного плана; исполнением
законодательства Российской Федерации, Орловской области и правовых актов
органов местного самоуправления Знаменского муниципального района об
организации образовательного процесса; соблюдением порядка аттестации
педагогических кадров в образовательных учреждениях;
исполнением
подведомственными учреждениями финансовой дисциплины; деятельностью
руководителей
подведомственных
учреждений
в
целях
осуществления
государственной политики в области образования; использованием финансовых
средств и финансовой дисциплины, предусмотренных в бюджете Знаменского
муниципального
района
на
содержание
образовательных
учреждений;
соблюдением иных требований, установленных Уставом образовательного
учреждения, а также учредительным договором, заключенным между Отделом и
образовательным учреждением.

обращаться
методические
в
учреждения
различные
за
органы
помощью
в
управления,
организации
научные
и
проведении
инспекторских проверок;

и
присутствовать на любых занятиях, проводимых с учащимися;
31
Отдел не вправе самостоятельно принимать к своему рассмотрению
вопросы, отнесенные к компетенции государственных органов управления
образованием и органов местного самоуправления Знаменского района.
В состав Отдела в соответствии с основными задачами, определенными
Положением, входят:
а)
специалисты по основным видам деятельности Отдела;
б)
менеджеры по охране прав несовершеннолетних в сфере опеки
и попечительства.
Схему организационной структуры Отдела см. на рис. 1.
Начальник отдела
Муниципальная служба по
исполнению полномочий
муниципального района:
1. Главный специалист (2 шт.ед.)
2. Главный специалист по
бухгалтерскому учету (1 шт.ед.)
3. Главный специалист по
экономическим вопросам (1 шт.ед.)
4. Ведущий специалист (1 шт.ед.)
Служба по техническому
обеспечению муниципальной
службы, исполняющей
полномочия муниципального
района:
1. Секретарь-машинистка (1
шт.ед.)
2. Водитель (1 шт.ед.)
3. Уборщица (1 шт.ед.)
Рис. 1. Структура Отдела общего образования Администрации Знаменского
района Орловской области
Руководство Отделом осуществляется в соответствии с законодательством
Российской Федерации, Уставом Знаменского муниципального района и
настоящим
Положением.
Руководство
Отделом
строится
на
принципах
единоначалия и коллегиальности. Непосредственное руководство Отделом
осуществляет начальник, назначаемый и освобождаемый от должности Главой
Знаменского района. Начальник Отдела является муниципальным служащим, в
своей деятельности подотчетен Главе Знаменского района.
32
Глава Знаменского района заключает трудовой договор с начальником
Отдела в соответствии с законодательством о муниципальной службе и о труде, а
также Положением
об
Отделе. Начальник Отдела несет персональную
ответственность за выполнение возложенных на Отдел задач и функций.
Начальник Отдела:

без доверенности представляет интересы Отдела по всем вопросам его
деятельности;

издает в пределах своей компетентности приказы, обязательные для
исполнения всеми подведомственными учреждениями;

вносит в пределах своей компетентности и в установленном порядке
на рассмотрение Главы Знаменского района, Знаменского районного Совета
народных депутатов проекты правовых актов;

разрабатывает предложения и проводит муниципальную политику по
направлениям деятельности Отдела;

разрабатывает, координирует и вносит на рассмотрение Главы района
программы развития муниципальной системы образования;

обеспечивает
в
Отделе
соблюдение
финансовой
и
учетной
дисциплины;

осуществляет прием на работу и увольнение работников Отдела,
распределяет обязанности между ними;

утверждает должностные обязанности работников Отдела;

обеспечивает повышение квалификации и социальную защиту
работников Отдела;

распоряжается
в
установленном
порядке
имуществом
и
средствами Отдела;

открывает счета в учреждениях банков, совершает от имени
Отдела банковские операции, подписывает финансовые документы;

заключает договоры в пределах своей компетенции Отдела выдает
доверенности;
33

участвует
в
заседаниях
и
совещаниях,
проводимых
Главой
Знаменского района и его заместителями, при обсуждении вопросов, входящих в
компетенцию Отдела;

назначает на должность и освобождает от должности по согласованию
с Главой района руководителей муниципальных образовательных учреждений;

решает иные вопросы, отнесенные к компетенции Отдела.
Коллегиальным, совещательным органом Отдела является Совет отдела
образования и Совет руководителей образовательных учреждений. Состав Совета
образования создается приказом начальника Отдела. Председателем Совета
является начальник Отдела. В состав Совета входят работники Отдела,
руководители
муниципальных
образовательных учреждений. Совет в своей
деятельности руководствуется Положением об Отделе, Положением о Совете
Отдела
и
Совете
руководителей
образовательных
учреждений,
которые
утверждаются Отделом.
Работники Отдела, замещающие на профессиональной постоянной основе
должность муниципальной службы, являются муниципальными служащими.
Менеджеры по охране прав несовершеннолетних в сфере по опеки и
попечительства, не являются муниципальными служащими.
Служба делопроизводства в Отделе общего образования Администрации
Знаменского района Орловской области представлена секретарем-машинисткой,
которая осуществляет документационное обеспечение отдела, методическое
руководство и контроль за постановкой делопроизводства.
Секретарь-машинистка подчиняется начальнику отдела образования и
руководствуется в своей деятельности Положением, приказами и указаниями
отдела,
основными
регламентирующими
правила
нормативно-методическими
составления
и
оформления
документами,
документов
и
организацию работы с ними, инструкцией по делопроизводству; правилами
внутреннего трудового распорядка отдела; настоящей должностной инструкцией.
С целью улучшения документационного обеспечения отдела секретарьмашинистка выполняет следующие должностные обязанности:
34

обеспечивает учет, регистрацию, контроль исполнения поручений
руководства отдела, информационно-справочное обслуживание по документам,
их хранение;

осуществляет документационное обеспечение кадровой деятельности
отдела;

организует подготовку необходимых документов для руководства;

отвечает
за
качество
подготовки,
правильность
составления,
согласования и оформления документов, образующихся в процессе деятельности
отдела;

осуществляет контроль исполнения документов, поручений и заданий
руководства отдела, систематически докладывает руководителю о состоянии их
исполнения;

организует
личный
прием
граждан,
руководителей
общеобразовательных учреждений, осуществляет контроль за соблюдением
сроков исполнения обращений граждан.
Секретарь-машинистка имеет право:

запрашивать для руководителя отдела от руководителей учреждений
образования необходимые документы, а также объяснения о причинах задержки
выполнения контролируемых поручений.

привлекать сотрудников к выполнению поручений руководства
отдела.

требовать от исполнителей доработки документов, подготовленных с
нарушением установленных правил составления и оформления документов.

визировать проекты
документов,
связанных
с
управленческой
деятельностью отдела.

вносить на рассмотрение руководителя отдела предложения по
улучшению организации работы с документами.

требовать у исполнителей качественного исполнения документов в
определенные сроки.
35
Секретарь-машинистка в процессе своей деятельности взаимодействует с
руководителями учреждений образования, с сотрудниками отдела по вопросам
подготовки и представления необходимых документов, проверки выполнения
поручений вышестоящих организаций, приказов и указаний руководства отдела.
Основными локальными нормативными документами, определяющими
организацию делопроизводства, в Отделе являются Регламент администрации
Знаменского района и инструкция по делопроизводству. Регламент определяет
порядок организационного обеспечения деятельности Администрации района по
осуществлению ее полномочий и функций как исполнительно-распорядительного
органа местного самоуправления района. В регламенте отражена структура
администрации района, планирование и распорядок работы, порядок подготовки
и проведения заседаний и совещаний, порядок подготовки, оформления,
регистрации и официального опубликования нормативных правовых актов Главы
администрации, порядок работы с нормативными актами областного Совета
народных депутатов, Губернатора и Правительства Орловской области, порядок
учета и контроля за рассмотрением предложений, заявлений и жалоб граждан,
порядок
ведения
делопроизводства
в
структурных
подразделениях
администрации района, порядок печатания и тиражирования документов, порядок
назначения на муниципальные и технические должности в администрации
района, рассмотрения предложений по резерву кадров на муниципальные
должности, порядок подготовки, переподготовки и повышения квалификации
муниципальных служащих исполнительной власти района и сельсоветов,
специалистов отраслей экономики и социальной сферы района.
В целях совершенствования документационного обеспечения процесса
управления и повышения его эффективности путем унификации состава и форм
управленческих документов, технологий работы с ними и обеспечения контроля
исполнения документов в Отделе используется инструкция по делопроизводству
в
Администрации
Знаменского
района
Орловской
области.
Инструкция
определяет организацию делопроизводства, устанавливает правила и порядок
работы с документами служебного характера.
36
Инструкция разработана в соответствии с основными положениями
Государственной
Типовой
системы
инструкцией
документационного
по
делопроизводству
обеспечения
в
управления
Федеральных
и
органах
исполнительной власти РФ от 11 января 2005 года. Инструкция утверждена
Главой администрации района.
В структуру инструкции по делопроизводству включены следующие
пункты:
1. Общие положения.
2. Требования к подготовке и представлению проектов нормативных актов
главы муниципального образования.
2.1.
Основные требования к составлению и оформлению проекта
документа.
2.2.
Порядок согласования проектов нормативных актов.
2.3.
Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов
(правил, положений, инструкций, протоколов, служебных писем).
3. Правила оформления документов.
3.1.
Бланки документов
3.2.
Оформление реквизитов в процессе подготовки документов
4. Организация документооборота и исполнения документов
4.1.
Порядок приема, регистрации, направления и рассмотрения входящей
корреспонденции
4.2.
Порядок подготовки и регистрации исходящих и внутренних
документов
4.3.
Организация контроля исполнения документов
4.4.
Поисковая система по документам
4.5.
Составление номенклатуры дел
4.6.
Передача дел в архив
Положения
инструкции
по
делопроизводству
не
противоречат
действующему законодательству в области информации и документации. Однако
в связи с утратой юридической силы Типовой инструкции по делопроизводству в
37
федеральных
органах
исполнительной
власти
необходимо
переработать
инструкцию в соответствии с «Методическими рекомендациями по разработке
инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной
власти».
Отдел
общего
образования
руководствуется
в
своей
деятельности
Положением об Отделе. Положение включает следующие разделы:
1.
Общие положения
2.
Задачи и функции отдела
3.
Права отдела
4.
Структура и руководство отделом
5.
Имущество и средства управления
6.
Ответственность
7.
Прекращение деятельности отдела
Круг обязанностей, прав, установление взаимоотношений, должностные
обязанности работников Отдела и квалификационные требования к ним
закреплены и регламентированы должностными инструкциями. Это позволяет
равномерно распределить обязанности и установить подчиненность работников.
Должностная
инструкция
секретаря-машинистки
утверждена
главой
администрации и включает разделы: общие положения, обязанности, права
взаимоотношения. В содержание должностной инструкции не включен раздел
«Ответственность».
Кроме локальных нормативных актов по организации делопроизводства
секретарь-машинистка руководствуется в своей работе законодательными актами
Российской Федерации в сфере информации и документации; Указами и
распоряжениями
Президента
Российской
Федерации,
постановлениями
и
распоряжениями Правительства Российской Федерации, регламентирующими
вопросы документационного обеспечения на федеральном уровне; правовыми
актами федеральных органов исполнительной власти; правовыми актами органов
представительной
и
исполнительной
власти
Орловской
области,
регламентирующими вопросы делопроизводства; методическими документами по
38
делопроизводству учреждений, организаций и предприятий; государственными
стандартами на документацию; унифицированными системами документации;
общероссийскими классификаторами технико-экономической и социальной
информации; нормативными документами по организации управленческого труда
и охране труда; нормативными документами по организации архивного хранения
документов.
Законодательство Российской Федерации регламентирует общие принципы
организации документационного обеспечения деятельности организации. От
работника, занимающегося работой с документами, требуется безупречное знание
законодательных актов, в которых нашли отражение вопросы организации работы
с документацией. В первую очередь, это Конституция Российской Федерации, ст.
37 которой гласит, что каждый человек «имеет право на труд» и «право на
отдых».
Основу гражданского законодательства составляет Гражданский кодекс
Российской
Федерации.
Он
определяет правовое положение участников
гражданского оборота, основания возникновения и порядок осуществления
различных прав, регулирует договорные и иные обязательства, а также другие
имущественные и связанные с ним неимущественные отношения.
Регулируя
гражданские
правоотношения,
Гражданский
Кодекс
устанавливает виды и разновидности документов, создаваемых в целях фиксации
актов гражданских взаимоотношений, регистрации фактов их возникновения или
прекращения, подтверждения правоотношений и др. В ряде статей установлены
требования к составу информации (содержанию) документов и их оформлению.
Высшей правовой значимостью обладают законы Российской Федерации.
ФКЗ «О государственном гербе РФ» устанавливает порядок изображения
государственного герба на бланках, определяет состав организаций, должностных
лиц, на документах которых помещается герб РФ в многоцветном, одноцветном
вариантах. Кроме того, закон определяет порядок изготовления, использования,
хранения и уничтожения гербовых бланков. Вопросы использования и
изготовления
бланков
с
изображением
герба
РФ
затронуты
также
в
39
Постановлении
Правительства
РФ
«Об
упорядочении
изготовления,
использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением
государственного герба РФ». В нем установлено, что изготовление таких бланков
осуществляют только полиграфические предприятия, имеющие выданные
комитетом РФ по печати лицензии на данный вид деятельности и сертификаты о
наличие технических возможностей для их изготовления.
Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о
защите информации» определяет понятие «документированная информация». Это
«зафиксированная
на
материальном
носителе
путем
документирования
информация с реквизитами, позволяющими определить такую информацию или в
установленных
законодательством
Российской
Федерации
случаях
ее
материальный носитель» [8]. Закон закрепил обязательность документирования
информации,
установил
ряд
терминов
информация,
конфиденциальность
(информация,
информации,
документированная
информационная
система,
информационно-телекоммуникационная сеть, электронное сообщение и др.),
урегулировал отношения, возникающие при осуществлении права на поиск,
получение, передачу, производство и распространение информации, при
применении информационных технологий, при обеспечении защиты информации.
Федеральный закон «О государственном языке Российской Федерации»
устанавливает
использование
государственного
языка
в
официальном
делопроизводстве. «На территории РФ официальное делопроизводство в
государственных органах, организациях, на предприятиях и в учреждениях
ведется на русском языке как государственном языке РФ. Официальное
делопроизводство в республиках ведется также на государственных языках
данных республик» [7] Тексты документов (бланков, печатей, штампов,
штемпелей) и вывесок с наименованием государственных органов, организаций,
предприятий и учреждений оформляются на государственном языке РФ.
Немаловажным законодательным актом является федеральный закон «О
порядке рассмотрения обращений граждан в Российской Федерации». Закон
регулирует правоотношения, связанные с правом граждан Российской Федерации
40
на обращение в государственные органы и органы местного самоуправления.
Закон
также
устанавливает
государственными
порядок
органами,
рассмотрения
органами
обращений
местного
граждан
самоуправления
и
должностными лицами. Статья 4 раскрывает ряд понятий: обращение гражданина,
предложение, заявление, жалоба, должностное лицо.
ФЗ «О техническом регулировании» устанавливает правовые основы
стандартизации в РФ, определяет основные направления нового этапа развития
стандартизации в РФ. Данный закон внес изменения в состав комплекса
документов по стандартизации, названия этих документов, а также общие
принципы разработки, принятия, введения в действие, применения стандартов.
«Федеральный закон «Об общих принципах организации местного
самоуправления
Российской
Федерации»
устанавливает
общие
правовые,
территориальные, организационные и экономические принципы организации
местного самоуправления в Российской Федерации, определяет государственные
гарантии его осуществления» [10]
Федеральный закон «Об основах муниципальной службы в Российской
Федерации» устанавливает общие принципы организации муниципальной
службы и основы правового положения муниципальных служащих в Российской
Федерации.
Закон
раскрывает
понятия
муниципальная
должность
и
муниципальная служба. Также раскрывает законодательные основы и принципы
муниципальной службы.
В процессе своей работы сотрудники Отдела создают электронные
документы. Поэтому следует подчеркнуть особую значимость Федерального
закона «Об электронной подписи». Данный законодательный акт закрепляет
порядок создания электронного документа, а также раскрывает понятие
электронной цифровой подписи, процесс её воспроизведения в документе.
Большое значение в работе с документами имеет Постановление
Правительства Российской Федерации «Об утверждении Правил оказания услуг
почтовой связи». Данный подзаконный акт утвердил Правила оказания услуг
почтовой связи. Правила регулируют взаимоотношения пользователей услугами
41
почтовой связи и операторов почтовой связи общего пользования при заключении
и исполнении договора об оказании услуг почтовой связи, а также устанавливают
права и обязанности указанных операторов и пользователей.
В Правилах применяются следующие основные понятия: бандероль,
категория почтового отправления, письмо, посылка, почтовый адрес, почтовый
перевод.
Особую правовую значимость в работе Отдела имеют законодательные
акты регионального уровня. Закон Орловской области «О гербе и флаге
Орловской области» устанавливает герб и флаг Орловской области, их описание и
порядок
официального
использования.
Закон
устанавливает
порядок
воспроизведения герба и флага Орловской области на документе.
Закон Орловской области «Об административно – территориальном
устройстве
Орловской
области»
устанавливает
виды
административно-
территориальных и территориальных единиц Орловской области, определяет
порядок их образования, преобразования и упразднения, порядок установления и
изменения их границ, учета и регистрации, а также определяет полномочия
органов
государственной
власти
области
в
сфере
административно-
территориального устройства Орловской области.
«Статья 3 Закона Орловской области «Об обращениях граждан» гласит, что
«Обращение гражданина в государственный орган осуществляется путем
направления письменного предложения, заявления или жалобы, а также путем
устного обращения в государственный орган» [26].
Закон раскрывает вопросы в области защиты права граждан на обращение в
государственные
органы
Орловской
области.
Закон
закрепляет
порядок
документального оформления личного приема граждан, а также организацию
приема и рассмотрение письменных обращений.
Особое место в процессе работы с документами занимает Закон Орловской
области «Об архивном деле в Орловской области». Законом регулируются
отношения в сфере управления архивным делом на территории Орловской
области в соответствии с федеральным законодательством. Закон раскрывает
42
следующие основные понятия: архивное дело в Орловской области, Архивный
фонд Орловской области, архивный документ, документ Архивного фонда
Орловской области, особо ценный документ, уникальный документ Архивного
фонда Орловской области, архивный фонд, архив, государственный архив,
экспертиза ценности документов.
В
своей
деятельности
общегосударственными
Отдел
нормативными
образования
документами
руководствуется
по
организации
делопроизводства, например, «Типовой инструкцией по делопроизводству в
федеральных органах исполнительной власти» от 8 ноября 2005 г. Однако, этот
документ потерял свой статус и Отделу необходимо принять к работе
«Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в
федеральных органах исполнительной власти». Методические рекомендации
описывают как общий порядок подготовки и оформления документов, так и
особенности отдельных видов документов. В них расписана процедура
регистрации документов, построение поисковых систем для справочной работы,
организация контроля исполнения документов, порядок составления и работы с
номенклатурой дел, формирование дел, проведение экспертизы ценности
документов, оформление дел, составление описей, оперативное хранение дел и
передача их на архивное хранение.
Важным нормативным документом, определяющим порядок оформления
основных организационно-распорядительных документов, является ГОСТ Р
7.0.97-2016
система
«Унифицированные
системы
документации.
организационно-распорядительной
документации.
Унифицированная
Требования
к
оформлению документов». Стандарт распространяется на организационнораспорядительные
документы,
относящиеся
к
унифицированной
системе
организационно-распорядительной документации.
В деятельности Отдела образования также используется ГОСТ Р 7.08-2013
«Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». Данный документ
устанавливает термины и определения понятий, обязательных для применения во
всех видах документации и литературы по делопроизводству и архивному делу.
43
Подводя итоги данного раздела, необходимо отметить, что в Отдел общего
образования является структурным подразделением Администрации Знаменского
района Орловской области. В своей деятельности Отдел руководствуется
федеральным и региональным законодательством, Уставом района, Регламентом
работы администрации, Положением об Отделе общего образования, инструкцией
по делопроизводству. В структуре Отдела нет службы документационного
обеспечения управления. Ответственным за документационное обеспечение
управления в Отделе является секретарь-машинистка. Деятельность секретарямашинистки регламентирована должностной инструкцией.
44
2. АНАЛИЗ И СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ СИСТЕМЫ
ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ
2.1. Системы документации
«Все
формы
управленческой
деятельности
находят
отражение
в
соответствующих документах, которые выступают способом и средством
возложенных на аппарат функций» [46] «Документирование – организация и
обеспечение своевременного и грамотного создания и оформления документов»
[28]
Системы документации представлены: организационно-распорядительной
документацией (приказы и распоряжения руководителя Отдела, должностные
инструкции и другие); информационно-справочной документацией (входящими и
исходящими информационными письмами, запросами, требованиями и другие);
планово-отчетной документацией; учетной документацией.
Приказы начальника Отдела издаются по наиболее важным вопросам
деятельности
и
во
всех
случаях, когда
необходимо
принять
решение
нормативного характера, рассчитанное на постоянное или многократное
применение.
Распоряжения
принимаются
по
оперативным
вопросам,
организационным и техническим вопросам, входящим в компетенцию начальника
Отдела.
Приказы и распоряжения начальника Отдела печатаются на бланках
установленной формы и имеют обязательные реквизиты: номер типового бланка,
заголовок к тексту (кроме распоряжений), текст.
Заголовок в краткой форме отражает содержание текста документа и
формулируется с помощью отглагольных существительных в предложном падеже
(«Об отмене…», «Об организации…»).
45
Структура текста приказа, распоряжения обеспечивает логическое развитие
рассматриваемой темы. Разъяснение целей и мотивов принятия документа дается
в констатирующей части (преамбуле). При ссылках на законы Российской
Федерации,
Указы
и
распоряжения
Президента
РФ,
постановления
и
распоряжения Правительства Российской Федерации, нормативные правовые
акты Орловской области, акты главы администрации района, указываются
наименование документа, дата его принятия, номер и заголовок. Преамбула
приказа завершается словом «ПРИКАЗЫВАЮ». В распоряжениях преамбула
иногда отсутствует.
Распорядительная часть предполагает различные по характеру действия
исполнителей. Поручения оформляются в виде пунктов, которые нумеруются
арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют. Пункты могут разделяться
на подпункты, которые имеют буквенную или цифровую нумерацию. В каждом
пункте указывается:

Исполнитель (структурное подразделение, организация, конкретное
должностное лицо),

Предписываемое действие,

Срок исполнения. Документ может иметь общий для всех пунктов
срок исполнения.
На
оборотной
стороне
последнего
листа
приказа,
распоряжения
располагаются реквизиты:

визы согласования;

фамилия исполнителя и номер служебного телефона.
Приказы и распоряжения могут иметь приложения, ссылка на которые
дается в соответствующих пунктах текста. Отметку о наличии приложений дают
ниже текста документа по форме: Приложение: на____л. в____экз.
В правом верхнем углу первого листа приложения делается отметка с
указанием вида документа, его даты и номера. При наличии нескольких
приложений к одному документу на них проставляется порядковый номер.
Нумерация
страниц
на
каждом
приложении
производится
раздельно.
46
Значительные по объему приложения могут делиться на главы, которые
нумеруются римскими цифрами и имеют заголовки, при необходимости делятся
на пункты и подпункты. Если в тексте приводятся таблица, графики, схемы, то
они также оформляются в виде приложений, а соответствующие пункты должны
иметь ссылки на эти приложения. Если таблицу печатают более чем на одну
страницу заголовочная часть таблицы (наименование граф) повторяется на
каждой странице.
Последний
лист
каждого
приложения
подписывает
исполнитель
с
указанием должности, фамилии и даты. Он несет ответственность за точность
приведенных данных.
На
документах,
подлежащих
утверждению,
гриф
утверждения
проставляется в правом верхнем углу – УТВЕРЖДЕН (на, но, ны) со ссылкой на
вид акта, его дату и номер или УТВЕРЖДЕНО с указанием должности
руководителя, должности, наименование подразделения, личной подписи,
фамилии и инициалов, дата.
При необходимости в тексте приказа или распоряжения указывается момент
вступления в силу документа.
При подписании документов указывается должность (полное наименование,
если документ оформлен не на бланке) и приводится расшифровка подписи
(фамилия и инициалы).
При
составлении
руководствуются
и
оформлении
требованиями ГОСТ Р
документов
работники
Отдела
7.0.97-2016 и инструкцией по
делопроизводству.
Документы печатаются, как правило, шрифтом Times New Roman размером
№ 13-15 через 1-1,5 межстрочных интервалов. Для выделения части текста
документа, заголовка, подписи могут использоваться полужирное начертание,
курсив или смещение относительно границ основного текста.
Каждый напечатанный лист документа, оформленный как на бланке так и
без бланка имеет следующие размеры полей: левое 20мм, правое 10мм; верхнее
20мм; нижнее 20мм, что соответствует государственному стандарту Российской
47
Федерации. При оформлении текста документа на двух и более страницах вторая
и
последующая
страницы
нумеруются.
Порядковые
номера
страниц
проставляются посередине верхнего поля страницы арабскими цифрами без слова
страница (стр.) и знаков препинания.
Документы оформляются, как правило, на бланках установленной формы,
которые заготовляются на стандартных листах бумаги формата А4 (210х297мм),
А5 (148х210мм). Выбор формата бланка зависит от вида и объема документов.
В Отделе используются следующие виды бланков: бланк приказа, бланк
распоряжения, бланк письма.
В бланках приказа и распоряжения постоянные реквизиты располагаются
продольно. Бланк приказа и бланк распоряжения включает следующие реквизиты:
герб субъекта Российской Федерации, наименование организации, наименование
вида документа, место составления или издания документа, регистрационный
номер документа, дата документа, что соответствует государственному стандарту
Российской Федерации. Бланк приказа отличается от бланка распоряжения
наименованием вида документа.
Заголовок к тексту документа печатается от левой границы текстового поля.
Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через один межстрочный
интервал. Точка в конце заголовка не ставится.
Текст документа печатается на расстоянии 2-3 межстрочных интервала от
заголовка в установленных границах полей.
Подпись отделяется от последней строки текста 2-3 межстрочных
интервалами. Реквизит «Подпись» состоит из наименования должности, личной
подписи и ее расшифровки (инициалы и фамилия). Последняя буква в
расшифровке подписи ограничивается правым полем.
Таким образом, в Отделе общего образования системы документации
представлены различными видами документов, которые разрабатываются и
оформляются в соответствии с нормами российского законодательства, а также в
соответствии с требованиями, зафиксированными в нормативных документах
администрации.
48
В правилах устанавливаются нормы и требования, обязательные для
выполнения.
В инструкции излагается порядок осуществления какой-либо деятельности
или порядок применения положений законодательных и иных нормативных
актов.
Порядок
подготовки
проекта
положения,
правил
и
инструкций
соответствует общему порядку подготовки проектов нормативных документов.
Текст проекта положения (правил, инструкций) излагается от третьего лица
единственного или множественного числа. В тексте используются слова:
«должен», «следует», «необходимо», «запрещается», «не допускается».
Заголовок к тексту положения (правил, инструкций) отвечает на вопрос «о
чем?»; заголовок к инструкции, содержащей должностные требования и порядок
проведения работ (должностная инструкция), отвечает на вопрос «кому?»
(должностная инструкция главного специалиста).
Констатирующей частью положения (правил, инструкций) служит раздел
«Общие положения», в котором указываются основания разработки, основное
назначение нормативного акта и сфера его распространения, ответственность за
нарушение установленных правил и технологий.
Основной текст положения (правил, инструкции) может делиться на главы,
пункты и подпункты. Главы должны иметь названия.
Главы нумеруются римскими цифрами. Нумерация пунктов и подпунктов
производится арабскими цифрами.
Протокол составляется на основании записи, произведенных во время
заседания (совещания), представленных тезисов, докладов и выступлений,
справок, проектов, решений и др. Протоколирование заседаний и совещаний у
начальника Отдела ведется секретарем-машинисткой.
Текст протокола состоит из следующих частей:

Председатель;

Секретарь;

Список присутствовавших;
49

Повестка дня;

Докладчики по каждому пункту повестки дня;
Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте
протокола или прилагается к нему; в последнем случае делается в тексте сноска
«текст выступления прилагается». Постановление (решение) в тексте протокола
печатается полностью; при необходимости приводятся итоги согласования.
Содержание
особого
мнения,
высказанного
во
время
обсуждения,
записывается в тексте протокола после соответствующего постановления
(решения).
Иногда
допускается
форма
составления
протокола,
при
которой
фиксируются только принятые постановления (решения) по соответствующим
вопросам.
Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного
года. Датой протокола является дата заседания.
Принятые решения доводятся до исполнителей в виде выписок из
протоколов, заверяются печатью Отдела.
Протоколы печатаются на стандартном листе формата А4 и имеют
следующие реквизиты:

Наименование вида документа (слово ПРОТОКОЛ печатается от
границы верхнего поля прописными буквами вразрядку полужирным шрифтом и
выравнивается по центру);

Вид заседания, совещания;

Дата и номер протокола оформляется цифровым или словесно-
цифровым способом;
В основной части протокола каждый вопрос нумеруется арабской цифрой,
его наименование начинается с предлога «О» («Об») в скобках указываются
фамилии должностных лиц, выступавших на заседании (совещании), затем
указывается принятое по этому вопросу решение.
50
Подпись включает наименование должности лица, ведущего протокол
заседания (совещания), его личную подпись, расшифровку подписи (инициалы и
фамилия).
Служебные письма оформляются на бланках письма. При оформлении
письма на двух и долее страницах вторая и последующая страницы нумеруются
посередине верхнего поля листа арабскими цифрами.
Сроки
подготовки
ответных
писем
устанавливаются
резолюцией
руководителя на основании имеющихся сроков исполнения поручений, запросов
или по решению автора резолюции.
Текст ответных писем соответствует заданиям, зафиксированным в
резолюции руководителя. Сроки подготовки инициативных писем определяются
руководителями структурных подразделений.
В Отделе общего образования текст письма излагается от третьего лица
единственного числа. Если письмо оформлено на бланке должностного лица, то
его текст излагается от первого лица единственного числа: «Прошу…»,
«Направляю…».
Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части
излагается причина, основание или обоснование составления письма, приводятся
ссылки на документы, являющиеся основанием подготовки письма. Во второй
части, начинающейся с абзаца, помещаются выводы, предложения, просьбы,
решения.
Дата письма – дата принятия решения, зафиксированного в тексте. Датой
письма является дата его подписания.
Письмо адресуется учреждению, его структурному подразделению или
конкретному должностному лицу. Наименование учреждения и его структурной
части указывается в именительном падеже, должность и инициалы и фамилия
адресата – в дательном. При адресовании документа руководителю организации
ее наименование входит в состав наименования должности адресата. При
адресовании документа физическому лицу указывают инициалы и фамилию
получателя, затем почтовый адрес.
51
Все служебные отметки на документе, связанные с его происхождением и
исполнением датируется и подписываются.
2.2. Организация документооборота
«Документооборот – это движение документов в организации с момента их
создания или получения до завершения исполнения или отправки» [28].
«Документационное обеспечение – важнейшая функция управления,
нуждается в тщательно продуманной организации. Степень совершенства
технологической системы работы с документами определяется оперативностью
перемещения и исполнения документов и
эффективностью обеспечения
руководства организации документной информацией» [52].
Под объемом документооборота понимается количество документов,
полученных и созданных Отделом за определенный период времени. Показатели
объема документооборота используются для определения технологической
оснащенности процессов работы с документами, а также для анализа различных
аспектов управленческой деятельности.
При анализе документооборота Отдела за последние 5 лет, была выявлена
тенденция к его росту (см. табл. 1). В документационном обеспечении
Администрации выделяют три группы документов: поступающие (входящие);
отправляемые (исходящие); внутренние.
Таблица 1
Динамика количественного состава документопотоков
Год
Количество
Количество
Количество
Итого
входящих
исходящих
внутренних
документов
документов
документов
2013
139
113
118
370
2014
248
166
153
567
52
2015
301
187
134
622
2016
328
186
183
697
2017
500
189
195
884
Стабильное увеличение объема документооборота связано, прежде всего, с
реформой системы образования, которая сопровождается внедрением новых
образовательных стандартов, разработкой новых учебных планов и программ и
другими изменениями, подлежащими документированию.
Поступает большое количество писем по вопросам проведения различных
совещаний, конференций, семинаров.
Исходящие документы, в соответствии с ГОСТ 7.0.8-2013, это официальные
документы, отправляемые из учреждения. Исходящие документы, создающиеся в
процессе деятельности Отдела, оформляются на бланках и имеют установленный
состав и порядок расположения реквизитов.
К исходящим документам относятся приказы и распоряжения по основной
деятельности и служебные письма.
Таким образом, от четкости и оперативности движения и обработки
документов
зависит
скорость получения
информации, необходимой
для
постановки решения, поэтому в Отделе особое внимание уделяется рациональной
организации документооборота, быстроте и четкости обработки и передачи
документов для исполнения.
Прием входящей корреспонденции и вся последующая ее обработка
осуществляются централизованно секретарем-машинисткой.
При первичной обработке корреспонденции, проверяется по адресу ли она
доставлена, целостность конвертов. Корреспонденцию, доставленную ошибочно,
секретарь возвращает или пересылает по назначению. Конверты с документами, в
том числе и заказные, вскрываются. Вскрываются конверты и уничтожаются
вручную, что требует значительного времени.
53
Конверты от поступающих документов, в том числе писем граждан, не
уничтожаются в случаях, когда по конверту можно определить: адрес
отправителя; время отправки и получения документа; при поступлении личных
или
доплатных
документов.
На
полученном
документе
проставляется
регистрационный штамп, он проставляется в правом нижнем углу лицевой
стороны и состоит из учетного номера и даты поступления адресату.
Заканчивается
первичная
обработка
распределением
документов
на
регистрируемые и нерегистрируемые. Регистрации подлежат все документы,
требующие специального учета, исполнения и использования в справочных целях
независимо от способа получения. Документы, полученные только для сведения и
не требующие ответа и исполнения, не регистрируются.
К
нерегистрируемым
документам
относят:
рекламные
письма,
поздравительные письма и телеграммы, приглашения, программы семинаров,
копии нормативных документов и другие. На рассмотрение руководства Отдела
передаются документы, полученные из аппарата Губернатора и администрации
области и вышестоящих органов, содержащие информацию по принципиальным
вопросам
деятельности
организации,
требующие
решения
руководства.
Остальные документы после предварительного рассмотрения направляются
исполнителям.
Обработка и передача документов исполнителям осуществляется в день их
поступления в администрацию или в первый рабочий день при поступлении
документов в нерабочее время.
Секретарь рассматривает поступившую корреспонденцию, регистрирует и
относит на рассмотрение начальнику Отдела. Рекомендуется наделить секретаря
дополнительным правом самостоятельно распределять документацию по ряду
вопросов.
Для этого необходимо составить классификатор вопросов деятельности с
указанием исполнителей по каждому вопросу. Это нужно сделать для того, чтобы
операция не повторялась дважды, а также для освобождения начальника Отдела
от излишнего потока документов, рассмотрения второстепенных вопросов.
54
После рассмотрения документов, начальник выносит резолюцию –
распределяет поручения между исполнителями. Резолюция включает в себя
фамилию и инициалы исполнителя (исполнителей), предписываемые действия по
исполнению документа, а также дату и личную подпись.
Если документ требует контроля исполнения, то секретарь ставит на
контроль и вносит данные в компьютерную базу.
В соответствии с существующими требованиями подлинник передается
ответственному исполнителю, названному в резолюции первым.
Процедуру обработки поступивших документов можно проследить по
следующей схеме (см. рис. 2).
Прием корреспонденции, проверка
правильности доставки и комплектность
упаковки
Предварительное рассмотрение
(сортировка, размещение)
Регистрация
Передача писем с пометкой
«лично» адресатам
Передача документов в
структурные подразделения
или исполнителям
Передача документов руководителю
Рассмотрение документов руководителем
(резолюция)
Передача документов исполнителям
Исполнение документов
Подшивка документов в дела
Рис. 2. Схема работы с входящими документами
55
Обработкой исходящих документов занимается секретарь-машинистка.
Обработка состоит из следующих операций: составление проекта документа
исполнителем;
проверка
правильности
оформления
проекта
документа;
согласование проекта документа; подписание документа руководителем (в
необходимых случаях
- утверждение); регистрация документа; отправка
документа адресату; подшивка второго экземпляра (копии) в дело.
Проект исходящего документа составляется исполнителем, правильность
его оформления проверяется секретарем. Начальник Отдела образования вправе
внести изменения и дополнения в подписываемый документ или вернуть его на
доработку исполнителю.
Исходящие документы оформляются в двух экземплярах, за исключением
факсов и телефонограмм, составляемых в одном экземпляре.
После подписания начальником, исходящий документ передается секретарю
для регистрации.
Для регистрации исходящих документов требуются следующие данные:
порядковый номер документа, включающий номер дела; адресат (корреспондент);
краткое содержание или заголовок; отметка об исполнении (запись о решении
вопроса, номера документов-ответов); исполнитель; примечание.
После
регистрации
и
присвоения
исходящему
документу
номера,
фиксируют его номер и дату рукописным или машинописным способом на обоих
экземплярах. Затем исходящие документы в тот же день отправляются адресату.
Второй экземпляр отправленного письма и единственный экземпляр факса
подшивается в дело с исходящей перепиской.
Работа с исходящими документами производится по следующей схеме (см.
рис. 3).
56
Составление проекта
исходящего документа
Проверка правильности
оформления документа
Подписание руководством
Отправка документа адресату
Подшивка копии в дело
Рис. 3. Схема работы с исходящими документами
Таким образом, предназначенные для отправки документы обрабатываются
секретарем и отсылаются по назначению в тот же день. Процедура отправки
исходящих
документов
осуществляется
в
соответствии
с
требованиями
Инструкции по делопроизводству и Почтовыми правилами.
Внутренние документы Отдела по формам и назначению можно разделить
на 3 группы:
1.
Организационные документы, которые регламентируют деятельность
Отдела (Положение об Отделе, штатное расписание, должностные инструкции,
инструкция по делопроизводству и др.);
2.
Распорядительные документы, издаваемые начальником отдела;
3.
Информационно-справочные документы, создаваемые для решения
оперативных вопросов (докладные и служебные записки, акты, справки и т. д.).
Секретарь
контролирует
правильность
оформления
документов
в
соответствии с требованиями инструкции по делопроизводству в администрации
Знаменского района.
57
Необходимо отметить, что при внутренней переписке, сотрудники
используют два вида документов – докладные и служебные записки. Служебная
записка – это документ, широко использующийся при сообщении и передаче
информации от одного сотрудника администрации другому.
При
помощи
служебной
записки
происходит
информирование
руководителя о нештатных ситуациях, нарушениях правил внутреннего трудового
распорядка и т.д. Эти два документа по своему содержанию и оформлению
идентичны, и представляются нецелесообразным введение в управленческую
практику еще одного вида документа того же целевого назначения, что и
докладная записка.
2.3. Технологии работы с документами
Для
Отдела
общего
образования
характерна
централизованная
регистрационная система. Регистрация документов производится однократно
секретарем-машинисткой.
В Отделе регистрация входящих документов, происходит в следующем
порядке: секретарь разбирает корреспонденцию и заносит данные о поступивших
документах в регистрационные журналы. Входящие документы анализируются по
корреспондентам-авторам
документов,
от
которых
они
получены
и
распределяются на группы:

нормативно-правовые акты вышестоящих организаций;

документы от вышестоящих инстанций, содержащие предписания,
требующие выполнения, присланные для сведения;

документы подведомственных организаций;

письма, заявления, жалобы (письменные обращения) граждан.
На входящем документе штампом в правом нижнем углу проставляется дата
поступления, номер по порядку.
Регистрация
входящих
документов
Отдела
общего
образования
Администрации Знаменского района Орловской области осуществляется путем
58
занесения данных в Журналы регистрации входящих документов №1, №2, №3 и
одновременно в регистрационную базу данных.
В журнале №1 регистрируются нормативно-правовые акты вышестоящих
организаций
(Указы,
Распоряжения
Губернатора
Орловской
области,
Постановления Правительства Орловской области, Постановления Областного
Совета народных депутатов, Постановления Главы администрации Знаменского
района).
В журнале №2 регистрируются документы вышестоящих инстанций, в том
числе органов власти и управления, содержащие различные предписания,
просьбы, рекомендации, требующие выполнения, а также присланные для
сведения.
В журнале №3 регистрируются инициативные письма, присланные
предприятиями и организациями района.
В отдельном журнале регистрируются письменные обращения граждан. В
соответствии с содержанием, документы, наряду с порядковым номером, имеют
индексы по аналогии с журналами регистрации 1, 2, 3. Письменные обращения
граждан имеют буквенный индекс в соответствии с начальной буквой фамилии
заявителя.
Форма
регистрационных
журналов
для
входящих
документов
унифицирована и имеет следующие реквизиты (см. рис. 4).
Резолюция одновременно вносится в базу документов, поставленных на
контроль. В этом случае на экран выводится форма карточки с аналогичными
графами, и в нее заносятся сведения о документе.
Входящий №
и дата
поступления
1
Наименование Наименование
Резолюция
корреспондента, документа и руководителя
номер и дата
его
документа
содержание
2
3
4
Отметка об
исполнении
Рис. 4. Форма журнала регистрации входящих документов
5
59
На исходящих документах проставляется исходящий регистрационный
номер в соответствии с действующим требованиями. Он располагается в верхнем
левом углу первого листа и состоит из порядкового номера в пределах
регистрируемого массива документов. В соответствии с требованиями ГС ДОУ в
индекс документа входит индекс по номенклатуре дел подразделения, код
подразделения, порядковый номер и дата.
Регистрация исходящих документов ведется в журнале, содержащем
следующие графы (см. рис. 5).
Исходящий
Дата
№
документа
1
2
Адресат
3
Краткое
Исполнитель/ Прим. (кто
содержание/кто кто принял
принял
подписал
документ)
4
5
6
Рис. 5. Форма журнала регистрации исходящих документов
Внутренние документы в Отделе не регистрируются.
Таким образом, каждый документ регистрируется один раз секретарем в
соответствующем регистрационном журнале. Технологию и пункты регистрации
регламентирует инструкция по делопроизводству.
Контроль
исполнения
документов
–
совокупность
действий,
обеспечивающих своевременное исполнение документов. Контролю подлежат
документы, требующие исполнения.
Целью контроля является обеспечение своевременного и качественного
исполнения поручений, зафиксированных в документах.
Практическая работа по контролю осуществляется секретарем Отдела
образования по поручению начальника.
Для
ведения
контроля
исполнения
секретарь
Отдела
образования
использует компьютерную базу данных в программе Microsoft Excel, в которую
60
заносятся все документы, требующие исполнения. База данных по контролю
содержат следующие графы (см. рис. 6).
№
п/п
1
№
докта
2
Дата
док-та
3
Вид
докта
4
Краткое Исполни
Срок
содержани
тель
исполне
е
ния
5
6
7
Ход
Отметка о
исполн снятии с
ения
контроля
8
9
Рис. 6. База данных по контролю за исполнением документов
Секретарем Отдела образования осуществляются следующие операции:
формирование базы контролируемых документов; направление контролируемого
документа (пункта, задания) исполнителю; напоминание исполнителю о сроке
исполнения; получение информации о ходе и результатах исполнения; занесение
в базу данных информацию о ходе и результатах исполнения контролируемого
документа; регулярное информирование руководителя о состоянии и результатах
исполнения; снятие документов с контроля по указанию руководителя.
После указания начальника Отдела о постановке документа на контроль,
секретарь просматривает его, ставит штамп красного цвета в левом поле напротив
реквизита «заголовок к тексту» в виде буквы «К», заносит номер этого документа,
содержание
резолюции,
исполнителя,
контрольный
срок
исполнения
в
регистрационную базу данных.
Затем снимает копию для исполнителя и подшивает в папку с текущими
документами, поставленными на контроль. Сроки подготовки, представления и
типовые сроки исполнения закреплены в инструкции по делопроизводству в
администрации Знаменского района.
Сроки исполнения исчисляются в календарных днях с датой подписания
(утверждения) документа, а поступивших из других организаций с датой их
поступления.
61
Изменения в сроке исполнения производится только по указанию
руководителя в следующем порядке: типовые сроки – принятие нового акта,
индивидуальные – руководителями, которые их установили.
Результаты исполнения отмечаются только в регистрационной базе
компьютера. На самом документе отметка о снятии с контроля, надпись «в дело»
с подписью и датой, проставляемой в нижнем правом углу оборотной стороны
последнего листа исполненного документа, не проставляется.
Ежедневно секретарь Отдела образования учитывает и обобщает данные о
ходе и результатах исполнения в сроки, установленные руководителем. В случае
существенного отставания, задержки исполнения делается доклад руководителю
для принятия экстренных мер. В настоящий момент существует программа,
специально разработанная для этой функции, позволяющей вести контроль за
исполнением документа централизованно с более удобным поиском.
Контроль исполнения документов проводится не совсем в соответствии с
существующими требованиями, так как результаты исполнения должны
обязательно отмечаться на документе, а не только в регистрационной базе. Также
к недостаткам можно отнести то, что база данных, формируемая в процессе
регистрации, не используется
при
ведении
контроля,
что
приводит к
дублированию ввода информации о документах.
«Номенклатура дел – систематизированный перечень заголовков дел,
заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в
установленном порядке» [28].
«Номенклатура дел составляется в целях обоснованного распределения
документов и формирования дел, обеспечения поиска документов и учета дел.
Она является классификационным справочником и используется при построении
информационно-поисковой системы» [45].
«Номенклатура дел – это классификатор, позволяющий быстро разложить
документы по папкам (делам) для оперативного их поиска» [48].
При составлении номенклатуры дел должны учитываться требования,
предъявляемые к нормативно-методическим документам – государственной
62
системой документационного обеспечения управления, Основными правилами
работы архивов организаций, Перечнем документов с указанием сроков хранения,
методическими материалами по разработке номенклатуры дел.
Помимо этого, используется положение об отделе, штатное расписание,
перспективные и текущие планы, а также сами документы как входящие, так и
созданные в процессе деятельности подразделения.
В
унифицированную
форму
номенклатуры
дел
включаются
такие
реквизиты как: наименование организации, название вида документа, место
составления, на какой год, название разделов, гриф утверждения, подпись.
Быстрый поиск и использование документов возможно лишь при их четкой
классификации.
Простейшей
классификацией
документов
является
их
группировка в дела в соответствии с номенклатурой дел.
«Делом называется совокупность документов (или документ), относящийся
к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку»
[59].
«Формирование дел – группировка исполненных документов в дела в
соответствии с номенклатурой дел и систематизацией документов внутри дела»
[28]. Правильное формирование дел способствует оперативному поиску
необходимых
документов
в
постоянном
растущем
документом
массиве
организации, обеспечивает их сохранность, устанавливает порядок в организации
делопроизводства.
В Отделе формирование дел проводится по номинальному признаку –
название видов документов (распоряжение, постановление, сводные отчеты,
прогнозы, акты, контракты).
Формирование дел проводит секретарь Отдела образования. Анализируя
работу по формированию дел, были выявлены следующие недостатки:

не все папки с делами оформлены, что является нарушением
«Основных правил работы архивов организации»;

для приложения к документам сформирована отдельная папка;
63

в дела помещаются лишние экземпляры и документы, не относящиеся
непосредственно к входящим документам (копии бухгалтерских счетов,
рекламные и прайс-листы и т.д.) и документы, не подлежащие регистрации;

в дело со сроком хранения один год были подшиты документы с
пятилетним сроком хранения.
Дела подлежат оформлению при их заведении и по завершении года.
Оформление дел включает комплекс работ по их технической обработке и
проводится секретарем Отдела образования.
В зависимости от сроков хранения, секретарем Отдела образования
проводится
полное
или
частичное
оформление
дел.
Дела
постоянного
долговременного срока хранения подлежат полному оформлению, которое
предусматривает: подшивку или переплет дела; нумерацию листов в деле;
составление листа-заверителя дела; составление в необходимых случаях
внутренней описи документов; оформление реквизитов обложки дела.
По
окончании
года
в
надписи
на
обложках
дел
постоянного
долговременного хранения вносятся уточнения: проверяется соответствие
заголовков дел на обложке содержание подшитых документов, в необходимых
случаях в заголовок дела вносятся дополнительные сведения (проставляются
номера постановлений, распоряжения, протоколов, виды и формы отчетности и
т.п.).
На обложках дел, состоящих из нескольких томов, проставляются крайние
даты документов каждого тома. При обозначении точной календарной даты
указывается число, месяц и год или год, месяц, число. Число и год обозначаются
арабскими цифрами, название месяца пишется словами.
При обозначении календарной даты – сокращенное цифровое написание в
том случае, если это не будет приводить к неоднозначности толкования даты.
Подготовка документов к сдаче в муниципальный архив включает:
проведение экспертизы ценности документов, оформления дел, составление
описи дел, составление актов о выделении к уничтожению документов и дел.
64
Приказом начальника Отдела создана комиссия по поведению экспертизы
ценности документов. В состав комиссии входит начальник Отдела образования,
секретарь, главный специалист.
Определение экспертизы ценности документов дает ГОСТ Р 7.08-2013:
«экспертиза ценности документов – это изучение документов на основе
принципов и критериев их ценности в целях определения сроков хранения и
отбора на государственное хранение» [28]. В своей деятельности экспертная
комиссия руководствуется Основными правилами работы архивов организаций.
Помимо федеральных нормативных актов деятельность комиссии по проведению
экспертизы ценности документов должна регламентироваться Положением о
комиссии.
Основным содержанием и результатом работы экспертной комиссии
является рассмотрение описей дел постоянного и временного хранения, актов о
выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения.
В результате работы экспертной комиссии, накопившиеся за последние три
года документы, разделили на три группы: документы, предназначенные для
архивного
хранения;
документы,
подлежащие
уничтожению;
документы
необходимые для дальнейшего использования в делопроизводстве.
После утверждения номенклатуры дел и проведения экспертизы ценности
документов составляется акт об уничтожении документов в двух экземплярах.
После заполнения акта секретарь должен согласовать его с начальником Отдела и
передать в архив. В архиве акты сверяют с номенклатурой дел и ставят
заверительную надпись с указанием цифрами и прописью количество дел. Затем
ставится дата и подпись секретаря Отдела образования и работника архива.
Дела постоянного и долговременного хранения в течение двух (и более) лет
остаются в Отделе для справочной работы, а затем только сдаются в архив.
Исходя
из
вышесказанного,
можно
сделать
следующий
вывод:
существующий порядок организации делопроизводства в Отделе обладает рядом
недостатков:

имеются недостатки в регистрации документов;
65

встречаются
нарушения
правил
оформления
и
подготовки
документов;

в инструкции по делопроизводству отсутствуют ключевые разделы и
положения.
Все эти недостатки необходимо устранить, поскольку только упорядоченная
работа с документами позволяет получать своевременную и полноценную
информацию для принятия верных решений и исключает возможность утраты
документов и информации.
2.4. Рекомендации по совершенствованию документационного обеспечения
управления
В результате анализа системы документационного обеспечения управления
Отдела общего образования Администрации Знаменского района Орловской
области были выявлены недостатки, который определили основные направления
совершенствования делопроизводства.
В должностной инструкции секретаря Отдела образования отсутствует
раздел «Ответственность», поэтому в качестве предложения по приведению
организации делопроизводства в соответствие требованиям разработан проект
должностной инструкции (см. прил. 1). При написании должностной инструкции
использовались рекомендации ГС ДОУ, то есть исходя из типового набора
делопроизводственных операций и организации их выполнения тарифноквалификационной характеристика секретаря.
Так
как
секретарь
является
помощником
руководителя,
к
его
профессиональной подготовке предъявляются повышенные требования. В связи с
этим, в должностную инструкцию включен специальный пункт, в котором
перечисляются требования к профессиональным знаниям.
Инструкция по делопроизводству является нормативным документом,
регламентирующим
организацию,
правила
приема
и
процесса
создания
документа, порядок работы с ними, осуществление контроля за их исполнением.
Инструкция разработана в соответствии с требованиями «Типовой инструкции по
66
делопроизводству в Федеральных органах исполнительной власти», которая
утратила юридическую силу. Предлагается пересмотреть «Инструкцию по
делопроизводству в администрации Знаменского района» на соответствие
требованиям «Методических рекомендаций по разработке инструкций по
делопроизводству в Федеральных органах исполнительной власти».
В отделе не ведется регистрация внутренних документов, что является
нарушением требований нормативно-методических документов. Предлагается
организовать регистрацию внутренних документов и разработана форма журнала
регистрации внутренних документов (см. рис. 7).
Дата и
номер
поступлен
ия
1
Дата и
номер
документа
Вид
документа
Содержание
Исполнитель
2
3
4
5
Рис. 7. Форма журнала регистрации внутренних документов
При формировании дел допускаются ошибки, поэтому рекомендуется при
формировании дел соблюдать следующие общие правила: помещать в дело
только исполненные правильно оформленные документы в соответствии с
заголовками дел по номенклатуре; помещать вместе все документы, относящиеся
к разрешению одного вопроса; помещать приложения вместе с основными
документами; группировать в дело документы одного календарного года за
исключением переходящих дел; раздельно группировать в дела документы
постоянного и временного сроков хранения. В дело не должны помещаться
документы, подлежащие возврату лишние экземпляры, черновики; дело не
должно превышать 250 листов.
В связи с тем, что в Отделе общего образования Администрации
Знаменского района Орловской области создана комиссия по проведению
67
экспертизы ценности документов, то необходимо разработать положение, которое
регламентирует ее деятельность (см. прил. 2).
При разработке положения о постоянно действующей экспертной комиссии,
учитывались рекомендации действующего законодательства. В структуру
положения о постоянно действующей экспертной комиссии входят следующие
пункты:
Общие положения
1.
Здесь приводится описание состава ЭК, указывается, кто руководитель
комиссии; определяются основные нормативные акты, которыми руководствуется
в своей деятельности комиссия.
2.
Основные задачи экспертной комиссии
3.
Основные функции
4.
Права экспертной комиссии
5.
Организация работы экспертной комиссии.
Здесь фиксируются взаимодействия в рамках совместной работы комиссии
и структурных подразделений
Положение о комиссии, о проведении экспертизы ценности составляет
квалифицированный специалист в области делопроизводства, утверждает глава
администрации.
Для
ускорения
рекомендуется
прохождения
наделить
документов
секретаря-машинистку
внутри
правом
организации
предварительного
рассмотрения документов и разработать классификатор вопросов деятельности
организации с указанием исполнителей.
Рекомендуется также проставлять результаты исполнения документа на
самом документе в реквизите «Отметка об исполнении документа и направлении
его в дело», а не только в компьютерной контрольной базе.
Проанализировав системы документации и документооборот Отдела
общего
образования
был
сделан
вывод
о
целесообразности
внедрения
автоматизированной системы документационного обеспечения управления. Среди
многообразия систем наиболее предпочтительным для организации является
68
применение программного комплекса «Делопроизводство-2.5», разработанного
ЗАО «Интел-Синтез».
Программный
автоматизации
комплекс
процессов
«Делопроизводство-2.5»
документоведения
предназначен
современного
для
предприятия
независимо от его вида деятельности на основе принятых в РФ технологий
подготовки, учета и контроля исполнения документов.
Отличительными функциями данного программного комплекса являются:

регистрация, редактирование и архивация документов;

управление доступом к документам;

отправка исходящих и прием входящих документов по электронной
почте Internet;

контроль работы с документами, включая контроль их исполнения;

оперативное
создание
документов
различного
назначения
по
имеющимся стандартным шаблонам с использованием текстового редактора
Microsoft Word;

создание и сохранение в базе собственных шаблонов документов;

создание и вывод на печать различных отчетов, позволяющих оценить
состояние делопроизводства на предприятии.
Программный комплекс создан в строгом соответствии с существующими
стандартами РФ в области документоведения.
Система состоит из двух подсистем – программы Администратор и
Секретарь.
Подсистема Администратор предназначена для настройки системы на
организационную структуру предприятия, определение правил делопроизводства
и документооборота, а также обеспечения клиентской и серверной частей
программы.
После запуска подсистемы на экране появляется диалоговое окно
Администратор. Горизонтальное меню в верхней части главной формы содержит
пункты: "Система", "Справочники", "Удаление", "Выход" (см. рис. 8).
69
Рис. 8. Главное окно программы «Администратор»
Все формы подпунктов меню работают однообразно. Для того чтобы внести
какие-нибудь
изменения
в
поля
формы
необходимо
нажать
кнопку
"Редактирование". Для добавления новой записи - "Добавить". Сохранение записи
осуществляется с помощью кнопки "Сохранить", а отказ от изменений или отказ
от добавления новой записи
- кнопкой "Отменить". Удаление записи
осуществляется с помощью кнопки "Удалить". Имеются уникальные для
конкретной формы кнопки, доступ к которым возможен только во время режима
редактирования.
Пункт
"Система"
включает
подпункты
"Индексы
документов",
"Номенклатура дел". С помощью этих подпунктов необходимо открывать
соответствующие формы для установки параметров, которые определяют
функционирование всей системы. Изменение этих параметров отражается в
любой записи базы данных, где имеется на них ссылка.
Подпункты меню «Справочники» служат для открытия соответствующих
форм для ведения текущей справочной информации. Изменение этой информации
не отражается в уже заведенных записях. Они служат только для облегчения
заполнения форм и составления запросов для поиска необходимой информации.
Пункт меню "Содержание справки" служат для открытия справочной
системы программы. Пункт меню "О программе" позволяет открыть окно, в
котором представлена информация о владельце программы и ее разработчиках.
Подпункт
"Индексы
документов"
дает
возможность
открыть
соответствующую форму, в которой необходимо установить текущий год для
регистрации документов (см. рис. 9).
70
Рис. 9. Окно «Индексы документов»
Вызов данного подпункта является обязательным при первом запуске
системы. Год можно сделать текущим (открыть) или исключить из рассмотрения
системой (закрыть). В любой момент времени в системе должен быть открыть
только один год. В записи текущего года ведется учет последнего учетного
номера входящих, исходящих и внутренних документов. Система при присвоении
внутреннего индекса документа к текущему учетному номеру прибавляет
единицу, что находит отражение именно в данной записи. При первом запуске
администратора и входа в данный подпункт система автоматически вставляет
запись с текущим годом, установленным на компьютере клиентской части.
Следует учесть, что если при присвоении внутреннего индекса документа дата его
регистрации не соответствует открытому году в данном пункте меню, то система
выдаст сообщение о необходимости правильно установить открытый год. Данный
алгоритм исключает возможность ведения в новом году нумерацию документов
предыдущего года, т.е. нумерация каждого года по внутренним индексам
уникальна. Добавление нового года требует, чтобы все предыдущие года были
закрыты. Удаление при необходимости года возможно только после обнуления
всех полей записи. Однако рекомендуется хранить записи для всех лет для
71
контроля примерного количества учтенных документов различного типа,
(удаленные документы не исключаются из этого количества).
Подпункт "Номенклатура дел" используется для открытия соответствующей
формы в которой необходимо осуществлять ведение единого для всей системы
списка дел, которые логически по принятой на данном предприятии системе
учитывают документы, составляющие документооборот (см. рис. 10).
Рис. 10. Форма «Номенклатура дел»
Каждое дело определяется индексом дела и номером тома. Необходимо,
чтобы сочетание индекса дела и тома было уникально. Рекомендуется индекс дела
определять из двух частей: номера (индекса) подразделения и индекса дела в
рамках подразделения, например, "2-100". Желательно добавлять в индекс и
номер тома, что облегчает поиск документов в дальнейшем, например, "2-100.3",
где "2" - номер подразделения, "100" - индекс дела, "3" - том. В данном поле
нельзя использовать символ "/", т.к. он используется при образовании
внутреннего индекса документа для отделения учетного номера данного типа
документа от номера дела, в которое необходимо поместить данный документ
после исполнения, например "65/2-100.3".
Система для каждого дела ведет учет количества документов, помещенных
в него. Система автоматически увеличивает счетчик при добавлении документа в
дело и уменьшает при удалении документа из дела. При переносе документа из
одного дела в другое счетчики соответствующих дел также отражают данную
операцию.
72
В данной форме предоставляется возможность удалить заведенное дело,
однако только в том случае, если оно не содержит документов. Если дело
содержит документы его можно удалить только вместе со всеми его документами
через подпункт "Удаление/Дело" (см. далее). Кнопки "Все" и "Открытые"
позволяют ограничивать область видимости находящихся в базе записей. Кнопка
"Открытые" позволяет ограничить видимость дел только делами, открытыми на
данный момент. Кнопка "Все" восстанавливает видимость всех дел (открытых и
закрытых). Во время режима добавления нового дела, данные кнопки невидимы.
Система позволяет осуществлять контроль работы с документами.
Подпункт ”Журнал работы с документом” предназначен для открытия окна
контроля работы с конкретным документом (см. рис. 11).
Рис. 11. Форма «Журнал работы с документом»
Для отображения операций создания, просмотра и изменения конкретного
документа необходимо набрать в соответствующем поле открывающегося после
выбора подпункта окна его внутренний индекс и дату регистрации, а затем нажать
на кнопку «Показать». В нижнем окне будут отображены все записи журнала
работы с данным документом.
После нажатия на подпункт «Управление доступом» и открытия
соответствующей формы можно осуществлять добавление пользователей и
назначать им рабочие имена и пароли (см. рис. 12).
73
После установки программы необходимо поменять рабочее имя и пароль
администратора.
Пользователей
можно
также
наделять
функциями
администратора, путем установления соответствующего флажка. Имена всех
администраторов выделены красным шрифтом.
Рис. 12. Форма «Пользователи»
Пункт
"Справочники"
включает
подпункты
"Подразделения",
"Исполнители", "Корреспонденты", "Типы документов", "Шаблоны".
Подпункт "Подразделения" открывает форму создания справочника по
подразделениям, в котором учитываются краткие названия всех участвующих в
документообороте подразделений (см. рис. 13). Их регистрация в данном
справочнике
обязательна
для
инициализации
работы
системы.
Данный
справочник используется также и при заполнении справочника "Исполнители".
74
Рис. 13. Форма «Подразделения»
Подпункт "Исполнители" позволяет открыть форму для учета всех
задействованных в документообороте сотрудников предприятия, распределенных
по подразделениям (см. рис. 14). При изменении наименования подразделения
происходит изменение наименования подразделения у всех исполнителей.
Рис. 14. Форма "Исполнители"
Подпункт "Корреспонденты" позволяет открыть форму для создания
справочника
наименований
наиболее
документов корреспондентов (см. рис. 15).
часто
заносимых
при
регистрации
75
Рис. 15. Форма "Корреспонденты"
Каждый корреспондент имеет специальное поле, в котором отражается его
приоритет: 1-наивысший, 2-средний, 3-обычный. При занесении корреспондента
при регистрации документа ему присваивается этот приоритет. Подпункт "Виды
документов" позволяет открыть форму для создания справочника по наиболее
часто учитываемым видам документов (см. рис. 16).
Рис. 16. Форма "Виды документов"
Подпункт "Шаблоны" позволяет открыть форму для ведения справочника
по шаблонам различных документов (см. рис. 17).
76
Рис. 17. Форма "Шаблоны"
При выполнении добавления нового шаблона вызывается диалог по выбору
имени файла, в котором находится данный шаблон. Затем вводится наименование
данного шаблона. Пункт "Удаление" включает подпункты "Документ" и “Дело”.
Подпункт "Документ" позволяет открыть форму для удаления документа из
системы по его внутреннему индексу. При этом в деле, в котором хранится
данный документ, уменьшается счетчик количества помещенных в него
документов (см. рис. 18).
Рис. 18. Удаление документа
Подпункт "Дело" дает возможность открыть форму для удаления дела
вместе со всеми документами, которые помещены в него (см. рис. 19).
77
Рис. 19. Удаление дела
Пункт меню "Отчеты" позволяет открыть форму для создания отчет по
номенклатуре дел текущего года.
Для запуска программы «Секретарь» необходимо сначала убедится в том,
что с помощью программы «Администратор» установлен текущий год, заполнены
базы
данных
по
подразделениям
вашей
организации
и
сотрудникам
подразделений - исполнителями документов.
После запуска программы «Секретарь» в главном окне на странице «На
контроле» отображаются записи по всем документам, находящимся на контроле
(см. рис. 20). Для работы с конкретным документом необходимо щелкнуть на его
наименовании два раза левой кнопкой мышки, либо воспользоваться фильтром,
нажав на кнопку «Фильтр».
Для работы с остальными документами, не находящимися на контроле,
необходимо перейти в соответствующую страницу («Входящие», «Исходящие»
либо «Внутренние»). Здесь отображаются пиктограммы дел, в которых хранятся
документы. Для просмотра дела, необходимо щелкнуть два раз левой кнопкой
мышки на его пиктограмме. В результате открывается окно со списком всех
документов данного дела. Документы, находящиеся на контроле помечены
красным цветом. Для возврата в предыдущее окно необходимо щелкнуть левой
кнопкой мышки на строке, в которой отображены наименования столбцов.
78
Рис. 20. Главная форма программы «Секретарь»
Необходимо в главном меню выбрать подпункт «Документ\Добавить» и
соответствующий журнал («Входящие», «Исходящие» либо «Внутренние») либо
перейти (с помощью нажатия на соответствующую кнопку либо ярлычок) в
нужную папку и нажать кнопку «Добавить К».
После открытия соответствующей формы карточки происходит очистка
всех ее полей и Вы можете заполнять их своими данными (см. рис. 21).
Следующие поля заполняются Вами вручную: "Корреспондент", "Тип
документа", "Подразделение", "Краткое содержание", "Резолюция", "Индекс
поступившего
документа",
исполнено", "Примечание".
"Подготовить
к",
"Ответственный",
"Когда
79
Рис. 21. Добавление карточки журнала «Входящие»
Вам следует присвоить индекс новому документу. Это производится путем
вызова формы "Номенклатура дел" кнопкой "Индекс". При открытии данной
формы необходимо произвести выбор дела (кнопками "<<>>"), в которое будет
"подшиваться" данный документ, и нажать кнопку "Выбор". При этом документу
присваивается индекс, состоящий из порядкового номера документа и номера
дела.
В случае выхода из формы без присвоения индекса документу нажать
кнопку "Выход".
После закрытия формы "Номенклатура дел" в поле "Внутренний индекс
документа" будет находиться индекс документа, состоящий из порядкового
номера и номера выбранного Вами дела и тома этого дела (будут находиться в
полях "Название Дела" и "Том" соответственно). Например "65/100-1" порядковый номер 65, индекс дела 100-1. По умолчанию каждому документу
присваивается низший приоритет контроля (цифра 3 в поле "Приоритет
контроля").Более высокий приоритет вы можете выбрать кнопками "1", "2", "3".
80
Далее для того, чтобы сохранить записи в базе данных необходимо нажать
кнопку "Сохранить". После этого, если вы не поставили документ на контроль
(кнопка "Контроль") на экране появляется форма в которой выдается запрос на
осуществление данной операции.
Путем нажатия кнопки "Восстановить" можно перейти в исходное
состояние (в котором вы находились до момента нажатия кнопки "Добавить").
Сначала необходимо настроить параметры электронной почты. Для этого в
главном меню нужно выбрать пункт «Почта\Настройка». В открывшемся окне на
страницах «Входящие» и «Исходящие» установить параметры входящей и
исходящей почты соответственно (см. рис. 22).
Рис. 22. Установка параметров исходящей и входящей почты
Просмотр поступивших на ваш почтовый ящик сообщений осуществляется
путем
выбора
кнопки
меню
«Почта\просмотр»
либо
путем
нажатия
соответствующей кнопки на панели в главном окне (кнопка с изображением
конверта). В раскрывающемся окне будут представлены все имеющиеся в вашем
почтовом ящике сообщения. Для просмотра содержимого каждого сообщения
необходимо в самом поле со списком всех сообщений (там где указаны номер и
размер каждого сообщения) щелкнуть левой кнопкой мышки на интересующем
сообщении. В двух нижних полях будут отображены тема и содержимое данного
сообщения (см. рис. 23).
81
Рис. 23. Просмотр электронной почты
Далее можно зарегистрировать данное сообщение в журнале входящих
документов. Для этого нажать кнопку «ОК» и на предложение «Добавить
запись?» ответить положительно. При этом в журнал входящих документов
добавляется новая запись. В поле «Индекс поступившего документа» добавляется
содержимое поля «Тема», «Корреспондент» - «От», а «Краткое содержание» «Содержание».
Переданный
вместе
с
сообщением
файл
автоматически
загружается в базу данных. Если было передано несколько файлов, то в базу
загружается первый из них. Для загрузки остальных файлов необходимо создать
новую карточку и загрузить файл в базу вручную.
Отправление документов по электронной почте осуществляется из окна
формы «Журнал учета исходящих документов».
Подпункт "Документ\Создать» позволяет открыть форму "Шаблоны
документов". После нажатия кнопки «Создать» (либо двойного щелчка левой
кнопки мышки) запускается редактор Microsoft Word и в него загружается файл с
выбранным Вами шаблоном.
После создания документа на основе шаблона Вы можете сохранить его под
другим именем либо произвести печать на подключенном принтере. Для выхода
из текстового редактора необходимо нажать кнопку "Выход" после чего Вы
попадаете опять в главную форму программы.
82
С помощью нажатия кнопки "Сортировать Исполнить к" можно произвести
сортировку находящихся на контроле документов по установленной для них дате
"Исполнить к", определяющей контрольный срок исполнения документа.
С помощью нажатия кнопки "Сортировать по", "Корреспондент" можно
произвести сортировку находящихся на контроле документов по полю
"Корреспондент" документа.
С помощью нажатия кнопки "Сортировать по Приоритет #" можно
произвести сортировку находящихся на контроле документов по присвоенным им
при регистрации приоритетам контроля.
С помощью нажатия кнопки "Сортировать по", "Исполнитель" можно
произвести сортировку находящихся на контроле документов по
полю
"Исполнитель" документа.
С помощью нажатия кнопки "Сортировать по Вид документа" можно
произвести сортировку находящихся на контроле документов по виду (входящий,
исходящий, внутренний).
С помощью нажатия кнопки "Подразделения" можно выбрать документы,
находящиеся
на
контроле,
переданные
на
исполнение
в
конкретное
подразделение. При выборе кнопки "Подразделения" список исполнителей
ограничивается только личным составом данного подразделения.
Меню "Исполнители" позволяет выбрать документы, находящиеся на
контроле, переданные на исполнение конкретному исполнителю.
С помощью нажатия кнопки "Фильтр" в зависимости от того, с какими
документами Вы работаете, осуществляется вызов следующих форм, с помощью
которых можно задать условия для визуального представления документов.

"Фильтр для контролируемых документов" позволяет задать условия
для визуального представления входящих документов находящихся на контроле
(входящие, исходящие и внутренние).

"Фильтр для журнала Входящие документы" позволяет задать условия
для визуального представления входящих документов независимо от того,
находятся ли они на контроле или нет.
83

"Фильтр для журнала Исходящие документы" позволяет задать
условия для визуального представления исходящих документов, независимо от
того, находятся ли они на контроле или нет.

"Фильтр для журнала Внутренние документы" позволяет задать
условия для визуального представления внутренних документов, независимо от
того, находятся ли они на контроле или нет.
Все
вышеперечисленные
формы
содержат
следующие
элементы
управления.

Кнопка "Фильтр" -
при нажатии данной кнопки выполняется
процедура отбора документов, удовлетворяющих заданному условию.

Кнопка "Выход" - выход из формы без изменения условия отбора
документов

Кнопка "Отменить" - отмена всех внесенных изменений в поля формы
и восстановления начальных условий отбора.

Кнопка "Выбор", "Без выбора" - кнопки активизируются только при
выборе дела для отбора документов.
Кроме того, данные формы содержат группу полей "Просмотр", состоящую
из полей выбора "Закрытых дел", "Открытых дел", "Индекс"/"Том".
При нажатии кнопки "Дело" вызывается окно для выбора дела. В данной
форме представлены дела, удовлетворяющие условиям, заданным в полях
«Просмотр Закрытых дел и Открытых дел».
При раскрытии данного окна необходимо выбрать номер дела, в котором
предполагается искать документы с использованием кнопки прокрутки и
указателя мыши. Далее необходимо нажать кнопку "Выбор". Выход из формы без
выбора номера дела осуществляется кнопкой "Без выбора".
Условия для отбора документов задаются путем заполнения полей выбора:
"Внутренний индекс документа", "Период с.. по..", "Дата подписи
документа",
"Период
с..
по..",
"Корреспондент"
,
"Исполнитель",
"Подразделение", "Содержание", "Резолюция", "Примечание" и установления
84
признака активности условия в правой части формы, а также желаемого порядка
сортировки документов путем активизации соответствующего флажка в группе
«Сортировка по полю»: "Тип документа", "Корреспондент", "Дата подписи
документа", "Дата регистрации документа".
При
раскрытии
формы
"Журнал
учета
входящих
документов"
осуществляется переход к конкретной записи базы данных по карточкам. Здесь
осуществляются все операции с карточками - их добавление, удаление и
редактирование.

Редактирование карточки
Редактирование записей осуществляется при выборе кнопки "Изменить".
Все остальные действия аналогичны тем, которые производятся для операции по
добавлению новой карточки. При нажатии кнопки "Фильтр" осуществляется
вызов формы для задания критерия для отбора карточек.

Установления режима ограничения доступа к документу
Если пользователь X, произведший регистрацию документа (создавший его
карточку), установил в окне карточки документа флажок ограничения доступа, то
все операции с данным документом (данной карточкой) становятся доступны
только ему.
Для предоставления возможности просмотреть и изменить данную
карточку, необходимо войти в систему под именем и паролем пользователя Х и
снять флажок ограничения доступа (см. рис. 24).
Рис. 24. Установления режима ограничения доступа к документу
85

Добавление образа документа в базу данных.
Для добавления образа документа в базу данных необходимо нажать на
кнопку «Добавить Д». При этом раскрывается диалоговое окно, в котором
необходимо выбрать файл, в котором хранится образ документа. Файл может
быть записан в любом формате. Однако перед добавлением в баз у данных
настоятельно рекомендуется сначала сжать файл с помощью любой программы архиватора.

Просмотр образа документа
Для просмотра добавленного в базу данных образа документа, записанного
в одном из следующих форматов RTF, BMP, WMF, JPG, EMF, необходимо нажать
кнопку «Показать». Если документ, загруженный в базу данных, имел иной
формат, то необходимо сначала экспортировать его на диск, а затем просмотреть
соответствующим редактором.

Экспорт документа
Для записи хранящегося в базе данных образа документа в файл на диск
Вашего компьютера необходимо нажать кнопку «Экспорт» и в отрывающемся
диалоговом окне ввести имя файла, в который будет экспортирован образ
документа.

Печать карточки документа
Для печати карточки документа нажать кнопку «Печать К».
Все вышеуказанные кнопки одинаковы для остальных форм (журналов
исходящих и внутренних документов).
Все операции с исходящими документами аналогичны операциям с
входящими. В отличие от формы для журнала входящих документов в форме
"Журнал учета исходящих документов" присутствует поле "Дата подписи" (с
помощью кнопки "(-)" Вы можете установить в этом поле текущую дату). В
данной форме вместо полей "На контроле до" и "Снято с контроля" находятся
соответственно поля "Подготовить к" и "Когда исполнено".

Отправление исходящих документов по электронной почте
86
Находясь в этом окне необходимо нажать кнопку «E-mail». Далее в
открывающемся окне необходимо в соответствующем поле ввести
адрес
электронной почты основного корреспондента в поле «Кому» (если адрес
электронной почты корреспондента есть базе данных, то он добавляется
автоматически) и адрес дополнительного корреспондента (в поле «Копия») (см.
рис. 25). Далее нажать кнопку «ОК».
Рис. 25. Отправление документов по электронной почте
Все операции с исходящими документами аналогичны операциям с
входящими и исходящими. Поля формы "Журнал учета внутренних документов"
аналогичны полям формы "Журнал учета исходящих документов".
Рассмотрев все функции программного комплекса, можно сделать вывод,
что «Делопроизводство-2.5» отвечает всем требованиям, предъявляемым к
системе документооборота для Отдела общего образования.
Внедрение подсистемы «Администратор» позволит осуществлять контроль
за работой программного комплекса по делопроизводству, обеспечивать
управление доступом и создание паролей для входа в систему документооборота
предприятием.
Внедрение подсистемы «Секретарь» позволит осуществлять оперативную
работу с документами предприятия, вести их учёт и хранение, путём создания
отчётов своевременно информировать руководство о состоянии делопроизводства
в организации.
87
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
В настоящее время любой труд совершенствуется путем внедрения
вычислительной техники. В сфере управления можно механизировать работу с
документами и автоматизировать обработку информации, содержащейся в
документах. Машина предъявляет жесткие требования к формату, порядку
оформления, изложению текста обрабатываемых документов.
В ходе исследования и анализа процесса организации документационного
обеспечения управления, были выявлены недостатки, которые послужили
основанием
для
разработки
предложений
по
совершенствованию
делопроизводства в Отделе общего образования:

предлагается
разработать
новый
проект
инструкции
по
делопроизводству;

переработать текст должностной инструкции секретаря-машинистки;

наделить
секретаря
правом
предварительного
рассмотрения
документов и разработать классификатор вопросов деятельности Отдела с
указанием исполнителей;

наладить учет внутренних документов;

проставлять на документе «Отметку об исполнении документа и
направлении его в дело»;

соблюдать правила формирования дел;

разработать положение о постоянно действующей экспертной
комиссии.

предлагается
обеспечения
управления
автоматизировать
путем
процесс
внедрения
документационного
программного
комплекса
«Делопроизводство-2.5» и подсистем «Администратор» и «Секретарь».
Первоначально
обработка
документов
в
Отделе
осуществлялась
традиционным способом, но увеличение объёма документооборота привело к
поиску новых форм организации документационного обеспечения.
88
Оценка традиционных технологий приводит к осознанию необходимости
использования
для
работы
с
документами
новых
методов.
Основным
направлением совершенствования технологии обработки документов является
внедрение
компьютерных
систем
обработки
информации.
Внедрение
современной системы электронного документооборота в технологию обработки
документов предприятия позволит коренным образом изменить всю систему
делопроизводственного обслуживания, значительно повысить оперативность
обработки документов.
Эффективным также
является применение нормативно-методических
документов по документационному обеспечению управления в виде электронных
текстов. Электронные сообщения являются наиболее оперативным, удобным и
надежным средством документационного обеспечения управления.
Компьютерная система, предусматривающая автоматизацию не только
традиционных функций делопроизводства, но и реализацию принципиально
новых возможностей управления документооборотом в целом, выполнения
справочно-аналитической работы, а также использование элементов электронного
документооборота, позволит поднять работу по управлению документами на
качественно иной уровень и будет способствовать повышению ее оперативности.
Также
система
автоматизации
делопроизводства
позволит
снизить
трудозатраты на создание документов, их передачу, контроль исполнения,
сохранение и быстрый поиск информации.
В целом, анализируя результаты внедрения вычислительной техники в
организацию делопроизводственного обслуживания, можно сделать вывод о том,
что соответствующий требованиям уровень обработки больших массивов
информации,
а
также
оперативность
работ
по
делопроизводственному
обслуживанию возможны только при внедрении в делопроизводственную службу
современных средств вычислительной техники.
89
СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ
ИСТОЧНИКИ
ОПУБЛИКОВАННЫЕ ИСТОЧНИКИ
1.
Конституция Российской Федерации принята 12.12.1993г. (с изменениями и
дополнениями от 12.07.2006).
2.
Федеральный конституционный закон РФ «О государственном гербе РФ» от
25.12.2000г. №2-ФКЗ
3.
Гражданский кодекс РФ. Часть 1 от 30.11.1994 № 51-ФЗ
4.
Федеральный закон РФ «О техническом регулировании» от 27.12.2002
№ 184-ФЗ.
5.
Федеральный закон РФ «Об электронной подписи» от 06.04.2012 № 126-ФЗ.
6.
Федеральный закон РФ «Об архивном деле в РФ» от 01.10.2004 № 125-ФЗ.
7.
Федеральный закон РФ «О государственном языке РФ» от 01.06.2005
№ 53-ФЗ.
8.
Федеральный закон РФ «Об информации, информационных технологиях и о
защите информации» от 27.06.2006 № 149-ФЗ.
9.
Федеральный закон РФ «О порядке рассмотрения обращений граждан РФ»
от 02.05.2006 № 59-ФЗ.
10.
Федеральный закон РФ «Об общих принципах организации местного
самоуправления в РФ» от 06.10.2003 № 131-ФЗ.
11.
Федеральный закон РФ «Об основах муниципальной службы в РФ» от
08.01.1998 № 8-ФЗ
12.
Постановление Правительства РФ «Об
упорядочении изготовления,
использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением
государственного герба РФ» от 27.12.1995
13.
Постановление Правительства РФ «Об утверждении Правил оказания услуг
почтовой связи» от 15.04.2014г. № 121.
90
14.
Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти
(утв. постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 477) // ИПС «Консультант Плюс»
15.
Устав (Основной Закон) Орловской области от 26 февраля 1996 г. №07-ОЗ
16.
Закон
Орловской
области
от
06
июля
2005
г.
№522-ОЗ
«Об
административно-территориальном устройстве Орловской области»
17.
Закон Орловской области от 01 августа 2002 г. №266-ОЗ «О гербе и флаге
Орловской области»
18.
Закон Орловской области от 06 июля 1999 г. №109-ОЗ «Об архивном деле в
Орловской области»
19.
Закон Орловской области от 22 августа 2005 г. №534-ОЗ «О местном
самоуправлении в Орловской области»
20.
Закон Орловской области от 13 мая 2008 г. №774-ОЗ «Об информатизации и
информационных ресурсах Орловской области»
21.
Закон Орловской области от 08 февраля 2008 г. №749-ОЗ «О символике в
Орловской области»
22.
Закон Орловской области от 08 декабря 2008 г. №847-ОЗ «О порядке
организации и ведения регистра муниципальных нормативных правовых актов
Орловской области»
23.
Закон Орловской области от 09 января 2008 г. №736-ОЗ «О муниципальной
службе в Орловской области»
24.
Закон Орловской области от 12 марта 2001 г. 185-ОЗ «О порядке принятия и
опубликования нормативных правовых актов органов местного самоуправления»
25.
Закон Орловской области от 06 апреля 2004 г. №396-ОЗ «О порядке
установления границ муниципальных образований Орловской области и
наделении муниципальных образований статусом муниципального района,
городского округа, городского или сельского поселения»
26.
Закон Орловской области от 20 апреля 1995 г. №1-ОЗ «Об обращениях
граждан»
91
27.
ГОСТ 17.914-72 Обложка дел длительного хранения. Типы, разделы,
технические требования.
28.
ГОСТ Р 7.08-2013 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и
определения».
29.
ГОСТ Р 51511-2001 «Печати с воспроизведением государственного герба
Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования» (с изм. №1 от
25.12.2002 № 505-ст).
30.
ГОСТ
Р
7.0.97-2016
«Унифицированные
системы
документации.
Унифицированная система организационно-распорядительной документации.
Требования к оформлению документов».
31.
ГОСТ Р 1.5-2002 Государственная система стандартизации РФ. Стандарты.
Общие требования к построению, изложению, оформлению, содержанию и
обозначению.- М.:ИПК/ Изд-во стандартов, 2003.
32.
Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и
других служащих (утвержден постановлением Минтруда РФ от 21.08.1998 №37).
М., Минтруд РФ, 2002.
33.
Основные правила работы архивов организаций. М.; Росархив, ВНИИДАД,
2002, 152 c.
34.
Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в
процессе
деятельности
государственных
органов,
органов
местного
самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» (утв. Приказом
Министерства культуры Российской Федерации от 25 августа 2010 года №558) //
ИПС «Консультант Плюс».
35.
Методические
рекомендации
по
разработке
инструкций
по
делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти: утв. приказом
Росархива от 23 декабря 2009 г. № 76
36.
Примерное положение о постоянно действующей экспертной комиссии
организации, утверждено Приказом Росархива от 19.01.1995. №2.
37.
Межотраслевые
укрупненные
нормативы
времени
на
работу
по
документационному обеспечению управления (утверждены Постановлением
92
Министерства труда Российской Федерации от 25.11.1994 №72).- ЦБНТ
Минтруда Российской Федерации. – М.. 1995, 26 с.
НЕОПУБЛИКОВАННЫЕ ИСТОЧНИКИ
38.
Устав Знаменского района, введен в действие с 23 июня 2005 года.
39.
Инструкция по делопроизводству в Администрации Знаменского района от
11 января 2005 года.
40.
Регламент
работы
Администрации
Знаменского
района
(утвержден
постановлением Главы Администрации от 2002 года).
41.
Положение об Отделе образования Администрации Знаменского района от
06.12.2010 №184.
42.
Должностная инструкция секретаря-машинистки Отдела образования, от
10.01.2006
43.
Текущие документы Администрации за 2015-2017гг.
ЛИТЕРАТУРА
44.
Афанасьева Л.П. Электронные документы в документообороте и архиве
организации // Секретарское дело. 2011. №1. с.26-34.
45.
Боровлева З.А. Анализ некоторых функций номенклатуры дел / З.А.
Боровлева // Делопроизводство. 2012. 34. С. 24-29.
46.
Галахов В.В., Корнеев И.К. Делопроизводство: образцы, документы.
Организация и технология работы. Более 120 документов. 2-е изд., перераб. и доп.
/ В.В. Галахов, И.К. Корнеев и др.; под ред. Н. К. Корнеева, В. А. Кудряеева. М.:
ТК Велби, Изд-во Проспект, 2005. 456с.
47.
Кузнецов
С.Л.
Российские
программы
комплексной
автоматизации
делопроизводства // Делопроизводство. 2011. №1. С. 53-57.
48.
Кузнецов
С.Л.
Организация
информационно-справочной
работы
по
документам // Делопроизводство. 2014. № 1. С. 14 – 17.
49.
Кузнецов С.Л. Автоматизация делопроизводства // Секретарское дело. 2009.
№1. с.30-34.
93
50.
Кузнецов С.Л. Автоматизация регистрации документов // Секретарское
дело. 2009. №4. с.90-94.
51.
Кузнецов С.Л. Современные технологии документационного обеспечения
управления. М.: МЭИ, 2010. 232с.
52.
Кузнецова
Т.В.
Делопроизводство
(документационное
обеспечение
управления). М.: Журнал «Управление персоналом», 2007. 528 с.
53.
Кузнецова Т.В. Федеральный закон «О порядке рассмотрения обращений
граждан Российской Федерации» // Делопроизводство. 2006. № 3. С. 3 – 6.
54.
Кузнецова Т.В. Федеральный закон «Об информации, информационных
технологиях и о защите информации» - основа единой системы делопроизводства
в
государственных
органах
и
органах
местного
самоуправления
//
Делопроизводство. 2006. № 4. С. 3 – 7.
55.
Кузнецова
Т.В.,
Подольская
И.А.
рациональной
организации
делопроизводства. / Т. В. Кузнецова, И. А. Подольская. // Делопроизводство.
2005. №1. С. 58-67.
56.
Максимович Г.Ю., Берестова В.И. Автоматизация информационного
обеспечения управления. / Г.Ю. Максимович, В. И. Берестова // Секретарское
дело. 2012. №11.
57.
Маркелова Н.А., Усманова И.В. Организация и проектирование подготовки
и проведения заседания коллегии администрации района. / Н.А. Маркелова, И.В.
Усманова // Делопроизводство. 2015. №2. С. 19-28.
58.
Пахтанова
О.
Прохоров
А.
Российские
системы
автоматизации
документооборота // Компьютер пресс. 2014. № 7. С. 36 – 40.
59.
Рогожин М.Ю. Документационное обеспечение управления / М.Ю. Рогожин
// М. РДЛ. 2010. 256с.
60.
Руднева Е.И., Усова Н.И. Информационное обеспечение деятельности
органов местного самоуправления (на примере администрации г. Орла). / Е.И.
Руднева, Н.И. Усова // Делопроизводство. 2005. 34. С. 25 – 31.
61.
Рысков О.И. Метаданные электронного документа // Секретарское дело.
2012. №1. с.35-42.
94
62.
Рысков О.И. Некоторые рекомендации по выбору автоматизированной
системы
документационного
обеспечения
управления
деятельности
//
Секретарское дело. 2011. №3. С. 10-12.
63.
Сокова А.Н. Электронные документы и электронные технологии в
делопроизводстве // Делопроизводство. 2017. №1. С. 29-34.
64.
Чуковенков А.Ю. Нормативная база делопроизводства // Секретарь-
референт. 2016. №1.
95
ПРИЛОЖЕНИЕ 1
Проект должностной инструкции секретаря-машинистки
Администрация Знаменского района
Орловской области
«ОТДЕЛ ОБЩЕГО ОБРАЗОВАНИЯ
АДМИНИСТРАЦИИ ЗНАМЕНСКОГО
РАЙОНА ОРЛОВСКОЙ ОБЛАСТИ»
УТВЕРЖДАЮ
Начальник
________________С.Н. Сорокина
«_____»_________20__г.
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ
СЕКРЕТАРЯ-МАШИНИСТКИ
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Секретарь-машинистка принимается на работу и освобождается от нее
приказом главы администрации.
1.2. На должность секретаря-машинистки назначается лицо, имеющее
высшее образование.
1.3. В своей работе секретарь-машинистка руководствуется действующим
законодательством РФ, положением об отделе, распорядительными документами
руководства,
правилами
начальника,
государственными
делопроизводства,
внутреннего
инструкцией
трудового
нормативными
по
распорядка,
документами
делопроизводству
в
указаниями
в
области
администрации
Знаменского района, правилами техники безопасности, настоящей должностной
инструкцией.
1.4. Секретарь-машинистка должен знать:

организационную структуру Отдела,

фамилии,
имена
и
отчества
обязанностей между ними,

правила подготовки документов,
руководителей
и
распределение
96

технологию делопроизводственных операций,

правила эксплуатации вычислительной и организационной техники,
средств связи,

нормы служебного этикета
1.5. Секретарь-машинистка должна уметь:
- работать на компьютере в среде Windows, Word, Exсel
- набирать текст на компьютере со скоростью 150 ударов в минуту.
2. ОСНОВНЫЕ ЗАДАЧИ И ФУНКЦИИ
Основной задачей секретаря-машинистки является документационное
обеспечение деятельности начальника и выполнение технических функций по его
обслуживанию, для выполнения которых секретарь-машинистка осуществляет
следующие виды работ:
2.1. Ежедневно в установленные сроки получает и просматривает
поступившие
документы,
проверяет правильность
регистрации,
выбирает
документы, требующие немедленного рассмотрения, готовит их к докладу
начальнику.
2.2. Готовит проекты резолюций на поступившие документы, согласует их с
начальником.
2.3. По указанию начальника планирует его рабочий день, корректирует его
и обеспечивает выполнение.
2.4. Готовит по поручению начальника проекты документов.
2.5. Осуществляет контроль оформления (полнота визирования, наличие и
комплектность приложений) исходящих документов.
2.6. Контролирует сохранность документов в приемной начальника,
правильность формирования дел.
2.7. Контролирует подготовку дел приемной к сдаче в архив, их
предархивную обработку, подписывает описи и акты на уничтожение документов.
2.8.
Выполняет машинописные работы, проводит набор на компьютере
текстов служебных документов, их редактирование и распечатку.
97
2.9. Выполняет копировальные работы.
2.10. Ежедневно ведет контроль за сроками исполнения документов,
находящихся на исполнении у специалистов.
2.11. По поручению начальника принимает и передает документы по
факсимильной связи.
2.12. Ежедневно раскладывает исполненные документы в папки в
соответствии с номенклатурой дел, контролирует наличие в них отметки о
списании документов в дело, визы и подписи, своевременную сдачу исполненных
документов сотрудниками.
2.13. Осуществляет
доставку
документов
между
исполнителями
и
руководством.
2.14. Принимает и передает по телефону информацию для начальника и
сотрудников, организует телефонные переговоры начальника.
2.15. Обеспечивает сохранность документов.
2.16. Ведет учет документооборота, составляет сводки о составе и объеме
документооборота.
2.17. Следит за исправным состоянием вычислительной и организационной
техники, средств связи.
2.18. Протоколирует совещания и заседания.
3. ОБЯЗАННОСТИ
Для выполнения функций секретарь-машинистка обязана:
3.1. Сохранять конфиденциальность служебной информации.
3.2. Безоговорочно выполнять распоряжения руководства.
3.3. Придерживаться правил оформления и сроков подготовки документов,
установленных инструкцией по делопроизводству.
3.4. Соблюдать правила делового общения, нормы служебного этикета,
служебную субординацию.
3.5. Обеспечивать сохранность документов.
98
4. ПРАВА
Секретарь-машинистка имеет право:
4.1. Обращаться к сотрудникам Отдела за информацией по вопросам
подготовки документов.
4.2. Самостоятельно решать вопросы, связанные с незапланированными
посещениями посетителей, телефонными звонками.
4.3. Визировать проекты документов, предоставляемых на подпись
начальнику.
5. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ
Секретарь-машинистка несет административную ответственность за:
5.1. Нарушение действующего законодательства РФ при подготовке
документов
5.2. Сохранение конфиденциальности служебной информации
5.3. Не использование предоставленных прав, нарушение служебной
субординации,
некачественное
и
несвоевременное
выполнение
своих
обязанностей.
5.4.
Нарушение
правил
трудового
распорядка,
инструкции
по
делопроизводству
5.5. Неправомерное использование предоставленных прав, а также
использование их в личных целях
С инструкцией ознакомлена:
Секретарь-машинистка
_________________________ И.О. Фамилия
«___»__________20_г.
99
ПРИЛОЖЕНИЕ 2
Проект Положения об экспертной комиссии
Администрация Знаменского района
Орловской области
«ОТДЕЛ ОБЩЕГО ОБРАЗОВАНИЯ
АДМИНИСТРАЦИИ ЗНАМЕНСКОГО
РАЙОНА ОРЛОВСКОЙ ОБЛАСТИ»
УТВЕРЖДАЮ
Начальник
_______________ С.Н. Сорокина
«_____»_________20__г.
ПОЛОЖЕНИЕ О ПОСТОЯННО
ДЕЙСТВУЮЩЕЙ ЭКСПЕРТНОЙ
КОМИССИИ
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК) создается для
организации и проведения методической и практической работы по экспертизе
ценности документов, отбору и подготовке к передаче на государственное
хранение документов Архивного фонда России, включая управленческую,
научно-техническую, машиночитаемую и другую документацию, образующуюся
в процессе деятельности лицея.
1.2. Постоянно действующая экспертная комиссия является совещательным
органом. Решения комиссии вступают в силу после их утверждения начальником.
В
необходимых
предварительного
случаях
решения
согласования
комиссии
с
утверждаются
соответствующим
после
их
учреждением
Государственной архивной службы России.
1.3. В своей работе ЭК руководствуется Положением об Архивном фонде
РФ, Федеральным законом «Об архивном деле в Российской Федерации»,
распорядительными документами Росархива и архивного органа субъекта РФ,
типовыми и ведомственными перечнями документов со сроками хранения,
настоящим положением.
Экспертная комиссия возглавляется начальником Отдела, в ее состав входит
100
секретарь-машинистка и главный специалист.
2. ОСНОВНЫЕ ЗАДАЧИ ЭК
2.1. Основными задачами ЭК являются:
2.2. Организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии
делопроизводства при составлении номенклатуры дел и формировании дел.
2.3. Организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии
подготовки их к архивному хранению
2.4. Организация и проведение отбора и подготовки документов к передаче
на государственное хранение, в том числе научно-технической документации.
3. ОСНОВНЫЕ ФУНКЦИИ ЭК
В соответствии с возложенными на нее задачи ЭК выполняет следующие
функции:
3.1. Организует и проводит работу по отбору документов для дальнейшего
хранения и уничтожения.
3.2. Осуществляет методическое руководство работой по экспертизе
ценности документов и по подготовке их к архивному хранению, по разработке
номенклатуры дел, дает экспертную оценку проектам нормативно-методических
документов по этим вопросам.
3.3. Рассматривает, принимает решения об одобрении и представляет:
3.3.1. на утверждение начальнику: описи
дел постоянного хранения
управленческой и специальной документации; перечни проектов научнотехническая документация, которые подлежат передаче на государственное
хранение, акты о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками
хранения, документов со сроками хранения 10 лет и более, с отметкой «ЭПК» в
перечне; номенклатуру дел; акты об утрате или неисправимом повреждении
документов; акты о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками
хранения.
3.3.2. Проводит для сотрудников консультации по вопросам работы с
101
документами, участвует в проведении мероприятий по повышению их деловой
квалификации.
4. ПРАВА ЭК
Экспертная комиссия имеет право:
4.1. В пределах своей компетенции давать рекомендации отдельным
сотрудникам по вопросам разработки номенклатуры дел и их формирования в
делопроизводстве, экспертизы ценности документов, розыска недостающих
документов и дел постоянного срока хранения, упорядочения и оформления
документов.
4.2. Запрашивать от сотрудников:
- письменные объяснения о причинах утраты, порчи или незаконного
уничтожения документов постоянного и долговременного сроков хранения;
- предложения и заключения, необходимые для определения сроков
хранения документов.
4.3. Приглашать на заседания комиссии в качестве консультантов и
экспертов представителей учреждений Государственной Архивной службы
России.
4.4. ЭК в лице ее председателя имеет право не принимать к рассмотрению и
возвращать для доработки некачественно и небрежно подготовленные документы.
4.5. Информировать начальника по вопросам, относящимся к компетенции
комиссии.
5. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ ЭК
5.1. Экспертная комиссия работает в тесном контакте с другими
структурными подразделениями администрации.
5.2. Вопросы, относящиеся к компетенции ЭК, рассматриваются на ее
заседаниях, которые проводятся по мере необходимости, но не реже 2-х раз в год.
Все заседания комиссии протоколируются. Поступающие на рассмотрение ЭК
документы рассматриваются на заседании не позднее чем через 10 дней.
102
5.3. Заседание ЭК и принятые на нем решения считаются правомочными,
если в голосовании приняли участие не менее половины присутствующих на
заседании членов ЭК. Право решающего голоса имеют только члены ЭК.
Приглашенные консультанты и эксперты имеют право совещательного голоса, в
голосовании не участвуют.
Решение принимается простым большинством голосов присутствующих на
заседании членов. При разделении голосов поровну решение принимает
председатель ЭК и начальник.
5.4. Ведение делопроизводства ЭК, хранение и использование ее
документов, ответственность за их сохранность, а также контроль за исполнением
принятых ЭК решений возлагается на председателя комиссии.
103
104
105
106
1/--страниц
Пожаловаться на содержимое документа