close

Вход

Забыли?

вход по аккаунту

Кудрявцева О.А. «Организация и совершенствование документационного обеспечения управления в образовательном учреждении (на примере Муниципального бюджетного общеобразовательного учреждения – средняя общеобразовательная школа №12 имени Героя Советского Сою

код для вставки
2
АННОТАЦИЯ
Объем диссертации – 90 страниц.
Количество рисунков - 20.
Количество приложений - 17
Количество использованных в работе источников и литературы - 95.
Ключевые слова: документ, управление, образование, школа, системы
документации, документооборот, бланк, архив, совершенствование.
Тема диссертации: «Организация и совершенствование документационного
обеспечения
управления
в
образовательном
учреждении
(на
примере
Муниципального бюджетного общеобразовательного учреждения - средняя
общеобразовательная школа №12 имени Героя Советского Союза И.Н.
Машкарина г. Орла)».
Предмет
исследования выпускной квалификационной
работы
-
организация документационного обеспечения управленческой деятельности в
МБОУ – средняя общеобразовательная школа № 12 имени Героя Советского
Союза И. Н. Машкарина г. Орла.
Целью
выпускной
квалификационной
документационного обеспечения
работы
является
изучение
управленческой деятельности в МБОУ –
средняя общеобразовательная школа № 12 имени Героя Советского Союза
И. Н. Машкарина г. Орла, а также внесение рациональных предложений по ее
совершенствованию. Данный материал является оргпроектной разработкой.
В процессе работы были использованы методы теоретического анализа,
изучения материалов и документов учреждения, а также материалов научных и
периодических изданий по проблеме,классификации, документального анализа,
опроса специалистов, наблюдения.
В ходе исследования документирования управленческой деятельности в
МБОУ - средняя общеобразовательная школа № 12 имени Героя Советского
Союза И. Н. Машкарина г. Орла были решены поставленные задачи: изучена
организационная структура, проведен анализ бланков учреждения, изучены
системы
документации,
проанализирован
документооборот,
рассмотрена
3
регистрация и организация контроля исполнения документов, а также изучен
порядок текущего хранения документов, порядок подготовки и сдачи дел на
хранение в архив, разработаны пути совершенствования документационного
обеспечения управления.
Документационное обеспечение управления в образовательном учреждении
требует
создания
многих
видов
документов.
Качество
управления
образовательным учреждением напрямую зависит от уровня организации
делопроизводства. С целью улучшения его качества были разработаны проекты
документов: должностная инструкция, приказ, письмо, протокол. В приложениях
представлен проект общего бланка, который в учреждении отсутствует.
Разработан проект инструкции по работе с обращениями граждан, на
основе которой можно внести изменения в инструкцию по делопроизводству. В
приложениях к работе представлены проекты регистрационных форм, которые
включает больше информации о зарегистрированном документе, следовательно,
сделают более удобной информационно-справочную работу.
Также практическую ценность имеют предложения
о региcтрации
документов в электронном виде средствами стандартных офисных программ на
примере MS Excel. Прoстота их иcпользования и отcутствие дополнительных
расходов на приобретение дорoгостоящего программного обеспечения являются
достоинствами данного варианта. Стандартные настройки данной программы
позволяют на основе электронной регистрации усовершенствовать контроль
исполнения документов.
Внесено предложение о хранении информации с помощью сервиса Облако
Mail.Ru. При этом важные документы загружаются в интернет и надежно
хранятся там от порчи и исчезновения и при этом не занимают память
компьютера.
Таким
образом,
по
результатам
исследования
определились
пути
совершенствования документирования управленческой деятельности в МБОУ средняя общеобразовательная школа № 12 имени Героя Советского Союза И. Н.
Машкарина г. Орла:
4
-
доработка документов, регламентирующих работу сотрудников,
упорядочение
реквизитов
документов
в
соответствии
с
требованиями
законодательства;
-
посторенние
эффективной
системы
регистрации
и
контроля
документов, информационно-поисковой системы;
-
автоматизация создания, обработки, хранения, поиска документов.
5
СОДЕРЖАНИЕ
ВВЕДЕНИЕ ..................................................................................................................... 7
1.ОБЩАЯ ХАРАКТЕРИСТИКА И ОРГАНИЗАЦИОННО-ПРАВОВЫЕ
АСПЕКТЫ
ДЕЯТЕЛЬНОСТИ
МБОУ
–
СРЕДНЯЯ
ОБЩЕОБРАЗОВАТЕЛЬНАЯ
ШКОЛА
№12
ИМЕНИ
ГЕРОЯ
СОВЕТСКОГО СОЮЗА И. Н. МАШКАРИНА Г. ОРЛА……………………...12
1.1. История МБОУ – средняя общеобразовательная школа № 12 имени Героя
Советского Союза И.Н.Машкарина г. Орла ............................................................... 12
1.2. Общая характеристика и организационная структура МБОУ – средняя
общеобразовательная
школа
№
12
имени
Героя
Советского
Союза
И.Н.Машкарина г. Орла ................................................................................................ 14
1.3. Законодательное регулирование документирования деятельности МБОУ –
средняя общеобразовательная школа № 12 имени Героя Советского Союза И.Н.
Машкарина г.Орла…………………………………………………………………....16
1.4. Нормативно-методическое регулирование документирования деятельности и
организации работы с документами
МБОУ – средняя общеобразовательная
школа № 12 имени Героя Советского Союза И.Н.Машкарина г. Орла .................. 22
2.АНАЛИЗ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ
МБОУ – СРЕДНЯЯ ОБЩЕОБРАЗОВАТЕЛЬНАЯ ШКОЛА №12 ИМЕНИ
ГЕРОЯ СОВЕТСКОГО СОЮЗА И.Н. МАШКАРИНА Г. ОРЛА ..................... 27
2.1.Документирование деятельности МБОУ - средняя общеобразовательная школа
№ 12 имени Героя Советского Союза И. Н. Машкарина г. Орла. ........................... 27
2.2.Виды бланков, используемые в МБОУ - средняя общеобразовательная школа
№ 12 имени Героя Советского Союза И. Н. Машкарина г. Орла. .......................... 28
2.3.Анализ систем документацииМБОУ - средняя общеобразовательная школа №
12 имени Героя Советского Союза И. Н. Машкарина г. Орла ................................. 31
2.3.1. Анализ организационных документов……………………………………32
2.3.2. Анализ распорядительных документов…………………………………..39
2.3.3. Анализ информационно - справочных документов……………………...41
6
3. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ ВМБОУ – СРЕДНЯЯ
ОБЩЕОБРАЗОВАТЕЛЬНАЯ
ШКОЛА
№12
ИМЕНИ
ГЕРОЯ
СОВЕТСКОГО СОЮЗА И. Н. МАШКАРИНА Г. ОРЛА ................................... 45
3.1. Организация документооборота………………………………………...…...….45
3.1.1. Организация работы с входящими документами ...................................... 47
3.1.2. Организация работы с исходящими документами……………………….51
3.1.3. Организация работы с внутренними документами……………………...53
3.1.4. Регистрация документов .............................................................................. 56
3.2. Организация контроля исполнения документов и поручений .......................... 59
3.3. Классификация и систематизация документов.Формирование дел…………62
3.4. Экспертиза ценности документов.Подготовка дел к сдаче в архив………..65
4.СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ
ДЕЯТЕЛЬНОСТИ МБОУ – СРЕДНЯЯ ОБЩЕОБРАЗОВАТЕЛЬНАЯ
ШКОЛА №12 ИМЕНИ ГЕРОЯ СОВЕТСКОГО СОЮЗА И. Н.
МАШКАРИНА Г. ОРЛА............................................................................................ 70
ЗАКЛЮЧЕНИЕ ........................................................................................................... 78
Список источников ..................................................................................................... 82
Неопубликованные источники................................................................................. 85
Литература.................................................................................................................... 85
ПРИЛОЖЕНИЯ .......................................................................................................... 92
7
ВВЕДЕНИЕ
Информация
фиксируется
в
дoкументах,
кoторые
придают
ей
организованную форму и перемещают во времени и пространстве. Документы и
документная информация лежат в основе принятия управленческих решений и
являются их материальным воплощением, обеспечивают юридической силой.
Работа сними дoлжна иметь настолько oтработанный порядок, чтобы работники
не отвлекались от главных целей организации. Таким образом, от того, насколько
профеccионально ведется
документация,
зависит
успех управленческой
деятельности в целом. Единство правил документирования и организации работы
с
документами
на
всех
уровнях
управления
обеспечивается
знанием
законодательной и нормативно-методической базы делопроизводства, умением
ориентироваться
в
действующих
нормативных
документах,
поcтояннымотcлеживанием их изменений.
Актуальность выбранной темы заключается в том, что совершенствованию
документационного
обеcпечения
управления
необходимо
уделять
особое
внимание, так как недостатки в постановке этой работы приводят к cерьезным
трудностям в работе руководителя и учреждения в целом. Это очень важно в
cфере образования. Организация документационного обеспечения управления
образовательного учреждения рассмотрена на примере МБОУ – средняя
общеобразовательная
школа
№
12
имени
Героя
Советского
Союза
И.Н.Машкарина г. Орла.
Объектом
исследования
выпускной
квалификационной
работы
являетсяМБОУ – средняя общеобразовательная школа № 12 имени Героя
Советского Союза И. Н. Машкарина г. Орла.
Предмет
исследования выпускной квалификационной
работы
-
организация документационного обеспечения управленческой деятельности
вМБОУ – средняя общеобразовательная школа № 12 имени Героя Советского
Союза И. Н. Машкарина г. Орла.
8
Целью
выпускной
квалификационной
работы
является
изучение
документационного обеспечения управленческой деятельности вМБОУ – средняя
общеобразовательная школа № 12 имени Героя Советского Союза
И. Н.
Машкарина г. Орла, а также внесение рациональных предложений по ее
совершенствованию.
В ходе написания выпускной квалификационной работы были поставлены и
решены следующие задачи:
1. Изучены история создания, структура и направления деятельности
школы;
2. Рассмотрены законодательные и нормативно-методические документы,
регламентирующие деятельность школы;
3.Изучены функции сотрудника, отвечающего за ведение делопроизводства;
4. Проведен анализ систем документации;
5. Изучена организация документооборота;
6. Рассмотрен процесс регистрации документов;
7. Изучена организация контроля над исполнением документов;
8. Изучен процесс подготовки документов к сдаче в архив;
9.Разработаны
предложения
по
совершенствованию
организации
делопроизводства.
При написании выпускной квалификационной работы был использован
широкий
круг
источников
общегосударственную
и
нормативную
литературы.
базу
по
Акты,
содержащие
вопросам
управления
документацией, архивного дела, делопроизводства: Федеральный закон «Об
информации, информационных технологиях и о защите информации»[7];
Федеральный закон от 27.07.2006 №152-ФЗ «О персональных данных» [5],
Федеральный
закон
от
29.12.1994
№77
«Об
обязательном
экземпляре
документов» [8], Федеральный закон от 01.06.2005 N 53-ФЗ «О государственном
языке Роccийской Федерации» [10]; Федеральный закон от 22.10.2004 N 125-ФЗ
«Об
архивном
деле
в
Роccийской
Федерации»
[9],
и
другие.
Также
законодательные акты регионального значения: Устав (Основной Закон)
9
Орловской области от 26.02.1996 N 7-ОЗ [13], Закон Орловской области от
06.07.1999 N 109-ОЗ « Об архивном деле в Орловской области» [16]. Основные
используемые
документы
в
по
коммерческих
организациях
документационному
нормативно-методические
обеспечению:
Перечень
типовых
управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности
государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с
указанием сроков хранения,Основные правила работы архивов организаций,
Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы
документации. Унифицированная система организационно-распорядительной
документации. Требования к оформлению документов» [20], ГОСТ Р 7.0.8-2013.
«Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по
информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и
архивное дело. Термины и определения» [21] и другие.
В процессе подготовки выпускной квалификационной работы были
использованы периодические публикации в журналах «Делопроизводство»,
«Делопроизводство и документооборот на предприятии», «Справочник cекретаря
и офис-менеджера», «Секретарь-референт», «Секретарское дело».
Иритикова
Вера,
профессиональный
управляющий
документами,
документовед в статье «Организация издания приказов»[63]рассказывает, на что
необходимо обратить внимание при организации процедуры издания приказов.
Как сначала их классифицировать, а потом дифференцированно регламентировать
порядок работы с ними? Данный материал ценен своим системным подходом.
Зверева
Наталья,
руководитель
аппарата
генерального
директора
авиационной компании в статье «Опыт маршрутизации движения приказов»[42]
описывает классические подходы организации делопроизводства в практике
конкретных
предприятий,
которые
порой
дополняются
оригинальными
решениями. Например, как авиационная компания решила задачу упорядочения
работы по изданию распорядительных документов: выявила оптимальный состав
подписантов; описала маршруты движения нескольких десятков разновидностей
10
приказов и распоряжений (от инициализации через согласование и подписание до
рассылки исполнителям).
Е. Н. Кожанова в публикации «Как заставить работать организационные
документы по делопроизводству?»[54] говорит о том, как сделать локальные
нормативные акты по делопроизводству ближе к их основной аудитории –
работникам организации.Как показывает практика, лишь в исключительных
cлучаях работники намеренно и явно не соблюдают требования локальных
нормативных актов, утвержденных руководством. В большинстве случаев
невыполнение требований документов cвязано с тем, что о них просто не
знают, а если и знают, то не знакомы с их содержанием. Автор предлагает
выяснить причины неэффективности локальных нормативных актов в
организации и три основных метода их популяризации. Это: обучение;
визуализация; административные меры.
Статья «Как адреcовать письмо?»[64] В. Иритиковойможно рассматривать
как удобное методическое пособие о правилах адресования, оформлении
реквизита адресат, оформлении бланка письма организации. Автор описывает
атрибуты реквизита Адресат. Имеются изображения примерного бланка письма c
условными обозначениями.
Антипов Денис, специалист по электронному документообороту ООО
«Тулпар
Техник»
в
статье
«Контроль
исполнения
поручений
в
MS
Excel»напоминает основные принципы организации контроля исполнения
поручений, а потом подробно объясняет, как удобнее автоматизировать эту
работу с использованием стандартных возможностей MS Excel (какие поля в
таблице регистрационной формы пригодятся, как настроить фильтрацию данных
и пользоваться ею, какие сведения удобно выделять автоматически).Данная
информация очень полезна, когда нет возможности приобрести дорогостоящее
программное обеспечение. Данный способ организации контроля исполнения не
требует затрат и подходит для школы.
Л.А. Назарова в публикации «Согласование проекта документа: 7
главных
вопросов»поднимает
важный
вопрос.
«Любого
секретаря,
11
работающего в организации, где отсутствуют четкие правила ведения
документооборота или эти правила недостаточно тщательно проработаны,
неоднократно посещали мысли о высокой ответственности, которую он несет
на своих плечах при подготовке того или иного организационного,
распорядительного или коммерческого документа.Это беспокойство весьма
оправдано. Так как вопросы, затрагиваемые в документах, подчас лежат в
настолько различных плоскостях, что одному человеку зачастую непросто
или даже невозможно разобраться во всех тонкостях, скрытых нюансах и
возможных последствиях, которые повлечет за собой подписание того или
иного документа»[68].Автор предлагает выработать, отладить, утвердить и
запустить в действие жизнеспособный механизм согласования проектов
документов, способный снять с сотрудника службы делопроизводства или
канцелярии бремя ответственности и свести к минимуму ошибки при
составлении и утверждении тех или иных документов компании.
Вера Иритикова, в статье «Новый ГОСТ Р ИСО 30300-2015» [65]
рассказывает о вступлении в силу национального стандарта Российской
Федерации, который разработан специалистами ВНИИДАД на основе первого
стандарта новой серии (семейства) международных стандартов ИСО 30300 на
системы управления документами. Применение этих стандартов позволит
построить систему управления документами как важнейшую функциональную
часть общей системы управления любой организации, обеспечить управляемость
и
организационный
порядок,
совершенствовать
корпоративное
и
административное управление, а также развивать саму систему управления
документами за счет оценки, аудита и сертификации на соответствие стандартам
новой системы MSR. Автор обращает внимание на новое понимание термина
«система управления документами» (СУД).
Выпускная квалификационная работа состоит из введения, четырех
разделов, заключения, списка источников и литературы, приложений.
12
1.ОБЩАЯ ХАРАКТЕРИСТИКА И ОРГАНИЗАЦИОННО-ПРАВОВЫЕ
АСПЕКТЫ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ МБОУ – СРЕДНЯЯ
ОБЩЕОБРАЗОВАТЕЛЬНАЯ ШКОЛА №12 ИМЕНИ ГЕРОЯ
СОВЕТСКОГО СОЮЗА И. Н. МАШКАРИНА Г. ОРЛА
1.1. История МБОУ – средняя общеобразовательная школа № 12 имени
Героя Советского Союза И.Н.Машкарина г. Орла
В 1930-е годы территория, на которой размещается школа, находилось в
собственности колхоза «Побуждение» Стрелецкой слободы Пригородного
сельсовета. Судя по имеющейся информации, данная школа была первой в Орле,
для которой было построено собственное здание в Советский период, остальные
пользовались тем, что было построено прежде или здания были приспособлены
под школы. Строительство закончилось в 1937 году, занятия в новой школе
начались в октябре.Здесь, как и во всем колхозе, руководил И. Савин, бывший
донецкий шахтёр.До войны школа занимала то же место, что и сейчас, но была
меньше примерно вдвое.Это было прямоугольное здание, протянувшееся от
Карачевской улицы вдоль Комсомольской, и заканчивалось оно холлом при
входе. Слева от школы сразу начинались частные дома по Комсомольской улице.
С 1937 г. в данной школе учился И.Н. Машкарин, именем, которого и было
впоследствии названо учебное заведение. В сражениях 1941 года он со своими
танкистами дошел до Москвы и принял активное участие в контрнаступлении
Красной Армии. В дальнейшем сражался на Орловско-Курской дуге, принимал
участие в освобождении Советской Украины.Машкарин за период боев был
награждён орденами Ленина, Богдана Хмельницкого 3-й степени, Отечественной
Войны I-ой степени, Орденом Красного Знамени.Весной 1944 года, когда И.Н.
Машкарин командовал в звании майора 432-м танковым батальоном 101-й
танковой бригады 19 танкового корпуса 4-го Украинского фронта, шли бои за
освобождение Крыма от немецких захватчиков.
Во время боя за Джанкой танкисты И.Н. Машкарина штурмовали совхоз
Кирк-Ишунь. Бойцы танкового батальона под командованием И.Н. Машкарина
прорвались через минное поле с тремя противотанковыми рвами и приблизились
13
к очередной линии вражеской обороны. Машкарин из передового танка
уничтожил
противотанковую
пушку
и
расстрелял
немецкие
блиндажи.
Следующие цифры могут поражать: в последнем бою майор Машкарин лично
уничтожил 6 пушек, 2 миномёта, 4 пулемёта, 18 повозок и до 150 солдат и
офицеров противника. Но прервалась радиосвязь, и стоило ему открыть танковый
люк для рекогносцировки, как вражеская пуля оборвала сороковую атаку
Машкарина. Тогда он был смертельно ранен и умер в тот же день 11 апреля 1944
года, когда ему было всего 22 года.
За проявленное мужество и героизм Указом от 24 марта 1945 года И.Н.
Машкарину было присвоено звание Героя Советского Союза посмертно.
Школа была первой в городе, где осуществлялось совместное обучение
мальчиков и девочек.
24 июля 1964 года решением Горсовета школа получила наименование 12
средняя школа имени Героя Советского Союза И. Н. Машкарина.
10 сентября 1965 года была открыта мемориальная доска на стене у входа
школы № 12.
16 декабря 1992 года директором школы стал Кубышкин Владимир
Николаевич, бывший директор школы №42, учитель русского языка и
литературы, который и руководит школой по сей день.
Муниципальное бюджетное общеобразовательное учреждение – средняя
общеобразовательная
И.Н.Машкарина
г.
школа
Орла
№
(далее
12
-
имени
Героя
Учреждение)
Советского
создано
на
Союза
основании
постановления администрации города Орла 15 ноября 2011 года № 3529 «О
создании муниципальных бюджетных общеобразовательных учреждений города
Орлапутем
изменения
типа
существующих
муниципальных
общеобразовательных учреждений» путем изменения типа учреждения.
В 2012 году школа отметила 75-летний Юбилей.
14
1.2. Общая характеристика и организационная структура МБОУ – средняя
общеобразовательная школа № 12 имени Героя Советского Союза
И.Н.Машкарина г. Орла
Учреждение
является
правопреемником
муниципального
общеобразовательного учреждения - средней общеобразовательной школы №12
имени Героя Советского Союза И.Н. Машкарина г. Орла.
Деятельность средней общеобразовательной школы №12 направлена на
реализацию конституционного права граждан Российской Федерации на
образование.
Официальное
полное
наименование
учреждения:
муниципальное
бюджетное общеобразовательное учреждение – средняя общеобразовательная
школа № 12 имени Героя Советского Союза И. Н.Машкарина г. Орла.
Официальное сокращенное наименование учреждения: муниципальная
бюджетная средняя общеобразовательная школа № 12 г. Орла.
Юридический адрес Учреждения: 302016, г. Орел, ул. Комсомольская, 182;
фактический адрес Учреждения:302016, г. Орел, ул. Комсомольская, 182.
Организационно-правовая форма Учреждения: учреждение.
Тип учреждения – бюджетное.
Тип образовательной организации: общеобразовательная организация.
Учредителем Учреждения являетсямуниципальное образование «Город
Орёл». Функции и полномочия учредителя осуществляет администрация города
Орла в лице управления образования администрации города Орла.
Школа является юридическим лицом, имеет обособленное имущество (в
том числе особо ценное имущество), самостоятельный баланс, лицевые счета в
территориальных органах Федерального казначейства, и иные счета, открываемые
в порядке, установленном законодательством Российской Федерации для
бюджетных учреждений; печать, штампы, бланки со своим наименованием,
вывеску установленного образца.
15
Основной целью деятельности Учреждения является осуществление
образовательной деятельности по образовательным программам начального
общего, основного общего и среднего общего образования.
Для достижения указанных целей Учреждения осуществляет следующие
виды деятельности:образовательную деятельность в качестве основного вида
деятельности;административно-хозяйственную;финансовоэкономическую;организацию питания обучающихся.
Рис. 1. Главная страница сайта МБОУ - средняя общеобразовательная
школа № 12 имени Героя Советского Союза И. Н.Машкарина г. Орла.
Школа №12 имеет свой сайт (рис.1). Он представляет собой «визитную
карточку» учреждения, которая позволяет посетителю сайта составить общее
представление
об
образовательном
учреждении,
а
также
предоставляет
контактную информацию. Сайт включает информацию по истории школы,
важные сведения для учащихся и их родителей, есть возможность регистрации.
Текущее
руководство
деятельностью
Учрежденияосуществляет
Директор.Назначение и освобождение от должности директора Учреждения
осуществляется на основании распоряжения администрации города Орла в
порядке, предусмотренном действующим трудовым законодательством.
16
Директор школы имеет заместителей: по учебно-воспитательной работе
(УВР),
по
воспитательной
работе,
по
административно-хозяйственной
деятельности. Заместитель по УВР координирует работу учителей, педагоговорганизаторов, педагога-библиотекаря, логопеда. Заместитель по ВРотвечает за
работу следующих сотрудников: воспитатель, социальный педагог, педагоги
дополнительного образования.
В
Учреждении
помимо
педагогических
работников
предусмотрены
должности работников, осуществляющих вспомогательные функции. Работу
данных сотрудников курирует заместитель директора по АХР. К работникам,
осуществляющим вспомогательные функции в Учреждении, относятся лица,
связанные с непосредственным функционированием Учреждения и состоящие с
ним в трудовых отношениях на основании трудовых договоров: инженер по
ремонту вычислительной техники, гардеробщик, вахтер, дворник, рабочий по
комплексному обслуживанию зданий, сторож, дворник.
Организационная структура учреждения представлена в приложении 1.
1.3. Законодательное регулирование документирования деятельности МБОУ
– средняя общеобразовательная школа № 12 имени Героя Советского Союза
И.Н.Машкарина г. Орла
Деятельность образовательного учреждения требует создания различных
документов.
Работа
учреждения
регламентируется
совокупностью
законодательных и нормативных актов, которые определяют правовое положение,
направление деятельности, его функции и задачи, виды и критерии защищаемой
информации и устанавливают технологию ведения делопроизводства, правила
оформления, составления и утверждения документов.
Деятельность Учреждения направлена на реализацию конституционного права
граждан Российской Федерации на образование независимо от пола, расы,
национальности, языка, происхождения, имущественного и должностного
17
положения, места жительства, отношения к религии, убеждений, принадлежности
к общественным объединениям, а также других обстоятельств.
Основополагающим правовым актом, определяющим государственную
политику и права граждан России являетсяКонституция Российской Федерации.
Конституция является основным законом страны, ни один другой акт не
противоречит ему. В ней прописаны права и свободы человека и гражданина. В
системе прав и свобод человека и гражданина право каждого человека на
образование занимает главенствующее положение. Конституция гласит: «Каждый
имеет право на образование, гарантируются общедоступность и бесплатность
дошкольного, основного общего и среднего профессионального образования в
государственных или муниципальных образовательных учреждениях и на
предприятиях, основное общее образование обязательно; родители или лица, их
заменяющие, обеспечивают получение детьми основного общего образования;
Российская
Федерация
устанавливает
федеральные
государственные
образовательные стандарты, поддерживает различные формы образования и
самообразования»[1].
Основным законодательным актом Российской Федерации, регулирующим
трудовые отношения работника и работодателя, является Трудовой кодекс
Российской Федерации. Согласно статье 11 трудовым законодательством и иными
актами,
содержащими
нормы
трудового
права,
регулируются
трудовые
отношения и иные непосредственно связанные с ними отношения. Глава 2
посвящена
трудовым
отношениям,
возникающим
между
работником,
поступающим на работу в организацию, и работодателем. Основанием
возникновения трудовых отношений является трудовой договор [3]. В Статьях 21
и 22 указаны основные права и обязанности сторон.
Федеральный закон от 29.12.2012 N 273-ФЗ (в ред. от 29.07.2017) "Об
образовании в Российской Федерации" регулирует общественные отношения,
возникающие в сфере образования в связи с реализацией права на образование,
обеспечением государственных гарантий прав и свобод человека в сфере
образования и созданием условий для реализации права на образование (далее -
18
отношения в сфере образования). Настоящий Федеральный закон устанавливает
правовые, организационные и экономические основы образования в Российской
Федерации,
основные
принципы
государственной
политики
Российской
Федерации в сфере образования, общие правила функционирования системы
образования
и
осуществления
образовательной
деятельности,
определяет
правовое положение участников отношений в сфере образования. Законом
закреплены понятия: образование, квалификация, обучение, уровень образования,
образовательный стандарт [2].
Закон Орловской области от 06.09.2013 №1525-ОЗ «Об образовании в
Орловской области» устанавливает правовые, организационные и экономические
особенности функционирования системы образования в Орловской области,
определяет полномочия органов государственной власти в сфере образования,
меры
социальной
осуществляющих
поддержки
обучающихся,
образовательную
воспитанников
деятельность,
организаций,
педагогических
и
иных
работников системы образования [14].
Вопроcы защиты персональных данных детально раскрыты в Федеральном
законе от 27.07.2006 №152-ФЗ «О перcональных данных»[5]. Закон регулирует
отношения, связанные с обработкой персональных данных с использованием
средств автоматизации или без использования таких средств. Закон вводит
определение термина «перcональные данные», закрепляет такие понятия, как
«обработка персональных данных», «использование персональных данных»,
«уничтожение
персональных
данных»,
а
также
устанавливает
меры
ответственности за нарушение норм, регулирующих получение, обработку и
защиту персональных данных работника.
При
оформлении
документов,
полученных
из
автоматизированной
информационной базы необходимо руководствоваться Федеральным законом N
63-ФЗ
"Об
электронной
подписи"
[6].
Закон
устанавливает
принципы
использования электронной подписи, ее виды, особенности использования.
Большое значение для ведения делопроизводства имеет Федеральный закон
от 27.06.2006 №149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о
19
защите
информации»,
который
является
информационно-документационного
основополагающим
обеспечения
управления.
в
области
В
законе
установлены принципы правового регулирования отношений в информационной
сфере. Главным положением закона для информационно-документационного
обеспечения является установленное статьёй 11 единообразие в постановке
делопроизводства,
правил
документирования
документооборота[7].
Устанавливаемые
и
законом
организации
единые
правила
делопроизводства должны стать основой единообразия в составлении и
оформлении документов, в работе с ними. Создание базы необходимой
для
внедрения компьютерных технологий в сферу документационного обеспечения
управления является основой создания единого информационного пространства
Российской Федерации. Данный ФЗ регулирует отношения, возникающие: 1) при
осуществлении
права
на
поиск,
получение,
передачу,
производство
и
распространение информации; 2) при применении информационных технологий;
3) при обеспечении защиты информации. Важным для делопроизводства является
то, что в соответствии с пунктами 3,4
подтверждается
действительность
ст. 11 Закона об информации
электронного
документа
и
обмена
электронными документами, подписанными электронной цифровой подписью
или иным аналогом собственноручной подписи.
Федеральный закон от 29.12.1994 №77 «Об обязательном экземпляре
документов»
предусматривает
обеспечение
сохранности
обязательного
экземпляра документов, его общественное использование. Федеральный закон
устанавливает виды обязательного экземпляра документов, категории их
производителей и получателей, сроки и порядок доставки обязательного
экземпляра документов, ответственность за их нарушение. Статья 1 Закона
содержит
следующие
«документ»,
понятия:
«экземпляр»,
«обязательный
«получатель
экземпляр
документов»,
документов»,
«производитель
документов»[8].
Федеральный закон от 22.10.2004. №125-ФЗ «Об архивном деле в РФ»
регулирует отношения в сфере организации хранения, комплектования, учета и
20
использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов
независимо от их форм собственности, а также отношения в сфере управления
архивным делом в Российской Федерации в интересах граждан, общества и
государства. Закон устанавливает понятия: архивный документ, документы по
личному составу, архив, архивный фонд [9].
Дополняет
деятельность
и
расширяет
Общества
Закон
законодательную
«О
базу,
государственном
регулирующую
языке
Российской
Федерации», который направлен на обеспечение использования государственного
языка Российской Федерации на всей территории Российской Федерации,
обеспечение
права
граждан
Российской
Федерации
на
пользование
государственным языком Российской Федерации, защиту и развитие языковой
культуры.
В
соответствии
с
Конституцией
Российской
Федерации
государственным языком Российской Федерации на всей ее территории является
русский язык,[10] а также государственный язык Российской Федерации
подлежит обязательному использованию.
использования
В законе четко очерчена сфера
государственного языка,[10Там же, ст.3] указано обязательное
использование русского языка как государственного в деятельности по ведению
делопроизводства, дано указание об использовании государственного языка при
официальной переписке.
Федеральный закон «О порядке рассмотрения обращений граждан
Российской
Федерации»[11]
регулирует
правоотношения,
связанные
с
реализацией гражданином Российской Федерации закрепленного за ним
Конституцией Российской Федерации права на обращение в государственные
органы и органы местного самоуправления, а также устанавливается порядок
рассмотрения обращений граждан государственными органами, органами
местного самоуправления и должностными лицами.
Устав (Основной Закон) Орловской области от 26.02.1996 N 7-ОЗ [13]
является законодательным актом регионального значения и регулирует основы
власти в Орловской области, статус области, права человека и гражданина,
законодательную власть области. Глава 3 посвящена человеку, гражданину и
21
власти в Орловской области. В области признаются и гарантируются права и
свободы человека и гражданина согласно общепризнанным принципам и нормам
международного права в соответствии с Конституцией Российской Федерации.
Закон Орловской области «Об информатизации и информационных
ресурсах Орловской области» от 13.05.2008 № 774-ОЗ (ред. от 04.06.2012 № 1367ОЗ)
[15] способствует созданию оптимальных условий для удовлетворения
информационных потребностей и реализации прав и свобод граждан Орловской
области, в том числе и в сфере ведения коммерческой деятельности. Ряд
законодательных актов содержит нормы, которые должны учитываться при
составлении и оформлении документов.
Закон Орловской области от 02.11.2013 N 1554-ОЗ «О дополнительных
гарантиях
реализации
права
граждан
на
обращение
в
Орловской
области»[17]устанавливает дополнительные гарантии реализации права граждан
Российской Федерации, объединений граждан, в том числе юридических лиц, на
обращение
в
государственные
значимые
органы
органы
функции
государственной
Орловской
государственные
власти
области,
Орловской
области
осуществляющие
учреждения
Орловской
и
публично
области
и
государственные унитарные предприятия Орловской области, а также к их
должностным лицам. Данный законодательный акт распространяется на все
обращения граждан и организаций, за исключением обращений, которые
подлежат
рассмотрению
в
порядке,
установленном
федеральными
конституционными законами и иными федеральными законами.
Закон Орловской области от 06.07.1999 N 109-ОЗ « Об архивном деле в
Орловской области» [16] регулирует отношения в сфере управления архивным
делом на территории Орловской области в соответствии с федеральным
законодательством. Закон содержит такие понятия как: архивное дело в
Орловской области, архивный фонд Орловской области, архивный документ,
архив, экспертиза ценности документов и регулирует отношения сфере
управления архивным делом на территории области. Разграничены полномочия
органов государственной власти Орловской области в сфере архивного дела. В
22
состав Архивного фонда Орловской области входят находящиеся на территории
Орловской области архивные фонды и документы, имеющие ценность,
подтвержденную экспертизой. Определен порядок хранения и учета архивных
документов.
Источниками
комплектования
архива
являются
органы
государственной власти, государственные организации и граждане.
1.4. Нормативно-методическое регулирование документирования
деятельности и организации работы с документами МБОУ – средняя
общеобразовательная школа № 12 имени Героя Советского Союза
И.Н.Машкарина г. Орла
Нормативно-методические документы по делопроизводству представляют
собой совокупность нормативных правовых актов, методических документов,
регламентирующих технологию создания, обработки, хранения и использования
документов в текущей деятельности, а также регулирующие работу сотрудников,
занимающихся документационным обеспечением деятельности учреждения.
В отличие от законодательных актов нормативно-методические документы
носят рекомендательный характер.
Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти
(утверждены Постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 №447) [18].
Правила устанавливают единый порядок делопроизводства в федеральных
органах исполнительной власти. В правилах закреплены определения понятий
«документирование»,
документа»,
«делопроизводство»,
«сканирование
документа»,
«документ»,
«регистрация
«система
электронного
документооборота», «электронный документооборот». III Глава документа
содержит рекомендации по созданию документов. Документы, создаваемые в
федеральном органе исполнительной власти, оформляются на бланках, на
стандартных листах бумаги формата А4 (210 х 297 мм) или А5 (148 х 210 мм)
либо в виде электронных документов и должны иметь установленный состав
реквизитов, их расположение и оформление. В пункте 9 дан список реквизитов
документов, создаваемых в процессе деятельности органа исполнительной власти.
23
IV Глава посвящена Требованиям к организации документооборота, здесь
рассматривается этапы работы с входящими, исходящими и внутренними
документами. VI Глава рассматривает особенности работы с электронными
документами: правила оформления, прием и отправка, обработка электронных
документов.
Методические
делопроизводству
рекомендации
в
федеральных
по
разработке
органах
инструкций
исполнительной
власти
по
[19]
устанавливают термины и определения понятий в области делопроизводства
таких как: «документирование», «делопроизводство», «документ», «электронный
документ», «реквизит документа», «регистрация документа», «копия документа»
и т.д. В Методических рекомендациях прописана организация документооборота,
создание документов в федеральных органах исполнительной власти, правила
оформления реквизитов документов, регистрация входящих документов.
Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и
служащих, утвержденный Постановлением Минтруда РФ от 21 августа 1998 г. №
37[26] предназначен для решения вопросов, cвязанных с регулированием
трудовых
отношений,
обеспечением
эффективной
системы
управления
персоналом на предприятиях, в учреждениях и организациях. Этот cправочник
рекомендован для обеспечения правильного подбора и расстановки кадров,
рационального разделения труда и ответственности. Он может служить основой
для разработки должностных инструкций, содержащих конкретный перечень
должностных обязанностей работников с учетом особенностей организации
производства,
труда
и
управления.
Установлены
квалификационные
характеристики должностей работников образования. Они содержат должностные
обязанности, требования к уровню знаний и квалификации работников.
Характеристики применяются для разработки должностных инструкций и могут
использоваться всеми образовательными организациями. Конкретный перечень
должностных обязанностей определяется с учетом особенностей организации
труда и управления.Приведены квалификационные характеристики должностей
руководителей, педагогических работников и учебно-вспомогательного персонала
24
Основные правила работы архивов организаций [27],- нормативнометодический
документ,
основываются
на
определяющийдеятельность
действующей
правовой
базе
в
архивов.
области
Правила
информации,
документационного обеспечения управления и архивного дела, учитывают
современные достижения в применении технических средств и информационных
технологий в работе с документами и содержат ряд разделов, направленных на
регламентацию хранения документов в делопроизводстве организаций. Так,
например, раздел 2 «Экспертиза ценности документов» Основных правил
прописывает нормативно-методические основы экспертизы ценности документов,
организацию проведения экспертизы ценности документов, а также устанавливает
порядок проведения экспертизы ценности документов, закрепляет правила
оформления результатов экспертизы ценности документов.
документ
Кроме того, этот
прописывает и требования к номенклатуре дел, их виды, порядок
составления, согласования, утверждения, заполнения, ведения
и хранения,
правила формирования дел в делопроизводстве и другие.
Основным нормативным пособием при определении сроков хранения и
отборе документов на хранение или уничтожение, использующимся при
подготовке номенклатуры дел, документов по вопросам экспертизы ценности
документов является Перечень типовых управленческих архивных документов,
образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов
местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения [28]. Этот
документ
состоит из
12
разделов,
отражающих
основные
направления
деятельности организаций, свойственные им, как правило, независимо от уровня в
системе управления, вида деятельности, форм собственности.
ГОСТ
Р
6.30-2003
«Унифицированные
системы
документации.
Унифицированная система организационно-распорядительной документации.
Требования к оформлению документов» [20]. В стандарте изложены требования к
30 реквизитам, описан порядок оформления каждого реквизита – составной части
документа, установлены требования к бланкам документов.
25
Национальный стандарт РФ ГОСТ Р ИСО 30300-2015 "Система стандартов
по
информации, библиотечному и
издательскому делу.
Информация и
документация. Системы управления документами. Основные положения и
словарь" [22] устанавливает цели использования СУД, содержит принципы СУД,
описывает процессный подход и определяет функции высшего руководства.
Стандарт применим к организации любого типа, которая желает: установить,
внедрить,
сохранять
и
улучшать
СУД
для
обеспечения
своей
деятельности;обеспечить соответствие СУД принятой политике управления
документами; продемонстрировать соответствие настоящему стандарту путем: 1)
выполнения обязательств по оценке и декларированию соответствия самой
организацией, или2) подтверждения декларирования сторонней организацией,
или 3) сертификации СУД сторонней организацией.
ГОСТ Р 7.0.8.-2013 «Делопроизводство и архивное дело - Термины и
определения»[24] устанавливает термины и определения основных понятий,
используемые в области делопроизводства и архивного дела. Термины,
установленные настоящим стандартом, рекомендуются для применения во всех
видах документации и литературы по делопроизводству и архивному делу,
входящих в сферу действия работ по стандартизации и (или) использующих
результаты этих работ. Термины и определения в стандарте разделены на
категории: общие понятия, делопроизводство, документирование, организация
работы с документами, архивное дело, хранение и учет архивных документов,
комплектование архива, информационная деятельность архива.
ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по информации,
библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие
требования»[23] регулирует процессы управления документами государственных,
коммерческих и общественных организаций, предназначенных для внутреннего
или внешнего пользования, чётко прописывает процедуру определения и
использования нормативной среды в деятельности этих организаций. Важной
особенностью стандарта являются изложенные в нём принципы ответственности
сотрудников организации в области управления документами.
Кроме того, в
26
стандарте
приведены
и
раскрыты
характеристики
системы
управления
документами: надёжность, целостность, комплексность. Важный раздел стандарта
посвящён непосредственно процессам управления документами и контролю этих
процессов.
Стандарт регулирует вопросы методологии, проектирования и
внедрения систем управления документами, прекращения их применения. В
стандарте закреплены важные термины «документ», «доступ», «контроль»,
«регистрация» .
Таким образом, в регламентации деятельности учреждения задействовано
большое количество документов, содержащих различные правила, нормы,
требования, определяющие порядок работы, организацию деятельности, права,
обязанности
и ответственность участников,
и множество других вопросов.
Содержание этих может носить как обязательный, так и рекомендательный или
методический характер. Их знание и умение применять содержащуюся там
информацию на практике – залог успешной деятельности и показатель высокой
квалификации сотрудников.
Таким образом, в действующем законодательстве содержится большое
количество
обязательных
для
исполнения
норм,
правил,
требований
к
документированию деятельности организации, к оформлению тех или иных видов
документов, их содержанию, структуре текста. Работники обязаны знать
законодательство страны и следить за его изменениями, так как эти знания
составляют одно из важнейших профессиональных качеств, без которого
невозможно заниматься делопроизводством на современном уровне.
27
2. АНАЛИЗ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ
МБОУ – СРЕДНЯЯ ОБЩЕОБРАЗОВАТЕЛЬНАЯ ШКОЛА №12 ИМЕНИ
ГЕРОЯ СОВЕТСКОГО СОЮЗА И.Н. МАШКАРИНА Г. ОРЛА
2.1. Документирование деятельности МБОУ - средняя общеобразовательная
школа № 12 имени Героя Советского Союза И. Н. Машкарина г. Орла
В Школе №12 работу по документационному обеспечению управления
выполняет секретарь.Секретарь назначается на должность и увольняется
директором школы. Секретарь подчиняется директору школы и является его
личным помощником.При исполнении должностных обязанностей секретарь
руководствуется
руководящими
постановлениями,
и
нормативными
распоряжениями,
документами,
приказами,
другими
касающимися
ведения
делопроизводства; стандартами унифицированной системы организационнораспорядительной
документации;
правилами
орфографии
и
пунктуации;
правилами работы на оргтехнике; правилами и нормами охраны труда, техники
безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты, а также
уставом и правилами внутреннего трудового распорядка школы и должностной
инструкцией.
Основными направлениями работы секретаря являются: выполнение
технических функций по обеспечению и обслуживанию работы директора школы
и его заместителей; ведение делопроизводства.
Рабочее место секретаря оборудовано оргтехникой и компьютерными
средствами:
1) средства малой оргтехники, письменные принадлежности;
2) средства составления и изготовления текстовых документов (компьютер,
многофункциональное устройство);
3) средства хранения и поиска документов: шкафы и полки, сейф;
4) средства связи: телефон, факс, электронная почта, Skype.
В результате изучения организации делопроизводственного обслуживания в
Учреждении,
можно
сделать
следующие
выводы:
в
школе
работу
по
документационному обеспечению управления выполняет секретарь, его рабочее
28
место
оборудовано
всем
необходимым
и
соответствует
предъявляемым
требованиям.
2.2. Виды бланков, используемые в МБОУ - средняя общеобразовательная
школа № 12 имени Героя Советского Союза И. Н. Машкарина г. Орла
Документы в учреждении печатаются компьютерным способом. В
соответствии с
ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Бланк документа - набор реквизитов,
идентифицирующих автора официального письменного документа» [21]. В
Учреждении для изготовления документов используются следующие виды
бланков: бланк письма с продольным расположением реквизитов, бланк
конкретного вида документа (приказа), также документы изготавливаются на
листах бумаги стандартного формата (А4).
Общий бланк, который можно применять для написания любых видов
документов, кроме письма, отсутствует.
Бланк письма школы оформлен в угловом варианте (рис.2) и
имеет
следующие реквизиты:
1)
герб субъекта Российской Федерации;
2)
наименование вышестоящей организации;
3)
наименование организации;
4)
справочные данные об организации;
4)
ограничительные отметки для реквизитов Даты документа и Номер
документа.
5)
ограничительная отметка для реквизита Адресат.
29
Рис. 2. Бланк письма
При оформлении реквизита «наименование организации» указано только
полное наименование. В соответствии приложением Б
«Унифицированные
системы
документации.
ГОСТ Р 6.30-2003
Унифицированная
система
организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению
документов»[20], ниже в скобках должно быть указано сокращенное.
Отсутствует ограничительная отметка для
ссылки на номер и дату
входящего документа.
Нарушен порядок следования адресных данных. Адрес должен указываться
в последовательности: улица, дом, город/населенный пункт, индекс. Таким
образом, необходимо указывать: ул. Комсомольская, д.182, г. Орел, 302016.
Отсутствуют реквизиты ОГРН, ИНН и КПП.
Проект бланка письма с учетом требований представлен в Приложении 12.
30
Рис. 3. Бланк приказа
Бланк приказа школы имеет реквизиты:
1) наименование организации;
2) наименование вида документа;
3) ограничительные отметки для реквизитов Дата и номер.
На бланке приказа отсутствуют:
наименование вышестоящей организации,
сокращенное наименование учреждения, которое должно располагаться ниже
полного в скобках. Отсутствует интервал между реквизитами наименование
организации и наименование вида документа. При оформлении даты не ставится
предлог «от». Отсутствует реквизит место составления или издания приказа, он
должен располагаться ниже даты и регистрационного номера по центру.
Бланк приказа, оформленный с учетом замечаний представлен в приложении 10
Таким образом, документирование деятельности учреждения производится
на бланках с указанием сведений, позволяющих идентифицировать автора и
подтвердить юридическую силу документа. Однако, при оформлении бланков
документов допускаются неточности.
31
2.3. Анализ систем документации
МБОУ - средняя общеобразовательная школа № 12 имени Героя Советского
Союза И. Н. Машкарина г. Орла
«Система документации - Совокупность документов, взаимосвязанных по
признакам назначения, сферы деятельности и единых требований к их
оформлению»[21]. Одним из таких признаков является, например, назначение
документов в управленческой или иной деятельности организации.
Документы, cоставляющие одну систему документации, как правило,
иcпользуются при реализации конкретной управленчеcкой или иной функции.
В средней общеобразовательной школе № 12используются следующие
системы
документации:
Система
система
организационно-правовой
организационно-правовой
документации.
документации
подразделяется на:
1.
Организационную документацию, которая
cодержит положения,
которые обязательны для исполнения и основаны на нормах административного
права. К данному виду относятся устав, должностные инструкции, положения,
правила и др.
2.
Раcпорядительную
документацию,
которая
регулирует
и
координирует деятельность учреждения, позволяет руководству обеспечивать
реализацию поставленных перед ним задач. В школе это приказы, распоряжения.
3.
Информационно-справочную
документацию.
Информационно-
справочные документы не содержат поручений, не обязывают выполнять какиелибо действия, а сообщают сведения, побуждающие принимать определенные
решения, т.е. инициируют управленческие решения, позволяют выбрать тот или
иной способ управленческого воздействия. К данной группе относятся: докладная
записка,
объяснительная
записка,
служебная
записка,
разновидности перепиcки, акт, cправка, протокол.
Система финансово-бухгалтерской документации.
заявление,
все
32
Кадровая система, которая образуется
в процессе возникновения и
документального оформления трудовых отношений.
Учетная
система
документации,
которая
включает
документы,
выполняющие функцию учета. К ним относятся ведомости, журналы учета.
2.3.1. Анализ организационной документации
«Организационные документы - комплекc взаимоувязанных документов,
регламентирующих cтруктуру, задачи, функции предприятия, организацию его
работы, права, обязанности
и
ответcтвенностьруководcтваи
cпециалистов
предприятия»[94].
Согласно действующему законодательству организации, учреждения и
частные
предприятия
издают
уставы,
положения,
инструкции,
штатное
расписание. Все эти виды составляют группу организационных документов.
Основным документом, определяющим правовой статус, функции, права и
ответственность школы является Устав (Приложение 2).
Устав Общества
oформлен на стандартных листах бумаги формата А4 и имеет титульный лист.
Титульный лист устава имеет реквизиты: наименование вида документа,
наименование организации (автора документа) с указанием его организационноправовой формы и типа, место составления документа, дата документа, гриф
утверждения, гриф согласования. Имеется регистрационный штамп налоговой
службы. Перечисленные реквизиты имеют правильное расположение.
Реквизит
гриф
утверждения
оформлен
неверно.
После
слова
УТВЕРЖДЕНО не ставится двоеточие. Документ может утверждаться другим
документом или должностным лицом. В зависимости от способа утверждения
выбирается соответствующая форма грифа. В данном грифе имеется смешение
этих форм. Этот реквизит можно правильно оформить одним из вариантов:
33
Вариант 1:
УТВЕРЖДЕНО
приказом управления
образования администрации города
Орла
от 09.10.2015 № 365
или
Вариант 2:
УТВЕРЖДАЮ
Начальника управления
образования администрации
города Орла
_________А. В. Шатохин
Титульный лист, оформленный с учетом замечаний, представлен в
приложении 3.
В тексте документа выявлено наличие разделов. Разделы напечатаны
прописными буквами, пронумерованы арабскими цифрами и располагаются
центрировано, без точки. Заголовки разделов следует писать строчными буквами,
за исключением первой, по центру.
Текст документа состоит из следующих разделов:
1. Общие положения.
2. Предмет, цели и виды деятельности.
3. Образовательная деятельность.
4. Управление учреждением.
5. Экономика учреждения.
6. Порядок внесения изменений в устав.
Имеется деление на подпункты. В некоторых случаях подпункты заменены
маркировкой, что является ошибкой.
34
Образовательное учреждение является бюджетным, основная цель осуществление образовательной деятельности по образовательным программам
начального общего, основного общего и среднего общего образования (раздел 2,
п.2.2.)
В соответствии с действующим законодательством Российской Федерации
организационно-правовая форма школы – учреждение (раздел.1, п.1.4.)
Полное и сокращенное наименование учреждения указаны в разделе 1 п.
1.2.
Место нахождения указано в разделе 1 п.1.3.
Правовой статус учреждения указан в п.1.7. Указано, что школа является
юридическим лицом, имеет печать, штампы, бланки со своим наименованием,
вывеску установленного образца.
Устав содержит сведения об организации деятельности и
управлении
учреждением, (раздел 4.)
Порядок ликвидации учреждения указан в пп. 5.2.2.
На последнем листе документа есть отметка «Пронумеровано, прошито и
скреплено печатью», это защищает документ от потери листов, их подмены.
Имеется отметка о регистрации в налоговом органе.
Штатное расписание – это документ, закрепляющий должностной и
численный состав с указанием фонда заработной платы. Образец штатного
расписания школы представлен в приложении 4.
Для исследования предоставлена форма штатного расписания, в которой не
отражаются должностные оклады и фонд оплаты труда, а указывается количество
штатных единиц.
Штатное расписание создано компьютерным способом на бланке формата
А4 и имеет следующие реквизиты:
1)
гриф утверждения,
2)
наименование вида документа,
3)
заголовок к тексту,
4)
наименование организации,
35
5)
текст,
6)
подпись.
Текст штатного расписания оформлен в виде таблицы, имеющей
следующие вид:
Наименование должности
Количество единиц
1
Документ составлен
2
в свободной форме, реквизиты оформлены верно.
Имеется недочет при оформлении реквизита подпись. Расшифровку подписи
необходимо выравнивать от правой границы текстового поля.
Штатное раcписание есть в перечне унифицированных форм, там оно
проходит под литерой Т-3. Большинство организации пользуется этой формой,
поcкольку она cодержит все необходимые графы и колонки. Но применение этой
формы не обязательно, она носит лишь рекомендательный характери организации
вправе разрабатывать cвои формы этого документа и пользоваться ими, главное
учеcть требования законодательcтва.
Инструкция по делопроизводствуоформленf на стандартных листах бумаги
формата А4 и содержит реквизиты: гриф утверждения, наименование вида
документа, заголовок к тексту, текст документа, подпись (приложение 5).Текст
Инструкции состоит из разделов, которые нумеруются римскими и арабскими
цифрами, пунктов и подпунктов, которые нумеруются арабскими цифрами.
Инструкция содержит разделы:
1. Общие положения;
2.Общие понятия;
3.Создание документов;
4. Поисковая система по документам;
5. Контроль исполнения документов;
6. Организация работы с документами в делопроизводстве;
36
7. Порядок передачи документов на хранение в архив.
Инструкция достаточно подробно описывает делопроизводство, однако не
лишена недостатков.
1.Неверно оформлен гриф утверждения. При утверждении документа
другим документом, указывается наименование утверждающего документа в
творительном падеже, его дата и номер, слово «утвержден» согласовывается с
видом утверждения документа. Правильный вариант оформления выглядит так:
УТВЕЖДЕНА
Приказом директора
МБОУ-СОШ №12 г. Орла
от 11 ноября 2009 г. № 117
2. Отсутствует подпись должностного лица – разработчика документа.
3.При нумерации разделов инструкции использовались римские и арабские
цифры. Лучше все составные части нумеровать арабскими цифрами.
Поскольку в школе нет отдельной инструкции по работе с обращениями
граждан, в инструкцию по делопроизводству можно также внести раздел, в
котором будет прописан порядок работы с данной группой документов, либо
издать отдельный документ. Проект инструкции по работе с обращениями
граждан в школе представлена в приложении 6.
Таким образом, имеющаяся инструкция по делопроизводству имеет
недостатки, которые необходимо устранить, либо переработать ее, взяв за основу
Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в
федеральных органах исполнительной власти.
«Основным
разграничение
взаимосвязей
организационным
обязанностей
отдельных
и
прав
должностей,
документом,
между
регламентирующим
сотрудниками,
является
должностная
установление
инструкция.
Должностная инструкция — это организационно-правовой документ, в котором
определяются основные функции, обязанности, права и ответственность
сотрудника организации при осуществлении им деятельности в определенной
должности»[95].Данный документ очень важен для секретаря, но также важен и
37
для руководителя, так как помогает ему координировать работу подчиненных и
управлять производственным процессом. В должностной инструкции прописаны
функции, которые должен выполнять работник, правила и законы, которые он
обязан знать, права, порядок его назначения и увольнения. Часто, при
возникновении трудовых споров и конфликтов должностные инструкции
становятся юридически значимыми документами и обретают силу доказательства.
Должностная инструкция секретаря школы (приложение 7) оформлена на
cтандартных листах бумаги формата А4 и имеет следующие реквизиты: гриф
утверждения, наименование вида документа, заголовок к тексту, текст документа,
гриф согласования документа, подпись, ознакомительная виза.
Текст должностной инструкции состоит из следующих разделов:
1.«Общие
положения»,
в
котором
перечислены
квалификационные
требования, предъявляемые к секретарю, также прописан порядок назначения и
освобождения
от
должности,
указана
непосредственная
подчиненность,
обобщенно отражены документы, которыми должен руководствоваться работник
в процессе своей деятельности.
2. «Функции», который содержит основные направления работы секретаря.
3. «Должностные обязанности»,который содержит перечень конкретных
задач, работ, операций возложенных на секретаря.
4.«Права», где устанавливается, какие действия имеет право осуществлять
секретарь в целях выполнения возложенных на него обязанностей, например,
требовать от исполнителей доработки документов, подготовленных с нарушением
установленных правил составления и оформления документов.
5.«Ответственность».
Здесь
указывается,
за
какие
недостатки
или
нарушения несет ответственность секретарь.
6. «Взаимоотношения. Связи по должности». Данный раздел закрепляет
порядок взаимодействия работника с другими структурными подразделениями и
должностными лицами. В разделе перечислены те структурные подразделения, от
которых работник получает документы, и те, которым он передает информацию.
При изучении должностной инструкции было установлено следующее:
38
1.
На документе не указано полное и сокращенное наименование
Общества. Наименование организации - автора (разработчика) документа должно
указываться полностью, в точном соответствии с наименованием, закрепленным в
ее учредительных документах.
2.
Отсутствует гриф утверждения документа. Это реквизит, придающий
нормативный или правовой характер его содержанию.
3.
Отсутствуют реквизиты «дата составления» и «регистрационный
номер документа».
4.
Разделы пронумерованы арабскими цифрами с выравниванием от
левого края. Наименования разделов должны быть напечатаны по центру. В конце
наименования разделов не ставятся точки.
5. В тексте инструкции должны быть пронумерованы не только разделы, но
и все пункты и подпункты. В некоторых разделах нумерация подпунктов
заменена маркировкой. Например, в разделе 1.
6.В разделе «Общие положения» должностной инструкции отсутствуют
необходимые сведения, а именно: порядок замещения секретаря во время его
отсутствия.
7. Стандартный набор разделов можно расширить. Например, можно
дополнить должностную инструкцию разделом «Организация работы». Он
необходим в том случае, если имеется совмещение видов работ. В этом разделе
также может быть указан режим работы, форма контроля. Можно добавить раздел
«Оценка работы», в котором указываются критерии выполняемой работы.
Основные критерии: своевременность выполнения работы и ее качество.
В конце инструкции желательно детально перечислить условия пересмотра
должностной
инструкции:
например,
изменение
структуры
организации,
изменение штатного расписания и перераспределение обязанностей, внедрение
новых технологий, меняющих характер работы и т.д.
8.
Подпись разработчика отсутствует.
39
В соответствии с выявленными недочетами был разработан проект
должностной
инструкции
секретаря.
Проект
разработанной
должностной
инструкции представлен в Приложении 8.
2.3.2. Анализ распорядительной документации
Решения, фикcирующиеся в раcпорядительных документах, направлены на
cовершенствование организационно-функциональной структуры организации,
определение или корректировку средств и способов осуществления основной
деятельности,
обеспечение
организации
финанcовыми,
трудовыми,
материальными, информационными и иными реcурсами.
Основанием
для
издания
распорядительных
документов
является
необходимость исполнения принятых законодательных, нормативных правовых
актов и решений вышестоящих организаций и ранее принятых решений данной
организации,
а
также
распорядительной
необходимость
деятельности,
осуществления
обуcловленной
исполнительно-
функциями
и
задачами
относятся
приказы,
учреждения.
В
школе
к
распорядительным
документам
распоряжения.
Приказ является основным распорядительным документом организации и
подписывается руководителем или лицом его заменяющим. Приказ оформлен на
бланке конкретного вида документа - приказа (Приложение 9). Документ имеет
реквизиты: наименование организации, наименование вида документа, дата
документа, регистрационный номер, заголовок к тексту, текст документа,
подпись.
Поля документа имеют поля не менее:
20 мм - левое;
10 мм - правое;
20 мм - верхнее;
20 мм - нижнее.
40
При исследовании бланка приказа было выявлено, что его оформление не
соответствует требованиям ГОСТ Р 6.30–2003. В ходе исследования документа
установлено следующее:
1.На бланке приказа отсутствует наименование вышестоящей организации.
2. Ниже полного наименования организации должно быть указано в скобках
сокращенное наименование, так как оно предусмотрено уставом.
3.Отсутствует реквизит место составления документа. Но, данный реквизит
можно не указывать, так как наименование организации содержит указание на
город Орел.
4. Заголовок к тексту расположен от левого поля. Он должен располагаться
через интервал от реквизита место составления документа и иметь выравнивание
по центру.
4.Структура текста приказа состоит из двух частей: констатирующей
(преамбулы) и распорядительной. В констатирующей части изложена цель,
послужившая основанием для подготовки приказа. Она начинается словами «в
соответствии с». Преамбула завершается словом «ПРИКАЗЫВАЮ», которое
напечатано после запятой, с новой строки прописными буквами, что является
ошибкой. Слово п р и к а з ы в а ю печатается строчными буквами в разрядку и не
отделяется от преамбулы интервалами .
Текст
распорядительной
части
приказа
содержит
перечисление
предписываемых действий с указанием конкретных исполнителей для каждого
действия.
5. В документе неверно оформлены даты. Дату документа оформляют
арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца
и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год четырьмя арабскими цифрами. В данном способе слово год не указывается.
6. Отсутствует ознакомление с приказом, что затрудняет контроль
исполнения документа. Виза ознакомления состоит из слов: «с приказом
ознакомлен», подписи, расшифровки подписи, даты. Каждый исполнитель должен
письменно ознакомиться с приказом.
41
Проект приказа с учетом замечаний представлен в приложении 10.
2.3.3. Анализ информационно-справочных документов
Информационно
–
справочные
документы
сообщают
сведения,
побуждающие принимать определенные решения, позволяют выбрать тот или
иной способ управленческого воздействия.
К информационно-справочным документам относятся различные виды
записок: докладная, объяснительная, а также заявление, акт, справка, заключение,
отзыв, сводка, список, перечень и некоторые другие. Особую группу в составе
информационно-справочных документов составляет переписка, в состав которой
входит деловое (служебное) письмо, телеграмма (телекс), телефонограмма.
Письмо – обобщенное наименование различных по содержанию
документов, служащих средством общения между учреждениями, частными
лицами.
Исходящее письмо оформлено на продольном бланке письма и имеет
реквизиты: герб субъекта Российской Федерации, наименование вышестоящей
организации, наименование организации, справочные данные об организации,
дата
документа,
номер
документа,
адресат,
текст
документа,
подпись
(приложение 11).
Оформление
бланка
письма
не
соответствует
государственному
стандарту. После полного наименования организации в скобках должно быть
указано сокращенное наименование. На бланке отсутствует реквизит «ссылка на
регистрационный номер и дату документа».
Нарушен
порядок
следования
адресных
данных.
Адрес
должен
указываться в последовательности: улица, дом, город/населенный пункт, индекс.
Таким образом, необходимо указывать: ул. Комсомольская, д.182, г. Орел,
302016.
Отсутствуют реквизиты ОГРН, ИНН и КПП.
42
При оформлении реквизита дата документа допущена ошибка. При
использовании цифрового способа оформления даты сокращение год не ставится.
Инициалы и фамилию лица, подписавшего документ необходимо
печатать от правого текстового поля. Наименование должности печатается от
левого поля документа.
Проект
письма, оформленного с учетом замечаний,
представлен в
приложении 12.
Протокол – документ, содержащий последовательную запись хода
обсуждения
вопросов
и
принятия
решений
на
собраниях,
совещаниях,
конференциях и заседаниях коллегиальных органов [93].
Протокол отражает деятельность по совместному принятию решений
коллегиальным
органом
или
группой
работников.
Обязательному
протоколированию подлежат заседания постоянно действующих и временных
коллегиальных органов (коллегии федеральных органов исполнительной власти,
собрания трудовых коллективов, собрания акционеров, заседания советов
директоров и др.).Протоколы составляются на основании записей, произведенных
во
время
заседания
(совещания),
представленных
тезисов
докладов
и
выступлений, справок, проектов решений и других материалов.Протоколы
печатаются на бланке протокола, общем бланке или стандартном листе бумаги
формата А4[67].
Протокол
общего
собрания
трудового
коллектива
оформлен
на
стандартных листах формата А4 и имеет реквизиты: наименование вида
документа, заголовок к тексту, дата документа, регистрационный номер
документа, текст документа, подпись (приложение 13).
В верхней части документа отсутствуют: наименование вышестоящей
организации, полное и сокращенной наименование организации.
Согласно Методическим рекомендациям по разработке инструкций по
делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти: «Вид
документа - ПРОТОКОЛ (если протокол оформляется на общем бланке или
стандартном листе бумаги, слово П Р О Т О К О Л печатается прописными
43
буквами в разрядку, полужирным шрифтом размером № 17 ивыравнивается по
центру)»[19].
Смещены реквизиты дата и номер документа. Дата оформляется словесно
-цифровым способом и печатается через два межстрочных интервала ниже
реквизита заголовок к тексту; номер протокола обозначается арабскими цифрами,
может включать буквенные индекс и печатается напротив даты от границы
правого текстового поля. Дата оформлена неверно. При использовании словесно цифрового способа оформления дата должна выглядеть следующим образом: 02
февраля 2016 г.
Текcт протоколаcостоит из двух частей: вводной и основной. В вводной
части указываются инициалы, фамилии председателя(председательствующего),
секретаря, присутствовавших на заседании. Так как количество присутствующих
превышает 15 человек, в вводной части протокола делается ccылка на список,
являющийся неотъемлемой частью протокола, например:
Присутствовали: 65 чел. (список прилагается).
Многострочные наименования должностей присутствующих печатаются
через один межстрочный интервал.
Вводная часть протокола заканчивается повесткой дня, содержащей
перечень рассматриваемых вопросов, перечисленных в порядке их значимости с
указанием докладчика по каждому рассматриваемому вопросу. Наименование
части ПОВЕСТКА ДНЯ печатается прописными буквами по центру.
Вопросы повестки дня формулируются с предлогом «О» («Об»),
печатаются отграницы левого поля и нумеруются арабcкими цифрами.Cогласно
данным требованиям можно переформулировать первый вопрос повестки дня
следующим образом: «1. О принятии Коллективного договора МБОУ – средней
общеобразовательной школы №12 имени Героя Советского Союза И.Н.
Машкарина г. Орла на 2016-2018 годы».
Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих
пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:
СЛУШАЛИ:
44
ВЫСТУПИЛИ:
ПОСТАНОВИЛИ: (или РЕШИЛИ:).
В данном документе указанная схема не соблюдается. Основное
содержание докладов и выступлений включается в текст протокола или
прилагается к нему в виде отдельных материалов; в последнемслучае в тексте
протокола делается отметка «Текст выступления прилагается». Постановление
(решение) в текст протокола вносится полностью в тойформулировке, которая
была принята на заседании; при необходимости приводятся итоги голосования:
«За - …, против -…, воздержалось - …».
Подпиcь отделяется от текста тремя межстрочными интервалами и
включает наименование должности лица, предcедательствовавшего на заcедании
(совещании), его личной подписи, расшифровки подписи (инициалы ифамилия).
Наименование должности пeчатаетсяот левой границы текстового поля
через один межстрочный интервал и центрируется относительно самой длинной
строки. Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки
наименования должности с прoбелом между инициалами и фамилией. Последняя
буква в расшифровке ограничивается правым полем.Данное требование часто не
соблюдается при оформлении документов в учреждении.
Протокол, оформленный с учетом замечаний, представлен в приложении
14.
В результате проведенного исследования, можно сделать вывод: в МБОУ
– средняя общеобразовательная школа №12 имени Героя Советского Союза И.Н.
Машкарина
г.
Орласоздаются
организационные,
информационно-справочные и другие документы.
допускается ошибки. Например,
распорядительные,
При их оформлении
в оформлении и расположении реквизитов,
отсутствие реквизитов. Также в учреждении отсутствует общий бланк.
45
3. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ В
МБОУ – СРЕДНЯЯ ОБЩЕОБРАЗОВАТЕЛЬНАЯ ШКОЛА №12 ИМЕНИ
ГЕРОЯ СОВЕТСКОГО СОЮЗА И. Н. МАШКАРИНА Г. ОРЛА
3.1.
Организация документооборота
Дoкументооборот – движение документов в организации c момента их
cоздания или получения до завершения иcполнения или отправки (рис.4).
Документооборот в школе осуществляется в виде потоков.
Рис.4. Схема документооборота
Документопоток – «совокупность документов одного вида или назначения,
имеющих единый маршрут [21].
Выделяют три основных документопотока:
 входящие документы;
 исходящие документы;
 внутренние документы.
46
Каждая из этих групп имеет свои особенности обработки и прохождения.
Вшколе
применяются
несколько
способов
получения
и
отправки
документов. Основными способами являются: пересылка документов по почте,
электронной почте, с помощью курьеров. Телефон и факс также используются для
получения и передачи документной информации:
Соотношение
способов
доставки
поступающей
корреспонденции
отображено на рисунке 5.
Рис. 5. Способы доставки поступающей корреспонденции
Объем документооборота – «количество документов, поступивших в
организацию и созданных ею за определенный период» [21].
Важно заниматься рационализацией документооборота, этонеобходимо
для совершенствования работы управленческого аппарата, так как при этом
сокращаются
инстанции,
проходимые
документами,
организуется
прямоточность движения документов, исключаются повторные операции при
его обработке.
В результате изучения документооборота школы был проведен анализ
объема документооборота за предшествующие годы (таблица 1).
Таблица 1
Год
Количество
Количество
Количество
входящих
исходящих
внутренних
документов
документов
документов
Итого
47
2014
900
789
607
2296
2015
1005
850
611
2466
2016
1125
933
740
2798
Объем документооборота за 2014 – 2016 гг.
При исследовании документооборота за последние 3 года, была выявлена
тенденция к росту. Наибольшая доля в документообороте представлена
исходящим документопотоком (Табл. 1).
3.1.1. Организация работы с входящими документами
Входящие документы - это официальные документы, поступающие в
организацию или учреждение.
В учреждении прием входящей корреспонденции и вся последующая
обработка документов осуществляется централизованно секретарем, отвечающим
за делопроизводство.
Работа с входящими документами состоит из следующих операций:
1.
Прием и первичная обработка документов;
2.
Предварительное рассмотрение и распределение;
3.
Регистрация документов;
4.
Рассмотрение руководителем;
5.
Внесение резолюции в регистрационную форму;
6.
Направление на исполнение;
7.
Исполнение документов;
8.
Согласование и подписание ответных документов;
9.
Подготовка ответных документов к отправке;
10.
Подшивка документов в дела.
При
первичной
обработке
корреспонденции
секретарю
необходимо
проверить правильность доставки и целостность вложений, учесть поступившие
документы и подготовить их к передаче по назначению.
48
При поступлении документов проверяется правильность их доставки и
целостность упаковки. Ошибочно полученная корреспонденция возвращается на
почту или пересылается адресату. Если обнаружено отсутствие вложений,
нарушена целостность упаковки, вложений, то об этом делается отметка на
конверте и составляется акт в трех экземплярах: первый остается у секретаря, а
второй направляется автору документа, третий передается вместе с документом
исполнителю. При получении факсимильного сообщения проверяется количество
полученных страниц и их читаемость. О неполном получении сообщения или
плохом качестве отдельных страниц сообщается отправителю.
Все конверты, за исключением личной корреспонденции, вскрываются,
документы извлекаются из конвертов и сверяются приложения.
При вскрытии упаковка уничтожается, при этом исключения делаются в
следующих случаях:
- в полученных документах нет обратного адреса и фамилии отправителя,
но они есть на упаковке;
- в документах не проставлена дата и ее приходится устанавливать по
почтовому штемпелю;
- полученный документ по смыслу носит личный характер, а на конверте
гриф "Лично" отсутствует.
Сохраняются также конверты и от документов, поступивших с уже
просроченным сроком исполнения. В этом случае штемпель на конверте может
служить доказательством даты получения документа.
На полученном документе проставляется отметка о поступлении в виде
штампа. Он проставляется в правом нижнем углу лицевой стороны первой
страницы
документа.
Регистрационный
штамп
содержит
регистрационный номер документа и имеет следующий вид (рис.6):
дату
и
49
Вх. №. _______
от «___» ___________ 20 г
Рис. 6. Вид штампа входящего документа
Заканчивается первичная обработка документов сортировкой их на
регистрируемые и нерегистрируемые. Нерегистрируемые документы сразу
сортируются по исполнителям или отделам для доставки, остальная документация
регистрируется.
Зарегистрированные документы передаются на рассмотрение директору.
Документы, не требующие решения руководства, передаются исполнителям
согласно их компетенции.
Директор школы, рассматривая полученный документ, дает четкие и
конкретные указания по его исполнению. Эти указания оформляются в виде
резолюции, которая содержит решение руководителя по существу поставленного
в документе вопроса. Именно резолюция задает дальнейшее движение документа.
С момента поступления до завершения исполнения документ находится у
исполнителя и в дело не помещается. На исполненном документе исполнителем
проставляется отметка об исполнении документа и направлении его в дело с
указанием индекса дела, в которое документ будет помещен. Оперограмма
движения входящего документа представлена на рисунке 7.
50
Операции с
документами
Прием
документов
Первичная
обработка
поступающих
документов
Предварительное
рассмотрение и
распределение
документов
Регистрация
документов
Рассмотрение
документов
руководителем,
вынесение
резолюции
Внесение
резолюции в
регистрационную
форму
Направление на
исполнение
Исполнение
документов
Согласование и
подписание
ответных
документов
Внесение
сведений об
исполнении в
журнал
регистрации
Подготовка
ответных
документов к
отправке
Отправка
Пункты прохождения документа
Секретарь
Директор
Исполнитель
51
документов
Подшивка
документов в
дело.
Рис. 7. Оперограмма входящего документа
3.1.2. Организация работы с исходящими документами
Исходящие документы – документы, созданные в пределах организации и
отправляемые из нее в другие учреждения или частным лицам.
Обработка и отправка исходящих документов производится также
централизованно секретарем.
Работа с исходящими документами состоит из следующих операций:
1.
Составление проекта документа;
2.
Проверка правильности оформления проекта документа;
3.
Согласование проекта документа (при необходимости);
4.
Доработка проекта документа по замечаниям;
5.
Перепечатка проекта документа;
6.
Повторное согласование;
7.
Подписание документа;
8.
Регистрация документа;
9.
Обработка для отправки;
10.
Отправка документа;
11.
Подшивка копии документа в дело.
Проект исходящего документа составляет исполнитель, правильность его
оформления проверяет секретарь, отвечающий за ведение делопроизводства.
Подготовленный проект исходящего документа представляется на подпись
руководителю.Директор, ознакомившись с проектом документа, может сразу
удостоверить его своей подписью, а может внести замечания, поправки и
передать его на доработку.
52
Операции с
документами
Составление
проекта документа
Проверка
правильности
оформления проекта
документа
Согласование
проекта документа
(при
необходимости)
Доработка проекта
документа по
замечаниям
Перепечатка
проекта документа
Повторное
согласование
Подписание
документа
Регистрация
документа
Обработка для
отправки
Пункты прохождения документа
Секретарь
Директор
Исполнитель
Отправка документа
Подшивка копии
документа в дело
Рис. 8. Оперограмма движения исходящего документа
Исполнитель дорабатывает документ в соответствии с замечаниями.
Доработанный проект документа передается секретарю для оформления. После
подписания документ регистрируется.
Обработка отправляемых документов включает:
- проверку комплектности документов;
53
- сортировку;
- нанесение адреса на конверт;
- фальцовку (складывание бумажного листа в один, два и более фальцсгиба) и упаковку документа;
- отправку документа (сдачу в отделение связи или курьеру).
Оформление документов для отправки по почте осуществляется в
соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи. Документы передаются
на отправку зарегистрированными, правильно оформленными, со
всеми
приложениями и сопроводительными документами. Отправка документов
осуществляется в день их регистрации или на следующий рабочий день. Срочные
документы, телеграммы отсылаются незамедлительно. После нанесения адреса на
конверт, документы вкладываются в конверт, конверт заклеивается, после чего
документ передается курьеру для отправки. Документы пересылают простыми и
заказными письмами. На заказную корреспонденцию секретарем составляется
опись рассылки, в конце которой проставляется фамилия сотрудника, ее
подготовившего, и дата отправки.
Оперограмма движения исходящего документа представлена на рисунке 8.
3.1.3. Организация работы с внутренними документами
Внутренние документы - это документы, cоздаваемые и используемые в
организации. Их прямое назначение – регулировать работу учреждения,
обеспечивать взаимоcвязь между всеми его структурными элементами. К
внутренним документам Общества относятся распорядительные документы,
протоколы заседаний коллегиальных органов, служебные записки, акты, справки,
планы, отчеты, положения, инструкции и др.
Порядок их прохождения включает следующие стадии:
— составление проекта документа;
— согласование (визирование) документа;
— подписание документа руководителем;
54
— регистрация документа;
— размножение и доставка копии документа исполнителям;
— контроль исполнения документа;
— подшивка исполненного документа в дело.
На движение документов влияет способ принятия управленческого
решения: единолично руководителем или коллегиальным органом. В первом
случае проект документа (управленческого решения) в обязательном порядке
проходит процедуру согласования со всеми заинтересованными лицами, во
втором случае - согласование проекта документа не проводится, потому что
решение принимается на заседании коллегиального органа совместно всеми его
членами, которые непосредственно присутствуют на месте документируемого
события. Например: протоколы подписывает председатель и секретарь, актпредседатель и члены комиссии.
Подробнее
стадии
прохождения
внутренних
документов
в
школе
целесообразно рассмотреть на примере приказов по основной деятельности.
На основании имеющейся информации
директор школы (или лицо его
заменяющее) принимает решение об издании приказа, затем передает эти данные
секретарю
для подготовки проекта документа. Подготовленный проект
документа проходит согласование с директором (и со всеми заинтересованными
лицами) в целях уточнения, дополнения его содержания. При необходимости
вносятся изменения, после чего готовится окончательный вариант приказа,
согласуется с заинтересованными должностными лицами (по необходимости) и
передается его на подпись руководителю, После чего подписанный документ
проходит регистрацию, с подлинника делается необходимое количество копий и
передается
исполнителям.
Подлинник
документа
подшивается
в
Оперограмма движения внутреннего документа представлена на рисунке 9.
дело.
55
Операции с
документами
Подготовка
проекта
документа
Проверка
правильности
оформления
проекта
документа
Согласование
проекта
документа (при
необходимости)
Доработка
проекта
документа по
замечаниям
Перепечатка
проекта
документа
Повторное
согласование
Подписание
документа
Утверждение
Регистрация
документа
Направление на
исполнение
Исполнение
Контроль
исполнения
документа
Подшивка
исполненного
документа в дело
Пункты прохождения документа
Секретарь
Директор
Исполнитель
56
Рис. 9. Оперограмма движения внутреннего документа
3.1.4. Регистрация документов
Основой поcтроения информационно-поиcковыхcистем по документам
является регистрация документов. В школе существует централизованная
cистема
регистрации
документов.
Регистрация
документов
производится
секретарем.
Регистрация – это подтверждение факта создания или получения
документа в определенное время (день) путем внесения его в регистрационную
форму с присвоением номера и записью основных данных о документе, что
позволяет создать базу данных о всех документах организации для последующего
контроля и информационно-справочной работы. Данная операция придает
юридическую силу документу, т.к. фиксирует факт его создания или получения.
Если полученный документ не зарегистрирован, учреждение за него не
отвечает, т.к. факт получения не подтвержден.
С помощью регистрации достигаются цели:
1. учет документов,
2. контроль их исполнения;
3. справочная работа по документам.
После первичной обработки документов секретарь сортирует их на
регистрируемые и нерегистрируемые.
Документы в школе регистрируются один раз: создаваемые – в день
подписания или утверждения, поступающие – в день поступления.
В учреждении принята журнальная форма регистрации документов.
Использование такой формы регистрации обусловлено сравнительно небольшим
объемом поступающих, отправляемых и внутренних документов.
Секретарь ведет журналы входящих, исходящих и внутренних документов.
57
Регистрация входящих документов проходит в следующем порядке:
секретарь
разбирает
входящую
корреспонденцию
и
заносит
данные
о
поступивших документах в журнал регистрации «Входящая корреспонденция»,
кроме резолюции руководителя с указанием исполнителя и сроков исполнения.
На входящем документе в правом нижнем углу лицевой стороны первого листа
проставляется регистрационный штамп.
Дата поступления, индекс
документа
Корреспондент
Краткое
содержание
документа
Резолюция
или кому
направлен
документ
Примечания
1
2
3
4
5
Рис. 10.Форма журнала регистрации входящих документов
Секретарь вносит данные в регистрационную форму-журнал входящих
документов, который имеет графы (рис.10):
1)дата поступления, индекс документа;
2) корреспондент;
3)краткое содержание документа;
4) резолюция;
5) примечания.
Чтобы регистрационная форма охватывала больше полезной информации о
документе, можно дополнить ее графами: номер дела (куда будет помещен
документ после завершения работы над ним), вид документа, связанные
документы, расшифровать графу резолюция и разделить ее дополнительно на
графы: исполнитель, задание, дата резолюции, срок исполнения. Это позволяет
более четко видеть важные данные о зарегистрированном документе. Проект
дополненного журнала регистрации представлен в приложении 15.
Исходящие документы регистрируются в журнале регистрации исходящей
документации (рис. 11), который имеет следующие графы:
1)
регистрационный номер, дата документа;
58
2)
кому адресован;
3)
адресат;
4)
краткое содержание документа;
5)
исполнитель.
Данный журнал можно дополнить графами: № дела, связанные документы,
вид документа. Также желательно разделить 1 графу на отдельные столбцы: дата,
регистрационный номер, объединить графы адресат и кому адресован, добавить
графу вид документа. Это необходимо для более удобного просмотра
информации по документам. Проект дополненного журнала регистрации
исходящих документов представлен в приложении 16.
Регистрационный
номер, дата
документа
Кому
адресован
Адресат
Краткое
содержание
1
2
3
4
Исполнитель Примечания
5
6
Рис.11. Форма журнала исходящей корреспонденции
Общим недостатком является то, что в журналах регистрации отсутствует
графа «Номер дела по номенклатуре дел», куда документ будет подшит поcле
завершения работы с ним. Это затрудняет их дальнейший поиск при
информационно-справочной работе.
Приказы по основной деятельности регистрируются в журнале регистрации
приказов по основной деятельности, который имеет графы:
1)
номер;
2)
дата;
3)
краткое содержание приказа;
Журналы регистрации хранятся в запираемых шкафах (сейфах) в кабинете
секретаря. Посторонние лица к документам не допускаются.
Журнальная форма является наиболее ранней регистрационной формой и в
настоящее
время
устарела,т.к.
затрудняет
ведение
контроля
59
исполнениядокументов и справочную работу по ним, неудобна в работе и, как
следует
из
прилагаемых
регистрируемых документах.
образцов,
неполноценно
отражает
сведения
о
Целесообразно ее использование только в том
случае, когда на первое место выступает надежность учета документов, что
предотвращает конфликтные ситуации. Например, при выдаче документов об
образовании, трудовых книжек, пропусков.
Рекомендации по
устранению недостатков и пути совершенствования
организации работы с документами будут даны в главе 4.
3.2. Организация контроля исполнения документов и поручений
В целях обеспечения своевременного и качественного исполнения
поручений, зафиксированных в документах, их необходимо контролировать.
Контролируемые сведения также как и регистрация, являются неотъемлемой
частью информационно-поисковой системы учреждения.
Контроль исполнения документов в школе не автоматизирован и включает
в себя:
- постановку документов на контроль;
- своевременное доведение документа до исполнителя;
- предварительную проверку и регулирование хода исполнения;
- ведение контроля;
- снятие документа с контроля;
- направление исполненного документа в дело;
- учет и обобщение результатов контроля исполнения документов;
- информирование руководителя о ходе и результатах исполнения
документов.
По указанию директора на контроль может быть поставлен
документ, а также устное поручение или задание. Контролю
исполнение всех зарегистрированных документов.
любой
подлежит
60
Персональное право постановки документов на контроль в филиале
предоставлено директору. Обычно, указание на то, что документ подлежит
контролю, содержится в тексте документа или в резолюции, налагаемой
руководителем. Например, в тексте приказа:
Контроль за исполнением приказа возложить на главного бухгалтера
Ф.И.О.
Отметка о контроле не используется.Она представляет собой слово
«Контроль», либо букву «К» и проставляется в верхнем правом углу документа.
Срок исполнения документа — срок, установленный нормативно-правовым
актом, организационно-распорядительным документом или резолюцией.
Сроки исполнения документов могут быть:

типовые;

индивидуальные.
Типовые сроки исполнения определены законодательством, например, для
исполнения обращений граждан.
Индивидуальные сроки указываются в самом документе или в резолюции
руководства.
В учреждениипридерживаются и типовых и индивидуальных сроков
исполнения документов. Если в документе содержится указание на конкретную
дату, к которой документ должен быть исполнен, он должен быть исполнен не
позднее указанного срока. Отсчет срока исполнения документов начинается с
момента подписания или утверждения для внутренних документов (если в
документе не указана иная дата), а для входящих с момента поступления в
организацию.
Директор имеет право продлить срок исполнение документа при наличии
уважительных
причин.При
необходимости
изменения
срока
исполнения
документа (поручения) исполнитель, не позднее, чем за три дня до его истечения,
направляет мотивированную просьбу о продлении срока тому должностному
лицу, которое установило срок либо дало поручение. Сроки исполнения срочных
и оперативных поручений не продляются.
61
Не продлеваются сроки исполнения документов с особыми пометками:
«срочно» и др.
Сроковый
контроль
в
филиале
осуществляется
текущий
и
предупредительный. Текущий контроль предполагает ежедневную проверку хода
исполнения документов, срок исполнения которых истекает сегодня, и
напоминание исполнителю о необходимости завершения работы над документом.
Текущий контроль помогает составить план работы на день и сразу
показывает, какие дела должны быть завершены сегодня (подписание контракта,
отправка сообщения, решение вопроса на совещании и т.д.).
Предупредительный контроль отличается от текущего тем, что он
проводится по документам, срок исполнения которых истекает через 2-3 дня и
тем самым сотрудник имеет еще время для решения вопроса.
Если в процессе контроля выясняется, что документ не может быть
исполнен в срок, вопрос об изменении срока исполнения документа должен быть
поставлен не позднее одного дня до истечения контрольной даты.
Изменить
срок
исполнения документа может
только
руководитель,
установивший его ранее.
Снятие документа с контроля осуществляется после полного исполнения
документа: подготовки ответного документа, получения ответа на исходящий
документ и другого документированного подтверждения факта исполнения.
Результат исполнения документа записывается в регистрационной форме.
Например: направлена телефонограмма, командирован сотрудник, составлен
договор и т.п.
В регистрационный журнал также вносятся сведения о дате исполнения
документа.
В школе ведетсяи итоговый контроль. Он осуществляется секретарем с
заданной
периодичностью
(еженедельно,
ежемесячно,
ежеквартально).
Фактически он представляет собой анализ исполнительской дисциплины.
Документ или поручение считается исполненным и снимается с контроля
после
исполнения
заданий,
сообщения
результатов
заинтересованным
62
организациям
и
должностным
лицам
или
другого
документированного
подтверждения исполнения.Документ, содержащий несколько поручений с
различными сроками исполнения, снимается с контроля раздельно по каждому
поручению.
Для подтверждения факта исполнения документа служит отметка об
исполнении документа и направлении его в дело, которая должна проставляться
в левом нижнем углу лицевой стороны последнего листа документа и содержать
краткие сведения об исполнении, если отсутствует документ, свидетельствующий
об исполнении; при наличии такого документа - ссылку на его дату и номер;
слова «В дело», номер дела, в котором будет храниться документ.
Контроль исполнения документов в школе ведется с помощью журналов
регистрации.
В результате проведенного исследования можно сделать вывод, что
осуществление контроля исполнения документов и поручений с помощью
журналов
регистрации
затрудняет
его
ведение.
Это
усложняет
работу
специалиста, отнимает много времени, может приводить к нарушению сроков.
3.3. Классификация и систематизация документов.
Формирование дел
В процессе деятельности
документов.
Для
ориентации
учреждения создается большое количество
в
этой
массе
документов
создаются
классификационные справочники. Самым простейшим классификационным
справочником служит дело. Оно является основной классификационной
единицей. Дело образует «документ или совокупность документов, относящихся
к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную
обложку»[21].
Документы в процессе работы с ними хранятся у исполнителей. После
завершения исполнения документы помещаются в дела. «Формированием дел
63
называется группировка исполненных документов в дела в соответствии с
номенклатурой дел» [21].
Формирование дела начинается сразу с начала года. Для этого в конце
предшествующего года заготавливают необходимое количество папок, на
которых указывают заголовки дел и срок хранения. Заголовки и сроки хранения
переносятся на обложку с обложек дел, сформированных за прошлые годы. Если
в течение года будет заведено новое дело, для него составляют свой заголовок.
Формирование дел осуществляет секретарь.
Документ помещается в дело
полностью оформленным в одном
экземпляре.
Толщина дела не должна превышает установленных размеров, то есть в
дело помещается не более 250 листов при толщине не более 4 см. Если документы
не поместились в одну папку, то их делят на несколько томов и заголовок дела
проставляются на каждом томе с добавлением «т. 1», «т. 2» и т.д.
Документы постоянного, временного хранения, по личному составу,
обращения граждан формируются отдельно.
Документы
помещаются
в
дело
со
всеми
относящимися
к
ним
приложениями. Если приложения имеют большой объем, их формируют в
самостоятельные дела.
Документы внутри дела располагаются в хронологической, вопроснологической
последовательности
или
их
сочетании,
а
также
в
других
последовательностях: нумерационной, алфавитной и т.д.
«Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии
с относящимися к ним приложениями. Положения, инструкции, утвержденные
распорядительными
документами,
являются
приложениями
к
ним
и
группируются вместе с указанными документами. Приказы по основной
деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу.Протоколы
в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к
протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам
протоколов»[27].
64
Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.
Переписка группируется за период календарного года и систематизируется
в
хронологической
последовательности;
документ-ответ
помещается
за
документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу,
начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с
указанием заголовка дела предыдущего года.
Документы
по
окончании
работы
с
ними
подлежат
текущему
(оперативному, временному) хранению. Документы находятся в оперативной
работе еще год после окончания их в делопроизводстве. В этот период
потребность в них сохраняется, и к ним могут обращаться за справками для
уточнения, изучения или повторного рассмотрения.
С момента заведения дела и до передачи в архив или уничтожения дела
хранятся в отведенных для этого местах: стеллажах, сейфах, запирающихся
шкафах.
Для правильной организации документального фонда учреждения одного
формирования документов в дела недостаточно. Необходимо иметь их четкую
классификацию.
«Специальным
классификационным
справочником,
определяющим порядок распределения документов в дела, служит номенклатура
дел»[27].
Она должна быть в каждой организации и охватывать весь документальный
фонд, образующийся в процессе ее деятельности.
Номенклатура составлена в табличной форме (рис.12)
В
номенклатуру
дел
включены
заголовки
дел,
отражающие
все
документируемые участки работы учреждения.
В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела,
включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного цифрового
обозначения участка деятельности и порядкового номера заголовка дела по
номенклатуре в пределах него. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами,
например, 12-05, где 12- обозначение структурного подразделения, 05 порядковый номер заголовка дела по номенклатуре.
65
В графу 2 включаются заголовки дел.
В графе 3 количество заведенных дел (томов, частей).
В графе 4 указывается срок хранения дела, номера статей по перечню.
В графе 5 «Примечание» проставляются различные отметки.
Индекс
дела
Заголовок дела
1
2
Кол-во Срок хранения и
ед. хр. № статей по перечню
3
4
Примечание
5
Название раздела
Рис. 12. Форма номенклатуры дел школы №12
3.4. Экспертиза ценности документов.
Подготовка дел к сдаче в архив
После завершения текущего хранения документы подлежат обработке для
их дальнейшего хранения и использования. Обработка дел для хранения включает
следующие этапы:
- проведение экспертизы ценности документов;
- оформление дел;
- составление описи на дела с постоянными и долговременными сроками хранения.
Для организации и проведения экспертизы ценности документов, их отбора
на хранение и уничтожение, приказом
директора создана постоянно
действующая экспертная комиссия (ЭК). Отсутствует Положение о постоянно
действующей экспертной комиссии, которое регламентировал бы ее работу.
Заседания
экспертной
комиссии
протоколируются.
подписываются председателем и секретарем комиссии.
Решения принимаются большинством голосов.
Протоколы
66
В результате экспертизы ценности документы отбираются на постоянное
хранение, на длительное хранение (свыше 10 лет), временное хранение (до 10
лет), дела по личному составу, а также дела, подлежащие уничтожению в связи с
истечением сроков хранения.
Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании
перечней и примерной номенклатуры дел путем полистного просмотра дел. При
этом удаляются: дубленая документация, поглощенные документы, а также
документы, не относящиеся к данному делу.
После проведения экспертизы ценности дела подлежат оформлению. Дела
постоянного, долговременного хранения и по личному составу подлежат полному
оформлению: документы перекладываются в хронологическом порядке, листы
нумеруют, составляют внутреннюю опись, заверительную надпись и подшивают в
твердую обложку.
Для документов определенных категорий постоянного и временного (свыше
10 лет) сроков хранения, а также по личному составу, учет которых вызывается
спецификой
данной документации (особо ценные, личные дела и т.д.),
составляется внутренняя опись документов дела.
Она составляется на отдельном листе и содержит сведения о порядковых
номерах документов дела, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых
расположен каждый документ.
К внутренней описи составляется итоговая запись.
Она подписывается
составителем (секретарем), с указанием расшифровки подписи, должности и даты
составления.
Листы дела нумеруются (кроме листа заверителя и внутренней описи)
простым карандашом, цифры проставляются в правом верхнем углу листа.
После нумерации листов составляется заверительная надпись. Она
располагается в конце дела и составляется на отдельном листе-заверителе дела. В
ней указывается цифрами и прописью количество листов в данном деле, а также
другие необходимые сведения (при наличии литерных или пропущенных
номеров, отметок о физическом состоянии, их также указывают в листе-
67
заверителе).
Лист-заверитель
подписывается
составителем
с
указанием
расшифровки подписи, должности и даты составления.
Оформив дело внутри, переходят к оформлению обложки.
На обложку дела выносится наименование учреждения, заголовок дела,
дата, сведения о наименовании структурного подразделения, индекс по
номенклатуре, срок хранения и статья по перечню.
По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел
постоянного хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к
уничтожению.
Дела в описи располагают в порядке их значимости. Вначале располагают
организационно-распорядительные
документы, в конце -
информационно-
справочные.
При подготовке к передаче в архив документов за несколько лет, дела
сначала систематизируют по годам, а потом по степени важности.
В описание каждого дела входит: порядковый номер, заголовок дела, дата,
количество листов, примечания.
Все эти сведения переписываются с обложки дела. Каждому делу в описи
присваивается порядковый номер, который затем выносится на обложку дела.
Если дело состоит из нескольких томов, каждый том вносится в опись под
самостоятельным номером. Если в опись подряд вносятся дела с однотипным
содержанием и одинаковыми заголовками, то полностью пишется заголовок
первого дела, а все остальные обозначаются словами «то же» при этом другие
данные конкретизируются, например:
Приказы по личному составу об отпусках. Том 1
То же. Том 2
В конце описи после последней описательной статьи проставляется
итоговая запись, в которой цифрами и прописью указывается количество дел по
описи, первый и последний номера дел в описи.
68
Дела с исполненными документами постоянного и временного (свыше 10
лет) хранения передаются в архив не позднее чем через три года после их
завершения в делопроизводстве.
Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в архив не
подлежат. Они хранятся отдельно от текущих дел по месту их создания до
момента истечения срока их хранения, после чего уничтожаются по акту.
Передача дел в архив осуществляется по графику, составленному архивом,
согласованному с директором школы. Прием каждого дела производится
специалистами архива в присутствии секретаря. При этом на обоих экземплярах
описи напротив каждого дела, включенного в нее, должна проставляться отметка
о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи должно указываться цифрами
и прописью количество фактически принятых дел, подписи специалиста
архивного сектора и лица, передавшего дела с указанием даты приема-передачи
дел.
В период подготовки дел к передаче в архив секретарем и сотрудником
архива предварительно проверяется правильность их формирования, оформления
и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных
в учреждении. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и
оформлении дел секретарь должен устранить.
Сформированные таким образом дела подбираются и увязываются в
архивные связки и доставляются на хранение в архив.
Таким образом, МБОУ – средняя общеобразовательная школа №12 имени
Героя Советского Союза И.Н. Машкарина г. Орла выполняет свои обязанности по
отбору, учету, сохранности, упорядочению и использованию документов,
образующихся в результате деятельности, а также осуществляет передачу этих
документов на хранение.
69
70
4. СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ
ДЕЯТЕЛЬНОСТИ МБОУ – СРЕДНЯЯ ОБЩЕОБРАЗОВАТЕЛЬНАЯ
ШКОЛА №12 ИМЕНИ ГЕРОЯ СОВЕТСКОГО СОЮЗА И. Н.
МАШКАРИНА Г. ОРЛА
Управленчеcкая деятельность cвязана с запечатлением информации в
документе. Создание документа обычно является функцией руководителей, а его
оформление, как правило, поручается секретарю. Таким образом, все работники
сферы управления занимаются оформлением документов. Без рациональной
организации делопроизводства в учреждении невозможно быстро найти
требуемый документ и навести по нему справки, проконтролировать его
исполнение и обеспечить сохранность.
В результате исследования организации работы с документацией в МБОУ –
средняя общеобразовательная школа №12 имени Героя Советского Союза И.Н.
Машкарина г. Орла были выявлены недочеты, которые определили основные
направления совершенствования документационного обеспечения деятельности.
Ответственность за организацию и правильное ведение делопроизводства,
соблюдение требований инструкции по делопроизводству, качественное и
своевременное исполнение документов и их сохранность возложена на секретаря.
Все требования, предъявляемые к данному сотруднику, должны быть прописаны
в его должностной инструкции. При анализе данного документа было
установлено, что он не в полной мере соответствует установленным требованиям.
В связи с этим подготовлена новая редакция должностной инструкции,
устраняющая недостатки прежней(приложение 8). Добавлены недостающие
реквизиты: гриф утверждения, наименование организации, дата документа,
регистрационный номер. Внесены изменения в структуру текста.Расширен набор
разделов.
В школе имеется инструкция по делопроизводству, которая достаточно
полно описывает делопроизводство в учреждении, но имеет недостатки, в
частности, в оформлении, которые необходимо устранить, либо переработать ее,
взяв за основу «Методические рекомендации по разработке инструкций по
71
делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти»[19].Поскольку
в школе нет отдельной инструкции по работе с обращениями граждан, в
инструкцию по делопроизводству можно также внести раздел, в котором будет
прописан порядок работы с данной группой документов.
В учреждении применяются бланк письма, бланк конкретного вида
документа. Отсутствует форма общего бланка, которая применяется для печати
любых документов, кроме письма. Проект общего бланка для школы №12
представлен в приложении 17.
Доработана форма бланка письма учреждения. Добавлено сокращенное
наименование учреждения. Бланк дополнен реквизитами: ссылка на дату и номер
входящего документа, ОГРН, ИНН, КПП. Исправлен порядок следования
адресных данных. Проект бланка письма представлен в приложении 12.
Также был исследован и исправлен в соответствии с требованиями бланк
приказа. Проект бланка приказа представлен в приложении 10.
В
ходе
изучения
организации
документационного
обеспечения
в
учреждении были проанализированы документы: устав, штатное расписание,
письмо, приказ. Подробный их анализ приведен в главе 2. Также разработаны
проекты: титульного листа устава, штатного расписания, письма, приказа.
В школе используется журнальная форма регистрации документов.
Журнальная форма является наиболее ранней регистрационной формой и в
настоящее время устарела, т.к. затрудняет информационно-справочную работу и
контроль исполнения документов
и, как следует из прилагаемых образцов,
неполноценно отражает сведения о регистрируемых документах. Целесообразно
ее использование только в том случае, когда на первое место выступает
надежность учета документов. Так как имеющиеся регистрационные формы
отражали не все необходимые сведения о документе, они были дополнены.
Образцы предлагаемых регистрационных форм даны в приложениях
.
Недостатки журнальной системы региcтрации позволяет преодолеть региcтрация
в электронном виде средствами стандартных офисных программ MS Excel или
MS Access. Эти программы позволяют успешно производить регистрацию
72
документов в электронном виде. Прoстота их иcпользования и отcутствие
дополнительных расходов на приобретение дорoгостоящего специального
программного обеспечения являются достоинствами данного варианта. Например,
при работе в MS Excel, на каждую регистрируемую группу документов (входящие
документы,
исходящие
документы,
приказы
по
основной
деятельности,
распоряжения по основной деятельности и т.д.) можно завести отдельный
электронный журнал (рис. 13).
Рис. 13. Журнал регистрации входящих документов в MSExcel
А
для
организации
удобной
работы
с
электронными
журналами
рекомендуется для каждого из них создать отдельный файл MS Excel. Можно
самостоятельно задать состав столбцов в каждом электронном журнале. Для
ведения справочно-информационной работы по документам в MS Excel можно
использовать функции поиска и фильтрации. Для удобства ведения справочноинформационной работы в электронный журнал можно включить столбец,
содержащий ссылки на отсканированные образы документов, т.е. при нажатии на
ссылку будет открываться электронная копия документа.
Таким образом, внедрение системы электронной регистрации документов
позволяет повысить эффективность работы с документами, ускорить их поиск,
для чего не нужно будет пролистывать журналы регистрации и книги приказов с
73
многочисленными страницами. Это позволит специалисту гораздо быстрее при
необходимости находить информацию.
В постановке контроля исполнения документов также имеются проблемы. В
школе контроль исполнения документов производится с помощью журналов
регистрации,
что
не
позволяет
оперативно
получать
информацию
о
контролируемом документе или задании, что чревато нарушениями сроков
исполнения.
В
частности,
несвоевременное
исполнение
распоряжений
вышестоящих и контролирующих органов может привести к штрафам и другим
мерам. Отсутствие контрольных форм приводит к невозможности проведения
учета и обобщения результатов контроля и анализа исполнительской дисциплины.
Следовательно,
можно
предложить
усовершенствовать
контроль
исполнения при помощи стандартных возможностей MS Excel. Для этого
необходимо создать в MS Excel таблицу с полями, столбцами, графами, как на
Рисунке 14.
Рис.14.Таблица,
отражающая контроль исполнения
Д. Антипов.в статье «Контроль исполнения поручений в MS Excel»
рассказывает чтоэто основная таблица, в которой будет
отображаться
информация по сроковому контролю выполнения поручений в учреждении[35].
74
Для
определения
текущей
даты
необходимо
в
отдельной
ячейке
использовать формулу. Тогда при открытии данного листа дата будет показана
над таблицей (цифра 1 на Рисунке 14).
В данной таблице можно фильтровать строки (т.е. контролируемые
поручения) по различным критериям (рисунок 15).
Рис. 15. Кнoпкавлючeния фильтра в MS Excel 2007 и 2010
Также имеется возможность настроить программу так, чтобы при открытии
файла автоматически получать информацию о том, какие поручения должны быть
выполнены, к примеру, через 4 дня, чтобы заранее оповестить об этом
исполнителей. Для этого предусмотрено наличие в таблице специальной колонки
«Срок рассылки». Путем настройки в данной ячейке специальной формулы
столбце I можно увидеть даты всех необходимых предупреждений (цифра 2 на
рисунке 16);
75
Рис.16.Настройка формулы во всех строках колонки «Срок рассылки»
С помощью функции условного форматирования можно автоматически
выделить цветом ячейки с текущими датами в колонке «Срок рассылки»(рисунок
19).
Рис. 17. Критерии фильтрации строк таблицы по содержимому колонок в
MS Excel 2007 и 2010
Рис. 18.Условное форматирование
76
Рис. 19. Выделение цветом ячеек, удовлетворяющих заложенному условию
В последнее время большой популярностью пользуется oблачное хранение
информации, при этом важные документы загружаются в интернет и надежно
хранятся там от порчи и исчезновения и при этoм не занимают память
компьютера. Для хранения электрoнных документов и различных копий в
электронном виде можно использовать Облако Mail.Ru.
Облако Mail.Ru — это надежное хранилище в интернете. С помощью
Облака можно сэкономить место на жеcтком диске компьютера.
В Облаке все файлы находятся под надежной защитой. При поломке
компьютера файлы будут сохранены. Необходимо создать на своем компьютере
папку, сохранить в ней и файлы и синхронизировать ее с Облаком. Для более
надежной сохранности данных в Облаке создаются резервные копии всех файлов
и хранятся в отдельном дата-центре.
В Облаке имеется возможность создавать общие папки и совместно с
другими пользователями хранить файлы и вносить изменения в содержимое.
Например, организовывать групповую работу над документом или пополнять
общую папку с учебными материалами.
77
В Облаке можно делиться файлами с заинтересованными сотрудниками.
Для этого ссылка на необходимый документ в Облаке отправляется либо по
электронной почте, либо через смс – сообщение. Таким образом, можно получить
доступ к рабочим документам из любой точки.
Все файлы, которые сохраняются или передаются в Облаке Mail.Ru,
проверяются антивирусной системой.
Создание электронных хранилищ позволяет сделать работу с документами
более удобной, оперативной, компактной, способствует их сохранности.
Рис.20. Интерфейс «Облако Mail.ru»
Исходя из вышесказанного, совершенствование делопроизводства в
МБОУ - средняя общеобразовательная школа № 12 имени Героя Советского
Союза И. Н. Машкарина г. Орла должно проводиться по следующим
направлениям:
1.
В
области
документирования:
доработка
документов,
регламентирующих работу сотрудников, упорядочение реквизитов документов.
2.
В организации работы с документами: посторенние эффективной
системы регистрации
и контроля документов, информационно-поисковой
системы.
3.
Компьютеризация и автоматизация операций составления и обработки
и хранения документов, автоматизация документооборота.
78
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
Целью выпускной квалификационной работы являлось изучение и
совершенствование организации документационного обеспечения управления
образовательного учреждения. Задачи определили направления исследования.В
ходе исследования документирования управленческой деятельности в МБОУ средняя общеобразовательная школа № 12 имени Героя Советского Союза И. Н.
Машкарина г. Орла были решены поставленные задачи: изучена организационная
структура, проведен анализ бланков учреждения, изучены системы документации,
проанализирован документооборот, рассмотрена
регистрация и организация
контроля исполнения документов, а также изучен порядок текущего хранения
документов, порядок подготовки и сдачи дел на хранение в архив, разработаны
пути совершенствования документационного обеспечения управления.
МБОУ - средняя общеобразовательная школа № 12 имени Героя Советского
Союза И. Н. Машкарина г. Орла– современное образовательное учреждение,
возглавляемое
директором
руководствующееся
разнообразных
в
школы,
своей
документов,
действующим
деятельности
содержащих
на
большим
различные
основании
устава,
количеством
самых
нормы,
правила
и
требования, определяющие различные стороны его деятельности.
В
результате
исследования
организации
делопроизводственного
обслуживания в школе было установлено, что ответственность за организацию и
правильное ведение делопроизводства возлагается на секретаря. Круг ее
должностных обязанностей определен должностной инструкцией, а порядок
ведения делопроизводства– инструкцией по делопроизводству. Секретарь
подчиняется непосредственно директору. Рабочее место секретаря находится в
приемной и оснащено необходимым оборудованием.Правильно организованная
работа с документами очень важный аспект в деятельности учреждения, так как
ее оперативность и качество влияет на скорость принятия управленческих
решений, а значит на эффективность функционировании организации в целом.
79
Рациональная организация документационного обеспечения управления
напрямую зависит от качества регламентирующих документов.
Имеющаяся инструкция по делопроизводству достаточно полно описывает
порядок работы с документами, но имеет недостатки в оформлении и структуре,
Поскольку в школе нет отдельной инструкции по работе с обращениями граждан,
в инструкцию по делопроизводству можно также внести раздел, в котором будет
прописан порядок работы с данной группой документов.
В ходе анализа должностной инструкции секретаря было выявлено, что
документ составлен недостаточно полно и точно, при оформлении допущены
ошибки в расположении реквизитов, либо отсутствие некоторых реквизитов,
отсутствуют разделы. Вследствие этого разработан проект должностной
инструкции с учетом замечаний.
При изучении документирования деятельности были установлены системы
документации, обращающиеся в документообороте учреждения, установлены и
проанализированы бланки документов и основные системы документации
аппарата
управления:
организационно-правовая,
информационно-справочная.
документировании
В
результате
управленческой
распорядительная
было
деятельности
установлено,
допускаются
что
ошибки
и
при
и
неточности, такие как отсутствие обязательных реквизитов, неверное их
расположение
и
оформление.
Были
разработаны
проекты
документов,
оформленные в соответствии с требованиями нормативно – методических
документов: титульный лист устава, должностная инструкция, приказ, протокол,
исходящее письмо.
Частью изучения организации работы с документами был анализ
организации документооборота. Было установлено, что форма организации
делопроизводства
-
смешанная.
Документооборот
делится
на
три
документопотока: входящий, исходящий и внутренний, каждый из которых имеет
свой маршрут движения. Наибольшая доля в объеме документооборота
представлена входящим документопотоком, документооборот имеет тенденцию к
росту.
80
При
анализе
построения
информационно-поисковой
системы
по
документам установлено, что регистрация ведется в журнальной форме, которая
является
нерациональной.
Регистрация
документов
в
журналах
имеет
значительные недостатки, затрудняет информационно-справочную работу и
контроль исполнения. Работа любого учреждения невозможна без использования
информационно – коммуникационных технологий. В данном случае в небольшой
организации оптимальным вариантом является регистрация документов в
электронном виде средствами стандартных офисных программ MS Excel или MS
Access.
Эти
программы
позволяют
успешно
производить
регистрацию
документов в электронном виде. Простота их использования и отсутствие
дополнительных расходов на приобретение дорогостоящего специального
программного
обеспечения
Следовательно,
на
усовершенствовать
являются
основе
несомненными
электронной
контроль
исполнения.
достоинствами.
регистрации
можно
предложить
Например,
можно
предложить
усовершенствовать контроль исполнения при помощи стандартных возможностей
MS Excel.Для этого необходимо открыть новую книгу MS Excel ,создайте в ней
таблицу с полями/столбцами/графами, указать необходимые формулы, задать
параметры фильтрации и др., что подробно указано в части 4.
Для хранения электронных документов и различных копий в электронном
виде можно использовать облачное хранение информации, например, Облако
Mail.Ru. Облако Mail.Ru — это надежное хранилище в интернете. Все нужные
файлы всегда под рукой, доступны в любой точке мира с любого устройства. С
помощью Облака можно сэкономить место на жестком диске компьютера.
В Облаке все файлы находятся под надежной защитой. Даже если сломается
компьютер, все файлы сохранятся. Необходимо создать на своем компьютере
папку, сохранить в ней и файлы и синхронизировать ее с Облаком. Для более
надежной сохранности данных в Облаке создаются резервные копии всех файлов
и хранятся в отдельном дата-центре.
Таким
образом,
по
результатам
исследования
определились
пути
совершенствования документирования управленческой деятельности вМБОУ -
81
средняя общеобразовательная школа № 12 имени Героя Советского Союза И. Н.
Машкарина г. Орла:
- доработка
документов,
регламентирующих
работу
сотрудников,
упорядочение реквизитов документов в соответствии с требованиями
законодательства;
-
посторенние
эффективной
системы
регистрации
и
контроля
документов, информационно-поисковой системы;
- автоматизация создания, обработки, хранения, поиска документов.
82
Список источников
1. Конституция Российской Федерации от 12.12.1993 г. (с учетом поправок,
внесенных Законами РФ о поправках к Конституции РФ от 30.12.2008 N
6-ФКЗ, от 30.12.2008 N 7-ФКЗ, от 05.02.2014 N 2-ФКЗ, от 21.07.2014 N 11ФКЗ), гл.2, ст.43, п. 1-5, // ИПС «Консультант Плюс».
2. Федеральный закон от 29.12.2012 N 273-ФЗ "Об образовании в
Российской Федерации" (в ред. от 29.07.2017), ст.2 // ИПС «Консультант
Плюс».
3. Трудовой кодекс Российской Федерации от 30.12.2001 N 197-ФЗ (ред. от
29.07.2017) // ИПС «Консультант Плюс».
4. Гражданский кодекс Российской Федерации от 30.11.1994 (с изм. и доп.,
вступ. в силу с 28.03.2017)// ИПС «Консультант плюс».
5. Федеральный закон от 27.07.2006 N 152-ФЗ (ред. от 22.02.2017) "О
персональных данных" ИПС «Консультант плюс».
6. Федеральный закон от 6 апреля 2011 г. N 63-ФЗ "Об электронной
подписи" (в ред. от 23.06.2016)// ИПС «Консультант плюс».
7. Федеральный закон от 27.06.2006 №149-ФЗ (ред. от 19.12.2016) «Об
информации, информационных технологиях и о защите информации» (с
изм. и доп., вступ. в силу с 01.01.2017) // ИПС «Консультант Плюс».
8. Федеральный закон от 29.12.1994 N 77-ФЗ (ред. от 03.07.2016) "Об
обязательном экземпляре документов"// ИПС «Консультант Плюс».
9. Федеральный закон от 22.10.2004 N 125-ФЗ (ред. от 18.06.2017) «Об
архивном деле в Российской Федерации» // ИПС «Консультант Плюс».
10.Федеральный закон от 01.06.2005 N 53-ФЗ (ред. от 05.05.2014) "О
государственном языке Российской Федерации" //
Плюс».
ИПС «Консультант
83
11.Федеральный закон от 02.05.2006 N 59-ФЗ (ред. от 03.11.2015) «О порядке
рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» // ИПС
«Консультант Плюс».
12.Указ Президента РФ от 6 марта 1997 г. N 188 "Об утверждении перечня
сведений
конфиденциального характера"(ред. от 13.07.2015) // ИПС
«Гарант».
13.Закон Орловской области от 26.02.1996 N 7-ОЗ УСТАВ (ОСНОВНОЙ
ЗАКОН) ОРЛОВСКОЙ ОБЛАСТИ // ИПС «Консультант Плюс».
14.Закон Орловской области от 06.09.2013 №1525-ОЗ «Об образовании в
Орловской области» (с изм. на 22.12. 2016) // ИПС «Консультант Плюс».
15.Закон Орловской области «Об информатизации и информационных
ресурсах Орловской области» // "Орловская правда". № 76. 15.05.2008
16.Закон Орловской области от 06.07.1999 N 109-ОЗ« Об архивном деле в
Орловской области» (в ред. закона Орловской области от 01.02.2017 N
2072-ОЗ) // ИПС «Консультант Плюс».
17.Закон Орловской области от 02.11.2013 N 1554-ОЗ «О дополнительных
гарантиях реализации права граждан на обращение в Орловской области»
(в ред. Законов Орловской области от 26.12.2014 N 1738-ОЗ, от 01.07.2016
N 2002-ОЗ) // ИПС «Консультант Плюс».
18.Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти
(Утверждены Постановлением Правительства Российской Федерации от
15 июня 2009 г. N 477) (в ред. Постановлений Правительства РФ от
07.09.2011 N 751, от 26.04.2016 N 356) // ИПС «Консультант Плюс».
19.Методические
рекомендации
по
разработке
инструкции
по
делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утв.
Приказом Росархива от 23.12.2009 N 76) // ИПС «Консультант Плюс».
20.Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные
системы документации. Унифицированная система организационнораспорядительной документации. Требования к оформлению документов"
84
(принят
Постановлением
Государственного
стандарта
Российской
Федерации от 03.03.2003 №65-ст) // ИПС «Консультант Плюс».
21.ГОСТ Р 7.0.8-2013. Национальный стандарт Российской Федерации.
Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому
делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" (утв.
Приказом Росстандарта от 17.10.2013 N 1185-ст)// ИПС «Консультант
Плюс».
22.Национальный стандарт РФ ГОСТ Р ИСО 30300-2015 "Система
стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу.
Информация
и
документация.
Системы
управления
документами.
Основные положения и словарь" // ИПС «Консультант Плюс».
23.ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007. Система стандартов по информации,
библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие
требования (утв. Приказом Федерального агентства по техническому
регулированию и метрологии от 12.03.2007 №28 с датой введения
01.01.2007). М.: Издательство стандартов, 2007.
24."ГОСТ Р 7.0.8-2013. Национальный стандарт Российской Федерации.
Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому
делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" (утв.
Приказом Росстандарта от 17.10.2013 N 1185-ст) // ИПС «Консультант
Плюс».
25. ГОСТ 17914-72. Обложки дел длительных сроков хранения. Типы,
размеры и технические требования (утв. Постановлением Госстандарта
СССР от 17.07.1972 № 1411) (в ред. от 13.10.1982) // ИПС «Консультант
Плюс».
26."Квалификационный
справочник
должностей
руководителей,
специалистов и других служащих" (утв. Постановлением Минтруда
России от 21.08.1998 N 37) (ред. от 12.02.2014)//ИПС «Консультант
Плюс».
85
27.Основные правила работы архивов организаций (утв. Решением коллегии
Росархива от 06.02.2002) // ИПС «Консультант Плюс».
28.Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся
в процессе деятельности государственных органов, органов местного
самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв.
Приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25.08.2010
№558) // ИПС «Консультант Плюс».
Неопубликованные источники
29.Устав МБОУ – средняя общеобразовательная школа № 12 имени Героя
Советского Союза И.Н.Машкарина г. Орла.
30. Инструкция по делопроизводству МБОУ – средняя общеобразовательная
школа № 12 имени Героя Советского Союза И.Н. Машкарина г. Орла.
31.Должностная
инструкция
секретаря
МБОУ
–
средняя
общеобразовательная школа № 12 имени Героя Советского Союза И.Н.
Машкарина г. Орла.
32.Штатное расписание МБОУ – средняя общеобразовательная школа № 12
имени Героя Советского Союза И.Н. Машкарина г. Орла.
Литература
33. Андреева, В.И. Технология работы с документами. Документооборот
/В.И. Андреева// Справочник секретаря и офис-менеджера. - 2016.- № 1.
34. Афанасьев, С.И. О требованиях к системам управления электронными
документами и контроле их качества/С.И. Афанасьев // Делопроизводство.
- 2015.- №1.
35.Антипов, Д. Контроль исполнения поручений в MS Excel / Д. Антипов. //
Делопроизводство и документооборот на предприятии.- 2012. - №10.
86
36.Артонкина, Н. В. Как провести предпроектное обследование перед
внедрением СЭД/ Н.В. Артонкина // Секретарь-референт. - 2016. - №9.
37.Артонкина, Н. В. Устав проекта по внедрению СЭД /Н. В. Артонкина //
Делопроизводство и документооборот на предприятии. - 2015. - № 3.
38.Артонкина, Н. В. Инициация и планирование внедрения новой СЭД/Н.В.
Артонкина//Делопроизводство и документооборот на предприятии. -2014.
- №12. - С.69
39.Важинская,
Н.Организация
архива
в
компании/Н.
Важинская//
Делопроизводство и документооборот на предприятии.- 2015. - №9. - С.58
40.Вялова, Л.М. Как составить инструкцию по делопроизводству?/ Л.М.
Вялова // Справочник секретаря и офис-менеджера. - 2013. - № 7. - С. 16
– 22.
41.Говоров, П. Должностные инструкции: нюансы оформления/ П. Говоров //
"Кадровый вопрос". – 2012. - N 8.
42.Зверева, Н. Опыт маршрутизации движения приказов/ Н. Зверева //
Делопроизводство и документооборот на предприятии». - 2017. - №5.
43. Кузнецов, С.Л. Новые правила работы архивов и электронные документы
/ С.Л. Кузнецов // Секретарское дело. - 2015. - №10. - С. 47-58.
44. Кузнецов,
С.
Л.
Организация
архива
электронных
документов.
Практические аспекты и перспективы/С.Л. Кузнецов// Делопроизводство.
- 2016. - №1.
45. Кузнецов, С.Л. Организация электронного документооборота/ С.Л.
Кузнецов //Делопроизводство. - 2014. - №1.
46.Куролесов,
И.И. Главное о бланках организаций / И.И. Куролесов//
Делопроизводство. - №6. -http://www.profiz.ru/sr/6_2012/.
47. Кожанова, Е.Н.Разработка положения о канцелярии / Е. Н. Кожанова//
Секретарь-референт. - 2013. - №6. - С.15-18.
48. Кожанова, Е.Н. Организация внутреннего документооборота/ Е.Н.
Кожанова // Справочник секретаря и офис-менеджера. - 2014. - № 7. - С.
14 – 20.
87
49. Кожанова, Е.Н. Внесение правил работы с электронными документами в
инструкцию по делопроизводству / Е.Н. Кожанова // Справочник
секретаря и офис-менеджера. - 2015. - № 5. - С. 20 – 32.
50.Кожанова,
Е.Н.
должностного
Оформление
лица
/
реквизита
Е.Н.
Кожанова
«Подпись»
//
в
отсутствие
Делопроизводство
и
документооборот на предприятии. - №9. - 2015. - С. 14.
51.Кожанова, Е.Н. Контроль исполнения документов в MS Outlook /Е.Н.
Кожанова// Делопроизводство и документооборот на предприятии. - №6. 2015. - С. 82.
52.Кожанова, Е.Н. Работники и СЭД: от неприятия до продуктивной работы /
Е.Н. Кожанова // Делопроизводство и документооборот на предприятии. 2016. - №08.
53.Кожанова, Е. Н. Система распорядительных документов / Е.Н. Кожанова//
Секретарь-референт. - 2016. - №11.
54.Кожанова, Е. Н. Как заставить работать организационные документы по
делопроизводству? / Е.Н. Кожанова // Секретарь-референт». -
2015. -
№10.
55.Каменева, Е. М. Формы регистрации документов/ Е.Н. Кожанова //
Секретарь-референт. - 2011. - № 7.
56.Кукарина, Е.М., Говорова, Р.Т. Особенности организации работы с
обращениями граждан в Министерстве образования и науки Российской
Федерации / Е.М. Кукарина, Р.Т. Говорова // Делопроизводство. - 2015. №3.
57.Кукарина, Е.М. Вопросы документирования в законодательных актах
Российской Федерации / Е.М. Кукарина //Делопроизводство. - 2014. - №2.
58.Куртиян,А. Должностная инструкция / А. Куртиян // Делопроизводство и
документооборот на предприятии. - 2016. - №08.
59.Линев, А.А. Современная СЭД: от работы с документами к управлению
эффективностью / А.А. Линяев // Делопроизводство. - 2014.- №1.
88
60.Иритикова, В. Регламентируем систему контроля исполнения документов
/ В. Иритикова // Делопроизводство и документооборот на предприятии. 2016 № 6. - С. 36-47.
61.Иритикова, В. Проблемы формирования дел с приказами / В. Иритикова //
Делопроизводство и документооборот на предприятии. - 2015. - № 5.
62.Иритикова, В. Кто отвечает за делопроизводство в подразделении и
организации
в
целом?
В.
/
Иритикова//Делопроизводство
и
документооборот на предприятии». - 2016. - №9. - С. 28.
63.Иритикова,
В.Организация
издания
приказов
/В.
Иритикова
//
«Делопроизводство и документооборот на предприятии». - 2017. - №5.
64.Иритикова,В.
Как
адресовать
письмо?
/
В.
Иритикова
//
«Делопроизводство и документооборот на предприятии». - 2016. - №10.
65.Иритикова,В. Новый ГОСТ Р ИСО 30300-2015/ В. Иритикова //
«Делопроизводство и документооборот на предприятии». - 2016. - № 07.
66.Исаева, Л. Регламентация использования электронной почты: советы
юриста / Л. Исаева // Делопроизводство и документооборот на
предприятии. - 2016.- №5.
67.Кудряева, В. А. Организация работы с документами / В.А. Кудряева //
М.: ИНФРА-М. - 2002. – С. 592.
68.Назарова, Л.А. Согласование проекта документа: 7 главных вопросов /
Л.А. Назарова // Секретарь-референт». - 2015. - №8.
69.Носарева, Н. А. Контроль исполнения – традиционный и инновационный
подход / Н.А. Носарева // Делопроизводство и документооборот на
предприятии. – 2011. - № 7. - С. 12-29.
70.Носарева, Н. А. Обработка входящей корреспонденции /Н.А. Носарева//
Делопроизводство и документооборот на предприятии. - 2012. - № 2. - С.
12-32.
71.Носарева, Н.А. Оформление приказа /Н.А. Носарева // Делопроизводство
и документооборот на предприятии. - 2013. - №1. - С.15-20.
89
72.Носарева, Н. А. Обработка исходящей корреспонденции /Н.А. Носарева//
Делопроизводство и документооборот на предприятии. - 2012. - № 1. С.
12-24.
73.Носарева, Н.А. Загадки в оформлении приложений / Н.А. Носарева//
Делопроизводство и документооборот на предприятии. - 2013. - № 2.
74.Папков, А.И. Классификатор приказов вам поможет
/ А.И. Папков//
Делопроизводство и документооборот на предприятии. - 2011. - № . С. 3440.
75.Полоса, Е. Образец гарантийного письма об оплате / Е. Полоса //delo-ved
(официальный сайт) [Электронный ресурс] – 2016. – Режим доступа: http://
delo-ved.ru/obraztsy-dokumentov/obraztsy-pisem/obrazes-garantiinogo-pismaob-oplate.html/. – Дата доступа: 10.08.2017.
76.Рудина, Н. С. Сдача законченных в делопроизводстве дел в архив / Н.С.
Рудина // Делопроизводство и документооборот на предприятии. - 2012. № 4. - С. 80-95.
77. Романов, Д.А. Как оценить экономическую эффективность системы
электронного
документооборота
/
Д.А.
Рудина
//
PRO–
ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО (официальный сайт) [Электронный ресурс]–
2016. – Режим доступа:http://www.sekretariat.ru/article/210268-qqe-16-m4kak-otsenit-ekonomicheskuyu-effektivnost-sed
/.
-
Дата
обращения:
12.05.2017.
78.Самсонова, И.Что нужно сделать в начале года: 8 важных дел секретаря/
И. Самсонова //Справочник секретаря. - 2017. - №1.
79.Самсонова, И. Журналы регистрации документов / И. Самсонова //
Шпаргалка делопроизводителя (официальный сайт) [электронный ресурс]2017. – Режим доступа:http://www.docdelo.ru/2016/05/jurnaly-registraciidocumentov.html/. - Дата доступа: 20.04.2017.
80.Суровцева,
Н.Г.
ГОСТ
Р
ИСО
30300-2015:
первый
шаг
к интегрированной системе управления документами/ Н.Г. Суровцева //
Справочник секретаря и офис-менеджера. - 2016. - № 4.
90
81. Серова, Г.А., Корчагин, Н. Сканер – как способ доставки информации в
службе ДОУ / Г.А. Серов, Н. Корчагин // Делопроизводство. - 2015. - №3.
82. Солнцева, О.Н. Правила оформления делового письма / О. Н. Солнцева //
Справочник секретаря и офис-менеджера. - 2014. - № 4. - С. 17 – 28.
83. Титова, Ю. Штатное расписание: тонкости оформления и утверждения /
Ю. Титова // Делопроизводство и документооборот на предприятии. 2015. - № 1. - С. 18 – 23.
84.Тиханович, С. Готовим документы к передаче в архив организации/ С.
Тиханович//Делопроизводство и документооборот на предприятии // 2016.
- №2.
85.Фионова,
Л.Р.
Анализ
системы
ДОУ
перед
внедрением
автоматизированных технологий / Л.Р. Фионова // Делопроизводство. 2014. - №2.
86.Фионова, Л.Р., Усманова, И.В., Коровина, Л.В. Унификация документов
—
необходимая
предпосылка
внедрения
систем
электронного
документооборота / Л.Р. Фионова, И.В. Усманова, Л.В. Коровина //
Делопроизводство. - 2014. - №1.
87.Шестакова, Е.В. Существенные ошибки в документах / Е.В. Шестакова //
Справочник секретаря и офис-менеджера. - 2016. - №2.
88.Янковая,
В.Ф. Классификация деловых писем / В.Ф. Янковая //
Справочник секретаря и офис-менеджера. - 2016. - № 1.
89.Янковая, В. Ф. Вид и разновидность документа. Классификация
управленческих документов / В.Ф. Янковая// Справочник секретаря и
офис-менеджера. - 2011. - № 3. - С. 29-33.
90.Янковая, В.Ф. Подготовка информационно-справочных документов на
примере записок (докладных, служебных, объяснительных), справок,
предложений, заявлений / В.Ф. Янковая // Справочник секретаря и офисменеджера. - 2011. - №10. - С.32-36.
91
91.Янковая, В.Ф. Система распорядительной документации. Виды и
разновидности документов, включаемых
в систему / В.Ф. Янковая//
Справочник секретаря и офис-менеджера. - 2011. - № 7. - С.30.
92.Янковая, В.Ф. Движение документов в организации в процессе их
рассмотрения и исполнения / В.Ф. Янковая // Справочник секретаря и
офис-менеджера. - 2012. - № 4. - С. 36 – 40.
93.Краткий словарь видов и разновидностей документов // Главархив,
ВНИИДАД, М., 1974.
94.Организационные
[Электронный
документы
//
ресурс].-
delo-up.ru
(официальный
Режим
сайт)
доступа:http://delo-
up.ru/org/organizatsionnye-dokumenty.html. - Дата доступа: 01.08.2017.
95.Должностная
[Электронный
инструкция
//
www.Grandars.ru
ресурс].
(официальный
-
доступа:http://www.grandars.ru/college/pravovedenie/dolzhnostnayainstrukciya.html. - Дата доступа: 01.09.2017.
сайт)
Режим
92
ПРИЛОЖЕНИЯ
93
Организационная структура
МБОУ - средняя общеобразовательная школа № 12 имени Героя Советского
Союза И. Н. Машкарина г. Орла
Директор
Секретарь
Заместители директора
По учебно-воспитательной
работе
По воспитательной
работе
Преподаватель –
организатор ОБЖ
Педагог - психолог
Учитель - логопед
Социальный педагог
Гардеробщик
Педагог - организатор
Воспитатель
Вахтер
Педагог - библиотекарь
Педагог
дополнительного
образования
Дворник
Учитель
По административно –
хозяйственной работе
Инженер по ремонту ВТ
Сторож
Рабочий по КОЗ
Рабочий по КОЗ и
ремонту
94
ПРИЛОЖЕНИЕ 2
Титульный лист устава
95
ПРИЛОЖЕНИЕ 3
Проект титульного листа устава
УТВЕРЖДЕНО
приказом управления образования
администрации города Орла
от 09.10.2015 № 365
УСТАВ
муниципального бюджетного образовательного учреждения – средней
общеобразовательной школы №12 имени Героя Советского Союза И. Н.
Машкарина г. Орла
СОГЛАСОВАНО
Начальник Управления
Муниципального имущества и
землепользования
Администрации города Орла
______________ М. А. Лобов
г. Орел
2015 г.
96
ПРИЛОЖЕНИЕ 4
Штатное расписание
МБОУ - средняя общеобразовательная школа № 12 имени Героя Советского
Союза И. Н. Машкарина г. Орла
97
ПРИЛОЖЕНИЕ 5
Инструкция по делопроизводствуМБОУ - средняя общеобразовательная школа №
12 имени Героя Советского Союза И. Н. Машкарина г. Орла
98
Муниципальное бюджетное
образовательное учреждение – средняя
общеобразовательная школа №12 имени Героя
Советского Союза И. Н. Машкарина г. Орла
(МБОУ - средняя общеобразовательная школа
№ 12 имени Героя Советского Союза И. Н.
Машкарина г. Орла)
ПРИЛОЖЕНИЕ 6
УТВЕРЖДАЮ
Директор школы
_________ И. О. Фамилия
«___»_____________0000 г.
ИНСТРУКЦИЯ
00.00.0000
№ 00
г. Орел
ПО РАБОТЕ С ОБРАЩЕНИЯМИ ГРАЖДАН
1. Общие положения
1.1.
Настоящая инструкция составлена на основе Федерального закона от 02.05.2006 г. №
59 – ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации», Закона
Орловской области от 02.11.2013 N 1554-ОЗ «О дополнительных гарантиях реализации
права граждан на обращение в Орловской области».
1.2.
Установленный настоящей Инструкцией порядок рассмотрения обращений граждан
распространяется на все обращения граждан, за исключением обращений, которые
подлежат рассмотрению в порядке, установленном федеральными конституционными
законами и иными федеральными законами.
1.3.
Инструкция определяет и регламентирует организацию работы с обращениями
граждан и их приема в МБОУ - средняя общеобразовательная школа № 12 имени
Героя Советского Союза И. Н. Машкарина г. Орла (далее по тексту - Школа), правила
регистрации, учета и контроля за их исполнением, порядок отчетности о работе с
письмами граждан.
1.4.
Обращения граждан поступают в виде предложений, заявлений и жалоб.
1.4.1. Предложение - рекомендация гражданина по совершенствованию законов и иных
нормативных правовых актов, деятельности Школы, развитию общественных
отношений, улучшению различных сфер деятельности Школы;
1.4.2. Заявление - просьба гражданина о содействии в реализации его конституционных
прав и свобод или конституционных прав и свобод других лиц, либо сообщение о
нарушении законов и иных нормативных правовых актов, недостатках в работе
должностных лиц Школы, либо критика деятельности указанных должностных лиц;
99
1.4.3. Жалоба - просьба гражданина о восстановлении или защите его нарушенных прав,
свобод или законных интересов либо прав, свобод или законных интересов других
лиц.
2. Требования к письменному обращению
2.1. Гражданин в своем письменном обращении в обязательном порядке указывает фамилию,
имя, отчество должностного лица, которому направляет письменное обращение,
должность соответствующего лица, а также свои фамилию, имя, отчество (последнее - при
наличии), почтовый адрес, по которому должны быть направлены ответ, уведомление о
переадресации обращения, излагает суть предложения, заявления или жалобы, ставит
личную подпись и дату.
2.2. В случае необходимости в подтверждение своих доводов гражданин прилагает к
письменному обращению документы и материалы либо их копии.
2.3. Обращение, поступившее вдолжностному лицу Школы по информационным системам
общего пользования, подлежит рассмотрению в порядке, установленном настоящей
Инструкцией..
2. Направление и регистрация письменного обращения
3.1. Гражданин направляет письменное обращение непосредственно тому должностному лицу,
в компетенцию которого входит решение поставленных в обращении вопросов.
3.2. Письменное обращение подлежит обязательной регистрации в течение трех дней с
момента поступления.
3.3. Письменное обращение, содержащее вопросы, решение которых не входит в компетенцию
данного должностного лица, направляется в течение семи дней со дня регистрации
соответствующему должностному лицу, в компетенцию которого входит решение
поставленных в обращении вопросов, с уведомлением гражданина, направившего
обращение, о переадресации обращения.
3.4. В случае, если решение поставленных в письменном обращении вопросов относится к
компетенции нескольких должностных лиц, копия обращения в течение семи дней со дня
регистрации направляется соответствующим должностным лицам.
3.5. Должностное лицо при направлении письменного обращения на рассмотрение иному
должностному лицу может в случае необходимости запрашивать у должностного лица
документы и материалы о результатах рассмотрения письменного обращения.
3.6. Запрещается направлять жалобу на рассмотрение должностному лицу, решение или
действие (бездействие) которых обжалуется.
100
3.7. В случае, если в соответствии с запретом, предусмотренным п.6.6. настоящей
Инструкции, невозможно направление жалобы на рассмотрение должностному лицу, в
компетенцию которого входит решение поставленных в обращении вопросов, жалоба
возвращается гражданину с разъяснением его права обжаловать соответствующие
решение или действие (бездействие) в установленном порядке в суд.
4. Рассмотрение обращения
4.1.Директор Школы, куда было направлено обращение:
4.1.1. обеспечивает
объективное,
всестороннее
и
своевременное
рассмотрение
обращения, в случае необходимости - с участием гражданина, направившего
обращение;
4.1.2. запрашивает необходимые для рассмотрения обращения документы и материалы
у иных должностных лиц.
4.1.3. принимает меры, направленные на восстановление или защиту нарушенных прав,
свобод и законных интересов гражданина;
4.1.4. дает письменный ответ по существу поставленных в обращении вопросов,
4.1.5. уведомляет гражданина о направлении его обращения на рассмотрение иному
должностному лицу в соответствии с его компетенцией.
4.2.
Ответ на обращение размещается на фирменном бланке и подписывается директором
Школы.
4.3.
Ответ на обращение, поступившее по информационным системам общего пользования,
направляется по почтовому адресу, указанному в обращении.
4. Порядок рассмотрения отдельных обращений
4.1. В случае, если в письменном обращении не указаны фамилия гражданина, направившего
обращение, и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, ответ на
обращение
не
дается.
Если
в
указанном
обращении
содержатся
сведения
о
подготавливаемом, совершаемом или совершенном противоправном деянии, а также о
лице, его подготавливающем, совершающем или совершившем, обращение подлежит
направлению в государственный орган в соответствии с его компетенцией.
4.2. Обращение, в котором обжалуется судебное решение, возвращается гражданину,
направившему обращение, с разъяснением порядка обжалования данного судебного
решения.
4.3. При получении письменного обращения, в котором содержатся нецензурные либо
оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а
101
также членов его семьи, Директор Школы вправе оставить обращение без ответа по
существу поставленных в нем вопросов и сообщить гражданину, направившему
обращение, о недопустимости злоупотребления правом.
4.4. В случае, если текст письменного обращения не поддается прочтению, ответ на
обращение не дается и оно не подлежит направлению на рассмотрение должностному
лицу в соответствии с его компетенцией, о чем сообщается гражданину, направившему
обращение, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению.
4.5. В случае, если в письменном обращении гражданина содержится вопрос, на который ему
многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми в
Школу обращениями, и при этом в обращении не приводятся новые доводы или
обстоятельства, руководитель Школы, должностное лицо либо уполномоченное на то
лицо вправе принять решение о безосновательности очередного обращения и
прекращении переписки с гражданином по данному вопросу. О данном решении
уведомляется гражданин, направивший обращение.
4.6. В случае, если причины, по которым ответ по существу поставленных в обращении
вопросов не мог быть дан, в последующем были устранены, гражданин вправе вновь
направить обращение соответствующему должностному лицу.
6. Механизм и сроки рассмотрения письменного обращения
6.1. Письменное обращение, поступившее руководителю Школы или должностному лицу в
соответствии с его компетенцией, рассматривается в течение 30 дней со дня регистрации
письменного обращения.
6.2. В исключительных случаях, а также в случае направления запроса, руководитель Школы,
должностное лицо либо уполномоченное на то лицо вправе продлить срок рассмотрения
обращения не более чем на 30 дней, уведомив о продлении срока его рассмотрения
гражданина, направившего обращение.
6.3. При необходимости установления фактов, изложенных в обращении, приказом Директора
Школы создается комиссия по служебному расследованию.
6.4. Результат работы комиссии оформляется протоколом ее заседания или справкой, на
основании которых руководитель Школы издает приказ о результатах работы комиссии.
6.5. Ответ заявителю по результатам служебного расследования дается на фирменном бланке
за подписью директора и передается лично в руки либо направляется по почте заказным
письмом.
102
7. Личный прием граждан
7.1. Личный прием граждан в Школе проводится руководителем, его заместителями и
уполномоченными на то лицами. Информация о месте приема, а также об установленных
для приема днях и часах помещается на информационный стенд Школы и непосредственно
дверях кабинета лица, ведущего прием.
7.2.При личном приеме гражданин предъявляет документ, удостоверяющий его личность.
7.3.Содержание устного обращения заносится в карточку личного приема гражданина. В
случае, если изложенные в устном обращении факты и обстоятельства являются
очевидными и не требуют дополнительной проверки, ответ на обращение с согласия
гражданина может быть дан устно в ходе личного приема, о чем делается запись в карточке
личного приема гражданина. В остальных случаях дается письменный ответ по существу
поставленных в обращении вопросов.
7.4. Письменное обращение, принятое в ходе личного приема, подлежит регистрации и
рассмотрению в порядке, установленном настоящей Инструкцией.
7.5.В случае, если в обращении содержатся вопросы, решение которых не входит в
компетенцию Школы, гражданину дается разъяснение, куда и в каком порядке ему следует
обратиться.
7.6.В ходе личного приема гражданину может быть отказано в дальнейшем рассмотрении
обращения, если ему ранее был дан ответ по существу поставленных в обращении вопросов.
8. Контроль за соблюдением порядка рассмотрения обращений
8.1. Должностные лица Школы осуществляют в пределах своей компетенции контроль за
соблюдением порядка рассмотрения обращений, анализируют содержание поступающих
обращений, принимают меры по своевременному выявлению и устранению причин
нарушения прав, свобод и законных интересов граждан.
103
ПРИЛОЖЕНИЕ 7
Должностная инструкция секретаря
104
ПРИЛОЖЕНИЕ 8
Проект должностной инструкции секретаря
Муниципальное бюджетное
образовательное учреждение – средняя
общеобразовательная школа №12 имени Героя
Советского Союза И. Н. Машкарина г. Орла
(МБОУ - средняя общеобразовательная школа
№ 12 имени Героя Советского Союза И. Н.
Машкарина г. Орла)
УТВЕРЖДАЮ
Директор школы
_________ И. О. Фамилия
«___»_____________0000 г.
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ
00.00.0000
№ 00
г. Орел
СЕКРЕТАРЯ
1. Общие положения
1.1.Настоящая должностная инструкция разработана на основе Приказа Министерства
здравоохранения и социального развития Российской Федерации (Минздравсоцразвития
России) от 26 августа 2010 г. № 761н г. Москва «Об утверждении Единого квалификационного
справочника
должностей
руководителей,
специалистов
и
служащих,
раздел
«Квалификационные характеристики должностей работников образования»
1.2.Секретарь назначается на должность и увольняется директором школы. На должность
секретаря назначаются лица, имеющие начальное профессиональное образование без
предъявления требований к стажу работы или среднее (полное) общее образование и
специальную подготовку по установленной программе без предъявления требований к стажу
работы.
1.3. Секретарь подчиняется непосредственно директору школы и является его личным
помощником.
1.4. При исполнении должностных обязанностей секретарь руководствуется постановлениями,
распоряжениями, приказами, другими руководящими и нормативными документами,
касающимися ведения делопроизводства; стандартами унифицированной системы
организационно-распорядительной документации; правилами орфографии и пунктуации;
правилами работы на оргтехнике; правилами и нормами охраны труда, техники безопасности,
производственной санитарии и противопожарной защиты, а также уставом и правилами
внутреннего трудового распорядка школы и настоящей инструкцией.
1.5. При отсутствии на рабочем месте, секретаря должен заменять сотрудник, утвержденный
специальным приказом директора школы.
105
2. Функции секретаря школы
Основными направлениями работы секретаря являются:
2.1. Выполнение технических функций по обеспечению и обслуживанию работы директора
школы и его заместителей;
2.2.Ведение делопроизводства.
3. Должностные обязанности секретаря школы
Секретарь
выполняет
следующие
должностные
обязанности:
3.1. Получает для директора школы и его заместителей сведения от работников школы,
вызывает
по
поручению
директора
работников
школы
и
обучающихся;
3.2. Организует телефонные переговоры директора школы;
3.3. Принимает и передает телефонограммы, факсы, записывает в отсутствие директора школы
принятые
сообщения
и
доводит
их
до
его
сведения;
3.4. Следит за обеспечением директора школы канцелярскими принадлежностями, средствами
организационной техники, создает условия, способствующие эффективной работе директора;
3.5. Передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам;
3.6. Печатает документы по указанию директора школы и заместителя директора школы
различные
документы
и
материалы;
3.7. Ведет делопроизводство; формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой,
обеспечивает
их
сохранность
и
в
установленные
сроки
сдает
в
архив;
3.8. Принимает поступающую на имя директора школы корреспонденцию, осуществляет ее
систематизацию в соответствии с принятым в школе порядком и передает после ее
рассмотрения директором по назначению, конкретным исполнителям для использования в
процессе работы либо подготовки ответа, следит за сроками выполнения поручений директора
школы,
взятых
на
контроль;
отправляет
корреспонденцию;
3.10.Принимает личные заявления работников, обучающихся и их родителей (или лиц, их
заменяющих)
документы
на
подпись
директору
школы;
3.11.Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и
предложений работников;
3.12.Осуществляет контрольно-оценочную деятельность в образовательном процессе с
использованием современных способов оценивания в условиях информационнокоммуникационных технологий (ведение электронных форм документации, в том числе
электронного журнала и дневников обучающихся):
ежедневно просматривает доску объявлений и сообщения внутренней почты, при
необходимости отвечает на письма и рассылает письма;
по указанию директора или завуча размещает необходимые объявления, в т.ч. сообщения о
важнейших документах, приказах со ссылками на них;
при зачислении учеников в школу и при приёме новых сотрудников добавляет в систему новых
пользователей, вводит основные данные о них;
оформляет лист согласия и передает его ответственному за персональные данные;
3.13. Немедленно вносит в базу данных изменения в личных данных обучающихся и
сотрудников.
106
3.14. Работает в режиме ненормированного рабочего дня по графику, составленному исходя из
40-часовой рабочей недели.
4. Права секретаря школы
Секретарь имеет право:
4.1. Запрашивать от работников школы, а в необходимых случаях - и от администрации,
нужную информацию и материалы, а также объяснения о причинах задержки выполнения
контролируемых поручений;
4.2. Привлекать работников к выполнению поручений администрации школы;
4.3. Требовать от исполнителей доработки документов, подготовленных с нарушением
установленных правил составления и оформления документов;
4.4. Визировать проекты документов, связанных с управленческой деятельностью школы;
4.5. Вносить на рассмотрение администрации школы предложения по улучшению работы с
документами, совершенствованию форм и методов управленческого труда с учетом
применения средств организационной и вычислительной техники;
4.6. Проходить ежегодный бесплатный медицинский осмотр.
5. Ответственность секретаря школы
5.1. За неисполнение или ненадлежащее исполнение без уважительных причин устава и правил
внутреннего трудового распорядка школы, иных локальных нормативных актов, должностных
обязанностей, установленных настоящей инструкцией, в том числе за неиспользование
предоставленных прав, секретарь несет дисциплинарную ответственность в порядке,
определенном
трудовым
законодательством.
5.2. За виновное причинение школе или участникам образовательного процесса ущерба в связи
с исполнением (неисполнением) своих должностных обязанностей секретарь несет
материальную ответственность в порядке и в пределах, установленных трудовым и (или)
гражданским законодательством.
6. Взаимоотношения. Связи по должности секретаря школы
Секретарь:
6.1. Взаимодействует в процессе своей деятельности с педагогическим, административным и
обслуживающим персоналом по вопросам подготовки и представления необходимой
информации и материалов на заседания совета школы, педагогического совета, проверки
выполнения поручений учителя школы, приказов и распоряжений администрации школы,
кадровой, финансово-хозяйственной деятельности школы.
7. Оценка работы
Работа секретаря оценивается:
7.1.Уровнем исполнения функций и должностных обязанностей.
7.2.Уровнем профессиональной подготовки.
107
7.3.Степенью инициативности и творческого подхода к выполнению возложенных функций и
должностных обязанностей.
8.Порядок пересмотра должностной инструкции
Инструкция подлежит пересмотру в связи с:
8.1. Изменением структуры учреждения,
8.2. Изменением штатного расписания и перераспределением обязанностей
8.3. Внедрением новых технологий, меняющих характер работы и т.д.
Должность составителя личная подписьИ.О. Фамилия
Лист ознакомления с должностной инструкцией
№
п/п
Ф.И.О.
дата
подпись
108
ПРИЛОЖЕНИЕ 9
Образец приказа
ПРИЛОЖЕНИЕ 10
109
Проект приказа
УПРАВЛЕНИЕ ОБРАЗОВАНИЯ АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА ОРЛА
Муниципальное бюджетное общеобразовательное учреждение –
средняя общеобразовательная школа № 12
имени Героя Советского Союза И.Н. Машкарина г. Орла
(МБОУ - средняя общеобразовательная школа № 12 имени Героя
Советского Союза И. Н. Машкарина г. Орла)
ПРИКАЗ
№22
03.02.2016
г. Орел
О дополнительных каникулах для учащихся 1-х классов
В
соответствии
учреждении,
с
Типовым
утвержденным
положением
постановлением
об
общеобразовательном
Правительства
Российской
Федерации от 19.03.2001 №196 (в редакции от 10.03.2009), письмом управления
образования
администрации
г.
Орла
от
17.08.2015№23/1044,
годовым
календарным графиком на 2015-2016 учебный год п р и к а з ы в а ю:
1. Установить дополнительные каникулы для учащихся первых классов с
08.02.2016 по 12.02.2016 включительно.
2. Классным руководителям 1а,б,в,г,д классов (Глотовой Е.А., Хромовой
В.И., Сухоруковой Н.П., Анохиной Л.И., Базановой А.А., ) довести до
сведения родителей о дополнительных каникулах.
3. Кузнецовой И.Н., заместителю директора по УВР, организовать режим
работы для учителей 1х классов и воспитателей групп продленного дня на
период дополнительных каникул.
4. Контроль за исполнением приказа возложить на Кузнецову И.Н.,
заместителя директора по УВР.
Директор школы
В.Н. Кубышкин
110
С приказом ознакомлены:
___________________
___________________Хромова В.И.
___________________
____________________
__________________Базанова А.А.
____________________
Глотова Е.А.
Сухорукова Н.П.
Анохина Л.И.
Кузнецова И.Н.
111
ПРИЛОЖЕНИЕ 11
Образец исходящего письма
112
ПРИЛОЖЕНИЕ 12
Проект письма
УПРАВЛЕНИЕ ОБРАЗОВАНИЯ
АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА ОРЛА
Муниципальное бюджетное
общеобразовательное учреждение –
средняя общеобразовательная школа№12
имени Героя Советского Союза И.Н.
Машкарина г. Орла
(МБОУ - средняя
общеобразовательная школа № 12 имени
Героя Советского Союза И. Н.
Машкарина г. Орла)
Начальнику
управления образования
администрации города Орла
А.В. Шатохину
Комсомольская ул., д. 182, г. Орел, 302016
Тел./факс 7(4862) 59-18–72
[email protected]
ОКПО 0000000, ОГРН 000000000000
ИНН/КПП 000000000/000000000
07.04.2017 № 52
На № ____________ от _____________
Уважаемый Александр Владимирович!
Администрация МБОУ – средней общеобразовательной школы №12
имени Героя Советского Союза И.Н. Машкарина г. Орла информирует Вас о том,
что в весенний период в результате перепада температур и образования наледи на
стоках крыши школы в четырех местах произошли протечки кабинетов и стен.
Вода попадала и на чердачные перекрытия. Если не принять экстренных мер по
устранению протечки, в дальнейшем это может привести к разрушению стропил и
обрешетки чердачного перекрытия. Своими силами устранить данные работы не
представляется возможным, так как необходимы определенные финансовые
затраты.
Просим Вас направить инженера для составления сметы по устранению
вышеперечисленных работ.
Директор школы
В.Н. Кубышкин
113
ПРИЛОЖЕНИЕ 13
Образец протокола
114
ПРИЛОЖЕНИЕ 14
Проект протокола
УПРАВЛЕНИЕ ОБРАЗОВАНИЯ АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА ОРЛА
Муниципальное бюджетное общеобразовательное учреждение –
средняя общеобразовательная школа № 12
имени Героя Советского Союза И.Н. Машкарина г. Орла
(МБОУ - средняя общеобразовательная школа № 12 имени Героя
Советского Союза И. Н. Машкарина г. Орла)
ПРОТОКОЛ
Общего собрания трудового коллектива
г. Орел
№22
03.02.2016
Председательствующий - Т.Я Базарова
Секретарь – Т.В. Авдеева
Присутствовали: 65 человек (список прилагается)
ПОВЕСТКА ДНЯ:
1.О принятии Коллективного договора МБОУ – средней общеобразовательной
школы №12 имени Героя Советского Союза И.Н. Машкарина г. Орла на 20162018 годы.
2.О принятии Правил внутреннего распорядка МБОУ – средней
общеобразовательной школы №12 имени Героя Советского Союза И.Н.
Машкарина г. Орла.
1. СЛУШАЛИ:
Т.Я. Базарову (текст доклада прилагается)
ВЫСТУПИЛИ:
И.О. Фамилия — краткая запись выступления
И.О. Фамилия — краткая запись выступления
ПОСТАНОВИЛИ:
1.1. Заключить Коллективный договор между работодателем и работниками.
2. СЛУШАЛИ:
А.В. Хвалей (текст доклада прилагается)
115
ВЫСТУПИЛИ:
И.О. Фамилия — краткая запись выступления
И.О. Фамилия — краткая запись выступления
ПОСТАНОВИЛИ:
2.1. Подписать Коллективный договор от работодателя директору школы В.Н.
Кубышкину, от работников председателю профкома Базаровой Т.Я.
Председательствующий
Секретарь
Т.Я Базарова
Т.В. Авдеева
116
ПРИЛОЖЕНИЕ 15
Проект журнала регистрации входящей документации
РегистраДата ционный Корреспондент
№
1
2
Дата
документа
Номер
документа
Вид
документа
Краткое
содержание
(заголовок к
тексту)
4
5
6
7
№ дела
Связанные
документы
13
14
3
Резолюция
исполнитель
задание
дата
резолюции
срок
исполнения
8
9
10
11
117
ПРИЛОЖЕНИЕ 16
Проект журнала регистрации исходящей документации
Дата
Регистрационный
№
1
2
Вид
документа
Краткое
содержание
(заголовок
к тексту)
Адресат
№ дела
Связанные
документы
3
4
5
6
7
118
ПРИЛОЖЕНИЕ 17
Проект общего бланка
УПРАВЛЕНИЕ ОБРАЗОВАНИЯ АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА ОРЛА
Муниципальное бюджетное общеобразовательное учреждение –
средняя общеобразовательная школа № 12
имени Героя Советского Союза И.Н. Машкарина г. Орла
(МБОУ - средняя общеобразовательная школа № 12 имени Героя
Советского Союза И. Н. Машкарина г. Орла)
_______________ N _______________________
Г. Орел
119
120
1/--страниц
Пожаловаться на содержимое документа