close

Вход

Забыли?

вход по аккаунту

Санкова Е. А. Оптимизация документирования в структурных подразделениях образовательных учреждений

код для вставки
2
3
АННОТАЦИЯ
Тема
выпускной
документирования
в
квалификационной
структурных
работы
подразделениях
–
«Оптимизация
образовательных
учреждений»
Выпускная квалификационная работа изложена на 77 листах без
приложений, 11 приложений, 34 опубликованных и неопубликованных
источников, 21 литературный источник.
Ключевые слова: управление, высшая квалификация, образовательное
учреждение,
кадры,
приказы,
делопроизводство,
документационное
обеспечение, архивное хранение.
Объект изучения выпускной квалификационной работы – Управление
подготовки
кадров
высшей
квалификации
ФГБОУ
ВО
«Орловский
государственный университет имени И.С. Тургенева».
Предмет изучения – организация документационного обеспечения
деятельности Управления подготовки кадров высшей квалификации.
Цель выпускной квалификационной работы – анализ организации
документационного обеспечения деятельности Управления подготовки
кадров высшей квалификации, оценка ее эффективности, и разработка
предложений
по
совершенствованию
организации
документационного
обеспечения УПКВК.
Методы выпускной квалификационной работы: метод изучения
документов, фотография рабочего дня, графический и статистический,
(таблицы, оперограммы, диаграммы), личные наблюдения, беседы с
сотрудниками.
4
Содержание
Введение ………………………………………………………………..…………3
1. Организационно-правовые основы деятельности вузов…………………..8
1.1. Законодательная и нормативная регламентация вузов ……..…..8
1.2.
Организационно-методические основы деятельности вузов.…..11
2. Анализ документационного обеспечения Управления подготовки кадров
высшей квалификации…………………………………………….....................15
2.1. Структура Управления подготовки кадров высшей квалификации.
Задачи и направления деятельности……………………………………...……15
2.2. Изучение функций управления подготовки кадров высшей
квалификации……………………………………………..…………………….19
2.3. Характеристика систем документации, создаваемой Управлением
подготовки
кадров
высшей
квалификации
(организационная,
распорядительная, информационно-справочная, кадровая)………..……..….24
2.4. Порядок документооборота Управления. Организация работы с
входящими, исходящими и внутренними документами………………….......40
2.5. Организация текущего и архивного хранения документов……….53
3.
Совершенствование
документационного
обеспечения
Управления
подготовки кадров высшей квалификации …………….…………………......57
3.1.
Совершенствование
организации
работы
Управления……………………………………………………………………….57
3.2.
Совершенствование
документирования
и
работы
с
документами……….…………………………………………………………….61
Заключение…………………………………………………………………….…68
Список источников и литературы ………………………………………….….71
Приложения……………………………………………………………………...78
5
Введение
Деятельность
структурного
подразделения
высшего
учебного
заведения неизбежно требует создания многих видов документов, без
которых невозможно решать задачи управления, организации учебного
процесса и отчетности, кадрового обеспечения деятельности структурного
подразделения высшего учебного заведения (ВУЗа) и т.п. Так, коллегиальная
деятельность
учредителей
ВУЗа
фиксируется
в
приказах,
письмах,
распоряжениях; распорядительная деятельность ректора - в приказах и
распоряжениях по основной деятельности и по личному составу; работа
ревизионных
комиссий
-
в
актах;
административно-хозяйственная
деятельность - в договорах, контрактах и т.п.
Практика показывает, что во многих структурных подразделениях
ВУЗа делопроизводство ведется бессистемно, не соблюдаются некоторые
требования к составлению и оформлению официальных документов, с
трудом осваиваются новые формы и методы документооборота, не
внедряются современные модели совершенствования делопроизводства.
Этим и обоснована актуальность работы.
На современном этапе можно выделить следующие аспекты,
препятствующие грамотному оформлению и ведению документации:
отсутствие четкой нормативной и правовой базы высших учебных
заведений по ведению документации;
отсутствие единых требований, предъявляемых аудиторами при
инспектировании высших учебных заведений;
недостаточная юридическая и правовая грамотность руководителей
структурных подразделений высших учебных заведений;
большое
поступление
новых,
регламентирующих
документов и их несвоевременное поступление в ВУЗ.
деятельность
6
В связи с этим встает вопрос о систематизации знаний руководителя
структурного подразделения вуза по основным аспектам управленческой
деятельности,
связанной
с
еѐ
документированием,
упорядочением
делопроизводства, приобретением навыков работы с документами.
Успешное функционирование и поступательное развитие высших
учебных заведений невозможно не только без документального оформления
их деятельности и отражения индивидуальности, но и без полного
соответствия
организационно-правовым
нормам
и
действующему
законодательству.
В соответствии с Федеральным законом от 29 декабря 2012 г. N 273-ФЗ
«Об образовании в Российской Федерации», ВУЗы получили широкие права
в самостоятельном осуществлении образовательного процесса, подборе и
расстановке
кадров,
научной,
финансовой,
хозяйственной
и
иной
деятельности.
Систематизация делопроизводства ВУЗа и его отдельных структурных
подразделений
способствует
правильному
ведению
документации,
своевременной обработке первичной информации, упрощению учета,
соблюдению принципов доступности и сопоставимости учетных данных.
Документация ВУЗа отражает состояние образовательного процесса,
его содержательность и кадровое обеспечение, финансово-хозяйственную
деятельность, осуществляемую высшим учебным заведением.
Особое значение имеет документооборот Управления подготовки
кадров высшей квалификации ВУЗа. Он представлен широким спектром
разнообразных документов, начиная от распорядительных писем и приказов
Министерства образования и науки РФ, регламентирующих деятельность
аспирантуры и докторантуры и заканчивая личными делами аспирантов,
докторантов соискателей, ведомостями, расписанием учебного процесса,
графиками ликвидации задолженностей и т.п.
Целью
написания
квалификационной
работы
является
анализ
организации документационного обеспечения деятельности Управления
7
подготовки кадров высшей квалификации, оценка ее эффективности, и
разработка
предложений
по
совершенствованию
организации
документационного обеспечения УПКВК.
Объектом
подготовки
исследования
кадров
государственный
высшей
данной
работы
квалификации
университет
имени
является
ФГБОУ
И.С.
ВО
Управление
«Орловский
Тургенева».
Предмет
исследования – организация документационного обеспечения деятельности
Управления подготовки кадров высшей квалификации.
Для
достижения
поставленной
цели
необходимо
выполнить
следующие задачи:
1) изучить организационную структуру, функции и направления
деятельности Управления подготовки кадров высшей квалификации;
2) рассмотреть законодательную и нормативно-правовую базу высших
учебных заведений, регламентирующих работу УПКВК;
3) проанализировать системы документации Управления подготовки
кадров высшей квалификации, их роль, функции и задачи;
4) выявить и изучить стадии документооборота УПКВК;
5) выявить недостатки в работе с документами и разработать
рекомендации по совершенствованию организации документационного
обеспечения УПКВК.
Основой исследования является всесторонний подход к анализу
организации
документационного
обеспечения
УПКВК.
Для
решения
поставленных задач использовались следующие методы обследования: метод
изучения
документов,
фотография
рабочего
дня,
графический
и
статистический, (таблицы, оперограммы, диаграммы), личные наблюдения,
беседы с сотрудниками.
Квалификационная работа состоит из введения, 3 глав, включающих
пункты, заключения, списка источников и литературы, приложений.
Первая глава работы посвящена организационно-правовым основам
деятельности вузов. Раскрывается содержание законов, регламентирующих
8
образовательную деятельность и других нормативно-правовых актов, в
соответствии с которыми осуществляют свою деятельность высшие учебные
заведения.
Вторая глава содержит анализ структуры Управления подготовки
кадров
высшей
Исследуются
квалификации,
функции
задач
Управления
и
направлений
подготовки
деятельности.
кадров
высшей
квалификации. Дается характеристика систем документации, порядок
документооборота УПКВК, организация работы с входящими, исходящими
и внутренними документами, а также текущего и архивного хранения
документов.
В третьей главе работы даются рекомендации по совершенствованию
организации документационного обеспечения УПКВК и оптимизации
работы с документами.
При
составлении
рекомендаций
документационного обеспечения
подразделения
ВУЗа.
предъявляемых
к
Все
по
учитывалась специфика структурного
рекомендации
документам
совершенствованию
основаны
на
требованиях,
законодательными
и
нормативно-
методическими актами.
Для устранения недочетов и ошибок в работе с документами
использовались такие источники, как ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные
системы
документации.
Унифицированная
система
организационно-
распорядительной документации. Требования к оформлению документов
(утв. Постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003г. № 65-ст с датой
введения 01 июля 2003г.); ГОСТ 171914-72 Обложки дел длительного
хранения. Типы, размеры, технические требования. – М., Издательство
стандартов, 1984;
Основные правила работы архивов организаций (утв.
Решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002г.). ГОСТ Р 7.0.8.-2013
"Делопроизводство и архивное дело - Термины и определения".
Для
написания
законодательная
и
квалификационной
нормативная
база
в
работы
сфере
использовалась
делопроизводства,
9
архивоведения и кадрового обеспечения управления, опубликованные и
неопубликованные источники.
В приложениях представлены образцы оформления документации
УПКВК, а также разработанные и рекомендованные к применению
документы оргпроектантов.
10
1. Организационно-правовые основы деятельности вузов
1.1.
Законодательная и нормативная регламентация вузов
Образование в Российской Федерации осуществляется в соответствии с
законодательством РФ и нормами международного права.
Образование – это процесс и результат усвоения систематизированных
знаний, умений и навыков. В процессе образования происходит передача от
поколения к поколению знания, усвоения результатов общественноисторического познания, отраженного в науках о природе, обществе, технике
и искусстве, а также овладение трудовыми знаниями и умениями [36,
http://bse.slovaronline.com/О/ОБ/24302-OBRAZOVANIE].
Основным путем получения образования является обучение в
различных учебных заведениях.
В
первую
очередь
все
образовательные
учреждения
должны
руководствоваться в своей деятельности международными актами. Одним из
таких актов является Конвенция о правах ребенка, которая вступила в силу
для СССР 15 сентября 1990г. Конвенция закрепила нормы международного
права, действующие в интересах защиты жизни и здоровья ребенка.
Законодательство Российской Федерации в области образования
включает в себя Конституцию Российской Федерации, Федеральный закон
«Об образовании», принимаемые в соответствии с ним другие законы и
иные нормативные правовые акты Российской Федерации, а также законы и
иные нормативные правовые акты субъектов Российской федерации в
области образования.
1. Конституция Российской Федерации является главным законом
страны, на основе которой создаются и не должны ей противоречить другие
законодательные и нормативно-правовые акты.
Конституция РФ определяет политическую и экономическую основу
государства, провозглашает и обеспечивает права и свободы граждан,
регулирует порядок федеративного устройства государства и образование
11
всех органов власти. Принята всенародным голосованием 12 декабря 1993г.
(последние изменения внесены Законами РФ о поправках к Конституции
РФ от 30.12.2008 N 6-ФКЗ, от 30.12.2008 N 7-ФКЗ, от 05.02.2014 N 2-ФКЗ, от
21.07.2014 N 11-ФКЗ).
В Конституции РФ, принятой 12.12.1993 г., образованию посвящена
43-я статья. Она лаконична, поэтому приведем ее полностью:
«1. Каждый имеет право на образование.
2. Гарантируются общедоступность и бесплатность дошкольного,
основного
общего
и
среднего
профессионального
образования
в
государственных или муниципальных образовательных учреждениях и на
предприятиях.
3. Каждый вправе на конкурсной основе бесплатно получить высшее
образование в
государственном
или
муниципальном
образовательном
учреждении и на предприятии.
4. Основное общее образование обязательно. Родители или лица, их
заменяющие,
обеспечивают
получение
детьми
основного
общего
образования.
5. Российская Федерация устанавливает федеральные государственные
образовательные стандарты, поддерживает различные формы образования и
самообразования» [1, ст. 43].
2. Федеральный закон "Об образовании в Российской Федерации" N
273-ФЗ от 29 декабря 2012 года.
В Статье 5 (пункте 3) закона «Об образовании» говорится: «В
Российской Федерации гарантируются общедоступность и бесплатность в
соответствии
с
федеральными
государственными
образовательными
стандартами дошкольного, начального общего, основного общего и среднего
общего образования, среднего профессионального образования, а также на
конкурсной основе бесплатность высшего образования, если образование
данного уровня гражданин получает впервые» [2, Ст. 2.].
12
3. Концепция федеральной целевой программы развития образования
на 2016 – 2020 годы, утвержденная распоряжением Правительства
Российской Федерации от 29 декабря 2014 г. № 2765-р.
Программа как организационная основа реализации государственной
политики
в
области
образования
представляет
собой
комплекс
взаимоувязанных по ресурсам и срокам мероприятий, отражающих
изменения в структуре, содержании и технологиях образования, системе
управления, организационно-правовых формах субъектов образовательной
деятельности и финансово-экономических механизмах.
Кроме того, мероприятия Программы носят межотраслевой характер и
затрагивают все субъекты системы образования, включая учреждения и
организации, находящиеся в ведении различных федеральных органов
исполнительной
власти,
органов
управления
субъектов
Российской
Федерации и муниципальных органов управления образования, что позволит
проводить единую федеральную политику в области образования, решить
проблему диспропорций в развитии региональных систем образования и
сформировать единое образовательное и информационное пространство.
4.
Типовые
положения
об
образовательных
учреждениях
соответствующих типов и видов, утверждаемые Правительством Российской
Федерации.
Каждое
из
таких
положений
регулируют
деятельность
определенного вида образовательного учреждения. В нем оговорены цели и
задачи, направления деятельности, условия реализации образовательного
процесса, права и обязанности работников, управление учреждением.
Для негосударственных учреждений данные Типовые положения
выполняют функции примерных.
5. Устав – это правовой акт, представляющий собой свод правил,
установленных
учреждением,
государством
регулирующих
или
их
организацией,
деятельность.
предприятием,
Устав
является
организационно-правовым документом, в котором закрепляются структура,
13
функции, права и обязанности образовательного учреждения, вытекающие из
Закона РФ «Об образовании» и Типового положения об образовательном
учреждении.
Кроме вышеназванных законодательных и нормативно-правовых актов
издаются и другие документы в области образования как федерального, так и
регионального значения (законы, постановления, распоряжения, приказы,
правила, инструкции, положения, и т.п. субъектов Российской Федерации).
Эти акты объединяются понятием ―подзаконные акты‖, так как призваны
осуществлять более оперативное и конкретное правовое регулирование,
нежели это делает закон, закрепляющий лишь самые значимые, типичные и
устойчивые отношения. К ним относятся постановления и распоряжения
правительств, постановления и распоряжения высших должностных лиц
субъектов Федерации.
1.2.
Организационно-методические основы деятельности вузов
Основными видами деятельности вузов являются:
1)
образовательная
образовательных
деятельность,
программ
в
высшего
том
числе
реализация
образования,
среднего
профессионального образования, основных программ профессионального
обучения, дополнительных профессиональных программ, дополнительных
программ образования детей и взрослых, общеобразовательных программ;
2)
научная
деятельность,
в
том
числе
проведение
научно-
исследовательских, опытно-конструкторских работ и подготовка научных
кадров. Научная деятельность в вузе, как принято считать в вузовском
сообществе, включает:
а)
классическую
научно-исследовательскую
работу,
состоящую
из
фундаментальных исследований, прикладных исследований и опытноконструкторских разработок;
б) подготовку и разработку новых учебных курсов и соответствующих
учебно-методических материалов;
14
в) оказание консультативной помощи представителям промышленности;
г) подготовку научно-педагогических кадров и их аттестацию.
Основными документами, регламентирующими деятельность вуза,
являются:
– Федеральный закон «Об образовании»;
– Федеральный закон «О высшем и послевузовском профессиональном
образовании»;
– Типовое положение о высшем образовательном учреждении;
– Ряд подзаконных актов и государственных соглашений;
– Устав образовательного учреждения;
–
Локальные
нормативные
акты
вуза
(Положения,
приказы,
инструкции);
– Федеральные государственные образовательные стандарты высшего
профессионального образования. Ими
устанавливаются требования к
структуре основных образовательных программ, в том числе требования к
соотношению частей основной образовательной программы и их объему, а
также к соотношению обязательной части основной образовательной
программы и части, формируемой участниками образовательного процесса; к
условиям реализации основных образовательных программ, в том числе
кадровым, финансовым, материально-техническим и иным условиям; к
результатам освоения основных образовательных программ.
Основная образовательная программа высшего профессионального
образования обеспечивает реализацию федерального государственного
образовательного стандарта с учетом вида высшего учебного заведения,
образовательных потребностей и запросов обучающихся и включает в себя:
– учебный план;
– календарный учебный график;
– рабочие программы учебных дисциплин (модулей);
– программы учебной и производственной практики;
15
–
методические
материалы,
обеспечивающие
реализацию
соответствующей образовательной технологии и качество подготовки
обучающихся.
Непосредственное
управление
высшим
учебным
заведением
осуществляется ректором.
Общее руководство осуществляет выборный представительный орган –
Ученый совет.
Ректор (председатель ученого совета), проректоры, другие члены
ученого совета, избираются общим собранием (конференцией трудового
коллектива) тайным голосованием.
В современных условиях особая роль отводится методической работе
в вузе. Это планируемая деятельность его преподавателей и сотрудников,
направленная на совершенствование существующих, а также разработку и
внедрение новых принципов, форм и методов организации учебного
процесса.
В системе методической работы в вузе системообразующим элементом
являются цели, такие, как разработка общего методологического подхода к
организации образовательного процесса в вузе; организация качественного
методического обеспечения и сопровождения реализуемых образовательных
программ; повышение профессионального уровня и методической культуры
преподавателей; создание системы методических услуг на основании
потребностей педагога. Имеются различные методической работы, по
каждому
виду
специальная
формулируются
структура
задачи.
управления
В
университетах
методической
работой.
действует
Каждое
подразделение имеет различные функции в данной области деятельности и
это влияет на содержание работы преподавателей, призванных организовать,
координировать, выполнять методическую работу, обобщать ее результаты и
распространять передовой педагогический опыт, накопленный коллективом
университета.
16
Помимо законодательных и нормативных актов большую помощь в
работе вуза оказывают методические документы: инструктивные письма,
рекомендации, нормативы времени на отдельные виды работ, программы,
образцы и бланки документов, и др.
Деятельность
внутри
вуза
осуществляется
в
соответствии
с
локальными актами: Устав, договор с учредителем, штатное расписание,
план работы, правила внутреннего трудового распорядка, положения об
отделах, протоколы (ученых советов, совещаний, заседаний кафедр и т.п.),
должностные инструкции работников.
Таким образом, организационно-методическую основу деятельности
вузов составляет ряд законодательных и нормативно-правовых актов,
методических документов федерального, регионального и локального
уровня.
17
2. Анализ документационного обеспечения управления подготовки
кадров высшей квалификации
2.1. Структура управления подготовки кадров высшей квалификации.
Задачи и направления деятельности
В составе Управления подготовки кадров высшей квалификации
созданы два отдела:
Отдел аспирантуры
Отдел ординатуры
Общее
руководство
управлением
подготовки
кадров
высшей
квалификации осуществляет проректор по учебной деятельности.
Непосредственное
руководство
управлением
подготовки
кадров
высшей квалификации осуществляет начальник управления.
В настоящее время в штате УПКВК состоят 6 человек. Структура
Управления представлена на рис. 1
Начальник
УПКВК
Отдел
аспирантуры
Отдел
ординатуры
Начальник
отдела,
специалисты
Начальник
отдела,
специалисты
Рис.1. Организационная структура Управления подготовки кадров высшей
квалификации.
Должность
начальника
управления
подготовки
кадров
высшей
квалификации и начальников отделов аспирантуры и докторантуры
занимают опытные специалисты, хорошо знающие технологию, способные
рационально
планировать
деятельность
управления,
организовать, выполнять административные функции.
правильно
ее
18
Деятельность управления подготовки кадров высшей квалификации
регламентируется Положением об Управлении подготовки кадров высшей
квалификации.
Структура
управления
обеспечивает:
единство
и
четкость
распорядительства; согласность действий исполнителей; четкую систему
взаимных связей между руководителем и подчиненными; быстроту реакции в
ответ на прямые указания; получение исполнителями указанных между
собой
распоряжений
и
заданий,
обеспеченных
ресурсами;
личную
ответственность руководителя за конечные результаты деятельности своего
подразделения.
Рассматривая документационную деятельность можно сказать, что для
любого
структурного подразделения она включает одни и
те же
делопроизводственные операции и процессы.
В УПКВК создается, принимается от других организаций масса
документов, содержащая информацию различного плана: экономическую,
бухгалтерскую, статистическую, социальную и др.
Основными
целями
управления
подготовки
кадров
высшей
квалификации являются:
- организация и координация деятельности структурных подразделений
в сфере подготовки и аттестации научных и научно-педагогических кадров в
рамках реализации единой общеобразовательной политики университета;
- организационно-управленческое и научно-методическое обеспечение
подготовки кадров высшей квалификации через докторантуру, аспирантуру,
прикрепление лиц для подготовки диссертации на соискание ученой степени
кандидата наук без освоения программ подготовки научно-педагогических
кадров в аспирантуре; прикрепление для сдачи кандидатских экзаменов;
-
организационное
и
методическое
ординаторов и интернов.
Регламентирующие документы:
- Устав университета;
сопровождение
подготовки
19
- Правила внутреннего распорядка;
- Положение об управлении;
- Должностные инструкции.
Основные задачи управления подготовки кадров высшей квалификации:
Стратегическое планирование деятельности в области ординаторской и
аспирантской подготовки и воспроизводства научно-педагогических
кадров высшей квалификации.
Разработка и реализация перспективных программ по развитию
ординатуры, аспирантуры и аттестации кадров высшей квалификации.
Разработка и реализация образовательных программ ординатуры и
аспирантуры на основе федеральных государственных стандартов
высшего профессионального образования.
Организационно-методическое, нормативно-правовое и экспертноаналитическое
сопровождение
деятельности
Университета
по
обеспечению качества подготовки по программам ординатуры и
аспирантуры
Мониторинг и оценка эффективности деятельности ординатуры,
аспирантуры, докторантуры.
Организация
подготовка
научно-исследовательской
научно-педагогических
работы
кадров
в
ординаторов
и
аспирантуре
и
докторантуре.
Организация
делопроизводства
Управления,
подготовка
статистических отчетов.
Задачи отдела аспирантуры:
Организация подготовки кадров высшей квалификации в важнейших
областях науки для Университета и других учебных и научных
заведений.
Организационно-методическое и документационное сопровождение
лицензирования и аккредитации основных образовательных программ
20
высшего образования – программ подготовки научно-педагогических
кадров в аспирантуре.
Организация
и
информационно-методическое
сопровождение
мероприятий по разработке и реализации основных образовательных
программ
подготовки
научно-педагогических
кадров
кафедрами
Университета.
Участие в работе приемной и экзаменационных комиссий по набору в
аспирантуру и приема экзаменов кандидатского минимума.
Разработка проектов приказов, распоряжений и других документов,
связанных с подготовкой научных и научно-педагогических кадров.
Организация
и
проведение
промежуточной
и
итоговой
государственной аттестации аспирантов.
Обобщение и распространение положительного опыта работы кафедр и
факультетов по организации учебного процесса и эффективности
защит диссертаций аспирантами.
Подготовка и выдача справок об обучении, удостоверений аспирантов
и докторантов.
Задачи отдела ординатуры:
Подготовка
квалифицированных
врачей-специалистов
для
самостоятельной работы в учреждениях системы здравоохранения или
в порядке частной практики.
Организационно-методическое, нормативно-правовое и экспертноаналитическое
сопровождение
по
обеспечению
клинической
ординатуры и интернатуры.
Подготовка отчетной документации по вопросам подготовки интернов
и ординаторов.
Организация
и
координация
образовательной
деятельности
ординаторов и интернов.
Участие в работе приемной комиссии по набору в ординатуру и приема
в интернатуру.
21
Разработка проектов приказов, распоряжений и других документов,
связанных с подготовкой интернов и ординаторов.
Организация
и
проведение
промежуточной
и
итоговой
государственной аттестации ординаторов.
Подготовка и выдача справок об обучении в ординатуре и интернатуре.
В соответствии с поставленными задачами, управления подготовки
кадров высшей квалификации осуществляет определенные функции.
2.2. Изучение функций управления подготовки кадров высшей
квалификации
Структура, цели и задачи, функции управления подготовки кадров
высшей квалификации
оговариваются рядом внутренних документов. К
числу важнейших организационных документов относятся Положение об
УПКВК, должностные инструкции сотрудников.
Основными функциями УПКВК являются:
разработка нормативной документации в сфере подготовки и
аттестации кадров высшей квалификации;
подготовка
аналитических
материалов
о
современных
требованиях в сфере подготовки и аттестации научных и научнопедагогических кадров для структурных подразделений университета;
организация
и
методическое
сопровождение
приема
в
докторантуру, аспирантуру, ординатуру; прикрепления лиц для подготовки
диссертации на соискание ученой степени кандидата наук без освоения
программ
подготовки
научно-педагогических
кадров
в
аспирантуре;
прикрепления экстернов для прохождения промежуточной и итоговой
аттестации;
организация и информационно-методическое сопровождение
мероприятий по разработке и реализации основных образовательных
22
программ
подготовки
научно-педагогических
кадров
в
аспирантуре,
программ ординатуры;
организация
исследовательской
и
контроль
деятельности
по
образовательной
программам
и
подготовки
научнонаучно-
педагогических кадров в аспирантуре, по программам подготовки кадров
высшей квалификации в ординатуре;
контроль и методическое сопровождение лицензионных и
аккредитационных
требований
по
программам
подготовки
научно-
педагогических кадров в аспирантуре, по программам подготовки кадров
высшей квалификации в ординатуре;
обеспечение
распорядительных
своевременного
документов
выполнения
вышестоящих
органов
поручений
по
и
вопросам
подготовки научно-педагогических кадров, подготовки кадров высшей
квалификации;
осуществление комплексного мониторинга качества подготовки и
аттестации научных и научно-педагогических кадров, подготовки кадров
высшей квалификации;
эффективное использование научного потенциала профессорскопреподавательского
состава
университета
в
процессе
подготовки
и
аттестации научных и научно-педагогических кадров;
формирование отчетных и информационных документов в сфере
подготовки и аттестации научных и научно-педагогических кадров в
университете для Министерства образования и науки РФ, для Росстата,
других структурных подразделений университета, подготовка данных для
проведения мониторинга эффективности деятельности вуза;
размещение обязательной информации в сфере подготовки и
аттестации научных и научно-педагогических кадров на сайте университета;
сбор, оформление и подача документов на лицензирование и
аккредитацию образовательной деятельности;
23
ежегодный сбор, оформление и подача документации для
выделения контрольных цифр приема аспирантов и ординаторов;
организация приема в аспирантуру в установленные Институтом
сроки, в том числе в соответствии с контрольными цифрами приема
аспирантов и ординаторов;
формирование и оформление приказов по вопросам подготовки и
аттестации
научно–педагогических
кадров
высшей
квалификации,
подготовка приказов о назначении стипендий аспирантам и ординаторам;
подготовка материалов к заседаниям Ученого совета по вопросам
подготовки
и
аттестации
научно–педагогических
кадров
высшей
квалификации;
формирование составов комиссий по приему кандидатских
экзаменов и вступительных экзаменов в аспирантуру и ординатуру в
установленные сроки;
сопровождение
работы
в
личных
кабинетах
аспирантов,
преподавателей в электронной информационно–образовательной системе
университета, электронной библиотечной системе;
организация работы с кандидатами в аспирантуру, ординатуру,
докторантуру;
взаимодействие
с
организациями
и
структурными
подразделениями института по вопросам подготовки научно-педагогических
кадров, подготовки кадров высшей квалификации;
консультирование
подразделениями
по
научных
вопросам
руководителей
подготовки
и
и
заведующих
аттестации
научно–
педагогических кадров высшей квалификации;
осуществление оперативной связи с Министерством образования
и науки Российской Федерации и другими государственными органами по
вопросам подготовки научно-педагогических и научных кадров;
повышение
эффективности
учебного
процесса
и
учебно-
24
методической работы научно-педагогических кадров в университете;
проведение организационных, инструктивных и тематических
собраний с аспирантами, докторантами, ординаторами, экстернами и
соискателями, организация мероприятий;
организация работы по выдвижению кандидатов на стипендии
Президента и Правительства РФ, именную стипендию Губернатора
Орловской области, стипендию Ученого совета университета, участия
аспирантов, докторантов и ординаторов
в различных конкурсах и
организация работы по оформлению необходимых документов;
планирование
и
распределение
учебной
нагрузки
кафедр
университета на учебный год в части подготовки аспирантов, докторантов,
соискателей, ординаторов;
составление расписания занятий, сессий, графиков ликвидации
задолженностей обучающихся в аспирантуре и ординатуре;
организация, подведение итогов и оформление документов по
зачетно-экзаменационной сессии, педагогической и исследовательской
практикам;
составление учебных планов, координация и контроль и работы
по
подготовке
учебно-методических
комплексов
по
направлениям
подготовки и направленностям, реализуемым в университете при подготовке
кадров высшей квалификации, реализуемым в университете, совместно с
кафедрами и деканатами университета по образовательным программам;
оказание методической и практической помощи аспирантам по
оформлению
индивидуальных
учебных
планов
и
аттестационных
материалов;
учет
контингента
аспирантов,
докторантов,
ординаторов,
экстернов и соискателей;
оформление протоколов заседаний приемной, апелляционной,
конкурсной комиссии по вопросам прикрепления лиц для подготовки
25
диссертации на соискание ученой степени кандидата наук, доктора наук;
подготовка
и
оформление
документов
на
зачисление,
прикрепление, отчисление, перевод с одной формы обучения на другую;
подготовка и оформление документов по текущим делам
управления
(оформление
выписок,
справок,
продление
действия
удостоверений аспирантов/докторантов и т.д.);
разработка и реализация совместно с
департаментом по
международным связям программ по развитию академической мобильности
ординаторов, аспирантов и докторантов.
контроль над подготовкой документов к открытию новых
программ подготовки кадров высшей квалификации в аспирантуре и
ординатуре, а также корректировке реализуемых программ в соответствии с
запросами работодателей, потребностями рынка и отзывами обучающихся;
разработка и реализация плана мероприятий по рекламе
программ ординатуры и аспирантуры;
индивидуальная
работа
по
всем
текущим
вопросам
с
аспирантами, докторантами, соискателями, лицами, прикрепленными для
работы над кандидатской диссертацией, клиническими ординаторами и
интернами;
оформление и ведение личных дел аспирантов, докторантов и
соискателей,
лиц,
прикрепленных
для
работы
над
кандидатской
диссертацией, а также клинических ординаторов и интернов;
участие в подборе учреждений здравоохранения в качестве баз
интернатуры и персонального состава руководителей интернов;
координация
университетом,
действий
управлениями
по
вопросам
интернатуры
здравоохранения
между
облисполкомов,
учреждениями здравоохранения и аптеками;
осуществление руководства и контроля за деятельностью
профильных кафедр по организации учебно-методическому обеспечению
26
интернов и клинических ординаторов на базах учреждений здравоохранения
и аптечных организаций;
подбор совместно с заведующими профильными кафедрами
преподавателей,
осуществляющих
организационно-методическое
руководство подготовкой интернов и клинических ординаторов;
организация промежуточного и итогового контроля подготовки
клинических ординаторов и интернов.
Учитывая
квалификации,
функции
управления
целесообразно
подготовки
рассмотреть
кадров
системы
высшей
документации,
создаваемой управлением.
2.3. Характеристика систем документации, создаваемой
Управлением подготовки кадров высшей квалификации
(организационная, распорядительная, информационно-справочная,
кадровая)
Любое структурное подразделение
организации, в том числе
управление подготовки кадров высшей квалификации вуза, осуществляет
документационное обеспечение своей работы.
Основой
построения
работы
с
документами
может
быть
централизованная, децентрализованная или смешанная форма.
Документационное
обеспечение
управления
подготовки
кадров
высшей квалификации базируется на законодательных актах, нормативнометодических документах по вопросам делопроизводства и архивного дела,
приказах и распоряжениях руководства, инструкцией по делопроизводству
вуза, положением об управлении, должностными инструкциями его
работников и др.
Документооборот осуществляется в соответствии с рядом внутренних
документов. К числу важнейших организационных документов относятся
Положение об УПКВК, Инструкция по документированию управленческой
27
деятельности вуза, должностные сотрудников управления и табель форм
документов, применяемых в организации.
Форма работы с документами в управлении подготовки кадров высшей
квалификации больше напоминает смешанную. Значительную часть работ по
документационному обеспечению выполняют специалисты по учебнометодической работе, некоторые другие виды деятельности выполняют
начальники отделов аспирантуры и ординатуры. Их функции заключаются в
самостоятельном создании документов на компьютере, их тиражирование,
формирование и хранение дел. Такой порядок работы с документами
закрепляется в учреждениях нормативным актом – инструкцией по
делопроизводству, где четко определена система документационного
обеспечения, установлены правила, приемы и процессы
создания
документов, описана технология работы с ними.
Ни у кого не вызывает сомнения, что культура работы с документами это часть производственной культуры, а та, в свою очередь, является важной
предпосылкой успешной деятельности любого структурного подразделения
организации. Поэтому документационное обеспечение управления - такая же
часть производственной инфраструктуры, абсолютно равноправная и
необходимая, как и оборудование, ресурсы и персонал.
Много рабочего времени теряется от неправильно или несвоевременно
оформленных документов, или от невозможности быстро найти нужный
документ.
В управление подготовки кадров высшей квалификации документы
поступают от аспирантов, докторантов, интернов, ординаторов, экстернов,
соискателей, научных руководителей, заведующих кафедрами, из других
структурных подразделений университета; создаются в деятельности самого
управления; поступают от проректора, курирующего деятельность УПКВК,
для исполнения, и т.д.
28
Документы управления подготовки кадров высшей квалификации
оформляются в основном на бланках и имеют установленный комплекс
реквизитов и стабильный порядок их расположения.
В процессе деятельности УПКВК создаются следующие системы
документации:
- организационно-правовая
документация
(положения,
правила,
должностные инструкции, штатные расписания);
- распорядительная документация (приказы, распоряжения, решения,
протоколы);
- информационно-справочная документация (письма, факсы, акты,
графики, отчеты, докладные и служебные записки, справки, программы,
планы работы, заявления, и т.п.);
- кадровая документация (личные карточки, анкеты, аттестационные
листы, автобиографии, выписки из приказов, копии документов об
образовании, копии паспорта и т.д.).
Систему организационных и распорядительных документов в УПКВК
следует рассматривать как единое целое - систему организационнораспорядительной документации. К информационно-справочной системе
относится также и документация по планированию и отчетности.
Среди
этих
систем
можно
выделить
следующие
комплексы
документации:
1. Организационно-распорядительная:
- организационная;
- распорядительная.
2. Информационно-справочная:
- информационная;
- справочная;
- планово-отчетная;
3. Кадровая
- по движению контингента (прием, перевод, отчисление и т.д.);
29
- по учету контингента;
- по аттестации обучающихся;
За период 2016-2017 учебного года было подсчитано количество
документов по каждой системе. Получились следующие показатели (таб. 1):
Таблица 1.
Количественный состав систем документации за 2016-2017 уч.г.
Системы документации
Организационнораспорядительные
Информационносправочные
Кадровые
ИТОГО:
входя
щих
1353
Количество
исходя внутрен
щих
них
762
4832
Всего
за год
6947
1260
1187
4866
7313
2054
764
3839
6657
4667
2713
13537
20917
Примечания
Документы
взяты
за
период с 1
сентября
2016г.
по
май 2017г.
Для отражения количественного состава комплексов документации
воспользуемся диаграммой, представленной на рисунке 2.
Организационная
4000
3500
Распорядительная
3000
2500
Информационная
2000
Справочная
1500
Планово-отчетная
1000
500
0
По движению контингента
2016-2017
По учету контингента
По аттестации
обучающихся УПКВК за
Рис.2. Количественный состав комплексов
документации
2016-2017 уч.г.
30
Из приведенной диаграммы видно, что комплекс распорядительной и
информационной документации занимает наибольшую часть в общем объеме
документооборота управления.
Для оформления данной документации УПКВК используются чистые
листы бумаги форматов А4, А5, унифицированные формы и бланки. На
чистых листах бумаги печатаются документы разового характера (например,
акты, отчеты). Бланки используются для
создания наиболее часто
повторяющихся документов: приказов, протоколов, писем и т.п. В
управлении подготовки кадров высшей квалификации имеются следующие
виды бланков: бланк приказа, бланк справки,
индивидуального
учебного
плана
работы
бланк для письма, бланк
аспиранта,
бланк
листа
собеседования, бланк заявления, бланки протоколов и другие (все бланка
продольные).
В
зависимости
от
необходимого
количества
бланки
изготовляются в типографии по заказу или самостоятельно с помощью
компьютера. Для этого специалистами отделов набирается шаблон бланка и
хранится в памяти ПК. Применение бланков является весьма удобным
способом оформления документов в УПКВК, т.к. значительно сокращаются
затраты времени на их подготовку за счет наличия в бланках постоянной
информации.
Унифицированные
финансового,
формы
планово-отчетного
применяются
для
и
характера,
кадрового
документации
которая
направляется в бухгалтерию (некоторые виды актов, табель учета рабочего
времени, график отпусков и др.), в учебно-методическое управление
(сведения о численности обучающихся, учебная нагрузка профессорскопреподавательского состава по аспирантуре и ординатуре и т.д.).
Организационные
документы
составляют
правовую
основу
деятельности управления подготовки кадров высшей квалификации. Они
содержат положения, основанные на нормах административного права и
обязательные для исполнения.
31
В
обязательном
порядке
эти
документы
проходят
процедуру
утверждения (в зависимости от их видов). Положение об управлении
подготовки кадров высшей квалификации, другие положения, определяющие
подготовку аспирантов, докторантов, соискателей, интернов и ординаторов
утверждаются
на
Ученом
совете
Приказом
ректора
университета
утверждаются должностные инструкции работников, штатное расписание,
план работы УПКВК. Проректор по учебной деятельности утверждает
графики, акты, расписание и т.п.
Организационные
документы
по
сроку
действия
относятся
к
бессрочным: они действуют впредь до их отмены или замены новыми (за
исключением штатного расписания, которое разрабатывается и утверждается
ежегодно).
По
мере
необходимости
эта
категория
документов
пересматривается и в них вносятся необходимые изменения.
При оформлении организационных документов управления подготовки
кадров высшей квалификации соблюдаются все требования, предъявляемые
соответствующим ГОСТом.
Организационные документы
УПКВК оформляются на бумаге
формата А4 и содержат следующие реквизиты: гриф утверждения,
наименование учреждения, наименование вида документа, дата, номер,
заголовок к тексту, подпись. Текст положений и должностных инструкций
состоит из разделов, имеющих собственные заголовки и подпункты,
нумеруемые арабскими цифрами.
Штатное расписание устанавливает структуру, штатный состав и
численность управления. Оно содержит перечень должностей, сведения о
количестве штатных единиц, должностных окладах, надбавках, а также
месячном и годовом фонде заработной платы. Изменения в штатное
расписание вносятся в соответствии с приказом ректора.
План работы УПКВК является одним из основных актов, отражающих
деятельность управления. Он составляется на каждый учебный год и
утверждается проректором по учебной деятельности.
32
План работы представляет собой многостраничный документ со
следующим содержанием:
1. Анализ работы УПКВК за прошлый учебный год
2. Образовательная деятельность. Организация работы структурных
подразделений.
2.1. Отдел аспирантуры
2.2. Отдел ординатуры
3. Планово-отчетная деятельность.
4. Руководство и контроль
5. Взаимодействие с сопричастными структурными подразделениями.
Вся
деятельность
УПКВК
должна
осуществляться
в
строгом
соответствии с утвержденным планом работы.
План работы составляется к началу учебного года. Подписывается план
начальником управления и передается проректору по учебной деятельности
на утверждение.
Среди организационных документов УПКВК важное значение также
имеют
положения
о
структурных
подразделениях
и
должностные
инструкции работников.
В УПКВК имеется Положение об аспирантуре и
Положение об
ординатуре. Данный документ определяет порядок формирования, задачи,
обязанности, права, ответственность и организацию работы структурного
подразделения. Положения разрабатываются зав. отделами и утверждаются
на Ученом совете университета протоколом.
Текст положения имеет следующие пункты:
1. Общие положения
2. Цель и задачи деятельности
3. Содержание деятельности
4. Структура и организация деятельности отдела
5. Материальная база отдела
33
При необходимости текст положения корректируется и окончательный
вариант также утверждается на заседании Ученого совета.
Должностные инструкции имеются у всех работников УПКВК. Этот
документ устанавливает конкретные трудовые (должностные) обязанности в
соответствии с занимаемой должностью и выполняет организационную,
регламентирующую
и
регулирующую
роль.
Инструкции
определяют
функции, права и обязанности сотрудников Управления.
Разработка должностной инструкции специалиста по УМР вменяется в
обязанности
начальника
отделом
при
обязательном
согласовании
с
начальником Управления и затем утверждается проректором по учебной
деятельности.
При составлении должностной инструкции учитываются требования
действующих правовых и нормативно-методических документов, и в первую
очередь тарифно-квалификационные характеристики.
Должностная инструкция содержит несколько разделов:
1. Общие положения
2. Функции
3. Должностные обязанности
4. Права
5. Ответственность
6. Взаимоотношения. Связи по должности
После
текста
должностной
инструкции
имеется
реквизит
«С
инструкцией ознакомлен», где работник ставит свою подпись и дату
ознакомления. Должностные инструкции хранятся в Управлении подготовки
кадров высшей квалификации.
Для образца представлена должностная инструкция специалиста
1
категории отдела аспирантуры УПКВК (приложение 1).
Распорядительные документы УПКВК издаются на основе или во
исполнение законов, постановлений, распоряжений и приказов вышестоящих
органов власти и организаций, а также по инициативе начальника
34
Управления.
Распорядительные
документы
отражают
принятие
управленческих решений по вопросам основной деятельности. Это, в первую
очередь, приказы по обучению в аспирантуре, ординатуре, прикреплении
соискателями и др.
Обычно причинами издания приказов являются:
исполнение
поручений
вышестоящих
и
сопричастных
структурных подразделений;
отражение основной деятельности (о зачислении, отчислении,
переводе,
назначении
стипендий,
создании
комиссий,
проведении сессий, смене фамилии, предоставлении каникул,
отпуска по уходу за ребенком и др.)
Основным распорядительным документом УПКВК является приказ по
основной деятельности (приложение 2).
Проект приказа готовится начальником
отдела или начальником
Управления. Затем черновик передается на оформление специалисту в
бумажном или электронном виде. Текст приказа состоит из двух частей:
вводной и распорядительной. В первой части излагаются основания,
побудившие издать приказ (согласно плану работы, во исполнение приказа
вышестоящей организации, на основании письма и т.д.). Распорядительная
часть начинается со слова ПРИКАЗЫВАЮ и содержит пункты а иногда и
подпункты, в которых отражаются действия, определяются исполнители и
устанавливаются сроки. Последним пунктом назначается должностное лицо,
которому вменяется контроль за исполнением приказа.
Специалист распечатывает приказ и передает его на подпись
начальнику Управления. Затем приказ согласовывается с рядом лиц
(начальником
правового
управления,
начальником
департамента
по
социальным вопросам, главным бухгалтером, проректором по учебной
деятельности и др.), подписывается ректором университета. После этого
приказ регистрируют в Общем отделе, и копии приказа поступают в
35
соответствующие
структурные
подразделения
университета
для
ознакомления и исполнения.
К распорядительным документам Управления подготовки кадров
высшей квалификации можно еще отнести и протокол. С одной стороны,
этот
документ
является
информационно-справочным,
т.к.
содержит
информацию о ходе обсуждения каких-то управленческих вопросов. Но с
другой стороны, протокол содержит постановляющую часть, в которой
содержатся указания и распоряжения, обязательные для выполнения.
Поэтому его можно считать распорядительным документом [42, с. 117].
В УПКВК ведутся протоколы нескольких видов: протоколы приема
кандидатских экзаменов, заседаний аттестационных комиссий, а также
поступают выписки из протокола заседания Ученого совета университета,
выписки из протокола заседания кафедр, ученых советов факультетов и
институтов и т.п.
Протоколы заседаний оформляются на продольных бланках и имеют
следующие реквизиты: наименование организации, наименование вида
документа, дата заседания, номер, заголовок (наименование коллективного
органа и форма проводимого заседания), текст, подписи председателя и
секретаря.
Текст протокола состоит из вводной и основной части. В первой
приводятся данные о председателе, секретаре и присутствующих членах
коллегиального органа (а также приглашенных). Далее излагается повестка
дня, которая содержит вопросы, нумеруемые арабскими цифрами. Основная
часть протокола строится в такой последовательности:
СЛУШАЛИ,
ВЫСТУПИЛИ, ПОСТАНОВИЛИ. В этих разделах излагается основной
доклад, выступления участников и решения по поставленным вопросам.
Протоколы приема кандидатских экзаменов, заседаний аттестационных
комиссий имеют постоянный срок хранения и находятся в Управлении
подготовки кадров высшей квалификации.
36
Информационно-справочные документы играют служебную роль по
отношению к организационным и распорядительным документам. Они не
содержат поручений, не обязывают действовать строго определенным
образом, но содержат сведения, побуждающие принимать определенные
решения. Эти документы идут снизу вверх по системе управления: от
работника к руководителю подразделения, а от него к руководителю
организации
и
являются
распорядительных
основанием
документов.
Через
для
издания
служебную
организационно-
записку,
заявление
осуществляется обмен информацией, делаются предложения, ведется
переговорное общение, т.е. они соединяют Управление с другими
структурными подразделениями.
Из
общего
числа
документооборота
УПКВК
информационно-
справочная система документации является подавляющим большинством.
Это справки, анкеты, докладные и объяснительные записки, заявления,
различные письма, бланки обследований, акты, отчеты, планы и т.п.
Ввиду
того,
что
данное
Управление
занимается
управлением
внутривузовской системой подготовки кадров высшей квалификации –
ординаторов, интернов, аспирантов, соискателей, экстернов и докторантов,
необходимо фиксировать данную деятельность документально, а также
обеспечивать необходимой документацией весь процесс подготовки.
Объем документооборота, сопровождающего учебный процесс в
аспирантуре и ординатуре, огромен. Организация учебного процесса
регламентируется основной профессиональной образовательной программой
и расписанием учебных занятий. Основная образовательная программа
(ООП) включает в себя учебный план, рабочие программы учебных курсов,
предметов, дисциплин (модулей) и другие материалы, обеспечивающие
качество подготовки обучающихся, а также программы учебной и
производственной практик, календарный учебный график и методические
материалы, обеспечивающие реализацию соответствующей образовательной
технологии.
ООП
разрабатывается
и
утверждается
Университетом
37
самостоятельно с учетом требований рынка труда на основе федерального
государственного образовательного стандарта, примерных образовательных
программ, разработку которых осуществляет Министерство образования и
науки Российской Федерации. При этом примерные образовательные
программы имеют рекомендательный характер.
Университет
программы
(в
ежегодно
части
обновляет
состава
основные
дисциплин
образовательные
(модулей),
установленных
Университетом в учебном плане, и содержания рабочих программ учебных
курсов,
предметов,
дисциплин
(модулей),
программ
учебной
и
производственной практик) с учетом развития науки, техники, культуры,
экономики, технологий и социальной сферы.
Рабочий учебный план — это руководящий документ, устанавливающий основное содержание подготовки аспирантов и ординаторов, виды и
формы учебной работы, время изучения дисциплин, их строгую логическую
последовательность и системность в наращивании знаний обучаемых и
определяющий формы и виды контроля знаний обучающихся. В рабочем
учебном
плане
в
пределах
установленного
срока
обучения
предусматриваются теоретические и практические занятия, экзаменационные
сессии, каникулы, все виды учебной практики и итоговой аттестации.
Пример учебного плана представлен в приложении 3.
Рабочая программа — это документ, определяющий содержание и
методическое построение учебной дисциплины. Она разрабатывается по
каждой дисциплине рабочего учебного плана с учетом направленности,
является единой для всех форм обучения.
В программе дается детальный перечень основных разделов, тем и
учебных вопросов, последовательность их изучения, методические и
организационные указания об особенностях преподавания дисциплины,
исходя из целей и задач обучения, междисциплинарные связи. Программа
должна
соответствовать
требованиям
подготовки
кадров
высшей
квалификации, содержание и объем рабочих учебных программ — общему
38
бюджету учебного времени, которое отведено на изучение конкретного
предмета.
Рабочие программы разрабатываются кафедрами, проходят внутреннее
и внешнее рецензирование, рассматриваются на Методическом совете и
утверждаются Ученом советом факультета (института).
Образец рабочей программы представлен в приложении 4.
Расписание учебных занятий — документ, связывающий в единую
систему все звенья и элементы образовательного процесса в аспирантуре и
ординатуре
и регламентирующий образовательную работу обучающихся,
профессорско-преподавательского состава и учебно-вспомогательного персонала. Расписание составляется отделом аспирантуры или отделом
ординатуры
на
семестр
и
утверждается
проректором
по
учебной
деятельности. Составление расписания занятий — завершающий этап
планирования образовательного процесса. В расписании содержится полная
информация о времени, месте и виде занятий для каждого курса, отдельных
его потоков и учебных групп, с указанием преподавателей, проводящих
занятия. Расписание занятий должно соответствовать рабочему учебному
плану
и
рабочим
программам,
отвечать
основным
педагогическим
требованиям.
Образец расписания учебных занятий для аспирантов представлен в
приложении 6.
Аспиранты и ординаторы проходят два раза в год промежуточную
аттестацию, обучение завершается
которые
имеют
обязательное
итоговой аттестацией выпускников,
научно-методическое
обеспечение
и
фиксируется определенными документами (программами, протоколами,
зачетно-экзаменационными ведомостями, справками и т.д.).
Примеры протокола кандидатского экзамена, зачетно-экзаменационной
ведомости даны в приложениях 5 и 6.
Другой вид информационно-справочной документации УПКВК –
служебные записки (приложение 7). Они оформляются на продольном
39
бланке. Язык служебной записки определяется как официально-деловой.
Поэтому при составлении ее текста учитываются основные черты данного
стиля: нейтральный тон изложения, лаконичность и краткость текста,
точность, ясность выражения мысли. Составитель служебной записки
(специалист Управления) использует при написании текста стандартные
фразы-клише, речевые обороты и конструкции [42, с. 225].
Часто в УПКВК возникает необходимость в составлении ответов на
входящие письма. Когда нужно подготовить письмо, используется бланк
университета, хранящийся в памяти компьютера. Далее следует распечатка
документа, подписание, регистрация и отправка. Бланк письма представлен в
приложении 8.
Для
констатации
какого-либо
факта,
передачи
личных
дел
обучающихся в архив университета, для уничтожения документов после
достижения
ими
нормативного
срока
хранения
оформляется
акт
(приложение 9). Он составляется комиссией (председатель и члены
комиссии) и утверждается проректором по учебной деятельности.
Акты документируют деятельность как постоянно действующих
комиссий, так и специально созданных. Во всех случаях в акте отражаются
только те факты, которые были обнаружены в ходе работы комиссии.
Акт оформляется на листе бумаги формата А4 с воспроизведением
следующих реквизитов: гриф утверждения, наименование учреждения,
наименование вида документа, дата события, номер, место издания,
заголовок, основание для издания, состав комиссии, текст, количество
экземпляров акта, подписи комиссии.
Текст акта состоит из трех частей: введение, констатирующая часть,
выводы. В первой части излагаются причины, побудившие к изданию акта
или ссылка на документ, послуживший основанием для работы комиссии
(например, приказ руководителя). В констатирующей части содержатся
сроки проведения комиссии, сущность установленного факта (события) и его
результаты. Заключения, выводы комиссии излагаются в третьей части и
40
могут состоять из нескольких пунктов, нумеруемых арабскими цифрами. В
конце текста указывается количество экземпляров акта (обычно два: первый
остается в Управлении, а второй передается в архив или другое структурное
подразделение). Подписывают акт председатель и члены комиссии.
Проректор, утверждая акт, заверяет гриф утверждения печатью.
В общем объеме документооборота в Управлении подготовки кадров
высшей квалификации большое значение имеет документация личных дел
обучающихся
(аспирантов,
докторантов,
интернов,
ординаторов,
соискателей, экстернов). К таким документам относятся: приказы о
зачислении,
назначении
стипендии,
утверждении
темы
научно-
исследовательской деятельности и назначении научного руководителя,
переводе, отчислении, договоры на оказание платных образовательных
услуг, заявления обучающихся, копии паспорта, копии диплома об
образовании, личные карточки, справки и др. Совокупность этих документов
образует личное дело обучающегося. Оно оформляется после издания
приказа о зачислении, а впоследствии пополняется документами, которые
образуются в период обучения или прикрепления в качестве экстерна или
соискателя.
Порядок работы с личными делами обучающихся имеет свою
специфику. Состав документов, помещаемых в личное дело при поступлении
на обучение, зависит от того, на какую программу обучения принимается
поступающий
(аспирантура,
докторантура,
экстернат,
соискательство,
ординатура или интернатура). Личные дела в УПКВК ведутся на всех
обучающихся и прикрепленных лиц.
Для примера рассмотрим состав личного дела аспиранта. Оно включает
следующие документы:
заявление о поступлении в аспирантуру;
копия документов об образовании;
копия паспорта;
личная карточка;
41
копии документов об индивидуальных достижениях аспиранта
(при наличии);
выписка из приказа о зачислении в аспирантуру;
выписка из протокола заседания кафедры и из приказа об
утверждении
темы
научного
исследования
и
назначении
научного руководителя;
документы о прохождении промежуточной аттестации;
внутренняя опись документов дела.
В
дальнейшем
в
личное
дело
включаются
документы,
подтверждающие изменения анкетно-биографических данных обучающегося
(например, копия свидетельства о браке и др.), выписка из приказа о смене
фамилии, документы о прохождении промежуточной аттестации, и др.
Все
поступающие в личное дело документы расположены
в
хронологической последовательности. Сведения обо всех изменениях,
касающихся обучающегося, заносятся в личное дело в соответствии с
подтверждающими документами (паспорт, свидетельство о браке и др.).
Личные дела хранятся в закрывающемся шкафу в Управлении
подготовки
кадров
высшей
квалификации
как
документы
строгой
отчетности, отдельно от дипломов об образовании. Дипломы хранятся в
сейфе. Срок хранения личных дел составляет 75 лет. Личные дела
окончивших обучение или отчисленных по иным причинам, оформляются в
установленном порядке, прошиваются и сдаются на хранение в архив
университета.
При
поступлении
на
обучение
каждый
аспирант
получает
студенческий билет и зачетную книжку.
В отделах аспирантуры и ординатуры УПКВК имеются книги
регистрации
справок
аспирантам
(ординаторам).
Образец
справки
представлен в приложении 10. Кроме того, в отделе аспирантуры есть книга
регистрации удостоверений (справок) о сдаче кандидатского минимума.
42
Таким образом, проанализировав состав и количество документации,
создаваемой в УПКВК, можно сделать вывод о том, что системы
организационно-распорядительной
документации
занимают
и
значительный
информационно-справочной
объем
в
документообороте
Управления.
2.4. Порядок документооборота управления. Организация работы с
входящими, исходящими и внутренними документами
Движение документов с момента их создания или получения до
завершения исполнения, отправки или направлении в дело образуют
документооборот организации [18, с. 5].
Правильная
оперативному
организация
прохождению
документооборота
документов
в
аппарате
способствует
управления,
равномерной разгрузке подразделений и должностных лиц, оказывает
большое положительное влияние на управленческий процесс в целом.
Документооборот УПКВК состоит из следующих документопотоков:
исходящие;
входящие;
внутренние.
По регистрационным формам было подсчитано количество документов
за 2016г. по каждому документопотоку. Результаты можно увидеть на
предлагаемой диаграмме (рис. 3).
43
Входящие
Исходящие
Внутренние
Рис.3. Количественное соотношение документопотоков
Таким образом, можно сделать вывод, что внутренние документы
являются самым большим документопотоком из общего числа документации
УПКВК.
Для полного изучения документооборота Управления необходимо
подробно
рассмотреть
его
стадии
по
каждым
отдельно
взятым
документопотокам, описать порядок работы с ними.
Входящую корреспонденцию УПКВК составляют, в первую очередь,
документы вышестоящих организаций и других структурных подразделений
вуза (Министерство образования и науки РФ, Департамент образования
Орловской области, Управление развития образовательных программ,
Учебно-методическое управление, отдел по социальным вопросам, приемная
комиссия,
служба
информационной
поддержки
образовательной
деятельности и др.). Это чаще всего постановления, распоряжения, решения
и приказы, которые присланы для исполнения или сведения и служат
основанием для издания приказов по основной деятельности. В отдельную
папку
формируются
служебные
записки
и
запросы
сопричастных
структурных подразделений, копии исполненных заданий и отчетов и другие
информационно-справочные документы.
Движение входящих документов включает: прием и первичную
обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение
начальником Управления, передачу в соответствующий отдел на исполнение,
44
контроль за исполнением, направление исполненного документа в дело,
информационно-справочную работу.
Прием и первичная обработка. Поступившей корреспонденцией
занимаются специалисты отделов. Первичная обработка заключается в
проверке правильности доставки документа, количества листов документа.
Неправильно
оформленные
и
ошибочно
доставленные
документы
возвращаются адресату. На стадии первичной обработки документы
сортируются на регистрируемые и нерегистрируемые.
Документы могут быть получены по почте (электронной почте) или
доставлены из Приемной ректора или других структурных подразделений
вуза. По телефону передаются телефонограммы, их принимает специалист.
На все поступившие документы проставляется отметка, включающая
дату
и
входящий
порядковый
номер.
Регистрационные
сведения
оформляются арабскими цифрами на первом листе документа в правом
нижнем углу. Нумерация писем и исходящей документации ведется в
пределах года.
Предварительное
рассмотрение.
Предварительное
рассмотрение
документов проводится специалистами, с целью распределения поступивших
документов:
- направляемые на рассмотрение начальнику УПКВК;
-
направляемые
начальнику
отдела
аспирантуры
или
отдела
ординатуры.
Это определяет прямоточность их движения и соответственно скорость
доставки документа конкретному исполнителю, то есть фактически время
решения вопроса.
При оценке поступающего документа учитывается:
- важность его содержания;
- сложность и новизна поставленных вопросов;
- авторство;
- сложность исполнения;
45
- вид документа.
После изучения содержания документ направляется начальнику или
исполнителю. Если документ предусматривает исполнение несколькими
исполнителями, его размножают в нужном количестве экземпляров.
Если к документам требуются дополнительные материалы (договоры,
письма, акты, справочные данные и т.д.), специалист подбирает их и
передает вместе с поступившими документами.
Рассмотрение руководством. Документы передаются начальнику
Управления в день поступления. Решение по документам отражается в
резолюции, которая включает фамилию и инициалы исполнителя, указание,
срок исполнения и подпись директора (например:
«Ермолову А.Н.
Подготовить приказ о составе комиссий по приему кандидатских экзаменов
до 12.04.2017г. Е.М. Родионова»).
Регистрация.
Регистрация
документов
в
УПКВК
проводится
централизованно специалистом. Получив документ с резолюцией от
начальника, специалист приступает к процессу регистрации, которая
заключается в записи учетных данных в специальную регистрационную
форму.
Цель регистрации документов:
обеспечить их учет;
контроль;
быстрый поиск.
В УПКВК используется журнальная форма, которая целесообразна
ввиду
небольшого
документооборота.
В
регистрационном
журнале
записываются следующие сведения: дата поступления и индекс документа,
корреспондент, краткое содержание (заголовок), резолюция руководителя,
отметка об исполнении и направлении в дело (рис. 4).
46
Дата
поступления
и индекс
документа
1
Корреспондент
Краткое
содержание
2
3
Резолюция
или кому
направляется
документ
4
Отметка об
исполнении и
направлении
в дело
5
Рис.4. Форма журнала регистрации входящих документов
Все входящие документы регистрируются один раз в день поступления
в журнале приведенной формы.
Не подлежат регистрации приглашения,
проспекты, буклеты, рекламы, и т.п.
Передача документов на исполнение. Согласно резолюции начальника
Управления, специалист передает документ исполнителю в день их
регистрации. Чаще всего срок исполнения составляет 3 дня, но при
необходимости он увеличивается до 7-10 дней, если требуется всесторонняя
длительная подготовка.
Исполнение документа включает:
сбор и обработку информации;
подготовку проекта документа;
оформление;
согласование;
представление
на
подписание
(утверждение)
начальником
УПКВК;
подготовку к пересылке адресату.
Исполнитель отвечает за полноту и достоверность информации,
использованной при подготовке документа.
При поступлении документов может быть несколько вариантов их
исполнения:
1. На основании поступившего инициативного документа составляется
ответ. Например, вышестоящие организации, требующие подготовить
информацию по определенному вопросу. В этом случае могут быть
47
задействованы как один, так и несколько исполнителей, в зависимости от
степени сложности того, какую информацию необходимо подготовить и в
какие сроки.
2. По запросам других структурных подразделений подготавливаются
отчеты или предоставляются справочные данные по работе Управления,
контингенту обучающихся и т.п. Создание этих документов поручается
специалисту соответствующего отдела и устанавливаются сроки исполнения.
3. Направление специалистов УПКВК в командировку, на курсы
повышения квалификации, семинары, собрания, совещания, заседание
аттестационной комиссии, и т.п. если получено приглашение, направление
или телефонограмма. В этом случае также издается приказ по основной
деятельности или оформляется служебная записка.
Контроль за исполнением. Ответственность за своевременное и
качественное
исполнение
документов
несут
начальник
Управления,
начальники отделов и специалисты.
Контрольная деятельность в УПКВК осуществляется по двум
направлениям:
- контроль за исполнением документов по существу поставленных в
них вопросов;
- контроль за сроками исполнения документов.
Контроль
по
существу
поставленных
вопросов
осуществляет
начальник Управления или начальники отделов, а за сроками исполнения
документов следят специалисты. Целью контроля является своевременное и
четкое исполнение поручений вышестоящих организаций и руководства
университета.
В УПКВК контролю подлежат не все зарегистрированные документы.
Их классифицируют на подлежащие контролю за исполнением и контроль
которых необязателен.
К документам, подлежащим обязательному контролю, относятся:
48
документы вышестоящих организаций;
распорядительные документы;
важные специфические документы, свойственные данной системе
управления, с конкретными сроками исполнения.
Вся поступающая документация исполняется в соответствии с теми
сроками, которые указаны в резолюции руководителя. Если времени на
исполнение недостаточно, исполнитель сообщает об этом руководителю,
который принимает решение о продлении срока исполнения. Это должно
быть мотивировано серьезными обстоятельствами.
Документ считается исполненным и снимается с контроля начальником
Управления (или начальником отдела) после выполнения заданий, запросов,
сообщения
результатов
заинтересованным
организациям.
Для
этого
начальник сообщает специалисту о снятии документа с контроля, а тот
делает отметку в журнале и подшивает исполненный документ в дело.
Направление исполненного документа в дело. После разрешения всех
поставленных вопросов секретарь подшивает документ в дело. Обычная
корреспонденция (письма, запросы, информация) помещается в отдельную
папку от документации вышестоящих организаций (приказы, постановления,
положения, инструкции).
Как правило, в дело документы формируются в пределах одного
календарного года. Но в связи с тем, что некоторые из этих документов
поступают не часто, в папку формируются документы за 2 или 3 года, но не
превышая общий объем – 250 листов.
Чтобы можно было наглядно увидеть движение входящих документов
УПКВК, воспользуемся маршрутной схемой (рис. 5):
49
Технологические
операции
Специалист
Начальник
сроковый
по существу
Исполнитель
Прием и первичная
обработка
Предварительное
рассмотрение
Регистрация
Передача
документов
на исполнение
Контроль за исполнением
Направление
исполненного документа
в дело
Рис. 5. Маршрутная схема движения входящего документа
Из приведенной схемы видно, что движение входящих документов
осуществляется через 3-х участников: начальника УПКВК (или начальника
отдела), специалиста и исполнителя. Такой маршрут является приемлемым
для данного структурного подразделения. Это объясняется небольшой
штатной численностью, стремлением к оперативному исполнению, что
исключает прохождение документа к другим лицам.
Рассмотрев этапы работы с входящими документами, приступим к
изучению следующего документопотока.
Исходящую корреспонденцию УПКВК составляют письма-ответы,
письма-запросы,
отчеты
о
работе
Управления,
служебные
записки,
информации, справки, результаты обследований и т.п. Они составляются
руководством или исполнителями. Эти документы направляются как по
запросу, так и в инициативном порядке в адрес вышестоящих организаций,
сопричастных структурных подразделений, частным лицам.
Движение исходящих документов включает: составление проекта
документа, согласование проекта, оформление документа на компьютере,
50
проверку
правильности
оформления
документа,
подписание
или
утверждение, регистрацию, отправку корреспонденции, подшивку копии
документа в дело.
Вначале
руководителем
или
исполнителем
готовится
проект
документа. Чаще всего это письмо-ответ, отчетная информация или какиелибо сведения о работе УПКВК. Проект может составляться как в бумажном
виде, так и в электронном (на компьютере).
Для подготовки проекта документа нередко необходимо собрать
нужную
информацию.
Проводится
изучение
норм
и
положений
соответствующих актов и нормативных документов, анализируются ранее
изданные
документы.
Подготовленный
проект
согласовывается
с
заинтересованными лицами (внешнее и внутреннее согласование) и по
необходимости дорабатывается.
После внесенных корректировок проект передается специалисту для
оформления (также в бумажном или электронном виде). Документ
оформляется на компьютере на листах бумаги формата А4 или на бланках
(бланк письма, справки), которые хранятся в памяти ПК. Проверкой
правильности оформления документа занимается специалист, т.к. он отвечает
за грамотное их составление.
Обычно исходящий документ печатается в двух экземплярах, но при
необходимости тиражирования количество может увеличиваться (например,
если документ доставляется в несколько адресов). Далее специалист передает
документ на подпись начальнику Управления (или начальнику отдела).
Начальник, подписывая документы, на отдельных из них ставит печать
УПКВК.
Получив
от
начальника
подписанные
документы,
специалист
приступает к процессу регистрации. При регистрации вносятся все
необходимые сведения: дата и исходящий номер, заголовок, адресные
данные получателя и отметку об исполнении (отправлении) (рис.6).
51
Дата и номер
документа
Краткое содержание
Корреспондент
1
2
3
Отметка об
исполнении и
направлении в дело
4
Рис. 6. Форма журнала регистрации исходящих документов
После записи всех регистрационных сведений в журнал специалист
готовит документ к отправке. Отправке подлежат только полностью
оформленные, подписанные и зарегистрированные документы.
Рассмотрим оперограмму движения исходящего документа на примере
письма (рис.7):
Технологические
операции
Специалист
Начальник
Исполнитель
Составление
проекта документа
Согласование
проекта
Оформление
документа на
компьютере
Проверка
правильности
оформления
документа
Подписание
Регистрация
Отправка
корреспонденции
Подшивка копии
документа в дело
Рис. 7. Маршрутная схема движения исходящего документа (письма)
52
Третьим и самым объемным документопотоком являются внутренние
документы.
Работа с внутренними документами (положения, должностные
инструкции, табель, приказы, протоколы, акты, графики, расписания, планы,
отчеты, и т.д.) аналогична работе с исходящими документами. Движение
этих документов происходит только внутри Управления: от начальника к
исполнителям, между структурными подразделениями.
Рассмотрим процедуру подготовки приказов. Вначале, также как и в
работе с исходящими документами, происходит сбор нужной информации,
составление проекта приказа начальником, оформление специалистом на
компьютере, подписание, регистрация специалистом в «Книге регистрации
приказов», которая содержит следующие графы (рис. 8):
Номер
приказа
Дата издания
приказа
Краткое
содержание
1
2
3
Отметка об
исполнении и
направлении в дело
4
Рис. 8. Книга регистрации приказов
Внутренние документы УПКВК в отличие от исходящих не проходят
процедуру отправки. Они и называются внутренними, т.к. их движение
происходит только в пределах данного Управления.
Прежде всего, к ним относятся следующие документы; протоколы
приема кандидатских экзаменов, акты передачи личных дел в архив,
расписание занятий аспирантов и ординаторов, основные образовательные
программы, графики ликвидации задолженностей, план работы УПУВК,
отчеты о работе Управления, справки о численности контингента и др.
Итак, порядок документооборота Управления изучен на всех этапах.
Для этого использовались следующие методы:
изучение документов,
графический и статистический методы (таблицы, оперограммы), личные
наблюдения, беседы с сотрудниками. Для получения полной и объективной
картины состояния документооборота в организации или структурном
53
подразделении
необходимо
иметь
количественные
характеристики
документооборота, т.е. его объем.
Как уже отмечалось выше, форма работы с документами в учреждении
смешанная,
поэтому
документооборота
не
получить
объективные
предоставляется
данные
возможным.
об
объеме
Расчет
объема
документооборота был сделан на основе данных из регистрационных форм,
которые ведут специалисты Управления.
Для
определения
объема
документооборота
было
подсчитано
количество документов за 2016 год. Объем документооборота составил 20000
документов. Исходя из данных об объеме документооборота, мы рассчитали
численность работников для обработки этого массива документов.
Чтобы проверить, сколько на самом деле потребуется штатных единиц
для работы с таким объемом документации УПКВК, воспользуемся
формулой расчета численности работников:
где
Рс – необходимое количество работников;
Нвр – средняя норма времени на обработку 1 документа (0,67 ч);
Д – объем документооборота;
К – коэффициент изменения трудоемкости работы (0,8);
Ф – годовой номинальный фонд рабочего времени (1992 ч)
а – коэффициент неявок на работу (0,3)
=
Таким
образом,
для
обработки
документов
структурного
подразделения с количеством 20000 единиц в год понадобится 8 человек.
54
Информационно-справочная работа. Организация информационносправочной работы проводится по всем вышеназванным документопотокам
Управления. Поисковая система предполагает наличие банка данных о
документах структурного подразделения. Такие данные в УПКВК имеются
как на бумажных носителях (регистрационные журналы), так и в
электронном виде (базы данных ПК).
Ввиду того, что в данном Управлении форма регистрации документов
журнальная,
для
наведения
справок
по
исполненным
документам
используются журналы регистрации и книги учета. По данным формам
можно найти искомые признаки документа и папку-дело, в котором он
находится.
Специалистам часто требуется обращаться к документам за прошлые
текущий учебные годы. Такие данные сохранены в памяти компьютера и
служат
практической
помощью
для
составления
планов,
отчетов,
информаций и т.д. Если сведения не сохранились, а имеются на бумажном
носителе, их сканируют и вносят коррективы. Справочная работа такого рода
происходит в УПКВК нередко в связи с тем, что виды деятельности из года в
год повторяются. Поэтому информация всегда сохраняется в электронной
базе данных.
Для поиска информации на электронных носителях в учреждении
используется база данных в ПК. Электронная база данных обеспечивает учет,
хранение и быстрый поиск информации. Работу с базой данных, а также
подбор запрашиваемого материала осуществляют специалисты отделов
управления. Поводом для запроса нужных сведений является обращение
обучающихся,
специалистов
других
структурных
подразделений,
руководства за необходимой информацией. Чаще всего запрашиваются
нормативно-правовые документы в сфере образования: постановления
Министерства, положения, а также различные справочные данные, отчеты,
методические материалы, программы, учебные планы, и т.п.
55
2.5. Организация текущего и архивного хранения документов
В соответствии с Правилами делопроизводства в федеральных органах
исполнительной власти, Основными правилами работы архивов организаций,
формирование дел должно осуществляться в соответствии с номенклатурой
дел.
Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков
(наименований) дел, заводимых в федеральных органах исполнительной
власти, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном
порядке [8].
Номенклатура дел предназначена для организации группировки
исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения
сроков их хранения и является основой для составления описей дел
постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел
временного (до 10 лет включительно) хранения.
Номенклатура дел УПКВК претерпела большие изменения. Причиной
этому явилась работа по систематизации всех документов, их группировке и
отбору. Это связано с тем, что после объединения вузов произошло слияние
двух структур: Управления подготовки кадров высшей квалификации и
факультета подготовки кадров высшей квалификации. В настоящее время
номенклатура является лишь проектом и не готова к утверждению.
Реорганизация шла долго, было много изменений и в структуре Управления,
и в штатной численности.
Для составления проекта номенклатуры использовались: типовые и
примерные номенклатуры дел Управлений и отделов аспирантуры и
ординатуры, перечень типовых управленческих документов, образующихся в
деятельности организаций со сроками хранения, методические пособия по
делопроизводству и архивному делу. В этой работе принимали участие:
начальник управления, начальники отделов и специалисты. Вначале был
составлен список документов в каждом отделе, а затем эти списки
56
уточнялись, корректировались, согласовывались и сводились в единый
список – номенклатуру дел.
В проекте номенклатуры дел УПКВК имеются следующие графы:
Индекс
дела
Заголовок дела
Кол-во дел,
томов
Сроки
хранения
Примечание
При составлении проекта номенклатуры дел сотрудники столкнулись
со
следующими
проблемами,
которые
и
являются
причинами
ее
недоработки:
определение сроков хранения отдельных документов (в типовом
перечне
не
обнаружено
заголовков
дел,
которые
имеются
в
Управлении);
при формировании некоторых дел возникала трудность в его
формулировке
(приходилось
папки-дела
называть
обобщенно,
например, «Исходящая корреспонденция», что недопустимо).
За помощью в разработке проекта номенклатуры обращались в
Управление документооборота, канцелярию.
Завершенные делопроизводством документы (исполненные) подлежат
формированию в папки-дела.
Формирование дел – это группировка исполненных документов в дело
в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри
дела [8].
В
УПКВК
формирование
дел
осуществляется
почти
всеми
сотрудниками: каждый специалист имеет свою документацию, которую он
помещает самостоятельно в пластиковые скоросшиватели. Организационные
документы в дело формируют начальник Управления и начальники отделов.
Специалисты занимаются формированием приказов, документации по
личному составу (в том числе и личные дела) и информационно-справочных
документов.
57
При формировании дел Управления соблюдаются следующие правила:
в дело помещаются только исполненные документы с одинаковыми сроками
хранения; объем дела не превышает 250 листов, а при необходимости
заводится второй том; в дело помещаются только оригиналы документов,
черновики и лишние экземпляры исключаются.
Документы внутри дел систематизированы по следующим принципам:
хронологический (приказы за 2015-2016 уч.г.), предметный (должностные
инструкции), корреспондентский (приказы вышестоящих организаций),
тематический (отчеты, справки, основные образовательные программы и
т.п.).
В связи с тем, что Управление обеспечивает образовательный процесс,
формирование некоторых дел начинается с учебного года (например, план
работы), а остальных – с начала календарного года (письма, отчеты).
Заголовок на обложке дела полностью обосновывает его содержание.
Обложка дела включает следующие реквизиты: наименование учреждения,
заголовок дела, дата, срок хранения, количество листов.
Наиболее важные документы (книга регистрации удостоверений о
сдаче кандидатского минимума и др.) обязательно прошиты, пронумерованы
и опечатаны. Остальные документы находятся в папках-скоросшивателях и
аккуратно складываются в шкафы. В сейфе содержатся подлинники
дипломов о высшем образовании аспирантов.
Все сформированные документы хранятся по отделам в шкафах.
Законченные делопроизводством дела отложены на отдаленные полки.
Документы
с
постоянными
сроками
хранения
подлежат
полному
оформлению (нумерация страниц, внутренняя опись, лист-заверитель,
оформление обложки, прошивка) [44, с. 34]. Полным оформлением
документов занимаются специалисты. Дела со сроками хранения свыше 10
лет и по личному составу пока не подвергались полному оформлению, т.к. к
ним еще приходится часто обращаться. Эти папки лежат в шкафах отдельно
от текущих дел.
58
Завершенные дела постоянного и долговременного (свыше 10 лет)
сроков хранения хранятся по месту их формирования в течение двух лет, а
затем сдаются в архив организации [44, с. 56]. УПКВК сдает такие
документы в архив Университета.
При соединении двух организаций неизбежно образуются документы,
подлежащие уничтожению. Для этого проводится экспертиза ценности
документов специально созданной комиссией [44, с. 64]. Экспертная
комиссия (ЭК) создается приказом руководителя организации из числа
наиболее квалифицированных работников в количестве не менее трех
человек. В УПКВК приказа по созданию экспертной комиссии не издавалось,
была лишь устно назначена группа должностных лиц при составлении
проекта номенклатуры дел. Уничтожение документов с истекшими сроками
хранения до сих пор не осуществилось.
Таким образом, текущее и архивное хранение документов в УПКВК
требует доработки. Необходимо организовать соответствующую подготовку
документов к текущему и архивному хранению: доработать номенклатуру
дел, назначить экспертную комиссию и провести экспертизу ценности
документов, разработать научно-справочный аппарат к документам архива.
59
3.
Совершенствование
документационного
обеспечения
Управления подготовки кадров высшей квалификации
3.1. Совершенствование организации работы Управления
Совершенствование
документационного
обеспечения
Управления
является одним из наиболее важных элементов в оптимизации всех
процессов и необходимо для эффективной работы структуры. Своевременная
обработка
постоянно
рациональной
растущей
организации
информации
документооборота,
возможна
систем
только
и
при
комплексов
документации, оптимизации работы с документами, а также при применении
автоматизированных систем управления.
Цель совершенствования делопроизводства – устранение недостатков в
документационном обеспечении Управления и определение направлений для
успешной и эффективной его постановки.
К таким направлениям можно отнести:
совершенствование организации;
совершенствование документирования и работы с документами.
Для
определения
обеспечения
путей
Управления
совершенствования
подготовки
кадров
документационного
высшей
квалификации
необходимо учитывать реальные возможности данной структуры, а также:
специфику Управления;
его структуру и штатную численность работников;
объем документооборота;
видовой состав документов и характер работы с ними.
Изучение
функций
Управления
подготовки
кадров
высшей
квалификации, его структуры, задач и направлений деятельности, полный
анализ документооборота позволило выявить недостатки в постановке
делопроизводства.
обстоятельства:
Такими
недостатками
мы
считаем
следующие
60
1. Недостаточная комплектация законодательно-нормативной базы
документационного обеспечения УПКВК. В Управлении имеются следующие
акты, регулирующие делопроизводство:
- Трудовой Кодекс Российской Федерации от 30.12.2001г. № 197-ФЗ (в
ред. от 25.07.2002);
- Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной
власти (утв. постановлением Правительства РФ от 15 июня 2009 г. N 477);
- Основные правила работы архивов организаций (утв. Решением
коллегии Росархива от 6 февраля 2002г.).
Такое количество актов является недостаточным, т.к. не отражает всех
аспектов в работе с документами. Необходимо дополнить нормативноправовую базу ДОУ следующими актами:
1. ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации.
Унифицированная
система
организационно-распорядительной
документации. Требования к оформлению документов (утв. Постановлением
Госстандарта России от 3 марта 2003г. № 65-ст с датой введения 01 июля
2003г.
2. Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной
власти. Утверждены постановлением Правительства РФ от 15 июня 2009 г. N
477.
3.
Перечень
типовых
управленческих
документов, образующихся
в
деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом
Росархива от 6 февраля 2000г.
4. ГОСТ 171914-72 Обложки дел длительного хранения. Типы,
размеры, технические требования. – М., Издательство стандартов, 1984.
Поиск необходимых документов мы рекомендуем осуществлять в
информационно-правовой системе «Консультант+», которая позволяет
быстро найти нужную информацию. Для отслеживания выпуска новых
редакций законов, постановлений и т.д., а также для получения методической
и практической помощи по делопроизводству, архивному делу и работе с
61
кадровыми
документами
«Делопроизводство»,
следует
оформить
«Справочник
секретаря
подписку
и
на
журналы
офис-менеджера»,
«Секретарское дело». Ввиду недостаточного финансового обеспечения
учреждения подписаться можно на одно из предлагаемых периодических
изданий.
Наличие законодательных и нормативных актов, регулирующих
документационное
обеспечение
Управления,
будет
способствовать
правильной постановке делопроизводства в УПКВК и рациональной работе с
документами.
2.
Отсутствие четкого разделения функций между специалистами
отдела аспирантуры УПКВК. Это обусловлено, прежде всего, тем, что
объединение структур подготовки кадров высшей квалификации двух вузов
произошло только на бумаге. Являясь одним отделом одного управления,
территориально они располагаются в разных корпусах. Это не дает
полноценно координировать работу отдела, приводит к дублированию видов
деятельности и затрудняет работу отдела и всего Управления. Это является
одним из главных недостатков, который влечет за собой другие: замедляется
документооборот, не выполняются сроки выполнения заданий вышестоящего
руководства и смежных структур, возникает путаница – в какой отдел
аспирантуры нужно доставить документ, аспиранты также выражают
недовольство рассредоточением отделов. Отдел ординатуры расположен еще
в одном корпусе университета – в корпусе медицинского института. И, хотя
его
деятельность
и
документооборот
несколько
автономны
от
документооборота аспирантуры, это не добавляет слаженности работы
Управления.
При первой же возможности необходимо выделить более просторное
помещение для сотрудников отдела аспирантуры, переместив их в один
корпус университета. Следует оснастить и оборудовать этот кабинет всем
необходимым: сейф для хранения дипломов о высшем образовании и личных
дел, компьютеры, принтеры, копировальный аппарат и другая офисная
62
техника, мебель для сотрудников и посетителей (компьютерные столы,
кресла, стулья, столик).
Для организации рабочих мест сотрудников УПКВК необходимо
учитывать и факторы, влияющие на производительность и эффективность
труда, сохранность здоровья и благоприятный микроклимат. К таким
факторам относятся: оптимальное (естественное) освещение, благоприятная
окраска кабинета, устранение шумов, вентиляция и нормальная температура
воздуха, озеленение помещения, установление правильного режима труда и
отдыха. Рекомендуется отгородить часть кабинета под зону отдыха –
установить там диван, столик, электрический чайник, микроволновую печь,
шкафчик с посудой, холодильник, увлажнитель воздуха и другие предметы
интерьера, способствующие созданию благоприятных условий отдыха и,
соответственно, улучшающих продуктивность труда.
Соблюдение данных санитарно-гигиенических норм и вышеуказанных
рекомендаций оказывает положительное влияние на работоспособность и
самочувствие всех сотрудников Управления.
3.
Необходимость доработки текущего и архивного хранения
документов в УПКВК.
Требуется организовать соответствующую подготовку документов к
текущему и архивному хранению: доработать номенклатуру дел, назначить
экспертную комиссию и провести экспертизу ценности документов,
осуществить уничтожение документов с истекшими сроками хранения,
разработать научно-справочный аппарат к документам архива.
4.
Отсутствие
единой
электронной
базы
Управления.
Это
обстоятельство является следствием недавнего объединения двух вузов и
территориальной разрозненности отделов УПКВК. Данный недостаток ведет
за собой неудобство работы с электронными документами, невозможность
быстро и с наименьшими затратами подготовить отчеты, выполнить другие
задания вышестоящих инстанций и т.п.
63
Рекомендуется
максимально
быстро
объединить
имеющиеся
электронные базы отделов Управления, что даст возможность значительно
ускорить выполнение работы, сократить энергозатраты специалистов,
увеличить количество обрабатываемых документов за единицу времени,
позволит сэкономить не только временные, но и человеческие ресурсы. Это
станет возможным после территориального объединения отделов УПКВК.
Таким образом, устранение вышеперечисленных замечаний будет
способствовать
совершенствованию
организации
работы
Управления
подготовки кадров высшей квалификации.
3.2.
Совершенствование
документирования
и
работы
с
документами
Совершенствование документирования и работы с документами
учреждения считаем целесообразным начать с разработки инструкции по
делопроизводству. После объединения УПКВК не имеет обновленного
нормативного акта, закрепляющего порядок работы с документами.
При составлении этого документа за основу мы взяли Правила
делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (утв.
постановлением Правительства РФ от 15 июня 2009 г. N 477) и
Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству
в федеральных органах исполнительной власти (утв. приказом Росархива от
23 декабря 2009 г. № 76). В них закреплен порядок работы с документами,
четко определена система делопроизводства, установлены правила, приемы,
процессы создания документов.
В инструкцию по делопроизводству УПКВК мы включили следующие
разделы:
1. Общие требования.
2. Правила подготовки и оформления служебных документов.
3. Подготовка и оформление отдельных видов документов.
64
4. Прием, регистрация, порядок прохождения документов.
5. Контроль исполнения документов.
6. Составление номенклатуры дел и формирование дел.
7. Хранение и использование документов в делопроизводстве.
8. Экспертиза ценности документов.
9. Подготовка дел к передаче на госхранение.
10. Составление описей дел.
11. Учет, использование, хранение, изготовление, передача и
уничтожение печатей и штампов.
Данную инструкцию предлагается ввести в действие приказом ректора,
подготовленным начальником Управления, чтобы в соответствии с ней
оформлять, формировать и хранить документы.
Применение инструкции по делопроизводству позволит не только
правильно организовать работу с документами, но и устранить следующие
отрицательные явления:
ошибки в формировании дел;
задерживание документов у исполнителей;
несвоевременная подготовка документов;
повторная регистрация документов;
несвоевременная доставка входящих документов специалисту.
Следующим направлением по оптимизации работы с документами
является совершенствование номенклатуры дел – систематизированного
перечня заголовков дел со сроками хранения. Наличие номенклатуры дел
также считаем необходимым условием, т.к. формирование дел должно
осуществляться в строгом соответствии с ней.
В отделах УПКВК имеется номенклатура дел, которую необходимо
объединить, упорядочить и закрепить соответствующим нормативным актом.
Необходимо
согласовать
сроки
хранения
некоторых
документов
и
формулировку заголовков дел. В процессе изучения порядка формирования
документов нами был рассмотрен проект номенклатуры дел учреждения. Для
65
его
доработки
использовались
«Основные
правила
работы
архивов
организаций» - М.: Росархив, ВНИИДАД, 2002. – 152 с.; «Перечень типовых
управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с
указанием сроков хранения». М.: Росархив, 2000. – 106 с.
Готовый образец номенклатуры дел представлен в приложении 11.
Для обеспечения правильного формирования дел утвержденную
номенклатуру дел предлагается иметь в каждом отделе Управления. При
существенных изменениях в составе дел (например, при добавлении новых
видов документов) номенклатуру следует пересмотреть и утвердить заново.
Если таких изменений не возникнет, номенклатура дел действительна в
течение 5 лет.
Еще одно направление совершенствования работы с документами
УПКВК - это внедрение электронного документооборота. В последние годы
происходит значительное увеличение объема информации, проходящей по
электронным каналам, в том числе и электронных документов. Даже
традиционный (бумажный) документооборот немыслим без автоматизации и
использования электронных документов. Основной задачей является переход
от дискретной формы электронного документооборота к целостной,
комплексной, непрерывной информационной технологии.
Внедрение электронного документооборота позволяет улучшить
контроль над движением и исполнением документов, значительно упростить
и ускорить доступ к информации и, как следствие, повысить эффективность
управления.
Деятельность Управления подготовки кадров высшей квалификации
тесно связана с обработкой и хранением значительных объемов документов:
руководящих,
отчетных,
информативных
и
т.д.
Поэтому внедрение
электронного документооборота, позволит значительно сократить временные
и ресурсные затраты на подготовку, обработку, хранение и распространение
документов.
66
Существует ряд причин, по которым следует проводить автоматизацию
документооборота. Во-первых, информацию необходимо обрабатывать как
можно быстрее и качественнее, подчас информационные потоки не менее
важны, чем материальные. Во-вторых, утеря информации или ее попадание в
чужие руки может обойтись весьма дорого. Необходимо также выделить ряд
общих проблем, которые возникают при ведении работы с документами
традиционным способом:
документы теряются;
накапливается множество документов, назначение и источники
которых неясны;
документы и информация, содержащаяся в них, попадает в чужие
руки;
тратится масса рабочего времени на поиск нужного документа и
формирование тематической подборки документов;
создается несколько копий одного и того же документа — на бумагу
и копирование документов тратиться немало средств;
на подготовку и согласование документов тратится много времени.
Внедрение системы электронного документооборота позволяет решить
все эти проблемы, а также:
обеспечит слаженную работу всех подразделений;
упростит работу с документами, повысит ее эффективность;
повысит производительность труда сотрудников за счет сокращения
времени создания, обработки и поиска документов;
повысит оперативность доступа к информации;
позволит разграничить права доступа сотрудников к информации.
При
внедрении
стоит
определиться
с
системой
электронного
документооборота. Существуют различные классы систем:
системы автоматизации делопроизводства и документооборота;
системы управления потоками работ;
67
системы организации и управления архивами документов;
системы электронного управления документами;
Система электронного документооборота может стать эффективным
управленческим
инструментом
для
Управления,
если
ее
внедрение
проводится как комплексное мероприятие, состоящее из организационных,
административных и технических мер, направленных, прежде всего, на
оптимизацию процессов документооборота.
Особую роль в деле оптимизации документооборота УПКВК и
совершенствования
работы
Управления
является
внедрение
ИСУУП
(информационной системы управления учебным процессом вуза). Она
позволяет координировать весь процесс подготовки кадров высшей
квалификации.
ИСУУП предназначена для автоматизации работы структурных
подразделений вуза, участвующих в управлении учебным процессом, и
ставит своей целью повышение качества обучения студентов и аспирантов.
ИСУУП состоит из подсистем, соответствующих основным процессам
подготовки и сопровождения учебной деятельности вуза. Каждая из
подсистем
может
эксплуатироваться
как
в
одном
структурном
подразделении, так и в нескольких.
Используя свой идентификатор и пароль, каждый пользователь может
получить доступ к своему массиву информации с любого рабочего места в
вузе, подключенного к ИСУУП.
С ее помощью становится возможной автоматизация всех виды работ.
Она включает следующие разделы:
• Личный учет и движение аспирантов
• Приемная комиссия
• Личный учет
• Сведения об аспирантах
• Учет договоров
• Задолженности по договорам
68
• Развернутый отчет
• Организация учебного процесса
• Стандарты
• Учебные планы
• Графики
• Расчет нагрузки
• Распределение нагрузки на кафедре
• БРС Контроль успеваемости
• Дипломы
• БРС Кафедра
• Расписание
• Просмотр расписания экзаменов
• Просмотр занятости аудиторий
Система охватывает весь цикл обучения аспирантов, начиная с подачи
заявления в приемную комиссию и заканчивая получением диплома с
последующим трудоустройством.
Ее
внедрение
позволит
автоматизировать
основные
процессы,
протекающие в Управлении (учет контингента (прием в вуз, ведение личных
дел аспирантов, движение контингента, выдача разнообразных справок и
др.); создание и сопровождение учебных планов и графиков их реализации;
распределение нагрузки между учебными подразделениями и внутри них
между
преподавателями;
создание
рабочих
программ
дисциплин;
составление расписания; учет успеваемости обучающихся (печать и ввод
ведомостей, сводные отчеты, формирование выписок и дипломов и т. д.);
ведение балльно-рейтинговой системы; учет договоров обучающихся;
рекомендации по назначению стипендий и т.п.), значительно сократить
трудозатраты и повысить качество работы УПКВК.
Таким образом, ознакомившись с задачами, функциями Управления
подготовки
кадров
высшей
квалификации,
изучив
его
структуру,
направления деятельности, системы документации, технологию работы с ней
69
и организацию текущего и архивного хранения, мы выявили отрицательные
моменты и предложили методы их устранения, основываясь при этом на
законодательных и нормативных актах.
Учитывая возможности выбранного структурного подразделения,
отметим, что все вышеперечисленные методы устранения недостатков имеют
рекомендательных характер. Если все рекомендации будут учтены в работе
УПКВК, повысится эффективность работы структуры, отметится рост
исполнительской дисциплины, что в свою очередь окажет положительное
влияние на организацию работы с документами.
70
Заключение
Анализ организации документационного обеспечения деятельности
Управления
подготовки
кадров
высшей
квалификации,
оценка
ее
эффективности позволили сделать ряд принципиальных выводов, дать
оценку состояния документационного обеспечения УПКВК и определить
направления его совершенствования.
В процессе исследования была изучена организационная структура,
функции и направления деятельности Управления подготовки кадров
высшей квалификации; рассмотрена законодательную и нормативноправовую базу высших учебных заведений, регламентирующих работу
УПКВК; проанализированы системы документации Управления подготовки
кадров высшей квалификации, их роль, функции и задачи; выявлены и
изучены стадии документооборота УПКВК.
Естественно, были выявлены проблемы и недостатки в постановке
делопроизводства в УПКВК:
1. Недостаточная комплектация законодательно-нормативной базы
документационного обеспечения УПКВК.
2. Отсутствие четкого разделения функций между специалистами
отдела аспирантуры УПКВК.
3.
Необходимость
доработки
текущего
и
архивного
хранения
документов в УПКВК.
4. Отсутствие единой электронной базы Управления.
Следует отметить, что данные обстоятельства вызваны не только
упущением сотрудников УПКВК. Главная причина кроется в недавней
реорганизации структурного подразделения, вызванной объединением двух
вузов. Последствия этой реорганизации сказываются на работе Управления и
нуждаются в скорейшей корректировке. Управление подготовки кадров
высшей квалификации является частью огромного ВУЗа, и его начальник не
может
самостоятельно
решать
некоторые
вопросы,
все
требуется
71
согласовывать с вышестоящим руководством. Решение некоторых проблем
требует финансового обеспечения, а это не всегда возможно решить в
установленные сроки.
УПКВК возможно отдельные задачи решать
самостоятельно (в пределах своей компетенции).
В
соответствии
с
выявленными
замечаниями
разработаны
рекомендации по совершенствованию организации документационного
обеспечения УПКВК.
Для устранения этих отрицательных явлений мы предложили
следующие рекомендации:
Обновить нормативный акт, закрепляющий порядок работы с
документами
в
Управлении,
то
есть
разработать
инструкцию
по
делопроизводству;
Объединить,
упорядочить
и
закрепить
соответствующим
нормативным актом номенклатуру дел Управления. Необходимо согласовать
сроки хранения некоторых документов и формулировку заголовков дел;
Внедрить электронный документооборот, позволяющий улучшить
контроль над движением и исполнением документов, значительно упростить
и ускорить доступ к информации и, как следствие, повысить эффективность
управления;
Более широко использовать ИСУУП (информационную систему
управления учебным процессом вуза), обеспечивающую автоматизацию
основных процессов, протекающих в Управлении.
Надеемся, что эти рекомендации будут учтены и найдут свое
применение в работе Управления.
В заключение можно сделать вывод о том, что решение проблем и
устранение
недостатков
организации
документационного
обеспечения
УПКВК, обозначенных в квалификационной работе, позволит повысить
эффективность труда сотрудников Управления и поможет правильно
организовать работу с документами, без которой немыслимо дальнейшее
72
развитие и полноценная деятельность Управления подготовки кадров
высшей квалификации.
73
Список источников и литературы
Опубликованные источники
1. Конституция
Российской
Федерации
(принята
всенародным
голосованием 12.12.1993) (с учетом поправок, внесенных Законами РФ
о поправках к Конституции РФ от 30.12.2008 N 6-ФКЗ, от 30.12.2008 N
7-ФКЗ, от 05.02.2014 N 2-ФКЗ, от 21.07.2014 N 11-ФКЗ), Статья 43.
2. Федеральный закон "Об образовании в Российской Федерации" N 273ФЗ от 29 декабря 2012 года// ИПС «Консультант Плюс».
3. Федеральный Закон от 27 июля 2006 года N 149-ФЗ «Об информации,
информационных технологиях и о защите информации» // ИПС
«Консультант Плюс».
4. Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле
в Российской Федерации» // http.//www.rg.ru .
5. Концепция федеральной целевой программы развития образования на
2016 - 2020 г. (утв. распоряжением Правительства РФ от 29 декабря
2014 г. № 2765-р // ИПС «Консультант Плюс».
6. Постановление
Правительства
Российской
утверждении положения по докторантуре»
Федерации
«Об
от 4 апреля 2014 года
№267.
7. Приказ Министерства связи и массовых коммуникаций РФ от
31.07.2014 г. № 234 «Об утверждении Правил оказания услуг почтовой
связи» // ИПС «Консультант Плюс».
8. Постановление Правительства РФ от 15 июня 2009 г. N 477 "Об
утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах
исполнительной власти" С изменениями и дополнениями от: 7 сентября
2011
г.,
26
апреля
2016
г.
Система
ГАРАНТ:
http://base.garant.ru/195767/#ixzz4vJyaqc9t.
9. Приказ Минобрнауки РФ от 13 июня 2013 года №455 «Об утверждении
Порядка
и
оснований
предоставления
академического
отпуска
74
обучающимся». // ИПС «Консультант Плюс».
10.Приказ Минобрнауки РФ от 18 марта 2016 г. №227 «Об утверждении
Порядка
проведения
государственной
итоговой
аттестации
по
образовательным программам высшего образования - программам
подготовки
научно-педагогических
кадров
в
аспирантуре
(адъюнктуре), программам ординатуры, программам ассистентурыстажировки». // ИПС «Консультант Плюс».
11.Приказ Минобрнауки РФ от 19 ноября2013 г. №1258 «Об утверждении
Порядка организации и осуществления образовательной деятельности
по образовательным программам высшего образования - программам
ординатуры». // ИПС «Консультант Плюс».
12.Приказ Минобрнауки РФ от 27 ноября 2015 г. №1383 «Об утверждении
Положения
о
практике
профессиональные
обучающихся,
образовательные
осваивающих
основные
программы
высшего
образования». // ИПС «Консультант Плюс».
13.Постановление Правительства РФ от 06.09.2012 № 890 «О мерах по
совершенствованию
электронного
документооборота
в
органах
государственной власти» (ред. от 21.07.2014).
14. Постановление
Правительства
РФ
от
25.12.2014
№
1494,
Распоряжение Правительства РФ от 02.04.2015 № 583-р, ГОСТ Р
53898-2013
«Системы
электронного
документооборота.
Взаимодействие систем управления документами. Требования к
электронному сообщению».
15. «Правила
организации
хранения,
комплектования,
учета
и
использования документов Архивного фонда Российской Федерации и
других архивных документов в органах государственной власти,
органах местного самоуправления и организациях», утв. Приказом
Минкультуры России от 31.03.2015 № 526, зарегистрировано в
Минюсте России 07.09.2015 № 38830. // ИПС «Консультант Плюс».
75
16.Порядок организации и осуществления образовательной деятельности
по образовательным программам высшего образования - программам
подготовки научно-педагогических кадров в аспирантуре (адъюнктуре)
(Утвержден приказом Минобрнауки России от 19.11.2013 г. № 1259) //
ИПС «Консультант Плюс».
17.ГОСТ 171914-72 Обложки дел длительного хранения. Типы, размеры,
технические требования. М.: Изд-во стандартов, 1984.
18.ГОСТ Р 7.0.8-2013 СИБИД. Делопроизводство и архивное дело.
Термины и определения. Утвержден и введен в действие Приказом
Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии
от 17 октября 2013 г. N 1185-ст. с. 5
19.ГОСТ
Р
6.30-2003.
Унифицированная
документации.
Унифицированные
система
системы
документации.
организационно-распорядительной
Требования
к
оформлению
документов
(утв.
постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. № 65-ст с
датой введения 01 июля 2003 г.) // ИПС «Консультант Плюс».
20.Квалификационный
справочник
должностей
руководителей,
специалистов и других служащих. М.: Минтруд России, 2000.
21.Общероссийский классификатор специальностей высшей научной
квалификации
ОК
017-2013.
«Общероссийский
классификатор
специальностей высшей научной квалификации» (принят и введен в
действие приказом Росстандарта от 17.12.2013 № 2255-ст). // ИПС
«Консультант Плюс».
22.Перечень типовых управленческих документов, образующихся в
деятельности организаций, с указанием сроков хранения. М.: Росархив,
2000. 106 с.
23.Методические
рекомендации
по
разработке
инструкций
по
делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утв.
приказом
Росархива
от
23
декабря
http://archives.ru/methodics/instr-office-work.shtml
2009
г.
№
76).
76
Неопубликованные источники
24.Положение о порядке организации и осуществления образовательной
деятельности по образовательным программам высшего образования программам
ординатуры»
(Утверждено
ректором
университета
порядке
формирования
25.12.2014 г.).
25.Положение
П
электронного
ОГУ
84-02-01-2016
портфолио
«О
аспиранта»
(Утверждено
ректором
университета 21.04.2016 г.).
26.Положение П ОГУ 84-02-01-2016 «Об индивидуальном учете и
хранении
информации»
(Утверждено
ректором
университета
21.04.2016 г.).
27.Положение П ОГУ 84-02-07-2016 «Об основной профессиональной
образовательной программе подготовки научно-педагогических кадров
в аспирантуре» (Утверждено ректором университета 21.04.2016 г.).
28.Положение П ОГУ 84-05-20-2016 «О практике обучающихся по
образовательным программам ординатуры» (Утверждено ректором
университета 21.10.2016 г.).
29.Положение П ОГУ 84-05-24-2016 «О порядке организации и
осуществления образовательной деятельности по образовательным
программам высшего образования – программам подготовки научнопедагогических
кадров
в
аспирантуре»
(Утверждено
ректором
университета 21.04.2016 г.).
30.Положение
П
ОГУ
84-05-26-2016
«О
порядке
проведения
государственной итоговой аттестации по образовательным программам
высшего
образования
-
программам
ординатуры»
(Утверждено
ректором университета 21.04.2016 г.).
31.Положение П ОГУ 84-05-30-2016 «Об условиях и порядке зачисления
экстернов для прохождения промежуточной и (или) государственной
77
итоговой аттестации по программам аспирантуры» (Утверждено
ректором университета 21.04.2016 г.).
32.Положение П ОГУ 84-06-12-2016 «О научных исследованиях
аспирантов» (Утверждено ректором университета 21.04.2016 г.).
33.Порядок разработки и утверждения образовательных программ
подготовки кадров высшей квалификации в ординатуре (Утвержден
ректором университета 25.12.2014 г.).
34.Устав ФГБОУ ВО «Орловский государственный университет имени
И.С. Тургеенева»
(новая
редакция).
(Утвержден
приказом
Минобрнауки России от 21.10.2015 г. № 1189)
Литература
35.Барихин А.Б. Делопроизводство и документооборот. М.: Книжный мир,
2008. - 416 с.
Советская
36.Большая
энциклопедия
http://bse.slovaronline.com/О/ОБ/24302-OBRAZOVANIE
37. Дадашев Б.Э., Киселев П.А., Мартынов Т.А. Автоматизация бизнеспроцессов
по
обработке
организационно-распорядительных
и
внутренних документов на базе СЭД Directum. // Делопроизводство. № 3. – 2016. С. 48-55.
38. Кожанова Е.Н. Номенклатура дел от А до Я. // Электронный журнал
«Секретарь-референт».
-
№
11.
–
2015.
https://www.profiz.ru/sr/12_2016/rabota_s_nomenkl_del/
39. Кожанова
Е.Н.
Обучаем
новых
сотрудников
правилам
делопроизводства. // Электронный журнал «Секретарь-референт». - №
4. – 2017. https://www.profiz.ru/sr/4_2017/obuchenie_sotrudnikov/
40. Коканова Р.А., Шауданова Д.Т. Делопроизводство кафедры теории и
истории государства и права юридического факультета Астраханского
государственного университета. // Делопроизводство. - № 4. – 2016. С.
77-79.
78
41. Кузнецов
С.Л.
Организация
архива
электронных
документов.
Практические аспекты и перспективы. // Делопроизводство. - № 4. –
2016. С. 77-79.
42.Кузнецова Т.В. Делопроизводство. – М.: МЦФЭР, 2004. 544 с. с. 117,
225.
43.Кузнецова Т.В., Кузнецов С.Л. Кадровое делопроизводство. М: Бизнесшкола «Интел-синтез», 2005. 400 с.
44.Основные правила работы архивов организаций. М.: Росархив,
ВНИИДАД, 2002. – 152 с.
45.Романченко Е.В. Критерии оценки СЭД. Практические советы по
выбору системы для автоматизации документооборота. // Современные
технологии делопроизводства и документооборота. - № 12. – 2014. С.
16-30.
46.Руднева Е.И. Учебно-методические основы подготовки и защиты
выпускной квалификационной работы по специальности 032001
(350800)
«Документоведение
и
документационное
обеспечение
управления». Орел: Картуш, 2006. 52 с.
47. Серова Г.А. Роль социальных сетей в профессиональной деятельности
документоведов. // Современные технологии делопроизводства и
документооборота. - № 8. – 2014. С. 8-17.
48.Суровцева
Н.Г.
ГОСТ
Р
ИСО
30300-2015:
первый
шаг
к интегрированной системе управления документами. // Современные
технологии делопроизводства и документооборота. - № 4. – 2016.
http://e.deloprost.ru/article.aspx?aid=450283
49.Труханович
Л.В.,
Щур
Д.Л.
Справочник
по
кадровому
делопроизводству. М.: Изд-во «Дело и сервис», 2005. 640 с.
50.Фионова Л.Р., Полянскова Т.Ю. Роль нормативных актов при
внедрении информационных технологий в социальном управлении //
Делопроизводство. - № 1. – 2017. С. 28-34.
79
51. Фионова Л.Р., Шокорова Н.Н. Документирование деятельности
ученого совета факультета. // Делопроизводство. - № 2. – 2016. С. 4551.
52.Чернова А.В. Развитие электронного делопроизводства в сфере
государственного
и
муниципального
управления
Российской
Федерации. // Делопроизводство. - № 3. – 2016. С. 9-14.
53. Чечкина А.А. Создание электронного архива локальных нормативных
актов».
//
Современные
технологии
делопроизводства
и
документооборота. - № 7. – 2015. С. 42-53
54. Янковая В.Ф. К определению понятий «документ», «официальный
документ», «электронный документ». // Современные технологии
делопроизводства и документооборота. - № 3. – 2015. С. 6-9.
55.Янковая В.Ф. Новый нормативный документ: Правила организации
хранения, комплектования, учета и использования документов в
архивах организаций. // Секретарь-референт. - № 11. – 2015. С. 15-23.
Приложение 1
ФГБОУ ВО «ОРЛОВСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ
ИМЕНИ И.С. ТУРГЕНЕВА»
«УТВЕРЖДАЮ»
И.о.проректора по учебной работе
_____________ Е.Н. Алексеева
« ____ » _________ 20___ г.
Должностные инструкции специалиста I категории по учебнометодической работе управления подготовки кадров высшей
квалификации ФГБОУ ВО «Орловский государственный университет
имени И.С. Тургенева»
Орел - 2016
81
Должностная инструкция специалиста I категории по учебнометодической работе управления подготовки кадров высшей
квалификации
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
Должность специалиста I категории по учебно-методической работе
управления подготовки кадров высшей квалификации относится к учебновспомогательному персоналу управления и подчиняется непосредственно
начальнику управления подготовки кадров высшей квалификации.
1.1. На должность специалиста I категории по учебно-методической работе
управления принимаются лица, имеющие высшее образование и стаж работы в
должности специалиста по учебно-методической работе не менее 3 лет.
1.2. Специалист I категории по учебно-методической работе назначается на
должность и освобождается от нее приказом ректора университета.
1.3. В своей работе специалист I категории по учебно-методической работе
управления руководствуется:
- Федеральным законом от 29 декабря 2012 г. № 273-ФЗ «Об образовании в
Российской Федерации».
- Приказом Министерства образования и науки Российской Федерации от 19
ноября 2013 г. № 1259 «Об утверждении Порядка организации и осуществления
образовательной деятельности по образовательным программам высшего
образования – программам подготовки научно-педагогических кадров в
аспирантуре (адъюнктуре)»
- Уставом ФГБОУ ВО «Орловский государственный университет имени И.С.
Тургенева», правилами внутреннего распорядка, положением об управлении,
другими локальными актами университета и настоящей должностной
инструкцией, распоряжениями начальника управления.
- инструктивными материалами и указаниями
управления университета и начальника управления;
учебно-методического
- планирующей учебной документацией.
1.4. Специалист I категории управления должен знать:
1.4.1. Законы и иные нормативные правовые акты Российской Федерации по
вопросам высшего профессионального образования.
82
1.4.2. Локальные нормативные акты университета.
1.4.3. Образовательные стандарты по соответствующим программам высшего
профессионального образования.
1.4.4. Положение об управлении подготовки кадров высшей квалификации
1.4.5. Теорию и методы управления образовательными системами.
1.4.6. Порядок составления учебных планов.
1.4.7. Правила ведения документации по учебной работе.
1.4.8. Основы педагогики, физиологии, психологии.
1.4.9. Методику профессионального обучения.
1.4.10. Технологию организации методической, научно-методической, научноисследовательской работы; современные формы и методы обучения и
воспитания.
1.4.11. Методы и способы использования образовательных технологий, в том
числе дистанционных.
1.4.12. Основные методы поиска, сбора, хранения, обработки, предоставления,
распространения информации, необходимой для осуществления научноисследовательской деятельности.
1.4.13. Механизмы оформления прав интеллектуальной собственности.
1.4.14. Требования к работе на персональных компьютерах, иных электронноцифровых устройствах.
1.4.15. Основы экологии, права, социологии.
1.4.16.Основы делопроизводства.
1.4.17. Правила по охране труда и пожарной безопасности.
2. ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ
2.1. Организует формирование учебных планов по направлениям
(специальностям) подготовки аспирантов в соответствии с образовательными
стандартами.
2.2.Составляет ведомости выполнения почасовой нагрузки управления.
83
2.3.Контролирует наличие и выполнение учебных планов управления,
индивидуальных планов преподавателей, программы читаемых курсов лекций
на предмет соответствия образовательному стандарту.
2.4.Проверяет наличие учебной документации управления.
2.5.Корректирует ведомости выполнения учебной (почасовой) нагрузки.
2.6.Составление графика использования аудиторного фонда для занятий с
аспирантами.
2.7.Осуществляет компьютерную обработку получаемой информации.
2.8.Координирует освещение образовательного процесса на сайте структурного
подразделения образовательного учреждения.
2.9.Анализирует и представляет руководству сведения о причинах
академической задолженности аспирантов, отсева обучающихся, а также
отчеты по выполнению учебной нагрузки преподавателями.
2.10.Готовит предложения по величине государственного задания и
государственного заказа по подготовке аспирантов на будущие периоды, по
распределению
численности
профессорско-преподавательского
(педагогического) персонала по кафедрам в зависимости от учебной нагрузки,
выполняемой управлением.
2.11.Заполняет табель учета рабочего времени сотрудников управления.
2.12.Контролирует и осуществляет документооборот между структурными
подразделениями университета.
3. ПРАВА
3.1. Принимать необходимые решения и действия в отсутствии
административного аппарата управления по вопросам организации учебного
процесса.
3.2. Требовать от администрации управления создания условий, необходимых
для нормальной работы.
3.3. Участвовать в обсуждении и решении вопросов учебной, общественной и
научной деятельности управления.
3.4. Вносить предложения по улучшению организации труда.
84
3.5. Осуществляет учет и хранение документации управления.
4. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ
Специалист I категории по учебно-методической работе управления подготовки
кадров высшей квалификации несет ответственность:
4.1. За несвоевременность выполнения и представления соответствующей
документации от управления вышестоящим органам.
4.2. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных
обязанностей,
в
пределах
определенных
действующим
трудовым
законодательством РФ.
4.3. За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей
деятельности; в пределах определенных действующим административным,
гражданским, уголовным законодательством РФ.
4.4. За причинение материального ущерба; в пределах определенных
действующим трудовым законодательством РФ.
85
Приложение 2
МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего образования
«ОРЛОВСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ имени И.С. ТУРГЕНЕВА»
(ОГУ им. И.С.Тургенева)
ПРИКАЗ
__________________
№________________
Приложение 3
87
88
89
90
91
Приложение 4
«Утверждаю»
Проректор
по
учебной
деятельности
________ Е.Н. Алексеева
Название дисциплины
(направления подготовки)
Иностранный язык (английский)
(все направления подготовки)
практические занятия
1 группа
Иностранный язык (английский)
(все направления подготовки)
практические занятия
2 группа
Расписание занятий для аспирантов 1-го курса
на 1 семестр 2017-2018 учебного года
Дни недели, даты, время
преподаватель
понедельник, 25.09, 02.10
15.20-18.30
понедельник, 09.10, 16.10, 23.10, 30.10,
13.11, 20.11, 27.11, 04.12,11.12
13.40-15.10
понедельник, 09.10, 30.10, 27.11
18.40-20.10
вторник, 26.09, 17.10
13.40-15.10
понедельник, 25.09, 02.10
15.20-18.30
понедельник, 09.10, 16.10, 23.10, 30.10,
13.11, 20.11, 27.11, 04.12,11.12
15.20-16.50
понедельник, 16.10, 13.11, 04.12
18.40-20.10
вторник, 03.10, 24.10
13.40-15.10
Александрова Анжелика
Паруйровна, кандидат
филологических наук,
доцент
Александрова Анжелика
Паруйровна, кандидат
филологических наук,
доцент
аудитория
ауд. 306 (корпус №1,
ул. Комсомольская,
д.95)
ауд. 303 (корпус №1,
ул. Комсомольская,
д.95)
ауд. 125 (корпус №3,
ул. Комсомольская,
д.41)
ауд. 306 (корпус №1,
ул. Комсомольская,
д.95)
ауд. 303 (корпус №1,
ул. Комсомольская,
д.95)
ауд. 125 (корпус №3,
ул. Комсомольская,
д.41)
92
Иностранный язык (английский)
(все направления подготовки)
практические занятия
3 группа
Иностранный язык (французский)
(все направления подготовки)
Практические занятия
Иностранный язык (немецкий)
(все направления подготовки)
практические занятия
История и философия науки (направления
подготовки 37.06.01; 38.06.01; 40.06.01;
44.06.01; 45.06.01; 46.06.01; 47.06.01)
лекции
История и философия науки (направления
подготовки 03.06.01; 04.06.01; 06.06.01;
07.06.01; 08.06.01; 09.06.01; 12.06.01;
15.06.01; 19.06.01; 23.06.01; 31.06.01)
лекции
История и философия науки (направления
подготовки 37.06.01; 38.06.01; 40.06.01;
44.06.01; 45.06.01; 46.06.01; 47.06.01)
практические занятия
понедельник, 25.09, 02.10
15.20-18.30
понедельник, 09.10, 16.10, 23.10, 30.10,
13.11, 20.11, 27.11, 04.12,11.12
17.00-18.30
понедельник, 23.10, 20.11, 11.12
18.40-20.10
вторник, 10.10, 31.10
13.40-15.10
понедельник, 25.09, 02.10, 09.10, 16.10;
23.10, 30.10, 13.11
15.20-18.30
20.11, 27.11, 04.12,11.12
17.00-18.30
понедельник, 25.09, 02.10, 09.10, 16.10;
17.00-18.30
23.10, 30.10, 13.11, 20.11, 27.11,
04.12,11.12
15.20-18.30
суббота, 30.09, 07.10 14.10, 21.10, 28.10,
11.11
13.40-15.10
суббота, 30.09, 07.10 14.10, 21.10, 28.10,
11.11
13.40-15.10
суббота, 30.09, 07.10 14.10, 21.10, 28.10,
11.11, 18.11, 25.11
15.20-16.50
Александрова Анжелика
Паруйровна, кандидат
филологических наук,
доцент
Козельская Елена
Анатольевна, кандидат
филологических наук,
доцент
ауд. 306 (корпус №1,
ул. Комсомольская,
д.95)
ауд. 303 (корпус №1,
ул. Комсомольская,
д.95)
ауд. 125 (корпус №3,
ул. Комсомольская,
д.41)
ауд. 202 (корпус №8,
иняз, ул.
Комсомольская, д. 39Б)
Власова Татьяна
Семеновна, кандидат
филологических наук,
доцент
ауд. 302 (корпус №8,
иняз, ул.
Комсомольская, д. 39Б)
Пахарь Людмила
Ивановна, доктор
философских наук,
профессор
Серегина Тамара
Владимировна, кандидат
философских наук,
доцент
ауд. 322 (корпус №1,
ул. Комсомольская,
д.95)
Пахарь Людмила
Ивановна, доктор
философских наук,
профессор
ауд. 322 (корпус №1,
ул. Комсомольская,
д.95)
ауд.330 (корпус №1,
ул. Комсомольская,
д.95)
93
1 группа
История и философия науки (направления суббота, 21.10, 28.10, 11.11, 18.11, 25.11,
Серегина Тамара
подготовки 03.06.01, 04.06.01; 06.06.01;
02.12, 09.12, 16.12
Владимировна, кандидат
09.06.01; 19.06.01)
15.20-16.50
философских наук,
практические занятия
доцент
2 группа
История и философия науки (направления суббота, 21.10, 28.10, 11.11, 18.11, 25.11,
Серегина Тамара
подготовки 07.06.01; 08.06.01; 12.06.01;
02.12, 09.12, 16.12
Владимировна, кандидат
15.06.01; 23.06.01)
12.00-13.30
философских наук,
практические занятия
доцент
3 группа
История и философия науки (направление суббота, 21.10, 28.10, 11.11, 18.11, 25.11,
Серегина Тамара
подготовки 31.06.01)
02.12, 09.12, 16.12
Владимировна, кандидат
практические занятия
17.00-18.30
философских наук,
4 группа
доцент
И.о. начальника отдела аспирантуры управления
подготовки кадров высшей квалификации
ауд. 330 (корпус №1,
ул. Комсомольская,
д.95)
ауд. 330 (корпус №1,
ул. Комсомольская,
д.95)
ауд. 330 (корпус №1,
ул. Комсомольская,
д.95)
О.В.Опрятова
Приложение 5
МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РФ
ФГБОУ ВО «Орловский государственный университет
имени И.С. Тургенева»
Утверждаю
И.о.ректора
__________О.В. Пилипенко
«____»___________2017 г.
ПРОТОКОЛ № _____
заседания экзаменационной комиссии от
мая 2017 г.
Состав экзаменационной комиссии:
Председатель экзаменационной комиссии: Пахарь Л.И. – доктор философских
наук, 09.00.01, профессор, зав. кафедрой философии и культурологи (уд. № 1305а
9050);
Зам. председателя экзаменационной комиссии: Серегина Т.В. – кандидат
философских наук, 09.00.01, доцент, зав. кафедрой логики, философии и методологии
науки, декан философского факультета (уд. № 1305а 9051);
Члены экзаменационной комиссии: Степанов В.П. – доктор исторических
наук, 07.00.07, профессор, профессор кафедры социальной антропологии и
этнонациональных процессов; Старостенко К.В. – доктор политических наук,
23.00.02, профессор, зав. кафедрой общей и прикладной политологии; Терехов С.В. –
кандидат философских наук, 09.00.03, доцент, доцент кафедры логики, философии и
методологии науки (уд. № 16831).
Состав комиссии утвержден приказом № 269 от 24.03.2017 г.
СЛУШАЛИ: прием кандидатского экзамена по дисциплине:
__________История и философия науки (
________)_
аспиранта (экстерна)______________________________________________________
На экзамене были заданы следующие вопросы:
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
ПОСТАНОВИЛИ: считать, что _________________________________________
сдал(а) экзамен с оценкой _______________________________________
Председатель комиссии
Пахарь Л.И.
Зам. председателя___________________________________ Серегина Т.В.
Члены комиссии: _________________________________ Старостенко К.В.
_________________________________ Степанов В.П.
_________________________________ Терехов С.В.
95
Приложение 6
Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение
высшего образования
«Орловский государственный университет имени И.С. Тургенева»
Управление подготовки кадров высшей квалификации
Зачетно-экзаменационная ведомость
Семестр летний (2) 2016/2017 учебный год
Очная форма
Направление подготовки
06.06.01 Биологические науки
Дисциплина
Научно-исследовательская деятельность
Дата 11.05.2017 г.
Часов: 864 ЗЕ: 24
№
п/п
Ф.И.О.
1.
Ветрова Екатерина
Николаевна
2.
Горячкина Марина Михайловна
№
зачетной
книжки
(шифр)
168005
Зачтено /
не зачтено
Преподаватель
168006
И.о. начальника управления
подготовки кадров высшей квалификации
_______/__О.В. Опрятова__/
Подпись
96
Приложение 7
ФГБОУ ВО «ОГУ имени И.С. Тургенева»
Управление подготовки кадров
высшей квалификации
Служебная записка
№
от « » ________ 2017 г.
Ректору ОГУ
им. И.С. Тургенева
О.В. Пилипенко
Просим Вас оплатить на условиях почасовой оплаты Александровой А.П. – кандидату
филологических наук, доценту, начальнику бюро переводов, доценту кафедры английской
филологии прием вступительных испытаний в аспирантуру по английскому языку в июлеавгусте 2017 года в объеме 18 часов.
Начальник управления подготовки
кадров высшей квалификации
Е.М. Родионова
Согласовано:
Проректор по учебной деятельности
Е.Н. Алексеева
97
Приложение 8
МИНИСТЕРСТВООБРАЗОВАНИЯ
ИНАУКИРОССИЙСКОЙФЕДЕРАЦИИ
Федеральное государственное бюджетное
Образовательное учреждение высшего образования
«ОРЛОВСКИЙГОСУДАРСТВЕННЫЙУНИВЕРСИТЕТ
Имени И.С. ТУРГЕНЕВА»
(ОГУ им. И.С.Тургенева)
ул. Комсомольская, д. 95, г. Орѐл, 302026
Тел./факс: (4862) 77-73-18
[email protected], www.oreluniver.ru
ОКПО 02079909 ОГРН 1025700786462 ИНН/КПП 5752015309/575201001
____________________ № __________________________
На № _____________________________________________
98
Приложение 9
Министерство образования и науки РФ
ФГБОУ ВО «Орловский государственный
Университет имени И.С. Тургенева»
УТВЕРЖДАЮ:
И.о. ректора
_________О.В. Пилипенко
2июня 2017 г.
Управление подготовки кадров
высшей квалификации
АКТ
02.06.2017 № 6
О выделении к уничтожению
документов, не подлежащих хранению
На основании номенклатуры дел управления – рефераты по
специальностям по истечении трехгодичного срока хранения – отобраны к
уничтожению, как не имеющие научно-исторической ценности и утратившие
практическое значение документы, управлением подготовки кадров высшей
квалификации.
№
п/п
Заголовок дела
Крайние
даты
дел
Индекс
дела
по номенклатуре
Кол-во
дел,
папок,
томов
1
2
2
Рефераты по специальностям
3
2013
4
07-23
5
123
Итого
Срок
хранения
и №№
статей по
перечню
6
3 года
123 (сто двадцать три) дела за 2013 год
И.о. проректора
по учебной работе
Е.Н. Алексеева
Руководитель подразделения
О.В. Опрятова
Зав. архивом
Ж.А. Макоткина
99
Приложение 10
МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего
образования «Орловский государственный университет имени И.С. Тургенева»
ул. Комсомольская, д. 95, г Орел, Россия, 302026
Телефон (4862) 75-13-18, факс (4862) 75-13-18, e-mail: [email protected]
СПРАВКА №314
01.09.2017 г.
Дана Дубровской Ирине Владимировне в том, что она является аспиранткой
первого курса ФГБОУ ВО «Орловский государственный университет имени И.С. Тургенева»
очной формы обучения направления подготовки 31.06.01 Клиническая медицина.
Период обучения с 01.09.2017 г. по 21.06.2020 г.
Основание: приказ о зачислении от 10.08.2017 г. № 1-1245.
Обучается на бюджетной основе.
Справка дана для предъявления
по месту требования
И.о. начальника отдела аспирантуры Управления подготовки
кадров высшей квалификации
__________________ О.В. Опрятова
100
Приложение 11
Номенклатура
07. УПРАВЛЕНИЕ ПОДГОТОВКИ КАДРОВ ВЫСШЕЙ КВАЛИФИКАЦИИ
07-01 Приказы, распоряжения и инструктивные письма Минобрнауки России,
Рособрнадзора по вопросам работы аспирантуры, докторантуры, ординатуры.
Копии.
07-02 Приказы ректора университета по вопросам работы аспирантуры,
докторантуры, ординатуры. Копии.
07-03 Положение об Управлении подготовки кадров высшей квалификации.
07-04 Должностные инструкции сотрудников Управления.
07-07 План работы Управления подготовки кадров высшей квалификации.
07-07 План приема в аспирантуру, докторантуру, интернатуру и ординатуру.
07-07 Годовой статистический отчѐт о работе аспирантуры и докторантуры
(ф.№1-НК).
07-08 Протоколы заседаний комиссий по приѐму кандидатских экзаменов.
07-09 Текущие отчѐты и справки.
07-10 Списки публикаций научных руководителей.
07-11 Переписка с организациями и частными лицами.
07-12 Государственное задание
07-13 Переписка по организационным вопросам деятельности аспирантуры,
докторантуры, ординатуры, лицензирования и аккредитации.
07-14 Положение о курсах по подготовке к сдаче кандидатского минимума.
07-15 Интерны и ординаторы.
07-16 Программы вступительных экзаменов в аспирантуру по направлениям
подготовки.
07-17 Программы подготовки и сдачи кандидатского минимума.
07-18 Личные дела аспирантов, докторантов и соискателей.
07-19 Учебные планы.
07-20 Численность аспирантов для УМУ.
07-21 Расчет часов учебной нагрузки.
07-22 Журнал учета аспирантов.
07-23 Журнал учета выдачи аспирантских удостоверений
07-24 Журнал учета выдачи справок аспирантами и докторантами.
07-25 Номенклатура дел управления аспирантуры и докторантуры.
07-26 Акты передачи дел в архив вуза.
07-27 Акты о выделении дел к уничтожению.
07-28. Посвящение в аспиранты.
07-29 Нормативно-правовая база.
07-30 Положение о педагогической практике аспирантов;
07-31 Положение о порядке и основаниях перевода, восстановления и
отчисления обучающихся по программам высшего образования – программам
подготовки кадров высшей квалификации в аспирантуре в ФГБОУ ВО «ОГУ
имени И.С. Тургенева»;
101
07-32 Положение о порядке организации и осуществления образовательной
деятельности по образовательным программам высшего образования –
программам подготовки научно-педагогических кадров в аспирантуре;
07-33 Положение о порядке прикрепления лиц для сдачи кандидатских
экзаменов и сдачи кандидатских экзаменов в ФГБОУ ВО «Орловский
государственный университет имени И.С. Тургенева»;
07-34 Положение о порядке проведения научных исследований аспирантов;
Положение о фондах оценочных средств для проведения промежуточной и
итоговой аттестации обучающихся в аспирантуре в ФГБОУ ВО «Орловский
государственный университет имени И.С. Тургенева»;
07-35 Положение о цифровом портфолио аспиранта Федерального
государственного бюджетного образовательного учреждения высшего
образования «Орловский государственный университет»;
07-36 Положение об основной профессиональной образовательной программе
подготовки научно-педагогических кадров в аспирантуре, реализуемой по
направлениям подготовки кадров высшей квалификации на основе ФГОС ВО в
ФГБОУ ВО «ОГУ имени И.С. Тургенева»;
07-37 Порядок прикрепления лиц для подготовки диссертации на соискание
ученой степени кандидата наук без освоения программ подготовки научнопедагогических
кадров
в
аспирантуре
ФГБОУ ВО «Орловский
государственный университет имени И.С. Тургенева»;
07-38 Правила приема в федеральное государственное бюджетное
образовательное
учреждение
высшего
образования
«Орловский
государственный университет имени И.С. Тургенева» на обучение по
образовательным программам высшего образования – программам подготовки
научно-педагогических кадров в аспирантуре на 2017-2018 учебный год.
07-39 Положение о государственной итоговой аттестации аспирантов.
07-40 Положение о научно-квалификационной работе аспирантов.
07-41 Положение о порядке проведения промежуточной аттестации аспирантов
ФГБОУ ВО «Орловский государственный университет имени И.С. Тургенева».
07-42 Положение об апелляционной комиссии ФГБОУ ВО «Орловский
государственный университет имени И.С. Тургенева» (при приеме на обучение
по образовательным программам высшего образования – программам
подготовки научно-педагогических кадров в аспирантуре).
07-43 Положение о научном руководителе аспирантов.
07-44 Положение об экзаменационной комиссии ФГБОУ ВО «Орловский
государственный университет имени И.С. Тургенева» (при приеме на обучение
по образовательным программам высшего образования – программам
подготовки научно-педагогических кадров в аспирантуре).
07-45 Положение о вступительных испытаниях при приеме на обучение по
образовательным программам высшего образования – программам подготовки
научно-педагогических кадров в аспирантуре в федеральном государственном
бюджетном образовательном учреждении высшего образования «Орловский
государственный университет имени И.С. Тургенева».
102
07-46 Положение о конкурсной комиссии по вопросам прикрепления
соискателей ученой степени кандидата наук без освоения программ подготовки
научно-педагогических кадров в аспирантуре федерального государственного
бюджетного образовательного учреждения высшего образования «Орловский
государственный университет имени И.С. Тургенева».
07-47 Порядок индивидуального учета результатов освоения обучающимися по
программам подготовки кадров высшей квалификации в аспирантуре и условий
хранения в архивах информации об этих результатах на бумажных и (или)
электронных носителях.
07-48 Положение о рабочих программах дисциплин, реализуемых при обучении
по образовательным программам высшего образования – программам
подготовки кадров высшей квалификации федерального государственного
бюджетного образовательного учреждения высшего образования «Орловский
государственный университет имени И.С. Тургенева».
07-49 Положение об освоении образовательных программ высшего
образования – программ подготовки кадров высшей квалификации в
аспирантуре по индивидуальному учебному плану, в том числе
ускоренному обучению.
07-50 Положение о порядке освоения элективных дисциплин (модулей) и
факультативных дисциплин по образовательным программам высшего
образования – программам подготовки научно-педагогических кадров в
аспирантуре ФГБОУ ВО «ОГУ».
07-51 Положение о порядке организации и проведения текущего контроля
успеваемости обучающихся по образовательным программам высшего
образования – программам подготовки кадров в аспирантуре.
07-52 Положение об организации и контроле внеаудиторной (самостоятельной)
работы аспирантов.
07-53 Положение о приемной комиссии при приеме на обучение по
образовательным программам высшего образования – программам подготовки
кадров высшей квалификации в аспирантуре ФГБОУ ВО «Орловский
государственный университет имени И.С. Тургенева».
07-54 Положение о порядке зачета университетом результатов освоения
обучающимися дисциплин (модулей) и практик в других организациях,
осуществляющих образовательную деятельность по программам подготовки
научно-педагогических кадров в аспирантуре.
07-55 Положение о порядке и условиях зачисления экстернов в организацию
при обучении лиц, осваивающих основные образовательные программы
высшего образования - программы подготовки кадров высшей квалификации в
аспирантуре.
07-56 Положение о докторантуре в Орловском государственном университете
имени И.С. Тургенева.
07-57 Положение об исследовательской практике аспирантов.
07-58 Положение о проверке научно-квалификационных работ, рефератов и
научных статей аспирантов с использованием системы «антиплагиат вуз».
1/--страниц
Пожаловаться на содержимое документа