close

Вход

Забыли?

вход по аккаунту

Селютина Карина Валерьевна. Организация информационно-документационного архивных учреждений ( на примере БУОО Государственный архив Орловской области)

код для вставки
АННОТАЦИЯ
Объем ВКР – 86 страниц.
Количество рисунков - 12.
Количество приложений - 14.
Количество использованных в работе источников и литературы - 85.
Ключевые слова: документ, управление, регистрация, поиск документа,
системы документации, документооборот, контроль исполнения, бланк,
автомтизация, хранение, совершенствование.
Тема
выпускной
квалификационной
работы:
«Организация
информационно-документационного обеспечения архивных учреждений (на
примере БУОО «Государственный архив Орловской области»)».
Объектом
является
исследования
выпускной
квалификационной
работы
БУОО «Государственный архив Орловской области.
Предмет исследования выпускной квалификационной
работы -
организация информационно-документационного обеспечения архивных
учреждений (на примере БУОО «Государственный архив Орловской
области»).
Цель выпускной квалификационной работы - на основе результатов
исследования разработать предложения по совершенствованию организации
информационно-документационного обеспечения в БУОО «Государственный
архив Орловской области».
В процессе работы были использованы методы теоретического анализа,
изучения материалов и документов учреждения, а также материалов научных
и периодических изданий по проблеме, классификации, документального
анализа, опроса специалистов, наблюдения.
В ходе исследования организации документационного обеспечения
управления в БУОО «Государственный архив Орловской области» были
решены поставленные задачи: изучен объект исследования и дана
характеристика его деятельности; изучена
организационная структура,
проведен анализ бланков учреждения, изучены системы документации,
проанализирован документооборот, рассмотрена регистрация и организация
контроля исполнения документов, а также изучен порядок текущего
хранения документов, порядок подготовки и сдачи дел на хранение в архив,
разработаны пути совершенствования информационно-документационного
обеспечения управления.
Информационно-документационное обеспечение
в БУОО «ГАОО»
требует создания многих видов документов. Качество управления зависит от
уровня организации делопроизводства. С целью улучшения его качества
были разработаны исправленные варианты документов: приказ, письмо,
титульный лист устава. В Учреждении используются бланки, которые не
соответствуют необходимым требованиям. В приложениях представлены
исправленные варианты: бланка письма, общего бланка, конкретного вида
документа (приказа). Также разработан проект бланка письма с продольным
расположением реквизитов.
В Учреждении имеется инструкция по делопроизводству. Но, она
является устаревшей. Вероятно, с отсутствием обновлений
данного
локального нормативного акта связано то, что оформление документов,
создаваемых в БУОО «ГАОО», не всегда соответствует необходимым
требованиям. В связи с этим необходимо внести изменения в документ.
Также на практике могут быть применены предложения: о внедрении
системы электронного документооборота FossDoc, применении программы
Outlook как планировщика событий в работе секретаря.
СОДЕРЖАНИЕ
ВВЕДЕНИЕ…………………………………………………………………….....9
1.
ОБЩАЯ ХАРАКТЕРИСТИКА БУОО «ГОСУДАРСТВЕННЫЙ
АРХИВ
ОРЛОВСКОЙ
ОБЛАСТИ».
СОВРЕМЕННОЕ
ЗАКОНОДАТЕЛЬНОЕ РЕГУЛИРОВАНИЕ ИНФОРМАЦИОННОДОКУМЕНТАЦИОННОГО
«ГОСУДАРСТВЕННЫЙ
ОБЕСПЕЧЕНИЯ
АРХИВ
ОРЛОВСКОЙ
БУОО
ОБЛАСТИ».
…...14
1.1.
История
создания
БУОО
«Государственный
архив
Орловской
области».......................................................................................................14
1.2.
Характеристика
деятельности
БУОО
«Государственный
архив
Орловской области»………………………………………………………21
1.3.
Структура
БУОО
«Государственный
архив
Орловской
области»……..26
1.4.
Современное
законодательное
регулирование
документационного обеспечения
информационно-
БУОО «Государственный архив
Орловской области»………………………………………………………27
2.
ОРГАНИЗАЦИЯ
ИНФОРМАЦИОННО-
ДОКУМЕНТАЦИОННОГО
«ГОСУДАРСТВЕННЫЙ
АРХИВ
ОБЕСПЕЧЕНИЯ
ОРЛОВСКОЙ
БУОО
ОБЛАСТИ».
…...36
2.1.
Характеристика бланков, используемых для создания документов в
БУОО «Государственный архив Орловской области»……………….…
36
2.2.
Характеристика систем документации БУОО «Государственный архив
Орловской области»………………………………………………………38
2.2.1. Анализ
организационной
документации………………………….38
2.2.2. Анализ распорядительной документации………………………...41
2.2.3.
Анализ
информационно-справочной
документации……………..42
3.
ОРГАНИЗАЦИЯ
РАБОТЫ
С
«ГОСУДАРСТВЕННЫЙ
ДОКУМЕНТАМИ
АРХИВ
В
БУОО
ОРЛОВСКОЙ
ОБЛАСТИ»……………………………………………………………….45
3.1.
Организация документооборота…………………………………………45
3.1.1. Организация
работы
с
входящими
документами……………........45
3.1.2. Организация
работы
с
исходящими
документами……………….48
3.1.3. Организация работы с внутренними документами………………51
3.2.
Регистрация документов…………………………………………………52
3.3.
Контроль исполнения документов………………………………………57
3.4.
Формирование и оперативное хранение дел……………………………
60
4.
СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ
ДОКУМЕНТАЦИОННОГО
БУОО
ИНФОРМАЦИОННООБЕСПЕЧЕНИЯ
«ГОСУДАРСТВЕННЫЙ
АРХИВ
УПРАВЛЕНИЯ
ОРЛОВСКОЙ
ОБЛАСТИ»…………………………………………………………….…65
ЗАКЛЮЧЕНИЕ………………………………………………………………...74
Источники………………………………………………………………………..77
Неопубликованные источники………………………………………………….69
Литература……………………………………………………………………….80
Приложения……………………………………………………………………...86
ВВЕДЕНИЕ
Организация
информационно-документационного
обеспечения
управления влияет на качество работы учреждения. Правильное ведение
документации
помогает
профессиональной
добиться
успеха
в
управленческой
и
деятельности. Это очень важно для архивного
учреждения, так как его деятельность неразрывно связана с документами, их
хранением. Информация представляется в виде разного рода документов и
большая часть рабочего времени сотрудников организаций тратится на их
подготовку,
сопровождение,
заполнение,
копирование
и
передачу.
Правильная организация работы с документами снижает время необходимое
для
поиска,
повышает
Актуальность
выбранной
совершенствования
точность
темы
системы
и
своевременность
заключается
в
том,
информации.
что
путем
информационно-документационного
обеспечения управления можно ускорить движение и исполнение служебных
документов,
их
сохранение,
использование.
В
настоящее
время
немаловажное значение придается автоматизации делопроизводственных
процессов, которые увеличивают производительность труда работников.
Объектом
является
исследования
выпускной
квалификационной
работы
Бюджетное учреждение Орловской области «Государственный
архив Орловской области».
Предмет
исследования выпускной квалификационной
работы

организация информационно-документационного обеспечения управления в
архивных учреждениях (на примере БУОО «Государственный архив
Орловской области»).
Цель выпускной квалификационной работы  на основе результатов
исследования разработать предложения по совершенствованию организации
информационно-документационного обеспечения в БУОО «Государственный
архив Орловской области».
Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие
основные задачи:

дать краткую характеристику объекта исследования;
 изучить организационную структуру общества;
 изучить источники и литературу по теме исследования;
 изучить системы документации, функционирующие в Учреждении.
 проанализировать движение документов;
 изучить
информационно-поисковую
систему
и
организацию
контроля исполнения документов в Учреждении.
 разработать
пути
совершенствования
документационного
обеспечения управления в БУОО «ГААОО».
При написании выпускной квалификационной работы был использован
широкий
круг
источников
и
литературы.
Акты,
содержащие
общегосударственную законодательную и нормативную базу по вопросам
управления документацией, делопроизводства, архивного дела: Федеральный
закон от 22.10.2004 N 125-ФЗ «Об архивном деле в Роccийской Федерации»
[3], Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о
защите информации» от 27.06.2006 №149-ФЗ [7]; Федеральный закон от
29.12.1994 №77 «Об обязательном экземпляре документов» [8];, и другие.
Основные
используемые в коммерческих организациях нормативно-
методические документы по документационному обеспечению: «ГОСТ Р
7.0.97-2016. Национальный стандарт Российской Федерации. Система
стандартов
по
информации,
библиотечному
Организационно-распорядительная
и
издательскому
документация.
делу.
Требования
к
оформлению документов» (утв. Приказом Росстандарта от 08.12.2016 N
2004-ст) [18], ГОСТ Р 7.0.8-2013. «Национальный стандарт Российской
Федерации.
Система
стандартов
по
информации,
библиотечному
и
издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и
определения»
[20],
«Перечень
типовых
управленческих
архивных
документов, образующихся в процессе деятельности государственных
органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием
сроков хранения» [26], «Основные правила работы архивов организаций»
[25] и другие.
В процессе подготовки выпускной квалификационной работы были
использованы материалы, опубликованные журналах «Делопроизводство»,
«Делопроизводство и документооборот на предприятии», «Справочник
cекретаря», «Секретарь-референт», «Секретарское дело».
Рассмотрены материалы, разработанные специалистами, которые
занимаются
изучением
проблем
современного
документационного
обеспечения управления, его автоматизации и совершенствования.
Н.
Храмцовская,
к.и.н.,
ведущий
эксперт
по
управлению
документацией компании «ЭОС», эксперт ИСО, член Международного
совета
архивов
в
статье
к.и.н.,
ведущий
эксперт
по
управлению
документацией компании «ЭОС», эксперт ИСО, член Международного
совета архивов в статье «Новые подходы к организации хранения документов
на бумажных носителях в смешанном документообороте: опыт Федеральной
налоговой службы» рассказывает о том, что «в настоящее время
большинство
отечественных
организаций
работает
в
смешанном
документообороте, используя в своей деловой деятельности как документы
на бумажных носителях, так и изначально электронные документы. Многие в
интересах эффективного использования информации сканируют бумажные
документы, включая их электронные образы в свои информационные
системы. После этого организациям приходится решать, что делать с
бумажными подлинниками отсканированных документов. Поскольку в
нашей стране пока нет законодательных норм и традиций делового оборота,
допускающих их уничтожение, бумажные документы приходится хранить в
соответствии с требованиями российского законодательства, даже если для
оперативной деятельности они не нужны» [72]. Федеральная налоговая
служба РФ внедрила новшества для организации хранения громадной массы
документов, связанных с регистрацией юридических и физических лиц, а
также для их выборочного уничтожения.
Иритикова
В.,
профессиональный
управляющий
документами,
документовед, приглашенный лектор Российской академии народного
хозяйства и государственной службы при Президенте РФ в статье
«Проблемы формирования дел с приказами» говорит о том, встречаются
ситуации, «в которой невозможно соблюсти все предписанные критерии
формирования дела с приказами по основной деятельности. Мы сначала
выявили
критерии,
проанализировав
действующую
нормативно-
методическую базу, а потом проранжировали их по степени важности
соблюдения. Кроме того, дали практические рекомендации по разбиению дел
с приказами и их приложениями на тома» [51].
Янковая В., ведущий специалист Государственного архива Российской
Федерации, член Гильдии управляющих документацией, канд. ист. наук,
доцент в статье «Новый нормативный документ – Примерная инструкция
по делопроизводству в государственных организациях» поясняет: «для каких
организаций он обязателен? Работу с какой частью своей документации они
должны вести в соответствии с ним? Как он регулирует ответственность
работников за документы? В целом он соответствует ГОСТ Р 7.0.97-2016,
но конкретизирует некоторые положения стандарта: про бланки документов,
используемые шрифты и гербы, подготовку и оформление отдельных видов
документов, процедуру согласования, про подписание, даны примерные
перечни утверждаемых документов и заверяемых печатью» [75].
Е.
Кожанова,
делопроизводству
в
эксперт
статье
по
«Новый
традиционному
ГОСТ
и
кадровому
по делопроизводству.
Что в документах с 1 июля будем оформлять по-новому» [35] рассказывает о
том, что принят новый стандарт по оформлению документов и необходимо
готовиться к новым реквизитам
и правилам оформления документов.
Рекомендуется следовать правилам стандарта. Так можно сэкономить время
на подготовку и оформление бумаг. Документы будут единообразными, и не
придется думать, какие реквизиты и где расположить, какие использовать
бланки. Нововведения рассмотрены с комментариями и примерами.
В процессе работы
были использованы методы теоретического
анализа, изучения материалов и документов учреждения, а также материалов
научных
и
периодических
изданий
по
проблеме,
классификации,
документального анализа, опроса специалистов, наблюдения.
Выпускная
квалификационная
работа
является
оргпроектной
разработкой и состоит из введения, четырех разделов, заключения, списка
источников и литературы, приложений.
1. ОБЩАЯ ХАРАКТЕРИСТИКА БУОО «ГОСУДАРСТВЕННЫЙ
АРХИВ ОРЛОВСКОЙ ОБЛАСТИ». СОВРЕМЕННОЕ
ЗАКОНОДАТЕЛЬНОЕ РЕГУЛИРОВАНИЕ ИНФОРМАЦИОННОДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ В
БУОО «ГОСУДАРСТВЕННЫЙ АРХИВ ОРЛОВСКОЙ ОБЛАСТИ»
1.1. История создания БУОО «Государственный архив Орловской
области»
Родоначальницей государственного архива Орловской области можно
считать Орловскую ученую архивную комиссию, созданную в Орле в 1884
году в числе первых комиссий в российских губерниях. Комиссия занималась
изучением
архивов
местных
учреждений,
собиранием
интересных
документов. Особая заслуга комиссии состоит в издании «Трудов...», в
которых публиковались наряду со статьями краеведческого характера тексты
архивных документов по истории Орловщины.
«1 июня 1918 г. декретом СНК РСФСР «О реорганизации и
централизации архивного дела в РСФСР» документы всех учреждений
объявлены
собственностью
государства
и
включены
в
единый
государственный Архивный фонд, создано Главное Архивное управление
(Главархив),
в
губерниях
утверждены
должности
уполномоченных
Главархива. Первым уполномоченным Главархива по Орловской губернии
назначен В.М. Турчанинов.
31 марта 1919 г. Согласно «Положению о губернских архивных
фондах» все архивы в каждой губернии составили единый губернский
архивный фонд.
20
февраля
1920
г. Создано
Орловское
губернское
архивное
управление при губернском отделе народного образования. Заведование
архивным управлением было возложено на уполномоченного Главархива по
Орловской губернии И.С. Комягинского.
30 января 1922 г. Главархив переименован в Центрархив и передан из
Наркомпроса в подчинение Президиуму ВЦИК. Орловское губернское
архивное управление, преобразованное в губернское архивное бюро, стало
подчиняться губисполкому.
Март 1922 г. Образована губернская комиссия по сбору документов
Октябрьской
революции
и
революционного
движения
(Губистпарт),
действовавшая до июля 1927 г.
Август 1923 г. В Дмитровском уезде назначен первый из уездных
уполномоченных губархивбюро, в том же году приступили к работе
уполномоченные в других уездах.
1923 - 1924 гг. Орловскому
губархивбюро предоставлено два
здания для размещения архивных
документов – бывшей почтовотелеграфной
Петропавловского
конторы
и
собора
(в
первом архив находился до 1935 г.,
во втором – до 1937 г.). Утвержден
штат губархивбюро из 6 человек:
заведующего,
сотрудников,
двух
научных
архивариуса,
делопроизводителя и сторожа, кроме
Рисунок 1. Архивные документы в здании
Петропавловского собора в Орле. 1925 г.
того, «на безвозмездную службу» приняты 3 фотографа для съемок местных
событий.
20-23 декабря 1924 г. Состоялся первый губернский съезд архивных
работников.
17 апреля 1925 г. Губисполком принял постановление о сдаче в
губархивбюро типографиями и издательствами по одному экземпляру
каждого издания, выходившего в губернии.
28
марта
1925
г. При
губархивбюро
открылись
историко-
революционный музей и постоянная архивная выставка, по которой
проводились экскурсии для делегатов очередного губернского съезда
Советов,
представителей
общественных,
культурно-просветительных
учреждений, школьников и других посетителей, за год выставку посетило
более 1700 человек.
1926 г. Вышло в свет первое издание, подготовленное сотрудниками
губархивбюро и губистпарта по архивным документам «1905 год в
Орловском крае».
14 мая 1928 г. В связи с созданием Центрально-Черноземной области
(ЦЧО) и упразднением Орловской губернии в составе ЦЧО образован
Орловский округ из 17 районов. Орловское губархивбюро преобразовано в
окружное
архивное
бюро,
организовавшее
перемещение
архивных
документов досоветских учреждений из бывших уездов Орловской губернии
в г. Орел.
1928 - 1929 гг. Началось создание районных архивов, первым был
образован архив в Урицком районе.
1930 г. Ввиду отмены округов Орловское окружное архивное бюро
переименовано в Орловское отделение Воронежского областного архивного
управления.
13 июня 1934 г. В связи с ликвидацией Центрально-Черноземной
области территория Орловщины вошла в состав Курской области, 1 июля
было создано Орловское отделение Курского областного архивного
управления.
1936 г. В структуре Орловского отделения Курского областного
архивного
управления
созданы
исторический
архив
с
документами
досоветского периода и архив Октябрьской революции, где хранились
документы с 1917 г.
27 сентября 1937 г. – образована Орловская область; 23 ноября – в
структуре Орловского облисполкома было создано архивное управление (в
его составе действовали Орловские государственные архивы – исторический
и Октябрьской революции), во всех районах области образованы районные
государственные архивы.
10 мая 1938 г. Постановлением оргбюро ЦК ВКП(б) по Орловской
области
создан
областной
партийный
архив,
документы
которого
размещались в зданиях Орловского обкома ВКП(б) – КПСС до постройки в
1979 году специального здания но ул. Октябрьской, 32.
27 января 1939 г. Областное архивное управление и районные
государственные архивы переданы в подчиненно органам НКВД.
1 июля 1939 г. Архивное управление УНКВД по Орловской области
было расформировано, на его базе образованы: архивный отдел УНКВД по
Орловской области, Орловский областной государственный архив УНКВД (в
составе двух архивов – Орловского областного государственного архива
Октябрьской
революции
и
Орловского
областного
государственного
исторического архива).
1941 г. Образован единый Орловский областной государственный
архив по типовой структуре: отдел дореволюционных фондов, отдел фондов
Октябрьской
революции
и
социалистического
строительства,
отдел
секретных фондов. В облгосархиве до начала Великой Отечественной войны
хранилось более 500 тыс. дел в двух зданиях церквей: Преображенской (с
1935 г.) и Троицкой кладбищенской (с 1940 г.); в районных госархивах
насчитывалось более 340 тыс. дел.
12 ноября 1958 г. Принято решение облисполкома о переводе
областного государственного архива из Преображенской церкви в МихаилоАрхангельскую церковь.
26 декабря 1961 г. Архивные учреждения области из ведения
Управления
внутренних
дел
переданы
в
подчинение
органам
исполнительной власти, образован архивный отдел облисполкома.
1964 г. В г. Орле построено специальное здание дня областного
государственного архива (ул. Лескова, 24).
1968 г. В районах области началось создание колхозно-совхозных
архивов документов по личному составу, которые согласно решению
облисполкома от 28 июня 1972 года были преобразованы в объединенные
междуведомственные архивы документов личному составу (ОМВА).
Рисунок 2. Колхозники Крмского района слушают
лекцию научного сотрудника облгосархива И. Н.
Черновой. 1964 г.
1
мая
1968
г. Создан
Ливенский филиал облгосархива
в
результате
преобразования
Ливенских
городского
районного
государственных
архивов.
и
Январь 1976 г. Сдана в эксплуатацию пристройка к зданию
облгосархива (ул. Лескова, 24), все архивные документы из церквей были
перевезены в основное здание.
31 октября 1989 г. Райгосархивы были преобразованы в архивные
отделы райисполкомов.
23 февраля 1990 г. Принято решение облисполкома о преобразовании
Ливенского
филиала
облгосархива
в
архивный
отдел
Ливенского
горисполкома.
27 августа 1991 г. Партийный архив обкома КП РСФСР передан в
ведение
архивного
отдела
облисполкома
на
правах
структурного
подразделения облгосархива – архивохранилища фондов общественнополитических организаций и движений (АФОПОД).
9 декабря 1991 г. На основании Указа Президента РСФСР «о
некоторых вопросах деятельности органов исполнительной власти РСФСР»
от 22 августа 1991 г. № 75 постановлением и.о. Главы администрации
Орловской области от 9 декабря 1991 г. № 1 полномочия исполкома
областного Совета народных депутатов были прекращены и архивный отдел
облисполкома стал именоваться архивным отделом администрации области.
В 1991 – 1992 гг. произошло преобразование архивных отделов
райгорисполкомов в архивные отделы райгорадминистраций.
1995
–
1998
гг. Объединенные
междуведомственные
архивы
документов по личному составу вошли в состав архивных отделов
администрации области.
28 мая 1996 г. Архивный отдел администрации области преобразован в
управление по делам архивов администрации области.
6 июля 1999 г. Главой администрации области подписан Закон
Орловской области «Об Архивном фонде Орловской области и архивах» №
109-ОЗ.
5 июня 2000 г. в соответствии с постановлением Главы администрации
области
создана
Межведомственная
экспертная
комиссия
по
рассекречиванию документов КПСС.
5 марта 2003 г. по решению Коллегии Федеральной архивной службы
России установлен День архивов – 10 марта.
9 марта 2004 г. согласно указу Президента РФ Федеральная архивная
служба России (Росархив) преобразована в Федеральное архивное агентство,
которое включено в структуру Министерства культуры и массовых
коммуникаций.
27 октября 2004 г. опубликован Федеральный Закон № 125 «Об
архивном деле Российской Федерации», в соответствии с которым
регулируются отношения в сфере организации хранения, комплектования,
учета и использования Архивного фонда РФ и других архивных документов
независимо от их форм собственности, а так же отношения в сфере
управления архивным делом в интересах граждан, общества и государства.
15 марта 2006 г. вступил в силу Закон «О внесении изменений в Закон
Орловской области «Об Архивном фонде Орловской области и архивах» в
новой редакции – № 585-ОЗ.
27 октября 2006 г. в соответствии с Указом Губернатора области
управление по делам архивов утратило юридическую самостоятельность и
вошло в структуру Аппарата Губернатора и Коллегии Орловской области.
3 ноября 2006 г. на базе входившего в структуру управления по делам
архивов
областного
распоряжением
государственного
Коллегии
области
№
архива
в
265-р
соответствии
создано
с
областное
государственное учреждение «Государственный архив Орловской области»
(ОГУ ГАОО), с правом юридического лица. Учредитель ОГУ ГАОО –
Аппарат Губернатора и Коллегии Орловской области.
18 января 2007 г. Приказом Министерства культуры и массовых
коммуникаций
№
19
утверждены
«Правила
организации
хранения,
комплектования, учета, и использования документов Архивного фонда
Российской Федерации и других архивных документов в государственных и
муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской
академии наук».
24 января 2008 г. создано и включено в реестр региональных
отделений
Российского
общества
историков-архивистов
Орловское
областное отделение РОИА, в составе которого – сотрудники управления по
делам
архивов,
облгосархива,
муниципальных
архивов,
областной
администрации, музеев, библиотек, преподаватели вузов, представители
средств массовой информации.
18 марта 2009 г. в соответствии с указом Губернатора Орловской
области «О структуре исполнительных органов государственной власти
Орловской области» управление по делам архивов Аппарата Губернатора и
Коллегии
Орловской
области
ликвидировано,
создан
Департамент
образования, культуры и спорта Орловской области (далее - Департамент),
являющийся уполномоченным органом исполнительной государственной
власти Орловской области в сфере архивного дела, правопреемником
Аппарата Губернатора и Коллегии Орловской области в сфере архивного
дела
и
учредителем
областного
государственного
учреждения
«Государственный архив Орловской области» [81].
В соответствии с указом Губернатора области от 31 октября 2011
года № 381 «О внесении изменений в некоторые нормативные правовые акты
Орловской области и утверждении структуры и штатного расписания
Управления культуры и архивного дела Орловской области» образовано
Управление культуры и архивного дела Орловской области со статусом
юридического лица.
Постановлением Правительства Орловской области от 24 ноября 2011
года № 408 утверждено Положение об Управлении культуры и архивного
дела Орловской области. В составе Управления образован отдел архивов и по
связям с общественными организациями.
1.2.
Характеристика деятельности БУОО «Государственный
архив Орловской области»
Бюджетное учреждение Орловской области «Государственный архив
Орловской области» создано на основании распоряжения Правительства
Орловской области от 28 апреля 2011 года № 179-р путем изменения типа
областного
государственного
учреждения
«Государственный
архив
Орловской области». Полное наименование Учреждения на русском языке:
бюджетное учреждение Орловской области «Государственный архив
Орловской области»; сокращенное наименование на русском языке: БУОО
ГАОО.
«Учреждение является некоммерческой организацией, не преследует
извлечение прибыли в качестве основной цели своей деятельности.
Учреждение создано в целях удовлетворения общественных потребностей в
ретроспективной информации, обеспечения сохранности, комплектования,
учета и использования документов Архивного фонда Орловской области как
составной части Архивного фонда Российской Федерации. Основные задачи
Учреждения: 1) сохранение документального наследия Орловской области;
2)
пополнение
Архивного
представляющими
фонда
историческую
Орловской
и
области
практическую
документами,
ценность;
3)
предоставление широкого спектра информационных услуг по архивным
документам юридическим и физическим лицам, удовлетворение их законных
прав и интересов, в том числе связанных с социальной защитой граждан,
предусматривающей
их
пенсионное
обеспечение;
4)
популяризация
архивных документов в средствах массовой информации; использование
документов в научных и культурно-просветительных целях; 5) участие в
патриотическом воспитании граждан. Предметом деятельности Учреждения
является выполнение работ и оказание услуг в сфере архивного дела для
реализации полномочий Учредителя в соответствии с действующим
законодательством Российской Федерации по обеспечению сохранности
документов Архивного фонда Орловской области, его комплектованию,
учету и использованию, и иная деятельность Учреждения, направленная на
достижение целей создания и задач Учреждения» [27].
Основными видами деятельности Учреждения являются: хранение,
комплектование, учет и использование Архивного фонда Орловской области,
в том числе предоставление информационных услуг юридическим и
физическим лицам.
«Для
достижения
целей
создания
Учреждение
осуществляет
следующие виды деятельности: 1) обеспечение сохранности документов
Архивного фонда Орловской области, находящихся на хранении в
Учреждении,
их
учета,
представление
Учредителю
сведений
для
централизованного государственного учета документов Архивного фонда
Российской Федерации, в том числе хранящихся в архивах источников
комплектования Учреждения; 2) осуществление комплекса мероприятий по
обеспечению сохранности документов Архивного фонда Орловской области,
включающего в себя создание нормативных условий для поддержания
документов в нормальном физическом состоянии, соблюдение оптимальных
(нормативных)
температурно-влажностного,
светового,
санитарно-
гигиенического режимов, обеспечение пожарной и охранной безопасности
архивных зданий; 3) проведение в установленном порядке проверок наличия
и состояния архивных документов; 4) выявление и учет особо ценных и
уникальных документов; описание уникальных документов для включения в
региональный Реестр уникальных документов; 5) создание страхового фонда
и фонда пользования особо ценных и уникальных документов, в том числе в
электронном виде; 6) реставрация, дезинфекция документов, находящихся на
хранении;
7)
физико-химическая
и
техническая,
в
том
числе
профилактическая обработка страхового фонда, кинофотодокументов; 8)
проведение экспертизы ценности документов, хранящихся в Учреждении, по
истечении сроков их временного хранения, в том числе документов по
личному составу, поступивших от ликвидированных организаций; 9)
формирование (комплектование) Архивного фонда Орловской области
документами органов государственной власти и других организаций и
граждан, в деятельности которых образуются документы Архивного фонда
Орловской области, в соответствии со списками источников комплектования
Учреждения; 10) составление и ведение списков источников комплектования
Учреждения, документы которых подлежат передаче на государственное
хранение;
представление
организаций
в
предложений
списки источников
о
включении
комплектования
(исключении)
на согласование
экспертно-проверочной комиссии Учредителя; 11) оказание методической
помощи
источникам
комплектования
Учреждения
по
организации
проведения экспертизы ценности документов, их отбору на государственное
хранение и научно-технической обработке, в том числе на договорных
началах; 12) оказание организационно-методической помощи, научнотехническое информирование, организация и проведение обучающих
семинаров 5 для работников делопроизводственной и архивной служб
источников
комплектования
ведомственного
хранения
Учреждения
документов
и
по
вопросам
организации
организации
документов
в
делопроизводстве; 13) проведение паспортизации архивов организаций источников комплектования Учреждения; 14) рассмотрение и подготовка к
утверждению
или
согласованию
экспертнопроверочной
комиссией
Учредителя описей дел постоянного хранения и по личному составу,
номенклатур дел, инструкций по ведению делопроизводства, положений об
экспертных комиссиях и архивах источников комплектования Учреждения, в
том числе описей документов личного происхождения держателей личных
фондов, описей документов ликвидированных организаций, а также описей
дел, переработанных и усовершенствованных в Учреждении; 15) создание и
совершенствование системы научно-справочного аппарата к архивным
документам на основе научной разработки фондов, в том числе в
электронном виде, для обеспечения доступа к архивным документам
пользователей ретроспективной информации; внедрение новых архивных
информационных технологий; 16) организация использования документов в
установленном порядке в читальном зале Учреждения; 17) подготовка и
издание сборников архивных документов, архивных справочников, а также
других публикаций, радио и телепередач в средствах массовой информации
на основе архивных документов; 18) организация и проведение научных и
научно-практических конференций, заседаний научных советов, выставок
(самостоятельно или совместно с другими архивами и организациями),
экскурсий,
встреч
с
общественностью
и
других
информационных
мероприятий различных форм; 19) проведение научных исследований в
области архивоведения, документоведения и археографии, внедрение
результатов
исследований
и передового
опыта
в практику
работы
Учреждения: 20) участие в работе Научно-методического совета архивных
учреждений Центрального федерального округа Российской Федерации; 21)
исполнение социально-правовых запросов юридических и физических лиц
Российской Федерации, иностранных организаций и граждан по документам
Учреждения, выдача заявителям ответов, архивных справок, копий и
выписок (в том числе прием запросов – в электронном виде); 22)
информирование
органов
государственной
самоуправления
области,
других
документах,
хранящихся
в
власти,
органов
заинтересованных
Учреждении,
для
их
местного
организаций
о
использования
в
экономических, научных, социально-культурных и практических целях; 23)
обеспечение защиты документов, содержащих сведения, составляющие
государственную тайну, в соответствии с законодательством Российской 6
Федерации, возложенными на Учреждение обязанностями и в пределах своей
компетенции; 24) рассекречивание в установленном порядке документов
Архивного фонда Орловской области, хранящихся в Учреждении; 25)
соблюдение
режима
обработки
и
правил
доступа
к
информации
конфиденциального характера пользователям информационных ресурсов, в
том числе через читальный зал Учреждения» [27].
БУОО
«Государственный
архив
Орловской
области»
имеет
официальный сайт в сети Интернет: http://www.gosarchiv-orel.ru/(рис.3). Сайт
имеет разделы: главная, законодательство, история архива, характеристика
фондов, деятельность архива, научно-справочный аппарат, наши издания,
читальный зал, путеводитель, Орловское областное отделение Российского
общества историков – архивистов, военнопленные орловского концлагеря и
другие. Имеется возможность регистрации и поиска по материалам сайта.
Возможно просматривать новости архива, выставки, информацию по
исполнению генеалогических запросов.
Рис. 3. Главная страница официального сайта БУОО «Государственный
архив Орловской области»
Место нахождения Учреждения: юридический адрес - Российская
Федерация, 302040, г. Орёл, ул. Лескова, д. 24; фактический адрес –
Российская Федерация, 302040, г. Орёл, ул. Лескова, д. 24 (основное здание);
302028, г. Орёл, ул. Октябрьская, д. 32 (архивохранилище фондов
общественно-политических организаций и движений).
1.3. Структура БУОО «Государственный архив Орловской
области»
Во главе Государственного архива Орловской области стоит директор.
В подчинении директора находятся:
заместитель директора;
главный хранитель фондов;
бухгалтерия;
архивохранилище фондов ОПОД (осуществляет хранение и учет
документов;
представляет
государственного
сведения
учета;
для
проводит
централизованного
работу
с
общественно-
политическими организациями; совершенствует научно-справочный
аппарат
к
фондам
бывших
организационно-партийных
и
комсомольских структур; проводит рассекречивание документов;
исполняет запросы социально-правового характера; предоставляет
документы для использования в читальном зале; осуществляет научноисследовательскую работу);
хозяйственный отдел;
стол справок;
отдел
обеспечения
размещение
(осуществляет
документов
поддержание
в
нормативных
хранение
и
рациональное
архивохранилищах;
обеспечивает
условий
хранения
документов
(противопожарного режима, охранного режима, светового режима,
температурно-влажностного
режима,
санитарно-гигиенического
режима; контролирует и осуществляет правильную эксплуатацию
помещений
и
оборудования
в
архивохранилищах;
определяет
очередность проведения проверки наличия и состояния документов;
организует
работу
по
организует
работу
по
розыску
необнаруженных
определению
документов;
физического
состояния
документов; ведет учет физического состояния дел; организует и
проводит
комплекс
работ
с
уникальными
и
особо
ценными
документами; осуществляет подготовку и передачу документов на
бумажной
основе
на
реставрацию,
переплет,
дезинфекцию,
дезинсекцию; проводит прием дел после реставрации, переплета;
обеспечивает выполнение требований к выдаче документов из
архивохранилищ; контролирует сохранность выданных документов и
своевременное их возвращение в архивохранилища; организует и
осуществляет учет документов в архивохранилищах; организует и
осуществляет прием документов на государственное хранение и их
рациональное размещение в архивохранилищах; организует и проводит
работу по
снятию
ограничительных
грифов
на
использование
архивных документов);
отдел использования и публикации документов;
отдел комплектования, ведомственных архивов и делопроизводства
(осуществляет
определение
источников
комплектования
архива;
определение состава документов, подлежащих приему в архив; прием передача
архивных
документов в
БУОО
ГАОО). К
данному
подразделению относится секретарь;
отдел научно-справочного аппарата.
Структура БУОО «Государственный архив Орловской области»
представлена в Приложении 1.
1.4.
Современное законодательное регулирование
информационно-документационного обеспечения БУОО
«Государственный архив Орловской области»
Законодательная и нормативно-правовая база делопроизводства - это
совокупность законов, нормативных правовых актов и методических
документов, регламентирующих технологию создания документов, их
обработки, хранения и использования в текущей деятельности учреждения, а
также деятельность службы делопроизводства. Она регулирует правила
оформления документов; правила работы с документами; обеспечение
сохранности документов; порядок передачи документов на архивное
хранение;
работу
службы
делопроизводства;
внедрение
новых
информационных технологий в работе с документами; юридические аспекты,
связанные с документами, и другие вопросы.
Основополагающим правовым актом, определяющим государственную
политику и права граждан России, является Конституция Российской
Федерации. Конституция является основным законом страны, ни один
другой акт не противоречит ему. В ней прописаны права и свободы человека
и гражданина. В соответствии с Конституцией РФ все организации,
учреждения, находящиеся на территории России должны, во-первых,
обеспечивать соблюдение прав граждан на информацию, ее открытость и
доступность, во-вторых, содействовать движению информации в обществе и
развитию
информации.
гарантируются
права
и
«В
Российской
свободы
Федерации
человека
и
признаются
гражданина
и
согласно
общепризнанным принципам и нормам международного права и в
соответствии с настоящей Конституцией» [1]. Согласно главе 2 ст.24 сбор,
хранение, использование и распространение информации о частной жизни
лица без его согласия не допускаются.
Основным
законодательным
актом
Российской
Федерации,
регулирующим трудовые отношения работника и работодателя, является
Трудовой
кодекс
устанавливает
Российской
обязанность
Федерации
применения
[2].
каждой
«Данный
документ
организацией
ряда
локальных правовых актов, таких, как коллективный договор, соглашение,
правила внутреннего трудового распорядка. Трудовой кодекс определяет
структуру текста, порядок оформления некоторых из них, например
трудового договора» [2]. Глава 14 документа содержит «общие требования
при обработке персональных данных, гарантии их защиты, ответственность
за нарушение норм, регулирующих обработку и защиту персональных
данных» [2].
Гражданский кодекс Российской Федерации «определяет правовые
основы деятельности юридических и физических лиц, их взаимоотношений,
основания
прав
собственности,
договорные
и
иные
обязательства.
Гражданский кодекс РФ устанавливает виды документов, создаваемых
в
целях фиксации актов гражданских взаимоотношений, регистрации фактов
их возникновения
или прекращения,
а также подтверждения. Таким
образом, Гражданский кодекс РФ не только закрепляет виды документов, но
и устанавливает требования к их оформлению» [3].
Федеральный закон от 22.10.2004. №125-ФЗ «Об архивном деле в РФ»
[3] «регулирует отношения в сфере организации хранения, комплектования,
учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных
документов независимо от их форм собственности, а также отношения в
сфере управления архивным делом в Российской Федерации в интересах
граждан, общества и государства» [3]. Закон устанавливает понятия:
«архивный документ, документы по личному составу, архив» [3].
Вопроcы
защиты
персональных
данных
детально
раскрыты
в
Федеральном законе от 27.07.2006 №152-ФЗ «О перcональных данных»[3].
Закон регулирует отношения, связанные с обработкой персональных данных,
осуществляемой органами государственной власти, юридическими лицами,
физическими лицами с использованием средств автоматизации или без
использования
таких
средств.
«перcональные
данные»,
персональных
данных»,
Закон
закрепляет
вводит
такие
«использование
определение
понятия,
термина
как
«обработка
персональных
данных»,
«уничтожение персональных данных», а также устанавливает меры
ответственности за нарушение норм, регулирующих получение, обработку и
защиту персональных данных работника [3].
Федеральный закон N 63-ФЗ "Об электронной подписи"[6] регулирует
отношения в области использования электронных подписей при совершении
юридически значимых действий, в том числе в случаях, установленных
другими федеральными законами.
Большое значение для ведения делопроизводства имеет Федеральный
закон
от
технологиях
27.06.2006
и
основополагающим
о
№149-ФЗ
защите
в
«Об
информации,
информации»
области
[7],
информационных
который
является
информационно-документационного
обеспечения управления. В законе установлены принципы правового
регулирования отношений в информационной сфере. Главным положением
закона
для
информационно-документационного
обеспечения
является
установленное статьёй 11 единообразие в постановке делопроизводства, в
правилах
документирования
и
организации
документооборота.
Устанавливаемые законом единые правила делопроизводства должны стать
основой единообразия в составлении и оформлении документов, в работе с
ними.
Данный
ФЗ
регулирует
отношения,
возникающие
при:
1)
осуществлении права на поиск, получение, передачу, производство и
распространение информации; 2) применении информационных технологий;
3) обеспечении защиты информации. Важным для делопроизводства является
то, что в соответствии с пунктами 3,4
«действительность
электронного
ст. 11 Законом подтверждается
документа
и
обмена
электронными
документами, подписанными электронной цифровой подписью или иным
аналогом собственноручной подписи» [7].
Федеральный
закон
от
29.12.1994
№77-ФЗ
«Об
обязательном
экземпляре документов» [8] предусматривает обеспечение сохранности
обязательного экземпляра документов, его общественное использование.
Федеральный
закон
устанавливает
виды
обязательного
экземпляра
документов, категории их производителей и получателей, сроки и порядок
доставки обязательного экземпляра документов, ответственность за их
нарушение. Статья 1 Закона содержит следующие понятия: «обязательный
экземпляр документов», «документ», «экземпляр», «получатель документов»,
«производитель документов» [8].
Дополняет
и
расширяет
деятельность Учреждения, Закон
Федерации»,
который
законодательную
базу,
регулирующую
«О государственном языке Российской
«направлен
на
обеспечение
использования
государственного языка Российской Федерации на всей территории
Российской Федерации, обеспечение права граждан Российской Федерации
на пользование государственным языком Российской Федерации, защиту и
развитие языковой культуры» [9]. В соответствии с Конституцией
Российской Федерации государственным языком Российской Федерации на
всей ее территории является русский язык, [9] а также государственный язык
Российской Федерации подлежит обязательному использованию. В законе
четко очерчена сфера использования государственного языка,[11 Там же,
ст.3]
указано
обязательное
использование
государственного в деятельности
указание
русского
языка
как
по ведению делопроизводства, дано
об использовании государственного
языка при официальной
переписке.
Федеральный закон «О стандартизации в Российской Федерации» от
29.06.2015 N 162-ФЗ «устанавливает правовые основы стандартизации в
Российской Федерации, в том числе функционирования национальной
системы стандартизации, и направлен на обеспечение проведения единой
государственной политики в сфере стандартизации. Настоящий Федеральный
закон регулирует отношения в сфере стандартизации, включая отношения,
возникающие
при
разработке
(ведении),
утверждении,
изменении
(актуализации), отмене, опубликовании и применении документов по
стандартизации» [11].
Устав (Основной Закон) Орловской области от 26.02.1996 N 7-ОЗ [12]
является законодательным актом регионального значения и регулирует
основы власти в Орловской области, статус области, права человека и
гражданина, законодательную власть области. Глава 3 посвящена человеку,
гражданину и власти в Орловской области. В области признаются и
гарантируются
права
общепризнанным
и
свободы
принципам
и
человека
нормам
и
гражданина
международного
согласно
права
в
соответствии с Конституцией Российской Федерации.
Закон Орловской области «Об информатизации и информационных
ресурсах Орловской области» от 13.05.2008 № 774-ОЗ (ред. от 04.06.2012 №
1367-ОЗ) способствует созданию оптимальных условий для удовлетворения
информационных потребностей и реализации прав и свобод граждан
Орловской области, в том числе и в сфере ведения коммерческой
деятельности. Ряд законодательных актов содержит нормы, которые должны
учитываться при составлении и оформлении документов[13].
Закон Орловской области от 06.07.1999 N 109-ОЗ «Об архивном деле в
Орловской области» [14] регулирует
отношения в сфере управления
архивным делом на территории Орловской области в соответствии с
федеральным законодательством. Закон содержит такие понятия как:
«архивное дело в Орловской области», «архивный фонд Орловской области»,
«архивный документ», «архив», «экспертиза ценности документов» и
регулирует отношения сфере управления архивным делом на территории
области.
Разграничены
полномочия
органов
государственной
власти
Орловской области в сфере архивного дела. В состав Архивного фонда
Орловской области входят находящиеся на территории Орловской области
архивные фонды и документы, имеющие ценность, подтвержденную
экспертизой. Определен порядок хранения и учета архивных документов
[14].
К
основным
общегосударственным
нормативно-методическим
документам по организации делопроизводства относятся государственные
стандарты, правила, перечни, классификаторы, методические рекомендации.
Методические
делопроизводству
рекомендации
в
федеральных
по
разработке
органах
инструкций
исполнительной
по
власти
разработаны в соответствии с пунктом 4 постановления Правительства
Российской Федерации от 15 июня 2009 г. № 477 «Об утверждении Правил
делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти» в целях
оптимизации
процедуры
и
порядка
разработки
инструкций
по
делопроизводству, определения их структуры и содержания, и могут
применяться органами исполнительной власти и другими организациями и
учреждениями. «Методические рекомендации рассчитаны на применение
подразделениями
федеральных
органов
исполнительной
власти,
ответственными за организацию и ведение делопроизводства, при разработке
ими инструкции по делопроизводства. Методические рекомендации не
распространяются на организацию работы с документами, содержащими
сведения, составляющие государственную тайну. Применение Методических
рекомендаций должно способствовать созданию единой методической
основы ведения делопроизводства в учреждениях. В документе прописан
порядок разработки, утверждения, внесения изменений в инструкцию по
делопроизводству,
процесс
создания
документов,
организация
документооборота, архивное хранение документов» [17]. Методические
рекомендации имеют приложения, которые являются очень важными и
полезными при оформлении документов в любых организациях, так как
включают образцы оформления различных видов документов и их
подробные характеристики, схемы расположения реквизитов.
Основные правила работы архивов организаций содержат ряд разделов,
направленных на регламентацию хранения документов в делопроизводстве
организаций. Так, например, раздел 2 «Экспертиза ценности документов»
Основных
правил
прописывает
«нормативно-методические
основы
экспертизы ценности документов» [П.п. 2.1, 25], «организацию проведения
экспертизы ценности документов» [П.п. 2.2], а также устанавливает «порядок
проведения экспертизы ценности документов» [П.п. 2.3, 25], «закрепляет
правила оформления результатов экспертизы ценности документов» [П.п.
2.4, 25].
Кроме того, этот документ прописывает и требования к
номенклатуре
дел,
их
виды,
утверждения, заполнения, ведения
порядок
составления,
согласования,
и хранения (раздел 3.4), правила
формирования дел в делопроизводстве [раздел 3.5, 25] и другие.
«Основным нормативным пособием при определении сроков хранения
и отборе документов на хранение или уничтожение, использующимся при
подготовке номенклатуры дел, документов по вопросам экспертизы ценности
документов
является
«Перечень
типовых
управленческих
архивных
документов, образующихся в процессе деятельности государственных
органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием
сроков хранения» [26]. Этот документ состоит из 12 разделов, отражающих
основные направления деятельности организаций, свойственные им, как
правило, независимо от уровня в системе управления, вида деятельности,
форм собственности.
ГОСТ Р 7.0.97-2016. «Национальный стандарт Российской Федерации.
Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу.
Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению
документов» [18] «распространяется на организационно-распорядительные
документы:
уставы,
положения,
правила,
инструкции,
регламенты,
постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, договоры,
акты, письма, справки и др., в том числе включенные в ОК 01193 "Общероссийский
классификатор
управленческой
документации"
(ОКУД), класс 0200000. Данный стандарт определяет состав реквизитов
документов; правила их оформления, в том числе с применением
информационных технологий; виды бланков, состав реквизитов бланков,
схемы расположения реквизитов на документе; образцы бланков; правила
создания документов. Положения настоящего стандарта распространяются
на документы на бумажном и электронном носителях» [18].
ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Национальный стандарт Российской
Федерации.
Система
стандартов
по
информации,
библиотечному
и
издательскому делу. Управление документами. Общие требования» [22]
«регулирует
коммерческих
процессы
и
управления
общественных
документами
организаций,
государственных,
предназначенных
для
внутреннего или внешнего пользования, чётко прописывает процедуру
определения и использования нормативной среды в деятельности этих
организаций» [22]. Важной особенностью стандарта являются изложенные в
нём принципы ответственности сотрудников организации в области
управления документами. Кроме того, в стандарте приведены и раскрыты
характеристики системы управления документами: надёжность, целостность,
комплексность. Раздел стандарта посвящён непосредственно процессам
управления документами и контролю
этих процессов.
В документе
закреплены
важные
термины
«документ»,
«доступ»,
«контроль»,
«регистрация» [22].
ГОСТ 17914-72. «Обложки дел длительных сроков хранения. Типы,
размеры и технические требования» «разработан с целью установления
требований к оформлению обложки дел постоянного и длительного сроков
хранения, его положения используются при подготовке документов к сдаче в
архив» [23].
ГОСТ Р 7.0.8-2013 «СИБИД. Делопроизводство и архивное дело.
Термины и определения» «нормативно закрепляет термины, используемые в
делопроизводстве и архивном деле и их определения. Установленные в
стандарте
термины
отражающем
расположены
терминологическую
в
систематизированном
систему
понятий
в
порядке,
области
делопроизводства и архивного дела. Для каждого понятия установлен один
стандартизированный термин» [20].
«Квалификационный
справочник
должностей
руководителей,
специалистов и других служащих» рекомендуется для применения на
предприятиях, в учреждениях и организациях различных отраслей экономики
независимо от форм собственности и организационно-правовых форм.
Документ
регламентирует
необходимые
виды
работ,
выполняемых
связи»
«регулируют
служащими различных специальностей [24].
«Правила
оказания
услуг
почтовой
взаимоотношения пользователей услугами почтовой связи и операторов
почтовой связи общего пользования при заключении и исполнении договора
об оказании услуг почтовой связи, а также устанавливают права и
обязанности указанных операторов и пользователей» [16]. Например, в главе
2 пункте 22 документа прописаны правила написания реквизитов адреса при
оформлении почтовых отправлений для юридических и для физических лиц
[16].
2. ОРГАНИЗАЦИЯ ИНФОРМАЦИОННО ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ БУОО
«ГОСУДАРСТВЕННЫЙ АРХИВ ОРЛОВСКОЙ ОБЛАСТИ»
2.1.
Характеристика бланков, используемых для создания
документов в БУОО «Государственный архив Орловской
области»
В Учреждении для изготовления документов используются следующие
виды бланков: общий бланк, бланк письма с угловым расположением
реквизитов, бланк приказа. Также документы изготавливаются на листах
бумаги стандартного формата А4. Бланки на бумажном носителе и
электронные шаблоны бланков идентичны по составу реквизитов, порядку их
расположения, гарнитурам шрифта.
Общий бланк (приложение 2) используется для изготовления любых
видов документов, кроме делового (служебного) письма
и включает
реквизиты:
1) наименование организации (полное и сокращенное, в скобках);
2)
ограничительные отметки для реквизитов дата документа и
регистрационный номер документа.
При оформлении бланка допущена ошибка: над наименованием
Учреждения отсутствует наименование вышестоящего учреждения.
Исправленный вариант общего бланка представлен в приложении 3.
Бланк письма (приложение 4) оформлен в угловом варианте и имеет
следующие реквизиты:
1)
наименование организации;
2)
справочные данные об организации;
3)
ограничительные отметки для реквизитов Дата документа, Номер
документа, Ссылка на исходящий номер и дату документа,
Адресат.
При оформлении реквизита «наименование организации» указано
только полное наименование. В соответствии приложением В2 ГОСТ
Р 7.0.97-2016
«Система
стандартов
по
информации,
библиотечному
и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация.
Требования к оформлению документов» [18], ниже в скобках должно быть
указано сокращенное. После справочных данных об организации должны
быть указаны: ОКПО, ОГРН, ИНН/КПП. В данном случае сведения
отсутствуют. Также после адреса электронной почты можно указать ссылку
на официальный сайт.
Исправленный вариант бланка письма, оформленный с учетом
требований, представлен в приложении 5.
Также разработан проект бланка письма с продольным расположением
реквизитов (приложение 6).
Бланк приказа (приложение 7) имеет реквизиты:
1) наименование организации (полное и сокращенное);
2) наименование вида документа;
3) ограничительные отметки для реквизитов регистрационный номер и
дата документа.
При исследовании бланка установлено, что бланк имеет все
необходимые реквизиты, расположенные верно. Но, имеется недочет: над
наименованием
Учреждения
отсутствует
наименование
вышестоящего
учреждения. Бланк приказа, оформленный с учетом замечаний, представлен в
приложении 8.
Таким образом, документирование деятельности Архива производится
на бланках с указанием сведений, позволяющих идентифицировать автора и
подтвердить юридическую силу документа. Формы бланков соответствуют
необходимым требованиям ГОСТ Р 7.0.97-2016 «СИБИД. Организационно распорядительная документация. Требования к оформлению документов»
[18], имеются недочеты.
2.2.
Характеристика систем документации
БУОО «Государственный архив Орловской области»
Документ -
это сложная информационная система, независимо от
характера содержащейся в нем информации. Системная классификация
документированной информации, базирующейся на основе комплекса
признаков, является очень
важной
для решения практических задач.
«Система документации - совокупность документов, взаимосвязанных по
признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых
требований к их оформлению» [85].
В ООО «БУОО «Государственный архив Орловской области»
используются следующие системы документации:
1.
Система
организационно-правовой
документации,
которая
подразделяется на:
1.1.
Организационную документацию.
1.2.
Распорядительную документацию.
1.3.
Информационно-справочную документацию.
2.
Система документации по личному составу.
3.
Система бухгалтерской документации.
4.
Система технической документации.
5.
Учетная система документации.
2.2.1. Анализ организационной документации
«Организационные документы реализуют нормы административного и
гражданского права, являются правовой основой деятельности учреждения и
строго обязательны для исполнения. Эти документы проходят процедуру
утверждения руководителем с проставлением грифа утверждения или
распорядительным документом (постановлением, решением, приказом или
распоряжением), заседанием коллегиального органа и действуют до
утверждения новых» [85]. Эти документы являются правовой основой
деятельности учреждения, к ним oтносятся: уcтав, положения о cтруктурных
подразделениях, положения о коллегиальных и cовещательных органах
учреждения, регламенты работы коллегиальных и cовещательных органов,
аппарата управления (руководcтва), штатное раcписание, инструкции по
отдельным видам деятельности, должноcтные инструкции работников,
правила.
Основным документом, определяющим правовой статус, функции,
права и ответственность БУОО «Государственный архив Орловской
области» является Устав (приложение 9). Устав оформлен на стандартных
листах бумаги формата А4 и имеет титульный лист. Законодательством не
определены конкретные правила составления титульной страницы Устава.
Однако, государственные органы в ходе проверок опираются на внутренние
инструкцию. Общее правило устанавливает необходимость отражения на
титульном листе Устава следующих реквизитов: гриф утверждения
документа, дата утверждения документа, наименование организации с
указанием организационно-правовой формы, отметка о регистрации, место
издания (указывается конкретный город).
Титульный лист устава архива имеет реквизиты: гриф утверждения,
наименование
вида
документа,
наименование
организации
(автора
документа) с указанием его организационно-правовой формы и типа, гриф
согласования, место составления документа, дата документа.
При исследовании титульного листа выявлено следующее:
1.
При оформлении реквизита гриф утверждения обнаружено
смешение форм утверждения документа распорядительным
документом и должностным лицом. В данном случает гриф
утверждения можно оформить следующим образом, 1 вариант:
УТВЕРЖДЕН
Приказом Департамента образования,
культуры и спорта Орловской области
от 26 июля 2011 г. №1465
2 вариант:
2.
УТВЕРЖДЕН
Руководителем Департамента образования,
культуры и спорта Орловской области
_____________________ Г. А. Казначеева
26 июля 2018 г.
При
оформлении
грифа
согласования
документа
также
обнаружено смешение форм утверждения документа распорядительным
документом и должностным лицом.
Исправленный вариант титульного листа устава с учетом замечаний
представлен в приложении 10.
В тексте документа выявлено наличие разделов. Заголовки разделов
пронумерованы арабскими цифрами и выровнены по центру. В конце
проставлены точки, что является ошибкой.
Текст документа состоит из следующих разделов:
1.
Общие положения.
2.
Цели
создания,
задачи,
предмет
и
виды
деятельности
учреждения.
3.
Государственное задание учреждения.
4.
Организация деятельности учреждения.
5.
Имущество и финансы учреждения.
6.
Управление учреждением.
7.
Учет и отчетность учреждения.
8.
Изменения и дополнения в устав учреждения.
9.
Ликвидация и реорганизация учреждения.
10.
Перечень видов локальных актов учреждения.
БУОО «Государственный архив Орловской области» некоммерческая
организация,
целью
его
деятельности
является
удовлетворения
общественных потребностей в ретроспективной информации, обеспечения
сохранности, комплектования, учета и использования документов Архивного
фонда Орловской области как составной части Архивного фонда Российской
Федерации.
Учреждением
законодательством
создано
Российской
в
соответствии
Федерации.
с
действующим
Правовое
положение
Учреждения указано в разделе 1, п.20.
Полное наименование и сокращенное наименования Учреждения
указаны в разделе 1 п. 1.2.
Место нахождения Учреждения указано в разделе 1 п.1.10.
Устав содержит сведения об управлении Учреждением (раздел 6).
Порядок реорганизации и ликвидации Учреждения указан в разделе 9.
На последнем листе документа есть отметка «Пронумеровано, прошито
и скреплено печатью», это защищает документ от потери листов, их
подмены.
2.2.2. Анализ распорядительной документации
«Основное
назначение
распорядительных
документов
—
регулирование и координация деятельности, позволяющие руководству
обеспечивать реализацию поставленных перед ним задач. Распорядительные
документы содержат решения, идущие сверху вниз по системе управления»
[43].
Основанием для издания распорядительных документов является
необходимость
деятельности,
осуществления
обусловленной
исполнительно-распорядительной
функциями
и
задачами
Учреждения.
Распорядительные документы издаются в условиях единоличного принятия
решений.
Это
обеспечивает
оперативность
управления,
повышает
персональную ответственность директора за принятые решения. В архиве к
распорядительным документам относятся: приказы, распоряжения, решения.
Приказ
является
основным
распорядительным
документом
организации и подписывается руководителем или лицом его заменяющим.
Приказ БУОО «Государственный архив Орловской области» оформлен на
бланке
конкретного
вида
документа
с
продольным
расположением
реквизитов (приложение 11). Документ имеет реквизиты: наименование
организации, наименование вида документа, дата документа, номер
документа, место составления или издания документа, заголовок к тексту,
текст документа, подпись.
В ходе исследования документа были обнаружены следующие ошибки
и недочеты:
1.
Отсутствует наименование вышестоящей организации. Оно
должно быть указано над наименованием организации – автора документа.
2.
Заголовок к тексту документа напечатан с выравниванием от
левой границы текстового поля с точкой. Данный реквизит печатается по
центру полужирным шрифтом через 1 межстрочный интервал без точек и
кавычек.
3.
Констатирующая часть (преамбула) приказа завершается словом
«ПРИКАЗЫВАЮ», которое напечатано прописными буквами. Слово п р и к
а з ы в а ю должно печататься строчными буквами в разрядку и не отделяться
от преамбулы интервалами.
Исправленный вариант приказа, оформленный с учетом замечаний,
представлен в приложении 12.
2.2.3. Анализ информационно-справочной документации
К информационно-справочным документам относятся служебные
бумаги, которые могут являться основой для принятия административного
решения, но не обязывают выполнять какие-либо указания руководства.
Информационно - справочные документы организации - основа внешних и
внутренних коммуникаций. С их помощью информация передается между
адресатами, которыми могут выступать как конкретные должностные лица,
так и подразделения, либо учреждения. Основное отличие информационносправочных
документов
от
других
видов
документации,
например,
организационно-распорядительной, состоит в том, что они не обязывают
выполнять указания, поручения и зачастую вообще не подразумевают
выполнения каких-либо действий. Информация, содержащаяся в них, может
быть просто принята к сведению и впоследствии стать базой для подготовки
распорядительной
документам
документации.
относятся:
объяснительная
акт,
записка,
К
справка,
служебная
информационно-справочным
протокол,
записка,
докладная
деловая
записка,
переписка,
предложение, представление, заявление, заключение, отзыв, сводка, список.
«Деловое письмо – обобщенное наименование различных по
содержанию
документов,
служащих
средством
общения
между
учреждениями, частными лицами» [83]. В работе Архива используются
следующие виды деловых писем:
письмо-запрос, письмо-приглашение,
письмо-ответ, рекламное, гарантийное, коммерческое предложение, письмоизвещение, сопроводительное. Письма оформляются в двух экземплярах на
бланке письма и их оформление не во всех случаях
соответствует
требованиям нормативных документов.
Служебное письмо, предоставленное для исследования, является
письмом-приглашением (приложение 13). Документ оформлен на угловом
бланке письма и имеет реквизиты: наименование организации, справочные
данные об организации, дата документа, регистрационный номер документа,
ссылка на исходящий номер и дату входящего документа, адресат, текст
документа, подпись.
В
результате
исследования
документа
было
установлено,
что
оформление бланка письма не соответствует государственному стандарту:
1.
Над полным наименованием организации в скобках должно быть
указано наименование вышестоящей организации.
2.
В состав справочных данных об организации после адреса
электронной почты можно включить адрес официального сайта
Учреждения.
3.
Отсутствуют ОКПО, ОГРН, ИНН/КПП.
4.
В данном документе адресат – должностное лицо, следовательно,
по новым требованиям с 1 июля 2018 г. инициалы должностного
лица должны стоять после фамилии.
5.
Реквизиты номер документа, дата документа, ссылка на
исходящий номер и дату документа смещены.
6.
В тексте письма в первом предложении пропущено слово, что не
искажает смысл, но приводит к несогласованию слов.
Исправленный вариант письма, оформленный с учетом замечаний,
представлен в приложении 14.
Таким образом, можно сделать вывод: в БУОО «Государственный
архив Орловской области» создаются организационные, распорядительные,
информационно-справочные и другие документы. При их оформлении
встречаются
неточности в написании реквизитов, отсутствие некоторых
реквизитов. В частности, это может быть связано с используемой в Архиве
устаревшей Инструкцией по делопроизводству.
С 01 июля 2018 года вступил в действие новый ГОСТ Р 7.0.97-2016
«Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу.
Организационно-распорядительная
документация.
Требования
к
оформлению документов» [18], а ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные
системы
документации.
Унифицированная
система
организационно-
распорядительной документации. Требования к оформлению документов»
[20] утрачивает силу. Следовательно, Учреждению необходимо внести
изменения в инструкцию по делопроизводству.
3. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ В БУОО
«ГОСУДАРСТВЕННЫЙ АРХИВ ОРЛОВСКОЙ ОБЛАСТИ»
3.1. Организация документооборота
В любом учреждении обрабатывается большое количество служебных
документов. В процессе обработки они следуют по определенным
маршрутам. Работа с документами предполагает выполнение определенных
процедур. Например, учет, регистрация, контроль исполнения. «Движение
документов с момента их получения или создания до завершения исполнения
или отправки называется документооборотом» [84].
Совокупность документов БУОО «Государственный архив Орловской
области» включает несколько документопотоков:

входящие документы;

исходящие документы;

внутренние документы.
Для
всех
документопотоков
характерно
движение
из
одного
структурного подразделения в другое, от одного специалиста к другому.
Работа с определенной частью документов ведется электронном виде.
Обрабатываются они, как правило, без переноса на бумажный носитель. Но
основная масса документов создается на бумаге.
3.1.1. Организация работы с входящими документами
При работе с входящими документами
секретарь выполняет
следующие процедуры:
1. Проверка правильности доставки документов и их оформления.
В случае ошибочной доставки документы возвращаются в почтовое
отделение.
К
последующей
обработке
должны
приниматься
только
правильно оформленные документы. Они должны обладать юридической
силой и быть присланными в полном комплекте.
При наличии ошибок в оформлении или отсутствии приложений
поступившие документы следует вернуть отправителю. К ним нужно
приложить сопроводительное письмо с указанием причины возврата.
Целесообразно разработать трафаретный текст такого письма.
2. Первичная обработка документов.
Согласно нормам служебного этикета не принято вскрывать конверты с
пометкой «лично» и в адрес общественных организаций. Такие письма
передают по назначению без обработки. В остальных случаях конверты
распечатываются и, как правило, уничтожаются.
«Конверты целесообразно сохранять лишь в том случае, когда только
по конверту можно определить адрес отправителя, время отправки и дату
получения документов. Обязательно сохраняют конверты при значительном
временном разрыве между датой регистрации документа в организацииотправителе и датой его получения организацией-адресатом» [36].
Традиционно не уничтожают конверты, в которых поступили
заявления и жалобы граждан. Сохраняются также конверты от документов,
поступивших с уже просроченным сроком исполнения. В этом случае
штемпель на конверте может служить доказательством даты получения
документа.
3. Предварительное рассмотрение документов.
Сортировка
поступивших
документов
(или
предварительное
рассмотрение) проводится с целью распределения их на два потока:

документы,
передаваемые
на
рассмотрение
руководителю
организации для принятия управленческого решения и определения
исполнителя;

документы,
передаваемые
для
исполнения
конкретным
исполнителям.
Предварительное
рассмотрение
поступивших
документов
имеет
важное значение при организации документооборота. Оно позволяет
повысить скорость движения документов в ходе их обработки. А также
освободить руководителя от рассмотрения малозначительной информации,
сократить сроки принятия решений по оперативным вопросам.
На рассмотрение руководителю организации передаются документы
либо непосредственно ему адресованные, либо содержащие информацию по
наиболее важным вопросам.
4. Регистрация документов в учетных формах.
Все подлежащие исполнению документы сначала регистрируются в
учетных формах. После этого они передаются руководителю или в
структурные подразделения (ответственным исполнителям).
5. Передача документов на рассмотрение руководителю или на
исполнение в структурные подразделения.
6.
Рассмотрение
документов
руководителем
и
принятие
управленческих решений (простановка на документах резолюций).
Рассмотренные руководителем документы возвращаются секретарю.
7. Передача документов на исполнение. В соответствии с резолюциями
документы передаются на исполнение в структурные подразделения
организации (ответственным исполнителям).
8. Работа исполнителей с документами.
Обработка и передача документов исполнителям осуществляются в
день их поступления к секретарю.
9. Контроль исполнения документов.
Работа исполнителей с документами контролируется директором,
секретарем в целях своевременного и качественного их исполнения в
установленные сроки.
10. Завершение исполнения документов.
По результатам исполнения документов осуществляются необходимые
действия.
11. Направление исполненного документа в дело.
Исполненные входящие документы подшиваются в дела вместе с
копиями ответов.
Оперограмма движения входящего документа (на примере письма)
представлена на рис. 4.
Операции с
документами
Прием
документов
Первичная
обработка
поступающих
документов
Предварительное
рассмотрение
Регистрация
документов
Рассмотрение
документов
руководителем,
вынесение
резолюции
Передача на
исполнение
Контроль
исполнения
Подшивка в
дело.
Пункты прохождения документа
Секретарь
Директор
Исполнитель
Рис. 4. Оперограмма движения входящего документа
3.1.2. Организация работы с исходящими документами
При
работе с исходящими документами секретарь выполняет
следующие процедуры (рис. 5):
1. Подготовка проекта исходящего документа.
Содержательная часть документа чаще всего представлена связным
текстом, либо имеет форму таблицы. Следует также учитывать общие
требования к текстам служебных документов:
 краткость и точность изложения информации, исключение двоякого
толкования;
 объективность и достоверность информации;
 составление по возможности простых, т. е. содержащих один
вопрос, документов;
 структурирование текста документа, деление его на
смысловые
части;
 широкое использование трафаретных и типовых текстов.
 Особое внимание необходимо уделить языку и стилю служебных
документов. В тексте должен использоваться только деловой стиль
изложения.
2. Согласование
проекта
документа
с
заинтересованными
должностными лицами.
К процедуре согласования документов могут привлекаться как
должностные лица внутри организации (внутреннее согласование), так и
должностные лица других организаций (внешнее согласование). Внутреннее
и внешнее согласование выражаются в разных формах:
для внутреннего согласования используется визирование документов,
для внешнего — оформляется гриф согласования.
3. Доработка проекта документа по замечаниям
В ходе согласования проекта документа его текст корректируется и
изменяется на основе замечаний, уточнений и дополнений.
4. Распечатка окончательного варианта текста документа.
Если в процессе согласования в проект документа вносятся
существенные изменения, он подлежит повторному согласованию. При
внесении в проект документа уточнений, не меняющих его сути, повторного
визирования не требуется.
5. Передача согласованного проекта документа на рассмотрение
руководителю или уполномоченному им лицу
Руководитель
или
уполномоченное
им
лицо
рассматривают
представленный проект документа. При необходимости вносят свои
замечания,
исправления,
подписывают его.
дополнения
и
после
доработки
документа
6. Регистрация подписанного директором документа.
Подписанные
руководителем
или
уполномоченным
им
лицом
исходящие документы подлежат обязательной регистрации.
7. Отправка зарегистрированных документов адресатам
Документы отправляются адресатам различными способами: по почте,
факсу, электронной почте. Почтовые отправления оформляют и сдают в
отделение связи. Перед упаковкой документов
секретарь проверяет
правильность их оформления, наличие всех приложений, соответствие
количества экземпляров количеству адресатов и т. д.
Исходящие документы обрабатываются и подлежат отправке в день
регистрации. Неправильно оформленные документы подлежат доработке. На
заказную
корреспонденцию
составляется
опись
рассылки,
которая
подписывается секретарем и датируется.
8. Подшивка в дело заверенной копии исходящего документа.
Операции с
документами
Подготовка
проекта документа
Пункты прохождения документа
Секретарь
Директор
Исполнитель
Согласование
проекта документа
Доработка проекта
документа
Распечатка
окончательного
варианта
Рассмотрение,
подписание
Регистрация
документа
Отправка
документа
Подшивка копии
документа в дело
Рис. 5. Оперограмма движения исходящего документа
«Служебная переписка группируется в дела, как правило, в пределах
календарного
года.
Систематизируется
она
в
хронологической
последовательности: документ-ответ помещается за документом-запросом.
При возобновлении переписки, начавшейся в предыдущем году документы
включаются в дело текущего года. При этом указывается индекс дела
предыдущего года» [69].
3.1.3. Организация работы с внутренними документами
Существуют документы, которые
создаются в организации
для
решения внутренних задач, возникающих в управленческой деятельности. К
ним относятся: приказы, должностные инструкции,
акты, протоколы,
справки, докладные и объяснительные записки и др. При движении
внутренних документов выполняются процедуры, которые встречаются при
обработке входящих и исходящих документов. Сначала они должны быть
созданы (как
исходящие документы), а затем, при необходимости,
исполнены (как входящие документы). Существуют следующие этапы
работы с внутренними документами (рис.6):
1. Подготовка проекта документа.
2.
Согласование
проекта
документа
с
заинтересованными
должностными лицами и доработка по замечаниям.
3. Распечатка окончательного варианта текста документа и передача
его на рассмотрение руководителю.
4. Регистрация подписанного директором документа.
5. Размножение зарегистрированного документа (при необходимости) и
передача копий исполнителям.
6. Работа исполнителей с документами.
7. Контроль исполнения документов.
8. Завершение работы исполнителя с документами.
9. Направление исполненного документа в дело.
Операции с
документами
Подготовка
проекта
документа
Согласование
проекта
документа
Перепечатка
проекта
документа
Пункты прохождения документа
Секретарь
Директор
Исполнитель
Регистрация
Тиражирование
документа и
передача
исполнителям
Работа
исполнителя с
документом
Контроль
исполнения
Подшивка в дело
Рис.6. Оперограмма движения внутреннего документа
3.2.
Основой
построения
Регистрация документов
информационно
-
поиcковых
cистем
по
документам является регистрация документов. При регистрации документ
вводится в информационно-справочную систему.
В
Учреждении
документы
регистрируются
централизованно
секретарем. Согласно ГОСТ Р 7.0.8-2013 СИБИД. Делопроизводство и
архивное дело. Термины и определения: «регистрация документа – это
присвоение документу регистрационного номера и внесение данных о
документе в регистрационно-учетную форму» [20]. Данная операция придает
юридическую силу документу, т.к. фиксирует факт его создания или
получения. «Регистрационный номер документа, или регистрационный
индекс документа, — это цифровое или буквенно-цифровое обозначение,
присваиваемое документу при его регистрации»[20].
«Регистрационно-учетная форма — это документ (карточка, журнал),
в том числе в электронном виде, используемый для записи сведений
о документе в целях учета, поиска и контроля» [20].
После
первичной
обработки
документы
сортируются
на
регистрируемые и нерегистрируемые.
Регистрации подлежат следующие документы:

которыми необходимо руководствоваться в работе;

требующие исполнения;

используемые в справочных целях;

предназначенные
к отправке
для
исполнения
в другие
организации.
Не регистрируются документы, присланные для сведения и не
требующие ответа:
-
поздравительные письма;
-
рекламные письма;
-
приглашения;
-
программы семинаров, совещаний, печатные издания;
-
конверты с пометкой «лично»;
-
копии нормативных документов, постановлений и распоряжений
государственных органов, информационные материалы.
В
организации
отсутствует
список
регистрируемых
и
нерегистрируемых документов.
Документы в Учреждении регистрируются один раз: создаваемые – в
день подписания или утверждения, поступающие – в день поступления.
«При построении системы регистрации документов важно учитывать,
что регистрацию следует вести по потокам документов (входящие,
исходящие, внутренние), а внутри потоков — по видам документов
(например, приказы, протоколы, переписка) и их разновидностям, например,
приказы
по
основной
деятельности,
приказы
по
административно-
хозяйственным вопросам, приказы по личному составу». Необходимо
учитывать также сроки хранения документов одного вида или одной
разновидности для раздельной регистрации. Например, приказы о приеме на
работу и приказы о предоставлении работнику ежегодного оплачиваемого
отпуска регистрируются раздельно. В БУОО «Государственный архив
Орловской области» все приказы по личному составу регистрируются в
одной регистрационной форме.
Раздельная регистрация документов приводит к необходимости
разработки в организации нескольких регистрационно-учетных форм и
систем индексации документов. Но ряд реквизитов документов является
обязательным для любой регистрационно-учетной формы.
Регистрация входящих документов проходит следующим образом:
секретарь разбирает входящую корреспонденцию и заносит данные о
поступивших
документах
в
журнал
регистрации
«Входящая
корреспонденция». На полученном документе проставляется отметка о
поступлении в виде штампа. Он проставляется в правом нижнем углу
лицевой стороны первой страницы документа.
Регистрационная форма-журнал входящих документов имеет графы
(рис.7):
1)дата поступления, индекс документа;
2) корреспондент;
3)краткое содержание документа;
4) отметка о передаче на исполнение;
4) примечания.
Помимо названных реквизитов, в регистрационно-учетную форму
входящих документов необходимо включить следующие данные:
—резолюция (исполнитель, задание, срок, автор резолюции, дата
резолюции).
Дата поступления,
индекс документа
Корреспондент
Краткое
содержание
документа
Отметка о
передаче на
исполнение
Примечания
1
2
3
4
5
Рис. 7. Форма журнала регистрации входящей корреспонденции
Регистрационный
номер, дата документа
Кому
адресован
Краткое
содержание
1
2
3
Кем
подписан
документ
Примечания
5
4
Рис. 8. Форма журнала регистрации исходящей корреспонденции
Исходящие
документы регистрируются
в журнале регистрации
исходящей корреспонденции (рис. 8), который имеет следующие графы:
1) регистрационный номер, дата документа;
2) кому адресован;
3) краткое содержание документа;
4) кем подписан документ;
4) примечания.
Для
отражения
более
полной
информации
о
документе
регистрационную форму исходящих документов необходимо
дополнить
следующими данными:
— отметка об исполнителе;
—
сведения
об
ответном
документе
регистрационный номер, краткое содержание);
(дата
поступления,
Регистрационно-учетная форма внутренней документации обязательно
должна включать следующие данные:
— дата регистрации документа;
— регистрационный номер (индекс) документа;
— краткое содержание документа;
— отметка об исполнении документа;
— кем подписан документ;
— отметка об исполнителе;
— резолюция (исполнитель, задание, срок, автор резолюции, дата
резолюции);
— отметка о передаче на исполнение.
Журналы
регистрации
хранятся
в
запирающихся
на
ключ
металлических шкафах в приемной. Посторонние лица к документам не
допускаются.
В Учреждении ведутся несколько журналов регистрации (для
входящих, исходящих и внутренних документов). Внутренние документы не
всегда разделяются при регистрации по разновидностям.
В БУОО «Государственный архив Орловской области» достаточно
большой объем документооборота, поэтому ручное заполнение журнальных
форм регистрации нецелесообразно. По журналам регистрации сложно вести
поиск документов и неудобно вести контроль исполнения документов. Для
систематизации документов по срокам исполнения необходимо вторично
регистрировать поставленные на контроль документы на контрольных
карточках. Следовательно, можно сделать вывод о том, что регистрация
документов в журналах неудобна в работе и, как следует из прилагаемых
образцов, неполноценно отражает сведения о документах.
3.3.
Контроль исполнения документов
Большая часть входящих и внутренних документов организации
требуют исполнения. Задания, которые необходимо выполнить, содержатся
либо в тексте документа (например, в распорядительной части текста
приказа, в постановляющей части текста протокола), либо в тексте документа
и резолюции руководителя, проставленной на этом документе.
Контроль исполнения документов в БУОО «Государственный архив
Орловской области» осуществляют директор, секретарь, ответственные
исполнители.
Секретарь должен организовать исполнение документа после его
издания или рассмотрения руководителем. Передать документ исполнителю
после его регистрации или рассмотрения, размножить документ в нескольких
экземплярах (по числу исполнителей), оказать методическую помощь в
случае вынужденного перенесения срока исполнения и т. д.
Работа
исполнителя
с
документом
требует
своевременной
и
качественной подготовки ответа или выполнения предусмотренных заданием
мероприятий.
Каждый испoлнитель должен ответственно относиться к выполнению
поручений руководства. Однако, это не исключает необходимости контроля
исполнения документов в целях исключения срыва сроков исполнения.
В соответствии с ГОСТ Р 7.0.8-2013 «СИБИД. Делопроизводство и
архивное дело. Термины и определения» под контролем исполнения
документов
понимается
«совокупность
действий,
обеспечивающих
своевременное исполнение документов» [20].
«Контроль позволяет решать следующие задачи:
 учет хода исполнения документов;
 выявление нарушений сроков исполнения;
 информирование руковoдства организации о ходе исполнения
документов;
 выявление и своевременное устранение причин неисполнения
документов;
 повышение персональной ответственности исполнителей;

своевременное исполнение документов;
 укрепление исполнительской дисциплины» [50].
Контроль исполнения включает:
 постановку документов на контроль;
 своевременное доведение документа до исполнителя;
 проверку и регулирование хода исполнения документа (ведение
контроля);
 снятие документа с контроля;
 учет
и
обобщение
результатов
контроля,
информирование
руководителя.
В БУОО «Государственный архив Орловской области» контроль
исполнения
выполняется
регулярного
в
отслеживания
традиционном
журналов
(ручном)
регистрации
режиме
и
путем
напоминания
исполнителям о приближении срока исполнения.
Секретарь выполняет следующие операции:
 направляет документ исполнителю;
 напоминает исполнителю о сроке исполнения;
 получает информацию о ходе и результатах исполнения;
 фиксирует ход и результаты исполнения документа;
 регулярно информирует руководителя о состоянии и результатах
исполнения;
 подготавливает материалы для снятия документов с контроля;
 снимает документы с контроля по указанию руководителя;
При ведении контроля важнейшее значение имеет срок исполнения
документов, т. e. срок, установленный нормативно-правовым актом,
организационно-распорядительным документом или резолюцией. «Сроки
исполнения
исчисляются
в
календарных
днях
с
даты
подписания
(утверждения) документа, а для поступивших – с даты поступления. Срок
исполнения документа может быть типовым или индивидуальным. Типовой
срок устанавливается нормативно-правовым актом, а индивидуальный –
организационно-распорядительным документом
или резолюцией. При
организации контроля важно, чтобы исполнитель получил документ вовремя,
поскольку контроль исполнения документа начинается с момента его
постановки на контроль». Для того, чтобы зафиксировать факт передачи
документа исполнителю, последнему необходимо расписаться в получении
документа в контрольно – регистрационной форме. Если исполнителю
документ
передается
в
виде
электронного
файла
по
локальной
корпоративной сети, должна быть предусмотрена отправка уведомления о
прочтении. Получение такого уведомления будет означать, что исполнитель
получил документ.
Если срок исполнения переносится, то исполнитель в докладной
записке
должен
изложить
причины
перенесения
срока
исполнения
документа. После ее получения директор принимает решение о переносе
срока исполнения, что фиксируется в резолюции.
Предупредительный контроль
При
ведении
контроля
важно
предупредить
возможный
срыв
исполнения, т. e. вести предупредительный контроль.
Секретарь
выполняет
не только
формально-сроковый,
но и предупредительный контроль:
 напоминают исполнителям о приближении сроков исполнения,
 выясняют состояние исполнения,
 выявляют причины возможного срыва,
 принимают меры по их устранению, информируя руководителя.
«Документ считается исполненным и снимается с контроля после
исполнения
заданий,
сообщения
результатов
заинтересованным
организациям и должностным лицам или другого документированного
подтверждения исполнения. После исполнения документы снимаются с
контроля. На копии документа проставляется отметка об исполнении
документа и направлении в дело, включающая: краткие сведения об
исполнении или ссылку на документ-ответ (дата и номер); отметку "В дело";
номер
дела,
в
котором
будет
храниться
документ; дату;
подпись
исполнителя или руководителя структурного подразделения, в котором
исполнен документ. В регистрационно-контрольную форму также вносятся
сведения об исполнении, подпись лица, подтверждающего исполнение
(ответственный исполнитель), дата» [50]. Результаты работы исполнителей
с контролируемыми документами периодически (например, ежемесячно)
должны обобщаться
и анализироваться. В Учреждении такой анализ не
проводится.
«Главная
цель
анализа
результатов
исполнения
документов –
не применение дисциплинарных взысканий в случае срыва контрольного
срока,
а выявление
устранению.
причин
Основными
неисполнения
способами
и разработка
повышения
мер
по их
исполнительской
дисциплины должны быть как меры по укреплению производственной
дисциплины, так и материальное стимулирование работников, исполняющих
документы в установленный срок» [50].
В результате проведенного исследования можно сделать вывод, что
осуществление контроля исполнения документов и поручений с помощью
журналов регистрации затрудняет его ведение.
Это усложняет работу
сотрудника, отнимает много времени, может приводить к нарушению сроков.
Также в Учреждении не составляются аналитические справки по контролю
исполнения документов и поручений, что не позволяет понять общее
состояние исполнительской дисциплины и выявить причины срывов сроков
исполнения.
3.4.
Формирование и оперативное хранение дел
Документы организации, работа с которыми завершена, формируются в
дела. В соответствии с ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Национальный стандарт
Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному
и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и
определения»: «Дело – документ или совокупность документов, относящихся
к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную
обложку» [20].
Дела формируются в течение года в соответствии с номенклатурой дел
организации. Документы в процессе работы с ними хранятся у исполнителей.
Законченные
делопроизводством
документы
формируются
в
дела.
«Формированием дел называется группировка исполненных документов в
дела в соответствии с номенклатурой дел» [20].
Формирование дела
начинается сразу с начала года. Для этого в конце предшествующего года
заготавливают необходимое количество папок, на которых указывают
заголовки дел и срок хранения. Заголовки и сроки хранения переносятся на
обложку с обложек дел, сформированных за прошлые годы. Если в течение
года будет заведено новое дело, для него составляют свой заголовок.
Формирование дел осуществляет секретарь.
«Работа по формированию дел состоит из следующих операций:
распределение исполненных документов по делам в соответствии с
номенклатурой дел; расположение документов внутри дела в определенной
последовательности; оформление обложки дела» [25].
Полнoе оформление дела предусматривает: подшивку или переплет
дела; нумерацию листов в деле; оставление заверительной надписи дела;
составление, в необходимых случаях, внутренней описи документов дела;
описание дела на обложке.
Правильность формирования дел достигается соблюдением ряда
правил, состоящих в следующем:
1. В дела помещаются документы одного календарного года, за
исключением переходящих, судебных, личных дел.
2.
Документы
постоянного
группируются в дела отдельно.
и
временного
сроков
хранения
Например, отдельно следует хранить подлинники и копии документов,
годовые и квартальные планы работы или отчеты и др., поскольку эти
документы имеют различные сроки хранения.
В отдельных случаях допускается временная группировка в одном деле
документов различных сроков хранения, если они относятся к одному
вопросу. По окончании календарного года и завершении рассмотрения
вопроса
такие
документы
рекомендуется
перегруппировать
в
самостоятельные дела.
3. В дело включается один экземпляр документа.
Не включаются в дело документы, подлежащие возврату, черновики,
рабочие варианты (проекты) документов, изготовленные для работы копии и
др. (исключение составляют черновые и дублетные материалы особо ценных
документов, копии, которые имеют резолюции, визы, пометки, являющиеся
дополнением к основному документу).
Как правило, в отдельные части выделяются приложения, если они
составляют 25 и более листов. В основном документе об этом делается
соответствующая отметка.
4. Каждый документ, включенный в дело, должен быть оформлен в
соответствии с установленными правилами; документы помещаются в дело в
соответствии с отметками исполнителей на документах «В дело №... за …
год, дата и подпись исполнителя».
5. Не допускается разобщение в делах инициативных писем (запросов)
и ответов, подшивка сопроводительных писем без приложений или без
отметок об их местонахождении, подшивка в дела документов, подлежащих
возврату корреспондентам.
6. Сформированное дело должно содержать не более 250 листов (папка
примерно 4 см в толщину). Ограничений по минимальному объему дел не
существует. При большом объеме документов, относящихся к одному делу,
производится деление комплекса документов на отдельные тома, части.
7.
Внутри
дела
документы
располагаются
в
определенной
порядку
расположения
последовательности:

хронологической
(хронологическому
документов в деле соответствует расположение по порядку
регистрационных номеров документов);

алфавитной (например, располагаются предложения, заявления и
жалобы граждан);

соответствующей рассмотрению вопроса.
Группируя
в
дела
отдельные
комплексы
документов,
следует
соблюдать правила, учитывающие особенности этих категорий документов.
«Распорядительные документы формируются в отдельные дела по
названиям (приказы, распоряжения, указания, решения). Приказы по
основной
деятельности,
приказы
по
административно-хозяйственным
вопросам и приказы по личному составу группируются в дела отдельно.
Уставы,
положения,
инструкции,
утвержденные
распорядительными
документами, как и приложения к ним, включаются в дела вместе с
распорядительными документами» [25]. Если эти документы утверждались
генеральным директором без издания распорядительных документов, то они
формируются в самостоятельные дела.
Протоколы заседаний формируются в дела с учетом авторского
признака (протоколы совещания у генерального директора, протоколы совета
директоров и др.) и по хронологии и порядку номеров.
Вместе с протоколами, как правило, в дело включаются документы, на
основании которых они готовились (повестка дня, доклады, проекты
решений и др.). Эти документы помещаются после протоколов в
последовательности рассмотрения вопросов. При значительном объеме таких
документов они могут формироваться в отдельное дело в соответствии с
номерами протоколов и в последовательности решения вопросов.
Утвержденные планы, отчеты группируются в дела отдельно от
проектов этих документов и расчетов по ним. Плановые, отчетные
документы хранятся в делах того года, к которому они относятся по
содержанию, независимо от времени составления, например:
отчет за 2014 год, составленный в 2015 году, должен быть подшит в
дело 2014 года, а не 2015-го;
план на 2015 год, составленный в 2014 году, – в дело 2015 года.
Перспективные планы относятся к начальному году их действия,
отчеты о выполнении перспективного плана – к последнему году действия
плана.
Документы в отчетах необходимо располагать в систематическом
порядке.
Статистическая
документация,
образующаяся
в
управленческой
деятельности, группируется самостоятельно или в одном деле с другими
документами по данному вопросу.
Например, к отчету организации по основной деятельности за 2017 год
прилагаются
формы
статистической
отчетности,
характеризующие
деятельность данной организации по основной деятельности.
Переписка группируется в дела в хронологической последовательности
разрешения вопросов, начиная с более ранних документов и кончая более
поздними по данному вопросу.
В целях правильного формирования дел, оперативного поиска, учета и
хранения
документов
составляется
номенклатура
дел
–
«систематизированный перечень заголовков дел, создаваемых в организации,
с указанием сроков их хранения» [25].
Документы по окончании работы с ними подлежат текущему
(оперативному, временному) хранению. Документы используются в работе
еще год после их окончания в делопроизводстве. В этот период потребность
в них сохраняется, и к ним могут обращаться за справками для уточнения,
изучения или повторного рассмотрения.
4. СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ ИНФОРМАЦИОННОДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ БУОО
«ГОСУДАРСТВЕННЫЙ АРХИВ ОРЛОВСКОЙ ОБЛАСТИ»
По результатам исследования определились пути совершенствования
информационно-документационного
обеспечения
управления
в
БУОО
«Государственный архив Орловской области»:
 доработка документов, регламентирующих работу сотрудников по
документационному обеспечению управления;
 построение
эффективной
информационно-поисковой
системы,
системы контроля исполнения документов и поручений;
 автоматизация создания, обработки, поиска документов.
В Учреждении имеется инструкция по делопроизводству. Данный
документ устанавливает правила, приемы, процессы создания документов,
порядок работы с ними. Это важнейший момент в работе с документами.
Практически инструкция закрепляет систему делопроизводства. Но на
настоящий момент она является устаревшей, так как с 1 июля 2018 года
введен новый «ГОСТ Р 7.0.97-2016. Национальный стандарт Российской
Федерации.
Система
издательскому
стандартов
делу.
по
информации,
библиотечному
Организационно-распорядительная
и
документация.
Требования к оформлению документов», который заменил действующий с
2003 года ГОСТ Р 6.30-2003. Возможно, с отсутствием обновлений данного
локального нормативного акта связано то, что оформление документов,
создаваемых в БУОО «ГАОО», не всегда соответствует необходимым
требованиям. В частности, наблюдается отсутствие и неверное оформление
реквизитов, нарушаются требования к оформлению текста документа.
Использование стандарта позволяет придерживаться единообразия при
оформлении внутренних документов. Следовательно, необходимо провести
аудит
инструкции
по
делопроизводству.
Исправить
несоответствия.
Разработать и утвердить новые бланки документов, актуализировать
электронные шаблоны. Наглядно увидеть изменения, введенные новым
ГОСТом можно в таблице 1:
Таблица 1. Изменения в оформлении реквизитов по ГОСТ Р 7.0.972016
В качестве источников информации для обновления инструкции по
делопроизводству также можно использовать:
 Приказ Росархива (Федеральное архивное агентство) от 11 апреля 2018
г. «Об утверждении примерной инструкции по делопроизводству в
государственных организациях»;
 Методические
рекомендации
по разработке
инструкций
по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти
(утв. приказом Росархива от 23.12.2009 № 76);
 ГОСТ Р 7.0.8–2013 «Национальный стандарт Российской Федерации.
Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому
делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».
В Архиве для изготовления документов используются виды бланков:
общий бланк, бланк письма с угловым расположением реквизитов, бланк
конкретного вида документа (приказа). На бланках обнаружены следующие
неточности и ошибки: отсутствует наименование вышестоящей организации,
не полностью указаны справочные данные об организации и другие.
Бланки дополнены необходимыми реквизитами
и исправлены.
Исправленные варианты бланков представлены в приложениях. Разработан
проект продольного бланка письма.
В ходе изучения организации информационно-документационного
обеспечения в Учреждении были проанализированы документы: устав,
письмо, приказ. Были
разработаны исправленные варианты: титульного
листа устава, письма, приказа.
Регистрация поступающих, исходящих и внутренних документов в
БУОО «ГАОО» проводится секретарем в журнальной форме. Данная форма
регистрации в настоящее время устарела, т.к. затрудняет информационносправочную работу и контроль исполнения документов и, как следует из
прилагаемых образцов, неполноценно отражает сведения о регистрируемых
документах.
«Электронный документооборот — это жизненный цикл электронных
документов в организации, начиная от их получения (ввод, электронная
почта и т.п.), прохождения в подразделениях с изменением состояния
(доведен до сведения, согласован, подписан, в работе, закрыт и т.п.) и
заканчивая списанием в архив. Система электронного документооборота
(СЭД) — это программное обеспечение, главными задачами которого
являются организация и поддержка жизненного цикла электронных
документов» [82].
Система электронного документооборота FossDoc предназначена для
создания электронного архива документов, организации корпоративного
документооборота и автоматизации бизнес-процессов в учреждениях и
организациях любого рода деятельности. Программа позволяет решить
большое
количество
задач,
реализация
которых
возложена
на
соответствующие модули. Система может быть легко перенастроена с учетом
специфики работы каждого конкретного предприятия.
Автоматизация делопроизводства.
Рис. 9. Карточка документа
«Система электронного документооборота FossDoc позволяет решать
все задачи современного делопроизводства. Основные функции системы,
предназначенные для решения задач делопроизводства:
Карточка документа (Рис.9);
Поручение;
Папки документов;
Учет бумажных документов;
Контроль исполнения документов;
Подготовка резолюций по документу;
Электронная цифровая подпись;
Подпись документа руководителем;
Отчеты по делопроизводству» [82].
Контроль документов
«Программа
реализует
механизм
контроля
над
исполнением
пользователями заданий по документам. Система отображает контрольные
документы в списке документов с отметкой в виде флажка, цвет которого
будет
зависеть
от
состояния
выполнения
документа
относительно
контрольных дат: плановой и фактической. Контрольные поручения будут
помещены в отдельную папку, где могут быть обработаны сотрудниками
отдела контроля. Предусмотрена возможность печати контрольных карт»
[82].
Поставить исполнения документа на контроль возможно еще на этапе
создания резолюции. Документ, который был направлен в отдел контроля,
попадает
в
папку
«На
контроль»
сотрудника,
которого
выбрали
контролирующим лицом. Данный сотрудник может фиксировать сроки и
оставлять свои замечания о ходе выполнения документа (рис. 10).
Рис. 10. Диалог "Резолюция". Закладка "Контроль"
Система позволяет вести учет бумажных оригиналов документов,
поступивших в вашу организацию. Для этих целей в карточке документа
предназначена закладка "Журнал передачи" (рис. 11):
Рис. 11. Учет бумажных документов
С помощью этой закладки вы можете занести в базу данных Системы
информацию о том, кому были переданы те или иные бумажные оригиналы
документов. Также есть возможность учитывать списанные в дело
документы
В FossDoc автоматизировано создание различных типов отчетов:
исполнение документов, исполнение контрольных поручений, отчеты по
входящей корреспонденции, по обращениям граждан и т.д. Это очень удобно
в архивном учреждении, так как поступает много запросов и обращений.
Таким образом, внедрение системы электронной регистрации документов,
позволяет повысить эффективность работы с документами, ускорить их
поиск, сократить сроки согласования и принятия решений, не терять
документы и всегда иметь их под рукой.
СЭД позволяет гибко настроить маршруты движения документов
между подразделениями, указать их порядок исполнения, согласования,
подписи, регистрации и т.д. Поддерживается эффективный механизм
создания документа на основе его проекта с фиксацией каждой стадии
согласования в отдельной версии проекта.
Значительным преимуществом является то, что система электронного
документооборота FossDoc распространяется свободно с лицензией на 5
рабочих мест. При этом нет ограничений ни по времени работы, ни по
количеству документов. Если 5-ти рабочих мест недостаточно, то можно
заказать временную лицензию со сроком действия до полугода на 50
активных пользователей. Всегда можно перейти на любую коммерческую
лицензию без потери своих данных.
При внедрении систем электронного документооборота необходимо
учесть, что кроме очевидных достоинств их применения, существуют и
недостатки, например, затраты на обучение сотрудников, на покупку
программного обеспечения.
Также
различные
возможности
предоставлены
программами
стандартного офисного пакета Microsoft Office. Одна из полезных функций:
напоминать о каком-либо событии так часто, как это необходимо. Программа
Outlook может исполнять роль не только почтового клиента, но и
планировщика,
одним
из
основных
заданий
которого
является
предупреждение пользователя об истекающем сроке исполнения документа,
либо встреча руководителя. Для того, чтобы создать напоминание в Outlook
потребуется выполнить несколько простых действий. После можно забывать
о задаче, программа сама напомнит о ней в назначенное время.
Для лучшей самоорганизации можно использовать раздел «Задачи». С
его помощью можно формировать списки необходимых дел на определенный
период времени, а также следить за процессом их выполнения:
Открыть раздел и дважды щелкнуть по любой пустой строчке.
В открывшемся окне ввести пояснение, назначить дату начала и срок
выполнения, выставить уровень важности и состояние (только создана или
уже выполняется).
Установить галочку возле пункта «Напоминание» и выставить время, в
которое программа должна запустить уведомление.
После формирования всех параметров нажать кнопку «Сохранить и
закрыть».
Возможно сделать напоминание в Outlook для другого пользователя.
Напомнить коллеге о важном деле можно с помощью электронного
сообщения и для этого нет необходимости каждый день отправлять
письма на почту. Можно создать одно сообщение в Outlook, прикрепить
уведомление и в назначенный час его увидят.
1. Для этого после написания письма открыть вкладку «К исполнению»,
она находится в разделе «Сообщения» и помечена красным флажком
(рис. 12).
2. В открывшемся списке выбрать пункт под названием «Другой».
3. Поставить «галочку» возле пункта «Пометка для получателей» (рис.
13).
4. Блок стал активным и теперь в него можно внести необходимые
данные: пометку, дату и время.
5. Нажать «Ок», дописать сообщение, если оно еще не окончено и
отправить адресату.
Вместе с письмом уйдет и прикрепленное напоминание, которое
активируется на компьютере пользователя в заданное время.
Рис. 12. Создание напоминания в Outlook для другого пользователя.
Раздел сообщения
Рис. 13. Создание напоминания в Outlook для другого пользователя
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
Целью выпускной квалификационной работы являлось исследование
организации информационно-документационного обеспечения управления и
разработка предложений по ее совершенствованию в архивных учреждениях
(на примере «БУОО «Государственный архив Орловской области»). Задачи
определили направления исследования. При изучении объекта исследования
была дана его краткая характеристика, определена роль и функции службы
документационного
документации,
обеспечения
управления,
проанализированы
изучены
документооборот,
системы
информационно-
поисковая система и организация контроля исполнения документов,
рассмотрен
порядок
формирования
и
оперативного
хранения
дел,
разработаны пути совершенствования информационно-документационного
обеспечения управления.
Документирование деятельности Учреждения
производится на
бланках. Но формы бланков не соответствуют необходимым требованиям.
Исправленные варианты общего бланка, бланка письма, бланка конкретного
вида документа, а также проект бланка письма с продольным расположением
реквизитов представлены в приложениях.
В
БУОО
«ГАОО»
обязанности
по
информационно-
документационному обеспечению управления выполняет секретарь.
В ходе изучения систем документации были проанализированы
документы: устав, приказ, исходящее
письмо.
приведен в главе 3. Исправленные варианты
Подробный их анализ
титульного листа устава,
приказа, письма представлены в приложениях.
При изучении документации был сделан вывод о том, что оформление
документов
в
Учреждении
не
всегда
соответствует
современным
требованиям. В Архиве имеется инструкция по делопроизводству. Данный
документ устанавливает правила, приемы, процессы создания документов,
порядок работы с ними. Это важнейший момент в работе с документами.
Практически инструкция закрепляет систему делопроизводства. Но на
настоящий момент она является устаревшей, так как с 1 июля 2018 года
введен новый «ГОСТ Р 7.0.97-2016. Национальный стандарт Российской
Федерации.
Система
издательскому
делу.
стандартов
по
информации,
библиотечному
Организационно-распорядительная
и
документация.
Требования к оформлению документов», который заменил действующий с
2003 года ГОСТ Р 6.30-2003. Возможно, с отсутствием обновлений данного
локального нормативного акта связано то, что оформление документов,
создаваемых в БУОО «ГАОО», не всегда соответствует необходимым
требованиям. Необходимо провести аудит инструкции по делопроизводству.
Исправить
несоответствия.
Разработать
и
утвердить
новые
бланки
документов, актуализировать электронные шаблоны.
Регистрация поступающих, исходящих и внутренних документов в
БУОО «ГАОО» проводится секретарем в журнальной форме. Данная форма
регистрации в настоящее время устарела, т.к. затрудняет информационносправочную работу и контроль исполнения документов и, как следует из
прилагаемых образцов, неполноценно отражает сведения о регистрируемых
документах.
В
данном
совершенствованием
случае
с
регистрацией
информационно-документационного
документов
и
обеспечения
управления успешно справляется электронный документооборот. Например,
система FossDoc. Она распространяется свободно с лицензией на 5 рабочих
мест без ограничений по времени работы и по количеству документов.
Еще одним помощником секретаря можно назвать программу Outlook,
которая может исполнять роль не только почтового клиента, но и
планировщика,
одним
из
основных
заданий
которого
является
предупреждение пользователя об истекающем сроке исполнения документа,
либо встреча руководителя.
Из проведенного исследования можно сделать вывод: сложившиеся
формы и методы работы с документами в учреждении не в полной мере
отвечают требованиям государственных стандартов и других нормативных
документов. Система делопроизводства занимает существенное место в
общей системе работы архивного учреждения, так как сохранение и
пополнение документального наследия Орловской области является одной из
его
важнейших
задач.
Она
не
менее
важна,
чем
оборудование.
Совершенствованию работы с документами и ее автоматизации обязательно
должно уделяться внимание. В развитие данной сферы должны вкладываться
средства на обновление, установку программного обеспечения, обучение
персонала. Развивается законодательство, регулирующее делопроизводство,
необходимо отслеживать его изменения и своевременно вносить изменения в
инструкцию по делопроизводству и другие локальные акты и следовать им.
Это необходимо не только для удобства в работе внутри организации, но и
при взаимодействии с другими учреждениями, например, при ведении
деловой переписки. Сейчас многие организации и учреждения стараются
придерживаться требований законодательства к оформлению документации,
что это помогает эффективно обмениваться информацией и воспринимать ее.
ИСТОЧНИКИ
1. Конституция Российской Федерации от 12.12.1993 г. (с учетом поправок,
внесенных Законами РФ о поправках к Конституции РФ от 30.12.2008 N
6-ФКЗ, от 30.12.2008 N 7-ФКЗ, от 05.02.2014 N 2-ФКЗ, от 21.07.2014 N
11-ФКЗ), гл.2, ст.43, п. 1-5, // ИПС «Консультант Плюс».
2. Трудовой кодекс Российской Федерации от 30.12.2001 N 197-ФЗ (ред. от
05.02.2018) // ИПС «Консультант Плюс».
3. Гражданский кодекс Российской Федерации от 30.11.1994 (с изм. от
29.12.2017) // ИПС «Консультант плюс».
4. Федеральный закон от 22.10.2004 N 125-ФЗ «Об архивном деле в
Российской Федерации» (с изм. на 18.06.2017) // ИПС «Консультант
Плюс».
5. Федеральный закон от 27.07.2006 N 152-ФЗ «О персональных данных»
(ред. от 22.02.2017) ИПС «Консультант плюс».
6. Федеральный закон от 6 апреля 2011 г. N 63-ФЗ "Об электронной
подписи" (с изм. от 23.06.2016)// ИПС «Консультант плюс».
7. Федеральный
закон
от
27.06.2006
№149-ФЗ
«Об
информации,
информационных технологиях и о защите информации» (с изм. и доп. от
29.06.2018) // ИПС «Консультант Плюс».
8. Федеральный закон от 29.12.1994 N 77-ФЗ «Об обязательном экземпляре
документов» (с изм. на 03.07.2016) // ИПС «Консультант Плюс».
9. Федеральный закон от 01.06.2005 N 53-ФЗ «О государственном языке
Российской Федерации» (с изм. на 05.05.2014) //
ИПС «Консультант
Плюс».
10. Федеральный закон "О коммерческой тайне" от 29.07.2004 N 98-ФЗ (с
изм. на 18.04.2018) // ИПС «Консультант Плюс».
11. Федеральный закон «О стандартизации в Российской Федерации» от
29.06.2015 N 162-ФЗ (с изм. от от 03.07.2016) // ИПС «Консультант
Плюс».
12. Закон Орловской области от 26.02.1996 N 7-ОЗ УСТАВ (ОСНОВНОЙ
ЗАКОН) ОРЛОВСКОЙ ОБЛАСТИ (с изм. на 19.03.2018) // Электронный
фонд правовой и нормативно-технической документации «КОДЕКС».
13.Закон Орловской области от 13.05.2008 №774-ОЗ «Об информатизации и
информационных ресурсах Орловской области» (с изм. и доп. от
04.06.2012 №1367-ОЗ) // Электронный фонд правовой и нормативнотехнической документации «КОДЕКС».
14. Закон Орловской области от 06.07.1999 N 109-ОЗ « Об архивном деле в
Орловской области» (с изм. от 26.12.2017)
// Электронный фонд
правовой и нормативно-технической документации «КОДЕКС».
15. Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной
власти
(Утверждены
Постановлением
Правительства
Российской
Федерации от 15 июня 2009 г. N 477) (с изм. от 26.04.2016) // ИПС
«Консультант Плюс».
16. Правила оказания услуг почтовой связи (утв. Приказом связи и массовых
коммуникаций Российской Федерации от 31.07.2014 №234) (с изм. на
13.02.2018) // ИПС «Консультант Плюс».
17.
Методические
рекомендации
по
разработке
инструкции
по
делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утв.
Приказом Росархива от 23.12.2009 N 76) // ИПС «Консультант Плюс».
18. «ГОСТ Р 7.0.97-2016. Национальный стандарт Российской Федерации.
Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому
делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к
оформлению документов» (утв. Приказом Росстандарта от 08.12.2016 N
2004-ст) (ред. от 14.05.2018) // ИПС «Консультант Плюс».
19. Примерная инструкция по делопроизводству в государственных
организациях (утв. приказом Федерального архивного агентства от
11.04.2018 № 44) // ИПС «Гарант».
20.ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Национальный стандарт Российской Федерации.
Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому
делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (утв.
Приказом Росстандарта от 17.10.2013 N 1185-ст) // ИПС «Консультант
Плюс».
21. Национальный стандарт РФ ГОСТ Р ИСО 30300-2015 «Система
стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу.
Информация и документация. Системы управления документами.
Основные положения и словарь» // ИПС «Консультант Плюс».
22. ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007. Система стандартов по информации,
библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие
требования (утв. Приказом Федерального агентства по техническому
регулированию и метрологии от 12.03.2007 №28 с датой введения
01.01.2007). М.: Издательство стандартов, 2007.
23.
ГОСТ 17914-72. Обложки дел длительных сроков хранения. Типы,
размеры и технические требования (утв. Постановлением Госстандарта
СССР от 17.07.1972 № 1411) // ИПС «Консультант Плюс».
24.
«Квалификационный
справочник
специалистов и других служащих»
должностей
руководителей,
(утв. Постановлением Минтруда
России от 21.08.1998 N 37) (с изм. от 27.03.2018)//ИПС «Консультант
Плюс».
25. Основные правила работы архивов организаций
(утв. Решением
коллегии Росархива от 06.02.2002) // ИПС «Консультант Плюс».
26. Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся
в процессе деятельности государственных органов, органов местного
самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв.
Приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25.08.2010
№558) // ИПС «Консультант Плюс».
Неопубликованные источники
27. УСТАВ бюджетного учреждения Орловской области «Государственный
архив Орловской области» (новая редакция) (утв. приказом Департамента
образования, культуры и спорта Орловской области от 26 июля 2011 г. №
1465).
Литература
28.Бурова, Е. Для кого и как уменьшается постоянный срок хранения
документов, указанный в Перечне / Е. Бурова // Делопроизводство и
документооборот на предприятии. - 2016. - № 8.
29.Бурова, Е. Для каких организаций обязательны новые архивные правила?
И у кого есть документы Архивного фонда РФ? /Е. Бурова//
Делопроизводство и документооборот на предприятии. - 2016. - № 4.
30.Важинская, Н. Организация архива в компании/ Н. Важинская //
Делопроизводство и документооборот на предприятии. - 2015. - №9. С.58.
31. Зверева, Н. Опыт маршрутизации движения приказов/ Н. Зверева //
Делопроизводство и документооборот на предприятии». - 2017. - №5.
32. Кузнецов, С.Л. Новые правила работы архивов и электронные документы
/ С.Л. Кузнецов // Секретарское дело. - 2015. - №10. - С. 47-58.
33. Кузнецов, С. Л. Организация архива электронных документов.
Практические
аспекты
и
перспективы
/
С.Л.
Кузнецов
//
Делопроизводство. - 2016. - №1.
34. Кузнецов, С.Л. Организация электронного документооборота/
С.Л.
Кузнецов //Делопроизводство. - 2014. - №1.
35. Кожанова, Е.Н. Новый ГОСТ по делопроизводству. Что в документах с 1
июля будем оформлять по-новому
/ Е.Н. Кожанова // Справочник
секретаря и офис-менеджера. - 2018. - № 6. - С. 5 – 8.
36.
Кожанова, Е.Н. Организация внутреннего документооборота/ Е.Н.
Кожанова // Справочник секретаря и офис-менеджера. - 2014. - № 7. - С.
14 – 20.
37. Кожанова, Е.Н. Внесение правил работы с электронными документами в
инструкцию по делопроизводству / Е.Н. Кожанова // Справочник
секретаря и офис-менеджера. - 2015. - № 5. - С. 20 – 32.
38. Кожанова, Е.Н. Оформление реквизита «Подпись» в отсутствие
должностного
лица
/
Е.Н.
Кожанова
//
Делопроизводство
и
документооборот на предприятии. - №9. - 2015. - С. 14.
39.
Кожанова, Е.Н.
Как правильно закрыть журналы регистрации
документов / Е.Н. Кожанова // Делопроизводство и документооборот на
предприятии. - 2017. - №12.
40.Кожанова,
Е.Н.
Инструкция
по
делопроизводству.
документы правильно / Е.Н. Кожанова
Оформляем
// Делопроизводство и
документооборот на предприятии. - 2016. - № 05.
41.
Кожанова,
Е.Н.
Инструкция
по делопроизводству.
определения и сокращения / Е.Н. Кожанова
Термины,
// Делопроизводство и
документооборот на предприятии. - 2016. - № 04.
42.Кожанова, Е.Н. Работники и СЭД: от неприятия до продуктивной
работы / Е.Н. Кожанова
// Делопроизводство и документооборот на
предприятии. - 2016. - №08.
43. Кожанова, Е. Н. Система распорядительных документов / Е.Н.
Кожанова // Секретарь-референт. - 2016. - №11.
44. Кожанова, Е. Н. Как заставить работать организационные документы по
делопроизводству? / Е.Н. Кожанова // Секретарь-референт». - 2015. №10.
45.Кожанова,
Е. Н. Защита персональных данных работников / Е.Н.
Кожанова // Секретарь-референт». - 2015. - № 01.
46.
Ключко,
Н.В.
Ведение
журнала
регистрации
корреспонденции
в MS Office Excel 2010 / Н.В. Ключко // Справочник секретаря и офисменеджера. - 2015.- № 1.
47. Кукарина, Е.М. Вопросы документирования в законодательных актах
Российской Федерации / Е.М. Кукарина //Делопроизводство. - 2014. №2.
48.Куртиян, А. Должностная инструкция / А. Куртиян // Делопроизводство
и документооборот на предприятии. - 2016. - №08.
49.Линев, А.А. Современная СЭД: от работы с документами к управлению
эффективностью / А.А. Линяев // Делопроизводство. - 2014.- №1.
50. Иритикова,
В. Регламентируем систему контроля исполнения
документов / В. Иритикова // Делопроизводство и документооборот на
предприятии. - 2016 № 6. - С. 36-47.
51. Иритикова,
В. Проблемы формирования дел с приказами / В.
Иритикова // Делопроизводство и документооборот на предприятии. 2015. - № 5.
52. Иритикова, В. Кто отвечает за делопроизводство в подразделении и
организации
в
целом?
/
В.
Иритикова
//
Делопроизводство
и
документооборот на предприятии». - 2016. - №9. - С. 28.
53.
Иритикова, В. Организация издания приказов / В. Иритикова
//
«Делопроизводство и документооборот на предприятии». - 2017. - №5.
54.
Иритикова,
В.
Как
адресовать
письмо?
/
В.
Иритикова
//
«Делопроизводство и документооборот на предприятии». - 2016. - №10.
55. Иритикова, В. Новый ГОСТ Р ИСО 30300-2015/ В. Иритикова //
«Делопроизводство и документооборот на предприятии». - 2016. - № 07.
56. Исаева, Л. Регламентация использования электронной почты: советы
юриста / Л. Исаева // Делопроизводство и документооборот на
предприятии. - 2016.- №5.
57. Кудряева, В. А. Организация работы с документами / В.А. Кудряева //
М.: ИНФРА-М. - 2002. – С. 592.
58. Назарова, Л.А. Согласование проекта документа: 7 главных вопросов /
Л.А. Назарова // Секретарь-референт». - 2015. - №8.
59. Носарева, Н. А. Обработка входящей корреспонденции / Н.А. Носарева //
Делопроизводство и документооборот на предприятии. - 2012. - № 2. - С.
12-32.
60.Носарева, Н.А. Оформление приказа / Н.А. Носарева // Делопроизводство
и документооборот на предприятии. - 2013. - №1. - С.15-20.
61. Носарева, Н. А. Обработка исходящей корреспонденции / Н.А.
Носарева // Делопроизводство и документооборот на предприятии. - 2012.
- № 1. С. 12-24.
62.Носарева, Н.А. Загадки в оформлении приложений / Н.А. Носарева //
Делопроизводство и документооборот на предприятии. - 2013. - № 2.
63. Пензина, Н.В. Издание приказов: важные нюансы / Н.В. Пензина //
Справочник секретаря и офис-менеджера. - 2015.- № 9.
64.Папков, А.И. Классификатор приказов вам поможет
/ А.И. Папков//
Делопроизводство и документооборот на предприятии. - 2011. - № . С.
34-40.
65.Романов, Д.А. Как оценить экономическую эффективность системы
электронного
документооборота
/
Д.А.
Рудина
//
PRO
–
ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО (официальный сайт) [Электронный ресурс] –
2016. – Режим доступа:http://www.sekretariat.ru/article/210268-qqe-16-m4kak-otsenit-ekonomicheskuyu-effektivnost-sed
/.
-
Дата
обращения:
01.05.2018.
66. Самсонова, И. Чем отличается подлинник от дубликата, а дубликат от
копии/ И. Самсонова // Шпаргалка делопроизводителя (официальный
сайт)
[электронный
ресурс]-
2018.
–
Режим
доступа:
http:
//www.docdelo.ru/2018/06/chem-otlichaetsya-podlinnik-ot-dublikata-adublikat-ot-kopii.html /. - Дата доступа: 07.06.2018.
67.
Самсонова,
официальным /
И.
Какой
электронный
документ
можно
считать
И. Самсонова // Шпаргалка делопроизводителя
(официальный сайт) [электронный ресурс] - 2017. – Режим доступа: http://
www.docdelo.ru/2017/07/kakoi-electronnyi-document-mojno-scitat
oficialnym.html/. - Дата доступа: 01.05.2018.
68.Суровцева,
Н.Г.
ГОСТ
Р
ИСО
30300-2015:
первый
шаг
к интегрированной системе управления документами / Н.Г. Суровцева //
Справочник секретаря и офис-менеджера. - 2016. - № 4.
69. Солнцева, О.Н. Правила оформления делового письма
/ О. Н.
Солнцева // Справочник секретаря и офис-менеджера. - 2014. - № 4. - С.
17 – 28.
70.Тиханович, С. Готовим документы к передаче в архив организации / С.
Тиханович // Делопроизводство и документооборот на предприятии //
2016. - №2.
71.
Фионова,
Л.Р.
Анализ
системы
ДОУ
перед
внедрением
автоматизированных технологий / Л.Р. Фионова // Делопроизводство. 2014. - №2.
72. Храмцовская, Н. Новые подходы к организации хранения документов на
бумажных носителях в смешанном документообороте: опыт Федеральной
налоговой
службы
/Н.
Храмцовская
//
Делопроизводство
и
документооборот на предприятии - 2017. - №2.
73. Храмцовская, Н. Проблемы архивного дела: от общего к частному / Н.
Храмцовская // Делопроизводство и документооборот на предприятии 2015. - № 8.
74. Шестакова, Е.В. Существенные ошибки в документах / Е.В. Шестакова //
Справочник секретаря и офис-менеджера. - 2016. - №2.
75.
Янковая,
В.Ф.
Примерная
инструкция
по делопроизводству
в государственных организациях / В.Ф. Янковая / Делопроизводство и
документооборот на предприятии - 2018. - № 10.
76. Янковая, В.Ф. Экспедиционная обработка поступающей и отправляемой
корреспонденции / В.Ф. Янковая // Справочник секретаря и офисменеджера. - 2016. - № 4.
77.
Янковая,
В.Ф. Классификация деловых писем / В.Ф. Янковая //
Справочник секретаря и офис-менеджера. - 2016. - № 1.
78. Янковая,
В.Ф. Можно ли одним приказом утвердить несколько
документов по одному вопросу / В.Ф. Янковая // Справочник секретаря и
офис-менеджера. - 2016. - № 8.
79. Янковая,
В.Ф. Письма – просьбы и запросы / В.Ф. Янковая //
Справочник секретаря и офис-менеджера. - 2016. - № 3.
80. Янковая,
В.Ф. Подготовка дел к передаче на архивное хранение.
Оформление дел / В.Ф. Янковая // Справочник секретаря и офисменеджера. - 2015. - № 9.
81. Государственный архив Орловской области
(официальный сайт)
/
[Электронный
// www.gosarchiv-orel.ru
ресурс]. -
Режим
доступа:
http://www.gosarchiv-orel.ru/ - Дата доступа: 01.10.2018.
82. Foss Doc // https://fossdoc.com/ru (официальный сайт) / [Электронный
ресурс]. - Режим доступа: http:// https://fossdoc.com/ru/ - Дата доступа:
01.10.2018.
83. Письмо // www.bibliotekar.ru (официальный сайт) [Электронный ресурс].
- Режим доступа: http://www.bibliotekar.ru/deloproizvodstvo-1/98.htm /- Дата
доступа: 01.09.2018.
84. Документооборот // www.edou.ru (официальный сайт) [Электронный
ресурс].
-
Режим
доступа:
http://www.edou.ru/enc/razdel31/?
COURSE_ID=5&LESSON_ID=107/ - Дата доступа: 12.10.2018.
85. Виды организационных документов // www.studopidia.org (официальный
сайт) [Электронный ресурс]. - Режим доступа: https://studopedia.org/1395396.html / - Дата доступа: 01.10.2018.
ПРИЛОЖЕНИЕ
Приложение 1
Структура БУ ОО «Орловский государственный архив»
Приложение 2
Бюджетное учреждение Орловской области
«ГОСУДАРСТВЕННЫЙ АРХИВ ОРЛОВСКОЙ ОБЛАСТИ»
(БУО ГАОО)
______________________
№ ____________________
г. Орел
Приложение 3
Управление культуры и архивного дела Орловской области
Бюджетное учреждение Орловской области
«ГОСУДАРСТВЕННЫЙ АРХИВ ОРЛОВСКОЙ ОБЛАСТИ»
(БУОО ГАОО)
______________________
№ ____________________
г. Орел
Приложение 4
Бланк письма
Р о с с и й с к а я Ф ед е р а ц и я
Управление культуры и архивного дела
Орловской области
БЮДЖЕТНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ
ОРЛОВСКОЙ ОБЛАСТИ
«ГОСУДАРСТВЕННЫЙ АРХИВ
ОРЛОВСКОЙ ОБЛАСТИ»
Лескова ул., д. 24, г. Орел, 302040
Тел./факс: (4862) 41-54-48, 41-34-40
E-mail: [email protected]
________________ №___________________
На №____________ от __________________
Приложение 5
Исправленный вариант бланка письма
Управление культуры и архивного дела
Орловской области
БЮДЖЕТНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ ОРЛОВСКОЙ
ОБЛАСТИ «ГОСУДАРСТВЕННЫЙ АРХИВ
ОРЛОВСКОЙ ОБЛАСТИ»
(БУОО ГАОО)
Лескова ул., д. 24, г. Орел, 302040
Тел./факс: (4862) 41-54-48, 41-34-40
E-mail:[email protected]; http://www.gosarchiv-orel.ru
ОГРН 1065753012654
ИНН/КПП 5753040989 / 575301001
________________ №___________________
На №____________ от __________________
Приложение 6
Проект бланка письма с продольным расположением реквизитов
Управление культуры и архивного дела Орловской области
БЮДЖЕТНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ ОРЛОВСКОЙ ОБЛАСТИ «ГОСУДАРСТВЕННЫЙ
АРХИВ ОРЛОВСКОЙ ОБЛАСТИ»
(БУОО ГАОО)
Лескова ул., д. 24, г. Орел, 302040
Тел./факс: (4862) 41-54-48, 41-34-40
E-mail:[email protected]; http://www.gosarchiv-orel.ru
ОГРН 1065753012654
ИНН/КПП 5753040989 / 575301001
________________ №___________________
На №____________ от __________________
Приложение 7
Бланк приказа
Бюджетное учреждение Орловской области
«ГОСУДАРСТВЕННЫЙ АРХИВ ОРЛОВСКОЙ ОБЛАСТИ»
(БУОО ГАОО)
ПРИКАЗ
______________________
№ ____________________
г. Орел
Приложение 8
Исправленный вариант бланка приказа
Управление культуры и архивного дела Орловской области
Бюджетное учреждение Орловской области
«ГОСУДАРСТВЕННЫЙ АРХИВ ОРЛОВСКОЙ ОБЛАСТИ»
(БУОО ГАОО)
ПРИКАЗ
______________________
№ ____________________
г. Орел
Приложение 9
Титульный лист Устава БУОО «Государственный архив Орловской области»
Приложение 10
Исправленный вариант устава
Приложение 11
Приказ БУОО «Государственный архив Орловской области»
Приложение 12
Исправленный вариант приказа
Управление культуры и архивного дела Орловской области
Бюджетное учреждение Орловской области
«ГОСУДАРСТВЕННЫЙ АРХИВ ОРЛОВСКОЙ ОБЛАСТИ»
(БУОО ГАОО)
ПРИКАЗ
01.07.2013
№ 13
г. Орел
О закрытии читального зала
В связи с подготовкой выставки к 70-летию освобождения Орловской
области от немецко-фашистских захватчиков, а также отпусками
сотрудников читального зала и отдела обеспечения сохранности документов
п р и к а з ы в а ю:
Закрыть читальный зал для посещения исследователей с 29 июля 2013
г. по 25 августа 2015 г.
Директор
Ю. В. Апарина
Приложение 13
Образец письма БУОО «Государственный архив Орловской области»
Приложение 14
Исправленный вариант письма
Управление культуры и архивного дела
Орловской области
БЮДЖЕТНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ
ОРЛОВСКОЙ ОБЛАСТИ
«ГОСУДАРСТВЕННЫЙ АРХИВ
ОРЛОВСКОЙ ОБЛАСТИ»
(БУОО ГАОО)
Лескова ул., д. 24, г. Орел, 302040
Тел./факс: (4862) 41-54-48, 41-34-40
E-mail:[email protected]; http://www.gosarchiv-
Директору ГБУК «Брянский
краеведческий музей»
Кулешовой И. К.
orel.ru
ОГРН 1065753012654
ИНН/КПП 5753040989 / 575301001
30.10.2018 № 186
На №____________ от ____________
Уважаемая Ирина Константиновна!
31 октября 2018 г. в 11.00 в актовом зале БУОО «Орловский
государственный архив» состоится заседание XI научно-практической
конференции орловского регионального отделения Российского общества
историков-архивистов «История длиною в век» (к 100-летию
государственной архивной службы России).
Просим разрешить принять участие в работе конференции члену
орловского отделения Российского общества историков-архивистов Глотову
Сергею Владимировичу.
Директор
Ю. В. Апарина
1/--страниц
Пожаловаться на содержимое документа