close

Вход

Забыли?

вход по аккаунту

Бухтиярова Анна Викторовна. Организация и пути совершенствования работы с документами ограниченного доступа

код для вставки
4
5
Аннотация
Выпускная квалификационная работа содержит 94 страницы. Так же
присутствуют 8 таблиц и 12 приложений.
Ключевые слова: документ, конфиденциальность, учет, защита, гриф
секретности, контроль, тайна, законодательство, информация, регистрация,
доступ.
Тема работы – организация и пути совершенствования работы с документами
ограниченного доступа.
Предмет –организация работы с документами ограниченного доступа.
Цель
работы-показать
пути
развития
и
совершенствования
системы
делопроизводства документов ограниченного доступа.
Основной
метод
исследования
–
анализ
информации.
Изучение
исторических данных и их сравнение с информацией на современном этапе
развития. Анализируя, этапы развития и совершенствования документов в
целом, можно выделить определенные тенденции:
1. создание законодательной базы;
2. расширение структуры (состава, оформление) документа;
3. внедрение информационных технологий.
Все это способствует повышению роли (статуса) документа во сферах
развития общества и позволяет в настоящее время максимально использовать
все ресурсы создания и развития документов ограниченного доступа.
При этом совершенствование документов ограниченного доступа шло
постепенно. По мере развития и становления всей системы ограниченного
делопроизводства меняется структура документа, документ приобретает все
более значимую роль в современной жизни общества и государства.
3
Содержание
Введение………………………………………………………………………….......3
I
ИСТОРИЯ
ОГРАНИЗАЦИИ
РАБОТЫ
С
ДОКУМЕНТАМИ
ОГРАНИЧЕННОГОДОСТУПА……………………….............................................6
1.1. Нормативно-методическая база работы с документами ограниченного
доступа……………………………………………………………………..................6
1.2. История организации работы с документами государственной
тайны………………….………………………………………………………………8
1.3. История организации работы с документами конфиденциальной
информации…………………………………………………………………………28
II СОВРЕМЕННОЕ СОСТОЯНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ ОГРАНИЧЕННОГО ДОСТУПА……………..…………………………...38
2.1. Современное состояние организации работы с документами, включающие
государственную тайну…………...………………………………………………..38
2.2. Современное состояние организации работы с документами, включающие
конфиденциальную информацию…….……………………………….…………..49
Заключение………………….………………………………………………………85
Список литературы…………………………………………………………………89
Приложения…………………………………………………………………………94
3
Введение
Невозможно представить себе деятельность современного общества без
документов. На протяжении всей жизни каждому из нас приходится
сталкиваться с различными видами документов, в том числе и ограниченного
доступа.
Развитие документов и всей системы делопроизводства в целом не стоит
на месте. От первых грамот до современных электронных документов с
электронной подписью современный документ прошел длительный путь:
зарождение первых документов, их развитие и совершенствование. На стадии
своего зарождения документы трудно отнести к настоящим документам, так
как они не имели никакой нормативно-правовой основы. Однако уже тогда в
них можно было проследить отдельные факты юридического характера
(например, договорные обязательства). «В настоящее время регламентация
документирования, организации и технологии документационного обеспечения
управления ведется в нескольких направлениях: законодательное регулирование, стандартизация, разработка нормативных и нормативно-методических
документов общегосударственного действия». [29,с.15]
Именно развитие нормативно-правовой базы сыграло важную роль в
формировании системы делопроизводства.
«….
В
действующем
законодательстве
содержится
значительное
количество обязательных для исполнения норм, правил и требований к
документированию различных направлений деятельности государственных и
негосударственных организаций, к оформлению тех или иных видов документов, их содержанию и структуре текста». [29, с.16]
Во все времена пристальное внимание уделялось вопросам сохранности
информации, ограничения доступа к секретным документам. Для организации
системы ограничения доступа к документам различных видов создавались
4
специальные секретные учреждения, вводились различные названия для
системы делопроизводства: то приказное, то коллежское, то министерское.
Названия были разные, но при этом обеспечение безопасности документов
ограниченного доступа было главной задачей.
Совершенствование документов ограниченного доступа шло постепенно.
По мере развития и становления всей системы ограниченного делопроизводства
менялась структура документа, документ приобретал все более значимую роль
в современной жизни.
Объектом исследования являются документы ограниченного доступа.
Предмет –организация работы с документами ограниченного доступа.
Цель работы-показать пути развития и совершенствования системы
делопроизводства документов ограниченного доступа.
Задачи:
1. Рассмотреть основные предпосылки и этапы создания нормативноправовой базы в системе делопроизводства документов ограниченного доступа.
2. Проанализировать историю организации работы с документами,
относящимися к государственной тайне, а также с документами, относящимися
к конфиденциальной информации.
3. Рассмотреть примеры расширения структуры современного документа
ограниченного доступа.
4. Изучить методы внедрения информационных технологий в системе
делопроизводства документов ограниченного доступа.
Для решения этих задач были изучены и проанализированы следующие
источники, литература и сайты:
- Федеральный закон РФ от 21 июля 1993 г. №5485-1 «О государственной
тайне» (понятие «государственная тайна, основные принципы, задачи и статьи,
определяющие государственную тайну);
5
-
Федеральный
закон
РФ
«Об
информации,
информационных
технологиях и защите информации» от 27.07.2006 г. 149-ФЗ (понятие
«конфиденциальная информация, основные меры защиты информации и
внедрение современных технологий в современное делопроизводство);
-Жигулин
Г.П.
Организационное
и
правовое
обеспечение
информационной безопасности//СПб: СПбНИУИТМО (документационные
методы защиты документов на современном этапе развития);
-http://litresp.ru/kniga/ru/К/kolpakidi-aleksandr-ivanovich/specsluzhbirossijskoj-imperii-unikaljnaya-enciklopediya (история развития делопроизводства
ограниченного доступа, первые формы и виды) ;
-
https://profilib.net/chtenie/63292/feliks-lure-politseyskie-i-provokatory.php
(первые учреждения на основе которых создавались первые секретные
документы);
-РАССЕКРЕЧЕНЫ УНИКАЛЬНЫЕ ДОКУМЕНТЫ ПЕРВЫХ МЕСЯЦЕВ
ВОЙНЫ
http://www.orel.kp.ru/daily/26396.5/3273118 (приложение с грифами
секретности) ;
-ПЕРВЫЙ ДЕНЬ ВОЙНЫ. Коллекция документов Центрального архива
МОРФ
http://mil.ru/files/files/camo/gallery_2.html
секретности 1941 года).
(приложение
с
грифами
6
I История организации работы с документами ограниченного доступа
1.1. Нормативно-методическая база работы с документами ограниченного
доступа
Нормативно-методическая база работы с документами ограниченного
доступа
формировалась
на
протяжении
нескольких
столетий.
Первые
документы с законодательной основой появились в XVIII веке.
Развитие правовой базы можно подразделить на несколько основных
этапов:
1) Зарождение
-статьи Соборного уложения 1649 г.
2) Развитие
-Государственный регламент 1720 г.;
- «О делах тайности подлежащих» 1724 г.;
-Свод законов Российской Империи 1832 г.;
- Уложение «О наказаниях общего определения» (1845 г.);
-
постановление
«О
порядке
хранения
и
движения
секретных
документов»1922г.;
-пocтановление «О порядке хранeния ceкретных пocтановлений ЦК РКП
(б)» 1922г.;
- Инструкция о порядке введения и хранения секретной переписки 1926г.
3) Совершенствование
-
Гражданский
кодекс
РФ1994
г.
(по
вопросам
документов
конфиденциальной информации);
- «О государственной программе обеспечения защиты государственной
тайны в Российской Федерации» 1996 г.;
-ФЗ «О Государственной тайне»;
- Ф3 «Об информации, информационных технологиях и защите
информации»2006 г.;
7
- «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому
делу.
Организационно-распорядительная
документация.
Требования
к
оформлению документов» 2016 г.
При
рассмотрении
этапов,
можно
заметить,
какие
изменения
происходили в развитии нормативно-правовой базе документов.
На первом этапе отсутствовала законодательная база и четкость
оформления и создания документов. XVII век это зарождение первых основ
ограниченного делопроизводства.
Второй
этап
характеризуется
появлением
законодательной
базы
документов, введением секретного делопроизводства. В этот период вводится
понятие «государственная тайна» и уделяется внимание системе развития всего
делопроизводства.
При советской власти меняется структура делопроизводства, документы
формируются по более конкретным направлениям, уделяется внимание
вопросам секретных направлений.
На современном этапе совершенствуется законодательная
основа
делопроизводства, появляются новые федеральные законы, нормативные
акты. Это позволяет нормативно-правовой базе закрепить роль документов
ограниченного доступа в общей системе делопроизводства.
8
1.2 История организации работы с документами государственной тайны
История организации
времен.
работы с документами зародилась с давних
В Древней Руси
первыми документами являлись юридические
грамоты, которые характеризовались простотой языка и наличием различных
терминов.
К
таким документам можно отнести: «Русскую правду», Судебник»
Ивана III, 1497 г., «Судебник» Ивана Грозного 1550 г., «Уложение» Алексея
Михайловича 1649 г..
«В «Русской правде» излагались основные законы Киевской Руси, а
отдельные факты юридического характера (передача имущества, завещания,
договорные обязательства и т. п.) закреплялись специальными грамотами» [35].
В городах существовали специальные места, в которых хранились
документы, а также были назначены специальные люди, которые должны были
отвечать за хранение этих документов. Обычно эти документы хранились в
монастырях.
«Местo хранeния дoкументoв называлoсь ларeн, а лицo, oтветственнoе за
хранениe дoкументoв, -ларником.
Самo хранениe дoкументoв в храмe
придавалo им юридичecкую силу». [31, с.19]
«По
мере
накопления
навыков
в
создании
вырабатываться типовые формуляры – образцы
документов
стали
документов, устойчивые
языковые формулы, применяемые в наиболее распространенных документах,
процедура подготовки документов: черновик, редакция (вариант), беловик
(окончательный вариант документа), - а так же приемы удостоверения
документов,
призванные
воспрепятствовать
подделке
документов
в
политических и лично-корыстных целях (проставление скреп, печатей, мостов,
т.е. подписи на склейках) »[35]
Стали появляться разного вида документы: на раннем этапе - берестяные
грамоты, позже - уставные, вкладные, купчие, полные, жалованные и другие.
9
«Параллельно стали вырабатываться устойчивые образцы обращений и
завершений в документах, формуляры, т. е. типовые устойчивые формы
документов,
из
делопроизводству
которых
—
составлялись
своеобразные
«формулярники».
пособия
Устанавливались
по
приемы
засвидетельствования документов, их составления и такие элементы, как
скрепы, печати, мосты (подписи на склейках)» [35].
Первые
документы
отражали
устои,
традиции,
опыт
системы
делопроизводства, но при этом нормы, установленные правила и законы в них
отсутствовали. Эти документы сложно назвать юридическими.
Первые формы документов зародились в Древнерусском государстве.
«Самoй древнeй формой дoкумента на Руси была грамoта – oтдельный
лист пергамeна ширинoй oколо 3,5 вершков (15-17 см.). Дoкумент имел форму
стoлбца (столпа): oдин лист пергамeна пoдклеивался к другoму узкoй сторoнoй.
Если докумeнт тeрял ценнoсть, пергамен счищали, подравнивали, oбрeзали
обтрeпанныe мecта и cнова иcпользовали для записи информации». [35]
Зарождение делопроизводства сопровождалось не только появлением
документов (бумажных носителей), но и введением специальных должностей
для работы по этому направлению, (например, дьяки, подьячие, писцы). При
этом повсеместно создавались определённые условия для работы – появились
специальные учреждения.
В XV-XVII веках формирование и развитие документов тесно связано с
возникновением Приказного делопроизводства. Эта система охватывала поток
различных
документов.
«Видовой
состав
документов
приказного
делопроизводства был довольно однообразным. Все существовавшие в тот
период документы можно сгруппировать по следующим основным видам:
указные грамоты (царские указы), приговоры, наказы, доклады, памяти,
отписки, челобитные. [35].
10
Особенностью
документов
приказного
делопроизводства
является
появление формуляра во всех документах. Роль формуляра заключается в том,
что он закреплял все организационные и управленческие действия.
«В документах приказного делопроизводства большинство реквизитов
еще не выделялось из текста, т. е. обращение, адресат, дата документа,
обозначение автора и др. и собственно содержание документа составляли один
сплошной текст» [35].
В приказной системе документы характеризовались устойчивостью форм
и постоянством в формировании. В целом, в системе не наблюдалось единой
систематизированной организации при создании документов.
В этот период в 1649 г. создается Соборное Уложение, которое
характеризуется
структурированностью,
наличием
статей
и
служило
источником государственной власти в тот период. «Три последние статьи II
главы Соборного Уложения устанавливали ответственность за политические
преступления против чиновников царской администрации»[36].
В
Уложении
гocударственные
преступления
oтделялись
oт
общeуголовных. Во втoрой главе Уложения «О гocударьской чеcти, и как его
гocударьское здоровье оберегать, а в ней 22 статьи». Первая статья глаcила: «1.
Буде кто коим умышлением учнет мыслить на гocударьское здоровье злое
дело, и про то его злое умышленье кто известит, и по тому извету про то его
злое умышленье сыщется допряма, что он на царское величество злое дело
мыслил и делать хотел, и такова по сыску казнит смертию». [36]
Соборное уложение представляет собой документ, который содержит
различного рода статьи
юридического характера. Целью создания такого
важного документа является
защита устоев государственной власти, и в
первую очередь, защита чести царя. Таким образом, «Соборное Уложение»
можно считать своеобразным «кодексом государственных преступлений».
11
«Уложение
является
первым
печатным
памятником
русского
законодательства, первым сводом государственного, гражданского, уголовного
и процессуального права» [36].
В 1650 г. учрежден
Приказ
тайных
дел, который
выполнял
политические функции царской канцелярии, и напрямую был связан с
деятельностью приказного делопроизводства. При создании этой
«…появились
учреждения
для
подготовки
кадров
и
системы
ведомственные
инструкции, на основании которых он осуществлял свои действия»[36].
Появившийся взамен Боярской Думы, Приказ тайных дел выполнял
особую функцию – «ведение особо важных дел». Это можно считать первой
попыткой зарождения политического сыска. Приказ тайных дел занимался
ведением дел государственного значения,
причём политические дела были
выделены в качестве первостепенных.
Это учреждение выполняло в те времена очень важную роль, так как оно
контролировало деятельность других приказов.
Приказы состояли из профессиональных чиновников из незнатных
служилых людей, которые занимались решением государственных дел.
«Производство дела в приказах начиналось либо с момента поступления
входящего документа, либо с подготовки инициативного документа по
указанию боярина или царя. На входящем документе указывались дата
поступления и автор. Если по делу требовалась справка, то дьяк делал на
обороте документа пометку — «выписать», а после исполнения — «вклеить в
столп» (подклеить к делу). Документы, относящиеся к одному делу,
подклеивались один к другому, места склеек заверялись дьяком с обратной
стороны подписью. Чтобы ознакомиться с делом, надо было развернуть
столбец, а читая, сворачивать его. От такого обращения документы быстро
ветшали» [29, С.2]
Существовал определённый порядок в составлении документов:
1)
«черное письмо» (составлялось подьячим по указанию дьяка);
12
2)
подьячий письмо «белил» (т.е. переписывание письма начисто);
3)
подьячий «справлял» переписанный документ (удостоверял своей
подписью).
«Подпись растягивали во всю ширину документа с целью охраны от
подлогов» [29, С.2]
К самым распространённым видам документов того времени можно
отнести указы, жалованные грамоты, акты.
В конце XVII века появился Преображенский приказ, который выполнял
«функции особой царской канцелярии…» и занимался ведением всех дел,
связанных с политическими преступлениями. За всё время своей деятельности
приказ занимал привилегированное положение, так как его предназначение
было в том, чтобы вершить «слово и дело государево…».
Преображенский приказ, Приказ тайных дел занимались вопросами
государственной безопасности, для делопроизводства эти органы особого
значения не выполняли, так как они занимались обыском, арестом, охраной, а
также курьерской связью.
В начале XVIII века появилась необходимость возникновения новых
учреждений в обновлении системы делопроизводства. В 1720 году был
учрежден Генеральный регламент, который являлся первым законодательным
документом и устанавливал новую систему делопроизводства в России. В
документе определялась деятельность новых учреждений – коллегий, поэтому
система называлась «коллежской». Всего было создано 12 коллегий. В
документе чётко прописаны функции каждой коллегии.
Именно в этот период был введён новый правительственный орган –
Сенат. При этом учреждении была создана сенатская канцелярия и был
установлен кадровый состав (например, дьяки и подьячии).
При создании документов в Сенате велась запись всех исходящих
документов в особые книги, осуществлялся строгий контроль за движением
документов, так же осуществлялась специальная приемка писем. Наряду с
13
этим, особое внимание уделялось документу с подписью «Секретно», которые
вручались лично в руки ответственному лицу. В системе делопроизводства эти
документы фиксировались в определенном реестре.
«Регистрация велась в специальных журналах, причем документы,
поступавшие от вышестоящих инстанций, регистрировались в отдельном
журнале, отдельный журнал регистрации велся на исходящие документы. Всего
в коллегии велось четыре журнала регистрации: А и В — для регистрации
документов вышестоящих органов, С и D — для всех остальных документов».
[29, С.2]
При регистрации некоторых видов документов, например, указов,
ставилась подпись, велась регистрация, которая закреплялась государственной
печатью. После того, как документ отсылался по назначению, в Сенат
направлялся рапорт об исполнении.
Создание
Регламента
сыграло
большую
роль
в
становлении
делопроизводства. Именно в этот период было положено начало формирования
системы регистрации, учёта и хранения документа.
Система регистрации, которая возникла в период развития коллежского
делопроизводства, актуальна и в наше время. Многие учреждения до сих пор
применяет журнальную форму регистрации.
В 1726 году был принят Указ о должности Сената, включающий в себя
16 положений, разграничивающих права и обязаннocти должнocтных лиц
Ceната. Ocобое внимание следует уделить пунктам 11, 15 и 16, каcающихся
дeл, «которыя тайнocти подлежат»:
«11. В Сенате никакое дело исполнено быть надлежит словесно, но все
писменно; понеже Сенату в таких поведениях вельми нужно иметь всякое
опасение и осторожность, дабы наш интерес ни в чем не повредить и того ради
не придти всем к тяжкому ответствованию.»
14
«15. О делах государственных, которыя тайности подлежат, отнюдь в
партикулярных письмах ни к кому не писать, также и словесно ни с кем не
говорить и не объявлять; а ежели кто сие учинит, тот штрафован будет».
«16. В прочем все им врученныя дела к лучшим государственным
интересам исправлять, сколько возможность и сила допустит, дабы ничто
упущено не было, так, как честным и добрым людям надлежит и чтоб пред
богом и государством могли по присяжной своей должности чистый ответ дать:
и для того иметь в Сенате на столе книги с реэстрами, а именно: инструкцию
Сенату, указы и регламенты, указы на дела конец имеющия.» (Приложение 1)
При создании новых учреждений появляются новые виды документов с
другими названиями. Для этих документов была разработана специальная
форма, которая называлась «генеральные формуляры» - образцы, согласно
которым формировались документы. Так появился определенный тип создания
документов. Особенностью при оформлении документа стало вынесение даты
заполнения документа, которая «писалась под текстом с левой стороны листа».
«Самостоятельным элементом стало и наименование документа. Кроме
реквизитов, выделившихся из текста, появился ряд реквизитов, отражающих
различные стадии процесса документирования или обработки документов:
подписи, отметки о согласовании, регистрационные индексы, отметки о
контроле, о направлении в дело и др.» [35].
Отличительной
чертой
коллежского
делопроизводства
является
появление большого количества письменных работ, что привело к увеличению
систематической работы и волоките.
«В
целом,
развивая
отдельные
делопроизводственные
операции,
совершенствуя систему работы с документами, коллежское делопроизводство
было значительным шагом вперед по сравнению с приказным». [29, С.3]
Позднее вопросами политического сыска занималась Тайная экспедиция,
которая занималась организацией
сбора сведений обо всех преступлениях,
совершаемых против правительства, для ареста преступников и расследования
15
их дел. Через тайную экспедицию прошли в основном разбирательства по всем
политическим процессам того времени. Особенностью деятельности этой
организации было появление секретных агентов, которые подслушивали
разговоры в общественных местах, а также проверяли переписку. Особого
значения для развития делопроизводства эта система не имела, позже она была
ликвидирована.
В XIX веке система делопроизводства претерпела некоторые изменения:
были созданы новые учреждения – министерства. В 1811 году появился
законодательный акт «Общее учреждение министерств», который официально
закрепил систему делопроизводства отношения между учреждениями. Впервые
в истории развития делопроизводства уделяется пристальное внимание
вопросам составления и хранения документов. В этот период появилось
понятие «делопроизводство», которое приобрело конкретное значение.
«Само понятие «делопроизводство» (этот термин появился во второй
половине XVIII в.) обозначало деятельность, которой занималась не только и не
столько канцелярия, сколько весь аппарат учреждения в целом»[35].
В деятельности министерств появляются новые формы документов,
которыми учреждения руководствовались: докладные записки, журналы, акты
и другие исполнительные документы. В переписке между несколькими
учреждениями стал актуально использоваться такой реквизит, как резолюция.
«В канцелярию министра поступали указы и повеления верховной власти,
переписка министра. Представления от подчиненных органов направлялись
министру в случае их крайней важности или срочности. На его имя поступали
отзывы и жалобы на решения департаментов, а также секретные дела» [35].
Документы
министерского
делопроизводства
подразделялись
на
несколько категорий:
1) текущие (дела, не требующие доработки,
представле-ния, переписка);
например,
донесения,
16
2) чрезвычайные (дела, требующие принятия решения и дополнительной
доработки);
3) срочные (дела, которые нужно было выполнить незамедлительно).
Министерское делопроизводство характеризуется тем, что было введено
немало новшеств:
1)
порядок рассмотрения документа;
2)
подготовка проекта документа;
3)
оформление, подписание, скрепление, регистрация;
4)
контроль за исполнением документа;
5)
архивное хранение;
«Порядок работы с документами назван в этом законе «образ
производства дел».
Он включал пять составных частей:
-порядок вступления дел;
-движение их, или собственно так называемое производство;
-отправление дел;
-ревизию;
-отчеты». [29, С.4]
Вся переписка министерств была подразделена на два направления
(«потока»):
- «переписка министра;
-переписка департамента» [29, С.4].
Процесс регистрации документов претерпел некоторые изменения: все
документы регистрировались в журналах, которые носили название «Общий» и
«Частный». «Общие журналы велись в канцелярии министра и департаментах,
частные — в отделениях. Ежемесячно в структурных подразделениях
проводилась «ревизия дел», т.е. был внедрен систематический контроль за
исполнением документов» [29, С.4]
17
В процессе работы министерского делопроизводства использовались
различные записки, справки, выписки, которые можно было отнести к
внутреннему делопроизводству. При работе с документами, велся контроль
исполнения документов, и заполнялись журналы по ведению дел. Так же к
усовершенствованию можно отнести ревизию дел, которая осуществляла
« …проверку порядка
хранения документов и дел, правильности
составления заголовков дел, сроков рассмотрения дел, причин задержки в их
рассмотрении[35]».
Особенностью такой системы стало формирование системы отчётов по
разным направлениям, что способствовало появлению новых форм документов.
Наравне со старыми видами документов (указы, представления, доклады,
повеления)
появились
новые
усовершенствованные
виды
документов:
«высочайше утверждённые мнения», выписки из журналов заседаний, записки
и рапорты.
При создании документов было разработана система бланков с угловым
составом реквизитов.
«Бланк включал:
-наименование учреждения-автора;
-наименования структурных подразделений;
-дату подписания документа;
-исходящий регистрационный индекс;
-краткий заголовок к тексту.» [29, С.5]
«В состав и реквизитов включались название учреждения, наименование
структурного подразделения учреждения (департамент, отделение, стол), дата
составления документа, регистрационный индекс документа» [35]. Так же под
текстом документам стал вноситься реквизит «Заголовок к тексту».
«Приобрел устойчивый вид и реквизит «Адресат», появившийся ещё в
XVIII веке в коллежском делопроизводстве, — это указание должности лица (в
дательном
падеже)
или
наименование
присутственного
места.
Была
18
установлена определенная форма удостоверения документа: подписи и скрепы
на документе включали наименование должности лица, подписавшего или
скрепившего документ, и его личную подпись» [35].
«В формуляре документа 19 века ясно прослеживается стремление к
формализации, определению четких правил расположения и оформления
реквизитов». Многие законодательные акты ограничивали поток документов,
что способствовало уменьшению волокиты в делопроизводстве.
Конец
XIX
века
характеризуется
появлением
Департамента
государственной полиции, который подразделялся на первоначальном этапе на
три делопроизводства.
Первое
(распорядительное)
касалось
полицейских
дел,
второе
занималось организацией и контролем за деятельностью полицейских
учреждений.
Третье
делопроизводство
носило
название
секретное,
и
занималось вопросами политического сыска.
Позже было создано четвертое делопроизводство, которое было обязано
наблюдать
за
различными
делопроизводство,
созданное
политическими
на
базе
движениями.
Министерства
Пятое
внутренних
дел,
занималось перепиской по приведению в исполнение различных решений.
В дальнейшем возникли еще четыре делопроизводства, которые
исполняли
самые
различные
поручения,
например,
наблюдение
за
деятельностью отделений, составлением различных инструкций, правил.
Наряду с этим был создан Особый отдел для хранения и разработки секретных
сведений и Регистрационный для хранения и систематизации информации с
обширной картотекой.
«В Приложении 2 «Инструкция филерам летучего oтряда» [26,с.213],
представлeны
положения,
рeгламентирующие
oперативно-розыскную
деятельнocть. Из положений инструкции, можно cделать вывод, что она нocит
ceкретный характер или oтнocится к документам oграниченнoго дocтупа.
Инструкция была
разбита на пункты, которые имели четкость и яснocть
19
изложения.» Вплoть до 1912 года работы по coзданию cистемы защиты
информации гocударства вeлись крайне медлeнно и непocледовательно. Все
вопрocы, связанныe с организацией хранения, пeресылки и oбрабoтки
мoбилизационных планoв регламентирoвалиcь cпециальнoй инcтрукцией.
«Споcoбов хранения ceкретных документов было два: в желeзном ящике; в
железнoм ящике, вложенном в деревянный cундук». [31, С.17].
«На протяжении XIX века издавались сборники образцов документов,
называемые «письмовниками», с целью помочь чиновникам и частным лицам
составить документ в соответствии с существующими правилами» [29, С.7]
Конец XIX века - начало XX века знаменательны стремительным
развитием
техники,
что
способствовало
возникновению
новых
видов
первые
шаги
документов, например, телеграммы и телефонограммы.
При
советской
власти
были
предприняты
совершенствования документов, связанных непосредственно с государственной
тайной.
При
этом
недостаточно
внимания
уделялось
вопросам
делопроизводства, связанных с сохранностью документов. Пути доступа к
секретным документам не были разработаны.
В 1921 году был создан Перечень сведений, составляющих тайну и не
подлежащих распространению.
«Сведения делились на две группы: военного и экономического
характера. Первая попытка навести порядок в сфере обработки и хранения
секретных документов в гражданской сфере была предпринята 30 августа 1922
г. В этот день Секретариат ЦК РКП(б) принял постановление «О порядке
хранения и движения секретных документов». В данном постановлении
впервые было зафиксировано, что для
организации
и ведения секретного
делопроизводства необходимо создание секретных частей.»[39]
Обстановка в стране в период того времени требовала от системы
секретного делопроизводства решительный действий по защите документации.
20
Именно с этим было связано создание специального отдела, который занимался
вопросами защиты государственной тайны. При этом в 1926 году появился
«Перечень сведений, являющихся по своему содержанию специально
охраняемой государственной тайной». «Все сведения были разделены на три
группы: сведения военного характера, сведения экономического характера и
сведения иного характера. Кроме этого было введено три категории
секретности. Согласно Перечня и указанным в нем сведениям, документу
присваивался один из трех грифов секретности: совершенно секретно, секретно
и не подлежит оглашению [39].
Данный
Перечень
был
усовершенствован
в
плане
секретного
делопроизводства, изменился порядок и направления работы с документами.
Например,
появились
документы,
финансово-экономического
связанные
характера,
с
военными
политического
и
вопросами,
общей
сферы
деятельности.
Важным моментом в работе с секретной документацией было разделение
делопроизводства на шифровальное и секретное. По каждому их них были
составлены четкие инструкции, определен порядок работы, осуществлялся
единый контроль.
На этом периоде развития создавались разные отделы и учреждения,
которые занимались вопросами государственной тайны. В отделе были введены
специальные номенклатуры для каждого работника (например, для секретарей,
помощников, архивариусов). «Службы защиты информации назывались поразному:
секретные
части,
подотделы
секретного
делопроизводства,
шифровальные отделы и т.д.
Принятые в конце XX годов инструкции действовали до 1940 года, а
номенклатура должностей, а структура режимно - секретных органов
просуществовала без изменений значительно дольше» [42].
Таким образом, была проведена реорганизация деятельности секретных
органов и документов ограниченного доступа. Все предпринятые в начале XX
21
века меры, позволяли сохранить безопасность и интересы советского
государства.
Позже, в 30-е годы происходит разделение государственной и военной
тайны, в связи с ужесточением государственной политике. Документы военной
тайны приобретают особый статус и становятся основной документацией.
В период Великой Отечественной войны секретные документы военного
делопроизводства выполняют важную роль в сфере безопасности государства и
являлись примером сохранения государственной тайны.
Документы периода Великой Отечественной войны можно разделить по
категориям секретности на три группы:
1) «Секретно»;
2) «Особо секретно»;
3) «Совершенно секретно».
К секретным документам относится Приказ 1941 года (Приложение 3),
где можно выделить следующие реквизиты: адресат, номер, дату, место
издания и заголовок к тексту. В тексте документа выделено несколько разделов,
во второй части имеются пронумерованные подразделы. На документе
проставлены отметки: подписи, расшифровки и гриф ограничения доступа к
документу
«СЕКРЕТНО».
На
документе
имеется
печать,
количество
экземпляров, и сведения о рассекречивании документа.
Приложение 4, ВОСПОМИНАНИЯ о военных действиях, представляет
общие сведения в форме отчета. В документе отсутствует конкретный адресат,
но сам документ передавался по назначению с учетом времени по мере
необходимости. Наличие грифа «СЕКРЕТНО» в верхней части документа
свидетельствует, что доступ к документу был ограничен. Из реквизитов в
документе имеется: наименование вида документа, дата документа, разделы к
тексту документа и заголовки к каждой части документа. В заголовке
документа отдельной строкой указана ссылка на карту. Документ составлен в
одном экземпляре, содержит оперативную информацию секретного характера
22
для того времени. При анализе документа, можно заметить, что в нем
отсутствуют подписи и пометки, но при этом документ является секретным, о
чем свидетельствуют его немногочисленные реквизиты.
Приложение 5 представлен документ ШИФРТЕЛЕГРАММА с грифом
«ОСОБО
СЕКРЕТНО».
В
этом
документе
проставлены
реквизиты:
наименование вида документа, регистрационный номер документа, место
издания документа, присутствует информация о копиях и времени исполнения
документа. Так же в правом верхнем углу указана информация «снятие копий
запрещено», что свидетельствует о значении документа на момент издания
(первые дни войны). Внизу документа внесены печать, подписи и расшифровка
подписей. Весь документ представляет собой сплошной текст в рукописном
варианте. В нем присутствуют помарки, исправления и дополнения, которые
вносились
ручкой
и
карандашом.
На
документе
проставлен
штамп
«РАССЕКРЕЧЕНО».
В Приложении 6 приведена ШИФРОВКА с грифом «СОВЕРШЕННО
СЕКРЕТНО», что является третьей категорией секретности, и делает этот
документ наиболее значимым из всех остальных. На документе расположены
следующие реквизиты: регистрационный номер, дата документа, наименование
вида документа, гриф ограничения доступа к документу, заголовок к тексту,
текст, подпись. На документе есть отметка о поступлении документа и
резолюция. Важная информация выделена красным цветом, дополнения
внесены ручкой и карандашом. Информация по рассекречиванию внесена
рукописным способом.
Приложение 7 представлено на двух листах. Первый лист является
военным документом, на русском языке и не содержит грифа секретности.
Особенность документа в том, что он является переводом с немецкого языка, о
чем свидетельствует информация в верхнем правом углу. На документе
указаны реквизиты: дата, регистрационный номер документа, место издания,
23
заголовок к тексту и сам текст, отметка о заверении копии («Копия верна») и
подпись.
В нижней части документа присутствует информация об исполнителях и
переводчиках документа.
Второй лист документа представляет собой первоначальный вариант на
немецком языке. В верхнем правом углу на немецком языке проставлен гриф
секретности, что свидетельствует о важности документа и необходимости
перевода. К документам ограниченного доступа Приложение 7 не относится, но
приводится, как пример ведения делопроизводства в военное время.
В послевоенный период форма создания и заполнения документов не
изменилась.
В
большинстве
документов
перестали
вносить
реквизит
«наименование вида документа».
Примером тому, можно привести Приложение 8. Документ является
послевоенным и представляет собой Докладную записку, о чем свидетельствует
текст. Из реквизитов можно выделить: наименование должности лица - автора
документа, ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа,
место издания документа, наименование вида документа, дату документа,
регистрационный номер документа, отметка об исполнителе, подпись, текст,
отметка
о
направлении
документа
в
дело.
Присутствует
печать
«РАССЕКРЕЧЕНО».
Приложение 9 представляет собой Донесение, без указания наименования
документа. Реквизиты документа: наименование организации - автора
документа,
наименование
структурного
подразделения,
наименование
должности лица - автора документа, справочные данные об организации,
регистрационный номер документа, дата документа, гриф ограничения доступа
к документу, текст документа, отметка об исполнителе, гриф согласования
документа, подпись. В левом верхнем углу указано, что документ подготовил
секретный отдел. Дополнительно на документе имеются рукописные визы с
24
фамилией
и
подписью
ответственного
лица.
Присутствует
печать
«РАССЕКРЕЧЕНО».
Согласно тесту, Приложение 10 является Докладной запиской. На
документе проставлена печать «РАССЕКРЕЧЕНО», что свидетельствует, что
некоторое время доступ к документу был ограничен, сам гриф отсутствует. На
документе проставлены реквизиты: наименование организации, наименование
структурного
подразделения,
наименование
должности
лица
-
автора
документа, наименование вида документа, дата документа, регистрационный
номер документа, текст, виза, подпись. Реквизит отметка об исполнителе
проставлен с указанием необходимых данных (например, «Для изучения»),
отметки внесены рукописным способом: ручкой и карандашом.
В Приложении 11 представлен документ, наименование которого не
указано. Текст документа несет в себе сообщения о военных действиях. В
верхней части документа проставлен гриф «СЕКРЕТНО», что свидетельствует
об ограничении доступа к документу. Данный документ содержит информацию
о наименовании должности лица - автора документа, дате документа,
регистрационном номере документа. Проставлен реквизит отметка об
исполнителе в рукописном виде, например, слово «Исполнено», включая дату и
подпись ответственного лица. Присутствует печать «РАССЕКРЕЧЕНО».
Приложение 12 содержит документ, наименование, которого не указано.
В правом верхнем углу пропечатан гриф «СЕКРЕТНО». Реквизиты документа
указаны в правом нижнем углу и включают дату документа, регистрационный
номер и подпись. В верхней части документа наименование должности лица автора документа и отметка о направлении документа в дело.
Послевоенное время характеризуется особым вниманием к вопросам
сохранения государственной тайны.
В 1947 году был принят Указ «Об ответственности за разглашение
государственной тайны и за утрату документов, содержащих государственную
25
тайну», позже. 1948 году была принята «Инструкция по обеспечению
сохранности государственной тайны в учреждениях и на предприятиях СССР».
Была введена массовая унификация секретных органов. Проведены
изменения военного, экономического характеров, они касались внешней
торговли, науки и техники и других отраслей.
В 1956 году была принята «Инструкция по обеспечению сохранности
государственной тайны в учреждениях и на предприятиях СССР». Инструкция
содержала определенные разделы:
«1 - общие положения;
2 - задачи секретных отделов, секретных частей;
3 - помещения секретных отделов и частей и их охрана;
4 - допуск лиц к Особо важной документации, Секретным и Совершенно
секретным документам;
5 - обязанности лиц, допущенных к Особо важной документации,
Секретным и Совершенно секретным документам;
6 - определение степени секретности;
7 - ведение Особо важных работ, Секретных и Совершенно секретных
работ;
8
-
разработка, учет и
размножение, хранение Особо
важной
документации, Секретных и Совершенно секретных чертежей и технической
документации;
9 - размножение Совершенно секретных и секретных изданий в
типографиях;
10 - ведение Особо важного, Секретного и Совершенно секретного
делопроизводства;
11 - составление и прохождение шифротелеграмм;
12 - пользование
Особо важными, Секретными и Совершенно
секретными сведениями в командировках;
26
13 - совещания по Особо важным, Секретным и Совершенно секретным
вопросам;
14 - библиотеки Совершенно секретных и Секретных изданий…» [39]
«В 1958
году
«Примерной инструкции о делопроизводстве для
учреждений и организаций РСФСР», в которой основной акцент был сделан на
унификации делопроизводственных работ». [29, С.10]
В 60-е годы XX века наметились конкретные пути совершенствования
делопроизводства,
связанные
с
государственной
тайной.
Система,
установленная на тот момент законодательством, полностью соответствовала
требованиям, предъявленным к развитию документов ограниченного доступа.
Однако, «существенных изменений в централизованную систему защиты
государственной и военной тайны в период 60-80-х гг. внесено не было, что
говорит о достаточно глубокой проработке принципов и эффективности
построения системы, заложенных еще в 20-е гг. XX века» [39].
В 80-е годы было принято несколько важных документов в области
ограниченного делопроизводства:
-«Перечень главнейших
сведений, составляющих
государственную
тайну»;
-«Положение о порядке установления степени секретности, категорий
сведений и определения степени секретности сведений, содержащихся в
работах, документах и изделиях».
«Таким образом, в годы Советской власти институт военной тайны, по
большому счёту, выполнял роль «фильтрующей зоны», накапливающей
государственно-значимые сведения в военной области, которые в последующем
переходили
в
предмет
законодательного
регулирования
защиты
государственной тайны» [39].
В
90-е
годы,
характеризующиеся
массовыми
демократическими
переменами, недостаточно внимания уделялось вопросам развития документов
27
ограниченного доступа. Именно в это время наблюдалось резкое снижение
механизмов защиты государственной безопасности.
В 1993 году были введены единые структурные подразделения по защите
государственной тайны. В 1996 г. появилось Государственная программа
обеспечения защиты государственной тайны.
«В настоящее время широко используется в автоматизированных
информационных системах. Сегодня в условиях кардинальной перестройки
всей экономики России резко возросли роль и значение документационного
обеспечения управления, которое полностью переходит на машинную
(цифровую) основу ведения делопроизводства» [29, С.14]
28
1.3 История развития организация работы с документами конфиденциальной
информации
В истоках своего развития конфиденциальная информация представляет
собой различные документы, связанные с коммерческой или служебной тайной.
Нормы, которые регулировали законодательно коммерческую тайну, появились
ещё в XIX веке.
В «Уложении о наказаниях уголовных и исправительных» 1845 года
можно встретить такие понятия, как «тайна кредитных установлений»,
«торговая тайна», «фабричный секрет». За разглашение этих сведений
предусматривалась
предпринимались
законодательная
государством
для
ответственность.
создания
условий
«Эти
меры
добросовестной
конкуренции, уже тогда, на пике промышленной революции, в условиях
активного
развития
мануфактур
и
банковских
учреждений,
возникла
потребность в соблюдении и защите коммерческой тайны» [30, С.8]
Ответственность за разглашение различных видов тайн можно встретить
в принятом в 1903 году Уголовном уложении. Прежде всего, речь шла о
сохранении фабричной и кредитной тайны.
В финансовой сфере в те времена существовало немало секретных
сведений, которые содержались в различных купеческих книгах. Благодаря
всем
принятым
уложениям,
защита
всех
сведений,
касающихся
конфиденциального делопроизводства, осуществлялось законодательными
нормами уголовного права.
«В России по Уголовному уложению 1903 г. под коммерческой тайной
понимались особые употребляемые или предполагаемые к употреблению
приемы производства, а в другой редакции - индивидуальные особенности
процессов
производства
и
торговли.
Тайна
процессов
производства
классифицировалась тайной имущественной, а торговли - тайной деловой» [38]
29
При Советской власти институт коммерческой тайны был упразднён.
Несмотря на это потребность в сохранении коммерческой тайны на
предприятиях возникала. Особенно это касалось военного производства.
Поэтому в 1925 году появился «Перечень сведений, составляющих тайну
и
не
подлежащих
распространению
в
целях
охранения
политико-
экономических интересов СССР». «Год спустя ВЦИК утвердил список
секретов,
которые
обладающей
делали
невозможным
экономической
ценностью,
разглашение
в
первую
информации,
очередь,
это
производственная и коммерческая тайны». [30, С.10]
Важным этапом в развитии документоведения стало утверждение в 1988
г. Единой системы документационного обеспечения управления. Согласно
основным
положениям,
были
разработаны
требования
по
ведению
делопроизводства. В данном документе были четко разработаны правила и
положения об оформлении и заполнении основных реквизитов. Пристальное
внимание документ уделяет вопросам оформления управленческих документов.
В документе установлен порядок работы с реквизитами: оформление,
утверждение, контроль, согласование, учет.
«2.3.1.2. Документ должен, как правило, оформляться на бланке,
соответствующем стандарту, иметь установленный комплекс обязательных
реквизитов и стабильный порядок их расположения. В процессе подготовки и
оформления документов состав обязательных реквизитов может быть дополнен
другими реквизитами, если того требует назначение документа, его обработка и
т.д.» [24]
В
документе
особое
значение
уделяется
вопросам,
касающихся
составления и видов бланков; определяется форма, состав и вид обязательных
реквизитов, которые должны быть во всех документах.
«2.3.1.3. Обязательными реквизитами документов всех систем являются:
наименование организации - автора документа; код организации - автора
документа; название вида документа или унифицированной формы документа
30
(включая заголовок); заголовок к тексту; код формы документа; дата
документа; индекс; текст; визы; подпись; отметка об исполнении документа и
направлении его в дело» [24].
Установлены строгие правила оформления каждого реквизита:
-постановка визы;
-подписи;
-отметки об исполнении документа.
Согласно Положения, для каждого реквизита существует определенное
место на документе. Например, указано как оформить дополнительные
реквизиты документа:
-номер телефона;
-номер счета в банке;
-номер абонентского телеграфа.
В Положении уделяется внимание составлению текста документа.
Содержание текста, лаконичность, краткость, правильное решение вопроса
является главными критериями достоверности информации.
Для
совершенствования
работы
с
документами
применяются
автоматизированные системы. В этом Положении прописаны правила работы с
персональными
ЭВМ
и
автоматизированными
рабочими
местами.
Продвижение автоматизированных технологий в делопроизводстве находит
свое применения благодаря данному Положению. При этом большинство
документов в этот период оформляется традиционным машинописным
способом.
Государственная система управления документов, разработанная в 1988
году, имеет значение для развития делопроизводства в целом. Благодаря ей
были установлены:
-примерные перечни документов, подлежащих утверждению;
-правила заполнения основных реквизитов;
-правила ведения службы делопроизводства;
31
-четко
определены
цели,
задачи,
функции
документационного
обеспечения управления.
Данный стандарт характерен для работы с документами ограниченного
доступа. При ведении этих документов применяются правила оформления и
заполнения реквизитов, прописанные в Положении.
Наиболее полно вопросам защиты коммерческой тайны стали уделять
внимание лишь с принятием в 1990 году Закона СССР «О предприятиях».
«Согласно статьи 33 документа, коммерческая тайна - это сведения «не
являющиеся государственными секретами, связанные с производством,
технологической
информацией,
управлением,
финансами,
и
другой
деятельностью предприятий, разглашение (передача, утечка) которых может
нанести ущерб его интересам». [30, С.11]
Правовые нормы в коммерческой деятельности были закреплены
различными законами, принятыми в 90-е годы XX века:
-Законом «О собственности РСФСР;
-«О предприятиях и предпринимательской деятельности в РСФСР»(
впервые было установлено право компаний на коммерческую тайну);
- «О конкуренции и ограничении монополистической деятельности на
товарных рынках».
- Основы Гражданского законодательства, закрепляющие право на
защиту конфиденциальной информации:
«Обладатель
технической,
организационной
или
коммерческой
информации, составляющей секрет производства (ноу-хау), имеет право на
защиту от незаконного использования этой информации третьими лицами при
условии, что:
1)
эта
информация
имеет
действительную
или
потенциальную
коммерческую ценность в силу неизвестности ее третьим лицам;
2) к этой информации нет свободного доступа на законном основании;
32
3) обладатель информации принимает надлежащие меры к охране ее
конфиденциальности.
Срок охраны ноу-хау ограничивается временем действия названных
условий.
Коммерческая тайна как институт гражданского права была окончательно
закреплена в законодательстве в 1994 году, когда был принят Гражданский
кодекс РФ.
Уголовный кодекс РФ дает отличия между служебной тайной и
коммерческой. В нем рассматривается понятие коммерческой тайны, которое
появилось в 1990 году и прописано в Законе «О предприятиях и
предпринимательской деятельности», происходит разграничение на служебные
и коммерческие реквизиты.
«В некоторых документах сделана попытка определить границы
служебнoй тайны. Так, в «Перечне свeдений конфидeнциального характера» к
служебнoй тайне
отнeceны «служебные сведения,
дocтуп
к которым
ограничен органами гocударственной власти в соответствии с Гражданским
кодексом Российской, Федерации и федеральными законами».
Что касается развития системы электронного документооборота, то ее
первые предпосылки зарождения появились, еще в начале 90-х годов XX века.
Именно
в
этот
период
возникла
необходимость
автоматизации
делопроизводства. Такая система позволяла создать механизмы согласования,
учета и контроля в определенной последовательности. Для этого были
разработаны
индивидуальные
совершенствовались
для
программы,
организации
которые
эффективной
постепенно
деятельности
в
делопроизводстве.
В области электронного конфиденциального делопроизводства ставились
конкретные задачи, тесно связанные с запросами современного общества:
-выделение конфиденциального документа из общей массы документов;
-обеспечение сохранности электронных документов;
33
-создание электронных программ для работы с такими документами.
Для
эффективности
информационной
безопасности
была
создана
юридическая основа. На раннем этапе развития появились отечественные
стандарты, а позже- федеральные законы современного уровня.
Основным
законом
в
электронном
делопроизводстве
считается
Отечественный стандарт электронной подписи ГОСТ Р34.10-94. При нем
использовался
ГОСТ28147-89, обязательный
в своем применении для
документов в области конфиденциальной информации государственных
органов и коммерческих организаций.
Использование этих документов позволяло более организованно вести
конфиденциальное делопроизводство на тот период времени.
«Таким образом, по существующим нормативным документам служебнoй
тайной является информация, составляющая коммерческую тайну, если она
стала достоянием гocударственных и муниципальных органов влаcти в
результате ocуществления ими служебнoй деятельности.» [31, С. 35]
Вывод
Первые предпосылки зарождения ограниченного делопроизводства
зародились в Древнерусском государстве, «…постепенно складывались
традиции в области составления документов, их обработки и хранения,
создаются
устойчивые
формуляры
документов,
начал
формироваться
профессиональный цех специалистов по работе с документами — дьяков,
подьячих,
писцов,
—
появились
предпосылки
к
законодательной
регламентации делопроизводства. Однако говорить о делопроизводстве как о
системе определенных правил и приемов работы с документами пока еще
нельзя. Это время накопления традиций и обычаев в работе с официальными
документами» [29, С.8]
В истории развития делопроизводства можно выделить три основных
периода:
1) Приказное делопроизводство;
34
2) Коллежское делопроизводство;
3) Министерское делопроизводство.
Первый период – это период зарождения документа, который не был
законодательно закреплен. Но в тот период существовали специальные органы,
так называемые приказы, в которых получили свое развитие первые документы.
Для документов ограниченного доступа этот этап можно назвать этапом
формирования всех документов (без разделения на виды). В это время
документы относились к конкретным учреждениям, а к не законодательной
документации.
Второй период характеризуется первыми шагами законодательной
основы (пример этому «Государственный регламент 1720 года»). Его можно
считать первым юридическим документом, который дал начало развитию всех
документов. Именно с этого документа берет свое начало делопроизводство.
Этот период характерен появлением специальных секретных организаций, при
которых возникает секретное делопроизводство (тайное делопроизводство).
«В процессе становления системы секретного делопроизводства (XVIIXVIII в.), зарождались первые реквизиты:
-отметки о согласовании,
-отметки о контроле,
-направление дело,
- индексы». [31, С.38]
Министерское делопроизводство устанавливает новые формы и виды
документов. Этот третий период знаменателен для развития системы
делопроизводства новыми введениями:
-появление четких инструкций по ведению делопроизводства;
-разработка категорий для оформления документов.
Становление системы делопроизводства в разные периоды времени
требовала законодательного закрепления. Законодательная основа развивалась,
но это развитие было медленным и бессистемным. При этом в своде законов
35
Российской империи официально появился термин «государственная тайна»
(1832 год). Впервые за разглашение государственной тайны было введено
наказание «каторга до 8 лет».
С появлением юридических мер устанавливается видовой состав
документов, что способствовало развитию всех направлений делопроизводства.
Постепенно развивается общая система контроля, учета, хранения, обработки
информации.
В этот период была разработана полная система делопроизводства:
- формировались виды документов;
- появились правила регистрации документов;
-была установлена структура документа, его реквизиты, разработаны
нормативные документы, регулирующие эту деятельность.
XX век возвысил роль документов в области государственной тайны.
«При советской власти предпринимались все попытки по созданию
эффективной защите секретных документов. Был принят ряд мер:
- изменение названия органов защиты;
-унификация состава секретных органов;
-введение Перечня сведений, составляющих государственную тайну;
-введение секретного делопроизводства;
-создание секретного и шифровального делопроизводства;
- введение 3-х категорий секретности («секретно», «совершенно
секретно», «не подлежит оглашению»)». [31, с.63]
Данные
документов
меры
и
способствовали
образованию
формированию
засекреченных
системы
документов
в
защиты
области
государственной тайны.
В годы ВОВ формат документов меняется и можно увидеть их новый
состав. Все они выполнены в соответствии с четкой инструкцией. Многие из
установленных на тот момент правил, применяются и сегодня.
36
Гриф секретности изменял названия, форму, но при этом он показывал
всегда фактическое значение документа не только в делопроизводстве, но и в
политической деятельности.
Установленные правила, законы, появление учреждений способствовали
развитию путей совершенствования делопроизводства. Пути зарождались:
- через установление уложений, приказов, правил, положений, уставов;
- через организации (секретные, военные и другие);
-через законодательную основу.
«В годы перестройки происходит снижение эффективности системы
защиты государственной тайны. Одновременно с этим, разрабатывались
различные механизмы по улучшению организации документов ограниченного
доступа.
Разрабатывались
законы
по
охране
личной,
профессиональной, коммерческой и государственной тайны.
семейной,
Постепенно
происходило разделение тайны на виды и в 90-х годах были приняты
определенные меры по обеспечению защиты государственной тайны». [31, с.
69]
В XXI веке продолжается развитие принципов и задач, заложенных
ранее. Наряду с этим появляются новые автоматизированные системы и
компьютерные технологии. Электронное делопроизводство становится более
значимым и продвигает организацию документов ограниченного доступа на
новые этапы развития.
При
развитии
документов
конфиденциальной
информации,
их
зарождение происходило путём становления торговых отношений. В этом
можно выделить основное различие между направлениями.
«В историческом развитии конфиденциальной информации выделяют
несколько этапов:
1) Зарождение конфиденциальной информации (XVIII век).
2) Правовое регулирование (XIX век).
3) Подразделение тайны на виды: коммерческая, торговая.
37
4) Постепенный переход коммерческих и торговых секретов в виды
информации ограниченного доступа (во времена НЭПа).
5) Появление законодательной базы и появление грифов (конец XX
века)». [31, с. 69]
Конфиденциальное
делопроизводство
развивалось
посредством
совершенствования служебной, рабочей тайны, которая была связаны с
возникновением производственных отношений.
На конфиденциальное делопроизводство, по мере развития документов,
оказывали влияние разные исторические события, установление моральных
норм и законодательных основ в обществе.
«Для этого в конце 90-х годов XX века была создано законодательное
регулирование, которое повысила значимость конфиденциальных документов и
ответственность в обращении с ними. В это же время были созданы грифы
секретности, которые способствовали разделение документов на виды
(например, предпринимательская деятельность, коммерческая тайна и другие),
и придало каждому виду документа свое значение». [31,с. 70]
Оформление документов конфиденциальной информации тесно связано
с оформлением документов государственной тайны.
При этом разработка конфиденциальных документов, их оформление и
пути становления занимают важное место среди документов.
Для
документов,
содержащих
конфиденциальную
информацию,
существует свой гриф, который характеризует коммерческие отношения. С
развитием различного рода компаний, организаций, предприятий, гриф
постоянно совершенствовался.
Именно гриф, который присваивается
документу, играет отличительную роль при оформлении документа. Это
позволяет разделить документы на категории и обеспечить ценность документа
в системе делопроизводства.
38
Глава II. Современное состояние организации работы с документами
ограниченного доступа.
2.1 Современное состояние организации работы с документами, относящимися к
государственной тайне
В настоящее время полную информацию о защите документов,
относящихся
к
государственной
тайне,
дает
Федеральный
закон
«О
государственной тайне» принятый в 1993 году[5]. В этом законе четко
прописаны основные понятия, законодательная база, полномочия органов
государственной власти при работе с секретными документами. Основные
положения законы дают представления о работе с документами, касающихся
государственной тайны.
«Государственная тайна - защищаемые государством сведения в области
его
военной,
внешнеполитической,
контрразведывательной
и
экономической,
разведывательной,
оперативно-розыскной
деятельности,
распространение которых может нанести ущерб безопасности Российской
Федерации» [5].
В законе имеется Перечень сведений, составляющих государственную
тайну. Вся информация касается безопасности различных политических,
научных,
экономических
направлений
в
деятельности
современного
государства. На первом плане Перечень выделяет следующие сведения:
- военной области;
-в области экономики, науки и техники;
- в области внешней политике и экономике;
-в области разведывательной, контрразведывательной и оперативнорозыскной деятельности.
39
Информация в военной области
Информация в области военной политика касается:
- содержания стратегических и военных планов;
- оперативного и мобилизационного развертывания вооруженных сил РФ,
различных воинских формирований и органов, предусмотренных ФЗ «Об
обороне» [9];
-вопросов развития вооружения и военной техники;
-деятельности по созданию и модернизации различных образцов
вооружения;
Согласно Перечню, это относится к вопросам:
«численности, боевом составе и количестве войск, их боегоᴛᴏʙности,
военно-политической и оперативной обстановки, направлениях развития
вооружения и военной техники, мобилизационном развертывании войск,
создании и мобилизационных ресурсах;» [37]
-особенности работы с ядерными боеприпасами и материалами;
-использование образцов различного вида ракетного топлива или
взрывчатых веществ;
«о
дислокации,
назначении,
степени
гоᴛᴏʙности,
защищенности
режимных и особо важных объекᴛᴏʙ, об их проектировании, строительстве и
эксплуатации, а кроме того об отводе земель, недр и акваторий для этих
объекᴛᴏʙ;
о дислокации, действительных наименованиях, об организационной
структуре, о вооружении, численности войск и состояния их боевого
обеспечения, а кроме того о военно-политической и (или) оперативной
обстановке;
раскрывающие направления разработки, конструкцию, технологию
изгоᴛᴏʙления,
изотопный
состав,
боевые
физические,
химические,
40
бактериологические, медицинские или ядерные свойства, порядок применения
или эксплуатации вооружения и военной техники;
о ранее осуществлявшихся работах в области оружия массового
поражения;
о достижениях атомной науки и техники, имеющих важное оборонное и
экономическое значение или определяющих качественно новый уровень
возможности создания вооружения и военной техники и принципиально новых
изделий и технологий;
об использовании или перспективах развития взаимоувязанной сети связи
Российской Федерации, распределение и использование полос радиочастот
средствами
военного
или
специального
назначения,
раскрывающие
организацию или функционирование всех видов связи, радиолокационного,
радиотехнического обеспечения войск;
раскрывающая содержание, организацию или результаты основных видов
деятельности органов пограничной службы ФПС России, построение охраны
государственной
границы
Российской
Федерации,
исключительной
экономической зоны и континентального шельфа Российской Федерации или
государств-участников СНГ;
раскрывающая направления развития средств, технологий двойного
назначения, содержание, результаты выполнения целевых программ, научноисследовательских опытно-конструкторских работ по созданию, модернизации
этих средств, технологий;
о перспективах развития и (или) об использовании космической
инфраструктуры
Российской
Федерации
в
интересах
обеспечения
обороноспособности и безопасности России;
раскрывающая состояние и направления развития гидронавтики в
интересах обороны и безопасности государства.» [37]
41
Информация в области экономика, науки и техники
Информация в области экономики, науки и техники касается:
-разработки планов военных действий;
-хранения стратегических видов материалов и сырья, а так же их
применения в производстве и обеспечение их безопасности;
- вопросов относящихся к развитию сил и средств гражданской обороны;
-подготовки
специальных
кадров,
занимающихся
вопросами
безопасности;
В Перечне выделяется информация:
«о кооперационных связях предприятий, о разработчика, изготовителях
вооружения и военной техники, если эти сведения раскрывают данные о
производственных мощное - Ввс по их выпуску и (или) основные тактикотехнические характеристики вооружения и военной техники;
об объемах, о планах (заданиях) государственного оборонного заказа, о
выпуске и поставках (в денежном или натуральном выражении) вооружения,
военной техники и другой оборонной продукции, о наличии и наращивании
мощностей по их выпуску, о связях предприятий по кооперации, о
разработчиках или об изгоᴛᴏʙителях указанных вооружений, военной техники и
другой оборонной продукции;» [37]
- о разработке новейших технологий, касающихся безопасности страны,
которые имеют военное и экономическое значение;
- о природных запасах и полезных ископаемых стратегического значения.
Информация в области внешней политики и экономики
Данная сфера затрагивает:
- внешнеэкономические и внешнеполитические проблемы;
-финансовые и денежно-кредитные отношения;
-переговоров на внешнеполитическом уровне.
42
Информация в области разведывательной, контрразведывательной и
оперативно-розыскной деятельности
Данная информация затрагивает вопросы, которые относятся к вопросам
успешного
развития
результатов
области
разведывательной,
контрразведывательной и оперативно-розыскной деятельности, а также
проблем финансирования этих направлений.
В этот вид области можно отнести информацию:
«о лицах, сотрудничающих или сотрудничавших на конфиденциальной
основе
с
органами,
осуществляющими
разведывательную,
контрразведывательную и оперативно-розыскную деятельность (ФСБ России,
МВД России, органами пограничной службы, таможенных органов);
о сотрудниках ФСБ России, МВД России, выполняющих (выполнявших)
специальные задания в специальных службах и организациях иностранных
государств, в преступных группах;» [37]
-о кадровом составе служб разведки и контрразведки;
- об охране и финансировании безопасности государственных объектов;
«о системе президентской, правительственной, шифрованной, в том числе
кодированной и засекреченной связи;
о шифрах, о разработке, об изготовление шифров и обеспеченней ими, о
методах и средствах анализа шифровальных средств и средств специальной
защиты,
об
информационно-(аналитических
системах
специального
назначения;
о методах и средствах защиты секретной информации; об организации и
фактическом состоянии защиты государственной тайны» [37].
Кроме этого, закон описывает принципы отнесения всех сведений к
государственной тайне и порядок засекречивания этой информации.
43
Существуют
специальные
организационные
меры
по
защите
государственной тайны. На первом плане можно выделить такие мероприятия,
как:
1) создание органов защиты государственной тайны;
2) осуществление деятельности связанной с защитой информации.
Наряду с этим активно используются традиционные методы защиты. К
которым относятся:
1) порядок допуска и доступа к информации и документам;
2) порядок передачи документов и информации;
3) порядок ограничения выезда за рубеж должностных лиц, работающих с
этой информацией.
Кроме этого используется определенный порядок допуска к документам.
«Допуск — это порядок оформления и документационное обеспечение
данного порядка права организаций и граждан на доступ к информации,
составляющей государственную тайну.» [37]
Допуск имеет три формы секретности похожие на степени секретности
Особо внимание уделяется установлению категорий секретности:
приведены образцы грифов секретности на документах.
«Устанавливаются три степени секретности сведений, составляющих
государственную тайну, и соответствующие этим степеням грифы секретности
для носителей указанных сведений: «особой важности», «совершенно
секретно» и «секретно» [5].
«Использование перечисленных грифов секретности для засекречивания
сведений, не отнесенных к государственной тайне, не допускается» [5]
Согласно закона, существует специальный порядок внесения реквизитов
на документы, относящиеся к документам государственной тайны. В статье 12
Федерального Закона прописан порядок внесения реквизитов:
«На
носители
сведений,
составляющих
государственную
наносятся реквизиты, включающие следующие данные:
тайну,
44
о степени секретности содержащихся в носителе сведений со ссылкой на
соответствующий пункт действующего в данном органе государственной
власти, на данном предприятии, в данных учреждении и организации перечня
сведений, подлежащих засекречиванию;
об органе государственной власти, о предприятии, об учреждении,
организации, осуществивших засекречивание носителя;
о регистрационном номере;
о дате или условии рассекречивания сведений либо о событии, после
наступления которого сведения будут рассекречены» [5]
При работе с секретными документами существует строгий порядок
рассекречивания сведений:
-срок засекречивания не должен превышать 30 лет;
-срок продляется специальной комиссией (при необходимости).
При сравнении срока засекречивания военный документов текущего
периода
с
документами
периода
Великой
Отечественной
войны
и
послевоенного времени, то можно заметить различия сроков. Документы
военных лет были рассекречены спустя 70 лет, а некоторые из них засекречены
до настоящего времени.
Сведениями, относящиеся к государственной тайне, могут распоряжаться
органы государственной власти, предприятия, учреждения, организации. Закон
четко прописывает положения о том, какие органы защищают государственную
тайну, кто имеет допуск к документам. «Устанавливаются три формы допуска к
государственной тайне должностных лиц и граждан, соответствующие трем
степеням секретности сведений, составляющих государственную тайну: к
сведениям особой важности, совершенно секретным или секретным. Наличие у
должностных лиц и граждан допуска к сведениям более высокой степени
секретности является основанием для доступа их к сведениям более низкой
степени секретности» [5]. Такие органы получили названия «органы защиты»
45
За нарушение законодательства по сохранению информации в секретных
документах существует ответственность.
Дополнительно в Федеральном Законе указаны мероприятия по защите
государственной тайны. Они осуществляются путем контроля и прокурорского
надзора. Все положения, прописанные в Законе, являются мерами безопасности
по сохранению документов ограниченного доступа.
Согласно Закону «Об информации, информационных технологиях и
защите информации» 2006 года и Закона РФ «О государственной тайне», были
установлены различные сферы, в которых документация не подлежит
засекречиванию. К таким сферам деятельности современного общества
относятся:
- органы местного самоуправления;
- правовой статус органов государственной власти;
-права, свободы, обязанности граждан;
-реализация бюджетных средств и местных ресурсов;
-состояние экономики и потребности населения;
-чрезвычайные происшествия и катастрофы, угрожающие безопасности
граждан и стихийные бедствия;
-состояние экологии, здравоохранения, демографии, сельского хозяйства,
культуры и образования.
В 1995 году было принято Постановление Правительства «Отнесения
сведений, составляющих государственную тайну, к различным степеням
секретности». Это Постановление определяет сведения секретности по степени
и категории для каждого вида документа в отдельности. Каждому виду
документа
с
учетом
грифа
секретности
соответствует
определенное
направление деятельности:
«Сведения, отнесенные к государственной тайне, по степени секретности
подразделяются на сведения особой важности, совершенно секретные и
секретные.
46
К сведениям особой важности следует относить сведения в области
военной,
внешнеполитической,
разведывательной,
экономической,
контрразведывательной
и
научно-технической,
оперативно-розыскной
деятельности, распространение которых может нанести ущерб интересам
Российской Федерации в одной или нескольких из перечисленных областей.
К совершенно секретным сведениям следует относить сведения в области
военной,
внешнеполитической,
разведывательной,
экономической,
контрразведывательной
и
научно-технической,
оперативно-розыскной
деятельности, распространение которых может нанести ущерб интересам
министерства (ведомства) или отрасли экономики Российской Федерации в
одной или нескольких из перечисленных областей.
К секретным сведениям следует относить все иные сведения из числа
сведений, составляющих государственную тайну. Ущербом безопасности
Российской Федерации в этом случае считается ущерб, нанесенный интересам
предприятия, учреждения или организации в военной, внешнеполитической,
экономической,
научно-технической,
разведывательной,
контрразведывательной или оперативно-розыскной области деятельности».
В 2000 годах это постановление редактировалось с учетом требований
современного делопроизводства. При этом, не смотря на изменения и
дополнения, большая часть положений осталась неизменной и актуальна при
оформлении документов.
Уголовно-правовая защита документов, относящихся к государственной
тайне, предусматривает специальные нормы ответственности за правовые
нарушения данной области. Правовые нормы законодательно закреплены в
Уголовном кодексе РФ. [3] Основные статьи УК затрагивают такие вопросы,
как:
«Разглашение государственной тайны» (ст. 283)
За
разглашение
информации
в
области
государственной
тайны
ответственное лицо «…наказывается арестом на срок от четырех до шести
47
месяцев либо лишением свободы на срок до четырех лет с лишением права
занимать
определенные
должности
или
заниматься
определенной
деятельностью на срок до трех лет или без такового» [3]
«Утрата документов, содержащих государственную тайну» (ст.284)
За утрату документов, содержащих государственную тайну ответственное
лицо «наказывается арестом на срок от четырех до шести месяцев либо
лишением свободы на срок до четырех лет с лишением права занимать
определенные должности или заниматься определенной деятельностью на срок
до трех лет или без такового» [3]
«Уголовная ответственность предусмотрена за посягательство на
государственную тайну независимо от того, к какой области (военной,
экономической,
научно-технической,
внешнеэкономической,
разведывательной,
внешнеполитической,
контрразведывательной
или
оперативно-розыскной деятельности) и к какой степени секретности (особой
важности, совершенно секретным или секретным) относятся сведения,
составляющие государственную тайну.» [25, С.48]
Таким
образом,
существует
разный
порядок
уголовно-правовой
ответственности за нарушение при работе с документами, относящимися к
государственной тайне.
В деятельности современного обеспечения сохранности государственной
тайны является первостепенной задачей.
Возникновение и развитие информационных систем с одной стороны
защищают интересы государственной тайны, с другой стороны они могут
привести к рассекречиванию этой информации путем взлома этих программ.
Для решения этих проблем выдвинуты следующие задачи:
1. Обеспечение сохранности против технической разведки иностранных
государств;
2. Осуществление единой политики в сфере сохранности документов,
относящихся к государственной тайне;
48
3. Проверка и контроль за деятельностью всех служб и организаций,
непосредственно связанных с этими документами.
Для этого государственная система создает нормативно-правовые акты и
постоянно
контролирует
все
мероприятия,
связанные
с
обеспечение
сохранности секретной информации.
Особую роль в сохранности этих документов играет организация
ФАПСИ, которая «обеспечивает правительственную связь, а также обеспечение
безопасности систем хранения и обработки информации» [47]
Информация в области экономики, обороноспособности и внешней
политике – это основная сфера деятельности, касающаяся существования
государства. Именно по этим направлениям документация засекречена и
недоступна
в
электронном варианте.
Если характеризовать государственную тайну с точки электронного
оборота, то можно заметить следующие черты:
1)
собственная
система
ведения
электронного
делопроизводства,
доступная ограниченному кругу лиц (собственные пароли, ключи, программы);
2) отсутствие кооперативных систем отсутствие систем документопотока,
отсутствие риска;
3) постоянный контроль, проверка всех информационных систем
организаций, кодов и постоянное совершенствование таких программ;
4) техподдержка и внедрение новых технологий и нормативных
документов при поддержке государства.
49
2.2. Современное состояние организации работы с документами, включающими
конфиденциальную информацию
Федеральное
законодательство
путем
специальных
предписаний
ограничивает доступ к конфиденциальной информации.
В настоящее время именно федеральный закон «Об информации
информатизации
и
защите
информации»
конфиденциальную информацию, как
2006
года
[6],
определяет
документированную информацию,
доступ к которой ограничен в соответствии с законодательством Российской
Федерации.
Развитие конфиденциального делопроизводства ограниченного доступа
осуществляется путем решения основных задач:
1)
организация работы с документами на основе нормативно-правовой
2)
соблюдение
базы;
строгого
порядка
(регламента),
оформления
документов с момента его создания;
3)
установка четкого порядка движения документов (учет, хранение и
контроль за исполнением документа);
4)
осуществление проверки сохранности документов и правильности
их оформления в делопроизводстве;
5)
наличие определенности грифа конфиденциальности в зависимости
от информации в документе.
«Важным моментом здесь является организация процесса фиксации
секретных материалов. При работе с такими документами необходимо
соблюдать некоторые правила:
1) осуществлять контроль за допуском к секретным документам;
2) проводить строгую организацию наделения полномочиями тех, кто
организует секретное делопроизводство;
3) чётко вырабатывать инструкции;
50
4) контролировать принятие служащими письменных обязательств о
сохранении коммерческой тайны;
5) осуществлять введение системы стимулирования служащих, имеющих
доступ к секретам;
6)
применять внедрение в повседневную практику механизмов и
технологий защиты коммерческой тайны;
7) вести руководителю и службе безопасности личный контроль.» [33,
С.6]
Нарушение, охраняемой законом тайны влечет юридическую (в том числе
уголовную) ответственность. Правовая ответственность лежит в основном на
должностных лицах, которые работают с конфиденциальной информацией.
«Ценную конфиденциальную деловую информацию, как правило,
содержат:
планы развития производства;
деловые планы;
планы маркетинга, бизнес-планы;
списки держателей акций и другие документы» [48]
Существуют определенные виды конфиденциальной тайны:
«о фактах, событиях и обстоятельствах частной жизни гражданина,
позволяющих идентифицировать его личность (персональные данные);
составляющих тайну следствия и судопроизводства;
составляющих служебную тайну, доступ к которой ограничен органами
государственной власти в соответствии с ГК РФ и федеральными законами;
связанных с профессиональной деятельностью;
связанных с коммерческой деятельностью;
о сущности изобретения, полезной модели или промышленного образца
до официальной публикации информации о них» [37]
Персональные данные
51
В соответствии с Федеральным законом «О персональных данных»:
«Персональные
данные
определенному
или
–
это
любая
определяемому
на
информация,
основании
относящаяся
такой
к
информации
физическому лицу (субъекту персональных данных), в том числе его фамилия,
имя, отчество, год, месяц, дата и место рождения, адрес, семейное, социальное,
имущественное
положение,
образование,
профессия,
доходы,
другая
информация» [7].
Персональные данные – это прежде всего информация, связанная с
идентификацией личности человека.
Конституция Российской Федерации гарантирует каждому гражданину
соблюдение тайны его личной жизни. [1] «Статья 23, 24 Конституции РФ
гласит, что каждый имеет право на неприкосновенность частной жизни,
личную и семейную тайну, защиту своей чести и доброго имени, каждый имеет
право на тайну переписки, телефонных переговоров, почᴛᴏʙых, телеграфных и
иных сообщений» [1]
Персональные данные являются видом конфиденциальной информации.
Кроме информации личного характера, в них можно выделить другие
направления:
-тайна почтовых отправлений;
-религиозная тайна;
-партийная тайна.
Тайна почтовых отправлений
«В соответствии со ст. 14 ФЗ «О почᴛᴏʙой связи» от 17 июля 1999 г.
№ 176-ФЗ информация об адресных данных пользователей услуг почᴛᴏʙой
связи, о почᴛᴏʙых отправлениях, почᴛᴏʙых переводах денежных средств,
телеграфных и иных сообщениях, входящих в сферу деятельности операторов
почᴛᴏʙой связи, а кроме того сами эти почᴛᴏʙые отправления, переводимые
денежные средства, телеграфные и иные сообщения являются тайной связи и
могут выдаваться только отправителям (адресатам) или их представителям, что
52
также относится к профессиональный деятельности почᴛᴏʙых и других
операторов связи».[37].
Существуют специальные меры ответственности, которые направлены
на сохранение почтово-телеграфной тайны:
-осуществляется контроль почтовых отправлений;
-прослушиваются телефонные переговоры;
-составляются нормативные акты или соглашения между органами,
осуществляющими контроль за этим видом деятельности.
Религиозная тайна
Религиозная тайна подразделяется на два направления:
Первое направление личного характера (верующий не разглашает свою
принадлежность к религии). «В соответствии со ст. 3 ФЗ «О свободе совести и
религиозных объединениях»: «Никто не обязан сообщать о своем отношении к
религии». [17]
Второе направление больше связано с профессиональной деятельностью
(подразумевает сохранение священником тайных сведений, полученных во
время исповеди).
Партийная тайна
«В
соответствии
зарегистрированных
с
ФЗ
«О
партиях»
политических партиях»
ст.
19
«Сведения
о
— информация о членах
политической партии, представляемая для сведения в регистрирующие органы,
относится к информации с ограниченным доступом». [20]
Партийная тайна в разных случаях может относиться к персональным
данным или к личной тайне. По отношению к персональной тайне информация
включает в себя ответственность всех членов партии за разглашение какойлибо конфиденциальной информации. Личная тайна касается сохранения в
тайне своей принадлежности к определённой партии.
53
Тайна следствия и судопроизводства
Помимо персональных данных выделяют документы, относящиеся к
тайне следствия и судопроизводства.
Следственная тайна связана с производством расследований по
уголовным делам. Она предусматривает тайну расследований и разглашение
результатов только с разрешения определённого круга лиц.
«Важно отметить, что в законе отсутствует перечень сведений,
составляющих следственную тайну. Это означает, что прокурор, следователь
или лицо, производящее дознание, могут по своему усмотрению устанавливать,
какая информация о предварительном расследовании может быть специально
охраняемой, а какая — нет» [37]
Основными видами тайны следствия и судопроизводства являются:
-свидетельская тайна;
-тайна правосудия;
-адвокатская тайна.
Свидетельская тайна
Свидетельскую
тайну
можно
отнести
и
к
служебной,
и
к
профессиональной тайне, так как она «…связана с интересами охраны
сведений, составляющих служебную и должностную тайны в силу исполнения
лицом профессиональных обязанностей». [37].
Согласно федерального законодательства, существуют право отказа от
дачи свидетельских показаний. Это установлено на основании следующих
статей:
-статья 4 (Закона РФ «О государственной тайне»);
статья 5 (Закона РФ «О нотариате»);
статья 35,61 Закона РФ «Об охране здоровья граждан».
Тайна безопасности участников правосудия
54
Тайна безопасности участников правосудия включает в себя вопросы
безопасности непосредственно участников судопроизводства. Основные меры
безопасности прописаны в УК РФ в статье 311[3].
«В ряде случаев информация, составляющая тайну следствия и
судопроизводства,
содержит
коммерческую,
банковскую,
служебную,
государственную тайны, охраняемые законами» [37]
Адвокатская тайна
«В соответствии с Указом Президента РФ, адвокатская тайна относится к
информации, связанной с профессиональной деятельностью». [37]
Понятие «адвокатская тайна» трактуется по-разному:
- в первом случае, это означает хранение информации, и в тот же момент
функцию защиты; - во втором случае – как «тайна судебной защиты».
Служебная тайна
«В соответствии со ст. 139 ГК РФ [2] информация составляет служебную
или коммерческую тайну в случае, когда информация имеет действительную
или ᴨᴏᴛенциальную ценность в силу неизвестности ее третьим лицам, к ней нет
свободного доступа на законном основании и обладатель информации
принимает меры к охране ее конфиденциальности.» [37]
В различных организациях и учреждениях к служебной тайне обычно
относят
следующую
информацию:
систему
планирования,
отчётности,
контроля, технологии документооборота. Такой перечень устанавливается
руководителем.
В Постановлении Правительства РФ от 3 ноября 1994 г. № 1233 «Об
утверждении Положения о порядке обращения со служебной информацией
ограниченного распространения
в федеральных органах исполнительной
власти» зафиксировано, что «информация, содержащаяся в подготавливаемых в
федеральных органах исполнительной власти проектах указов и распоряжений
55
Президента РФ, постановлений и распоряжений Правительства РФ и других
служебных докуменᴛᴏʙ, также является конфиденциальной и не подлежит
разглашению (распространению)»
В некоторых случаях служебная тайна может выступать как вид
государственной
тайны.
Для
этого
часто
используется
термин
«документированная информация ограниченного доступа».
При
работе
с
документами,
составляющими
служебную
тайну,
используется специальная степень конфиденциальности «для служебного
пользования».
Служебная тайна подразделяется на следующие виды:
-налоговая;
-аудиторская;
-тайна записи актов гражданского состояния.
Налоговая тайна
«В соответствии с ч. 1 Налогового кодекса Российской № 117-ФЗ (с изм.
от 29 декабря 2000 г., 29 декабря 2001г.) ст. 102, налоговую тайну составляют
любые полученные налоговым органом, органами налоговой полиции, органом
государственного внебюджетного фонда и таможенным органом сведения
(далее — налоговые органы) о налогоплательщике». [4]
В разных случаях налоговая тайна выступает в сочетании с другими
видами:
1) Когда налоговая тайна затрагивает интересы налогоплательщика (то
есть происходит разглашение сведений личного характера), то она пересекается
с личной тайной.
2)
При
разглашении
служебных
сведений
в
налоговой
сфере
должностными лицами налоговая тайна в этом случае относится к служебной
тайне.
56
3) В некоторых случаях налоговая тайна относится к коммерческой
тайне:
это
происходит
при
передаче
должностными
лицами
тайны
налогоплательщика (на уровне деятельности фирм или производства).
Аудиторская тайна
В соответствии с ФЗ «Об аудиторской деятельности» от 7 августа 2001 г.
№ 119-ФЗ (с изм. от 14 декабря 2001 г.) ст. 8 «Аудиторские организации и
индивидуальные аудиторы обязаны хранить тайну об операциях аудируемых
лиц и лиц, которым оказывались сопутствующие аудиту услуги». [10]
При запросе информации, касающейся аудиторской тайны, органы
государственной власти или частное лицо обязаны при этом получить решение
суда.
«Информацию и документы, относящиеся к аудиторской тайне, также
можно
отнести
к
таким
видам
конфиденциальной
информации,
как
профессиональная и коммерческая тайны.» [37]
Тайна записи актов гражданского состояния
В соответствии с ФЗ «Об актах гражданского состояния» от 15 ноября
1997 г. № 143-ФЗ (с изм. от 25 октября 2001 г.) ст. 12 «Неразглашение
сведений, ставших известными работнику органа записи акᴛᴏʙ гражданского
состояния в связи с государственной регистрацией акта гражданского
состояния»: «Сведения, ставшие известными работнику органа записи акᴛᴏʙ
гражданского состояния в связи с государственной регистрацией акта
гражданского состояния, являются персональными данными, относятся к
категории конфиденциальной информации, имеют ограниченный доступ и
разглашению не подлежат».[11]
При
составлении
документов,
касающихся
тайны
записи
актов
гражданского состояния должностные лица должны соблюдать личную тайну и
тайну персональных данных.
Информация, связанная с профессиональной деятельностью
57
Информация, связанная с профессиональной деятельностью, является
конфиденциальной информацией, ограниченный доступ к этой информации
регламентируется в соответствии с Конституцией РФ.
К видам, информации, связанной с профессиональной деятельностью,
относят:
-врачебная тайна;
-нотариальная тайна;
-журналистская тайна.
«…Все эти виды тайн также можно отнести к личной тайне, т.е.
персональным данным, а кроме того и к служебной тайне». [37]
Врачебная тайна
В соответствии с Основами законодательства Российской Федерации об
охране здоровья граждан от 22 июля 1993 г. № 5487-1 (с изм. 2 декабря 2000 г.
ст. 61) врачебная тайна — информация о факте «обращения за медицинской
помощью, состоянии здоровья гражданина, диагнозе его заболевания и иные
сведения, полученные при его обследовании и лечении».
Информация, относящаяся к врачебной тайне, делится на две группы:
-информация, касающаяся медицинских сведений;
-информация,
касающаяся
нарушения
должностных
обязанностей
(разглашение врачебной тайны). Именно здесь она пересекается с личной
тайной и тайной персональных данных.
Нотариальная тайна
В законе Российской Федерации «О нотариате» от 1 февраля 1993 года
№ 4462-1 ст. 5 «Нотариусу при исполнении служебных обязанностей, а
кроме того лицам, работающим в нотариальной конторе, запрещается
разглашать сведения, оглашать документы, которые стали им известны в связи
с совершением нотариальных действий, в том числе и после ᴄᴫᴏжения
полномочий, или увольнения...» [14]
58
Нотариальную тайну можно отнести не только к профессиональной
(служебной), но и к личной
тайне. Правом выполнения нотариальных
действий, кроме нотариальных работников, могут обладать также органы
исполнительной власти.
Журналистская тайна
Закон РФ «О средствах массовой информации» п. 5, ст. 29 , Конституции
РФ, ст. 3 обеспечивают сохранение журналистской тайны.
«В соответствии со ст. 9 ФЗ «О внешней разведке» от 10 января 1996 г. №
5-ФЗ (с изм. от 7 ноября 2000 г.) предоставляемые СМИ материалы о
деятельности органов внешней разведки Российской Федерации не должны
содержать информацию, составляющую государственную тайну.
Не подлежит разглашению информация, затрагивающая личную жизнь,
честь и достоинство граждан, ставшая известной органам внешней разведки
Российской Федерации в процессе осуществления их деятельности.» [37]
Коммерческая тайна
«Информация доступ, к которой ограничен в соответствии со ст. 139 ГК
РФ и федеральными законами, относится к коммерческой тайне» Нет особого
различия между служебной и коммерческой тайной. «Все коммерческие тайны
являются служебными, поскольку все работники коммерческой организации
обязаны не разглашать их». [37]
Например, кадровую документацию любой коммерческой организации
можно применить относительно коммерческой тайны и в то же время – к
служебной.
При разработке сведений, касающихся коммерческой тайны, существуют
специальные этапы:
1)
учет «перспектив развития предприятия»;
59
2)
отбор
конфиденциальной
информации
для
отнесения
её
к
коммерческой
тайне.
В некоторых случаях информация не может быть
отнесена к
коммерческой тайне. Эти ограничения регламентируются законодательством
РФ.
«Первое ограничение состоит в том, что к коммерческой тайне не может
быть отнесена информация, составляющая государственную тайну.
Второе ограничение заключается в том, что к коммерческой тайне нельзя
относить информацию, которая должна быть общедоступной в целях
предупреждения сокрытия правонарушений и предотвращения нанесения
ущерба законным интересам государства, физических или юридических
лиц.» [38]
При работе с документами, относящимися к коммерческой тайне,
информация делится на «конфиденциально» и «строго конфиденциально». Но в
законе «О коммерческой тайне» существует для этих документов единая
степень конфиденциальности, которая носит название «Коммерческая тайна»,
называемое «грифом коммерческой тайны»[19].
«Наименование грифа должно соответствовать наименованию степени
конфиденциальности.» [38]. При этом владелец коммерческого документа
имеет право присвоить документу гриф «Коммерческая тайна».
«В целом коммерческую тайну можно определить, как научнотехническую, коммерческую, организационную или иную используемую в
предпринимательской
деятельности
информацию,
которая
имеет
действительную или ᴨᴏᴛенциальную ценность в силу неизвестности ее третьим
лицам и к которой нет свободного доступа на законном основании». [37]
Банковская тайна
Банковская тайна относится к тайне персональных данных и к служебной
тайне. При этом она не похожа на коммерческую тайну. Однако при ведении
60
банковских документов присутствует информация финансового характера, что
является основным признаком банковской сферы. В тоже время коммерческая
тайна характеризуется принадлежностью к частным предприятиям, ведущим
торговые отношения или производство.
В документообороте банковской сферы используются различные виды
документов (например, ежемесячные бухгалтерские отчёты (балансы)).
Информация
о
сущности
изобретения,
полезной
модели
или
промышленного образца (производства ноу-хау)
«В соответствии со ст. 151 Основ гражданского законодательства (с изм.
от
26 ноября 2001 г.) обладатель технической, организационной или
коммерческой информации, составляющей секрет производства (ноу-хау) имеет
право на защиту от незаконного использования этой информации третьими
лицами при условии, что: эта информация имеет действительную или
ᴨᴏᴛенциальную коммерческую ценность в силу неизвестности ее третьим
лицам;
к
этой информации
нет свободного
доступа на законном
основании…»[37]
Данная информация является конфиденциальной до официальной
публикации информации о ней.
Меры по защите конфиденциальной информации и их документационное
обеспечение
Разработка мер по конфиденциальной информации опирается на те же
самые принципы обеспечения безопасности, что и государственная тайна.
К таким мерам можно отнести:
1) организация закрытого документооборота;
2) установление ограничения доступа, снятие ограничения доступа с
61
документов (установление или снятие конфиденциальности);
3)
обеспечение
строгого
порядка
допуска
должностных
лиц
к
конфиденциальной информации;
4) порядок передачи информации, распоряжение этой информацией;
5)
финансирование
мероприятий
по
защите
конфиденциальной
информации;
6) контроль за обеспечением защиты;
7) введение порядка работы с документацией.
«Организационные меры по защите конфиденциальной информации
содержат меры управленческого и ограничительного характера и включают в
себя;
наличие в учредительных и организационных документах организации,
контрактах, заключаемых с сотрудниками, и в должностных инструкциях
положений и обязательств по защите конфиденциальной информации» [37]
Документационное
сопровождается
обеспечение
установленной
конфиденциальной
нормативно-правовой
информации
базой,
наличием
должностных инструкций, контрактов и положений. При приёме на работу
используются специальные договоры (контракты), а также специальные
типовые документы, необходимые при оформлении допуска должностных лиц.
«Степень конфиденциальности докуменᴛᴏʙ должна соответствовать
степени тяжести ущерба, который может быть нанесен организации вследствие
распространения информации, содержащейся в указанных документах». [37]
«…Процесс документирования конфиденциальной информации насыщен
специфическими технологическими этапами и процедурами. Выделяются
следующие основные этапы:
1)
получение
разрешения
полномочного
руководителя
на
документирование конфиденциальной информации;
2)
установления
уровня
грифа
конфиденциальности
подлежащих включению в будущий документ;
сведений,
62
3) оформление и учет носителя для документирования выделенного
комплекса конфиденциальной информации;
4) составление вариантов и черновика текстов документа;
5) получение разрешения полномочного руководителя на изготовления
документа;
6) учет подготовленного черновика конфиденциального документа;
7) изготовление проекта конфиденциального документа;
8) издание конфиденциального документа.» [33, С.8]
Требования
по
оформлению
организационно-распорядительных
документов в конфиденциальном делопроизводстве построено на основе
положений ГОСТ 7.0.97-2016[23]. Положения данного ГОСТ характерны для
деятельности организаций и органов местного самоуправления. При этом
основная часть ведения конфиденциального делопроизводства закрепляется в
Инструкции по делопроизводству или в Должностной инструкции. Именно,
этот стандарт регулирует документооборот по конфиденциальным документам
в организациях, включая в себя уставы, правила, приказы, акты, письма и
другие документы. Основной реквизит для конфиденциальных документов –
«гриф ограничения доступа к документу». Правила использования этого грифа
чётко прописаны в данном документе. При этом ГОСТ устанавливает целую
систему последовательных требований к созданию документов.
«5.14 Гриф ограничения доступа к документу проставляется в правом
верхнем углу первого листа документа (проекта документа, сопроводительного
письма к документу) на границе верхнего поля при наличии в документе
информации, доступ к которой ограничен в соответствии с законодательством
Российской Федерации.
Виды используемых в организации грифов ограничения доступа должны
соответствовать законодательным и иным нормативным правовым актам
Российской Федерации и должны быть закреплены в локальных нормативных
актах.
В
состав
грифа
ограничения
доступа
к
документу
входит
63
ограничительная
надпись
«Конфиденциально»,
(«Для
«Коммерческая
служебного
тайна»
или
пользования»,
др.),
которая
может
дополняться номером экземпляра документа и другими сведениями в
соответствии с законодательством Российской Федерации». [23]
Система
защиты
конфиденциальных
документов
в
различных
организациях и учреждениях определяется наличием грифа ограничения
доступа к документу, что позволяет рассматривать документ, как документ
ограниченного
доступа.
На
каждом
документе
конфиденциальной
информации должен быть проставлен гриф ограничения доступа, который
является служебной отметкой (реквизитом).
При работе с документами предпринимательской тайны выделяют
«…несколько
уровней
грифов
ограничения
доступа,
различным степеням конфиденциальной информации:
соответствующих
первый, низший и
массовый уровень - грифы «Коммерческая тайна», «Конфиденциально»,
«Конфиденциальная
информация»;
второй уровень - «Коммерческая тайна. Строго конфиденциально», «Строго
конфиденциально»,
«Строго
конфиденциальная
информация»,
««Конфиденциально - Особый контроль».» [48]
Иногда встречается третий уровень – «Коммерческая тайна особой
важности» (это считается высший по значимости гриф).
В документации, относящейся к профессиональной тайне, отметка о
конфиденциальности не проставляется, так как сам документ в целом является
конфиденциальным (например, тайна страхования или врачебная тайна)
«На ценных, но не конфиденциальных документах может проставляться
гриф (надпись, штамп), предполагающий особое внимание к сохранности
такого
документа. Например: «Собственная информация фирмы», «Информация
особого внимания», «Копии не снимать», «Хранить в сейфе»…».[48]
64
В большинстве случаев организация сама решает вопросы степени
допуска документов ограниченного доступа.
При необходимости могут
проставляться отметки уточняющего характера: «Лично», «Только адресату».
Гриф конфиденциальности ставится на документе:
«исполнителем
на
стадии
подготовки
проекта
документа;
руководителем структурного подразделения или руководителем фирмы на
стадии
согласования
или
подписания
документа;
адресатом (получателем) документа на стадии его первичной обработки в
службе конфиденциальной документации.» [48]
Гриф может меняться при условии изменения важности находящихся в
нем сведений.
«После снятия грифа документ передается в службу открытой
документации фирмы. Об изменении или снятии грифа делается отметка на
самом документе, удостоверяемая росписью руководителя, подписавшего или
утвердившего этот документ. О внесении в документ такой отметки сообщается
заинтересованным лицам и предприятиям» [48]
Существуют определенные условия изменения или снятия отметки о
конфиденциальности документа:
1)
Изменение перечней конфиденциальных сведений или документов;
2)
Окончание срока действия реквизита о конфиденциальности;
3)
Возникновение ситуации, при которой необходимо снятие грифа
(истечение действия договора).
На современном этапе развития ограниченного делопроизводства
существуют определенные требования к оформлению бланков:
«-бланки на бумажном носителе и электронные шаблоны бланков
должны быть идентичны по составу реквизитов, порядку их расположения,
гарнитурам шрифта;
65
-бланки документов на бумажном носителе и электронные шаблоны
бланков изготавливаются на основании макетов бланков, утверждаемых
руководителем организации;
- электронные шаблоны бланков документов должны быть защищены от
несанкционированных изменений;
-виды применяемых бланков и их разновидности устанавливаются
нормативными правовыми актами». [46]
Использование бланков упрощает подготовку документов и способствует
единству в оформлении документов.
«В организациях конфиденциальные документы оформляются на бланках
или на стандартных листах бумаги формата А4 (210 х 297 мм) или А5 (148 х
210 мм) или в виде электронных документов. Кроме этого, они должны иметь
установленный состав реквизитов, а также оформление в соответствии с ГОСТ
Р 6.30-2003[22]».
Различают два вида бланков: Гербовые бланки, простые бланки.
Гербовые бланки, используются в федеральных органах государственной
власти или в государственных организациях, наделенных государственными
полномочиями. К основным реквизитам гербовых бланков относятся 1
реквизит (Государственный герб РФ) и реквизит 2 (Герб субъекта РФ).
Гербовые бланки бывают форматом А4, А5, продольными или угловыми.
Допускается иногда формат А3 или А6, при этом использование первых двух
реквизитов обязательно. Запрещается использование Гербовых бланков в
электронном виде.
Простые бланки предназначены для организаций и учреждений в любом
виде (в том числе в электронном). Могут использоваться для различных видов
документов.
«Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и на
стандартном листе бумаги, должен иметь поля не менее 20 мм - левое, 10 мм правое,20 мм - верхнее и 20 мм - нижнее. Реквизиты конфиденциальных
66
документов определяются его видом и назначением. В документе должна быть
виза уполномоченного должностного лица, а на самом документе – гриф
согласования» [32, С.4]
Для учета бланков в конфиденциальном делопроизводстве существует
журнал учета (Таблица 1). В этом журнале указаны основные данные,
связанные с регистрацией бланков и внесением основной информации по ним.
Благодаря ведению таких журналов есть возможность наиболее надежно
сохранять информацию и использовать ее в дальнейшем по назначению.
Для
выдачи
бланков
ответственным
сотрудником
вводится
дополнительный журнал учета выдачи бланков. (Таблица 2).
На основании информации данного журнала можно определить вид
бланка и ответственное лицо, которому этот бланк был выдан.
При оформлении конфиденциального документа разрабатывается проект
документа на стадии его формирования. Вместе с проектом создается черновик
документа, который позволяет предотвратить его потерю и обеспечить
сохранность документа.
При создании бумажного документа должна быть создана текстовая
основа (подготовлен блокнот, бумага и типовые формы документов). Листы
должны быть пронумерованы и при этом подготовлены специальные бланки
для
внесения
конфиденциальной
конфиденциальности).
Учет
информации
бумажных
носителей
(штампы
и
гриф
осуществляется
в
специальных журналах и карточках.
«Организация конфиденциального делопроизводства включает в себя
создание подразделения, обеспечивающего изготовление, учет, хранение,
обработку и использование конфиденциальных документов, установление его
статуса, структуры, численного и должностного состава, разработку положения
о подразделении и должностных инструкций сотрудников, выделение для
подразделения служебного помещения, обеспечение необходимых условий
67
Таблица 1 Журнал учета бланков
Наименование вида
бланков
1
Дата поступления
2
Дата и номер
сопроводительных
документов
3
Наименование
организации –
поставщика бланков
4
Количество
экземпляров бланков
5
Серия и номер
гербовых бланков
6
Таблица 2 Журнал учета выдачи бланков в структуре подразделения
Наименование вида
гербового бланка
1
Количество
экземпляров бланков
2
Серия и номер
гербовых бланков
3
Наименование
подразделения, ФИО
получателя
4
Расписка в
получении
5
Примечания
6
68
труда, разработку или приобретение нормативных документов и
методической литературы по организации и ведению конфиденциального
делопроизводства, создание постоянно действующей экспертной комиссии,
оформление допуска сотрудников к коммерческой и служебной тайне и
обучение их правилам работы с конфиденциальными документами». [28, с.16]
Важной чертой ведения делопроизводства ограниченного доступа
выступает чёткое регламентирование реквизитов и видов составляемых
документов.
Все конфиденциальные документы содержат важную информацию,
которую необходимо учитывать и сохранять от неправомерного использования.
Утрата и утечка информации влечет потерю важных данных, поэтому по всем
конфиденциальным
документам
необходимо
вести
учёт.
При этом важной особенностью является сохранение документа до момента его
подписания и включения его в документооборот.
Для
учета
конфиденциальных
документов
в
делопроизводстве
составляются специальные журналы, в которых производится регистрация
поступивших документов. Это обеспечивает ускорение поиска информации по
каждому документу
Журнал имеет слeдующие графы: [31, С.65.]
Таблица 1
Порядковый
номер Дата
Гриф
Учетный
Заголовок
номер
Кол-во
экземпляров листов
конфиденциальности
1
Количество
Отметка
о
в местонахождении
экземпляре
2
3
4
5
6
7
При учете документов информация из них вносится в журнал учёта
поступивших документов (Таблица 3) и в журнал учёта пакетов (Таблица 4).
При доставке документа вскрывается пакет и осуществляется проверка полного
состава поступивших документов, а так же их регистрация.
69
«На каждом документе проставляется регистрационный штамп, в
котором проставляется дата поступления и номер поступления, который
дополняется указанием количества листов основного документа и приложений,
например: № 37–к от 12.05.2016
2 л. +2 прил. 17 л.
Регистрационный номер поступившего документа, кроме порядкового
номера поступления и отметки о конфиденциальности, может быть дополнен
индексом дела по номенклатуре дел, в которое будет помещен документ на
хранение» [32, С.6]
Общими чертами, которые характерны для таблиц являются внесение в
них следующих данных: дата поступления документа, корреспондент.
Так же можно выделить существенные различия.
Например, в Таблице 3 используются: дата документа, регистрационный
номер,
отметка
о
грифе
конфиденциальности,
подпись
работника
делопроизводства.
В Таблице 4 указывается: наименование и номер документа (при
внесении в реестр), подпись курьера, примечание (при необходимости).
Таким образом, можно заметить, что в Таблице 3 используется более
полная
(основная)
информация,
касающаяся
конфиденциального
делопроизводства.
Ведение журнала в конфиденциальном делопроизводстве позволяет
регистрировать не только исходные сведения (например, дату, номер, краткое
содержание), но и данные о перемещении документа и месте его.
Для учета информации используется журнал о перемещениях документов
(Таблица 5). В данном журнале указывается должность руководителя,
приложения к документу, подпись лица, получившего документ и подпись
работника
о
возвращении
документа.
70
Таблица 3 Журнал учета поступивших документов
Дата
Номер пакета
Дата
Регистрац.
Корреспондент
Краткое
Кол-во
Отметка
Подпись
листов
Гриф конф-
содержапоступл.
документа номер
работника
ние
док-та
док-та
службы
ти
документа
и
прилож.
1
2
3
4
5
6
7
8
9
Таблица 4 Журнал пакетов документа
№
Дата поступления
Корреспондент
Наименование
Подпись
Номера
Примечание
документов
и
номер курьера
документа
(расписки,
реестра)
1
2
3
4
5
6
7
71
В Таблице 6 размещаются графы журнала, содержащего сведения о месте
хранения документов. В этот журнал вносится информация об индексе дела
документа по номенклатуре дел, ставится подпись работника, который
отправляет документ в дело, а также ставится отметка о проверке наличия
документа в деле.
Данные журналы позволяют в полном объеме вести учет и отслеживать
этапы хранения документов конфиденциальной информации. В каждом
журнале содержатся сведения, необходимые для ведения документооборота.
Кроме журнальной формы учета документов, применяют карточную
систему учета. В большинстве случаев в этих карточках не используется
конфиденциальная информация.
«Обычно заполняют две карточки учета:
1) карточка инвентарного учета (в нее карточки поступают по мере
регистрации документов);
2) рабочая карточка (регистрация поступивших документов и учет их
перемещений)». [32, С.6]
72
Таблица 5 Сведения о перемещениях документа:
Дол-ть
Ко-во
листов Подпись лица, Подпись
фамилия рук-ля док. и прилож.
Должность,
Кол-во листов Подпись лица, Подпись
фамилия
док.и
получившего
работника
док.
службы конф- исполнителя
получив-
приложения
работник
службы
шего док.
ти за возврат
док.
1
2
3
4
5
6
7
8
Таблица 6 Сведения о месте хранения документа:
Индекс дела по номенклатуре дел, номера Подпись работника службы за помещение в Отметка о проверке наличия документа в
листов в деле
дело
деле
1
2
3
73
При этом для ведения учета документов с грифом «Коммерческая тайна»
используют журнал и карточку учета. (Таблица 7, Таблица 8)
Таблица 7 Журнал учета документов, имеющих гриф «Коммерческая тайна»
№/№ Наименование
Колич. Дата
п/п
экз
1
документов
2
Отправитель
Номер
Дата
Исходящ. Наименование дела
3
уничтож.
поступл. № и дата
(подшивка) док.
4
6
5
7
Таблица 8 Карточка учета документов с грифом «Коммерческая тайна
Наименование
документа
Количество
Отправитель
Номер дела
экз.
Исходящ. Наименование (подшивка)
№ и дата
Примечания
1
2
6
Учет
3
4
5
конфиденциальный
документов
играет
делопроизводства
документов
ограниченного
организации
важную
роль
при
доступа,
он
осуществляется обычно на стадии подготовки документов. Учет документов
производиться чаще всего в журналах и карточках, однако в последнее время
все более актуально становиться автоматизированная система регистрации
документов.
Автоматизированная система учета состоит из двух основных действий:
1)
Внесение в программу информации о документе и перенос этих
данных в электронный журнал;
2)
Проверка зафиксированных данных согласно конфиденциальной
документации.
3)
С
момента
поступления
документа
в
конфиденциальное
делопроизводство они фиксируются в хронологической последовательности в
автоматизированном журнале учета.
74
Распечатанные документы электронного журнала формируются в
обычный журнал в бумажном варианте (традиционный журнал).
Этот журнал позволяет учитывать факт поступления документа, его
издание и место хранения (согласно записям из электронного журнала).
Такой журнал «является одновременно:
- описью конфиденциальных документов;
- страховым массивом учетных данных о документах на случай порчи
или уничтожения электронного журнала» [41]
При
активном
использовании
электронных
ресурсов
бумажные
документы являются запасным способом хранения данных.
По сравнению с бумажным документооборотом электронный оборот
имеет существенные преимущества:
«позволяет обеспечить сохранность черновиков и первоначальных
вариантов;
- позволяет в процессе работы удалять, возникающие ошибки;
- дает возможность обеспечить процесс отправки и исполнения
документа между сотрудниками, которые имеют к нему доступ;
-
обеспечивает
сохранность
черновиков,
приложений
и
всех
дополнительных материалов, используемых в работе» [34, С.3]
Для совершенствования системы электронной документации разработан
ГОСТ Р7.0.97-2016, который позволяет вести документооборот как в
бумажном, так и в электронном виде. Оформление таких документов на
различных носителях выглядит одинаково, что способствует внесению
резолюций.
Создание электронного конфиденциального документа на техническом
уровне
похоже
на
формирование
бумажного
документа.
При
этом
осуществляются определенные этапы формирования этих документов:
На первом этапе руководитель должен обеспечить защиту документов от
сотрудников, не имеющих к нему служебного отношения;
75
На следующем этапе, в ходе обсуждения информации по документу,
необходимо скрыть содержание этой информации от других сотрудников (при
помощи «перекрытия акустических и визуальных каналов»);
На последнем этапе ответственным сотрудником должна быть обеспечена
сохранность документа (текст, основные части) при издании этого документа и
его передачи.
В конфиденциальном делопроизводстве при создании электронного
документа используют прикладные компьютерные программы.
При создании документа должен осуществляться единый процесс
документирования данных и должны выполняться следующие действия:
1) прохождение документом несколько стадий корректировки и после
этого подготовка к изданию;
2)
заключительное
согласование
документа
внутри
организации
ответственными сотрудниками;
3) проставление подписи (руководителем);
4) утверждение документа (руководителем);
5) внесение грифа конфиденциальности (незамедлительное внесение
грифа, в случае изменения).
При внесении этих данных в электронную версию осуществляется
процесс
регистрации
(индексирования),
хранения
и
подготовки
этих
документов.
При возможности должна быть создана система, в режиме которой
ответственный сотрудник на любом рабочем месте сможет получить данный
документ в режиме реального времени.
Основными способами создания электронного документа является:
1) текстовые редакторы, созданные при помощи типовых электронных
форм;
2) соединение разных по формату файлов в один электронный документ;
3) сканирование бумажного документа (перенос в электронную версию).
76
Кроме этих основных способов используются следующие электронные
данные, полученные с помощью:
«-электронной почты;
-корпоративной компьютерной сети;
-устройств ввода компьютерной информации и работу с электронными
документами различных форматов» [33, С.11]
Еще одним способом создания выступает регистрационная карточка
электронного документа. Для нее характерны определенные реквизиты:
«-дата создания, получения, исполнения;
-регистрационный номер;
-фамилия, имя, отчество исполнителя, адресата;
-права доступа;
-степень конфиденциальности;
-количество листов
-разделения документов по степени конфиденциальности» [33, С.11]
Для
ведения
электронного
конфиденциального
делопроизводства
необходимо учитывать следующие функции, которые должны применяться в
программе:
1) применение компьютерных программ для осуществления движения
электронных документов (документооборот) по корпоративной сети и
электронной почте;
2) применение одинаковых сведений из двух разных источников и
выделение для них общей тематики при помощи программы (гиперссылки);
3) проверка отправления документов по сети, контроль процесса
хранения, сканирования, копирования и размножения конфиденциальных
документов;
4) проверка исполнения резолюции, заданий, поручений и сроков
осуществления поставленных задач (с помощью программы сигнального
оповещения);
77
5)
нахождения
необходимого
документа
по
его
основным
характеристикам (реквизитам, ключевым словам или содержанию).
Создание
организацию
правильных
работы
конфиденциальной
с
электронных
документы,
информации
и
систем
позволяет
предотвратить
активно
утрату
применять
улучшить
и
утечку
требования,
регламентируемые правовыми нормами.
Благодаря новым компьютерным технологиям на электронный документ
в любой момент можно проставить электронную подпись или ограничить к
нему доступ. Так же можно направить его в любое время ответственному
сотруднику в любой стадии формирования документа (например, проверить
заметки или информации по документу).
В электронном делопроизводстве конфиденциальным документом можно
быть не только сам документ, «таблица, диаграмма, но и любое изображение
звукозапись и вообще все, что способен обработать компьютер. Примером
статического изображения может быть чертеж любой сложности или
электронная модель узла, изделия, сооружения» [33, С.12]
Современные информационные технологии позволяют создавать новые
электронные системы конфиденциального документооборота. При этом все
больше появляются достижения современных корпоративных систем для
ведения в электронном виде управленческой документации и осуществление с
помощью программ различных решений и задач. Большинство таких
документов создаются с помощью продуктов Windows.
Эта программа помогает вести процесс регистрации документов, работа с
документами в любом формате и любого вида (в электронной форме),
обеспечивать хранение любой версии конфиденциальных документов и
осуществлять поиск в режиме реального времени.
Усовершенствованная
программа осуществляет не только документооборот, но и содействует защите
информации от несанкционированного доступа.
78
«При
организации
деятельности
по
созданию
электронных
конфиденциальных документов создаются дополнительные системы защиты
этих документов. Для ограничения доступа разрабатываются индивидуальные
пароли, коды, ключи. Это позволяет обеспечить сохранность электронных
ресурсов» [34, С.5]
Разработка системы электронного документооборота использует в
настоящее
время
программные
методы
защиты.
Существует
большое
количество автоматизированных программ, осуществляющих обеспечение
сохранности и конфиденциальности документов. Реализация этих программ
строится на основе следующих методов:
1. «криптографический:
а) алгоритм шифрования;
б) ключ шифрования» [44]
этот метод позволяет использовать различные виды ключей (открытые,
закрытые), и используется при отправлении сообщений.
2. «Электронная цифровая подпись», действующая на основе ФЗ-№63 от
6.06.2011[21]. Этот метод позволяет подписать документ в электронном виде,
(то есть является аналогом собственноручной подписи).
«При визуализации электронного документа, подписанного электронной
подписью, на бумажном документе помещается отметка об электронной
подписи с соблюдением следующих требований:
-место
размещения
отметки
об
электронной
подписи
должно
соответствовать месту размещения собственноручной подписи в аналогичном
документе на бумажном носителе;
-элементы отметки об электронной подписи должны быть видимыми и
читаемыми при отображении документа в натуральном размере;
-элементы отметки об электронной подписи не должны перекрываться
или накладываться друг на друга;
79
-элементы отметки об электронной подписи не должны перекрывать
элементы текста документа и другие отметки об электронной подписи (при
наличии)» [46].
Для зашифровки используются пароли, которые являются наиболее
актуальным способом защиты электронного конфиденциального документа.
Однако, при использовании программ защиты не дается полная гарантия,
но в электронном документообороте появляются новые методы защиты,
которые постоянно совершенствуются.
Технология защиты электронных документов на современном этапе
существует на основе разработанных мер:
1) «Защита документа при его создании;
2) Защиты документа при его передаче;
3) Защита документа при его обработке, хранении и исполнении;
4) Защита документа при доступе к нему из внешней среды;
5) Защита данных в канале связи» [44]
«Выполнение перечисленных требований обеспечивает достаточный
уровень защищенности электронных документов как важнейшего вида
сообщений, обрабатываемых в информационных системах». [44]
Эти требования можно отнести к конфиденциальному документу, так как
они учитывают всевозможные этапы защиты в документообороте.
Система защиты электронных документов ограниченного доступа
отличается от системы традиционного, бумажного делопроизводства. Главным
отличием
является
наличие
установленной
программы,
разбитой
на
определенные этапы. Однако, нарушение в программе может привести к сбою
или утрате документа, что является определенным риском. Но по сравнению с
ведением бумажного документооборота автоматизированная система действует
быстрее и соблюдает все процедуры ведения ограниченного документооборота.
80
Конфиденциальная
информация
в
электронном
документообороте
содержится в специальных «хранилищах» (программах). Данная программа
осуществляет ряд возможностей:
- объединение документов по характеристикам, по общим принципам и
видам и проведение работы с ними;
-обеспечение хранения документов в этих программах (без привлечения
персонала);
-проверка поступления документов (получение или возврат), контроль
этих документов
-организация активного поиска необходимых данных по признакам,
определяющих документ;
-введение строгой системы передачи документов персоналу и его
возврата;
-контроль безопасного обращения с документами при передаче этих
документов в хранилище или в электронные сервисы (при использовании
компьютерных программ).
Защита
конфиденциального
делопроизводства
состоит
из
взаимосвязанных блоков:
«- блок технических (программных) средств защиты электронного
делопроизводства;
- блок технических средств защиты электронного делопроизводства,
связанных с нейтрализацией побочных электромагнитных излучений и
наводок;
- блок методов защиты электронного делопроизводства, связанных с
человеческим фактором и решением кадровых вопросов;
-
блок
организационных
методов
защиты
электронного
делопроизводства». [34, С.3] Самым эффективным является технический блок,
который делится на 3 рубежа:
81
Первый рубеж предполагает обеспечение сохранности информационных
систем (программ).
На втором рубеже происходит обеспечение сохранности данных
(информация), находящихся в системе делопроизводства.
Третий
сервисов
рубеж
занимается
(компьютерных
обеспечением защиты дополнительных
программ
работников,
отвечающих
за
конфиденциальное делопроизводство).
При сохранности информационных данных обязательным условием
является наличие системы контроля и защиты документов. Эта система
предназначена для защиты документов от несанкционированных просмотров
или вирусов.
Вся информационная система (программа) предназначена обеспечивать
функцию управления данными (случит развитию документооборота) и
обрабатывает информацию в электронном режиме.
Современные компьютерные системы помогают решать основные задачи
конфиденциального
делопроизводства
в
соответствии
с
современными
требованиями.
Основная положительная черта современных электронных систем
состоит в том, чтобы мгновенно решить поставленную проблему. Такая
система выполняет операции не превышая затрат.
«Быстрое
развитие
процессов
автоматизации,
проникновение
компьютеров во все сферы современной жизни повлекли, помимо несомненных
преимуществ, появление ряда специфических проблем. Одной из таких
проблем
является
необходимость
обеспечения
эффективной
защиты
информации и средств ее обработки.
Происходящий в последнее время рост обработки данных выдвинул
проблемы обеспечения безопасности информационных ресурсов в число
важнейших для национальной экономики» [34, С.4]
82
Для решения проблем безопасности необходимо применять правовые
методы.
Использование законодательных основ дает большую вероятность
найти ответственных в разглашении и утрате документов.
Так же при ведении электронного документооборота не стоит забывать о
правовой защите, которая включает основные юридические аспекты, грамотное
ведение документов и организацию работы с персоналом. Именно сотрудники
несут ответственность за утерю конфиденциальных сведений. Кроме того, для
предотвращения потери информации рекомендуется использовать только
эффективные и проверенные электронные программы, которые способны
быстро выявить нарушения (обнаружить утечку информации и предотвратить
угрозу).
Вывод
На современном этапе развития документов ограниченного доступа
процесс
функционирования
делопроизводства
подвергается
постоянным
изменениям, при этом совершенствуются различные направления:
1. Законодательная база.
Нормативно-правовая база реализуется в деятельности не только всего
делопроизводства, но и в области государственной тайны и конфиденциальной
информации. Для документов ограниченного доступа разработаны отдельные
инструкции,
которые
касаются
конфиденциального
и
секретного
делопроизводства. При ведении документооборота отдельный упор делается на
документы ограниченного доступа. Так, например, в требованиях к документам
отдельным пунктом прописан реквизит «гриф секретности». Благодаря,
изменениям в нормативно-правовой базе, совершенствуется сфера защиты и
развития информации ограниченного доступа.
2. Информационные технологии.
Введение
новых
технологий
позволяет
развивать
систему
делопроизводства по всем направлениям. Все более актуальным становится
83
электронный
используются
документооборот.
многими
Усовершенствованные
предприятиями
и
организациями
программы
и
помогают
оптимизировать работу с документами. Для документов ограниченного доступа
электронные ресурсы позволяют не только вести делопроизводство, но и
обеспечивать защиту программных сервисов. Информационные технологии
обеспечивают
сохранность,
контроль
и
формирование
современных
документов ограниченного доступа.
Данные направления охватывают все сферы деятельности, в которых
содержится секретная или конфиденциальная информация.
Совершенствование документов происходит так же в различных сферах
деятельности:
1) Разработка видов документов
Виды документов постоянно разрабатываются для государственных и
конфиденциальной тайны. Они имеют разные принципы, особенности,
законодательную основу и различные степени ответственности. От вида
зависит к какой группе относится документ, его степень секретности и наличие
грифа, а также способ хранение и учет документа.
2) Оформление документов
Эта напрямую связано с деятельностью делопроизводства (определение
грифа секретности, простановка реквизитов, использование электронной
подписи в электронном обороте).
3) Учет
При учете появляются новые журналы, в которые вносятся коррективы
(например, в электронном варианте).
Все более актуальным на современном этапе развития общества
становится автоматизированный учет. Новые технологии позволяют охватить
весь процесс создания документа (от момента его создания до факта его
рассекречивания в случае необходимости). Электронный учет характеризуется
84
появлением электронных шаблонов, что способствует совершенствованию
этапов оформления и хранения документа.
Значимым момент в развитии электронного учета считается введение
электронного
журнала.
Его
использование
является
процессом
учета
электронных данных, а также процессом ускорения введения данных. Такой
журнал позволяет вводить минимальное количество необходимой информации.
Благодаря таким преимуществам электронный учет более активно
применяется в ограниченном делопроизводстве.
4) Защита документов
Система
защиты
строится
на
основе
совершенствования
новых
информационных технологий. Это напрямую связано с разработкой и
появлением специальных технических программных блоков, с созданием базы
данных и процессом перемещения без утечки источника информации.
Новые технологии позволяют вывести процесс делопроизводства на
новый современный уровень. Для этого разрабатываются новые способы
создания документов (разработка бланков, появление новых вариантов
хранения).
Все
это
способствует
совершенствованию
системы
делопроизводства ограниченного доступа на современном этапе развития.
85
Заключение
Система развития
и совершенствования
документов ограниченного
доступа формировалась на протяжении многих веков.
При рассмотрении образцов первых документов, например, различных
берестяных грамот, уставных грамот, договорных обязательств, можно увидеть
лишь отдельные факты юридического характера. Поэтому первые документы
Древней
Руси
характеризуются
отсутствием
законодательной
базы
и
отсутствием чёткости в оформлении и создании документов.
Формирование документов не стояло на месте, оно прошло длительный
путь.
Ещё при создании первых документов стали применять различные
типовые формулярники, которые в те времена были своеобразными пособиями.
Так, например, при подготовке документа постоянно использовали черновик,
редактирование и беловик (как окончательный вариант). В тоже время активно
совершенствовались
и
приёмы
удостоверения
документа,
например,
проставление скреп, печатей.
В XV-XVII веках развитие делопроизводства ограниченного доступа
характеризуется появлением различных новых документов: царских указов,
докладов, приговоров, отражающих политику государственной власти.
Этот период времени можно считать зарождением первых основ
ограниченного делопроизводства.
Появление формуляров для организации дел в делопроизводстве сыграло
важную роль в развитии приказного делопроизводства. Но сам документ был
еще несовершенен в тот период времени, так как он представлял собой один
сплошной текст и не имел реквизитов. Но и здесь при детальном рассмотрении
можно заметить отсутствие систематизированной организации при создании
документа.
86
Важным
документом
на
первых
этапах
развития
системы
делопроизводства можно еще назвать Соборное уложение. Именно здесь
впервые прослеживается структурированность в виде статей. Недаром,
Соборное уложение считается памятником русского законодательства. Этот
документ по праву можно считать первым шагом к созданию документа с
правовой основой.
Первым же законодательным документом является, появившийся в
XVIII веке Государственный регламент, который способствовал установлению
новой системы делопроизводства в России. Для ведения делопроизводства
была создана специальная канцелярия (сенатская канцелярия), был установлен
кадровый состав, осуществлялся строгий контроль за движением документов,
вводилась
система
регистрации.
Регистрация
государственных
указов,
закреплялась государственной печатью.
Позже, с возникновением министерского делопроизводства, все чаще
стали появляться новые формы документов (докладные записки, акты). При
переписке стал использоваться такой реквизит, как резолюция.
Впервые в истории развития делопроизводства внимание уделяется
вопросам составления и хранения документов. В этот период появилось
понятие «делопроизводство», которое приобрело конкретное значение.
Таким образом, с появлением законодательной базы, с ведением
секретного делопроизводства, больше внимание уделялось развитию всей
системы развития делопроизводства ограниченного доступа. Именно тут
возникло понятие «Государственная тайна»
В XX веке, при советской власти, вопросам секретного делопроизводства
уделяется также много внимания, развитие в системе делопроизводства
происходит по определенным направлениям. Именно здесь уделяется внимание
документам, относящимся к государственной тайне, уделяется внимание
87
вопросам защиты этих документов, вводятся категории секретности. Этот
период характеризуется созданием чётких инструкций, единого контроля,
осуществление пристального внимания к документам, относящимся к
государственной тайне.
Документы, касающиеся ограниченного доступа, периода Великой
Отечественной войны также имеют три категории секретности:
1)«Секретно»; 2) «Особо секретно»; 3) «Совершенно секретно» в этих
документах проставлен
определенное количество реквизитов,
которые
отражают военную обстановку.
В
послевоенные
годы
система
делопроизводства,
касающаяся
государственной тайны, изменений особых не претерпела, так как достаточно
было той эффективной системы защиты, созданной еще в 20-е годы XX века.
А вот в 80-е годы развитию ограниченного делопроизводства уделяется
внимание: идет принятие ряда документов, касающихся государственной
тайны, что способствует законодательному регулированию.
Но окончательно система защиты государственной тайны была создана в
1996 году в период создания программы защиты государственной тайны.
Что касается документов в области конфиденциальной тайны, то первыми
предпосылками появления этих документов можно считать различные торговые
книги. Эти первые конфиденциальные документы не имели законодательной
основы.
В XIX веке в связи с совершенствованием торговых отношений, а также
модернизации
производства
возникает
необходимость
урегулирования
нормативно-правовой базы в конфиденциальном делопроизводстве. Благодаря
принятию первых нормативных документов (уложений) конфиденциальная
тайна стала подразделяться на различные виды. В каждом виде выделялись
определенные принципы, задачи, особенности.
88
В XX веке стала уделяться пристальное внимание созданию единой
системы делопроизводства для всех видов документов. Все особенности
документирования были закреплены в Единой государственной системе
документационного обеспечения управления (ЕГСДОУ). Именно этот документ
стал важным момент в оформлении всех документов, так как стал отправной
точкой в совершенствовании документа в целом (появилась четкая структура
создания документа).
На современном этапе развития этот документ сменил ГОСТ 2003 года,
который в рекомендательном порядке позволил создать современный вариант
документа.
В 2016 году был принят ГОСТ 2016, который дополнил предыдущий
ГОСТ,
и
способствовал
внедрению
в
документооборот
электронных
технологий.
Развитие информационных технологий в делопроизводстве повысило
эффективность
создания,
формирования
документа.
Для
документов
ограниченного доступа современные технологии применяются при учете и
контроле, однако, самым главным момент является то, что они их защищают
при помощи программных серверов, паролей, ключей.
Анализируя, этапы развития и совершенствования документов в целом,
можно выделить определенные тенденции:
1. создание законодательной базы;
2. расширение структуры (состава, оформление) документа;
3. внедрение информационных технологий.
Все это способствует повышению роли (статуса) документа во сферах
развития общества и позволяет в настоящее время максимально использовать
все ресурсы создания и развития документов ограниченного доступа.
89
Список литературы
Источники:
1.
«Конституция
Российской
Федерации»
(принята
всенародным
голосованием 12.12.1993) (с учетом поправок, внесенных Законами РФ о
поправках к Конституции РФ от 05.02.2014 N 2-ФКЗ, от 21.07.2014 N 11-ФКЗ»
2. Гражданский кодекс РФ (части первая, вторая, третья) с изменениями и
дополнениями от 26 ноября 2001 г.
3. Уголовный кодекс РФ от 13 июля 1996 г № 63-ФЗ (ред. 14 марта
2002г.)
4. Налоговый кодекс РФ от 31 июля 1998 г. №146-ФЗ (с изм. от 29
декабря 2001 г.)
5. Федеральный закон РФ от 21 июля 1993 г. №5485-1 «О
государственной тайне».
6.
«Федеральный
закон
РФ
«Об
информации,
информационных
технологиях и защите информации» от 27.07.2006 г. 149-ФЗ.
7. Федеральный закон «О персональных данных» от 27.07.2006 N 152-ФЗ
(последняя редакция)
8.Федеральный закон «Об оперативно-розыскной деятельности» от 12
августа 1995 г. № 144-ФЗ (с изменениями на 29 июня 2015 года)
9.Федеральный закон «Об обороне» от 31 мая 1996 г. №61-ФЗ (с
изменениями на 1 мая 2016 года)
10. Федеральный Закон от 7 августа 2001 г. №111- ФЗ «Об аудиторской
деятельности» (с изменениями на 1 мая 2016 года)
11. Федеральный закон «Об актах гражданского состояния» от 15 ноября
1997 г. №143-ФЗ (с изменениями на 28 ноября 2015 года.)
90
12. Федеральный закон от 21 ноября 2011 г. N 323-ФЗ «Об основах
охраны здоровья граждан в Российской Федерации» (с изменениями и
дополнениями)
13. Федеральный закон «Об основах государственной службы Российской
Федерации» (с изменениями на 27 мая 2003 года) (утратил силу с 01.02.2005 на
основании Федерального закона от 27.07.2004 N 79-ФЗ)
14. Основы законодательства РФ «О нотариате» (с изменениями на 29
декабря 2015 года) (редакция, действующая с 1 января 2016 года)
15. Федеральный закон РФ «О средствах массовой информации» от 27
декабря 1991 г. №2124-1 (с изменениями на 5 апреля 2016 года)
16. Федеральный закон РФ «О банках и банковской деятельности» (в
редакции Федерального закона от 3 февраля 1996 года N 17-ФЗ) (с
изменениями на 5 апреля 2016 года)
17. ФЗ от 26 сентября 1997 «№125 (175)- ФЗ «О свободе совести и
религиозных объединениях» (с изменениями на 30 марта 2016 года)
18. Федеральный закон от 4 июня 1990 г. №1529 – 1 «О предприятиях
СССР»
19.Федеральный закон «О коммерческой тайне» (с изменениями на 12
марта 2014 года)
20. Федеральный закон «О политических партиях» от 11.07.2001 N 95-ФЗ
(последняя редакция»
21.Федеральный закон «Об электронной подписи» от 06.04.2011 N 63-ФЗ
22. Государственный стандарт РФ ГОСТ Р.6.30-2003 «Унифицированные
системы
документации.
Унифицированная
система
организационно-
распорядительной документации. Требования к оформлению документов»
(принят и введен в действие постановлением Госстандарта РФ от 3 марта 2003
г. N 65-ст)
91
23. «ГОСТ Р 7.0.97-2016. Национальный стандарт Российской Федерации.
Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу.
Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению
документов» (утв. Приказом Росстандарта от 08.12.2016 N 2004-ст)
24. Единая государственная система делопроизводства (Основные
положения) Одобрено Государственным комитетом Совета Министров СССР
по науке и технике (постановление N 435 от 4 сентября 1973 года) (утерял силу)
Литература:
25.Жигулин
Г.П.
Организационное
и
правовое
обеспечение
информационной безопасности//СПб: СПбНИУИТМО, 2014. С.173
26. Сватиков С. Зарубежная агентура Департамента полиции. – М., 2014.
С. 213–229. (инструкция приложение 2)
27. Вус М. А. Государственная тайна в аспекте научно-исследовательской
деятельности // Право: история, теория, практика: материалы III междунар.
науч. конф. (г. Санкт-Петербург, июль 2015 г.). — СПб.: Свое издательство,
2015. — С. 27
28.А.Н. Кришталюк, Конфиденциальное делопроизводство и защита
коммерческой тайны. Курс лекций: МАБИВ; Орел; 2014
29. Документационное обеспечение управления; конспект лекций для
специальностей 080504 - государственное и муниципальное управление, г.
Коломна, 2015 г.
30. Анцупов Д. В. Статья «История коммерческой тайны в России» от
19.11.2017, Россия Москва и Московская область
31. Бухтиярова А.В «Организация работы с документами ограниченного
доступа» ВКР, С.86; Орел,2016
32.А.В.Бухтиярова, научная статья в материалах «Организация ведения
конфиденциального
делопроизводства»
XII
Межвузовская
студенческая
92
научно-практическая
конференция
«Актуальные
проблемы
управления
в материплах
«Проблемы
документами и архивоведения». С. 7, Орел 2016 г;
33. А.В. Бухтиярова, научная
статья
безопасности и сохранности информационных ресурсов» (на примере
конфиденциальных
конференция
документов)
«Электронное
V
Всероссийская
информационное
научно-практическая
пространство
для
науки,
образования, культуры». С.12, Орел 2017 г.
34. А. В. Бухтиярова, научный доклад «Организация электронного
документооборота
конфиденциальных
«Документационн0-информационные
документов»
коммуникации
и
Секция:
библиотечно-
информационная деятельность в сфере образования, науки и культуры». С.5,
Орел 2018г.
Электронные ресурсы:
35.http://litresp.ru/kniga/ru/К/kolpakidi-aleksandr-ivanovich/specsluzhbirossijskoj-imperii-unikaljnaya-enciklopediya
36. https://profilib.net/chtenie/63292/feliks-lure-politseyskie-i-provokatory.php
37. http://lawlibrary.ru/izdanie50579.html
38. http://bookree.org/reader?file=590636
39.http://helpiks.org/7-89977.html
40https://ecm-journal.ru/docs/GOST-R-7097-2016-vmesto-GOST-R-6302003-Novye-trebovanija-k-oformleniju-dokumentov-ORD.aspx
41 https://searchinform.ru.
42. http://www.agentura.ru/press/cenzura/secret-ussr/?print=Y
43. http://www.delo-press.ru/articles.php?n=7171
44. http://www.scienceforum.ru/2015/811/9295
45.https://sites.google.com/site/upravlenieznaniami/tehnologii-upravleniaznaniami/sistemy-elektronnogo-dokumentooborota
93
46.https://ecm-journal.ru/docs/GOST-R-7097-2016-vmesto-GOST-R-6302003-Novye-trebovanija-k-oformleniju-dokumentov-ORD.aspx 03
47. http://center-yf.ru/data/Yuristu/gosudarstvennaya-tayna.php
48.http://nashaucheba.ru/v14206/кудряев_в.а._организация_работы_с_доку
ментами
49.
РАССЕКРЕЧЕНЫ
УНИКАЛЬНЫЕ
ДОКУМЕНТЫ
ПЕРВЫХ
МЕСЯЦЕВ ВОЙНЫ http://www.orel.kp.ru/daily/26396.5/3273118/
50. http://mil.ru/files/files/camo/gallery_2.html
ПЕРВЫЙ ДЕНЬ ВОЙНЫ.
Коллекция документов Центрального архива МОРФ.
51. Angus mitchell, secret archives and incinerated truths,
Journal «History Ireland”, vol. 25, no. 4 (july–august 2017), pp. 14-15
94
Приложение 1
1726 г., марта 7
Указ о должности сената
Именный указ - о должности сената
1. Сенату надлежит состоять из знатных и поверенных персон, кому от нас
ныне и впредь поведено будет, и сидеть по рангам, и, кроме их, также генерала
и обер-прокуроров и обер-секретарей и секретарей и протоколистов, никакой
незваной персоне не входить в то время, когда советы определяются, а когда
кто из знатных персон войдет, то сенаторы да почтут онаго местом сесть на
стул, но и то который бы ранг имел между знатными чинами, а именно до
бригадира; и понеже в сенатской канцелярии президенту быть невозможно,
того ради оной быть в дирекции у генерала-прокурора и у обер-прокурора.
2. Надлежит Сенату для исправления дел съезжаться и сидеть по вся дни, кроме
воскресных и праздничных дней, и отправлять оныя со всяким прилежанием и
ревностию по указам. Уложению и государственным правам; разве такое дело
случится, на которое нет ясных указов или какое новое и весьма важное,
которое собственному нашему решению подлежит, о таком доносить нам в
Верховном тайном совете, представя свое мнение и требовать резолюции.
3. Когда в штатских коллегиях такия дела случатся, которых в тех коллегиях
решить не могут, то те дела президентам из тех коллегий взносить и объявить
генералу-прокурору, или обер-прокурору, которые должны представить в
Сенате, и оное решить; а из двух воинских и третьей иностранной, когда
случатся какия дела до Сената а с оными приходить тех коллегиев советникам.
4. Какия челобитныя поданы будут рекетмейстеру на неправый суд коллегий и
канцелярий, которые к коллегиям не подчинены, то ему рекетмейстеру, оныя
приняв, по них предлагать Сенату и по оным те дела брать ему и, росписав все
пунктами, дабы что в одном пункте есть, уже бы в другом не упоминалось,
(понеже во всяком деле челобитчиком бывают разныя дела), и, сделав выписку
так, как в его должности написано, к решению предлагать и в Сенате
розыскивать, и когда придет до сентенции, тогда учинит присягу пред богом в
правосудии, и как оная учинена будет, решить самою истиною по указам и
регламентам по присяге, по злобе не посягая, и по дружбе и свойству не маня.
95
5. В штатския коллегии президентов, вице-президентов и советников выбирать
сперва кандидатов, и оных для определения, нам в Верховном тайном совете
представить; а в другие коллежские члены и прочие нижние чины выбирать по
указу, как и прежде было, достойных.
6. Сенату же выбирать и объявлять в провинции воевод, ассессоров, камериров,
рентмейстеров и земских и судных комиссаров, в губерниях президентов, в
надворные суды, и земских секретарей; а губернаторов, вице-губернаторов и
оберкоммендантов и коммендантов, которые из воинских чинов, и таких
выбирать, снесшись с воинскою коллегиею (сие разумеется о тех, которые
обязаны гражданскими делами, а которые гражданскими делами не обязаны,
тех воинской коллегии по прежнему выбирать) и нам в Верховном тайном
совете для определения представлять.
7. А которые будут производиться в гражданские чины из дворян на убылыя
места по ведомостям из коллегий и из прочих мест, из которых требовано
будет, тех велеть представлять герольдмейстеру по два или по три человека
достойных; а в которыя места надлежит быть не из дворян, в те представлять
же из коллегий, за подписанием рук всей коллегии; а из прочих мест, откуда
кто требует, за его рукою и прочих при нем товарищей, так же по два или по
три человека на одно место, из оных Сенату определить достойных.
8. О всяких делах, которым надлежит вершеным быть в Сенате, иметь на столе
подробный реэстр, описывая месяц и число, когда по тому делу выписка
учинена и в реэстр взнесена, и слушать по тому реэстру, а не выбором; а какия
дела будут нужныя, те наперед (а наипаче по нашим указам, которые будут за
нашим подписанием, или именем нашим из Верховного тайного совета)
слушать и решить следующим образом: когда какое дело будут слушать, тогда
между собою не говорить и, выслушав, буде дело неважное, в то время
приговаривать с нижних голосов и решить; а ежели которого дела вскоре
решить будет неможно, то встав и кто с кем заблагоразсудит в том деле
толковать надлежащее время по важности дела и по разсуждению генералапрокурора и обер-прокурора: для чего ему генералу-прокурору и оберпрокурору иметь песочные часы, и как встанут и будут толковать, тогда, объявя
им песочные часы и, обратясь, поставить на стол такие, сколько к тому
толкованию время надлежит; а как то время пройдет, тогда быть всем по своим
местам и по вышеозначенному голосы свои давать снизу, один по другому и,
дав голосы, решить; а больше показанного времени в решении продолжения не
96
чинить; и ежели голосы все согласны, то записать в протокол и обще всем
закрепить; а хотяб кто из них и не согласился, и тот его спор записать притом
же протоколе особо и закрепить ему своею рукою; а ежели случится зело
тяжкое дело, которое в короткое время не может решиться, то отложить до
другова дни; буде же такое дело, которое отсрочки не терпит, то поговорить и
подумать до трех часов и решить по вышеписанному ж; а как голосы свои
давать будут, то каждого голос записывать секретарю, а им каждому по своим
голосам крепить; а ежели кто из членов Сената так чинить не будет, или что
приговаривать будет неправо, то генералу-прокурору и обер-прокурору в том
им предлагать, чтоб они то чинили так, как надлежит без страсти, напоминая
им то, что всегда подобает Сенату иметь о монаршеской и государственной
пользе неусыпное попечение и доброе простирать и все, что может быть
вредно, всемерно отвращать; а ежели кто не послушает, то генералу-прокурору
или обер-прокурору, того дела не допуская до вершения, доносить нам в
Верховном тайном совете.
9. Никому в Сенате не позволяется разговоры иметь о посторонних делах,
которыя не касаются к службе нашей, наипаче же да не имеют разговоров
бездельных или шутками являтися, и надобно ведать, что есть оное место
сочинено, где подобает поступать со всякою надлежащею учтивостью; ежели
же кто противно сему поступит и учинит какое безчинство, тот штрафован
будет.
10. Без согласия всего Сената ничто делать подобает, паче же ниже что вершить
возможно; ежели же бы иногда кто за болезнию или некоторой крайней ради
нужды не в присутствии был, того для делам оставленным быть не надобно;
однако о важных делах и отсутствующим подобает прежде решения всякому
осведомлену быть (сии отлучки разумеются кроме дальних), и его мнение на
письме получить, и надобно, чтоб всякия дела не в особливых домах или в
беседах, но в Сенате вершить и в протокол введенным быть надлежит; не
надлежит же сенатским членам никого посторонних в Сенат с собою брать,
которому б тамо по званию своему быть не подобало.
11. В Сенате никакое дело исполнено быть надлежит словесно, но все
писменно; понеже Сенату в таких поведениях вельми нужно иметь всякое
опасение и осторожность, дабы наш интерес ни в чем не повредить и того ради
не придти всем к тяжкому ответствованию.
97
12. Сенату надлежит иметь ведомости повсягодно такия, что со своего
государства каких окладных и неокладных доходов званиями порознь по
статьям в приходе быть надлежит и на какия дачи в расход употреблены будут.
13. Всех генералов-кригс-комисаров, казначеев и цалмейстеров и их
подчиненных, которые у приходу и расходу денег и провианта, також и
ревизион-контору иметь счетом в полном ведении в Сенате и дабы никто в
счетных делах ничем немог отговориться.
14. Дела, которыя имеют быть решены в Сенате, под оными протоколы
закреплять всему Сенату, и с них для действия, куда надлежит, посылать указы
и промемории за закрепою обер-секретаря, а нужныя и за государственною
печатью, и на те указы, куда б оные ни посланы были, рапортовали б без
замедления в учиненный срок по Генеральному регламенту, смотря по
дальности места, или как в тех указах срок объявлен будет; однакож чтоб такое
время было, чтоб возможно то сделать, дабы невозможностию не обвинен кто
был напрасно, и чтоб оные рапорты были с изъяснением, дабы мочно ведать,
что исполнено и что не может быть исполнено, и, для чего, то описывать
именно; а которые против онаго рапортовать не будут, то с таковых имать
штрафы за всякой месяц за сроком, а именно: за первой сто рублей, за другой
вдвое, за третий втрое, за четвертый вчетверо, за пятый лишением всего и
вечною работою на галеры, ежели законных причин не покажет.
15. О делах государственных, которыя тайности подлежат, отнюдь в
партикулярных письмах ни к кому не писать, также и словесно ни с кем не
говорить и не объявлять; а ежели кто сие учинит, тот штрафован будет.
16. В прочем все им врученныя дела к лучшим государственным интересам
исправлять, сколько возможность и сила допустит, дабы ничто упущено не
было, так, как честным и добрым людям надлежит и чтоб пред богом и
государством могли по присяжной своей должности чистый ответ дать: и для
того иметь в Сенате на столе книги с реэстрами, а именно: инструкцию Сенату,
указы и регламенты, указы на дела конец имеющия.
ПСЗ, Т. VII, N 4847.
98
Приложение 2
Документ, регламентирующий оперативно-розыскную деятельность
Инструкция филерам Летучего отряда и филерам розыскных и охранных
отделений.
31 октября 1902 г.
СОВЕРШЕННО СЕКРЕТНО
Копии снимать воспрещается
1) Старший филер сообщает письменно Департаменту полиции, на имя
заведующего наружным наблюдением Евстратия Павловича Медникова, не
менее двух раз в неделю, краткие сведения по текущему наблюдению: об
установке и выяснении наблюдаемых и мест, ими посещаемых, о появлении в
сфере наблюдения новых лиц, о перемене наблюдаемыми места жительства, об
их выбытии куда-либо, о сходках, конспиративных свиданиях, о появлении у
наблюдаемых, при их передвижениях и деловых сношениях, каких-либо
свертков и вообще подозрительных предметов и о передаче таковых.
Независимо от этого, старший филер сообщает заведующему наблюдением о
всех выдающихся фактах по наблюдению – немедленно.
2) Филер, выехавший из места постоянного пребывания с наблюдаемым, при
первом удобном случае телеграфирует заведующему наблюдением и своему
начальнику. Телеграммы должны носить характер торговой корреспонденции,
например: «Товар Черного везу Тулу»; подписывать такие телеграммы филер
должен собственной фамилией.
3) По прибытии в какой-либо другой город вне своего постоянного места
жительства филер немедленно телеграфирует свой адрес заведующему
наблюдением и своему начальнику и письменно сообщает подробно результаты
наблюдения ежедневно.
4) Письма отправляются заказными, причем рекомендуется сдавать таковые на
вокзалах или же опускать в почтовые ящики поездов.
5) Желательно, чтобы старшие филеры знали адреса таковых же старших в
других пунктах.
99
6) Все письма из какой-либо одной местности должны иметь общую
порядковую нумерацию и указания, когда и где они составлены, в конце
подпись.
7) Каждому лицу, вошедшему в наблюдение, дается кличка, как равно и лицам,
кои, по мнению филеров, будут представляться интересными или часто
встречаться ими по наблюдению.
8) Кличку надлежит давать краткую (из одного слова). Она должна
характеризовать внешность наблюдаемого или выражать собою впечатление,
которое производит данное лицо.
9) Кличка должна быть такая, чтобы по ней можно было судить, относится ли
она к мужчине или к женщине.
10) Не следует давать одинаковых кличек нескольким лицам, и каждый
наблюдаемый должен иметь одну кличку, данную ему впервые, когда его
узнали.
11) Упоминая новое лицо под кличкой, должно сообщать подробно, когда и как
оно появилось, описать его приметы, а также кто из филеров его лучше знает.
12) Приметы должны быть сообщаемы в следующем порядке: лета, рост,
телосложение, лицо (глаза, нос, уши, рот, лоб), растительность на голове и
проч., цвет и длина волос; одежда; особенности в походке или манерах.
13) При сообщении сведений о каждом наблюдаемом в самом начале должно
указывать, где он живет и с какого приблизительно времени, если же в адресе
его нет полной уверенности, то следует оговариваться об этом.
14) При посещении наблюдаемыми домов следует точно указывать помимо
улиц еще номер владения и фамилию владельца, а равно, по возможности, и
квартиру (ход, этаж, флигель, окна).
15) Если в одном доме наблюдаемые посещают два или несколько разных
помещений, то надлежит каждый раз указывать, куда именно они ходят.
16) Если дом угловой, надлежит обязательно указывать, под какими номерами
он значится и с какой улицы существует вход в такой дом.
17) В донесениях не следует писать «пошел» к такому-то, а «пошел в дом»
такой-то к такому-то.
100
18) В донесениях надлежит указывать на места, где наблюдаемые бывают по
частным надобностям (обед, занятия, родственники).
19) При посещениях же наблюдаемыми магазинов и мастерских следует
обязательно указывать фамилию владельцев их и улицы, на которых эти
заведения находятся.
20) С карточек, находящихся у входов, надлежит записывать все полностью
(фамилию, имя, отчество и т. д.).
21) При осуществлении наблюдения необходимо всегда действовать так, чтобы
не обратить на себя внимания, не ходить заметно тихо и на одном месте в
течение продолжительного времени не оставаться.
Подписал: директор Лопухин.
С подлинною «верно»: за заведующего Особым Отделом Трутков.
101
102
103
104
105
106
107
108
109
110
111
112
1/--страниц
Пожаловаться на содержимое документа