close

Вход

Забыли?

вход по аккаунту

Недоруб Екатерина Юрьевна. Совершенствование документационного обеспечения управления в современных условиях

код для вставки
2
3
4
АННОТАЦИЯ
выпускной квалификационной работы
Недоруб Екатерины Юрьевны
«Совершенствование документационного обеспечения управления
в современных условиях»
Научный руководитель – Прокохина Маргарита Игоревна, к.п.н., доцент
Ключевые слова: документооборот, управление организацией, анализ
документов, общеобразовательная школа, основы управления, документирование.
Структура и объем работы определена логикой научного исследования и
состоит из трех взаимосвязанных глав (одна из которых носит теоретический
характер, а две – практический), библиографического списка, состоящего из 30
наименований. ВКР изложена на 112 листах машинописного текста и включает 5
иллюстраций, 3 таблицы и 10 приложений.
Основной
целью
данной
работы
является
изучение
аспектов
совершенствования документационного обеспечения управления в современных
условиях.
Предметом исследования
обеспечения
характер,
управления.
так
как
совершенствования
является
Проведенное
были
система
исследование
разработаны
документационного
документационного
носит
конкретные
практический
пути
обеспечения
и
методы
управления
в
государственной общеобразовательной организации.
Методы
системный
исследования:
анализ,
теоретический
монографический
и
анализ,
описательный
интервьюирование,
метод,
методика
фотографии рабочего времени.
Основные результаты работы носят прикладной характер и отличаются
уникальностью. Так, были сформулированы практически значимые принципы
работы с электронной корреспонденцией организацией, пути модернизации сайта
образовательной
организации,
а
также
предложения
по
использованию
электронной подписи директором школы. Данные рекомендации могут быть
использованы и другими образовательными организациями города и области.
5
Содержание
Введение
Глава
1.
7
Теоретические
основы
документационного
обеспечения
управления в современных условиях
9
1.1 Сущность, структура, содержание и нормативно-правовая база
документационного обеспечения управления
9
1.2 Системный анализ методических подходов к совершенствованию
документационного обеспечения управления
1.3
Особенности
документационного
21
обеспечения
управления
государственных общеобразовательных учреждений
30
Глава 2. Современное состояние документационного обеспечения
управления
в
Муниципальном
бюджетном
общеобразовательном
учреждении – лицее №18 г. Орла
36
2.1 Организационно-структурная схема аппарата управления МБОУ –
лицея №18 г. Орла
36
2.2 Структура, функции и нормативно-правовая основа подразделения
делопроизводства в МБОУ - лицее №18 г. Орла
46
2.3 Организация документооборота и делопроизводства в МБОУ – лицее
№18 г. Орла
63
Глава 3. Совершенствование документационного обеспечения управления
в МБОУ – лицее №18 г. Орла
3.1
Основные
направления
71
совершенствования
документационного
обеспечения управления
72
3.2 Внедрение предложений по совершенствованию документационного
обеспечения управления
76
Заключение
78
Список литературы
79
6
Приложение
1.
Лицензия
на
осуществление
образовательной
82
деятельности
Приложение 2. Свидетельство о государственной аккредитации
84
Приложение 3. Организационно-структурная схема аппарата управления
МБОУ – лицея №18 г. Орла
86
Приложение 4. Устав МБОУ – лицея №18 г. Орла
87
Приложение 5. Положение об оплате труда работников МБОУ – лицея
№18 г. Орла
104
Приложение 6. Приказ о введении отраслевой оплаты труда
105
Приложение 7. Постановление об утверждении Порядка организации
индивидуального отбора учащихся при приеме либо переводе в
государственные общеобразовательные организации Орловской области и
муниципальные
общеобразовательные
организации
для
поучения
основного общего и среднего общего образования с углубленным
изучением отдельных учебных предметов или профильного обучения
106
Приложение 8. Коллективный договор МБОУ – лицея №18 г. Орла
107
Приложение
сертификата
9.
Типовой
ключа
бланк
проверки
на
выпуск
электронной
квалификационного
подписи
для
общеобразовательных организаций
109
Приложение 10. Фотография рабочего дня секретаря-делопроизводителя
МБОУ – лицея №18 г. Орла
111
7
Введение
Объем
информации,
отраженной
в
документах
различных
типов,
представляет собой фундамент управленческой деятельности любого учреждения.
Как показывает опыт, практическая эффективность которого, в первую очередь,
стоится на основах производственной деятельности, а также принципах
потребления и передачи информации. Очевидно, что научный подход к работе с
документацией оказывает существенное влияние на продуктивность процесса
управления в целом и на гиперболизацию культуры управленческого труда
работников
организации.
Следовательно,
от
взаимосвязи
параметров
качественного и профессионального документооборота напрямую зависит
эффективность процесса управления в целом [21].
Научно
обоснованная
и
качественно
реализованная
система
делопроизводства в учреждениях характеризуется одним из ключевых аспектов
качественной
работы.
Неотъемлемой
составляющей
любой
современной
организации принято считать абсолютное соблюдение всех предписанных
условий
для
осуществления
качественной
работы.
Таким
образом,
целесообразность соблюдать все предписанные законодательством нормы к
составлению документов, оперативного и детального рассмотрения
дел,
грамотного исполнения поставленных задач в рамках документации [18, 20].
Таким образом, основной целью данной выпускной квалификационной
работы является изучение аспектов совершенствования документационного
обеспечения управления в современных условиях.
Для решения поставленной цели было намечен ряд взаимосвязанных задач:
-
установить теоретические основы документационного обеспечения
управления в современных условиях;
- охарактеризовать современное состояние документационного обеспечения
управления в Муниципальном бюджетном общеобразовательном учреждении –
лицее №18 г. Орла;
8
-
указать
пути
и
методы
совершенствования
документационного
обеспечения управления в МБОУ – лицее №18 г. Орла.
Актуальность выбранной темы выпускной квалификационной работы
обуславливается недостаточной теоретической и практической изученностью
данной проблемы в рамках массовой школы.
следственных связей
Установление причинно-
проблем управления документацией в современных
условиях на базе государственного учреждения, позволит целенаправленно
сформировать ключевые принципы модернизации данной системы в условиях
общеобразовательной организации.
Научный потенциал данной работы связан с изучением и практическим
внедрением (апробацией) результатов исследования, базирующихся на принципах
научной организации управленческого труда. Подразумеваем, что весь процесс
работы
с
документацией
следует
методически
дифференцировать
на
взаимосвязанные составные части, отдельными элементами которого являются
простые операции, доступные работнику любого уровня подготовки [23].
Ключевой предпосылкой совершенствования системы документационного
обеспечения
управления
организацией
приняли
данной
государственной
недостаточность
общеобразовательной
информационного
ресурсного
обеспечения. Разработка концепции его реформирования, а также эффективного
функционирования является одним из приоритетных направлений данной работы.
В целях детальной проработки основной цели и задач ВКР были выбраны
следующие
методы
теоретического
теоретический и системный
и
эмпирического
исследования:
анализ, интервьюирование, монографический и
описательный метод, методика фотографии рабочего времени. При проведении
эмпирического исследования по общепринятой методике фотографии рабочего
времени, использовали классический вычислительный метод обработки данных.
Практически значимость данных исследований заключается в разработке
новых и актуальных методов совершенствования системы документационного
обеспечения управления, которые могут быть использованы и другими
образовательными организациями города и области.
9
ГЛАВА 1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО
ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ В СОВРЕМЕННЫХ УСЛОВИЯХ
1.1 Сущность, структура, содержание и нормативно-правовая база
документационного обеспечения управления
Понятие «документационное обеспечение управления» характеризуется как
неотъемлемая
составляющая
взаимосвязанных
процессов
управления
учреждением любого типа или формы собственности, которое включает в себя
аспект принятия отдельных и комплексных управленческих решений. Качество и
оперативность документооборота существенно влияют на процесс управления
предприятием в целом [11].
Хронологический процесс принятия управленческих решений внутри
организации состоит из следующих логически взаимосвязанных компонентов:
получения информации и её обработки, критического анализа, изложенных
данных в документе, подготовки и соответственно принятия управленческого
решения на основании полученных данных. Справедливо отметить, что все
указанные
этапы
являются
неотъемлемой
частью
документооборота
в
современной организации, так как каждый из представленных этапов обязательно
сопровождается оформлением, анализом или рассмотрением соответствующей
документации разных типов [26, 27].
Существует
множество
трактовок
и
определений
понятия
«документационное обеспечения управления» (ДОУ), которые в той или иной
степени отражают авторский взгляд на данный аспект науки, отражающий его
особенности в целом.
По мнению одного из известных советских и российских ученыхдокументоведов
Кузнецовой
Т.В.,
данное
определение
трактуется
как
«специфическое направление управленческой деятельности, которое заключается
в составлении, оформлении документов, их обработке и хранении. От того,
насколько правильно составлен и оформлен документ, организована работа с ним,
10
во многом зависит своевременность и правильность принятия управленческого
решения» [19].
Другой известный автор книг по делопроизводству, специалист по
организации кадровых служб предприятий М. Ю. Рогожин в своих трудах
указывает
следующее:
«документирование
управленческой
деятельности
предприятия - это совокупность выполняемых согласно определенным правилам
действий
по
записи
и
оформлению
соответствующей
информации
на
материальных носителях в виде бумажных или электронных документов» [26].
Другой ведущий деятель в сфере документоведения и управления
персоналом - Л. С Доскова, считает следующее: «документационное обеспечение
подразумевает организацию работы с документами, обращающимися в системе
управления организации. Основой документационного обеспечения системы
управления является делопроизводство - полный цикл обработки и движения
документов с момента их создания работниками кадровой службы (или получения
ими) до завершения исполнения и передачи в другие подразделения» [15].
В то же время, Л. А. Ленкевич сформулировал немного отличное понятие
ДОУ и пишет следующее: «ДОУ – это деятельность организационного аппарата
управления, охватывающая аспекты документирования и организации работы с
документами различных типов» [20].
Но, проведя теоретический анализ данных понятий, пришли к выводу, что
Н. М. Березина в своих научных трудах указывает наиболее современное
определение понятию делопроизводство. Подчеркивается, что делопроизводство
– это, в первую очередь, документирование управленческой деятельности
учреждения, базирующееся на научной организации труда с применением
современной техники» [13].
В то же время, в соответствии со стандартом ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система
стандартов
по
информации,
библиотечному
и
издательскому
делу.
Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», понятие
«документационное обеспечение управления» трактуется как «деятельность,
основной целью которой является обеспечение управления документами» [6].
11
Проведя системный анализ представленных выше авторских определений
ДОУ и данного понятия в нормативно-правовом документе, путем эклектики,
сгенерировали более актуальное понятие процесса обеспечения документацией
учреждения. Установили, что данный аспект включает в себя принципы работы с
документацией всех видов по заранее определенным нормативам, разработку
системы учета, движения и хранения документов, базирующиеся на научном
подходе к организации труда применением современных информационнотехнических средств.
Сформулированное нами комплексное определение четко отражает все
делопроизводственные процессы, необходимые для обеспечения функций
управления организацией любого типа, в частности:
1) документирование,
представляющее
собой
процесс
фиксации
информационных данных на носителе любого типа по заранее предписанным
требованиям;
2) документооборот как динамический процесс внутреннего движения
документов отдельных документов или их совокупности в организации,
3) сохранность документов характеризуется организацией определенных
аспектов хранения документации до их передачи в архив данной организации или
для дальнейшего уничтожения;
4) эксплуатация документов заключается в практическом использовании
информации, заключенной в документах в различных целях, не противоречащих
существующему законодательству[28].
Исходя из вышеуказанного видно, что система документационного
обеспечения управления это целостный взаимосвязанный процесс отдельных
компонентов,
успешное
функционирование
которых
формирует
среду
гиперболизации процесса делопроизводства. Таким образом, учреждениям важно
знать и применять фиксированный единый порядок работы с документацией.
Основные элементы системы ДОУ взаимосвязаны по горизонтали в цепочке
управления и отражены на рисунке 1.
12
Элементы системы ДОУ
регулирующая
(нормативная)
среда
штат
предприятия
материальнотехническое
обеспечение
внешние
пользователи
Рисунок 1 – Основные элементы системы документационного обеспечения
управления
Отдельные элементы представляют собой целостную систему, где каждый
отдельный
компонент
взаимосвязан
с
другими.
Так,
регулирующая
(нормативная) среда устанавливает единые правила и принципы работы и приема,
обработки документов любого типа. Штат конкретного предприятия представляет
собой отдельные взаимосвязанные друг с другом структурные подразделения,
децентрализованное управление которыми осуществляют должностные лица, к
основным функциям которых относится ведение соответствующей документации.
Систему ДОУ предприятия нельзя считать современной и актуальной без
соответствующего
материально-технического
обеспечения.
В
большинстве
случаев, данный аспект представлен совокупностью технических и программных
средств. К одним из немаловажных элементов ДОУ принято относить внешних
источников информации. Как правило, внешние источники информации
представлены
органами
местного
самоуправления,
а
также
отдельными
физическими или юридическими лицами. Законные представители могут
обращаться на правомерных основаниях к некоторым документам организации
для получения необходимой информации [19].
Утвержденные
соответствующим
документом
управленческие
кадры
организации несут личную ответственность за достоверность информации в
документах, а также за порядком их составления и эксплуатации. Следовательно,
руководители
учреждений
должны
быть
знакомы
с
общепринятым
законодательством Российской Федерации в сфере документирования.
13
Как правило, в структуре управления организацией назначается на
основании приказа должностное лицо, ответственное за ведение процесса
делопроизводства. В учреждениях с крупным документооборотом может
существовать целая служба по данному роду деятельности. Знание основ
принятого законодательства также обязательна [29].
В любой организации важно четко организовывать работу с документами.
Важно осуществлять системный качественный контроль за соблюдением данных
норм и правил. Плановые проверки должны включать как вопросы связанные с
оформительной частью документации, так и в содержательном плане. Как
показывает практика, если данный контроль не систематичен или осуществляется
не в полной объеме, а также ведущий специалист по данному аспекту в
организации
недостаточно
квалифицирован,
то
закономерно
появление
документации низкого качества, что приводит к ухудшению управленческой
деятельности всей организации [14, 19].
Возможности совершенствования системы ДОУ во многом связаны с
современными
тенденциями
организационно-технической
основы
делопроизводства, а также, соответственно, методологических подходов. Все это
приобрело в настоящее время особую актуальность благодаря научнотехническому прогрессу, а именно интенсификации делопроизводственных
процессов при помощи современных информационных технологий. К таи относят
методы сбора, обработки, хранения и поиска информационных носителей
информации.
Следовательно,
актуальное
на
настоящее
определение
документационного обеспечения управления обязательно должно включать
информационно-технический компонент.
Процесс
создания
качественной,
во
всех
смыслах,
документации
чрезвычайно важен. Благодаря этому формируется общий уровень культуры
управления учреждением и прочие важные аспекты. Следовательно, от того
насколько качественно организована работа с документацией в учреждении
зависит эффективность ее работы в целом [12, 21].
14
Организации оформляют в год тысячи документов различных типов, но и
любой конкретный документ организации многофункционален, следовательно
единовременно выполняет несколько разнородных функций. Выделяют общие и
специальные функции документа. Общие функции документа представлены на
рисунке 2.
Общие функции документа
информационная
социальная
коммуникативная
культурная
Рисунок 2 – Общие функции документа в организации
Ключевая информационная функция документа – это информационная, то
есть основная цель создания документа заключается в сохранении информации.
Каждый отдельный документ также является социально значимым объектом, так
как его создание обусловлено той или иной социальной потребностью социума.
Важно
отметить,
что
своеобразным
каналом
связи
между
данными
общественными элементами являются именно документы. Ведь любой документ
это,
прежде
всего,
инструментарий
фиксации
и
транспортировки
культурологических традиций одновременно с научно-техническим прогрессом
[24].
Некоторые специальные функции документа отражены на рисунке 3.
Специальные функции документа
управленческая
правовая
историческая
Рисунок 3 – Специальные функции документа в организации
В каждой конкретной организации документ является
важнейшим
инструментарием управления, создаются различные плановые, организационнораспорядительные документы, отчетные и другие документы. Некоторые тип
документации являются инструментов фиксации и трансформации правовых
15
взаимоотношений в обществе, а в некоторых организациях еще и достоверным
источником важных, а часто и фундаментальных научных сведений [17].
Правовая составляющая или функция документации достигается заранее
определенными
законодательством
РФ
комплексом
реквизитов,
часто
уникальных для конкретного вида документа. К общепринятым относят
авторскую подпись с ее расшифровкой, гриф утверждения и некоторые другие.
Актуальные
на
момент
написания
работы
требования
к
оформлению
организационно - распорядительной документации заключены в государственном
стандарте ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации.
Унифицированные системы организационно-распорядительной документации.
Требования к оформлению документов» [3].
Однако, данный документ в скором времени утрачивает свою силу (а
именно с 1 июля 2018 года) из-за создания Приказа Росстандарта от 8 декабря
2016 года, утвердившего новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по
информации,
библиотечному
и
издательскому
делу.
Организационно-
распорядительная документация. Требования к оформлению документов». В
указанном выше государственном стандарте определен не только видовой
комплекс реквизитов, но и площадь с последовательностью их расположения на
бланке документа, которые и послужили основным ориентиром для системного
анализа документации данной организации [7, 8].
В проекте приказа Федерального архивного агентства «Об утверждении
примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях»,
квалифицированно
указана
последовательность
необходимых
реквизитов,
общепринятая для организационно-распорядительных документов. Прописаны и
правила грамотного и лаконичного оформления каждого конкретного реквизита с
указанием его места на бланке документа [16].
«Совокупность
реквизитов
документа
отражены
в
государственном
стандарте, а их схема расположения на документе составляет формуляр
документа. Он также регламентирован государственным стандартом, поэтому для
16
качественного составления и оформления документа необходимо знать не только
реквизиты документа, но и схему их расположения на бланке» [11].
Целесообразно
соблюдать
предписанные
нормы
государственных
стандартов и в целях установки единообразия всей документации. Корректность и
правильность композиционной расстановки данных реквизитов и оценивали в
дальнейшей работе [19, 24].
Кроме того, проведя системный анализ литературных источников, выявили
основные современные задачи документационного обеспечения управления
любой организации. Среди ключевых выделяем следующие:
1) минимизация информационных потоков;
2) существенное упрощением основных процессов работы с документами.
Указанные выше параметры приняли в качестве основных ориентиров для
формирования
соответствующих
рекомендаций
в
целях
модернизации
совокупности документационного обеспечения управления [27].
Все документы, поступающие в организацию, в том числе созданные с
помощью средств электронно-вычислительной техники, проходят первичную
обработку,
предварительное
рассмотрение,
регистрацию,
рассмотрение
руководством и доставляются непосредственно исполнителям [20, 24].
В организациях, как правило, производится первичное рассмотрение и
анализ
документации.
рассмотрения
Документы,
руководителем
не
подразумевающие
организации,
обязательного
транспортируются
сразу
в
функциональные подразделения.
Документация, направленная директору организации или с отсутствием в
тексте
документа
информации
о
конкретном
лице,
кому
адресовано,
предварительно рассматривается секретарем-делопроизводителем, а в крупных
организациях – в службе делопроизводства [14, 22].
Документопотоки любой организации дифференцируют на входящую,
исходящую и внутреннюю. В ходе данной работы произвели детальный анализ
данных потоков в организации для установления соответствия современным
требованиям и формирования возможных путей их совершенствования. Важно
17
отметить, что первостепенную роль также играет соответствие каждого
конкретного документа нормативным требованиям к их оформлению [17, 29].
Нормативно-правовая основа ДОУ заключена в различных нормативноправовых актах, государственных законах, определяющих порядок создания,
оформления,
анализа
и
обработки,
принципов
хранения
и
дальнейшей
эксплуатации документов в деятельности организации. Их строгое соблюдение
чрезвычайно важно [12].
Соблюдение совокупности законов, норм, стандартов, рекомендаций и
локальных актов организации предписывается законодательством Российской
федерации, за несоблюдение которых могут назначаться различные виды
ответственности. Например, представление ложных сведений по финансовым
операциям может привести к последствиям разных типов [22].
Государственная
документация,
координирующие
и
формирующие
деятельность организации, включают в себя соответствующую доказательную
базу ее соответствия регулирующей среде, которая, в свою очередь, включает:
1) принятые на уровне федерации законы и нормативные акты,
координирующие сферу управленческой деятельности организации в целом и ее в
специфических
отраслях,
включая
законодательную
базу,
к
которой
непосредственно трансформируют к документам, архивам, конфиденциальности,
защите данных или информации;
2)
государственные
стандарты,
относящиеся
к
функциональной
деятельности учреждения;
3) правила рекомендательного характера, отражающие инновационный
практический опыт организации;
4) применяемые на добровольной основе внутренние кодексы поведения и
этики [12].
Аспекты
документационного
обеспечения
управления
следующими типами документов, которые отражены в таблице 1.
регулируются
18
Таблица 1 – Документация, регулирующая деятельность процесса ДОУ
19
20
21
1.2 Системный анализ методических подходов к совершенствованию
документационного обеспечения управления
Важным аспектом совершенствования аспектов данной комплексной
системы выделяем формирование общих и единых правил по работе с
документами, интенсификацию документооборота учреждения, гиперболизацию
качественных характеристик проектирования и составления документации, а
также
создание
оптимальных
условий
для
эффективного
внедрения
информационно-технических средств. [20].
Одной
из
ключевых
компетенций
учреждения
является
создание
эффективной качественной среды по обработке данных для совершенствования
качества управления. Таким образом, важно совершенствовать приемы и методы
работы с документной информацией всех типов, путем совершенствования
механизма всех видов работ с документами [23, 29].
Для достижения поставленной цели организациям важно четко следовать
существующим нормативными документами для достижения единообразия
внутренней документации, а также рекомендациями специалистов в области
документоведения. При реализации данных компонентов обеспечивается научных
подход к организации труда [14].
На современном этапе развития общества, любой передовой и современной
организации важна качественная методическая составляющая по работе с
документами, детализирующая данные требования к построению лаконичного
документационного обеспечения управления [28].
22
В связи с этим, многие ведущие отечественные специалисты в области
документоведения, основополагающим компонентом совершенствования ДОУ
выделяют разработку модели или алгоритма, на основе которого будет
критически
оцениваться
функционирующая
система,
будут
детально
прорабатываться все составляющие процесса совершенствования данной модели
[11, 23].
Важными ключевыми моментами при оценке и проектировании методов
совершенствовании системы ДОУ являются:
- гиперболизация эффективности управленческой деятельности;
- интенсификация движения документов в учреждении за счет сокращения
каналов передачи информации;
- уменьшение трудоемкости обработки документов за счет строго
соблюдения единообразия оформления документации;
- выявление соотношения наличия и потребностей управленческих
процессов в ДОУ;
-
определение
системообразующих
направлений
целей
развития
при
документационного
постановке
обеспечения
ключевых
(достижение
которых должна обеспечивать система документации);
- установка определенных функций документной системы исходя из
поставленных целей, но с учетом предъявленных требований [12, 18].
Отечественные эксперты в области документоведения и менеджмента
основополагающей
задачей
при
разработке
алгоритма
оценки
и
совершенствования системы ДОУ выделяют соотнесение государственных
системных требований и основных атрибутов, позволяющих системе управления
находиться в равновесии [21, 27-29].
Таким
образом,
общепринятая
практика
рационализации
делопроизводственного компонента в аппарате управления учреждением любого
типа позволяет дифференцировать следующие основные этапы проектирования,
которые представлены в таблице 2.
23
Таблица 2 – Этапы проектирования системы повышения качества системы
ДОУ
Реализация каждого из представленных в таблице этапов предполагает
знание и применение определенных научных методов. Следовательно, прежде
чем приступить к разработке соответствующих концептуальных рекомендаций,
важно получить наиболее полные и достоверные сведения о состоянии объекта
исследования на сегодняшний день. Для этого проводится комплексное
предпроектное исследование. Данный этап включает в себя:
- изучение истории, задачи, функций и структура аппарата управления
организации;
- анализ организационных и нормативных материалов учреждения по
делопроизводству;
24
- рассмотрение оформления и содержания документов организации;
- установку степени и характера загрузки аспектами делопроизводства
основных специалистов;
- выявление особенностей организации работы с основными типами
документов документами;
- рассмотрение технологии прохождения документов по каналам;
- изучение организации создания и тиражирования документов;
- выявление принципов организации движения документов;
- анализ технологий текущего хранения документов и сдачи в архив [17].
На этапе предпроектного исследования (нулевой этап) могут быть
использованы следующие методы: монографический метод (подробное описание
практической деятельности отдела делопроизводства и организации в целом),
обобщение, изучение соответствующей документации, прямое наблюдение,
фотография рабочего дня и другие. Выбор каждого конкретного метода
выбирается индивидуально исходя из цели исследования и условий проведения.
Данная работа включает фрагменты монографического исследования. Его
сущность состоит в идентификации проблемы документационного обеспечения
управления с анализом деятельности организации в целом, ее историей,
функциями и основными задачами [21, 29].
В работе также используется такой прием мышления и метод научного
исследования как обобщение. В результате которого, устанавливаются общие
свойства и признаки объектов. Метод обобщения наиболее часто используется
при определении общего понятия документационного обеспечения управления и
некоторых его аспектов [13].
Изучение содержания и правильности расположения реквизитов документа
- это один из основных ключевых методов данной работы. Именно с культурой
составления документов идентифицируем качество деятельности организации в
целом [15, 26].
Изучаемые документы организации, для оперативности работы, принято
разделять на несколько взаимосвязанных групп. К первой группе относятся
25
законодательные и нормативные документы о создании, задачах, функциях
организации в целом. Для получения полного и достоверного представления об
объекте исследования (организации) необходимо изучить законодательные акты,
приказы, ее устав, а также штатное расписание. Штатное расписание позволяет
идентифицировать «масштабы организации, документальные потоки, их объем.
Особого внимания заслуживают нормативные и методические материалы по
организации
делопроизводства.
делопроизводству,
должностные
К
таким
относится
инструкции
инструкция
сотрудников,
по
методические
рекомендации по выполнению отдельных делопроизводственных операций и
другие. Данные документы позволяют получить общее представление об уровне
делопроизводственного обслуживания учреждения» [16, 30].
«Ко второй группе относятся различные учетные формы, перечни и
сведения, дающие материал о состоянии технологии обработки документов в
организации. Формируя сведения о порядке приема, обработки и передачи
входящей и исходящей корреспонденции, объеме документооборота и структуре
документопотоков, изучаются учетные формы (журналы, реестры), графики и
маршруты
документов.
Особого
подхода
требует
изучение
материалов,
характеризующих организацию текущего хранения документов» [20].
Метод наблюдения в изучении данной тематики тоже достаточно важен.
Принцип
данной
методики
заключается
в
фактическом
присутствии
в
организации общественного наблюдателя на конкретных рабочих местах и
письменном или визуальном фиксировании происходящих явлений, а также
условий труда работников. Данный метод позволяет достоверно получить
необходимые сведения о работе, путем личного присутствия проверить и
уточнить данные, полученные другими методами [13, 26].
Указанный выше метод непосредственного наблюдения часто применяется
для определения степени и характера уровня нагрузки руководителя организации,
а также специалистов отдела делопроизводства. Объектами наблюдения часто
являются и общепринятые технологии работы с документами, а также
фиксируется оправданность использования техники.
26
В целях качественного определения степени и характера загрузки рабочего
времени отдельных специалистов отдела делопроизводства, а также выявления
видов
работ,
выполняемых
сотрудником,
часто
используется
методика
составления фотографии рабочего времени. Часто результаты фотографии
рабочего
времени
являются
составной
частью
отчета
о
деятельности
делопроизводства учреждения, а также с целью рационализации труда
работников, связанных с делопроизводственным компонентом [17].
Главной целью составления фотографии рабочего времени, по одноименной
методике, является качественное и количественное определение содержания
основных функциональных обязанностей, путем учета количества единиц работы
и затрат рабочего времени. После статистической обработки результатов
математическими методами формулируются рекомендации по обеспечению более
продуктивной и рациональной организации труда с повышением эффективности
труда отдельных работников и организации в целом [30].
Методика проведения фотографии рабочего времени, в свою очередь,
включает отдельные этапы исследования, такие как:
- наблюдение;
- обобщение и систематизация полученных данных;
- анализ полученных результатов [21, 26].
Непосредственное (прямое) наблюдение, при составлении фотографии
рабочего времени, включает занесение информационных данных, касающейся
работы, на бумажный носитель, часто в заранее подготовленную таблицу.
Наблюдение, справедливо отметить, считается одним из простых и лучших
методов получения информации, в частности в тандеме с индивидуальными
интервьюированием [15].
«В течение рабочего дня сотрудника фиксируются все его фактические
действия, а также перерывы с точностью до одной минуты. Метод достаточно
кропотлив и требует внимательности и усидчивости. Далее составляется
суммарный расчет затрат рабочего времени, который позволяет суммировать
затраты времени. Систематизация полученных данных представляет собой
27
приведение их в единую систему. Завершает данный процесс критический анализ
полученных результатов» [26].
Кроме того, часто используются и другие методы, такие как графический и
статистический, проектирование, метод «участие или активное наблюдение» и
другие [19, 21].
«Графический метод предполагает детальную и лаконичную фиксацию
наблюдаемых операций с помощью чертежа. Данный метод часто используется
при изучении документооборота, применяется на всех этапах оргпроектирования
и тесно связан с анализом и проектированием» [16].
«Статистический метод предусматривает количественный (численный) учет
однородных или однотипных операции и явлений. Он может использоваться при
определении объема документооборота, числа регистрируемых документов,
результатов фотографии рабочего времени» [20, 26].
В основу методики проектирования документационного обеспечения
управления, как правило, положено определение цели и задач исследования, а
затем
-
механизмов
ее
достижения.
Данная
методика
характеризуется
системностью подхода и заключается в следующем:
- важно учесть все управленческие задачи организации, так как без решения
некоторых из них реализация целей окажется не полной;
- идентифицировать всю систему функций, прав и ответственности по
вертикали применительно к основным задачам;
- изучить и охарактеризовать все связи и отношения по горизонтали
управления;
- обеспечить органическое сочетание «вертикали» и «горизонтали»
документационным обеспечением управления [18, 20].
Проектирование
системы
ДОУ
предполагает,
прежде
всего,
организационно-экономическую характеристику организации для определения
параметров
проектирования.
Кроме
того,
важен
анализ
состояния
документационного обеспечения для выявления недостатков, по результатам
которых разрабатывается проект по их устранению в управлении. При
28
формулировании
рекомендации
важно
представить
доказательную
базу,
включающую правовое и организационно-экономическое обоснование [14].
Важно при разработке регламентирующей документации
составление,
описание
и
проектирование
соответствующих
грамотное
документов.
Целесообразно придерживаться определенные методических документов, а также
стилистических
правил
формулировки
положений
инструкции
по
делопроизводству, должностных инструкций и других. Проектирование системы
документационного обеспечения управления также должно включать в себя
совокупность целей и систему их распределения между различными звеньями
организации [19].
«На этапе проектирования регламентирующей документации
может
применяться метод «участие или активное наблюдение», который предполагает
непосредственное вовлечение анализирующего объекта, в процесс выполнения
работы, о которой он собирает информацию. Основным недостатком данного
метода является большая затрата рабочего времени на сбор необходимой
информации. Также имеется вероятность получения субъективной информации,
из-за неопытности наблюдателя в выполнении работы, особенно если активное
наблюдение проводится на коротком временном промежутке» [22, 24].
Отмечается, что этапу проектирования соответствующей документации
предшествует функциональный анализ имеющихся должностей. Полученные
данные подвергаются системному анализу по общепринятым параметрам [23].
В практике работы различных организаций и при научном подходе к
проработке
аспекта
проектирования
регламентирующей
документации
дифференцируют следующие методы:
- общепринятые методики получения информационных данных;
- методические подходы к анализу информации;
- принципы проектирования согласно имеющимся государственным
стандартам [24].
В целях разработки основных компонентов должностных инструкций
применяют следующие общепринятые правила:
29
- «описывать основные и дополнительные задачи или обязанности, начиная
предложения глаголом, обозначающим действие работника, употребленным в
настоящем времени» [13];
- «текст должен быть лаконичным и точным, важно использовать
минимальное количество слов, избегать лексических повторов» [28];
- «всегда дифференцировать прямую ответственность за непосредственное
исполнение задачи и управленческую ответственность, состоящую в контроле,
надзоре за их исполнением другими» [22].
Функциональные особенности управленческого труда, как уникального
объекта стандартизации, предполагает дифференцирование количественных
методов математического расчета, а также оценки показателей управленческой
деятельности предприятий и качественных методов проектирования данного типа
документации [15].
Типичной
функциональное
системообразующей
распределение
документацией,
системы
отношений
определяющей
соответствующих
подразделений и ответственных лиц аппарата управления, являются инструкции
по делопроизводству, а также должностные инструкции. В целях проектирования
должностной инструкции секретаря-делопроизводителя, если она отсутствует в
организации или учреждение только начало функционировать, успешно
применяется
нормативный
метод.
Он
включает
в
себя
использование
совокупности действующих стандартов, предопределяющих качественный состав
полномочий по управлению.
В целях качественной оценки продуктивности процесса управления
целесообразно применение метода аналогии. Ключевой особенностью данного
метода является активное применение метода сравнительного анализа типичных
показателей работы организаций, с последующим проектированием и построения
макета документа [21, 29].
Как показывает практика, проектированные методы, оправданные с научной
точки зрения, и направленные на модернизацию документационного обеспечения
управления будут способствовать:
30
- существенному сокращению сроков исполнения документов;
- исключению или минимизации потерь отельных документов;
- оптимизации и интенсификации согласующих аспектов;
- «централизованному хранению текстов документов, подготовленных в
электронной форме, и их графических образов» [18];
- «усиленному контролю прохождения документов в подразделениях
предприятия с момента их получения или создания до завершения исполнения»
[22];
- «своевременному и оперативному информированию сотрудников и
руководства о поступивших и создаваемых документах» [18];
- «повышению контроля исполнительской дисциплины» [13].
Таким
образом,
для
любой
организации
важно
динамично
совершенствовать процессы документационного обеспечения управления, так как
это прямо влияет на качество принятия управленческих решений [30].
1.3 Особенности документационного обеспечения управления
государственных общеобразовательных учреждений
«Государственные общеобразовательные учреждения, в соответствии с
Федеральным законом «Об образовании в Российской Федерации» №273-ФЗ от
29 декабря 2012 года с изменениями 2018 года, получили достаточно широкие
права в самостоятельном осуществлении образовательного процесса, подборе
кадров, научной, финансовой, хозяйственной и иной деятельности» [1].
Согласованные
и
единогласно
принятые
управленческими
кадрами
концептуальные или функциональные решения фиксируются в общепринятом
порядке
и
унифицированных
формах
документов.
Указанный
механизм
деятельности носит название «тестовое управление» [15].
Ключевые компоненты управленческой деятельности государственного
общеобразовательного учреждения строятся на мотивированном знании и
использовании государственных стандартов в сфере делопроизводства, а также
локальных методических документов.
31
«Организация
работы
по
документационному
обеспечению
в
общеобразовательном учреждении обязательно строится на основе научных
принципов
организации
управления
делопроизводством,
унификации
и
стандартизации, нормировании в оформлении документов» [20].
Управление документацией
в государственном общеобразовательном
учреждении включает в себя типичные этапы документооборота, но с боле
строгими мерами контроля и надзора. Так, одной из функций ДОУ является
оперативное и качественное, с точки зрения исполнении, перемещение
документации.
Представленная
особенность
характеризуется
как
документооборот и включает в себя взаимосвязанные операции, включающие все
этапы работы с документацией [16, 18].
Определяющая
функциональная
деятельность
государственной
общеобразовательной организации – образовательная, включающая в себя
создание всех общепринятых типов документации. Но благодаря специфике
учреждения,
ключевыми.
организационно-распорядительные
документы
являются
Правильное оформление документов является ключевым и
основополагающим аспектом в реализации всех управленческих решений. При
всем многообразии документации выделяют следующие виды документов,
образующихся
в
деятельности
государственного
общеобразовательного
учреждения:
- «организационные документы (устав, штатная численность, штатное
расписание, должностные инструкции и другие);
- распорядительные документы (приказы по основной деятельности,
распоряжения, указания, решения);
- информационно-справочные документы (справки, акты, докладные и
служебные записки, протоколы);
- документы по личному составу;
- предложения, заявления, жалобы граждан;
- финансово-бухгалтерские документы;
- технико-технологические документы;
32
- контрольно-ревизионные документы» [23, 29].
Все системы документации, функционирующие в профессиональной
деятельности
организации,
согласно
их
содержательному
составу,
дифференцируют на взаимосвязанные группы. Их видовой состав представлен в
таблице 3.
Таблица 3 – Группы документации, образующиеся в деятельности
государственного общеобразовательного учреждения
33
Документационная
деятельность
общеобразовательных
организаций
достаточна специфична. Процессы документационного обеспечения управления
диффренцированны
между
работниками
службы
делопроизводства,
руководителем организации (директором), заместителями директора, инженером
по охране труда, а также структурными подразделениями организациями
(бухгалтерия, медицинский отдел, пищеблок и другие). Каждый из данных
работников
имеет
определенные
функциональные
обязанности
по
документированию своей деятельности [11, 29].
«Управление
государственным
общеобразовательным
включает в себя следующие направления работы:
- организация документооборота;
- контроль исполнения документов;
учреждением
34
- составление номенклатуры дел;
- архивное хранение документов» [28].
Документы в общеобразовательном учреждении классически разделяют на
входящие, исходящие, внутренние. «Кроме того, в каждой школе существует
журнал регистрации внутренней документации, в котором выделяют подразделы:
- приказы по основной деятельности;
-приказы по личному составу;
-организационные документы;
-распорядительные документы;
-информационно-справочные документы» [23].
Во
всех
организационно-распорядительных
документах
секретарь-
делопроизводитель собирает подписи ознакомления с их содержанием. После
исполнения документ передается руководителю, который делает отметку об
исполнении и помещает его в дело. Ответственность за оперативное и
своевременное
и
общеобразовательного
качественное
учреждения.
исполнение
несет
руководитель
Секретарь-делопроизводитель
всегда
отслеживает сроки исполнения документации. Директор организации после
ознакомления или подписания документа может поставить его на контроль. Вся
поступающая в общеобразовательное учреждение документация исполняется в
соответствии с теми сроками, которые указаны в резолюции руководителя. Если
срок не указан на документе, то документ должен быть исполнен в течение
одного месяца [23].
В целях правильного формирования дел в школьном общеобразовательном
учреждении, обеспечивающих быстрый поиск документов по их содержанию и
видам, должна производится классификация документов, которая закрепляется в
номенклатуре дел - списке наименований дел, заводимых в делопроизводстве
школы в течение календарного (учебного) года с указанием сроков их хранения. В
номенклатуру дел включаются все документы, образующиеся в деятельности
общеобразовательного учреждения, кроме технической документации и печатных
изданий [28, 30].
35
В общеобразовательной организации подготовка дел, документов к
последующему архивному хранению проводится в несколько этапов. Первый этап
представляет собой группировку и сортировку дел на:
- использующиеся в дальнейшем (переходящие в дела);
- дела временного срока хранения (10 лет);
- дела постоянного и долговременного срока хранения (свыше 10 лет) [29].
На втором этапе по приказу руководителя организации (директора школы)
создается экспертная комиссия по оценке научной, практической, исторической
ценности документов, в состав которой входят сам директор, бухгалтер и
секретарь-делопроизводитель. Экспертная комиссия проверяет правильность
формирования дел и отбор дел для уничтожения. Все заседания экспертной
комиссии обязательно протоколируются в специальном журнале [11].
«На третьем этапе отобранные дела долговременного и постоянного сроков
хранения передаются в архив общеобразовательной организации. К оформлению
дел
долговременного
и
постоянного
сроков
хранения
предъявляются
определенные требования, их правильное хранение важно, так как это, в
основном, документы по финансовым и кадровым вопросам деятельности
государственного школьного учреждения» [12, 17].
На этапе передачи дел в архив завершается процесс управления
документацией государственного общеобразовательного учреждения в течение
года [29].
Таким
образом,
качество
управления
государственным
общеобразовательным учреждением напрямую зависит от уровня организации
делопроизводства и строго выполнения функциональных обязанностей не только
секретаря-делопроизводителя, но администрации школы и других структурных
подразделений.
Теоретические основы документационного обеспечения управления служат
фундаментом для оценки современного состояния системы ДОУ и, как следствие,
формулирования рекомендаций по его совершенствованию.
36
ГЛАВА 2. СОВРЕМЕННОЕ СОСТОЯНИЕ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО
ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ В МУНИЦИПАЛЬНОМ БЮДЖЕТНОМ
ОБЩЕОБРАЗОВАТЕЛЬНОМ УЧРЕЖДЕНИИ – ЛИЦЕЕ №18 Г. ОРЛА
2.1 Организационно-структурная схема аппарата управления МБОУ –
лицея №18 г. Орла
Общепринятая
общеобразовательной
схема
управления
организации
представленной
отражает
структуру
государственной
и
функции
делопроизводственной службы, актуальные задачи и направления деятельности, а
также аспекты практической реализации нормативно-правовой основы системы
документации в образовательной организации [23].
Школа №18 была впервые открыта 1969 году, то есть уже почти пол века ее
организационно-структурный аппарат управления успешно функционирует и
развивается. Основными истоками зарождения данной организации коллективом
организации принято считать не строительство и закладку нового здания, а
зарождение основных функциональных принципов. Концепция и основные
функции, структура и задачи еще пол века назад были анонсированы создателем
данного учреждения.
На сновании полученных данных из личной беседы с педагогическим
коллективом, а также результатов метода интервьюирования, установили, что
функциональный фундамент принципов работы в данной организации были
заложены еще первым директором школы – Филатовым Борисом Петровичем,
который ее возглавлял боле 17 лет. Таким образом, еще на этапе становления
организации
ее руководителю удалось сформировать единую команду
единомышленников, многие из которых продолжают работать до настоящего
времени.
Основная управленческая концепция учреждения - сделать ее школой для
детей. В отношениях с учениками утверждались принципы самоуправления,
гласности, сочетание индивидуальной и коллективной работы, обеспечивалось
разнообразие видов деятельности (умственный и физический труд, игра;
37
общественная деятельность). Организация стала функциональным центром
воспитания детей совместно с семьей, детскими и взрослыми общественными
организациями.
Немаловажную
роль
играют
взаимоотношения
между
членами
педагогического коллектива, которые основаны на принципах делового общения,
высокой педагогической культуры и гласности. Данный аспект считаем
немаловажным при оценке имиджа организации и повышении уровня культуры
управления учреждением.
Немаловажную
роль
в
становлении
управленческой
деятельности
общеобразовательной организации, зарождении ее некоторых функциональных
подсистем, был Пронин Владимир Сергеевич, Заслуженный учитель РФ. Он
положил начало экологическому воспитанию учащихся, прививая им любовь к
природе
родного
края.
Данный
аспект
и
в
настоящее
время
имеет
функциональную подсистему в аппарате управления организацией.
Более 24 лет в данной общеобразовательной организации успешно
действует городская, а 20 лет - федеральная экспериментальная площадка
«Трехступенчатая
Функционирование
модель
данной
экологического
площадки
позволило
воспитания
повысить
учащихся».
контроль
за
создаваемой и используемой документацией.
Примерно в
это же
время при школьном лесничестве появился
биологический комплекс с животными, учебная прудовая и лесная экосистемы.
Учащимися
под
руководством
педагогов
все
эксперименты
тщательно
отслеживались, вносилась определенная корректировка. Постепенно в учебный
план вводились новые предметы: экология, экономика, русская словесность,
литература родного края, зарубежная литература, МХК, ритмика, второй
иностранный язык. Малая академия школьников переросла в научное общество
«Поиск».
Более 17 лет назад, благодаря целенаправленной работе педагогического
коллектива и качественной документации, а также после успешной аттестации
школе был присвоен статус лицея. Одной из ключевых компетенций работы
38
лицея являлось и является постоянное стремление к созданию содружества
учителей и учеников.
Еще одним руководителем педагогического коллектива школы являлся
Заслуженный учитель РФ Наталья Петровна Алимова. Именно этим творчески
мыслящим человеком также были заложены основные принципы работы в школе,
а также в аппарате управления, которые актуальны и в наши дни.
Учитывая личные интересы школьников, а также пожелания и потребности
родителей, осуществляя индивидуальный подход в обучении, школа еще с конца
восьмидесятых
годов
начала
проводить
дифференциацию
учебно-
воспитательного процесса. Почти двадцать лет назад общеобразовательная
организация перешла на углубленное изучение английского языка со второго
класса, обучение детей с шестилетнего возраста, а со следующего года начали
действовать классы с углубленным изучением математики.
Кроме
того,
в
школе
параллельно
решались
проблемы
тесного
синтезирования процессов обучения и воспитания, вводится новая форма
воспитательной работы – коллективные творческие дела, решается вопрос
профессиональной подготовки учащихся, изучается информатика с раннего
школьного возраста.
Таким образом, данная государственная общеобразовательная организация
еще двадцать лет практически соответствовала современным требованиям
образовательной
деятельности.
Все
данные
нововведения
и
разработки
оформлялись и протоколировались, бумажные носители данной информации
хранятся в архиве организации и представляют собой историческую ценность.
Вплоть до 2007 года директором школы являлся Почетный работник
общего
образования
РФ,
Отличник
народного
просвещения
Михаил
Валентинович Коренев. Под его руководством организация успешно завершила
работу в режиме функционирования и стабильно работает в режиме развития.
Изменились подходы к организации методической работы, большое место
уделялось организации исследовательской деятельности школьников. Все эти
39
процессы тесным образом связаны с созданием соответствующей документации,
качество создаваемых документов значительно возросло.
С 2007 по 2017 года директором лицея является Почетный работник общего
образования РФ Татьяна Владимировна Мартынова. Под ее руководством работа
членов педагогического коллектива, в условиях постоянно изменяющихся
инновационных преобразований, поспособствовала развитию их творческих
способностей и педагогического мастерства. Немаловажно, что более половины
работников
лицея
овладели
новыми
педагогическими
технологиями,
современными знаниями основ документоведения.
Право на образовательную деятельность Муниципального бюджетного
общеобразовательного учреждения – лицея №18 г. Орла в настоящее время
закреплено в Лицензии на осуществление образовательной деятельности
(приложение 1) и Свидетельстве о государственной аккредитации (приложение 2).
Учебный процесс в школе осуществляется по государственным программам
начального,
основного
углубленного
и
изучения
общего
(полного)
отдельных
образования,
предметов,
программам
рекомендованными
Министерством образования Российской Федерации [29].
Администрацией лицея предполагается развитие системы факультативных,
элективных курсов, внеурочных занятий в соответствии с обращениями учащихся
и
их
родителей.
Программы
внеурочной
деятельности
разрабатываются
учителями общеобразовательного учреждения и утверждаются Методическим
Советом школы. Одним из направлений развития принято считать расширение их
количества и создавать не только по профильному направлению школы, но и по
остальным образовательным предметам.
Работа педагогического коллектива учителей начальной школы направлена
на формирование основных учебных навыков и умений обучающихся, выявление
их
личных
увлечений
и
интересов.
Администрацией
государственного
общеобразовательного учреждения ежегодно обобщается опыт работы учителей,
при этом все шире используются информационно-коммуникационные технологии
в
преподавании
основ
отдельных
наук.
Кроме
того,
организованы
и
40
документально
заверены
дополнительные
дополнительной
образовательной
программе
занятия
школьников
«Развитие
по
познавательной
активности и творческих способностей обучающихся».
В настоящее время образовательный процесс осуществляется в рамках
реализации
Федерального
государственного
образовательного
стандарта
начального общего образования, основного общего образования и среднего
общего образования [23].
Процесс обучения учащихся в начальной школе осуществляется по
основным федеральным общеобразовательным программам. Дополнительно
обучающимся предлагаются различные программы внеурочной деятельности на
основании предшествующего внутреннего мониторинга
и анкетирования.
Данные курсы и программы предлагаются педагогическим коллективом с целью
определения и развития интересов младших школьников.
Почти двадцать лет в данной организации функционируют старшие классы
с углубленным изучением математики, биологии, иностранного языка. Таким
образом, данная государственная организация является
экспериментальной
площадкой по профильному обучению, что предполагает наличие определенных
специфичных типов и видов документов. Введение и реализация профильного
обучения является концептуальным продолжением данного рода деятельности.
Оно полностью соответствует стандарту ФГОС и направлено на реализацию
личностно-ориентированного учебного плана, где существенно детализируются
возможности
выстраивания
учеником
индивидуального
образовательного
процесса.
Проведя системный анализ существующей документации по данному
направлению, установили, что образовательным учреждением предусматривается
два
направления
форм
профильного
обучения:
организация
классов
с
углубленным изучением отдельных предметов и организация профильных
классов с обучением нескольким предметам одного направления, но по
расширенным программам,
особенности реализации данных направлений
утверждены на муниципальном уровне.
41
Согласно
изученной
функционирование
документации,
профильного
обучения
введение
и
обеспечивается
успешное
следующими
факторами:
- возможностью использования вариативной части базисного учебного
плана и в соответствии с основными направлением деятельности школы;
- кадровым потенциалом;
- сотрудничеством на протяжении ряда лет с ФГБОУ ВО «Орловским
государственным университетом имени И.С. Тургенева».
Предполагается,
что
лавный
переход
к
профильному
обучению
предполагает решение следующих задач:
- предоставление учащимся и их родителям возможностей выбора
направлений образования обучающихся лицея;
- реализация качественной базовой подготовки по всем предметам в
начальной и основной школах, в том числе через систему внеурочной
деятельности;
- организация предпрофильной подготовки в девятых классах, в том числе
через систему внеурочной деятельности;
- обеспечение углубленного изучения отдельных предметов программы
полного общего образования в старших классах;
- создание условий для качественной дифференциации содержания
обучения старших школьников;
-
расширение
возможностей
социализации
учащихся,
обеспечение
преемственности между общим и высшим профессиональным образованием.
Данный аспект способствует более эффективной подготовки выпускников школы
к дальнейшему профессиональному обучению, в том числе и через систему
работы курсов для абитуриентов на базе данной общеобразовательной школы.
Таким образом, все аспекты развития профильного обучения закреплены в
документах различных типов и постоянно используются организацией.
В документации также закреплено, что в лицее предполагается проведение
методической работы по созданию педагогами обучающих программ с
42
использованием различных языков программирования, а также их использование
в период итоговой и промежуточной аттестаций, постоянное пополнение и
использование в школе имеющейся электронной образовательной коллекции.
Следовательно, организация образования в школе строится на принципах
личностно-ориентированной
педагогики
и
гуманизации
образования.
Приоритетными направлениями являются обеспечение качества образования на
основе дифференцированного подхода, через совершенствования содержания
образования,
других
внедрения
приемов
информационно-коммуникационных
инновационных
образовательных
технологий
процессов,
и
здоровье
сбережение, социализация обучающихся и модернизация управления [27].
Управление школой осуществляется в соответствии с действующим
Законом Российской Федерации «Об образовании в Российской Федерации» и
«Типовым положением об общеобразовательном учреждении в Российской
Федерации» на принципах демократии, гуманизма, общедоступности, приоритета
общечеловеческих ценностей, жизни и здоровья человека, гражданственности,
свободного развития личности, автономности и светского характера образования.
Основной задачей данной организации является реализация права граждан
на образование, гарантии общедоступности и бесплатности начального общего,
основного общего образования.
Управление школой осуществляется на основе сочетания принципов
самоуправления коллектива и единоначалия. В основу положена пятиуровневая
структура управления [29].
Первый уровень структуры - уровень директора (по содержанию - это
уровень стратегического управления). Директор школы определяет совместно с
Советом школы стратегию развития школы, представляет её интересы в
государственных и общественных инстанциях. Общее собрание трудового
коллектива утверждает план развития школы.
На втором уровне структуры (уровень стратегического управления)
функционируют
традиционные
субъекты
управления:
Совет
школы,
43
педагогический совет, родительский комитет, Общее собрание трудового
коллектива, профсоюзный орган.
Третий уровень структуры управления (уровень тактического управления) уровень заместителей директора. Этот уровень представлен также методическим
советом. Методический совет - коллегиальный совещательный орган, в состав
которого входят руководители школьных методических объединений.
Четвертый уровень организационной структуры управления - уровень
учителей, функциональных служб (по содержанию - это уровень оперативного
управления), структурных подразделений школы. Методические объединения структурные подразделения методической службы школы, объединяют учителей
одной образовательной области.
Пятый уровень организационной структуры - уровень учащихся. По
содержанию - это тоже уровень оперативного управления, но из-за особой
специфичности субъектов, этот уровень более объективно назвать уровнем
«содействия управления» [23].
Структура
и
органы
управления
Муниципального
бюджетного
общеобразовательного учреждения – лицея №18 . Орла закреплены в Положении
о педагогическом совете, Положении об Управляющем совете, Положении о
родительском комитете лицея, Положении о научно-методическом совете,
Положении
о
научном
обществе
учащихся,
старшеклассников, содержание которых
Положении
представлены
о
Совете
в приложении
В.
Организационно-структурная схема аппарата управления МБОУ – лицея №18 г.
Орла представлена в приложении 3.
Весь процесс управления пронизан информацией, являющейся основой
принятия решений и построен на оперативной работе с документами, в которых
она фиксируется. Поэтому документационно-информационное обеспечение
управления
(делопроизводство)
любой
фирмы,
учреждения,
организации
рассматривается сегодня как важнейшая обслуживающая функция управления. От
рациональной организации делопроизводства зависит быстрота и оптимальность
выбора решения, доведение его до исполнения, своевременный контроль за
44
исполнением и, как следствие, достижение запланированного экономического
эффекта в деятельности организации, предприятия [14].
Кроме того, катализирующую функцию в аппарате управления данной
организацией является культура делового общения. Деловая коммуникация в
данной
организации
выступает
фактором
повышения
эффективности
деятельности коллектива. Работники учреждения, по данным полученным на
основании метода интервьюирования, осознают необходимости культивирования
персональной ответственности каждого члена коллектива за единый результат.
Благодаря специфике школьного образовательного пространства, где
воспитательной эффект для учащихся приобретают не только урочные и
внеурочные занятия, но и поведение учителей на переменах и даже за пределами
образовательного учреждения, их внешняя и профессиональная культура,
взаимоотношения
внутри
коллектива,
особое
значение
приобретает
коммуникативная компетентность вне зависимости от ситуации. От уровня
коммуникативной компетентности и эмоциональной культуры педагогического
коллектива
общеобразовательного
учреждения
во
многом
зависит
и
формирование благоприятного рабочего психологического климата и, как
следствие, повышение эффективности деятельности коллектива, направленного
на образовательно-воспитательную функцию подрастающего поколения [23].
Благоприятный социально-психологический климат представляет собой
особую систему психологических условий, способствующих эффективной
совместной деятельности педагогов и индивидуальному развитию личности в
коллективе.
Культура
делового
общения
имеет
большое
значение
для
общеобразовательного общения, так как его эффективность напрямую зависит от
социального контекста, т.е. индивидуальной ответственности каждого педагога
за коллективный результат [30].
Наличие навыка компетентностного опыта взаимоотношений в коллективе с
учетом
или
знанием
деловой
коммуникации
психологии
менеджмента
представляет большие возможности в управлении социальными конфликтами в
педагогическом
коллективе
и
формировании
мотивационной
среды
в
45
общеобразовательном учреждении. Кроме того, владение культурой делового
общения
и
эмоционального
поведения
способствует
эффективному
функционированию школьного рабочего коллектива.
В деловой коммуникации общеобразовательной школы формальное
(деловое) общение носит преобладающий характер, нежели неформальное, и
является
предметно-целевым,
предполагающее
достижение
коллективом
социально-значимых и индивидуально-личностных целей. Деловое общение
носит функционально-ролевой характер, т.е. статус каждого сотрудника
школьного коллектива определен должностной инструкцией и штатным
расписанием, где зафиксированы требования к специалисту, его права и
обязанности, должностные функции. Таким образом, культура делового общения
в школе «строится», в основном, c учетом специфики субординации [13].
Справедливо отметить, что для всех членов педагогического коллектива
формальное общение носит обязательных характер и предполагает продуктивное
взаимодействие с коллегами, несмотря на личностные отношения. Для
формирования
имиджа
школы
характерна
ситуация
«ответственной
зависимости», т.е. непрофессиональное поведение одного члена коллектива
негативно отражается на всем учительском коллективе и авторитете школы в
глазах учащихся и их родителей [1].
В рамках культуры делового общения в школе существует ряд ограничений,
которые являются обязательными. Среди них выделяют: конвенциональные
ограничения (юридические, социальные и психические нормы), ситуативные
(профессиональная подготовка к педагогической деятельности), эмоциональные
(создание
благоприятного
психологического
климата)
и
насильственные
(раздражающий стиль поведения и нарушение делового этикета) [24].
В
повышении
эффективности
деятельности
коллектива
общеобразовательного учреждения заинтересован, в первую, очередь директор
школы, который в современном понимании является своеобразным менеджером,
который выстраивает взаимоотношения с коллективом школы на основе
конструктивных принципов взаимодействия. В связи с этим, руководитель школы
46
должен владеть не только профессионально-управленческой компентностью, но и
коммуникативной, требовать этого от своих подчиненных.
Культура делового общения является важным фактором повышения
эффективности деятельности коллектива общеобразовательного учреждения и ее
достижению способствует только совместная мотивированная работа всех членов
коллектива школы [29].
2.2 Структура, функции и нормативно-правовая основа подразделения
делопроизводства в МБОУ - лицее №18 г. Орла
Документирование управленческой деятельности общеобразовательной
школы закреплено в следующих источниках: нормативно-правовые акты
федеральных
органов
власти
по
вопросам архивного
дела,
управления
документацией, делопроизводства [22].
Системообразующим актом в этой области является Федеральный Закон от
27 июля 2006 г. №149 (в редакции от 02.07.2013 N 187-ФЗ) «Об информации,
информационных технологиях и защите информации». Он заменил Федеральный
закон от 20.02.1995 №24 - ФЗ «Об информации, информатизации и защите
информации»
содержит
-
базовые
понятия
информации,
документа
и
устанавливает правовой режим создания. Хранения, использования информации,
порядок ее документирования и доступа к ней. Закон регулирует отношения,
возникающие при:
- осуществлении права на поиск, получение, передачу, производство и
распространение информации;
- применении информационных технологий;
- обеспечение защиты информации [2].
Федеральный закон от 10.01.2002 №1 «Об электронно-цифровой подписи»
устанавливает
основы
придания
юридического
значения
электронным
документам. Он предопределяет законные, правовые условия использования
электронной цифровой подписи в процессах обмена электронными документами,
при соблюдении которых электронная цифровая подпись (ЭЦП) признается
47
юридически равнозначной собственноручной подписи в документе на бумажном
носителе [3].
Федеральный закон от 22.10.2004 №125 «Об архивном деле в Российской
Федерации» определяет типологию отношений в сфере организации хранения,
комплектования, учета и дальнейшего использования документов архивного
фонда Российской Федерации и других документов, независимо от их форм
собственности. При этом данный закон указывает, что «архив - это учреждение
или структурное подразделение организации. Владельцем архивных документов
может быть государственный орган, орган местного самоуправления, либо
юридическое или физическое лицо, осуществляющее владение и пользование
архивными документами и реализующие полномочия по распоряжению ими в
пределах, установленных законом или договором» [4].
Федеральный закон от 29.12.2012 №273-ФЗ (редакция от 25.11.2013) «Об
образовании в Российской Федерации» (с изменениями и дополнениями,
вступившими в силу с 01.01.2014), предметом регулирования которого являются
общественные отношения, возникающие в сфере образования в связи с
реализацией права на образование, обеспечением государственных гарантий прав
и свобод человека в сфере образования и созданием условий для реализации
права на образование [1].
Описанный
выше
федеральный
закон
устанавливает
правовые,
организационные и экономические основы образования в Российской Федерации,
основные принципы государственной политики Российской Федерации, а также
общие правила функционирования системы образования и осуществления
образовательной деятельности, определяет правовое положение участников
отношений в данной сфере общества.
ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и
определения» от 27 февраля 1998 года №28 определяет толкование некоторых
терминов по делопроизводству и архивному делу. Термины, установленные
настоящим стандартом актуальны для применения во всех видах документации и
литературы по делопроизводству и архивному делу. Из данного ГОСТа
48
использованы
определения
понятий
«система
документаций»,
«документооборот», «регистрация», «номенклатура дел», «формирование дел»,
«экспертиза ценности документов» [9].
ГОСТ
Р
6.30-2003
«Унифицированные
системы
документации.
Унифицированная система организационно-распорядительной документации.
Требования к оформлению документов», который введен в действие с 1 июля
2003 года, распространяется на организационно-распорядительные документы,
относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной
документации, а именно постановления, распоряжения, приказы, решения,
протоколы, акты, письма [7].
Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти
утверждены постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня
2009 года №477. Данные правила вступили в силу с даты их утверждения и
устанавливают единый порядок делопроизводства в федеральных органах
исполнительной власти. В рассматриваемой организации их активно используют.
Ряд типовых управленческих документов, образующихся в процессе
деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и
организаций, устанавливает сроки хранения документации. На основе данного
перечня в учреждении разработаны отраслевые инструкции по делопроизводству
и инструкции для ведения документации в структурных подразделений.
Представленный перечень является ключевым идентификатором для работы
делопроизводителей в определении срока хранения документов [23].
Методические
рекомендации
по
разработке
инструкции
по
делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти активно
используются данным учреждением в целях оптимизации процедуры и порядка
разработки федеральными органами исполнительной власти инструкций по
делопроизводству, определения их структуры и содержания. Применение данных
методических
рекомендаций
способствует
функционированию
единой
методической основы ведения делопроизводства в федеральных органах
исполнительной власти [29].
49
Письмо Минобразования РФ от 20 декабря 2000 года. №03-51/64 о
«Методических рекомендациях по работе с документами в общеобразовательных
учреждениях». Руководители образовательных учреждений, территориальных,
муниципальных и региональных органов управления образованием активно
используют данные методические рекомендации в работе по делопроизводству в
практической деятельности [5].
Основными
неопубликованными
документами,
регламентирующими
деятельность подразделения являются следующие нормативные материалы
муниципального бюджетного общеобразовательного учреждения – лицея №18 г.
Орла: устав, должностные инструкции работников, номенклатура дел, положения,
книги приказов и многие другие материалы. Наряду с документационными
материалами источником послужили личные наблюдения и метод опроса.
Таким образом, структура и функции делопроизводственной службы в
МОУ – лицее №18 г. Орла изучались на основе анализа документов,
регламентирующих
деятельность
службы
делопроизводства
и
принятую
технологию работы с документами. Это «Должностная инструкция», и
«Номенклатура дел», «Штатное расписание».
В некоторых
организациях служба документационного обеспечения
управления, как самостоятельное структурное подразделение, может и не
существовать. Так и в данной организации МБОУ – лицей №18 г. Орла. В этом
случае работу с документами выполняет руководитель организации и секретарьделопроизводитель, как прописано в инструкции по делопроизводству и в
должностной инструкции делопроизводителя.
Продуктивность труда сотрудника службы делопроизводства прямо
пропорциональна его
квалификации, а также от степени оснащенности
современной
техникой,
юридического
офисной
и
технического
от
степени
аспектов.
учета
Степень
организационного,
автоматизации
делопроизводственных процессов в данной организации на высоком уровне,
большинство работ выполняется автоматизировано [29].
50
Регистрация входящей и исходящей документации в лицее происходит в
журналах по входящей и исходящей документациях. Контроль исполнения
производится секретарем-делопроизводителем в устном порядке. Хранятся
документы в специальных папках, которые помещены в шкафы и пронумерованы
в соответствии с номенклатурой дел. Информационно-поисковая работа
происходит в соответствии с номенклатурой дел.
В состав типовых функций службы делопроизводства входят разные виды
работ, которые условно можно разделить на технологические, организационные,
методические, контрольные [29].
К
технологическим
функциям
можно
отнести:
осуществление
первоначальной обработки входящих документов; регистрацию входящих,
исходящих и внутренних документов; ведение информационно-справочной
работы по документам организации; машинописное изготовление документов
(работа в текстовом редакторе); копирование, тиражирование и оперативное
размножение документов; разработка и проектирование бланков документов;
подготовка документов к отправке [11, 17].
Среди организационных функций службы делопроизводства выделяется:
организация своевременного рассмотрения документов директором учреждения;
контроль за процессом исполнения документов, выполнением информации,
отраженной в документе, в установленный срок; функционирование системы
хранения документов в структурных подразделениях; динамичное повышение
квалификации работника делопроизводственной службы; организация рабочего
места секретаря-делопроизводителя и условий труда данного сотрудника,
организация делопроизводства по обращениям граждан (родителей учащихся, их
законных
представителей);
структурными
разработка
подразделениями
(в
тандеме
учреждениям)
с
соответствующими
мероприятий
по
совершенствованию системы работы с документами [23].
К контрольным функциям относят: контроль за грамотностью оформления
документов; контроль за сроками исполнения документов; организацию учета за
работой с документами в структурных подразделениях; систематизация сведений
51
о ходе и результатах исполнения документов, систематическое информирование
директора по данным вопросам; обеспечение надежного хранения дел и их
оперативного использования [19].
Методические функции, выполняемые секретарем-делопроизводителем,
включают: разработку номенклатуры дел работы организации, инструкции по
делопроизводству, табеля форм документов и других локальных нормативных
документов, закрепляющих систему делопроизводства организации; проведение
экспертизы научной и практической ценности документов; проведение собраний
и совещаний, а также консультирование по вопросам, в рамках компетенции
делопроизводственной службы организации [23].
Эффективная организация делопроизводственного обслуживания лицея,
выполняемая одним работником, обеспечивает оптимальные условия для всех
видов работ с документами организации, то есть с момента их создания или
получения, до уничтожения или передачи на архив [12].
Таким образом, деятельность аппарата управления МБОУ – лицея №18 г.
Орла преследует нормированные цели реализация права граждан на образование,
гарантии общедоступности и бесплатности начального общего, основного общего
образования. Для достижения этой цели исторически была определена четкая
структура организации, а также, в рамках работы, рассмотрена организация
делопроизводства.
Как известно, при управлении организациями любого типа разрабатываются
сходные,
типичные
и
повторяющиеся
документы.
Так
и
в
данном
образовательном учреждении была создана система документации, отражающая
конкретный вид деятельности, например, бухгалтерская, медицинская и другие.
Все типы документов в организации стандартизированы и унифицированы. Таким
образом,
единообразие
документов
в
данной
государственной
общеобразовательной организации закреплено не только в государственных
нормативно-правовых актах, но и в локальных [14, 22].
Управленческие документы составляют ядро аппарата управления данной
организацией. Именно они обеспечивают контролируемость объектов, как в
52
рамках всего государства, так и в отдельной организации. Следовательно,
управленческие документы служат объектом исследования данной работы.
Данная документация представлена разновидность подсистем, некоторые из
них образуются в деятельности МБОУ – лицее №18 г. Орла, а именно:
- организационно-правовая документация;
- плановые документы;
- распорядительные документы;
- информационно-справочная и справочно-аналитическая документация;
- отчетные документы;
- документация по обеспечению кадрами (по личному составу);
- финансовая документация (бухгалтерский учет и отчетность);
- документация по материально-техническому обеспечению;
- договорная документация;
-
документация
по
информационному
обеспечению
деятельности
организации [16].
Таким образом, численность систем документации в данной организации
достаточно велико и многообразно, каждая из которых имеет свои особенности и
признаки. Справедливо отметить, что ключевым компонентом совокупности
документов
в
данном
учреждении
является
организационно-правовая
документация по основному общему образованию.
Документирование управленческой деятельности в учреждении затрагивает
все аспекты, относящиеся к записи на различных носителях и оформлению по
установленным
правилам
информации,
необходимой
для
осуществления
управленческих действий в общеобразовательной школе.
Среди всех видов документации первостепенную роль в управлении играют
организационно-распорядительные
документы
-
документы,
в
которых
зафиксированы решения административных и организационных вопросов, а
также вопросов управления, обеспечения и регулирования деятельности органов
власти и иных должностных лиц [23].
53
Организационно-распорядительная
документация
в
учреждении
общепринято подразделяется на три группы документов:
- организационные (правовые);
- распорядительные;
- информационно-справочные [19].
Все представленные документы управленческой деятельности составлены в
соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированная система
организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению
документов» [7].
В составе управленческих документов в МБОУ – лицее №18 г. Орла
имеются все реквизиты представленные в ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные
системы
документации.
Унифицированная
система
организационно-
распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Кроме
того, в данной организации активно пользуются «Правилами делопроизводства в
федеральных органах исполнительной власти» от 15 июня 2009 года №477 и на
основании
методических
рекомендаций
по
разработке
инструкций
по
делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти от 23 декабря
2009 года заранее были установлены основные принципы работы с документами,
которыми опытный секретарь пользуется и в настоящее время [29].
Все
необходимые
элементы
визирования
документации
тщательно
соблюдаются. Как показал анализ документов, в состав обязательного реквизита
всех документов «подпись» входят: наименование должности лица, подписавшего
документ, его личная подпись, и, соответственно, расшифровка подписи. Все
фиксирующие факты, связанные с денежными средствами, включают в себя
заверение подлинности личной подписи. Кроме того, оттиск гербовой печати
организации представлен в аттестатах, трудовых книжках работников [23].
В МБОУ – лицее №18 г. Орла наиболее часто используются компьютерный
способ документирования. В основном используют программу Microsoft Word для
создания бланка документов и его оформления.
54
Таким образом, документирование управленческой деятельности лицея
заключается в записи по заранее установленной форме, необходимой для
осуществления единообразия представления информации, отражающую общую
культуру
организации.
деятельности
Кроме
государственного
того,
документирование
учреждения
многих
является
аспектов
обязательным,
предписывается законом и актами государственного управления [11].
Важно отметить, что научное значение нашей работы заключается в том,
что делопроизводство общеобразовательной школы строится на основах научной
организации труд, следовательно, данный процесс должен быть дифференцирован
на составные части, так как из верно организованных технических операций
строится последовательность научно-организационной работы [24].
Как известно, гиперболизация уровня управления общеобразовательной
школой во многом зависит от грамотного ведения школьной документации. Она
представляет собой условную качественную и количественную характеристику
состояния учебно-воспитательной работы и хозяйственно-финансовых операций,
реализуемых
образовательным
учреждением.
Результаты
деятельности
общеобразовательной школы отражаются в специальных документах, которые
связаны с документоведческими коммуникациями различных типов. Среди всех
типов документации протагонистическую роль в управленческом аппарате
играют организационно-распорядительные документы, в которых фиксируются
решения организационных, административных, управленческих вопросов, а также
операции по взаимодействию, обеспечению и регулированию деятельности
органов власти, организаций и должностных лиц [12].
Организационно-распорядительная
документация
данного
образовательного учреждения разделяется на три основные группы. К первой
относятся организационно-правовые документы, которые включают устав
общеобразовательной
школы,
положения
о
подразделениях,
договор
с
учредителем, должностные инструкции сотрудников, сведения о штатной
численности и структуре, правила внутреннего трудового распорядка, штатное
расписание. Вторая группа – распорядительная документация, представленная
55
приказами
и
инструкциями.
Третья
группа
информационно-справочных
документов зафиксирована в протоколах, отчетах, планах, справках, актах,
докладных и объяснительных записках, письмах, трудовых соглашениях и
контрактах [29].
Одним
из
основных
организационно-распорядительных
документов
учреждения является его Устав. Устав школы – это документ, определяющий
права, структуру и функции общеобразовательного учреждения. По мнению
многих авторов, школьный устав, как ни какой другой документ не отражает
частных характеристик учебного заведения, но в то же время он является
«продуктом» государственного строя, регламентируемым и контролируемым
государством. Структура и содержание устава школы подчинены принятыми на
федеральном уровне законами [11].
Устав МБОУ – лицея №18 г. Орла состоит из 10 разделов: общие
положения, основные цели и
их реализация, основные характеристики
организации и образовательного процесса, права и обязанности участников
образовательного процесса, управление учреждением, организация деятельности
учреждения, имущество и финансы учреждения, контроль за деятельностью
учреждения, перечень видов локальных актов учреждения и ликвидация и
реорганизация учреждения. Зафиксирован он на 18 страницах машинописного
текста и отвечает функциональным требованиям своего определения.
Договор с учредителем определяет отношения между учредителем и
образовательным учреждением. Так как лицей №18 является муниципальной
бюджетной
организацией,
то
его
учредителем
является
муниципальное
образование «Город Орел», функции и полномочия учредителя осуществляет
администрация города Орла в лице Управления образования г. Орла. Данный
документ действует на основании устава лицея и делегирует отдельные
полномочия по организации образования в пределах, не противоречащих
законодательству
РФ,
определяет
имущественные
правоотношения
соответствии с действующими нормативно-правовыми актами [18].
в
56
Должностная инструкция – нормативный документ, в котором определены
функции,
права
взаимоотношения
и
обязанности
в
процессе
работников
трудовой
учреждения,
деятельности.
а
также
их
Утвержденные
должностные инструкции соответствуют ФГОС ООО и в данном документе
изложены по разделам: для администрации школы, для учителей, для
обслуживающего и технического персонала [14, 19].
Правила внутреннего трудового распорядка представляют собой локальный
нормативный акт, регламентирующий порядок приема и увольнения работников,
основные права и обязанности сторон трудового договора, режим работы и время
отдыха, меры поощрения и взыскания, а также иные вопросы регулирования
трудовых отношений. Данный документ в лицее изложен на 15 листах
машинописного текста и предусматривает ответственность сторон трудового
договора.
Кроме того, в архиве МБОУ – лицея №18 г. Орла хранится множество
инструкций, которые являются распорядительными документами. К их числу
относят: инструкцию по пожарной безопасности в учреждении, по охране труда
при работе в кабинете химии, по охране труда водителя школьного автобуса и
другие. В данных документах зафиксированы важные решения, влияющие на
работу всей организации.
Кадровая документация, включающая штатное расписание, графики
отпусков
и
приказы,
оформляется
в
соответствии
с
утвержденным
унифицированными формами учетной документации по учету труда и его оплаты
(Постановление Госкомстата России от 05.01.2004 г. №1).Данный комплекс
документов обеспечивает регулирование различных типов трудовых отношений
внутри образовательного учреждения [25].
К распорядительной документации образовательного учреждения относится
приказ. Все приказы, издаваемые в общеобразовательной школе, условно
классифицируют на четыре вида: по организации учебно-воспитательного
процесса, финансово-хозяйственной деятельности, личному составу и учащимся.
57
В делопроизводстве лицея есть приказы, которые повторяются ежегодно в одно и
то же время, нося цикличный характер, образуя годовую циклограмму школы.
Информационно-справочная
документация
общеобразовательной
организации содержит текущую или справочно-аналитическую информацию о
состоянии дел и на практике чаще всего заключена в справках, докладных и
объяснительных записках. Данные документы содержат в себе сведения,
инициирующие управленческие решения, и играют служебную роль по
отношению к организационно-правовым и распорядительным документам [23].
Таким
образом,
в
организационно-распорядительных
системах
документооборота общеобразовательной школы фиксируется организационная
деятельность учреждения и
ее правовая основа. Все делопроизводство
управленческой деятельности школы составляется в соответствии с требованиями
ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная
система
организационно-распорядительной
документации.
Требования
к
оформлению документов», методическими рекомендациями по разработке
инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти,
утвержденные приказом Росархива от 23 декабря 2009 года №76 и письмом
Министерства образования РФ от 20 декабря 2000 года №03-51/64 «О
Методических рекомендациях по работе с документами в общеобразовательных
учреждениях» [5, 7].
Непосредственным ведением делопроизводства в МБОУ – лицее №18 г.
Орла занимается заведующий канцелярией (секретарь), который обеспечивает
учет и прохождение документов в регламентированные сроки, информирует
руководство учреждения о состоянии их исполнения, производит ознакомление
сотрудников
с
делопроизводству.
нормативными
Секретарь,
и
методическими
назначенный
документами
ответственный
за
по
ведение
документооборота, ориентируется на единые правила работы с документами,
которые изложены в инструкции по делопроизводству, в ней закреплены
принятые внутри организации правила работы с документами на всех этапах
работы с ними, а также на номенклатуру дел, которая представлена системой
58
группировки документов в дела, и применяется для учета документов временных
сроков хранения, их отбора к передаче в архив или на утилизацию [25].
Организационно-распорядительные документы в лицее № 18 г. Орла
оформлены в соответствии со всеми существующими нормами и стандартами с
нанесением всех необходимых реквизитов, проходят порядок согласования и
подписания. В данном образовательном учреждении наиболее часто используется
комбинированный способ документирования, который включает технический и
рукописный. Преимущественно работают с программой Microsoft Word для
создания бланка документов и их оформления.
В организационно-распорядительных системах документов, образующихся
в деятельности общеобразовательной школы, отражена и учтена образовательная
деятельность учреждения, в них зафиксированы важные управленческие решения,
влияющие
на
качественное
ведение
данного
важного
процесса.
Документирование управленческой деятельности общеобразовательной школы
предписано
законом
и
нормативно-правовыми
актами
государственного
управления [17].
Организационная
деятельность
данного
государственного
общеобразовательного учреждения зафиксирована также и в организационноправовых документах. Они являются правовой основой деятельности организации
и содержат правила, нормы, положения, определяющие статус организации, ее
компетенцию, а также структуру, штатную численность и должностной состав,
функциональное
содержание
деятельности
организации
в
целом,
ее
подразделений и работников, их права, обязанности, ответственность и другие
аспекты, основанные на нормах административного права и обязательные для
исполнения.
К
общей
группе
организационных
документов
относятся:
устав
организации, положение об организации, учредительный договор, положения о
структурных
подразделениях,
коллегиальных
и
совещательных
органах,
регламент, структура и штатная численность, штатное расписание, инструкции по
определенным
направлениям
деятельности.
Должностные
инструкции
59
работников, правила внутреннего трудового распорядка (положение о персонале)
и другие.
В ходе выполнения работы, был проведен анализ двух документов данной
группы: Устав МБОУ - лицея №18 г. Орла (приложение 4) и Положение об оплате
труда работников МБОУ - лицея №18 г. Орла (приложение 5).
Данные организационные документы оформлены на стандартном листе
бумаги с нанесением всех необходимых реквизитов, а именно: наименование
организации (также указано наименование подразделения, так как документ
утверждается руководителем подразделения), наименование вида документа,
дата, номер документа, заголовок к тексту, подпись, гриф утверждения.
Датой отчета функционирования данного организационного документа
является дата утверждения. Некоторые организационные документы утверждены
вышестоящей организацией (Департамент образования Орловской области).
Утверждение осуществлено проставлением грифа утверждения на документе.
Заголовок к тексту в данных организационных документах согласовывается с
наименованием вида документа, в частности Положение об оплате труда.
Рассмотренные организационные документы имеют сложную структуру
текста. Констатирующей частью текста организационных документов является
раздел «Общие положения», в котором указываются основания разработки,
основное назначение организационного документа, сфера его распространения,
ответственность за нарушение установленных правил и технологий.
Основной текст данных организационных документов делится на главы,
пункты и подпункты. Главы имеют логические названия и нумеруются римскими
цифрами. Нумерация пунктов и подпунктов произведена арабскими цифрами.
Организационные документы в МБОУ – лицее №18 г. Орла прошли
установленный
в
организации
порядок
согласования.
Согласование
осуществлялось со всеми заинтересованными подразделениями и должностными
лицами,
с
юридической
службой,
проверяющей
соответствие
организационного документа действующему законодательству.
данного
60
С
точки
зрения
срока
действия,
рассмотренные
организационные
документы относятся к бессрочным, действуют до их отмены или до замены
новыми.
Их ключевой особенностью является возможность вносить в них изменения
и дополнения в тех случаях, когда нет необходимости перерабатывать весь
документ. Устав относятся к основным организационно-правовым документам.
Общие положения, определяющие наименования видов организационных
документов
и
порядок
их
оформления,
соответствуют
приведенным
в
Методические рекомендации по разработке инструкции по делопроизводству в
федеральных органах исполнительной власти [5].
Способы создания данных организационных документов – компьютерный.
В ходе выполнения работы был проведен анализ двух распорядительных
документов: Приказ о введении отраслевой оплаты труда (приложение 6) и
Постановление об утверждении Порядка организации индивидуального отбора
учащихся при приеме либо переводе в государственные общеобразовательные
организации
Орловской
области
и
муниципальные
общеобразовательные
организации для поучения основного общего и среднего общего образования с
углубленным изучением отдельных учебных предметов или профильного
обучения (приложение 7).
К наиболее распространенному виду распорядительных документов,
издаваемых в общеобразовательных организациях, относится приказ. При его
составлении выделяют следующие стадии подготовки приказа: изучение существа
вопроса, подготовка проекта документа, согласование документа, визирование.
Текст приказа состоит из двух взаимозависимых частей - констатирующей и
распорядительной. Констатирующая часть является введением в существо
рассматриваемого вопроса, в ней перечислены факты, события, дана оценка.
В констатирующей части дается пересказ акта вышестоящего органа, во
исполнение которого издан данный распорядительный документ и указан вид
акта, его автор, дата, номер, полное название (заголовок), т.е. приведены все
поисковые (ссылочные) данные.
61
Заголовок к тексту приказа кратко и точно отражает содержание текста
приказа. Точка в конце заголовка не стоит и заголовок напечатан полужирным
шрифтом через 1 межстрочный интервал.
Приказ оформлен на общем бланке формата А4. В состав реквизитов
входят: герб, наименование организации, название вида документа, дата, индекс,
место составления (адрес), заголовок к тексту, текст, подписи, отметки о
согласовании.
Проект до подписания подлежит согласованию с заинтересованными
учреждениями, структурными подразделениями или должностными лицами,
которых он касается. Согласование осуществлено путем проставления грифа
согласования.
Особое
значение
распорядительного
в
МБОУ
документа
до
–
лицее
№18
исполнителя.
придается
Постановления,
доведению
решения,
распоряжения, приказы тиражируются и распространяются в соответствии со
списком, подготовленным составителями проекта документа [18].
В распорядительных документах четко отражена и учтена образовательная
деятельность организации, в них зафиксированы важные решения, влияющие на
работу всего учреждения.
В
ходе
выполнения
работы
был
проведен
анализ
следующих
информационно-справочных документов МБОУ – лицея №18 г. Орла: протоколы
и
коллективный
договор
(приложение
8),
который
является
правовым актом, регулирующим социально-трудовые отношения в организации и
заключаемый работниками и работодателем в лице их представителей.
Преобладающее
общеобразовательных
большинство
школах,
документов,
являются
создаваемых
информационно
-
в
справочными.
Информационно - справочные документы - это «совокупность документов,
содержащих информацию о фактическом положении дел, служащих основанием
для
принятия
решений,
издания
распорядительных
документов.
Виды
информационно-справочных документов: акт, протокол, докладная записка,
объяснительная записка, справка, письма, телеграмма, телефонограмма» [16].
62
Информационно-справочные
документы
содержат,
преимущественно,
текущую или справочно-аналитическую информацию о состоянии дел. Они
отражают сведения, побуждающие принимать определенные решения, т.е.
инициируют управленческие решения, позволяют выбрать тот или иной способ
управленческого воздействия. Документы этой системы играют служебную роль
по отношению к организационно-правовым и распорядительным документам [30].
Особенностью этих документов является то, что они идут «снизу вверх» по
системе
управления:
от
работника
к
руководителю
подразделения,
от
руководителя подразделения к руководителю организации, от подведомственной
организации в вышестоящую.
Часть из информационно-справочных документов организации не имеют
унифицированной формы, например, сводка, представление, характеристика, и
оформляются согласно принятой управленческой практике [29].
Остальные виды этой группы документов оформлены в соответствии с
требованиями ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации.
Унифицированная система организационно-распорядительной документации.
Требования к оформлению документов». При оформлении документов этой
группы организацией используются разные виды бланков. Так, служебное письмо
оформляется на бланке письма, протокол, докладная записка, справка, акт - на
общем бланке с указанием конкретного вида документа. Такие документы, как
заявление, объяснительная записка, представление, характеристика, предложение,
жалоба, оформляются автором на чистом листе бумаги.
Протокол оформлен на специальном бланке протокола. Реквизитами
протокола являются наименование организации, название вида документа, дата и
регистрационный номер протокола, место составления, заголовок текст, тексту,
подписи председателя и секретаря. Текст протокола состоит из двух частей:
вводной и основной.
Коллективный
договор
оформлен
на
специальном
бланке
акта
с
унифицированным текстом. Реквизитами акта являются название организации,
63
название вида документа, дата и регистрационный номер документа, место
составления, заголовок к тексту, подписи [23].
Таким образом, рассмотренные в ходе выполнения работы различные типы
документов полностью соответствуют всем нормам и стандартам. Они изложены
четким, грамотным, лаконичным и деловым языком с нанесением всех
необходимых реквизитов, визированы в соответствием с установленным
порядком. Недостатков в работе секретаря-делопроизводителя, по данным
критериям, обнаружено не было.
2.3 Организация документооборота и делопроизводства в МОУ –
лицее №18 г. Орла
Организация
документооборота
в
МБОУ
–
лицее
№18
г.
Орла
осуществляется с соблюдением правил, в соответствии с которым происходит
движение документов в учреждении. «Организация документооборота включает
всю последовательность перемещений документов во время их движения и такие
операции с документами, как их получение, рассмотрение и распределение,
передача на исполнение, организация исполнения и отправка. В технологическую
цепочку обработки документов входят также их регистрация, информационносправочная работа, контроль за сроками исполнения. Технологические процессы,
составляющие документооборот, напрямую связаны и с оперативным хранением
сформированных в дела исполненных документов» [19].
Документооборот является важным звеном делопроизводства школы,
определяет
инстанции
и
скорость
этого
движения.
Главное
правило
документооборота в лицее - оперативное движение документов по наиболее
перспективному пути с минимальными затратами времени и труда. «Основу
документооборота дают организационные документы: устав, положения о
структурных
подразделениях,
положения
о
службе
ДОУ,
приказы
о
распределении обязанностей, инструкции по работе с документами, инструкции
по делопроизводству, схемы документопотоков, пути прохождения отдельных
видов документов. Документооборот как технологический процесс делится на
64
несколько частей-потоков. Они осуществляют прямую и обратную связь в
управлении» [18].
В данной организации дифференцируются следующие разновидности
потоков по направлению к управленческому объекту:
- горизонтальные - связывают другие школы района;
- вертикальные (нисходящие и восходящие) – связывают, например,
Департамент образования Орловской области и лицей №18.
По отношению к управленческому объекту документооборот организации
образует потоки входящих, исходящих и внутренних документов [30].
Входящий документ – документ, поступивший в учреждение. Большинство
входящих документов учреждения порождают соответствующие исходящие, в
установленные сроки. Сроки, как правило, установлены нормативными актами,
предписывающими то или иное время ответа на соответствующий входящий
документ или часто указаны непосредственно во входящем документе.
Входящие документы в МБОУ – лицее №18 г. Орла находятся в таких
заключены в таких документах как Постановления и распоряжения главы
администрации, Приказы отдела образования администрации района, письма,
справки, распоряжения отдела образования администрации района, заявления,
жалобы, обращения граждан и документы, связанные с их рассмотрением.
«Исходящий документ - официальный документ, отправляемый из
учреждения. Большинство исходящих документов являются ответом организации
на входящие документы». Некоторая часть исходящих документов готовится на
основе внутренних документов организации. Некоторые исходящие документы,
очевидно, предполагают поступления входящих документов (в частности,
запросы в другие общеобразовательные школы) [22].
«Внутренний документ - официальный документ, не выходящий за пределы
подготовившей его организации». Данные документы используются для
организации работы МБОУ – лицея №18 г. Орла, так как они обеспечивают
целенаправленное решение управленческих задач в пределах одной организации.
К внутренним документам относятся организационно-правовые, организационно-
65
распорядительные
документы.
Самостоятельные
группы
внутреннего
документооборота составляют протоколы и акты, плановые и отчетные
документы,
документы
оборудования,
по
внутренняя
учету
материальных
служебная
переписка,
и
денежных
объяснительная
средств,
записка
личного состава и другие [29].
Порядок прохождения документов и организация всех операций при работе
с ними, регламентирован внутренней инструкцией по делопроизводству в МБОУ
– лицее №18 г. Орла.
Документы, поступившие в лицей, начинают свой путь движения к
исполнению с секретаря-делопроизводителя. Там они подвергаются обработке,
которая заключается в проверке правильности доставки корреспонденции,
вскрытии конвертов, проверке целостности вложений и предварительной
сортировке
документов
на
регистрируемые
и
нерегистрируемые.
Нерегистрируемые документы и документы с пометкой «лично» передаются по
назначению. В школе обязательно составляется перечень нерегистрируемых
документов, который ежегодно пересматривается [23].
Документы первого потока передаются лично директору организации,
второго потока - в структурные подразделения. Руководитель производят
предварительное
рассмотрение
поступивших
документов.
Целью
предварительного данного процесса является распределение документов, не
требующих обязательного рассмотрения, установление подразделения или лица,
которым должен быть направлен этот документ [18].
Макет
проекта
исходящего
документа
составляет
исполнитель,
правильность его оформления проверяет секретарь-делопроизводитель, а затем и
руководитель учреждения. Исходящие документы на печатном носителе в данной
организации обычно оформляются в двух экземплярах. Проект исходящего
документа
может
иногда
согласовывается
с
сотрудниками
других
общеобразовательных школ, а также внутри организации.
Согласно нормативно-правовой документации, документы, проходившие
согласование
с
другими
учреждениями
образования
оформлены
66
соответствующим «грифом согласования документа». Документы, проходившие
согласование внутри данной организации правомерно оформлены реквизитом
«визы согласования документа» [27].
В
практике
работы
данной
организации,
подготовленный
проект
исходящего документа представляется на подпись руководителю вместе с
материалами, на основании которых он был подготовлен. После процедуры
регистрации и присвоения ему соответствующего регистрационного номера,
заверяют его рукописным способом или при мощи электронной подписи. После
регистрации проверяется правильность оформления исходящих документов, а
также соответствующая сортировка [13].
В случае с бумажными носителями информации, отправка исходящей
документации, как показывает анализ деятельности данной организации,
происходит в тот же день. Второй экземпляр отправляемых документов
секретарем-делопроизводителем подшиваются в дело. Перечень внутренней
документации проектируется и оформляется, соответственно, в пределах лицея.
Все
взаимосвязанные
этапы
движения
документации
на
стадиях
подготовки и составления реализуются так же, как проектирование и оформление
исходящих документов. На стадии исполнения данный путь движения совпадает с
динамическим маршрутом входящей документации [17, 23].
Таким образом, бумажный документооборот МБОУ – лицея №18 г. Орла не
представляет собой организационную проблему деятельности делопроизводства
организации.
Однако,
проблема
оперативности
технологии
обработки
электронных документов, поступающих на электронную почту учреждения,
остается краеугольным и подразумевает дополнительные рекомендации по его
усовершенствованию [18].
При первичной обработке входящей и исходящей, а также постоянной
внутренней бумажной документации секретарь осуществляет ее регистрацию.
Регистрация бумажных носителей информации является достаточно трудоемкой
делопроизводственной операцией в данном учреждении.
Именно поэтому в
67
настоящее
время
электронный
документооборот
все
больше
вытесняет
классический, бумажный вариант документации [26].
В данной организации прослеживается следующая технология работы с
регистрируемыми бумажными документами. Во-первых, каждому документу
данного типа присваивается индивидуальный регистрационный номер. Являясь
уникальным,
его числовое значение значительно не превышает учетный
порядковый номер, указанный в отметке о поступлении документа в учреждение.
Целесообразно отметить, что вся документация проходит процедуру регистрации
только один раз. В условиях массовой школы, какой является МБОУ – лицей №18
г. Орла, ответственность за функционирование данного процесса возложена на
секретаря-делопроизводителя. То есть работы по данному процессу полностью
централизованы [29].
В
практике
деятельности
данного
учреждения
отмечено,
что
дифференцирование входящей, исходящей, а также внутренней документации в
раздельные регистрационные формы с отличными регистрационными номерами.
Из бумажных носителей информации входящей документации в установленную
регистрационную форму вписываются следующие уникальные данные: дата
получения, регистрационный номер документа, автор, резолюция, исполнитель.
Также в организации принято фиксировать ход исполнения документа, а именно
все аспекты передачи и как исполнен. Кроме того, указывается номер дела, куда
документ был помещен после исполнения.
Было отмечено, что при регистрации некоторых документов, в частности,
официальных письменных обращений граждан (предложений и жалоб родителей
или законных представителей учащихся), а также исходящей документации
(например, ответы на данные обращения), сведения, зафиксированные в
регистрационные формы, часто частично корректируются и дополняются.
На
всех
типах
поступающих
входящих
бумажных
документах
собственноручно секретарем проставляется регистрационный номер документа,
фиксирующий факт и время поступления документа в МБОУ – лицей №18 г.
Орла. В практической деятельности данного образовательного учреждения
68
используют типичную журнальную форму регистрации документов. Отдельные
виды входящей документации регистрируют и в настоящее время, однако все
больше документов поступают в организацию по электронной почте. Из числа
исходящих документов в практике работы учреждения регистрируются только
справки.
В рассматриваемое государственное образовательное учреждение поступает
достаточно большой объем нерегистрируемых бумажных документов. К таким
относятся:
материалы
рекламного
характера,
поздравительные
открытки,
телеграммы и письма, многочисленные печатные издания в виде книг, журналов.
Кроме того, почтовой службой доставляются заверенные копии нормативных
документов,
различные
визированные
копии
важные
информационные
распоряжений
и
материалы,
постановлений
а
также
государственных
образовательных органов.
Благодаря
четкой
организации
контроля
за
сроками
исполнения
документов со стороны секретаря-делопроизводителя, в лицее всесторонне
обеспечивается их своевременное и качественное исполнение. Наиболее
тщательный
контроль
осуществляется
документов.
Функциональный
за
контроль
наиболее
за
важными
оперативностью
системами
исполнения
документации, а также содержательной составляющей предписаний реализует
также директор учреждения [23, 29].
В
содержательном
плане,
контроль
за
исполнением
информации,
заключенном в документе включает в себя следующие действия. Во-первых,
постановку на учет и предварительную проверку, а также регулирование процесса
исполнения.
Во-вторых,
снятие
документации
с
контроля
и
отправку
исполненного документа в дело. По завершении производится учёт, обобщение и
анализ хода, а также результатов исполнения информации, отраженной в
документе. Данный взаимосвязанный процесс обязательно включает аспект
информирования директора лицея, который производится в целях повышения
качества исполнения поручений, гиперболизации уровня функциональной
отчетности [18].
69
Основными функциональными видами работ, обеспечивающими грамотное
формирование документационного
фонда
организации
в
соответствии
с
установленными нормами, являются оформление и оперативное использование
номенклатуры дел,
учетные работы, обеспечение сохранности документов и
удобства доступа к ним. «Номенклатура дел - систематизированный перечень
наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения,
оформленный в установленном порядке. В номенклатуру дел включены все
документы организации, распределенные в дела» [16].
В данной организации некоторые электронные документы и базы данных
включены в номенклатуру дел. Очевидно, что в процессе деятельности крупной
общеобразовательной школы функционирует большое количество документов
различных типов и видов. Все они имеют разную ценностную значимость, срок
хранения, а также могут быть заново востребованы после окончания работы с
ними. Оперативный поиск и использование таких документов возможны только
при их лаконичной систематизации, а именно при формировании номенклатуры
дел [14, 22].
В составленных делах МБОУ – лицея №18 г. Орла подшито не более 250
листов, среднее значение толщины не превышает 30-40 мм, что оправдано с
научной
точки
зрения.
На
основании
личной
беседы
с
секретарем-
делопроизводителем организации, а также путем системного анализа, установили,
что при формирование дел четко соблюдаются следующие правила:
- все дела ведутся в пределах одного (учебного) календарного года;
- в одно дело никогда не подшиваются документы постоянного и
временного сроков хранения;
- документы, в пределах одного дела, расположены в хронологической или
логической последовательности;
- приложения и другие дополнительные документы подшиты к тем
документам, к которым они функционально относятся;
- все документы, подшитые в деле, являются подлинными;
70
-
документы,
на
которые
номенклатурой
не
предусмотрено
соответствующее дело, формируются новое отдельное дело.
Научный подход к формированию дел в данной организации способствует
оперативной
обработке
и
поиску
документов,
повышению
культуры
документационного обеспечения, надежной сохранности документов. В данной
организации, как и во многих других, подготовка документов к последующему
хранению
и
использованию
делопроизводственного
является
процесса.
В
логически
завершающим
государственном
этапом
учреждении
часто
производится и экспертизная оценка ценности документации. Контролирующие
органы планово производят проверку оформления дел, описания документов
постоянного и долговременного хранения.
Завершенные и выработанные организацией дела в течение пяти лет
хранятся в лицее для возможного использования в работе. По окончании этого
срока дела постоянного хранения передаются в утвержденном порядке на
государственное хранение в отдел архивной службы района [20].
В работе данного учреждения присутствует и отличная практика, которая
заключается досрочном принятии в архив обработанных и списанных дел
постоянного хранения, а также по личному составу. Данные работы проводятся
по
установленному
согласованию
с
руководителем
архивной
службы.
Выработанные дела с исполненными документами постоянного хранения
принимаются в архив по описям дел, утверждённым и согласованным в
установленном порядке. К разделу описи секретарем-делопроизводителем всегда
составляется предисловие.
Таким образом, организация работы с документами в данном учреждении
заключается в научном обеспечении оптимальных условий для всех операций с
документами. Важность качественной документации для государственного
образовательного учреждения сложно переоценить. Процесс управления данной
общеобразовательной организацией представляет собой неразрывную цепочку
этапов проектирования и создания, движения документов.
71
ГЛАВА 3. СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО
ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ В МБОУ – ЛИЦЕЕ №18 Г. ОРЛА
В
результате
изучения
теоретических
основ
документационного
обеспечения управления в соответствии с актуальной нормативно-технической
документацией, а также современного состояния документационного обеспечения
управления в Муниципальном бюджетном общеобразовательном учреждении –
лицее №18 г. Орла пришли к выводу, что основные типы документов в данном
государственном
общеобразовательном
учреждении
соответствуют
всем
требованиям стандарта, как в содержательном плане, так и в оформлении. Данная
положительная
практика
организационно-правовой
обуславливается,
формой
в
учреждения,
первую
так
как
очередь,
самой
данный
аспект
предусматривает усиление мер контроля за оформлением документов, а также
ведением документооборота.
Как было отмечено ранее, документированная информация представляет
собой составляет основу управления организацией, так эффективность его
деятельности
в большей степени базируется на производстве и потреблении
информации. В связи с этим, в настоящее время все большее внимание уделяется
совершенствовании? принципов работы с документами. Научный подход
оформлению и ведению документации доказано повышает эффективность
управления учреждением, так как все управленческие решения, в той или иной
степени, базируются на документоведческой составляющей.
С целью повышения культуры организации труда управленческих
работников, по ходу работы постоянно вносятся какие-либо рекомендации,
содержащие в себе пути и аспекты совершенствования документационного
обеспечения управления. Предложенные пути совершенствования ДОУ, при
внедрении в практику работы в организации, положительно ли отрицательно
влияют на качество
работы
аппарата управления. Ведь от того, как
профессионально и квалифицированно ведется документация, зависит успех
управленческой деятельности организации в целом.
72
В
современных
условиях,
качество
подготовки
соответствующих
документов и оперативность их исполнения являются одними из ключевых
факторов конкурентоспособности любой организации. Грамотно организованное
управление документами и управленческими делами существенно снижает
временные затраты необходимые для осуществления поиска информации. Кроме
того, повышается точность, оперативность и своевременность информации,
ликвидируется ее избыточность.
При
грамотно
реализованной
работе
с
документами
повышается
рационализации документационного обеспечения управления в организациях
любой формы собственности. Изучению, разработке и внедрению в практику
рекомендаций, в настоящее время, уделяют значительное внимание, так как
недостатке в аспектах постановки данной работы приводит к серьезным
трудностям в профессиональной деятельности руководителя и всей организации.
За счет более совершенной системы документационного обеспечения управления
достигается более оперативное движение и исполнение документов (особенно
служебных), их сохранение, постоянное и удобное использование.
В настоящее время, знание аспектов ДОУ соотносится с навыками владения
современными
компьютерными
характеристикой компетентности
умение
документально
технологиями.
Ведь
неотъемлемой
эксперта сфере документоведения является
оформить
управленческое
решение
по
всем
существующим нормам и стандартам при помощи технических средств. Именно
поэтому, особое внимание уделяем современным цифровым и электронным
аспектам совершенствования работы с документами.
3.1 Основные направления совершенствования документационного
обеспечения управления
В целях совершенствования документационного обеспечения управления в
Муниципальном бюджетном общеобразовательном учреждении – лицее №18 г.
Орла, на основании изученных теоретических аспектов реализации ДОУ и
имеющейся практики организации, предлагается вести ряд функциональных
изменений и дополнений в организацию делопроизводства.
73
Одним из наиболее важных нововведений, предлагаемых в данной работе,
является функциональный переход с обычной цифровой подписи на электронную.
Очевидной проблемой данной организации было принята не оперативность
подписания многих входящих и внутренних документов. Кроме того, на
электронную почту общеобразовательной организации очень часто приходят
документы, которые необходимо заверить личной подписью руководителя
организацией (директором школы), а затем заново переслать уже с подписью. Для
осуществления
данной
операции
секретарь-делопроизводитель
скачивал
необходимый документ, распечатывал его на принтере, отдавал на подпись
руководителю общеобразовательной организации, а затем сканировал и отправлял
получателю. Таким образом, длительность осуществления данной операции
затрагивала достаточно продолжительные временные рамки. Кроме того,
некоторые управляющие организации, например, Департамент образования
Орловской области, не всегда принимает документы, заверенные данным
образом. Для сокращения временных затрат и повышения оперативности
подписания
документов,
а
также
обеспечения
современности
процесса
документооборота, возможно внедрение в практику электронной цифровой
подписи.
Так, на остывании рекомендаций, Федерального закона «Об электронной
подписи» от 06.04.11 №63-ФЗ (последняя редакция) и ГОСТ Р 34.10-2012
«Информационная
технология.
Криптографическая
защита
информации.
процессы формирования и проверки электронной цифровой подписи» был
составлен договор на выпуск квалифицированного сертификата ключа проверки
электронной подписи, типовой бланк которого представлен в приложении 9.
Следующим немаловажным недостатком в реализации документационного
обеспечения управления, который отмечают
работников
организации,
это
поступление
большинство опрошенных
входящей
организационно-
распорядительной документации (приглашения к участию в конференциях,
круглых столах, конкурсах, к написанию статей и другие) к исполнителям уже с
истекающим сроком исполнения. В результате этого, педагогический коллектив, в
74
силу человеческого фактора в условиях массовой школы, не успевает
подготовиться и принять участие во многих мероприятиях.
Проанализировав данную информацию, установили, что подавляющее
большинство
данных
документов
приходит
на
электронную
почту
общеобразовательной организации. Выяснили, что доступ к ней (защищенный
пароль) имеют только два сотрудника организации: директор и секретарьделопроизводитель.
В
силу
объективных
причин
входящие
письма
просматриваются не всегда систематично.
Для решения данной проблемы было предложено дифференцировать
входящие письма электронные письма на следующие разделы: бухгалтерия,
комиссия по делам несовершеннолетних и защите их прав (КПДН), отдел
воспитательной работы, отдел общего образования, управление образования и
общий раздел. Видовое изменение электронной почты организации представлено
на рисунке 4.
Рисунок 4 – Дифференцирование входящих сообщений электронных
сообщений общеобразовательной организации
Также,
для
оперативности
процессов
получения
информации
исполнителями было принято расширить круг доступа к данным электронной
почты школы завучам школы, функциональные обязанности которых связаны с
выполнением данных типов работ. Так, на основании дифференцированного
подхода, завуч по воспитательной работе может оперативно выполнять
75
соответствующие распоряжения и доводить до сведения уже определенный
заинтересованный круг лиц. По нашему мнению, данный путь совершенствования
ДОУ позволит существенно сократить временные затраты (продолжительность)
документооборота в данной организации, то есть информация будет достигать
непосредственных функциональных потребителей в несколько раз быстрее.
Благодаря данному нововведению, предполагаем, что объем работников
учреждения, принимающих участие в мероприятиях различной направленности,
существенно увеличится.
Одной из рекомендаций по усовершенствованию системы ДОУ в данной
государственной
общеобразовательной
организации,
фрагментально
предложенной родителями учащихся (законными представителями), является
модернизация сайта образовательного учреждения, скриншот главной страницы
которого представлен на рисунке 5.
Рисунок 5 – Главная страница сайта общеобразовательной организации
На рисунке видно, что на сайте организации отсутствует функция
«обратной связи» с администраций школы, то есть законным представителям
учащихся данной образовательной организации не предоставляется возможности
анонимно оставить свои пожелания и замечания по работе учреждения. Таким
76
образом,
техническим
специалистам
Муниципального
бюджетного
общеобразовательного учреждения – лицея №18 г. Орла было предложено
модернизировать сайт организации, добавив на главную страницу функцию
приема анонимных обращений с возможностью прикрепления фото-, видео- и
аудиоматериалов. Данные рекомендации приняты к сведению, и технические
работы ведутся в настоящее время.
На основании полученных данных за осуществлением обычной трудовой
деятельности секретаря-делопроизводителя организации, продолжительностью в
полную смену, методом «фотографии рабочего дня» установили, что он
достаточно продуктивно использует временные ресурсы. Однако, можно
выделить следующие рекомендации: сократить продолжительность личных бесед
с коллегами в рабочее время, которыми вызваны временные потери за счет
нарушения трудовой дисциплины. Принцип и бланк выполнения данной работы
представлен в приложении 10.
Таким образом, при внедрении в практику работы Муниципального
бюджетного
общеобразовательного
представленных
выше
учреждения
основных
–
лицея
направлений
№18
г.
Орла
совершенствования
документационного обеспечения управления возможно, по нашему мнению,
значительно повысить оперативность и эффективность документооборота в
организации.
3.2 Внедрение предложений по совершенствованию документационного
обеспечения управления
Внедрение в практику работы данной организации разработанных
рекомендаций
позволило более оперативно производить обмен информацией
между всеми участниками образовательного процесса. Как отметил секретарьделопроизводитель учреждения, существенно сократились временные затраты на
процесс
распространения
документооборот.
Директор
информацией,
значительно
образовательного
количественное повышение задействованных
процесса в различных конкурсах и мероприятиях.
учреждения
повысился
отметил
участников образовательного
77
Предполагаем, что данный положительный эффект обусловлен реализацией
предложенных мероприятий по совершенствованию системы документационного
обеспечения управления и достигается за счет:
-
сокращения
общей
длительности
временного
цикла
обработки
совокупности циркулирующих в процессе управления документов в результате
минимизации суммы межоперационного времени;
- существенного снижения трудоемкости выполнения некоторых функций
управления организацией в результате избавления от посторонних функций;
- понижения
трудоемкости затрат
секретаря-делопроизводителя на
передачу информации (документов) в подразделения организации;
- гиперболизации производительности труда всех работников организации
за счет ликвидации затрат рабочего времени на непроизводительную работу.
Эффективность
модернизированной
системы
документационного
обеспечения управления МБОУ – лицея №18 г. Орла обеспечивается благодаря:
- фиксированию документооборота внутри организации, включая отчеты об
исполнение и визирование документов;
- единой регистрации всей поступающей документации с последующим
направлением документов на рассмотрение в ее структурные подразделения;
- контроль своевременного исполнения обращений граждан.
Внедрение
предложений
по
совершенствованию
документационного
обеспечения управления обеспечит удобство в работе в Муниципальном
бюджетном
общеобразовательном
учреждении
–
лицее
№18
г.
Орла,
рациональную организацию документооборота, которая заключается в снижении
нагрузки на единственного работника отдела делопроизводства в организации –
секретаря.
Таким
образом,
повысится
производительность
работы
всей
образовательной организации в целом, сократятся временные затраты на поиск и
обработку информации, существенно сократятся каналы передачи информации,
обеспечится
научный
подход
к
организации
государственной общеобразовательной организации.
управленческого
труда
в
78
Заключение
В результате выполнения данной впускной квалификационной работы,
изучили
аспекты
совершенствования
документационного
обеспечения
управления в современных условиях. В процессе исследования были решены все
намеченные задачи.
Во-первых,
установили
теоретические
основы
документационного
обеспечения управления в современных условиях. Выяснили, что основные
принципы работы с документацией закреплены в федеральных законах и ГОСТах,
детальное изучение и знание которых важно для организации качественной
работы с документацией.
Во-вторых, охарактеризовали современное состояние документационного
обеспечения
управления
на
примере
Муниципальном
бюджетном
общеобразовательном учреждении – лицее №18 г. Орла. Установили, что
основные типы документов в данной организации составлены грамотно, в
соответствии с актуальными требованиями стандартов. Однако, выяснили, что
система
электронного
документооборота
требует
модернизации
и
усовершенствования.
В-третьих, на основании теоретического анализа основ документационного
обеспечения управления и практических аспектов состояния ДОУ в МБОУ –
лицее №18 г. Орла, указали пути и методы его совершенствования. Так, было
предложено дифференцировать входящую корреспонденцию электронной поты
школы на структурные подразделения, модернизировать сайт образовательной
организацию с возможностью анонимной обратной связи, а также ввести в
широкую практику работы организации цифровую (электронную) подпись.
Предложенные в работе методы усовершенствованные системы ДОУ были
апробированы в данной государственной образовательной организации. Со
стороны ее руководителя и секретаря-делопроизводителя была отмечена их
целесообразность и функциональность.
79
Список литературы
1 Федеральный закон РФ от 29.12.2012 №273-ФЗ «Об образовании в
Российской Федерации». – М.: КонсультантПлюс, 2012. – 404 с.
2 Федеральный закон от 27.07. 2006 №149 (в ред. от 02.07.2013 N 187-ФЗ)
«Об информации, информационных технологиях и защите информации». – М.:
КонсультантПлюс, 2016. – 164 с.
3 Федеральный закон от 10.01.2002 №1 - ФЗ «Об электронно-цифровой
подписи». – М.: КонсультантПлюс, 2012. – 183 с.
4 Федеральный закон от 22.10.2004 № 125 - ФЗ «Об архивном деле в
Российской Федерации». – М.: КонсультантПлюс, 2016. – 112 с.
5 Письмо Минобразования РФ от 20.12.2000 №03-51/64 о «Методических
рекомендациях по работе с документами в общеобразовательных учреждениях». –
М.: КонсультантПлюс, 2015. – 98 с.
6 ГОСТ Р 7.0.8-2013 Система стандартов по информации, библиотечному и
издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.
– М.: Стандартиформ, 2014. – 16 с.
7
ГОСТ
Р
6.30-2003
Унифицированные
системы
документации.
Унифицированные системы организационно-распорядительной документации.
Требования к оформлению документов. – М.: Стандартиформ, 2004. – 11 с.
8 ГОСТ Р 7.0.97-2016 Система стандартов по информации, библиотечному
и
издательскому
делу.
Организационно-распорядительная
документация.
Требования к оформлению документов. – М.: Стандартиформ, 2017. – 14 с.
9 ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и
определения от 27.02.1998 №28. – М.: Стандартиформ, 2000. – 12 с.
10 ГОСТ Р 7.0.53-2007 Система стандартов по информации, библиотечному
и издательскому делу. Издания. Международный стандарт книжный номер.
Использование и издательское оформление. - М.: Стандартинформ, 2007. - 5 с.
80
11 Андреева, В.И. Делопроизводство в кадровой службе: практическое
пособие с образцами документов / В.И. Андреева. – М.: Бизнес-школа «ИнтелСинтез», 2000. – 112 с.
12 Баласанян, В.Э. Применение АС ДОУ для повышения эффективности
управления / В.Э. Баласенян // Научный журнал «Делопроизводство». – 2002. №1.
– С.24-29.
13 Березина, Н.М. Корреспонденция и делопроизводство / Н.М. Березина,
Г.Г. Корякин. – М.: Экономика, 2017. - 208 с.
14 Богатая, И.Н. Делопроизводство и бухгалтерия / И.Н. Богатая, Л.Н.
Кузнецова. – М.: Дело, 2012. – 360 с.
15 Доскова, Л.С. Управление персоналом. Шпаргалка / Л.С. Доскова. –
Воронеж: Научная Книга, 2012. - 211 с.
16 Кабашов, С.Ю. Делопроизводство и архивное дело в терминах и
определениях / С.Ю. Кабашов – М.: Флинта, 2013. – 294 с.
17 Кирсанова, М.В. Деловая переписка: учебное пособие / М.В. Кирсанова,
Н.Н. Авдонина, Ю.М. Аксенов. – М.: ИНФРА-М, 2003. – 155 с.
18 Козлов, Н.В. Компьютерное делопроизводство и работа с офисной
техникой / Н.В. Козлов. – М.: Наука и техника, 2017. – 304 с.
19
Кузнецова,
Т.В.
Документационное
обеспечение
управления
(делопроизводство) / Т.В. Кузнецова, Т.А. Быкова, Л.В. Санкина. – М.: Инфра-М,
2013. - 304 с.
20 Ленкевич, Л.А. Секретарь-референт. Секретарское дело / Л.А. Ленкевич.
– М.: Академия, 2007. - 80 с.
21 Ловчева, М.В. Делопроизводство в кадровой службе / М.В. Ловчева, Е.Н.
Галкина, Е.В. Гурова. – М.: Проспект, Государственный Университет управления
ГУУ, 2013. – 80 с.
22
Лопатникова,
Е.А.
Делопроизводство.
Образцы
комментариями / Е.А. Лопатникова. – М.: Омега-Л, 2009. - 320 с.
документов
с
81
23
Маневцова,
Л.М.
Организация
делопроизводства
в
школьном
образовательном учреждении / Л.М. Маневцова, С.А. Бабак. – М.: Академия,
2004. – 240 с.
24 Недоруб, Е.Ю. Культура делового общения как фактор повышения
эффективности деятельности коллектива общеобразовательного учреждения /
Е.Ю. Недоруб, М.И. Прокохина // Сборник материалов международной научнопрактической конференции «Главные характеристики современного этапа
развития образования. Организация исследовательской деятельности в России и
за рубежом».-2017. – С.30-32.
25 Недоруб, Е.Ю. Организационно-распорядительные системы документов,
образующихся в деятельности общеобразовательной школы / Е.Ю. Недоруб, М.И.
Прокохина // Сборник научных работ V-го международного молодежного
конкурса «Молодежь в науке: новые аргументы».- 2016. – С.88-91.
26 Рогожин, М.Ю. Справочник по делопроизводству / М.Ю. Рогожин. – М.:
Юстицинформ, 2010. - 256 с.
27
Спивак,
В.А.
Документирование
управленческой
деятельности
(Делопроизводство) / В.А. Спивак. – М.: Книга по Требованию., 2010. – 256 с.
28 Тихомирова, Л.Н. Документы в кадровом делопроизводстве / Л.Н.
Тихомирова, М.Ю. Тихомиров. – М.: Издание Тихомирова М.Ю, 2013. – 192 с.
29 Федосова, В.Т. Управление современной школой. Выпуск 4. Кадровое
делопроизводство в образовательном учреждении. Практическое пособие. – М.:
Учитель, 2013. – 128 с.
30 Щур, Д.Л. Персонал научных организаций. Должностные инструкции /
Д.Л. Щур. – М.: Финпресс, 2011. – 224 с.
82
Приложение 1
Лицензия на осуществление образовательной деятельности
83
84
Приложение 2
Свидетельство о государственной аккредитации
85
86
Приложение 3
Организационно-структурная схема аппарата управления МБОУ –
лицея №18 г. Орла
87
Приложение 4
Устав МБОУ – лицея №18 г. Орла
88
89
90
91
92
93
94
95
96
97
98
99
100
101
102
103
104
Приложение 5
Положение об оплате труда работников МБОУ – лицея №18 г. Орла
105
Приложение 6
Приказ о введении отраслевой оплаты труда
106
Приложение 7
Постановление об утверждении Порядка организации индивидуального отбора
учащихся при приеме либо переводе в государственные общеобразовательные
организации Орловской области и муниципальные общеобразовательные
организации для поучения основного общего и среднего общего образования с
углубленным изучением отдельных учебных предметов или профильного
обучения
107
Приложение 8
Коллективный договор МБОУ – лицея №18 г. Орла
108
109
Приложение 9
Типовой бланк на выпуск квалификационного сертификата ключа проверки
электронной подписи для общеобразовательных организаций
110
111
Приложение 10
Фотография рабочего дня секретаря-делопроизводителя
МБОУ – лицея №18 г. Орла
112
113
1/--страниц
Пожаловаться на содержимое документа