close

Вход

Забыли?

вход по аккаунту

Игнатова Светлана Викторовна. Организация и совершенствование управления документацией в федеральных казенных учреждениях ( на примере отдельного батальона охраны и конвоирования подозреваемых и обвиняемых)

код для вставки
МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ФЕДЕРАЛЬНОЕ ГОСУДАРСТВЕННОЕ БЮДЖЕТНОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ
УЧРЕЖДЕНИЕ ВЫСШЕГО ОБРАЗОВАНИЯ
«ОРЛОВСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ имени И.С.ТУРГЕНЕВА»
ВЫПУСКНАЯ КВАЛИФИКАЦИОННАЯ РАБОТА
по направлению подготовки 46.04.02 Документоведение и архивоведение
направленность (профиль) Информационно-документационное обеспечение
управления
Студента
Игнатова
Светлана
Викторовна
шифр
165772
Студента
Игнатова
Светлана
Викторовна
шифр
165772
Институт
экономики
и управления
Институт
экономики
и управления
Кафедра
маркетинга
и предпринимательства
Кафедра
маркетинга
и предпринимательства
Тема выпускной
квалификационной
работы
Тема
выпускной квалификационной
работы
ОРГАНИЗАЦИЯ И СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ УПРАВЛЕНИЯ
ДОКУМЕНТАЦИЕЙ В ФЕДЕРАЛЬНЫХ КАЗЕННЫХ
УЧРЕЖДЕНИЯХ (НА ПРИМЕРЕ ОТДЕЛЬНОГО БАТАЛЬОНА
ОХРАНЫ И КОНВОИРОВАНИЯ ПОДОЗРЕВАЕМЫХ И
ОБВИНЯЕМЫХ)
Направленность (профиль) Информационно-документационное обеспечение
Игнатова С.В.
Студент
управления
Научный
руководитель
ВЫПУСКНАЯ
КВАЛИФИКАЦИОННАЯ РАБОТА
Пегина Т.П.
по направлению подготовки 46.04.02 Документоведение и архивоведение
Руднева Е.И.
РОП
направленность (профиль) Информационно-документационное
обеспечение
Орел - 2018
2
МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ФЕДЕРАЛЬНОЕ ГОСУДАРСТВЕННОЕ БЮДЖЕТНОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ
УЧРЕЖДЕНИЕ ВЫСШЕГО ОБРАЗОВАНИЯ
«ОРЛОВСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ имени И.С.ТУРГЕНЕВА»
Институт экономики и управления
Кафедра маркетинга и предпринимательства
Направление подготовки 46.04.02 Документоведение и архивоведение
Направленность (профиль) Информационно-документационное обеспечение
управления
УТВЕРЖДАЮ
РОП Руднева Е.И.
20 ноября 2017 г.
ЗАДАНИЕ
на выполнение выпускной квалификационной работы
студента Игнатовой Светланы Викторовны шифр 165772
1 .Тема ВКР Организация и совершенствование управления документацией в
федеральных казенных учреждениях (на примере отдельного батальона
охраны и конвоирования подозреваемых и обвиняемых по г.Орлу )
Утверждена приказом по университету от
2. Срок сдачи студентом законченной работы 13 июня 2018 г.
3.Исходные данные к работе материалы, справочная, научная, методическая
литература, ресурсы Интернет
4. Содержание ВКР (перечень подлежащих разработке вопросов)
Организационно-правовые аспекты деятельности отдельного батальона охраны и конвоирования, подозреваемых и обвиняемых при УМВД России по г.Орлу,
анализ документационного обеспечения управления отдельного
3
батальона охраны и конвоирования, подозреваемых и обвиняемых УМВД России
по г.Орлу, предложения по совершенствованию документационного обеспечения
управления в отдельном батальоне охраны и конвоирования, подозреваемых и
обвиняемых УМВД России по г.Орлу.
5.Перечень графического материала таблицы, диаграммы, оперограммы,
маршрутные схемы.
б.Консультанты по ВКР (с указанием относящихся к ним разделов)
отсутствуют
Дата выдачи задания 20ноября
Научный руководитель ВКР
Пегина Т.П.
Задание принял к исполнению
Игнатова С.В.
КАЛЕНДАРНЫЙ ПЛАН
Наименование
Наименованиеэтапов
этаповВКР
ВКР
Срок
выполнения
этапов
работы
Организационно-правовые аспекты деятельности
отдельного батальона охраны и конвоирования,
подозреваемых и обвиняемых при УМВД России
по г.Орлу
01.02.2018
Анализ документационного обеспечения управления
отдельного батальона охраны и конвоирования,
подозреваемых и обвиняемых УМВД России по г.Орлу
01.05.2018
Предложения по совершенствованию документа-
01.06.2018
Примечание
Примечание
4
ционного обеспечения управления в отдельном
батальоне охраны и конвоирования, подозреваемых и
обвиняемых УМВД России по г.Орлу.
Студент
Игнатова
Научный руководитель ВКР
Пегина Т.П.
С.В.
5
АННОТАЦИЯ
Магистерская диссертация написана на 100 листах. Имеет 23
иллюстрации: примеры документов, графики, маршрутные схемы движения
документов, скриншотов программ, а так же 11 приложений.
Ключевые слова: законодательство, казенные
учреждения, уголовно-
исполнитеная система, отдел по конвоированию, системы документирования,
документооборот, организационная структура, канцелярия, информационнопоисковая система, архив, экспертиза ценности, система электронного документооборота.
Тема магистерской диссертации – организация и совершенствование
управления документацией в федеральных казенных учреждениях (на
примере отдельного батальона охраны и конвоирования подозреваемых и
обвиняемых)
Предметом исследования выступает организация и совершенствование
управления документацией в подразделении территориального органа
Министерства внутренних дел Российской Федерации – Отдельный батальон
охраны и конвоирования подозреваемых и обвиняемых по г.Орлу.
Цель:
управления
проанализировать
документацией
в
организацию
федеральных
и
совершенствование
казенных
учреждениях
управления документацией в Отдельном батальоне охраны и конвоирования
подозреваемых и обвиняемых по г.Орлу.
Полученные результаты в полностью соответствуют поставленной
цели.
Методы исследования. Теоретические исследования базировались на
анализе законодательно – правовой и нормативной базы в деятельности
казенных
учреждений.
Практические исследования базировались на анализе документационного
обеспечения управления в ОБОКПО и методе прогнозирования при выборе
направления совершенствования системы делопроизводства.
6
Научная новизна диссертации выражается в следующем:
 Раскрыто
понятие
«казенные
учреждения»
относительно
ДОУ,
основные права и обязанности казенных учреждений.
 На примере ФКУ ОК как казенного учреждения выявлены основные
ошибки в ведении делопроизводства, а так же факторы сдерживающие
внедрение системы электронного документооборота (СЭД).
 Предложен рациональный путь совершенствования
документацио-
нного обеспечения управления в ОБОКПО – внедрение СЭД Кодекс:
Документооборот, отвечающий всем необходимым требованиям в
работе и невысокой стоимостью, в отличие от аналогов.
Реализация внедрения СЭД Кодекс: Документооборот возможно уже в
ближайшие годы. В отделе уже используют компоненты данного СЭД, а
полное внедрение и переход на электронный документооборот вопрос
времени и финансирования.
7
СОДЕРЖАНИЕ
АННОТАЦИЯ…………………………………………………………………………………...5
ВВЕДЕНИЕ……………………………………………………………………………………...8
ГЛАВА 1. Организационно-правовые аспекты деятельности отдельного
батальона охраны и конвоирования, подозреваемых и обвиняемых при
УМВД России по г.Орлу……………………………………………………….14
1.1. Теоретические основы управления документацией в казенных
учреждениях……………………………………………………………………...14
1.2. Общая характеристика батальона………………………………………….21
1.3. Законодательное и нормативно-методическое регулирование
деятельности батальона…………………………………………………………29
ГЛАВА 2. Анализ документационного обеспечения управления
отдельного батальона охраны и конвоирования, подозреваемых и
обвиняемых УМВД России по г.Орлу……………………………………….38
2.1. Организация службы делопроизводства батальона………………………38
2.2.Документирование делопроизводства батальона………………………….40
2.3 Организация работы с документами батальона…………………………...46
2.4. Организация хранения документов батальона……………………………57
ГЛАВА 3.Предложения по совершенствованию документационного
обеспечения управления в отдельном батальоне охраны и конвоирования
подозреваемых и обвиняемых УМВД России по г.Орлу……………………..61
3.1. Совершенствование документационного обеспечения управления
батальона посредством автоматизации………………………………………...67
Заключение……………………………………………………………………….89
Список литературы………………………………………………………………94
Приложение……………………………………………………………………..105
8
ВВЕДЕНИЕ
Территориальные органы Министерства внутренних дел Российской
Федерации, осуществляя свою служебную деятельность, представляют собой
основное звено системы органов внутренних дел Российской Федерации.
Именно на территориальные органы внутренних дел возложена
реализация «внешних» властных полномочий органов внутренних дел, а
именно охрана общественного порядка и обеспечение общественной
безопасности, профилактика правонарушений, регистрация и лицензионноразрешительная деятельность, осуществление государственного контроля и
надзора, производство по делам об административных правонарушениях,
значительный объем уголовно-процессуальных действий.
Эффективность
выполнения
органами
МВД
России
функций,
направленных на укрепление правопорядка, обеспечение безопасности
граждан от преступных посягательств, особенно в условиях переходного
этапа развития, который в настоящее время переживает российская
правоохранительная система, во многом зависит от качества управленческих
решений, принимаемых на разных уровнях системы органов внутренних дел,
во всех ее подразделениях.
Реализуемая в настоящее время реформа МВД России является
очередным важнейшим шагом модернизации страны и ее государственного
управления. Главной целью реализуемой реформы является создание
современной и эффективной правоохранительной системы в России.
В процессе управленческой деятельности органы и подразделения
внутренних дел получают и сами создают различные документы, причем с
усложнением процессов управления их количество постоянно возрастает.
Практика документационного обеспечения управления в органах
внутренних дел требует, наряду с существенным улучшением качества
подготавливаемых для нужд управления документов, общего сокращения
документопотоков с целью высвобождения практических работников от
9
излишней «бумажной» работы в пользу выполнения непосредственных
функциональных обязанностей.
Решение
проблемы
управления
документацией
в
современных
условиях позволит целенаправленно формировать информационные ресурсы
органов внутренних дел, обеспечивать их эффективное функционирование, а
также
открыть доступ
гражданам к информационным ресурсам,
с
наименьшими затратами времени, труда и средств.
Все вышесказанное определяет актуальность выбранной темы.
Объектом
исследования
данной
работы
является
структурное
подразделение территориального органа Министерства внутренних дел
Российской Федерации – Отдельный батальон охраны и конвоирования
подозреваемых и обвиняемых при УМВД России по г.Орлу. (ОБОКПО при
УМВД России по г.Орлу).
Предметом исследования выступает организация и совершенствование
управления документацией в федеральных казенных учреждениях в
подразделении территориального органа Министерства внутренних дел
Российской Федерации – Отдельный батальон охраны и конвоирования
подозреваемых и обвиняемых по г.Орлу.
Целью квалификационной работы является анализ организация и
совершенствование управления документацией
в Отдельном
батальоне
охраны и конвоирования подозреваемых и обвиняемых по г.Орлу.
Исходя из поставленной цели, необходимо решить следующие задачи:
1) изучить источники и литературу по теме данного исследования;
2)
рассмотреть
современную
законодательную
и
нормативно-
методическую базу организации делопроизводства в органах внутренних
дел Российской Федерации;
3) дать общую характеристику Батальона как объекта исследования;
4) изучить организацию службы делопроизводства Батальона;
10
5)
проанализировать
сложившуюся
практику
документирования
деятельности Батальона;
6) исследовать организацию работы с документами в Батальоне;
7) изучить организацию хранения документов в Батальоне;
8)
разработать
рекомендации
по
совершенствованию
практики
управления документации в Батальоне.
В магистерской диссертация
именно:
законодательные
федерального
и
акты,
был использован ряд источников, а
нормативно-методические
ведомственного
уровня,
в
сфере
документы
информации
и
документации, законодательные и нормативные акты, устанавливающие
правовые основы деятельности органов системы внутренних дел РФ, а также
локальные нормативные документы Отдела вневедомственной охраны
Управления Министерства внутренних дел России по г. Орлу.
В процессе написания выпускной магистерской диссертации
использованы
материалы
«Делопроизводство»,
таких
периодических
«Делопроизводство
и
изданий,
документооборот
были
как
на
предприятии», «Справочник секретаря и офис-менеджера», «Современные
технологии делопроизводства и документооборота», «Секретарь-референт»,
«Административное право и процесс», «Российский следователь».
При написании работы использовались труды таких авторов, как
Т.В. Кузнецова, В.И. Андреева, Т.А. Быкова, Е.М. Каменева, Е.А. Кошелева,
С.Л. Кузнецов, М.В. Ларин, Л.В. Санкина, В.Ф. Янковая и ряда других.
В публикациях В.И. Андреевой, Е.М. Каменевой, В.Ф. Янковой дана
характеристика систем управленческой документации, определен видовой
состав
организационно-распорядительной
системы,
представлены
современные требования к составлению и оформлению бланков и конкретных
видов документов, таких как положение о структурном подразделении,
должностная инструкция, приказ, распоряжение, справка и других.
11
Организации документооборота, характеристике его основных этапов,
рассмотрению вопросов регистрации документов, а также изложению
требований к осуществлению контроля исполнения документов, наряду с
трудами Т.В. Кузнецовой, посвящены публикации таких авторов, как Т.А.
Быкова, Л.В. Санкина, М.Е. Тарасова и ряда других.
Требования к составлению номенклатуры дел, современные правила
формирования дел, вопросы организации их хранения и проведения
экспертизы ценности документов, порядок оформления дел и подготовки
передачи их на архивное хранение, раскрываются в работах Т.В. Кузнецовой,
Л.М. Вяловой, В.С. Иритиковой, Е.А. Кошелевой и других авторов.
Особое место занимают публикации С.Л. Кузнецова, М.В. Ларина, Н.А.
Храмцовской, в которых дается характеристика конкретных правовых актов
в области делопроизводства, подробно
состояние
общегосударственной
рассматривается современное
законодательной
и
нормативно-
методической базы документационного обеспечения управления.
Понятие и сущность российской государственной правоохранительной
системы, правовое положение МВД России в условиях его реформирования,
правовой статус сотрудника полиции, условия прохождения службы в
подразделениях органов внутренних дел раскрывается в работах И.В.
Буянова, Ф.П. Васильева, Ю.И. Попугаева и других.
При обследовании постановки делопроизводства использовались
методы изучения документов: наблюдение, беседа с сотрудниками. При
анализе
полученных
данных
использовался
графический
метод
(оперограммы, диаграммы и др.).
Структура диссертации состоит из аннотация, введения, трех глав,
заключения, списка источников и литературы и приложений, обусловлена ее
целью и задачами.
Во введении обоснована актуальность выбранной темы исследования,
определены цели и задачи работы.
12
Первая глава включает три параграфа, и посвящена изучению
организационно-правовых аспектов деятельности Отдельного батальона
охраны и конвоирования
подозреваемых и обвиняемых при УМВД по
г.Орлу. В первом параграф посвящен рассмотрению деятельности казенных
учреждений
в
общем,
законодательной
и
во
втором
проанализированы
нормативно-методической
современной
базы
структурного подразделения МВД России. В третьем
деятельности
параграфе дается
общая характеристика объекта исследования.
Вторая глава состоит из четырех параграфов и представляет собой
анализ документационного обеспечения управления в Отдельном батальоне
охраны и конвоирования подозреваемых и обвиняемых по г.Орлу. Первый
параграф посвящен изучению организации службы делопроизводства
батальона. Во втором параграфе анализируется сложившаяся
практика
документирования организационно-распорядительной деятельности. Третий
параграф посвящен изучению организации работы с документами в
Батальоне.
В
четвертом
параграфе
изучается
порядок
организации
оперативного хранения документов и подготовки документов к архивному
хранению.
Третья глава состоит из двух параграфов, в которых изложены наши
предложения
по
совершенствованию
документационного
обеспечения
управления в Отдельном батальоне охраны и конвоирования подозреваемых
и обвиняемых при УМВД России по г.Орлу.
В
заключение
полученным
в
документационного
предоставлены
результате
обеспечения
выводы
проведенного
управления
по
всем
исследованиям,
анализа
батальона
организации
охраны
и
конвоирования.
Список источников и литературы охватывает пособия, использованные
в процессе написания данной квалификационной работы.
Приложения включают материалы, служащие для иллюстрации
13
отдельных положений работы, а также документы, разработанные нами в
рамках совершенствования документационного обеспечения управления в
Отдельном батальоне охраны и конвоирования подозреваемых и обвиняемых
при УМВД России по г.Орлу.
14
1. ОРГАНИЗАЦИОННО-ПРАВОВЫЕ АСПЕКТЫ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ
ОТДЕЛЬНОГО БАТАЛЬОНА ОХРАНЫ И КОНВОИРОВАНИЯ
ПОДОЗРЕВАЕМЫХ И ОБВИНЯЕМЫХ УМВД РОССИИ ПО
Г.ОРЛУ
1.1. Теоретические основы управления документацией в казенных
учреждениях
Основываясь на ст. 6 БК РФ мы можем сделать вывод о том, что статус
казенного учреждения присваивается государственным или муниципальным
учреждениям, которые оказывают услуги, выполняют работы или исполняют
государственные/муниципальные функции для реализации полномочий
«власти», предусмотренных законами Российской Федерации, и финансово
обеспечиваются средствами федерального или муниципального бюджета, на
основании соответствующей бюджетной сметы.
Опираясь на пп. 1 п.1 ст. 31 Федерального Закона №83-ФЗ от 28 апреля 2010
г. «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской
Федерации
в
связи
с
совершенствованием
правового
положения
государственных (муниципальных) учреждений» казѐнные учреждения
федерального уровня создаются на платформе юридического лица без
проведения процедур реорганизации, изменяя тип учреждения.
П. 10. ст. 31 Федерального Закона №83-ФЗ от 28 апреля 2010 г. говорит нам о
необходимости
перемены
статуса
федерального
государственного
учреждения на федеральное казѐнное учреждение следующих типов
учреждений:
Во-первых,
к
ним
относятся
различные
управления
объединений,
соединений, а также воинские части Вооруженных сил Российской
Федерации.
Также
в
эту
группу
входят
военные
комиссариаты,
регламентирующие деятельность внутренних войск и войск гражданской
15
обороны органы управления, воинские части как внутренних, так и других
типов войск, и формирований.
Во-вторых, статусом казѐнного учреждения должны обладать органы
исполнения наказания, а также следственные изоляторы, относятся к
уголовно-исполнительной системе и выполняют как функции управления,
так и специальные функции. Кроме вышеперечисленного к данному типу
учреждений
относятся
несовершеннолетних
специальные
граждан,
учреждения,
которым
созданные
необходима
для
социальная
реабилитация.
К заключительной, третьей группе относятся учреждения Министерства
Внутренних
Дел,
Федеральной
Службы
Безопасности,
Федеральной
Таможенной Службы и Федеральной Миграционной Службы, а также
организации Главного управления специальных программ Президента
Российской Федерации. Также сюда можно отнести психиатрические
больницы
с
интенсивных
наблюдением
и
аварийно-спасательные
формирования.
Необходимо отметить, что порядок создания казѐнного учреждения, по п.2
ст. 17.1 Федерального Закона от 12 января 1996 №7-ФЗ «О некоммерческих
организациях», требует соблюдения порядка, который устанавливается:
1.
Для
казѐнных
учреждений
федеральной
подведомственности
–
Правительством Российской Федерации;
2. Для казѐнных учреждений, подведомственных субъекту Российской
Федерации – высшим исполнительным органом власти, действующим на
территории субъекта Российской Федерации;
3.
Местная
администрация
муниципального
образования
регулирует
казѐнные учреждения своего муниципалитета;
Решение об преобразовании федерального учреждения в федеральное
казѐнное учреждение имеет право принимать исключительно Правительство
16
РФ, закрепляется данное решение распоряжением. Данное распоряжение
должно состоять из следующих элементов:
Во-первых, распоряжение должно содержать наименование федерального
учреждения, существующего на момент его преобразования, с обязательным
указанием типа данного учреждения;
Кроме
того,
документ
содержит
название
«нового»
федерального
учреждения и тип создаваемого учреждения;
В-третьих, распоряжение включает в себя название федерального органа
исполнительной власти, которое осуществляет функции и полномочия
учредителя учреждения федеральной подведомственности;
Следующим необходимым элементом распоряжения правительства является
информация о штатной численности учреждения, а именно о еѐ сохранении
или изменении.
Помимо вышеперечисленного распоряжение должно содержать перечень
мероприятий, проведение которых необходимо для создания федерального
казѐнного учреждений, а также сроки проведения данных мероприятий.
До принятия Правительством подобного рода распоряжений, федеральный
орган исполнительной власти, в компетенцию которого входит выроботка
государственной политики, а также нормативно-правовое регулирование в
установленной сфере, разрабатывает проект распоряжения. Также, считаем
необходимым
отметить,
что
данный
проект
согласовывается
с
Министерством Финансов и Министерством Экономического развития
согласно п. 19 Порядка №539.
Помимо
распоряжения
федеральный
орган
исполнительной
власти
предоставляет в Правительство РФ пояснительную записку, которая
содержит сведения о целесообразности преобразования федерального
учреждения в казѐнное, а также информацию о кредитной задолженности
данного учреждения.
17
В заключении рассматриваемого вопроса необходимо отметить, что в случае,
если изменение типа федерального учреждения в казѐнное повлечет к утрате
возможности выполнения государственных функций, федеральный орган
исполнительной власти указывает в пояснительной записке орган, на
который будет переложено выполнение данных государственных функций.
Особенности правового положения казѐнных учреждений
Для более полного понимания сущности казѐнных учреждений, необходимо
указать особенности правового положения учреждений данного типа.
Итак, анализируя п.2 ст. 161 БК РФ, а также ст. 6 БК РФ, мы делаем вывод,
что финансирование казѐнных учреждений происходит согласно бюджетной
смете из денежных средств, находящихся в бюджете Российской Федерации.
В п. 3 ст. 161 БК РФ говорится, что казѐнное учреждение не в праве
выполнять деятельность, приносящую доходы, если иное не закреплено в
учредительном документе данного казѐнного учреждения. Доходы, которые
были
получены
казѐнным
учреждением
направляются
в
бюджет
соответствующей системы Российской Федерации.
Кроме того, п.5 и п.7 ст. 161 БК РФ закрепляет ответственность казенного
учреждения за пользование денежными средствами, находящимися в его
распоряжении. В случае, если возникла недостача средств, субсидиарную
ответственность возлагается на собственника имущества.
Согласно п.8 ст. 161 БК РФ «казѐнное учреждение в праве самостоятельно
выступать в роли истца или ответчика».
Интересным читаем тот факт, что п. 10 ст. 161 БК РФ запрещает казѐнному
учреждению приобретать ценные бумаги, получать различные виды кредитов
и субсидии.
18
Гражданский Кодекс Российской Федерации, а именно п.4. ст. 298, говорит
нам, что управление имуществом казѐнного учреждения осуществляется
исключительно с согласия собственника данного имущества.
Ст. 220.1 БК РФ говорит нам о том, что для проведения операций, связанных
с бюджетом казенного учреждения, необходимо наличие в Федеральном
казначействе, или в ином финансовом органе на территории субъекта
Российской Федерации, открытого лицевого счета.
Федеральный Закон от 21 июля 2005 г. №94-ФЗ «О размещении заказов на
поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных и
муниципальных нужд» регулирует оказание услуг, выполнение заказов и
работ казѐнного учреждения.
В заключении рассмотрения особенностей правового положения казѐнных
учреждений необходимо отметить, что имущество закрепляется за казѐнным
учреждением на праве оперативного управления.
Функции и полномочия учредителя казѐнного учреждения
Учредителем казѐнного учреждения является уполномоченный орган
исполнительной власти, в чьем ведении находится казѐнное учреждение.
Учредитель несѐт свои функции и имеет полномочия.
«Положение об осуществлении федеральными органами исполнительной
власти
функций и
полномочий
учредителя федерального
казѐнного
учреждения», утвержденное Постановление Правительства Российской
Федерации от 26 июля 2010 года № 537, закрепляет следующие порядки
выполнения функций и полномочий учредителя:
1. учредитель обязан выполнять свои функции и полномочия при создании
федерального казѐнного учреждения, реорганизации, изменения типа
данного учреждения и его ликвидации;
19
2. учредителем утверждается устав подведомственного ему казѐнного
учреждения;
3. учредитель назначает и прекращает полномочия руководителя учреждения
казѐнного типа, заключает и прекращает его трудовой договор;
4. учредителем казѐнного учреждения формируется и утверждается
государственное задание, которое должно выполняться в соответствии с
видами деятельности учреждения, закреплѐнными в уставе;
5. исходя из правового акта, учредителем определяется список казѐнных
учреждений федеральной подведомственности, которым было установлено
государственное задание на предоставление государственных услуг как
юридическим лицам, так и физическим;
6. учредитель должен осуществлять финансовое обеспечение работы
казѐнного
учреждения
и
выполнения
государственного
задания,
закреплѐнного за данным учреждением;
7. учредителем определяется порядок предоставления отчетов об итогах
работы
федерального
казѐнного
учреждения,
использовании
государственного имущества;
8. помимо порядка предоставления отчетов, учредителем устанавливается
порядок ведения бюджетных смет учреждения;
9. учредитель обязан предоставить в Росимущество проект пользования
движимым
и
недвижимым
имуществом
казѐнного
учреждения.
Предоставленный проект рассматривается Росимуществом в течении 15
дней, по истечении которых Росимущество выносит решение, либо
направляет отказ. Однако, если от Росимущества не поступает никакой
информации в течение 30 дней, то решения принимает значение
согласованного.
10. контроль за работой федерального казѐнного учреждения также ведѐтся
учредителем, в соответствии с Российским законодательством.
20
Необходимо отметить, что учредитель ведѐт свою деятельность в отношении
казѐнного
учреждения
соответственно
установленным
федеральными
законами и иными нормативно-правовыми актами Российской Федерации
функциям.
Органами государственной власти, действующими на территории субъектов
Российской Федерации, также издается нормативно-правовая документация,
регламентирующая
функции
и
полномочия
учредителей
казѐнных
организаций, подведомственных им.
Устав казѐнного учреждения
После изменения типа федерального государственного учреждения на
казѐнное учреждение, данные изменения необходимо внести в устав
организации.
Устав состоит из следующих разделов:
1. Общие положения. В данном разделе устанавливается наименование
организации, место нахождение учреждения, учредитель и собственник
имущества, а также указываются федеральные органы исполнительной
власти, которые осуществляют полномочия учредителя и собственника
данного казѐнного учреждения.
2. В уставе закрепляются предмет, цели деятельности учреждения,
устанавливаются
виды
деятельности,
которые
учреждение
вправе
осуществлять.
3.
Раздел
содержит
вопросы
организации
деятельности
казѐнного
учреждения, и управления. В данном разделе закреплена информация о
структуре учреждения, компетенции структурных подразделений, а также
ответственность руководителя данного учреждения.
4. Раздел, регулирующий имущественное и финансовое обеспечение
казѐнного учреждения, содержит в себе порядок пользования имуществом,
21
порядок проведения больших сделок, в которых у учреждения имеется
заинтересованность. В данном разделе закреплѐн запрет на ведение сделок,
итогом которых может стать отчуждение имущества, которое было
приобретено за счет средств федерального или муниципального бюджета.
Так как данный раздел устава регулирует финансовые вопросы учреждения,
то в нѐм может содержаться положение об открытии и ведении лицевых
счетов в Федеральном казначействе. Считаем необходимым указать наличие
в разделе документе положения о ликвидации, а также положение о
распоряжении собственностью в случае ликвидации учреждения. Кроме
всего вышеперечисленного здесь содержатся указания
по вопросам
субсидиарной ответственности.
5. Считаем важным указать раздел устава, содержащий в себе сведения о
филиалах казенного учреждения.
Помимо всех вышеперечисленных разделов устава казѐнного учреждения, в
данном документе могут присутствовать и другие разделы, которые должны
быть предусмотрены федеральными законами. Необходимо отметить, что
изменения, которые вносятся в устав казѐнного учреждения, утверждаются
федеральным органом исполнительной власти в рамках своих полномочий.
1.2 Общая характеристика Батальона
Отдельный
батальон охраны и конвоирования подозреваемых и
обвиняемых входит в состав полиции и в систему органов внутренних дел
России, является структурным подразделением УМВД России по г. Орлу.
История конвойной службы
неразрывно связана с историей нашего
государства.
Организация конвойной службы уходит собственными корнями
углубленно в историю. К примеру, в марте 1811 года была создана
внутренняя стража РФ. В феврале 1816 года образован отдельный корпус
22
внутренней охраны. В январе 1886 года создана конвойная стража России –
576 конвойных команд. В июне 1907 года утвержден Устав конвойной
службы, определивший функции и организацию ее деятельности. Таким
образом, была сформирована военно-охранительная система, ведущей
задачей которой считалось обеспечение тишины и покоя в государстве,
охрана его внутренней безопасности в тех случаях, когда для этого
необходимы специальные вооруженные силы, организованные в отличие от
полиции по армейскому образцу. Данные силы применялись для несения
внутренней службы и выполнения некоторых карательных функций
государства ».
После победы февральской революции 1917 года Главное тюремное
управление
было
реорганизовано
в
Главное
управление
местами
заключения. Постановлением Временного правительства от 30 марта 1917
года были внесены коренные изменения в содержание арестантов:
отменены все виды оков, арестантские одежды, телесные наказания. Была
упразднена жандармерия, а полиция заменена народной милицией.
Таким образом, из трех вооруженных охранительных Отдельный
батальон охраны и конвоирования подозреваемых и обвиняемых входит в
состав полиции и в систему органов внутренних дел России, является
структурным подразделением УМВД России по г. Орлу.
История конвойной службы
неразрывно связана с историей нашего
государства. Организация конвойной службы уходит своими корнями
глубоко в историю. Итак, первая четверть XIX века ознаменована созданием
внутренней стражей России. 1816 год – образованием отдельного корпуса
внутренней силы. Конвойная стража Российской Империи была образована в
1886 году и состояла из 576 конвойных команд. Однако, документ,
регламентирующий функции и организацию деятельности конвойной
службы, а именно Устав, появился лишь в 1907 году. Так была
организованна в Российской Империи военно-охранительная система,
23
обеспечивающая тишину и спокойствие внутри государства. Данная система
занималась охраной безопасности и осуществлением карательных функций
тогда, когда государству требовалось вмешательство вооруженной силы для
подавления внутренних конфликтов – это, следует отметить, является
главным отличием военно-охранительной системы от полиции.
После победы февральской революции 1917 года Главное тюремное
управление
было
реорганизовано
в
Главное
управление
местами
заключения. Постановление Временного правительства от 1917 года внесло
существенные
изменения
порядок
содержания
арестованных,
так
произошла отмена всех видов оков, запрещено ношение арестантской
одежды,
запрещены
телесные
наказания.
Была
формирований,
существовавших тогда, Временное правительство оставило лишь одно конвойную службу. Однако, первоначально конвойная служба имела
несколько другой статус, чем сейчас. Например, если брать 70-80-е годы, то
тогда функции охраны и конвоирования обвиняемых в суды осуществлял
полк внутренних войск МВД, в составе которого была так называемая
судебная рота. Потом, во внутренних войсках произошло сокращение, роту
расформировали,
а
функции
по
конвоированию
подследственных,
обвиняемых передали Отдельному батальону охранно-конвойной службы
милиции при УВД области, созданному 20 марта 1995 года.
Основные задачи, выполняемые конвойным подразделением. Одна из
основных задач конвоя на территории Орловской области заключается в
оказании помощи Областным, районным и мировым судам в обслуживании
судебных процессов. Вторая основная задача конвойного подразделения
тесно соприкасается с первой и заключается в обеспечении охраны
обвиняемых и подозреваемых лиц в судебном заседании, а также в
грамотном конвоировании при выездах на следственные мероприятия с
обвиняемыми/подсудимыми.
Необходимо указать, что конвоирование в первую представляет собой
24
надѐжную
охрану
подозреваемых
и
обвиняемые
лиц,
в
процессе
нахождения последних под стражей, а также при их перевозке к месту
заключения под стражу. Конвой должен обеспечивать надежную изоляцию
и постоянный надзор за подозреваемыми и обвиняемыми лицами, для
предотвращения возможного сокрытия от суда или следствия вещественных
и иных видов доказательств, отсутствие которых помешало бы суду в
установлении истины. Кроме того, конвой необходим для обеспечения
исполнения приговора.
Кроме того, личный состав конвойного подразделения задействуется в
обеспечении охраны общественного порядка при проведении городских
массовых
мероприятий.
Также
сотрудники
батальона
защищают
конституционный строй на Северном Кавказе в составе сводных отрядов
орловской милиции. Необходимо понимать, что профессия милиционера
охранно-конвойной службы является «сложной» профессией. Сотрудникам
данной профессии необходимо соответствовать достаточно высоким
психологическим и психофизиологическим требованиям, так как контакт с
подозреваемыми
и
осужденными
лицами
подразумевает
наличие
сотрудники
милиции,
физической и психологической подготовки.
Требования,
в
которых
работают
эти
характеризуются непредсказуемостью обстановки и поэтому являются
экстремальными.
Значительная нервно-психическая
напряженность,
вызванная деятельностью по охране подследственных и подсудимых,
требует не только профессиональной компетентности, но и достаточно
высокого уровня эмоциональной устойчивости и функциональных резервов
организма, способствующих полноценной адаптации к нагрузкам и
позволяющих уверенно и эффективно осуществлять милицейскую службу.
Важно понимать, что психологическая напряженность, ответственность и
физические нагрузки – это неотъемлемые спутники милиционера-конвоира.
Связано это с тем, что отчасти от качества работы сотрудника конвойной
25
полиции зависит мнение общественности об уровне законности, равенства,
справедливости и гуманизма в нашей стране.
Основная цель работы конвойной службы заключается в достижении
общественной
и
собственной
безопасности
при
осуществлении
сопровождения спецконтингента.
За последние годы в конвойной службе произошли значительные
изменения. Преступность по стране растет, преступник стал другим –
жестче, агрессивнее, наглее. Это вносит свои особенности в деятельность
конвойных подразделений. Наиболее позитивным моментом можно считать
кадровое становление. Повышены требования к сотрудникам. Ужесточены
нормативы огневой и физической подготовки, что позволило вывести
личный
состав
батальон
на
новый
качественный
уровень
в
профессиональной подготовке. Произошло значительное омоложение
личного состава: более 70 % - это сотрудники в возрасте моложе 30 лет, но
они знают свое дело и с честью его выполняют.
Батальон не стоит в стороне и от решения общих милицейских задач. Его
сотрудники
регулярно
участвуют
в рейдах
с
другими службами
по
обеспечению правопорядка в городе при проведении общественнополитических мероприятий.
Следует отметить, что в 2005 году ОБОКСМ при УВД был
переименован
в
Отдельный
батальон
охраны
и
конвоирования
подозреваемых и обвиняемых (ОБОКПО) при УМВД. В целом же, идет
нормальная, повседневная служба, личный состав батальона справляется с
поставленными перед ним задачами.
На батальон возложено выполнение целого ряда задач, а именно:
 организация, обеспечивание и воплощение на базе договоров охраны
имущества людей и организаций всех форм принадлежности к преступным и
иных противоправных посягательствам;
26
 охрана объектов, подлежащих обязательной охране полицией в
соответствии с утвержденным перечнем;

обеспечение
срабатывании
оперативного
охранной
централизованного
реагирования
сигнализации
наблюдения
на
сообщения
на присоеденных
объектах,
службах
о
к пультам
охраны
которых
осуществляется с помощью технических средств;
 реализация в пределах компитенции на территории г. Орла и
Орловского района Орловской области единой технической политики в
области применения средств охранной сигнализации, их внедрения и
эксплуатационного обслуживания;
 участие в пределах, установленных законодательством Российской
Федерации, в оказании помощи физическим или юридическим лицам в
защите их прав и законных интересов, охране общественного порядка и
обеспечении общественной безопасности, выявлении, предупреждении и
пресечении преступлений и административных правонарушений;
 участие в реализации государственных программ, разработке и
осуществлении региональных мер по упорядочению и совершенствованию
охраны материальных ценностей;
 инспектирование подразделений охраны юридических лиц с особыми
уставными задачами и подразделений батальона охраны и др.
Положением о батальоне
закреплен перечень всех возможностей,
которые обеспечивают решение основополагающих задач изучаемого
структурного подразделения Управления МВД России по г. Орлу.
Работа Батальона организуется на базе планирования, сочетания
единоначалия
в
заключении
вопросов
служебной
деятельности
и
коллегиальности при их обсуждении, с установлением индивидуальной
ответственности каждого работника за состояние дел на порученном участке
и выполнение отдельных поручений.
27
Общее руководство деятельностью батальона осуществляет командир,
который назначается и освобождается от должности приказом начальника
Управления МВД России по г. Орлу.
Командир
батальона несет персональную ответственность за
деятельность подразделения и наделен широким кругом полномочий:
 утверждает положения о структурных подразделениях Батальона,
должностные инструкции сотрудников и работников;
 распределяет обязанности между своими заместителями;

заключает
в
установленном
порядке
договоры,
контракты,
соглашения с организациями, связанные с обеспечением деятельности
Батальона, а еще совершает другие сделки от имени Батальона в границах
возможностей, предоставленных нормативными правовыми актами МВД РФ,
выдает доверенности на совершение этих сделок;
 в пределах своей компетенции издает приказы по вопросам
организации деятельности Батальона;
 вносит предложения руководству УВД УМВД России по г.Орлу о
структуре, штатах и численности Батальона в соответствии с нормативными
правовыми актами МВД России;
 назначает кандидата на должность, а также утверждает его в
должности, заключая трудовой договор. Также командир батальона в праве
уволить сотрудника, прекратив трудовой договор с работником, опираясь на
номенклатуру должностей;
 командир осуществляет подбор кадров и их расстановку в Батальоне.
Он ответственен за профессиональную подготовку кадров, соблюдение
дисциплины и режима секретности;
 готовит представления к присвоению очередных специальных званий
на сотрудников Батальона. Организует подготовку, согласовывает и
представляет в Управление, для утверждения, аттестации на сотрудников
Батальона;
28
 поощряет и налагает дисциплинарные взыскания, в соответствии с
положением о службе в органах внутренних дел Российской Федерации, на
сотрудников и, в соответствии с законодательством о труде, на работников
Батальона, вносит предложения по этим вопросам начальнику Управления и
др.
Начальник батальона
имеет трех заместителей: по кадровой и
воспитательной работе, по службе и по технической части. Командир
батальона непосредственно осуществляет управление командирами взводов,
кадровой и правовой службой, группой организационно-аналитической
работы, финансовым отделом, канцелярией и группой материальнотехнического и хозяйственного обеспечения. В свою очередь заместитель по
технике
контролирует
работу
пульта
централизованной
охраны,
а
заместителю по службе подчиняются командиры взводов. Структура
Батальона представлена графически на рисунке 1
Командир роты
Заместитель
командира
роты по службе
Заместитель
командира роты
по кадровой и
воспитательной
работе
Помощник
командира роты
по технической
части
29
Дежурная часть
1 взвод,2 взвод
3 взвод, 4 взвод
Старший
инспектор по
кадрам
Старшина
Психолог
Секретарь
1 взвод
Батальон является юридическим лицом, бюджетополучателем; имеет
печать с воспроизведением изображения Государственного герба Российской
Федерации, с указанием своего полного и сокращенного наименования;
самостоятельный баланс, лицевые счета, открываемые в соответствии с
законодательством Российской Федерации, а также необходимые для
осуществления своей деятельности бланки, печати и штампы.
Таким образом, Отдельный батальон охраны и конвоирования
подозреваемых и обвиняемых Управления МВД России по г. Орлу входит в
состав полиции и в систему органов внутренних дел России, является
структурным подразделением УМВД России по г. Орлу, с подчинением
Управлению вневедомственной охраны УМВД России по г.Орлу.
Батальон имеет установленную жесткую структуру, осуществляет свою
служебную деятельность, реализуя задачи и функции охраны по усилению
антитеррористической устойчивости охраняемых объектов и жилого сектора,
профилактике
правонарушений
и
имущественных
преступлений,
территории г. Орла и Орловского района Орловской области.
на
30
1.3. Законодательное и нормативно-методическое
регулирование деятельности Батальона
Деятельность и документационное обеспечение управления органов
системы
внутренних
дел
Российской
Федерации,
регламентируется
совокупностью законодательных и нормативно-методических актов.
Законодательные
акты,
являющиеся
основой
деятельности
Министерства внутренних дел Российской Федерации и его подразделений,
представляют собой совокупность правовых актов, определяющих статус
ведомства, его полномочия, структуру и состав органов, правовые основы
деятельности сотрудников, организацию службы в органах внутренних дел
России.
МВД России и органы, входящие в его структуру, осуществляют свою
деятельность в соответствии с Федеральными законами « О службе в органах
внутренних дел Российской Федерации и внесении изменений в Отдельные
законодательные акты Российской Федерации », « О полиции », Указами
Президента РФ « О мерах по совершенствованию деятельности органов
внутренних дел Российской Федерации », « Вопросы организации полиции »
и другими актами.
Так, Федеральный закон « О службе в органах внутренних дел
Российской Федерации и внесении изменений в Отдельные законодательные
акты
Российской
Федерации
регулирует
отношения,
связанные
с
поступлением на службу в органы внутренних дел, ее прохождением и
прекращением». Законом, закреплены принципы службы в Батальоне
полиции, установлены квалификационные требования к должностям в
органах внутренних дел. Кроме того, Законом определяется правовое
положение (статус) сотрудника полиции. В частности, речь идет о его
правах и обязанностях; ответственности, требованиях к его служебному
поведению; ограничениях и запретах, связанных со службой.[20]
31
Принятие Федерального закона « О полиции » стало новой вехой в
истории российских органов внутренних дел и «должно обеспечить
дальнейшее поступательное движение российских правоохранительных
органов по пути модернизации». [18]
В соответствии с Законом, полиция является составной частью единой
централизованной системы МВД РФ, и в ее состав могут входить
подразделения, организации и службы, создаваемые для выполнения
возложенных
полиции
на полицию
осуществляют
обязанностей.
руководитель
Руководство
МВД
деятельностью
России,
руководители
территориальных органов МВД России и руководители подразделений
полиции, которые несут ответственность за выполнение возложенных на
полицию обязанностей. Согласно данному акту, состав полиции, порядок ее
создания, реорганизации и ликвидации определяются непосредственно
Президентом
РФ,
а
нормативы
и
лимиты
штатной
численности
подразделений полиции определяются руководителем МВД РФ. Законом
также определены основные направления деятельности органа внутренних
дел, а именно защита личности, общества, государства от противоправных
посягательств;
предупреждение
и
пресечение
преступлений
и
административных правонарушений и ряд других.
Особую группу документов составляют акты, утвержденные приказами
МВД
России,
например,
« Кодекс
федеральных
государственных
Министерства
внутренних
внутренней
организации
дел
этики
и
служебного
поведения
гражданских
служащих
системы
Российской
Министерства
Федерации »,
внутренних
дел
«Регламент
Российской
Федерации», « Типовое положение о территориальном органе Министерства
внутренних дел Российской Федерации » и ряд других.
Группа правовых актов, напрямую устанавливающих требования к
документационному обеспечению управления в различных структурах
Российской Федерации, в том числе и в органах внутренних дел,
32
представляет собой совокупность законов, нормативных актов, методических
документов, регламентирующих технологии создания документов, их
обработки, сбережение и применение в текущей деятельности.
Основным
правовым
актом,
определяющим
современную
государственную политику и права граждан России в сфере информационнодокументационного обеспечения, является Конституция РФ. Отметим, что в
соответствии
с
Конституцией
РФ,
все
организации,
учреждения,
находящиеся на территории РФ, органы власти, должны, во-первых,
обеспечивать соблюдение прав граждан на информацию, еѐ открытость и
доступность, получение гражданами и организациями информации о
деятельности структур, во-вторых, содействовать движению информации в
обществе и развитию информатизации. [20]
Основополагающим в области информационно-документационного
обеспечения управления считается Федеральный закон « Об информации,
информационных технологиях и о защите информации ». Главным
положением Закона для документационного обеспечения управления
является
устанавливаемое
статьей
11
единообразие
в
постановке
делопроизводства в государственных структурах, правил документирования
и организации документооборота (ст. 11. п. 2). Вводимые Законом единые
правила делопроизводства являются основой единообразия в составлении и
оформлении документов, работе с ними, создают базу необходимую для
внедрения автоматизированных информационных технологий в сферу
документационного обеспечения управления, являются основой создания
единого информационного пространства России. [31]
Ряд законодательных актов содержат нормы, которые должны
обязательного учитываться при составлении и оформлении документов.
Федеральный
Закон
«О
государственном
языке
Российской
Федерации » устанавливает правовые основы использования русского языка
как государственного. В Законе четко очерчена сфера использования
33
государственного языка (ст. 3), указано обязательное использование русского
языка как государственного в деятельности по ведению делопроизводства,
дано указание об использовании государственного языка при официальной
переписке.
Федеральный закон « Об архивном деле в Российской Федерации »
регулирует отношения в сфере организации хранения, комплектования, учета
и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и
других архивных документов независимо от их форм собственности, а также
отношения в сфере управления архивным делом в Российской Федерации.
Закон определяет: порядок хранения, учета и использования архивных
документов; доступ к архивным документам; порядок передачи архивных
документов
в
собственность
Российской
Федерации,
субъекта
РФ,
муниципальных образований и ряд других вопросов. [12]
Структурным подразделениям и должностным лицам, ответственным
за делопроизводство в органах внутренних дел, следует руководствоваться
совокупностью общегосударственных актов различного уровня, а именно:
Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной
власти,
Постановлением
Правительства
РФ
« Об
упорядочении
изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с
воспроизведением Государственного герба РФ », « Об утверждении правил
оказания услуг почтовой связи »; ГОСТ Р 6.30-2003. « Унифицированные
системы
документации.
Унифицированная
система
организационно-
распорядительной документации. Требования к оформлению документов »;
Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в
процессе
деятельности
государственных
самоуправления
и
организаций,
Методическими
рекомендациями
с
по
органов,
указанием
разработке
органов
сроков
местного
хранения,
инструкций
по
делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти и рядом
других документов. [20. с.17]
34
Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной
власти, утвержденные постановлением Правительства РФ, устанавливают
единый порядок делопроизводства в федеральных органах исполнительной
власти, разработаны с целью совершенствования документационного
обеспечения управления и повышения его эффективности. Правила
закрепляют определение основных терминов в сфере делопроизводства (Р.
2.), устанавливают общие правила документирования (Р. 3.), требования к
организации
документооборота
(Р.4.),
правила
формирования
документального фонда федерального органа исполнительной власти (Р.5.),
закрепляют особенности работы с электронными документами (Р. 6).
В
соответствии
с
постановлением
Правительства
Российской
Федерации « Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных
органах исполнительной власти », в целях оптимизации процедуры и порядка
разработки инструкций по делопроизводству, определения их структуры и
содержания, разработаны Методические рекомендации по разработке
инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной
власти.
Документирование, как процесс создания документов, унификация форм
документов, организация работы с документами в учреждении,
должны
соответствовать требованиям « Методических рекомендаций по разработке
инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной
власти ». Положения Методических рекомендаций распространяются на
организацию работы с документами, независимо от вида носителя, включая
их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, осуществляемые с
помощью автоматизированных (компьютерных) технологий. [5220]
Правила оказания услуг почтовой связи, утвержденные Правительством
РФ, регулируют взаимоотношения пользователей услугами почтовой связи и
операторов почтовой связи общего пользования, определяют категории
почтовых отправлений. Правила устанавливают требования, которые
35
необходимо
выполнить
пользователям
почтовой
связи,
закрепляют
определенный порядок расположения реквизитов на почтовых отправлениях
и бланках почтовых переводов денежных средств, определяются права и
обязанности, как пользователей услуг почтовых связей, так и операторов.
ГОСТ Р. 51511-2001. Печати с воспроизведением государственного
герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования,
устанавливает форму, размеры и технические требования к печатям с
воспроизведением государственного герба РФ. [20]
Положения ГОСТ Р. 6.30-2003. УСД. УСОРД. «Требования к
оформлению документов, распространяются на организационнораспорядительные документы, относящиеся к унифицированной системе
организационно-распорядительной
документации,
включенные
в
Общероссийский классификатор управленческой документации, которые
фиксируют решения административных и организационных вопросов ».
Стандарт устанавливает состав реквизитов
документов,
требования
к
оформлению документов, требования к бланкам документов и включает
справочные приложения, показывающие расположение реквизитов на
формате А 4 углового и продольного бланков, а также образцы наиболее
употребительных бланков: общего бланка организации, углового бланка
письма организации, продольного бланка письма организации, бланка письма
должностного лица и бланка приказа. [20]
ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007. СИБИД. Управление документами. Общие
требования, регулирует процессы управления документами государственных,
коммерческих и общественных организаций в РФ, четко прописывает
процедуру определения нормативной среды (правовых, нормативных,
методических документов) в деятельности этих организаций. Важной
особенностью стандарта стали изложенные в нем принципы ответственности
сотрудников организации в области управления документами; в стандарте,
впервые точно указано, что ответственность должна быть распределена
36
между всеми сотрудниками организации, с учетом занимаемой должности и
степени
сложности
ответственность
работы
должна
с
документами,
быть
а
зафиксирована
также
в
то,
что
эта
организационно-
распорядительных документах, утвержденных руководителем организации,
который, таким образом, вовлекается в процесс управления документами
организации и несет за него ответственность. Стандарт регулирует вопросы
методологии проектирования и внедрения систем управления документами,
прекращения их применения, приводит и раскрывает характеристики систем
управления документами. [48]
Национальный стандарт ГОСТ Р 53898-2010. Системы электронного
документооборота.
Взаимодействие
систем
управления
документами.
Требования к электронному сообщению, разработан в целях реализации
«полноценного информационного взаимодействия в электронном виде,
повышения эффективности управления, создания прочной основы перехода
на электронный межведомственный и межкорпоративный документооборот».
Стандарт описывает модель электронного сообщения и виды сообщений,
которыми могут обмениваться системы электронного документооборота
(СЭД) в процессе информационного взаимодействия. ГОСТ Р 53898-2010,
определяет, что объектом обмена между различными СЭД является
электронное
сообщение,
содержащее
XML-документ
определенной
структуры и с заданным составом элементов и их атрибутов. В стандарте
определены требования к формату, составу и содержанию электронного
сообщения, обеспечивающего информационное взаимодействие СЭД. В
качестве справочного приложения приведена схема электронного сообщения,
обеспечивающая его автоматизированную проверку на соответствие данному
стандарту. [50]
Перечень
типовых
управленческих
архивных
документов,
образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов
местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения,
37
включает типовые документы, образующиеся при документировании общих
для всех организаций функций управления, с указанием сроков хранения
документов. Перечень является основным нормативным пособием при
определении сроков хранения и отборе документов на хранение или
уничтожение и должен быть использован при подготовке номенклатур дел
организаций, а также документов по вопросам экспертизы ценности.
Самостоятельная
принятые
во
группа
исполнение
делопроизводства,
правовых
актов,
включает
общегосударственных
устанавливающие
требования
норм
к
документы,
в
области
составлению
и
оформлению Батальонных групп документов, к их обработке и хранению, а
также к порядку обмена информацией, с учетом специфики деятельности
МВД России и его территориальных органов. К данной группе следует
отнести « Инструкцию по делопроизводству в органах внутренних дел
Российской Федерации », « Инструкцию по организации архивной работы в
системе МВД России », « Порядок разработки и утверждения должностных
регламентов (должностных инструкций) сотрудников органов внутренних
дел Российской Федерации », « Перечень документов, образующихся в
деятельности органов внутренних дел Российской Федерации, с указанием
сроков хранения » и другие ведомственные акты.
Таким образом, регулирование деятельности органов государственной
власти Российской Федерации, в том числе территориальных органов МВД
России и их структурных подразделений, содержится в целом ряде правовых
актов.
Действующая
законодательная,
нормативно-методическая
база
документационного обеспечения управления (общегосударственного и
ведомственного уровня), включает значительное количество обязательных
требований и рекомендаций к документированию различных направлений
деятельности, к оформлению различных видов документов, к их содержанию
и структуре текста, к организации работы с документами на всех этапах, с
момента создания, до сдачи в архив (или уничтожения)
38
2.АНАЛИЗ ОРГАНИЗАЦИИ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО
ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ В ОТДЕЛЬНОМ БАТАЛЬОНЕ
ОХРАНЫ И КОНВОИРОВАНИЯ ПОДОЗРЕВАЕМЫХ И
ОБВИНЯЕМЫХ УМВД РОССИИ ПО Г.ОРЛУ
2.1. Организация службы делопроизводства батальона
Документационное
обеспечение
управления

«вид
служебной
деятельности органов внутренних дел, обеспечивающий документирование
управленческой деятельности и организацию работы с документами».
Эффективность документационного обеспечения управления во многом
находится
в
зависимости
от
правильности
организации
службы
делопроизводства.
В органах внутренних дел различают общее, специальное, секретное и
несекретное делопроизводство.
Организацию и ведение общего делопроизводства в батальоне
осуществляет самостоятельное структурное подразделение – Канцелярия.
В соответствии со штатным расписанием вольнонаемного состава
Батальона, численность работников канцелярии составляет одну штатную
единицу - секретарь I категории. Он непосредственно подчиняется
начальнику Батальона и осуществляет руководство делопроизводством
всего Батальона.
В своей деятельности Канцелярия руководствуется нормативными
актами МВД России, УМВД России по г.Орлу, локальными нормативными
документами: Положением о Батальоне; должностными инструкциями
работников; Инструкцией по делопроизводству в органах внутренних дел РФ,
согласованной с Федеральным архивным агентством.
Работник Канцелярии организует и осуществляет делопроизводство
в Батальоне, а также обеспечивает контроль над состоянием режима
39
секретности в работе с документами и ведением делопроизводства в
подразделениях Батальона.
Права,
должностные
обязанности,
ответственность
сотрудника
Канцелярии, определяется должностной инструкцией (приложение).
Секретарь выполняет следующие обязанности:
1. Ведет делопроизводство батальона
2. Обеспечивает своевременную обработку всей корреспонденции, ее
доставку по назначению, осуществляет каждодневную проверку
над сроками исполнения документов.
3. Составляет номенклатуру дел.
4. Принимает и регистрирует корреспонденцию, в соответствии с
резолюцией руководителей подразделения передает документы на
исполнение, делает записи в журналах регистрации.
5. Обеспечивает сохранность проходящей секретной документации.
6. Организует
справочно-информационную
работу
по
вопросам
делопроизводства.
7. Формирует дела в соответствии с номенклатурой.
8. Готовит дел постоянного срока хранения и временного.
9. Выдает сотрудникам нормативные правовые акты, документы и
дела, осуществляет контроль их возврата.
10.Проводит отбор документов, дел, журналов, нормативных актов с
истекающим
сроком
хранения,
организует
их
списание
и
уничтожение.
11.Проводит анализ состояния документооборота.
12.Ведет учет печатей и штампов, хранилищ документов и ключей от
них.
13.Сдает помещение канцелярии под охрану в конце рабочего дня.
В
результате
делопроизводства
проведенного
отдельного
анализа
батальона
деятельности
охраны
и
службы
конвоирования
40
подозреваемых и обвиняемых УМВД России по г.Орлу были сделаны
следующие выводы:
1.
Документационным
обеспечением
управлением
в
Батальоне
занимается самостоятельное структурное подразделение – Канцелярия.
Количество сотрудников
канцелярии составляет одну штатную
единицу. В состав канцелярии входят секретарь первой категории, который
непосредственно
подчиняется
командиру
батальона
и
осуществляет
руководство канцелярией.[54 с.1]
2. Работник канцелярии также осуществляет контроль над состоянием
режима секретности в работе с документами и ведением делопроизводства в
подразделениях Батальона, а также контроль своевременного исполнения
документов, по которым установлены сроки исполнения.
3. В Батальоне отсутствует важнейший организационный документ,
устанавливающий
статус
службы
делопроизводства,
ее
внутреннюю
структуру, цели и задачи деятельности, функции подразделения, его права и
обязанности – Положение о канцелярии.
Предложения по устранению выявленных недостатков в организации
службы делопроизводства
Отдельного батальона охраны и конвоирования
подозреваемых и обвиняемых УМВД России по г.Орлу будут даны в третьей
главе работы.
2.2. Документирование деятельности Батальона
Деятельность Батальона обеспечивается системой взаимоувязанной
управленческой документации, состав которой определяется компетенцией
органов внутренних дел, порядком решения вопросов, объемом и характером
взаимосвязей
между
органами
внутренних
управления, организациями, гражданами.
дел,
другими
органами
41
В ходе изучения документационного обеспечения управления были
проанализированы
следующие
группы
оформленные
Батальоне:
организационные,
в
документов,
созданные
и
распорядительные,
информационно-справочные.
В процессе изучения состава документов, были выявлены следующие
организационные
документы:
положение
о
Батальоне,
должностные
инструкции, правила внутреннего трудового распорядка, штатное расписание
вольнонаемного
состава
и
штатная
численность.
Распорядительные
документы: приказы по основной деятельности, решения и постановления. В
результате изучения информационно-справочных документов, мы выявили
следующие виды документов: протоколы, выписки из протоколов, акты,
докладные записки, служебные записки, справки, и различные письма.
Анализ оформления организационных документов проведен на основе
должностной инструкции сотрудника Канцелярии (приложения ).
Обязательными
реквизитами
должностной
инструкции
является
Наименование органа Министерства внутренних дел (территориального
органа), вид документа, гриф утверждения, наименование документа либо
аннотация документа, текст документа, подпись должностного лица, эмблема
МВД России и виза, оттиск печати, дата документа.[55 с.1]
Должностная инструкция делопроизводителя имеет такие реквизиты:
вид документа, гриф утверждения, текст документа, наименование документа
либо аннотация документа, подпись должностного лица. Должностная
инструкция прошла этап утверждения. Документ утвержден Командиром
батальона, подписан секретарем. Оформлена компьютерным способом на
листе бумаги формата А4.
При анализе должностной инструкции делопроизводителя найдены
следующие ошибки:
1. Отсутствует реквизит « Эмблема МВД России », который согласно
Правилам делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти
42
располагается в правом верхнем углу, т. к. в данном случае документ
оформлен на продольном бланке.
2. В реквизите « Гриф утверждения » оформлен не верно. Согласно
Правилам делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти
« Гриф утверждения » состоит из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек),
наименования должности лица, утверждающего документ, специального
(воинского) звания, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения.
3. Отсутствует реквизит « Оттиск печати », который удостоверяет
подлинность подписи должностного лица на документе.
4.
Отсутствует
делопроизводства
в
реквизит
« Дата
федеральных
документа ».
органах
Правилами
исполнительной
власти
предусматривается его расположение под наименованием учреждения, т. к. в
данном случае документ оформлен на продольном бланке.
5.
который
Отсутствует
по
реквизит
Правилам
« Регистрационный
делопроизводства
в
номер
документа »,
федеральных
органах
исполнительной власти должен находиться в справа от даты, т. к. в данном
случае документ оформлен на продольном бланке бланке.
10. В тексте должностной инструкции отсутствуют такие разделы:
функции, права, ответственность, взаимоотношения и оценка работы.
Отметим,
что
основным
требованием
к
тексту
должностной
инструкции является полнота определения задач, четкая формулировка
функций и обязанностей. В том случае, если « в должностной инструкции
обязанности сформулированы в общем виде, неконкретно и обтекаемо, то
этот документ является чисто формальным и не выполняет своего
назначения.
Положения
должностной
инструкции
должны
конкретизировать обязанности и виды работ, выполняемых по той или иной
должности, исключая их неоднозначное толкование ».
43
Анализ распорядительных документов, составленных и оформленных
работником канцелярии Батальона, проведен на примере распоряжения
(приложение ). [68]
Обязательными реквизитами распоряжения
являются Наименование
органа Министерства внутренних дел (территориального органа), вид
документа, дата и номер документа, место составления (издания) документа,
наименование документа либо аннотация документа, текст документа,
подпись должностного лица, отметка об исполнителе, эмблема МВД России.
Анализируемое
распоряжение
содержит
Наименование
органа
Министерства внутренних дел (территориального органа), вид документа, дату
и номер документа, место составления (издания) документа, наименование
документа
либо
аннотация
документа,
текст
документа,
подпись
должностного лица, эмблему МВД России, отметку об исполнителе.
Распоряжение составлено компьютерным способом на продольном бланке.
В результате изучения данного распоряжения выявлены такие ошибки:
1. В реквизите « Подпись должностного лица » отсутствует один из
инициалов (отчество).
2. Реквизит « Отметка об исполнителе » оформлен неверно. Согласно
Правилам делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти
реквизит включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа и
номер его телефона. [20]
3. В реквизите « Место составления (издания) документа » по Правилам
делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти должна
проставляться буква «г.» с точкой перед названием города.
4. Отсутствует реквизит « Гриф согласования ». Согласно Правилам
делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти реквизит
должен находиться под текстом слева.
44
На примере представленного инициативного письма-просьбы нами были
выявлены следующие недочеты:
1. Реквизит «Отметка об исполнителе» отсутствует. По Правилам
делопроизводства
в
федеральных
органах
исполнительной
власти
оформляется в левом нижнем углу лицевой стороны листа.
2. Отсутствует реквизит «Наименование документа либо аннотация
документа», что является обоснованным, т. к. текст небольшого объема (до 4
- 5 строк).
3. В реквизите «Подпись должностного лица» отсутствует один из
инициалов (отчество).
3. В ОБОКПО УМВД России по г.Орлу используются следующие
виды бланков документов: бланк письма (приложение ) и бланк
конкретного вида документа (приложение ). Все документы в организации
создаются на стандартных бланках формата А4. Расположение реквизитов
на бланках письма угловое, а у бланков конкретных видов документов продольное. В основном используются 14 и 12 шрифты. По Правилам
делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти каждый
лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, за
исключением нормативных правовых актов, должен иметь поля не менее:
30 – левое;10 – правое,20 – верхнее;20 – нижнее.
В бланках, действующих в ОБОКПО УМВД России по г.Орлу, размеры
полей соблюдены.
Реквизит
« Наименование
органа
Министерства
внутренних
дел
(территориального органа), автора документа » во всех бланках указан
правильно.
Наименование
органа
Министерства
внутренних
дел
(территориального органа), являющегося автором документа, соответствует
закрепленному
наименованию,
(Батальоньный
батальон
охраны
и
конвоирования подозреваемых и обвиняемых). Сокращенное наименование
помещено ниже полного (ОБОКПО при УМВД Росии по г.Орлу). Над
45
наименованием
организации
указано
сокращенное
наименование
Федерального Министерства, в ведомство которого входит Батальон, (МВД
России). Справочные данные об органе Министерства внутренних дел
(территориальном органе), авторе документа включают в себя: почтовый
адрес и номер телефона.
Обязательными
реквизитами
бланка
письма
по
Правилам
делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти являются
Государственный герб РФ (герб субъекта РФ или эмблема организации),
наименование органа Министерства внутренних дел (территориального
органа), автора документа и справочные данные об органе Министерства
внутренних дел (территориальном органе), дата документа, регистрационный
номер документа, ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта,
место составления (издания) документа, адресат, указания по исполнению
документа, наименование документа либо аннотация документа. [20]
Бланк содержит такие реквизиты, как: эмблема МВД России,
наименование органа Министерства внутренних дел (территориального
органа) и справочные данные об органе Министерства внутренних дел
(территориальном органе), авторе документа, место для даты документа,
регистрационного номера и ссылки на исходящий номер и дату документа
адресанта. Бланк письма создан компьютерным способом по угловому типу.
Изучив бланк
« Справочные
письма, была обнаружена ошибка: в реквизите
данные
о
Министерстве
(территориальном
органе) »
отсутствует номер телефона, что не соответствует требованиям Правил
делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти.
Основными
реквизитами
бланка
распоряжения
являются
Государственный герб РФ (герб субъекта РФ или эмблема организации),
наименование органа Министерства внутренних дел (территориального
органа), вид документа, место составления (издания) документа. При
необходимости также используются дата документа, регистрационный
46
номер, ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта,
наименование документа либо аннотация документа.
Бланк имеет следующие реквизиты эмблема МВД России, наименование
органа Министерства внутренних дел (территориального органа), вид
документа, место для даты и регистрационного номера, место составления
(издания) документа и место для наименования документа либо аннотации
документа.
Бланк распоряжения создан компьютерным способом по продольному
типу.
Для изготовления документов используются персональные компьютеры,
принтер и копировально-множительная техника. Для передачи информации
используется факс и телефон.
Проведенный анализ представленных для изучения организационнораспорядительных документов, позволил выявить отдельные недочеты,
допущенные при их создании и оформлении.
Конкретные рекомендации, по устранению выявленных недочетов
будут даны в третьей главе квалификационной работы.
2.3. Организация работы с документами в Батальоне
Рассматривая организацию работы с документами в ОБОКПО, в
первую
очередь
охарактеризуем
сложившиеся
правила
«движения
документов в органе внутренних дел с момента их создания или получения
до
завершения
исполнения
или
отправки»,
т.е.
организацию
документооборота.
На основе организационно-структурной схемы аппарата управления
организации мы проанализировали пути движения входящего, исходящего и
внутреннего документопотоков.
47
Учет входящих, подготовленных (исходящих, внутренних) документов
в Батальоне производится в журналах учета, т.е. в Батальоне сложился и
функционирует журнальный учет документов. Перед началом ведения
журналы регистрируются в журнале учета журналов. Листы журналов учета
пронумерованы, прошиты и опечатаны печатью. На последнем листе
журнала делается отметка о количестве прошитых и пронумерованных в нем
листов, которая заверяется подписью сотрудника, ответственного за
регистрацию и хранение журнала после его закрытия.( Приложение …)[59
с.43-49]
В журнал входящих документов заносятся следующие сведения:
 Порядковый номер
 Номер и дату поступления
 Откуда поступил
 Вид и краткое содержание
 Количество листов и номера экземпляров
 Исполнитель
 Расписка сотрудника режимно-секретного подразделения и
получении документа от исполнителя и дата
 Номер дела и тома,в которые подшит документ и номера листов.
Номер и дата акта об уничтожении.
листов
и
номеров экземпляра
Откуда
поступило
Вид
и
краткое
содержание
Основного
документа
приложения
Расписка
Номер дела и тома, в
Отметка
сотрудника
которые
проверке
режимно-
документ,
секретного
листов.
подпишит
и
номера
о
наличия
документов
подразделения
в
получении
документа
от
исполнителя и
дата
Основного
документа
приложения
примечание
Количество
Исполнитель,расписка и дата
секретности
№ и дата поступившего документа
Порядковый
№
и
гриф
 Отметка
48
1
2
3
4
5
6
Организация первичной обработки документов разрешает выделить
первичные
организации,
потоки
поступивших
руководства
документов:
структурных
в
адрес
подразделений,
руководства
исполнителей.
Движение этих потоков будет находится в зависимости от количества
инстанций прохождения документов в процессе рассмотрения и принятой в
организации технологии регистрации документов.
Входящий документ проходит первичную обработку, предварительное
рассмотрение и регистрацию у секретаря в канцелярии. Дальше документ
передается на рассмотрение руководителя и внесение резолюции в
регистрационную форму командиру батальона. Следующий этап – передача
исполнителю и исполнение документа. И последняя операция подшивка
второго экземпляра подлинника документа в дело секретарем в канцелярии.
Оперограмма движения входящего документа, представлена на рисунке
2 работы.
Операции
Секретарь
Командир батальона
Заместитель
командира
Прием документов
Первичная обработка
документов
Регистрация в
журнале регистрации
Передача документов
на рассмотрение
Рассмотрение
документов,
вынесение резолюции
Исполнитель
49
Фиксация резолюции в
журнале регистрации;
постановка
на
контроль
(при
необходимости)
Передача на
исполнение
Исполнение
Составление
Документов
Рассмотрение
документов,
вынесение резолюции
Оформление
документов
Подписание ответных
документов
Внесение сведений об
исполнении
в
журнале
регистрации
Подготовка
документов к отправке
Отправка документа
Подшивка копий
документов в папку
Рис. 2. Оперограмма движения и обработки входящих документов,
поступивших в ОБОКПО при УМВД России по г.Орлу.
В журнале исходящих документов содержится следующая информация
о документе:
 Порядковый номер
 Кому адресован,кем подписан
 Вид и краткое содержание документа,учетные номера приложений
 Учетный номер,номер спецблокнота и черновика
 Количество экземпляров и их №
50
 Фамилии
исполнителей
и
наименование
структурного
подразделения
 Куда подшит документ
 № акта об уничтожении документа и дата
 Номер реестра

6
8
13
14
15
16
При анализе регистрации документов батальона была выявлена
серьезная ошибка в процессе регистрации: регистрация приказов по личному
составу и основной деятельности осуществляется в одном журнале. Сроки
хранения приказов по личному составу и основной деятельности совершенно
различны. Это является грубым нарушением ГСДОУ. Следует разделить
регистрацию этих приказов на две группы соответственно их тематике.
Инициатива составления проекта исходящего документа принадлежит
командиру батальона. Проект документа составляет исполнитель и передает
на согласование юристу. Следующим этапом исполнитель оформляет
документ на компьютере. Дальше происходит подписание документа
командиром батальона и передача для регистрации, последующей отправки
и подшивки второго экземпляра подлинника документа в дело. [60 с.25-34]
документов
для
исполнителя
от
в
работника
получении копии документа
дата
и
Расписка
12
в
11
получении копии документа
получении
10
документа с черновиком для
подразделения
Расписка
в
исполнителя
исполнен
Фамилия
9
наименование структурного
и
№
входящий
Какой
приложения
документа
7
документа и дата
Отметка о проверки наличия
5
Основного
экземпляра
Номер акта об уничтожении
4
номеров
подшивки
томаи дата
Номер делав идело
3
и
черновиков и дата
Расписка исполнителя
2
листов
датауничтожении
отправки
Расписка и об
1
Количество
черновика
содержание
подписан
№№ спецблокнота и листов
Кем
Учетный машинописный №
и
Вид и краткое
секретности
адоесован,
Порядковый
Кому
№
гриф
Отметка о проверки наличия документа
51
Операции
Секретарь
Командир
Юрист
Батальона
Подготовка
проекта документа
Согласование
проекта документа
Доработка
проекта документа
по замечаниям
Перепечатка
документа
(на бланке)
Повторное
согласование
проекта
документа
Подписание
документа
Регистрация
документа
Отправка документа
Подшивка копии
документа в дело
Рис. 3. Оперограмма движения и обработки исходящего инициативного
документа в ОБОКПО при УМВД России по г.Орлу.
Инициатива
составления
внутреннего
документа
принадлежит
командиру батальона. Дальше исполнитель занимается составлением проекта
документа и оформлением его на компьютере. Исполнитель передает
документ юристу для проверки правильности оформления. Далее происходит
52
согласование документа с начальником Батальона. После этого документ
передается секретарю для подписания, регистрации, ознакомления с ним
заинтересованных лиц, контроля исполнения и последующей подшивки
второго экземпляра подлинника документа в дело. Контроль за исполнением
может также осуществляться и командиром батальона. [61с.65-72]
Операция
Секретарь
Командир
батальона
Инициатива
составления
проекта
документа
Составление
проекта
документа
Оформление
документа
на
компьютере
Проверка
правильности
содержания
и
оформления документа
Согласование
Подписание
Регистрация
Ознакомление
с
документом
Контроль
за
исполнением
Подшивка
2
экземпляра
подлинника документа
Юрист
Исполнитель
53
в дело
Рис. 4. Оперограмма движения и обработки внутреннего
документа в ОБОКПО при УМВД России по г.Орлу.
Документы, отправляемые органами внутренних дел, передаются
почтовой связью, электросвязью. Обработка документов для отправки
почтовой связью исполняется секретарем, в соответствии с Правилами
оказания услуг почтовой связи. [29]
С помощью средств электросвязи осуществляется передача информации
в
виде
телеграмм,
телетайпограмм,
факсограмм,
телефонограмм,
электронных сообщений. Запрещается передача с помощью средств
электросвязи документов, имеющих грифы секретности и пометку «Для
служебного пользования».
При изучении документооборота за 2015 год по структурному
подразделению, мы выявили, что объем документооборота составляет 1450
документов, при этом входящих документов 696 (48%), исходящих – 450
(31%), внутренних –304 (21%).
При изучении документооборота за 2016 год по структурному
подразделению, мы выявили, что объем документооборота составляет 1750
документов, при этом входящих документов 875 (50%), исходящих –
613(35%), внутренних – 262 (15%).
54
Внутренние;
15%
Исходящие;
35%
Входящие;
50%
При изучении документооборота за 2017 год по структурному
подразделению, мы выявили, что объем документооборота составляет 2300
документов, при этом входящих документов 1311 (57%),исходящих – 690
(30%), внутренних – 299 (13%).
Проанализировав документооборот структурного подразделения за 3
года, мы сделали вывод, что он увеличивается за счет входящих документов.
2500
2000
2015
1500
2016
1000
2017
500
0
При изучении системы регистрации документов, мы выяснили, что все
массивы
батальона.
документов
При
централизованно
регистрации
регистрируются
документов
в
батальоне
журнальная форма для каждого из трех документопотоков.
в
канцелярии
применяется
55
Анализируемые формы регистрации входящих и исходящих документов
соответствуют
формам,
принятым
в
Правилах
делопроизводства
в
федеральных органах исполнительной власти.
Картотеки в Батальоне отсутствуют.
Документы,
поступающие
в
батальоне
на
бумажном
носителе,
регистрируются с помощью регистрационного штампа, который печатается
на лицевой стороне первой страницы документа, в ее правой нижней части и
содержит дату и регистрационный номер .
Контроль исполнения документов (поручений) в Батальоне включает,
как и требуется контроль за исполнением документов по существу
поставленных в них вопросов и контроль за сроками исполнения (сроковый
контроль).
Контроль по существу решения вопросов осуществляет начальник
Батальона, а сроковый контроль осуществляет секретарь.
Учитывая, что контроль исполнения документов должен включать:
постановку документов на контроль; проверку своевременности доведения
контролируемых документов до исполнителей; предварительную проверку и
регулирование хода исполнения; снятие исполненного документа с контроля
и направление его в дело; учет, обобщение и анализ результатов контроля
исполнения документов; информирование руководства о ходе и результатах
исполнения документов, кратко охарактеризуем сложившуюся систему
контроля исполнения документов в Батальоне.
Право постановки документов на контроль предоставлено командиру
батальона. Руководитель проставляет отметку о контроле (слово «Контроль»)
от руки в верхней правой части документа, а затем передает документ
сотруднику канцелярии, который регистрирует полученный документ. Сроки
исполнения документов исчисляется в календарных днях: с момента
поступления (для входящих документов) и с даты подписания и
утверждения (для исходящих и внутренних).
56
Если в ходе выполнения документа исполнителем выясняется
невозможность его своевременного исполнения, то сразу же докладывается
командиру батальона, который продлевает срок исполнения.
Контроль исполнения документов в батальоне строится на базе
регистрационных журналов. Документ считается исполненным, когда решены
все поставленные в нем задачи. После исполнения документ снимается с
контроля. Снятие документа с контроля в Батальоне осуществляется
должностным лицом, поставившим его на контроль, т.е. начальником. На
документе проставляется отметка об исполнении документа. Данные об
исполнении документа и снятии с контроля вносятся в регистрационные
журналы документов.
Информационно-справочная
работа
в
Батальоне
ведется
в
традиционной форме, на основе регистрационных журналов.
В результате изучения постановки организации работы с документами
в Батальоне, мы пришли к следующим выводам:
1) организация прохождения документов и операции, проводимые с
ними,
процедуры
регистрации
документов,
контроль
исполнения
документов, осуществляются сотрудниками Канцелярии в соответствии с
требованиями Инструкции по документационному обеспечению управления
в системе органов внутренних Российской Федерации, однако данные
операции недостаточно четко закреплены в должностных инструкциях
сотрудников службы делопроизводства Батальона;
2)
в
Батальоне
функционирует
единая
система
регистрации
документов, однако регистрация производится в журнальных учетных
формах,
что,
эффективность
в
связи
с
увеличением
осуществления
контроля
документооборота,
исполнения
снижает
документов
и
затрудняет информационно-справочную работу;
3) не применяется карточный учет, а также учет документов, с
использованием средств вычислительной техники (автоматизированный
57
учет), несмотря на то, что данные формы регистрации и учета,
предусматриваются ведомственным нормативным актом, а выбор системы
регистрации и учета зависит от объема документооборота в конкретном
органе внутренних дел;
Предложения по устранению выявленных недостатков в организации
работы с документами в Батальоне вневедомственной охраны Управления
МВД России в г. Орле будут даны в третьей главе квалификационной
работы.
2.4 Организация хранения документов в Батальоне
Документы
Министерства
внутренних
дел
РФ
являются
собственностью государства, включаются в имущество министерства, а
вопросы работы с ними регулируются законодательством Российской
Федерации,
архивного
нормативно-методическими
агентства,
Инструкцией
по
документами
Федерального
делопроизводству
и
иными
документами МВД РФ.
«Государственные
организации
и
органы,
граждане,
органы
местного
занимающиеся
самоуправления,
предпринимательской
деятельностью без образования юридического лица, обязаны обеспечивать
финансовые, материально-технические и иные условия, необходимые для
комплектования, хранения, учета и использования архивных документов,
предоставлять создаваемым ими архивам здания и (или) помещения,
отвечающие нормативным требованиям хранения архивных документов и
условиям труда работников архивов». [39]
Для
централизованного
хранения,
комплектования,
учета
и
использования законченных делопроизводством документов, имеющих
постоянный или длительный срок хранения в УМВД России по г.Орлу создан
ведомственный архив. [62 с.65-72]
58
Основным нормативно-методическим документом в практической
деятельности архивов ОВД является Инструкция по организации архивной
работы в системе МВД России. Нормы данного документа обязательны для
органов и организаций системы МВД РФ. К Инструкции приложены формы
документов, обеспечивающих работу архивов.
Подготовка дел к архивному хранению начинается еще на стадии
делопроизводства при составлении номенклатуры дел, когда определяются
сроки хранения документов, а также при формировании дел.
Для
систематизации
документов
в
Батальоне
используется
номенклатура дел. Изучив представленную для анализа номенклатуру дел
Батальона, мы выяснила, что при ее составлении не применялся ни
структурный, ни функциональный принцип классификации. За ведение,
составление и оформление номенклатур дел в Батальоне отвечает
самостоятельное структурное подразделение – канцелярия.
Анализируемая
номенклатура
дел
является
простым
перечнем
наименований, заводимых заголовков дел в Батальоне.
Проанализировав табличную часть рассматриваемой номенклатуры дел,
были выявлены несоответствия ее граф тем, что установлены в Правилах
делопроизводства
в
федеральных
органах
исполнительной
власти,
представленной в Методических рекомендациях по разработке инструкций
по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти,
которыми предусматривается 5 граф: индекс дела, заголовок дела,
количество единиц хранения, срок хранения и № статей по перечню,
примечание. [63 с.28-34]
Инде Заголовок дела Кол-во
кс
дела
(тома, частей)
Срок
хранения Примечание
дел (томов, дела (тома, части)
частей)
и
N
статей
перечню
по
59
1
2
3
4
5
Название раздела
В целях правильного формирования дел, систематизированного
хранения особой важности, совершенно секретных, секретных и несекретных
документов и оперативного их поиска составляется номенклатура особой
важности, совершенно секретных, секретных и несекретных дел.
Текущее
подразделении
хранение
в
документов
шкафах.
Там
осуществляется
хранятся
в
должностные
структурном
инструкции
работников, приказы по основной деятельности и письма.
Экспертная комиссия, действующая на постоянной основе отсутствует,
следовательно, нет и положения о ней. Экспертиза ценности документов
осуществляется под руководством командира батальона и работника,
ответственного за формирование и текущее хранение дел в батальона.
При проведении экспертизы ценности документов, секретарем,
производится отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет)
хранения для передачи в архив; отбор документов с временными сроками
хранения (до 10 лет включительно) и с пометкой « До минования надобности
», подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях;
выделение к уничтожению документов за предыдущие годы, сроки хранения
которых
истекли.
Отметим,
что
срок
хранения
документов
на
нетрадиционных носителях соответствует сроку хранения аналогичных
видов документов на бумажных носителях. [69 с.42-61]
Отбор документов на хранение и уничтожение производится путем
полистного просмотра дел. В делах, предусмотренных для хранения свыше
10 лет, подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики,
неоформленные копии документов.
60
Несекретные документальные материалы и материалы, содержащие
служебные сведения ограниченного распространения, могут включаться в
акты на уничтожение аналогичных документов, содержащих сведения,
составляющие государственную тайну. Хранению подлежат
лишь только
подлинники документов, а в случае их утраты, выемки - заверенные копии.
Организационно-методическое
руководство
и
контроль
за
соблюдением установленного порядка работы с архивными документами в
системе
МВД
России
осуществляет
Федеральное
государственное
бюджетное учреждение « Главный информационно-аналитический центр
МВД России », а в территориальных органах системы МВД России
Батальоны специальных фондов.
В течение поставленных сроков УМВД России по г.Орлу должно
гарантировать сохранность и предоставлять гражданам и организациям в
установленном законодательством порядке данные
содержащиеся в этих
документах.
Предложения по устранению выявленных недостатков в организации
текущего хранения, в обработке дел для последующего хранения и сдаче дел
в ведомственный в архив, в Батальоне вневедомственной охраны Управления
МВД России по г. Орлу будут представлены в третьей главе работы.
61
3.ПРЕДЛОЖЕНИЯ ПО СОВЕРШЕНСТВОВАНИЮ
ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ В
ОТДЕЛЬНОМ БАТАЛЬОНЕ ОХРАНЫ И КОНВОИРОВАНИЯ
ПОДОЗРЕВАЕМЫХ И ОБВИНЯЕМЫХ
Изучив организацию документационного обеспечения управления в
Отдельном
батальона
охраны
и
конвоирования
подозреваемых
недочеты. В данной
и
обвиняемых,
были выявлены отдельные
главе
диссертации
мы предлагаем конкретные пути устранения выявленных
недочетов.
Проанализировав сложившуюся практику создания и оформления
конкретных
документов,
обеспечивающих
организационно-
распорядительную деятельность Батальона, мы обнаружили следующие
недостатки:
1.
При
оформлении
изученных
организационно-правовых
документов, создаваемых в Батальоне, допускаются отдельные ошибки в
составе реквизитов, их расположении, а именно:
1.1. В документах отсутствуют такие реквизиты как «дата документа»,
«регистрационный номер».
1.2. Расположение выявленных реквизитов – продольное, однако, при
наличии, в документе «грифа утверждения», рациональным является угловое
расположение реквизитов.
2.
Структура,
изученных
организационно-правовых
документов,
создаваемых в батальоне, имеет ряд недочетов.
В должностной инструкции отсутствуют следующие обязательные
разделы: «Функции», «Ответственность», «Оценка работы».
Отсутствие указанных выше разделов привело к отсутствию в
анализируемых документах ряда обязательных сведений, которые должны
62
быть зафиксированы в документах, регламентирующих деятельность
сотрудников органа внутренних дел.
Отсутствие указанных разделов привело к смешению основных
направлений деятельности и конкретных видов работ, обеспечивающих
выполнение возложенных функций; функции и выполняемые виды работ
даны перечнем в разделе «Общие положения» изученных должностных
инструкций.
Для устранения выявленных недостатков, в рамках темы нашего
исследования, мы предлагаем:
1.
При
оформлении
организационно-правовых
документов,
создаваемых в Батальоне, включить обязательные отсутствующие реквизиты.
1.2. Включить реквизиты «дата документа» и «регистрационный номер
документа», разместив их в установленном месте.
1.3. Отдать предпочтение, при оформлении документов, имеющих
«гриф утверждения», угловому расположению реквизитов.
2.
При
документов,
создании
следовать
конкретных
требованиям
видов
организационно-правовых
ведомственных
нормативных
документов, предъявляемых к структуре и содержанию текста, а также
учитывать общегосударственные рекомендации и специфику структуры
территориального органа внутренних дел.
2.1. Разработать Положение о канцелярии Батальона, с учетом
разработанного нами фрагмента положения о канцелярии, представленного в
приложении работы.
Представленный проект Положения о канцелярии должен быть
утвержден командиром Отдельного батальона охраны и конвоирования
подозреваемых и обвиняемых по г.Орлу, подписан работником канцелярии и
согласован с сотрудником правовой службы Батальона – юрисконсультом,
который, в соответствии со своими должностными обязанностями, проводит
правовую экспертизу локальных документов Батальона.
63
В связи с тем, что сотрудники подразделения, должны быть
ознакомлены с Положением под роспись, в состав разработанного проекта
документа
включены
образцы
оформления
виз
ознакомления,
с
предполагаемой простановкой даты ознакомления от руки.
Структура
текста,
общегосударственным
документа
разработанного
рекомендациям,
данного
вида,
фрагмента
не
противоречит
предъявляемым
соответствует
структуре
к
структуре
Положения
о
подразделении органа внутренних дел Российской Федерации, и включает
следующие разделы:
1. Общие положения.
2. Основные задачи.
3. Функции.
4. Права и обязанности.
5. Ответственность
6. Взаимоотношения (служебные связи) с другими подразделениями.
7. Организация работы.
Предлагаемый фрагмент Положения о канцелярии Батальона оформлен
по типу общего бланка, с угловым расположением реквизитов.
2.2. Сотруднику Канцелярии, переработать должностные инструкции
сотрудников Батальона.
В рамках совершенствования разработана должностная инструкция
делопроизводителя.
Разработанная
должностная
инструкция
установленную структуру и включают в себя следующие разделы:
1. Общие положения
2. Функции
3. Должностные обязанности
4. Права
5. Ответственность
6. Взаимоотношения
имеет
64
7. Оценка работы
Образцы разработанных нами инструкций приведены в приложениях
Предлагаемая нами должностная инструкция сотрудника канцелярии
оформлены по типу общего бланка, с угловым расположением реквизитов,
должны быть утверждены командиром батальона.
3. Проанализировав распорядительную документацию на примере
распоряжения, мы выявили некоторые неточности, которые приведены в
параграфе 2.2 работы. В рамках совершенствования приведено правильное
оформление бланка распоряжения, который приведен в приложении
работы(приложение ).
Изучив информационно-справочную документацию на примере письмасообщения, мы выявили ряд недочетов, которые приведены в параграфе 2.2
выпускной
квалификационной
разработан бланк
работы.
В
рамках
письмо-просьбы, который
совершенствования
приведен в приложении
работы(приложение).
Проанализировав постановку организации работы с документами
в,батальоне, нами были выявлены следующие недостатки:
1. Операции по организации прохождения документов и операции,
проводимые с ними, процедуры регистрации документов, контроль
исполнения документов, не закреплены в должностных инструкции
сотрудника службы делопроизводства батальона.
2. Не применяется карточный учет, а также учет документов, с
использованием средств вычислительной техники (автоматизированный
учет), несмотря на то, что данные формы регистрации и учета,
предусматриваются ведомственным нормативным актом.
Для устранения выявленных недостатков, в рамках темы нашего
исследования, мы предлагаем:
65
1. В должностной инструкции сотрудника канцелярии детально
прописать операции по организации прохождения документов и операции,
проводимые с ними.
2. Рассмотреть возможность применения карточного учета, а также
учета документов, с использованием средств вычислительной техники
(автоматизированный учет).
Изучив постановку организации хранения документов в Батальоне и
порядок
подготовки
документальных
материалов
к
последующему
архивному хранению, нами были выявлены следующие недостатки:
1.
Хранение
дел
в
структурных
подразделениях
Батальона
осуществляется на основе сложившейся практики, без соответствующего
документального оформления.
2. Операции, выполняемые сотрудниками Батальона, в рамках
оперативного хранения и подготовки дел к последующему архивному
хранению, не закреплены в должностных инструкциях.
3. При создании номенклатуры дел допускаются ошибки в оформлении
и формулировке заголовков дел.
4. Отсутствует положение об экспертной комиссии Батальона,
действующей на постоянной основе.
Для устранения выявленных недостатков мы предлагаем:
1. Закрепить практику хранения дел в структурных подразделениях
Батальона документально изданием соответствующего приказа командира
батальона .
2. В должностной инструкции секретаря батальона детально прописать
осуществляемые операции по организации хранения и подготовки дел к
последующему архивному хранению.
3. Переработать номенклатуру дел Батальона.
В рамках совершенствования нами разработан фрагмент номенклатуры
дел, представленный в приложении …работы.
66
Разработанная номенклатура дел представляет собой таблицу, которая
состоит из следующих граф:
1. Индекс дела
2. Заголовок дела
3. Количество единиц хранения
4. Срок хранения и № статей по перечню
5. Примечание
Фрагмент разработан на основе следующих нормативных актов:
1. Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной
власти.
2. Перечень документов, образующихся в деятельности органов
внутренних дел РФ, с указанием сроков хранения
3.
Перечень
типовых
управленческих
архивных
документов,
образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов
местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения
4.
Методических
рекомендаций
по
разработке
инструкций
по
делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти.
В процессе подготовительной работы по составлению фрагмента
номенклатуры дел Батальона, нами был изучен состав и содержание,
организационно-правовых, распорядительных и информационно-справочных
документов, образующихся в деятельности подразделения.
Приступая
к
выбору
классификационной
схемы
построения
разрабатываемого фрагмента номенклатуры дел, мы остановились на
структурном
принципе,
т.к.
в
Батальоне
имеются
установленные
структурные подразделения.
В рамках совершенствования необходимо разработать положение об
экспертной комиссии Батальона.
Разработанное положение об экспертной комиссии, представленное в
приложении .. работы, имеет следующую установленную структуру:
67
1. Общие положения.
2. Функции экспертной комиссии.
3. Права экспертной комиссии.
4. Организация работы экспертной комиссии.
Проект положения об ЭК Батальона, разработан на основе Примерного
положения о постоянно действующей экспертной комиссии, с учетом
специфики организации делопроизводства в органах внутренних дел.
Сотрудник
канцелярии в своей деятельности использует только
базовое программное обеспечение.
обеспечивающие
Специализированные программы,
автоматизированное
выполнение
различных
делопроизводственных операций, в связи с их отсутствием в Батальона не
применяются.
В рамках
пункта 3.1 работы предлагается возможность внедрения
программных средств, обеспечивающих автоматизацию управленческой
деятельности батальона.
3.1 Совершенствование документационного обеспечения
управления в Батальоне посредством автоматизации
В
УФСИН
по
г.Орлу
уже
используются
специализированные
подсистемы делопроизводства «Кодекс: Обращения граждан» и «Кодекс:
Контроль исполнения документов». Эти системы являются составляющими
одной общей системы «Кодекс: Документооборот», но они работают
автономно. На данный момент в Управлении проводятся все необходимые
процедуры для внедрения СЭД «Дело».
Из представленного многообразия СЭД на Российском рынке, для
ФКУ ОК УФСИН по г.Орлу предлагается внедрить систему «Кодекс:
Документооборот».
Система электронного делопроизводства и документооборота «Кодекс:
Документооборот» - это совокупность программных продуктов, банков
68
данных и корпоративных сервисов, которые позволяют:
 автоматизировать процессы делопроизводства;
 управлять документооборотом;
 обеспечивать контроль исполнения документов;
 формировать полнотекстовые банки документов, создаваемых в
организации, банки данных входящих и исходящих документов;
 предоставить оперативный доступ к информации не только
работникам
подразделений
руководителям
разного
делопроизводства,
уровня
(реализовано
но
и
строгое
разграничение уровня доступа в соответствии с компетентностью
должностных лиц).
Функциональные подсистемы (модули) « Кодекс: Документооборот »:
 Служебная корреспонденция.
 Контроль исполнения документов.
 Согласование и регистрация документов.
 Обращения граждан.
 Оперативный контроль.
 Подготовка и работа с документами.
 Управление документами.
 Управление персоналом.
 Отчет документооборота.
 Потоковое сканирование.
 Штрих-кодирование.
 Учет договоров.
 Экспедиция.
 Web-доступ.
 Хранилище текстово-графической информации.
 Электронный телефонный справочник.
 Агент обмена.
69
 Модуль электронно-цифровой подписи.
Для организации электронного документооборота и делопроизводства
в ФКУ ОК не обязательно использовать все подсистемы данного СЭД, так
как отдел является не крупным структурным подразделением. Достаточно
выбрать самые необходимые: « Кодекс: Служебная корреспонденция »,
« Кодекс:
Обращения
документов »,
граждан»,
« Кодекс:
Контроль
исполнения
« Кодекс: Управление документами », чтобы обеспечить
автоматизированное решение задач делопроизводства и документооборота в
отделе.
Прежде, чем описать все функции, свойства и задачи, перечисленных
выше подсистем, необходимо отметить, что компания - разработчик создала
все модули так, что они могут работать автономно от основной системы. Это
значит, что при начальном внедрении СЭД в ФКУ ОК необязательно
покупать все модули сразу. Внедрение может происходить постепенно, что,
безусловно, даст положительную динамику, как с материальной стороны, так
и со стороны освоения новой системы.
« Кодекс: Служебная корреспонденция » - это функциональная
подсистема системы электронного делопроизводства и документооборота
« Кодекс: Документооборот ». Она предназначена для автоматизации работы
делопроизводителей с входящими и исходящими служебными документами
и обеспечивает выполнение следующих основных функций электронного
делопроизводства:
 Регистрацию входящей корреспонденции.
 Регистрацию исходящей корреспонденции.
 Формирование уникального регистрационного номера документа.
 Регистрацию движения документов по исполнителям, ввод
данных о ходе исполнения документов.
 Постановку документов на контроль.
 Прием в электронном виде регистрационных данных документов,
70
 зарегистрированных в других структурных подразделениях
организации и иных внешних (сторонних) организациях.
 Формирование, представление на экране и печать выходных
документов (карточек, справок, отчетов, протоколов).
 Использование электронной цифровой подписи для заверки
документа.
Главный экран подсистемы представлен на рис.13 , который состоит из:

Рис.6 Главный экран подсистемы «Кодекс: Служебная корреспонденция»
 Заголовка с указанием наименования, версии системы и
стандартными кнопками управления размером окна.
Если
произведена первичная настройка, в скобках указывается
организация или подразделение.
 Главное меню системы, содержащее пункты – режимы работы и
подпункты – функции работы программы.
 Панели инструментов, содержащую командные кнопки быстрого
доступа к функциям системы.
 Логотипа системы и блока командных кнопок в центре экрана –
для выбора основных режимов работы делопроизводителя.
71
 Информационной строки, которая содержит имя пользователя,
работающего с системой, его права доступа, информацию о базе
данных (БД) и данные оперативной системы (ОС) о текущей дате
и времени.
Если для документов, поставленных на контроль, установлена
пользовательская настройка « Входящие (Контроль)
истечении
срока
исполнения»,
при
загрузке
Предупреждение об
программы
выводится
всплывающее окно с сообщением о количестве требующих рассмотрения или
просроченных контрольных документов и система предлагает показать
список. При подтверждении
желания
просмотра выводится список,
возможно просмотреть список и каждый документ, а также вывести список
на печать или в файл MS Word.
72
При выборе пункта главного меню « Документ
входящий», при нажатии кнопки
Первичный
на Главном окне или
на панели инструментов на экран выводится бланк регистрационной
карточки первичного входящего документа, в поля которой необходимо
ввести
соответствующие
сведения
о
документе
(Рис.14).
Рис. 7 Бланк регистрационной карточки первичного входящего документа в
подсистеме «Кодекс: Служебная корреспонденция»
Для регистрации инициативного исходящего документа следует нажать
кнопку
в главном окне или кнопку (желтую) на панели
инструментов. Можно воспользоваться пунктом Главного меню « Документ
Инициативный исходящий ». При выборе этого режима на экран выводится
бланк регистрационной карточки инициативного исходящего документа, в
поля которого необходимо ввести соответствующие сведения о документе
(Рис.15).
73
Рис. 8
Бланк регистрационной карточки инициативного исходящего
документа в подсистеме « Кодекс: Служебная корреспонденция »
Меню Поиск, помимо наиболее распространенных Быстрого и
Атрибутного поиска, выведенных как кнопки на панели основных режимов
Главного экрана, содержит и дополнительный поисковый сервис документов
и других объектов системы: быстрый поиск входящих, атрибутный поиск
входящих; быстрый поиск исходящих, атрибутный поиск исходящих;
картотека входящих; дела; папки; архив входящих, быстрый поиск,
атрибутный поиск; архив исходящих, быстрый поиск, атрибутный поиск;
архив дел, специальный контекстный поиск во входящих.
Результатом
поиска обычно является таблица со списком отобранных документов
(Рис.16).
Режим быстрого поиска позволяет найти в базе данных нужный
документ, у которого известен регистрационный номер. Быстрый поиск
Рис. 9 Быстрый поиск « Отобранные документы » в подсистеме
«Кодекс: Служебная корреспонденция »
74
основан на принципе « разбиения » регистрационного номера документа на
составные части, что позволяет вводить в поле не все значение этого номера,
а только его часть, что экономит время на сам процесс ввода и уменьшает
вероятность ошибки при составлении запроса на поиск.
Атрибутный поиск позволяет искать документы по их атрибутам. В
форме атрибутного поиска задаются условия, по которым система будет
осуществлять поиск.
При выборе режима Выходные формы система предлагает меню
выходных форм, которые можно получить при соответствующих настройках.
« Кодекс:
Обращения
электронного
делопроизводства
Документооборот »,
письменными
граждан »
и
и
предназначена
устными
это
-
подсистема
документооборота
для
обращениями
« Кодекс:
автоматизации
граждан.
Она
системы
работы
с
обеспечивает
выполнение следующих основных функций электронного делопроизводства:
 Ввод данных о заявителях (гражданах и/или организациях).
 Регистрацию обращений и вопросов, поставленных в них.
 Формирование
уникального
регистрационного
обращения.
 Постановку обращения на контроль.
 Ввод данных о ходе исполнения обращений.
номера
75
 Формирование, представление на экране и печать выходных
документов (карточек, справок, отчетов, протоколов).
 Поиск информации о заявителях, обращениях и исполнителях по
значениям атрибутов соответствующих объектов.
 Вывод результатов поиска в файл, на печать, в папку.
 Корректирование и удаление данных о заявителях, обращениях,
вопросах, исполнителях.
 Использование электронной цифровой подписи для заверки
документа
Главный экран подсистемы представлен на рис.17 и содержит те же
данные, что и модуль « Кодекс: Служебные документы », только меняется
главное меню.
Рис. 10 Главный экран подсистемы «Кодекс: Обращения граждан»
При нажатии кнопки
в группе кнопок основных
режимов главного окна модуля выдается систематизированный набор
данных.
Функцией этого сервиса является наглядное и удобное представление
данных, зарегистрированных в течение заданного периода, отобранных по
76
одному из основных атрибутов. Отбор данных возможен по данным
заявителя, по данным обращения, по данным вопроса и по данным
рассмотрителя.
При
выборе режима
« Новый документ »
раскрывается окно Параметры поиска заявителя, где задается поиск,
зарегистрирован ли автор обращения в системе или нет. Если заявитель
найден,
то
делопроизводитель
анализирует
карточку
заявителя
и
регистрирует обращение, если оно не является повторным. Если же карточка
заявителя отсутствует в базе данных, то делопроизводитель регистрирует
нового заявителя, после чего программа автоматически выходит на
регистрацию обращения.
Режим
«Быстрый
поиск»
предполагает,
что
делопроизводитель работает с ранее зарегистрированным в БД документом
или заявителем. При выборе этого режима раскрывается окно Параметры
поиска заявителя. Окно имеет две вкладки: Поиск по фамилии и адресу и
Быстрый поиск. Поиск осуществляется по регистрационному номеру или по
номеру карточки заявителя. Результатом, в случае успешного поиска,
является предъявление окна найденной карточки заявителя или списка
карточек, отвечающих заданным условиям. В противном случае программа
сообщит о неудаче и позволит изменить параметры поиска.
Работа в режиме «Атрибутивный поиск»
осуществлять
поиск документов по большому количеству внесенных в БД атрибутов
документов. Результат поиска выводится в виде списка карточек, в которых
обнаружены
искомые
параметры.
Список
отобранных
документов
формируется либо по карточкам заявителей, либо по обращениям.
Режим «Выходные формы»
позволяет получить
выходные формы в соответствии со списком регламентных форм контроля и
анализа работы с письмами и обращениями граждан. Выходные формы
77
подготавливаются в виде списков и перечней документов или справок.
Функциональное назначение кнопки
- регистрация
данных о приеме граждан руководителями организации или других
уполномоченных лиц. Этот режим подразумевает регистрацию факта устного
общения заявителя с должностным лицом, которое разрешает его вопросы
или поручает их рассмотрение подчиненным.
Модуль «Кодекс: Контроль исполнения документов» - предназначен
для
автоматизации
процесса
регистрации
и
обработки
данных
о
контролируемых документах. Основная цель работы подсистемы состоит в
обеспечении полного компьютерного учета контролируемых документов и
информации о ходе их исполнения.
Подсистема предоставляет возможность:
 первичного ввода и присвоения регистрационного номера
документу;
 первичного ввода и присвоения регистрационного номера
исполнителю;
 корректировки информации о документах и исполнителях;
 обеспечить оперативный доступ работников к записям в базе
данных конкретных документов и конкретных исполнителей;
 быстро и оперативно найти документ или исполнителя любому
полю с помощью атрибутного поиска;
 отследить движение документов и контролировать исполнение
документов;
 формировать и выводить на печать регламентные выходные
формы, статистические отчеты и протоколы;
 автоматической регистрации фактического исполнения (отмены)
документов в базе данных по результатам;
78
 автоматического снятия с контроля выполненных и (или)
отмененных документов;
 принимать контрольные документы в систему;
 осуществлять рассылку исполнителям их контрольных карт на
исполнение;
 принимать ответы от исполнителей по проделанной работе.
Главный экран подсистемы (Рис.18) содержит кнопки для пуска
основных режимов работы и главное меню системы.
Рис.11 Главный экран подсистемы
«Кодекс: Контроль исполнения документов»
При нажатии кнопки
система предлагает выбрать
один из подпунктов меню «Новый документ»: первичный ввод документа,
первичный ввод задания по документу, первичный ввод исполнителя по
заданию; или режимы: «Работа с документом», «Работа с заданием», «Работа
с исполнителем».
79
При выборе подпункта «Первичный ввод документа»,
на экран
выводится регистрационная карточка контрольного документа, в поля
которой необходимо ввести соответствующие сведения о документе
(Рис. 19).
Рис.12 «Первичный ввод документа» в подсистеме
«Кодекс: Контроль исполнения документов»
Первичный ввод заданий по документу может осуществляться
непосредственно после первичного ввода документа, по кнопке «Ввод
нового задания» в экране «Первичный ввод документа», или позднее из
режимов подпункта меню «Быстрый поиск» или «Атрибутный поиск»
пункта «Поиск» главного меню системы при выборе режима «Ввод
задания» в экране «Работа с документом» (Рис.20).
80
Рис. 13 «Первичный ввод задания» в подсистеме
«Кодекс: Контроль исполнения документов»
Ввод
исполнителей
по
заданию
может
осуществляться
непосредственно после ввода и сохранения задания в экране «Первичный
ввод задания» или позднее через поиск документа и открытие экрана
«Работа с документом» и активизации кнопки «Работа с заданием».
При поступлении документов от исполнителей пользователь через
подпункт меню «Быстрый поиск открывает экран «Работа с документом».
Данный
режим
предполагает
выполнение
пользователем
всех
необходимых операций с документом: «Перенос», «Отмена», «Выполнение»
и «Снятие», «Удалить», «Положить в папку», «Сводка по документу» и др.
Режим «Работ с заданием» предлагает следующие операции: перенос,
выполнение, отмена, причина невыполнения и печать контрольной карты.
Данный вид работ предназначен для выполнения операций с контрольными
сроками выполнения задания группой исполнителей, а также печати
контрольных карт на каждого исполнителя группы.
81
Кнопка «Работа с исполнителем» позволяет пользователю работать с
конкретным исполнителем в экране «Работа с исполнителем»,т.е. переносить
сроки, отменять задание, делать отметку о его выполнении, отмечать
причину невыполнения задания (Рис. 21).
Рис. 14 «Работа с исполнителем» в подсистеме
«Кодекс: Контроль исполнения документов»
Нажав кнопку
, пользователь попадет в экранную
форму с двумя вкладками «Корреспондент» и «Основной» для поиска
документа по входящему или исходящему номеру или по уникальному
номеру документа или по номеру контрольной карты исполнителя. Выбрав
один из вариантов пользователь использует кнопку «Поиск». Конечным
результатом
поиска
документа
будет
экранная
форма
«Работы
с
документом». Конечным результатом поиска исполнителя будет экранная
форма «Работы с исполнителем».
Атрибутный поиск, кнопка
условно разбит на три
поисковые группы – поиск по атрибутам документа, поиск по атрибутам
82
задания, поиск по атрибутам исполнителя. И в зависимости от того, что
выбрано - «Поиск документа» или «Поиск исполнителя» - будет и список
соответственно отобранных документов или отобранных контрольных
заданий по исполнителям (или контрольные карты).
При выборе пункта меню «Выходные формы»
система предлагает перечень регламентных отчетных, статистических форм.
«Кодекс: Управление документами» - подсистема, предназначенная для
автоматизации работы с документами должностных лиц учреждений в ходе
выполнения возложенных на них обязанностей.
Управление движением документов является одной из важнейших частей
процесса документооборота. Управление движением может быть следующих
уровней:
1. Регистрация движения в канцелярской системе;
2. Маршрутизация документа между участниками документооборота;
3. Интеграция движения документов с управлением процессами
«Кодекс: Управление документами» обеспечивает работу с информацией по
следующим типам документов:
 Входящие письма служебной корреспонденции;
 Исходящие – ответы на письма служебной корреспонденции;
 Обращения граждан;
 Документы контроля исполнения;
 Внутренние документы;
 Организационно-распорядительные документы (ОРД);
 Проекты ОРД на согласовании.
Для обработки этих типов документов необходимо иметь доступ к
хранилищу
текстово-графической
информации
соответствующих подсистем:
 «Кодекс: Служебная корреспонденция»;
и
базам
данных
83
 «Кодекс: Обращения граждан»;
 «Кодекс: Контроль исполнения документов».
Рабочее окно подсистемы «Кодекс: Управление документами» представлено
на Рис. 15
Рис. 15 Рабочее окно подсистемы «Кодекс: Управление документами»
Окно содержит:
 заголовок и элементы управления окном – в первой строке окна;
 общую панель инструментов;
 рабочую область, занимающую основную часть экрана; она состоит из:
• панели задач (проводник, панель управления, справочный отдел),
• области данных для вывода соответствующей выбранной задаче
• информации, которая может содержать:
 поля поиска в папках и атрибутного поиска;
 список выбранных документов;
84
 поле отображения текстовых и графических вложений
выделенного в списке документа.
Загрузив модуль «Управление документами», пользователь видит
количество поступивших документов в папке «На рассмотрении». В нижней
части
левой
панели
(панели
задач)
наглядно
представлен
расклад
выполненных и невыполненных документов, а также текущая установка
фильтров просмотра по типам документов и состоянию выполнения.
Помимо навигации по папкам и соответствующим им спискам в
системе предусмотрен сервис поиска документов. Документы, снабженные
штрих-кодом, могут быть найдены с помощью сканера штрих-кода. Для
поиска по заданным атрибутам документов того или иного типа
предназначена папка «Атрибутный поиск».
Подсистему «Кодекс: Управление документами» можно использовать
для просмотра документов, являясь или не являясь исполнителем по
функциям делопроизводства. Пользователь должен иметь право доступа к
базам данных и документам в пределах его компетенции.
Пользователи-руководители и исполнители, наделенные соответствующими
правами доступа, могут работать с документами – исполнять, вести
внутреннюю переписку с другими исполнителями. Руководители могут
назначать
дополнительные
инстанции
исполнения,
рассмотрения,
информирования и согласования документов.
Документы
для
исполнения
расположены
в
соответствии
с
подсистемой, откуда они произошли, в папках групп «На рассмотрении»
или «Текущие документы». Пользователь видит их не пустыми только в
том случае, если имеются документы, которые он должен исполнить.
Режим «Замена исполнителя» предусмотрен для таких нередко
возникающих ситуаций, как временное отсутствие или чрезмерная занятость
исполнителя документа. Администратор может заменить исполнителя на
85
другое компетентное лицо, чтобы не происходила задержка рассмотрения
документов на определенных этапах.
Модуль позволяет регистрировать, исполнять, рассматривать, т.е
проходить весь цикл работы с документами типа «Внутренние документы».
Списки внутренних документов распределяются по виртуальным
папкам:
1. Внутренние документы – корневая папка, содержит внутренние
документы, созданные пользователем (автором документа и автором
маршрута) в течение периода;
2. На рассмотрении – вложенная папка с документами, требующими
рассмотрения или ознакомления пользователем;
3. Текущие документы – просмотренные, но не исполненные
документы, расположены во вложенных папках «На исполнении» и/или «На
контроле»;
4. Архив – отработанные (исполненные пользователем документы) за
период.
В отношении организационно-распорядительных документов (ОРД)
следует подчеркнуть, что в системе заложена следующая модель:
 сначала создается проект ОРД, который проходит согласование
во всех инстанциях в соответствии с назначенным маршрутом;
 затем на основании проекта создается карточка документа,
связанного с проектом и имеющего многие общие атрибуты.
86
Документы и проекты ОРД размещаются в виртуальной папке
Документы ОРД (Рис. 16), которая имеет вложенную папку для поступивших
документов пользователя.
Рис.16 Папка «Документы ОРД» в подсистеме «Кодекс: Управление документами»
Функция согласования проектов исходящих документов предназначена
для запуска документов по маршруту согласования с возможностью
выполнения функций согласования в электронном виде. Согласование
документов обеспечивает выполнение следующих действий:
 Формирование шаблонов маршрутов.
 Редактирование шаблонов маршрутов.
 Выбор маршрута согласования.
 Запуск документа по маршруту.
 Обработка (согласование) документа согласующей инстанцией.
 Отображение хода согласования документа.
87
 Хранение и отображение результатов согласования документа со
всеми необходимыми атрибутами в карточке документа.
 Возврат документа автору на доработку.
 Формирование и печать листа согласования.
Как и для других видов документов, подключены функции поиска,
получения списка документов, функции открытия карточки, создания
документа, получения списка вложений, функции работы с атрибутным
поиском. При работе с документом происходит считывание документов в
папки: Поступившие, Отложенные, На контроле, На исполнении, Архив.
В рамках комплекса данных подсистем предусматривается:
1. Создание смешанного (централизованного и децентрализованного)
принципа регистрации документов;
2. Исключение
повторной,
ручной
регистрации
документов,
пересылаемых между подразделениями;
3. Полный компьютерный учет и контроль движения документов;
4. Сквозная система контроля исполнения документов и заданий;
5. Единая система нумерации и учета документов и возможность
электронного обмена регистрационными данными о документах и
электронными документами между подразделениями и внешними
организациями.
Подводя итоги, необходимо отметить, что затраченные средства на
приобретение СЭД «Кодекс: Документооборот», ее внедрение и обучение
сотрудников ФКУ ОК компенсируются преимуществами электронного
документооборота:
1. Значительно сократится время на поиски, отправку и обработку
документов;
2. Не потребуется ожидать документ, т.к. документы будут доступны
одновременно всем сотрудникам, имеющим к ним право доступа;
88
3. Процесс согласования и утверждения документов станет проходить в
режиме on-line;
4. Сократятся затраты на бумагу и прочие канцелярские принадлежности;
5. Повысится производительность труда.
Таким образом, СЭД «Кодекс: Документооборот» позволит решить в отделе
конвоирования все задачи, связанные с документацией.
89
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
В ходе раскрытия темы квалификационной работы, был проведен
анализ документационного обеспечения управления в Отдельном батальоне
охраны и конвоирования подозреваемых и обвиняемых.
В результате проведенного анализа были сделаны следующие выводы:
1. Отдельный батальон охраны и конвоирования подозреваемых и
обвиняемых по г.Орлу входит в состав полиции и в систему органов
внутренних дел России, является структурным подразделением УМВД
России по г.Орлу.
Отдел имеет установленную жесткую структуру, осуществляет свою
служебную деятельность, реализуя задачи и функции подразделения по
повышению
юридических
защищенности
лиц,
имущественных
усилению
интересов
антитеррористической
граждан
и
устойчивости
охраняемых объектов и жилого сектора, профилактике правонарушений и
имущественных преступлений, на территории г. Орла , Орловского района
и Орловской области.
2.
Организацию и
ведение документационного обеспечения
в
Батальоне осуществляет самостоятельное структурное подразделение –
Канцелярия.
Численность работников канцелярии
составляет одну штатную
единицу. В состав канцелярии входит секретарь первой категории, который
непосредственно подчиняется начальнику.
Работник канцелярии осуществляет документационное обеспечение
управления , обеспечивают контроль над состоянием режима секретности в
работе с документами и ведением делопроизводства в батальоне , а также
контроль
за
своевременным
установлены сроки исполнения.
исполнением
документов,
по
которым
90
В Отдельном батальон охраны и конвоирования подозреваемых и
обвиняемых
отсутствует
устанавливающий
статус
важнейший
службы
организационный
делопроизводства,
ее
документ,
внутреннюю
структуру, цели и задачи деятельности, функции подразделения, его права и
обязанности – Положение о канцелярии.
За сотрудником канцелярии, на практике, закреплен определенный
участок работ в области документационного обеспечения управленческой
деятельности изучаемого подразделения, однако, в должностной инструкции
работника, должностных обязанностей не отражено.
3. Деятельность Батальона , обеспечивается системой взаимоувязанной
управленческой документации, состав которой определяется компетенцией
органов внутренних дел, порядком разрешения споров ( единоначальный или
коллегиальный), объемом и характером взаимосвязей между органами
внутренних дел, другими органами управления, организациями, гражданами.
В Батальоне функционируют следующие системы документации:
законодательная и нормативно-методическая; организационно-правовая;
распорядительная; информационно-справочная; плановая; бухгалтерская;
финансовая; учетная; отчетная; кадровая; документы исполнительных
производств.
4. Проведенный анализ представленных для изучения организационноправовых, распорядительных и информационно-справочных документов,
обеспечивающих деятельность Отдела, позволил нам выявить отдельные
недочеты, допущенные при их создании и оформлении.
Конкретные рекомендации, выполнение которых, на наш взгляд,
поможет устранить выявленные недочеты, даны в третьей главе
квалификационной работы.
5. Организация прохождения документов и операции, проводимые с
ними,
процедуры
регистрации
документов,
контроль
исполнения
документов, осуществляются сотрудником Канцелярии в соответствии с
91
требованиями
Инструкции
по
делопроизводству
в
системе
органов
внутренних дел Российской Федерации, однако данные операции не
закреплены
в
должностной
инструкции
сотрудника
службы
делопроизводства .
В Батальоне функционирует единая система регистрации документов,
однако регистрация производится в журнальных учетных формах, что, в
связи
с
увеличением
осуществления
контроля
документооборота,
исполнения
снижает
документов
эффективность
и
затрудняет
информационно-справочную работу.
Не применяется карточный учет, а также учет документов, с
использованием средств вычислительной техники (автоматизированный
учет), несмотря на то, что данные формы регистрации и учета,
предусматриваются ведомственным нормативным актом, а выбор системы
регистрации и учета зависит от объема документооборота .
Предложения по устранению выявленных недостатков в организации
работы с документами в Батальоне даны в третьей главе квалификационной
работы.
6.
Документы
Министерства
внутренних
дел
РФ
являются
собственностью государства, включаются в имущество министерства, а
вопросы работы с ними регулируются законодательством Российской
Федерации,
архивного
нормативно-методическими
агентства,
Инструкцией
по
документами
Федерального
делопроизводству
и
иными
документами МВД РФ.
Основным нормативно-методическим документом в практической
деятельности архивов ОВД является Инструкция по организации архивной
работы в системе МВД России. Нормы данного документа обязательны для
органов и организаций системы МВД РФ. К Инструкции приложены формы
документов, обеспечивающих работу архивов.
92
Подготовка дел к архивному хранению начинается еще на стадии
делопроизводства при составлении номенклатуры дел, когда определяются
сроки хранения документов, а также при формировании дел.
Ответственность за составление номенклатуры дел в Батальоне
возложена на секретаря.
При формировании дел работники Батальона соблюдают главные
основные требования: помещать в дело лишь только исполненные, верно
оформленные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре;
включать в дело по одному экземпляру документа; помещать совместно все
документы, относящиеся к решению одного вопроса; помещать приложения
вместе с основными документами; группировать в одно дело документы
одного календарного года, за исключением переходящих дел; отдельно
объедтнять в дела бумаги постоянного и временного сроков хранения.
Экспертиза ценности документов осуществляется секретарем
участии
руководителя
структурного
подразделения
и
при
работника,
ответственного за формирование и текущее хранение дел .
Предложения по устранению выявленных нами недостатков в
организации текущего хранения, в обработке дел для последующего
хранения и сдаче дел в ведомственный в архив, в Батальоне, представлены в
третьей главе работы.
Сотрудник
базовое
канцелярии в своей деятельности использует только
программное
обеспечивающие
обеспечение,
специализированные
автоматизированное
программы,
выполнение
различных
делопроизводственных операций, в связи с их отсутствием не применяются.
В рамках работы предлагается возможность внедрения программных
средств, обеспечивающих автоматизацию управленческой деятельности
Отдела, как вариант совершенствования деятельности отдела предлагается
создание собственной страницы ОБОКПО при УМВД России по г.Орлу на
сайте
территориального
органа
внутренних
дел,
а
также
широкое
93
использование возможностей государственной информационной системе
«Правоохранительный портал Российской Федерации».
94
Список литературы
Источники
Опубликованные источники
1. Конституция
Российской
Федерации
(принята
всенародным
голосованием 12.12.1993; с учетом поправок от 30.12.2008) // СЗ РФ.
2009. № 4.
2. Закон
Российской
государственной
Федерации
тайне»
(в
от
21.07.1993
№
5485-1
«О
ред.
08.03.2015
N
377-ФЗ)
//
Часть первая
от
30.03.2016)
//
http://base.garant.ru/10102673/
3. Гражданский
30.11.1994
кодекс
№
Российской
51-ФЗ
Федерации:
(в
ред.
от
http://base.garant.ru/10164072/
4. Уголовный кодекс Российской Федерации от 13.06.1996 № 63-ФЗ (в
ред. от 01.05.2016) // http://base.garant.ru/10108000/
5. Федеральный закон от 17.07.1999 № 176-ФЗ «О почтовой связи» (в ред.
от 02.03.2016) // http://base.garant.ru/180689/
6. Уголовно-процессуальный кодекс Российской Федерации от 18.12.2001
№ 174-ФЗ (в ред. от 01.05.2016) // http://base.garant.ru/12125178/
7. Кодекс
Российской
Федерации
«Об
административных
правонарушениях» от 30.12.2001 № 195-ФЗ (в ред. от 02.06.2016) //
http://base.garant.ru/12125267/
8. Гражданский процессуальный кодекс Российской Федерации от
14.11.2002
№
138-ФЗ
(в
ред.
от
07.05.2013)
//
http://base.garant.ru/12128809/
9. Федеральный закон от 27.05.2003 № 58-ФЗ «О системе государственной
службы
Российской
Федерации»
(в
ред.
от
07.05.2013)
//
http://base.garant.ru/185886/
10.Федеральный закон от 07.07.2003 № 126-ФЗ «О связи» (в ред. от
01.05.2016) // http://base.garant.ru/5590860/
95
11.Федеральный закон от 27.07.2004 № 79-ФЗ «О государственной
гражданской службе Российской Федерации» (в ред. от 07.05.2013) //
http://base.garant.ru/12136354/
12.Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в
Российской
Федерации»
(в
ред.
от
11.02.2013)
//
http://base.garant.ru/12137300/
13.Федеральный закон от 01.06.2013 № 53-ФЗ «О государственном языке
Российской Федерации» // http://base.garant.ru/12140387/
14.Федеральный закон от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения
обращений граждан Российской Федерации» (в ред. от 03.11.2015) //
http://www.rg.ru/2013/05/14/obrashenia-dok.html
15.Федеральный закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации,
информационных технологиях и о защите информации» (в ред. от
13.07.2015 г) // http://base.garant.ru/12148555/
16.Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных»
(в ред. от 21.07.2014 г) // http://base.garant.ru/12148567/
17.Федеральный закон от 25.12.2008 № 273-ФЗ «О противодействии
коррупции» (в ред. от 15.02.2016) // http://base.garant.ru/12164203/
18.Федеральный закон от 07.02.2011 № 3-ФЗ «О полиции» (в ред. от
05.04.2013) // http://base.garant.ru/12182530/
19.Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи»
(в ред. от 30.12.2015) // http://base.garant.ru/ 12184522/
20.Федеральный закон от 30.11.2011 № 342-ФЗ «О службе в органах
внутренних дел Российской Федерации и внесении изменений в
отдельные законодательные акты Российской Федерации» (в ред. от
25.11.2013) // http://base.garant.ru/12192456/
21.Указ Президента РФ от 30.11.1995 № 1203 «Об утверждении Перечня
сведений, отнесенных к государственной тайне» (в ред. от 26.09..2013)
// http://base.garant.ru/10105548/
96
22.Указ Президента РФ от 06.03.1997 № 188 «Об утверждении Перечня
сведений конфиденциального характера» (в ред. от 13.07.2015) //
http://base.garant.ru/10200083/
23.Указ Президента РФ от 10.11.1998 № 1333 «Об учреждении
геральдического знака – эмблемы органов внутренних дел Российской
Федерации и внутренних войск Министерства внутренних дел
Российской
Федерации»
(в
ред.
от
12.01.2010)
//
http://президент.рф/документы/6623
24.Указ
Президента
РФ
от
24.12.2009
№
1468
«О
мерах
по
совершенствованию деятельности органов внутренних дел Российской
Федерации» (ред. от 01.03.2011) // http://президент.рф/документы/9852
25.Указ Президента РФ от 01.03.2011 № 248 «Вопросы Министерства
внутренних дел Российской Федерации» (в ред. от 15.01.2013) //
http://base.garant.ru/12183346/
26.Указ Президента РФ от 01.03.2011 № 250 «Вопросы организации
полиции» // http://президент.рф/документы/10475
27.Постановление Правительства РФ от 11.02.2005 № 66 «Вопросы
реформирования вневедомственной охраны при органах внутренних
дел
Российской
Федерации»
(в
ред.
от
16.02.2013)
//
http://base.garant.ru/12138833/
28.Типовой
регламент
взаимодействия
федеральных
органов
исполнительной власти (утв. постановлением Правительства РФ от
19.01.2005 № 30; в ред. от 06.09.2012) // http://base.garant.ru/187790/
29.Правила оказания услуг почтовой связи (утв. постановлением
Правительства РФ от 15.04.2005 № 221) // http://base.garant.ru/188074/
30.Правила оказания услуг телеграфной связи (утв. постановлением
Правительства РФ от 15.04.2005 № 222; в ред. от 31.01.2012) //
http://base.garant.ru/188121/
97
31.Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной
власти (утв. постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 477; в
ред. от 26.04.2016) // http://base.garant.ru/195767/
32.Положение
о
документооборота
системе
(утв.
межведомственного
постановлением
электронного
Правительства
РФ
от
22.09.2009 № 754; в ред. от 06.04.2013) // http://base.garant.ru/196328/
33.Положение о Министерстве внутренних дел Российской Федерации
(утв. указом Президента РФ от 01.03.2011 № 248; в ред. от 15.01.2013)
// http://base.garant.ru/12183346/
34.Типовое
положение
о
территориальном
органе
Министерства
внутренних дел Российской Федерации по субъекту Российской
Федерации (утв. указом Президента РФ от 01.03.2011 № 249; в ред. от
15.01.2013) // http://base.garant.ru/12183349/
35.Дисциплинарный
устав
органов
внутренних
дел
Российской
Федерации (утв. указом Президента РФ от 14.10.2012 № 1377) //
http://www.garant.ru/products/ipo/prime/doc/70142006/
36.Типовое
положение
о
территориальном
органе
Министерства
внутренних дел Российской Федерации на районном уровне (утв.
приказом МВД РФ от 21.04.2011 № 222; зарегистрировано в Минюсте
РФ 20.06.2011 № 21062) // http://www.rg.ru/2011/06/21/mvd-site-dok.html
37.Кодекс этики и служебного поведения федеральных государственных
гражданских служащих системы Министерства внутренних дел
Российской Федерации (утв. приказом МВД РФ от 22.07.2011 № 870) //
http://base.garant.ru/70100225/
38.Положение
о
государственной
информационной
системе
«Правоохранительный портал Российской Федерации» (утв. приказом
Минэкономразвития РФ № 412, МВД РФ № 645, Министра обороны
РФ
№
1183,
Минюста
РФ
№
216,
МЧС
РФ
№
422,
Минздравсоцразвития РФ № 782Н, Минкомсвязи РФ № 120, ФСБ РФ
98
№ 425, ФСКН РФ № 370, ФТС РФ № 1638, ФМС РФ № 264, ФНС РФ
№ ММВ-7-6/437 от 03.09.2010) // http://base.garant.ru/12179800/
39.Инструкция по организации архивной работы в системе МВД России
(утв. приказом МВД РФ от 15.08.2011 № 935; в ред. от 20.06.2012) //
http://mvd.ru/documents/ 20120328164545/8/
40.Инструкция
по
делопроизводству
в
органах
внутренних
дел
Российской Федерации (утв. приказом МВД РФ от 20.06.2012 № 615) //
http://mvd.ru/documents/20120328164545/item/210443/
41.Перечень
документов,
образующихся
в
деятельности
органов
внутренних дел Российской Федерации, с указанием сроков хранения
(утв.
приказом
МВД
РФ
от
30.06.2012
№
655)
//
http://base.garant.ru/70239568/
42.Порядок
разработки
и
утверждения
должностных
регламентов
(должностных инструкций) сотрудников органов внутренних дел
Российской Федерации (утв. приказом МВД РФ от 25.09.2012 № 886) //
http://www.garant.ru/products/ipo/prime/doc/70160462/
43.Перечень
типовых
управленческих
архивных
документов,
образующихся в процессе деятельности государственных органов,
органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков
хранения (утв. приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558;
зарегистрировано
в
Минюсте
РФ
08.09.2010
№
18380)
//
http://www.garant.ru/products/ipo/prime/doc/99315/
44.ГОСТ 17.914-72. Обложка дел длительного хранения. Типы, разделы,
технические требования. М.: Издательство стандартов, 2013.
45.ГОСТ Р 51511-2001. Печати с воспроизведением государственного
герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические
требования (утв. постановлением Госстандарта РФ от 25.12.2001 №
573-ст; в ред. изм. от 04.03.2014). М.: ИПК Издательство стандартов,
2001.
99
46.ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации.
Унифицированная
система
организационно-распорядительной
документации. Требования к оформлению документов (принят и
введен в действие постановлением Госстандарта РФ от 03.03.2003 №
65-ст). М.: ИПК Издательство стандартов, 2003. 17 с.
47.ГОСТ
Р
7.0.8.-2013
«Система
стандартов
по
информации,
библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное
дело. Термины и определения»(утв. приказом от 17.10.2013 № 1185-ст
, в ред.16.01.2015)
48.ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007. Система стандартов по информации,
библиотечному и издательскому делу. Управление документами.
Общие
требования
(утв.
и
введен
в
действие
приказом
Ростехрегулирования от 12.03.2007 № 28-ст). М.: Стандартинформ,
2007. 16 с.
49.ГОСТ
Р 54471-2011/ISO/TR 15801:2009
документооборота.
Управление
Системы
документацией.
электронного
Информация,
сохраняемая в электронном виде. Рекомендации по обеспечению
достоверности и надежности (утв. приказом Росстандарта от 18.10.2011
№ 466-ст) // http://www.gosbook.ru/node/44087
50.ГОСТ Р 53898-2010. Системы электронного документооборота.
Взаимодействие систем управления документами. Требования к
электронному сообщению (утв. и введен в действие приказом
Росстандарта
от
26.10.2010
№
327-ст)
//
http://protect.gost.ru/document.aspx?control=7&id=176946
51.Общероссийский классификатор управленческой документации ОК
011-93 (утв. постановлением Госстандарта РФ от 30.12.1993 № 299; в
ред. изм. утв. приказом Росстандарта от 12.12.2012 № 1878-ст) //
http://base.garant.ru/179139/
100
52.Методические
рекомендации
по
разработке
инструкций
по
делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утв.
приказом
Росархива
от
23.12.2012
№
76)
//
http://www.garant.ru/products/ipo/prime/doc/97424/
Неопубликованные источники
53.Положение об
Отдельном батальоне охраны и конвоирования
по
г.Орлу (утв. приказом УМВД России по г.Орлу от 31.08.2015 № 1003)
// УМВД России по г.Орлу, 2015. 10 с.
54.Штат вольнонаемного состава Отдельного батальона охраны и
конвоирования подозреваемых и обвиняемых по г.Орлу (утв. приказом
УВО УМВД России по г.Орлу от 30.12.2016 № 101) // УВО УМВД
России по г.Орлу, 2016. 1 с.
55.Должностная инструкция секретаря I категории
(утв. Командиром
ОБОКПО при УМВД по г.Орлу 11.01.2015) // ОБОКПО при УМВД по
г.Орлу, 2015. 1 с.
Литература
56.Единая система электронного делопроизводства и документооборота
Министерства
URL:
юстиции
России/
http://www.kodeks.ru/deloproizvodstvo/
Интернет
(дата
ресурс:
обращения:
07.06.2016)
57.Андреева В.И. Документирование – основа делопроизводства //
Современные технологии делопроизводства и документооборота. 2011.
№ 4. С. 44-51.
58.Быкова Т.А. Основные правила организации документооборота //
Справочник секретаря и офис-менеджера. 2014. № 3. С. 42-46; № 4. С.
43-45.
101
59.Быкова Т.А. Технология работы с входящими документами //
Справочник секретаря и офис-менеджера. 2013. № 5. С. 43-49.
60.Быкова Т.А. Порядок работы
с исходящими
документами //
Справочник секретаря и офис-менеджера. 2014. № 6. С. 25-34.
61.Быкова Т.А. Движение внутренних документов и технология их
обработки // Справочник секретаря и офис-менеджера. 2012. № 7. С.
26-32.
62.Быкова Т.А. Порядок хранения документов в делопроизводстве и их
подготовка
к
передаче
в
архив
//
Современные
технологии
делопроизводства и документооборота. 2012. № 3. С. 65-72.
63.Вялова Л.М. Номенклатура дел организации // Справочник секретаря и
офис-менеджера. 2009. № 12. С. 30-34; 2010. № 1. С. 26-30; № 2. С. 2834.
64.
Иритикова В.С. Методика работы с перечнями документов со
сроками хранения // Делопроизводство и документооборот на
предприятии. 2012. № 9. С. 30-45.
65.
Казакова С.В, Законодательная и нормативно - правовая база,
регулирующая
системы
деятельность
как
органов
казенных
уголовно-исполнительной
учреждений./Актуальные
проблемы
информационного и документационного обеспечения управления.
Материалы
V Всероссийской научно-практической студенческой
Интернет – конференции/[Электронный ресурс].-Тамбов: Тамбовский
государственный
университет
имени
Г.Р.
Державина.
2016.
–
менеджмента
в
http://tsu.tmb.ru
66.Казакова
С.В.
Проблемы
документационного
современных учреждениях и организациях( на примере Отдельного
батальона
охраны
обвиняемых)/Актуальные
и
конвоирования
проблемы
подозреваемых
управления
документами
и
и
архивным делом. Материалы Всероссийской студенческой научно-
102
практической конференции [Электронный ресурс].- Орел: Орловский
государственный институт культуры. 2016.- Режим доступа DVD-R
67.
Каменева Е.М. Справки, копии и выписки из документов //
Делопроизводство и документооборот на предприятии. 2011. № 1. С.
42-46.
68.Каменева Е.М. Особенности оформления приказов и распоряжений //
Делопроизводство и документооборот на предприятии. 2011. № 1. С.
42-61.
69.Кошелева Е.А. Проведение экспертизы ценности документов //
Секретарь-референт. 2011. № 4. С. 62-64.
70.Кошелева Е.А. Формирование дел в организации и их текущее
хранение // Секретарь-референт. 2011. № 8. С. 58-62.
71.Кошелева Е.А. Архив организации // Секретарь-референт. 2012. № 3. С.
60-64.
72.Кузнецова
Т.В.
Архив
начинается
с
делопроизводства
//
Делопроизводство. 2009. № 2. С. 52-57.
73.Кузнецова Т.В. Документооборот – отражение системы управления //
Делопроизводство. 2013. № 4. С. 11-14.
74.Кузнецова
Т.В.
Основа
автоматизированных
технологий
–
регламентация и формализация управленческих процедур и работы с
документами // Делопроизводство. 2015. № 4. С. 3-7.
75.Кузнецов
С.Л.
Новый
стандарт
на
системы
электронного
делопроизводства // Делопроизводство. 2014. № 1. С. 27-32.
76.Кузнецов С.Л. Правила делопроизводства для федеральных органов и
не только. Электронные технологии // Делопроизводство. 2012. № 1. С.
48-52.
77.Ларин М.В. Проблемы оптимизации документооборота в современных
условиях // Делопроизводство. 2012. № 2. С. 27-31.
103
78.Санкина Л.В. Контроль исполнения документов // Справочник
секретаря и офис-менеджера. 2011. № 2. С. 16-23.
79.Тарасова М. Е. Контроль исполнения и исполнительская дисциплина //
Секретарь-референт. 2012. № 5. С. 17-24.
80.Храмцовская
Н.А.
Новый
закон
об
электронной
подписи.
Приключения ЭЦП в России // Делопроизводство и документооборот
на предприятии. 2012. № 9. С. 72-78.
81.Янковая В.Ф. Системы управленческой документации // Справочник
секретаря и офис-менеджера. 2013. № 4. С. 37-41.
82.Янковая В.Ф. Регистрация документов: основные положения //
Справочник секретаря и офис-менеджера. 2014. № 4. С. 18-26.
83.Янковая В.Ф. Регистрация документов: пошаговая технология ведения
// Справочник секретаря и офис-менеджера. 2014. № 5. С. 16-21.
84.Янковая В.Ф. Служба документационного обеспечения управления
(ДОУ): цели и задачи деятельности в современных условиях //
Современные технологии делопроизводства и документооборота. 2015.
№ 5. С. 55-70.
85.Янковая В.Ф. Подготовка организационно-правового документа (на
примере должностной инструкции) // Справочник секретаря и офисменеджера. 2014. № 6. С. 36-39.
86.Янковая В.Ф. Подготовка распорядительного документа (на примере
приказа по основной деятельности) // Справочник секретаря и офисменеджера. 2014. № 8. С. 29-34.
87.Янковая В.Ф. Принципы организации документооборота // Справочник
секретаря и офис-менеджера. 2014. № 1. С. 31-34.
88.Янковая В.Ф. Формирование документального фонда организации.
Номенклатура дел // Справочник секретаря и офис-менеджера. 2014. №
8. С. 37-41.
104
89.Компьютеры
-
Кодекс
(программа).
2013.//
URL:http://chinapads.ru/c/s/kodeks_programma
04.06.2018)
Интернет
(дата
ресурс:
обращения:
105
Проект
Приложение 1
МВД России
УТВЕРЖДАЮ
УВД по Орловской области
Отдельный батальон охраны и
конвоирования подозреваемых
и обвиняемых
(ОБОКПО при УВД)
Командир
специальное звание
Личная подпись И.О.Фамилия
00.00.0000
ПОЛОЖЕНИЕ
00.00.0000
№00
Об экспертной комиссии
1. Общие положения
1.1. Постоянно действующая экспертная комиссия (далее – ЭК) создается для организации
и проведения методической и практической работы по экспертизе ценности документов,
отбору и подготовке к передаче в архив УМВД документации, образующейся в процессе
деятельности Отдельного батальона охраны и конвоирования подозреваемых и
обвиняемых(далее-ОБОКПО).
1.2. ЭК является совещательным органом при командире Батальона.
1.3. В своей работе ЭК руководствуется законом «Об архивном деле в Российской
Федерации» от 22.10.2004 № 125-ФЗ, Положением об Архивном фонде РФ, Основами
законодательства РФ об Архивном фонде РФ и архивах, Положением о Федеральном
архивном агентстве, распорядительными документами федеральных органов
государственной власти, Основными правилами работы архивов организаций, Перечнем
типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций с
указанием сроков хранения, инструкцией по делопроизводству в органах исполнительной
власти, Номенклатурой дел ОБОКПО.
1.4. Персональный состав ЭК назначается приказом командира. В ее состав входят:
председатель – один из заместителей командира, заместитель председателя – секретарь,
члены – наиболее квалифицированные сотрудники ведущих структурных подразделений
( отдела кадров, бухгалтерии, отдела труда и заработной платы, отдела снабжения и т. д.).
1.5. Положение об ЭК ОБОКПО вводится в действие приказом командира.
2. Основные задачи
Основными задачами ЭК являются:
2.1. Организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии
делопроизводства при составлении номенклатуры дел и формирования дел.
2.2. Организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии подготовки их
к архивному хранению.
2.3. Организация и проведение отбора и подготовки документов к передаче на
государственное хранение в случае ликвидации ОБОКПО. К таким документам относятся
106
документы постоянного срока хранения, финансовая и бухгалтерская отчетность,
документация по личному составу.
3.Основные функции
В соответствии с возложенными на нее задачами, ЭК выполняет следующие функции:
3.1. Организует и проводит совместно с архивом работу по ежегодному отбору
документов для дальнейшего хранения и к уничтожению.
3.2. Осуществляет методическое руководство работой по экспертизе ценности документов
ОБОКПО и по подготовке их к архивному хранению в ОБОКПО, по разработке
номенклатуры дел, дает экспертную оценку проектам нормативно-методических
документов ОБОКПО, устанавливающих правила документирования, организации работы
с документами и их хранения и уничтожения.
3.3. Рассматривает, принимает решения об одобрении и представляет на утверждение
генерального директора ОБОКПО :
• описи дел постоянного хранения;
• акты о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения;
• сводную номенклатуру дел ОБОКПО;
• описи дел по личному составу;
• акты об утрате или неисправимом повреждении документов постоянного хранения.
3.4. Совместно с отделом кадров проводит для сотрудников ОБОКПО консультации по
вопросам работы с документами, участвует в проведении мероприятий по повышению
деловой квалификации.
1. Права
ЭК имеет право:
4.1. В пределах своей компетенции давать рекомендации структурным подразделениям и
отдельным сотрудникам по вопросам разработки номенклатуры дел и формирования дел в
делопроизводстве, экспертизы ценности документов, розыска недостающих дел
постоянного срока хранения и дел по личному составу, упорядочения и оформления
документов.
4.2. Запрашивать от руководителей структурных подразделений ОБОКПО :
• письменные объяснения о причинах утраты, порчи или незаконного уничтожения
документов постоянного или долговременного хранения сроков хранения, в т. ч.
документов по личному составу. Объяснения представляются в форме объяснительной
записки;
• предложения и заключения, необходимые для определения или продления сроков
хранения документов. Предложения представляются в форме докладных записок.
4.3. Заслушивать на своих заседаниях руководителей структурных подразделений
ОБОКПО о ходе подготовки документов к архивному хранению, об условиях хранения и
обеспечения сохранности документов, о причинах их утраты.
4.4. Приглашать на заседания ЭК в качестве консультантов и экспертов специалистов
структурных подразделений ОБОКПО, представителей государственных архивов,
сторонних организаций.
4.5. ЭК в лице ее председателя, его заместителя и секретаря комиссии имеет право не
принимать к рассмотрению и возвращать для доработки некачественно и небрежно
подготовленные документы.
4.6. Информировать руководство учреждения по вопросам, относящимся к компетенции
комиссии.
4.7. При необходимости представлять ОБОКПО в органах Государственной службы РФ
107
по делам архивов.
5. Организация работы
5.1. ЭК работает по годовому плану, утвержденному командиром ОБОКПО.
5.2. Заседания ЭК проводятся по мере необходимости, но не реже двух раз в год.
Поступающие на рассмотрение ЭК документы рассматриваются на ее заседании не
позднее чем через 10 дней. Все заседания ЭК фиксируются протоколами. Протоколы
подписывают председатель и секретарь ЭК. Решения ЭК вступают в силу только после
утверждения их командиром ОБОКПО.
5.3. Заседание ЭК и принятые на нем решения считаются правомочными, если в
голосовании приняли участие не менее половины присутствующих на заседании членов
ЭК. Право решающего голоса имеют только члены ЭК. Приглашенные консультанты и
эксперты имеют право совещательного голоса и в голосовании не участвуют.
Решение принимается простым большинством голосов присутствующих на заседании
членов ЭК. При разделении голосов поровну решение принимает председатель ЭК и
командир ОБОКПО.
5.4. Ведение делопроизводства ЭК, хранение и использование ее документов,
ответственность за их сохранность, а также контроль за исполнением принятых ЭК
решений возлагаются на секретаря ЭК.
Заведующий архивом
Юрисконсульт
Подпись Расшифровка подписи
Дата
Подпись
Расшифровка подписи
108
Фрагмент проекта
МВД России
УВД по Орловской области
Отдельный батальон охраны и
конвоирования подозреваемых
и обвиняемых
(ОБОКПО при УВД)
Приложение 2
УТВЕРЖДАЮ
Командир
специальное звание
Личная подпись И.О.Фамилия
00.00.0000
ПОЛОЖЕНИЕ
00.00.0000
г.Орел
О канцелярии
1. Общие положения
1.1. Канцелярия является самостоятельным структурным подразделением
организации.
1.2. Канцелярия создается, реорганизуется и ликвидируется приказом
командира Батальона .
1.3. Канцелярия непосредственно подчиняется командиру Батальона.
1.4. Канцелярия возглавляется заведующим канцелярией, который
назначается и освобождается от занимаемой должности приказом
командира Батальона по представлению заместителя командира Батальона
по кадрам (иного заместителя командира Батальона).
1.5. Заведующий канцелярией осуществляет непосредственное
руководство деятельностью канцелярии и контролирует работу всех
входящих в состав канцелярии структурных подразделений и работников.
1.6.
На должность заведующего канцелярией назначается лицо,
имеющее высшее образование без предъявления требований к стажу
работы или среднее специальное образование и стаж работы по
делопроизводству не менее 3 лет.
…
7.Организация работы.
109
7.1 Сотрудники канцелярии работают по гибкому графику,
установленному командиром Батальона.
7.2. Оценка эффективности работы канцелярии осуществляется на основе
критериев, установленных в Положении об аттестации вольнонаемного
состава сотрудников Батальона.
7.3 Реорганизация канцелярии, изменение ее структуры, штатной
численности осуществляется на основании приказа командира Отдельного
батальона охраны и конвоирования подозреваемых и обвиняемы, по
представлению начальника отдела.
7.4 настоящее положение подлежит пересмотру в случае: изменения
структуры отдела, изменения основных задач и функций канцелярии,
перераспределения обязанностей между сотрудниками Батальона,внедрения
новых технологий влияющих на характер работы по документационному
обеспечению управления.
7.5. Изменения в настоящее положение вносятся приказом командира
Батальона.
Юрисконсульт
личная подпись
00.00.0000
И.О. Фамилия
С положением ознакомлен:
Секретарь
личная подпись
00.00.0000
И.О.Фамилия
110
Проект
Приложение 3
МВД России
УВД по Орловской области
Отдельный батальон охраны и
конвоирования подозреваемых и
обвиняемых
(ОБОКПО при УМВД)
УТВЕРЖДАЮ:
Командир батальона
__________ В.И.Хромых
«____» ____________
2014 г.
Должностная инструкция
00.00.0000
№ 00
г. Орел
Секретаря
1. Общие положения
1.1. Настоящая должностная инструкция определяет функциональные
обязанности, права и ответственность секретаря Закрытого акционерного
общества «ОБОКПО УМВД» (далее — Батальон).
1.2. Секретарь относится к категории специалистов, назначается на
должность и освобождается от должности в установленном действующим
трудовым законодательством порядке приказа командира Батальона.
1.3. Секретарь подчиняется непосредственно командиру Батальона.
1.4. На должность секретаря назначается лицо, имеющее:
o
o
o
начальное профессиональное образование без предъявления
требований к стажу работы;
среднее (полное) общее образование и специальную подготовку по
установленной программе без предъявления требований к стажу
работы;
высшее профессиональное образование без предъявления
требований к стажу работы.
1.5. Секретарь должен знать:
o
o
o
постановления, распоряжения, приказы и другие нормативные
документы, касающиеся деятельности Батальона и ведения
делопроизводства;
структуру и руководящий состав Батальона и ее подразделений;
организацию делопроизводства;
111
o
o
o
o
o
o
o
o
o
o
o
o
o
o
o
o
методы оформления и обработки документов;
архивное дело;
машинопись;
стандарты унифицированной системы организационнораспорядительной документации;
правила печатания деловых писем с использованием типовых форм;
основы этики и эстетики;
правила делового общения;
положения, инструкции, другие руководящие материалы и
нормативные документы по ведению делопроизводства;
правила орфографии и пунктуации;
порядок расположения материала при печатании различных
документов;
правила эксплуатации вычислительной техники, пишущих машин,
диктофонов, магнитофонов;
правила пользования приемно-переговорными устройствами;
основы организации труда и управления;
основы административного права и законодательства о труде;
правила внутреннего трудового распорядка;
правила и нормы охраны труда;
1.6. В своей деятельности секретарь руководствуется:
o
o
o
o
o
нормативными актами и методическими материалами по вопросам
выполняемой работы;
правилами внутреннего трудового распорядка;
приказами и распоряжениями командира Батальона и
непосредственного руководителя;
настоящей должностной инструкцией;
правилами по охране труда, производственной санитарии и
противопожарной защите.
1.7. В период временного отсутствия секретаря его обязанности выполняет
лицо, назначенное в установленном порядке. Данное лицо приобретает
соответствующие права и несет ответственность за надлежащее исполнение
возложенных на него обязанностей.
2. Должностные обязанности
Секретарь исполняет следующие должностные обязанности:
2.1. Выполняет технические функции по обеспечению и обслуживанию
работы руководителя Общества или ее подразделений.
2.2. Получает необходимые командиру сведения от подразделений или
исполнителей, вызывает по его поручению работников.
2.3. Организует телефонные переговоры командира, принимает и передает
112
телефонограммы, записывает в его отсутствие принятые сообщения и
доводит до сведения руководителя их содержание.
2.4. Осуществляет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых
командиром (сбор необходимых материалов, оповещение участников о
времени, месте, повестке дня заседания или совещания, их регистрация),
ведет и оформляет протоколы.
2.5. Обеспечивает рабочее место командира Батальона канцелярскими
принадлежностями, средствами организационной техники, создает условия,
способствующие эффективной работе командира.
2.6. Передает и принимает информацию по приемно-переговорным
устройствам (телекс, факс, телефакс и др.).
2.7. Ведет делопроизводство, принимает поступающую на имя командира
корреспонденцию, осуществляет ее систематизацию в соответствии с
принятым в Обществе порядком и передает после ее рассмотрения
командиру в подразделения или конкретным исполнителям для
использования в процессе их работы либо подготовки ответа.
2.8. Следит за сроками выполнения поручений командира, взятых на
контроль.
2.9. Принимает документы на подпись командиру.
2.10. Организует прием посетителей, содействует оперативности
рассмотрения просьб и предложений работников.
2.11. Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой,
обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив.
2.12. Подготавливает документы для тиражирования на множительной
технике, а также копирует документы на персональном ксероксе.
3. Права
Секретарь имеет право:
3.1. Требовать от командира Батальона оказания содействия в исполнении
своих обязанностей.
3.2. Повышать свою квалификацию.
3.3. Знакомиться с проектами решений командира Батальона, касающимися
его деятельности.
3.4. Получать от работников Общества информацию, необходимую для
осуществления своей деятельности.
4. Ответственность
4.1. Секретарь несет административную, дисциплинарную и материальную (а
113
в отдельных случаях, предусмотренных законодательством РФ, — и
уголовную) ответственность за:
4.1.1. Невыполнение или ненадлежащее выполнение служебных указаний
непосредственного командира.
4.1.2. Невыполнение или ненадлежащее выполнение своих трудовых
функций и порученных ему задач.
4.1.3. Неправомерное использование предоставленных служебных
полномочий, а также использование их в личных целях.
4.1.4. Недостоверную информацию о состоянии выполнения порученной ему
работы.
4.1.5. Непринятие мер по пресечению выявленных нарушений правил
техники безопасности, противопожарных и других правил, создающих
угрозу деятельности предприятия и его работникам.
4.1.6. Не обеспечение соблюдения трудовой дисциплины.
4.1.7. Совершенные в процессе осуществления своей деятельности
правонарушения — в пределах, определенных действующим
административным, уголовным и гражданским законодательством РФ.
4.1.8. Причинение материального ущерба и/или убытков предприятию или
третьим лицам, связанных с действием или бездействием во время
исполнения служебных обязанностей.
5. Служебное взаимодействие
5.1 Секретарь в своей деятельности взаимодействует:
o со структурными подразделениями по вопросам получения необходимой
информации;
o с юридическим отделом по вопросам согласования проектов
распорядительных документов.
6. Оценка деятельности
6.1. Оценка работы секретаря осуществляется:
6.1.1. Непосредственным руководителем — регулярно, в процессе
повседневного осуществления работником своих трудовых функций.
6.1.2. Аттестационной комиссией предприятия — периодически, но не реже 1
раза в два года на основании документированных итогов работы за
оценочный период.
6.2. Основным критерием оценки работы секретаря является качество,
полнота и своевременность выполнения им задач, предусмотренных
настоящей инструкцией.
114
7. Условия работы
7.1. Режим работы секретаря определяется в соответствии с правилами
внутреннего трудового распорядка, установленными в Батальоне.
7.2. В связи с производственной необходимостью секретарь обязана
выезжать в служебные командировки (в том числе местного значения).
8. Право подписи
8.1. Секретарю для обеспечения ее деятельности предоставляется право
подписи информационно-справочных документов по вопросам, входящим в
его функциональные обязанности.
СОГЛАСОВАНО
Командир батальона
В.И.Хромых
С инструкцией ознакомлен(а):
Секретарь I категории
Е.В.Варопаева
115
Исправленный вариант
Приложение 4
МВД России
УМВД России по г.Орлу
ОТДЕЛЬНЫЙ БАТАЛЬОН ОХРАНЫ И КОНВОИРОВАНИЯ
ПОДОЗРЕВАЕМЫХ И ОБВИНЯЕМЫХ
(ОБОКПО УМВД)
РАСПОРЯЖЕНИЕ
«01» июня 2013 г.
№ 46-А
г. Орел
Об исполнении обязанностей секретаря ОБОКПО УМВД
В связи со служебной необходимостью в соответствии с
приказом МВД от 12.04.2013 №123 т р е б у ю :
1. Возложить исполнение обязанностей секретаря ОБОКПО
УМВД без освобождения от обязанностей по должности
старшего инспектора на капитана полиции Булгакову Наталию
Алексеевну на время очередного отпуска секретаря
Воропаевой Елены Валентиновны.
2. Приказ довести до заинтересованных лиц.
Командир
подполковник полиции
Отп. 1экз.-в дело
Исп. И отп. Гуляева Е.В.
234-567
В.И.Хромых
116
Исправленный вариант
Приложение
МВД России
УВД по Орловской области
Отдельный батальон охраны и
конвоирования подозреваемых
и обвиняемых
(ОБОКПО при УВД)
Начальнику ОМТ и ХО
Капитану полиции
А.Н.Сидакову
ул. Горького,47-Б,г.Орел,302040
тел.(848640)22-76-54
_____._____.20__г. №__________
на № __________ от _______20__ г.
Уважаемый Анатолий Николаевич!
В связи со служебной необходимостью прошу Вас выделить
металлические печати в количестве 5 штук.
Командир
подполковник полиции
Отп. 1экз.-в дело
Исп. И отп. Гуляева Е.В.
234-567
В.И. Хромых
117
Проект (фрагмент номенклатуры дел)
Приложение 5
УТВЕРЖДАЮ
МВД России
УВД по Орловской области
Отдельный батальон охраны и
конвоирования подозреваемых и
обвиняемых
(ОБОКПО при УМВД)
Командир ОБОКПО УМВД
России по г.Орлу
_______________ В.И.Хромых
Дата
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ
________________ № ______
г. Орѐл
На _____________ год
Индекс
дела
Заголовок дела
(тома, частей)
1
2
01-01
01-02
Устав
Протоколы
совещаний
руководства
Должностная
инструкция
Приказы по основной
деятельности
01-03
01-04
02-01
02-02
02-03
Годовой баланс
Лицевые счета по
заработной плате
сотрудников
Договоры с
организациями о
совместной
деятельности
Секретарь
Кол-во
Срок хранения
дел (томов,
дела (тома, части)
Примечание
частей)
и № статей по перечню
3
4
5
01 Секретариат
1
пост. ст. 13
3
пост. ст. 5
1
пост. ст. 35а
7
пост. ст. 6а
02 Бухгалтерия
1
пост. ст. 105
27
75 лет ст. 153
17
Подпись
Дата
Виза лица, ответственного за архив
5 лет ст. 256
И. О. Фамилия
118
Исправленный вариант
Приложение
Гриф ограничения
доступа к документу
МВД России
УМВД России по г.Орлу
ОТДЕЛЬНЫЙ БАТАЛЬОН ОХРАНЫ И КОНВОИРОВАНИЯ
ПОДОЗРЕВАЕМЫХ И ОБВИНЯЕМЫХ
(ОБОКПО УМВД)
РАСПОРЯЖЕНИЕ
«___»_____________20__г.
№________________
г.Орел
119
Исправленный вариант
Приложение
Гриф ограничения
доступа к документам
МВД России
УВД по Орловской области
Отдельный батальон охраны и
конвоирования подозреваемых
и обвиняемых
(ОБОКПО при УВД)
ул. Горького,47-Б,г.Орел,302040
тел.(848640)22-76-54
____________№___________________
на №________от __________________
┌
┐
120
МВД России
УВД по Орловской области
УТВЕРЖДАЮ
Командир
Отдельный батальон охраны и
специальное звание
конвоирования подозреваемых
Личная подпись
и обвиняемых
И.О.Фамилия
00.00.0000
(ОБОКПО при УВД)
ПОЛОЖЕНИЕ
00.00.0000 №00
Об экспертной комиссии
1. Общие положения
2. Функции экспертной комиссии
3. Права экспертной комиссии
4. Организация работы экспертной комиссии
Секретарь
Личная подпись
И.О.Фамилия
121
МВД России
УВД по Орловской области
УТВЕРЖДАЮ
Командир
Отдельный батальон охраны и
специальное звание
конвоирования подозреваемых
Личная подпись
и обвиняемых
И.О.Фамилии
00.00.0000
(ОБОКПО при УВД)
ПОЛОЖЕНИЕ
00.00.0000
О канцелярии
2. Общие положения
3. Основные задачи
4. Функции
5. Права и обязанности
6. Ответственность
7. Взаимоотношения с другими подразделениями
8. Организация работы
Юрисконсульт
личная подпись
И.О. Фамилия
00.00.0000
С положением ознакомлен:
Секретарь
личная подпись
00.00.000
И.О.Фамилия
122
123
МВД России
УТВЕРЖДАЮ
УВД по Орловской области
Командир
Отдельный батальон охраны и
специальное звание
конвоирования подозреваемых
Личная подпись И.О.Фамилия
и обвиняемых
00.00.0000
(ОБОКПО при УВД)
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ
00.00.0
№00
Секретаря I категории
1. Общие положения
2. Функции
3. Должностные обязанности
4. Права
5. Ответственность
6. Взаимоотношения
7. Оценка работы
Юрисконсульт
Личная подпись
И.О. Фамилия
С инструкцией ознакомлен:
Секретарь I категории
Личная подпись
00.00.0000
И.О.Фамилия
124
125
МВД России
УМВД России по г.Орлу
ОТДЕЛЬНЫЙ БАТАЛЬОН ОХРАНЫ И КОНВОИРОВАНИЯ
ПОДОЗРЕВАЕМЫХ И ОБВИНЯЕМЫХ
(ОБОКПО УМВД)
РАСПОРЯЖЕНИЕ
«01» июня 2013г.
№ 46-А
г. Орел
Об исполнении обязанностей
Секретаря ОБОКПО УМВД
В связи со служебной необходимостью в соответствии с
приказом МВД от 12.04.2013 №123
ТРЕБУЮ:
3. Возложить исполнение обязанностей секретаря ОБОКПО
УМВД без освобождения от обязанностей по должности
старшего инспектора на капитана полиции Булгакову Наталию
Алексеевну
на
время
очередного
отпуска
секретаря
Воропаевой Елены Валентиновны
4. Приказ довести до заинтересованных лиц.
Командир
подполковник полиции
Отп. 1экз.-в дело
Исп. И отп. Гуляева Е.В.
234-567
В.И.Хромых
126
127
МВД России
УВД по Орловской области
Отдельный батальон охраны и
конвоирования подозреваемых
и обвиняемых
(ОБОКПО при УВД)
302040, г. Орел, ул. Горького,47-Б
Начальнику ОМТ и ХО
Капитану полиции
А.Н.Сидакову
(848640)22-76-54
_____._____.20__г. №__________
на № __________
от _______20__ г.
В связи со служебной необходимостью прошу Вас выделить металлические печати
в количестве 5 штук.
Командир
подполковник полиции
Отп. 1экз.-в дело
Исп. И отп. Гуляева Е.В.
234-567
В.И. Хромых
128
1/--страниц
Пожаловаться на содержимое документа