close

Вход

Забыли?

вход по аккаунту

Афанасенко Маргарита Александровна. Документирование деятельности и организация работы с документами в коммерческой организации

код для вставки
2
3
4
АННОТАЦИЯ
Объем ВКР – 91 страница.
Количество рисунков - 21.
Количество приложений - 17.
Количество использованных в работе источников и литературы - 92.
Ключевые слова: документ, управление, регистрация, архив, системы
документации, документооборот, контроль исполнения, бланк, автоматизация,
совершенствование.
Тема
выпускной
квалификационной
работы:
«Документирование
деятельности и организация работы с документами в коммерческой организации».
Объектом исследования выпускной квалификационной работы является
ООО «Аптека».
Предмет
исследование
исследования выпускной квалификационной
документирования
деятельности
и
работы
организации
работы
−
с
документами в ООО «Аптека».
Цель выпускной квалификационной
работы − на основе результатов
анализа разработать предложения по совершенствованию документирования
деятельности и организации работы с документами в ООО «Аптека».
В процессе работы были использованы методы теоретического анализа,
изучения материалов и документов учреждения, а также материалов научных и
периодических изданий по проблеме, классификации, документального анализа,
опроса специалистов, наблюдения.
В
ходе
исследования
организации
документационного
обеспечения
управления в ООО «Аптека» были решены поставленные задачи: рассмотрена
современная регламентация документационного обеспечения; дана краткая
характеристика объекта исследования; изучена организационная структура
общества; определена роль и функции службы документационного обеспечения
управления
в
ООО
«Аптека»;
изучены
системы
документации,
функционирующие ООО «Аптека»; проанализировано движение документов;
5
изучена информационно-поисковая система и организация контроля исполнения
документов в ООО «Аптека»; рассмотрен порядок формирования, оперативного
хранения, подготовки и сдачи на хранение дел.
В
качестве
предложений
по
совершенствованию
документирования
деятельности и организации работы с документами были разработаны проекты
документов, которые могут быть использованы в работе
инструкция
по
делопроизводству,
титульный
лист
ООО «Аптека»:
устава,
должностная
инструкция, приказ, протокол, письмо.
Также был разработан отсутствующий в Обществе общий бланк,
доработаны формы бланка письма, бланк приказа, бланк приказа.
В ООО «Аптека» применяется журнальная форма регистрации документов,
недостатки которой предлагается преодолеть двумя способами:
1.
Внедрение специального программного обеспечения. Существуют
различные системы электронного документооборота (СЭД), которые позволяют
автоматизировать работу с документами в организации.
2.
Можно упростить регистрацию документов с использованием средств
стандартных офисных программ MS Excel или MS Access.
Усовершенствование и автоматизацию контроля исполнения также можно
производить при помощи стандартных возможностей MS Excel, а программа
Outlook может исполнять роль не только почтового клиента, но и планировщика,
одним из основных заданий которого является предупреждение пользователя о
важных событиях, таких как истекающий срок исполнения документа, либо
встреча руководителя.
В настоящее время, объемы данных, которые хранят и обрабатывают
современные организации (даже не самые большие), измеряются в сотнях
гигабайт и продолжают возрастать. В последнее время большой популярностью
пользуется облачное хранение информации, при этом важные документы
загружаются в интернет и надежно хранятся там от порчи и исчезновения. Для
хранения электронных документов и различных копий в электронном виде в ООО
«Аптека» можно использовать облачный сервис Dropbox. Dropbox — «облачное
6
хранилище данных. Dropbox — это облачная система хранения информации в
виде папок или файлов.
Совершенствование документационного обеспечения управления является
одним из наиболее важных элементов в управленческом процессе.
Объемы информации возрастают и их современная обработка возможна
только
при
рациональной
организации
документационного
обеспечения
управления и применении современной организационной и компьютерной
техники.
7
СОДЕРЖАНИЕ
ВВЕДЕНИЕ…………………………………………………………………………9
1. ОБЩАЯ
ХАРАКТЕРИСТИКА
СОВРЕМЕННОЕ
ООО
ЗАКОНОДАТЕЛЬНОЕ
«АПТЕКА».
РЕГУЛИРОВАНИЕ
ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ В ООО
«АПТЕКА»……………………………...........................................................15
1.1.
Общая характеристика ООО «Аптека»…………………………………15
1.2.
Современное законодательное
регулирование документационного
обеспечения управления в ООО «Аптека»……………….........................18
2. АНАЛИЗ
ДОКУМЕНТАЦИОННОГО
ОБЕСПЕЧЕНИЯ
УПРАВЛЕНИЯ В ООО «АПТЕКА»……………………………………….28
2.1.
Организация
службы
документационного
обеспечения
управления…………………………………………………………………..28
2.2.
Характеристика бланков, применяемых для создания документов в
ООО «Аптека»………………………………………………………………28
2.3.
Характеристика систем документации ООО «Аптека»…………………31
2.3.1. Анализ организационной документации………………………………….32
2.3.2. Анализ распорядительной документации………………………………40
2.3.3. Анализ информационно-справочной документации……………………43
3. ОРГАНИЗАЦИЯ
РАБОТЫ
С
ДОКУМЕНТАМИ
В
ООО
«АПТЕКА»……………………………………………………………………..47
3.1.
Организация документооборота…………………………………………...47
3.1.1. Организация работы с входящими документами………………………..48
3.1.2. Организация работы с исходящими документами……………………….52
3.1.3. Организация работы с внутренними документами…………………......54
3.2.
Информационно-поисковая
система
и
контроль
за
исполнением
документов в ООО «Аптека»…………………………………………….56
3.3.
Формирование и оперативное хранение дел……………………………..62
8
4. СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ
ДОКУМЕНТАЦИОННОГО
ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ В ООО «АПТЕКА»………………….65
ЗАКЛЮЧЕНИЕ……………………………………………..……………………79
Список литературы………………………………………………….......................83
ПРИЛОЖЕНИЯ ………………………………………………………………......92
9
ВВЕДЕНИЕ
Создание единых норм и требований к системе документационного
обеспечения управления деятельности, соответствующих современным условиям,
является важным вопросом. Это связано, с тем, что документы и документная
информация лежат в основе принятия управленческих решений и являются их
материальным воплощением, обеспечивают юридической силой. Работа сними
дoлжна иметь строгий oтработанный порядок. Таким образом, от того, насколько
профеccионально ведется
документация,
зависит
успех управленческой
деятельности в целом. Единство правил документирования и организации работы
с
документами
на
всех
уровнях
управления
обеспечивается
знанием
законодательной и нормативно-методической базы делопроизводства, умением
ориентироваться
в
действующих
нормативных
документах,
поcтоянным
отcлеживанием их изменений.
В соответствии с ГОСТ Р 7.0.8-2013 СИБИД. Делопроизводство и архивное
дело. Термины и определения документационное обеспечение управления (ДОУ):
«Деятельность,
целенаправленно
обеспечивающая
функции
управления
документами»[20].
Знание вопросов современного документационного обеспечения управления
помогает работать без внутренних и внешних конфликтов, сосредоточивая
внимание на решении задач производственной деятельности, конкурентной
борьбы, получения максимальной прибыли, развития предприятия.
Рациональная организация документационного обеспечения управления
служит одной из важных опорных точек управления предприятием и
существенным
элементом
его
стабильности.
Проблемы
управления
документационным обеспечением находятся в постоянном развитии, и в каждой
конкретной организации функционирует своя система работы с документами,
которая может зависеть от различных условий, например:
− организационно-правовой формы предприятия;
− статуса;
− масштабов работы вышестоящих органов;
10
− личности руководителя;
− системы руководства и т.д.
Актуальность выбранной темы заключается в том, что совершенствованию
документационного
обеcпечения
управления
необходимо
уделять
особое
внимание, так как недостатки в организации этой работы приводят к cерьезным
трудностям в работе руководителя и предприятия в целом. Это очень важно в
любой сфере деятельности. Документирование деятельности и организация
работы с документами в коммерческой организации рассмотрена на примере
общества с ограниченной ответственностью «Аптека».
Объектом исследования выпускной квалификационной работы является
ООО «Аптека».
Предмет
исследование
исследования выпускной квалификационной
документирования
деятельности
и
организации
работы
работы
−
с
документами в ООО «Аптека».
Цель выпускной квалификационной
работы − на основе результатов
анализа разработать предложения по совершенствованию документирования
деятельности и организации работы с документами в ООО «Аптека».
Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие
основные задачи:
− изучить источники и литературу по теме исследования;
− рассмотреть
современную
регламентацию
документационного
обеспечения;
− дать краткую характеристику объекта исследования;
− изучить организационную структуру общества;
− определить роль и функции службы документационного обеспечения
управления в ООО «Аптека»;
− изучить системы документации, функционирующие ООО «Аптека»;
− проанализировать движение документов;
11
− изучить информационно-поисковую систему и организацию контроля
исполнения документов в ООО «Аптека»;
− рассмотреть
порядок
формирования,
оперативного
хранения,
подготовки и сдачи на хранение дел.
При написании выпускной квалификационной работы был использован
широкий
круг
источников
и
литературы.
Акты,
содержащие
общегосударственную законодательную и нормативную базу по вопросам
управления документацией, делопроизводства, архивного дела: Федеральный
закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»
от 27.06.2006 №149-ФЗ [8]; Федеральный закон от 27.07.2006 №152-ФЗ «О
персональных данных» [6], Федеральный закон от 29.12.1994 №77 «Об
обязательном экземпляре документов» [9], Федеральный закон от 01.06.2005 N
53-ФЗ «О государственном языке Роccийской Федерации» [11]; Федеральный
закон от 22.10.2004 N 125-ФЗ «Об архивном деле в Роccийской Федерации» [10],
и другие. Основные используемые в коммерческих организациях нормативнометодические документы по документационному обеспечению: Государственный
стандарт РФ ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации.
Унифицированная система организационно-распорядительной документации.
Требования к оформлению документов» [19], ГОСТ Р 7.0.8-2013. «Национальный
стандарт
Российской
Федерации.
Система
стандартов
по
информации,
библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело.
Термины и определения» [20], Перечень типовых управленческих архивных
документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов,
органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения,
Основные правила работы архивов организаций [25], и другие.
В процессе подготовки выпускной квалификационной работы были
использованы
материалы,
«Делопроизводство
и
опубликованные
документооборот
на
журналах
«Делопроизводство»,
предприятии»,
cекретаря», «Секретарь-референт», «Секретарское дело».
«Справочник
12
Иритикова
Вера,
профессиональный
управляющий
документами,
документовед в статье «Организация издания приказов»[55] рассказывает, на что
необходимо обратить внимание при организации процедуры издания приказов.
Как сначала их классифицировать, а потом дифференцированно регламентировать
порядок работы с ними? Данный материал ценен своим системным подходом.
Е. Н. Кожанова в публикации «Как заставить работать организационные
документы по делопроизводству?»[47] говорит о том, как сделать локальные
нормативные акты по делопроизводству ближе к их основной аудитории –
работникам организации. Как показывает практика, лишь в исключительных
cлучаях работники намеренно и явно не соблюдают требования локальных
нормативных актов, утвержденных руководством. В большинстве случаев
невыполнение требований документов cвязано с тем, что о них просто не знают, а
если и знают, то не знакомы с их содержанием. Автор предлагает выяснить
причины неэффективности локальных нормативных актов в организации и три
основных
метода
их
популяризации.
Это:
обучение;
визуализация;
административные меры.
Статья «Как адреcовать письмо?»[56] В. Иритиковой можно рассматривать
как удобное методическое пособие о правилах адресования, оформлении
реквизита адресат, оформлении бланка письма организации. Автор описывает
атрибуты реквизита Адресат. Имеются изображения примерного бланка письма c
условными обозначениями.
Антипов Денис, специалист по электронному документообороту ООО
«Тулпар Техник» в статье «Контроль исполнения поручений в MS Excel»[30]
напоминает основные принципы организации контроля исполнения поручений, а
потом подробно объясняет, как удобнее автоматизировать эту работу с
использованием стандартных возможностей MS Excel (какие поля в таблице
регистрационной формы пригодятся, как настроить фильтрацию данных и
пользоваться ею, какие сведения удобно выделять автоматически). Данная
информация очень полезна, когда нет возможности приобрести дорогостоящее
13
программное обеспечение. Данный способ организации контроля исполнения не
требует затрат и подходит для любых организаций.
Л.А. Назарова в публикации «Согласование проекта документа: 7 главных
вопросов»[60] поднимает важный вопрос. «Любого секретаря, работающего в
организации, где отсутствуют четкие правила ведения документооборота или эти
правила недостаточно тщательно проработаны, неоднократно посещали мысли о
высокой ответственности, которую он несет на своих плечах при подготовке того
или иного организационного, распорядительного или коммерческого документа.
Это беспокойство весьма оправдано. Так как вопросы, затрагиваемые в
документах, подчас лежат в настолько различных плоскостях, что одному
человеку зачастую непросто или даже невозможно разобраться во всех тонкостях,
скрытых нюансах и возможных последствиях, которые повлечет за собой
подписание того или иного документа» [68]. Автор предлагает
выработать,
отладить, утвердить и запустить в действие жизнеспособный механизм
согласования проектов документов, способный снять с сотрудника службы
делопроизводства или канцелярии бремя ответственности и свести к минимуму
ошибки при составлении и утверждении тех или иных документов компании.
Важный материал, который можно использовать в работе специалистов в
сфере ДОУ размещен в
Самсоновой.
Автор
блоге «Шпаргалка делопроизводителя» Инны
является
документоведом
и
специалистом
по
делопроизводству. Так, в ее статье «Основные документы организации в таблице»
представлена шпаргалка по основным видам документов в табличной форме,
очень удобная для использования в учебе и в работе, так как в ней можно увидеть
главные характеристики документа, к какой системе документации документ
относится, какую функцию выполняет в делопроизводстве. В публикации, «Какой
электронный документ можно считать официальным» [72] автор рассказывает,
как
быть
с
обменом
электронными
документами
между
обычными
организациями, на какой электронный документ нужно отвечать, а какой можно
проигнорировать, как должен выглядеть документ в электронном виде, чтобы он
мог быть доказательством в спорных ситуациях, рассматривает реквизиты,
14
которые придают электронному документу юридическую силу и их оформление.
Публикация «На какие документы ставится печать? Все о печати и ее
использовании» говорит о видах печатей, приведен перечень документов, на
которых ставится печать. Автор рассказывает о том, что важно разработать в
организации инструкцию по применению печатей, перечень печатей. В
публикации «Десять самых распространенных деловых писем» можно найти
описание самых распространенных видов деловых писем и правила их
использования с образцами.
В процессе работы были использованы методы теоретического анализа,
изучения материалов и документов учреждения, а также материалов научных и
периодических изданий по проблеме, классификации, документального анализа,
опроса специалистов, наблюдения.
Выпускная квалификационная работа является оргпроектной разработкой и
состоит из введения, четырех разделов, заключения, списка источников и
литературы, приложений.
15
1.
ОБЩАЯ ХАРАКТЕРИСТИКА ООО «АПТЕКА».
СОВРЕМЕННОЕ ЗАКОНОДАТЕЛЬНОЕ РЕГУЛИРОВАНИЕ
ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ В
ООО «АПТЕКА»
1.1. Общая характеристика ООО «Аптека»
Общество с ограниченной ответственностью ООО «Аптека» создано и
действует в соответствии с Гражданским кодексом Российской Федерации,
Федеральным законом «Об обществах с ограниченной ответственностью» и
действующим законодательством. Общество является юридическим лицом и
осуществляет свою деятельность на основании Устава и действующего
законодательства.
Общество имеет самостоятельный бухгалтерский баланс, расчетный и
другие
счета в банках, круглую печать и штамп со своим фирменным
наименованием, бланки и иные реквизиты.
Общество является коммерческой организацией, то есть основной целью
его деятельности является извлечение прибыли и ее распределение между
участниками.
Общество осуществляет следующие виды деятельности:
−
фармацевтическая деятельность;
−
обеспечение населения, учреждений здравоохранения и других
учреждений,
организаций,
предприятий
лекарственными
средствами,
предметами санитарии, гигиены и ухода за больными, перевязочными
материалами, дезинфекционными средствами, пищевыми добавками и
другими предметами медицинского назначения;
−
торговля медицинским инструментарием;
−
торговля оптикой;
−
торговля средствами и препаратами ветеринарного назначения;
−
торговля препаратами детского, диетического питания;
16
−
торговля средствами косметикой;
−
оказание медико – социальных услуг;
−
торговля сопутствующими предметами народного потребления;
−
благотворительная деятельность.
−
посреднические услуги.
ООО «Аптека» имеет следующую структуру:
−
генеральный директор;
−
заместитель генерального директора по управлению персоналом;
−
заведующие аптеками;
−
заместитель генерального директора по фармработе и управлению
аптеками;
−
отдел маркетинга;
−
отдел заказов;
−
специалисты аптек: провизоры, фармацевты;
−
рабочие (фасовщицы, санитарки);
−
главный бухгалтер, специалисты бухгалтерии;
−
административная
группа
(юрист,
системный
администратор,
программист, секретарь, завхоз, водитель, электрик).
ООО «Аптека» возглавляет генеральный директор, который обеспечивает
соблюдение законности в деятельности предприятия и осуществлении его
хозяйственно – экономических связей, использование правовых средств для
финансового управления и функционирования в рыночных условиях, укрепления
договорной и финансовой дисциплины, регулирования социально – трудовых
отношений, обеспечения инвестиционной привлекательности предприятия в
целях поддержания и расширения масштабов предпринимательской деятельности.
Генеральный директор руководит производственно - хозяйственной и финансовоэкономической деятельностью в соответствии с действующим законодательством,
Уставом Общества, несет всю ответственность за последствия принимаемых
17
решений, сохранность и эффективное использование имущества предприятия, а
также финансово – хозяйственные результаты его деятельности.
В ООО «Аптека» работу по документационному обеспечению управления
выполняет секретарь генерального директора, к функциям которого относятся:
1.
Осуществление
работы
по
организационно-техническому
обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя.
2.
Прием
поступающей
на
рассмотрение
руководителя
корреспонденции, передача ее в соответствии с принятым решением в
структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в
процессе работы, либо подготовки ответов.
3.
Ведение делопроизводства, выполнение различных операций с
применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и
предоставления информации или при подготовке и принятии решений.
4.
Прием документов и личных заявлений на подпись руководителя.
5.
Подготовка документов и материалов, необходимых для работы
руководителя.
6.
Отслеживание
своевременного
рассмотрения
и
предоставления
структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов,
передаваемых руководителю на подпись, обеспечение их качественного
редактирования.
7.
Организация проведения телефонных переговоров руководителя,
запись в его отсутствие полученной информации и своевременное доведение до
его сведения ее содержания, передача и прием информации по приемнопереговорным устройствам (факсу), а также телефонограммы.
8.
Составление по поручению руководителя писем, запросов, других
документов, подготовка писем – ответов.
9.
Выполнение работы по подготовке заседаний
проводимых
руководителем
(сбор
необходимых
и совещаний,
материалов,
оповещение
участников о времени и месте проведения, их регистрация, повестка дня), ведение
и оформление протоколов заседаний и совещаний.
18
10. Осуществление контроля над исполнением работниками предприятия
изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения
указаний и поручений руководителя, взятых на контроль.
11. Ведение регистрационных журналов.
12. Обеспечение рабочего места руководителя необходимыми средствами
организационно техники, канцелярскими принадлежностями, создание условий,
способствующих эффективной работе руководителя.
13. Печать
по
указанию
руководителя
служебных
материалов,
необходимых для его работы.
14. Внесение текущей информации в банк данных.
15. Выполнение
отдельных
служебных
поручений
генерального
директора.
Штатная численность ООО «Аптека» составляет около 240 человек.
Полное наименование организации, закрепленное в ее учредительных
документах общество с ограниченной ответственностью «Аптека». Сокращенное
наименование – ООО «Аптека».
Юридический адрес Общества: 302005, Орловская область, город Орёл,
Васильевская улица, 119а.
Схема организационной структуры ООО «Аптека» представлена в
приложении 1.
1.2. Современное законодательное регулирование
документационного обеспечения управления в ООО «Аптека»
Законодательная и нормативно-правовая база делопроизводства - это
совокупность законов, нормативных правовых актов и методических документов,
регламентирующих технологию создания документов, их обработки, хранения и
использования в текущей деятельности предприятия, а также деятельность
сотрудников, занимающихся делопроизводством. Она регулирует внедрение
новых информационных технологий в работе с документами; работу с
документами, имеющими гриф ограничения доступа; юридические аспекты,
19
связанные с документами, и другие вопросы.
Основополагающим правовым актом, определяющим государственную
политику и права граждан России, является Конституция Российской Федерации.
Конституция является основным законом страны, ни один другой акт не
противоречит ему. В ней прописаны права и свободы человека и гражданина. В
соответствии с Конституцией РФ все организации, учреждения, находящиеся на
территории России должны, во-первых, обеспечивать соблюдение прав граждан
на информацию, ее открытость и доступность, во-вторых, содействовать
движению информации в обществе и развитию информации. «В Российской
Федерации признаются и гарантируются права и свободы человека и гражданина
согласно общепризнанным принципам и нормам международного права и в
соответствии с настоящей Конституцией»[1]. Согласно главе 2 ст.24 сбор,
хранение, использование и распространение информации о частной жизни лица
без его согласия не допускаются.
Основным законодательным актом Российской Федерации, регулирующим
трудовые отношения работника и работодателя, является Трудовой кодекс
Российской Федерации [2]. Данный документ устанавливает обязанность
применения каждой организацией ряда локальных правовых актов, таких, как
коллективный договор, соглашение, правила внутреннего трудового распорядка.
Трудовой кодекс определяет структуру текста, порядок оформления некоторых из
них, например трудового договора. Глава 14 документа содержит общие
требования при обработке персональных данных, гарантии их защиты,
ответственность за нарушение норм, регулирующих обработку и защиту
персональных данных.
Гражданский кодекс Российской Федерации [3] определяет правовые
основы деятельности юридических и физических лиц, их взаимоотношений,
основания прав собственности, договорные и иные обязательства. Гражданский
кодекс РФ устанавливает виды документов, создаваемых в целях фиксации актов
гражданских взаимоотношений, регистрации фактов их возникновения
или
прекращения, а также подтверждения. Таким образом, Гражданский кодекс РФ
20
не только закрепляет виды документов, но и устанавливает требования к их
оформлению.
Федеральный закон от 08.02.1998 N 14-ФЗ "Об обществах с ограниченной
ответственностью"[5] определяет в соответствии с Гражданским кодексом
Российской
Федерации
правовое
положение
общества
с
ограниченной
ответственностью, права и обязанности его участников, порядок создания,
реорганизации и ликвидации общества. Обязанности обществ по хранению
документов определены в статье 50 данного Закона. Общество обязано не только
хранить документы по месту нахождения его исполнительного органа, но и
обязано передавать документы на государственное хранение в соответствии с
указаниями и рекомендациями архивных органов Российской Федерации.
Вопроcы защиты персональных данных детально раскрыты в Федеральном
законе от 27.07.2006 №152-ФЗ «О перcональных данных»[6]. Закон регулирует
отношения, связанные с обработкой персональных данных, осуществляемой
органами государственной власти, юридическими лицами, физическими лицами с
использованием средств автоматизации или без использования таких средств.
Закон вводит определение термина «перcональные данные», закрепляет такие
понятия, как «обработка персональных данных», «использование персональных
данных», «уничтожение персональных данных», а также устанавливает меры
ответственности за нарушение норм, регулирующих получение, обработку и
защиту персональных данных работника.
Федеральный закон N 63-ФЗ "Об электронной подписи"[7] регулирует
отношения в области использования электронных подписей
при совершении
гражданско-правовых сделок, при совершении иных юридически значимых
действий, в том числе в случаях, установленных другими федеральными
законами.
Большое значение для ведения делопроизводства имеет Федеральный закон
от 27.06.2006 №149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о
защите информации» [8], который является основополагающим в области
информационно-документационного
обеспечения
управления.
В
законе
21
установлены принципы правового регулирования отношений в информационной
сфере. Главным положением закона для информационно-документационного
обеспечения является установленное статьёй 11 единообразие в постановке
делопроизводства,
в
правилах
документирования
и
организации
документооборота. Устанавливаемые законом единые правила делопроизводства
должны стать основой единообразия в составлении и оформлении документов, в
работе с ними. Данный ФЗ регулирует отношения, возникающие при: 1)
осуществлении
права
на
поиск,
получение,
передачу,
производство
и
распространение информации; 2) применении информационных технологий; 3)
обеспечении защиты информации. Важным для делопроизводства является то,
что
в
соответствии
с
пунктами
3,4
ст.
11
Закона
подтверждается
действительность электронного документа и обмена электронными документами,
подписанными
электронной
цифровой
подписью
или
иным
аналогом
собственноручной подписи.
Федеральный закон от 29.12.1994 №77 «Об обязательном экземпляре
документов»
[9] предусматривает обеспечение сохранности обязательного
экземпляра документов, его общественное использование. Федеральный закон
устанавливает виды обязательного экземпляра документов, категории их
производителей и получателей, сроки и порядок доставки обязательного
экземпляра документов, ответственность за их нарушение. Статья 1 Закона
содержит
следующие
«документ»,
понятия:
«экземпляр»,
«обязательный
«получатель
экземпляр
документов»,
документов»,
«производитель
документов»[9].
Федеральный закон от 22.10.2004. №125-ФЗ «Об архивном деле в РФ» [10]
регулирует отношения в сфере организации хранения, комплектования, учета и
использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов
независимо от их форм собственности, а также отношения в сфере управления
архивным делом в Российской Федерации в интересах граждан, общества и
государства. Закон устанавливает понятия: архивный документ, документы по
личному составу, архив.
22
Дополняет
деятельность
и
расширяет
Общества
Закон
законодательную
«О
базу,
государственном
регулирующую
языке
Российской
Федерации», который направлен на обеспечение использования государственного
языка Российской Федерации на всей территории Российской Федерации,
обеспечение
права
граждан
Российской
Федерации
на
пользование
государственным языком Российской Федерации, защиту и развитие языковой
культуры.
В
соответствии
с
Конституцией
Российской
Федерации
государственным языком Российской Федерации на всей ее территории является
русский язык,[11] а также государственный язык Российской Федерации
подлежит обязательному использованию.
использования
В законе четко очерчена сфера
государственного языка,[10Там же, ст.3] указано обязательное
использование русского языка как государственного в деятельности по ведению
делопроизводства, дано указание об использовании государственного языка при
официальной переписке.
Федеральный закон «О коммерческой тайне»[12] регулирует отношения,
связанные с установлением, изменением и прекращением режима коммерческой
тайны в отношении информации, составляющей секрет производства. Закон
закрепляет
понятие
«коммерческая
тайна
-
режим
конфиденциальности
информации, позволяющий ее обладателю при существующих или возможных
обстоятельствах увеличить доходы, избежать неоправданных расходов, сохранить
положение на рынке товаров, работ, услуг или получить иную коммерческую
выгоду». В статье 5 дан перечень сведений, которые не могут составлять
коммерческую тайну.
Устав (Основной Закон) Орловской области от 26.02.1996 N 7-ОЗ [13]
является законодательным актом регионального значения и регулирует основы
власти в Орловской области, статус области, права человека и гражданина,
законодательную власть области. Глава 3 посвящена человеку, гражданину и
власти в Орловской области. В области признаются и гарантируются права и
свободы человека и гражданина согласно общепризнанным принципам и нормам
международного права в соответствии с Конституцией Российской Федерации.
23
Закон Орловской области «Об информатизации и информационных
ресурсах Орловской области» от 13.05.2008 № 774-ОЗ (ред. от 04.06.2012 № 1367ОЗ)
способствует созданию оптимальных условий для удовлетворения
информационных потребностей и реализации прав и свобод граждан Орловской
области, в том числе и в сфере ведения коммерческой деятельности. Ряд
законодательных актов содержит нормы, которые должны учитываться при
составлении и оформлении документов[14].
Закон Орловской области от 06.07.1999 N 109-ОЗ « Об архивном деле в
Орловской области» [15] регулирует отношения в сфере управления архивным
делом на территории Орловской области в соответствии с федеральным
законодательством. Закон содержит такие понятия как: архивное дело в
Орловской области, архивный фонд Орловской области, архивный документ,
архив, экспертиза ценности документов и регулирует отношения сфере
управления архивным делом на территории области. Разграничены полномочия
органов государственной власти Орловской области в сфере архивного дела. В
состав Архивного фонда Орловской области входят находящиеся на территории
Орловской области архивные фонды и документы, имеющие ценность,
подтвержденную экспертизой. Определен порядок хранения и учета архивных
документов.
Источниками
комплектования
архива
являются
органы
государственной власти, государственные организации и граждане.
К основным общегосударственным нормативно-методическим документам
по
организации
делопроизводства
относятся
государственные
стандарты,
правила, перечни, классификаторы, методические рекомендации.
Методические
рекомендации
по
разработке
инструкций
по
делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти разработаны в
соответствии с пунктом 4 постановления Правительства Российской Федерации
от 15 июня 2009 г. № 477 «Об утверждении Правил делопроизводства в
федеральных органах исполнительной власти» в целях оптимизации процедуры и
порядка разработки инструкций по делопроизводству, определения их структуры
и содержания, и могут применяться органами исполнительной власти и другими
24
организациями и учреждениями. Методические рекомендации рассчитаны на
применение подразделениями федеральных органов исполнительной власти,
ответственными за организацию и ведение делопроизводства, при разработке ими
инструкции
по
делопроизводства.
Методические
рекомендации
не
распространяются на организацию работы с документами, содержащими
сведения, составляющие государственную тайну. Применение Методических
рекомендаций должно способствовать созданию единой методической основы
ведения делопроизводства в учреждениях. В документе прописан порядок
разработки,
утверждения,
внесения
изменений
в
инструкцию
по
делопроизводству, процесс создания документов, организация документооборота,
архивное хранение документов. Методические рекомендации имеют приложения,
которые являются очень важными и полезными при оформлении документов, так
как включают образцы оформления различных видов документов и их подробные
характеристики, схемы расположения реквизитов [18].
Основные правила работы архивов организаций содержат ряд разделов,
направленных на регламентацию хранения документов в делопроизводстве
организаций. Так, например, раздел 2 «Экспертиза ценности документов»
Основных правил прописывает нормативно-методические основы экспертизы
ценности документов (П.п. 2.1), организацию проведения экспертизы ценности
документов (П.п. 2.2), а также устанавливает порядок проведения экспертизы
ценности документов (П.п. 2.3), закрепляет правила
экспертизы ценности документов (П.п. 2.4).
оформления результатов
Кроме того, этот документ
прописывает и требования к номенклатуре дел, их виды, порядок составления,
согласования, утверждения, заполнения, ведения и хранения (раздел 3.4), правила
формирования дел в делопроизводстве (раздел 3.5) и другие[25].
Основным нормативным пособием при определении сроков хранения и
отборе документов на хранение или уничтожение, использующимся при
подготовке номенклатуры дел, документов по вопросам экспертизы ценности
документов является Перечень типовых управленческих архивных документов,
образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов
25
местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения[26]. Этот
документ
состоит из
12
разделов,
отражающих
основные
направления
деятельности организаций, свойственные им, как правило, независимо от уровня в
системе управления, вида деятельности, форм собственности.
ГОСТ
Р
6.30-2003
«Унифицированные
системы
документации.
Унифицированная система организационно-распорядительной документации.
Требования к оформлению документов» распространяется на организационнораспорядительные
документы,
относящиеся
к
Унифицированной
системе
организационно-распорядительной документации (УСОРД), - постановления,
распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и другие документы,
включенные в ОК 011-93 "Общероссийский классификатор управленческой
документации" (ОКУД) (класс 0200000). Настоящий стандарт устанавливает:
состав
реквизитов
документов;
требования
к
оформлению
реквизитов
документов; требования к бланкам документов, включая бланки документов с
воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Документ
имеет приложения со схемами расположения реквизитов документов
и
образцами бланков документов [19].
ГОСТ
Р
ИСО
15489-1-2007
«Национальный
стандарт
Российской
Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому
делу. Управление документами. Общие требования» регулирует процессы
управления документами государственных, коммерческих и общественных
организаций, предназначенных для внутреннего или внешнего пользования, чётко
прописывает процедуру определения и использования нормативной среды в
деятельности этих организаций. Важной особенностью стандарта являются
изложенные в нём принципы ответственности сотрудников организации в области
управления документами.
Кроме того, в стандарте приведены и раскрыты
характеристики системы управления документами: надёжность, целостность,
комплексность. Важный раздел стандарта посвящён непосредственно процессам
управления документами и контролю
вопросы
методологии,
этих процессов.
проектирования
и
внедрения
Стандарт регулирует
систем
управления
26
документами, прекращения их применения. В стандарте закреплены важные
термины «документ», «доступ», «контроль», «регистрация»[22].
ГОСТ 17914-72. Обложки дел длительных сроков хранения. Типы, размеры
и технические требования разработан с целью установления требований к
оформлению обложки дел постоянного и длительного сроков хранения, его
положения используются при подготовке документов к сдаче в архив [23].
ГОСТ Р 7.0.8-2013 СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и
определения нормативно закрепляет термины, используемые в делопроизводстве
и архивном деле и их определения. Установленные в стандарте термины
расположены в систематизированном порядке, отражающем терминологическую
систему понятий в области делопроизводства и архивного дела. Для каждого
понятия установлен один стандартизированный термин [20].
Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и
других
служащих
рекомендуется
для
применения
на
предприятиях,
в
учреждениях и организациях различных отраслей экономики независимо от форм
собственности и организационно-правовых форм. Документ регламентирует
необходимые виды работ, выполняемых служащими различных специальностей
[24].
Правила оказания услуг почтовой связи регулируют взаимоотношения
пользователей услугами почтовой связи и операторов почтовой связи общего
пользования при заключении и исполнении договора об оказании услуг почтовой
связи, а также устанавливают права и обязанности указанных операторов и
пользователей. Например, в главе 2 пункте 22 документа прописаны правила
написания реквизитов адреса при оформлении почтовых отправлений
для
юридических и для физических лиц [17].
Таким образом, в регламентации деятельности организации задействовано
большое количество документов, содержащих различные правила, нормы,
требования, определяющие порядок работы, организацию деятельности, права,
обязанности, ответственность и множество других вопросов. Содержание этих
документов может носить как обязательный, так и рекомендательный характер.
27
Их знание и умение применять содержащуюся там информацию на практике –
залог успешной деятельности учреждения и показатель высокой квалификации
сотрудников.
28
АНАЛИЗ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ
2.
УПРАВЛЕНИЯ В ООО «АПТЕКА»
2.1. Организация службы документационного обеспечения
управления
В ООО «Аптека» используется единая централизованная система ведения
делопроизводства. Работу по документационному обеспечению управления
выполняет секретарь генерального директора. Секретарь несет ответственность за
организацию и ведение делопроизводства, соблюдение установленных правил и
порядок работы с документами.
Рабочее место секретаря располагается в приемной рядом с кабинетом
генерального директора. Рабочее место оборудовано необходимой мебелью,
средствами организационной техники, канцтоварами. В приемной имеется шкаф
для хранения документации, также сейф, ключ от которого находится у секретаря,
который отвечает за сохранность документов.
Планировка
рабочего
места
секретаря
соответствует
необходимым
требованиям и обеспечивает необходимые удобства при выполнении им
служебных обязанностей.
2.2. Характеристика бланков,
применяемых для создания документов в ООО «Аптека»
Документы в учреждении печатаются компьютерным способом. В
соответствии с
ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Бланк документа - набор реквизитов,
идентифицирующих автора официального письменного документа» [20]. В
Обществе для изготовления документов используются следующие виды бланков:
бланк письма с продольным расположением реквизитов, бланк конкретного вида
документа (приказа). Также
стандартного формата (А4).
документы изготавливаются на листах бумаги
29
Общий бланк, который можно применять для написания любых видов
документов, кроме письма, отсутствует.
Бланк письма Общества оформлен в продольном варианте (рис.1) и имеет
следующие реквизиты:
1)
наименование организации;
2)
справочные данные об организации;
3)
ограничительные отметки для реквизитов Дата документа и Номер
документа.
Рис. 1. Бланк письма
При оформлении реквизита «наименование организации» указано только
полное наименование. В соответствии приложением Б
«Унифицированные
системы
документации.
ГОСТ Р 6.30-2003
Унифицированная
система
организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению
документов» [19], ниже в скобках должно быть указано сокращенное.
Отсутствует ограничительная отметка для
ссылки на номер и дату
входящего документа, а также реквизита Адресат.
Нарушен порядок следования адресных данных. Адрес должен указываться
в последовательности: улица, дом, город/населенный пункт, индекс. Таким
образом, необходимо указывать: ул. Васильевская, д.119 А, г. Орел, 302026.
30
ИНН и КПП должен указываться на интервал ниже телефона, либо адреса
электронной почты. В данном примере он располагается от границы правого поля
напротив адресных данных.
Проект бланка письма с учетом требований представлен в Приложении 2.
Рис. 2. Бланк приказа
Бланк приказа (рис. 2) имеет реквизиты:
1) наименование организации;
2) наименование вида документа;
3) ограничительные отметки для реквизитов Дата и номер.
На бланке приказа отсутствуют: сокращенное наименование учреждения,
которое должно располагаться ниже полного в скобках. Дата и номер приказа
должны располагаться ниже наименования вида документа от левого и правого
полей соответственно.
При оформлении даты не ставится предлог «от».
Отсутствует реквизит место составления или издания приказа, он должен
располагаться ниже даты и регистрационного номера по центру.
Бланк приказа, оформленный с учетом замечаний, представлен в приложении 3.
Таким образом, документирование деятельности Общества производится
на бланках с указанием сведений, позволяющих идентифицировать автора и
подтвердить юридическую силу документа. Однако, при оформлении бланков
документов допускаются неточности.
31
2.3. Характеристика систем документации
ООО «Аптека»
Система документации - совокупность документов, взаимосвязанных по
определенным признакам. Одним из таких признаков является, например,
назначение документов в управленческой или иной деятельности организации.
В ООО «Аптека» используются следующие системы документации:
1. Система
организационно-правовой
документации,
которая
подразделяется:
1.1.
Организационную документацию.
1.2.
Распорядительную документацию.
1.3.
Информационно-справочную документацию.
2. Система документации по личному составу.
3. Система бухгалтерской документации.
4. Система техническо й документации.
5. Учетная система документации.
Все эти системы документации занимают неравнозначное место в общем
объеме документооборота общества (рис.3).
Система
бухгалтерской
документации
6%
Система
технической
документации
12%
Учетная система
документации
5%
Организационная
документация
18%
Распорядительная
документация
23%
Информационносправочная
документация
26%
Система
документации по
личному составу
10%
Рис. 3. Соотношение систем документации в ООО «Аптека»
32
2.3.1. Анализ организационной документации
Организационные документы - комплекс взаимоувязанных документов,
регламентирующих структуру, задачи, функции предприятия, организацию его
работы, права, обязанности и ответственность руководства и специалистов
предприятия. Организационная документация cодержит положения, основанные
на нормах административного права и обязательные для исполнения. Эти
документы являются правовой основой деятельности учреждения, к ним
относятся: устав, положения о структурных подразделениях, положения о
коллегиальных и совещательных органах учреждения, регламенты работы
коллегиальных и совещательных органов, аппарата управления (руководства),
штатное
расписание,
инструкции
по
отдельным
видам
деятельности,
должностные инструкции работников, правила.
Основным документом, определяющим правовой статус, функции, права и
ответственность ООО «Аптека» является Устав (приложение 4). Устав Общества
оформлен на стандартных листах бумаги формата А4 и имеет титульный лист.
Законодательством не определены конкретные правила составления титульной
страницы Устава. Однако государственные органы в ходе проверок опираются на
внутренние инструкции, соблюдение которых позволит избежать временные и
финансовые потери [89]. Общее правило устанавливает необходимость отражения
на титульном листе Устава следующих реквизитов: гриф утверждения документа,
дата
утверждения
документа,
наименование
организации
с
указанием
организационно-правовой формы, отметка о регистрации, место издания
(указывается конкретный город).
Титульный лист устава ООО «Аптека» имеет реквизиты: наименование
вида документа, наименование организации (автора документа) с указанием его
организационно-правовой формы и типа, место составления документа, дата
документа, гриф утверждения, регистрационный штамп Инспекции федеральной
налоговой службы, печать.
33
Расположение реквизитов титульного листа верное, но в их оформлении
имеются ошибки. Гриф утверждения оформлен неверно. Слово УТВЕРЖДЕНО
должно быть напечатано без кавычек и других знаков. Слово, следующее после
слова УТВЕРЖДЕНО должно начинаться со строчной буквы. Документ может
утверждаться другим документом или должностным лицом. В зависимости от
способа утверждения выбирается соответствующая форма грифа. В данном грифе
имеется смешение этих форм. Этот реквизит можно правильно оформить
следующим образом:
УТВЕРЖДЕНО
решением общего
собрания участников от
18.07.2006 № 2
Проект титульного листа устава с учетом замечаний представлен в
приложении 5.
В тексте документа выявлено наличие разделов. Заголовки разделов
напечатаны прописными буквами, пронумерованы арабскими цифрами и
выровнены по левому полю без точек.
Текст документа состоит из следующих разделов:
1. Общие положения.
2. Наименование и место нахождения Общества.
3. Цели и виды деятельности Общества.
4. Ответственность Общества.
5. Филиалы и представительства.
6. Дочерние и зависимые общества.
7. Участники Общества.
8. Права Общества.
9. Обязанности участников Общества.
10. Исключение участников из Общества.
11. Учредительные документа Общества.
34
12. Уставный капитал Общества. Доли в уставном капитале Общества.
13. Вклады в уставной капитал Общества.
14. Увеличение уставного капитала Общества.
15. Уменьшение уставного капитала Общества.
16. Переход доли участника Общества в уставном капитале Общества к
другим участникам Общества и третьим лицам.
17. Приобретение Обществом доли в уставном капитале Общества.
18. Доли, принадлежащие Обществу.
19. Обращение взыскания на долю участника Общества в уставном
капитале.
20. Выход участника Общества из Общества.
21. Вклады в имущество Общества.
22. Распределение прибыли Общества, возмещение убытков.
23. Органы управления Общества.
24. Компетенция общего собрания участников Общества.
25. Исполнительный орган Общества.
26. Ответственность исполнительного органа.
27. Контроль за финансово-хозяйственной
деятельностью Общества.
Ревизор Общества.
28. Аудиторская проверка Общества.
29. Публичная отчетность Общества.
30. Финансовый год.
31. Хранение документов.
32. Крупные сделки.
33. Реорганизация Общества.
34. Ликвидация Общества.
35. Порядок расчетов при ликвидации Общества.
36. Заключительные положения.
Имеется деление на подпункты. В некоторых случаях подпункты заменены
маркировкой, что является ошибкой.
35
ООО «Аптека» коммерческая организация, так как извлечение прибыли и
распределение ее между участниками является основной целью деятельности
общества (раздел 3, п.3.1.)
Общество
создано в соответствии с действующим законодательством
Российской Федерации. Правовое положение Общества указано раздел.1, п.1.1.,
1.2.
Полное фирменное наименование общества и сокращенное фирменное
наименование общества указано в разделе 2 п. 2.1.
Место нахождения общества указано в разделе 2 п.2.2.
Устав содержит сведения об организации деятельности Общества,
управлении Обществом (раздел 23.)
Порядок реорганизации и ликвидации Общества указан в разделе 33.
На последнем листе документа есть отметка «Пронумеровано, прошито и
скреплено печатью», это защищает документ от потери листов, их подмены.
Должностная инструкция является основным организационно-правовым
документом,
определяющим
задачи,
функции,
обязанности,
права,
ответственность работников и предъявляемые к ним квалификационные
требования.
В должностной инструкции
прописаны
функции, которые должен
выполнять работник, правила и законы, которые он обязан знать, права, порядок
его
назначения
и
увольнения.
Очень
важным
характерным
признаком
должностной инструкции является ее тесная взаимоcвязь с документами,
относящимися к другим группам документации - в частности, с трудовым
договором, а также c документами по оформлению дисциплинарных взысканий.
Должностная инструкция, являясь локальным нормативным актом предприятия,
подразумевает наличие специфических требований к содержанию, структуре,
стилю изложения и оформлению. Важнейшими требованиями, предъявляемыми к
содержанию должностной инструкции, являются ясность, информационная
емкость и убедительность. При этом ясность содержания достигается предельной
точностью, как отдельных предложений, так и всего текста в целом. [50].
36
Для исследования предоставлена должностная инструкция директора
аптечного пункта (приложение 6), которая оформлена на cтандартных листах
бумаги формата А4 и имеет следующие реквизиты: гриф утверждения,
наименование вида документа, заголовок к тексту, текст документа, гриф
согласования документа.
Текст должностной инструкции состоит из следующих разделов:
1. «Общие положения», в котором перечислены квалификационные
требования, предъявляемые к сотруднику, указана непосредственная
подчиненность, обобщенно отражены документы, которыми должен
руководствоваться работник в процессе своей деятельности. Отдельные
пункты раздела содержат перечни знаний и умений, которыми должен
обладать сотрудник.
2. «Основные задачи и обязанности», который содержит перечень
конкретных задач, работ, операций возложенных на директора.
3. «Права», где устанавливается, какие действия имеет право осуществлять
директор в целях выполнения возложенных на него обязанностей.
4. «Ответственность».
Здесь
указывается,
что
директор
несет
ответственность за вверенные ему товарно-материально ценности, за
сохранение коммерческой тайны, а также за качественное выполнение
обязанностей, предусмотренных должностной инструкцией.
5. «Взаимозаменяемость». В данном разделе прописан порядок замещения
директора во время его отсутствия на рабочем месте.
При изучении должностной инструкции было установлено следующее:
1. Документ оформлен не на бланке Общества.
2. Гриф утверждения документа - это реквизит, придающий нормативный
или правовой характер его содержанию. В данном случае гриф
утверждения должностной инструкции включает: слово УТВЕРЖДАЮ
(в
прописном
начертании),
наименование
должности
лица,
уполномоченного утвердить должностную инструкцию, подпись и
расшифровку подписи. Гриф утверждения документа располагается в
37
правом верхнем углу лицевой стороны первого (титульного) листа
должностной
инструкции.
При
оформлении
данного
реквизита
допущены ошибки: после слова УТВЕРЖДАЮ стоит двоеточие, при
расшифровке подписи должностного лица инициалы должны стоять
перед фамилией. Инициалы должны быть указаны сокращенно.
3. После заголовка к тексту напечатаны фамилия, имя, отчество
сотрудника, для которого составлена должностная инструкция. По
правилам делопроизводства эти данные не указываются.
4. Разделы пронумерованы арабскими цифрами и выровнены относительно
левого поля.
В конце заголовков разделов проставлены точки.
Наименования разделов должны быть напечатаны с выравниванием по
центру без точек.
5. В разделе 5 нумерация подпунктов заменена маркировкой, что является
ошибкой. Все пункты и подпункты должны быть пронумерованы.
6. В структуре документа отсутствует раздел «Взаимосвязи», также
должностные инструкции включают раздел «Оценка работы». В данной
должностной инструкции они отсутствуют.
7. В инструкции так же не предусмотрен раздел «Порядок пересмотра
должностной
инструкции».
Должностная
относительно
продолжительное
должностные
инструкции
эффективной
организации
время.
И
рассматриваются
труда,
инструкция
в
действует
организациях,
как
документ
периодическому
где
для
уточнению,
обновлению этих документов должно уделяться особое внимание.
В соответствии с выявленными недочетами был разработан проект
должностной инструкции директора аптечного пункта ООО «Аптека», в котором
помимо поправок в оформлении реквизитов предлагается внести изменения в
структуру текста документа. Расширен набор разделов. В структуру документа
включены отсутствующие разделы: «Взаимосвязи», «Оценка работы», «Порядок
пересмотра должностной инструкции».
38
Проект разработанной должностной инструкции представлен в Приложении
7.
Протокол – документ, содержащий последовательную запись хода
обсуждения
вопросов
и
принятия
решений
на
собраниях,
совещаниях,
конференциях и заседаниях коллегиальных органов [93].
Протоколы общих собраний акционеров (и документы к ним), обязательный
состав информации которых устанавливается Гражданским кодексом Российской
Федерации, Федеральным законом «Об акционерных обществах» образуют
подсистему организационных документов. Протоколы печатаются на бланке
протокола, общем бланке или стандартном листе бумаги формата А4 [67].
Для исследования был предоставлен протокол общего собрания участников
ООО «Аптека». Протокол оформлен на стандартном листе формата А4 и имеет
реквизиты: наименование вида документа, заголовок к тексту, дата документа,
регистрационный номер документа, текст документа, подпись (приложение 8).
В ходе анализа документа были выявлены ошибки и недочеты:
1. Согласно Методическим рекомендациям по разработке инструкций по
делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти: «Вид
документа - ПРОТОКОЛ (если протокол оформляется на стандартном
листе бумаги, слово П Р О Т О К О Л печатается прописными буквами в
разрядку, полужирным шрифтом размером № 17 и выравнивается по
центру)»[19].
2. Смещены реквизиты дата и номер документа. Дата печатается через два
межстрочных интервала ниже
реквизита заголовок к тексту; номер
протокола обозначается арабскими цифрами, может включать буквенные
индекс и печатается напротив даты от границы правого текстового поля.
3. Текcт протокола cостоит из двух частей: вводной и основной. В вводной
части
указываются
(председательствующего),
инициалы,
фамилии
присутствовавших
председателя
на
заседании.
Многострочные наименования должностей присутствующих печатаются
через один межстрочный интервал.
39
Вводная часть протокола заканчивается повесткой дня, содержащей
перечень рассматриваемых вопросов, перечисленных в порядке их значимости с
указанием докладчика по каждому рассматриваемому вопросу. Наименование
части ПОВЕСТКА ДНЯ печатается прописными буквами по центру полужирным
шрифтом.
Вопросы повестки дня формулируются с предлогом «О» («Об»), печатаются
от границы левого поля и нумеруются арабcкими цифрами.
Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам
повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:
СЛУШАЛИ:
ВЫСТУПИЛИ:
ПОСТАНОВИЛИ: (или РЕШИЛИ:).
В данном документе указанная схема не соблюдается. Постановление
(решение) в текст протокола внесено в той формулировке, которая была принята
на заседании; приведены итоги голосования: «За - …, против -…, воздержалось …».
Протокол заседания должен быть подписан председательствующим на
заседании и секретарем. Подпиcь должна
отделяться от текста тремя
межстрочными интервалами и включать наименование должности лица, личной
подписи, расшифровки подписи (инициалы и фамилия). В данном случае подписи
секретаря и председательствующего отсутствуют, должности лиц, подписавших
протокол, также не указаны.
Наименование должности пeчатается от левой границы текстового поля.
Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования
должности с прoбелом между инициалами и фамилией. Последняя буква в
расшифровке ограничивается правым полем. Данное требование не соблюдается в
данном случае и эта неточность часто встречается при оформлении документов в
Обществе.
Протокол, оформленный с учетом замечаний, представлен в приложении 9.
40
Таким
образом,
изучение
организационных
документов
показало
следующее: устав, должностная инструкция, протокол составлены в соответствии
с установленными правилами, однако имеются неточности и ошибки
в
оформлении.
2.3.2. Анализ распорядительной документации
Основное назначение распорядительных документов — регулирование и
координация деятельности, позволяющие руководству обеспечивать реализацию
поставленных перед ним задач. Распорядительные документы содержат решения,
идущие сверху вниз по системе управления: от генерального директора к
работникам
аппарата
управления
и
структурным
подразделениям.
К
распорядительным документам относятся приказы, распоряжения.
Основанием
для
издания
распорядительных
документов
является
необходимость исполнения принятых законодательных, нормативных правовых
актов и решений вышестоящих организаций и ранее принятых решений данной
организации, а также необходимость осуществления собственной исполнительнораспорядительной
деятельности,
обусловленной
функциями
и
задачами
Общества.
Распорядительные документы издаются в условиях единоличного принятия
решений. Это обеспечивает оперативность управления, повышает персональную
ответственность генерального директора за принятые решения. В ООО «Аптека»
к распорядительным документам относятся: приказы генерального директора,
распоряжения заместителей генерального директора и начальников отделов,
решения общего собрания участников Общества.
Проекты распорядительных документов в ООО «Аптека» составляются по
поручению генерального директора, по инициативе начальников отделов, других
специалистов.
Обоснование
необходимости
документа излагается в докладной записке.
издания
распорядительного
41
Оформление проекта распорядительного документа осуществляется не на
бланке, а на стандартном листе бумаги формата А4 по тем же правилам, что и
окончательный документ.
Согласование проекта документа подразумевает визирование, которое
проводится главным бухгалтером, а также заместителем генерального директора.
Доработка
предполагает
проекта
внесение
распорядительного
замечаний
в
проект
документа
по
замечаниям
документа
по
результатам
согласования, окончательное оформление согласованного проекта документа на
бланке ООО «Аптека» и представление его генеральному директору на подпись.
Подпись руководителя превращает проект документа в полноценный документ,
обладающий
юридической
силой,
который
затем
проходит
процедуру
регистрации. Последней стадией оформления распорядительного документа
является его рассылка или передача исполнителям.
Приказ является основным распорядительным документом организации и
подписывается руководителем или лицом его заменяющим. Приказ ООО
«Аптека» оформлен на бланке конкретного вида документа с продольным
расположением реквизитов (приложение 10). Документ имеет реквизиты:
наименование организации, место составления документа, наименование вида
документа, дата документа, заголовок к тексту, текст документа, подпись.
Поля документа имеют поля не менее:
20 мм - левое;
10 мм - правое;
20 мм - верхнее;
20 мм - нижнее.
В ходе исследования документа были обнаружены следующие ошибки и
недочеты:
1.
Бланк
приказа
не
соответствует
требованиям
методических
документов. Ниже полного наименования организации должно быть указано в
скобках сокращенное наименование, так как оно предусмотрено уставом.
42
2.
Заголовок к тексту документа оформлен в кавычках. Данный реквизит
печатается полужирным шрифтом через 1 межстрочный интервал без точек и
кавычек.
3.
Смещены реквизиты:
3.1. Наименование вида документа и место составления документа. Место
составления документа должно располагаться ниже наименования вида документа
через 1,5 интервала центрированным образом.
3.2. Дата документа и регистрационный номер. Данные реквизиты должны
располагаться ниже реквизита место составления документа через 1, 5 интервала
на одной линии и быть выровнены от левой и правой границ текстового поля
соответственно.
4.
Неточно
переформулировать:
сформулирован
«О
заголовок
назначении
лиц,
к
тексту.
Возможно
ответственных
за
его
пожарную
безопасность».
5.
Структура текста приказа состоит из двух частей: констатирующей
(преамбулы) и распорядительной. В констатирующей части изложена цель,
послужившая основанием для подготовки приказа. Она начинается словами «в
соответствии с...» и должна печататься с красной строки. Завершается преамбула
словом «ПРИКАЗЫВАЮ», которое напечатано с новой
строки прописными
буквами, что является ошибкой. Слово п р и к а з ы в а ю печатается строчными
буквами в разрядку и не отделяется от преамбулы интервалами.
6.
Текст
распорядительной
части
приказа
содержит
перечисление
предписываемых действий с указанием конкретных исполнителей для каждого
действия.
6.1.Первый пункт
распорядительной части можно переформулировать.
Например: «Назначить ответственным за пожарную безопасность в аптеке №2,
располагающейся по адресу: Комсомольская ул., д. 66а, г. Орел директора аптеки
Зудину Татьяну Валерьевну».
6.2. Второй пункт можно разделить на два. Например, «2. Обеспечить всеми
сотрудниками аптеки №2 строгое соблюдение инструкции о мерах пожарной
43
безопасности. 3. Ответственным работникам (Зудиной Т.В.) осуществлять
контроль соблюдения работниками правил пожарной безопасности и инструкции
о мерах пожарной безопасности».
7. При оформлении реквизита подпись допущена ошибка в расположении.
Наименование должности верно напечатано от левой границы текстового поля,
инициалы, фамилию необходимо выровнять от правой границы текстового поля.
Имеется ознакомление с приказом. Виза ознакомления состоит из слов: «с
приказом ознакомлен», подписи, расшифровки подписи. Инициалы и фамилии
сотрудников смещены, отсутствует дата ознакомления, должности сотрудников.
В данном случае требуется ознакомление двух сотрудников, в случаях, когда
приказ
касается
большого
количества
сотрудников,
например,
целого
структурного подразделения или какой-то конкретной группы работников
используется лист ознакомления.
Проект приказа с учетом замечаний представлен в приложении 11, проект
листа ознакомления с приказом - приложение 12.
2.3.3. Анализ информационно-справочной документации
Документы этой системы играют служебную роль по отношению к
организационным и распорядительным документам. Информационно-справочные
документы не содержат поручений, не обязывают выполнять какие-либо
действия, как распорядительные документы, а сообщают сведения, побуждающие
принимать определенные решения, т.е. инициируют управленческие решения,
позволяют выбрать тот или иной способ управленческого воздействия.
Процесс принятия управленческих решений основан на сборе и обработке
объективной и достоверной информации. Информация о фактическом состоянии
дел в системе управления содержится в различных источниках, но важнейшее
место среди них занимают справочно-информационные документы: акты,
справки, протоколы, докладные записки, переписка, объяснительная записка,
предложение, представление, заявление, заключение, отзыв, сводка, список.
44
Особую
группу
в
составе
информационно-справочных
документов
составляет переписка.
«Деловое письмо – обобщенное наименование различных по содержанию
документов, служащих средством общения между учреждениями, частными
лицами»[90]. ООО «Аптека» отправляет и получает следующие виды деловых
писем:
письмо-запрос, рекламное, гарантийное, коммерческое предложение,
письмо-извещение, сопроводительное. Письма оформляются в двух экземплярах
на бланке организации и их оформление не всегда соответствует требованиям
ГОСТ Р 6.30-2003 и других нормативных документов.
Служебное письмо, предоставленное для исследования, является письмомответом (Приложение 13). Документ оформлен на продольном бланке письма и
имеет реквизиты: наименование организации, ИНН/КПП, справочные данные об
организации, дата документа, регистрационный номер документа, адресат, текст
документа, подпись.
В результате исследования документа были обнаружены следующие
ошибки и неточности:
1. Оформление
бланка
письма
не
соответствует
государственному
стандарту. После полного наименования организации в скобках должно
быть указано сокращенное наименование. На бланке отсутствует
реквизит «ссылка на регистрационный номер и дату документа».
2. Нарушен порядок следования адресных данных. Адрес должен быть
указан следующим образом: ул. Васильевская, д. 119А, Орел, 302026.
3. Смещены реквизиты ИНН/КПП, адресат. Реквизит ИНН/КПП должен
быть напечатан ниже справочных данных об организации, которые
должны быть выровнены по центру, так как бланк с продольным
расположением реквизитов. Реквизит адресат должен печататься
напротив справочных данных, на одном уровне.
4. Неверное расположение реквизитов дата документа и регистрационный
номер. Они должны располагаться через пробел на одном уровне с
45
выравниванием от левого текстового поля. Сначала печатается дата,
затем номер.
5. Дата
документа
оформлять
либо
оформлена
неверно.
цифровым,
либо
Данный
реквизит
словесно-цифровым
следует
способом.
Смешение их не допускается. Следовательно, дату можно оформить
двумя способами: 19 февраля 2015 г, либо 12.02.2015.
6. В тексте имеется указание на номер исходящего письма, которую
необходимо оформлять специальным реквизитом ссылка на номер и дату
документа. Он должен располагаться на интервал ниже реквизитов дата
документа и регистрационный номер документа.
7. Инициалы и фамилию лица, подписавшего документ необходимо
печатать от правого текстового поля. Наименование должности
печатается от левого поля документа. В данном случае части реквизита
«подпись» смещены. Так как бланк содержит наименование учреждения
дублировать его при оформлении реквизита подпись не нужно.
8. В тексте письма цифрами указаны денежная сумма. В целях обеспечения
подлинности и исключения внесения незаконных исправлений в готовом
документе суммы необходимо прописывать также словами.
9. В тексте документа имеется указание на наличие вложения (сверка
итогов и чек), следовательно, необходимо оформить реквизит отметка о
наличии приложения.
10. В реквизите подпись инициалы должностного лица должны быть
указаны перед фамилией. Инициалы и фамилия должны быть выровнены
от правого текстового поля.
Также при разработке проекта письма-ответа ООО «Аптека» были внесены
изменения в текст документа, не нарушающие смысловой нагрузки.
Проект
письма, оформленного с учетом замечаний, представлен в приложении 14.
Таким образом, можно сделать вывод: в ООО «Аптека» создаются
организационные, распорядительные, информационно-справочные и другие
документы. Их форма и содержание в целом соответствуют требованиям
46
нормативно-методических документов, но встречаются ошибки и неточности в
оформлении
реквизитов,
смещение
реквизитов.
Имеется
инструкция
по
делопроизводству, которая не приведена в соответствие с ГОСТ Р 7.0.97–2016
«Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу.
Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению
документов». Требования действующей инструкции не всегда выполняются.
Проект инструкции по делопроизводству в соответствии с изменениями
законодательства и исправлениями представлен в Приложении 15.
47
3. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ В
ООО «АПТЕКА»
3.1. Организация документооборота
«Дoкументооборот – движение документов в организации c момента их
cоздания или получения до завершения иcполнения, или отправки» [91](рис.4).
Рис.4. Схема документооборота
Различают три основных потока документации:
− документы, поступающие из других организаций (входящие);
− документы, отправляемые в другие организации (исходящие);
− документы, создаваемые в организации и используемые работниками
в процессе работы (внутренние).
Организация
документооборота
в
ООО
«Аптека»
включает
всю
последовательность перемещений документов во время их движения и такие
операции с документами, как их получение, рассмотрение и распределение,
передача на исполнение, организация исполнения и отправка.
48
Важнейшей характеристикой документооборота является его объем. Объем
документооборота – «количество документов, поступивших в организацию и
созданных ею за определенный период» [92]. При изучении организации
документооборота было установлено, что секретарь генерального директора ведет
учет
и
анализ
объема
документооборота,
суммируются
данные
по
регистрационным журналам за определенный период времени. Эти цифры
рассматриваются
как
показатель,
характеризующий
документооборот
организации. Объем документооборота Общества за 2017 год равен 1987
документов.
Доставка документов в ООО «Аптека» и их отправка осуществляется по
почте, по электронной почте, с помощью курьеров. Телефон и
факс также
используются для получения и передачи документной информации.
Соотношение
способов
доставки
поступающей
корреспонденции
отображено на рисунке 5.
Рис. 5. Способы доставки поступающей корреспонденции
3.1.1. Организация работы с входящими документами
Прием и первичная
обработка документов осуществляется секретарем
генерального директора централизованно, что позволяет быстрее доставлять
49
документы исполнителям и вести учет документооборота. Работа с входящими
документами состоит из следующих операций:
1.
Прием и первичная обработка документов;
2.
Предварительное рассмотрение и распределение;
3.
Регистрация документов;
4.
Рассмотрение руководителем;
5.
Внесение резолюции в регистрационную форму;
6.
Направление на исполнение;
7.
Исполнение документов;
8.
Согласование и подписание ответных документов;
9.
Подготовка ответных документов к отправке;
10.
Подшивка документов в дела.
При
первичной
обработке
корреспонденции
секретарю
необходимо
проверить правильность доставки и целостность вложений, учесть поступившие
документы и подготовить их к передаче по назначению.
При поступлении документов проверяется правильность их доставки и
целостность упаковки. Ошибочно полученная корреспонденция возвращается на
почту или пересылается адресату. Если обнаружено отсутствие вложений,
нарушена целостность упаковки, вложений, то об этом делается отметка на
конверте и составляется акт в трех экземплярах: первый остается у секретаря, а
второй направляется автору документа, третий передается вместе с документом
исполнителю. При получении факсимильного сообщения проверяется количество
полученных страниц и их читаемость. О неполном получении сообщения или
плохом качестве отдельных страниц сообщается отправителю.
Все конверты, за исключением личной корреспонденции, вскрываются,
документы извлекаются из конвертов и сверяются приложения. Документы,
адресованные конкретным должностным лицам или отделам, передаются по
назначению без предварительного рассмотрения.
При вскрытии упаковка уничтожается, при этом исключения делаются в
следующих случаях:
50
- в полученных документах нет обратного адреса и фамилии отправителя,
но они есть на упаковке;
- в документах не проставлена дата и ее приходится устанавливать по
почтовому штемпелю;
- полученный документ по смыслу носит личный характер, а на конверте
гриф "Лично" отсутствует.
Сохраняются также конверты и от документов, поступивших с уже
просроченным сроком исполнения. В этом случае штемпель на конверте может
служить доказательством даты получения документа.
Первичная
обработка
документов
заканчивается
сортировкой
на
регистрируемые и нерегистрируемые. Документы, адресованные генеральному
директору, а также без указания конкретного лица или отдела предварительно
рассматриваются секретарем, а затем направляются по назначению.
Зарегистрированные документы передаются на рассмотрение генеральному
директору. Документы, не требующие решения руководства, передаются
исполнителям согласно их компетенции. Генеральный директор, рассматривая
полученный документ, дает четкие и конкретные указания по его исполнению.
Эти указания оформляются в виде резолюции, которая содержит решение
руководителя по существу поставленного в документе вопроса. Именно
резолюция
определяет
дальнейшее
движение
документа.
Рассмотренные
руководителем документы возвращаются секретарю, и в журнал регистрации
входящей документации вносится содержание резолюции, а документ передается
на исполнение.
Исполнение документа предусматривает:
− сбор и обработку необходимой информации;
− подготовку проекта документа;
− его оформление;
− согласование;
− представление
директором.
на
подписание
(утверждение)
генеральным
51
С момента поступления до завершения исполнения документ находится у
исполнителя и в дело не помещается. На исполненном документе исполнителем
проставляется отметка об исполнении документа и направлении его в дело с
указанием индекса дела, в которое документ будет помещен. Затем секретарь
принимает исполненные документы от должностных лиц Общества и помещает
их в дела в соответствии с номенклатурой дел. Схема работы с входящими
документами представлена на рисунке 6.
Рис. 6. Оперограмма движения входящего документа в ООО «Аптека»
52
3.1.2. Организация работы с исходящими документами
Исходящие документы – документы, созданные в пределах организации и
отправляемые из нее в другие учреждения или частным лицам.
После
сбора
необходимой
информации,
анализа
ранее
изданных
документов, исполнителем готовится проект будущего документа, который
согласовывается
с
заинтересованными
должностными
лицами.
Проект
исходящего документа составляет исполнитель, правильность его оформления
проверяет секретарь, отвечающий за ведение делопроизводства. Подготовленный
проект исходящего документа представляется на подпись руководителю, либо
начальнику отдела, специалисту. Руководитель, ознакомившись с проектом
документа, может сразу удостоверить его своей подписью, а может внести
замечания, поправки и передать его на доработку. Уровень подписания документа
оказывает влияние на движение исходящего документа: чем он выше, тем больше
инстанций
проходит
документ.
Исполнитель
дорабатывает
документ
в
соответствии с замечаниями.
Доработанный документ после подписания передается секретарю для
регистрации в журнале исходящей корреспонденции. Секретарь принимает для
отправки только полностью оформленные, подписанные документы.
Обработка документов для отправки почтовой связью осуществляется
секретарем в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи.
Обработка отправляемых документов включает:
− проверку комплектности документов;
− сортировку;
− нанесение адреса на конверт;
− фальцовку (складывание бумажного листа в один, два и более фальцсгиба) и упаковку документа;
− отправку документа (сдачу в отделение связи или курьеру).
53
Документы, подлежащие отправке, обрабатываются и отправляются в день
их подписания или не позднее первой половины следующего рабочего дня.
Срочные документы, телеграммы отсылаются незамедлительно.
После
отправки
корреспонденции
секретарь
помещает
экземпляры
исходящих документов в дело в соответствии с номенклатурой дел.
Рис. 7. Оперограмма движения исходящих документов в ООО «Аптека»
Таким образом, работа с исходящими документами состоит из следующих
операций:
1.
Составление проекта документа;
2.
Проверка правильности оформления проекта документа;
3.
Согласование проекта документа (при необходимости);
4.
Доработка проекта документа по замечаниям;
54
5.
Перепечатка проекта документа;
6.
Повторное согласование;
7.
Подписание документа;
8.
Регистрация документа;
9.
Обработка для отправки;
10.
Отправка документа;
11.
Подшивка копии документа в дело.
Схема работы с исходящими документами на примере письма представлена
на рис 7.
3.1.3. Организация работы с внутренними документами
Внутренние документы - это документы, cоздаваемые и используемые в
организации. Их прямое назначение – регулировать работу учреждения,
обеспечивать взаимоcвязь между всеми его структурными элементами. К
внутренним документам Общества относятся распорядительные документы,
протоколы заседаний коллегиальных органов, служебные записки, акты, справки,
планы, отчеты, положения, инструкции и др.
Работа с внутренними документами включает следующие стадии:
− составление проекта документа;
− согласование (визирование) документа;
− утверждение (подписание) документа;
− тиражирование и доставка копии документа исполнителям;
− контроль исполнения документа;
− подшивка исполненного документа в дело;
− последующее хранение и работа с документом.
Так, например, проекты распорядительных документов после подготовки и
согласования
передаются
с
заинтересованными
юристу
для
проверки
отделами
и
соответствия
должностными
содержания
лицами
документов
55
действующему законодательству. Затем документ передается секретарю, который
осуществляет набор текста на компьютере и ведет контроль правильности
оформления. Оформленные документы передаются генеральному директору на
подпись.
На движение документов влияет способ принятия управленческого
решения: единолично руководителем или коллегиальным органом. В первом
случае проект документа (управленческого решения) в обязательном порядке
проходит процедуру согласования со всеми заинтересованными лицами, во
втором случае - согласование проекта документа не проводится, потому что
решение принимается на заседании коллегиального органа совместно всеми его
членами, которые непосредственно присутствуют на месте документируемого
события. Например: протоколы подписывает председатель и секретарь, акт председатель и члены комиссии.
Оперограмма движения внутреннего документа, на примере должностной
инструкции, представлена на рисунке 8.
Рис. 8. Оперограмма движения внутреннего документа
56
3.2. Информационно-поисковая система и контроль за исполнением
документов в ООО «Аптека»
Информационно-поисковая система по документам включает регистрацию,
индексирование документов и создаваемые на их основе информационнопоисковые массивы.
Основой поcтроения информационно-поиcковых cистем по документам
является регистрация документов. В Обществе применяется централизованная
cистема регистрации документов секретарем, что позволяет создать единый
справочный центр по документам организации и установить единый порядок
регистрации. Согласно ГОСТ Р 7.0.8-2013 СИБИД. Делопроизводство и архивное
дело. Термины и определения регистрация документа – это «присвоение
документу регистрационного номера и внесение данных о документе в
регистрационно-учетную форму». Данная операция придает юридическую силу
документу, т.к. фиксирует факт его создания или получения.
С помощью регистрации достигаются цели:
1.
учет документов,
2.
контроль их исполнения;
3.
справочная работа по документам.
После первичной обработки документов секретарь сортирует их на
регистрируемые и нерегистрируемые.
Документы в Обществе регистрируются один раз: создаваемые – в день
подписания или утверждения, поступающие – в день поступления.
В организации принята журнальная форма регистрации документов.
Секретарь ведет журналы входящих, исходящих документов (рис.9-10). Журнал
регистрации внутренней документации отсутствует.
Дата поступления, индекс
документа
Корреспондент
Краткое
содержание
документа
Резолюция
или кому
направлен
документ
Примечания
1
2
3
4
5
57
Рис. 9. Форма журнала регистрации входящей корреспонденции ООО
«Аптека»
Регистрационный
номер, дата
документа
Кому
адресован
Адресат
Краткое
содержание
Исполнитель
Примечания
1
2
3
4
5
6
Рис. 10. Форма журнала регистрации исходящей корреспонденции ООО «Аптека»
Регистрации подлежат документы, требующие учета, исполнения и
использования
в
справочных
целях
(распорядительные,
информационно-
справочные, отчетные, бухгалтерские и др.)
Не регистрируются документы, присланные для сведения и не требующие
ответа:
-
поздравительные письма;
-
рекламные письма;
-
приглашения;
-
программы семинаров, совещаний, печатные издания;
-
конверты с пометкой «лично»;
-
копии нормативных документов, постановлений и распоряжений
государственных органов, информационные материалы.
В Обществе отсутствует список регистрируемых и нерегистрируемых
документов.
Регистрация входящих документов проходит в следующем порядке:
секретарь
разбирает
входящую
корреспонденцию
и
заносит
данные
о
поступивших документах в журнал регистрации «Входящая корреспонденция».
На полученном документе проставляется отметка о поступлении в виде штампа.
Он проставляется в правом нижнем углу лицевой стороны первой страницы
документа. Регистрационный штамп содержит дату и регистрационный номер
документа и имеет следующий вид (рис 11):
58
Вх. №. _______
от «___» ___________ 20 г
Рис. 11. Образец штампа входящего документа
Секретарь вносит данные в регистрационную форму-журнал входящих
документов, который имеет графы (рис.9):
1)дата поступления, индекс документа;
2) корреспондент;
3)краткое содержание документа;
4) резолюция;
5) примечания.
Чтобы регистрационная форма охватывала больше полезной информации о
документе, можно дополнить ее графами: вид документа, срок исполнения. Это
позволяет более четко видеть важные данные о зарегистрированном документе.
Проект дополненной формы журнала регистрации представлен в приложении 16.
Исходящие документы регистрируются в журнале регистрации исходящей
документации (рис. 10), который имеет следующие графы:
1) регистрационный номер, дата документа;
2) кому адресован;
3) адресат;
4) краткое содержание документа;
5) исполнитель;
6) примечания.
Данную форму журнал можно дополнить графами: № дела, вид документа.
Также
желательно
разделить
1
графу
на
отдельные
столбцы:
дата,
регистрационный номер, объединить графы адресат и кому адресован. Это
необходимо для более удобного просмотра информации по документам. Проект
59
дополненного журнала регистрации исходящих документов представлен в
приложении 16.
Общим недостатком является то, что в журналах регистрации отсутствует
графа «Номер дела по номенклатуре дел», куда документ будет подшит поcле
завершения работы с ним. Это затрудняет их дальнейший поиск при
информационно-справочной работе.
Журналы регистрации хранятся в запираемых шкафах (сейфах) в кабинете
секретаря. Посторонние лица к документам не допускаются.
Журнальная форма является наиболее ранней регистрационной формой и в
настоящее время устарела, т.к. затрудняет ведение контроля исполнения
документов и справочную работу по ним, неудобна в работе и, как следует из
прилагаемых образцов, неполноценно отражает сведения о регистрируемых
документах.
В целях обеспечения своевременного и качественного исполнения
поручений, зафиксированных в документах, необходимо осуществлять их
контроль. Контролируемые сведения также как и регистрация, являются
неотъемлемой частью информационно-поисковой системы.
Контроль исполнения документов включает в себя:
-
постановку на контроль;
-
предварительную проверку и регулирование хода исполнения;
-
снятие документа с контроля;
-
направление исполненного документа в дело;
-
учет и обобщение результатов контроля исполнения документов;
-
информирование руководителя о ходе и результатах исполнения
документов.
По указанию генерального директора на контроль может быть поставлен
любой документ, а также устное поручение или задание. Контролю подлежат все
зарегистрированные документы, требующие исполнения. Контроль исполнения
документов осуществляется генеральным директором.
60
Право постановки документов на контроль в Обществе предоставлено
директору. Обычно, указание на то, что документ подлежит контролю,
содержится в тексте документа или в резолюции, налагаемой руководителем.
Например, в тексте приказа:
Контроль за исполнением приказа возложить на главного бухгалтера Ф.И.О.
Документы, взятые на контроль генеральным директором Общества,
отмечаются знаком «К», которые проставляется красным цветом на левом
верхнем поле слева от заголовка к тексту документа.
Контроль осуществляется путем регулярного отслеживания журналов
регистрации и напоминания исполнителям о приближении срока исполнения.
Срок исполнения документа — срок, установленный нормативно-правовым
актом, организационно-распорядительным документом или резолюцией.
Сроки исполнения документов могут быть типовые и индивидуальные.
Типовые сроки исполнения определены законодательством, например, для
исполнения обращений граждан. Индивидуальные сроки указываются в самом
документе или в резолюции руководства.
Если в документе содержится указание на конкретную дату, к которой
документ должен быть исполнен, он должен быть исполнен не позднее
указанного срока. Сроки исполнения документов исчисляются в календарных
днях с даты подписания или утверждения для внутренних документов (если в
документе не указана иная дата), либо доведения их до исполнителей, а для
входящих - с момента поступления в организацию. Если срок исполнения не
установлен генеральным директором, то документ исполняется в соответствии с
типовыми сроками.
Генеральный директор имеет право продлить срок исполнение документа
при наличии уважительных причин. При необходимости изменения срока
исполнения документа (поручения) исполнитель, не позднее, чем за три дня до
его истечения, направляет мотивированную просьбу о продлении срока тому
должностному лицу, которое установило срок либо дало поручение. Сроки
исполнения срочных и оперативных поручений не продляются.
61
Не продлеваются сроки исполнения документов с особыми пометками:
«срочно» и др.
Сроковый
контроль
в
филиале
осуществляется
текущий
и
предупредительный. Текущий контроль предполагает ежедневную проверку хода
исполнения документов, срок исполнения которых истекает сегодня, и
напоминание исполнителю о необходимости завершения работы над документом.
Он помогает составить план работы на день и сразу показывает, какие дела
должны быть завершены сегодня (подписание контракта, отправка сообщения,
решение вопроса на совещании и т.д.).
Предупредительный контроль отличается от текущего тем, что он
проводится по документам, срок исполнения которых истекает через 2-3 дня и
тем самым сотрудник имеет еще время для решения вопроса.
Документ или поручение считается исполненным и снимается с контроля
после исполнения заданий, подготовки ответного документа, получения ответа на
исходящий документ, сообщения результатов заинтересованным организациям и
должностным
лицам
или
другого
документированного
подтверждения
исполнения. Документ, содержащий несколько поручений с различными сроками
исполнения, снимается с контроля раздельно по каждому поручению.
Для подтверждения факта исполнения документа служит отметка об
исполнении документа и направлении его в дело, которая проставляется в левом
нижнем углу лицевой стороны последнего листа документа и содержит краткие
сведения об исполнении, если отсутствует документ, свидетельствующий об
исполнении; при наличии такого документа - ссылку на его дату и номер; слова
«В дело», номер дела, в котором будет храниться документ. В журнале
регистрации отметки об исполнении не делаются.
В результате проведенного исследования можно сделать вывод, что
осуществление контроля исполнения документов и поручений с помощью
журналов
регистрации
затрудняет
его
ведение.
Это
усложняет
работу
специалиста, отнимает много времени, может приводить к нарушению сроков.
62
3.3. Формирование и оперативное хранение дел
В процессе деятельности
документов.
Для
ориентации
учреждения создается большое количество
в
этой
массе
документов
создаются
классификационные справочники. Самым простейшим классификационным
справочником служит дело. Оно является основной классификационной
единицей. Дело образует «документ или совокупность документов, относящихся
к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную
обложку»[20].
В целях правильного формирования дел, оперативного поиска, учета и
хранения документов составляется номенклатура дел – «систематизированный
перечень заголовков дел, создаваемых в организации, с указанием сроков их
хранения» [20].
Номенклатура дел составляется секретарем генерального директора. При
составлении номенклатуры дел секретарь руководствуется Основными правилами
работы архивов организаций, уставом, штатным расписанием, перечнем типовых
управленческих документов. Номенклатура дел уточняется в конце каждого года,
пересоставляется, утверждается генеральным директором и вводится в действие с
1 января следующего года. С архивным учреждением номенклатура дел ООО
«Аптека» не согласована.
Индекс дела в номенклатуре состоит из индекса отдела, присвоенного ему в
соответствии с утвержденной структурой и порядкового номера по номенклатуре,
например: 03-01, где 03 – порядковый номер отдела в штатном расписании, а 01 –
порядковый номер дела в разделе номенклатуры дел предприятия.
По окончании делопроизводственного года секретарем составляется
итоговая запись о категории и количестве заведенных за истекший год дел в
организации.
Документы
по
окончании
работы
с
ними
подлежат
текущему
(оперативному, временному) хранению. Документы находятся в оперативной
работе еще год после окончания их в делопроизводстве. В этот период
63
потребность в них сохраняется, и к ним могут обращаться за справками для
уточнения, изучения или повторного рассмотрения.
Документы в процессе работы с ними хранятся у исполнителей.
Законченные
делопроизводством
документы
формируются
в
дела.
«Формированием дел называется группировка исполненных документов в дела в
соответствии с номенклатурой дел» [20]. Формирование дела начинается сразу с
начала года. Для этого в конце предшествующего года заготавливают
необходимое количество папок, на которых указывают заголовки дел и срок
хранения. Заголовки и сроки хранения переносятся на обложку с обложек дел,
сформированных за прошлые годы. Если в течение года будет заведено новое
дело, для него составляют свой заголовок. Формирование дел осуществляет
секретарь.
При формировании дел соблюдаются следующие правила:
-
в дело помещаются только исполненные, правильно оформленные
документы;
-
все
документы,
относящиеся
к
разрешению
одного
вопроса,
помещаются вместе;
-
группируются в дело документы одного календарного года, за
исключением переходящих дел;
-
раздельно группируются в дела документы постоянного хранения и
временных сроков хранения;
-
в дело помещаются только те документы, которые предусмотрены
номенклатурой.
В дело не помещаются документы, подлежащие возврату, копии,
черновики, дело обычно не превышает 250 листов при толщине не более 4 см.
При наличии большего количества листов дело подразделяется на тома и
заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением «т. 1»,
т.д.
«т. 2» и
64
Документы
помещаются
в
дело
со
всеми
относящимися
к
ним
приложениями. Если приложения имеют большой объем, их формируют в
самостоятельные дела.
Документы внутри дела располагаются в хронологической, вопроснологической
последовательности
или
их
сочетании,
а
также
в
других
последовательностях: нумерационной, алфавитной и т.д. Документы постоянного,
временного хранения, по личному составу, обращения граждан формируются
отдельно. Приказы по основной деятельности формируются отдельно от приказов
по личному составу. Протоколы и документы к ним располагаются в деле в
хронологическом порядке по номерам протоколов. Документы в личных делах
располагаются по мере их поступления. Лицевые счета по заработной плате
работников группируются в дела за календарный год и располагаются в них по
алфавиту фамилий работников. Переписка группируется, как правило, за
календарный год и систематизируется в хронологической последовательности,
документ – ответ помещается за документом – запросом. При возобновлении
переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году,
документы включаются в дело текущего года с указанием заголовка дела
предыдущего года. Документы хранятся в приемной в шкафу в папках, стоящих
вертикально на полках. Все сформированные дела хранятся секретарем. Архивное
помещение в ООО «Аптека» отсутствует.
65
4. СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО
ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ В ООО «АПТЕКА»
Совершенствование документационного обеспечения управления является
одним из наиболее важных элементов в управленческом процессе и необходимо
для эффективного управления организацией. Не представляется возможным
быстро
найти
требуемый
документ
и
навести
по
нему
справки,
проконтролировать его исполнение и обеспечить сохранность без рациональной
организации:
− службы документационного обеспечения управления;
− систем документации;
− документооборота предприятия;
− информационно-поисковой системы;
− хранения документов.
Таким
образом,
по
результатам
исследования
определились
пути
совершенствования документирования управленческой деятельности в ООО
«Аптека»:
-
доработка
упорядочение
документов,
реквизитов
регламентирующих
документов
в
работу
соответствии
с
сотрудников,
требованиями
законодательства;
-
построение эффективной системы регистрации и контроля документов,
информационно-поисковой системы;
-
автоматизация создания, обработки, хранения, поиска документов.
Грамотно документировать информацию и эффективно вести работу с
документами можно только при нормативной регламентации технологических
процессов
работы
с
документами
внутри
организации.
Инструкция
по
делопроизводству должна устанавливать правила, приемы, процессы создания
документов, порядок работы с ними. Практически инструкция закрепляет систему
делопроизводства. В Обществе инструкция по делопроизводству отсутствует.
Вероятно, с этим связано то, что оформление документов, создаваемых в ООО
66
«Аптека»,
не
всегда
Унифицированные
соответствует
системы
требованиям
документации.
ГОСТ
Р
Унифицированная
6.30-2003
система
организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению
документов,
Методических
рекомендаций
по
разработке инструкций
по
делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, которые также
могут быть использованы в работе коммерческих предприятий, так как включают
подробные инструкции по оформлению различных видов документов с
приложением образцов. В частности, наблюдается отсутствие некоторых
реквизитов, неверное оформление и размещение реквизитов, нарушаются
требования к оформлению текста документа.
Следовательно, необходимо разработать инструкцию по делопроизводству,
которая установит единый порядок составления, оформления документов и
работы с ними. Проект инструкции представлен в приложении 15. Данный проект
возможно внедрить в работу в течение делопроизводственного года, а затем
внести необходимые изменения и дополнения с учетом возникших замечаний и
вопросов.
В Обществе для изготовления документов используются виды бланков:
бланк письма с продольным расположением реквизитов, бланк конкретного вида
документа (приказа). Общий бланк, который можно применять для написания
любых видов документов, кроме письма, отсутствует. Проект общего бланка
представлен в приложении 17.
Доработана форма бланка письма организации. Добавлено сокращенное
наименование учреждения. Бланк дополнен реквизитами: ссылка на дату и номер
входящего документа. Исправлен порядок следования адресных данных, а также
верно размещены смещенные реквизиты. Проект бланка письма представлен в
приложении 2.
Также был исследован и исправлен в соответствии с требованиями бланк
приказа. Проект бланка приказа представлен в приложении 3.
67
В ходе анализа организационных документов была изучена должностная
инструкция директора аптечного пункта. При изучении документа были выявлено
следующее:
− документ оформлен не на бланке организации;
− допущены ошибки при оформлении реквизитов документа;
− отсутствуют реквизиты дата составления и регистрационный номер
документа;
− в документе отсутствуют необходимые разделы: «Взаимосвязи»,
«Организация и оценка работы»,
«Порядок пересмотра должностной
инструкции».
В соответствии с выявленными недочетами был разработан проект
должностной инструкции директора аптечного пункта ООО «Аптека», в котором
помимо поправок в оформлении реквизитов предлагается внести изменения в
структуру текста документа. Расширен набор разделов.
В ходе изучения организации документационного обеспечения в Обществе
были проанализированы документы: устав, протокол, письмо, приказ. Подробный
их анализ приведен в главе 3. Были разработаны проекты: титульного листа
устава, протокола, письма, приказа.
Регистрация поступающих и исходящих документов в ООО «Аптека»
проводится секретарем генерального директора в журнальной форме. Данная
форма регистрации в настоящее время устарела, т.к. затрудняет информационносправочную работу и контроль исполнения документов
и, как следует из
прилагаемых образцов, неполноценно отражает сведения о регистрируемых
документах. Так как имеющиеся регистрационные формы отражают не все
необходимые
сведения
о
документе,
они
были
дополнены.
Образцы
предлагаемых регистрационных форм даны в приложениях 16.
Внутренние документы в организации не регистрируются, что не позволяет
произвести подсчет объема достоверно. Образец регистрационной формы для
внутренних документов представлен в приложении 16.
68
В ООО «Аптека» недостатки журнальной формы регистрации и бумажного
документооборота в целом можно преодолеть двумя способами:
3.
Внедрение специального программного обеспечения. Существуют
различные системы электронного документооборота (СЭД), которые позволяют
автоматизировать работу с документами в организации. Для работы с
бухгалтерскими документами в обществе используется программа 1С версия 8.3.
Следовательно, при наличии финансовых возможностей можно внедрить систему
1С:
Документооборот
(рис.
12),
которая
обладает
широким
набором
возможностей для управления деловыми процессами и совместной работой
сотрудников и использует проверенные методики и практики, которые помогут
организовать электронный документооборот, наладить рабочие процессы,
обеспечить контроль исполнения задач, регламентировать управленческую
деятельность и повысить ее эффективность. Данную систему возможно
интегрировать с уже используемой программой 1 С: Бухгалтерия.
Рис. 12. Скриншот программы 1С: Документооборот
Данный способ имеет недостатки: требуются затраты на приобретение
программного обеспечения, на услуги специалиста по установке, время на
69
обучение персонала, сложность восприятия текста сотрудниками на мониторе, а
не на бумаге.
4.
Регистрацию документов можно упростить с использованием средств
стандартных офисных программ MS Excel или MS Access. Эти программы
позволяют успешно производить регистрацию документов в электронном
виде. Прoстота их иcпользования и отcутствие дополнительных расходов на
приобретение
дорoгостоящего
программного
обеспечения
являются
достоинствами данного варианта. Например, при работе в MS Excel, на
каждую регистрируемую группу документов (входящие документы,
исходящие документы, приказы по основной деятельности, распоряжения
по основной деятельности и т.д.) можно завести отдельный электронный
журнал (рис. 13).
Рис. 13. Журнал регистрации входящих документов в MS Excel
А
для
организации
удобной
работы
с
электронными
журналами
рекомендуется для каждого из них создать отдельный файл MS Excel. Можно
самостоятельно задать состав столбцов в каждом электронном журнале. Для
ведения справочно-информационной работы по документам в MS Excel можно
использовать функции поиска и фильтрации. Для удобства ведения справочноинформационной работы в электронный журнал можно включить столбец,
содержащий ссылки на отсканированные образы документов, т.е. при нажатии на
ссылку будет открываться электронная копия документа.
70
Недостатком данного способа является то, что он не позволяет полностью
автоматизировать работу с документами.
Таким образом, внедрение системы электронной регистрации документов,
системы электронного документооборота позволяет повысить эффективность
работы с документами, ускорить их поиск, сократить сроки согласования и
принятия решений, не терять документы и всегда иметь их под рукой, проверять
исполнительскую дисциплину. И организация может упростить работу с
документами, выбирая наиболее подходящий ей способ.
В постановке контроля исполнения документов также имеются проблемы.
Контроль
исполнения
регистрации,
что
не
документов
позволяет
производится
оперативно
с
помощью
получать
журналов
информацию
о
контролируемом документе или задании, что чревато нарушениями сроков
исполнения.
В
частности,
несвоевременное
исполнение
распоряжений
вышестоящих и контролирующих органов может привести к штрафам и другим
мерам. Отсутствие контрольных форм приводит к невозможности проведения
учета и обобщения результатов контроля и анализа исполнительской дисциплины.
Следовательно, можно предложить усовершенствовать и автоматизировать
контроль исполнения, это можно сделать, с помощью системы 1 С:
Документооборот, а также при помощи стандартных возможностей MS Excel.
Рассмотрим совершенствование контроля исполнения документов на примере MS
Excel. Для этого необходимо создать в данной программе таблицу с полями,
столбцами, графами, как на Рисунке 14.
71
Рис.14. Таблица,
отражающая контроль исполнения
Д. Антипов. в статье «Контроль исполнения поручений в MS Excel»
рассказывает:
«что это основная таблица, в которой будет
отображаться
информация по сроковому контролю выполнения поручений в учреждении» [30].
Для
определения
текущей
даты
необходимо
в
отдельной
ячейке
использовать формулу. Тогда при открытии данного листа дата будет показана
над таблицей (цифра 1 на Рисунке 14).
В данной таблице можно фильтровать строки (т.е. контролируемые
поручения) по различным критериям (рисунок 15).
Рис. 15. Кнoпка влючeния фильтра в MS Excel 2007 и 2010
72
Также имеется возможность настроить программу так, чтобы при открытии
файла автоматически получать информацию о том, какие поручения должны быть
выполнены, к примеру, через 4 дня, чтобы заранее оповестить об этом
исполнителей. Для этого предусмотрено наличие в таблице специальной колонки
«Срок рассылки». Путем настройки в данной ячейке специальной формулы
столбце I можно увидеть даты всех необходимых предупреждений (цифра 2 на
рисунке 16);
Рис.16. Настройка формулы во всех строках колонки «Срок рассылки»
С помощью функции условного форматирования можно автоматически
выделить цветом ячейки с текущими датами в колонке «Срок рассылки» (рис. 1718).
73
Рис. 17. Условное форматирование
Рис. 18. Выделение цветом ячеек, удовлетворяющих заложенному условию
Программы стандартного офисного пакета Microsoft Office позволяют не
только производить регистрацию, документов, контроль исполнения поручений и
их отслеживание, но и напоминать о сроках исполнений так часто, как это
необходимо. Программа Outlook может исполнять роль не только почтового
клиента, но и планировщика, одним из основных заданий которого является
предупреждение пользователя о важных событиях, таких как истекающий срок
74
исполнения документа, либо встреча руководителя. Для того, чтобы создать
напоминание в Outlook потребуется выполнить несколько простых действий.
После можно забывать о задаче, программа сама напомнит о ней в назначенное
время.
Для лучшей самоорганизации используйте раздел «Задачи». С его помощью
можно формировать списки необходимых дел на определенный период времени, а
также следить за процессом их выполнения:
Открыть раздел и дважды щелкните по любой пустой строчке.
В открывшемся окне ввести пояснение, назначить дату начала и срок
выполнения, выставить уровень важности и состояние (только создана или уже
выполняется).
Установить галочку возле пункта «Напоминание» и выставить время, в
которое программа должна запустить уведомление.
После формирования всех параметров нажать кнопку «Сохранить и
закрыть».
Возможно сделать напоминание в Outlook для другого пользователя.
Напомнить коллеге о важном деле можно с помощью электронного сообщения
и для этого нет необходимости каждый день отправлять письма на почту.
Можно создать одно сообщение в Outlook, прикрепить уведомление и в
назначенный час его увидят.
1. Для этого после написания письма открыть вкладку «К исполнению», она
находится в разделе «Сообщения» и помечена красным флажком (рис. 19).
2. В открывшемся списке выбрать пункт под названием «Другой».
3. Поставить «галочку» возле пункта «Пометка для получателей» (рис. 20).
4. Блок стал активным и теперь в него можно внести необходимые данные:
пометку, дату и время.
5. Нажать «Ок», дописать сообщение, если оно еще не окончено и отправить
адресату.
Вместе с письмом уйдет и прикрепленное напоминание,
активируется на компьютере пользователя в заданное время.
которое
75
Рис. 19. Создание напоминания в Outlook для другого пользователя. Раздел
сообщения
Рис. 20. Создание напоминания в Outlook для другого пользователя
76
В настоящее время, объемы данных, которые хранят и обрабатывают
современные организации (даже не самые большие), измеряются в сотнях
гигабайт и продолжают возрастать. Потеря такой информации, как база данных
сотрудников, информация о реальных проектах организации, корпоративный
документооборот очень критична для любой организации. Утраченное аппаратное
обеспечение, либо вычислительные ресурсы можно восстановить, а утраченные
данные,
при
отсутствии
резервного
копирования,
уже
не
подлежат
восстановлению. В последнее время большой популярностью пользуется
облачное хранение информации, при этом важные документы загружаются в
интернет и надежно хранятся там от порчи и исчезновения. Для хранения
электронных документов и различных копий в электронном виде в ООО «Аптека»
можно использовать облачный сервис Dropbox. Dropbox — «облачное хранилище
данных, принадлежащее компании Dropbox Inc., позволяющее пользователям
хранить свои данные на серверах в облаке и делиться ими с другими
пользователями в Интернете. Работа построена на синхронизации данных» [84].
Dropbox — это облачная система хранения информации в виде папок или
файлов (Рис. 21).
Dropbox позволяет пользователю размещать файлы на удалённых серверах
при помощи клиента или с использованием веб-интерфейса через браузер. При
установке клиентского программного обеспечения Dropbox на компьютере
создается синхронизируемая папка. С помощью данной системы можно
сэкономить место на жеcтком диске компьютера.
Хотя главный акцент технологии делается на синхронизацию и обмен
информацией, Dropbox ведёт историю загрузок, чтобы после удаления файлов с
сервера была возможность восстановить данные.
77
Рис. 21. Веб-интерфейс сервиса Dropbox
Также ведётся история изменения файлов, которая доступна на период
последних 30 дней, кроме этого доступна функция бессрочной истории изменения
файлов. Можно изменять один файл, добавляя или удаляя то, что нужно. Более
того, функционал программы позволяет выполнять откаты до более ранних
версий, что крайне удобно. Еще один важный момент: если вы работаете с
большими по объёму файлами, тогда данный сервис станет для вас незаменимым
помощником. Это обусловлено тем, что теперь не нужно загружать файлы на
почту или в Skype. Достаточно лишь отправлять пользователям специальные
ссылки, переходя по которым, можно получить важный документ.
Программа на компьютер устанавливается очень быстро и не занимает
много места. Очень удобный способ неограниченное время надежно хранить
файлы с защитой от порчи, вирусов, без использования флеш-карт и заполнения
памяти компьютера.
Создание электронных хранилищ позволяет упростить использование
документов в текущей деятельности, так как работу с документом могут
производить несколько сотрудников одновременно, а доступ к документу
осуществляется в течение нескольких секунд в соответствии с правами
78
сотрудника. Использование электронных хранилищ документов позволяет
повысить оперативность выполнения заданий и должностных обязанностей.
Совершенствование документационного обеспечения управления является
одним из наиболее важных элементов в управленческом процессе.
Объемы информации возрастают и их современная обработка возможна
только
при
рациональной
организации
документационного
обеспечения
управления и применении современной организационной и компьютерной
техники.
79
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
Целью
выпускной
квалификационной
работы
являлся
анализ
документирования деятельности и организации работы с документами в ООО
«Аптека», а также разработка предложений по их совершенствованию. Задачи
определили направления исследования. При изучении объекта исследования была
прослежена история развития предприятия, дана его краткая характеристика,
определена роль и функции службы документационного обеспечения управления,
изучены
системы
документации,
информационно-поисковая
система
проанализированы
и
организация
документооборот,
контроля
исполнения
документов, рассмотрен порядок формирования и оперативного хранения дел,
разработаны
пути
совершенствования
документационного
обеспечения
управления.
В ООО «Аптека» служба документационного обеспечения управления
представлена секретарем генерального директора, который несет ответственность
за организацию делопроизводства, соблюдение установленных правил и порядка
работы с документами. Функции, права и обязанности секретаря зафиксированы в
должностной инструкции. При изучении документа были выявлено следующее:
− документ оформлен не на бланке организации;
− допущены ошибки при оформлении реквизитов документа;
− отсутствуют реквизиты дата составления и регистрационный номер
документа;
− в документе отсутствуют необходимые разделы: «Взаимосвязи»,
«Организация и оценка работы»,
«Порядок пересмотра должностной
инструкции».
В соответствии с выявленными недочетами был разработан проект
должностной инструкции директора аптечного пункта ООО «Аптека», в котором
помимо поправок в оформлении реквизитов предлагается внести изменения в
структуру текста документа. Расширен набор разделов.
80
При изучении документации был сделан вывод о том, что оформление
документов в ООО «Аптека» не всегда соответствует современным требованиям,
нет единообразия в оформлении реквизитов. Составление документов, порядок их
прохождения и операции, проводимые с ними должны регламентироваться
инструкцией
по
делопроизводству.
Рациональная
организация
документационного обеспечения управления напрямую зависит от качества
регламентирующих
делопроизводства
документов.
отсутствует.
В
обществе
Следовательно,
инструкции по делопроизводству для
инструкция
был
по
предложен
ведению
проект
ООО «Аптека», который представлен в
приложении 15.
В ходе изучения организации документационного обеспечения в Обществе
были проанализированы документы: устав, протокол, исходящее письмо, приказ.
Подробный их анализ приведен в главе 3. Были разработаны проекты: титульного
листа устава, протокола, письма, приказа.
При рассмотрении документооборота были прослежены этапы обработки
входящей, исходящей и внутренней документации. Установлено, что в обществе
не
производится
регистрация
внутренних
документов,
следовательно,
невозможно произвести достоверный подсчет объема документооборота.
Анализ информационно-поисковой системы показал, что на предприятии
существует централизованная система регистрации документов, что позволило
создать единый справочный центр по документам общества и установить единый
порядок регистрации. Форма регистрации – журнальная, имеет множество
недостатков, неудобна для информационно-справочной работы и контроля
исполнения. Используемые регистрационные формы были усовершенствованы,
так же предложен проект регистрационной формы для внутренних документов.
Для упрощения работы и преодоления недостатков журнальной формы
регистрации и бумажного документооборота были предложены альтернативные
варианты:
1. Потребует больших затрат. Внедрение специального программного
обеспечения. Для работы с бухгалтерскими документами в обществе
81
используется программа 1С версия 8.3. Следовательно, при наличии
финансовых
возможностей
можно
внедрить
систему
1С:
Документооборот.
2. Регистрацию документов можно упростить с использованием средств
стандартных офисных программ MS Excel , MS Access либо MS Word.
Эти
программы
позволяют
успешно
производить
регистрацию
документов в электронном виде. Простота их использования и
отсутствие дополнительных расходов на приобретение дорогостоящего
специального программного обеспечения являются несомненными
достоинствами.
На основе электронной регистрации можно предложить усовершенствовать
контроль исполнения. Например, при помощи стандартных возможностей MS
Excel. Для этого необходимо открыть новую книгу MS Excel ,создать в ней
таблицу с полями/столбцами/графами, указать необходимые формулы, задать
параметры фильтрации и др., что подробно описано в главе 4.
Программы стандартного офисного пакета Microsoft Office позволяют не
только производить регистрацию, документов, контроль исполнения поручений и
их отслеживание, но и напоминать о сроках исполнений так часто, как это
необходимо. Программа Outlook может исполнять роль не только почтового
клиента, но и планировщика, одним из основных заданий которого является
предупреждение пользователя о важных событиях, таких как истекающий срок
исполнения документа, либо встреча руководителя. Для того, чтобы создать
напоминание в Outlook потребуется выполнить несколько простых действий.
После можно забывать о задаче, программа сама напомнит о ней в назначенное
время. Напоминание можно настроить для себя, а также для другого сотрудника.
В настоящее время, объемы данных, которые хранят и обрабатывают
современные организации (даже не самые большие), измеряются в сотнях
гигабайт и продолжают возрастать. Утраченное аппаратное обеспечение, либо
вычислительные ресурсы можно восстановить, а утраченные данные, при
отсутствии резервного копирования, уже не подлежат восстановлению. В
82
последнее время большой популярностью пользуется облачное хранение
информации, при этом важные документы загружаются в интернет и надежно
хранятся там от порчи и исчезновения. Для хранения электронных документов и
различных копий в электронном виде в ООО «Аптека» можно использовать
облачный
сервис
Dropbox.
Dropbox
—
«облачное
хранилище
данных,
принадлежащее компании Dropbox Inc., позволяющее пользователям хранить
свои данные на серверах в облаке и делиться ими с другими пользователями в
Интернете. Работа построена на синхронизации данных» [84]. Dropbox — это
облачная система хранения информации в виде папок или файлов (Рис. 20).
Dropbox позволяет пользователю размещать файлы на удалённых серверах при
помощи клиента или с использованием веб-интерфейса через браузер. При
установке клиентского программного обеспечения Dropbox на компьютере
создается синхронизируемая папка. С помощью данной системы можно
сэкономить место на жеcтком диске компьютера, защитить данные от потери,
порчи.
Из проведенного исследования следует, что сложившиеся формы и методы
работы
с
документами
в
ООО
«Аптека»
в
рамках
традиционного
делопроизводства не в полной мере отвечают требованиям государственных
стандартов и других нормативных документов.
Комплексное решение всех обозначенных проблем документационного
обеспечения управления позволит создать отлаженную систему работы с
документами,
позволит
повысить
производительность
способствовать дальнейшему развитию предприятия.
труда,
что
будет
83
СПИСОК ИСТОЧНИКОВ
1. Конституция Российской Федерации от 12.12.1993 г. (с учетом поправок,
внесенных Законами РФ о поправках к Конституции РФ от 30.12.2008 N 6ФКЗ, от 30.12.2008 N 7-ФКЗ, от 05.02.2014 N 2-ФКЗ, от 21.07.2014 N 11-ФКЗ),
гл.2, ст.43, п. 1-5, // ИПС «Консультант Плюс».
2. Трудовой кодекс Российской Федерации от 30.12.2001 N 197-ФЗ (ред. от
05.02.2018) // ИПС «Консультант Плюс».
3. Гражданский кодекс Российской Федерации от 30.11.1994 (с изм. от
29.12.2017) // ИПС «Консультант плюс».
4. Федеральный закон от 26.12.1995 N 208-ФЗ «Об акционерных обществах» (с
изм. от 07.03.2018) // ИПС «Консультант Плюс».
5. Федеральный закон «Об обществах с ограниченной ответственностью» от
08.02.1998 N 14-ФЗ (с изменениями от 31.12.2017) // ИПС «Консультант
Плюс».
6. Федеральный закон от 27.07.2006 N 152-ФЗ (ред. от 22.02.2017) "О
персональных данных" ИПС «Консультант плюс».
7. Федеральный закон от 6 апреля 2011 г. N 63-ФЗ "Об электронной подписи" (с
изм. от 23.06.2016)// ИПС «Консультант плюс».
8. Федеральный
закон
от
27.06.2006
№149-ФЗ
«Об
информации,
информационных технологиях и о защите информации» (с изм. и доп., вступ.
в силу с 01.01.2017) // ИПС «Консультант Плюс».
9. Федеральный закон от 29.12.1994 N 77-ФЗ «Об обязательном экземпляре
документов» (с изм. на 03.07.2016) // ИПС «Консультант Плюс».
10.Федеральный закон от 22.10.2004 N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской
Федерации» (с изм. на 18.06.2017) // ИПС «Консультант Плюс».
11.Федеральный закон от 01.06.2005 N 53-ФЗ «О государственном языке
Российской Федерации» (с изм. на 05.05.2014) // ИПС «Консультант Плюс».
12. Федеральный закон "О коммерческой тайне" от 29.07.2004 N 98-ФЗ (с изм. на
18.04.2018) // ИПС «Консультант Плюс».
84
13. Закон Орловской области от 26.02.1996
N 7-ОЗ
УСТАВ (ОСНОВНОЙ
ЗАКОН) ОРЛОВСКОЙ ОБЛАСТИ (с изм. на 19.03.2018) // Электронный
фонд правовой и нормативно-технической документации «КОДЕКС».
14.Закон Орловской области от 13.05.2008 №774-ОЗ «Об информатизации и
информационных ресурсах Орловской области» (с изм. и доп. от 04.06.2012
№1367-ОЗ) // Электронный фонд правовой и нормативно-технической
документации «КОДЕКС».
15. Закон Орловской области от 06.07.1999 N 109-ОЗ « Об архивном деле в
Орловской области» (с изм. от 26.12.2017) // Электронный фонд правовой и
нормативно-технической документации «КОДЕКС».
16. Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти
(Утверждены Постановлением Правительства Российской Федерации от 15
июня 2009 г. N 477) (с изм. от 26.04.2016) // ИПС «Консультант Плюс».
17. Правила оказания услуг почтовой связи (утв. Приказом связи и массовых
коммуникаций Российской Федерации от 31.07.2014 №234) (с изм. на
13.02.2018) // ИПС «Консультант Плюс».
18. Методические рекомендации по разработке инструкции по делопроизводству
в федеральных органах исполнительной власти (утв. Приказом Росархива от
23.12.2009 N 76) // ИПС «Консультант Плюс».
19. Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные
системы
документации.
Унифицированная
система
организационно-
распорядительной документации. Требования к оформлению документов"
(принят Постановлением Государственного стандарта Российской Федерации
от 03.03.2003 №65-ст) // ИПС «Консультант Плюс».
20. ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Национальный стандарт Российской Федерации. Система
стандартов
по
информации,
библиотечному
и
издательскому
делу.
Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (утв. Приказом
Росстандарта от 17.10.2013 N 1185-ст) // ИПС «Консультант Плюс».
21. Национальный стандарт РФ ГОСТ Р ИСО 30300-2015 "Система стандартов по
информации,
библиотечному
и
издательскому
делу.
Информация
и
85
документация. Системы управления документами. Основные положения и
словарь" // ИПС «Консультант Плюс».
22. ГОСТ
Р
ИСО
15489-1-2007.
Система
стандартов
по
информации,
библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие
требования (утв. Приказом Федерального агентства по техническому
регулированию и метрологии от 12.03.2007 №28 с датой введения 01.01.2007).
М.: Издательство стандартов, 2007.
23. ГОСТ 17914-72. Обложки дел длительных сроков хранения. Типы, размеры и
технические требования (утв. Постановлением Госстандарта СССР от
17.07.1972 № 1411) // ИПС «Консультант Плюс».
24. «Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и
других служащих» (утв. Постановлением Минтруда России от 21.08.1998 N
37) (с изм. от 27.03.2018)//ИПС «Консультант Плюс».
25. Основные правила работы архивов организаций (утв. Решением коллегии
Росархива от 06.02.2002) // ИПС «Консультант Плюс».
26. Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в
процессе
деятельности
государственных
органов,
органов
местного
самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. Приказом
Министерства культуры Российской Федерации от 25.08.2010 №558) // ИПС
«Консультант Плюс».
Неопубликованные источники
27. Устав ООО «Аптека» (утвержден решением общего собрания участников от
18.07.2006).
28.Должностная инструкция директора аптечного пункта ООО «Аптека»
(утверждена генеральным директором ООО «Аптека» П.Г. Катальниковым).
2008.
86
Литература
29. Андреева, В.И. Технология работы с документами. Документооборот /В.И.
Андреева// Справочник секретаря и офис-менеджера. - 2016.- № 1.
30. Антипов, Д. Контроль исполнения поручений в MS Excel / Д. Антипов. //
Делопроизводство и документооборот на предприятии. - 2012. - №10.
31. Артонкина, Н. В. Как провести предпроектное обследование перед
внедрением СЭД/ Н.В. Артонкина // Секретарь-референт. - 2016. - №9.
32. Артонкина, Н. В. Инициация и планирование внедрения новой СЭД/ Н.В.
Артонкина // Делопроизводство и документооборот на предприятии. -2014. №12. - С.69
33.Важинская,
Н. Организация
архива
в
компании/
Н.
Важинская
//
Делопроизводство и документооборот на предприятии. - 2015. - №9. - С.58
34. Вялова, Л.М. Как составить инструкцию по делопроизводству?/ Л.М. Вялова
// Справочник секретаря и офис-менеджера. - 2013. - № 7. - С. 16 – 22.
35. Зверева, Н. Опыт маршрутизации движения приказов/ Н. Зверева //
Делопроизводство и документооборот на предприятии». - 2017. - №5.
36. Кузнецов, С.Л. Новые правила работы архивов и электронные документы /
С.Л. Кузнецов // Секретарское дело. - 2015. - №10. - С. 47-58.
37. Кузнецов, С. Л. Организация архива электронных документов. Практические
аспекты и перспективы / С.Л. Кузнецов // Делопроизводство. - 2016. - №1.
38. Кузнецов, С.Л. Организация электронного документооборота/ С.Л. Кузнецов
//Делопроизводство. - 2014. - №1.
39. Куролесов,
И.И. Главное о бланках организаций / И.И. Куролесов //
Делопроизводство. - №6. - http://www.profiz.ru/sr/6_2012/.
40. Кожанова,
Е.Н. Разработка положения о канцелярии / Е. Н. Кожанова//
Секретарь-референт. - 2013. - №6. - С.15-18.
41. Кожанова, Е.Н. Организация внутреннего документооборота/ Е.Н. Кожанова
// Справочник секретаря и офис-менеджера. - 2014. - № 7. - С. 14 – 20.
87
42. Кожанова, Е.Н. Внесение правил работы с электронными документами в
инструкцию по делопроизводству / Е.Н. Кожанова // Справочник секретаря и
офис-менеджера. - 2015. - № 5. - С. 20 – 32.
43. Кожанова,
Е.Н.
Оформление
реквизита
«Подпись»
в
отсутствие
должностного лица / Е.Н. Кожанова // Делопроизводство и документооборот
на предприятии. - №9. - 2015. - С. 14.
44. Кожанова, Е.Н. Контроль исполнения документов в MS Outlook / Е.Н.
Кожанова // Делопроизводство и документооборот на предприятии. - №6. 2015. - С. 82.
45. Кожанова, Е.Н. Работники и СЭД: от неприятия до продуктивной работы /
Е.Н. Кожанова // Делопроизводство и документооборот на предприятии. 2016. - №08.
46. Кожанова, Е. Н. Система распорядительных документов / Е.Н. Кожанова //
Секретарь-референт. - 2016. - №11.
47. Кожанова,
Е. Н. Как заставить работать организационные документы по
делопроизводству? / Е.Н. Кожанова // Секретарь-референт». - 2015. - №10.
48. Кукарина, Е.М., Говорова, Р.Т.
Особенности организации работы с
обращениями граждан в Министерстве образования и науки Российской
Федерации / Е.М. Кукарина, Р.Т. Говорова // Делопроизводство. - 2015. -№3.
49. Кукарина, Е.М.
Вопросы документирования в законодательных актах
Российской Федерации / Е.М. Кукарина //Делопроизводство. - 2014. - №2.
50.Куртиян, А. Должностная инструкция / А. Куртиян // Делопроизводство и
документооборот на предприятии. - 2016. - №08.
51.Линев, А.А. Современная СЭД: от работы с документами к управлению
эффективностью / А.А. Линяев // Делопроизводство. - 2014.- №1.
52. Иритикова, В. Регламентируем систему контроля исполнения документов / В.
Иритикова // Делопроизводство и документооборот на предприятии. - 2016 №
6. - С. 36-47.
53. Иритикова, В. Проблемы формирования дел с приказами / В. Иритикова //
Делопроизводство и документооборот на предприятии. - 2015. - № 5.
88
54. Иритикова, В. Кто отвечает за делопроизводство в подразделении и
организации в целом? / В. Иритикова // Делопроизводство и документооборот
на предприятии». - 2016. - №9. - С. 28.
55. Иритикова, В. Организация издания приказов / В. Иритикова
//
«Делопроизводство и документооборот на предприятии». - 2017. - №5.
56. Иритикова, В. Как адресовать письмо? / В. Иритикова // «Делопроизводство и
документооборот на предприятии». - 2016. - №10.
57. Иритикова, В. Новый ГОСТ Р ИСО 30300-2015/ В. Иритикова //
«Делопроизводство и документооборот на предприятии». - 2016. - № 07.
58. Исаева, Л. Регламентация использования электронной почты: советы юриста
/ Л. Исаева // Делопроизводство и документооборот на предприятии. - 2016.№5.
59. Кудряева, В. А. Организация работы с документами / В.А. Кудряева // М.:
ИНФРА-М. - 2002. – С. 592.
60. Назарова, Л.А. Согласование проекта документа: 7 главных вопросов / Л.А.
Назарова // Секретарь-референт». - 2015. - №8.
61. Носарева, Н. А. Обработка входящей корреспонденции / Н.А. Носарева //
Делопроизводство и документооборот на предприятии. - 2012. - № 2. - С. 1232.
62.Носарева, Н.А. Оформление приказа / Н.А. Носарева // Делопроизводство и
документооборот на предприятии. - 2013. - №1. - С.15-20.
63. Носарева, Н. А. Обработка исходящей корреспонденции / Н.А. Носарева //
Делопроизводство и документооборот на предприятии. - 2012. - № 1. С. 12-24.
64.Носарева, Н.А. Загадки в оформлении приложений / Н.А. Носарева //
Делопроизводство и документооборот на предприятии. - 2013. - № 2.
65.Папков, А.И. Классификатор приказов вам поможет
/ А.И. Папков//
Делопроизводство и документооборот на предприятии. - 2011. - № . С. 34-40.
66.Полоса, Е. Образец гарантийного письма об оплате / Е. Полоса // delo-ved
(официальный сайт) [Электронный ресурс] – 2016. – Режим доступа: http://
89
delo-ved.ru/obraztsy-dokumentov/obraztsy-pisem/obrazes-garantiinogo-pisma-oboplate.html/. – Дата доступа: 10.08.2017.
67. Рудина, Н. С. Сдача законченных в делопроизводстве дел в архив / Н.С.
Рудина // Делопроизводство и документооборот на предприятии. - 2012. -№ 4.
- С. 80-95.
68. Романов, Д.А. Как
электронного
оценить экономическую эффективность системы
документооборота
/
Д.А.
Рудина
//
PRO
–
ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО (официальный сайт) [Электронный ресурс] – 2016. –
Режим
доступа:http://www.sekretariat.ru/article/210268-qqe-16-m4-kak-otsenit-
ekonomicheskuyu-effektivnost-sed /. - Дата обращения: 12.05.2018.
69. Самсонова, И. Что нужно сделать в начале года: 8 важных дел секретаря/ И.
Самсонова // Справочник секретаря. - 2017. - №1.
70. Самсонова, И. Журналы регистрации документов / И. Самсонова //
Шпаргалка делопроизводителя (официальный сайт) [электронный ресурс]2017.
–
Режим
доступа:
http://www.docdelo.ru/2016/05/jurnaly-registracii-
documentov.html /. - Дата доступа: 20.04.2018.
71. Самсонова, И. 10 причин внедрить электронный документооборот на
предприятии / И. Самсонова // Шпаргалка делопроизводителя (официальный
сайт)
[электронный
ресурс]
-
–
2014.
Режим
доступа:
http://www.docdelo.ru/2014/07/10-pichin-vnedreniya-sistemy-electronnogodocumentooborota.html /. - Дата доступа: 20.04.2018.
72. Самсонова, И. Какой электронный документ можно считать официальным /
И.
Самсонова
[электронный
//
Шпаргалка
ресурс]
делопроизводителя
-
2017.
–
(официальный
Режим
сайт)
доступа:
http://www.docdelo.ru/2017/07/kakoi-electronnyi-document-mojno-scitat
oficialnym.html/. - Дата доступа: 20.04.2018.
73. Самсонова, И. Основные документы организации в таблице / И. Самсонова //
Шпаргалка делопроизводителя (официальный сайт) [электронный ресурс] 2017. – Режим доступа: http://www.docdelo.ru/2017/05/osnovnye-documtnty-vorganizacii.html#more /. - Дата доступа: 20.04.2018.
90
74. Самсонова, И. 10 самых распространенных деловых писем / И. Самсонова //
Шпаргалка делопроизводителя (официальный сайт) [электронный ресурс] 2015.
–
Режим
доступа:
http://www.docdelo.ru/2015/05/10-samyh-
rasprostranennyh-delovyh-pisem.html /. - Дата доступа: 01.04.2018.
75.Суровцева, Н.Г. ГОСТ Р ИСО 30300-2015: первый шаг к интегрированной
системе управления документами / Н.Г. Суровцева // Справочник секретаря и
офис-менеджера. - 2016. - № 4.
76. Серова, Г.А., Корчагин, Н. Сканер – как способ доставки информации в
службе ДОУ / Г.А. Серов, Н. Корчагин // Делопроизводство. - 2015. - №3.
77. Солнцева, О.Н. Правила оформления делового письма / О. Н. Солнцева //
Справочник секретаря и офис-менеджера. - 2014. - № 4. - С. 17 – 28.
78. Титова, Ю. Штатное расписание: тонкости оформления и утверждения / Ю.
Титова // Делопроизводство и документооборот на предприятии. - 2015. - № 1.
- С. 18 – 23.
79.Тиханович, С. Готовим документы к передаче в архив организации / С.
Тиханович // Делопроизводство и документооборот на предприятии // 2016. №2.
80. Фионова, Л.Р. Анализ системы ДОУ перед внедрением автоматизированных
технологий / Л.Р. Фионова // Делопроизводство. -2014. - №2.
81. Фионова, Л.Р., Усманова, И.В., Коровина, Л.В. Унификация документов —
необходимая
предпосылка
внедрения
систем
электронного
документооборота / Л.Р. Фионова, И.В. Усманова, Л.В. Коровина //
Делопроизводство. - 2014. - №1.
82. Шестакова, Е.В. Существенные ошибки в документах / Е.В. Шестакова //
Справочник секретаря и офис-менеджера. - 2016. - №2.
83. Янковая, В.Ф. Классификация деловых писем / В.Ф. Янковая // Справочник
секретаря и офис-менеджера. - 2016. - № 1.
84.Нечипорук, А. Dropbox - что это? Dropbox - что это за программа? Как
пользоваться Dropbox/ А. Нечипорук
[Электронный
ресурс].
–
2014.
// FB.ru (официальный сайт)
–
Режим
доступа:
91
http://fb.ru/article/141393/dropbox---chto-eto-dropbox---chto-eto-za-programmakak-polzovatsya-dropbox. - Дата доступа: 01.04.2018.
85. Краткий словарь видов и разновидностей документов // Главархив,
ВНИИДАД, М., 1974.
86. Организационные документы // delo-up.ru (официальный сайт) [Электронный
ресурс]. - Режим доступа: http://delo-up.ru/org/organizatsionnye-dokumenty.html.
- Дата доступа: 01.03.2018.
87. Должностная
инструкция
[Электронный
//
(официальный
www.Grandars.ru
ресурс].
Режим
-
сайт)
доступа:
http://www.grandars.ru/college/pravovedenie/dolzhnostnaya-instrukciya.html.
-
Дата доступа: 01.02.2018.
88. Лист
ознакомления
[Электронный
с
ресурс].
приказом
-
Режим
//assistentus.ru
доступа:
(официальный
сайт)
https://assistentus.ru/forma/list-
oznakomleniya-s-prikazom /- Дата доступа: 20.04.2018.
89. Титульный лист устава в новой редакции. Образец и основные правила
оформления // pravodeneg.net (официальный сайт) [Электронный ресурс]. Режим доступа: http://pravodeneg.net/buhuchet/uchet/titulnyj-list-ustava-v-novojredaktsii-obrazets.html / - Дата доступа: 11.04.2018.
90. Письмо // www.bibliotekar.ru (официальный сайт) [Электронный ресурс]. Режим доступа: http://www.bibliotekar.ru/deloproizvodstvo-1/98.htm /- Дата
доступа: 01.04.2018.
91. Документооборот // www.edou.ru (официальный сайт) [Электронный ресурс]. Режим доступа:
http://www.edou.ru/enc/razdel31/?COURSE_ID=5&LESSON_ID=107/ - Дата
доступа: 12.03.2018.
92. Документооборот // www.grandars.ru (официальный сайт) [Электронный
ресурс]. - Режим
доступа:http://www.grandars.ru/college/pravovedenie/dokumentooborot.html /Дата доступа: 12.03.2018.
92
ПРИЛОЖЕНИЯ
Отдел экономического
анализа и аудита
Заведующие аптеками
Специалисты аптек:
провизоры, фармацевты,
фасовщицы, санитарки
Заместитель генерального
директора по фармработе
Заместитель генерального
директора по управлению
персоналом
Отдел заказов
Отдел маркетинга
Административная группа:
юрист, системный
администратор, программисты,
секретарь, завхоз, водитель.
электрик
Генеральный директор
Специалисты бухгалтерии
Главный бухгалтер
93
Приложение 1
Организационная структура ООО «Аптека»
94
Приложение 2
Проект бланка письма с продольным расположением реквизитов
ОБЩЕСТВО С ОГРАНИЧЕННОЙ ОТВЕТСТВЕННОСТЬЮ «АПТЕКА»
(ООО «АПТЕКА»)
Васильевская ул., д. 119А, Орел, 302026
Тел./факс 486 – 2 - 41 –82-06, 41–82-07. e-mail: [email protected]
ИНН/КПП 5752056030/575201001
________ __№ ______
На ________ от ______
95
Приложение 3
Проект бланка конкретного вида документа (приказа)
ОБЩЕСТВО С ОГРАНИЧЕННОЙ ОТВЕТСТВЕННОСТЬЮ «АПТЕКА»
(ООО «АПТЕКА»)
ПРИКАЗ
№
_________________
г. Орел
96
Титульный лист устава ООО «Аптека»
Приложение 4
ПРИЛОЖЕНИЕ 5
97
Проект титульного листа устава
УТВЕРЖДЕНО
решением общего
собрания участников от
18.07.2006 № 2
УСТАВ
общества с ограниченной ответственностью «Аптека»
г. Орел
2006 г.
98
Приложение 6
Должностная инструкция директора аптечного пункта
УТВЕРЖДАЮ :
______________________________
Генеральный директор
ООО « Аптека»
Катальников Павел Григорьевич
«01»марта 2008г.
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ
директора аптечного пункта ООО «Аптека» .
_____________Гагиной Ираиды Александровны_____________
1. Общие положения.
1.1. Должность директора аптечного пункта замещается лицом с фармацевтическим
образованием и стажем практической работы не менее 5 лет.
1.2. Директор аптечного пункта назначается на должность и освобождается от
занимаемой должности приказом Генерального директора ООО “ Аптека “ .
1.3. При назначении директора аптечного пункта производится прием – передача дел
аптечного пункта в установленном действующим законодательстве порядке .
1.4. Директор аптечного пункта подчиняется непосредственно Генеральному
директору ООО «Аптека».
1.5. В своей работе директор аптечного пункта руководствуется законодательными,
нормативными актами и официальными документами в области здравоохранения, Уставом и
приказами ООО «Аптека» , трудовым договором , положением об аптечном пункте, настоящей
должностной инструкцией , правилами внутреннего трудового распорядка, техники
безопасности , производственной санитарии , пожарной безопасности и охраны труда,
распоряжениями и указаниями вышестоящих должностных лиц .
2. Основные задачи и обязанности .
Основными задачами директора аптечного пункта являются:
2.1. Организация работы аптечного пункта по своевременному и качественному
лекарственному обеспечению населения .
2.2. Организация работы по сохранности товарно-материальных ценностей, охране
труда и техники безопасности, выполнению действующих положений санитарного режима,
фармацевтического порядка, планово-экономической и хозяйственной деятельности аптечного
пункта.
2.3. Организация работы по обеспечению правил приемки товарно-материальных
ценностей и правильного хранения, учета и отпуска лекарственных средств и изделий
медицинского назначения в соответствии с утвержденными положениями и требованиями ГФ
и других нормативных документов.
2.4.
Контроль за наличием ассортимента лекарственного
средств и изделий
медицинского назначения, имеющимся на складе, соблюдением правил продажи и отпуска
99
медикаментов и ИМН.
Директор аптечного пункта обязан:
2.5. Организовать выполнение сотрудниками аптечного пункта заданий руководства
ООО “ Аптека “, в соответствии с основными задачами по своевременному и
качественному обеспечению населения медикаментами и ИМН, не допуская необоснованных
жалоб на культуру обслуживания и неправильного взимания цен.
2.6. Обеспечить рациональное распределение обязанностей между сотрудниками
аптечного пункта, контролировать выполнение ими поставленных производственных задач .
2.7. Обеспечить своевременную приемку и оприходование товарно-материальных
ценностей.
2.8. Осуществлять учет, составление и своевременное представление отчетности о
деятельности аптечного пункта.
2.9. Обеспечить соблюдение в аптечном пункте правил хранения, учета и отпуска
медикаментов в т.ч. ядовитых, наркотических и сильнодействующих, изделий медицинского
назначения, парафармации в соответствии с их физико-химическими свойствами,
требованиями ГФ и другой нормативно - технической документацией .
2.10. Организовать работу аптечного пункта по приему рецептов, правильности
взимания цен, приготовлению, контролю качества лекарств, контролировать правила продажи
и отпуска медикаментов в соответствии с действующим положением и нормативными
документами .
2.11. Организовать выполнение сотрудниками аптечного пункта требований по
оформлению торгового зала аптечного пункт в соответствии с требованиями мерчандайзинга
/ выкладка товара, наполняемость полок, витринные ценники, рекламные материалы, сезонные
товары и т.д. / .
2.12. Организовать активное участие сотрудников аптечного пункта во всех
проводимых Обществом рекламных и скидочных акциях .
2.13. Совершенствовать стиль и методы руководства, систематически знакомить
сотрудников аптечного пункта
с приказами, инструкциями и другими материалами,
регламентирующими работу аптечного пункта .
2.14. Внедрять в работу аптечного пункта новые прогрессивные формы лекарственного
обеспечения населения. Принимать активное участие в проводимых обучающих семинарах по
активизации продаж, консультации клиентов, продвижению линий и марок
парафармацевтической продукции и доводить до сведения всех сотрудников первых столов
данную информацию .
2.15. Принимать активное участие в проведении фарм. кружков и семинаров с
представителями фирм-производителей мед. продукции .
2.16. Осуществлять контроль за соблюдением сотрудниками аптечного пункта
санитарного режима на своих рабочих местах, фармацевтического порядка, правил
внутреннего трудового распорядка.
2.17. Организовать и контролировать своевременное прохождение сотрудниками
аптечного пункта
медицинского осмотра и
аттестационных курсов
повышения
квалификации в соответствии с действующими требованиями .
2.18. Обеспечить контроль за рациональным использованием производственного
оборудования, приборов, электронно-вычислительной и компьютерной техники, инвентаря
аптечного пункта, за его состоянием и своевременным проведением ремонта .
2.19. Обеспечить соблюдение правил и инструкций по охране труда, производственной
санитарии и пожарной безопасности подчиненными ему сотрудниками.
2.20. Организовать и контролировать соблюдение необходимых условий для
обеспечения сохранности товарно-материальных ценностей в аптечном пункте .
2.21. Следить за сроками годности лекарственных средств и ИМН, не допуская
необоснованного списания медикаментов с истекшим сроком годности, контролировать
100
своевременное предоставление списков на уценку, наличие данных списков на рабочих
местах специалистов.
2.22. Вести делопроизводство в аптечном пункте в соответствии с утвержденными
требованиями и номенклатурой дел .
2.23. Организовать и контролировать учет рабочего времени сотрудников аптечного
пункта /ведение табеля рабочего времени/ , утверждать график работы сотрудников /с учетом
привлечения наибольшего количества специалистов в
период максимального потока
покупателей/ , утверждать ежегодный график отпусков сотрудников /равномерно в течении
календарного года/.
2.24. Составлять график работы дежурных администраторов , старших провизоров ,
старших фармацевтов в течении всего рабочего времени и контролировать его выполнение .
2.25. Обеспечить соблюдение сотрудниками аптечного пункта государственной
дисциплины цен и правил торговли .
2.26. Рассматривать заявления, жалобы граждан в установленном законодательством
порядке и принимать по ним решения .
2.27. Оказывать в случае необходимости первую неотложную медицинскую помощь в
аптечном пункте.
2.28. Осуществлять общее руководство по гражданской обороне .
2.29. Организовать сотрудников аптечного пункта на проведение плановых и внезапных
инвентаризаций.осуществлять конроль за ходом проведения инвентаризаций товарноматериальных ценностей .
2.30. Соблюдать в работе принципы фармацевтической деонтологии, моральноправовых норм профессионального общения.
2.31. Проводить информационную работу .
3. Права.
Директор аптечного пункта имеет право:
3.1. Вносить руководству предложения по дальнейшему улучшению и
совершенствованию работы аптечного пункта.
3.2. Участвовать в работе совещаний, конференций по вопросам, касающимся
деятельности аптечных учреждении.
3.3. Вносить руководству предложения о поощрении сотрудников аптечного пункта за
высокие показатели в работе или о наложении взысканий за нарушение правил внутреннего
трудового распорядка , невыполнение должностных обязанностей .
3.4.
Давать указания сотрудникам аптечного пункта, требовать выполнения
должностных инструкций и представления в установленные сроки необходимых сведений.
4. Ответственность.
Директор аптечного пункта несет персональную ответственность:
4.1. За выполнение задач и функций аптечного пункта .
4.2. Полную материальную ответственность за вверенные товарно-материальные
ценности в соответствии с договором, заключенным с руководством ООО « Аптека».
4.3. За качественное и своевременное выполнение обязанностей, предусмотренных
настоящей должностной инструкцией.
4.4. За результаты фармацевтической и планово-финансовой деятельности аптечного
пункта .
4.5. За сохранение коммерческой тайны .
5. Взаимозаменяемость .
5.1. Во время отсутствия директора аптечного пункта /отпуск, болезнь, командировка и
т.д./ его обязанности выполняет заместитель директора в соответствии с данной должностной
101
инструкцией.
5.2. При производственной необходимости и по указанию руководства ООО «Аптека»
директор аптечного пункта:
- заменяет в работе любого специалиста аптечного пункта,
- во время отсутствия заместителя директора аптечного пункта /болезнь, отпуск,
командировка и т.д./ выполняет его обязанности, предусмотреннные должностной
инструкцией заместителя директора аптечного пункта,
- выполняет другие работы, соответствующие квалификации и состоянию здоровья.
Согласовано:
Генеральный директор ________________________________________
С инструкцией ознакомлена_________________________________
“_01_” _марта_2008г.
102
Приложение 7
Проект должностной инструкции директора аптечного пункта ООО «Аптека»
ОБЩЕСТВО С ОГРАНИЧЕННОЙ ОТВЕТСТВЕННОСТЬЮ «АПТЕКА»
(ООО «АПТЕКА»)
УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
_________ П. Г. Катальников
«01» марта 2008 г.
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ
директора аптечного пункта
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. На должность
директора
аптечного пункта назначается лицо с
фармацевтическим образованием и стажем практической работы не менее 5
лет.
1.2. Директор аптечного пункта назначается на должность и освобождается от
занимаемой должности приказом Генерального директора ООО «Аптека».
1.3. При
назначении директора аптечного пункта
производится
прием –
передача дел аптечного пункта в установленном действующим законодательстве
порядке .
1.4. Директор аптечного пункта подчиняется непосредственно Генеральному
директору ООО «Аптека».
1.5.
В
своей
работе
директор
законодательными, нормативными
области здравоохранения, Уставом
договором,
инструкцией,
положением
правилами
об
аптечного
актами и
пункта
руководствуется
официальными документами в
и приказами ООО «Аптека», трудовым
аптечном
внутреннего
пункте,
настоящей
трудового
должностной
распорядка,
техники
103
безопасности, производственной санитарии, пожарной безопасности и охраны
труда, распоряжениями и указаниями вышестоящих должностных лиц.
2. ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ
2.1. Организовать
выполнение сотрудниками аптечного пункта заданий
руководства ООО «Аптека», в соответствии с основными задачами по
своевременному и качественному обеспечению населения медикаментами и
ИМН,
не допуская необоснованных жалоб на культуру обслуживания и
неправильного взимания цен.
2.2.
Обеспечить
рациональное
распределение
обязанностей
между
сотрудниками аптечного пункта, контролировать выполнение ими поставленных
производственных задач.
2.3. Обеспечить своевременную приемку и оприходование товарно-материальных
ценностей.
2.4. Осуществлять учет, составление и своевременное представление отчетности
о деятельности аптечного пункта.
2.5. Обеспечить соблюдение в аптечном пункте правил хранения, учета и отпуска
медикаментов в т.ч. ядовитых, наркотических и сильнодействующих, изделий
медицинского
назначения, парафармации
в соответствии
с их
физико-
химическими свойствами, требованиями ГФ и другой нормативно - технической
документацией .
2.6. Организовать работу аптечного пункта по приему рецептов, правильности
взимания цен, приготовлению, контролю качества лекарств, контролировать
правила продажи и отпуска медикаментов в соответствии с действующим
положением и нормативными документами .
2.7. Организовать выполнение сотрудниками аптечного пункта требований по
оформлению торгового зала аптечного пункт в соответствии с требованиями
мерчандайзинга / выкладка товара, наполняемость полок, витринные ценники,
рекламные материалы, сезонные товары и т.д. / .
104
2.8. Организовать активное участие сотрудников аптечного пункта во всех
проводимых Обществом рекламных и скидочных акциях .
2.9. Совершенствовать стиль и методы руководства, систематически знакомить
сотрудников аптечного пункта
с приказами, инструкциями и другими
материалами, регламентирующими работу аптечного пункта .
2.10. Внедрять в работу аптечного пункта
лекарственного
новые прогрессивные формы
обеспечения населения. Принимать активное участие в
проводимых обучающих семинарах по активизации продаж, консультации
клиентов, продвижению линий и марок парафармацевтической продукции и
доводить до сведения всех сотрудников первых столов данную информацию .
2.11. Принимать активное участие в проведении фарм. кружков и семинаров с
представителями фирм-производителей мед. продукции .
2.12. Осуществлять контроль за соблюдением сотрудниками аптечного пункта
санитарного режима на своих рабочих местах, фармацевтического порядка,
правил внутреннего трудового распорядка.
2.13. Организовать и контролировать своевременное прохождение сотрудниками
аптечного пункта медицинского осмотра и аттестационных курсов повышения
квалификации в соответствии с действующими требованиями .
2.14. Обеспечить контроль рационального использования
производственного
оборудования, приборов, электронно-вычислительной и компьютерной техники,
инвентаря аптечного пункта, его состояния и своевременного
проведения
ремонта.
2.15.
Обеспечить соблюдение
правил
и
инструкций
по
охране
труда,
производственной санитарии и пожарной безопасности подчиненными ему
сотрудниками.
2.16. Организовать и контролировать соблюдение необходимых условий для
обеспечения сохранности товарно-материальных ценностей в аптечном пункте .
2.17. Следить за сроками годности лекарственных средств и ИМН, не допуская
необоснованного
списания
медикаментов
с
истекшим
сроком
годности,
105
контролировать своевременное предоставление списков на уценку, наличие
данных списков на рабочих местах специалистов.
2.18.
Вести
делопроизводство
в
аптечном
пункте
в
соответствии
с
утвержденными требованиями и номенклатурой дел .
2.19. Организовать и контролировать учет рабочего времени сотрудников
аптечного пункта /ведение табеля рабочего времени/ , утверждать график работы
сотрудников
/с учетом привлечения наибольшего количества специалистов в
период максимального потока покупателей/ , утверждать ежегодный график
отпусков сотрудников /равномерно в течении календарного года/.
2.20. Составлять график работы дежурных администраторов , старших
провизоров , старших фармацевтов в течении всего рабочего времени и
контролировать его выполнение .
2.21. Обеспечить соблюдение сотрудниками аптечного пункта государственной
дисциплины цен и правил торговли .
2.22.
Рассматривать
заявления,
жалобы
граждан
в
установленном
законодательством порядке и принимать по ним решения .
2.23. Оказывать в случае необходимости первую неотложную медицинскую
помощь в аптечном пункте.
2.24. Осуществлять общее руководство по гражданской обороне.
2.25. Организовать сотрудников аптечного пункта на проведение плановых и
внезапных
инвентаризаций,
осуществлять
контроль
хода
проведения
инвентаризаций товарно-материальных ценностей.
2.26. Соблюдать в работе принципы фармацевтической деонтологии, моральноправовых норм профессионального общения.
2.27. Проведение информационной работы.
2.28. Организация работы аптечного пункта по своевременному и качественному
лекарственному обеспечению населения .
2.29. Организация работы по сохранности товарно-материальных ценностей,
охране труда и техники безопасности, выполнению действующих положений
106
санитарного режима, фармацевтического порядка, планово-экономической и
хозяйственной деятельности аптечного пункта.
2.30. Организация
работы по обеспечению правил приемки
товарно-
материальных ценностей и правильного хранения, учета и отпуска лекарственных
средств и изделий медицинского назначения в соответствии с утвержденными
положениями и требованиями ГФ и других нормативных документов.
Контроль наличия ассортимента лекарственного
2.31.
средств и изделий
медицинского назначения, имеющимся на складе, соблюдением правил продажи
и отпуска медикаментов и ИМН.
3. ПРАВА
3.1. Директор аптечного пункта имеет право:
3.2. Вносить руководству предложения
по дальнейшему улучшению и
совершенствованию работы аптечного пункта.
3.3. Участвовать в работе совещаний, конференций по вопросам, касающимся
деятельности аптечных учреждении.
3.4. Вносить руководству предложения о поощрении сотрудников аптечного
пункта за высокие показатели в работе или о наложении взысканий за нарушение
правил
внутреннего
трудового
распорядка,
невыполнение
должностных
обязанностей.
3.5.
Давать указания сотрудникам аптечного пункта, требовать выполнения
должностных инструкций и представления в установленные сроки необходимых
сведений.
4. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ
4.1. Директор аптечного пункта несет персональную ответственность:
4.2. За выполнение задач и функций аптечного пункта .
4.3. Полную материальную ответственность за вверенные товарно-материальные
ценности в соответствии с договором, заключенным с руководством ООО
«Аптека».
107
4.4.
За
качественное
и
своевременное
выполнение
обязанностей,
предусмотренных настоящей должностной инструкцией.
4.5. За результаты фармацевтической и планово-финансовой деятельности
аптечного пункта.
4.6. За сохранение коммерческой тайны.
5. ВЗАИМОЗАМЕНЯЕМОСТЬ
5.1. Во время отсутствия директора аптечного пункта /отпуск, болезнь,
командировка и т.д./ его обязанности выполняет заместитель директора в
соответствии с данной должностной инструкцией.
5.2. При производственной необходимости и по указанию руководства
ООО «Аптека» директор аптечного пункта:
5.3. Заменяет в работе любого специалиста аптечного пункта;
5.4. Во время отсутствия заместителя директора аптечного пункта /болезнь,
отпуск, командировка и т.д./ выполняет его обязанности, предусмотренные
должностной инструкцией заместителя директора аптечного пункта;
5.5. Выполняет другие работы, соответствующие квалификации и состоянию
здоровья.
6. ВЗАИМОСВЯЗИ
6.1. Директор аптечного пункта взаимодействует:
6.2. С генеральным директором по вопросам документационного обеспечения
управления, улучшения и совершенствования работы аптечного пункта, о
поощрении сотрудников аптечного пункта или о наложении взысканий.
6.3. С бухгалтерией – по финансовым вопросам.
6.4. С юристом – по правовым вопросам.
6.5. С секретарем генерального директора – по вопросам подготовки, исполнения
и оформления документов.
6.6. С завхозом – по вопросам хозяйственного обеспечения.
108
6.7. С системным администратором – по вопросам технического обслуживания
компьютерной техники и оборудования, установленных на рабочем месте.
6.8.
с
хозяйственным
отделом
по
вопросам
материально-технического
обеспечения деятельности.
7. ОЦЕНКА РАБОТЫ
7.1. Работа директора аптечного пункта оценивается:
7.2.Уровнем исполнения функций и должностных обязанностей.
7.3.Уровнем профессиональной подготовки.
7.4.
Степенью
инициативности
и
творческого
подхода
к
выполнению
возложенных функций и должностных обязанностей.
8. ПОРЯДОК ПЕРЕСМОТРА ДОЛЖНОСТНОЙ ИНСТРУКЦИИ
8.1. Инструкция подлежит пересмотру в связи с:
8.2. Изменением структуры организации;
8.3. Изменением штатного расписания и перераспределением обязанностей;
8.4. Внедрением новых технологий, меняющих характер работы и т.д.
Должность составителя
Фамилия
Ознакомлена:
ФИО
Директор аптечного пункта:
Подпись _________
00.00.0000
личная подпись
И.О.
109
Приложение 8
Протокол ООО «Аптека»
110
Приложение 9
Проект протокола
ОБЩЕСТВО С ОГРАНИЧЕННОЙ ОТВЕТСТВЕННОСТЬЮ
«АПТЕКА»
(ООО «АПТЕКА»)
ПРОТОКОЛ
общего собрания участников
г. Орел
01.08.2011
№
Председательствующий − И.О. Фамилия
Секретарь − И.О. Фамилия
Присутствовали: П. Г. Катальников, Е.В. Юрлова
ПОВЕСТКА ДНЯ:
1. Об избрании и назначении генерального директора ООО «Аптека».
Доклад должность………
1.СЛУШАЛИ:
И.О. Фамилия — текст доклада прилагается
ВЫСТУПИЛИ:
И.О. Фамилия — краткая запись выступления
ПОСТАНОВИЛИ:
1.1.Назначить
на
должность
генерального
Катальникова Павла Григорьевича.
ГОЛОСОВАЛИ:
«ЗА» − ЕДИНОГЛАСНО
«ПРОТИВ» − 0
«ВОЗДЕРЖАЛИСЬ» − 0
директора
ООО
«Аптека»
111
Председательствующий
Подпись
Секретарь
Подпись
И.О. Фамилия
И.О. Фамилия
112
Приложение 10
Приказ ООО «Аптека»
Российская Федерация
Общество с ограниченной ответственностью
«АПТЕКА»
город Орел
П Р И К А З № _ _ от 08 ноября 2010г.
«об ответственных лицах за пожарную безопасность»
В соответствии с правилами пожарной безопасности в Российской Федерации
ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Ответственным за пожарную безопасность в целом по аптеке №2, по адресу
г. Орел, ул. Комсомольская, д.66а назначить: директора аптеки Зудину Татьяну Валерьевну.
2. Всем работающим строго соблюдать инструкцию о мерах пожарной безопасности,
ответственным работникам осуществлять контроль за соблюдением работниками правил
пожарной безопасности и инструкции о мерах пожарной безопасности.
3. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на заместителя
генерального директора Чирикову Оксану Викторовну.
Генеральный директор
П.Г. Катальников
С приказом ознакомлена:
Т.В. Зудина
О.В. Чирикова
113
Приложение 11
Проект приказа
ОБЩЕСТВО С ОГРАНИЧЕННОЙ ОТВЕТСТВЕННОСТЬЮ «АПТЕКА»
(ООО «АПТЕКА»)
ПРИКАЗ
№
08.11.2010
г. Орел
О назначении ответственных за пожарную безопасность
В соответствии с правилами пожарной безопасности в Российской
Федерации п р и к а з ы в а ю:
1.
Назначить ответственным за пожарную безопасность в аптеке №2,
располагающейся по адресу: Комсомольская ул., д. 66а, г. Орел директора
аптеки Зудину Татьяну Валерьевну.
2.
Обеспечить всеми сотрудниками строгое соблюдение инструкции о мерах
пожарной безопасности.
3.
Т.В. Зудиной осуществлять контроль соблюдения работниками аптеки №2
правил
пожарной
безопасности
и
инструкции
о
мерах
пожарной
безопасности.
4.
Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на заместителя
генерального директора Чирикову Оксану Викторовну.
Генеральный директор
П. Г. Катальников
С приказом № от 08.11.2010 ознакомлены:
Заместитель
Подпись
О.В. Чирикова
Дата
Подпись
Т.В. Зудина
Дата
генерального директора
Директор аптеки №2
114
Приложение 12
Проект листа ознакомления с приказом
ОБЩЕСТВО С ОГРАНИЧЕННОЙ ОТВЕТСТВЕННОСТЬЮ «АПТЕКА»
(ООО «АПТЕКА»)
Лист ознакомления с приказом № 00 от 00.00.0000
О/Об….(заголовок)
С приказом ознакомлены:
№ п\п
ФИО сотрудника
Должность
Дата
ознакомления
подпись
и
115
Приложение 13
Исходящее письмо ООО «Аптека»
Российская федерация
Общество с ограниченной ответственностью
«Аптека плюс»
город Орёл
302026 , РФ , г. Орёл , ул. Васильевская, д.119 А»
телефон/факс : 486 – 2 = 41 –82-06 , 41–82-07 .
e-mail: [email protected]
ИНН 5752056030 ,
КПП 575201001 ,
№ 05
19.02.2015г.
ЦЕНТРАЛЬНО-ЧЕРНОЗЕМНЫЙ БАНК
СБЕРБАНКА РОССИИ (г.ВОРОНЕЖ)
Отдел обращений физических лиц по банковским
Картам Управления удержания клиентов
ПЦП МСЦ «Черноземье»
На Ваше письмо № 90-05/01-2290022 от 17.02.2015г отвечаем, что
24.12.2014г при проведении покупки по банковской карте (терминальное
устройство 665127, код авторизации 380532, сумма 825,00 руб.) товара Немозол
таб. 400мг №1 5шт. цена 165,00 руб. на сумму 825,00 руб. происходит сбой
компьютера и чек не выходит. Покупателю приходит смс-уведомление о
списании денежных средств. Товар передан покупателю.
Включить компьютер в этот день не получается. 25 декабря 2014г после
ремонта компьютера и снятия z-отчета прошла Сверка итогов, в которой указано:
Всего операций 2 на сумму 858,00руб. (сверка итогов и второй чек на сумму
33,00руб. во вложении). Сотрудники аптеки созвонились с покупателем и
уточнили, вернул ли банк деньги на карту или нет. Ответ был «нет».
Таким образом, товар передан покупателю, деньги за товар списаны с
карты покупателя и поступили на расчетный счет организации.
Генеральный директор
Катальников П. Г.
116
Приложение 14
Проект исходящего письма
ОБЩЕСТВО С ОГРАНИЧЕННОЙ ОТВЕТСТВЕННОСТЬЮ «АПТЕКА»
(ООО «АПТЕКА»)
Васильевская ул., д. 119А, Орел, 302026
Тел./факс (4862)41 –82-06, 41–82-07. e-mail: [email protected]
ИНН/КПП 5752056030/575201001
19.02.2015 № 05
На № 90-05/01-2290022 от 17.02.2015
В ответ на
ЦЕНТРАЛЬНО-ЧЕРНОЗЕМНЫЙ
БАНК СБЕРБАНКА РОССИИ (г.
ВОРОНЕЖ)
Отдел обращений физических лиц по
банковским
Картам
Управления
удержания
клиентов
ПЦП МСЦ «Черноземье»
Ваше письмо сообщаем, что 24.12.2014
при проведении
покупки по банковской карте (терминальное устройство 665127, код авторизации
380532, сумма 825,00 руб./восемьсот двадцать пять) товара Немозол таб. 400мг
№1 5 шт. цена 165,00 (сто шестьдесят пять) руб. на сумму 825,00 (восемьсот
двадцать пять) руб. произошел сбой компьютера. Устройство не выдало чек.
Покупателю пришло смс-уведомление о списании денежных средств. Товар был
передан покупателю.
Включить компьютер в этот день не удалось. После ремонта компьютера
25.12.2014 был снят z-отчет, прошла сверка итогов, в которой указано: «всего
операций 2 на сумму 858,00 (восемьсот двадцать пять) руб».
Сотрудники аптеки созвонились с покупателем и уточнили, вернул ли банк
деньги на карту или нет. Деньги банком не были возвращены. Таким образом,
товар передан покупателю, деньги за товар списаны с карты покупателя и
поступили на расчетный счет организации.
Приложение:
1. Сверка итогов и чек на сумму 33,00 (тридцать три) руб.
на ___ л. в ____ экз.
Генеральный директор
П. Г. Катальников
117
Приложение 15
Проект инструкции по делопроизводству
ОБЩЕСТВО С ОГРАНИЧЕННОЙ ОТВЕТСТВЕННОСТЬЮ «АПТЕКА»
ООО «АПТЕКА»
УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
_________ П. Г. Катальников
«00»00.0000
ИНСТРУКЦИЯ
ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ
1. Общие положения
1.1. Инструкция по делопроизводству Общества с ограниченной
ответственностью «Аптека» (далее – Инструкция) разработана в целях
установления единых требований к подготовке, обработке, хранению и
использованию образующихся в деятельности Общества с ограниченной
ответственностью «Аптека» (далее – Общество) и поступающих в Общество
документов, а также совершенствования и повышения эффективности
делопроизводства Общества.
1.2. Инструкция разработана в соответствии с Государственным
стандартом РФ ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации.
Унифицированная система организационно-распорядительной документации.
Требования
к
оформлению
документов"
(принят
Постановлением
Государственного стандарта Российской Федерации от 03.03.2003 №65-ст),
Методическими рекомендациями по разработке инструкции по делопроизводству
в федеральных органах исполнительной власти (утв. Приказом Росархива от
23.12.2009 N 76), ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Национальный стандарт Российской
Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому
делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (утв.
Приказом Росстандарта от 17.10.2013 N 1185-ст), Основными правилами работы
архивов организаций (утв. Решением коллегии Росархива от 06.02.2002).
1.3. Положения Инструкции распространяются на организацию работы с
документами независимо от вида носителя, в том числе с электронными
документами, включая подготовку, обработку, хранение и использование
документов, осуществляемыми с помощью информационных технологий.
118
1.4. Организацию, методическое руководство, совершенствование
делопроизводства и контроль за соблюдением настоящей Инструкции в Обществе
осуществляет ответственный за ведение делопроизводства.
1.5. Права и обязанности
работников, осуществляющих работу с
документами в структурных подразделениях Общества, устанавливаются
должностными инструкциями.
1.6. Сведения, содержащиеся в документах, могут быть использованы
только в служебных целях в соответствии с полномочиями сотрудника,
работающего с документами. Работа со служебными документами вне помещений
Общества не допускается. При утрате документов проводится служебная
проверка.
1.7. При уходе в отпуск, переводе (перемещении) по службе, работе или в
случае увольнения сотрудник обязан передать все находящиеся у него документы
иному сотруднику, определённому в соответствии с указанием непосредственного
руководителя увольняемого, уходящего в отпуск или переводящегося
(перемещаемого) по службе, работе сотрудника.
1.8. Инструкция обязательна для соблюдения всеми работниками
Общества. Вновь принятые на работу сотрудники в течение трёх рабочих дней со
дня издания приказа о назначении на должность должны быть ознакомлены с
настоящей Инструкцией под роспись.
2. Основные термины и определения
В Инструкции используются следующие основные термины и определения:
автор документа (проекта документа) – физическое или юридическое лицо,
создавшее документ (проект документа);
бланк документа – набор реквизитов, идентифицирующих автора официального
письменного документа;
вид документа – принадлежность документа к определенной группе документов
по признакам содержания и целевого назначения;
дело – совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному
вопросу или участку деятельности Общества;
делопроизводство – деятельность, обеспечивающая создание официальных
документов и организацию работы с ними в Обществе;
документ – материальный носитель с зафиксированной на нем в установленной
форме информацией в виде текста, звукозаписи, изображения и (или) их
сочетания, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и
предназначен для передачи во времени и в пространстве в целях общественного
использования и хранения;
119
документирование – фиксация информации на материальных носителях в
установленном порядке;
документооборот – движение документов с момента их создания или получения
до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;
заверенная копия – копия документа, на которой в соответствии с установленным
порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую
силу;
запрос информации – обращение пользователя информацией в устной или
письменной форме, а также в виде электронного документа в Общество, органы
местного самоуправления либо к их должностным лицам, а также к иным
юридическим и физическим лицам (индивидуальным предпринимателям) о
предоставлении необходимой пользователю информации;
копия документа – документ, полностью воспроизводящий информацию
подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы;
номенклатура дел – систематизированный перечень
формируемых в Обществе, с указанием сроков их хранения;
заголовков
дел,
объем документооборота – количество документов, поступивших в Общество и
созданных ею за определенный период времени;
опись дел – архивный справочник, содержащий систематизированный перечень
единиц хранения архивного фонда, коллекции и предназначенный для их учета и
раскрытия содержания;
оформление документа – проставление необходимых реквизитов, установленных
правилами делопроизводства;
подлинник документа – первый или единственный экземпляр документа;
регистрация документа – присвоение документу регистрационного номера и
запись в установленном порядке сведений о документе;
реквизит документа – обязательный элемент оформления документа;
руководство – генеральный директор ООО «Аптека» (далее – генеральный
директор);
переписка – различные виды официальных документов информационносправочного характера, используемых для обмена информацией;
120
письмо – документ информационно-справочного характера, направляемый
(полученный) Обществом в установленном порядке;
сканирование документа – получение электронного образа документа;
телеграмма – документ информационно-справочного характера, направляемый
(полученный) средствами телеграфной сети общего пользования;
телефонограмма – документ информационного характера, передаваемый и
получаемый средствами телефонной связи;
унифицированная форма документа – совокупность реквизитов и типовых
фрагментов текста документа, установленных в соответствии с решаемыми в
данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке
на носителе информации;
факсограмма (факс) – копия документа, получаемая на бумажном носителе
(письменного, графического, изобразительного), и переданная по каналам
факсимильной связи;
формирование дела – группировка исполненных документов в дело в
соответствии с номенклатурой дел;
экспертиза ценности документов – изучение документов на основании критериев
их ценности в целях определения сроков хранения документов;
электронное письмо (электронное сообщение) – документ информационносправочного характера, передаваемый и получаемый по электронной почте.
Электронное письмо имеет статус документа, если оно заверено электронной
цифровой подписью;
электронный документ – документ, в котором информация представлена в
электронно-цифровой форме;
юридическая сила документа – свойство документа, сообщаемое ему
действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и
установленным порядком оформления.
3.
Создание документов
3.1. Состав документов Общества
В деятельности Общества создаются:
а) локальные нормативные акты (правила, положения, инструкции);
б) распорядительные документы (приказы);
в) протоколы заседаний, совещаний;
121
г) планы, отчеты, заключения;
д) записки (аналитические, служебные, пояснительные, и т.д.);
е) письма;
ж) телеграммы, факсограммы, телефонограммы;
з) доверенности;
и) договоры, контракты, соглашения.
В зависимости от конкретных задач управления в деятельности Общества
создаются и другие виды документов (прогнозы, программы, акты и др.).
3.2. Реквизиты документов
3.2.1. Для документов, создаваемых в Обществе, устанавливаются размеры
полей:
20 мм – левое;
10 мм – правое;
20 мм – верхнее;
20 мм – нижнее.
3.2.2. Состав реквизитов конкретного документа определяется его видом и
назначением.
3.2.3. При подготовке и оформлении документов в Обществе используются
следующие реквизиты:
наименование организации;
справочные данные об организации;
наименование вида документа;
дата документа;
регистрационный номер документа;
ссылка на регистрационный номер и дату документа;
место составления (издания) документа;
адресат;
гриф утверждения документа;
заголовок к тексту;
текст документа;
отметка о приложении;
гриф согласования документа;
виза;
подпись;
печать;
отметка об исполнителе;
отметка о заверении копии;
отметка о поступлении документа;
резолюция;
отметка о контроле;
отметка о направлении документа в дело.
Правила оформления реквизитов документов приведены в приложении 1.
122
3.3. Бланки документов
3.3.1. Документы, создаваемые в Обществе, оформляются на бланках,
изготовленных на стандартных листах бумаги форматов А4 (210х297 мм) и
А5 (148х210 мм). Отдельные виды документов (таблицы, схемы, сметы)
допускается оформлять с использованием формата А3 (420х297мм). Документы,
составляющие внутреннюю переписку, оформляются на стандартных листах
бумаги формата А4 (210х297 мм) без использования бланков.
3.3.2. Образцы разработанных и применяемых в Обществе бланков
подлежат включению в инструкцию по делопроизводству Общества в качестве
приложений.
3.3.3. В Обществе применяются следующие виды бланков, имеющие
установленный состав реквизитов:
а) бланк приказа.
б) бланк письма с угловым расположением реквизитов;
в) бланк конкретного вида документа.
3.3.4. Бланк приказа Общества содержит реквизиты:
а) наименование организации;
б) наименование вида документа;
в) дата документа;
г) регистрационный номер документа;
д) место составления (издания) документа;
Образец бланка приказа Общества приведен в приложении 2.
3.3.5. Бланк письма Общества с угловым расположением реквизитов
содержит реквизиты:
а) наименование организации;
б) справочные данные об организации;
в) дата документа;
г) регистрационный номер документа;
д) ссылка на регистрационный номер и дату документа.
Образец бланка письма Общества с угловым расположением реквизитов приведен
в приложении 3.
3.3.4. Бланк протокола содержит реквизиты:
а) наименование организации;
б) наименование вида документа;
в) дата документа;
г) регистрационный номер документа;
д) место составления (издания) документа.
Образец бланка конкретного вида документа Общества приведен в Приложении 4.
123
3.4. Приказы Общества
3.4.1. Приказами оформляются решения нормативного характера, а также по
оперативным, организационным, кадровым и другим вопросам работы Общества.
Проекты приказов готовят структурные подразделения на основании
поручений генерального директора, его заместителей, либо в инициативном
порядке. Проекты приказов по личному составу готовит отдел кадров.
3.4.2. Текст приказа может состоять из двух частей: констатирующей
(преамбулы) и распорядительной.
В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и
события, послужившие основанием для издания приказа. Она может начинаться
словами "В целях", "В соответствии", "Во исполнение" и т.д. Если приказ
издается на основании другого документа, то в констатирующей части
указывается наименование этого документа, его дата, номер и заголовок.
Преамбула в проектах приказов завершается словом приказываю, которое
печатается вразрядку.
Распорядительная часть должна содержать перечисление предписываемых
действий с указанием исполнителя каждого действия и, при необходимости,
сроков исполнения. Распорядительная часть делится на пункты и подпункты,
которые нумеруются арабскими цифрами. Действия однородного характера могут
быть перечислены в одном пункте.
В качестве исполнителей указываются структурные подразделения,
заместители главного врача и председатели рабочих групп (комиссий).
Если приказ изменяет ранее изданный документ (пункты документа), то
один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на
изменяемый документ (пункты документа) с указанием его даты, номера и
заголовка.
Если приказ отменяет действие ранее изданного документа (пунктов
документа) с определенной даты, то один из пунктов распорядительной части
текста должен начинаться словами "Признать утратившим силу...", далее
указываться дата, номер и заголовок ранее изданного документа (пункта
документа), а также дата, с которой отменяется его действие. Если дата не
указана, то действие ранее изданного документа (пункты документа) отменяется с
даты издания нового приказа.
Если приказ отменяет ранее изданный документ с момента издания, то один
из пунктов распорядительной части текста должен начинаться словами
"Отменить..." и указываться дата, номер и заголовок ранее изданного документа.
Если приказ предполагается ввести в действие не с момента его издания,
необходимо указать срок введения его в действие.
Последний пункт распорядительной части может содержать сведения о
должностном лице, на которое возлагается контроль за исполнением приказа.
3.4.3. Приказы подписываются только генеральным директором или лицом,
исполняющим его обязанности.
124
3.4.4. Ответственность за обеспечение своевременной и качественной
подготовки проектов приказов и их согласование с заинтересованными отделами
несут авторы проекта приказа.
3.4.5. Регистрационные номера присваиваются приказам по порядку
номеров в пределах календарного года.
3.4.6. Дата регистрации приказа является датой его подписания.
3.5. Правила, положения, инструкции
3.5.1. Правила – нормативный акт, определяющий порядок какого-либо
вида деятельности, устанавливающий или запрещающий определенное
поведение.
3.5.2. Положение – нормативный акт, детально регламентирующий
правовой статус, порядок организации и процедуру какого-либо вида
деятельности.
3.5.3. Инструкция – нормативный акт, издаваемый в целях разъяснения и
определения порядка применения соответствующего нормативного акта либо с
целью указания норм о способах выполнения определенных операций (действий).
3.5.4. Правила, положение, инструкция утверждаются приказами.
3.5.5. Порядок подготовки проектов правил, положения, инструкции
соответствует общему порядку подготовки проектов приказов Общества.
3.5.6. Текст проекта положения, правил, инструкции печатается на чистом
листе бумаги формата А4.
3.5.7. Отличительными характеристиками текстов правил, положения,
инструкции являются:
точность применяемых формулировок без использования слов и понятий,
имеющих множественный смысл;
использование коротких предложений, общепринятых выражений и связок,
при необходимости - предварительное определение используемых понятий,
сокращений, аббревиатур;
описание всех возможных вариантов событий и соответствующих им
вариантов действий, т.е. полнота представления информации;
структурированность
текста
с
целью
достижения
наилучшей
последовательности изложения материала;
минимизация текста с помощью применения обобщений (обзоров
предполагаемых действий) и применение перечислений (задач, этапов, условий и
т.д.).
3.5.8. В зависимости от сложности и объема разрабатываемых правил,
положения, инструкции – текст документа делится на главы, пункты и
подпункты. Главы должны иметь названия. Нумерация производится арабскими
цифрами.
125
3.6. Протокол заседания (совещания)
3.6.1. Протокол – документ, в котором фиксируется ход обсуждения
вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и
заседаниях коллегиальных органов.
Протокол заседания (совещания) – (далее – протокол) оформляется на
чистом листе бумаги формата А4.
3.6.2. Реквизит – "текст документа".
Реквизит состоит из двух частей: вводной и основной.
Во вводной части указываются инициалы, фамилии и должности
председательствующего, секретаря, присутствовавших на заседании и, при
необходимости, лиц, приглашенных на заседание (совещание).
Вводная часть протокола заканчивается перечнем рассматриваемых
вопросов, перечисленных в порядке их значимости с указанием докладчика по
каждому рассматриваемому вопросу. Вопросы формулируются с предлогом "О"
("Об"), печатаются от границы левого поля и нумеруются арабскими цифрами.
Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих
рассматриваемым вопросам и их нумерации.
Текст каждого раздела строится по схеме:
"СЛУШАЛИ:
ВЫСТУПИЛИ:
ПОСТАНОВИЛИ: (или РЕШИЛИ:)"
Содержание докладов и выступлений включается в текст протокола или
прилагается к нему в виде отдельных материалов, с указанием в тексте протокола:
"Текст выступления прилагается".
В текст протокола вносятся полностью:
постановление (решение) в той формулировке, которая была принята на
заседании (совещании);
итоги голосования с указанием количества голосовавших "за", "против" или
"воздержавшихся";
краткое содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения.
Допускается использование подробного и краткого написания реквизита –
"текст документа", которые отличаются полнотой освещения заседания
(совещания).
Подробное написание составляется в случаях, когда необходимо полностью
задокументировать ход обсуждения вопросов, передать содержание докладов и
выступлений участников заседания, прозвучавшие вопросы, реплики, замечания,
позиции.
В краткой форме опускается ход обсуждения вопроса и фиксируется только
принятое по нему решение.
Текст каждого раздела в краткой форме строится по схеме:
"СЛУШАЛИ:
ПОСТАНОВИЛИ: (или РЕШИЛИ:)."
3.6.3. Протокол подписывается лицом, председательствовавшим на
заседании (совещании), и секретарём заседания (совещания).
126
При отсутствии секретаря заседания, в том числе при проведении
оперативных совещаний, допускается подписание протокола только
председательствующим.
3.6.4. Текст протокола должен быть подготовлен не позднее трех дней со
дня заседания. Проекты соответствующих пунктов протокола визируются
руководителем подразделения, ответственным за подготовку.
3.6.5. Дата протокола должна соответствовать дню проведения совещания
(заседания).
3.6.6. Копии протоколов рассылаются заинтересованным организациям и
должностным лицам в соответствии с указателем рассылки, который составляет
секретарь заседания (совещания).
3.7. План
3.7.1. План – документ, устанавливающий перечень намеченных к
выполнению мероприятий, их последовательность, объем, сроки, ответственных
исполнителей.
3.7.2. План оформляется на листе бумаги формата А4 с использованием
следующих реквизитов:
а) наименование организации;
б) гриф утверждения документа;
в) дата документа;
г) регистрационный номер документа;
д) наименование вида документа;
е) заголовок к тексту;
ж) текст документа;
з) наименование должности;
и) подпись.
3.7.3. Реквизит – "текст документа" оформляется в виде таблицы с графами:
а) номер пункта плана;
б) наименование мероприятия;
в) срок исполнения;
г) исполнитель;
д) примечание.
3.8. Отчет
3.8.1. Отчет – документ, содержащий сведения о результатах деятельности
за определенный период времени, выполнении мероприятий, поручений, заданий,
планов.
3.8.2. Отчеты, предоставляемые в органы государственной власти (в том
числе в органы государственной статистики) и имеющие установленную
правовыми актами государственных органов форму, создаются по установленной
государственными органами форме и в определённом ими порядке.
127
3.8.3. Отчёты, предоставляемые сотрудниками Общества в ходе
внутреннего служебного взаимодействия, создаются по правилам, установленным
для создания служебных записок.
3.8.5. Отчеты оформляются на листе бумаги формата А4 с использованием
следующих реквизитов:
а) наименование организации;
б) дата документа;
в) регистрационный номер документа;
г) наименование вида документа;
д) заголовок к тексту;
е) текст документа;
ж) наименование должности;
з) подпись.
3.8.6. В тексте отчёта в обязательном порядке должно содержаться указание
на деятельность, мероприятие, выданное поручение, задание, пункт плана,
подлежащий выполнению, и результат о выполнении, в том числе с указанием на
соблюдение или нарушение исполнительской дисциплины, установленных сроков
исполнения и надлежащее предоставление информации, необходимых материалов
(проектов документов) соисполнителями (при участии нескольких исполнителей).
3.9. Служебные записки
3.9.1. В целях осуществления служебного взаимодействия между
сотрудниками в рамках внутреннего документооборота в Обществе применяются
служебные записки.
Служебные записки являются справочно-информационными документами.
Авторами служебных записок являются сотрудники Общества.
3.9.2. Служебная записка может составляться по указанию руководства или
по инициативе конкретного сотрудника.
3.9.3. При оформлении служебной записки оформляются следующие
реквизиты:
а) адресат;
б) дата документа;
в) ссылка на регистрационный номер и дату документа;
г) наименование вида документа;
д) заголовок к тексту;
е) текст документа;
ж) отметка о приложении;
з) наименование должности;
и) подпись.
к) виза.
3.9.4.Служебные записки могут создаваться на бумажном носителе и (или) в
электронной форме.
128
3.10. Письмо
3.10.1. Письма Общества готовятся как:
а) ответы о выполнении поручений вышестоящих органов исполнительной
власти;
б) ответы на запросы организаций, предприятий и частных лиц;
в) инициативные письма.
3.10.2. Сроки подготовки ответных писем:
а) с конкретной датой исполнения, указанной в документе, – в указанный
срок;
б) в соответствии с резолюцией генерального директора и его заместителей
на основании установленных сроков исполнения поручений, запросов или по
решению автора резолюции.
3.10.3. Тексты ответных писем должны точно соответствовать заданиям,
зафиксированным в резолюции. Сроки подготовки инициативных писем
определяются самостоятельно автором проекта письма с учётом необходимости
решения конкретных задач и (или) в соответствии с требованиями
законодательства, поручениями непосредственного руководителя.
3.10.4. Письма печатаются на бланке письма Общества с угловым
расположением реквизитов.
3.10.5. К проекту письма, подготовленному на бланке письма Общества с
угловым расположением реквизитов, прилагается второй экземпляр проекта
письма на чистом листе формата А4 с визами согласования.
3.10.6. Дополнительно к реквизитам бланка письма при оформлении писем
в Обществе используются следующие реквизиты:
а) адресат;
б) заголовок к тексту;
в) текст документа;
г) отметка о приложении;
д) виза;
е) подпись.
ж) отметка об исполнителе.
3.10.7. Оформление реквизитов писем производится согласно правилам
оформления реквизитов документов, приведенных в приложении 1.
3.10.8. Письма излагаются: от 1-го лица множественного числа или от 3-го
лица единственного числа.
3.10.9. При оформлении письма на двух и более страницах вторая и
последующие страницы нумеруются посередине верхнего поля листа арабскими
цифрами.
3.10.10. Письма подписывает генеральный директор или лица,
уполномоченные приказом Общества.
3.10.11. Если количество адресатов письма более 4, то автором проекта
письма составляется реестр рассылки и на каждом экземпляре письма указывается
только один адресат.
129
3.10.12. При подготовке писем необходимо учитывать требования
постановления Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. № 221
"Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи" и постановления
Правительства Российской Федерации от 24 марта 2006 г. № 160 "Об
утверждении нормативов частоты сбора из почтовых ящиков, обмена, перевозки и
доставки письменной корреспонденции, а также контрольных сроков пересылки
письменной корреспонденции".
3.11. Телеграмма
Порядок подготовки телеграмм аналогичен порядку, установленному для
писем, с учётом требований. установленных постановлением Правительства
Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. № 222 "Об утверждении Правил
оказания услуг телеграфной связи".
3.12. Факсограмма (факс)
3.12.1. Поступившее в Общество через факсимильную связь письмо или
иной документ (далее именуется – факс) приравнивается к аналогичным
документам на бумажном носителе.
3.12.2. Порядок обработки, распределения и прохождения поступающих в
Общество факсов аналогичен порядку, установленному для документов с
отметками, характеризующими степень срочности их исполнения или доставки.
3.12.3. Поступивший вслед за факсом оригинал документа направляется
исполнителю в соответствии с указанием по исполнению документа (резолюцией)
на поступивший ранее факс.
3.12.4. Порядок оформления факсов, отправляемых Обществом через
факсимильную связь, и хранения их копий аналогичен порядку, установленному
для писем.
3.12.5. Оригинал документа отправленного по факсимильной связи
отправляется адресату с пометкой "факс с досылкой", которая размещается на
верхнем поле документа справа.
3.13. Телефонограмма
3.13.1. Телефонограммы используются для оперативного решения вопросов
в случаях, когда сообщения, передаваемые по телефону, требуют
документального оформления.
3.13.2. Юридическая сила поступившей телефонограммы определяется
следующими реквизитами:
исходящим регистрационным номером отправляемой телефонограммы;
должностью, фамилией, именем, отчеством лица, отправившего
телефонограмму;
должностью, фамилией, именем, отчеством и подписью лица, принявшего
телефонограмму;
130
входящим регистрационным номером полученной телефонограммы.
3.13.3. Требования к изложению текста телефонограмм аналогичны
требованиям к изложению письма.
Текст телефонограммы должен содержать не более 50 слов.
3.13.4. Телефонограмма заносится в журнал регистрации телефонограмм и
подписывается лицом, от имени которого она передается.
3.13.5. После передачи (приёма) телефонограммы производится сверка
текста телефонограммы с принимающим (передающим).
Затем передающий (принимающий) делает отметки внизу текста
телефонограммы:
"ПРИНЯЛ", наименование должности, фамилия, имя, отчество лица,
принявшего телефонограмму, номер его телефона, время передачи
телефонограммы (часы и минуты), дата;
"ПЕРЕДАЛ", наименование должности, фамилия, имя, отчество, номер
телефона, по которому телефонограмма была передана, время передачи
телефонограммы (часы и минуты), дата.
Отметка о приёме (передаче) телефонограммы заверяется подписью
сотрудника, принявшего (передавшего) телефонограмму.
3.13.6. Полученная телефонограмма должна быть отпечатана, считана и
доложена лицу, которому она адресована, в возможно короткий срок.
3.14. Доверенность
3.14.1. Доверенность выдаётся сотрудникам Общества и оформляется по
правилам, установленным настоящей Инструкцией для писем, с учётом
требований гражданского законодательства Российской Федерации и настоящего
раздела.
3.14.2. Проект доверенности подготавливается и визируется юристом и
сотрудником, которому доверенность будет выдана, а также непосредственным
руководителем этого сотрудника, после чего передаётся сотруднику службы
делопроизводства для направления на подписание.
Доверенность подписывается генеральным директором или лицом,
осуществляющим его полномочия (исполняющим обязанности), и скрепляется
печатью организации.
3.15. Договоры, соглашения, контракты
3.15.1. Договоры, соглашения, контракты (далее – договоры)
подготавливаются в соответствии с требованиями гражданского, трудового,
бюджетного и иного законодательства Российской Федерации, в зависимости от
регулируемых договором правоотношений и обязательств сторон.
131
3.15.2. Проект договора подготавливается сотрудником с учётом
необходимости своевременного и качественного обеспечения исполнения своих
полномочий (обязанностей), полномочий (функций) структурного подразделения,
в котором он работает (служит) или полномочий Общества в целом.
Проект
договора
подготавливается
сотрудником
структурного
подразделения, к функциям (полномочиям) которого относится решение
вопросов, являющихся предметом договора, или иным сотрудником по прямому
указанию председателя.
Необходимая для подготовки проекта договора информация собирается
автором проекта договора в порядке служебного взаимодействия с учётом правил,
установленных настоящей Инструкцией.
4.
Согласование служебных документов
4.1. Проект служебного документа, подготовленный по резолюции, должен
быть согласован (завизирован) всеми сотрудниками, указанными в резолюции.
Проекты инициативных служебных документов должны быть согласованы
со всеми заинтересованными отделами.
4.2. Согласование служебных документов оформляется визами.
Проекты служебных документов визируются исполнителем и его
непосредственным руководителем. Далее проекты служебных документов
согласовываются со всеми заинтересованными отделами.
4.2.1. Проекты приказов (распоряжений), предусматривающие расходы
финансовых средств, в обязательном порядке согласовываются с главным
бухгалтером.
4.2.2. Проекты приказов (распоряжений), требующие правовой экспертизы
применения законодательства, согласовываются с юристом.
4.2.3. Все проекты приказов (распоряжений) должны быть согласованы с
ответственным за ведение делопроизводства, который осуществляет контроль за
правильностью оформления документов.
4.2.4. Согласование
служебных
документов
отделами
должно
осуществляться в следующие сроки:
- с пометкой "Срочно" ("Оперативно", "Незамедлительно") - в день
получения документа на согласование;
- проектов приказов (распоряжений) по основной деятельности, в том числе
утверждающих положения, правила, инструкции - не более 5-ти рабочих дней;
- проектов приказов (распоряжений) по вопросам административнохозяйственной деятельности, по кадровым вопросам (в том числе о
командировках) - не более 2-х рабочих дней;
- остальных служебных документов - не более 3-х рабочих дней.
4.2.5. Ответственность за своевременное направление проектов служебных
документов на согласование несет исполнитель, подготовивший проект.
4.2.6. Если у рецензента есть замечания к проекту служебного документа (в
том числе, если он полностью не согласен с проектом документа), документ
визируется с отметкой "с замечаниями", и к нему прилагаются материалы,
132
послужившие основанием для принятия такого решения. Замечания
рассматриваются ответственным
исполнителем
и
учитываются
при
окончательной доработке документа. Визирование с отметкой "с замечаниями"
без представления самих замечаний не допускается.
При полном учете замечаний, повторного визирования не требуется.
4.2.7. Проект служебного документа подлежит направлению на повторное
согласование всем рецензентам в том случае, если при внесении замечаний
изменяется смысл документа. При этом ответственность за повторное
согласование возлагается на отдел, подготовивший проект данного документа.
4.2.8. Согласование считается завершенным только в том случае, если
собраны все визы, с обязательным указанием дат визирования.
5.
Организация документооборота
5.1. Первичная обработка поступающих (входящих) документов
5.1.1. Первичная обработка, поступающих в Общество документов,
осуществляется централизованно ответственным за ведение делопроизводства.
При первичной обработке документов проверяется правильность
адресования и целостность упаковки.
Ошибочно поступившие или поступившие без сопроводительного письма
документы пересылаются по принадлежности или возвращаются обратно
отправителю с сопроводительным письмом.
5.1.2. Документы проходят первичную обработку в день поступления, при
поступлении в нерабочее время – на следующий рабочий день.
Документы, поступившие с отметками "Срочно", "Вручить немедленно",
"Оперативно", незамедлительно проходят первичную обработку и докладываются
генеральному директору или в случае его отсутствия – заместителю генерального
директора по направлению деятельности.
Поступившие телеграммы принимаются под расписку с проставлением
даты и времени приема, регистрируются по тем же правилам, что и письма.
Электронные сообщения, адресованные генеральному директору или
направленные в адрес Общества, распечатываются и докладываются
генеральному директору или в случае его отсутствия – заместителю генерального
директора.
Электронные сообщения, заверенные электронной подписью, подлежат
обработке по правилам, предусмотренным для поступающей (входящей)
документации.
Поступившая (входящая) документация, имеющая гриф ограничения
доступа к документу, без вскрытия конверта передается генеральному директору,
остальная поступившая (входящая) документация вскрывается, проверяется на
наличие вложенных документов и приложений, cooтветствие адресов.
При обнаружении отсутствия документов или приложений к ним составляется акт в трех экземплярах (один акт остается в отделе
133
делопроизводства, второй приобщается к поступившему документу, третий
направляется отправителю документа).
На оборотной стороне последнего листа поврежденного документа делается
отметка "Документ получен в поврежденном виде".
5.1.3. В случаях, когда только по конверту можно установить адрес
отправителя или когда дата почтового штемпеля может подтвердить время
отправления и получения документа, конверты не уничтожаются и
прикладываются к документу. Остальные конверты уничтожаются в
установленном порядке.
5.1.4. Поступившая (входящая) документация распределяется на
регистрируемые и не подлежащие регистрации документы.
Не подлежат регистрации:
пригласительные, поздравительные письма и телеграммы;
билеты;
планы и программы семинаров, конференций, симпозиумов и других
подобных мероприятий;
документы по бухгалтерскому учету, материально-техническому
обеспечению, плановые и финансовые документы, поступающие без
сопроводительного письма;
рекламные, коммерческие предложения, в т.ч. поступившие по электронной
почте;
печатные издания;
унифицированные формы и бланки документов.
5.2. Регистрация поступающих (входящих) документов
5.2.1. Поступившие (входящие) документы регистрируются только после их
первичной обработки и независимо от способа их доставки.
Документы, поступающие в Общество, регистрируются ответственным за
ведение делопроизводства.
Незарегистрированные документы на рассмотрение и исполнение не
передаются.
5.2.2. Регистрация документов, поступивших в Общество до 16 ч 00 мин.
рабочего дня, а также документов, срок рассмотрения которых составляет не
более пяти рабочих дней, осуществляется в день их поступления. Регистрация
иных поступивших документов осуществляется на следующий рабочий день.
Документы, поступившие с отметками "Срочно", "Вручить немедленно",
"Оперативно", регистрируются незамедлительно.
5.2.3. Регистрация документов осуществляется в регистрационноконтрольной форме, в которую вносятся основные обязательные реквизиты
документа, и присваивается номер регистрации документа.
5.2.4. На поступающих (входящих) документах на бумажном носителе,
подлежащих регистрации, в нижнем правом углу первого листа документа
134
проставляется отметка о поступлении документа с указанием даты и входящего
регистрационного номера документа.
Структура регистрационного номера поступающего (входящего) документа
состоит из его порядкового номера и индекса дела по номенклатуре дел
Общества. Составные части регистрационного номера отделяются друг от друга
косой чертой.
5.2.5. Регистрация всех поступивших (входящих) документов производится
в пределах общего документопотока.
Документы, поступившие в Общество по каналам факсимильной связи,
обрабатываются и регистрируются в общем порядке.
Текст поступившей телефонограммы записывается в журнале регистрации
телефонограмм и печатается на листе бумаги для передачи на рассмотрение.
5.3. Предварительное рассмотрение
поступивших (входящих) документов
5.3.1. Предварительное рассмотрение осуществляется ответственным за
ведение делопроизводства в целях выделения из массива поступившей
(входящей) документации документов, требующих обязательного рассмотрения
генеральным директором, и документов, не требующих такового.
5.3.2. Документы, поступившие в Общество по вопросам, не требующим
обязательного рассмотрения генеральным директором, направляются в
соответствии с распределением полномочий заместителям генерального
директора.
5.3.3. Основанием для принятия решения в ходе предварительного
рассмотрения является содержание документа, а не адресование документа
соответствующему лицу.
5.4. Передача поступающих (входящих) документов руководству
на рассмотрение и передача исполнителям.
5.4.1. Поступающие (входящие) документы передаются на рассмотрение
руководству только после их регистрации и предварительного рассмотрения.
5.4.2. Генеральный директор в резолюции определяет лиц, ответственных за
исполнение документа, и дает им поручение. Секретарь передает документ на
исполнение.
Подлинник документа, который исполняется несколькими структурными
подразделениями,
получает
ответственный
исполнитель.
Остальным
исполнителям передаются копии.
Рассмотренные документы в течение суток должны быть доведены до
исполнителей.
Резолюция содержит:
указание по исполнению, содержащее краткое описание необходимого для
исполнения действия;
указание на срок, в течение которого либо до истечения которого
необходимо исполнить предписанное действие;
личную подпись автора резолюции;
135
дату проставления резолюции.
Указание на срок, в течение которого либо до истечения которого
необходимо исполнить предписанное действие, может не выражаться конкретной
датой и содержать выражения: "в установленный законом срок" и т.п.
Резолюция пишется на свободном от реквизитов месте первого листа
документа.
В случае, если резолюция адресована нескольким сотрудникам, то
ответственным за исполнение документа в целом является сотрудник, указанный
первым (верхним), либо сотрудник, в отношении которого сделана пометка о том,
что он является ответственным.
5.4.3. Подлинник документа направляется исполнителю. При наличии
нескольких исполнителей подлинник документа передается исполнителю,
который в соответствии с указаниями по исполнению является ответственным,
остальные исполнители получают копию документа.
Передача документов осуществляется под роспись в регистрационноконтрольной форме.
Документы с пометкой (резолюцией), свидетельствующей о необходимости
их срочного (оперативного) рассмотрения передаются исполнителю и
соисполнителям в течение часа с момента возвращения документов после
рассмотрения.
Изготовление копий
документа
для
передачи соисполнителям
осуществляется ответственным за ведение делопроизводства.
5.5. Помещение в дело после исполнения
5.5.1. Помещение исполненного документа в дело осуществляется по
правилам, установленным настоящей Инструкцией, в соответствии с
номенклатурой дел Общества.
5.5.2. Помещение исполненного документа в дело осуществляется
сотрудниками структурных подразделений, в которых согласно номенклатуре
Общества сформировано дело, или ответственным за ведение делопроизводства.
5.5.3. Помещение в дело неисполненного или не полностью исполненного
документа не допускается.
5.6. Работа исполнителя с документами
5.6.1. Исполнитель в процессе работы с документом осуществляет:
сбор и обработку необходимой информации, в том числе в форме
служебного взаимодействия и внутренней служебной переписки;
подготовку и согласование проекта отправляемого (исходящего) документа
(при необходимости) и всех необходимых приложений, либо подготовку
служебной записки;
доработку проекта отправляемого (исходящего) документа по замечаниям,
полученным в ходе согласования, и повторное согласование (в случае
136
поступления замечаний на подготовленный проект отправляемого (исходящего)
документа);
подготовку списка рассылки отправляемого (исходящего) документа (при
необходимости);
определение места хранения отправляемого (исходящего) документа (его
копии).
5.6.2. Исполнитель вправе:
делать пометки на документе (в случае если это не нанесёт ущерб
практической значимости документа и не исказит содержащихся в нём данных) о
времени его поступления, о датах промежуточного исполнения (телефонных и
письменных запросах), о дате и результате окончательного исполнения;
предлагать изменение состава исполнителей резолюции и (или) срока
исполнения документа.
5.6.3. Ответственный исполнитель координирует работу соисполнителей,
несёт ответственность за своевременную и качественную подготовку проекта
отправляемого (исходящего) документа и вправе созывать соисполнителей для
выработки совместного решения.
В обязанности ответственного исполнителя входит анализ и обобщение
поступившей от соисполнителей информации, подготовка проекта отправляемого
(исходящего) документа и доклад руководству результатов исполнения
резолюции.
В обязанности соисполнителей входит исполнение резолюции в пределах
имеющихся служебных (должностных) полномочий (обязанностей) и
предоставление информации и материалов, в том числе проектов документов,
ответственному исполнителю в установленные им сроки.
5.6.4. Соисполнители несут ответственность за своевременную и
качественную подготовку и предоставление информации и материалов, в том
числе проектов документов, ответственному исполнителю.
5.6.5. Ответственный исполнитель несет персональную ответственность за
полноту и достоверность информации, использованной для подготовки
документа.
5.6.6. Перед уходом в отпуск, выездом в командировку, при увольнении или
переходе на работу в другое структурное подразделение Общества исполнитель
обязан передать находящиеся у него на исполнении документы, сдать все
числящиеся за ним печати, штампы, бланки другому сотруднику по указанию
своего непосредственного руководителя.
Передача печатей, штампов, бланков осуществляется с составлением акта
приёма-передачи.
5.6.7. В случае передачи подлежащего исполнению документа и (или)
приложений к нему лицам, не являющимся исполнителем(лями) в соответствии с
резолюцией руководства, ответственный исполнитель и (или) соисполнитель,
передавшие документ и (или) приложения к нему, несут ответственность за
своевременное исполнение документа и его сохранность.
137
5.7. Организация работы с отправляемыми (исходящими) документами
5.7.1. До предоставления проекта отправляемого (исходящего) документа на
подпись генеральному директору или иному уполномоченному в установленном
порядке на подписание лицу основной исполнитель проверяет правильность
оформления отправляемого (исходящего) документа на соответствие требованиям
настоящей Инструкции.
5.7.2. При подготовке отправляемого (исходящего) документа как ответа на
поступивший
(входящий)
документ
исполнитель
прикладывает
к
подготовленному проекту входящий документ.
5.7.3. Проекты отправляемых (исходящих) документов с учётом
соблюдения установленного в резолюции срока исполнения передаются
ответственным исполнителем секретарю приемной для направления на
подписание.
5.7.4. Подписанные отправляемые (исходящие) документы, передаются
ответственному за ведение делопроизводства, который осуществляет проверку
комплектности и соответствия количества экземпляров отправляемого
(исходящего) документа списку рассылки.
В случае нарушения комплектности или соответствия количества,
отправляемые (исходящие) документы без составления служебной записки
незамедлительно возвращаются ответственным за ведение делопроизводства
ответственному исполнителю или в случае отсутствия ответственного
исполнителя его непосредственному руководителю для устранения нарушений.
5.7.5. Документы после их подписания генеральным директором или иным
уполномоченным лицом передаются ответственному за ведение делопроизводства
для регистрации и отправки.
Регистрация отправляемых (исходящих) документов осуществляется после
проведения ответственным за ведение делопроизводства проверки комплектности
и соответствия количества экземпляров отправляемого (исходящего) документа
списку рассылки.
Регистрация создаваемых документов осуществляется в день подписания
или утверждения либо на следующий рабочий день.
5.7.6. Сведения о регистрируемых отправляемых (исходящих) документах
вносятся в регистрационно-контрольную форму ответственным за ведение
делопроизводства.
5.7.7. Регистрационный номер и дата отправляемого (исходящего)
документа проставляются на подлиннике документа в реквизитах бланка и на
экземпляре, остающемся в деле Общества.
Структура регистрационного номера отправляемого (исходящего)
документа состоит из его порядкового номера и индекса дела по номенклатуре
дел Общества.
5.7.8. В случае, если в Обществе остается копия отправляемого
(исходящего) документа с приложениями, то она заверяется отметкой "Верно:
должность, дата, подпись, расшифровка подписи сотрудника, наделенного
138
данными полномочиями" и подшивается в дело в соответствии с номенклатурой
дел Общества.
Входящий документ передается на хранение в дело вместе с документом –
ответом.
5.7.9. Отправка документов производится централизованно ответственным
за ведение делопроизводства, который производит их сортировку по способу
отправления (простая, заказная, международная и др.).
Служебные письма, телеграммы, открытки, бандероли и печатные издания
отправляются почтой.
Факсограммы и телефонограммы передаются по каналам телефонной связи.
Электронные сообщения отправляются с официального почтового
электронного адреса Общества.
Отправление писем, телеграмм, открыток, бандеролей, печатных изданий,
факсограмм, электронных сообщений, не связанных со служебной деятельностью,
запрещается.
5.7.10. Документы с пометкой, свидетельствующей о необходимости их
срочного (оперативного) доставления, и документы, до окончания срока
исполнения которых осталось пять или менее календарных дней, подлежат
отправке в день их регистрации.
5.7.11. Документы, отправляемые средствами почтовой связи проходят:
упаковку;
адресование (при направлении документа более чем в 4 адреса - в
соответствии с указателем рассылки.
проставление стоимости почтовых услуг;
передачу в почтовое отделение связи.
5.7.12. Документы, отправляемые средствами почтовой связи в один адрес,
вкладываются в один конверт.
5.7.13. Исходящие документы, предназначенные для отправки средствами
факсимильной связи, отправляются ответственным исполнителем.
5.7.14. Обработка исходящих документов для отправки средствами
почтовой связи осуществляется в соответствии с Правилами оказания услуг
почтовой связи, утвержденными постановлением Правительства Российской
Федерации от 15 апреля 2005 г. № 221, для отправки телеграфной связью - в
соответствии с Правилами оказания услуг телеграфной связи, утвержденными
постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. №
222.
5.8. Прохождение и регистрация внутренних документов
Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и
оформления соответствует прохождению отправляемых (исходящих) документов,
а на этапе исполнения – поступающих документов.
139
5.9. Учет и анализ объемов документооборота
5.9.1. Под объемом документооборота понимается количество документов,
поступивших в Общество и созданных им за определенный период времени.
Учет количества документов проводится по регистрационным данным в
местах регистрации документов.
За единицу учета количества документов принимается один экземпляр
подлинника документа или экземпляр копии документа (если это единственный
экземпляр документа). Экземпляры документа, получаемые в результате
копирования или тиражирования документа, в объеме документооборота не
учитываются.
При учете отправляемых (исходящих) документов сопроводительное
письмо и прилагаемые к нему документы принимаются за один документ.
5.9.2. Учет объемов документооборота ведется в целях совершенствования
организации работы с документами и расчета оптимальной численности
работников, занятых в делопроизводстве.
5.9.3. Анализ объемов документооборота, структуры документопотоков и
содержания документов, поступающих в Общество и создаваемых ею, ведется в
целях
рационального
распределения
документопотоков,
повышения
исполнительской дисциплины, качества и эффективности принимаемых решений.
5.9.4. Данные о количестве документов анализируются, обобщаются
ответственным за ведение делопроизводства и предоставляются генеральному
директору в составе годового отчета или в виде служебной записки за требуемый
период.
6.
Контроль исполнения документов
6.1. Контролю подлежат следующие документы:
а) запросы, поступившие из федеральных органов власти и их
территориальных подразделений, органов исполнительной власти Орловской
области;
б) документы, переадресованные в Общество на исполнение;
в) запросы, поступившие из муниципальных органов власти Орловской
области;
г) документы, поставленные на контроль генеральным директором.
6.2. Контроль исполнения документов и поручений обеспечивает
ответственный за ведение делопроизводства, который осуществляет учет
контролируемых документов и следит за ходом и состоянием их исполнения.
Контроль исполнения документов по существу вопроса осуществляют
ответственные исполнители, которые несут личную ответственность за
исполнение документа или поручения в установленные сроки.
6.3. Срок исполнения документов исчисляется в календарных днях. Если
последний день срока исполнения приходится на нерабочий день, днем окончания
срока считается ближайший предшествующий ему рабочий день
6.3.1 Документы подлежат исполнению в следующие сроки.
140
- с конкретной датой исполнения - в указанный срок;
- до конкретной даты исполнения - в день, предшествующий указанной
дате;
- с пометкой "Срочно", "Незамедлительно" или аналогичной пометкой - в
течение 3 дней;
- с пометкой "Оперативно", "В возможно короткие сроки" - в 10-дневный
срок;
- остальные - в течение 1 месяца (до соответствующего числа следующего
месяца, а если в следующем месяце такого числа нет, то до последнего дня
месяца).
6.3.2. Если в резолюции к документу указан более короткий срок, чем срок,
предусмотренный законодательным или нормативным правовым актом, документ
исполняется в срок в соответствии с резолюцией.
6.4. При необходимости продления срока исполнения документа
(поручения) ответственный исполнитель не позднее, чем за три дня до истечения
срока представляет на имя главного врача мотивированную просьбу в виде
служебной записки о продлении срока исполнения.
Проект ответа должен быть направлен на подпись генеральному директору
за три дня до истечения срока исполнения.
Обо всех случаях изменения срока исполнения документов ответственный
исполнитель своевременно информирует
ответственного
за
ведение
делопроизводства.
Если документ исполнен, ответственный за ведение делопроизводства в
регистрационных формах проставляет отметку об исполнении документа (дата,
номер отправленного документа, фамилия исполнителя)
6.5. Ответственный за ведение делопроизводства не реже одного раза в
месяц готовит данные о состоянии исполнительской дисциплины в разрезе
подразделений и информирует генерального директора в установленные им сроки
или по запросам.
7.
Документальный фонд Общества
7.1. Разработка и ведение номенклатуры дел
7.1.1. Документальный фонд Общества – совокупность документов,
образующихся в процессе ее деятельности. Документальный фонд Общества
составляют документы, созданные в Обществе и полученные им в результате
взаимодействия с органами государственной власти, органами местного
самоуправления, юридическими и физическими лицами.
7.1.2. Номенклатура дел является основой формирования документального
фонда Общества и представляет собой систематизированный перечень заголовков
(наименований) дел, заводимых в Обществе, с указанием сроков их хранения, и
оформленный в соответствии с правовыми актами, рекомендациями и
141
методическими указаниями органов Российской Федерации, уполномоченных в
сфере государственного управления архивным делом, делопроизводства и
документооборота.
Номенклатура дел составляется на основе изучения положения об
Обществе, положений о ее структурных подразделениях и других документов,
регламентирующих деятельность Общества, а также номенклатур дел за
предшествующие годы и документов, образующихся в деятельности Общества.
Номенклатура дел используется для группировки исполненных документов
в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и поиска
документов, является основой для составления описей дел постоянного и
временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет
включительно) хранения.
7.1.3. Структурные подразделения Общества не позднее 15 ноября текущего
года письменно предоставляют ответственному за ведение делопроизводства свои
предложения по внесению изменений и дополнений в действующую
номенклатуру дел Общества.
7.1.4. Номенклатура дел Общества составляется ответственным за ведение
делопроизводства на основе номенклатур структурных подразделений Общества.
7.1.5. Номенклатура дел Общества подписывается ответственным за
ведение делопроизводства, согласовывается с ЭК и утверждается приказом
Общества в порядке, установленном настоящей Инструкцией, не позднее конца
текущего года.
Утверждённая номенклатура дел Общества вводится в действие с 1 января
следующего года.
7.1.6. Номенклатура дел готовится в трех экземплярах:
для помещения в номенклатурное дело и постоянного хранения;
для использования в работе отделом делопроизводства;
для хранения в архиве Общества.
Из
номенклатуры
дел
Общества
ответственным
за
ведение
делопроизводства оформляются выписки для каждого структурного
подразделения.
7.1.7. Если в течение года в Обществе возникают новые документированные
участки работы и (или) непредусмотренные дела, они дополнительно вносятся в
номенклатуры дел структурных подразделений и номенклатуру дел Общества.
Для вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатуры дел Общества
оставляются резервные номера.
7.1.8. По окончании года в конце номенклатуры дел Общества
ответственным за ведение делопроизводства делается итоговая запись о
количестве заведенных дел (томов), отдельно постоянного и временного
хранения.
Образец оформления номенклатуры дел приведен в приложении 5.
142
7.2. Формирование дел и их текущее хранение
7.2.1. Формирование дел – группировка исполненных документов в дела в
соответствии с номенклатурой дел Общества и систематизация документов
внутри дела.
7.2.2. Дела формируются децентрализованно, т.е. в структурных
подразделениях Общества.
7.2.3. Дела со дня их заведения до передачи в архив Общества или на
уничтожение хранятся по месту их формирования.
7.2.4. Дела считаются заведенными с момента включения в них первого
исполненного документа. Документы после исполнения и окончания работы с
ними в 10-дневный срок помещаются (подшиваются) авторами документов в
твердые обложки или папки - регистраторы для обеспечения физической
сохранности.
7.2.5. Структурные подразделения Общества несут ответственность за
сохранность документов и формирование их в дела.
7.2.6. Дела в шкафах для их учета и быстрого поиска располагаются
вертикально, корешками наружу и в соответствии с номенклатурой дел. На
корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре дел. Выписка из
номенклатуры дел помещается на внутренней стороне шкафа.
7.2.7. При формировании дел в структурных подразделениях необходимо
соблюдать следующие правила:
помещать в дело исполненные документы, соответствующие по своему
содержанию заголовку дела по номенклатуре;
помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного
вопроса;
помещать приложения вместе с основными документами;
группировать в дело документы одного календарного года, за исключением
переходящих дел;
раздельно группировать в дела документы постоянного и временных
сроков хранения;
включать в дело по одному экземпляру каждого документа;
помещать в дела факсограммы, телеграммы, телефонограммы на общих
основаниях;
помещать в дело документ, правильно и полностью оформленный
(документ должен иметь дату, подпись, отметку об исполнении и др. реквизиты);
не помещать в дело документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры
и черновики;
документы располагать по мере их поступления.
7.2.8. По объему дело не должно превышать 250 листов и (или) по толщине
не более 4 см (толщина дел со сроками хранения до 10 лет не должна превышать
10 см).
При превышении указанных параметров заводится очередной том. При
наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются
на каждом томе с добавлением обозначений: "Т. 1", "Т. 2" или "Том 1" и т.д.
143
7.2.9. Приказы по профильной деятельности, приказы по административнохозяйственным вопросам группируются отдельно от приказов по личному
составу.
При формировании приказов по личному составу формируются в отдельные
дела приказы по личному составу по различным вопросам, в соответствии со
сроками хранения.
7.2.10. Переписка группируется за период календарного года и
систематизируется в хронологической последовательности: документ - ответ
помещается за документом - запросом. При возобновлении переписки по
определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются
в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.
7.2.11. Проверка наличия и состояния документов и дел проводится при
перемещении дел, при возврате дел, при реорганизации или ликвидации
Общества или его структурного подразделения.
Проверка наличия состояния документов и дел проводится путем сверки
индексов по номенклатуре с индексами на корешках обложек дел и с количеством
дел, указанном на конец года, а физическое состояние дел определяется путем их
визуального просмотра.
Все обнаруженные недостатки фиксируются в акте. Форма акта приведена в
приложении 6 к настоящей Инструкции.
В случае утраты документов и дел проводится служебная проверка.
7.2.12. Выдача дела сотруднику другого структурного подразделения
производится с разрешения руководства структурного подразделения, в котором
указанное дело сформировано. Выдача дел сотрудникам другого структурного
подразделения для работы осуществляется под расписку.
На выданное дело заводится карта – заместитель, помещаемая на место
выданного дела. В ней указывается название структурного подразделения, индекс
дела, дата его выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения,
предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела.
Образец оформления карты-заместителя приведен в приложении 7.
Дела выдаются во временное пользование сотрудникам других структурных
подразделений на срок не более одного месяца и после его истечения подлежат
возврату.
Иным государственным органам и организациям дела выдаются на
основании их письменных запросов с разрешения председателя и по актам.
Форма акта приведена в приложении 8.
7.2.13. Сотрудники структурного подразделения, в котором сформировано
дело, пользуются документами, находящимися в этом деле на текущем хранении,
в том числе временно изымают документы с обязательным вложением листа –
заместителя с указанием – кто, и на какой срок, взял документ, личной подписью
и датой.
Образец оформления листа – заместителя документа приведён в
приложении 9.
144
7.2.14. Изъятие документов из дел постоянного хранения осуществляется в
порядке, установленном законодательством РФ с оставлением в деле заверенной
копии документа и акта о причинах выдачи подлинника. Акт составляется в
установленном порядке организацией, осуществляющей изъятие документов.
7.2.15.
Контроль надлежащего формирования и ведения дел,
соблюдения требований делопроизводства, документооборота, положений
настоящей Инструкции и иных нормативных правовых актов осуществляют
ответственный за ведение делопроизводства и иные уполномоченные в
установленном порядке на осуществление контрольных мероприятий лица.
7.3. Подготовка документов и дел к передаче
на архивное хранение и на уничтожение
7.3.1. Подготовка документов и дел к передаче на архивное хранение и на
уничтожение предусматривает:
экспертизу ценности документов;
оформление дел;
составление описей дел по результатам экспертизы их ценности;
составление актов на уничтожение документов и дел с истекшими сроками
хранения.
7.3.2. Экспертиза ценности документов постоянного и временного сроков
хранения организуется в соответствии с положением об ЭК.
При проведении экспертизы ценности документов осуществляется: отбор
дел постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения для передачи в
архив Общества; отбор дел с временными сроками хранения (до 10 лет) и с
отметкой "До минования надобности", подлежащих дальнейшему хранению, а
также выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения
которых истекли.
Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании
нормативных правовых актов Российской Федерации, перечней документов с
указанием сроков их хранения и номенклатуры дел Общества.
7.3.3. По завершении года и по результатам экспертизы ценности
документов дела подлежат оформлению в соответствии с правилами оформления
дел и подготовки дел к передаче на архивное хранение. Форма листа-заверителя
дела приведена в приложении 10.
Форма оформления обложки (титульного листа) дела постоянного,
временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу приведена в
приложении 11.
Форма внутренней описи документов приведена в приложении 12.
Оформление дел в каждом структурном подразделении производится
сотрудниками при методической помощи и под контролем ответственного за
ведение делопроизводства и ЭК.
7.3.4. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи
дел постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения и дел по личному
составу, а также акты о выделении дел к уничтожению.
145
Опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой
(порядковой) законченной нумерацией. Основой составления описей дел является
номенклатура дел Общества.
7.3.5. В каждом структурном подразделении описи на дела постоянного
хранения составляются ежегодно.
По указанным описям документы сдаются в архив Общества.
Форма описи дел структурного подразделения приведена в приложении 13.
Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения; дела
временного (свыше 10 лет) хранения; дела по личному составу. На дела
временного (до 10 лет) хранения описи не составляются.
7.3.6. Описи дел структурных подразделений, служат основой для
подготовки сводной описи дел Общества, которую готовит ответственный за
ведение делопроизводства.
7.4. Уничтожение документов и дел с истекшими сроками хранения
7.4.1. По результатам экспертизы ценности документов, помимо описей дел,
составляется акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих
хранению. Форма акта приведена в приложении 14.
7.4.2. Дела включаются в акт, если установленный для них срок хранения
истек к 1 января года, в котором составлен акт.
7.4.3. Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих
хранению, составляется на дела всего Общества (при этом дела каждого
структурного подразделения Общества составляют самостоятельную группу
заголовков, а заголовки однородных дел, отобранных к уничтожению, вносятся в
акт под общим заголовком с указанием количества дел, отнесенных к данной
группе).
7.4.4. Отбор документов к уничтожению и составление акта о выделении
документов к уничтожению производится после составления сводной описи дел
постоянного хранения Общества за этот же период.
7.4.5. Акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих
хранению, направляются на согласование ЭК и после согласования утверждаются
приказом Общества.
7.4.6. После утверждения актов о выделении к уничтожению документов, не
подлежащих хранению, дела передаются на уничтожение или на переработку
(утилизацию) по приёмо-сдаточной накладной, в которой указываются дата
передачи, количество сдаваемых дел и вес бумажной макулатуры.
7.4.7. После уничтожения дел в номенклатуре дел Общества проставляется
отметка "Уничтожено. См. акт от… №…" с указанием должности, подписи и
расшифровки подписи сотрудника службы делопроизводства, ответственного за
передачу дел на уничтожение, и даты.
146
7.5. Передача дел на архивное хранение
7.5.1. В архив Общества (далее – архив) передаются дела постоянного,
временного (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу через 3 года
после года, в котором документы были помещены в дело на хранение.
7.5.2. Передача документов в архив производится по утвержденным описям
дел.
7.5.3. Дела временного срока хранения (до 10 лет) передаче в архив не
подлежат и хранятся в структурных подразделениях Общества, а по истечении
сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.
7.5.4. Передача дел в архив осуществляется по графику, составленному
ответственным за ведение делопроизводства и согласованному с руководством
структурных подразделений Общества.
7.5.5. Прием дел производится сотрудником, уполномоченным на ведение
деятельности архива, с проставлением в двух экземплярах описи дел отметок о
наличии каждого дела (на каждом экземпляре описи указывается количество
фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также подписи архивиста
и сотрудника, передавшего дела.
7.5.6. При ликвидации структурного подразделения Общества руководство
ликвидируемого
структурного
подразделения
в
период
проведения
организационно-штатных мероприятий организует формирование всех
имеющихся документов в дела, оформление дел и передачу их в структурное
подразделение, создаваемое взамен ликвидируемого и выполняющее все или
часть его полномочий.
При отсутствии структурного подразделения, создаваемого взамен
ликвидируемого и выполняющего все или часть его полномочий, дела передаются
в архив независимо от сроков хранения.
7.5.7. При реорганизации Общества руководство структурных
подразделений в период проведения реорганизационных мероприятий
организуют формирование всех имеющихся документов в дела, оформление дел и
передачу их ответственному за ведение делопроизводства.
147
Приложение 1
Правила оформления реквизитов документов
Для подготовки документов применяется текстовый редактор,
обеспечивающий требования графического воспроизведения реквизитов
документа.
Вид используемого шрифта: Times New Roman, размеры шрифта - 13,14;
диапазон используемых междустрочных интервалов: от одинарного до
полуторного.
При подготовке текстов в таблицах, для обеспечения лучшей читаемости
данных, допускается применение шрифтов вида Arial, размеров 12,13.
Начало абзаца в тексте печатается с отступом от левой границы - 1,25 см.
Текст документа выравнивается по ширине листа.
Наименование организации
Наименование: Общество с ограниченной ответственностью «Аптека»,
сокращенное наименование – ООО «Аптека».
Справочные данные об организации
Справочные данные об Обществе включают в себя почтовый адрес, номера
телефона, телефона-факса, адрес электронной почты, код Общества по ОКПО
(проставляется по Общероссийскому классификатору предприятий и
организаций), код формы документа по ОКУД (проставляется по
Общероссийскому классификатору управленческой документации), ОГРН
(основной
государственный
регистрационный
номер,
ИНН/КПП
(идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на
учет.
Наименование вида документа
Реквизит используется для указания вида документа.
Наименование вида документа не указывается в письмах.
Дата документа
Датой документа является дата его подписания (приказ, письмо, записка,
акт и др.), утверждения (инструкция, положение, правила, регламент, план, отчет
и др.), события, зафиксированного в документе (протокол).
Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или
утверждающим документ, или при регистрации документа, или непосредственно
составителем при подготовке документа (служебная записка, заявление и др.).
148
Датой документа, издаваемого совместно, является дата более поздней
подписи.
Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности:
день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских
цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами: 12.12.2016.
Буква "г" после цифр не ставится.
При словесно-цифровом способе оформления даты день месяца указывается
парой арабских цифр, год четырьмя арабскими цифрами, например: 12 декабря
2016 г.
Регистрационный номер документа
Регистрационный номер документа проставляется в соответствии с
системой регистрации, принятой в Обществе, и состоит из порядкового номера
структурного подразделения Общества в соответствии со штатным расписанием,
индекса дела по номенклатуре на соответствующий делопроизводственный год и
очередного порядкового номера за текущий календарный год.
Регистрационный номер присваивается документу после его подписания
(утверждения).
Регистрационный номер документа, изданного совместно, состоит из
разделенных косой чертой регистрационных номеров, присвоенных авторами
документа и расположенных в последовательности, соответствующей
обозначению их наименований организаций в заголовочной части документа.
Ссылка на регистрационный номер и дату документа
Ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта включает в себя
регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ.
Место составления (издания) документа
Место составления или издания документа – "г. Орел" указывается на
бланках Общества.
Адресат
В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения,
должностные или физические лица. При адресовании документа должностному
лицу инициалы указывают перед фамилией. Наименование организации и ее
структурного подразделения указывают в именительном падеже. Например:
149
Департамент информатизации и
научно-технического обеспечения
Отдел статистики
Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном
падеже, например:
Генеральному директору
ОАО "Северные регионы"
В.А. Лагунину
или
АО«Электроцентромонтаж»
Главному бухгалтеру
В.М. Кочетову
Если документ отправляют в несколько однородных организаций или в
несколько структурных подразделений одной организации, то их следует
указывать обобщенно, например:
Администрации районов
Орловской области
Допускается центрировать каждую строку реквизита "Адресат" по
отношению к самой длинной строке. Например:
Главному редактору
Издательского дома "Медиадом"
Н.В. Семиной
Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово "Копия"
перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При большем числе
адресатов составляют список рассылки документа.
В состав реквизита "Адресат" может входить почтовый адрес. Элементы
почтового адреса указывают в последовательности, установленной правилами
оказания услуг почтовой связи.
При адресовании письма в организацию указывают ее наименование, затем
почтовый адрес, например:
Государственное учреждение
Всероссийский научноисследовательский институт
150
документоведения и архивного дел
Профсоюзная ул., д. 82, Москва,
117393
При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и
инициалы получателя, затем почтовый адрес, например:
Образцову О.П.
ул. Садовая, д. 5, кв. 12,
г. Липки, Киреевский р-н,
Тульская обл., 301264
Гриф утверждения документа
Гриф утверждения проставляется в правом верхнем углу документа. Строки
реквизита выравниваются по левому краю или центрируются относительно самой
длинной строки. Документ утверждается должностным лицом (должностными
лицами) или распорядительным документом.
При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения
должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования
должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и
даты утверждения, например:
УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор ООО
«Аптека»
Подпись И.О. Фамилия
Дата
При утверждении документа несколькими должностными лицами их
подписи располагаются на одном уровне.
При утверждении документа распорядительным документом гриф
утверждения состоит из слов УТВЕРЖДЕНО (УТВЕРЖДЕН, УТВЕРЖДЕНЫ,
УТВЕРЖДЕНА), согласованного с наименованием вида утверждаемого
документа, наименования вида документа в творительном падеже, его даты,
номера:
УТВЕРЖДЕНО
приказом
ООО "Аптека"
от 16.03.2016 № 43
"Об утверждении"
151
Заголовок к тексту
Заголовок к тексту включает в себя краткое содержание документа.
Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа.
Заголовок может отвечать на вопросы:
о чем (о ком)? Например:
Приказ о создании аттестационной комиссии;
чего (кого)? Например:
Должностная инструкция ведущего эксперта.
К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок
допускается не указывать.
Текст документа
Документы Общества составляются на государственном языке Российской
Федерации - русском.
Текст документа может содержать разделы, подразделы, пункты,
подпункты, нумеруемые арабскими цифрами. Уровней рубрикации не должно
быть более четырех.
В приказах текст документа излагают от первого лица единственного числа
(«приказываю»)
В документах коллегиальных и совещательных органах от третьего лица
единственного числа: («коллегия решила»)
Текст протокола излагается от третьего лица множественного числа
(«слушали», «выступили»).
В совместных документах текст излагают от первого лица множественного
числа: («приказываем», «решили»).
В деловых(служебных) письмах используются формы изложения:
- от первого лица множественного числа («просим направить»,
«представляем на рассмотрение»);
- от третьего лица единственного числа («Общество не возражает»);
- от первого лица единственного числа («считаю необходимым»,
«предлагаю рассмотреть»).
При употреблении в тексте фамилий лиц инициалы указываются после
фамилии.
Страницы документа нумеруются, начиная со второго листа документа
арабскими цифрами посередине верхнего поля.
Текст документа отделяется от заголовка к тексту двумя или тремя
междустрочными интервалами.
Отметка о приложении
152
Отметка о приложении используется при оформлении писем и приложений
к планам, программам, отчетам, положениям, правилам, инструкциям и другим
документам.
В письмах отметка о приложении оформляется под текстом письма на
расстоянии 1,25 см от границы левого поля. Если приложение названо в тексте
письма, в отметке о приложении указывается количество листов и количество
экземпляров приложения:
"Приложение: на 3 л. в 1 экз."
При наличии нескольких приложений, в отметке о приложении они
нумеруются, указываются наименования каждого приложения, количество листов
и количество экземпляров:
"Приложение:
1. Заключение на проект ... на 3 л. в 2 экз.
2. Справка о доработке ... на 2 л. в 1 экз."
Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывается.
Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку
о его наличии оформляют следующим образом, например:
"Приложение: на 3 л. в 1 экз. только в первый адрес."
На приложениях к правилам, инструкциям, положениям, планам,
программам, договорам и другим документам отметка о приложении
проставляется на первом листе приложения в правом верхнем углу.
Если приложений несколько, они нумеруются (Приложение 1, Приложение
2). Если приложение одно, оно не нумеруется. В отметке о приложении
указывается наименование вида основного документа, его дата и номер,
например:
"Приложение 2
к приказу ООО "Аптека"
от 27.04.2016 № 148 "
Если приложением к документу (например, к приказу) является
утверждаемый документ (положение, правила, инструкция, регламент и др.) в
верхнем правом углу проставляется отметка о приложении, ниже – гриф
утверждения, например:
Приложение
УТВЕРЖДЕНО
приказом ООО "Аптека"
от 20.05.2016 № 189
153
Вид и размер шрифта реквизита "Отметка о приложении" должен
соответствовать виду и размеру шрифта текста документа.
Гриф согласования документа
Гриф согласования документа используется при согласовании документа с
внешней организацией. Он состоит из слова “СОГЛАСОВАНО”, должности
лица, которым согласован документ (включая наименование организации),
личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты
согласования. Гриф согласования располагается на первом листе документа или
на последнем листе документа под текстом.
СОГЛАСОВАНО
Генеральный директор ООО «Аптека»
Подпись И.О. Фамилия
26.02.2017
Внешнее согласование также может быть осуществлено другим документом письмом, протоколом, приказом.
СОГЛАСОВАНО
приказом ОАО «Регата»
от 01.02.2017 № 01–02/27
Виза
Согласование проекта документа оформляется визой.
Виза проставляется собственноручно лицом, визирующим документ, и
включает в себя наименование должности визирующего, его личную подпись,
расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату.
Начальник финансового отдела
Нестеров А.П. Нестеров
13.03.2017
Допускается полистное визирование документа и его приложений.
При наличии замечаний, дополнений к проекту документа виза дополняется
соответствующим указанием.
Для документа, подлинник которого остается в организации, визы
согласования проставляются на обороте последнего листа подлинника документа
или
на
последнем
листе
документа
под
подписью.
154
Для документа, подлинник которого отправляют из организации, визы
проставляются на экземплярах документов, помещаемых в дело. При
согласовании проектов приказов реквизит "Виза" проставляется в поле таблицы
для согласования проектов приказов.
Подпись
Подпись включает: наименование должности лица, подписавшего документ,
его собственноручную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилия):
"Генеральный директор
личная подпись
И.О.Фамилия"
Если документ оформлен не на бланке, в наименование должности
включается наименование организации. Допускается в реквизите "Подпись
должностного лица" центрировать наименование должности лица, подписавшего
документ, относительно самой длинной строки.
При подписании документа несколькими должностными лицами разных
должностей их подписи располагают одну под другой в последовательности,
соответствующей иерархии занимаемой должности, например:
"Генеральный директор
И.О.Фамилия"
личная подпись
Главный бухгалтер
И.О.Фамилия"
личная подпись
При подписании документа несколькими лицами равных должностей их
подписи располагают на одном уровне.
В документах, составленных комиссией, указывается статус лица в составе
комиссии:
"Председатель комиссии
Секретарь комиссии
Члены комиссии
личная подпись
личная подпись
личная подпись
личная подпись
И.О.Фамилия"
И.О.Фамилия
И.О.Фамилия
И.О.Фамилия
Не допускается подписывать документы с предлогом "За" или
проставлением косой черты перед наименованием должности (добавлять какиелибо приставки). Если генеральный директор или иное уполномоченное на
подписание документа лицо временно отсутствует (отпуск, болезнь,
командировка) или должность вакантна, то документ подписывает сотрудник,
уполномоченный на подписание в соответствии с распорядительным документом
или наделенный полномочиями, установленными должностной инструкцией и
155
(или) положением о структурном подразделении Общества, с указанием своей
должности и полномочия, например:
"Заместитель генерального директора
И.О.Фамилия"
личная подпись
или:
"Временно осуществляющий
полномочия генерального директора
Фамилия"
личная подпись
И.О.
Реквизит "Подпись должностного лица" может быть оформлен
собственноручно автором документа (например, при написании служебной
записки без применения технических средств) либо оформлен с использованием
технических средств.
В случае оформления реквизита "Подпись должностного лица" с
использованием технических средств вид и размер шрифта указанного реквизита
не может отличаться от вида и размера шрифта основного текста документа.
Реквизит "Подпись должностного лица" отделяется от текста тремя или
четырьмя одинарными междустрочными интервалами.
Печать
Печать является способом подтверждения подлинности подписи
должностного лица на документе. Печать ставится на документах в случаях,
предусмотренных законодательными или иными нормативными правовыми
актами. Печать ставится на свободном от текста месте, при этом оттиск печати не
захватывает личной подписи должностного лица и может захватывать часть
наименования должности лица, подписавшего документ.
В документах, подготовленных на основе унифицированных форм, печать
ставится в месте, обозначенном отметкой "МП" или иным образом.
Отметка об исполнителе
Отметка об исполнителе (авторе) документа проставляется на письмах
Общества в левом нижнем углу лицевой стороны последнего листа документа.
Отметка включает фамилию, имя, отчество исполнителя и номер его телефона:
Павлова Наталья Александровна
(831) 345-10-91
Отметка о заверении копии
156
Для подтверждения соответствия копии (выписки из документа)
подлиннику документа на последнем листе копии (выписки из документа) под
реквизитом "Подпись" оформляется реквизит "Отметка о заверении копии". Он
включает: слово "Верно", наименование должности лица, заверившего копию,
собственноручную подпись, расшифровку подписи, дату заверения.
Реквизит "Отметка о заверении копии" может быть оформлена от руки или с
использованием штампа.
Допускается заверять каждый лист многостраничной копии документа.
Отметка о поступлении документа
Отметка о поступлении документа содержит входящий регистрационный
номер и дату поступления документа, проставляется с использованием штампа.
Допускается указание часов и минут поступления документа с заверением
подписями заинтересованных лиц.
Резолюция
Резолюция содержит указание по исполнению документа. Она оформляется
на свободном месте рабочего поля документа. Резолюция включает в себя:
фамилию, инициалы исполнителя (исполнителей), поручение по документу,
подпись автора резолюции и дату оформления резолюции.
Резолюция, по усмотрению лица, дающего поручение, может включать в
себя также срок исполнения документа.
Отметка о контроле
Отметку о контроле проставляют на документах, поставленных на
контроль, с помощью штампа "Контроль" на верхнем поле документа справа.
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело состоит из слов
"В дело", указания индекса дела, в которое помещается документ, с указанием
года, должности лица, оформившего отметку, подписи и даты.
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело может
дополняться информацией об особенностях исполнения документа.
157
Приложение 2
ОБЩЕСТВО С ОГРАНИЧЕННОЙ ОТВЕТСТВЕННОСТЬЮ «АПТЕКА»
(ООО «АПТЕКА»)
ПРИКАЗ
№___________
________________
г. Орел
Об утверждении Инструкции по делопроизводству
В целях упорядочения делопроизводства и совершенствования организации
работы с документам п р и к а з ы в а ю:
1. Утвердить и ввести в действие прилагаемую инструкцию по
делопроизводству.
2. Считать утратившим силу приказ от ________ № _______.
3. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на….
Генеральный директор
П. Г. Катальников
Образец оформления приказа Общества (с констатирующей частью)
158
ОБЩЕСТВО С ОГРАНИЧЕННОЙ ОТВЕТСТВЕННОСТЬЮ «АПТЕКА»
(ООО «АПТЕКА»)
ПРИКАЗ
№___________
________________
г. Орел
О создании официального сайта ООО «Аптека»
П р и к а з ы в а ю:
1.
Создать сайт ООО «Аптека» с официальным наименованием –
"http://radost.ru/".
2.
...
Генеральный директор
И.О. Фамилия
Образец оформления приказа Общества (без констатирующей части)
159
Продолжение приложения 2
БЛАНК
согласования проекта приказа
"Об утверждении Инструкции по делопроизводству "
(название приказа)
Должность
Фамилия, имя,
отчество
Замечания к проекту
приказа
Дата и подпись
160
Приложение 3
ОБЩЕСТВО С ОГРАНИЧЕННОЙ
ОТВЕТСТВЕННОСТЬЮ
«АПТЕКА»
(ООО «АПТЕКА»)
Васильевская ул., д. 119А, г. Орел, 302026
Тел./факс (4862)41 –82-06, 41–82-07
e-mail: [email protected]
ИНН/КПП 5752056030/575201001
_________________ № _____________
На № ____________ от _____________
Образец бланка письма Общества с угловым расположением реквизитов
161
Приложение 4
ОБЩЕСТВО С ОГРАНИЧЕННОЙ ОТВЕТСТВЕННОСТЬЮ «АПТЕКА»
(ООО «АПТЕКА»)
ПРОТОКОЛ
________________
№___________
г. Орел
Образец бланка Протокола Общества
162
Приложение 5
УТВЕРЖДЕНО
приказом
ООО «Аптека»
от
Номенклатура дел ООО «Аптека»
г. Орел
№
163
Продолжение приложения 5
Систематизированный перечень заголовков (наименований) дел
Индекс
дела
Заголовок дела
(тома, частей)
Кол-во
дел
(томов,
частей)
Срок хранения
дела (тома, части)
и номера статей
по перечню
Примечание
1
2
3
Название раздела
4
5
Ответственный за ведение
делопроизводства
И.О.Фамилия
Дата
СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭК
от___________№_________
Подпись
164
Продолжение приложения 5
Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в _____ году
в ООО «Аптека»
По срокам хранения
Всего
В том числе:
с отметкой
переходящих
"ЭПК"
1
Постоянного
Временного (свыше 10 лет)
Временного (до 10 лет
включительно)
ИТОГО:
Ответственный за ведение
делопроизводства
Подпись
И.О.Фамилия
Дата
Итоговые сведения переданы в архив
Наименование должности,
передавшего сведения
Подпись
Дата
Образец оформления номенклатуры дел
И.О.Фамилия
165
Приложение 6
АКТ
№
(место составления)
проверки, наличия и состояния дел
(постоянного, временного хранения, по личному
составу)
Фонд №
Основание
(плановая проверка, перемещения документов, стихийное бедствие и т.д.)
Составлен комиссией:
Председатель комиссии
(наименование должности, фамилия, инициалы)
Члены комиссии:
(наименование должностей, фамилии, инициалы)
Проверка проводилась с
по
Проверкой установлено:
1. Всего числится по описям:
дел,
(цифрами и прописью)
в том числе по описям, утвержденным (согласованным) ЭПК архивного учреждения,
дел.
(цифрами и прописью)
2. Всего не оказалось в наличии
дел,
(цифрами и прописью)
в том числе по описям, утвержденным (согласованным) ЭПК архивного учреждения,
дел.
(цифрами и прописью)
3. Имеют литерные номера:
3.1. не учтенных в итоговых записях описей
дел,
(цифрами и прописью)
3.2. неперечисленных, но учтенных в итоговых записях описей
дел.
(цифрами и прописью)
4. Пропущено номеров:
4.1. не учтенных в итоговых записях описей
дел,
(цифрами и прописью)
4.2. неперечисленных, но учтенных в итоговых записях описей
дел.
(цифрами и прописью)
5. Неправильно положенных дел, относящихся к другим фондам,
дел.
(цифрами и прописью)
6. Оказалось в наличии по данному фонду (включенных в описи)
дел.
(цифрами и прописью)
7. Имеется не включенных в описи
дел.
(цифрами и прописью)
166
8. Всего по данному фонду (включенных и не включенных в описи) имеется в наличии
дел,
(цифрами и прописью)
из них:
8.1. требующих дезинфекции
дел,
(цифрами и прописью)
8.2. требующих дезинсекции
дел,
(цифрами и прописью)
8.3. требующих реставрации
дел,
(цифрами и прописью)
8.4. требующих переплета и подшивки
дел,
(цифрами и прописью)
8.5. требующих восстановления затухающих текстов
дел,
(цифрами и прописью)
8.6. неисправимо поврежденных
дел,
(цифрами и прописью)
8.7. требующих технической обработки
дел,
(цифрами и прописью)
8.8. выдано во временное пользование
дел.
(цифрами и прописью)
9. Общая характеристика состояния и условий хранения документов. Основные отрицательные явления
в состоянии и условиях их хранения.
Приложение: лист(ы) проверки наличия и состояния дел (№ …).
Проверку проводили:
(наименование должности)
(подпись)
(расшифровка подписи)
(наименование должности)
(подпись)
(расшифровка подписи)
(наименование должности)
(подпись)
(расшифровка подписи)
Дата
Форма акта проверки наличия и состояния дел
167
Приложение 7
КАРТА-ЗАМЕСТИТЕЛЬ ДЕЛА
Дело
(№ и название)
Опись
(№ и название)
Фонд
(№ и название)
Выдано во временное пользование (читальный зал):
№
п/п
1
Ф.И.О. пользователя
Дата выдачи
Дата возврата
2
3
4
Образец оформления карты-заместителя дела
168
Приложение 8
АКТ
№
(место составления)
о выдаче дел во временное пользование
(наименование организации,
ее адрес, почтовый индекс)
Основание
Для какой цели выдаются дела
Выдаются следующие ед. хр. из фонда №
(название фонда)
№
п/п
Опись №
Ед. хр.
№
Заголовок ед. хр.
Крайние даты
1
2
3
4
5
Количество Примечание
листов (время
звучания,
метраж)
6
7
Всего выдается
ед. хр.,
(цифрами и прописью)
срок возвращения
.
Дела выданы в упорядоченном состоянии, подшиты, в обложках, с пронумерованными листами и
заверительными надписями.
Получатель обязуется не предоставлять дел, полученных во временное пользование, для занятий
посторонним лицам, не выдавать по ним копий, выписок и справок, не публиковать документы без
разрешения организации, выдавшей дела.
Получатель обязуется вернуть дела в архив организации в указанный в акте срок.
Получатель предупрежден об ответственности по закону в случае утраты или повреждения
полученных во временное пользование дел.
Наименование должности
руководителя организации,
выдающего дела
(подпись)
(расшифровка подписи)
Наименование должности
руководителя организацииполучателя
(подпись)
(расшифровка подписи)
Дата
Дата
Гербовая печать организации
Гербовая печать организации
169
Продолжение приложения 8
Выдал дела по поручению руководства
(наименование организации)
Руководитель архива
организации (лицо,
ответственное за архив)
(подпись)
(расшифровка подписи)
Дата
Принял дела по поручению руководства
(наименование организации)
Руководитель архива
организации (лицо,
ответственное за архив)
(подпись)
(расшифровка подписи)
Дата
Дела возвращены в полном объеме и сохранности.
Сдал по поручению руководства организации-получателя.
Руководитель архива
организации (лицо,
ответственное за архив)
(подпись)
(расшифровка подписи)
Дата
Принял по поручению руководства организации, выдавшей дела.
Руководитель архива
организации (лицо,
ответственное за архив)
(подпись)
(расшифровка подписи)
Дата
Форма акта о выдаче дел во временное пользование
170
Приложение 9
ЛИСТ - ЗАМЕСТИТЕЛЬ ДОКУМЕНТА
Вид документа _________________ Дата ________________ № ___________
Автор________ ____________________________________________________
Заголовок (или краткое содержание документа) _________________________
Выдан_____________________________________________________________
(дата выдачи, кому выдан)
Основание для выдачи_______________________________________________
(указать причину выдачи документа)
Выдал _______________________ Получил _________________________
(подпись, расшифровка подписи) (подпись, расшифровка подписи)
Образец оформления листа – заместителя документа
171
Приложение 10
ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА №
В деле подшито и пронумеровано
листов,
(цифрами и прописью)
в том числе:
литерные номера листов
пропущенные номера листов
+ листов внутренней описи
;
Особенности физического состояния и формирования дела
1
Номера
листов
2
Наименование должности
работника
(подпись)
Дата
Форма листа – заверителя дела
(расшифровка подписи)
172
Приложение 11
Код гос. архива
Код организации
Ф. №
Оп. №
Д. №
(Наименование архивного учреждения)
(Наименование организации и структурного подразделения)
ДЕЛО №
ТОМ №
(Заголовок дела)
(Крайние даты)
На
Хранить
Ф. №
Оп. №
Д. №
Форма обложки дела
постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения
листах
173
Приложение 12
ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ
документов дела № ______________
N п/ Индекс документ Дата документ Заголовок документ Номера листов ед. хр Примечани
п
а
а
а
.
е
1
2
3
4
5
Итого ___________________________________________________документов.
(цифрами и прописью)
Количество листов внутренней описи __________________________________.
(цифрами и прописью)
Наименование должности лица,
составившего внутреннюю опись
документов дела
Подпись
И.О. Фамилия
Дата
Форма внутренней описи документов дела
6
174
Приложение 13
УТВЕРЖДАЮ
Наименование должности
руководителя структурного
подразделения
подпись
расшифровка подписи
дата
ОПИСЬ №
______________________________________________________________________
(наименование структурного подразделения и
назначение описи (по личному составу, постоянного срока хранения и т.п.)
ДОКУМЕНТОВ ДЕЛА№__________________________________________________
№
п/п
1
Индекс дела
Заголовок дела
2
3
Крайние даты
4
Название раздела
Кол-во
листов
5
Срок
хранения
61
Примечание
Итого________________________________________________________________документов
(цифрами и прописью)
Кол-во листов внутренней описи____________________________________________________
Наименование должности
составителя описи
Подпись
Форма описи дел структурного подразделения
И.О. Фамилия
7
175
Приложение 14
ООО «Аптека»
УТВЕРЖДАЮ
Генеральный
«Аптека»
АКТ
________№__________
директор
ООО
И.О. Фамилия
Подпись
дата
г. Орел
о выделении к уничтожению
документов, не подлежащих
хранению
На основании
(название и выходные данные перечня документов с указанием сроков их хранения)
отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и утратившие практическое
значение документы фонда №
(название фонда)
№
п/п
1
Заголовок дела
или групповой
заголовок
документов
2
Крайние
даты
Номера
описей
3
4
Индекс дела по Кол-во
Сроки
Примечание
номенклатуре или ед. хр.
хранения и
№ дела по описи
номера статей
по перечню
5
6
7
8
Итого _________________________________________ дел за ___________годы.
(цифрами и прописью)
Описи дел постоянного хранения за ____________годы утверждены, а по личному составу
согласованы с экспертно-проверочной и методической комиссией комитета культуры
Волгоградской области
(протокол от ____________________________№___)
Наименование должности лица,
проводившего экспертизу
ценности документов
Дата
Подпись
И.О.Фамилия
176
Продолжение приложения 14
СОГЛАСОВАНО
Протокол постоянно действующей
экспертной комиссии ООО «Аптека»
от ___________№_______
Документы в количестве ____________________________________________________ дел,
(цифрами и прописью)
весом _______________________________кг сданы в ________________________________
(наименование организации)
на переработку по приемо-сдаточной накладной от _________________№______________
Наименование должности сотрудника,
сдавшего документы
Подпись
И.О.Фамилия
Изменения в учетные документы внесены.
Наименование должности
сотрудника, ответственного
за ведение делопроизводства
Подпись
И.О.Фамилия
Дата
Форма акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению
177
Приложение 15
Реестр рассылки
№
наименование
адресата
почтовый адрес
1
2
3
4
Подготовил:
Должность
Фамилия И.О.
Подпись дата
Форма реестра рассылки
Количество
экземпляров
178
Приложение 16
Проект регистрационных форм
Проект журнала регистрации входящих документов
Дата
№
1
От кого
Исходящий
Краткое
получен
номер
содержание
2
3
4
Резолюция
Роспись в
Примечания
получении
5
6
7
8
Проект журнала регистрации исходящих документов
Дата
№
Адресат
Краткое
содержание
(заголовок
к тексту)
1
2
4
5
Исполнитель
Отметка об
исполнении,
номер дела
6
7
Проект журнала регистрации внутренних документов (приказов)
Дата
1
№
Краткое содержание
2
3
Количество
Количество
листов
приложений
4
5
179
Приложение 17
Проект общего бланка
ОБЩЕСТВО С ОГРАНИЧЕННОЙ ОТВЕТСТВЕННОСТЬЮ
«АПТЕКА»
(ООО «АПТЕКА»)
№ ___________
____________________
г. Орел
180
1/--страниц
Пожаловаться на содержимое документа