close

Вход

Забыли?

вход по аккаунту

Дулина Серафима Александровна. Организация документационного обеспечения управления в обществах с ограниченной ответственностью и пути его совершенствования

код для вставки
2
3
4
АННОТАЦИЯ
Объем ВКР – 92 страницы.
Количество рисунков - 17.
Количество приложений - 18.
Количество использованных в работе источников и литературы - 96.
Ключевые слова: документ, управление, регистрация, поиск документа,
системы
документации,
документооборот,
контроль
исполнения,
бланк,
автоматизация, совершенствование.
Тема
выпускной
квалификационной
работы:
«Организация
документационного обеспечения управления в обществах с ограниченной
ответственностью и пути его совершенствования».
Объектом исследования выпускной квалификационной работы является
ООО «Механические мастерские».
Предмет
исследования выпускной квалификационной
работы
-
организация документационного обеспечения управления в обществах с
ограниченной ответственностью (на примере ООО «Механические мастерские»).
Цель выпускной квалификационной
работы - на основе результатов
исследования разработать предложения по совершенствованию организации
документационного обеспечения в ООО «Механические мастерские».
В процессе работы были использованы методы теоретического анализа,
изучения материалов и документов учреждения, а также материалов научных и
периодических изданий по проблеме, классификации, документального анализа,
опроса специалистов, наблюдения.
В
ходе
исследования
организации
документационного
обеспечения
управления в ООО «Механические мастерские» были решены поставленные
задачи:
изучена
организационная
структура,
проведен
анализ
бланков
учреждения, изучены системы документации, проанализирован документооборот,
рассмотрена
регистрация и организация контроля исполнения документов, а
также изучен порядок текущего хранения документов, порядок подготовки и
5
сдачи дел на хранение в архив, разработаны пути совершенствования
документационного обеспечения управления.
Документационное обеспечение управления в Обществе требует создания
многих видов документов. Качество управления зависит от уровня организации
делопроизводства. С целью улучшения его качества были разработаны проекты
документов: должностная инструкция, приказ, письмо, титульные листы устава,
коллективного договора. В Обществе используются бланки, которые имеют
одинаковую форму с составом реквизитов, характерным для бланка письма. В
приложениях представлены исправленные и дополненные проекты: бланка
письма,
общего
бланка,
конкретного
вида
документа
(приказа).
Также
разработаны проект бланка письма с угловым расположением реквизитов.
В Обществе отсутствует документ, который должен устанавливать правила,
приемы, процессы создания документов, порядок работы с ними - инструкция по
делопроизводству. Вероятно, с отсутствием данного локального нормативного
акта связано то, что оформление документов, создаваемых в ООО «Механические
мастерские», не всегда соответствует необходимым требованиям. В связи с этим
разработан проект инструкции по делопроизводству, которая установит единый
порядок составления, оформления документов и работы с ними.
Также практическую ценность имеют предложения: конструктор делового
письма, применение сложной индексации входящих и исходящих документов,
региcтрация
и контроль документов
стандартных
офисных
программ,
в электронном виде средствами
применение
(при
необходимости)
регистрационно-контрольных карточек, совершенствование имеющихся учетнорегистрационных форм, разработка перечня типовых сроков исполнения,
классификатор причин неисполнения документов и поручений.
Внесено предложение о хранении информации с помощью сервиса Облако
Mail.Ru. При этом важные документы загружаются в интернет и надежно
хранятся там от порчи и исчезновения и при этом не занимают память
компьютера.
6
СОДЕРЖАНИЕ
ВВЕДЕНИЕ…………………………………………………………………………….8
1.
ИСТОРИЯ, ОБЩАЯ ХАРАКТЕРИСТИКА ООО «МЕХАНИЧЕСКИЕ
МАСТЕРСКИЕ».
ЗАКОНОДАТЕЛЬНОЕ
ДОКУМЕНТАЦИОННОГО
ОБЕСПЕЧЕНИЯ
РЕГУЛИРОВАНИЕ
УПРАВЛЕНИЯ
В
ООО
«МЕХАНИЧЕСКИЕ МАСТЕРСКИЕ»……………………………………………13
1.1.
История ООО «Механические мастерские»…………………………...13
1.2.
Общая
характеристика
ООО
«Механические
мастерские».
Организационная структура……………………………………………….................13
1.3.
Законодательное
регулирование документационного обеспечения
управления в ООО «Механические мастерские»…………………………………..19
2.
ОРГАНИЗАЦИЯ
ДОКУМЕНТАЦИОННОГО
ОБЕСПЕЧЕНИЯ
УПРАВЛЕНИЯ В ООО «МЕХАНИЧЕСКИЕ МАСТЕРСКИЕ»………………28
2.1.
Характеристика бланков, используемых для создания документов в
ООО «Механические мастерские»…………………………………………………...28
2.2.
Характеристика
систем
документации
ООО
«Механические
мастерские»……………………………………………………………………………31
2.2.1. Анализ организационной документации…………………………...32
2.2.2. Анализ распорядительной документации…………………………38
2.2.3. Анализ информационно-справочной документации………………40
3.
ОРГАНИЗАЦИЯ
РАБОТЫ
С
ДОКУМЕНТАМИ
В
ООО
«МЕХАНИЧЕСКИЕ МАСТЕРСКИЕ»……………………………………………43
3.1.
Организация документооборота………………………………………..43
3.1.1. Организация работы с входящими документами………………….44
3.1.2. Организация работы с исходящими документами…………….......48
3.1.3. Организация работы с внутренними документами………………..53
3.2.
Регистрация документов ………………………………………………..55
3.3.
Контроль исполнения документов……………………………………..61
3.4.
Формирование и оперативное хранение дел…………………………..66
7
4.
СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ
ОБЕСПЕЧЕНИЯ
УПРАВЛЕНИЯ
ДОКУМЕНТАЦИОННОГО
В
ООО
«МЕХАНИЧЕСКИЕ
МАСТЕРСКИЕ»………..............................................................................................71
ЗАКЛЮЧЕНИЕ……………………………………………………………………...80
Список литературы…………………………………………………………………....84
Приложения……………………………………………………………………………93
8
ВВЕДЕНИЕ
Организация работы с документами влияет на качество работы аппарата
управления, организацию и культуру труда управленческих работников. От того,
насколько профессионально ведется документация, зависит успех управленческой
деятельности в целом. Деловая информация представляется в виде разного рода
документов, исследования показывают, что большая часть рабочего времени
сотрудников организаций тратится на их подготовку, сопровождение, заполнение,
копирование и передачу. Правильно организованное управление делами снижает
время необходимое для поиска, повышает точность и своевременность
информации,
устраняет
документооборота
-
ее
такая
же
избыточность.
часть
Следовательно,
производственной
система
инфраструктуры,
абсолютно равноправная и необходимая, как и оборудование, ресурсы и персонал.
Эта идея должна быть понятна любому руководителю, который теряет много
времени от неправильно или несвоевременно оформленных документов, от
неверных управленческих решений или от невозможности быстро найти нужный
документ.
Актуальность
выбранной
темы
заключается
в
том,
что
путем
совершенствования системы документационного обеспечения управления можно
ускорить движение и исполнение служебных документов, их сохранение,
использование
и
правильный
немаловажное
значение
отбор
придается
на
хранение.
автоматизации
В
настоящее
время
делопроизводственных
процессов, которые увеличивают производительность труда работников занятых в
управлении.
Объектом исследования выпускной квалификационной работы является
ООО «Механические мастерские».
Предмет
исследования выпускной квалификационной
организация документационного обеспечения управления
работы

в обществах с
ограниченной ответственностью (на примере ООО «Механические мастерские»).
9
Цель выпускной квалификационной
работы  на основе результатов
исследования разработать предложения по совершенствованию организации
документационного обеспечения в ООО «Механические мастерские».
Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие
основные задачи:
– изучить историю создания общества;
– дать краткую характеристику объекта исследования;
– изучить организационную структуру общества;
– изучить источники и литературу по теме исследования;
 определить роль и функции службы документационного обеспечения
управления в ООО «Механические мастерские»;
 изучить
системы
документации,
функционирующие
в
ООО «Механические мастерские»;
– проанализировать движение документов;
 изучить информационно-поисковую систему и организацию контроля
исполнения документов в ООО «Механические мастерские»;
 рассмотреть
порядок
формирования,
оперативного
хранения,
подготовки и сдачи на хранение дел;
 разработать пути совершенствования документационного обеспечения
управления в ООО «Мехмастерские».
При написании выпускной квалификационной работы был использован
широкий
круг
источников
и
литературы.
Акты,
содержащие
общегосударственную законодательную и нормативную базу по вопросам
управления документацией, делопроизводства, архивного дела: Федеральный
закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»
от 27.06.2006 №149-ФЗ [8]; Федеральный закон от 29.12.1994 №77 «Об
обязательном экземпляре документов» [9]; Федеральный закон от 22.10.2004 N
125-ФЗ «Об архивном деле в Роccийской Федерации» [10], и другие. Основные
используемые
в
коммерческих
организациях
нормативно-методические
10
документы по документационному обеспечению: Государственный стандарт РФ
ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная
система
организационно-распорядительной
документации.
Требования
к
оформлению документов» [19], ГОСТ Р 7.0.8-2013. «Национальный стандарт
Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и
издательскому
делу.
Делопроизводство
и
архивное
дело.
Термины
и
определения» [20], Перечень типовых управленческих архивных документов,
образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов
местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения [26],
Основные правила работы архивов организаций [25], и другие.
В процессе подготовки выпускной квалификационной работы были
использованы
материалы,
«Делопроизводство
и
опубликованные
документооборот
журналах
на
«Делопроизводство»,
предприятии»,
«Справочник
cекретаря», «Секретарь-референт», «Секретарское дело».
Рассмотрены
материалы,
разработанные
специалистами,
которые
занимаются изучением проблем современного документационного обеспечения
управления, его автоматизации и совершенствования.
В.И. Андреева, проф. каф. трудового права РАП, канд. ист. наук в статье
«Правила регистрации документов» рассказывает о значении регистрации
документов,
какие
документы
регистрационный
как
нужно
номер
происходит
регистрировать,
документа.
регистрация
а какие
нет;
Перечислены
документов,
из чего
состоит
обязательные
и
дополнительные реквизиты учетно-регистрационных форм.
Е. Кожанова, эксперт по традиционному и кадровому делопроизводству в
статье «Как правильно закрыть журналы регистрации документов» [42] говорит о
том, что регистрироваться должны все документы, которые создаются в
организации и поступают в нее. Каждый документ получает уникальный
идентификационный номер. Учитывают документы в специальных формах –
журналах регистрации. Каждый год их начинают вести заново с № 1. Закрыть
журналы регистрации за прошедший год нужно в первые дни нового рабочего
11
года. Объясняет, почему их не закрывают в конце декабря. Для этого нужно
время. А документы для регистрации могут принести за пять минут до конца
рабочего дня и даже 31 декабря, если это рабочий день. Есть три вида журналов
регистрации,
которые
различаются
по форме
носителя
и представления
информации: бумажные книги учета, электронные регистрационные формы
и журналы регистрации документов в системах электронного документооборота
(СЭД). Все три вида журналов могут быть в одной организации. Обратите
внимание: электронные журналы и журналы в СЭД – электронные документы.
Независимо от носителя информации, когда вы закрываете журналы регистрации,
необходимо обеспечить их неизменяемость и не забыть отправить на хранение.
В.И. Андреева в статье «Контроль исполнения документов»
[31]
рассказывает о том, для чего нужен контроль исполнения документов. Контролю
подлежит исполнение всех зарегистрированных документов. Цель контроля –
обеспечение своевременного и качественного исполнения документов. В статье
рассмотрено:
как происходит контроль документов; какие бывают объективные причины
неисполнения
документов;
как
оформляются
сведения
об исполнении
документов, поставленных на контроль. Чтобы эффективно вести контроль
исполнения документов автор предлагает составить перечень типовых сроков
исполнения.
В статье Е. Буслаевой, канд. филол. наук, нач. отдела делопроизводства и
контроля «Документная грамотность управленческого персонала» [33] речь идет
о том, что работа с документами касается специалистов управленческого аппарата
всех
подразделений.
Зачастую
отношение
сотрудников
к
ней
носит
поверхностный характер. Служба ДОУ или секретарь должны оказывать
методическую поддержку подразделениям в работе с документами. Автор
предлагает способы повышения культуры работы с документами, документной
грамотности управленческого персонала. Например,
информирование о
требованиях к работе с документами может проходить в виде инструктажа новых
сотрудников. Таким образом, служба ДОУ должна
регулярно отслеживать
12
возникающие в работе с документами трудности и повторяющиеся ошибки.
Выявление фактического состояния дел, анализ практики документирования
управленческих
решений
—
критерии
эффективности
организации
документооборота. При наличии проблем проводятся корректирующие действия.
Ключко Н.В. канд. экон. наук, доц., ст. научный сотрудник ВНИИДАД в
статье «Ведение журнала регистрации корреспонденции в MS Office Excel 2010»
[50] рассказывает о том, что в электронном виде очень удобно вести журнал
регистрации корреспонденции с помощью программы Microsoft Office Excel. MS
Excel позволяет проводить поиск документов, осуществлять их сортировку,
устанавливать необходимые фильтры. Фильтрация данных журнала регистрации,
поможет с легкостью находить письма, отобранные по различным критериям.
В процессе работы были использованы методы теоретического анализа,
изучения материалов и документов учреждения, а также материалов научных и
периодических изданий по проблеме, классификации, документального анализа,
опроса специалистов, наблюдения.
Выпускная квалификационная работа является оргпроектной разработкой и
состоит из введения, четырех разделов, заключения, списка источников и
литературы, приложений.
13
1.
ИСТОРИЯ, ОБЩАЯ ХАРАКТЕРИСТИКА
ООО «МЕХАНИЧЕСКИЕ МАСТЕРСКИЕ». ЗАКОНОДАТЕЛЬНОЕ
РЕГУЛИРОВАНИЕ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ
УПРАВЛЕНИЯ В
ООО «МЕХАНИЧЕСКИЕ МАСТЕРСКИЕ»
1.1.
История ООО «Механические мастерские»
Общество с ограниченной ответственностью «Механические мастерские»
была создано в 1962 году
и именовалось как «Орловская Механическая
мастерская».
В 1992 году организация «Орловская Механическая мастерская» в
соответствии с приказом Комитета по Управлению имуществом Орловской
области
была
преобразована
в
Государственное
предприятие
«Орелхлебопродукт».
В 1994 году на основании приказа Комитета по Управлению имуществом
Орловской
области
Государственное
предприятие
«Орелхлебопродукт»
преобразовано в АООТ «Орелхлебопродукт».
АООТ «Орелхлебопродукт» в 2000 году было переименовано в ОАО
«Механические мастерские».
ОАО «Механические мастерские» 25.09.2009 преобразовано в общество с
ограниченной
ответственностью
«Механические
мастерские»
(далее
–
Общество), которое существует по настоящее время.
Общая характеристика ООО «Механические мастерские».
Организационная структура
1.2.
Целью деятельности Общества является расширение рынка товаров и услуг,
удовлетворение общественных потребностей, извлечение прибыли в интересах
его участников, в процессе осуществления коммерческой деятельности.
ООО
«Механические
деятельности:
мастерские»
осуществляет
следующие
виды
14
 ремонт и изготовление оборудования основного и вспомогательного
производства предприятий системы хлебопродуктов;
 производство
товаров
промышленного
назначения,
народного
потребления и строительных материалов;
 производство,
заготовка
и
переработка
сельскохозяйственной
продукции;
 сбор, переработка и утилизация бытовых и промышленных отходов;
 промышленное и гражданское строительство; ремонтно-строительные,
дорожные, дорожно-ремонтные, реставрационные работы;
 розничная, оптовая, комиссионная торговля;
 оказание услуг физическим и юридическим лицам;
 деятельность в сфере организации проведения досуга;
 транспортно-экспедиционные услуги;
 складирование и хранение грузов.
ООО «Механические мастерские» занимается профессиональным ремонтом
и
техническим
обслуживанием
весового
оборудования
и
оборудования
сельскохозяйственного назначения. Стаж работы коллектива в области ремонта и
обслуживании составляет более 6 лет. Работники компании имеют высокий
образовательный уровень в области механики. За время деятельности было
освоено большинство известной электронной и механической весоизмерительной
техники
отечественных
и
зарубежных
производителей.
Наличие
квалифицированных специалистов, материально-технической базы и образцовых
средств измерений позволяет производить ремонт и техническое обслуживание
весоизмерительной техники любой сложности.
Кроме ремонта оборудования, сервисный центр выполняет целый спектр
работ, среди которых:

сборка, установка и подключение оборудования;

пусконаладка;
15

обучение персонала организации по использованию и эксплуатации
установленных агрегатов;

сервисное обслуживание оборудования в период гарантийного срока;

постгарантийное сервисное обслуживание;

быстрая замена вышедших из строя деталей, благодаря наличию
большого перечня запасных частей на складе центра;

выезд мастера на место поломки и ремонт оборудования в максимально
сжатые сроки.
В современных условиях потребность населения в организационной
деятельности предприятия стала снижаться и со временем оказываемые услуги
станут не рентабельны. На основании чего было принято решение о введении ещё
одного вида экономической деятельности – образовательной.
На базе ООО «Механические мастерские» 30 августа 2010 года было
создано структурное подразделение «Центральная автошкола».
Образовательное структурное подразделение «Центральная Орловская
автошкола» действует на основании лицензии от 12 марта 2012 года, № 249,
выданной
Департаментом
образования,
молодежной
политики
и
спорта
Орловской области.
Автошкола имеет:
1. Собственную оборудованную учебную площадку площадью 0,5 га;
2. Компьютеризированный класс;
3. Утренние, дневные, вечерние группы, группы «пятница и суббота», а
также группы выходного дня;
4. Класс автотренажеров, в котором также проводятся занятия по
вождению;
5. 15 учебных легковых автомобилей, а также грузовые автомобили,
автобусы и мотоциклы.
В педагогический состав мастеров производственного обучения вождению
входят высококвалифицированные специалисты с большим стажем управления
транспортным средством.
16
На сегодняшний день организация ООО «Механические мастерские»
продолжает свою деятельность.
Место нахождения Общества: Российская Федерация, 302004, г. Орел, ул.
Ливенская, д. 13.
Возглавляет предприятие генеральный директор, который:
 руководит в соответствии с действующим законодательством всеми
видами деятельности учреждения;
 организует работу и эффективное взаимодействие производственных
единиц;
 обеспечивает
выполнение
предприятием
заданий,
согласно
установленным количественным и качественным показателям, всех
обязательств перед заказчиками и банками;
 организует производственно-хозяйственную деятельность организации на
основе применения методов научно обоснованного планирования
материальных, финансовых и трудовых затрат;
 принимает меры по обеспечению организации квалифицированными
кадрами;
 способствует наилучшему использованию знаний и опыта работников,
созданию
безопасных
и
благоприятных
условий
для
их
труда,
соблюдению требований законодательства по охране труда;
 решает все вопросы в пределах предоставленных прав и поручает
выполнение отдельных производственно-хозяйственных функций другим
должностным лицам – своим заместителям: техническому директору,
старшему инструктору, главному бухгалтеру;
 осуществляет взаимодействие с банками по вопросам размещения
свободных финансовых средств на банковских депозитных вкладах
(сертификатах) и приобретения высоколиквидных государственных
ценных бумаг, осуществляет контроль за проведением учетных операций
с депозитными и кредитными договорами, ценными бумагами.
17
Обеспечивает:
 законность, своевременность и правильность оформления документов;
 правильное начисление и перечисление налогов и сборов в федеральный,
региональный и местный бюджеты, страховых взносов в государственные
внебюджетные социальные фонды, платежей в банковские учреждения,
средств на финансирование капитальных вложений;
 погашение в установленные сроки задолженностей организации банкам
по ссудам.
Осуществляет контроль за:
 установлением должностных окладов работникам учреждения;
 проведением инвентаризаций основных средств, товарно-материальных
ценностей и денежных средств;
В ООО «Механические мастерские» работу по документационному
обеспечению управления выполняет главный бухгалтер, который выполняет
следующие функции и обязанности:
1.
Осуществляет
организацию
бухгалтерского
учета
хозяйственно-
финансовой деятельности.
2.
Формирование учетной политики.
3.
Организация учета имущества, обязательств, поступающих основных
средств, товарно-материальных ценностей, денежных средств.
4.
Контроль
за
соблюдением
порядка
оформления
первичных
бухгалтерских документов, расчетов и платежных обязательств,
расходованием фонда заработной платы.
5.
Обеспечение
законности,
своевременности
и
правильности
оформления документов, выполняемых работ, расчетов по заработной
плате, правильное начисление и перечисление налогов и сборов.
6.
Участие
в
проведение
экономического
анализа
финансово-
хозяйственной деятельности предприятия по данным бухгалтерского
учета и отчетности.
18
7.
Прием и регистрация корреспонденции, направление ее в структурные
подразделения.
8.
Передача документов на исполнение в соответствии с резолюцией
руководителей предприятия
9.
Осуществляет контроль за
исполнением документов и поручений,
выдает необходимые справки по зарегистрированным документам.
10. Отправка исполненной документации по адресатам.
11. Ведение
учета
получаемой
и
отправляемой
корреспонденции,
систематизация и хранение документов текущего архива.
12. Ведение работы по созданию справочного аппарата по документам,
обеспечение удобного и быстрого их поиска.
13. Подготовка и сдача в архив документальных материалов, законченных
делопроизводством,
составление
описей
дел,
передаваемых
на
хранение в архив.
14. Обеспечение сохранности служебной документации.
Главный бухгалтер подчиняется генеральному директору. В подчинении
генерального директора находятся также: технический директор, старший
инструктор.
К
техническому
директору
относятся:
завуч
учебной
части,
администраторы.
В подчинении главного бухгалтера находится бухгалтер по налоговому
учету.
В подчинении старшего инструктора находится преподавательский состав:
мастера производственного обучения, преподаватели теории.
Организационная
структура
представлена в приложении 1.
ООО
«Механические
мастерские»
19
1.3.
Законодательное регулирование документационного обеспечения
управления в ООО «Механические мастерские»
Законодательная и нормативно-правовая база делопроизводства - это
совокупность законов, нормативных правовых актов и методических документов,
регламентирующих технологию создания документов, их обработки, хранения и
использования в текущей деятельности учреждения, а также деятельность службы
делопроизводства. Она регулирует правила оформления документов; правила
работы с документами; обеспечение сохранности документов; порядок передачи
документов на архивное хранение; работу службы делопроизводства; внедрение
новых информационных технологий в работе с документами; юридические
аспекты, связанные с документами, и другие вопросы.
Основополагающим правовым актом, определяющим государственную
политику и права граждан России, является Конституция Российской Федерации.
Конституция является основным законом страны, ни один другой акт не
противоречит ему. В ней прописаны права и свободы человека и гражданина. В
соответствии с Конституцией РФ все организации, учреждения, находящиеся на
территории России должны, во-первых, обеспечивать соблюдение прав граждан
на информацию, ее открытость и доступность, во-вторых, содействовать
движению информации в обществе и развитию информации. «В Российской
Федерации признаются и гарантируются права и свободы человека и гражданина
согласно общепризнанным принципам и нормам международного права и в
соответствии с настоящей Конституцией»[1]. Согласно главе 2 ст.24 сбор,
хранение, использование и распространение информации о частной жизни лица
без его согласия не допускаются.
Основным законодательным актом Российской Федерации, регулирующим
трудовые отношения работника и работодателя, является Трудовой кодекс
Российской Федерации [2]. Данный документ устанавливает обязанность
применения каждой организацией ряда локальных правовых актов, таких, как
коллективный договор, соглашение, правила внутреннего трудового распорядка.
Трудовой кодекс определяет структуру текста, порядок оформления некоторых из
20
них, например трудового договора. Глава 14 документа содержит общие
требования при обработке персональных данных, гарантии их защиты,
ответственность за нарушение норм, регулирующих обработку и защиту
персональных данных.
Гражданский кодекс Российской Федерации [3] определяет правовые
основы деятельности юридических и физических лиц, их взаимоотношений,
основания прав собственности, договорные и иные обязательства. Гражданский
кодекс РФ устанавливает виды документов, создаваемых в целях фиксации актов
гражданских взаимоотношений, регистрации фактов их возникновения
или
прекращения, а также подтверждения. Таким образом, Гражданский кодекс РФ
не только закрепляет виды документов, но и устанавливает требования к их
оформлению.
Федеральный закон от 08.02.1998 N 14-ФЗ "Об обществах с ограниченной
ответственностью"[5] определяет в соответствии с Гражданским кодексом
Российской
Федерации
правовое
положение
общества
с
ограниченной
ответственностью, права и обязанности его участников, порядок создания,
реорганизации и ликвидации общества. Обязанности обществ по хранению
документов определены в статье 50 данного Закона. Общество обязано не только
хранить документы по месту нахождения его исполнительного органа, но и
обязано передавать документы на государственное хранение в соответствии с
указаниями и рекомендациями архивных органов Российской Федерации.
Вопроcы защиты персональных данных детально раскрыты в Федеральном
законе от 27.07.2006 №152-ФЗ «О перcональных данных»[6]. Закон регулирует
отношения, связанные с обработкой персональных данных, осуществляемой
органами государственной власти, юридическими лицами, физическими лицами с
использованием средств автоматизации или без использования таких средств.
Закон вводит определение термина «перcональные данные», закрепляет такие
понятия, как «обработка персональных данных», «использование персональных
данных», «уничтожение персональных данных», а также устанавливает меры
21
ответственности за нарушение норм, регулирующих получение, обработку и
защиту персональных данных работника.
Федеральный закон N 63-ФЗ "Об электронной подписи"[7] регулирует
отношения в области использования электронных подписей
при совершении
гражданско-правовых сделок, при совершении иных юридически значимых
действий, в том числе в случаях, установленных другими федеральными
законами.
Большое значение для ведения делопроизводства имеет Федеральный закон
от 27.06.2006 №149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о
защите информации» [8], который является основополагающим в области
информационно-документационного
обеспечения
управления.
В
законе
установлены принципы правового регулирования отношений в информационной
сфере. Главным положением закона для информационно-документационного
обеспечения является установленное статьёй 11 единообразие в постановке
делопроизводства,
в
правилах
документирования
и
организации
документооборота. Устанавливаемые законом единые правила делопроизводства
должны стать основой единообразия в составлении и оформлении документов, в
работе с ними. Данный ФЗ регулирует отношения, возникающие при: 1)
осуществлении
права
на
поиск,
получение,
передачу,
производство
и
распространение информации; 2) применении информационных технологий; 3)
обеспечении защиты информации. Важным для делопроизводства является то,
что
в
соответствии
с
пунктами
3,4
ст.
11
Закона
подтверждается
действительность электронного документа и обмена электронными документами,
подписанными
электронной
цифровой
подписью
или
иным
аналогом
собственноручной подписи.
Федеральный закон от 29.12.1994 №77 «Об обязательном экземпляре
документов»
[9] предусматривает обеспечение сохранности обязательного
экземпляра документов, его общественное использование. Федеральный закон
устанавливает виды обязательного экземпляра документов, категории их
производителей и получателей, сроки и порядок доставки обязательного
22
экземпляра документов, ответственность за их нарушение. Статья 1 Закона
содержит
следующие
«документ»,
понятия:
«экземпляр»,
«обязательный
«получатель
экземпляр
документов»,
документов»,
«производитель
документов»[9].
Федеральный закон от 22.10.2004. №125-ФЗ «Об архивном деле в РФ» [10]
регулирует отношения в сфере организации хранения, комплектования, учета и
использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов
независимо от их форм собственности, а также отношения в сфере управления
архивным делом в Российской Федерации в интересах граждан, общества и
государства. Закон устанавливает понятия: архивный документ, документы по
личному составу, архив.
Дополняет
деятельность
и
расширяет
Общества
Закон
законодательную
«О
базу,
государственном
регулирующую
языке
Российской
Федерации», который направлен на обеспечение использования государственного
языка Российской Федерации на всей территории Российской Федерации,
обеспечение
права
граждан
Российской
Федерации
на
пользование
государственным языком Российской Федерации, защиту и развитие языковой
культуры.
В
соответствии
с
Конституцией
Российской
Федерации
государственным языком Российской Федерации на всей ее территории является
русский язык,[11] а также государственный язык Российской Федерации
подлежит обязательному использованию.
В законе четко очерчена сфера
использования государственного языка,[11 Там же, ст.3] указано обязательное
использование русского языка как государственного в деятельности по ведению
делопроизводства, дано указание об использовании государственного языка при
официальной переписке.
Федеральный закон «О коммерческой тайне»[12] регулирует отношения,
связанные с установлением, изменением и прекращением режима коммерческой
тайны в отношении информации, составляющей секрет производства. Закон
закрепляет
понятие
«коммерческая
тайна
-
режим
конфиденциальности
информации, позволяющий ее обладателю при существующих или возможных
23
обстоятельствах увеличить доходы, избежать неоправданных расходов, сохранить
положение на рынке товаров, работ, услуг или получить иную коммерческую
выгоду». В статье 5 дан перечень сведений, которые не могут составлять
коммерческую тайну.
Устав (Основной Закон) Орловской области от 26.02.1996 N 7-ОЗ [13]
является законодательным актом регионального значения и регулирует основы
власти в Орловской области, статус области, права человека и гражданина,
законодательную власть области. Глава 3 посвящена человеку, гражданину и
власти в Орловской области. В области признаются и гарантируются права и
свободы человека и гражданина согласно общепризнанным принципам и нормам
международного права в соответствии с Конституцией Российской Федерации.
Закон Орловской области «Об информатизации и информационных
ресурсах Орловской области» от 13.05.2008 № 774-ОЗ (ред. от 04.06.2012 № 1367ОЗ)
способствует созданию оптимальных условий для удовлетворения
информационных потребностей и реализации прав и свобод граждан Орловской
области, в том числе и в сфере ведения коммерческой деятельности. Ряд
законодательных актов содержит нормы, которые должны учитываться при
составлении и оформлении документов[14].
Закон Орловской области от 06.07.1999 N 109-ОЗ « Об архивном деле в
Орловской области» [15] регулирует отношения в сфере управления архивным
делом на территории Орловской области в соответствии с федеральным
законодательством. Закон содержит такие понятия как: архивное дело в
Орловской области, архивный фонд Орловской области, архивный документ,
архив, экспертиза ценности документов и регулирует отношения сфере
управления архивным делом на территории области. Разграничены полномочия
органов государственной власти Орловской области в сфере архивного дела. В
состав Архивного фонда Орловской области входят находящиеся на территории
Орловской области архивные фонды и документы, имеющие ценность,
подтвержденную экспертизой. Определен порядок хранения и учета архивных
24
документов.
Источниками
комплектования
архива
являются
органы
государственной власти, государственные организации и граждане.
К основным общегосударственным нормативно-методическим документам
по
организации
делопроизводства
относятся
государственные
стандарты,
правила, перечни, классификаторы, методические рекомендации.
Методические
рекомендации
по
разработке
инструкций
по
делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти разработаны в
соответствии с пунктом 4 постановления Правительства Российской Федерации
от 15 июня 2009 г. № 477 «Об утверждении Правил делопроизводства в
федеральных органах исполнительной власти» в целях оптимизации процедуры и
порядка разработки инструкций по делопроизводству, определения их структуры
и содержания, и могут применяться органами исполнительной власти и другими
организациями и учреждениями. Методические рекомендации рассчитаны на
применение подразделениями федеральных органов исполнительной власти,
ответственными за организацию и ведение делопроизводства, при разработке ими
инструкции
по
делопроизводства.
Методические
рекомендации
не
распространяются на организацию работы с документами, содержащими
сведения, составляющие государственную тайну. Применение Методических
рекомендаций должно способствовать созданию единой методической основы
ведения делопроизводства в учреждениях. В документе прописан порядок
разработки,
утверждения,
внесения
изменений
в
инструкцию
по
делопроизводству, процесс создания документов, организация документооборота,
архивное хранение документов. Методические рекомендации имеют приложения,
которые являются очень важными и полезными при оформлении документов, так
как включают образцы оформления различных видов документов и их подробные
характеристики, схемы расположения реквизитов [18].
Основные правила работы архивов организаций содержат ряд разделов,
направленных на регламентацию хранения документов в делопроизводстве
организаций. Так, например, раздел 2 «Экспертиза ценности документов»
Основных правил прописывает нормативно-методические основы экспертизы
25
ценности документов (П.п. 2.1), организацию проведения экспертизы ценности
документов (П.п. 2.2), а также устанавливает порядок проведения экспертизы
ценности документов (П.п. 2.3), закрепляет правила
экспертизы ценности документов (П.п. 2.4).
оформления результатов
Кроме того, этот документ
прописывает и требования к номенклатуре дел, их виды, порядок составления,
согласования, утверждения, заполнения, ведения и хранения (раздел 3.4), правила
формирования дел в делопроизводстве (раздел 3.5) и другие[25].
Основным нормативным пособием при определении сроков хранения и
отборе документов на хранение или уничтожение, использующимся при
подготовке номенклатуры дел, документов по вопросам экспертизы ценности
документов является Перечень типовых управленческих архивных документов,
образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов
местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения[26]. Этот
документ
состоит из
12
разделов,
отражающих
основные
направления
деятельности организаций, свойственные им, как правило, независимо от уровня в
системе управления, вида деятельности, форм собственности.
ГОСТ
Р
6.30-2003
«Унифицированные
системы
документации.
Унифицированная система организационно-распорядительной документации.
Требования к оформлению документов» распространяется на организационнораспорядительные
документы,
относящиеся
к
Унифицированной
системе
организационно-распорядительной документации (УСОРД), - постановления,
распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и другие документы,
включенные в ОК 011-93 "Общероссийский классификатор управленческой
документации" (ОКУД) (класс 0200000). Настоящий стандарт устанавливает:
состав
реквизитов
документов;
требования
к
оформлению
реквизитов
документов; требования к бланкам документов, включая бланки документов с
воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Документ
имеет приложения со схемами расположения реквизитов документов
образцами бланков документов [19].
и
26
ГОСТ
Р
ИСО
«Национальный
15489-1-2007
стандарт
Российской
Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому
делу. Управление документами. Общие требования» регулирует процессы
управления документами государственных, коммерческих и общественных
организаций, предназначенных для внутреннего или внешнего пользования, чётко
прописывает процедуру определения и использования нормативной среды в
деятельности этих организаций. Важной особенностью стандарта являются
изложенные в нём принципы ответственности сотрудников организации в области
управления документами.
Кроме того, в стандарте приведены и раскрыты
характеристики системы управления документами: надёжность, целостность,
комплексность. Важный раздел стандарта посвящён непосредственно процессам
управления документами и контролю
вопросы
методологии,
этих процессов.
проектирования
и
Стандарт регулирует
внедрения
систем
управления
документами, прекращения их применения. В стандарте закреплены важные
термины «документ», «доступ», «контроль», «регистрация»[22].
ГОСТ 17914-72. Обложки дел длительных сроков хранения. Типы, размеры
и технические требования разработан с целью установления требований к
оформлению обложки дел постоянного и длительного сроков хранения, его
положения используются при подготовке документов к сдаче в архив [23].
ГОСТ Р 7.0.8-2013 СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и
определения нормативно закрепляет термины, используемые в делопроизводстве
и архивном деле и их определения. Установленные в стандарте термины
расположены в систематизированном порядке, отражающем терминологическую
систему понятий в области делопроизводства и архивного дела. Для каждого
понятия установлен один стандартизированный термин [20].
Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и
других
служащих
рекомендуется
для
применения
на
предприятиях,
в
учреждениях и организациях различных отраслей экономики независимо от форм
собственности и организационно-правовых форм. Документ регламентирует
27
необходимые виды работ, выполняемых служащими различных специальностей
[24].
Правила оказания услуг почтовой связи регулируют взаимоотношения
пользователей услугами почтовой связи и операторов почтовой связи общего
пользования при заключении и исполнении договора об оказании услуг почтовой
связи, а также устанавливают права и обязанности указанных операторов и
пользователей. Например, в главе 2 пункте 22 документа прописаны правила
написания реквизитов адреса при оформлении почтовых отправлений
для
юридических и для физических лиц [17].
В регламентации деятельности предприятия задействовано большое
количество документов, содержащих различные правила, нормы, требования,
определяющие порядок работы, организацию деятельности, права, обязанности,
ответственность и множество других вопросов. Содержание этих документов
может носить как обязательный, так и рекомендательный характер. Их знание и
умение применять содержащуюся там информацию на практике – залог успешной
деятельности учреждения и показатель высокой квалификации сотрудников.
28
2. ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ
УПРАВЛЕНИЯ В ООО «МЕХАНИЧЕСКИЕ МАСТЕРСКИЕ»
2.1.
Характеристика бланков, используемых для создания документов
в ООО «Механические мастерские»
Документы в учреждении печатаются компьютерным способом. В
соответствии с
ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Бланк документа - набор реквизитов,
идентифицирующих автора официального письменного документа» [20]. В
Обществе для изготовления документов используются следующие виды бланков:
бланк
письма с продольным
расположением реквизитов
(рис.1), бланк
конкретного вида документа (приказа) (рис. 2), общий бланк (рис. 3). Также
документы изготавливаются на листах бумаги стандартного формата А4.
Бланк письма Общества оформлен в продольном варианте (рис.1) и имеет
следующие реквизиты:
1)
наименование организации;
2)
справочные данные об организации;
3)
ИНН/КПП, ОГРН;
4)
ограничительные отметки для реквизитов Дата документа, Номер
документа, Адресат.
Рис. 1. Бланк письма
При оформлении реквизита «наименование организации» указано только
полное наименование. В соответствии приложением Б
ГОСТ Р 6.30-2003
29
«Унифицированные
системы
документации.
Унифицированная
система
организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению
документов» [19], ниже в скобках должно быть указано сокращенное.
Реквизиты дата документа и номер документа расположены неверно.
Сначала указывают дату документа, затем номер. Отсутствует ограничительная
отметка для ссылки на номер и дату входящего документа.
Нарушен порядок следования адресных данных. Адрес должен указываться
в последовательности: улица, дом, город/населенный пункт, индекс. Таким
образом, необходимо указывать: ул. Ливенская, д.13, г. Орел, 302004. Номер
телефона и факса должны располагаться ниже реквизитов: ИНН, ОГРН. В данном
примере он располагается от границы правого поля.
Адрес электронной почты не указан.
Проект бланка письма с учетом требований представлен в приложении 2.
Также разработан проект бланка письма с угловым расположением
реквизитов (приложение 3).
Рис. 2. Бланк приказа
Бланк приказа (рис. 2) имеет реквизиты:
1) наименование организации;
2) справочные данные об организации;
3) ИНН/КПП, ОГРН;
30
4) дата документа;
5) номер документа;
6) наименование вида документа.
На бланке приказа отсутствуют: сокращенное наименование учреждения,
которое должно располагаться ниже полного в скобках. Неверно расположен
реквизит дата документа. Он должен располагаться с выравниванием по правому
полю, напротив даты приказа. Отсутствует реквизит место составления или
издания приказа, он должен располагаться ниже даты и регистрационного номера
по центру.
Бланк конкретного вида документа (приказа), в соответствии с ГОСТ Р 6.302003, должен включать следующие реквизиты:
 наименование организации (ниже в скобках указывается сокращенное
наименование);
 ограничительные отметки для реквизитов дата документа и номер
документа;
 место составления документа.
Справочные данные об организации, ИНН/КПП, ОГРН на данном бланке не
печатаются.
Бланк приказа, оформленный с учетом замечаний, представлен в приложении 4.
Рис. 3. Общий бланк
31
Общий бланк Общества также включает реквизиты, которые не входят в
состав общего бланка: справочные данные об организации, ИНН/КПП, ОГРН.
Общий бланк организации должен включать реквизиты:
 наименование организации (ниже в скобках указывается сокращенное
наименование);
 ограничительные отметки для реквизитов дата документа и номер
документа;
 место составления документа.
В данном случае также отсутствуют
сокращенное наименование
организации и реквизит место составления документа. Проект общего бланка для
ООО «Механические мастерские» представлен в приложении 5.
Таким образом, документирование деятельности Общества производится
на бланках с указанием сведений, позволяющих идентифицировать автора и
подтвердить юридическую силу документа. Но, формы бланков не доработаны, не
соответствуют необходимым требованиям. Для всех бланков применяется
одинаковая форма, свойственная бланку письма.
2.2.
Характеристика систем документации
ООО «Механические мастерские»
Каждый документ, сам по себе является сложной информационной
системой, независимо от характера содержащейся в нем информации – массовой,
специальной или личной, является элементом более крупной документной
системы. Такая системная классификация документированной информации,
базирующейся на основе комплекса признаков, чрезвычайно важна для решения
практических задач. Система документации - совокупность документов,
взаимосвязанных по определенным признакам. Одним из таких признаков
является, например, назначение документов в управленческой или иной
деятельности организации.
32
В ООО «Механические мастерские» используются следующие системы
документации:
1.
Система
организационно-правовой
документации,
которая
подразделяется:
1.1.
Организационную документацию.
1.2.
Распорядительную документацию.
1.3.
Информационно-справочную документацию.
2.
Система документации по личному составу.
3.
Система бухгалтерской документации.
4.
Система технической документации.
5.
Учетная система документации.
2.2.1. Анализ организационной документации
«Организационные документы реализуют нормы административного и
гражданского права, являются правовой основой деятельности учреждения и
строго обязательны для исполнения. Эти документы проходят процедуру
утверждения
непосредственно
руководителем
с
проставлением
грифа
утверждения или распорядительным документом (постановлением, решением,
приказом или распоряжением), заседанием коллегиального органа и действуют до
утверждения
новых.
В
случае
реорганизации
деятельности
учреждения
разрабатываются новые организационные документы» [95]. Эти документы
являются правовой основой деятельности учреждения, к ним относятся: устав,
положения о структурных подразделениях, положения о коллегиальных и
совещательных органах учреждения, регламенты работы коллегиальных и
совещательных органов, аппарата управления (руководства), штатное расписание,
инструкции по отдельным видам деятельности, должностные инструкции
работников, правила.
Основным документом, определяющим правовой статус, функции, права и
ответственность ООО «Механические мастерские» является Устав (приложение
6). Устав Общества оформлен на стандартных листах бумаги формата А4 и имеет
33
титульный лист. Законодательством не определены конкретные правила
составления титульной страницы Устава. Однако, государственные органы в ходе
проверок опираются на внутренние инструкции, соблюдение которых позволит
избежать временные и финансовые потери. Общее правило устанавливает
необходимость отражения на титульном листе Устава следующих реквизитов:
гриф утверждения документа, дата утверждения документа, наименование
организации
с
указанием
организационно-правовой
формы,
отметка
о
регистрации, место издания (указывается конкретный город).
Титульный лист устава ООО «Механические мастерские» имеет реквизиты:
гриф утверждения, наименование вида документа, наименование организации
(автора документа) с указанием его организационно-правовой формы и типа,
место составления документа, дата документа.
При исследовании титульного листа выявлены следующие ошибки:
1.
Гриф утверждения оформлен неверно. Он должен располагаться в
верхнем правом углу титульного листа документа. Слово УТВЕРЖДЕН должно
быть напечатано прописными буквами без кавычек и других знаков. Документ
может утверждаться другим документом или должностным лицом. В зависимости
от способа утверждения выбирается соответствующая форма грифа. Этот
реквизит можно правильно оформить следующим образом:
УТВЕРЖДЕН
решением Общего собрания акционеров
ОАО «Механические мастерские»
18.05.2009 № б\н
2.
При оформлении реквизита место составления документа достаточно
указать «г. Орел».
Проект титульного листа устава с учетом замечаний представлен в
приложении 7.
34
В тексте документа выявлено наличие разделов. Заголовки разделов
пронумерованы арабскими цифрами и выровнены по центру. В конце
проставлены точки, что является ошибкой.
Текст документа состоит из следующих разделов:
1.
Общие положения.
2.
Виды деятельности Общества.
3.
Уставный капитал Общества.
4.
Права и обязанности участников Общества.
5.
Выход участника Общества из Общества.
6.
Переход доли участника Общества в уставном капитале Общества к
другим участникам Общества и третьим лицам.
7.
Общее собрание участников Общества.
8.
Единоличный исполнительный орган Общества.
9.
Ревизионная комиссия Общества.
10.
Распределение прибыли Общества.
11.
Порядок
хранения
документов
Общества
и
предоставления
Обществом информации.
12.
Реорганизация и ликвидация Общества.
ООО «Механические мастерские» коммерческая организация, так как
целью деятельности Общества является расширение рынка товаров и услуг,
удовлетворение общественных потребностей, извлечение прибыли в интересах
его участников, в процессе осуществления коммерческой деятельности (раздел 2,
п.2.2.).
Общество
создано в соответствии с действующим законодательством
Российской Федерации. Правовое положение Общества указано в разделе 1, п.1.1.
Полное фирменное наименование Общества и сокращенное фирменное
наименование общества указано в разделе 1 п. 1.2.
Место нахождения Общества указано в разделе 1 п.1.3.
Устав содержит сведения об управлении Обществом (раздел 8).
Порядок реорганизации и ликвидации Общества указан в разделе 12.
35
На последнем листе документа есть отметка «Пронумеровано, прошито и
скреплено печатью», это защищает документ от потери листов, их подмены.
Должностная инструкция – это организационно-правовой документ,
определяющий основные функции, обязанности, права и ответственность
сотрудника организации при осуществлении им деятельности в определенной
должности. Она составляется по каждой штатной должности организации, носит
обезличенный характер и объявляется сотруднику под расписку при заключении
трудового контракта. [95] В должностной инструкции прописаны функции,
которые должен выполнять работник, правила и законы, которые он обязан знать,
права, порядок его назначения и увольнения. Должностные инструкции
позволяют реализовать ряд целей:

рациональное распределение труда;

оптимальная использование кадров;

повышение эффективности деятельности организации;

создание организационно-правовой основы служебной деятельности
сотрудников;

повышение ответственности сотрудника за результаты своего труда;

обеспечение объективности при аттестации работника;

соблюдение объективности при поощрении и взыскании;

разрешение трудовых споров.
Для исследования предоставлена должностная инструкция главного
бухгалтера (приложение 8), которая оформлена на cтандартных листах бумаги
формата А4 и имеет следующие реквизиты: гриф утверждения, наименование
вида документа, текст документа.
Текст должностной инструкции состоит из следующих разделов:
1.
«Общие положения», в котором перечислены квалификационные
требования,
предъявляемые
подчиненность,
обобщенно
к
сотруднику,
отражены
указана
документы,
руководствоваться работник в процессе своей деятельности.
непосредственная
которыми
должен
36
2.
«Функции». В данном разделе прописаны
основные задачи
работника в организации, участок работы сотрудника, расписываются конкретные
виды работ, которые сотрудник должен выполнять.
3.
«Должностные обязанности», в котором указаны условия, которые
должны соблюдаться работником при выполнении своих функций.
4.
«Права»,
где
устанавливается,
какие
действия
имеет
право
осуществлять главный бухгалтер в целях выполнения возложенных на него
обязанностей.
5.
«Ответственность». Здесь указывается, что главный бухгалтер несет
ответственность за ненадлежащее исполнение должностных обязанностей, за
причинение материального ущерба.
При изучении должностной инструкции было установлено следующее:
1.
Документ оформлен не на бланке Общества.
2.
Гриф
утверждения
документа
-
это
реквизит,
придающий
нормативный или правовой характер его содержанию. В данном случае при
оформлении грифа допущена грубая ошибка: он расположен в левом углу
документа. Гриф утверждения документа располагается в правом верхнем углу
лицевой стороны первого (титульного) листа должностной инструкции. Слово
УТВЕРЖДАЮ должно быть напечатано в прописном начертании. Инициалы
должностного лица должны печататься перед фамилией. Документ может
утверждаться другим документом или должностным лицом. В зависимости от
способа утверждения выбирается соответствующая форма грифа. В данном грифе
имеется смешение этих форм. Этот реквизит можно правильно оформить
следующим образом:
УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
ООО «Механические мастерские»
___________ В.В. Прозвицкий
25.09.2009
37
3.Заголовок к тексту должен печататься ниже наименования вида
документа.
4. В документе не прописаны обязанности и функции главного бухгалтера
по ведению делопроизводства. Необходимо внести их в текст документа. Либо
составить дополнительное соглашение к трудовому договору, в котором будут
прописаны возложенные на сотрудника обязанности по делопроизводству.
5.В структуре документа отсутствует разделы «Взаимосвязи», «Оценка
работы». В инструкции так же не предусмотрен раздел «Порядок пересмотра
должностной
инструкции».
Так
как
должностная
инструкция
документ,
действующий довольно долгое время, он нуждается в периодическом уточнении,
обновлении. Также не прописан порядок замещения сотрудника при отсутствии
на рабочем месте.
В соответствии с выявленными недочетами был разработан проект
должностной инструкции главного бухгалтера ООО «Механические мастерские»
(приложение 9), в котором помимо поправок в оформлении реквизитов
предлагается внести изменения в структуру текста документа. Добавлены
разделы: «Взаимосвязи», «Оценка работы», «Порядок пересмотра должностной
инструкции». Порядок замещения сотрудника прописан в разделе Общие
положения.
«Правила
внутреннего
трудового
распорядка
—
это
обязательный
нормативный документ, который разрабатывается и утверждается работодателем.
Он должен быть в любой организации независимо от формы собственности и
размеров, в том числе у индивидуальных предпринимателей» [96]. Согласно
Трудовому кодексу, Правила внутреннего трудового распорядка разрабатываются
и утверждаются работодателем (статьи 189 и 190 ТК РФ).
Правила внутреннего трудового распорядка оформлены на бланке Общества
(приложение 10). Документ имеет реквизиты: наименование организации,
справочные данные об организации, ИНН/КПП, ОГРН, гриф утверждения,
38
наименование вида документа, заголовок к тексту, место составления документа,
дата документа, текст документа, печать.
В ходе исследования оформления документа установлено следующее:
1.
Отсутствует
сокращенное
наименование
организации,
которое
должно указываться в скобках ниже полного.
2.
На общем бланке не указываются реквизиты: справочные данные,
ИНН/КПП, ОГРН.
3.
Гриф утверждения размещен в левом верхнем углу документа, что
является грубой ошибкой. Данный реквизит необходимо размещать в правом
верхнем углу документа. Составляющие реквизита оформлены верно.
4.
Дата документа должна располагаться от левого поля, напротив, от
правого поля - регистрационный номер документа.
Структура документа включает разделы:
1. Прием на работу и увольнение.
2. Основные обязанности работников.
3. Основные обязанности администрации.
4. Рабочее время и время отдыха.
5. Поощрения и выплаты.
6. Ответственность за нарушение трудовой дисциплины.
7. Права.
Структура текста Правил соответствует требованиям статьи 189 Трудового
кодекса Российской Федерации. Рекомендуется производить нумерация страниц
документа. Проект оформленного первого листа правил внутреннего трудового
распорядка ООО «Механические мастерские» представлен в приложении 11.
2.2.2. Анализ распорядительной документации
Основное назначение распорядительных документов — регулирование и
координация деятельности, позволяющие руководству обеспечивать реализацию
поставленных перед ним задач. Распорядительные документы содержат решения,
39
идущие сверху вниз по системе управления: от генерального директора к
работникам аппарата управления и структурным подразделениям.
Основанием
для
издания
распорядительных
документов
является
необходимость исполнения принятых законодательных, нормативных правовых
актов и решений вышестоящих организаций и ранее принятых решений данной
организации, а также необходимость осуществления собственной исполнительнораспорядительной
деятельности,
обусловленной
функциями
и
задачами
Общества. Распорядительные документы издаются в условиях единоличного
принятия решений. Это обеспечивает оперативность управления, повышает
персональную ответственность генерального директора за принятые решения. В
ООО «Механические мастерские» к распорядительным документам относятся:
приказы, распоряжения, решения.
Приказ является основным распорядительным документом организации и
подписывается
руководителем
или
лицом
его
заменяющим.
Приказ
ООО «Механические мастерские» оформлен на бланке конкретного вида
документа с продольным расположением реквизитов (приложение 12). Документ
имеет реквизиты: наименование организации, наименование вида документа, дата
документа, номер документа, заголовок к тексту, текст документа, подпись.
В ходе исследования документа были обнаружены следующие ошибки и
недочеты:
1.
Бланк
приказа
не
соответствует
требованиям
методических
документов. Ниже полного наименования организации должно быть указано в
скобках сокращенное наименование, так как оно предусмотрено уставом. На
бланке приказа не указываются справочные данные об организации.
2.
Заголовок к тексту документа оформлен в кавычках. Данный реквизит
печатается полужирным шрифтом через 1 межстрочный интервал без точек и
кавычек.
3.
Смещены реквизиты:
40
3.1. Наименование вида документа и место составления документа. Место
составления документа должно располагаться ниже наименования вида документа
через 1,5 интервала центрированным образом.
3.2. Дата документа и регистрационный номер. Данные реквизиты должны
располагаться ниже реквизита место составления документа через 1, 5 интервала
на одной линии и быть выровнены от левой и правой границ текстового поля
соответственно.
5.
В структуре текста приказа отсутствует констатирующая часть
(преамбула), в которой должна излагаться цель, послужившая основанием для
подготовки приказа. Она может начинаться словами «в соответствии с..., в
целях…» и должна печататься с красной строки. Завершается преамбула словом
«ПРИКАЗЫВАЮ», которое печатается строчными буквами в разрядку и не
отделяется от преамбулы интервалами.
6.
Текст
распорядительной
части
приказа
содержит
перечисление
предписываемых действий с указанием конкретных исполнителей для каждого
действия.
6.1. При оформлении даты в тексте допущена ошибка. Дата может
оформляться двумя способами: цифровым и буквенно-цифровым. Следовательно,
оформить дату можно следующим образом: 01.02.2015, либо 01 февраля 2015 г.
Отсутствует ознакомление с приказом. Виза ознакомления должна состоять
из слов: «с приказом ознакомлен», подписи, расшифровки подписи, даты.
Проект приказа, исправленного и оформленного с учетом замечаний,
представлен в приложении 13.
2.2.3. Анализ информационно-справочной документации
К информационно-справочным документам относятся служебные бумаги,
которые могут являться основой для принятия административного решения, но не
обязывают выполнять какие-либо указания руководства. Главное назначение
информационно-справочных документов организации — служить основой
внешних и внутренних коммуникаций. С их помощью информация передается
41
между адресатами, которыми могут выступать как конкретные должностные
лица, так и целые организационные подразделения или учреждения. Их другое
назначение — фиксировать информационные сведения, которые могут стать
основой
для
принятия
информационно-справочных
управленческих
документов
от
решений.
других
Основное
видов
отличие
документации,
например, организационно-распорядительной, состоит в том, что они не
обязывают выполнять указания, поручения и зачастую вообще не подразумевают
выполнения каких-либо действий. Информация, содержащаяся в них, может быть
просто принята к сведению и впоследствии стать базой для подготовки
распорядительной документации. К информационно-справочным документам
относятся: акт, справка, протокол, докладная записка, объяснительная записка,
служебная записка, деловая переписка, предложение, представление, заявление,
заключение, отзыв, сводка, список.
«Деловое письмо – обобщенное наименование различных по содержанию
документов, служащих средством общения между учреждениями, частными
лицами»[93]. ООО «Механические мастерские» используются следующие виды
деловых писем:
письмо-запрос, письмо – ответ, рекламное, гарантийное,
коммерческое предложение, письмо-извещение, сопроводительное. Письма
оформляются в двух экземплярах на бланке письма и их оформление не всегда
соответствует требованиям ГОСТ Р 6.30-2003 и других нормативных документов.
Служебное письмо, предоставленное для исследования, является письмомзапросом (приложение 14). Документ оформлен на продольном бланке письма и
имеет реквизиты: наименование организации, ИНН/КПП, справочные данные об
организации, дата документа, регистрационный номер документа, адресат, текст
документа, подпись, печать.
В результате исследования документа были обнаружены следующие
ошибки и неточности:
1.
Оформление бланка письма не соответствует государственному
стандарту. После полного наименования организации в скобках должно быть
указано сокращенное наименование.
42
2.
На бланке отсутствует реквизит «ссылка на регистрационный номер и
дату документа».
2.
Нарушен порядок следования адресных данных. Адрес должен быть
указан следующим образом: ул. Ливенская, д. 13, Орел, 302004.
3.
Смещены реквизиты ИНН/КПП, ОГРН. Реквизит ИНН/КПП должен
быть напечатан ниже справочных данных об организации, которые должны быть
выровнены по центру, так как бланк с продольным расположением реквизитов.
4.
Неверное
расположение
реквизитов
дата
документа
и
регистрационный номер. Они должны располагаться через пробел на одном
уровне с выравниванием от левого текстового поля. Сначала печатается дата,
затем номер.
5.
В реквизите подпись инициалы должностного лица должны быть
указаны перед фамилией.
Проект
письма, оформленного с учетом замечаний,
представлен в
приложении 15.
Таким образом, можно сделать вывод: в ООО «Механические мастерские»
создаются организационные, распорядительные, информационно-справочные и
другие документы. Их форма и содержание в целом соответствуют требованиям
нормативно-методических документов, но встречаются грубые ошибки и
неточности в оформлении реквизитов, их смещение.
43
ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ В
3.
ООО «МЕХАНИЧЕСКИЕ МАСТЕРСКИЕ»
3.1.
Организация документооборота
В любой организации обрабатывается большое количество служебных
документов. В процессе обработки они движутся по определенным маршрутам.
Работа с документами предполагает выполнение определенных процедур.
Например, учет, регистрация, контроль исполнения. Движение документов с
момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки
называется документооборотом (рис. 4) [94]. Из приведенного определения видно,
что
совокупность
документов
организации
включает
несколько
документопотоков:

входящие документы, т. е. поступающие из других организаций;

исходящие документы, т. е. отправляемые в другие организации;

внутренние документы, т. е. создаваемые в организации.
Рис. 4. Схема документооборота
44
Для всех документопотоков характерно движение из одного структурного
подразделения в другое, от одного специалиста к другому. В то же время у
каждого документопотока есть особенности:

входящие
документы
движутся
от
момента
поступления
в
организацию до исполнения и направления в дело;

исходящие документы — от момента создания до отправки в другую
организацию;

внутренние документы — от момента создания до исполнения и
направления в дело.
Значительная
часть
документов
появляется
в
электронном
виде.
Обрабатываются документы, как правило, без копирования на бумажный
носитель. Однако основная масса документов по-прежнему создается на бумаге.
Соответственно, они проходят по традиционным маршрутам движения.
3.1.1. Организация работы с входящими документами
При движении входящих документов главным бухгалтером выполняются
следующие процедуры:
1. Проверка правильности доставки документов и их оформления.
В случае ошибочной доставки документы возвращаются в почтовое
отделение. К последующей обработке должны приниматься только правильно
оформленные документы. Они должны обладать юридической силой и быть
присланными в полном комплекте.
При наличии ошибок в оформлении или отсутствии приложений
поступившие документы следует вернуть отправителю. К ним нужно приложить
сопроводительное письмо с указанием причины возврата. Целесообразно
разработать трафаретный текст такого письма.
2. Первичная обработка документов.
Согласно нормам служебного этикета не принято вскрывать конверты с
пометкой «лично» и в адрес общественных организаций. Такие письма передают
45
по назначению без обработки. В остальных случаях конверты распечатываются и,
как правило, уничтожаются.
Конверты целесообразно сохранять лишь в том случае, когда только по
конверту можно определить адрес отправителя, время отправки и дату получения
документов. Обязательно сохраняют конверты при значительном временном
разрыве между датой регистрации документа в организации-отправителе и датой
его получения организацией-адресатом.
Традиционно не уничтожают конверты, в которых поступили заявления и
жалобы граждан. Сохраняются также конверты от документов, поступивших с
уже просроченным сроком исполнения. В этом случае штемпель на конверте
может служить доказательством даты получения документа.
3. Предварительное рассмотрение документов.
Сортировка поступивших документов (или предварительное рассмотрение)
проводится с целью распределения их на два потока:

документы,
передаваемые
на
рассмотрение
руководителю
организации для принятия управленческого решения и определения исполнителя;

документы,
передаваемые
для
исполнения
в
структурные
подразделения или конкретным исполнителям.
Предварительное рассмотрение поступивших документов имеет важное
значение при организации документооборота. Оно позволяет повысить скорость
движения документов в ходе их обработки. А также освободить руководителя
организации от рассмотрения малозначительной информации, сократить сроки
принятия решений по оперативным вопросам.
На рассмотрение руководителю организации передаются документы либо
непосредственно ему адресованные, либо содержащие информацию по наиболее
важным вопросам.
4. Регистрация документов в учетных формах.
Все подлежащие исполнению документы сначала регистрируются в
учетных формах. После этого они передаются руководителю или в структурные
подразделения (ответственным исполнителям).
46
5. Передача документов на рассмотрение руководителю или на исполнение
в структурные подразделения.
Передавать документы ответственным исполнителям принято только под
подпись для подтверждения факта получения документа сотрудником. Это
исключает возможность потери документа.
При
передаче
документов
делается
соответствующая
отметка
в
регистрационной форме.
6. Рассмотрение документов руководителем и принятие управленческих
решений (простановка на документах резолюций).
Рассмотренные
руководителем
документы
возвращаются
главному
бухгалтеру.
7. Передача документов на исполнение. В соответствии с резолюциями
документы передаются на исполнение в структурные подразделения организации
(ответственным исполнителям).
8. Работа исполнителей с документами.
Обработка и передача документов исполнителям осуществляются в день их
поступления к главному бухгалтеру. Если документ должен исполняться
несколькими подразделениями или должностными лицами, его размножают в
нужном количестве экземпляров. Оригинал входящего документа передается
ответственному исполнителю, заверенные копии — другим исполнителям.
9. Контроль исполнения документов.
Работа
директором,
исполнителей
техническим
с
документами
директором,
контролируется
главным
генеральным
бухгалтером
в
целях
своевременного и качественного их исполнения в установленные сроки.
10. Завершение исполнения документов.
По результатам исполнения документов осуществляются следующие
действия: отправляются ответные письма, сотрудники направляются в служебные
командировки,
проводятся
производственные
совещания,
договоры о сотрудничестве или поставках и т. п.
11. Направление исполненного документа в дело.
подписываются
47
Исполненные входящие документы подшиваются в дела вместе с копиями
ответов.
Оперограмма движения входящего документа (на примере письма)
представлена на рис. 5.
На примере поступившего письма можно увидеть, какие реквизиты должны
быть проставлены на этом документе в процессе его движения (обработки) в
Обществе (1 — регистрационный штамп, 2 — резолюция, 3 — отметка о
контроле, 4 — отметка об исполнении документа и направлении его в дело)
(рис.6).
Операции с
документами
Пункты прохождения документа
Главный
Генеральный
Исполнитель
бухгалтер
директор
Прием
документов
Первичная
обработка
поступающих
документов
Предварительное
рассмотрение
Регистрация
документов
Рассмотрение
документов
руководителем,
вынесение
резолюции
Передача на
исполнение
Контроль
исполнения
Подшивка в
дело.
Рис. 5. Оперограмма движения входящего документа
48
Рис. 6. Пример обработки входящего письма
3.1.2. Организация работы с исходящими документами
Значительную
часть
от
общего
количества
обрабатываемых
в
ООО «Механические мастерские» документов составляют исходящие документы,
которые отправляются в другие организации. Среди них большое место занимают
сопроводительные письма. К ним прилагаются отправляемые документы: планы
работ,
перечни
изделий,
документация и т. п.
прейскуранты,
чертежи
и
другая
техническая
49
При движении исходящих документов сотрудник, занимающийся ведением
делопроизводства, выполняет следующие процедуры (рис. 7):
1. Подготовка проекта исходящего документа.
Содержательная часть документа чаще всего представлена связным
текстом. При необходимости она может иметь форму таблицы или анкеты. Для
служебных документов возможно сочетание текстовых и табличных форм.
Если в документах организации описываются часто повторяющиеся
однотипные
управленческие
ситуации,
то
целесообразно
использовать
унифицированные тексты. Следует также учитывать общие требования к текстам
служебных документов:
• краткость и точность изложения информации, исключение двоякого
толкования;
• объективность и достоверность информации;
• составление по возможности простых, т. е. содержащих один вопрос,
документов;
• структурирование текста документа, деление его на смысловые части;
• широкое использование трафаретных и типовых текстов.
Особое внимание необходимо уделить языку и стилю служебных
документов. В тексте должен использоваться только деловой стиль изложения.
2. Согласование проекта документа с заинтересованными должностными
лицами.
Круг работников, привлекаемых к согласованию документов, определяется,
как правило, исходя из конкретной управленческой ситуации. Однако при
документировании типовых, повторяющихся ситуаций целесообразно указывать в
инструкциях по делопроизводству, с кем согласовываются такие документы. Эта
информация в дальнейшем должна быть внесена в должностные инструкции
работников в раздел «Должностные обязанности».
К
процедуре
согласования
документов
могут
привлекаться
как
должностные лица внутри организации (внутреннее согласование), так и
50
должностные лица других организаций (внешнее согласование). Внешним
считается
также
общественных
согласование
объединений,
документа
например
с
с
коллегиальными
органами
представительным
органом
работников — профсоюзным комитетом. Внутреннее и внешнее согласование
выражаются в разных формах:
для внутреннего согласования используется визирование документов, для
внешнего — оформляется гриф согласования.
Внутреннее согласование документа целесообразно проводить в следующей
последовательности:
• составитель документа;
•руководитель структурного подразделения, где составлен документ;
•общественные организации (при необходимости);
• заинтересованные должностные лица других подразделений организации;
• руководитель финансовой или бухгалтерской службы;
• заместитель руководителя организации, курирующий данное направление
деятельности;
• руководитель юридической службы или юрисконсульт организации.
Внешнее
согласование,
в
зависимости
от
содержания
документа,
рекомендуется осуществлять в следующей очередности:
• с организациями, интересы которых затрагивает документ;
• с организациями, занимающимися научными исследованиями в области, к
которой имеет отношение содержание документа;
• с общественными организациями (при необходимости);
• с органами государственного надзора (контроля) в определенной области
деятельности (санитария, экология, пожарный надзор и т. п.);
• с вышестоящими или межотраслевыми органами.
3. Доработка проекта документа по замечаниям
В ходе согласования проекта документа его текст корректируется и
изменяется
на
специалистами.
основе
замечаний,
уточнений
и
дополнений,
вносимых
51
4. Распечатка окончательного варианта текста документа (подлинника и
копии)
Если в процессе визирования в проект документа вносятся существенные
изменения, он подлежит повторному визированию. При внесении в проект
документа уточнений, не меняющих его сути, повторного визирования не
требуется.
Для документа, подлинник которого отправляется из организации, визы
проставляются в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа.
По усмотрению организации допускается полистное визирование документа и его
приложения.
5. Передача
согласованного
проекта
документа
на
рассмотрение
руководителю или уполномоченному им лицу
Руководитель или уполномоченное им лицо рассматривают представленный
проект документа. При необходимости вносят свои замечания, исправления,
дополнения и после доработки документа подписывают его.
6. Регистрация подписанного генеральным директором документа.
Подписанные руководителем или уполномоченным им лицом исходящие
документы подлежат обязательной регистрации. Правила регистрации должны
быть закреплены в Инструкции по делопроизводству.
7. Отправка зарегистрированных документов адресатам
Документы отправляются в другие организации различными способами: по
почте,
факсу,
электронной
почте.
Почтовые
отправления
сортируют,
упаковывают, оформляют и сдают в отделение связи. Перед упаковкой
документов главный бухгалтер обязана проверить правильность их оформления,
наличие всех приложений, соответствие количества экземпляров количеству
адресатов и т. д.
Исходящие документы должны обрабатываться и отправляться в день
регистрации.
52
Неправильно оформленные документы подлежат возврату исполнителю на
доработку. На заказную корреспонденцию составляется опись рассылки, которая
подписывается сотрудником, выполняющим функции ДОУ, в данном случае,
главным бухгалтером, и датируется.
8. Подшивка в дело заверенной копии исходящего документа
Копии отправляемых документов подлежат обязательному заверению. Не
допускается помещать в дела незаверенные копии.
Служебная переписка группируется в дела, как правило, в пределах
календарного
года.
Систематизируется
она
в
хронологической
последовательности: документ-ответ помещается за документом-запросом. При
возобновлении переписки начавшейся еще в предыдущем году документы
включаются в дело текущего года. При этом указывается индекс дела
предыдущего года.
Пункты прохождения документа
Генеральный
Главный бухгалтер
Исполнитель
директор
Операции с
документами
Подготовка проекта
документа
Согласование
проекта документа
Доработка проекта
документа
Распечатка
окончательного
варианта
Рассмотрение,
подписание
Регистрация
документа
Отправка документа
Подшивка копии
документа в дело
Рис. 7 Оперограмма движения исходящего документа
53
3.1.3. Организация работы с внутренними документами
Большое количество документов создается в организации для решения
внутренних задач, возникающих в управленческой деятельности. Это: приказы,
акты, протоколы, справки, докладные и объяснительные записки и др. При
движении внутренних документов выполняются процедуры, которые встречаются
при обработке входящих и исходящих документов. И такая «двойственная»
природа внутренних документов не случайна. Сначала должны быть созданы (как
и исходящие документы), а затем, при необходимости, исполнены (как и
входящие документы). Существуют следующие этапы работы с внутренними
документами (рис.8):
1. Подготовка проекта документа.
2. Согласование проекта документа с заинтересованными должностными
лицами и доработка по замечаниям.
3. Распечатка окончательного варианта текста документа и передача его на
рассмотрение руководителю организации.
4. Регистрация подписанного генеральным директором документа.
5. Размножение зарегистрированного документа (при необходимости) и
передача копий исполнителям.
6. Работа исполнителей с документами.
7. Контроль исполнения документов.
8. Завершение работы исполнителя с документами.
9. Направление исполненного документа в дело.
При наличии в документах нескольких пунктов, требующих исполнения
разными
специалистами,
внутренние
документы
могут
передаваться
одновременно большому числу исполнителей. В этом случае целесообразно
оформить лист рассылки документа. В нем в письменной форме подтверждается
факт передачи документа на исполнение, например, в форме, представленной на
рис. 9. Необходимо отметить, что этапы движения входящих, исходящих и
внутренних документов должны быть детально прописаны в Инструкции по
делопроизводству
54
Пункты прохождения документа
Главный
Генеральный
Исполнитель
бухгалтер
директор
Операции с
документами
Подготовка
проекта
документа
Согласование
проекта
документа
Перепечатка
проекта
документа
Регистрация
Тиражирование
документа и
передача
исполнителям
Работа
исполнителя с
документом
Контроль
исполнения
Подшивка в дело
Рис.8. Оперограмма движения внутреннего документа
Особое внимание должно быть уделено вопросам соотношения и
«стыковки» процедур работы с документами, выполняемых традиционными
способами (например, подписание документа на бумажном носителе) и
электронными (например, составление, согласование и доработка проекта
документа).
Рис.9. Пример листа рассылки документов
55
3.2. Регистрация документов
Основой поcтроения информационно - поиcковых cистем по документам
является регистрация документов. При регистрации документ вводят в
информационно-справочную систему. Это обеспечивает:

письменное закрепление сведений о созданных или полученных
документах;

сохранность документов, устранение возможности их утраты;

быстрый
поиск
информации
о
поступивших
или
созданных
документах;

количественный учет обрабатываемых в организации документов для
подсчета объема документооборота;

восстановление из регистрационных форм информации о документах
при утрате подлинников;

В
контроль исполнения документов.
Обществе
применяется
централизованная
cистема
регистрации
документов главным бухгалтером. Согласно ГОСТ Р 7.0.8-2013 СИБИД.
Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения регистрация
документа – это «присвоение документу регистрационного номера и внесение
данных о документе в регистрационно-учетную форму». Данная операция
придает юридическую силу документу, т.к. фиксирует факт его создания или
получения. Регистрационный номер документа, или регистрационный индекс
документа, — это цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое
документу при его регистрации (п. 85 ГОСТ Р 7.0.8–2013).
Регистрационно-учетная форма — это документ (карточка, журнал), в том
числе в электронном виде, используемый для записи сведений о документе
в целях учета, поиска и контроля (п. 86 ГОСТ Р 7.0.8–2013).
После первичной обработки документы сортируются на регистрируемые и
нерегистрируемые.
56
Регистрации подлежат следующие документы:

которыми необходимо руководствоваться в работе;

требующие исполнения;

используемые в справочных целях;

предназначенные к отправке для исполнения в другие организации.
Не регистрируются документы, присланные для сведения и не требующие
ответа:
-
поздравительные письма;
-
рекламные письма;
-
приглашения;
-
программы семинаров, совещаний, печатные издания;
-
конверты с пометкой «лично»;
-
копии нормативных документов, постановлений и распоряжений
государственных органов, информационные материалы.
В организации отсутствует список регистрируемых и нерегистрируемых
документов.
Документы в Обществе регистрируются один раз: создаваемые – в день
подписания или утверждения, поступающие – в день поступления.
Не все документы должны регистрироваться службой ДОУ. Документы
специальных (функциональных) систем документации лучше регистрировать в
соответствующих
подразделениях.
Например,
бухгалтерия
использует
специализированное программное обеспечение: 1С: Бухгалтерия версия 8.2;
Клиент-банк версия BS-Client v.3; СБИС-Электронная отчетность версия 2.4.401;
Документы ПУ-6
версия 1.0.75.883; Консультант + версия ПРОФ 2016;
Налогоплательщик ЮЛ версия 4.49.4.
При построении системы регистрации документов важно учитывать, что
регистрацию следует вести дифференцированно: по потокам документов
(входящие, исходящие, внутренние), а внутри потоков — по видам документов
(например, приказы, протоколы, переписка) и их разновидностям (например,
приказы по основной деятельности, приказы по административно-хозяйственным
57
вопросам, приказы по личному составу) [30]. Необходимо также учитывать также
сроки хранения документов одного вида или одной разновидности для раздельной
регистрации. Например, приказы о приеме на работу и приказы о предоставлении
работнику ежегодного оплачиваемого отпуска регистрируются раздельно. В ООО
«Механические мастерские все приказы по личному составу регистрируются в
одной регистрационной форме.
Раздельная регистрация документов приводит к необходимости разработки
в организации нескольких регистрационно-учетных форм и систем индексации
документов. В то же время любая регистрационно-учетная форма включает в себя
набор определенных реквизитов, а различия в этих формах связаны именно с
составом данных реквизитов. При этом ряд реквизитов документов является
обязательным для любой регистрационно-учетной формы.
Регистрационные номера (индексы) присваиваются входящим, исходящим и
внутренним документам в пределах календарного года. В Обществе для
регистрации документов используется валовая порядковая нумерация.
Но для последующего разделения всей переписки на информационные
массивы по конкретной тематике, облегчения поиска документов входящим и
исходящим письмам можно присвоить сложные номера, состоящие из нескольких
частей.
Индекс любого письма должен включать, как правило:

очередной порядковый номер документа с начала календарного года;

номер дела, в которое будет в дальнейшем подшит поступивший и
исполненный документ, или номер дела, куда будет помещена копия
отправленного документа.
Например, поступившее в организацию письмо было 56-м по счету с начала
календарного года и после исполнения оно будет подшито в дело № 02–11.
Данное письмо будет иметь регистрационный индекс: 56/02–11. Копия ответа на
это письмо будет подшита вместе с поступившим письмом, т. е. в дело № 02–11.
Если у отправляемого ответа будет порядковый номер с начала календарного
года, например, 1009, то индекс исходящего письма: 02–11/1009.
58
Для регистрации внутренних документов в организации применяются
простые порядковые номера с начала календарного года раздельно по видам и
разновидностям документов, например:
приказ № 1, приказ № 2 … протокол № 1, протокол № 2 … акт № 1, акт №
2.
Регистрация входящих документов проходит следующим образом: главный
бухгалтер
разбирает
входящую
корреспонденцию
и
заносит
данные
о
поступивших документах в журнал регистрации «Входящая корреспонденция».
На полученном документе проставляется отметка о поступлении в виде штампа.
Он проставляется в правом нижнем углу лицевой стороны первой страницы
документа. Регистрационный штамп содержит дату и регистрационный номер
документа и имеет следующий вид (рис 10):
ООО «Механические мастерские»
Дата___________
№________
Рис. 10. Образец штампа входящего документа
Главный бухгалтер вносит данные в регистрационную форму-журнал
входящих документов, который имеет графы (рис.11):
1)дата поступления, индекс документа;
2) корреспондент;
3)краткое содержание документа;
4) примечания.
Помимо
названных
реквизитов,
в
регистрационно-учетную
форму
входящих документов необходимо включить следующие данные:
—резолюция
(исполнитель,
задание,
резолюции);
— отметка о передаче на исполнение.
срок,
автор
резолюции,
дата
59
… и т. д.
Дата поступления, индекс
документа
Корреспондент
Краткое
содержание
документа
Примечания
1
2
3
4
Рис. 11. Форма журнала регистрации входящей корреспонденции
ООО «Механические мастерские»
Регистрационный номер,
дата документа
Кому адресован
Краткое
содержание
Примечания
1
2
3
4
Рис. 12. Форма журнала регистрации исходящей корреспонденции
ООО «Механические мастерские»
Проект дополненной формы журнала регистрации входящих документов
представлен в приложении 16.
Исходящие документы регистрируются в журнале регистрации исходящей
документации (рис. 12), который имеет следующие графы:
1) регистрационный номер, дата документа;
2) кому адресован;
3) краткое содержание документа;
4) примечания.
Для отражения более полной информации о документе регистрационную
форму исходящих документов необходимо дополнить следующими данными:
— кем подписан документ;
— отметка об исполнителе;
— сведения об ответном документе (дата поступления, регистрационный
номер, краткое содержание);
60
Проект
дополненного
журнала
регистрации
исходящих
документов
представлен в приложении 16.
Регистрационно-учетная форма внутренней документации обязательно
должна включать следующие данные (приложение 16):
— дата регистрации документа;
— регистрационный номер (индекс) документа;
— краткое содержание документа;
— отметка об исполнении документа;
— кем подписан документ;
— отметка об исполнителе;
— резолюция (исполнитель, задание, срок, автор резолюции, дата
резолюции);
— отметка о передаче на исполнение.
Журналы регистрации хранятся в запираемых шкафах (сейфах) в кабинете
главного бухгалтера. Посторонние лица к документам не допускаются.
В
ООО
«Механические
мастерские»
ведутся
несколько
журналов
регистрации (для входящих, исходящих и внутренних документов). Внутренние
документы не всегда разделяются при регистрации по разновидностям. Правила
индексации документов не соблюдаются.
В ООО «Механические мастерские» относительно небольшой объем
документооборота, поэтому целесообразно ручное заполнение журнальных форм
регистрации. Но, по журналам регистрации сложно вести поиск документов и
невозможно вести контроль исполнения документов. Для систематизации
документов по срокам исполнения необходимо вторично регистрировать
поставленные на контроль документы на контрольных карточках. Следовательно,
можно сделать вывод о том, что регистрация документов в журналах неудобна в
работе и, как следует из прилагаемых образцов, неполноценно отражает сведения
о документах.
61
3.3.
Контроль исполнения документов
Большинство входящих и внутренних документов организации требуют
исполнения.
Исполнение
документов
осуществляют
специалисты
соответствующих структурных подразделений.
Задания, которые необходимо выполнить, содержатся либо в тексте
документа
(например,
в
распорядительной
части
текста
приказа,
в
постановляющей части текста протокола), либо в тексте документа и резолюции
руководителя, проставленной на этом документе (например, в письме, служебной
записке, заявлении).
Контроль исполнения документов в ООО «Механические мастерские»
осуществляют генеральный директор, главный бухгалтер,
руководители
структурных подразделений, ответственные исполнители.
Служба делопроизводства контролирует исполнение организационнораспорядительных документов. Документы других систем контролируются
соответствующими подразделениями или работниками.
Главный бухгалтер, как специалист, исполняющий обязанности по
делопроизводству, должен организовать исполнение документа после его издания
или рассмотрения руководителем организации. Передать документ исполнителю
после его регистрации или рассмотрения, размножить документ в нескольких
экземплярах (по числу исполнителей), оказать методическую помощь в случае
вынужденного перенесения срока исполнения и т. д.
Работа исполнителя с документом требует своевременной и качественной
подготовки ответа или выполнения предусмотренных заданием мероприятий.
Как правило, каждый исполнитель достаточно ответственно относится к
выполнению поручений руководства. Однако это не исключает необходимости
контроля исполнения документов в целях исключения срыва сроков исполнения.
В соответствии с ГОСТ Р 7.0.8-2013 «СИБИД. Делопроизводство и
архивное дело. Термины и определения» под контролем исполнения документов
понимается совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение
документов.
62
Контроль позволяет решать следующие задачи:
 учет хода исполнения документов;
 выявление нарушений сроков исполнения;
 информирование руководства организации о ходе исполнения
 документов;
 выявление и своевременное устранение причин неисполнения
 документов;
 повышение персональной ответственности исполнителей
 за своевременное исполнение документов;
 укрепление исполнительской дисциплины.
Контроль исполнения включает:

постановку документов на контроль;

своевременное доведение документа до исполнителя;

проверку и регулирование хода исполнения документа (ведение
контроля);

снятие документа с контроля;

учет
и
обобщение
результатов
контроля,
информирование
руководителя.
В Обществе контроль исполнения выполняется в традиционном (ручном)
режиме путем регулярного отслеживания журналов регистрации и напоминания
исполнителям о приближении срока исполнения.
За главным бухгалтером закреплены следующие операции:
 проставляет на документе отметки о контроле;
 направляет документ исполнителю;
 напоминает исполнителю о сроке исполнения;
 получает информацию о ходе и результатах исполнения;
 фиксирует ход и результаты исполнения документа;
 регулярно информирует руководителя о состоянии и результатах
исполнения;
63
 сообщает о ходе и результатах исполнения документов на оперативных
совещаниях, заседаниях коллегиальных органов;
 подготавливает материалы для снятия документов с контроля;
 снимает документы с контроля по указанию руководителя;
При ведении контроля важнейшее значение имеет срок исполнения
документов,
т.
e.
срок,
установленный
нормативно-правовым
актом,
организационно-распорядительным документом или резолюцией.
Сроки исполнения исчисляются в календарных днях с даты подписания
(утверждения) документа, а для поступивших – с даты поступления. Срок
исполнения документа может быть типовым или индивидуальным. Типовой срок
устанавливается
нормативно-правовым
актом,
а
индивидуальный
–
организационно-распорядительным документом или резолюцией.
Чтобы эффективно вести контроль исполнения документов, можно
составить Перечень типовых сроков исполнения. Например, по следующей форме
(рис. 13):
Вид документа
Срок исполнения
Предложение
30 дней со дня получения
о согласовании условий предложения (если иной срок
договора поставки …
не установлен законом или
не согласован сторонами)
Нормативно-правовой акт,
устанавливающий срок
исполнения
Гражданский кодекс
Российской Федерации (ст.
507)
Обращения граждан
Рис. 13. Перечень типовых сроков исполнения
Если
срок
исполнения
переносится,
то
исполнитель
мотивирует
в докладной записке уважительные причины перенесения срока исполнения
документа. После ее получения генеральный директор принимает решение
о переносе срока исполнения, что фиксируется в его резолюции.
64
Проверяется ход исполнения на всех этапах до истечения срока, например
в следующем порядке:
 задания последующих лет проверяются ежеквартально;
 задания последующих месяцев текущего года – ежемесячно;
 задания текущего месяца – каждые 10 дней, а в последнюю декаду – за пять
дней и за три дня до истечения срока исполнения документа.
Особое внимание в ходе исполнения необходимо обращать
на сложные
по составу текста документы, включающие комплекс заданий по решению
определенной проблемы, например, приказы руководителя организации по
основной деятельности.
В работе с такими документами нередко принимают участие специалисты
нескольких структурных подразделений, а сроки исполнения отдельных заданий,
как правило, различны. В подобных ситуациях на каждый контролируемый
документ временно оформляется «контрольное» дело, в которое собираются все
материалы, относящиеся к исполнению данного документа: справки, отчеты,
докладные записки, объяснительные записки и т. п., отражающие ход исполнения
и результаты проверок.
После снятия документа с контроля эти дела расформировываются,
а содержащиеся в них документы помещаются в другие дела, которые заводятся
в соответствии с номенклатурой дел организации.
Предупредительный контроль
Важно при ведении контроля предупредить возможный срыв исполнения, т.
e. вести предупредительный контроль.
Главный
бухгалтер
выполняет
не только
формально-сроковый,
но и предупредительный контроль:
 напоминают исполнителям о приближении сроков исполнения,
 выясняют состояние исполнения,
 выявляют причины возможного срыва,
 принимают меры по их устранению, информируя руководителя.
65
Документ
считается
исполненным
и снимается
с контроля
после
исполнения заданий, сообщения результатов заинтересованным организациям
и должностным
лицам
или
другого
документированного
подтверждения
исполнения.
Результаты исполнения отмечаются в контрольной карточке и на самом
исполненном документе (отметка об исполнении документа и направлении его
в дело).
Результаты
периодически
работы
исполнителей
(например,
с контролируемыми
ежемесячно)
должны
документами
обобщаться
и анализироваться. Полученная аналитическая информация должна вносится
в специальную отчетную форму и передаваться на рассмотрение руководителю.
Например, в следующей форме (рис 14.):
Рис. 14. Примерная форма сведений об исполнении документов
Анализируя состояние исполнительской дисциплины, важно определить,
что стало причиной срыва исполнения документа: объективные обстоятельства
или ненадлежащее исполнение работником должностных обязанностей. С этой
целью можно разработать классификатор причин неисполнения документов,
например:
Код
причины
01
Причина
направление работника в командировку
66
02
временная нетрудоспособность работника
03
форс-мажорные обстоятельства
04
непредставление информации ответственному исполнителю
другими работниками организации
несвоевременная
передача
службой
делопроизводства
документов ответственному исполнителю
нерациональное распределение контрольных заданий между
исполнителями
отсутствие у исполнителя доступа к необходимой информации
05
06
07
08
отсутствие у исполнителя уважительной причины неисполнения
документов и т. п.
Рис. 15. Примерный классификатор причин неисполнения документов
Главная цель анализа результатов исполнения документов – не применение
дисциплинарных взысканий в случае срыва контрольного срока, а выявление
причин неисполнения и разработка мер по их устранению. Основными способами
повышения исполнительской дисциплины должны быть как меры по укреплению
производственной дисциплины, так и материальное стимулирование работников,
исполняющих документы в установленный срок.
В результате проведенного исследования можно сделать вывод, что
осуществление контроля исполнения документов и поручений с помощью
журналов регистрации затрудняет его ведение.
Это усложняет работу
специалиста, отнимает много времени, может приводить к нарушению сроков.
Также в Обществе не составляются аналитические справки по контролю
исполнения документов и поручений, что не позволяет понять общее состояние
исполнительской дисциплины и выявить причины срывов сроков исполнения.
3.4.
Формирование и оперативное хранение дел
Документы организации, работа с которыми завершена, формируются в
дела. Дело – документ или совокупность документов, относящихся к одному
вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку [20].
67
Дела формируются в течение года в соответствии с номенклатурой дел
организации. Документы в процессе работы с ними хранятся у исполнителей.
Законченные
делопроизводством
документы
формируются
в
дела.
«Формированием дел называется группировка исполненных документов в дела в
соответствии с номенклатурой дел» [20]. Формирование дела начинается сразу с
начала года. Для этого в конце предшествующего года заготавливают
необходимое количество папок, на которых указывают заголовки дел и срок
хранения. Заголовки и сроки хранения переносятся на обложку с обложек дел,
сформированных за прошлые годы. Если в течение года будет заведено новое
дело, для него составляют свой заголовок. Формирование дел осуществляет
главный бухгалтер.
Работа по формированию дел состоит из следующих операций:
 распределение исполненных документов по делам в соответствии с
номенклатурой дел;
 расположение
документов
внутри
дела
в
так
как
определенной
последовательности;
 оформление обложки дела.
Дела
формируются
главным
бухгалтером,
он
выполняет
обязанности по ДОУ и в структурных подразделениях.
Правильность формирования дел достигается соблюдением ряда правил,
состоящих в следующем:
1. В дела помещаются документы одного календарного года, за
исключением переходящих, судебных, личных дел.
2. Документы постоянного и временного сроков хранения группируются в
дела отдельно.
Например, отдельно следует хранить подлинники и копии документов,
годовые и квартальные планы работы или отчеты и др., поскольку эти документы
имеют различные сроки хранения.
В отдельных случаях допускается временная группировка в одном деле
документов различных сроков хранения, если они относятся к одному вопросу.
68
По окончании календарного года и завершении рассмотрения вопроса такие
документы рекомендуется перегруппировать в самостоятельные дела.
3. В дело включается один экземпляр документа.
Не включаются в дело документы, подлежащие возврату, черновики,
рабочие варианты (проекты) документов, изготовленные для работы копии и др.
(исключение составляют черновые и дублетные материалы особо ценных
документов, копии, которые имеют резолюции, визы, пометки, являющиеся
дополнением к основному документу).
Как правило, в отдельные части выделяются приложения, если они
составляют 25 и более листов. В основном документе об этом делается
соответствующая отметка.
4. Каждый документ, включенный в дело, должен быть оформлен в
соответствии с установленными правилами; документы помещаются в дело в
соответствии с отметками исполнителей на документах «В дело №... за … год,
дата и подпись исполнителя».
5. Не допускается разобщение в делах инициативных писем (запросов) и
ответов, подшивка сопроводительных писем без приложений или без отметок об
их местонахождении, подшивка в дела документов, подлежащих возврату
корреспондентам.
6. Сформированное дело должно содержать не более 250 листов (папка
примерно 4 см в толщину). Ограничений по минимальному объему дел не
существует. При большом объеме документов, относящихся к одному делу,
производится деление комплекса документов на отдельные тома, части.
7.
Внутри
дела
документы
располагаются
в
определенной
последовательности:

хронологической
документов
в
(хронологическому
деле
соответствует
порядку
расположение
расположения
по
порядку
регистрационных номеров документов);

алфавитной (например, располагаются предложения, заявления и
жалобы граждан);
69

соответствующей рассмотрению вопроса.
Группируя в дела отдельные комплексы документов, следует соблюдать
правила, учитывающие особенности этих категорий документов.
Распорядительные документы формируются в отдельные дела по названиям
(приказы, распоряжения, указания, решения).
Приказы по основной деятельности, приказы по административнохозяйственным вопросам и приказы по личному составу группируются в дела
отдельно.
Уставы,
положения,
инструкции,
утвержденные
распорядительными
документами, как и приложения к ним, включаются в дела вместе с
распорядительными
документами.
Если
эти
документы
утверждались
генеральным директором без издания распорядительных документов, то они
формируются в самостоятельные дела.
Протоколы заседаний формируются в дела с учетом авторского признака
(протоколы совещания у генерального директора, протоколы совета директоров и
др.) и по хронологии и порядку номеров.
Вместе с протоколами, как правило, в дело включаются документы, на
основании которых они готовились (повестка дня, доклады, проекты решений и
др.). Эти документы помещаются после протоколов в последовательности
рассмотрения вопросов. При значительном объеме таких документов они могут
формироваться в отдельное дело в соответствии с номерами протоколов и в
последовательности решения вопросов.
Утвержденные планы, отчеты группируются в дела отдельно от проектов
этих документов и расчетов по ним. Плановые, отчетные документы хранятся в
делах того года, к которому они относятся по содержанию, независимо от
времени составления, например:
отчет за 2014 год, составленный в 2015 году, должен быть подшит в дело
2014 года, а не 2015-го;
план на 2015 год, составленный в 2014 году, – в дело 2015 года.
70
Перспективные планы относятся к начальному году их действия, отчеты о
выполнении перспективного плана – к последнему году действия плана.
Документы в отчетах необходимо располагать в систематическом порядке.
Лицевые
счета
работников
по
заработной
плате
группируются
в
самостоятельные дела и располагаются в алфавитном порядке по фамилиям.
Статистическая
документация,
образующаяся
в
управленческой
деятельности, группируется самостоятельно или в одном деле с другими
документами по данному вопросу.
Например, к отчету организации по основной деятельности за 2017 год
прилагаются формы статистической отчетности, характеризующие деятельность
данной организации по основной деятельности.
Переписка группируется в дела в хронологической последовательности
разрешения вопросов, начиная с более ранних документов и кончая более
поздними по данному вопросу.
В целях правильного формирования дел, оперативного поиска, учета и
хранения документов составляется номенклатура дел – «систематизированный
перечень заголовков дел, создаваемых в организации, с указанием сроков их
хранения» [20].
Документы
по
окончании
работы
с
ними
подлежат
текущему
(оперативному, временному) хранению. Документы находятся в оперативной
работе еще год после окончания их в делопроизводстве. В этот период
потребность в них сохраняется, и к ним могут обращаться за справками для
уточнения, изучения или повторного рассмотрения.
71
СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО
4.
ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ В ООО «МЕХАНИЧЕСКИЕ
МАСТЕРСКИЕ»
Таким
образом,
по
результатам
исследования
определились
пути
совершенствования документирования управленческой деятельности в ООО
«Механические мастерские»:
 доработка документов, регламентирующих работу сотрудников по
документационному обеспечению управления;
 построение
эффективной
информационно-поисковой
системы,
системы контроля исполнения документов и поручений;
 автоматизация создания, обработки, хранения, поиска документов.
В Обществе отсутствует документ, который должен устанавливать правила,
приемы, процессы создания документов, порядок работы с ними - инструкция по
делопроизводству. Данная инструкция — ключевой момент в работе с
документами. Ее создание — обязательный этап развития системы ДОУ и
организации
в
целом.
Практически
инструкция
закрепляет
систему
делопроизводства. Вероятно, с отсутствием данного локального нормативного
акта связано то, что оформление документов, создаваемых в ООО «Механические
мастерские», не всегда соответствует необходимым требованиям. В частности,
наблюдается
отсутствие некоторых
размещение
реквизитов,
нарушаются
реквизитов,
требования
неверное
к
оформление и
оформлению
текста
документа. Встречаются грубые ошибки при оформлении реквизита гриф
утверждения.
Следовательно, необходимо разработать инструкцию по делопроизводству,
которая установит единый порядок составления, оформления документов и
работы с ними. Разработка Инструкции заключается:
 в поиске готовых правил;
 внимательном их изучении;
 их адаптации под конкретное предприятие.
72
В качестве источников информации можно использовать:
 Методические
рекомендации
по разработке
инструкций
по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утв.
приказом Росархива от 23.12.2009 № 76);
 ГОСТ Р 7.0.8–2013 «Национальный стандарт Российской Федерации.
Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу.
Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»;
 ГОСТ Р 6.30–2003 «Государственный стандарт Российской Федерации.
Унифицированные системы документации. Унифицированная система
организационно-распорядительной
документации.
Требования
к оформлению документов»;
 Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30–2003 (утв.
Росархивом).
В Обществе для изготовления документов используются виды бланков:
общий бланк, бланк письма с продольным расположением реквизитов, бланк
конкретного вида документа (приказа). Все используемые в организации бланки
имеют одинаковую форму, характерную в большей степени для бланка письма.
Необходимо привести бланки в соответствие, установить для каждого бланка
соответствующий состав реквизитов.
Доработана
форма
бланка
письма
организации,
проект
которого
представлен в приложении 2. Добавлено сокращенное наименование учреждения.
Бланк дополнен реквизитами: ссылка на дату и номер входящего документа.
Исправлен порядок следования адресных данных, а также верно размещены
смещенные реквизиты. Разработан проект углового бланка письма (приложение
3).
Также был исследован и исправлен в соответствии с требованиями бланк
приказа (приложение 4), общий бланк (приложение 5).
В ходе анализа организационных документов была изучена должностная
инструкция главного бухгалтера. При изучении документа были выявлено
следующее:
73
 документ оформлен не на бланке организации;
 допущены ошибки при оформлении реквизитов документа;
 в документе отсутствуют необходимые разделы: «Взаимосвязи»,
«Организация и оценка работы»,
«Порядок пересмотра должностной
инструкции»;

в документе не прописаны обязанности главного бухгалтера
по
ведению делопроизводства.
В соответствии с выявленными недочетами был разработан проект
должностной инструкции главного бухгалтера ООО «Механические мастерские»,
в котором помимо поправок в оформлении реквизитов предлагается внести
изменения в структуру текста документа. Добавлены новые разделы.
В ходе изучения организации документационного обеспечения в Обществе
были проанализированы документы: устав, письмо, приказ, правила внутреннего
трудового распорядка. Были
разработаны проекты: титульного листа устава,
письма, приказа.
При исследовании документов, в частности писем, были установлено, что в
их
текстах часто встречаются нелогично построенные предложения, ошибки.
Таким образом, чтобы облегчить составление документов в делопроизводстве и
сэкономить время, можно разработать конструктор делового письма. Работать с
ним можно следующим образом:
1. Смотреть в таблице, представленной ниже, шаблонные фразы, которые
чаще всего используются при написании деловых писем. Затем выбрать
нужные из каждого столбца, добавить в свое письмо, дописать детали,
проверить.
2. Использовать конструктор делового письма, который представляет собой
готовый шаблон в программе MS Word (приложение 17). Заполнить
реквизиты, выбрать из выпадающих списков нужные фразы, добавить
свой текст. Получается готовое письмо.
74
Обращение
Уважаемый
Иван
Петрович!
Зачем
обратились
Сообщаем Вам
Уважаемые
коллеги!
Уважаемые
сотрудники!
Информируем
вас
Обращаюсь к
Вам
Уважаемые
господа!
Напоминаю о
нашей
договоренности
Предоставляю
информацию по
вашему запросу
Хотим с Вами
согласовать
Уважаемый
господин
Председатель!
Уважаемый
господин
Орлянский!
Уважаемая
Анна
Степановна!
Благодарим Вас
за оказанное
содействие
Приглашаем
вашу
организацию
принять участие
Напоминаем, что
дата совещания
Направляем вам
отчет
Что произошло
Произошла
задержка оплаты
Мы не получили
счет-фактуру
Снизились
производственные
показатели
Был нарушен срок
получения груза
Просьба/пути
решения
Просим дать
указание
Просим
подтвердить
Прошу оказать
содействие
Предлагаем вам
Увеличились
налоговые ставки
Заверяем
Изменились цены
на
Информацию
просим
предоставить
до
Гарантируем
На производстве
сложилась
следующая
ситуация
Была перенесена
дата совещания
Заключение
Ваша помощь
была бы
неоценима для
нас
Ждем ваших
предложений до
Надеемся на
ваше участие
Надеемся на
дальнейшее
сотрудничество
Будем
признательны за
понимание
Желаем успехов!
Просим
направить
вашего
представителя
Таблица. Часто используемые фразы в деловом письме
Регистрация поступающих и исходящих документов в ООО «Механические
мастерские» проводится главным бухгалтером в журнальной форме. Данная
форма регистрации в настоящее время устарела, т.к. затрудняет информационносправочную работу и контроль исполнения документов
и, как следует из
прилагаемых образцов, неполноценно отражает сведения о регистрируемых
документах. Проекты регистрационных форм представлены в приложении 16.
Регистрационные номера (индексы) присваиваются входящим, исходящим и
внутренним документам в пределах календарного года. В Обществе для
регистрации документов используется валовая порядковая нумерация.
75
Но для последующего разделения всей переписки на информационные
массивы по конкретной тематике, облегчения поиска документов входящим и
исходящим письмам можно присвоить сложные номера, состоящие из нескольких
частей.
Индекс любого письма должен включать, как правило:
•
очередной порядковый номер документа с начала календарного года;
•
номер дела, в которое будет в дальнейшем подшит поступивший и
исполненный документ, или номер дела, куда будет помещена копия
отправленного документа.
Соблюдая правила индексации документов, следует вести одновременно
несколько журналов регистрации (для входящих, исходящих и внутренних
документов, разделив последние еще и по видам (разновидностям) документов).
В ООО «Механические мастерские» для упрощения регистрации можно
использовать стандартные программы MS Excel либо MS Word. Регистрацию
документов в данных программах можно производить в таблицах. Также имеется
возможность прикреплять, при необходимости, ссылки на отсканированные
образы документов. Вадим ИПАТОВ, заместитель генерального директора по
развитию бизнеса компании «ИнтерТраст» в журнале «Справочник секретаря»
говорит следующее: «в организациях малого бизнеса нет смысла внедрять
электронный документооборот. Деловые процессы не так развиты, поэтому
автоматизация не требуется. Для решения базовых задач документооборота вам
хватит программы MS Office. Например, регистрировать входящие и исходящие
документы можно в MS Excel. Организация документооборота на базе MS Excel
не потребует дополнительных денежных вложений, так как MS Office установлен
на компьютерах работников по умолчанию».
Таким образом, внедрение системы электронной регистрации документов,
позволяет повысить эффективность работы с документами, ускорить их поиск,
сократить сроки согласования и принятия решений, не терять документы и всегда
иметь их под рукой.
76
Ручное заполнение журнальных форм регистрации в настоящее время
можно встретить только в небольших организациях с малым объемом
документооборота. Это связано с тем, что по журналам регистрации сложно вести
поиск документов и вести контроль исполнения документов. Контроль
исполнения документов и поручений в ООО «Механические мастерские»
производится путем просмотра журналов регистрации. Для систематизации
документов по срокам исполнения необходимо вторично регистрировать
поставленные на контроль документы на контрольных карточках.
Регистрационно-контрольные карточки (РКК) ведутся в электронном виде и
при необходимости распечатываются. Количество экземпляров регистрационноконтрольных карточек определяется числом справочных и контрольных картотек
в
структурных
подразделениях,
где
документ
будет
исполняться
и
контролироваться. В зависимости от задач поиска информации в организациях
чаще всего формируются картотеки по корреспондентам, предметно-вопросные,
по видам документов, по обращениям граждан и др. Экземпляр карточки можно
передавать вместе с документом в структурное подразделение для устранения
повторной регистрации.
Автоматизированные системы обработки документов позволяют отказаться
от традиционных картотек на бумажных носителях и заменить их электронными.
Например, у исполнителя есть электронная подпись. Она подтверждает факт
получения или передачи документа без распечатки экземпляров РКК.
Пример универсальной формы РКК, которую можно использовать для
регистрации любого документа представлен на рис 16.
Чтобы эффективно вести контроль исполнения документов, избежать
ошибок при определении сроков можно составить Перечень типовых сроков
исполнения (рис. 13).
В Обществе не производится анализ результатов работы исполнителей с
контролируемыми документами, что не позволяет увидеть общую ситуацию с
исполнительской дисциплиной. Периодически (например, ежемесячно) данная
информация должна обобщаться
и анализироваться. Затем, полученные
77
результаты
можно внести в специальную отчетную форму и передать
на
рассмотрение генеральному директору. Анализируя состояние исполнительской
дисциплины, важно определить, что стало причиной срыва исполнения
документа:
объективные
обстоятельства
или
ненадлежащее
исполнение
работником должностных обязанностей. С этой целью можно разработать
классификатор причин неисполнения документов (рис. 15).
Для хранения электронных документов и различных копий в электронном
виде можно использовать Облако Mail.Ru.
Облако Mail.Ru — это надежное хранилище в интернете (рис.17). Все
нужные файлы всегда под рукой, доступны в любой точке мира с любого
устройства. С помощью Облака можно сэкономить место на жестком диске
компьютера.
Рис. 16. Форма регистрационно-контрольной карточки
В Облаке все файлы находятся под надежной защитой. Даже если сломается
компьютер, все файлы сохранятся. Необходимо создать на своем компьютере
папку, сохранить в ней и файлы и синхронизировать ее с Облаком. Для более
надежной сохранности данных в Облаке создаются резервные копии всех файлов
и хранятся
в отдельном дата-центре. Если с одним из дата-центров что-то
произойдет, данные будут доступны из бэкапа во втором.
78
Рис. 17. Облако Mail.ru – облачное хранилище данных
В Облаке имеется возможность создавать общие папки и совместно с
другими пользователями хранить файлы и вносить изменения в содержимое.
Например, организовывать групповую работу над документом или пополнять
общую папку с учебными материалами.
В Облаке можно поделиться вашими файлами с другими людьми. Для этого
создается ссылка на нужный файл в Облаке и копируется. Отправить ссылку
можно любым из привычных способов, в том числе в SMS-сообщении, если в
данный момент вы находитесь в Облаке со своего смартфона. Таким образом,
можно получить доступ к рабочим документам из любой точки.
Все файлы, которые сохраняются или передаются в Облаке Mail.Ru,
проверяются антивирусной системой.
Создание электронных хранилищ позволяет упростить использование
документов в текущей деятельности, так как работу с документом могут
производить несколько сотрудников одновременно, а доступ к документу
осуществляется в течение нескольких секунд в соответствии с правами
сотрудника. Использование электронных хранилищ документов позволяет
повысить оперативность выполнения заданий и должностных обязанностей.
Документированная информация составляет основу управления, его
эффективность
в значительной
степени
базируются
на производстве и
79
потреблении
информации.
полноценным ресурсом
В
современном
обществе
информация
стала
производства, важным элементом социальной и
политической жизни общества. Качество информации определяет качество
управления. В современных условиях для повышения эффективности управления
необходимо уделять достаточное внимание совершенствованию работы с
документами. Культура работы с документами - это часть производственной
культуры, являющейся важной предпосылкой успешной деятельности в условиях
рынка.
80
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
Целью выпускной квалификационной работы являлось исследование
организации
предложений
документационного
по
обеспечения
совершенствованию
управления
организации
и
разработка
документационного
обеспечения в ООО «Механические мастерские». Задачи определили направления
исследования. При изучении объекта исследования была прослежена история
развития предприятия, дана его краткая характеристика, определена роль и
функции службы документационного обеспечения управления, изучены системы
документации, проанализированы документооборот, информационно-поисковая
система и организация контроля исполнения документов, рассмотрен порядок
формирования
и
оперативного
хранения
дел,
разработаны
пути
совершенствования документационного обеспечения управления.
Документирование деятельности Общества
производится на бланках с
указанием сведений, позволяющих идентифицировать автора и подтвердить
юридическую силу документа. Но формы бланков не доработаны, не
соответствуют необходимым требованиям. Для всех бланков применяется
одинаковая форма с продольным расположением реквизитов, по составу
свойственная бланку письма. На бланках отсутствуют реквизит сокращенное
наименование организации, неверно расположены реквизиты дата документа и
регистрационный номер документа. Проекты общего бланка, бланка письма,
бланка конкретного вида документа для ООО «Механические мастерские»
представлены в приложениях.
В ООО «Механические мастерские» обязанности по документационному
обеспечению
управления
выполняет
главный
бухгалтер.
При
изучении
должностной инструкции главного бухгалтера были выявлены недочеты.
Например, обязанности главного бухгалтера по ведению делопроизводства не
прописаны. В соответствии с необходимыми требованиями разработан проект
должностной инструкции главного бухгалтера ООО «Механические мастерские»,
в котором помимо поправок в оформлении реквизитов предлагается внести
изменения в структуру текста документа. Включены новые разделы.
81
В
ходе
изучения
систем
документации
Общества
также
были
проанализированы документы: устав, правила внутреннего трудового распорядка,
приказ, исходящее письмо. Подробный их анализ приведен в главе 3. Были
разработаны проекты: титульного листа устава, приказа, письма.
При изучении документации был сделан вывод о том, что оформление
документов в ООО «Механические мастерские» не всегда соответствует
современным требованиям, нет единообразия, встречаются грубые ошибки при
составлении документов. В Обществе отсутствует документ, который должен
устанавливать правила, приемы, процессы создания документов, порядок работы
с ними - инструкция по делопроизводству. Данная инструкция — ключевой
момент в работе с документами. Ее создание — обязательный этап развития
системы ДОУ и организации в целом. Практически инструкция закрепляет
систему делопроизводства. Вероятно, с отсутствием данного локального
нормативного акта связано то, что оформление документов, создаваемых в
ООО «Механические мастерские», не всегда соответствует необходимым
требованиям. Проект инструкции по делопроизводству для ООО «Механические
мастерские» представлен в приложении 18.
Регистрационные номера (индексы) присваиваются входящим, исходящим и
внутренним документам в пределах календарного года. В Обществе для
регистрации документов используется валовая порядковая нумерация. Не
соблюдается правильная индексация документов. Но для последующего
разделения всей переписки на информационные массивы по конкретной тематике,
облегчения поиска документов входящим и исходящим письмам можно
присвоить сложные номера, состоящие из нескольких частей.
Индекс любого письма должен включать, как правило:
 очередной порядковый номер документа с начала календарного года;
 номер дела, в которое будет в дальнейшем подшит поступивший и
исполненный документ, или номер дела, куда будет помещена копия
отправленного документа.
82
В
ООО
«Механические
мастерские»
ведутся
несколько
журналов
регистрации (для входящих, исходящих и внутренних документов). Внутренние
документы не всегда разделяются при регистрации по разновидностям.
В ООО «Механические мастерские» относительно небольшой объем
документооборота, поэтому ручное заполнение журнальных форм регистрации
целесообразно. Но, по журналам регистрации сложно вести поиск документов и
невозможно вести контроль исполнения документов. Для систематизации
документов по срокам исполнения необходимо вторично регистрировать
поставленные на контроль документы на контрольных карточках. Следовательно,
можно сделать вывод о том, что регистрация документов в журналах неудобна в
работе и, как следует из прилагаемых образцов, неполноценно отражает сведения
о
документах.
Проекты
учетно-регистрационных
форм
представлены
в
приложении 16.
В ООО «Механические мастерские» для упрощения регистрации можно
использовать стандартные программы MS Excel либо MS Word. Регистрацию
документов в данных программах можно производить в таблицах. Также имеется
возможность прикреплять, при необходимости, ссылки на отсканированные
образы документов, фильтровать документы по заданным параметрам.
В постановке контроля исполнения документов так же имеются проблемы.
Контроль исполнения выполняется путем регулярного отслеживания журналов
регистрации и напоминания исполнителям о приближении срока исполнения.
Для систематизации документов по срокам исполнения необходимо
вторично регистрировать поставленные на контроль документы на контрольных
карточках. Регистрационно-контрольные карточки
(РКК)
можно
вести
в
электронном виде и при необходимости распечатывать.
Для хранения электронных документов и различных копий в электронном
виде можно использовать Облако Mail.Ru - это надежное хранилище в интернете
(рис.). Все нужные файлы всегда под рукой, доступны в любой точке мира с
любого устройства. С помощью Облака можно сэкономить место на жестком
диске компьютера, защитить документы от утраты и порчи.
83
Из проведенного исследования можно сделать вывод: сложившиеся формы
и методы работы с документами в ООО «Механические мастерские» не в полной
мере отвечают требованиям государственных стандартов и других нормативных
документов. Система делопроизводства занимает существенное место в общей
системе работы
организации. Она не менее важна, чем оборудование,
производство. Совершенствованию работы с документами и ее автоматизации
обязательно должно уделяться внимание. В развитие данной сферы должны
вкладываться средства на обновление, установку программного обеспечения,
обучение персонала. Комплексное решение всех обозначенных проблем
документационного обеспечения управления в ООО «Механические мастерские»
позволит создать отлаженную систему работы с документами, позволит повысить
производительность труда, что будет способствовать дальнейшему развитию
организации.
84
СПИСОК ИСТОЧНИКОВ
1. Конституция Российской Федерации от 12.12.1993 г. (с учетом поправок,
внесенных Законами РФ о поправках к Конституции РФ от 30.12.2008 N 6ФКЗ, от 30.12.2008 N 7-ФКЗ, от 05.02.2014 N 2-ФКЗ, от 21.07.2014 N 11-ФКЗ),
гл.2, ст.43, п. 1-5, // ИПС «Консультант Плюс».
2. Трудовой кодекс Российской Федерации от 30.12.2001 N 197-ФЗ (ред. от
05.02.2018) // ИПС «Консультант Плюс».
3. Гражданский кодекс Российской Федерации от 30.11.1994 (с изм. от
29.12.2017) // ИПС «Консультант плюс».
4. Федеральный закон от 26.12.1995 N 208-ФЗ «Об акционерных обществах» (с
изм. от 07.03.2018) // ИПС «Консультант Плюс».
5. Федеральный закон «Об обществах с ограниченной ответственностью» от
08.02.1998 N 14-ФЗ (с изменениями от 31.12.2017) // ИПС «Консультант
Плюс».
6. Федеральный закон от 27.07.2006 N 152-ФЗ (ред. от 22.02.2017) "О
персональных данных" ИПС «Консультант плюс».
7. Федеральный закон от 6 апреля 2011 г. N 63-ФЗ "Об электронной подписи" (с
изм. от 23.06.2016)// ИПС «Консультант плюс».
8. Федеральный
закон
от
27.06.2006
№149-ФЗ
«Об
информации,
информационных технологиях и о защите информации» (с изм. и доп., вступ.
в силу с 01.01.2017) // ИПС «Консультант Плюс».
9. Федеральный закон от 29.12.1994 N 77-ФЗ «Об обязательном экземпляре
документов» (с изм. на 03.07.2016) // ИПС «Консультант Плюс».
10.Федеральный закон от 22.10.2004 N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской
Федерации» (с изм. на 18.06.2017) // ИПС «Консультант Плюс».
11.Федеральный закон от 01.06.2005 N 53-ФЗ «О государственном языке
Российской Федерации» (с изм. на 05.05.2014) // ИПС «Консультант Плюс».
12. Федеральный закон "О коммерческой тайне" от 29.07.2004 N 98-ФЗ (с изм. на
18.04.2018) // ИПС «Консультант Плюс».
85
13. Закон Орловской области от 26.02.1996
N 7-ОЗ
УСТАВ (ОСНОВНОЙ
ЗАКОН) ОРЛОВСКОЙ ОБЛАСТИ (с изм. на 19.03.2018) // Электронный
фонд правовой и нормативно-технической документации «КОДЕКС».
14.Закон Орловской области от 13.05.2008 №774-ОЗ «Об информатизации и
информационных ресурсах Орловской области» (с изм. и доп. от 04.06.2012
№1367-ОЗ) // Электронный фонд правовой и нормативно-технической
документации «КОДЕКС».
15. Закон Орловской области от 06.07.1999 N 109-ОЗ « Об архивном деле в
Орловской области» (с изм. от 26.12.2017) // Электронный фонд правовой и
нормативно-технической документации «КОДЕКС».
16. Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти
(Утверждены Постановлением Правительства Российской Федерации от 15
июня 2009 г. N 477) (с изм. от 26.04.2016) // ИПС «Консультант Плюс».
17. Правила оказания услуг почтовой связи (утв. Приказом связи и массовых
коммуникаций Российской Федерации от 31.07.2014 №234) (с изм. на
13.02.2018) // ИПС «Консультант Плюс».
18. Методические рекомендации по разработке инструкции по делопроизводству
в федеральных органах исполнительной власти (утв. Приказом Росархива от
23.12.2009 N 76) // ИПС «Консультант Плюс».
19. Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные
системы
документации.
Унифицированная
система
организационно-
распорядительной документации. Требования к оформлению документов"
(принят Постановлением Государственного стандарта Российской Федерации
от 03.03.2003 №65-ст) // ИПС «Консультант Плюс».
20. ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Национальный стандарт Российской Федерации. Система
стандартов
по
информации,
библиотечному
и
издательскому
делу.
Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (утв. Приказом
Росстандарта от 17.10.2013 N 1185-ст) // ИПС «Консультант Плюс».
21. Национальный стандарт РФ ГОСТ Р ИСО 30300-2015 "Система стандартов по
информации,
библиотечному
и
издательскому
делу.
Информация
и
86
документация. Системы управления документами. Основные положения и
словарь" // ИПС «Консультант Плюс».
22. ГОСТ
Р
ИСО
15489-1-2007.
Система
стандартов
по
информации,
библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие
требования (утв. Приказом Федерального агентства по техническому
регулированию и метрологии от 12.03.2007 №28 с датой введения 01.01.2007).
М.: Издательство стандартов, 2007.
23. ГОСТ 17914-72. Обложки дел длительных сроков хранения. Типы, размеры и
технические требования (утв. Постановлением Госстандарта СССР от
17.07.1972 № 1411) // ИПС «Консультант Плюс».
24. «Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и
других служащих» (утв. Постановлением Минтруда России от 21.08.1998 N
37) (с изм. от 27.03.2018)//ИПС «Консультант Плюс».
25. Основные правила работы архивов организаций (утв. Решением коллегии
Росархива от 06.02.2002) // ИПС «Консультант Плюс».
26. Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в
процессе
деятельности
государственных
органов,
органов
местного
самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. Приказом
Министерства культуры Российской Федерации от 25.08.2010 №558) // ИПС
«Консультант Плюс».
Неопубликованные источники
27. Устав ООО «Механические мастерские» (утв. решением Общего собрания
акционеров ОАО «Механические мастерские» от 18.05.2009).
28.Должностная
инструкция
главного
бухгалтера
ООО
«Механические
мастерские» (утв. приказом генерального директора ООО «Механические
мастерские» №03-к от 25.09.2009).
29. Правила внутреннего трудового распорядка ООО «Механические мастерские»
(утв. генеральным директором ООО «Механические мастерские» 10.02.2012).
87
Литература
30. Андреева, В.И. Правила регистрации
документов / В.И. Андреева//
Справочник секретаря и офис-менеджера. - 2016.- № 4.
31. Андреева,
В.И.
Контроль
исполнения
документов
/В.И.
Андреева//
Справочник секретаря и офис-менеджера. - 2016.- № 5.
32. Андреева, В.И. Должностная инструкция секретаря: оформляем правильно
/В.И. Андреева// Справочник секретаря и офис-менеджера. - 2016.- № 8.
33. Буслаева, Е. Документная грамотность управленческого персонала /Е.
Буслаева // Справочник секретаря и офис-менеджера. - 2016.- № 1.
34.Важинская,
Н. Организация
архива
в
компании/
Н.
Важинская
//
Делопроизводство и документооборот на предприятии. - 2015. - №9. - С.58
35. Зверева, Н. Опыт маршрутизации движения приказов/ Н. Зверева //
Делопроизводство и документооборот на предприятии». - 2017. - №5.
36. Кузнецов, С.Л. Новые правила работы архивов и электронные документы /
С.Л. Кузнецов // Секретарское дело. - 2015. - №10. - С. 47-58.
37. Кузнецов, С. Л. Организация архива электронных документов. Практические
аспекты и перспективы / С.Л. Кузнецов // Делопроизводство. - 2016. - №1.
38. Кузнецов, С.Л. Организация электронного документооборота/ С.Л. Кузнецов
//Делопроизводство. - 2014. - №1.
39. Кожанова, Е.Н. Организация внутреннего документооборота/ Е.Н. Кожанова
// Справочник секретаря и офис-менеджера. - 2014. - № 7. - С. 14 – 20.
40. Кожанова, Е.Н. Внесение правил работы с электронными документами в
инструкцию по делопроизводству / Е.Н. Кожанова // Справочник секретаря и
офис-менеджера. - 2015. - № 5. - С. 20 – 32.
41. Кожанова,
Е.Н.
Оформление
реквизита
«Подпись»
в
отсутствие
должностного лица / Е.Н. Кожанова // Делопроизводство и документооборот
на предприятии. - №9. - 2015. - С. 14.
42. Кожанова, Е.Н. Как правильно закрыть журналы регистрации документов /
Е.Н. Кожанова // Делопроизводство и документооборот на предприятии. 2017. - №12.
88
43.Кожанова, Е.Н.
Инструкция по делопроизводству. Оформляем документы
правильно / Е.Н. Кожанова
// Делопроизводство и документооборот на
предприятии. - 2016. - № 05.
44. Кожанова, Е.Н.
Инструкция по делопроизводству. Термины, определения
и сокращения / Е.Н. Кожанова // Делопроизводство и документооборот на
предприятии. - 2016. - № 04.
45.Кожанова, Е.Н. Работники и СЭД: от неприятия до продуктивной работы /
Е.Н. Кожанова // Делопроизводство и документооборот на предприятии. 2016. - №08.
46. Кожанова, Е. Н. Система распорядительных документов / Е.Н. Кожанова //
Секретарь-референт. - 2016. - №11.
47. Кожанова,
Е. Н. Как заставить работать организационные документы по
делопроизводству? / Е.Н. Кожанова // Секретарь-референт». - 2015. - №10.
48. Кожанова, Е. Н. Действия секретаря при корпоративных изменениях / Е.Н.
Кожанова // Секретарь-референт». - 2015. - №4.
49. Кожанова, Е. Н. Защита персональных данных работников / Е.Н. Кожанова //
Секретарь-референт». - 2015. - № 01.
50. Ключко,
Н.В.
Ведение
журнала
в MS Office Excel 2010 / Н.В. Ключко
регистрации
корреспонденции
// Справочник секретаря и офис-
менеджера. - 2015.- № 1.
51. Кукарина, Е.М.
Вопросы документирования в законодательных актах
Российской Федерации / Е.М. Кукарина //Делопроизводство. - 2014. - №2.
52.Куртиян, А. Должностная инструкция / А. Куртиян // Делопроизводство и
документооборот на предприятии. - 2016. - №08.
53.Линев, А.А. Современная СЭД: от работы с документами к управлению
эффективностью / А.А. Линяев // Делопроизводство. - 2014.- №1.
54. Иритикова, В. Регламентируем систему контроля исполнения документов / В.
Иритикова // Делопроизводство и документооборот на предприятии. - 2016 №
6. - С. 36-47.
89
55. Иритикова, В. Проблемы формирования дел с приказами / В. Иритикова //
Делопроизводство и документооборот на предприятии. - 2015. - № 5.
56. Иритикова, В. Кто отвечает за делопроизводство в подразделении и
организации в целом? / В. Иритикова // Делопроизводство и документооборот
на предприятии». - 2016. - №9. - С. 28.
57. Иритикова, В. Организация издания приказов / В. Иритикова
//
«Делопроизводство и документооборот на предприятии». - 2017. - №5.
58. Иритикова, В. Как адресовать письмо? / В. Иритикова // «Делопроизводство и
документооборот на предприятии». - 2016. - №10.
59. Иритикова, В. Новый ГОСТ Р ИСО 30300-2015/ В. Иритикова //
«Делопроизводство и документооборот на предприятии». - 2016. - № 07.
60. Исаева, Л. Регламентация использования электронной почты: советы юриста
/ Л. Исаева // Делопроизводство и документооборот на предприятии. - 2016.№5.
61. Кудряева, В. А. Организация работы с документами / В.А. Кудряева // М.:
ИНФРА-М. - 2002. – С. 592.
62. Назарова, Л.А. Согласование проекта документа: 7 главных вопросов / Л.А.
Назарова // Секретарь-референт». - 2015. - №8.
63. Носарева, Н. А. Обработка входящей корреспонденции / Н.А. Носарева //
Делопроизводство и документооборот на предприятии. - 2012. - № 2. - С. 1232.
64.Носарева, Н.А. Оформление приказа / Н.А. Носарева // Делопроизводство и
документооборот на предприятии. - 2013. - №1. - С.15-20.
65. Носарева, Н. А. Обработка исходящей корреспонденции / Н.А. Носарева //
Делопроизводство и документооборот на предприятии. - 2012. - № 1. С. 12-24.
66.Носарева, Н.А. Загадки в оформлении приложений / Н.А. Носарева //
Делопроизводство и документооборот на предприятии. - 2013. - № 2.
67. Пензина, Н.В. Издание приказов: важные нюансы / Н.В. Пензина //
Справочник секретаря и офис-менеджера. - 2015.- № 9.
90
68.Папков, А.И. Классификатор приказов вам поможет
/ А.И. Папков//
Делопроизводство и документооборот на предприятии. - 2011. - № . С. 34-40.
69.Полоса, Е. Образец гарантийного письма об оплате / Е. Полоса // delo-ved
(официальный сайт) [Электронный ресурс] – 2016. – Режим доступа: http://
delo-ved.ru/obraztsy-dokumentov/obraztsy-pisem/obrazes-garantiinogo-pisma-oboplate.html/. – Дата доступа: 01.03.2018.
70. Романов, Д.А. Как
электронного
оценить экономическую эффективность системы
документооборота
/
Д.А.
Рудина
//
–
PRO
ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО (официальный сайт) [Электронный ресурс] – 2016. –
Режим
доступа:http://www.sekretariat.ru/article/210268-qqe-16-m4-kak-otsenit-
ekonomicheskuyu-effektivnost-sed /. - Дата обращения: 01.05.2018.
71. Самсонова, И. Чем отличается подлинник от дубликата, а дубликат от копии/
И.
Самсонова
[электронный
//
Шпаргалка
ресурс]-
делопроизводителя
2018.
–
Режим
(официальный
доступа:
сайт)
http:
//www.docdelo.ru/2018/06/chem-otlichaetsya-podlinnik-ot-dublikata-a-dublikat-otkopii.html /. - Дата доступа: 07.06.2018.
72. Самсонова, И. Какой электронный документ можно считать официальным /
И.
Самсонова
[электронный
//
Шпаргалка
ресурс]
делопроизводителя
-
2017.
–
(официальный
Режим
сайт)
доступа:
http://www.docdelo.ru/2017/07/kakoi-electronnyi-document-mojno-scitat
oficialnym.html/. - Дата доступа: 01.05.2018.
73. Самсонова, И. Конструктор делового письма / И. Самсонова // Шпаргалка
делопроизводителя (официальный сайт) [электронный ресурс] - 2018. – Режим
доступа: http://www.docdelo.ru/2018/04/konstruktor-delovogo-pisma.html /. - Дата
доступа: 01.05.2018.
74. Самсонова, И. 10 самых распространенных деловых писем / И. Самсонова //
Шпаргалка делопроизводителя (официальный сайт) [электронный ресурс] 2015.
–
Режим
доступа:
http://www.docdelo.ru/2015/05/10-samyh-
rasprostranennyh-delovyh-pisem.html /. - Дата доступа: 01.04.2018.
91
75.Суровцева, Н.Г. ГОСТ Р ИСО 30300-2015: первый шаг к интегрированной
системе управления документами / Н.Г. Суровцева // Справочник секретаря и
офис-менеджера. - 2016. - № 4.
76. Серова, Г.А., Корчагин, Н. Сканер – как способ доставки информации в
службе ДОУ / Г.А. Серов, Н. Корчагин // Делопроизводство. - 2015. - №3.
77. Солнцева, О.Н. Правила оформления делового письма / О. Н. Солнцева //
Справочник секретаря и офис-менеджера. - 2014. - № 4. - С. 17 – 28.
78. Титова, Ю. Штатное расписание: тонкости оформления и утверждения / Ю.
Титова // Делопроизводство и документооборот на предприятии. - 2015. - № 1.
- С. 18 – 23.
79.Тиханович, С. Готовим документы к передаче в архив организации / С.
Тиханович // Делопроизводство и документооборот на предприятии // 2016. №2.
80. Фионова, Л.Р. Анализ системы ДОУ перед внедрением автоматизированных
технологий / Л.Р. Фионова // Делопроизводство. -2014. - №2.
81. Фионова, Л.Р., Усманова, И.В., Коровина, Л.В. Унификация документов —
необходимая
предпосылка
внедрения
систем
электронного
документооборота / Л.Р. Фионова, И.В. Усманова, Л.В. Коровина //
Делопроизводство. - 2014. - №1.
82. Шестакова, Е.В. Существенные ошибки в документах / Е.В. Шестакова //
Справочник секретаря и офис-менеджера. - 2016. - №2.
83. Янковая,
В.Ф. Экспедиционная обработка поступающей и отправляемой
корреспонденции / В.Ф. Янковая // Справочник секретаря и офис-менеджера. 2016. - № 4.
84. Янковая, В.Ф. Классификация деловых писем / В.Ф. Янковая // Справочник
секретаря и офис-менеджера. - 2016. - № 1.
85. Янковая, В.Ф. Можно ли одним приказом утвердить несколько документов
по одному вопросу / В.Ф. Янковая // Справочник секретаря и офис-менеджера.
- 2016. - № 8.
92
86. Янковая, В.Ф. Письма – просьбы и запросы / В.Ф. Янковая // Справочник
секретаря и офис-менеджера. - 2016. - № 3.
87. Янковая, В.Ф. Подготовка дел к передаче на архивное хранение. Оформление
дел / В.Ф. Янковая // Справочник секретаря и офис-менеджера. - 2015. - № 9.
88. Янковая, В.Ф. Передача документов на хранение в архив организации / В.Ф.
Янковая // Справочник секретаря и офис-менеджера. - 2015. - № 12.
89. Янковая,
В.Ф. Письма информационного характера / В.Ф. Янковая //
Справочник секретаря и офис-менеджера. - 2016. - № 5.
90. Янковая, В.Ф. Виза и резолюция: путать нельзя / В.Ф. Янковая // Справочник
секретаря и офис-менеджера. - 2018. - № 02.
91. Организационные документы // delo-up.ru (официальный сайт) [Электронный
ресурс]. - Режим доступа: http://delo-up.ru/org/organizatsionnye-dokumenty.html.
- Дата доступа: 01.03.2018.
92. Должностная
инструкция
[Электронный
//
ресурс].
www.Grandars.ru
-
(официальный
Режим
сайт)
доступа:
http://www.grandars.ru/college/pravovedenie/dolzhnostnaya-instrukciya.html.
-
Дата доступа: 01.02.2018.
93. Письмо // www.bibliotekar.ru (официальный сайт) [Электронный ресурс]. Режим доступа: http://www.bibliotekar.ru/deloproizvodstvo-1/98.htm /- Дата
доступа: 01.04.2018.
94. Документооборот // www.edou.ru (официальный сайт) [Электронный ресурс]. Режим доступа:
http://www.edou.ru/enc/razdel31/?COURSE_ID=5&LESSON_ID=107/ - Дата
доступа: 12.03.2018.
95. Виды организационных документов // www.studopidia.org (официальный сайт)
[Электронный ресурс]. - Режим доступа: https://studopedia.org/13-95396.html / Дата доступа: 01.05.2018.
96. Правила внутреннего трудового распорядка // clubtk.ru (официальный сайт)
[Электронный ресурс]. - Режим доступа: https://clubtk.ru/pvtr - Дата доступа:
12.05.2018.
93
ПРИЛОЖЕНИЯ
94
Приложение 1
Организационная структура ООО «Механические мастерские»
95
Приложение 2
Проект бланка письма
ОБЩЕСТВО С ОГРАНИЧЕННОЙ ОТВЕТСТВЕННОСТЬЮ
«МЕХАНИЧЕСКИЕ МАСТЕРСКИЕ»
(ООО «МЕХМАСТЕРСКИЕ»)
Ливенская ул., д. 13, г. Орел, 302004
Тел./факс (4862) 552-504. E-mail:
ОГРН 1095742001706
ИНН 5751037966, КПП 575101001
____________ № ________
На № _______ от __________
96
Приложение 3
Проект углового бланка письма
ОБЩЕСТВО С ОГРАНИЧЕННОЙ
ОТВЕТСТВЕННОСТЬЮ
«МЕХАНИЧЕСКИЕ
МАСТЕРСКИЕ»
(ООО «МЕХМАСТЕРСКИЕ»)
Ливенская ул., д. 13, г. Орел, 302004
Тел./факс (4862) 552-504. E-mail:
ОГРН 1095742001706
ИНН 5751037966, КПП 575101001
________________№ ______________
На № ___________от ___________
97
Приложение 4
Проект бланка приказа
ОБЩЕСТВО С ОГРАНИЧЕННОЙ ОТВЕТСТВЕННОСТЬЮ
«МЕХАНИЧЕСКИЕ МАСТЕРСКИЕ»
(ООО «МЕХМАСТЕРСКИЕ»)
ПРИКАЗ
№
00.00.0000
г. Орел
98
Приложение 5
Проект общего бланка
ОБЩЕСТВО С ОГРАНИЧЕННОЙ ОТВЕТСТВЕННОСТЬЮ
«МЕХАНИЧЕСКИЕ МАСТЕРСКИЕ»
(ООО «МЕХМАСТЕРСКИЕ»)
№ ___________
____________________
г. Орел
99
Приложение 6
Титульный лист устава ООО «Мехмастерские»
100
Приложение 7
Проект титульного листа устава
101
Приложение 8
Должностная инструкция главного бухгалтера
102
103
Приложение 9
Проект должностной инструкции главного бухгалтера
ОБЩЕСТВО С ОГРАНИЧЕННОЙ
ОТВЕТСТВЕННОСТЬЮ «МЕХАНИЧЕСКИЕ
МАСТЕРСКИЕ»
(ООО «МЕХМАСТЕРСКИЕ»)
УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
_________ И. О. Фамилия
«___»_____________0000 г.
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ
00.00.0000
№ 00
г. Орел
ГЛАВНОГО БУХГАЛТЕРА
1. Общие положения
1.1. Главный бухгалтер принимается на работу и увольняется с нее
приказом генерального директора Общества.
1.2. Главный бухгалтер непосредственно подчиняется генеральному
директору Общества, а по отдельным вопросам согласовывает свою работу с
техническим директором.
1.3. На должность главного бухгалтера назначается лицо, имеющее
высшее
профессиональное
(экономическое,
финансово-экономическое)
образование.
1.4. При отсутствии на рабочем месте, главного бухгалтера должен
заменять сотрудник, утвержденный приказом генерального директора.
1.5. В своей деятельности главный бухгалтер руководствуется:
1.5.1. законодательными и нормативными документами, регулирующими
вопросы бухгалтерского учета и отчетности;
1.5.2. методическими материалами по соответствующим вопросам;
1.5.3. уставом Общества;
1.5.4. правилами внутреннего трудового распорядка;
1.5.5. приказами и распоряжениями администрации Общества;
1.5.6. настоящей должностной инструкцией.
2. Функции
На главного бухгалтера возлагаются следующие функции:
104
2.1. Руководство ведением бухгалтерского учета и составлением
отчетности.
2.2. Формирование учетной политики.
2.3. Оказание методической помощи работникам подразделений Общества
по вопросам бухгалтерского учета, контроля и отчетности.
2.4. Обеспечение составления расчетов по зарплате, начислений налогов и
сборов в бюджеты и внебюджетные фонды.
2.5. Контроль за своевременным и правильным оформлением
бухгалтерской документации.
3. Должностные обязанности
Для выполнения возложенных функций главный бухгалтер обязан:
3.1. Осуществлять организацию бухгалтерского учета хозяйственнофинансовой деятельности.
3.2. Формировать в соответствии с законодательством учетную политику,
исходя из структуры и особенностей деятельности Общества.
3.3. Организовывать учет имущества, обязательств, поступающих
основных средств, товарно-материальных ценностей, денежных средств,
своевременное отражение на счетах бухгалтерского учета операций, связанных с
их движением.
3.4. Осуществлять контроль за соблюдением порядка оформления
первичных и бухгалтерских документов, расчетов и платежных обязательств,
расходование фонда заработной платы, проведением инвентаризации основных
средств, товарно-материальных ценностей и денежных средств.
3.5. Обеспечивать законность, своевременность и правильность
оформления документов, выполняемость работ, расчеты по заработной плате,
правильное начисление и перечисление налогов и сборов в федеральный,
региональный и местный бюджеты, страховых взносов в государственные
внебюджетные фонды, платежей в банковские учреждения, а также отчислений
средств на материальное стимулирование работников предприятия.
3.6. Участвовать в проведении экономического анализа финансовохозяйственной предприятия по данным бухгалтерского учета и отчетности.
3.7. Вести работу по соблюдению штатной, финансовой и кассовой
дисциплины, законности списания со счетов бухгалтерского учета недостач,
дебиторской задолженности и других потерь, сохранности бухгалтерских
документов.
3.8. Ведение делопроизводства (составление приказов, распоряжений,
писем, договоров и т.д.).
3.9. Сбор, обработка и передача генеральному директору необходимой
информации.
3.10. Контроль исполнения приказов и поручений генерального директора.
3.11. Обработка, прием и отправка корреспонденции.
105
4. Права
Главный бухгалтер имеет право:
4.1. Представлять интересы Общества во взаимоотношениях с другими
организациями по финансово-хозяйственным и иным вопросам.
4.2. Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции.
4.3. Своевременно получать от администрации Общества информацию и
документы, необходимые для выполнения должностных обязанностей.
4.4. Требовать от руководства Общества оказания содействия в
исполнении своих должностных обязанностей и прав.
5. Ответственность
Главный бухгалтер несет ответственность:
5.1. За неисполнение (ненадлежащее исполнение) своих должностных
обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, в
пределах, определенных трудовым законодательством Российской Федерации.
5.2. За причинение материального ущерба – в пределах, определенных
трудовым, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.
6. Взаимоотношения. Связи по должности
Главный бухгалтер:
6.1. Взаимодействует в процессе своей деятельности с бухгалтером по
налоговому учету, техническим директором, администраторами, завучем учебной
части по вопросам подготовки и представления необходимой информации в
сфере кадровой, финансово-экономической деятельности Общества.
7. Оценка работы
Работа главного бухгалтера оценивается:
7.1. Уровнем исполнения функций и должностных обязанностей.
7.2. Уровнем профессиональной подготовки.
7.3. Степенью инициативности и творческого подхода к выполнению
возложенных функций и должностных обязанностей.
8. Порядок пересмотра должностной инструкции
Инструкция подлежит пересмотру в связи с:
8.1. Изменением структуры учреждения
8.2. Изменением
штатного
расписания
обязанностей
и
перераспределением
106
8.3.
Внедрением новых технологий, меняющих характер работы и т.д.
Должность составителя
личная подпись
И.О. Фамилия
Лист ознакомления с должностной инструкцией
№
п/п
Ф.И.О.
дата
подпись
107
Приложение 10
Правила внутреннего трудового распорядка ООО «Мехмастерские»
108
Приложение 11
Проект первого листа правил внутреннего трудового распорядка
ОБЩЕСТВО С ОГРАНИЧЕННОЙ ОТВЕТСТВЕННОСТЬЮ
«МЕХАНИЧЕСКИЕ МАСТЕРСКИЕ»
(ООО «МЕХМАСТЕРСКИЕ»)
УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
____________ В.В. Прозвицкий
Правила
внутреннего трудового распорядка
№ ______
10.01.2012
г. Орел
Настоящие правила определяют внутренний трудовой распорядок в ООО
«Механические мастерские»…………..
109
Приложение 12
Приказ ООО «Механические мастерские»
110
Приложение 13
Проект приказа
ОБЩЕСТВО С ОГРАНИЧЕННОЙ ОТВЕТСТВЕННОСТЬЮ
«МЕХАНИЧЕСКИЕ МАСТЕРСКИЕ»
(ООО «МЕХМАСТЕРСКИЕ»)
ПРИКАЗ
№2
01.02.2015
г. Орел
О назначении ответственного за оружейную комнату
В целях обеспечения безопасности п р и к а з ы в а ю:
1.
Назначить с 01.02. 2015 ответственным за оружейную комнату,
хранение и выдачу оружия директора ОССП «Учебный центр «Профессионал»
Костромичева А.А.
2.
Назначить порядок хранения ключей согласно приказу УМВД № 501
от 12.05.1999 (один комплект у ответственного за хранение, второй – у
руководителя организации).
Генеральный директор
В.В. Прозвицкий
С приказом ознакомлены:
Должность
Подпись
А. А. Костромичев
Дата
111
Приложение 14
Письмо ООО «Мехмастерские»
112
Приложение 15
Проект письма ООО «Мехмастерские»
ОБЩЕСТВО С ОГРАНИЧЕННОЙ ОТВЕТСТВЕННОСТЬЮ
«МЕХАНИЧЕСКИЕ МАСТЕРСКИЕ»
(ООО «МЕХМАСТЕРСКИЕ»)
Ливенская ул., д. 13, г. Орел, 302004
Тел./факс (4862) 552-504. E-mail:
ОГРН 1095742001706
ИНН 5751037966, КПП 575101001
29.08.2016
№ 29
На № _______ от __________
Инспекция Федеральной
Налоговой службы России
по г. Орлу
Просим Вас предоставить справку о состоянии расчетов по налогам, сборам,
пеням, штрафам.
Генеральный директор
В.В. Прозвицкий
113
Приложение 16
Проект учетно-регистрационных форм
Проект журнала входящей документации
Дата
поступления,
индекс
документа
Корреспондент
Краткое
содержание
документа
Резолюция
1
2
3
4
Отметка о Примечания
передаче на
исполнении
5
6
Сведения
об
ответном
документе
Примечани
я
Проект журнала исходящей документации
Регистрацио
нный номер,
дата
документа
Кому
адресован
1
2
Краткое
Кем
содержание подписан
Отметка об
исполни
теле
3
4
Проект журнала внутренней документации
Дата
поступления,
индекс
документа
Краткое
содержание
документа
Кем
подписан
документ
Отметка об
исполнении
документа
1
2
3
4
Отметка об Резолюция Отметка о
исполнителе
передаче на
исполнении
5
6
114
Приложение 17
Шаблон конструктора делового письма
Реквизиты организации
Дата
№
На №
О чем письмо?
Название организации / ФИО
Улица, № дома
Город, Индекс
Обращение!
Зачем обратились?
Что произошло?
Просьба / пути решения
Заключение
Руководитель
И.О. Фамилия
115
Приложение 18
Проект инструкции по делопроизводству
ОБЩЕСТВО С ОГРАНИЧЕННОЙ ОТВЕТСТВЕННОСТЬЮ
«МЕХАНИЧЕСКИЕ МАСТЕРСКИЕ»
(ООО «МЕХМАСТЕРСКИЕ»)
УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
____________ В.В. Прозвицкий
ИНСТРУКЦИЯ
ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ
№ ___________
____________________
г. Орел
1. Общие положения
1.1. Инструкция по делопроизводству Общества с ограниченной
ответственностью «Механические мастерские» (далее – Инструкция) разработана
в целях установления единых требований к подготовке, обработке, хранению и
использованию образующихся в деятельности ООО «Мехмастерские» (далее –
Общество) и поступающих в Общество документов, а также совершенствования и
повышения эффективности делопроизводства Общества.
1.2. Инструкция разработана в соответствии с:
1.2.1.
Государственным стандартом РФ ГОСТ Р 6.30-2003
"Унифицированные системы документации. Унифицированная система
организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению
документов" (принят Постановлением Государственного стандарта Российской
Федерации от 03.03.2003 №65-ст);
1.2.2. Методическими рекомендациями по внедрению ГОСТ Р 6.30–2003
(утв. Росархивом);
116
1.2.3. Методическими рекомендациями по разработке инструкции по
делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утв. Приказом
Росархива от 23.12.2009 N 76);
1.2.4. ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Национальный стандарт Российской Федерации.
Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу.
Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (утв. Приказом
Росстандарта от 17.10.2013 N 1185-ст);
1.2.5. Основными правилами работы архивов организаций (утв. Решением
коллегии Росархива от 06.02.2002).
1.3. Положения Инструкции распространяются на организацию работы с
документами независимо от вида носителя, в том числе с электронными
документами, включая подготовку, обработку, хранение и использование
документов, осуществляемыми с помощью информационных технологий.
1.4. Организацию, методическое руководство, совершенствование
делопроизводства и контроль за соблюдением настоящей Инструкции в Обществе
осуществляет ответственный за ведение делопроизводства.
1.5. Права и обязанности
работников, осуществляющих работу с
документами в структурных подразделениях Общества, устанавливаются
должностными инструкциями.
1.6. Сведения, содержащиеся в документах, могут быть использованы
только в служебных целях в соответствии с полномочиями сотрудника,
работающего с документами. Работа со служебными документами вне помещений
Общества не допускается. При утрате документов проводится служебная
проверка.
1.7. При уходе в отпуск, переводе (перемещении) по службе, работе или в
случае увольнения сотрудник обязан передать все находящиеся у него документы
иному сотруднику, определённому в соответствии с указанием непосредственного
руководителя увольняемого, уходящего в отпуск или переводящегося
(перемещаемого) по службе, работе сотрудника.
1.8. Инструкция обязательна для соблюдения всеми работниками
Общества. Вновь принятые на работу сотрудники в течение трёх рабочих дней со
дня издания приказа о назначении на должность должны быть ознакомлены с
настоящей Инструкцией под роспись.
2. Основные термины и определения
В Инструкции используются следующие основные термины и определения:
автор документа (проекта документа) – физическое или юридическое лицо,
создавшее документ (проект документа);
бланк документа – набор реквизитов, идентифицирующих автора официального
письменного документа;
117
вид документа – принадлежность документа к определенной группе документов
по признакам содержания и целевого назначения;
дело – совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному
вопросу или участку деятельности Общества;
делопроизводство – деятельность, обеспечивающая создание официальных
документов и организацию работы с ними в Обществе;
документ – материальный носитель с зафиксированной на нем в установленной
форме информацией в виде текста, звукозаписи, изображения и (или) их
сочетания, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и
предназначен для передачи во времени и в пространстве в целях общественного
использования и хранения;
документирование – фиксация информации на материальных носителях в
установленном порядке;
документооборот – движение документов с момента их создания или получения
до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;
заверенная копия – копия документа, на которой в соответствии с установленным
порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую
силу;
запрос информации – обращение пользователя информацией в устной или
письменной форме, а также в виде электронного документа в Общество, органы
местного самоуправления либо к их должностным лицам, а также к иным
юридическим и физическим лицам (индивидуальным предпринимателям) о
предоставлении необходимой пользователю информации;
копия документа – документ, полностью воспроизводящий информацию
подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы;
номенклатура дел – систематизированный перечень
формируемых в Обществе, с указанием сроков их хранения;
заголовков
дел,
объем документооборота – количество документов, поступивших в Общество и
созданных ею за определенный период времени;
опись дел – архивный справочник, содержащий систематизированный перечень
единиц хранения архивного фонда, коллекции и предназначенный для их учета и
раскрытия содержания;
оформление документа – проставление необходимых реквизитов, установленных
правилами делопроизводства;
118
подлинник документа – первый или единственный экземпляр документа;
регистрация документа – присвоение документу регистрационного номера и
запись в установленном порядке сведений о документе;
реквизит документа – обязательный элемент оформления документа;
руководство – генеральный
генеральный директор);
директор
ООО
«Мехмастерские»
(далее
–
переписка – различные виды официальных документов информационносправочного характера, используемых для обмена информацией;
письмо – документ информационно-справочного характера, направляемый
(полученный) Обществом в установленном порядке;
сканирование документа – получение электронного образа документа;
телеграмма – документ информационно-справочного характера, направляемый
(полученный) средствами телеграфной сети общего пользования;
телефонограмма – документ информационного характера, передаваемый и
получаемый средствами телефонной связи;
унифицированная форма документа – совокупность реквизитов и типовых
фрагментов текста документа, установленных в соответствии с решаемыми в
данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке
на носителе информации;
факсограмма (факс) – копия документа, получаемая на бумажном носителе
(письменного, графического, изобразительного), и переданная по каналам
факсимильной связи;
формирование дела – группировка исполненных документов в дело в
соответствии с номенклатурой дел;
экспертиза ценности документов – изучение документов на основании критериев
их ценности в целях определения сроков хранения документов;
электронное письмо (электронное сообщение) – документ информационносправочного характера, передаваемый и получаемый по электронной почте.
Электронное письмо имеет статус документа, если оно заверено электронной
цифровой подписью;
электронный документ – документ, в котором информация представлена в
электронно-цифровой форме;
119
юридическая сила документа – свойство документа, сообщаемое ему
действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и
установленным порядком оформления.
3.
Создание документов
3.1. Состав документов Общества
В деятельности Общества создаются:
а) локальные нормативные акты (правила, положения, инструкции);
б) распорядительные документы (приказы);
в) протоколы заседаний, совещаний;
г) планы, отчеты, заключения;
д) записки (аналитические, служебные, пояснительные, и т.д.);
е) письма;
ж) телеграммы, факсограммы, телефонограммы;
з) доверенности;
и) договоры, контракты, соглашения.
В зависимости от конкретных задач управления в деятельности Общества
создаются и другие виды документов (прогнозы, программы, акты и др.).
3.2. Реквизиты документов
3.2.1. Для документов, создаваемых в Обществе, устанавливаются размеры
полей:
20 мм – левое;
10 мм – правое;
20 мм – верхнее;
20 мм – нижнее.
3.2.2. Состав реквизитов конкретного документа определяется его видом и
назначением.
3.2.3. При подготовке и оформлении документов в Обществе используются
следующие реквизиты:
наименование организации;
справочные данные об организации;
наименование вида документа;
дата документа;
регистрационный номер документа;
ссылка на регистрационный номер и дату документа;
место составления (издания) документа;
адресат;
гриф утверждения документа;
заголовок к тексту;
текст документа;
отметка о приложении;
120
гриф согласования документа;
виза;
подпись;
печать;
отметка об исполнителе;
отметка о заверении копии;
отметка о поступлении документа;
резолюция;
отметка о контроле;
отметка о направлении документа в дело.
Правила оформления реквизитов документов приведены в приложении 1.
3.3. Бланки документов
3.3.1. Документы, создаваемые в Обществе, оформляются на бланках,
изготовленных на стандартных листах бумаги форматов А4 (210х297 мм) и
А5 (148х210 мм). Отдельные виды документов (таблицы, схемы, сметы)
допускается оформлять с использованием формата А3 (420х297мм). Документы,
составляющие внутреннюю переписку, оформляются на стандартных листах
бумаги формата А4 (210х297 мм) без использования бланков.
3.3.2. Образцы разработанных и применяемых в Обществе бланков
подлежат включению в инструкцию по делопроизводству Общества в качестве
приложений.
3.3.3. В Обществе применяются следующие виды бланков, имеющие
установленный состав реквизитов:
а) бланк приказа.
б) бланк письма с угловым расположением реквизитов;
в) бланк конкретного вида документа.
3.3.4. Бланк приказа Общества содержит реквизиты:
а) наименование организации;
б) наименование вида документа;
в) дата документа;
г) регистрационный номер документа;
д) место составления (издания) документа;
Образец бланка приказа Общества приведен в приложении 2.
3.3.5. Бланк письма Общества с угловым расположением реквизитов
содержит реквизиты:
а) наименование организации;
б) справочные данные об организации;
в) дата документа;
г) регистрационный номер документа;
д) ссылка на регистрационный номер и дату документа.
121
Образец бланка письма Общества с угловым расположением реквизитов приведен
в приложении 3.
3.3.4. Бланк протокола содержит реквизиты:
а) наименование организации;
б) наименование вида документа;
в) дата документа;
г) регистрационный номер документа;
д) место составления (издания) документа.
Образец бланка конкретного вида документа Общества приведен в Приложении 4.
3.4. Приказы Общества
3.4.1. Приказами оформляются решения нормативного характера, а также по
оперативным, организационным, кадровым и другим вопросам работы Общества.
Проекты приказов готовят структурные подразделения на основании
поручений генерального директора, его заместителей, либо в инициативном
порядке. Проекты приказов по личному составу готовит отдел кадров.
3.4.2. Текст приказа может состоять из двух частей: констатирующей
(преамбулы) и распорядительной.
В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и
события, послужившие основанием для издания приказа. Она может начинаться
словами "В целях", "В соответствии", "Во исполнение" и т.д. Если приказ
издается на основании другого документа, то в констатирующей части
указывается наименование этого документа, его дата, номер и заголовок.
Преамбула в проектах приказов завершается словом приказываю, которое
печатается вразрядку.
Распорядительная часть должна содержать перечисление предписываемых
действий с указанием исполнителя каждого действия и, при необходимости,
сроков исполнения. Распорядительная часть делится на пункты и подпункты,
которые нумеруются арабскими цифрами. Действия однородного характера могут
быть перечислены в одном пункте.
В качестве исполнителей указываются структурные подразделения,
заместители главного врача и председатели рабочих групп (комиссий).
Если приказ изменяет ранее изданный документ (пункты документа), то
один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на
изменяемый документ (пункты документа) с указанием его даты, номера и
заголовка.
Если приказ отменяет действие ранее изданного документа (пунктов
документа) с определенной даты, то один из пунктов распорядительной части
текста должен начинаться словами "Признать утратившим силу...", далее
указываться дата, номер и заголовок ранее изданного документа (пункта
документа), а также дата, с которой отменяется его действие. Если дата не
122
указана, то действие ранее изданного документа (пункты документа) отменяется с
даты издания нового приказа.
Если приказ отменяет ранее изданный документ с момента издания, то один
из пунктов распорядительной части текста должен начинаться словами
"Отменить..." и указываться дата, номер и заголовок ранее изданного документа.
Если приказ предполагается ввести в действие не с момента его издания,
необходимо указать срок введения его в действие.
Последний пункт распорядительной части может содержать сведения о
должностном лице, на которое возлагается контроль за исполнением приказа.
3.4.3. Приказы подписываются только генеральным директором или лицом,
исполняющим его обязанности.
3.4.4. Ответственность за обеспечение своевременной и качественной
подготовки проектов приказов и их согласование с заинтересованными отделами
несут авторы проекта приказа.
3.4.5. Регистрационные номера присваиваются приказам по порядку
номеров в пределах календарного года.
3.4.6. Дата регистрации приказа является датой его подписания.
3.5. Правила, положения, инструкции
3.5.1. Правила – нормативный акт, определяющий порядок какого-либо
вида деятельности, устанавливающий или запрещающий определенное
поведение.
3.5.2. Положение – нормативный акт, детально регламентирующий
правовой статус, порядок организации и процедуру какого-либо вида
деятельности.
3.5.3. Инструкция – нормативный акт, издаваемый в целях разъяснения и
определения порядка применения соответствующего нормативного акта либо с
целью указания норм о способах выполнения определенных операций (действий).
3.5.4. Правила, положение, инструкция утверждаются приказами.
3.5.5. Порядок подготовки проектов правил, положения, инструкции
соответствует общему порядку подготовки проектов приказов Общества.
3.5.6. Текст проекта положения, правил, инструкции печатается на чистом
листе бумаги формата А4.
3.5.7. Отличительными характеристиками текстов правил, положения,
инструкции являются:
точность применяемых формулировок без использования слов и понятий,
имеющих множественный смысл;
использование коротких предложений, общепринятых выражений и связок,
при необходимости - предварительное определение используемых понятий,
сокращений, аббревиатур;
описание всех возможных вариантов событий и соответствующих им
вариантов действий, т.е. полнота представления информации;
структурированность
текста
с
целью
достижения
наилучшей
последовательности изложения материала;
123
минимизация текста с помощью применения обобщений (обзоров
предполагаемых действий) и применение перечислений (задач, этапов, условий и
т.д.).
3.5.8. В зависимости от сложности и объема разрабатываемых правил,
положения, инструкции – текст документа делится на главы, пункты и
подпункты. Главы должны иметь названия. Нумерация производится арабскими
цифрами.
3.6. Протокол заседания (совещания)
3.6.1. Протокол – документ, в котором фиксируется ход обсуждения
вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и
заседаниях коллегиальных органов.
Протокол заседания (совещания) – (далее – протокол) оформляется на
чистом листе бумаги формата А4.
3.6.2. Реквизит – "текст документа".
Реквизит состоит из двух частей: вводной и основной.
Во вводной части указываются инициалы, фамилии и должности
председательствующего, секретаря, присутствовавших на заседании и, при
необходимости, лиц, приглашенных на заседание (совещание).
Вводная часть протокола заканчивается перечнем рассматриваемых
вопросов, перечисленных в порядке их значимости с указанием докладчика по
каждому рассматриваемому вопросу. Вопросы формулируются с предлогом "О"
("Об"), печатаются от границы левого поля и нумеруются арабскими цифрами.
Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих
рассматриваемым вопросам и их нумерации.
Текст каждого раздела строится по схеме:
"СЛУШАЛИ:
ВЫСТУПИЛИ:
ПОСТАНОВИЛИ: (или РЕШИЛИ:)"
Содержание докладов и выступлений включается в текст протокола или
прилагается к нему в виде отдельных материалов, с указанием в тексте протокола:
"Текст выступления прилагается".
В текст протокола вносятся полностью:
постановление (решение) в той формулировке, которая была принята на
заседании (совещании);
итоги голосования с указанием количества голосовавших "за", "против" или
"воздержавшихся";
краткое содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения.
Допускается использование подробного и краткого написания реквизита –
"текст документа", которые отличаются полнотой освещения заседания
(совещания).
Подробное написание составляется в случаях, когда необходимо полностью
задокументировать ход обсуждения вопросов, передать содержание докладов и
124
выступлений участников заседания, прозвучавшие вопросы, реплики, замечания,
позиции.
В краткой форме опускается ход обсуждения вопроса и фиксируется только
принятое по нему решение.
Текст каждого раздела в краткой форме строится по схеме:
"СЛУШАЛИ:
ПОСТАНОВИЛИ: (или РЕШИЛИ:)."
3.6.3. Протокол подписывается лицом, председательствовавшим на
заседании (совещании), и секретарём заседания (совещания).
При отсутствии секретаря заседания, в том числе при проведении
оперативных совещаний, допускается подписание протокола только
председательствующим.
3.6.4. Текст протокола должен быть подготовлен не позднее трех дней со
дня заседания. Проекты соответствующих пунктов протокола визируются
руководителем подразделения, ответственным за подготовку.
3.6.5. Дата протокола должна соответствовать дню проведения совещания
(заседания).
3.6.6. Копии протоколов рассылаются заинтересованным организациям и
должностным лицам в соответствии с указателем рассылки, который составляет
секретарь заседания (совещания).
3.7. План
3.7.1. План – документ, устанавливающий перечень намеченных к
выполнению мероприятий, их последовательность, объем, сроки, ответственных
исполнителей.
3.7.2. План оформляется на листе бумаги формата А4 с использованием
следующих реквизитов:
а) наименование организации;
б) гриф утверждения документа;
в) дата документа;
г) регистрационный номер документа;
д) наименование вида документа;
е) заголовок к тексту;
ж) текст документа;
з) наименование должности;
и) подпись.
3.7.3. Реквизит – "текст документа" оформляется в виде таблицы с графами:
а) номер пункта плана;
б) наименование мероприятия;
в) срок исполнения;
г) исполнитель;
д) примечание.
125
3.8. Отчет
3.8.1. Отчет – документ, содержащий сведения о результатах деятельности
за определенный период времени, выполнении мероприятий, поручений, заданий,
планов.
3.8.2. Отчеты, предоставляемые в органы государственной власти (в том
числе в органы государственной статистики) и имеющие установленную
правовыми актами государственных органов форму, создаются по установленной
государственными органами форме и в определённом ими порядке.
3.8.3. Отчёты, предоставляемые сотрудниками Общества в ходе
внутреннего служебного взаимодействия, создаются по правилам, установленным
для создания служебных записок.
3.8.5. Отчеты оформляются на листе бумаги формата А4 с использованием
следующих реквизитов:
а) наименование организации;
б) дата документа;
в) регистрационный номер документа;
г) наименование вида документа;
д) заголовок к тексту;
е) текст документа;
ж) наименование должности;
з) подпись.
3.8.6. В тексте отчёта в обязательном порядке должно содержаться указание
на деятельность, мероприятие, выданное поручение, задание, пункт плана,
подлежащий выполнению, и результат о выполнении, в том числе с указанием на
соблюдение или нарушение исполнительской дисциплины, установленных сроков
исполнения и надлежащее предоставление информации, необходимых материалов
(проектов документов) соисполнителями (при участии нескольких исполнителей).
3.9. Служебные записки
3.9.1. В целях осуществления служебного взаимодействия между
сотрудниками в рамках внутреннего документооборота в Обществе применяются
служебные записки.
Служебные записки являются справочно-информационными документами.
Авторами служебных записок являются сотрудники Общества.
3.9.2. Служебная записка может составляться по указанию руководства или
по инициативе конкретного сотрудника.
3.9.3. При оформлении служебной записки оформляются следующие
реквизиты:
а) адресат;
б) дата документа;
в) ссылка на регистрационный номер и дату документа;
г) наименование вида документа;
д) заголовок к тексту;
126
е) текст документа;
ж) отметка о приложении;
з) наименование должности;
и) подпись.
к) виза.
3.9.4.Служебные записки могут создаваться на бумажном носителе и (или) в
электронной форме.
3.10. Письмо
3.10.1. Письма Общества готовятся как:
а) ответы о выполнении поручений вышестоящих органов исполнительной
власти;
б) ответы на запросы организаций, предприятий и частных лиц;
в) инициативные письма.
3.10.2. Сроки подготовки ответных писем:
а) с конкретной датой исполнения, указанной в документе, – в указанный
срок;
б) в соответствии с резолюцией генерального директора и его заместителей
на основании установленных сроков исполнения поручений, запросов или по
решению автора резолюции.
3.10.3. Тексты ответных писем должны точно соответствовать заданиям,
зафиксированным в резолюции. Сроки подготовки инициативных писем
определяются самостоятельно автором проекта письма с учётом необходимости
решения конкретных задач и (или) в соответствии с требованиями
законодательства, поручениями непосредственного руководителя.
3.10.4. Письма печатаются на бланке письма Общества с угловым
расположением реквизитов.
3.10.5. К проекту письма, подготовленному на бланке письма Общества с
угловым расположением реквизитов, прилагается второй экземпляр проекта
письма на чистом листе формата А4 с визами согласования.
3.10.6. Дополнительно к реквизитам бланка письма при оформлении писем
в Обществе используются следующие реквизиты:
а) адресат;
б) заголовок к тексту;
в) текст документа;
г) отметка о приложении;
д) виза;
е) подпись.
ж) отметка об исполнителе.
3.10.7. Оформление реквизитов писем производится согласно правилам
оформления реквизитов документов, приведенных в приложении 1.
3.10.8. Письма излагаются: от 1-го лица множественного числа или от 3-го
лица единственного числа.
127
3.10.9. При оформлении письма на двух и более страницах вторая и
последующие страницы нумеруются посередине верхнего поля листа арабскими
цифрами.
3.10.10. Письма подписывает генеральный директор или лица,
уполномоченные приказом Общества.
3.10.11. Если количество адресатов письма более 4, то автором проекта
письма составляется реестр рассылки и на каждом экземпляре письма указывается
только один адресат.
3.10.12. При подготовке писем необходимо учитывать требования
постановления Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. № 221
"Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи" и постановления
Правительства Российской Федерации от 24 марта 2006 г. № 160 "Об
утверждении нормативов частоты сбора из почтовых ящиков, обмена, перевозки и
доставки письменной корреспонденции, а также контрольных сроков пересылки
письменной корреспонденции".
3.11. Телеграмма
Порядок подготовки телеграмм аналогичен порядку, установленному для
писем, с учётом требований. установленных постановлением Правительства
Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. № 222 "Об утверждении Правил
оказания услуг телеграфной связи".
3.12. Факсограмма (факс)
3.12.1. Поступившее в Общество через факсимильную связь письмо или
иной документ (далее именуется – факс) приравнивается к аналогичным
документам на бумажном носителе.
3.12.2. Порядок обработки, распределения и прохождения поступающих в
Общество факсов аналогичен порядку, установленному для документов с
отметками, характеризующими степень срочности их исполнения или доставки.
3.12.3. Поступивший вслед за факсом оригинал документа направляется
исполнителю в соответствии с указанием по исполнению документа (резолюцией)
на поступивший ранее факс.
3.12.4. Порядок оформления факсов, отправляемых Обществом через
факсимильную связь, и хранения их копий аналогичен порядку, установленному
для писем.
3.12.5. Оригинал документа отправленного по факсимильной связи
отправляется адресату с пометкой "факс с досылкой", которая размещается на
верхнем поле документа справа.
128
3.13. Телефонограмма
3.13.1. Телефонограммы используются для оперативного решения вопросов
в случаях, когда сообщения, передаваемые по телефону, требуют
документального оформления.
3.13.2. Юридическая сила поступившей телефонограммы определяется
следующими реквизитами:
исходящим регистрационным номером отправляемой телефонограммы;
должностью, фамилией, именем, отчеством лица, отправившего
телефонограмму;
должностью, фамилией, именем, отчеством и подписью лица, принявшего
телефонограмму;
входящим регистрационным номером полученной телефонограммы.
3.13.3. Требования к изложению текста телефонограмм аналогичны
требованиям к изложению письма.
Текст телефонограммы должен содержать не более 50 слов.
3.13.4. Телефонограмма заносится в журнал регистрации телефонограмм и
подписывается лицом, от имени которого она передается.
3.13.5. После передачи (приёма) телефонограммы производится сверка
текста телефонограммы с принимающим (передающим).
Затем передающий (принимающий) делает отметки внизу текста
телефонограммы:
"ПРИНЯЛ", наименование должности, фамилия, имя, отчество лица,
принявшего телефонограмму, номер его телефона, время передачи
телефонограммы (часы и минуты), дата;
"ПЕРЕДАЛ", наименование должности, фамилия, имя, отчество, номер
телефона, по которому телефонограмма была передана, время передачи
телефонограммы (часы и минуты), дата.
Отметка о приёме (передаче) телефонограммы заверяется подписью
сотрудника, принявшего (передавшего) телефонограмму.
3.13.6. Полученная телефонограмма должна быть отпечатана, считана и
доложена лицу, которому она адресована, в возможно короткий срок.
3.14. Доверенность
3.14.1. Доверенность выдаётся сотрудникам Общества и оформляется по
правилам, установленным настоящей Инструкцией для писем, с учётом
требований гражданского законодательства Российской Федерации и настоящего
раздела.
3.14.2. Проект доверенности подготавливается и визируется юристом и
сотрудником, которому доверенность будет выдана, а также непосредственным
129
руководителем этого сотрудника, после чего передаётся сотруднику службы
делопроизводства для направления на подписание.
Доверенность подписывается генеральным директором или лицом,
осуществляющим его полномочия (исполняющим обязанности), и скрепляется
печатью организации.
3.15. Договоры, соглашения, контракты
3.15.1. Договоры, соглашения, контракты (далее – договоры)
подготавливаются в соответствии с требованиями гражданского, трудового,
бюджетного и иного законодательства Российской Федерации, в зависимости от
регулируемых договором правоотношений и обязательств сторон.
3.15.2. Проект договора подготавливается сотрудником с учётом
необходимости своевременного и качественного обеспечения исполнения своих
полномочий (обязанностей), полномочий (функций) структурного подразделения,
в котором он работает (служит) или полномочий Общества в целом.
Проект
договора
подготавливается
сотрудником
структурного
подразделения, к функциям (полномочиям) которого относится решение
вопросов, являющихся предметом договора, или иным сотрудником по прямому
указанию председателя.
Необходимая для подготовки проекта договора информация собирается
автором проекта договора в порядке служебного взаимодействия с учётом правил,
установленных настоящей Инструкцией.
4.
Согласование служебных документов
4.1. Проект служебного документа, подготовленный по резолюции, должен
быть согласован (завизирован) всеми сотрудниками, указанными в резолюции.
Проекты инициативных служебных документов должны быть согласованы
со всеми заинтересованными отделами.
4.2. Согласование служебных документов оформляется визами.
Проекты служебных документов визируются исполнителем и его
непосредственным руководителем. Далее проекты служебных документов
согласовываются со всеми заинтересованными отделами.
4.2.1. Проекты приказов (распоряжений), предусматривающие расходы
финансовых средств, в обязательном порядке согласовываются с главным
бухгалтером.
4.2.2. Проекты приказов (распоряжений), требующие правовой экспертизы
применения законодательства, согласовываются с юристом.
4.2.3. Все проекты приказов (распоряжений) должны быть согласованы с
ответственным за ведение делопроизводства, который осуществляет контроль за
правильностью оформления документов.
4.2.4. Согласование
служебных
документов
отделами
должно
осуществляться в следующие сроки:
130
- с пометкой "Срочно" ("Оперативно", "Незамедлительно") - в день
получения документа на согласование;
- проектов приказов (распоряжений) по основной деятельности, в том числе
утверждающих положения, правила, инструкции - не более 5-ти рабочих дней;
- проектов приказов (распоряжений) по вопросам административнохозяйственной деятельности, по кадровым вопросам (в том числе о
командировках) - не более 2-х рабочих дней;
- остальных служебных документов - не более 3-х рабочих дней.
4.2.5. Ответственность за своевременное направление проектов служебных
документов на согласование несет исполнитель, подготовивший проект.
4.2.6. Если у рецензента есть замечания к проекту служебного документа (в
том числе, если он полностью не согласен с проектом документа), документ
визируется с отметкой "с замечаниями", и к нему прилагаются материалы,
послужившие основанием для принятия такого решения. Замечания
рассматриваются ответственным
исполнителем
и
учитываются
при
окончательной доработке документа. Визирование с отметкой "с замечаниями"
без представления самих замечаний не допускается.
При полном учете замечаний, повторного визирования не требуется.
4.2.7. Проект служебного документа подлежит направлению на повторное
согласование всем рецензентам в том случае, если при внесении замечаний
изменяется смысл документа. При этом ответственность за повторное
согласование возлагается на отдел, подготовивший проект данного документа.
4.2.8. Согласование считается завершенным только в том случае, если
собраны все визы, с обязательным указанием дат визирования.
5.
Организация документооборота
5.1. Первичная обработка поступающих (входящих) документов
5.1.1. Первичная обработка, поступающих в Общество документов,
осуществляется централизованно ответственным за ведение делопроизводства.
При первичной обработке документов проверяется правильность
адресования и целостность упаковки.
Ошибочно поступившие или поступившие без сопроводительного письма
документы пересылаются по принадлежности или возвращаются обратно
отправителю с сопроводительным письмом.
5.1.2. Документы проходят первичную обработку в день поступления, при
поступлении в нерабочее время – на следующий рабочий день.
Документы, поступившие с отметками "Срочно", "Вручить немедленно",
"Оперативно", незамедлительно проходят первичную обработку и докладываются
генеральному директору или в случае его отсутствия – заместителю генерального
директора по направлению деятельности.
Поступившие телеграммы принимаются под расписку с проставлением
даты и времени приема, регистрируются по тем же правилам, что и письма.
131
Электронные сообщения, адресованные генеральному директору или
направленные в адрес Общества, распечатываются и докладываются
генеральному директору или в случае его отсутствия – заместителю генерального
директора.
Электронные сообщения, заверенные электронной подписью, подлежат
обработке по правилам, предусмотренным для поступающей (входящей)
документации.
Поступившая (входящая) документация, имеющая гриф ограничения
доступа к документу, без вскрытия конверта передается генеральному директору,
остальная поступившая (входящая) документация вскрывается, проверяется на
наличие вложенных документов и приложений, cooтветствие адресов.
При обнаружении отсутствия документов или приложений к ним составляется акт в трех экземплярах (один акт остается в отделе
делопроизводства, второй приобщается к поступившему документу, третий
направляется отправителю документа).
На оборотной стороне последнего листа поврежденного документа делается
отметка "Документ получен в поврежденном виде".
5.1.3. В случаях, когда только по конверту можно установить адрес
отправителя или когда дата почтового штемпеля может подтвердить время
отправления и получения документа, конверты не уничтожаются и
прикладываются к документу. Остальные конверты уничтожаются в
установленном порядке.
5.1.4. Поступившая (входящая) документация распределяется на
регистрируемые и не подлежащие регистрации документы.
Не подлежат регистрации:
пригласительные, поздравительные письма и телеграммы;
билеты;
планы и программы семинаров, конференций, симпозиумов и других
подобных мероприятий;
документы по бухгалтерскому учету, материально-техническому
обеспечению, плановые и финансовые документы, поступающие без
сопроводительного письма;
рекламные, коммерческие предложения, в т.ч. поступившие по электронной
почте;
печатные издания;
унифицированные формы и бланки документов.
5.2. Регистрация поступающих (входящих) документов
5.2.1. Поступившие (входящие) документы регистрируются только после их
первичной обработки и независимо от способа их доставки.
Документы, поступающие в Общество, регистрируются ответственным за
ведение делопроизводства.
132
Незарегистрированные документы на рассмотрение и исполнение не
передаются.
5.2.2. Регистрация документов, поступивших в Общество до 16 ч 00 мин.
рабочего дня, а также документов, срок рассмотрения которых составляет не
более пяти рабочих дней, осуществляется в день их поступления. Регистрация
иных поступивших документов осуществляется на следующий рабочий день.
Документы, поступившие с отметками "Срочно", "Вручить немедленно",
"Оперативно", регистрируются незамедлительно.
5.2.3. Регистрация документов осуществляется в регистрационноконтрольной форме, в которую вносятся основные обязательные реквизиты
документа, и присваивается номер регистрации документа.
5.2.4. На поступающих (входящих) документах на бумажном носителе,
подлежащих регистрации, в нижнем правом углу первого листа документа
проставляется отметка о поступлении документа с указанием даты и входящего
регистрационного номера документа.
Структура регистрационного номера поступающего (входящего) документа
состоит из его порядкового номера и индекса дела по номенклатуре дел
Общества. Составные части регистрационного номера отделяются друг от друга
косой чертой.
5.2.5. Регистрация всех поступивших (входящих) документов производится
в пределах общего документопотока.
Документы, поступившие в Общество по каналам факсимильной связи,
обрабатываются и регистрируются в общем порядке.
Текст поступившей телефонограммы записывается в журнале регистрации
телефонограмм и печатается на листе бумаги для передачи на рассмотрение.
5.3. Предварительное рассмотрение
поступивших (входящих) документов
5.3.1. Предварительное рассмотрение осуществляется ответственным за
ведение делопроизводства в целях выделения из массива поступившей
(входящей) документации документов, требующих обязательного рассмотрения
генеральным директором, и документов, не требующих такового.
5.3.2. Документы, поступившие в Общество по вопросам, не требующим
обязательного рассмотрения генеральным директором, направляются в
соответствии с распределением полномочий заместителям генерального
директора.
5.3.3. Основанием для принятия решения в ходе предварительного
рассмотрения является содержание документа, а не адресование документа
соответствующему лицу.
5.4. Передача поступающих (входящих) документов руководству
на рассмотрение и передача исполнителям.
5.4.1. Поступающие (входящие) документы передаются на рассмотрение
руководству только после их регистрации и предварительного рассмотрения.
133
5.4.2. Генеральный директор в резолюции определяет лиц, ответственных за
исполнение документа, и дает им поручение. Секретарь передает документ на
исполнение.
Подлинник документа, который исполняется несколькими структурными
подразделениями,
получает
ответственный
исполнитель.
Остальным
исполнителям передаются копии.
Рассмотренные документы в течение суток должны быть доведены до
исполнителей.
Резолюция содержит:
указание по исполнению, содержащее краткое описание необходимого для
исполнения действия;
указание на срок, в течение которого либо до истечения которого
необходимо исполнить предписанное действие;
личную подпись автора резолюции;
дату проставления резолюции.
Указание на срок, в течение которого либо до истечения которого
необходимо исполнить предписанное действие, может не выражаться конкретной
датой и содержать выражения: "в установленный законом срок" и т.п.
Резолюция пишется на свободном от реквизитов месте первого листа
документа.
В случае, если резолюция адресована нескольким сотрудникам, то
ответственным за исполнение документа в целом является сотрудник, указанный
первым (верхним), либо сотрудник, в отношении которого сделана пометка о том,
что он является ответственным.
5.4.3. Подлинник документа направляется исполнителю. При наличии
нескольких исполнителей подлинник документа передается исполнителю,
который в соответствии с указаниями по исполнению является ответственным,
остальные исполнители получают копию документа.
Передача документов осуществляется под роспись в регистрационноконтрольной форме.
Документы с пометкой (резолюцией), свидетельствующей о необходимости
их срочного (оперативного) рассмотрения передаются исполнителю и
соисполнителям в течение часа с момента возвращения документов после
рассмотрения.
Изготовление копий
документа для
передачи соисполнителям
осуществляется ответственным за ведение делопроизводства.
5.5. Помещение в дело после исполнения
5.5.1. Помещение исполненного документа в дело осуществляется по
правилам, установленным настоящей Инструкцией, в соответствии с
номенклатурой дел Общества.
5.5.2. Помещение исполненного документа в дело осуществляется
сотрудниками структурных подразделений, в которых согласно номенклатуре
Общества сформировано дело, или ответственным за ведение делопроизводства.
134
5.5.3. Помещение в дело неисполненного или не полностью исполненного
документа не допускается.
5.6. Работа исполнителя с документами
5.6.1. Исполнитель в процессе работы с документом осуществляет:
сбор и обработку необходимой информации, в том числе в форме
служебного взаимодействия и внутренней служебной переписки;
подготовку и согласование проекта отправляемого (исходящего) документа
(при необходимости) и всех необходимых приложений, либо подготовку
служебной записки;
доработку проекта отправляемого (исходящего) документа по замечаниям,
полученным в ходе согласования, и повторное согласование (в случае
поступления замечаний на подготовленный проект отправляемого (исходящего)
документа);
подготовку списка рассылки отправляемого (исходящего) документа (при
необходимости);
определение места хранения отправляемого (исходящего) документа (его
копии).
5.6.2. Исполнитель вправе:
делать пометки на документе (в случае если это не нанесёт ущерб
практической значимости документа и не исказит содержащихся в нём данных) о
времени его поступления, о датах промежуточного исполнения (телефонных и
письменных запросах), о дате и результате окончательного исполнения;
предлагать изменение состава исполнителей резолюции и (или) срока
исполнения документа.
5.6.3. Ответственный исполнитель координирует работу соисполнителей,
несёт ответственность за своевременную и качественную подготовку проекта
отправляемого (исходящего) документа и вправе созывать соисполнителей для
выработки совместного решения.
В обязанности ответственного исполнителя входит анализ и обобщение
поступившей от соисполнителей информации, подготовка проекта отправляемого
(исходящего) документа и доклад руководству результатов исполнения
резолюции.
В обязанности соисполнителей входит исполнение резолюции в пределах
имеющихся служебных (должностных) полномочий (обязанностей) и
предоставление информации и материалов, в том числе проектов документов,
ответственному исполнителю в установленные им сроки.
5.6.4. Соисполнители несут ответственность за своевременную и
качественную подготовку и предоставление информации и материалов, в том
числе проектов документов, ответственному исполнителю.
5.6.5. Ответственный исполнитель несет персональную ответственность за
полноту и достоверность информации, использованной для подготовки
документа.
135
5.6.6. Перед уходом в отпуск, выездом в командировку, при увольнении или
переходе на работу в другое структурное подразделение Общества исполнитель
обязан передать находящиеся у него на исполнении документы, сдать все
числящиеся за ним печати, штампы, бланки другому сотруднику по указанию
своего непосредственного руководителя.
Передача печатей, штампов, бланков осуществляется с составлением акта
приёма-передачи.
5.6.7. В случае передачи подлежащего исполнению документа и (или)
приложений к нему лицам, не являющимся исполнителем(лями) в соответствии с
резолюцией руководства, ответственный исполнитель и (или) соисполнитель,
передавшие документ и (или) приложения к нему, несут ответственность за
своевременное исполнение документа и его сохранность.
5.7. Организация работы с отправляемыми (исходящими) документами
5.7.1. До предоставления проекта отправляемого (исходящего) документа на
подпись генеральному директору или иному уполномоченному в установленном
порядке на подписание лицу основной исполнитель проверяет правильность
оформления отправляемого (исходящего) документа на соответствие требованиям
настоящей Инструкции.
5.7.2. При подготовке отправляемого (исходящего) документа как ответа на
поступивший
(входящий)
документ
исполнитель
прикладывает
к
подготовленному проекту входящий документ.
5.7.3. Проекты отправляемых (исходящих) документов с учётом
соблюдения установленного в резолюции срока исполнения передаются
ответственным исполнителем секретарю приемной для направления на
подписание.
5.7.4. Подписанные отправляемые (исходящие) документы, передаются
ответственному за ведение делопроизводства, который осуществляет проверку
комплектности и соответствия количества экземпляров отправляемого
(исходящего) документа списку рассылки.
В случае нарушения комплектности или соответствия количества,
отправляемые (исходящие) документы без составления служебной записки
незамедлительно возвращаются ответственным за ведение делопроизводства
ответственному исполнителю или в случае отсутствия ответственного
исполнителя его непосредственному руководителю для устранения нарушений.
5.7.5. Документы после их подписания генеральным директором или иным
уполномоченным лицом передаются ответственному за ведение делопроизводства
для регистрации и отправки.
Регистрация отправляемых (исходящих) документов осуществляется после
проведения ответственным за ведение делопроизводства проверки комплектности
и соответствия количества экземпляров отправляемого (исходящего) документа
списку рассылки.
Регистрация создаваемых документов осуществляется в день подписания
или утверждения либо на следующий рабочий день.
136
5.7.6. Сведения о регистрируемых отправляемых (исходящих) документах
вносятся в регистрационно-контрольную форму ответственным за ведение
делопроизводства.
5.7.7. Регистрационный номер и дата отправляемого (исходящего)
документа проставляются на подлиннике документа в реквизитах бланка и на
экземпляре, остающемся в деле Общества.
Структура регистрационного номера отправляемого (исходящего)
документа состоит из его порядкового номера и индекса дела по номенклатуре
дел Общества.
5.7.8. В случае, если в Обществе остается копия отправляемого
(исходящего) документа с приложениями, то она заверяется отметкой "Верно:
должность, дата, подпись, расшифровка подписи сотрудника, наделенного
данными полномочиями" и подшивается в дело в соответствии с номенклатурой
дел Общества.
Входящий документ передается на хранение в дело вместе с документом –
ответом.
5.7.9. Отправка документов производится централизованно ответственным
за ведение делопроизводства, который производит их сортировку по способу
отправления (простая, заказная, международная и др.).
Служебные письма, телеграммы, открытки, бандероли и печатные издания
отправляются почтой.
Факсограммы и телефонограммы передаются по каналам телефонной связи.
Электронные сообщения отправляются с официального почтового
электронного адреса Общества.
Отправление писем, телеграмм, открыток, бандеролей, печатных изданий,
факсограмм, электронных сообщений, не связанных со служебной деятельностью,
запрещается.
5.7.10. Документы с пометкой, свидетельствующей о необходимости их
срочного (оперативного) доставления, и документы, до окончания срока
исполнения которых осталось пять или менее календарных дней, подлежат
отправке в день их регистрации.
5.7.11. Документы, отправляемые средствами почтовой связи проходят:
упаковку;
адресование (при направлении документа более чем в 4 адреса - в
соответствии с указателем рассылки.
проставление стоимости почтовых услуг;
передачу в почтовое отделение связи.
5.7.12. Документы, отправляемые средствами почтовой связи в один адрес,
вкладываются в один конверт.
5.7.13. Исходящие документы, предназначенные для отправки средствами
факсимильной связи, отправляются ответственным исполнителем.
5.7.14. Обработка исходящих документов для отправки средствами
почтовой связи осуществляется в соответствии с Правилами оказания услуг
почтовой связи, утвержденными постановлением Правительства Российской
137
Федерации от 15 апреля 2005 г. № 221, для отправки телеграфной связью - в
соответствии с Правилами оказания услуг телеграфной связи, утвержденными
постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. №
222.
5.8. Прохождение и регистрация внутренних документов
Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и
оформления соответствует прохождению отправляемых (исходящих) документов,
а на этапе исполнения – поступающих документов.
5.9. Учет и анализ объемов документооборота
5.9.1. Под объемом документооборота понимается количество документов,
поступивших в Общество и созданных им за определенный период времени.
Учет количества документов проводится по регистрационным данным в
местах регистрации документов.
За единицу учета количества документов принимается один экземпляр
подлинника документа или экземпляр копии документа (если это единственный
экземпляр документа). Экземпляры документа, получаемые в результате
копирования или тиражирования документа, в объеме документооборота не
учитываются.
При учете отправляемых (исходящих) документов сопроводительное
письмо и прилагаемые к нему документы принимаются за один документ.
5.9.2. Учет объемов документооборота ведется в целях совершенствования
организации работы с документами и расчета оптимальной численности
работников, занятых в делопроизводстве.
5.9.3. Анализ объемов документооборота, структуры документопотоков и
содержания документов, поступающих в Общество и создаваемых ею, ведется в
целях
рационального
распределения
документопотоков,
повышения
исполнительской дисциплины, качества и эффективности принимаемых решений.
5.9.4. Данные о количестве документов анализируются, обобщаются
ответственным за ведение делопроизводства и предоставляются генеральному
директору в составе годового отчета или в виде служебной записки за требуемый
период.
6.
Контроль исполнения документов
6.1. Контролю подлежат следующие документы:
а) запросы, поступившие из федеральных органов власти и их
территориальных подразделений, органов исполнительной власти Орловской
области;
б) документы, переадресованные в Общество на исполнение;
в) запросы, поступившие из муниципальных органов власти Орловской
области;
138
г) документы, поставленные на контроль генеральным директором.
6.2. Контроль исполнения документов и поручений обеспечивает
ответственный за ведение делопроизводства, который осуществляет учет
контролируемых документов и следит за ходом и состоянием их исполнения.
Контроль исполнения документов по существу вопроса осуществляют
ответственные исполнители, которые несут личную ответственность за
исполнение документа или поручения в установленные сроки.
6.3. Срок исполнения документов исчисляется в календарных днях. Если
последний день срока исполнения приходится на нерабочий день, днем окончания
срока считается ближайший предшествующий ему рабочий день
6.3.1 Документы подлежат исполнению в следующие сроки.
- с конкретной датой исполнения - в указанный срок;
- до конкретной даты исполнения - в день, предшествующий указанной
дате;
- с пометкой "Срочно", "Незамедлительно" или аналогичной пометкой - в
течение 3 дней;
- с пометкой "Оперативно", "В возможно короткие сроки" - в 10-дневный
срок;
- остальные - в течение 1 месяца (до соответствующего числа следующего
месяца, а если в следующем месяце такого числа нет, то до последнего дня
месяца).
6.3.2. Если в резолюции к документу указан более короткий срок, чем срок,
предусмотренный законодательным или нормативным правовым актом, документ
исполняется в срок в соответствии с резолюцией.
6.4. При необходимости продления срока исполнения документа
(поручения) ответственный исполнитель не позднее, чем за три дня до истечения
срока представляет на имя главного врача мотивированную просьбу в виде
служебной записки о продлении срока исполнения.
Проект ответа должен быть направлен на подпись генеральному директору
за три дня до истечения срока исполнения.
Обо всех случаях изменения срока исполнения документов ответственный
исполнитель своевременно информирует
ответственного
за
ведение
делопроизводства.
Если документ исполнен, ответственный за ведение делопроизводства в
регистрационных формах проставляет отметку об исполнении документа (дата,
номер отправленного документа, фамилия исполнителя)
6.5. Ответственный за ведение делопроизводства не реже одного раза в
месяц готовит данные о состоянии исполнительской дисциплины в разрезе
подразделений и информирует генерального директора в установленные им сроки
или по запросам.
139
7.
Документальный фонд Общества
7.1. Разработка и ведение номенклатуры дел
7.1.1. Документальный фонд Общества – совокупность документов,
образующихся в процессе ее деятельности. Документальный фонд Общества
составляют документы, созданные в Обществе и полученные им в результате
взаимодействия с органами государственной власти, органами местного
самоуправления, юридическими и физическими лицами.
7.1.2. Номенклатура дел является основой формирования документального
фонда Общества и представляет собой систематизированный перечень заголовков
(наименований) дел, заводимых в Обществе, с указанием сроков их хранения, и
оформленный в соответствии с правовыми актами, рекомендациями и
методическими указаниями органов Российской Федерации, уполномоченных в
сфере государственного управления архивным делом, делопроизводства и
документооборота.
Номенклатура дел составляется на основе изучения положения об
Обществе, положений о ее структурных подразделениях и других документов,
регламентирующих деятельность Общества, а также номенклатур дел за
предшествующие годы и документов, образующихся в деятельности Общества.
Номенклатура дел используется для группировки исполненных документов
в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и поиска
документов, является основой для составления описей дел постоянного и
временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет
включительно) хранения.
7.1.3. Структурные подразделения Общества не позднее 15 ноября текущего
года письменно предоставляют ответственному за ведение делопроизводства свои
предложения по внесению изменений и дополнений в действующую
номенклатуру дел Общества.
7.1.4. Номенклатура дел Общества составляется ответственным за ведение
делопроизводства на основе номенклатур структурных подразделений Общества.
7.1.5. Номенклатура дел Общества подписывается ответственным за
ведение делопроизводства, согласовывается с ЭК и утверждается приказом
Общества в порядке, установленном настоящей Инструкцией, не позднее конца
текущего года.
Утверждённая номенклатура дел Общества вводится в действие с 1 января
следующего года.
7.1.6. Номенклатура дел готовится в трех экземплярах:
для помещения в номенклатурное дело и постоянного хранения;
для использования в работе отделом делопроизводства;
для хранения в архиве Общества.
Из
номенклатуры
дел
Общества
ответственным
за
ведение
делопроизводства оформляются выписки для каждого структурного
подразделения.
140
7.1.7. Если в течение года в Обществе возникают новые документированные
участки работы и (или) непредусмотренные дела, они дополнительно вносятся в
номенклатуры дел структурных подразделений и номенклатуру дел Общества.
Для вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатуры дел Общества
оставляются резервные номера.
7.1.8. По окончании года в конце номенклатуры дел Общества
ответственным за ведение делопроизводства делается итоговая запись о
количестве заведенных дел (томов), отдельно постоянного и временного
хранения.
Образец оформления номенклатуры дел приведен в приложении 5.
7.2. Формирование дел и их текущее хранение
7.2.1. Формирование дел – группировка исполненных документов в дела в
соответствии с номенклатурой дел Общества и систематизация документов
внутри дела.
7.2.2. Дела формируются децентрализованно, т.е. в структурных
подразделениях Общества.
7.2.3. Дела со дня их заведения до передачи в архив Общества или на
уничтожение хранятся по месту их формирования.
7.2.4. Дела считаются заведенными с момента включения в них первого
исполненного документа. Документы после исполнения и окончания работы с
ними в 10-дневный срок помещаются (подшиваются) авторами документов в
твердые обложки или папки - регистраторы для обеспечения физической
сохранности.
7.2.5. Структурные подразделения Общества несут ответственность за
сохранность документов и формирование их в дела.
7.2.6. Дела в шкафах для их учета и быстрого поиска располагаются
вертикально, корешками наружу и в соответствии с номенклатурой дел. На
корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре дел. Выписка из
номенклатуры дел помещается на внутренней стороне шкафа.
7.2.7. При формировании дел в структурных подразделениях необходимо
соблюдать следующие правила:
помещать в дело исполненные документы, соответствующие по своему
содержанию заголовку дела по номенклатуре;
помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного
вопроса;
помещать приложения вместе с основными документами;
группировать в дело документы одного календарного года, за исключением
переходящих дел;
раздельно группировать в дела документы постоянного и временных
сроков хранения;
включать в дело по одному экземпляру каждого документа;
помещать в дела факсограммы, телеграммы, телефонограммы на общих
основаниях;
141
помещать в дело документ, правильно и полностью оформленный
(документ должен иметь дату, подпись, отметку об исполнении и др. реквизиты);
не помещать в дело документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры
и черновики;
документы располагать по мере их поступления.
7.2.8. По объему дело не должно превышать 250 листов и (или) по толщине
не более 4 см (толщина дел со сроками хранения до 10 лет не должна превышать
10 см).
При превышении указанных параметров заводится очередной том. При
наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются
на каждом томе с добавлением обозначений: "Т. 1", "Т. 2" или "Том 1" и т.д.
7.2.9. Приказы по профильной деятельности, приказы по административнохозяйственным вопросам группируются отдельно от приказов по личному
составу.
При формировании приказов по личному составу формируются в отдельные
дела приказы по личному составу по различным вопросам, в соответствии со
сроками хранения.
7.2.10. Переписка группируется за период календарного года и
систематизируется в хронологической последовательности: документ - ответ
помещается за документом - запросом. При возобновлении переписки по
определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются
в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.
7.2.11. Проверка наличия и состояния документов и дел проводится при
перемещении дел, при возврате дел, при реорганизации или ликвидации
Общества или его структурного подразделения.
Проверка наличия состояния документов и дел проводится путем сверки
индексов по номенклатуре с индексами на корешках обложек дел и с количеством
дел, указанном на конец года, а физическое состояние дел определяется путем их
визуального просмотра.
Все обнаруженные недостатки фиксируются в акте. Форма акта приведена в
приложении 6 к настоящей Инструкции.
В случае утраты документов и дел проводится служебная проверка.
7.2.12. Выдача дела сотруднику другого структурного подразделения
производится с разрешения руководства структурного подразделения, в котором
указанное дело сформировано. Выдача дел сотрудникам другого структурного
подразделения для работы осуществляется под расписку.
На выданное дело заводится карта – заместитель, помещаемая на место
выданного дела. В ней указывается название структурного подразделения, индекс
дела, дата его выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения,
предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела.
Образец оформления карты-заместителя приведен в приложении 7.
Дела выдаются во временное пользование сотрудникам других структурных
подразделений на срок не более одного месяца и после его истечения подлежат
возврату.
142
Иным государственным органам и организациям дела выдаются на
основании их письменных запросов с разрешения председателя и по актам.
Форма акта приведена в приложении 8.
7.2.13. Сотрудники структурного подразделения, в котором сформировано
дело, пользуются документами, находящимися в этом деле на текущем хранении,
в том числе временно изымают документы с обязательным вложением листа –
заместителя с указанием – кто, и на какой срок, взял документ, личной подписью
и датой.
Образец оформления листа – заместителя документа приведён в
приложении 9.
7.2.14. Изъятие документов из дел постоянного хранения осуществляется в
порядке, установленном законодательством РФ с оставлением в деле заверенной
копии документа и акта о причинах выдачи подлинника. Акт составляется в
установленном порядке организацией, осуществляющей изъятие документов.
7.2.15.
Контроль надлежащего формирования и ведения дел,
соблюдения требований делопроизводства, документооборота, положений
настоящей Инструкции и иных нормативных правовых актов осуществляют
ответственный за ведение делопроизводства и иные уполномоченные в
установленном порядке на осуществление контрольных мероприятий лица.
7.3. Подготовка документов и дел к передаче
на архивное хранение и на уничтожение
7.3.1. Подготовка документов и дел к передаче на архивное хранение и на
уничтожение предусматривает:
экспертизу ценности документов;
оформление дел;
составление описей дел по результатам экспертизы их ценности;
составление актов на уничтожение документов и дел с истекшими сроками
хранения.
7.3.2. Экспертиза ценности документов постоянного и временного сроков
хранения организуется в соответствии с положением об ЭК.
При проведении экспертизы ценности документов осуществляется: отбор
дел постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения для передачи в
архив Общества; отбор дел с временными сроками хранения (до 10 лет) и с
отметкой "До минования надобности", подлежащих дальнейшему хранению, а
также выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения
которых истекли.
Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании
нормативных правовых актов Российской Федерации, перечней документов с
указанием сроков их хранения и номенклатуры дел Общества.
7.3.3. По завершении года и по результатам экспертизы ценности
документов дела подлежат оформлению в соответствии с правилами оформления
дел и подготовки дел к передаче на архивное хранение. Форма листа-заверителя
дела приведена в приложении 10.
143
Форма оформления обложки (титульного листа) дела постоянного,
временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу приведена в
приложении 11.
Форма внутренней описи документов приведена в приложении 12.
Оформление дел в каждом структурном подразделении производится
сотрудниками при методической помощи и под контролем ответственного за
ведение делопроизводства и ЭК.
7.3.4. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи
дел постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения и дел по личному
составу, а также акты о выделении дел к уничтожению.
Опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой
(порядковой) законченной нумерацией. Основой составления описей дел является
номенклатура дел Общества.
7.3.5. В каждом структурном подразделении описи на дела постоянного
хранения составляются ежегодно.
По указанным описям документы сдаются в архив Общества.
Форма описи дел структурного подразделения приведена в приложении 13.
Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения; дела
временного (свыше 10 лет) хранения; дела по личному составу. На дела
временного (до 10 лет) хранения описи не составляются.
7.3.6. Описи дел структурных подразделений, служат основой для
подготовки сводной описи дел Общества, которую готовит ответственный за
ведение делопроизводства.
7.4. Уничтожение документов и дел с истекшими сроками хранения
7.4.1. По результатам экспертизы ценности документов, помимо описей дел,
составляется акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих
хранению. Форма акта приведена в приложении 14.
7.4.2. Дела включаются в акт, если установленный для них срок хранения
истек к 1 января года, в котором составлен акт.
7.4.3. Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих
хранению, составляется на дела всего Общества (при этом дела каждого
структурного подразделения Общества составляют самостоятельную группу
заголовков, а заголовки однородных дел, отобранных к уничтожению, вносятся в
акт под общим заголовком с указанием количества дел, отнесенных к данной
группе).
7.4.4. Отбор документов к уничтожению и составление акта о выделении
документов к уничтожению производится после составления сводной описи дел
постоянного хранения Общества за этот же период.
7.4.5. Акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих
хранению, направляются на согласование ЭК и после согласования утверждаются
приказом Общества.
144
7.4.6. После утверждения актов о выделении к уничтожению документов, не
подлежащих хранению, дела передаются на уничтожение или на переработку
(утилизацию) по приёмо-сдаточной накладной, в которой указываются дата
передачи, количество сдаваемых дел и вес бумажной макулатуры.
7.4.7. После уничтожения дел в номенклатуре дел Общества проставляется
отметка "Уничтожено. См. акт от… №…" с указанием должности, подписи и
расшифровки подписи сотрудника службы делопроизводства, ответственного за
передачу дел на уничтожение, и даты.
7.5. Передача дел на архивное хранение
7.5.1. В архив Общества (далее – архив) передаются дела постоянного,
временного (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу через 3 года
после года, в котором документы были помещены в дело на хранение.
7.5.2. Передача документов в архив производится по утвержденным описям
дел.
7.5.3. Дела временного срока хранения (до 10 лет) передаче в архив не
подлежат и хранятся в структурных подразделениях Общества, а по истечении
сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.
7.5.4. Передача дел в архив осуществляется по графику, составленному
ответственным за ведение делопроизводства и согласованному с руководством
структурных подразделений Общества.
7.5.5. Прием дел производится сотрудником, уполномоченным на ведение
деятельности архива, с проставлением в двух экземплярах описи дел отметок о
наличии каждого дела (на каждом экземпляре описи указывается количество
фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также подписи архивиста
и сотрудника, передавшего дела.
7.5.6. При ликвидации структурного подразделения Общества руководство
ликвидируемого
структурного
подразделения
в
период
проведения
организационно-штатных мероприятий организует формирование всех
имеющихся документов в дела, оформление дел и передачу их в структурное
подразделение, создаваемое взамен ликвидируемого и выполняющее все или
часть его полномочий.
При отсутствии структурного подразделения, создаваемого взамен
ликвидируемого и выполняющего все или часть его полномочий, дела передаются
в архив независимо от сроков хранения.
7.5.7. При реорганизации Общества руководство структурных
подразделений в период проведения реорганизационных мероприятий
организуют формирование всех имеющихся документов в дела, оформление дел и
передачу их ответственному за ведение делопроизводства.
145
Приложение 1
Правила оформления реквизитов документов
Для подготовки документов применяется текстовый редактор,
обеспечивающий требования графического воспроизведения реквизитов
документа.
Вид используемого шрифта: Times New Roman, размеры шрифта - 13,14;
диапазон используемых междустрочных интервалов: от одинарного до
полуторного.
При подготовке текстов в таблицах, для обеспечения лучшей читаемости
данных, допускается применение шрифтов вида Arial, размеров 12,13.
Начало абзаца в тексте печатается с отступом от левой границы - 1,25 см.
Текст документа выравнивается по ширине листа.
Наименование организации
Наименование:
Общество
с
ограниченной
ответственностью
«Механические
мастерские»,
сокращенное
наименование
–
ООО
«Мехмастерские».
Справочные данные об организации
Справочные данные об Обществе включают в себя почтовый адрес, номера
телефона, телефона-факса, адрес электронной почты, код Общества по ОКПО
(проставляется по Общероссийскому классификатору предприятий и
организаций), код формы документа по ОКУД (проставляется по
Общероссийскому классификатору управленческой документации), ОГРН
(основной
государственный
регистрационный
номер,
ИНН/КПП
(идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на
учет.
Наименование вида документа
Реквизит используется для указания вида документа.
Наименование вида документа не указывается в письмах.
Дата документа
Датой документа является дата его подписания (приказ, письмо, записка,
акт и др.), утверждения (инструкция, положение, правила, регламент, план, отчет
и др.), события, зафиксированного в документе (протокол).
146
Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или
утверждающим документ, или при регистрации документа, или непосредственно
составителем при подготовке документа (служебная записка, заявление и др.).
Датой документа, издаваемого совместно, является дата более поздней
подписи.
Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности:
день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских
цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами: 12.12.2016.
Буква "г" после цифр не ставится.
При словесно-цифровом способе оформления даты день месяца указывается
парой арабских цифр, год четырьмя арабскими цифрами, например: 12 декабря
2016 г.
Регистрационный номер документа
Регистрационный номер документа проставляется в соответствии с
системой регистрации, принятой в Обществе, и состоит из порядкового номера
структурного подразделения Общества в соответствии со штатным расписанием,
индекса дела по номенклатуре на соответствующий делопроизводственный год и
очередного порядкового номера за текущий календарный год.
Регистрационный номер присваивается документу после его подписания
(утверждения).
Регистрационный номер документа, изданного совместно, состоит из
разделенных косой чертой регистрационных номеров, присвоенных авторами
документа и расположенных в последовательности, соответствующей
обозначению их наименований организаций в заголовочной части документа.
Ссылка на регистрационный номер и дату документа
Ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта включает в себя
регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ.
Место составления (издания) документа
Место составления или издания документа – "г. Орел" указывается на
бланках Общества.
Адресат
В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения,
должностные или физические лица. При адресовании документа должностному
лицу инициалы указывают перед фамилией. Наименование организации и ее
структурного подразделения указывают в именительном падеже. Например:
147
Департамент информатизации и
научно-технического обеспечения
Отдел статистики
Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном
падеже, например:
Генеральному директору
ОАО "Северные регионы"
В.А. Лагунину
или
АО«Электроцентромонтаж»
Главному бухгалтеру
В.М. Кочетову
Если документ отправляют в несколько однородных организаций или в
несколько структурных подразделений одной организации, то их следует
указывать обобщенно, например:
Администрации районов
Орловской области
Допускается центрировать каждую строку реквизита "Адресат" по
отношению к самой длинной строке. Например:
Главному редактору
Издательского дома "Медиадом"
Н.В. Семиной
Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово "Копия"
перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При большем числе
адресатов составляют список рассылки документа.
В состав реквизита "Адресат" может входить почтовый адрес. Элементы
почтового адреса указывают в последовательности, установленной правилами
оказания услуг почтовой связи.
При адресовании письма в организацию указывают ее наименование, затем
почтовый адрес, например:
148
Государственное учреждение
Всероссийский научноисследовательский институт
документоведения и архивного дел
Профсоюзная ул., д. 82, Москва,
117393
При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и
инициалы получателя, затем почтовый адрес, например:
Образцову О.П.
ул. Садовая, д. 5, кв. 12,
г. Липки, Киреевский р-н,
Тульская обл., 301264
Гриф утверждения документа
Гриф утверждения проставляется в правом верхнем углу документа. Строки
реквизита выравниваются по левому краю или центрируются относительно самой
длинной строки. Документ утверждается должностным лицом (должностными
лицами) или распорядительным документом.
При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения
должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования
должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и
даты утверждения, например:
УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор ООО
«Мехмастерские»
Подпись И.О. Фамилия
Дата
При утверждении документа несколькими должностными лицами их
подписи располагаются на одном уровне.
При утверждении документа распорядительным документом гриф
утверждения состоит из слов УТВЕРЖДЕНО (УТВЕРЖДЕН, УТВЕРЖДЕНЫ,
УТВЕРЖДЕНА), согласованного с наименованием вида утверждаемого
документа, наименования вида документа в творительном падеже, его даты,
номера:
УТВЕРЖДЕНО
приказом
ООО "Мехмастерские"
от 16.03.2016 № 43
149
"Об утверждении"
Заголовок к тексту
Заголовок к тексту включает в себя краткое содержание документа.
Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа.
Заголовок может отвечать на вопросы:
о чем (о ком)? Например:
Приказ о создании аттестационной комиссии;
чего (кого)? Например:
Должностная инструкция ведущего эксперта.
К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок
допускается не указывать.
Текст документа
Документы Общества составляются на государственном языке Российской
Федерации - русском.
Текст документа может содержать разделы, подразделы, пункты,
подпункты, нумеруемые арабскими цифрами. Уровней рубрикации не должно
быть более четырех.
В приказах текст документа излагают от первого лица единственного числа
(«приказываю»)
В документах коллегиальных и совещательных органах от третьего лица
единственного числа: («коллегия решила»)
Текст протокола излагается от третьего лица множественного числа
(«слушали», «выступили»).
В совместных документах текст излагают от первого лица множественного
числа: («приказываем», «решили»).
В деловых(служебных) письмах используются формы изложения:
- от первого лица множественного числа («просим направить»,
«представляем на рассмотрение»);
- от третьего лица единственного числа («Общество не возражает»);
- от первого лица единственного числа («считаю необходимым»,
«предлагаю рассмотреть»).
При употреблении в тексте фамилий лиц инициалы указываются после
фамилии.
Страницы документа нумеруются, начиная со второго листа документа
арабскими цифрами посередине верхнего поля.
Текст документа отделяется от заголовка к тексту двумя или тремя
междустрочными интервалами.
Отметка о приложении
150
Отметка о приложении используется при оформлении писем и приложений
к планам, программам, отчетам, положениям, правилам, инструкциям и другим
документам.
В письмах отметка о приложении оформляется под текстом письма на
расстоянии 1,25 см от границы левого поля. Если приложение названо в тексте
письма, в отметке о приложении указывается количество листов и количество
экземпляров приложения:
"Приложение: на 3 л. в 1 экз."
При наличии нескольких приложений, в отметке о приложении они
нумеруются, указываются наименования каждого приложения, количество листов
и количество экземпляров:
"Приложение:
1. Заключение на проект ... на 3 л. в 2 экз.
2. Справка о доработке ... на 2 л. в 1 экз."
Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывается.
Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку
о его наличии оформляют следующим образом, например:
"Приложение: на 3 л. в 1 экз. только в первый адрес."
На приложениях к правилам, инструкциям, положениям, планам,
программам, договорам и другим документам отметка о приложении
проставляется на первом листе приложения в правом верхнем углу.
Если приложений несколько, они нумеруются (Приложение 1, Приложение
2). Если приложение одно, оно не нумеруется. В отметке о приложении
указывается наименование вида основного документа, его дата и номер,
например:
"Приложение 2
к приказу ООО "Мехмастерские"
от 27.04.2016 № 148 "
Если приложением к документу (например, к приказу) является
утверждаемый документ (положение, правила, инструкция, регламент и др.) в
верхнем правом углу проставляется отметка о приложении, ниже – гриф
утверждения, например:
Приложение
УТВЕРЖДЕНО
приказом ООО "Мехмастерские"
151
от 20.05.2016 № 189
Вид и размер шрифта реквизита "Отметка о приложении" должен
соответствовать виду и размеру шрифта текста документа.
Гриф согласования документа
Гриф согласования документа используется при согласовании документа с
внешней организацией. Он состоит из слова “СОГЛАСОВАНО”, должности
лица, которым согласован документ (включая наименование организации),
личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты
согласования. Гриф согласования располагается на первом листе документа или
на последнем листе документа под текстом.
СОГЛАСОВАНО
Генеральный директор ООО «Мехмастерские»
Подпись И.О. Фамилия
26.02.2017
Внешнее согласование также может быть осуществлено другим документом письмом, протоколом, приказом.
СОГЛАСОВАНО
приказом ОАО «Регата»
от 01.02.2017 № 01–02/27
Виза
Согласование проекта документа оформляется визой.
Виза проставляется собственноручно лицом, визирующим документ, и
включает в себя наименование должности визирующего, его личную подпись,
расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату.
Начальник финансового отдела
Нестеров А.П. Нестеров
13.03.2017
Допускается полистное визирование документа и его приложений.
При наличии замечаний, дополнений к проекту документа виза дополняется
соответствующим указанием.
Для документа, подлинник которого остается в организации, визы
согласования проставляются на обороте последнего листа подлинника документа
152
или
на
последнем
листе
документа
под
подписью.
Для документа, подлинник которого отправляют из организации, визы
проставляются на экземплярах документов, помещаемых в дело. При
согласовании проектов приказов реквизит "Виза" проставляется в поле таблицы
для согласования проектов приказов.
Подпись
Подпись включает: наименование должности лица, подписавшего документ,
его собственноручную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилия):
"Генеральный директор
личная подпись
И.О.Фамилия"
Если документ оформлен не на бланке, в наименование должности
включается наименование организации. Допускается в реквизите "Подпись
должностного лица" центрировать наименование должности лица, подписавшего
документ, относительно самой длинной строки.
При подписании документа несколькими должностными лицами разных
должностей их подписи располагают одну под другой в последовательности,
соответствующей иерархии занимаемой должности, например:
"Генеральный директор
И.О.Фамилия"
личная подпись
Главный бухгалтер
И.О.Фамилия"
личная подпись
При подписании документа несколькими лицами равных должностей их
подписи располагают на одном уровне.
В документах, составленных комиссией, указывается статус лица в составе
комиссии:
"Председатель комиссии
Секретарь комиссии
Члены комиссии
личная подпись
личная подпись
личная подпись
личная подпись
И.О.Фамилия"
И.О.Фамилия
И.О.Фамилия
И.О.Фамилия
Не допускается подписывать документы с предлогом "За" или
проставлением косой черты перед наименованием должности (добавлять какиелибо приставки). Если генеральный директор или иное уполномоченное на
подписание документа лицо временно отсутствует (отпуск, болезнь,
командировка) или должность вакантна, то документ подписывает сотрудник,
уполномоченный на подписание в соответствии с распорядительным документом
153
или наделенный полномочиями, установленными должностной инструкцией и
(или) положением о структурном подразделении Общества, с указанием своей
должности и полномочия, например:
"Заместитель генерального директора
И.О.Фамилия"
личная подпись
или:
"Временно осуществляющий
полномочия генерального директора
Фамилия"
личная подпись
И.О.
Реквизит "Подпись должностного лица" может быть оформлен
собственноручно автором документа (например, при написании служебной
записки без применения технических средств) либо оформлен с использованием
технических средств.
В случае оформления реквизита "Подпись должностного лица" с
использованием технических средств вид и размер шрифта указанного реквизита
не может отличаться от вида и размера шрифта основного текста документа.
Реквизит "Подпись должностного лица" отделяется от текста тремя или
четырьмя одинарными междустрочными интервалами.
Печать
Печать является способом подтверждения подлинности подписи
должностного лица на документе. Печать ставится на документах в случаях,
предусмотренных законодательными или иными нормативными правовыми
актами. Печать ставится на свободном от текста месте, при этом оттиск печати не
захватывает личной подписи должностного лица и может захватывать часть
наименования должности лица, подписавшего документ.
В документах, подготовленных на основе унифицированных форм, печать
ставится в месте, обозначенном отметкой "МП" или иным образом.
Отметка об исполнителе
Отметка об исполнителе (авторе) документа проставляется на письмах
Общества в левом нижнем углу лицевой стороны последнего листа документа.
Отметка включает фамилию, имя, отчество исполнителя и номер его телефона:
Павлова Наталья Александровна
(831) 345-10-91
Отметка о заверении копии
154
Для подтверждения соответствия копии (выписки из документа)
подлиннику документа на последнем листе копии (выписки из документа) под
реквизитом "Подпись" оформляется реквизит "Отметка о заверении копии". Он
включает: слово "Верно", наименование должности лица, заверившего копию,
собственноручную подпись, расшифровку подписи, дату заверения.
Реквизит "Отметка о заверении копии" может быть оформлена от руки или с
использованием штампа.
Допускается заверять каждый лист многостраничной копии документа.
Отметка о поступлении документа
Отметка о поступлении документа содержит входящий регистрационный
номер и дату поступления документа, проставляется с использованием штампа.
Допускается указание часов и минут поступления документа с заверением
подписями заинтересованных лиц.
Резолюция
Резолюция содержит указание по исполнению документа. Она оформляется
на свободном месте рабочего поля документа. Резолюция включает в себя:
фамилию, инициалы исполнителя (исполнителей), поручение по документу,
подпись автора резолюции и дату оформления резолюции.
Резолюция, по усмотрению лица, дающего поручение, может включать в
себя также срок исполнения документа.
Отметка о контроле
Отметку о контроле проставляют на документах, поставленных на
контроль, с помощью штампа "Контроль" на верхнем поле документа справа.
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело состоит из слов
"В дело", указания индекса дела, в которое помещается документ, с указанием
года, должности лица, оформившего отметку, подписи и даты.
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело может
дополняться информацией об особенностях исполнения документа.
155
Приложение 1
ОБЩЕСТВО С ОГРАНИЧЕННОЙ ОТВЕТСТВЕННОСТЬЮ
«МЕХАНИЧЕСКИЕ МАСТЕРСКИЕ»
(ООО «МЕХМАСТЕРСКИЕ»)
ПРИКАЗ
№___________
________________
г. Орел
Об утверждении Инструкции по делопроизводству
В целях упорядочения делопроизводства и совершенствования организации
работы с документам п р и к а з ы в а ю:
1. Утвердить и ввести в действие прилагаемую инструкцию по
делопроизводству.
2. Считать утратившим силу приказ от ________ № _______.
3. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на….
Генеральный директор
И.О. Фамилия
Образец оформления приказа Общества (с констатирующей частью)
156
ОБЩЕСТВО С ОГРАНИЧЕННОЙ ОТВЕТСТВЕННОСТЬЮ
«МЕХАНИЧЕСКИЕ МАСТЕРСКИЕ»
(ООО «МЕХМАСТЕРСКИЕ»)
ПРИКАЗ
№___________
________________
г. Орел
О создании официального сайта ООО «Мехмастерские»
П р и к а з ы в а ю:
1.
Создать сайт ООО «Мехмастерские» с официальным наименованием
– "http://radost.ru/".
2.
...
Генеральный директор
И.О. Фамилия
Образец оформления приказа Общества (без констатирующей части)
157
Продолжение приложения 1
БЛАНК
согласования проекта приказа
"Об утверждении Инструкции по делопроизводству "
(название приказа)
Должность
Фамилия, имя,
отчество
Замечания к проекту
приказа
Дата и подпись
158
Приложение 2
ОБЩЕСТВО С ОГРАНИЧЕННОЙ
ОТВЕТСТВЕННОСТЬЮ
«МЕХАНИЧЕСКИЕ МАСТЕРСКИЕ»
(ООО «МЕХМАСТЕРСКИЕ»)
Ливенская ул., д. 13, г. Орел, 302004
Тел./факс (4862) 552-504. E-mail:
ОГРН 1095742001706
ИНН 5751037966, КПП 575101001
________________№ _____________
На № ___________от ___________
Образец бланка письма Общества с угловым расположением реквизитов
159
Приложение 3
ОБЩЕСТВО С ОГРАНИЧЕННОЙ ОТВЕТСТВЕННОСТЬЮ
«МЕХАНИЧЕСКИЕ МАСТЕРСКИЕ»
(ООО «МЕХМАСТЕРСКИЕ»)
ПРОТОКОЛ
________________
№___________
г. Орел
160
Образец бланка Протокола Общества
161
Приложение 4
УТВЕРЖДЕНО
приказом
ООО «Мехмастерские»
от
Номенклатура дел ООО «Мехмастерские»
г. Орел
№
162
Продолжение приложения 4
Систематизированный перечень заголовков (наименований) дел
Индекс
дела
Заголовок дела
(тома, частей)
Кол-во
дел
(томов,
частей)
Срок хранения
дела (тома, части)
и номера статей
по перечню
Примечание
1
2
3
Название раздела
4
5
Ответственный за ведение
делопроизводства
И.О.Фамилия
Дата
СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭК
от___________№_________
Подпись
163
Продолжение приложения 4
Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в _____ году
в ООО «Мехмастерские»
По срокам хранения
Всего
В том числе:
с отметкой
переходящих
"ЭПК"
1
Постоянного
Временного (свыше 10 лет)
Временного (до 10 лет
включительно)
ИТОГО:
Ответственный за ведение
делопроизводства
Подпись
И.О.Фамилия
Дата
Итоговые сведения переданы в архив
Наименование должности,
передавшего сведения
Подпись
Дата
Образец оформления номенклатуры дел
И.О.Фамилия
164
Приложение 5
АКТ
№
(место составления)
проверки, наличия и состояния дел
(постоянного, временного хранения, по личному
составу)
Фонд №
Основание
(плановая проверка, перемещения документов, стихийное бедствие и т.д.)
Составлен комиссией:
Председатель комиссии
(наименование должности, фамилия, инициалы)
Члены комиссии:
(наименование должностей, фамилии, инициалы)
Проверка проводилась с
по
Проверкой установлено:
1. Всего числится по описям:
дел,
(цифрами и прописью)
в том числе по описям, утвержденным (согласованным) ЭПК архивного учреждения,
дел.
(цифрами и прописью)
2. Всего не оказалось в наличии
дел,
(цифрами и прописью)
в том числе по описям, утвержденным (согласованным) ЭПК архивного учреждения,
дел.
(цифрами и прописью)
3. Имеют литерные номера:
3.1. не учтенных в итоговых записях описей
дел,
(цифрами и прописью)
3.2. неперечисленных, но учтенных в итоговых записях описей
дел.
(цифрами и прописью)
4. Пропущено номеров:
4.1. не учтенных в итоговых записях описей
дел,
(цифрами и прописью)
4.2. неперечисленных, но учтенных в итоговых записях описей
дел.
(цифрами и прописью)
5. Неправильно положенных дел, относящихся к другим фондам,
дел.
(цифрами и прописью)
6. Оказалось в наличии по данному фонду (включенных в описи)
дел.
(цифрами и прописью)
7. Имеется не включенных в описи
дел.
(цифрами и прописью)
165
8. Всего по данному фонду (включенных и не включенных в описи) имеется в наличии
дел,
(цифрами и прописью)
из них:
8.1. требующих дезинфекции
дел,
(цифрами и прописью)
8.2. требующих дезинсекции
дел,
(цифрами и прописью)
8.3. требующих реставрации
дел,
(цифрами и прописью)
8.4. требующих переплета и подшивки
дел,
(цифрами и прописью)
8.5. требующих восстановления затухающих текстов
дел,
(цифрами и прописью)
8.6. неисправимо поврежденных
дел,
(цифрами и прописью)
8.7. требующих технической обработки
дел,
(цифрами и прописью)
8.8. выдано во временное пользование
дел.
(цифрами и прописью)
9. Общая характеристика состояния и условий хранения документов. Основные отрицательные явления
в состоянии и условиях их хранения.
Приложение: лист(ы) проверки наличия и состояния дел (№ …).
Проверку проводили:
(наименование должности)
(подпись)
(расшифровка подписи)
(наименование должности)
(подпись)
(расшифровка подписи)
(наименование должности)
(подпись)
(расшифровка подписи)
Дата
Форма акта проверки наличия и состояния дел
166
Приложение 6
КАРТА-ЗАМЕСТИТЕЛЬ ДЕЛА
Дело
(№ и название)
Опись
(№ и название)
Фонд
(№ и название)
Выдано во временное пользование (читальный зал):
№
п/п
1
Ф.И.О. пользователя
Дата выдачи
Дата возврата
2
3
4
Образец оформления карты-заместителя дела
167
Приложение 7
АКТ
№
(место составления)
о выдаче дел во временное пользование
(наименование организации,
ее адрес, почтовый индекс)
Основание
Для какой цели выдаются дела
Выдаются следующие ед. хр. из фонда №
(название фонда)
№
п/п
Опись №
Ед. хр.
№
Заголовок ед. хр.
Крайние даты
1
2
3
4
5
Количество Примечание
листов (время
звучания,
метраж)
6
7
Всего выдается
ед. хр.,
(цифрами и прописью)
срок возвращения
.
Дела выданы в упорядоченном состоянии, подшиты, в обложках, с пронумерованными листами и
заверительными надписями.
Получатель обязуется не предоставлять дел, полученных во временное пользование, для занятий
посторонним лицам, не выдавать по ним копий, выписок и справок, не публиковать документы без
разрешения организации, выдавшей дела.
Получатель обязуется вернуть дела в архив организации в указанный в акте срок.
Получатель предупрежден об ответственности по закону в случае утраты или повреждения
полученных во временное пользование дел.
Наименование должности
руководителя организации,
выдающего дела
(подпись)
(расшифровка подписи)
Наименование должности
руководителя организацииполучателя
(подпись)
(расшифровка подписи)
Дата
Дата
Гербовая печать организации
Гербовая печать организации
168
Продолжение приложения 8
Выдал дела по поручению руководства
(наименование организации)
Руководитель архива
организации (лицо,
ответственное за архив)
(подпись)
(расшифровка подписи)
Дата
Принял дела по поручению руководства
(наименование организации)
Руководитель архива
организации (лицо,
ответственное за архив)
(подпись)
(расшифровка подписи)
Дата
Дела возвращены в полном объеме и сохранности.
Сдал по поручению руководства организации-получателя.
Руководитель архива
организации (лицо,
ответственное за архив)
(подпись)
(расшифровка подписи)
Дата
Принял по поручению руководства организации, выдавшей дела.
Руководитель архива
организации (лицо,
ответственное за архив)
(подпись)
(расшифровка подписи)
Дата
Форма акта о выдаче дел во временное пользование
169
Приложение 8
ЛИСТ - ЗАМЕСТИТЕЛЬ ДОКУМЕНТА
Вид документа _________________ Дата ________________ № ___________
Автор________ ____________________________________________________
Заголовок (или краткое содержание документа) _________________________
Выдан_____________________________________________________________
(дата выдачи, кому выдан)
Основание для выдачи_______________________________________________
(указать причину выдачи документа)
Выдал _______________________ Получил _________________________
(подпись, расшифровка подписи) (подпись, расшифровка подписи)
Образец оформления листа – заместителя документа
170
Приложение 9
ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА №
В деле подшито и пронумеровано
листов,
(цифрами и прописью)
в том числе:
литерные номера листов
пропущенные номера листов
+ листов внутренней описи
;
Особенности физического состояния и формирования дела
1
Номера
листов
2
Наименование должности
работника
(подпись)
Дата
Форма листа – заверителя дела
(расшифровка подписи)
171
Приложение 10
Код гос. архива
Код организации
Ф. №
Оп. №
Д. №
(Наименование архивного учреждения)
(Наименование организации и структурного подразделения)
ДЕЛО №
ТОМ №
(Заголовок дела)
(Крайние даты)
На
Хранить
Ф. №
Оп. №
Д. №
Форма обложки дела
постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения
листах
172
Приложение 11
ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ
документов дела № ______________
N п/ Индекс документ Дата документ Заголовок документ Номера листов ед. хр Примечани
п
а
а
а
.
е
1
2
3
4
5
Итого ___________________________________________________документов.
(цифрами и прописью)
Количество листов внутренней описи __________________________________.
(цифрами и прописью)
Наименование должности лица,
составившего внутреннюю опись
документов дела
Подпись
И.О. Фамилия
Дата
Форма внутренней описи документов дела
6
173
Приложение 12
УТВЕРЖДАЮ
Наименование должности
руководителя структурного
подразделения
подпись
расшифровка подписи
дата
ОПИСЬ №
______________________________________________________________________
(наименование структурного подразделения и
назначение описи (по личному составу, постоянного срока хранения и т.п.)
ДОКУМЕНТОВ ДЕЛА№__________________________________________________
№
п/п
1
Индекс дела
Заголовок дела
2
3
Крайние даты
4
Название раздела
Кол-во
листов
5
Срок
хранения
61
Примечание
Итого________________________________________________________________документов
(цифрами и прописью)
Кол-во листов внутренней описи____________________________________________________
Наименование должности
составителя описи
Подпись
Форма описи дел структурного подразделения
И.О. Фамилия
7
174
Приложение 13
ООО «Мехмастерские»
УТВЕРЖДАЮ
Генеральный
директор
«Мехмастерские»
АКТ
________№__________
ООО
И.О. Фамилия
Подпись
дата
г. Орел
о выделении к уничтожению
документов, не подлежащих
хранению
На основании
(название и выходные данные перечня документов с указанием сроков их хранения)
отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и утратившие практическое
значение документы фонда №
(название фонда)
№
п/п
1
Заголовок дела
или групповой
заголовок
документов
2
Крайние
даты
Номера
описей
3
4
Индекс дела по Кол-во
Сроки
Примечание
номенклатуре или ед. хр.
хранения и
№ дела по описи
номера статей
по перечню
5
6
7
8
Итого _________________________________________ дел за ___________годы.
(цифрами и прописью)
Описи дел постоянного хранения за ____________годы утверждены, а по личному составу
согласованы с экспертно-проверочной и методической комиссией комитета культуры
Волгоградской области
(протокол от ____________________________№___)
Наименование должности лица,
проводившего экспертизу
ценности документов
Дата
Подпись
И.О.Фамилия
175
Продолжение приложения 13
СОГЛАСОВАНО
Протокол постоянно действующей
экспертной комиссии ООО «Мехмастерские»
от ___________№_______
Документы в количестве ____________________________________________________ дел,
(цифрами и прописью)
весом _______________________________кг сданы в ________________________________
(наименование организации)
на переработку по приемо-сдаточной накладной от _________________№______________
Наименование должности сотрудника,
сдавшего документы
Подпись
И.О.Фамилия
Изменения в учетные документы внесены.
Наименование должности
сотрудника, ответственного
за ведение делопроизводства
Подпись
И.О.Фамилия
Дата
Форма акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению
176
Приложение 14
Реестр рассылки
№
наименование
адресата
почтовый адрес
1
2
3
4
Подготовил:
Должность
Фамилия И.О.
Подпись дата
Форма реестра рассылки
Количество
экземпляров
177
1/--страниц
Пожаловаться на содержимое документа