close

Вход

Забыли?

вход по аккаунту

Шестакова Елизавета Владимировна. Рационализация делопроизводства в образовательном учреждении

код для вставки
2
3
4
МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ФЕДЕРАЛЬНОЕ ГОСУДАРСТВЕННОЕ БЮДЖЕТНОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ
УЧРЕЖДЕНИЕ ВЫСШЕГО ОБРАЗОВАНИЯ
«ОРЛОВСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ имени И.С.
ТУРГЕНЕВА»
Аннотация
на выпускную квалификационную работу
студента Шестаковой Елизаветы Владимировны шифр 130439
на тему: Рационализация делопроизводства в образовательном учреждении
Объем ВКР составил 66 листов. Работа содержит 1 рисунок, 3 таблицы. При
написании работы было использовано 20 источников. Количество приложений 29.
Перечень ключевых слов: ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ
УПРАВЛЕНИЯ,
ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО,
ЗАКОНОДАТЕЛЬНЫЙ
АКТ
РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ, ОФОРМЛЕНИЕ, СРОК ХРАНЕНИЯ, РЕКВИЗИТ,
ДОКУМЕНТ,
ИНСТРУКЦИЯ
ПО
ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ,
ГОСТ,
НОМЕНКЛАТУРА, СООТВЕТСВИЕ.
Краткая характеристика ВКР
В работе проведено исследование делопроизводства образовательного
учреждения
с
целью
усовершенствования,
то
есть
рационализации
делопроизводства объекта исследования, в соответствии законодательным актам
Российской Федерации в области делопроизводства и архивного дела. Для
достижения целей исследования использовался анализ нормативно - правовой
документации в области документоведения, а также анализ документов
учреждения.
Большое место в работе занимает исследование документов учреждения:
номенклатуры дел, инструкции по делопроизводству, документов, образующихся
в процессе делопроизводства.
5
В работе выявляются несоответствия оформления указанных документов
законодательным актам Российской Федерации в области делопроизводства.
Расположение, наличие и оформление реквизитов, определение сроков хранения
документов, отражение дел учреждения в номенклатуре – основные объекты
внимания. Эти аспекты подробно рассмотрены и проанализированы.
В заключении кратко перечислены основные недостатки делопроизводства
объекта исследования и предложен ряд мероприятий по рационализации
делопроизводства объекта.
Полученные в ходе исследования результаты имеют практическую ценность
и могут быть реализованы объектом исследования с целью улучшения
документационного
делопроизводства.
обеспечения
управления
и
рационализации
6
СОДЕРЖАНИЕ
Введение………………………………………………………………………...7
1.
Объект исследования…………………………………………………..10
1.1.
Краткое
описание
объекта
исследования
и
его
структуры……………………………………………………………………………...10
1.2.
Законодательные акты, определяющие работу с документами объекта
исследования……………………………………………………...………………...…13
2.
Делопроизводство учреждения…………………………………………17
2.1.
Анализ
документов,
составляющих
документооборот
учреждения..…………………………………………………………..………..……...17
2.2.
Объем документооборота ……………………………………….…..….55
Заключение…………………………………………...……………….…...……59
Список литературы…………………………………………...……….……..…63
7
ВВЕДЕНИЕ
Документационное обеспечение управления (далее – ДОУ) направленно на
работу с
документами,
деятельности
и
которые
сопровождают
создаются
деятельность
в
процессе
любого
управленческой
образовательного
учреждения. ДОУ включает в себя работу со всеми документами, создающими
документооборот учреждения и занимается подготовкой, созданием, обработкой,
хранением и использованием документов, а так же контролем за их исполнением.
Важной составляющей ДОУ является оформление, так как грамотное составление
и оформление документов ускоряет в дальнейшем их обработку и может влиять
на правильность и своевременность принятого решения. Н.Н Лукашева [15] и
А.Ю. Платко [16] считают, что грамотность при работе с документами
обеспечивается только при соблюдении законодательства, регламентирующего
делопроизводство. Таким образом, при работе с документами необходимо особое
внимание уделять законодательным актам и методическим рекомендациям в
сфере делопроизводства, направленным на установление единых требований к
документации, образующейся в деятельности учреждения. Это делает тему
работы актуальной.
Объектом исследования настоящей работы является муниципальное
бюджетное учреждение дополнительного образования «Норильская детская
художественная школа».
Предмет исследования: делопроизводство образовательного учреждения
(объекта исследования).
Цель
исследования:
усовершенствовать
делопроизводство
объекта
исследования в соответствии законодательным актам Российской Федерации в
области делопроизводства и архивного дела.
Для выполнения поставленной цели были установлены следующие задачи:
1.
Ознакомиться с учреждением.
2.
Определить
законодательные
акты,
регламентирующие
документационное обеспечение управления объекта исследования.
8
3.
Исследовать документы, создаваемые в процессе деятельности
объекта исследования, на предмет их соответствия законодательным актам
Российской Федерации в области делопроизводства и архивного дела.
4.
Определить количество документов, составляющих документооборот
за один месяц и рассчитать документооборот учреждения за один месяц
Гипотеза:
в
результате
написания
квалификационной
работы
предполагается выявить ошибки, допущенные при составлении и оформлении
документов, что позволит их устранить и тем самым рационализировать
делопроизводство в рассматриваемом учреждении.
Для достижения цели квалификационной работы были выбраны следующие
методы исследования: анализ нормативно - правовой документации в области
документоведения, а также анализ документов учреждения.
Практическая значимость квалификационной работы состоит выявлении
ошибок
при
оформлении
документов
и
дальнейшей
рационализации
делопроизводства объекта исследования в соответствии с законодательным актам
Российской Федерации в области делопроизводства и архивного дела.
Структура выпускной квалификационной работы обусловлена целью и
задачами исследования.
Работа будет включать в себя следующие главы и параграфы:
1.
Объект исследования.
1.1.
Краткое описание объекта исследования и его структуры.
1.2.
Законодательные акты, определяющие работу с документами объекта
исследования.
2.
Делопроизводство учреждения.
2.1.
Анализ документов, составляющих документооборот учреждения.
2.2
Объем документооборота.
В первой главе будет описана структура учреждения, организация
делопроизводства и функций делопроизводственной службы, а так же будут
определены
документы,
которые
следует
использовать
регламентирующих, для достижения цели исследования.
в
качестве
9
В главе «Делопроизводство учреждения» будут перечислены, описаны и
проанализированы
документы
объекта
исследования,
регламентирующие
документооборот и работу с документами, а так же создаваемые в процессе
деятельности учреждения. Эти документы будут рассмотрены на соответствие
регламентирующим
документам
Российской
Федерации
в
области
делопроизводства и архивного дела. Также вторая глава будет содержать
информацию о количестве документов, создаваемых за один месяц и объеме
документооборота.
В заключение будет изложено краткое описание результатов, которые были
получены в процессе изучения и анализа документов объекта исследования. На
основании полученных результатов будут сделаны выводы.
10
1. ОБЪЕКТ ИССЛЕДОВАНИЯ
Краткое описание объекта исследования и его структуры
1.2.
Описание объекта исследования составлено на основании информации,
содержащейся
в
Уставе
муниципального
бюджетного
учреждения
дополнительного образования «Норильская детская художественная школа»,
утвержденного
распоряжением
начальника
Управления
имущества
Администрации города Норильска от 27.04.2018 № 150-87 (приложение 1).
Муниципальное бюджетное учреждение дополнительного образования
«Норильская детская художественная школа» (сокращенное название – МБУ ДО
«НДХШ») является некоммерческим Учреждением, созданным для оказания
услуг в целях обеспечения реализации предусмотренных законодательством
Российской Федерации полномочий в сфере образования в области культуры.
Свою работу учреждение начало в 1966 году на основании решения
Исполнительного комитета Норильского городского совета депутатов трудящихся
от 09.02.1966 № 39 «Об открытии художественной школы» (приложение 2).
18.01.1996 муниципальное образовательное учреждение «Норильская
детская художественная школа» было зарегистрировано Администрацией города
Норильска.
На
основании
постановления
переименовании
муниципальных
муниципального
образования
Главы
города
образовательных
«город
Норильск»
Норильска
учреждений
от
28.06.2002
«О
единого
№
648
переименовано в муниципальное образовательное учреждение дополнительного
образования детей «Норильская детская художественная школа». Затем, на
основании постановления Администрации города Норильска от 24.07.2009 № 311
учреждение было переименовано в муниципальное бюджетное образовательное
учреждение
дополнительного
образования
детей
«Норильская
детская
художественная школа».
Последнее
переименование
произошло
11.09.2015
на
основании
постановления Администрации города Норильска № 473 – учреждение было
переименовано в муниципальное бюджетное учреждение дополнительного
11
образования «Норильская детская художественная школа». Это название
сохранилось до настоящего времени.
Учредителем МБУ ДО «НДХШ» от имени МО город Норильск выступает
Администрация города Норильска.
Функции
и
полномочия
учредителя
в
отношении
учреждения
осуществляются Администрацией города Норильска непосредственно, а так же
Управлением имущества Администрации города Норильска, Финансовым
управлением Администрации города Норильска, а так же Управлением по делам
культуры и искусства Администрации города Норильска, в ведении которого
находится МБУ ДО «НДХШ».
Учреждение является юридическим лицом и имеет в оперативном
управлении
обособленное
имущество,
печать
с
полным
наименованием
учреждения на русском языке, а так же соответствующие штампы и бланки со
своим наименованием.
Основной целью деятельности является осуществление образовательной
деятельности по дополнительным общеобразовательным программам в области
искусств.
Структура делопроизводственной службы в учреждении отсутствует. В
соответствии с пунктом 1.7. Инструкции по делопроизводству МБУ ДО
«НДХШ», утверждённой приказом директора от 18.08.2017 № 01-09/23
(приложение 3), ответственность за организацию делопроизводства возлагается на
директора учреждения, который своим приказом определяет должностных лиц,
отвечающих за делопроизводство в МБУ ДО «НДХШ». Но документов,
определяющих должностное лицо, отвечающих за ведение делопроизводства, в
учреждении нет.
На деле функции делопроизводственной службы в возложены на секретаря
учебной части, должностная инструкция (приложение 4) (пункт 2.10 раздела 2
«Должностные обязанности») которого обязывает его составлять письма, запросы
и другие документы по указанию директора и заместителя директора по УВР.
12
На рисунке 1 представлена организационно - структурная схема аппарата
управления учреждения.
Администрация города Норильска
Управление по делам культуры и искусства Администрации
города Норильска
Директор МБУ ДО «НДХШ»
Заместители директора
Секретарь учебной части
Заведующий
хозяйством
Преподаватели
Младший
обслуживающий
персонал
1. Организационно - структурная схема аппарата управления учреждения.
Секретарь учебной части подчиняется непосредственно директору школы.
Работа с документами регламентируется инструкцией по делопроизводству
в МБУ ДО «НДХШ», введенной в действие приказом директора от 18.08.2017 №
01.09/23 (Далее – Инструкцией) и номенклатурой дел на 2018 год, утвержденной
директором МБУ ДО «НДХШ» 21.12.2017 (Далее – Номенклатура) (приложение
5).
Функции секретаря учебной части частично не соответствуют Должностной
инструкции. Кроме обязанностей указанных в Должностной инструкции, в его
обязанности
входит:
регистрация
входящей,
исходящей
и
внутренней
регистрации документации, сканирование и ксерокопирование документации,
13
составление протоколов различных собраний, проводимых в учреждении,
ответственность за работу архива, составление отчетов для Пенсионного фонда
Российской Федерации, ведение кадрового делопроизводства взаимодействие с
Военным комиссариатом.
Учреждение имеет в наличии компьютеры на рабочих местах, которые
объединены
в
сеть.
Делопроизводственные
процессы
осуществляются
с
использованием офисного пакета приложений, созданных корпорацией Microsoft
для операционных систем Microsoft Windows - Microsoft Office. А именно,
текстовый процессор Microsoft Word, который позволяет подготавливать
документы различной сложности, и Microsoft Excel - табличный процессор,
предназначенный для создания электронных таблиц любой сложности.
В Учреждении отсутствуют автоматизированные делопроизводственные
операции: регистрация осуществляется в журнале регистрации входящей
информации
и
журнале
регистрации
исходящей
информации,
контроль
исполнения и движение документов не осуществляется.
1.2. Законодательные акты, определяющие работу с документами
Специалисты портала для руководителей служб ДОУ и секретарей всех
уровней
PRO-делопроизводство
[18]
считают,
что
в
настоящее
время
делопроизводство в Российской Федерации регламентируется:
- «ГОСТ Р 6.30-2003. Государственный стандарт Российской Федерации.
Унифицированные
системы
документации.
Унифицированная
система
организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению
документов»
[6]
(далее
–
ГОСТ
Р
6.30-2003),
который
был
принят
Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 года № 65-ст. и введен в
действие с 01.07.2003 года и документом, утвержденным Росархивом "Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению
документов. Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003"[8]
(далее – Методические рекомендации);
- «Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной
власти»,
утвержденными
Постановлением
Правительством
Российской
14
Федерации от 15.06.2009 года № 477 [7] и «Методическими рекомендациями по
разработке
инструкций
по
делопроизводству
в
федеральных
органах
исполнительной власти», утвержденными приказом Росархива от 23.12.2009 года
№ 76 [9].
Важно установить, какой документ следует использовать при изучении
документационного обеспечения управления в МБУ ДО «НДХШ».
Из пункта 3 статьи 17 Федерального закона от 06.10.1999 N 184-ФЗ "Об
общих
принципах
исполнительных
организации
органов
законодательных
государственной
(представительных)
власти
субъектов
и
Российской
Федерации" [1] ясно, что федеральные органы исполнительной власти и органы
исполнительной власти субъектов Российской Федерации образуют единую
систему исполнительной власти в Российской Федерации. Согласно «Структуре
федеральных органов исполнительной власти», утвержденной Указом Президента
Российской Федерации от 15 мая 2018 г. N 215 [3], Администрации городов или
субъектов
Российской
Федерации
не
входят
в
федеральные
органы
исполнительной власти.
Н.В. Макарейко [13] уточняет: «по признаку федеративного устройства
органы исполнительной власти делятся: на федеральные органы исполнительной
власти (Правительство РФ, федеральные министерства, федеральные службы,
федеральные агентства и др.); органы исполнительной власти субъектов РФ
(правительства, администрации и их обособленные структурные подразделения в
субъектах РФ)». И если функции и полномочия учредителя в отношении МБУ ДО
«НДХШ» осуществляются непосредственно Администрацией города Норильска,
то есть органом исполнительной власти субъекта Российской Федерации,
следовательно, объект исследования подведомствен органу исполнительной
власти субъекта Российской федерации.
Таким образом, объект исследования не относится к федеральным органам
исполнительной власти, а значит документационное обеспечение управления в
области
делопроизводства
в
муниципальном
бюджетном
учреждении
дополнительного образования «Норильская детская художественная школа» не
15
может быть регламентировано «Правилами делопроизводства в федеральных
органах исполнительной власти» и должно быть основано на принципах ГОСТ Р
6.30-2003.
По мнению специалистов портала для руководителей служб ДОУ и
секретарей всех уровней PRO-делопроизводство [20], в своей деятельности
учреждение должно руководствоваться Федеральным законом "Об архивном деле
в Российской Федерации" от 22.10.2004 N 125-ФЗ [2] и «Перечнем типовых
управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности
государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с
указанием сроков хранения» [5] (далее Перечень), который является приложением
к Приказу Министерства культуры Российской Федерации от 25 августа 2010 г. N
558. Перечень включает в себя типовые управленческие архивные документы,
которые образуются в процессе деятельности государственных органов, органов
местного самоуправления при осуществлении однотипных управленческих
функций, с указанием сроков хранения. Таким образом, Перечень необходим, для
составления номенклатуры дел, в которой указываются наименования заводимых
в делопроизводстве документов и указываются сроки их хранения.
Для организации хранения документов, создаваемых в процессе своей
деятельности, учреждение обязано использовать «Правила организации хранения,
комплектования, учета и использования документов архивного фонда российской
федерации и других архивных документов в органах государственной власти,
органах местного самоуправления и организациях» [4] (далее – Правила), которые
являются приложением к приказу Министерства культуры Российской Федерации
от 31 марта 2015 г. N 526. Это следует из пункта 1.3 указанного документа.
Таким образом, определены законодательные акты, в соответствии с
которыми будет проведен анализ документов, составляющих документационное
обеспечение
управления
в
муниципальном
бюджетном
учреждении
дополнительного образования «Норильская детская художественная школа»:
- «ГОСТ Р 6.30-2003. Государственный стандарт Российской Федерации.
Унифицированные
системы
документации.
Унифицированная
система
16
организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению
документов» (далее – ГОСТ Р 6.30-2003) от 03.03.2003 года № 65-ст.;
-
"Организационно-распорядительная
документация.
Требования
к
оформлению документов. Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р
6.30-2003"
- «Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся
в
процессе
деятельности
государственных
органов,
органов
местного
самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» от 25 августа 2010
г. N 558
- «Правила организации хранения, комплектования, учета и использования
документов архивного фонда российской федерации и других архивных
документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления
и организациях» от 31 марта 2015 г. N 526.
17
2. ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО УЧРЕЖДЕНИЯ
2.1. Анализ документов, составляющих документооборот учреждения
Перед рассмотрением документации, составляющей документооборот
учреждения, обратимся к номенклатуре дел МБУ ДО «НДХШ» на 2018 год от
21.12.2017 года. В соответствии с пунктом 4.14 Правил номенклатура
«составляется
для
обеспечения
порядка
формирования
и
учета
дел
в
делопроизводстве», а значит в этом документе, отражен весь документальный
фонд учреждения.
В соответствии с этим документом, в учреждении локальные нормативные
акты представлены в виде: Устава, правил внутреннего трудового распорядка,
годового плана работы, положения о финансово-хозяйственной деятельности,
Положения об экспертной комиссии, инструкции по организации и ведению
делопроизводства, номенклатуры, должностные инструкции работников, графика
отпусков.
Номенклатура
является
важным
документом.
Ее
составление
регламентировано Правилами. Проведем анализ номенклатуры МБУ ДО
«НДХШ» на соответствие Правилам.
Номенклатура дел на 2018 год составлена на бумаге формата А 4 на 16
листах. Содержит реквизиты: наименование учреждения, наименование вида
документа, гриф утверждения. Состоит из семи разделов: руководство, контроль,
организационные
вопросы;
документационное
обеспечение
управления
и
организация хранения документов, кадровое обеспечение, учебно-воспитательная
работа, научно-методическая работа, административно-хозяйственная работа,
охрана труда.
Документы в номенклатуре перечислены в соответствии с разделами. Но
входящие документы (с 01-12 по 01-17), журналы регистрации приказов (01-23,
01-24), журналы регистрации входящих и исходящих документов (01-25, 01-26),
номенклатура дел, журналы регистрации протоколов (с 01-33 по 01-35) следовало
из раздела «Руководство, контроль, организационные вопросы» перенести в
18
раздел «документационное обеспечение управления и организация хранения
документов».
В соответствии с приложением № 25 к пункту 4.18 Правил, номенклатура
составлена в виде таблицы, состоящей из 5 граф. Графы 2, 3, 4 кроме
установленных Правилами наименований граф имеют дополнение: «(томов,
частей)».
В
учреждении
нет
руководителя
службы
ДОУ
учреждения,
нет
ответственного за ведение архива, назначенного приказом руководителя и в связи
с этим вместо подписи руководителя службы ДОУ и визы лица, ответственного за
архив стоит подпись секретаря и дата, которая не предусмотрена Правилами. В
рассматриваемой номенклатуре отсутствует гриф согласования протоколами ЦЭК
(ЭК) и ЭПК архивного учреждения, так как рассматриваемое учреждение не
является источником комплектования государственного (муниципального) архива
и не обязано один раз в 5 лет согласовывать номенклатуру с центральной
экспертной комиссией и экспертно-проверочной комиссией.
В графе «Примечание» в отношении некоторых дел указано «На месте». Эта
отметка не дает представления о месте хранения документа.
Номенклатура дел составлена 21.12.2017 года на 2018 год, следовательно,
дела в учреждении формируются в пределах одного календарного года. Нарушен
пункт 4.20 Правил, так как документы образовательных организаций должны
формироваться за учебный год. Следовательно, номенклатура МБУ ДО «НДХШ»
должна утверждаться перед началом учебного года - не на 2018 год, а на 20182019 учебный год.
В пункте 4.15 Правил говорится о том, что номенклатура дел является
основным учетным документом, который отражает состав и организацию
документального фонда, однако в учреждении не все документы отражены в
номенклатуре. Например, в ней отсутствует такой важный документ как
Коллективный договор МБУ ДО «НДХШ» от 10.01.2017 (приложение 6).
Отсутствие отметок о наличии документов в номенклатуре дает ошибочное
представление о составе документального фонда, затрудняет поиск нужных
19
документов и как следствие негативно влияет на документационное обеспечение
управления в учреждении, так как значительно снижает скорость принятия
управленческих решений.
Другим важнейшим документом в учреждении является Инструкция по
делопроизводству в МБУ ДО «НДХШ» (далее – Инструкция).
Эта Инструкция утверждена приказом директора «Об утверждении
инструкции» от 18.08.2017 № 01-09/23 и составлена на бумаге формата А 4 на 35
листах, на бланке учреждения. Листы Инструкции прошиты в три прокола, листы
пронумерованы. Эта информация заверена печатью и подписью директора МБУ
ДО «НДХШ». Имеет реквизиты: гриф утверждения, наименование документа.
Содержит раздел 1 «Общие положения», в которых говорится о том, что
Инструкция
разработана
в
соответствии
с
законодательством
сферах
делопроизводства и архивного дела, но не ссылается на конкретные правовые
акты. Кроме того, в общих положениях дается расшифровка используемых
терминов и определений, а так же возлагается ответственность за организацию и
соблюдение установленных Инструкцией правил на директора учреждения.
Раздел 2 «Правила подготовки и оформления документов» содержит
правила оформления документов (пункт 2.1 Инструкции), правила оформления
реквизитов в процессе подготовки документов (пункт 2.2 Инструкции),
требования по оформлению служебного письма (пункт 2.3 Инструкции),
указывает на особенности подготовки и оформления отдельных видов документов
(пункт 2.4 Инструкции).
Раздел 3 «Организация документооборота» дает указания по приему,
обработке и распределению поступающих документов (пункт 3.1 Инструкции),
регистрации входящих и исходящих документов (пункт 3.2 Инструкции),
организации обработки и передачи поступающих и отправляемых документов
(пункты 3.3 и 3.4 Инструкции), копированию и сканированию документов(пункт
3.6 Инструкции). Контроль исполнения документов, согласно пункту 3.5
осуществляется директором.
20
Раздел 4 «Организация работы с документами в делопроизводстве»
уточняет, что представляет собой организация документов и включает в себя
правила составления номенклатуры (пункт 4.1), формирования и оформления дел
(пункт 4.2) и организации оперативного хранения документов (пункт 4.3).
Последний раздел – раздел 5 «Порядок передачи документов на хранение в
архив» содержит правила экспертизы ценности документов (пункт 5.1) и порядок
передачи документов в Архив (пункт 5.2).
Инструкция имеет 13 приложений, которые дают наглядное представление
о наличии и расположении реквизитов, количестве интервалов, отступах, размере
полей. В приложениях рассмотрено оформление приказа, письма на основе
углового расположения реквизитов, протокола, номенклатуры дел, бланка
оформления реквизитов обложки дела, листа – заверителя дела, внутренней описи
документов дела, описи дел постоянного хранения, описи дел по личному
составу, акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.
Так же, в приложениях указан список корреспонденции, не подлежащей
регистрации, представлен образец регистрационного штампа и форма реестра
отправляемой корреспонденции.
Проведем анализ Инструкции по делопроизводству, используемой при
организации
документационного
обеспечения
управления
муниципального
бюджетного учреждения дополнительного образования «Норильская детская
художественная школа».
Документы
в
учреждении
оформляются
на
бланках
А4
и
А5
предусмотренных Методическими рекомендациями (пункт 5.3). Документы в
МБУ ДО «НДХШ» должны иметь поля 30-35 мм – левое, 10-15 мм – правое, по 20
мм – верхнее и нижнее. В Методических рекомендациях сказано, что размеры
полей в учреждении могут быть отличными от указанных, но не должны быть
менее размеров указанных в ГОСТ Р 6.30-2003.
Инструкция устанавливает использование шрифта Times New Roman
размером № 13 через один междустрочный интервал, что не противоречит пункту
21
6.1 Методических рекомендаций. Указания по нумерации так же совпадают с
рекомендованными.
В пункте 2.2.1 Инструкции приводятся реквизиты документов, создаваемых
в процессе деятельности учреждения. Всего 22 реквизита из 30 предусмотренных
ГОСТ Р 6.30-2003. Состав реквизитов имеет буквенные обозначения и
расположен в порядке отличном от предложенного ГОСТ Р 6.30-2003.
Для наглядности реквизиты обоих документов сопоставлены в таблице 1.
1. Реквизиты инструкции по делопроизводству учреждения и ГОСТ Р 6.30-2003
Инструкция по делопроизводству
ГОСТ Р 6.30-2003
1
2
наименование Учреждения (а)
должность
лица,
наименование организации (08)
подписавшего
документ (б)
подпись должностного лица (в)
подпись (22)
наименование вида документа (г)
наименование вида документа (10)
справочные данные об Учреждении (д)
справочные данные об организации (09)
адресат (е)
адресат (15)
дата составления документа (ж)
дата документа (11)
регистрационный
номер
(индекс) регистрационный номер документа (12)
документа (з)
ссылка на исходящий номер и дату ссылка на регистрационный номер и
документа адресата (и)
дату документа (13)
заголовок к тексту (к)
заголовок к тексту (18)
текст документа (л)
текст документа (20)
отметка о наличии приложений (м)
отметка о наличии приложения (21)
гриф согласования (н)
гриф согласования документа (23)
гриф утверждения (о)
гриф утверждения документа (16)
виза (п)
визы согласования документа (24)
оттиск печати (р)
оттиск печати (25)
22
отметка о заверении копии (с)
отметка о заверении копии (26)
отметка об исполнителе (т)
отметка об исполнителе (27)
указание по исполнению документа (у)
резолюция (17)
отметка о контроле документа (ф)
отметка о контроле документа (19)
отметка об исполнении документа (х)
отметка об исполнении документа и
направлении его в дело (28)
срок исполнения (ч)
Государственный
герб
Российской
Федерации (01)
Герб субъекта Российской Федерации
(02)
Эмблема организации или товарный
знак (знак обслуживания) (03)
Код организации (04)
Основной
государственный
регистрационный
номер
(ОГРН)
юридического лица (05)
Идентификационный
номер
налогоплательщика/код
причины
постанови на учет (ИНН/КПП) (06)
Код формы документа (07)
Место
составления
или
издания
документа (14)
Отметка о поступлении документа в
организацию (29)
Идентификатор
электронной
копии
документа (30)
Очевидно (1), что реквизиты, предусмотренные ГОСТ Р 6.30-2003 (01) –
(07), (29), (30) не используются в Инструкции.
23
Отсутствие реквизитов (01), (02) и (03) можно обосновать пунктом 3.1
Методических рекомендаций. Так среди указанных организаций, на чьих бланках
может быть помещен Государственный герб Российской Федерации или герб
субъекта Российской Федерации, отсутствует тип учреждений, к которому
принадлежит объект исследования. Эмблема организации или товарный знак
(знак обслуживания) могли быть использованы объектом исследования, в случае
если эмблема организации зарегистрирована и указана в учредительных
документах. Однако, Устав учреждения не содержит информации об эмблеме или
товарном знаке. Значит реквизиты (01) – (03) не могут быть использованы МБУ
ДО «НДХШ» при составлении документов и их отсутствие в Инструкции
обосновано.
Реквизиты (04) – (07) в бланках документов включают в состав справочных
данных. Они должны присутствовать в Инструкции и использоваться при
составлении
документов,
документированной
так
информации
как
служат
и
являются
для
ускорения
элементами
передачи
электронной
идентификации. В пункте 3.2 Методических рекомендаций сказано, что ОГРН
(05) обязательно проставляется в бланках писем, а значит, в Инструкции он
должен быть указан.
Реквизиты «место составления или издания документа» (14) и «отметка о
поступлении документа в организацию» (29) используются при составлении
документов в учреждении.
Образец регистрационного штампа приводится в приложении № 5 к
Инструкции, но в Инструкции оба реквизита не указаны.
В Инструкции прописаны не существующие реквизиты (смотри табл. 1.), те
которые не предусмотрены ГОСТ Р 6.30-2003. Так в Инструкции указаны как
реквизиты: должность лица, подписавшего документ (б) и срок исполнения (ч).
Очевидно, что реквизиты «должность лица, подписавшего документ» (б) и
«подпись должностного лица» (в) Инструкции это две половины одного
реквизита «подпись» (22), предусмотренного ГОСТ Р 6.30-2003. На это указывает
пункт 3.17 Методических рекомендаций, в котором говорится, что в состав
24
реквизита (22) входит наименование должности лица, подписавшего документ,
расшифровка подписи и личная подпись.
Реквизиты «срок исполнения» (ч) и «указание по исполнению документа»
(у) составляющие реквизита «резолюция» (17), так как в соответствии с пунктом
3.13 Методических рекомендаций резолюция кроме прочего может включать в
себя содержание поручения и срок исполнения.
Наименование реквизитов (в), (ж), (з), (и), (м), (н), (о), (п), (х) имеют
незначительные отличия от соответствующих реквизитов ГОСТ Р 6.30-2003.
Названия реквизитов (а), (г), (д), (е), (к), (л), (р), (с), (т), (ф) полностью
совпадают с регламентированными ГОСТ Р 6.30-2003.
Далее Инструкция содержит указания по составлению и расположению
отдельных реквизитов (пункт 2.2.2 Инструкции).
Расположение и указания по составлению реквизитов: регистрационный
номер (индекс) документа (з), дата составления документа (ж), ссылка на
исходящий номер и дату документа адресата (и) – совпадают с Методическими
рекомендациями, за исключением словесно – цифрового оформления даты.
Разница с том, что Методические рекомендации приводят пример: «05 июня 2004
г.», а Инструкция – «14 марта 2009 года». Далее в ней уточняется, что «слово
«год» и цифры года разделяются пробелом». Из этого следует, что при словесно –
цифровом оформлении даты в учреждении следует использовать слово «год», а не
«г.».
Инструкция устанавливает расположение строчек реквизита «адресат» (е)
флаговым способом, тогда как пункт 3.15 Методических рекомендаций разрешает
центрировать каждую стоку этого реквизита по отношению к самой длинной
строке.
В Инструкции не говорится, каким способом должен быть расположен
«гриф утверждения» (о), но из образцов, приведенных в пункте 2.2.2.4 видно, что
строки реквизита расположены от правого края документа. В образцах пункта
3.12 Методических рекомендаций, дублирующих образцы пункта 3.16 ГОСТ Р
6.30-2003, строки реквизита «гриф утверждения» расположены флаговым
25
способом, но в тексте документов сказано, что элементы реквизита могут
центрироваться относительно самой длинной строки.
В Инструкции сказано: «Заголовок к тексту оформляется под реквизитом
бланка». Видимо, должен был быть указан реквизит, под которым следует
располагать «заголовок к тексту» (к). Так же имеются указания о количестве
строк (4 - 5) и количестве знаков (28 -30), которые должен занимать реквизит (к)
при
оформлении
документов.
Этих
уточнений
нет
в
Методических
рекомендациях. Кроме того, пункт 2.2.4 Инструкции устанавливает возможность
не составлять заголовок к документам, имеющим текст объем до 4 – 5 строк.
Методические рекомендации, в отличие от Инструкции, допускают возможность
не оформлять этот реквизит только на бланках формата А5.
Оформление реквизита «отметка о контроле документа» (ф) в Инструкции
оформлено в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003.
Оформление
и
расположение
реквизита
«текст
документа»
(л)
рассматривается в пункте 2.2.6, а оформление таблиц в пункте 2.2.6.1
Инструкции. Указания по оформлению реквизита (л) в пункте 2.2.6 составлены в
соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 и Методическими рекомендациями и
дополнены указаниями: по расположению текста от реквизита «заголовок к
тексту» (к) и размере абзацного отступа, об обращении к адресату и
заключительной форме вежливости, по оформлению сносок и оформлению
абзацев после двоеточия. Эти указания не противоречат ГОСТ Р 6.30-2003 и
Методическими рекомендациями.
Указания по оформлению реквизита (л) в пункте 2.2.6.1 содержат
информацию по оформлению таблиц, которые во многом противоречат
Методическим рекомендациям. В пункте 4.15 Методических рекомендаций
заголовок таблицы должен быть напечатан разряженным способом слева над
таблицей. В Инструкции он пишется над таблицей центрированным способом
строчными буквами, кроме первой.
Инструкция при расположении таблицы более чем на одной странице
устанавливает правило: на последующих страницах должны быть проставлены
26
только номера граф, что нарушает требования Методических рекомендаций,
которые указывают на необходимость переноса не только номеров граф, но и
заголовочной части таблицы. О расположении заголовков и подзаголовков в
Методических рекомендациях не сказано, но в примере таблицы видно, что они
расположены
необходимость
центрированным
их
способом.
центрирования,
что
не
Инструкция
противоречит
указывает
на
Методическим
рекомендациям. Так же Инструкция имеет дополнительные указания по
оформлению таблиц, которые так же не противоречат ГОСТ Р 6.30-2003 и
Методическими рекомендациями.
При составлении пункта 2.2.7 «Отметка о наличии приложений»
использовался ГОСТ Р 6.30-2003, так как не уточняется, как следует оформлять
реквизит «отметка о наличии приложений» (м) в документах и не приводятся
примеры оформления, которые присутствуют в Методических рекомендациях.
Описание оформления этого реквизита в Инструкции отличается от оформления,
регламентируемого законодательными актами. В отличие от ГОСТ Р 6.30-2003 и
Методических рекомендаций в примерах, приводимых в Инструкции при
переносе строки или наличии нескольких приложений новая строка начинается с
левого края. В законодательных актах слово «Приложение» печатается с красной
строки и далее после двоеточия, печатается непосредственно приложение. Но
следующие строки приложения начинаются ровно под первой строкой
приложения. То же с примерами оформления приложений к приказам. В примере
Инструкции приложение печатается от правого края полей, а в примере
Методических рекомендаций – от центра листа, флаговым способом. Эти
примеры наглядно представлены в пункте 3.21 ГОСТ Р 6.30-2003 и пункте 3.16
Методических рекомендаций.
Кроме прочего, в Инструкции не указывается, что если документ имеет
одно приложение, то порядковый номер не указывается. Не говорится о том, что
приложения должны быть подписаны, лицом, подготовившим документ и
датированы.
27
Оформление реквизита «подпись» описывается в пункте 2.2.8 Инструкции.
Интересно отметить, что при перечислении реквизитов в пункте 2.2.1 Инструкции
этот реквизит указан как «подпись должностного лица» (в). Кроме того, в этом
пункте сказано, что с состав подписи входят личная подпись, ее расшифровка и
наименование должности лица, подписавшего документ, что соответствует
законодательным актам, но противоречит самой Инструкции, так как при
перечислении реквизитов в пункте 2.2.1 Инструкции «должность лица,
подписавшего документ» вынесена в отдельный реквизит под литерой (б).
Из примера Методических рекомендаций видно, что в реквизите «подпись»
должность лица, подписавшего документ, печатается от левого края полей
документа, расшифровка подписи (инициалы и фамилия) – от правого края полей.
Личная подпись печатается между должностью и расшифровкой. Пример,
приведенный в Инструкции, не дает ясного представления об оформлении
реквизита «подпись», так как в нем не соблюдено расположение составляющих
реквизита «подпись» относительно полей документа.
Так
же
не
говорится
о
возможности
использования
факсимиле,
использование которого предусмотрено статьей 160 Гражданского кодекса
Российской Федерации, на которую ссылается пункт 3.17 Методических
указаний.
В примере оформления реквизита «отметка об исполнителе» (т) в пункте
2.2.9 Инструкции указана фамилия и инициалы, что вступает в противоречие с
текстом Инструкции, в котором указано, что отметка об исполнителе включает
инициалы и фамилию, и Методическими рекомендациями.
Последним
реквизитом,
рассматриваемым
в
целях
единообразного
оформления, в Инструкции (пункт 2.2.10 – Согласование проекта документа)
рассматривается оформление реквизита «виза согласования документа» (24),
который при перечислении реквизитов в пункте 2.2.1 указан как «виза» (п).
В Инструкции даются указания по оформлению реквизита, указывается
расположение реквизита при оформлении документов, но нет примеров, которые
28
могли бы дать наглядное представление об оформлении и расположении этого
реквизита.
Таким образом, Инструкция предъявляет требования к составлению и
расположению
следующих
реквизитов:
регистрационный
номер
(индекс)
документа (з); дата составления документа (ж); ссылка на исходящий номер и
дату документа адресата (и); адресат (е); гриф утверждения (о); заголовок к тексту
(к); отметка о контроле документа (ф); текст документа (л); отметка о наличии
приложений (м); подпись должностного лица (в); должность лица, подписавшего
документ (б); отметка об исполнителе (т); виза (п).
Всего 13 реквизитов, из 22 перечисленных в пункте 2.2.1 Инструкции, из
которых, 2 реквизита - подпись должностного лица (в) и должность лица,
подписавшего документ (б) являются одним реквизитом. К остальным 9
реквизитам требования к составлению и расположению не предъявляются, если
руководствоваться Инструкцией.
В следующем пункте (2.3) рассматриваются требования по оформлению
служебного письма.
В Инструкции (пункт 2.3.1) сказано, что устанавливается угловое
расположение реквизитов бланка с центрированием каждой строки, что
соответствует
образцу,
приведенному
в
Приложении
2
Методических
рекомендаций. В пункте 2.3.2 подробно описано оформление реквизита
«наименование Учреждения» (а) (08) на угловом и продольном бланке. Таким
образом, наблюдается конфликт информации содержащейся в пунктах 2.3.1 и
2.3.2. Очевидно, что допущена ошибка, и расположение реквизитов служебного
письма может быть как угловое, так и продольное.
Пункт 4.6 ГОСТ Р 6.30-2003 устанавливает три вида бланков, среди
которых есть бланк письма.
Пункт 4.7 ГОСТ Р 6.30-2003 устанавливает возможное наличие реквизитов,
которые может содержать бланк письма. Сравним в таблице 2 реквизиты, которые
могут быть указаны в бланке письма и реквизиты, которые устанавливаются
пунктом 2.3.2 Инструкции.
29
2. Сравнение реквизитов бланков письма
Реквизиты бланка письма
ГОСТ Р 6.30-2003
Инструкция
1
2
Код организации (04)
в составе реквизита (09) (д)
Основной
регистрационный
государственный в составе реквизита (09) (д)
номер
(ОГРН)
юридического лица (05)
Идентификационный
номер в составе реквизита (09) (д)
налогоплательщика/код
причины
постанови на учет (ИНН/КПП) (06)
наименование организации (08)
наименование Учреждения (а)
справочные данные об организации (09) справочные данные об Учреждении (д)
дата документа (11)
регистрационный номер документа (12)
ссылка на регистрационный номер и
дату документа (13)
Место составления
документа (14)
или
издания
адресат (15)
резолюция (17)
заголовок к тексту (18)
отметка о контроле документа (19)
текст документа (20)
Из перечисленных реквизитов, в Инструкции при установлении требований
к оформлению служебного письма, упоминаются два реквизита установленных
ГОСТ Р 6.30-2003. Реквизиты (04), (05), (06) не выделяются Инструкцией в
самостоятельные реквизиты и включаются в состав справочных данных об
Учреждении (09) (д).
30
Реквизит «место составления или издания документа» (14) не был
перечислен в Инструкции среди реквизитов, используемых при оформлении
документов в МБУ ДО «НДХШ». Следуя пункту 3.14 ГОСТ Р 6.30-2003, этот
реквизит не указывают, если его можно определить из реквизитов «наименование
организации» и «справочные данные об организации». Наименование объекта
исследования позволяет установить место нахождения. Кроме того, пункт 2.3.2
Инструкции на основании пункта 3.10 ГОСТ Р 6.30-2003, в реквизите
«справочные данные об учреждении» обязывает указывать почтовый адрес.
Таким образом, «место составления или издания документа» (14) может не
использоваться в бланке служебного письма.
Остальные реквизиты, которые могут быть использованы при составлении
бланка служебного письма, в пункте 2.3.2 не регламентируются.
Пункт 2.4 Инструкции содержит информацию об особенностях подготовки
и оформления отдельных видов документов Учреждения: протоколов; служебных
писем, записок; правовых актов Администрации.
Правовые акты Администрации, видимо, указаны ошибочно, так как, вопервых, об этих документах есть запись только в пункте 2.4.1: «Правовые акты
Администрации»;
составляться
и
во-вторых,
оформляться
правовые
в
акты
Администрации
муниципальном
бюджетном
не
могут
учреждении
дополнительного образования «Норильская детская художественная школа».
В отношении служебных писем и записок пункты 2.4.3.1 и 2.4.3.2
Инструкции указывают, в каких случаях готовятся указанные документы.
Пункт 2.4.2 дает информацию по подготовке и оформлению протоколов.
Инструкция дает указания по оформлению краткой и полной формы
протокола. В тексте Инструкции не указаны размеры отступов, междустрочные
интервалы. Перечисление присутствующих, в соответствии с Инструкцией,
должно
быть
Методических
с
указанием
рекомендаций,
должностей.
где
Это
сказано,
противоречит
что
фамилии
пункту
и
4.9
инициалы
перечисляются без указания должностей. Так же Инструкция указывает
особенное оформление протоколов проведения совещания руководителя с
31
подчиненными, и указывать вместо «РЕШИЛИ» (третье лицо множественного
числа) -
«РЕШИЛ» (второе лицо единственного
числа). Методические
рекомендации не предусматривают такой возможности.
Кроме
прочего,
пункт
2.4.2.5
Инструкции
обязывает
присваивать
протоколам порядковые номера в пределах календарного года, что противоречит
пункту 4.20 Правил, в котором говорится, что документы образовательных
организаций должны формироваться за учебный год, следовательно, нумерация
протоколов должна проводиться в пределах учебного года.
При рассмотрении особенностей подготовки и оформления протоколов
Инструкция впервые предлагает обратиться к приложению, в котором дается
образец оформления протоколов.
Следующий
раздел
Инструкции
регламентирует
организацию
документооборота.
В нем устанавливаются правила работы с документами. Даются указания по
приему входящей и исходящей документации (письма, телеграммы, бандероли,
телефонограммы, договора). Рассматривается работа по их сортировке, обработке,
регистрации, передаче на исполнение ответственному лицу, для дальнейшей
работы с ними, в случае, если это входящие документы, и отправке адресатам
различными способами связи, если это исходящие документы. Так же Инструкция
регламентирует работы по копированию и сканированию документов: определяет,
какие документы принимаются ответственным лицом для сканирования
(копирования), порядок и очередность принятия документов, их исполнения и
возврата.
Раздел 4.1 Инструкции рассматривает правила составления номенклатуры.
Пункт 4.1.4 не уточняет в конце какого года утверждается номенклатура
дел, но затем пункт 4.1.8 обязывает вводить номенклатуру в действие с 1 января
следующего календарного года. Выше, при рассмотрении номенклатуры дел МБУ
ДО «НДХШ» было выяснено, что номенклатура действительно вводится с 1
января календарного года, что соответствует Инструкции, но нарушает пункт 4.20
32
Правил, так как документы образовательных организаций должны формироваться
за учебный год.
Пункт 4.1.10 подробно описывает, как следует формировать заголовки дел в
делопроизводстве с приведением примеров, а так же дает разъяснения, о том, как
и что писать в графах номенклатуры.
Выше указывалось, что Инструкция имеет приложения. Подробно
рассмотрим некоторые из них.
Приложение № 1: Образец оформления приказа МБУ ДО «НДХШ».
Этот образец имеет следующие реквизиты:
- наименование организации (08),
- справочные данные об организации (09),
- наименование вида документа (10),
- дата документа (11),
- регистрационный номер документа (12),
- заголовок к тексту (18),
- текст документа (20),
- подпись (22),
- отметка об исполнителе (27)
В примере указаны размеры верхнего и нижнего полей, размеры интервалов
между реквизитами документа, размер интервала в реквизите «наименование
организации» (08), шрифт реквизита «наименование вида документа» (10).
В реквизите «наименование организации» (08) указано вышестоящее
учреждение: Управление по делам культуры и искусства Администрации города
Норильска. Это соответствует пункту 5.2 Методических рекомендаций, в который
обязывает
включать в бланк документа информацию о
ведомственной
принадлежности.
Реквизиты «наименование организации» (08) и «справочные данные об
организации» (09) разделены горизонтальной сплошной линией, выполненной
полужирным
шрифтом,
наличие
которой
законодательными актами в области делопроизводства.
не
предусматривается
33
Справочные данные об организации (09) расположены с нарушением
последовательности расположения элементов адреса, которая установлена
Правилами оказания услуг почтовой связи.
Наименование вида документа (10) напечатано прописными буквами, что
соответствует пункту 6.1 Методических рекомендаций.
Соблюдены рекомендации установки отступов от левой границы текстового
поля для реквизитов: заголовок к тексту (18), отметка об исполнителе (27),
наименование должности в реквизитах «подпись» (22), а так же для слова
«ПРИКАЗЫВАЮ».
В образце приказа, указанного в приложении № 1 используется форма
изложения текста от первого лица единственного числа (ПРИКАЗЫВАЮ), в
соответствии с пунктом 4.8 Методических рекомендаций.
Текст приказа состоит из двух частей. В первой излагается основание для
составления приказа, вторая часть распорядительная, которая содержит указание
руководителя.
Распорядительная часть приказа состоит из двух пунктов. Первый пункт
указывает на управленческие действия, которые имеют распорядительный
характер, и начинается с глагола в неопределенной форме «Назначить».
Второй пункт распорядительной части приказа указывает должностных лиц,
ответственных за контроль над исполнением приказа.
Составляющие
реквизита
«подпись»
(22)
-
инициалы
и
фамилия
должностного лица, а именно фамилия перенесена на другую строку и находится
под наименованием должности. Реквизит «регистрационный номер документа»
(12), который должен находиться справа, у границы правого поля, на одной
строке с реквизитом «дата документа» (11), находится строкой ниже, под ним.
По неточностям, допущенным при составлении приложения № 1: неверно
расположенные фамилия должностного лица и дата документа, можно
предположить, что это сделано не намеренно, в следствие невнимательности. Но
эти ошибки недопустимы при оформлении документации в целом и такого
важного документа, как инструкция по делопроизводству в частности.
34
Приложение № 2 содержит пример сопроводительного письма с угловым
расположением реквизитов.
При составлении этого приложения были использованы следующие
реквизиты: наименование организации (08), справочные данные об организации
(09), дата документа (11), регистрационный номер документа (12), ссылка на
регистрационный номер документа (13), адресат (15), заголовок к тексту (18),
текст документа (20), отметка о наличии приложения (21), подпись (22), отметка
об исполнителе (27).
В приложении № 2 указаны размеры нижнего поля (2 сантиметра) и
интервалы между реквизитами, размер отступов от левой границы текстового
поля перед словами «С уважением» и началом абзаца в тексте – 1.25 сантиметра.
Для реквизитов «заголовок к тексту» (18), «отметка о контроле» (21),
наименования должности в реквизите «подпись» (22), «отметка об исполнителе
(27) отступ от левой границы текстового поля отсутствует, что соответствует
пункту 6.1 Методических рекомендаций.
Реквизит «наименование организации» (08), находится в верхнем левом
углу документа. Текст этого реквизита центрирован относительно самой длинной
строки. Реквизит содержит наименование выше стоящей организации, полное и
сокращенное наименование учреждения, которое закреплено за ним в Уставе
учреждения.
Реквизит «справочные данные об организации» (09) содержат почтовый
адрес, указанный в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи,
номера телефонов, факсов, адрес электронной почты. В нем отсутствуют важные
сведения, предусмотренные пунктом 3.5 Методических рекомендаций – ОКПО,
ОГРН, ИНН/КПП. Реквизиты «дата документа» (11), «регистрационный номер
документа» (12) и «ссылка на регистрационный номер и дату документа» (13)
расположены под справочными данными.
Реквизит «адресат» (15) расположен флаговым способом в верхнем правом
углу документа. Он не содержит почтового адреса и оформлен в соответствии с
рекомендациями пункта 3.11 Методических рекомендаций.
35
Заголовок к тексту несет основную мысль документа. Отвечает на вопрос (о
чем?) и состоит из двух частей: действие (о направлении) и тема (копии
документов). Все выше перечисленное, соответствует пункту 3.14 Методических
указаний.
Реквизит
«подпись»
(22)
в
наименовании
должности
содержит
наименование учреждения, тогда как пункт 3.17 Методических рекомендаций
указывает в примерах оформления, что на бланке учреждения наименование
должности должно выглядеть не «Директор МБУ ДО «НДХШ», а «Директор».
Отметка об исполнителе не советует рекомендуемой, указанной в пункте
3.22 Методических рекомендаций. В ней фамилия и инициалы исполнителя
должны быть расположены иначе: вначале инициалы, затем фамилия.
Приложение № 3 содержит образец оформления протокола.
Образец протокола содержит реквизиты: наименование организации (08),
наименование вида документа (10), дата документа (11), регистрационный номер
документа (12), подпись (22).
Наименования организации отделено от наименования вида документа
сплошной линией, расположенной горизонтально, выполненной полужирным
шрифтом, что не регламентируется ГОСТ Р 6.30-2003 или Методическими
рекомендациями.
Образец протокола состоит из двух частей: вводной и основной.
В
вводной
части
перечисляются
председатель,
секретарь
и
присутствующие. Оформление присутствующих противоречит пункту 4.9
Методических
рекомендаций,
где
сказано,
что
фамилии
и
инициалы
перечисляются без указания должностей. Слова «Председатель», «Секретарь» и
«Присутствовали» напечатаны слева от нулевого положения табулятора.
«Председатель», «Секретарь», должны быть отделены двумя интервалами друг от
друга, как рекомендует пункт 4.9 Методических рекомендаций.
В образце указываются присутствующие или количество человек с
приложением списка. Методические рекомендации указывают на то, что если
количество присутствующих больше 15 человек, то только в этом случае
36
количество
присутствующих
указывается
цифрой,
а
список
фамилий
присутствующих прилагается.
Далее в приложении указан отступ в 2 интервала, что соответствует
Методическим рекомендациям, а затем указана «Повестка дня», которая
напечатана
слева
от
нулевого
положения
табулятора.
Методические
рекомендации указывают на центрированное положение «Повестки дня».
Нумерация вопросов произведена арабскими цифрами, но пункт повестки не
отвечает на вопрос «о чем?».
Далее указана основная часть, которая соответствует пункту повестки дня и
состоит из трех частей: СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, РЕШИЛИ - которые
напечатаны от левого поля прописными буквами, полужирным шрифтом, наличие
которого не предусмотрено Методическими рекомендациями. После слов
СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, РЕШИЛИ стоит двоеточие.
Приложение № 5 Инструкции содержит образец штампа, который
отображает реквизит «отметка о поступлении документа в организацию» (29). Он
содержит
наименование
города,
наименование
учреждения,
а
так
же
регистрационный номер и дату. Пункт 3.29 ГОСТ Р 6.30-2003 допускает
использовать отметку в виде штампа и указывает на необходимость наличия в
штампе порядкового номера и даты поступления.
В примере № 6 приводится форма реестра отправляемой корреспонденции.
Форма состоит из пяти столбцов. Данная форма используется при отправлении
почтой.
Приложение № 8 содержит образец бланка оформления реквизитов
обложки дела. Этот бланк используется для обложки дела, при сдаче документов
в архив. В представленном образце реквизиты сдвинуты влево и расположены
флаговым способом. Если сравнивать этот образец с образцом в приложении №
28 Правил, то образец Инструкции отличается от установленного. Его суть
сохранена, но бланк обложки дела Правил центрирован относительно самой
длинной строки и под каждой строкой имеет указания о том, что заполнять в
строке:
заголовок
дела,
крайние
даты.
И
строки
«На
_____
листах.
37
Хранить______» расположены в правом нижнем углу с нулевым отступом от
правого поля обложки.
Образцы в приложениях № 9 и № 10 соответствуют образцам в
приложениях № 8 и № 27 Правил.
В описи дел постоянного хранения МБУ ДО «НДХШ» отсутствует
возможность указать количество литерных и пропущенных номеров. Это не
соответствует Правилам.
Опись дел по личному составу МБУ ДО «НДХШ», указанная в приложении
№ 12 к Инструкции содержит пример заполнения описи, но она не соответствует
образцу описи в приложении № 15 Правил. Заголовки столбцов 4, 5, 6 не
соответствуют заголовкам, указанным в Правилах. В таблице 3 можно
рассмотреть несоответствие.
3. Сравнение заголовков описей Инструкции и Правил.
Инструкция
Правила
1
2
4. Дата дела
4. Крайние даты
5. Количество листов
5. Срок хранения
6. Срок хранения (лет)
6. Количество листов
Очевидно, что обе таблицы имеют заголовки столбцов «Срок хранения» и
«Количество листов», а заголовок «Крайние даты» в Инструкции заменен на
заголовок «Дата дела». Так же, как и в случае с описью дел постоянного
хранения, отсутствует возможность указать количество литерных и пропущенных
номеров.
Последнее приложение № 13 к Инструкции содержит образец акта о
выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению. Если его
сравнить с приложением № 21 Правил, то можно увидеть, что наименование вида
документа в Правилах расположено в левой верхней части документа и
центрировано относительно самой длинной строки. На одной линии с этим
реквизитом, но с правой стороны, расположен флаговым способом реквизит
«гриф утверждения документа» (16). Заголовок столбца 3 имеет название «Дата
38
дела или крайние даты дел», вместо предписанного Правилами заголовка «Годы».
Заголовки «Номера описей (номенклатур) за год(ы)» (4) и «Индекс дела (тома,
части) по номенклатуре или № дела по описи» (5), не соответствуют заголовкам
описи Правил «Номер описи» и «Номер ед.хр. по описи», но передают их смысл.
Приложения 7 и 8 содержат бланки объекта исследования с продольным и
угловым расположение реквизитов. При рассмотрении приложений Инструкции
по делопроизводству МБУ ДО «НДХШ» были рассмотрены примеры оформления
документов на продольном и угловом бланке. Но оформление документов,
предписанное
Инструкцией,
отличается
от бланков учреждения.
Так
в
продольном бланке отсутствует интервал между наименованием учреждения и
наименованием
организации,
которой
оно
подчиняется,
в
реквизите
«наименование организации» (08).
Так же, как и в Инструкции реквизиты «наименование организации» (08) и
«справочные данные об организации» (09) разделены горизонтальной сплошной
линией,
выполненной
полужирным
шрифтом.
Наличие
этой
линии
не
предусматривается законодательными актами в области делопроизводства.
В бланке с угловым расположением реквизитов наоборот – появились
интервалы между реквизитами. Кроме того, наименование организации на
образце в Инструкции выполнено полужирным шрифтом, а на бланке обычный
шрифт.
Рассмотрим документы, образующиеся в процессе документационного
обеспечения управления объекта исследования, в связи с приложениями
Инструкции.
Приказ учреждения «О проведении плановой тренировки» от 12.04.2018 №
01-10/04 (приложение 9) напечатан на бланке А4 с продольным расположением
реквизитов. Поля бланка соответствуют Инструкции и не противоречат размерам,
установленным ГОСТ Р 6.30-2003. Приказ имеет следующие реквизиты:
наименование организации (08), справочные данные об организации (09),
наименование вида документа (10), дата документа (11), регистрационный номер
документа (12), заголовок к тексту (18), текст документа (20), подпись (22).
39
Рассматриваемый документ, соответствует требованиям Инструкции и содержит
те же недочеты, о которых говорилось при рассмотрении Инструкции.
Однако при рассмотрении других приказов, издаваемых в МБУ ДО
«НДХШ» (приложения 10, 11) видно, что оформление приказов отличается.
Например, приказ от 28.05.2018 № 04-04/83 в приложении 10. При оформлении
этого приказа отступ в один интервал между составляющими реквизита
«наименование
организации»
(08)
отсутствует,
а
между
реквизитом
«наименование организации» (08) и «справочные данные об организации» (09),
наоборот, появляется один междустрочный интервал. Между реквизитами «дата
документа» (11) и «заголовок к тексту» (18) и «текст документа» (20) так же
разные интервалы. Это непостоянство наблюдается и в других приказах
учреждения. Например, в приказе от 12.04.2018 № 01-10/04 до и после реквизита
«заголовок к тексту» (18) по два интервала. В приказе от 28.05.2018 № 04-04/83
(приложение 10) до реквизита «заголовок к тексту» (18) один интервал, а после
него два интервала. В приказе от 14.05.2018 № 04-04/71 (приложение 11) до и
после реквизита «заголовок к тексту» (18) по одному интервалу. В приказе «Об
утверждении инструкции» от 18.08.2017 № 01-09/23 (приложение 12) пункты
распорядительной части отделены друг от друга интервалами, которые не
предусмотрены приложением № 1 Инструкции.
Так же нарушен размер полей документа: размер верхнего поля в приказе №
01-10/04 составляет 20 мм., а в приказе 04-04/83 – около 10 мм.
В рассматриваемых приказах, при оформлении таблиц не учитываются
требования Инструкции, которые не соответствуют указаниям Методических
рекомендаций, но не учитываются и указания Методических рекомендаций: ни
номера граф, ни заголовочная часть таблицы не перенесены на вторую страницу
документа.
Нумерация страниц в приказе отсутствует, что нарушает пункт 2.1.7
Инструкции, требования которой регламентированы пунктом 6.1 Методических
рекомендаций.
40
Рассматриваемый приказ имеет индекс 01-10, который в Номенклатуре
имеет наименование дела «Приказы директора МБУ ДО «НДХШ» по
административно-хозяйственным
вопросам
(организационные)»,
которое
храниться 5лет, на основании статьи 6 «в» Перечня. В Перечне хранение
приказов, распоряжений и документов (справки, сводки, информации, доклады) к
ним по административно-хозяйственным вопросам регламентирует пункт 19 «в».
Рассмотрим служебное письмо МУ ДО «НДХШ» от 21.03.2018 № 01-15/25
(приложение 13), оформленное на бланке с угловым расположением реквизитов.
Письмо оформлено на бумажном листе формата А4, с размерами полей,
соответствующими ГОСТ Р 6.30-2003.
Имеет следующие реквизиты: наименование организации (08), справочные
данные об организации (09), дата документа (11), регистрационный номер
документа (12), ссылка на регистрационный номер и дату документа (13),
расположенные в левом верхнем углу документа, центрированные относительно
самой длинной строки. Реквизит «адресат» (15) расположен флаговым способом в
верхнем правом углу. Этот реквизит состоит из должности, инициалов, указанных
перед фамилией и самой фамилии, в дательном падеже. Должность и фамилия
разделены интервалом, что соответствует пункту 2.2.2.4 Инструкции, но не
соответствует примерам в пункте 3.11 Методических рекомендаций.
Текст документа (20) начинается с уважительного обращения, которое
центрировано
относительно
левой
и
правой
границ
текстового
поля.
Расположение и форма обращения соответствуют пункту 2.2.6 Инструкции.
Письмо содержит реквизит «отметка о наличии приложения» (21),
отделенный интервалом от текста. Приложение состоит из трех пунктов, в
которых указаны прилагаемые к письму документы, количество листов, которые
они содержат и количество экземпляров.
Так же письмо содержит реквизиты «подпись» (22) и «отметка об
исполнителе» (27). Подпись оформлена в соответствии с Методическими
рекомендациями - наименование должности не содержит названия учреждения.
41
Отметка, напротив, не соответствует рекомендациям, так как инициалы указаны
после фамилии.
Рассматриваемое служебное письмо имеет еще один реквизит – «отметка о
поступлении документа в организацию» (29). Эта отметка поставлена адресатом,
то есть учреждением, которому предназначалось письмо.
Далее рассмотрим оформление протоколов в учреждении. Например,
протокол общего собрания трудового коллектива МБУ ДО «НДХШ» от
04.09.2017 № 02 (приложение 14). Этот документ напечатан на двух листах на
бланке А4 с продольным расположением реквизитов. Этот документ имеет
приложение на одном листе. Поля бланка соответствуют Инструкции и не
противоречат размерам, установленным ГОСТ Р 6.30-2003.
Протокол содержит следующие реквизиты: наименование организации (08),
наименование вида документа (10), дата документа (11), регистрационный номер
документа (12), текст документа (20), подпись (22).
Текст рассматриваемого протокола состоит из двух частей: вводной и
основной.
В вводной части указаны: инициалы и фамилия председателя совещания,
инициалы и фамилия секретаря совещания. Присутствующие не указаны, но
сообщается, что всего присутствующих 24 человека и дается ссылка на
приложение № 1.
Так как протокол имеет одно приложение – это приложение не следовало
нумеровать. Само приложение имеет название «список присутствующих на
общем собрании работников МБУ ДО «НДХШ» 04.09.2017 № 01», которое
содержит ошибку, так как регистрационный номер протокола № 02, и выполняет
функцию листа регистрации. Должности присутствующих на совещании не
указаны, что нарушает пункт 2.4.2.3 Инструкции, но соответствует Методическим
рекомендациям.
Вводная часть заканчивается повесткой дня, которая содержит перечень
рассматриваемых вопросов. В рассматриваемом документе на повестке дня пять
вопросов. Докладчик в повестке не указан.
42
Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам
повестки дня. Текст каждого раздела построен по схеме: СЛУШАЛИ ВЫСТУПИЛИ – РЕШИЛИ. Четвертый вопрос повестки дня решался
голосованием и поэтому он построен по схеме: СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ –
ГОЛОСОВАЛИ - РЕШИЛИ.
Количество интервалов соответствует установленным приложением № 3 к
Инструкции, за некоторым исключением. Так, отсутствует интервал между
реквизитами «наименование вида документа» (10) и «дата документа» (11), между
вторым и третьим вопросами в основной части протокола, между «СЛУШАЛИ –
ВЫСТУПИЛИ» при решении пятого вопроса, в основной части документа.
В конце протокола используется реквизит «подпись» (22) – протокол
подписан председателем и секретарем общего собрания трудового коллектива.
Этот реквизит оформлен в соответствии с Методическими рекомендациями.
В Номенклатуре протоколы общего собрания трудового коллектива указаны
как «Протоколы общего собрания», имеют индекс 01-32, имеют постоянный срок
хранения на основании статьи 5 «в». Основание не соответствует Перечню, так
как срок хранения определяется статьей 18 «ж».
Рассмотрим оформление обложки дела на примере обложки дела № 01-09
«Приказы директора по МБУ ДО «НДХШ» по основной деятельности за 2015
год»
(приложение
15).
В
отличие
от
приложения
№
8
Инструкции,
рассматриваемая обложка почти полностью оформлена в соответствии с
приложением № 28 Правил. Исключение составляет оформление верхней части
листа, так как приложение № 28 Правил не предусматривает указание кода
государственного архива и кода организации в правом верхнем углу, а так же
дополнительных строк в рамке, выполненной полужирным шрифтом.
Строки
над
наименованием учреждения, должны быть подписаны
«наименование государственного (муниципального) архива». В рассматриваемой
обложке они подписаны «наименование архивного учреждения», что по смыслу
соответствует приложению Правил.
43
Интересно отметить, что срок хранения приказов по основной деятельности
за 2015 год на обложке дела указан: «ДМН», то есть «до минования надобности».
Номенклатура дел МБУ ДО «НДХШ» на 2018 год указывает, что дело с индексом
01-09 должны храниться постоянно на основании пункта «а» статьи 6.
Для определения сроков хранения дела следует обращаться к Перечню.
Этот документ в пункте «а» статьи 19 указывает на то, что приказы,
распоряжения; документы (справки, сводки, информации, доклады) к ним по
основной (профильной) деятельности должны храниться постоянно. И только
присланные для сведения - до минования надобности. Так как Перечень был
издан задолго до 2015 года, то модно предположить, что в номенклатуре на 2015
год так же должен быть установлен постоянный срок хранения. Номенклатура на
2015 год не сохранена.
Таким образом, сроки хранения приказов по основной деятельности в
номенклатуре МБУ ДО «НДХШ» указаны верно, ссылка на статью 6 а ошибочна,
обложка дела № 01-09 «Приказы по основной деятельности МБУ ДО «НДХШ» за
2015 год» содержит не верные сроки хранения. На обложке должен быть указан
срок хранения: «Постоянно».
Интересно отметить, что в номенклатуре на 2018 год номенклатура указана
под индексом 02-05 и указывается постоянный срок хранения этого документа.
Так же по Перечню указана статья 66, пункт «а», что не верно, так как
информацию о сроке хранения номенклатуры содержит пункт «а» статьи 200.
Документы, оформление которых регламентировано в приложениях к
Инструкции: лист – заверитель дела, внутренняя опись документов дела, опись
дел постоянного хранения, опись дел по личному составу, акт о выделении к
уничтожению документов, не подлежащих хранению, в документационном
обеспечении управления МБУ ДО «НДХШ» не создаются.
В МБУ ДО «НДХШ» создаются и используются документы, оформление
которых не регламентировано Инструкцией.
Форма реестра отправляемой корреспонденции, приведенная в приложении
№ 6 к Инструкции, в учреждении отсутствует. Однако в учреждении используется
44
реестр сдачи документов (приложение 16), бланк которого подготовлен с
использованием системы КонсультантПлюс. Этот реестр используется при
передаче бухгалтерских документов в Управление по делам культуры и искусства
Администрации города Норильска.
В Номенклатуре дел реестр отправляемой корреспонденции не указан.
Документ
управленческой
указан
в
"ОК
011-93.
документации"
[10],
Общероссийский
утвержденном
классификатор
Постановлением
Госстандарта России от 30.12.1993 N 299 (форма ОКУД 0504053) и относится к
унифицированной системе бухгалтерской финансовой, учетной и отчетной
документации организаций государственного сектора.
Из недочетов по оформлению и ведению реестра можно отметить:
1.
Реестр сдачи документов имеет регистрационный номер, но журнал
регистрации в учреждении не ведется.
2.
При заполнении реестра, не указывается реквизит «код организации»
(04), который должен быть проставлен в графе «по ОКПО».
Эти недочеты, во–первых, затрудняют поиск нужного реестра, во-вторых,
усложняют процесс обработки документации, а следовательно увеличивают
время, затраченное на принятие управленческого решения, что негативно
сказывается на документационном обеспечении управления в целом.
Так же в учреждении создаются реестры квитанций за оказание платных
услуг населению (приложение 17). Этот документ используется для передачи
сведений в Управление по делам культуры и искусств Администрации города
Норильска
о
поступивших
денежных
средствах.
Он
имеет
реквизиты
«наименование организации» (08), «наименование вида документа» (10), «дата
документа» (11), «гриф утверждения документа» (16), «подпись» (22).
Реквизиты
«наименование
организации»
(08),
«наименование
вида
документа» (10), «гриф утверждения документа» (16), заверенный печатью
учреждения, имеют типичное расположение реквизитов. Важно отметить, что при
оформлении реквизита «гриф утверждения документа» (16) используется
флаговое расположение, что соответствует примерам, приведенным в ГОСТ Р
45
6.30-2003, но при оформлении документов учреждения как правило не
используется. Это видно из рассмотренных выше приложений № 3 и № 5. Пункт
2.2.3 Инструкции указывает на выравнивание реквизита «гриф утверждения
документа» (16) по правому краю документа. Расположение реквизита «дата
документа» (11) зависит от используемого бланка и вида документа, о чем
говориться в пункте 3.7 Методических рекомендаций. Следовательно, реквизит
оформлен верно.
Реквизит «подпись» (22) так же оформлен в соответствии с пунктом 3.17
Методических рекомендаций. Рассматриваемый реестр подписывается двумя
должностными лицами, чьи должности равны и их подписи расположены на
одном уровне.
В Номенклатуре дел реестр квитанций за оказание платных услуг
населению не учтен.
В учреждении составляется график отпусков (приложение 18). Создание
этого документа обоснованно требованиями статьи 123 Трудового кодекса и
разделом
«Унифицированная
система
организационно-распорядительной
документации» (код 0200000) «ОК 011-93. Общероссийский классификатор
управленческой документации», утвержденного Постановлением Госстандарта
России от 30.12.1993 N 299.
Унифицированная
форма
(№
Т-7),
утвержденная
Постановлением
Госкомстата России от 05.01.2004, которая содержит форму графика отпусков, с
01.01.2013 не является обязательной к применению, в связи со вступлением в
силу Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ. Объект исследования не имеет
утвержденной формы графика отпусков. Нет сведений о форме графика отпусков
в Инструкции или приказах МБУ ДО «НДХШ».
Рассматриваемый график отпусков работников МБУ ДО «НДХШ» на 2018
год оформлен в виде таблицы и имеет реквизиты «наименование вида документа»
(10) и «гриф утверждения документа» (16), которые имеют типичное
расположение и оформление в соответствии с Методическими рекомендациями.
Гриф утверждения документа состоит из слова «УТВЕРЖДАЮ», наименования
46
должности, личной подписи, расшифровки подписи и даты. В дате указаны месяц
и год утверждения. Гриф утверждения заверен печатью учреждения.
В Номенклатуре График отпусков указан под индексом 03-09 и имеет срок
хранения 1 год, на основании статьи 356. Срок хранения этого документа
соответствует указанному в Перечне, но основание, то есть номер статьи Перечня,
указано не верно. Срок хранения графика предоставления отпусков определяется
на основании статьи 693 Перечня.
В учреждении ведутся журналы регистрации некоторых видов документов.
Эти журналы ведутся в электронной форме и им присвоен индекс в номенклатуре
дел. Так же в номенклатуре в графе «Примечание» сделаны различные отметки,
указывающие на то, что дела ведутся в электронной форме.
Журнал регистрации: приказов по административно-хозяйственной работе
(приложение 19), приказов по основной деятельности (два журнала) (приложение
20 и 21), приказов по личному составу (два журнала) (приложение 22 и 23),
протоколов
педагогического
совета
(приложение
24),
протоколов
административных совещаний (приложение 25), протоколов заседаний комиссии
по распределению стимулирующих выплат (приложение 26), исходящих
документов (приложение 27), входящих документов (приложение 28), трудовых
договоров, дополнительных соглашений (приложение 29) – журналы, которые
заведены в учреждении.
Журналы регистрации справок, выдаваемых учащимся и работникам,
доверенностей, почтовых отправлений отсутствуют.
Важно отметить, что некоторые из отсутствующих журналов, указаны в
Номенклатуре. Среди них: журнал регистрации доверенностей под индексом 0320, журнал регистрации протоколов общего собрания (01-35), журнал выдачи
справок о стаже, месте работы (03-26), журнал выдачи командировочных
удостоверений (03-27), журнал учета представления на пенсию (03-28), журнал
выдачи справок об обучении в МБУ ДО «НДХШ» (04-25), журнал регистрации
приказов по учебно-воспитательной работе (04-27).
47
Кроме того, в номенклатуре дел указан «журнал учета приказов директора
МБУ ДО «НДХШ» о приеме, перемещении (переводе), увольнении работников
МБУ ДО «НДХШ»» под индексом 03-21, который, по-видимому, заменяет
журнал приказов по личному составу, но журнал приказов по личному составу
есть в номенклатуре под индексом 01-23. Так же «Книга учета трудовых
договоров» (03-23), вместо которой заведен журнал регистрации трудовых
договоров, дополнительных соглашений (приложение 29).
Журнал регистрации приказов по административно-хозяйственной работе
(приложение 20) в номенклатуре указан под индексом 01-24 и называется
«Журнал регистрации приказов по административно-хозяйственной вопросам».
Учитывая выше сказанное, очевидно, что наименования журналов в
Номенклатуре в части случаев не соответствуют наименованиям журналов,
которые имеют место быть.
Существующие журналы ведутся в электронной форме. По истечении
календарного года распечатываются и хранятся до минования надобности.
В Номенклатуре в графе «Примечание» в отношении некоторых журналов
указано «В электронной форме» (например «журнал регистрации исходящих
документов» (01-26)). В «Примечании» в отношении других журналов указано
место хранения электронного журнала на жестком диске компьютера. Например,
путь к журналу регистрации приказов по основной деятельности (01-23)
"E:\Documents and Settings\Юлия\Мои документы\У ДО НДХШ\КАДРЫ\». Такое
обозначение места хранения документов в электронной форме является верным
по мнению В.С. Иритиковой [12].
Рассмотрим сроки хранения журналов регистрации в МУ ДО «НДХШ».
Журнал регистрации приказов по административно-хозяйственной работе, в
Номенклатуре указан под индексом 01-24 и называется «Журнал регистрации
приказов по административно-хозяйственной вопросам». Имеет постоянный срок
хранения на основании статьи 72 а Перечня. Рассматривая статью 258 Перечня,
можно определить, что срок хранения журнала по регистрации административнохозяйственной работе составляет 5 лет. На это указывает пункт «в».
48
В учреждении заведено два журнала регистрации приказов по основной
деятельности (приложение 20 и 21), которые имеют отличия в наименовании:
«приказы по основной деятельности 01-28» и «приказы по основной деятельности
01-09».
Рассматривая документы, зарегистрированные в журналах и учитывая
указания на индексы дел 01-09 и 01-28, можно предположить, что в журнале
«приказы по основной деятельности 01-09» регистрируются приказы по основной
деятельности, указанные под индексом 01-09, а в журнале «приказы по основной
деятельности 01-28», регистрируются «Приказы директора МБУ ДО «НДХШ» по
вопросам стимулирования», указанные в Номенклатуре под индексом 01-28.
Следовательно,
под
журналом
регистрации
приказов
по
основной
деятельности, указанным в Номенклатуре под индексом 01-23 и имеющим
постоянный срок хранения на основании статьи 72 «а», следует понимать журнал
«приказы по основной деятельности 01-09». Таким образом, очевидно, что
несоответствие названия журнала названию по номенклатуре дел, значительно
затрудняет работу с документами: увеличивает срок обработки, определение
сроков хранения и т.п.
Срок хранения журнала 01-23, указанный в Номенклатуре, соответствует
сроку хранения указанному в Перечне. Однако, статья на которую ссылается
Номенклатура не верна, так как в Перечне срок хранения распорядительных
документов по основной (профильной) деятельности, регламентируется пунктом
«а» статьи 258.
Срок хранения приказов по основной деятельности и регистрационного
журнала является постоянным, т.е. сроки хранения этих документов совпадают.
Журнал «приказы по основной деятельности 01-28» не указан в
Номенклатуре, срок его хранения не определен, но «приказы директора МБУ ДО
«НДХШ» по вопросам стимулирования» указаны в Номенклатуре под индексом
01-28 и на основании пункта «б» статьи 67, имеют срок хранения «ДМН». Статья
67 в Перечне не имеет пунктов и указывает сроки хранения документов о
совершенствовании аппарата управления.
49
Срок хранения приказов по вопросам стимулирования определить
однозначно нельзя, так как в Перечне нет формулировки «стимулирование». По
смыслу может быть использовано несколько статей Перечня: 19 «б», 727, 677.
Таким образом, по мнению О.В. Медведевой [14] и О.И. Стаценко [17],
решение
о
сроке
хранения
приказов
по
вопросам
стимулирования
и
регистрационного журнала этих приказов должно быть принято на совещании
экспертной комиссии и запротоколировано.
В Номенклатуре указаны документы, регламентирующие и отображающие
деятельность экспертной комиссии: «Положение об экспертной комиссии» и
«Протоколы заседания экспертной комиссии», под индексами 02-02 и 02-03,
соответственно. (Эти документы отсутствуют в документационном обеспечении
управлением объекта исследования.) В Номенклатуре указан постоянный срок
хранения этих документов, но ссылки на статьи Перечня не верны, так как срок
хранения Положения об экспертной комиссии определяет пункт «д» статьи 18, а
срок хранения протоколов заседания экспертной комиссии определяет пункт «а»
статьи 57.
В учреждении так же имеются два журнала регистрации приказов по
личному составу: «приказы по личному составу 03-04» и «приказы по личному
составу 03-05», которые не отображены в номенклатуре дел учреждения. Наличие
двух
журналов,
по-видимому,
обусловлено
разными
сроками
хранения
документов приказов по личному составу. Так как пункт «б» статьи 258 Перечня,
указывает на 75 лет хранения распорядительных документов по личному составу,
за исключением приказов о краткосрочных командировках, дежурствах,
дисциплинарных взысканиях, ежегодных оплачиваемых отпусках, учебных
отпусках. Эти документы имеют срок хранения 5 лет.
Рассматривая журнал «приказы по личному составу 03-04» можно
убедиться в том, что в этом журнале регистрируются приказы об изменении
условий трудового договора, о приеме на работу, увольнении, о временных
переводах, предоставлении отпусков без сохранения заработной платы. Так же в
50
этих журналах регистрируются приказы о командировках и учебных отпусках,
которые, в отличие от остальных приказов, следует хранить 5 лет.
Журнал «приказы по личному составу 03-05» содержит регистрационные
номера приказов о предоставлении отпусков (ежегодных, оплачиваемых), о
внесении изменений в график отпусков. Срок хранения этих документов
составляет 5 лет.
Таким образом, часть распорядительных документов по личному составу, а
именно приказы о командировках и учебных отпусках следует регистрировать в
журнале «приказы по личному составу 03-05», так как эти приказы и приказы о
предоставлении ежегодных оплачиваемых отпусков имеют один срок хранения –
5 лет, в соответствии с пунктом «б» статьи 258 Перечня.
В номенклатуре дел указан «Журнал учета приказов директора МБУ ДО
«НДХШ» о приеме, перемещении (переводе), увольнении работников МБУ ДО
«НДХШ»» под индексом 03-21, который не заведен в учреждении. Срок его
хранения в номенклатуре - 75 лет, на основании статьи 358 «а». Учитывая
документы, перечисленные в названии, срок хранения для этого журнала выбран
верно, а номер статьи не соответствует Перечню.
В номенклатуре указаны приказы директора по личному составу (прием,
перевод, объявление благодарности, предоставление отпуска без сохранения
з/платы, поощрении, предоставление отпуска по уходу за ребенком, увольнение) с
индексом 03-04 и сроком хранения 75 лет, на основании решения экспертной
комиссии и статьи 6 «б», а так же приказы директора по личному составу
(предоставление очередных и учебных отпусков, краткосрочных внутри
российских командировках) под индексом 03-05, со сроком хранения 5 лет, на
основании статьи. 6 «б».
Основание для назначения срока хранения – статья 6 «б» - указана
ошибочно, так как срок хранения приказов по личному составу устанавливается
статьей 19 «б» Перечня.
Сроки хранения указаны в соответствии с Перечнем. Нужно отметить, что в
названии
дел
перечислены
распорядительные
документы,
которые
не
51
учитываются при регистрации этих документов в журналах, что вносит путаницу
в формирование дел и определение сроков хранения. Это приводит к нарушениям
законодательства в части хранения дел постоянного и временного (свыше 10 лет)
сроков хранения.
Рассмотрим журналы регистрации протоколов. Номенклатура указывает на
наличие протоколов: административных совещаний (01-30), педагогического
совета (01-31), общего собрания (01-32), заседания экспертной комиссии (02-03),
которых нет в наличии, заседания педагогического совета МБУ ДО «НДХШ» (0406) с постоянным сроком хранения на основании статьи 5 «в»; заседаний
комиссий по установлению трудового стажа для выплаты надбавки за выслугу лет
(03-10), со сроком хранения 15 лет на основании статьи 348; аттестации по
технике безопасности (07-10), со сроком хранения 5 лет на основании статьи 315
Перечня. Журнал регистрации протоколов педагогического совета указан в
номенклатуре дважды под разными индексами: журнал педагогического совета
(01-31) и журнал заседания педагогического совета МБУ ДО «НДХШ» (04-06).
Всего семь видов протоколов. Так как два журнала имеют одну функцию регистрацию протоколов педагогического совета, в делопроизводстве учреждения
должно быть в наличии, шесть журналов по регистрации указанных документов.
Обратимся к номенклатуре дел. В Номенклатуре указаны только три
журнала регистрации проколов: под индексом 01-33 - журнал регистрации
протоколов педагогического совета, под индексом 01-34 - журнал регистрации
протоколов административных совещаний, а под индексом 01-35 - журнал
регистрации протоколов общего собрания. В графе «Примечание» указано, что
журналы ведутся в электронной форме. Сроки хранения не указаны.
На деле, из перечисленных журналов в МБУ ДО «НДХШ» имеются: журнал
протоколов
педагогического
совета
(01-33)
и
журнал
протоколов
административных совещаний (01-34).
При регистрации протоколов административных совещаний в журнале 0134 в столбце «Дата» указывается регистрационный номер, а в столбце
«Порядковый номер» указана дата регистрации.
52
Так же, в учреждении ведется электронный журнал регистрации протоколов
заседания комиссии по распределению стимулирующих выплат. Он не учтен в
номенклатуре дел на 2018 год и имеет незаполненные строки. Регистрация
протоколов в 2018 году – 23.01.2018 – началась с номера 18. Из этого можно
предположить, что этот журнал имеет регистрацию в пределах не календарного, а
учебного года.
Рассмотрим сроки хранения журнала протоколов педагогического совета
(01-33) и журнала протоколов административных совещаний (01-34).
Номенклатура дел учреждения указывает ошибочный пункт Перечня.
Наиболее подходящей для определения сроков хранения является статья 59
Перечня. В ней устанавливаются сроки хранения для документов, создаваемых в
процессе деятельности рабочих групп, комиссий по координации определенных
видов деятельности организации. Перечень дает пояснение, что следует понимать
под «документами». Это протоколы, планы, отчеты, справки и переписка. Срок
хранения для таких документов составляет 5 лет, после завершения деятельности
рабочих групп.
Однако, следует учитывать, что часть документов, создаваемых в процессе
деятельности рабочих групп, может быть отнесена к постоянному сроку хранения.
На это указывает отметка «ЭПК».
Сроки
хранения
предусматриваются,
но
регистрационных
на
основе
сроков
журналов
хранения
Перечнем
протоколов
не
можно
предположить, что срок хранения регистрационных журналов не может быть
меньше пяти лет. В любом случае, срок хранения журнала протоколов
педагогического совета (01-33) и журнала протоколов административных
совещаний (01-34) должен определяться решением экспертной комиссии.
Устанавливать срок хранения, руководствуясь статьей 59 Перечня можно
для других журналов: общего собрания (01-32), заседаний комиссий по
установлению трудового стажа для выплаты надбавки за выслугу лет (03-10).
Журнал регистрации протоколов аттестации по технике безопасности (0710), имеет срок хранения 5 лет, но не на основании статьи 315. Перечень
53
оговаривает сроки хранения журналов проведения аттестации по технике
безопасности в пункте «в» статьи 626.
Постоянный срок хранения протоколов заседания экспертной комиссии
определяет пункт «а» статьи 57. Из этого следует, что журнал регистрации
заседания экспертной комиссии (02-03) не может храниться меньше.
Однозначно определить сроки хранения журнала протоколов заседаний
комиссий по установлению трудового стажа для выплаты надбавки за выслугу лет
(03-10) и журнала регистрации протоколов заседания комиссии по распределению
стимулирующих выплат, а так же самих протоколов, по Перечню не возможно.
Следовательно, решение о сроке хранения этих документов должно быть принято
на заседании экспертной комиссии.
В МБУ ДО «НДХШ» в электронной форме ведутся журналы регистрации
входящих (01-25) и исходящих (01-26) документов. Номенклатура так же
указывает на наличие этих журналов: журнал регистрации входящих документов,
под индексом 01-25 и журнал регистрации исходящих документов под индексом
01-26.
Срок хранения указанный в Номенклатуре – 3 года, на основании пункта
«б» статьи 72 Перечня.
Рассматривая журналы, можно убедиться в том, что «номер папки хранения
документа»
в
журнале
регистрации
исходящих
документов
«01-15исх».
Номенклатура дел учреждения содержит информацию о деле 01-15, которое
имеет название «Переписка с Управлением по делам культуры и искусства
Администрации города Норильска по основным вопросам деятельности». Дело
под индексом «01-15исх» в номенклатуре дел на 2018т год отсутствует. Однако, в
делопроизводстве существует дело «01-15исх». В него подшиваются все
исходящие документы объекта исследования.
Рассматривая журнал регистрации входящих документов, можно увидеть,
что в графе «номер папки хранения документа» указываются разные папки, то
есть дела: упомянутое выше 01-15, 01-20, 01-12, 01-01 и т.д. Номенклатура дел
учреждения устанавливает разные сроки хранения этих дел.
54
Из этого следует, что регистрационные журналы должны иметь сроки
хранения
соответствующие
срокам
хранения
зарегистрированных
в
них
документов. Следовательно, в учреждении должно быть несколько журналов
регистрации входящих документов.
Сравнивая сроки хранения входящей документации, установленные
номенклатурой дел и установленные Перечнем, становится очевидно, что
основания для установления сроков хранения указаны не верно. Так дело 01-12
«Переписка с Министерством культуры и массовых коммуникаций РФ,
Администрацией Красноярского края, Агентством культуры Красноярского края
по основной деятельности» имеет срок хранения 5 лет, ЭПК в соответствии со
статьей 32 Перечня. Дела 01-13 «Переписка с Администраций города Норильска,
Городским Советом МО город Норильск по основным вопросам деятельности»,
01-14 «Переписка с подразделениями Администрации города Норильска по
основной деятельности» и 01-15 «Переписка с Управлением по делам культуры и
искусства
Администрации
города
Норильска
по
основным
вопросам
деятельности» имеют срок хранения 5 лет, ЭПК на основании статьи 33 Перечня.
Основанием
для
пятилетнего
хранения
дела
01-16
«Переписка
с
организациями МО город Норильск, иногородними организациями по основным
вопросам деятельности» является статья 35 Перечня, вместо указанной статьи 12.
Сроки хранения дел 01-01 «Приказы, решения коллегии Министерства
культуры и массовых коммуникаций РФ - копии. Постановления, распоряжения,
приказы Агентства культуры Красноярского края – копии. Постановления,
распоряжения Администрации город Норильска – копии. Решения, протоколы
Городского Совета муниципального образования город Норильск – копии» и 0102 «Приказы начальника Управления по делам культуры и искусства
Администрации города Норильска – копии» следует пересмотреть, так как на
основании статьи 19 Перечня приказы по основной деятельности должны
храниться постоянно, за исключением приказов, присланных для сведения. Эти
приказы должны храниться до минования надобности. Таким образом,
документы, составляющие дела 01-01 и 01-02, кроме уже указанных дел со сроком
55
хранения «ДМН», должны формироваться в дополнительно созданные дела с
постоянным сроком хранения.
Название дела 01-01 Приказы, решения коллегии Министерства культуры и
массовых коммуникаций РФ - копии. Постановления, распоряжения, приказы
Агентства культуры Красноярского края – копии. Постановления, распоряжения
Администрации город Норильска – копии. Решения, протоколы Городского
Совета муниципального образования город Норильск – копии» для упрощения
обработки информации следует обобщить. Например, «Копии распорядительных
документов Агентства культуры Красноярского края, Администрации город
Норильска, Городского Совета муниципального образования город Норильск».
Это ускорить время, затраченное на обработку входящей документации, а
следовательно, уменьшит время затраченное на принятие управленческих
решений.
Последний рассматриваемый журнал, образовавшийся в делопроизводстве
МБУ ДО «НДХШ» - журнал регистрации трудовых договоров, дополнительных
соглашений. Этот журнал не указан в номенклатуре дел учреждения. Вместо него
в номенклатуре указана «Книга учета трудовых договоров» под индексом 03-23,
которая имеет срок хранения 75 лет, на основании статьи 358 «д» Перечня.
Основание указано ошибочно, так как срок хранения этого журнала указан
пунктом «б» статьи 695 Перечня.
2.2. Объем документооборота
Следуя
поставленным
задачам,
определим
количество
документов,
создаваемых в процессе документационного обеспечения управления за один
месяц. В дальнейшем это даст возможность определить объем документооборота
объекта исследования за один календарный месяц.
Подсчет объема документооборота поможет:
1.
Определить загрузку лица, ответственного за делопроизводство
(секретаря),
2.
Усовершенствовать процессы обработки документов;
56
3.
Рассчитать
численность
необходимого
количества
работников,
необходимых для качественного осуществления процессов делопроизводства. Эта
информация используется при нормировании труда.
В связи с тем, что плотность потока документооборота меняется в течение
календарного года: нарастает в начале и конце этого временного отрезка, выберем
для рассмотрения март 2018 года.
Так как документооборот учреждения состоит из входящей, исходящей и
внутренней документации, определим количество документов в соответствии с
этой градацией.
Определить количество входящей и исходящей документации МБУ ДО
«НДХШ» просто. Для этого следует использовать журналы регистрации
входящей и исходящей документации. Как рассматривалось выше, учреждение
имеет в наличии журналы регистрации входящих и исходящих документов, под
индексами 01-25 и 01-26, соответственно.
Используя журнал 01-25 можно установить, сколько документов поступило
в учреждение в марте 2018 года. С номера 24 по номер 46 в марте
зарегистрировано 23 документа. В журнале 01-26 с номера 11 по 28 – 18
документов.
Таким
образом,
на
основании
ведущихся
объектом
исследования
регистрационных журналов, можно установить, что в марте 2018 года в
учреждение поступило 23 документа, и было отправлено 18 документов.
Далее следует определить количество внутренних документов. По мнению
специалистов экспертного сообщества NAAR [19] к внутренним документам
относятся те документы, которые создаются в процессе деятельности учреждения,
но не выходят за пределы объекта исследования.
На основании регистрационных журналов объекта исследования, можно
выявить документы, которые создаются и используются в документационном
обеспечении управления: приказы по основной деятельности 01-09, приказы по
основной деятельности 01-28, приказы по АХР 01-10, приказы по личному
составу 03-05, приказы по личному составу 03-04, протоколы заседания комиссии
57
по распределению стимулирующих выплат, протоколы административных
совещаний 01-34, протоколы педагогического совета 01-33, трудовые договора и
дополнительные соглашения. В результате просмотра регистрационных журналов
в марте 2018 года выявлено 39 внутренних документов. Это не окончательное
количество внутренних документов, так как в учреждении далеко не все
документы подлежат регистрации. Например, реестры сдачи документов. Чтобы
определить количества реестров сдачи документов, их следует пересчитать
полистно. В рассматриваемом отрезке времени было создано 28 реестров. Тоже
относится к реестрам квитанций за оказание платных услуг населению. В марте
было создано 22 реестра, которые не регистрируются и, соответственно, не имеют
регистрационных номеров. Кроме этого, в учреждении в марте 2018 года было
издано 17 приказов директора МБУ ДО «НДХШ» по учебно-воспитательной
работе.
Часть документов невозможно отследить, так они не регистрируются в
журналах и не подшиваются в дело. Это справки работникам и учащимся,
доверенности, различные отчеты, ответы на запросы. Установить количество
копий снятых с документов, которые по мнению В.С. Иритиковой [11]
необходимы для определения объема документооборота, не возможно, так как нет
журналов, в которых учитываются снятые копии.
Следовательно, информация об объеме документооборота будет не полной.
На основании имеющихся сведений следует, что объем документооборота
объекта исследования в марте 2018 года составил 147 документов:
− входящие документы – 23
− исходящие документы – 18
− внутренние документы - 106
Учитывая, что при расчете объема документооборота учтены не все
документы, создаваемые в процессе документационного обеспечения управления,
а количество снимаемых копий не указано, можно сказать, что установленный
объем документооборота не отображает реальной картины и не дает возможности
58
определить загрузку лица, обеспечивающего документационное обеспечение
управления и рассчитать численность необходимого количества работников.
Однако, на основании этого расчета можно усовершенствовать процессы
обработки
документов. Важно учесть, что все документы учреждения,
составляющие документооборот, должны подлежать учету, регистрации. Так как
это облегчит их поиск, обработку и позволит установить истинный объем
документооборота, для дальнейшего усовершенствования документационного
обеспечения управления.
59
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
В этой работе в роли предмета исследования выступало делопроизводство
образовательного
муниципального
учреждения.
бюджетного
Исследование
учреждения
проводилось
дополнительного
на
примере
образования
«Норильская детская художественная школа». Были рассмотренные документы,
создаваемые в процессе деятельности объекта исследования, их оформление и
сроки хранения в соответствии с законодательством Российской Федерации.
Особое внимание было уделено учету документов, их наличию в соответствии с
номенклатурой дел учреждения.
В
начале
квалификационной
работы
была
поставлена
цель:
усовершенствовать делопроизводство объекта исследования в соответствии
законодательным актам Российской Федерации в области делопроизводства и
архивного дела
Для достижения этой цели были поставлены задачи, в соответствии с
которыми была сформирована структура выпускной квалификационной работы.
Исследование началось со знакомства с объектом. Эти действия, в
дальнейшем, дали возможность определить какому органу власти подведомствен
объект
исследования.
Что
в
свою
очередь
помогло
установить,
круг
законодательных актов Российской Федерации, которые следует использовать для
достижения поставленной в квалификационной работе цели.
Были исследованы документы, создаваемые в процессе деятельности
объекта исследования, на предмет их соответствия законодательным актам
Российской Федерации в области делопроизводства и архивного дела: ГОСТ Р
6.30-2003 от 03.03.2003 года № 65-ст., Методическим рекомендациями по
внедрению ГОСТ Р 6.30-2003, Перечню типовых управленческих архивных
документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов,
органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения от
25 августа 2010 г. N 558 и Правилам организации хранения, комплектования,
учета и использования документов архивного фонда российской федерации и
60
других архивных документов в органах государственной власти, органах
местного самоуправления и организациях от 31 марта 2015 г. N 526.
Анализ документов был начат с номенклатуры дел учреждения, так как в
ней содержится информация о наличии всех документов, составляющих
документооборот. Далее была рассмотрена инструкция по делопроизводству,
утвержденная руководством объекта исследования.
В дальнейшем были
рассмотрены документы, оформление которых было описано в инструкции по
делопроизводству. Анализ этих документов проводился в соответствии с
законодательными актами и методическими рекомендациями, а так же в
соответствии регламентирующими документами объекта исследования в области
делопроизводства.
Далее были рассмотрены документы которые создаются в учреждении, но
не находят отображения в номенклатуре дел и /или указания по оформление
которых не имеются в инструкции по делопроизводству.
В заключение анализа документации были рассмотрены журналы, которые
имеются в наличии в объекте исследования, документы, которые регистрируются
или должны регистрироваться в этих журналах, сроки хранения журналов и
документов.
Исследование
завершилось
подсчетом
количества
документации
и
определением объема документооборота объекта исследования.
На
основе
проведенного
исследования
были
выявлены
различные
несоответствия законодательным актам Российской Федерации. Номенклатура
дел составляется не на учебный год, не все дела отображены, но указаны дела,
которых не в наличии, некоторые дела указаны дважды под разными названиями,
сроки хранения указаны не для всех документов, все рассмотренные основания
для определения сроков указаны не верно, часть сроков хранения так же указана
не верно или должна быть пересмотрена экспертной комиссией учреждения.
Инструкция по делопроизводству так же имеет недостатки. В ней нет
полного перечня реквизитов, часть из перечисленных в ней реквизитов имеет
название не советующее ГОСТ Р 6.30-2003, описано оформление и расположение
61
части указанных реквизитов, описание оформления реквизитов частично не
соответствует
Методическим
рекомендациям.
Не
установлены
правила
оформление многих документов, создаваемых в учреждении.
Часть из рассмотренных документов, оформление которых устанавливалось
инструкцией по делопроизводству, так же имела ряд несоответствий. Важно
отметить, что частично рассматриваемые документы не соответствовали ни
Методическим рекомендациям, ни ошибочным, но установленным инструкцией
по делопроизводству правилам.
Подсчитать
истинный
объем
документооборота
не
представляется
возможным, так как регистрация, а соответственно, учет документации не
соблюдены.
Таким
образом,
для
исправления
ситуации,
сложившейся
в
документационном обеспечении управления объекта исследования следует
провести ряд мероприятий, а именно:
1.
Утверждать номенклатуру на учебный год; пересмотреть ее (удалить
дела, которых нет в наличии, учесть дела, которые имеются), пересмотреть сроки
хранения дел и основания на соответствие Перечню (если требуется - с учетом
мнения
экспертной
комиссии);
соблюдать
информативность
графы
«Приложение»;
2.
Привести инструкцию по делопроизводству в соответствие с
Методическими рекомендациями и следовать ей при создании документов;
3.
Наименование журналов привести в соответствие с указанными
названиями дел в номенклатуре; не регистрировать документы с разными сроками
хранения в одном журнале;
4.
Регистрировать
все
документы,
образующиеся
в
процессе
делопроизводства
Ошибки,
выявленные
при
проведении
исследования,
искажают
представление о составе документального фонда, затрудняют поиск нужных
документов, увеличивают время, затраченное на их обработку, и как следствие,
негативно влияют на документационное обеспечение управления в учреждении.
62
Но в случае их устранения можно значительно улучшить качество подготовки,
создания, обработки, хранения документов и контроля за их исполнением, а
значит, ускорить принятие управленческих решений.
63
СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ
Источники
Федеральный закон от 06.10.1999 N 184-ФЗ "Об общих принципах
1.
организации законодательных (представительных) и исполнительных органов
государственной власти субъектов Российской Федерации"// КонсультантПлюс
(официальный
сайт)
[Электронный
ресурс].
-
http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_14058/
Режим
доступа:
Дата
доступа:
-
10.06.2018
Федеральный закон "Об архивном деле в Российской Федерации" от
2.
22.10.2004 N 125-ФЗ // КонсультантПлюс (официальный сайт) [Электронный
ресурс].
Режим
-
доступа:
http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_1406/7053596f34bf4b53dce83f78
65fe4eaf501b8b17/#dst100261 - Дата доступа: 02.05 2018
Структура
3.
федеральных
органов
исполнительной
власти,
утвержденная Указом Президента Российской Федерации от 15 мая 2018 г. N 215
// КонсультантПлюс (официальный сайт) [Электронный ресурс]. - Режим доступа:
http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_297953/
Дата
-
доступа:
27.05.2018
Приказ Минкультуры России от 31.03.2015 N 526 "Об утверждении
4.
правил
организации
хранения,
комплектования,
учета
и
использования
документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных
документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления
и организациях" (Зарегистрировано в Минюсте России 07.09.2015 N 38830) "//
КонсультантПлюс (официальный сайт) [Электронный ресурс]. - Режим доступа:
http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_185738/
-
Дата
доступа:
27.05.2018
5.
Перечень
типовых
управленческих
архивных
документов,
образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов
местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения», который
64
является приложением к Приказу Министерства культуры Российской Федерации
от 25 августа 2010 г. N 558 // КонсультантПлюс (официальный сайт)
[Электронный
ресурс].
Режим
-
http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_104953/
доступа:
Дата
-
доступа:
27.05.2018
6.
ГОСТ Р 6.30-2003. Государственный стандарт Российской Федерации.
Унифицированные
системы
документации.
Унифицированная
система
организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению
документов (принят Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 года №
65-ст. и введен в действие с 01.07.2003 года)// КонсультантПлюс (официальный
сайт)
[Электронный
ресурс].
Режим
-
http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_44595/
доступа:
Дата
-
доступа:
10.06.2018
7.
Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной
власти, утвержденные Постановлением Правительством Российской Федерации
от 15.06.2009 года № 477"// КонсультантПлюс (официальный сайт) [Электронный
ресурс].
Режим
-
доступа:
http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_88695/
Дата
-
доступа:
10.06.2018
8.
Организационно-распорядительная
документация.
Требования
к
оформлению документов. Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р
6.30-2003// КонсультантПлюс (официальный сайт) [Электронный ресурс]. - Режим
доступа:
http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_112673//
-
Дата
доступа: 02.05 2018
9.
Методические
делопроизводству
в
рекомендации
федеральных
по
разработке
органах
инструкций
исполнительной
по
власти»,
утвержденные приказом Росархива от 23.12.2009 года № 76 // КонсультантПлюс
(официальный
сайт)
[Электронный
ресурс].
-
Режим
доступа:
http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_96081// - Дата доступа: 02.05
2018
65
10.
ОК
011-93.
Общероссийский
классификатор
управленческой
документации" (утв. Постановлением Госстандарта России от 30.12.1993 N 299)
(ред. от 21.12.2017) // КонсультантПлюс (официальный сайт) [Электронный
ресурс].
Режим
-
доступа:
http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_43631/ Дата доступа: 27.05.2018
Литература
11.
Иритикова,
В.С.
Как
правильно
рассчитать
документооборот
организации за определенный период, например, полугодие?/ Вера Степановна
Иритикова// Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии»
(Делопресс) - [Электронный ресурс]. - 2013. Режим доступа: http://www.delopress.ru/questions.php?n=14040 - Дата доступа: 27.05.2018
12.
Иритикова, В.С. Как отразить в номенклатуре дел электронные
оригиналы и электронные проекты бумажных подлинников?/ Вера Степановна
Иритикова// Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии»
(Делопресс) - [Электронный ресурс]. - 2014. Режим доступа: http://www.delopress.ru/questions.php?n=17384 - Дата доступа: 02.05 2018
13.
Макарейко,
Н.В.
Административное
право
РФ./
Николай
Владимирович Макарейко// [Электронный ресурс].- 2015. Режим доступа:
http://be5.biz/pravo/a013/7.html - Дата доступа: 23.05.2018
14.
Медведева, О.В. Экспертиза ценности документов: правовой аспект/
Ольга Владимировна Медведева// Социально-экономические явления и процессы.
– 2014 - № 7 – с.92-99
15.
Лукашева, Н.Н. Некоторые вопросы организации делопроизводства/
Наталья Николаевна Лукашева// Научный вестник Крыма. – 2017 - № 5 (10) –
с.81-90
16.
Платко,
А.Ю.
Практические
аспекты
анализа
системы
документационного обеспечения управления./ А.Ю. Платко// Иннов: электронный
научный журнал (официальный сайт) - [Электронный ресурс]. - 2018. Режим
доступа:
https://cyberleninka.ru/article/v/prakticheskie-aspekty-analiza-sistemy-
dokumentatsionnogo-obespecheniya-upravleniya - Дата доступа: 27.05.2018
66
17.
Стаценко, О.И. Номенклатура дел: сроки хранения документов и
статьи. / Ольга Ивановна Стаценко// ClubTK.ru (официальный сайт) [Электронный ресурс]. - 2017. - Режим доступа: https://clubtk.ru/nomenklatura-del-sroki-khraneniya-dokumentov-i-stati - Дата доступа: 27.05.2018
18.
Нормативные документы по делопроизводству/ МЦФЭР // Портал для
руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней PRO-делопроизводство
(официальный
сайт) [Электронный ресурс].
-
2016.
-
Режим доступа:
https://www.sekretariat.ru/article/210674-qqq-16-m9-normativnye-dokumenty-podeloproizvodstvu - Дата доступа: 06.05.2018
19.
Работа с внутренними документами/ Делопроизводство от А до Я//
NAAR – экспертное сообщество (официальный сайт) [Электронный ресурс] 2017. - Режим доступа: http://naar.ru/articles/rabota-s-vnutrennimi-dokumentami/ Дата доступа: 27.05.2018
20.
Журнал учета документов./ МЦФЭР // Портал для руководителей
служб ДОУ и секретарей всех уровней PRO-делопроизводство (официальный
сайт)
[Электронный
ресурс].
-
2017.
-
Режим
доступа:
https://www.sekretariat.ru/article/210883-qqq-17-m4-jurnal-ucheta-dokumentov - Дата
доступа: 06.05.2018
68
69
70
71
72
73
74
75
76
77
78
79
80
81
82
83
84
85
86
87
88
89
90
91
92
93
94
95
96
97
98
99
100
101
102
103
104
105
106
107
108
109
110
111
112
113
114
115
116
117
118
119
120
121
122
123
124
125
126
127
128
129
130
131
132
133
134
135
136
137
138
139
140
141
142
143
144
145
146
147
148
149
150
151
152
153
154
155
156
157
158
159
160
161
162
163
164
165
166
167
168
169
170
171
172
173
174
175
176
177
178
179
180
181
182
183
184
185
186
187
188
189
190
191
192
193
194
195
196
197
198
199
200
201
202
203
204
205
206
207
208
209
210
211
212
213
214
215
1/--страниц
Пожаловаться на содержимое документа