close

Вход

Забыли?

вход по аккаунту

код для вставкиСкачать
Матеріали для проведення тренінгу
Система відстеження стану
виконавської дисципліни
в районній держадміністрації
Укладач: заступник начальника Управління державної
служби Головдержслужби України в м. Севастополі
Парфенюк О.С.
Складові частини системи:
• Організація планування;
• Організація діловодства;
• Контроль за виконанням службових
документів
Організація планування
• Планування роботи працівників
• Планування роботи структурних
підрозділів (місяць, квартал, рік)
• Планування роботи по виконанню
поставленого завдання (може
охоплювати декілька підрозділів)
• Планування роботи державної
адміністрації
Схема примірної організації процесу планування, організації
діловодства та контролю в райдержадмінстрації
Планування як основний елемент організаційної роботи структурних підрозділів РДА має біти
зафіксований в регламенті РДА.
Для ефективного здійснення процесу планування необхідно визначити відповідального за
планування у кожному структурному підрозділі
Плани роботи мають носити конкретний характер, відповідати інтересам та загальним планам
роботи РДА;
Загалом для ефективного планування необхідно прийняти та відстежувати виконання:
- стратегічного плану розвитку. Такий план носить довготерміновий та стратегічний
характер (від 3-х до 10 років);
- річного плану роботи ;
- квартальних планів роботи (у відповідності до річного);
- окремих планів (по виконанню окремих завдань, наприклад: план роботи з кадрами)
- місячних планів працівників (які затверджуються безпосереднім керівником).
При написанні місячних планів працівників необхідно користатися:
а) посадовими обов’язками (згідно з посадовою інструкцією);
б) квартальними планами роботи органу влади.
Структура планів роботи має відповідати одна іншій (тобто, розділи і пункту планів річного,
квартального, місячних та ін. мають примирно співпадати для можливості здійснення
аналізу їх виконання)
Усі пункти планів мають ставитися на контроль, стан їх виконання має щотижнево розглядатися
на апаратних нарадах у керівництва.
За підсумками роботи по виконанню кожного плану має складатися звіт (з наростаючим
підсумком: звіт за 1 квартал у квітні, звіт за півріччя у липні, звіт за 9 місяців – у жовтні,
річний звіт).
Постановк
а
на
контроль
Апаратні
наради у
голови
Відділ організаційної
роботи
Премії
,
стягне
ння
Стратегічний план розвитку ( 5-10 років)
(приклад: Програма сталого соціально-економічного, екологічного і культурного
розвитку м. Севастополя на період до 2015 року)
Річний план роботи органу виконавчої влади (приклад: на підставі плану
соціально-економічного розвитку Севастополя на рік)
План за 1 квартал План за 2 квартал План за 3 квартал План за 4 квартал
Посад
ова
інструк
ція
План
роботи
працівник
а на 1
міс.
Посад
ова
інструк
ція
План
роботи
працівник
а на 1
міс.
План
роботи
працівник
а на 1
міс.
Посад
ова
інструк
ція
Діловодство
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Загальні відомості:
Для організації діловодства у структурному підрозділі РДА затверджується
керівником такого підрозділу інструкція з діловодства та визначається
відповідальний за діловодство (розпорядженням голови).
Діловодство як процес організації роботи з документами в установі включає в
себе такі складові частини як:
документування управлінської діяльності (створення документів шляхом
видання розпорядчих документів);
приймання, розгляд і реєстрація документів;
складання та оформлення службових документів (протоколів, наказів, планів,
звітів та узагальнюючих документів, заяви працівників, окремі службові довідки
тощо);
порядок оброблення та надсилання вихідних документів;
організація контролю за виконанням документів;
складання номенклатури і формування справ;
підготовка справ до зберігання та використання;
функції діловодної служби;
механізація і автоматизація діловодних процесів.
Приймання, розгляд і реєстрація документів
1. Приймання документів здійснюється в канцелярії (або спеціалістом,
відповідальним за діловодство)
2. Попередній розгляд документів здійснюється особою відповідно до
розподілу обов'язків між працівниками.
3. Реєстрація документів позначення - реєстраційного індексу, який
складається з порядкового номера в межах групи документів, що
реєструються, і доповнюється індексами за номенклатурою справ,
питаннями діяльності, кореспондентами тощо, з подальшим записом у
реєстраційних формах необхідних відомостей про документ.
4. Розгляд документів керівником структурного підрозділу СМДА,
візування документів (Після реєстрації документи подається на розгляд
голови для резолюції (де визначаються їх подальші виконавці).
5. Ознайомлення працівників відповідальних за виконання документу.
Примірна схема організації процесу контролю
Організація КОНТРОЛЮ за виконанням документів:
Для організації контролю у структурному підрозділі СМДА доцільно затвердити
Порядок здійснення контролю підрозділі та визначити відповідального за
здійснення контролю
Завданням контролю за виконанням документів є забезпечення результативного,
своєчасного та якісного їх виконання. Контролю підлягають зареєстровані документи,
в яких встановлено завдання (звернення фізичних та юридичних осіб (звернення
громадян окремо), розпорядження, доручення керівництва структурного підрозділу
СМДА, плани робіт структурних підрозділів та працівників).
ЕТАПИ КОНТРОЛЮ:
1. Постановка документів (доручень) на контроль, формування картотеки
контрольованих документів.
2. Перевірка своєчасного доведення документів до виконавців.
3. Попередні перевірки і регулювання ходу виконання
4. Облік і узагальнення результатів контролю за виконанням документів (доручень).
5. Інформування керівника про хід та підсумки виконання документів (доручень).
6. Повідомлення про хід і підсумки виконання документів на оперативних нарадах.
7. Зняття документів з контролю.
Для зняття документів з контролю кожний працівник, відповідальний за виконання
документу, подає на ім’я керівника заповнену форму подання про зняття з контролю
того або іншого документу. Таким же чином здійснюється продовження терміну
виконання документів у структурному підрозділі СМДА.
План контролю
Відповідальний
за діловодство
Первинний документ
(звернення громадянина, юр.
особи, розпорядження, пункт
плану роботи тощо)
Прийняття рішення про
виконання документу
або доручення
керівництва про
продовження терміну
Реєстраці
я
документу
Доручення
керівництва
Постановка
на
КОНТРОЛЬ
документу,
облік
доручень
Архів
контролю
В.
1
В.
2
Розгляд на
апаратній
нараді
Підготовка до наради
(Подання про зняття з
контролю
виконавцями)
Відповіда
льний за
контроль
В.
3
Термін перенесено до
„ "
200_ року
Голова РДА ___________
(І.П.)
«___»__________200_р.
ПОДАННЯ
щодо перенесення терміну виконання доручення
Доручення керівника ______________________(
вказується назва посади) від „__"_______________200_ р.
до №_____________________
пункт плану
пропонується перенести термін виконання до
«__»_____________200__року.
Обґрунтування необхідності перенесення терміну:
________________________________________
Відповідальний за виконання :_______________
Заступник голови
____________
ПІПб
Термін перенесено до
„ "
200_ року
Голова РДА ___________
(І.П.)
«___»__________200_р.
ПОДАННЯ
щодо зняття з контролю доручення
Доручення керівника ______________________(вказується
назва посади) від „__"_______________200_ р. до
№_____________________
пункт плану
пропонується ЗНЯТИ з контролю.
Обґрунтування щодо зняття з контролю:
________________________________________
Відповідальний за виконання :_______________
Заступник голови
____________
ПІПб
1/--страниц
Пожаловаться на содержимое документа