close

Вход

Забыли?

вход по аккаунту

код для вставкиСкачать
Информационные ресурсы архивов в сети Интернет.
Сегодняшние реалии – завтрашние перспективы.
Процесс информатизации в архивах страны начался задолго до выхода
законодательных и нормативных документов, и в отсутствии заданной
стратегии на начальном этапе он протекал по большей части стихийно, будучи
зависим от разных факторов, как объективного, так и субъективного характера,
что и привело на сегодняшний день не только к разному уровню в развитии
поисковых систем и многообразию подходов в организации созданного
информационного пространства, но и пониманию отдельных терминов, с этой
проблемой связанных. Это в полной мере выявило и проведенное нами
анкетирование архивных учреждений Северо-Западного федерального округа.
Тем не менее, мы благодарны нашим коллегам за
предоставленную
информацию, на основе анализа которой, и было подготовлено сообщение.
Применительно к информационным ресурсам архивов с точки зрения
перспектив их размещения в сети Интернет и организации доступа к ним мы
считаем целесообразным говорить о двух видах таких ресурсов:
информационные ресурсы, созданные на основе научно-справочного аппарата
архивов (справочные информационно-поисковые системы) и информационные
ресурсы, созданные на основе сканирования архивных документов.
В конце 1990-х-начале 2000 –х годов среди основных задач архивной
отрасли в области развития справочно-поисковых средств к архивным
документам на первое место выходит создание полных путеводителей по
фондам архивов, чему в значительной степени способствовало внедрение
отраслевого программного комплекса (ПК) «Архивный фонд». Благодаря
успешной реализации этой задачи, на сегодняшний день практически все
архивные учреждения регионального и муниципального уровня нашего округа
обеспечены путеводителями и разного рода справочниками по фондам,
гипертекстовые версии которых представлены на портале «Архивы России»
или собственных архивных сайтах, что обеспечивает возможность самому
широкому кругу пользователей искать и получать необходимую информацию о
составе и содержании документов, хранящихся в архивных учреждениях.
Вместе с тем, мы все понимаем, что с каждым годом информация этих
справочников устаревает,
подготовка дополнений или переработка
путеводителей чрезвычайно трудозатратна, и при этом лишена главного –
актуальности информации на текущий период времени.
2
В современных условиях информация о новых поступлениях и на уровне
фонда, и на уровне дел должна оперативно и «без купюр» доноситься как до
пользователя, пришедшего в архив, так и до пользователя, работающего в
режиме удаленного доступа. Для этого, мы считаем - необходимо выработать
иной, чем ранее порядок представления информации, особенно в сети
Интернет: на смену гипертекстовым версиям путеводителей и справочников
должны прийти оперативно обновляющиеся списки фондов со сведениями,
импортируемыми из ПК «Архивный фонд», в том числе о составе описей, с
возможностью их дальнейшего просмотра или поиска. Т.е. пользователю
должна быть обеспечена возможность с наименьшим количеством переходов в
рамках одной информационно-поисковой системы вести поиск от фонда к
описи и к делу, и в перспективе к просмотру образу дела. Похожая схема
поиска через списки фондов реализована на сайтах архивов Республики
Карелия, Калининградской, Мурманской, Псковской областей и СанктПетербурга.
Отдельно следует сказать о переводе архивных описей в электронную
форму. Анализ ситуации в регионах Северо-Запада показал, что подавляющее
большинство архивных учреждений пошли по пути создания графических
копий в полном или частичном объеме, реже – путем конвертации описей из
форматов Word, Excel в PDF и еще реже - когда архивы сразу приступили к
поединичному вводу информации описей (ЦГИА в Санкт-Петербурге) и
созданию структурированных баз данных, включающих поединичное описание
и сканированный образ описи (Псков, Мурманск и др.). Преимуществом
представления описей в виде графических копий в сравнении с созданием баз
данных описей является быстрота их изготовления. Очевидны и недостатки:
поиск по таким описям практически невозможен, необходимо по мере приема
документов досканировать
новые и новые комплексы описей, в
отсканированный образ описи невозможно внести изменения, связанные
например, с простановкой отметки о микрофильмировании, рассекречивании
дела или выявлении ОЦД. Мы понимаем, что в разных регионах разные
финансовые условия и технические возможности, тем не менее, мы видим
перспективу в постепенном переходе к электронной форме описи, имея в виду
создание описей в формате баз данных и перевод в такой же формат ранее
созданных описей.
3
Мы считаем, информация о документах архивов на уровне описей должна
быть в обязательном порядке представлена на сайтах всех архивных
учреждений, независимо от того, в какой форме, сканированной или любой
другой, эта опись имеется, с возможностями поиска или только просмотра. В
идеале же - все открытые справочно-поисковые системы (описи, каталоги,
указатели, перечни, обзоры), доступные пользователям физически в архиве,
должны быть доступны на сайте архива в виртуальном пространстве. Мы
должны сделать так, чтобы поиск информации на архивных интернет-ресурсах
был для любого человека доступным, если хотите «захватывающим» и
результативным, чтобы у него возник стимул обратиться в архив с запросом
или самостоятельно прийти для исследования. Только в этом случае мы
оправдываем свое предназначение и затрачиваемые на создание всех этих
систем материальные и физические ресурсы.
Два слова следует сказать о перспективах размещения архивных
каталогов, имея в виду
справочные системы обеспечивающие поиск
информации на уровне документа. Несмотря на то, что в ряде регионов
Северо-Запада электронные каталоги ведутся уже давно, в информации коллег
мы не встретили желания и готовности размещать их в открытом доступе в
Интернет. Возможно, решать вопрос о размещении этого элемента НСА в
составе информационных ресурсов каждый архив должен индивидуально,
исходя и из качественных характеристик каталога, его информативности,
возможностей предоставить пользователю адекватный ответ на его
информационные запросы по каталогу.
На наш взгляд, более интересным и нужным для современного
пользователя было бы размещение различного рода картотек, объединенных
определенной тематикой и дающих возможность поиска по персоналиям.
Одной
из
наиболее
распространенных
форм
представления
информационных ресурсов архивов в сети интернет это размещение
графических копий документов. Такой способ кажется наиболее простым и
кроме этого сами исследователи часто озвучивают эту идею. Однако перед
размещением графических образов в сети интернет необходимо ответить на ряд
вопросов: Какие документы, и в каком объеме могут быть размещены в сети
интернет; Порядок и условия доступа к базе образов; Формат и качество
изображений; Способ защиты образов от несанкционированного копирования.
4
В работе традиционных читальных залов мы руководствуемся Порядком
использования архивных документов в государственных и муниципальных
архивах Российской Федерации, требующим регистрации пользователей
читального зала с ограниченным по времени сроком разрешением на работу.
Однако порядок доступа к базе образов, в том числе посредствам сети интернет
отсутствует. Традиционный порядок можно применить в сети интернет –
создать электронный читальный зал с личным кабинетом, историей запросов,
системой закладок и т.д. Такой подход, как минимум позволит сформировать
статистку поисковых запросов оценить востребованность документов
различными социальными группами и упорядочить доступ к архивным
документам.
Нерешенным остается вопрос дальнейшего использования полученного
образа. Архивы не обладают авторским правом на хранимые документы, но
скаченные с сайтов архивов изображения документов, особенно
фотодокументов, используются, в том числе и в коммерческой деятельности
третьими лицами.
Мнения наших коллег по вопросу размещения сканированных образов
документов в Интернет разделились: одни предлагают свободное размещение и
открытый доступ ко всем оцифрованным документам, другие считают, что
следует реализовать адресную выдачу дел через электронный читальный зал.
Наша точка зрения состоит в том, что в сети Интернет следует размещать
тематические комплексы документов в виде виртуальных выставок,
электронных сборников документов на общеисторические темы с
предоставлением свободного и бесплатного доступа, т.к. это способствует
просвещению общества. В отношении информационных ресурсов, созданных
на основе документов генеалогического характера (метрические книги, книги
ЗАГС и др.), учитывая их коммерческую составляющую, мы считаем, что
удаленный доступ к ним должен обеспечиваться на платной основе, поскольку
на сканирование документов, создание баз данных, поддержание сайтов
затрачиваются огромные бюджетные средства.
Сами же графические образы документов должны содержать в виде
степеней защиты графические и цифровые водяные знаки.
Также актуальной остается задача стандартизации применяемых в
архивном деле форматов графических файлов и системы их описания.
1/--страниц
Пожаловаться на содержимое документа